Laporan Triwulan I - Kopma UNY TRIWULAN III.pdf · yang sedang KKN-PPL digantikan oleh PJS Ketua Bidang dengan dibantu oleh Staff ... Berbagai acara ... sosialisasi dengan jajaran

LAPORAN BADAN PENGAWAS

KOPERASI MAHASISWA

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

TRIWULAN III (JULI – SEPTEMBER) TAHUN 2011

Disusun oleh:

BADAN PENGAWAS KOPMA UNY

KOPERASI MAHASISWA

UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

2011

Laporan Triwulan Ketiga 2011

Kepengawasan 2011 1

KATA PENGATAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat,

hidayah dan inayah-Nya yang sangat besar terhadap kelancaran aktifitas kami sehingga kami

dapat menjalankan dan menyelesaikan laporan triwulan III kepengawasan Kopma UNY

dengan sebaik-baiknya. Sholawat serta salam semoga selalu tercurahkan kepada junjungan

kita Nabi Besar Muhammad SAW, yang selalu menjadi tuntunan dan suri tauladan bagi

umatnya.

Laporan ini disusun sebagai wujud pertanggungjawaban pengawas sesuai dengan AD-

ART Kopma UNY dan GBHK Kepengawasan Kopma UNY. Laporan ini disajikan sebagai

informasi hasil kinerja kepengurusan Kopma UNY periode 2011-2012 di triwulan ketiga

yang akan disosialisasikan kepada anggota Kopma UNY serta Pembina dan Penasehat

Kopma UNY. Laporan ini disusun berdasarkan bukti konkrit tentang realisasi program kerja

kepengurusan yang sebelumnya telah tersusun pada RPK tahunan Pengurus Pengawas

Kopma UNY periode 2011-2012.

Manajemen pola/metode kepengawasan Kopma UNY tidak hanya melakukan studi

komparatif dan evaluasi atau monitoring kinerja bidang tiap bulan saja, akan tetapi dititik

beratkan pada keaktifan secara langsung menilai kinerja kepengurusan. Pengawas proaktif

dalam memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan serta saran-saran dan solusinya

yang diminta maupun tidak diminta oleh kepengurusan terhadap permasalahan-permasalahan

yang terjadi pada setaiap bidang atau Kopma UNY secara umum. Dengan metode yang

demikian, hubungan keharmonisan sesama jajaran kepengurusan, maupun antara

kepengurusan dan kepengawasan dapat benar-benar menjadi patner kerja untuk menjalankan

visi-misi Kopma UNY kedepan.

Kami minta maaf, apabila dalam penyusunan laporan kepengawasan triwulan III ini

masih jauh dari sempurna. Kami mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah

membantu dalam penyusunan laporan ini. Akhirnya, kami atas nama Badan Pengawas

Kopma UNY 2011 menyajikan laporan triwulan III dan semoga menjadi gambaran dan

pertimbangan bagi semua pihak untuk memajukan Kopma UNY menjadi lebih baik lagi.

Yogyakarta, 18 Oktober 2011

Tim Penyusun

Badan Pengawas Kopma UNY


Kepengawasan 2011 2

VISI KOPMA UNY

Menjadikan Kopma UNY yang berorientasi kepada anggota sebagai badan usaha

yang mandiri dan tangguh sekaligus sebagai wahana pengembangan usaha dan pengkaderan

kewirakoperasian.

MISI KOPMA UNY

Menjadi sebuah badan usaha yang berbasis pada partisipasi anggota sebagai strategi

pengembangan Kopma UNY yang dinamis, kompetitif dan mensejahterakan anggota guna

mewujudkan kader yang handal baik sebagai wira koperasi maupun wira usaha, sehingga

dapat membangun kehidupan masyarakat pada umumnya dan anggota pada khususnya.


Kepengawasan 2011 3

BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum

1. Identitas Koperasi

a. Nama Koperasi : Koperasi Mahasiswa Universitas Negeri Yogyakarta

b. Kedudukan :Gd.Business Centre Kopma UNY, Karangmalang,

Caturtunggal, Depok, Sleman, Yogyakarta-55281

c. Berdiri : 2 Oktober 1982

d. Jenis Koperasi : Koperasi Serba Usaha

e. Sekunder : KOPINDO No. 051/F.5/X/1983 tanggal 13 Oktober 1983

f. Badan Hukum : 1281/BH/XI

g. NPWP : 01.246.660.3-542.000

h. SIUP : 503/896/185/PB/IV/2008

i. TDK : 120335200096 tanggal 22 November 1999

j. PKP : 541.01607.11.92 tanggal 19 November 1992

k. Telpon : +62 274 584134

l. SMS Service : +62 8122691947

+62 85729000100

m. Faximile : +62 274 582847

n. E-mail : [email protected]

o. Website : www.kopmauny.com

2. Susunan Badan Pengawas

KETUA PENGAWAS

Trisnawati

ANGGOTAPENGAWAS I

Ayu Dewi Warastuti

ANGGOTAPENGAWAS II

Misbahul Munir

ANGGOTAPENGAWAS III

Lutfiana

mailto:[email protected]

http://www.kopmauny.com/


Kepengawasan 2011 4

3. Waktu Kepengawasan dan Pemeriksaan

Pengawasan kinerja kepengurusan dan organisasi Kopma UNY pada triwulan

III dilaksanakan tanggal : 1 Juli 2011 – 30 September 2011

B. Tujuan Kepengawasan

1. Memberikan informasi berupa data dan fakta tentang keadaan organisasi Kopma

UNY yang mencakup Organisasi Manajemen, Kondisi Kepengurusan, Dinamika

Usaha, Keuangan, Personalia, Administrasi dan Humas dan Pengembangan Sumber

Daya Anggota.

2. Memberikan saran, pertimbangan, solusi serta kritik yang membangun atas dasar

kegiatan/program yang telah dilaksanakan demi perbaikan dan perkembangan

Kopma UNY.

3. Tolak ukur keberhasilan kegiatan organisasi Kopma UNY secara kualitas dan

kuantitas.

4. Sebagai bahan laporan bagi pihak yang berkepentingan untuk diketahui, bahan arsip

dan salah satu data acuan dalam pengembalian suatu kebijakan.

C. Sasaran Pengawas

1. Pengawasan dan pemeriksaan khusus, meliputi Cash Opname, Stock Opname, nilai

inventaris dan keuangan tiap unit usaha maupun secara keseluruhan.

2. Laporan bulanan (evaluasi program kerja).

3. Kebijakan dan keputusan pengurus.

4. Semua kegiatan yang menyangkut tata kehidupan koperasi, yaitu organisasi

manajemen, administrasi dan humas, kegiatan usaha, permodalan serta keuangan.

5. Program kerja pengurus.

D. Dasar Hukum Pengawas

1. Undang – Undang No.25 tahun 1992 tentang perkoperasian

2. AD/ART Kopma UNY

3. GBHK Kopma UNY periode tahun 2011/2012

4. Keputusan Rapat Pengawas

E. Metode Pengawas

1. Mengadakan pemeriksaan dokumen (to examine)

2. Menelusuri bukti-bukti pembukuan (to trak)

3. Footing, verifikasi, dan checking

4. Melakukan konfirmasi/monitoring, koordinasi dengan pihak-pihak lain yang

mendapat pelayanan dari pihak Kopma UNY

5. Mengadakan wawancara dengan pengurus, karyawan dan pihak lain yang mendapat

pelayanan dari pihak Kopma UNY


Kepengawasan 2011 5

F. Tolak Ukur Pengawas

1. UU No. 25 tahun 1992 tentang perkoperasian

2. AD/ART Kopma UNY

3. Rencana Program Keja pengurus periode tahun 2011/2012

4. Hasil kebijakan dan keputusan rapat pengurus dan pengawas


Kepengawasan 2011 6

BAB II

HASIL KEPENGAWASAN

A. Organisasi Manajemen

Triwulan III (Juli-September) merupakan masa transisi dan kaderisari. Dikatakan

masa transisi karena pada triwulan ini semua peran dan fungsi ketua bidang digantikan

oleh PJS (penanggung jawab sementara) ketua bidang. Dikatakan masa kaderisasi karena

PJS ketua bidang yang diangkat dari asisten masing-masing bidang diberi tugas dan

kewenangan ketua bidang membuat mereka harus belajar ekstra dan secara tidak

langsung menyiapkan diri mereka untuk menjadi ketua bidang. Selain kaderisasi untuk

ketua bidang, pada triwulan ketiga ini Kopma UNY juga mengangkat Staff Operasional

untuk membantu kinerja bidang. Adanya pendidikan terhadap Staff Operasional ini juga

menyiapkan anggota untuk siap terlibat dalam top management Kopma UNY pada

periode selanjutnya.

Pada triwulan ketiga ini Bidang AdminHum memfokuskan program kerjanya

pada persiapan dan pelaksanaan event-event HUT RI, Ramadhan, Hari Raya Idul Fitri,

dan persiapan HUT Kopma UNY. Perayaan 17-an dilaksanakan dengan penyelenggaraan

berbagai lomba untuk kepengurusan, kepengawasan, dan karyawan seluruh divisi. Pada

momen Ramadhan bidang AdminHum melaksanakan peringatan Nuzulul Qur’an serta

pembagian zakat, THR, parcel, dan kartu lebaran. Tidak lupa Halal Bil Halal Keluarga

Besar Kopma UNY dilaksanakan untuk meningkatkan silaturahim serta sebagai ajang

saling memaafkan diantara seluruh keluarga besar Kopma UNY. Semua program kerja

tersebut terlaksana dengan lancar, meskipun belum optimal dan minim partisipasi dari

pihak-pihak terkait.

Bidang PSDA juga ikut serta dalam menyambut HUT Kopma UNY dengan

mengadakan berbagai kegiatan untuk anggota dan umum. Banerisasi, up-date media

informasi anggota serta persiapan kopma to the faculty juga telah dilakukan untuk

mempublikasikan Kopma UNY. Pada Triwulan ketiga ini, Bidang PSDA memfokuskan

program kerjanya untuk menyambut anggota baru Kopma UNY. Perbaikan administrasi

dilakukan untuk meningkatkan layanan administratif anggota dan orientasi masal

dilakukan untuk mengenalkan Kopma UNY kepada anggota. Pendidikan anggota juga

menjadi sorotan, Bidang PSDA melaksanakan pendidikan untuk anggota serta

menganalisis efektivitas sistem pendidikan anggota Kopma UNY.

Bidang Personalia pada triwulan ketiga mencoba memberikan refreshing kepada

karyawan melalui program rekreasi karyawan dengan harapan karyawan lebih

bersemangat lagi dalam bekerja. Selain itu untuk memudahkan transfer knowledge

khususnya dalam penggajian kepada semua kepengurusan maka bidang ini


Kepengawasan 2011 7

memprogramkan pembukuan konsep penggajian (petunjuk teknis penggajian).

Perekrutan karyawan pada triwulan ini dilakukan dua kali karena adanya kekurangan

karyawan pada jabatan-jabatan tertentu. Untuk mempererat silaturahmi dan juga dalam

rangka merayakan hari raya idul fitri personalia memprogramkan halal bil halal bersama

karyawan. Peninjauan ulang P4 (Pokok-pokok Peraturan Personalia) juga diprogramkan

oleh personalia mengingat banyak peraturan yang tidak relevan.

Pada triwulan ketiga ini Bidang Usaha masih merupakan bidang yang paling

banyak mempunyai program kerja. Pada triwulan ketiga bidang usaha banyak program-

program yang mendukung promosi dan pencitraan Kopma UNY. Program kerja bidang

ini diantaranya yaitu Promo belanja berhadiah "Hari Koperasi", Ekspansi Bidang Usaha

"Outlet Jajanan dan Souvenir UNY" di UFC, Pelabelan Air Minum Dalam Kemasan

(AMDK) "MINI MARKET", Penambahan Tenda di UFC, Pembuatan "Penawaran

Irresistible Sensational Offer" dan Persiapan Menu Ramadhan, Persiapan pemasangan:

1) Neon Box dan Air Cutting di MINI MARKET, dan 2) Neon Box di UFC, Perapian

layout dan perbaikan fasilitas Garden Café, Promosi divisi usaha GC dan UFC di Bulan

Ramadhan (sepi), Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan, dan lain

sebagainya.

Bidang Keuangan pada triwulan ketiga ini memfokuskan program kerjanya pada

updating SK-SK keuangan, pengkajian administratif untuk barang konsinyasi, perubahan

format laporan keuangan, dan pembuatan konsep USP Syariah. Beberapa program kerja

belum dapat terlaksana sepenuhnya karena terhambat berbagai hal. Salah satunya adalah

banyaknya permasalahan keuangan. Meski demikian, fungsi keuangan yang bersifat

rutinitas sudah terlaksana dengan baik.

B. KONDISI KEPENGURUSAN

Pada Triwulan III kondisi kepengurusan lebih stabil dibandingkan kondisi pada

Triwulan sebelumnya. Karena fakta mengundurkannya 3 ketua bidang sudah bisa

diterima oleh semua oleh semua pihak. Selama Bulan Juli- Agustus semua ketua bidang

yang sedang KKN-PPL digantikan oleh PJS Ketua Bidang dengan dibantu oleh Staff

Operasional masing-masing bidang. Setelah masa KKN-PPLberakhir, peran dan fungsi

ketua Bidang Usaha tetap dipegang oleh PJS Kabid karena kabid Usaha masih

menjalankan tugas akademik yakni PKL selama satu bulan, Bidang Personalia

mengangkat ketua bidang yang baru yaitu Sdr. Wahyu Widodo. Ketua Bidang Baru ini

masih dalam masa penyesuain meskipun ditahun sebelumnya beliau pernah menjabat

sebagai asisten bidang Personalia. Sedangkan untuk Bidang AdminHum dan PSDA,

sampai Triwulan ketiga ini berakhir, peran ketua bidang tetap dipegang oleh PJS Ketua

Bidang yang diangkat dari asisten masing-masing bidang. Mengingat PJS bisa diangkat


Kepengawasan 2011 8

maksimal 3 bulan, maka kepengurusan menetapkan pergantian PJS meskipun masih

dalam satu bidang. Hal ini untuk kedepannya perlu dikaji ulang efektivitasnya.

Tidak jauh berbeda dengan Triwulan sebelumnya, komunikasi dan koordinasi

kepengurusan masih sangat kurang. Koordinasi intern perlu ditingkatkan, mengingat

koordinasi dan komunikasi ini sangat penting untuk mengoptimalkan fungsi masing-

masing bidang. Koordinasi pengurus sudah sering dilaksanakan setiap ada permasalahan

baru. Akan tetapi yang patut disayangkan hasil koordinasi ini tidak tersampaikan kepada

jajaran kepengurusan pada umumnya. Berdasarkan pengamatan pengawas hal ini terjadi

karena tranfer informasi mungkin sudah dilakukan oleh kabid kepada asisten tetapi

koordinasi antar asisten sangat kurang, pada bulan sebelumnya tercatat koordinasi asisten

sekali dalam sebulan. Selain itu, kepedulian dan partisipasi personil kepengurusan dalam

rapat management masih rendah. Kondisi kepengurusan yang sudah stabil hendaknya

jangan dijadikan alasan untuk berhenti belajar. Pengetahuan dan keterampilan semua

personil kepengurusan dalam posisi manapun harus terus di upgrade mengingat ke

depannya masih banyak tantangan Kopma UNY untuk mewujudkan Kopma UNY lebih

yang lebih baik.

C. BIDANG ADMINHUM

Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang AdminHum

selama Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut:

1. Perencanaan Perayaan 17 Agustus

Tujuhbelas Agustus merupakan hari kemerdekaan RI. Sebagai warga negara

Indonesia, Kopma UNY juga turut menyambut hari tersebut. Berbagai acara

mencoba disusun untuk memeriahkan sekaligus memepererat kebersamaan antar

keluarga besar Kopma UNY. Akan tetapi, program kerja yang diprogramkan pada

bulan Juli ini baru terlaksana pada tataran komunikasi intern bidang. Sedangkan

sosialisasi dengan jajaran kepengurusan dan kepengawasan baru terlaksana pada

bulan Agustus.

2. Perencanaan Nuzulul Qur’an

Pada bulan Agustus 2011, selain memperingati hari kemerdekaan kita juga

sedang menjalankan ibadah puasa. Sehinggga di bulan Juli ini bidang AdminHum

memprogramkan perencanaan peringatan Nuzulul Qur’an yang akan diselenggarakan

di bulan Agustus. Perencanaan ini terlaksana dengan cukup baik.

3. Pembuatan Konsep THR

THR merupakan tunjangan khusus yang diberikan menjelang hari raya Idul

Fitri. Bidang AdminHum selaku penanggung jawab utama kesejahteraan

kepengurusan juga punya kewajiban untuk memberikan tunjangan tersebut kepada

jajaran kepengurusan. Untuk itu bidang AdminHum memprokerkan pembuatan


Kepengawasan 2011 9

konsep penghitungan THR bagi jajaran kepengurusan. Program kerja ini sudah

terlaksana, meskipun sampai triwulan ketiga ini berakhir bidang AdminHum belum

mengeluarkan SK konsep tersebut.

4. Perencanaan Penyaluran Rest Money

Rest money yang diperoleh dari semua divisi usaha Kopma UNY merupakan

dana amal dari pelanggan (selisih hasil pembulatan belanja). Bidang AdminHum

merencanakan untuk menyalurkan dana tersebut kepada pihak-pihak yang

membutuhkan. Peyaluran dana ini akan dilaksanakan dengan pengajian dan buka

bersama dengan anak yatim dan masyarakat sekitar. Setelah dilakukan survey,

penyusunan draf kegiatan, dan sosialisasi, program kerja ini terlaksana dengan baik

pada bulan Ramadhan (Agustus).

5. Sosialisasi Insentif Kepengurusan dan Kepengawasan

Program kerja sosialisasi insentif kepengurusan dan kepengawasan ini

dilaksanakan agar semua bidang di Kopma UNY mengetahui cara perhitungan

insentif yang mereka dapatkan setiap bulannya. Dengan adanya program kerja ini

akan terlihat unsur transfer ilmu dan keterbukaan dalam top management. Akan

tetapi, sampai triwulan ketiga berakhir program kerja ini belum terlaksana.

6. Pengajian Nuzulul Qur’an & Perayaan Hari Kemerdekaan RI Ke-66

Program kerja ini merupakan follow-up dari program kerja sebelumnya yakni

sebagai pelaksanaan dari persiapan yang telah dilakukan pada bulan-bulan

sebelumnya. Pengajian Nuzulul Qur’an di handle oleh bidang AdminHum sedangkan

perayaan Hari Kemerdekaan RI ke-66 di handle oleh Staf Operasional. Program kerja

ini terlaksana dengan baik meskipun belum optimal. Hal ini terjadi karena kurang

matangnya konsep dan kurangnya persiapan sebelum pelaksanaan kegiatan.

7. Pembagian Zakat, THR Pengurus, Parcel dan Kartu Lebaran

Pembagian zakat, THR pengurus, parcel dan kartu lebaran merupakan

serangkaian kegiatan rutin yang dilaksanakan oleh bidang AdminHum setiap

tahunnya menjelang hari raya Idul Fitri. Pembagian zakat terlaksana dengan baik

dengan menyalurkan alokasi zakat dalam SHU tahun sebelumnya kepada calon yang

ber hak menerima zakat. Pembagian THR berjalan dengan lancar, tetapi ada

pelanggaran disana karena penghitungan THR yang dilakukan tidak sesuai dengan

kesepakatan rapat jajaran kepengurusan dan kepengawasan. Pembagian Parcel

lambat pada pendistribusiannya karena sampai sebulan setelah lebaran ada parcel

yang belum terdistribusikan. Sedangkan pembagian kartu lebaran terlaksana dengan

baik, meski ada yang beberapa minggu setelah lebaran baru sampai karena terlalu

mepetnya waktu pengiriman dengan hari raya Idul Fitri.


Kepengawasan 2011 10

8. Perencanaan Halal Bil Halal Keluarga Besar Kopma UNY

Program kerja ini bertujuan untuk meningkatkan silaturahmi keluarga besar

Kopma UNY sekaligus sebagai ajang untuk bertemu saling memaafkan. Halal Bil

Halal yang dikonsep oleh bidang AdminHum adalah Halal Bil Halal untuk jajaran

kepengurusan dan kepengawasan dengan pembina penasehat. Sedangkan untuk

jajaran kepengurusan dan kepengawasan dengan karyawan dikonsep oleh bidang

Personalia. Perencanaan Halal Bil Halal Keluarga Besar Kopma UNY yang di

programkan pada bulan Agustus ini baru terlaksana pada bulan September 2011.

9. Persiapan HUT Kopma UNY ke 29

Hari Ulang Tahun Kopma UNY jatuh tepat pada tanggal 2 Oktober. Ulang

tahun Kopma UNY ke-29 ini direncanakan untuk dilaksanakan dengan pembukaan

dalam bentuk serangkaian kegiatan dari Bidang AdminHum. Awalnya, dilakukan

sebuah perancangan konsep acara dan sosialisasi kepada seluruh jajaran

Kepengurusan dan Kepengawasan. Selanjutnya, pelaksanaan acara diselenggarakan

pada bulan September sampai Oktober 2011. Beberapa event yang dilaksanakan

antara lain Lomba untuk PAUD Mutiara Hati, Karang Malang pada hari Sabtu, 2

Oktober 2011, Bedah Buku “The Biology of Love”, Diskusi Koperasi, Touring ke

Wedi Ombo, Wonosari, Liga Futsal yang dikerjakan bersama bidang Usaha, acara

puncak HUT di GC yang insya Allah akan diselenggarakan di Garden Café Kopma

UNY pada 22 Oktober 2011, dan UNY- Mart Launching. Kendala dari program kerja

ini adalah terlalu banyaknya rancangan kegiatan dan minimnya jumlah panitia

sehingga beberapa acara dalam pelaksanaannya masih kurang optimal.

10. Persiapan Perekrutan Junior Asisten (JA)

Perekrutan Junior Asisten merupakan salah satu pendidikan bagi kader Kopma

UNY dalam tahap menuju kursi kepengurusan. Bidang AdminHum sebagai

penanggungjawab kegiatan ini, membuka pendaftaran bagi para anggota mulai dari

tanggal 10 Oktober 2011. Sedikit berbeda dengan konsep sebelumnya, konsep

perekrutan kali ini dilakukan dengan dua jalur, yakni jalur biasa dan jalur khusus.

Jalur biasa ditujukan kepada seluruh anggota Kopma UNY yang telah melaksanakan

tahapan pendidikan yang telah diselenggarakan sebelumnya. Sedangkan jalur khusus

diperuntukkan bagi para anggota yang belum menempuh berbagai pendidikan

tersebut dengan syarat dan ketentuan yang telah menjadi kesepakatan bersama.

Kendala dari program kerja ini berasal dari intern bidang sendiri, yaitu belum adanya

sosialisasi secara meluas kepada anggota Kopma UNY tentang adanya pembukaan

pendaftaran untuk JA. Sehingga banyak anggota yang belum tahu informasi ini.

Sebagai tindak lanjutnya, Bidang AdminHum akan segera menggencarkan publikasi

dan sosialisasi lewat media Kopma UNY, pamphlet, maupun secara langsung.



11. Perbaikan Kerumahtanggaan Kopma UNY

Program kegiatan ini dibuat mengingat beberapa kondisi fisik sekitar gedung

Business Centre masih kurang rapi dan tertib. Salah satunya adalah terkait dengan

tempat pembuangan sampah di depan divisi Mini Market Kopma UNY. Selain itu,

dilaksanakan pula penambahan Gordyn, perbaikan musholla, perbaikan atap yang

bocor serta perbaikan engsel pintu. Bidang AdminHum yang mengurusi bagian

kerumahtanggaan segera tanggap akan keadaan ini sehingga segera melakukan

tindakan lebih lanjut. Dari beberapa pembenahan fisik tersebut, sebagian besar

hampir terlaksana. Namun, untuk masalah sumur dan tempat sampah masih belum

ditindaklanjuti. Demi kelancaran pelaksanaan kedua hal tersebut, Bidang AdminHum

berencana untuk membicarakan perencanaan terkait pelaksanaan program kepada

pihak rektorat.

Rekomendasi

1. Dalam setiap organisasi, hendaknya sering dilaksanakan koordinasi intern bidang

dan antar bidang dalam satu naungan manajemen.

2. Personil Bidang AdminHum hendaknya dapat lebih tanggap dan sigap terhadap

situasi Kopma UNY.

3. Perlu adanya penegasan terhadap segala tata tertib kepengurusan.

4. Perlu dilakukan kontrol terhadap segala bentuk perbaikan sarana dan prasarana

Kopma UNY demi terwujudnya transparansi dalam pelaksanaannya.

5. Komunikasi intern bidang lebih ditingkatkan.

6. Lebih tertib dalam mempertanggungjawabkan penggunaan dana Kopma UNY

(MEMO-SPMU).

7. Seluruh anggota bidang saling mengingatkan tugas dan kewajiban antara yang

satu dengan yang lainnya.

8. Banyak melakukan pengecekan terhadap berbagai informasi baru guna up-dating

berita dari fakultas, UNY, maupun ekstern kampus.

D. BIDANG PSDA

Berdasarkan hasil kepengawasan selama tiga bulan, realisasi program kerja

bidang PSDA selama Triwulan IIi (bulan Juli - September) antara lain sebagai berikut:

1. Lomba Makan Nasi Goreng

Kegiatan Lomba makan nasi goreng ini dilaksananakan dalam rangka

memeriahkan hari koperasi sekaligus memperkenalkan produk nasi goreng kepada

umum. Secara keseluruhan program ini berjalan dengan lancar, meski masih minim

peserta. Untuk pelaksanaan kedepannya, berbagai kegiatan harus direncanakan



secara matang dan dikomunikasikan serta dikoordinasikan dengan top managemen

sehingga pengeluaran biaya tidak membengkak.

2. Bannerisasi

Program kerja ini dilaksanankan dengan pembuatan dan pemasangan banner

di divisi Kopma UNY serta di beberapa tempat strategis lainnya. Banner berisi

promosi keanggotaan dan ajakan masuk menjadi anggota Kopma UNY. Secara

keseluruhan banerisasi ini berjalan dengan baik. Akan tetapi perlu dianalisis

efektivitasnya sehingga ada panduan untuk pengambilan kebijakan kedepannya.

3. Optimalisasi Administrasi dalam Menghadapi Mahasiswa Baru

Calon anggota baru merupakan tamu spesial untuk Kopma UNY, khususnya

bidang PSDA. Oleh karena itu, perlu disiapkan hal yang terbaik untuk penyambutan

dan pelayanannya termasuk dalam hal pengadministrasiannya. Program kerja ini

bertujuan untuk mengoptimalkan sistem administrasi anggota sehingga pelayanan

administrasi anggota selaku pemilik kopersasi menjadi lebih baik lagi. Akan tetapi,

program kerja ini belum terlaksana karena masih diperlukannya bantuan dari

pembuat sistem.

4. Pelatihan SHU

Anggota merupakan pemilik dari sebuah koperasi. Salah satu keuntungan yang

akan diperoleh mereka sebagai pemilik adalah mendapatkan SHU. Sehingga menjadi

hal yang penting bagi Kopma UNY untuk memberitahukan kepada anggota sistem

penghitungan SHU. Program kerja ini terlaksana dengan baik, meskipun minim

partisipasi anggota karena hanya diikuti oleh staff operasional dan beberapa personil

kepengurusan.

5. Pendidikan Keuangan dan Manajemen

Untuk mewujudkan kader yang handal baik sebagai wira koperasi maupun

wira usaha, tentu Kopma UNY perlu memberikan pendidikan terkait koperasi dan

bisnis. Oleh karena bidang PSDA selaku penanggung jawab utama pendidikan

anggota membuat program kerja pendidikan keuangan dan manajemen untuk

membekali angotanya dalam berwirausaha. Akan tetapi, patut disayangkan program

kerja ini tidak bisa terlaksana karena masa liburan mahasiswa. Program kerja ini akan

ditindaklanjuti dengan pelaksanaan program untuk anggota baru.

6. Optimalisasi Media Informasi Anggota

Program kerja ini dilatarbelakangi oleh kurang optimalnya penyampaian

berbagai informasi kegiatan Kopma UNY kepada anggota. Dengan melakukan up

date website dan facebook program kerja ini terlaksana dengan cukup baik. Untuk

kedepannya koordinasi dengan bidang terkait perlu ditingkatkan sehingga informasi

kegiatan dari seluruh bidang bisa tersampaikan dengan baik kepada anggota.



7. Orientasi Anggota Massal

Orientasi anggota dilaksanakan untuk memberikan gambaran kepada anggota

tentang Kopma UNY. Sistem yang ada selama ini adalah orientasi terjadwal yakni

menyesuaikan jadwal dari bidang PSDA dengan jadwal masing-masing personil.

Mengingat dua bulan ini merupakan bulan mulai aktifnya mahasiswa baru, anggota

baru yang masuk kopma juga membludak. Sehingga untuk efisiensi tenaga dan

keefektifan penyampaian informasi, Orientasi ini dilakukan secara masal di SC lantai

2. Dengan adanya program kerja ini diharapkan anggota juga lebih saling mengenal

satu sama lain. Acara ini terlaksana dengan baik dalam 2 gelombang yaitu tanggal 14

dan 15 September 2011.

8. Orientasi Anggota Seminggu Sekali di Student and Multiculture Centre (SC)

Orientasi ini direncanakan untuk dilaksanakan seminggu sekali. Dengan

langkah pertama yang dilakukan adalah menentukan siapa personil dari Bidang

PSDA yang akan mengorientasi seiap minggunya (secara bergantian). Kemudian

dilakukan pembokingan ruang di SC. Namun, terdapat sedikit kendala dalam

melakukan pelobian ruangan di SC. Dalam pelaksanaannya, pihak pengelola SC agak

sulit untuk memberikan ijin kepada Kopma UNY untuk melaksanakan kegiatan di

sana. Namun, hal tersebut tidak menjadi sebuah hambatan besar bagi Bidang PSDA

dalam melaksanakan program kerja ini. Rencana tindak lanjut dari kegiatan ini

adalah melaksanakan orientasi anggota secara masal pada tanggal 22 Oktober 2011

karena banyaknya anggota baru yang mendaftar.

9. Persiapan Tour ke Fakultas (Kopma to Faculty)

Program kerja ini dilaksanakan dalam rangka sosialisasi Kopma UNY di

seluruh fakultas di UNY. Selain itu, dilakukan juga sosialisasi Kopma Business

School dan perekrutan peserta baru. Kegiatan ini belum dapat dilaksanakan pada

bulan September. Sebenarnya konsep dan perencanaan kegiatan ini sudah dibuat

hanya saja masih kurang matang. Untuk menindaklanjutinya, Bidang PSDA akan

melaksanakan komunikasi dan negosiasi dengan jajaran dekanat fakultas. Fakultas

pertama yang menjadi tujuan adalah FMIPA. Kegiatan ini terlaksana pada 15

Oktober 2011 di ruang sidang F MIPA UNY.

10. Evaluasi pendidikan (Efektivitas pendidikan)

Evaluasi tentang pendidikan bagi anggota dirasa perlu dilakukan demi

tercapainya tujuan pelaksanaan pendidikan. Efektivitas pendidikan di Kopma UNY

masih perlu dikaji dan untuk melaksanakan hal ini, Bidang PSDA melakukan

penyebaran angket melalui pesan singkat pada telepon seluler sebagai sarana untuk

memperoleh data dari anggota. Namun, Bidang PSDA terhambat pada komunikasi

yang kurang lancar. Sebagian responden tidak memberikan/ merespon angket yang



telah disebar. Menindaklanjuti hal ini, CBT akan dilaksanakan selama 2 hari dan

Dikmen dilaksanakan selama 1 hari (personal selling).

Data Administrasi Keanggotaan Per September 2011

Ø Data Jumlah Anggota

Bulan Masuk Keluar Jumlah

Juli 14 5 1975

Agustus 25 2 1998

September 178 2 2174

Ø Data Simpanan anggota

BulanSP SW

Masuk Keluar Jumlah Masuk Keluar Jumlah

Juli 160.000 50.000 20.220.000 2.570.000 412.000 71.800.500

Agustus 275.000 20.000 20.475.000 1.445.000 125.000 73.120.500

September 1.805.000 140.000 22.260.000 3.696.000 273.000 76.543.500

BulanSR

Masuk Keluar Jumlah

Juli 15.889.200 23.820.259 123.322.998

Agustus 16.737.600 14.422.478 125.638.120

September 49.381.996 18.836.211 156.183.905

Ø Data Poin Keanggotaan

BulanKegiatan

& Kredit

BelanjaTOTAL

MM GC Total

Juli 296 1541.31 1541.31 1837.31

Agustus 570 2049.77 2049.77 2619.77

September 1064 2306.34 2306.34 3370.34



Rekomendasi

1. Pemanfaatan media publikasi secara optimal, controling penggunaannya, dan

analisis efektivitas medianya.

2. Pengurus forum lebih diperhatikan kinerjanya dan sering adakan evaluasi.

3. Evaluasi terhadap efektivitas penggunaan rumah anggota.

4. Evaluasi terhadap segala kegiatan yang telah terlaksana harus dilakukan dan

benar-benar menjadi sebuah bentuk masukan untuk perbaikan terhadap kegiatan-

kegiatan selanjutnya.

5. Peningkatan koordinasi intern bidang supaya komunikasi dapat terjalin lebih baik.

E. Bidang Personalia

Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Personalia

selama Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut:

1. Rekreasi karyawan

Penyelenggaran rekerasi karyawan dilaksanakan pada triwulan ketiga.

Rekreasi karyawan tahun ini sedikit berbeda dengan rekreasi karyawan tahun-tahun

sebelumnya. Penyelenggaraan rekreasi karyawan tahun ini banyak melibatkan peran

serta karyawan. Pelibatan karyawan mulanya bertujuan untuk lebih melancarkan

acara ini namun yang terjadi malah banyak menghambat dan juga terjadi

penyelewengan dana rekreasi. Hal ini terjadi karena pengurus lemah dalam

mengontrol kepanitian rekreasi. Setidaknya hal ini akan menjadi pengalaman yang

cukup berharga bagi Kopma UNY untuk memperketat kontrol terhadap karyawan

baik pada jobdesknya maupun tugas-tugas tambahan di luar jobdesknya.

Rekreasi karyawan ini juga menemui kekecewaan bagi karyawan yang

kebetulan tidak bisa ikut berpartisipasi karena halangan yang tidak mereka inginkan.

Kekecewaan ini dianggap seperti angin lalu oleh pengurus karena tidak ada

tanggapan sama sekali. Sehingga tujuan rekreasi bisa dikatakan tidak tercapai karena

masih ada beberapa karyawan yang tidak bisa ikut menikmatinya tanpa ada

kompensasi apapun. Dari pengalaman ini diharapkan kedepannya pengurus harus

lebih bijaksana dalam menentukan kebijakan-kibajakannya sehingga tidak ada pihak-

pihak lain yang kecewa. Kekecewaan juga dirasakan oleh karyawan yang menjadi

peserta rekreasi. Hal ini karena tempat tujuan rekreasi yang terlalu jauh sehingga

waktu di lokasi wisata sangat minim dan peserta tidak bisa menikmatinya dengan

nyaman.



2. Perancangan konsep penggajian karyawan Kopma UNY

Program kerja ini terlaksana pada bulan juli. Hasil dari program ini hanya

pada tataran pembukuan konsep atau dokumetasi petunjuk teknis penggajian Kopma

UNY, belum sampai pada perbaikan konsep.

3. Peninjauan ulang jobdesk karyawan divisi MM, GC dan UFC

Peninjauan ulang jobdesk karyawan di divisi Kopma bertujuan untuk

menyingkronkan antara jobdesk dengan pekerjaan dilapangan. Program kerja ini

sampai pada akhir triwulan belum terlaksana.

4. Perekrutan karyawan

Perekrutan karyawan diagendakan karena adanya kebutuhan karyawan pada

beberapa divisi Kopma UNY. Program kerja ini terlaksana dengan tanpa hambatan.

Formasi jabatan yang terisi adalah staf administrasi dan perpajakan.

5. Perancangan konsep halal bil halal

Halal bil halal diagendakan dalam rangka Hari Raya Idul Fitri dan sebagai

sarana silaturahmi antara karyawan satu dengan karyawan lain dan juga dengan

kepengurusan dan kepengawasan Kopma UNY. Pelaksanaan program ini berjalan

lancar meski ada banyak kendala, salah satunya dikarenakan kurangnya persiapan

dari kepanitian halal bil halal. Kurangnya persiapan ini dikarenakan kurangnya

kontrol dari SC (steering committee) dalam mendampingi dan membimbing panitia.

6. Perekrutan Karyawan

Kebutuhan akan karyawan di divisi Garden Cafe, Mini Market, dan Front

Office (FO) mendorong personalia memprogramkan perekrutan karyawan. Program

kerja ini terlaksana walaupun sedikit ada perubahan formasi. Perubahan formasi

pekerjaan terjadi karena ada kekosongan jabatan pada Unit Jasa sehingga yang

semula diperuntukkan pada posisi FO dialihkan pada di Unit Jasa.

7. Peninjauan P4

Pada akhir triwulan ini peninjauan P4 masih belum terlaksana dengan alasan

masih perlu waktu lebih untuk memahami P4. Program ini masih ditindaklanjuti di

bulan selanjutnya.

Rekomendasi

1. Perlu cheking kondisi kontrak karyawan secara kontinu untuk meminimalisir salah

kebijakan khusunya tentang kekaryawanan.

2. Perlu pembuatan juklak (petunjuk pelaksanaan) dan juknis (petunjuk teknis)

sehingga akan mempermudah kontrol dari personalia (kepengurusan) kepada

karyawan.



3. Perlu segera penyelesaian peninjauan jobdesk semua lini karyawan Kopma UNY

sehingga akan lebih cepat dalam menyusun juklak dan juknis.

4. Perlu diadakan diskusi bersama pihak-pihak yang berkepentingan untuk segera

menyelesaikan P4 edisi baru.

5. Dalam rangka meminimalisir permasalahan di lingkungan karyawan baik secara

vertikal maupun horizontal perlu adanya evaluasi karyawan bulanan secara

kontinu.

6. Personalia perlu lebih memahami esensi kesejahteraan karyawan.

7. Perlu segera melakukan peninjauan konsep gaji karyawan mengingat dari tahun ke

tahun gaji selalu menjadi masalah yang kronis.

8. Personalia perlu belajar lebih tentang teknik-teknik komunikasi sosial sehingga

perselisihan akan terminimalisir.

9. Jadilah selayaknya personalia yang bijaksana dalam dalam menyelesaikan masalah

kepegawaian.

F. BIDANG USAHA

Berdasarkan hasil kepengawasan, realisasi program kerja Bidang Usaha selama

Triwulan III (bulan Juli - September) adalah sebagai berikut:

1. Realisasi Program kerja Non Divisi

a. Promo belanja berhadiah "Hari Koperasi" (12 Juli 2011)

Promo belanja berhadiah yang digelar untuk menyambut hari koperasi

terlaksana dengan lancar. Promo berhadiah ini dilaksanakan di divisi Mini Market

Kopma UNY. Hadiah dalam kegiatan promo ini adalah sebuah DVD Player yang

diundi di bulan september 2011.

Tujuan utama promo ini selain untuk menyambut hari koperasi yaitu untuk

meningkatkan penjualan divisi Mini Market. Namun, patut disayangkan dalam

program ini bidang usaha belum mampu mengukur seberapa efektif kegiatan

promo yang mereka lakukan. Hal ini karena tidak adanya tolak ukur untuk menilai

keberhasilan promosi mereka. Sehingga fungsi riset disini tidak berjalan optimal.

b. Ekspansi Bidang Usaha "Outlet Jajanan dan Souvenir UNY" di UFC

Program kerja ini bertujuan untuk meningkatkan pendapatan Kopma UNY.

Perencanaan dalam mendirikan Outlet Jajanan dan Souvenir UNY sudah dimulai

sebelum triwulan ketiga ini namun sampai akhir triwulan ketiga ini ekspansi belum

juga terealisasi.

Belum sempurnanya sistem operasi divisi adalah salah satu penghambat

terealisasinya program ekspansi ini. Selain itu bidang usaha juga kurang antusias



untuk menyusun langkah-langkah strategis dan merealisasikannya dikarenakan

masih belum jelasnya kebijakan rektorat tentang pengelolaan UFC kedepan.

c. Pelabelan Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) "UNYMART"

Pelabelan AMDK bertujuan untuk meningkatkan citra Kopma UNY.

Pelabelan AMDK bekerja sama dengan perusahaan air minum Viro. Pelabelan ini

tidak dipungut biaya oleh perusahaan Viro. Sebagai timbal baliknya Perusahaan

Viro hanya mensyaratkan kepada Kopma UNY untuk memesan dan menjualkan

15.000 karton dalam satu tahun.

Palabelan AMDK diprogramkan sejak bulan juli namun sampai akhir

triwulan ketiga belum terealisasi (masih dalam proses persiapan). Hal ini

dikarenakan Kopma UNY belum siap dalam konsep pelabelan AMDK.

d. Penambahan Tenda di UFC

Penambahan tenda di UFC bertujuan untuk menampung konsumen yang

semakin banyak. Program ini mendapat dukungan dari Perusahaan Coca-Cola.

Perusahaan Coca-Cola menyuport tenda sebanyak 4 buah. Program ini pada bulan

juli baru sampai pada persiapan. Pelaksanaan terhambat sampai setelah lebaran dan

pada triwulan ketiga ini sudah terselesaikan dengan baik.

e. Pembuatan "Penawaran Irresistible Sensational Offer" dan Persiapan Menu

Ramadhan

Program kerja ini mempunyai dua kegiatan yang berbeda namun memiliki

satu tujuan yang sama, yaitu meningkatkan penjualan Garden Café. Kegiatan

pertama adalah pembuatan konsep irresistible sensational offer. Pembuatan konsep

memang sudah dilakukan namun dilihat dari tingkat resiko, bidang usaha belum

berani memunculkan program tersebut sehingga program ini bisa dikatakan belum

terlaksana.

Kegiatan kedua adalah persiapan menu ramadhan. Menu di bulan ramadhan

memang telah dilaksakan namun menu-menu tersebut tidak ada yang baru yang

bisa mendongkrak penjualan Garden Cafe. Jadi bisa disimpulkan program kerja

terlaksana namun tidak efektif.

f. Persiapan pemasangan: 1) Neon Box dan Air Curtain di UNYMART, dan 2) Neon

Box di UFC

Dalam program kerja ini terdapat dua program. Pertama program kerja yang

mendukung publikasi yaitu pengadaan neon box untuk Unymart dan UFC.

Program kerja pertama ini bertujuan untuk publikasi Kopma UNY, khususnya

divisi Unymart dan UFC agar lebih dikenal oleh masyarakat.



Kedua adalah penambahan peralatan baru berupa air curtain di Unymart.

Program ini belum terlaksana sampai akhir triwulan ketiga ini. Dapat disimpulkan

bahwa program kerja tidak terlaksana secara optimal.

g. Perapian layout dan perbaikan fasilitas Garden Café

Program ini bertujuan untuk meningkatkan kenyamanan konsumen di

Garden Cafe. Program kerja ini diwujudkan dalam kegiatan kerja bakti. Komponen

yang menjadi obyek garapan adalah penambahan poster menu andalan Garden

Cafe, penataan ulang dan pengecatan taman GC, serta perbaikan lampu hias.

Program ini, dilihat dari kegiatan yang dilakukan terlaksana. Namun dilihat

dari tujuannya belum terukur dengan jelas. Jadi dapat disimpulkan bahwa program

kerja terlaksana namun kurang efektif.

h. Promosi divisi usaha GC dan UFC di Bulan sepi (Ramadhan)

Program ini bertujuan untuk tetap memeriahkan divisi GC dan UFC di

bulan ramadhan. Program ini dimanifestasikan melalui website, sms, facebook, dan

pamflet. Program ini terlaksana dengan baik. Omset dibulan ramadhan (salah satu

bulan sepi) mengalami peningkatan dari tahun sebelumnya.

i. Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan

Layouting dan publikasi divisi jasa dan pembiayaan memiliki tujuan

masing-masing, diantaranya yaitu memenuhi tuntutan JNE dalam penstandaran

layout dan memberikan informasi kepada masyarakat tentang unit jasa dan

pembiayaan. Program kerja ini terlaksana dengan penambahan foto, penambahan

sepanduk, dan pengecatan ruangan.

j. Diskusi bidang usaha dengan anggota Kopma UNY

Program ini bertujuan untuk mewadai saran dan gagasan dari anggota

Kopma mengenai divisi usaha Kopma UNY. Program ini terlaksana namun kurang

efektif. Bidang usaha menargetkan 20 peserta dari anggota ternyata yang datang

tidak sampai 5 orang. Sehingga untuk diskusi-diskusi kedepan perlu ada strategi

yang jitu untuk menjaring masa (anggota).

k. Pembuatan pusat informasi bidang usaha (media informasi usaha) Kopma UNY

Program kerja ini bertujuan untuk memberikan informasi-informasi tentang

promosi usaha, peluang kerjasama, dan sebagainya kepada khalayak umum.

Program ini terlaksana dan dimanifestasikan dalam pembuatan fans page di

facebook. Namun sejauh ini belum menunjukkan pengaruh yang berarti, hal ini

ditunjukkan dengan masih minimnya informasi dan feedback dari teman-teman di

facebook.



l. Persiapan hadiah promo usaha menyambut HUT Kopma UNY ke 29

Program ini sekedar persiapan untuk promo yaitu dengan pembuatan

konsep promo dan sudah terlaksana. Sedangkan untuk pelaksanaan sedang

berjalan. Pembagian hadiah akan dilaksanakan pada puncak HUT Kopma UNY.

m. Pembuatan konsep kerjasama (CSR) dengan masyarakat sekitar

Pembuatan konsep kerjasama dengan masyarakat masih setengah jadi.

Survey sudah dilaksanakan, tetapi sampai pada akhir triwulan ketiga ini belum

ada sosialisasi atau pembahasan tentang konsep ini.

n. Upgrading koordinator divisi

Upgrading koordinator divisi sudah terlaksana namun kurang efektif dan

kurang optimal. Kurang efektif, karena tidak ada tolak ukur untuk mengukur

sejauh mana perubahan dari koordinator divisi setelah adanya upgrading. Selain

itu juga konsep upgrading yang dilakukan tidak jelas kemana arahnya.

Sedangkan tidak optimal karena upgrading baru dilakukan kepada koordinator

UFC saja.

o. Sharing dan temu bisnis usaha dengan anggota part-2 (Tema: Pengelolaan divisi

Kopma UNY)

Program ini mirip dengan program sebelumnya dan hasilnya juga masih

sama. Disini bidang usaha kurang melakukan publikasi. Publikasi yang telah

dilakukan kurang efektif. Bidang usaha belum bisa menciptakan rasa ketertarikan

anggota terhadap program mereka. Program ini perlu evaluasi sehingga kedepan

tidak terulangi kembali.

2. Divisi

a. Mini Market

MMJuli Agustus September

RAPBKPendapatan 411,651,841.35 312,427,291.45 372,684,738.69Laba Kotor 75,250,308.17 67,985,477.89 59,535,460.63SHU 47,597,922.13 32,853,828.74 32,467,478.03

Realisasi (Rp)Pendapatan 452,978,684.00 316,523,951.00 594,604,649.00Laba Kotor 39,632,074.10 30,460,848.40 107,867,618.40SHU 11,282,427.68 (7,873,301.60) 82,899,918.73

Realisasi (%)Pendapatan 110.04% 101.31% 159.55%Laba Kotor 52.67% 44.80% 181.18%SHU 23.70% -23.96% 255.33%



b. Garden Cafe

GCJuli Agustus September

RAPBKPendapatan 54,750,336.15 23,291,344.83 91,516,109.18Laba Kotor 21,352,631.10 8,617,797.59 39,809,507.49SHU 2,281,545.93 (17,034,123.23) 21,451,710.57

Realisasi (Rp)Pendapatan 38,771,570.00 16,601,715.00 52,728,625.00Laba Kotor 15,305,862.00 6,819,213.00 24,939,276.00SHU (890,756.21) (15,807,291.21) 10,158,832.79

Realisasi (%)Pendapatan 70.82% 71.28% 57.62%Laba Kotor 71.68% 79.13% 62.65%SHU -39.04% 92.80% 47.36%

c. UNY Food Court

UFC SewaJuli Agustus September

RAPBKPendapatanLaba Kotor 9,500,000.00 8,000,000.00 9,000,000.00SHU (863,669.86) (6,195,162.36) (1,265,669.86)

Realisasi (Rp)Pendapatan 6,448,639.00 2,236,100.00 11,148,770.00Laba Kotor 6,448,639.00 2,236,100.00 11,148,770.00SHU 1,009,698.25 (3,830,186.00) 4,669,472.75

Realisasi (%)PendapatanLaba Kotor 67.88% 27.95% 123.88%SHU -116.91% 61.83% -368.93%

UFC BevJuli Agustus September

RAPBKPendapatan 15,422,523.81 2,780,360.35 8,506,502.40Laba Kotor 9,253,514.29 1,529,198.19 5,103,901.44SHU 7,895,920.31 (4,568,850.41) 4,284,245.52

Realisasi (Rp)Pendapatan 18,833,500.00 2,966,500.00 27,343,500.00Laba Kotor 6,600,942.00 (162,885.00) 11,983,099.00SHU 1,162,001.25 6,229,171.25) 5,294,348.75

Realisasi (%)Pendapatan 122.12% 106.69% 321.44%Laba Kotor 71.33% -10.65% 234.78%SHU 14.72% 136.34% 123.58%



d. Layanan Jasa

JasaJuli Agustus September

RAPBKLaba Kotor 5,817,400.00 6,876,282.40 5,458,180.00

Realisasi (Rp)Laba Kotor 5,163,300.00 4,696,700.00 9,090,300.00

Realisasi (%)Laba Kotor 88.76% 68.30% 166.54%

e. Kredit Laptop

Kredit LaptopJuli Agustus September

RAPBKSHU 7,862,491.67 7,885,241.67 13,088,991.67

Realisasi (Rp)SHU 4,163,845.91 2,324,457.00 3,619,812.00

Realisasi (%)SHU 52.96% 29.48% 27.66%

f. Unit Simpan Pinjam (USP)

USPJuli Agustus September

RAPBKPendapatan 3,209,988.00 3,545,240.70 4,353,035.47Laba Kotor 3,209,988.00 3,545,240.70 4,353,035.47SHU

Realisasi (Rp)Pendapatan 2,022,655.00 1,730,503.00 2,020,382.00Laba Kotor 2,022,655.00 1,730,503.00 2,020,382.00SHU (533,282.00) (3,504,103.00) (441,834.00)

Realisasi (%)Pendapatan 63.01% 48.81% 46.41%Laba Kotor 63.01% 48.81% 46.41%SHU

Rekomendasi

1. Bidang usaha perlu menggencarkan promosi untuk divisi-divisi yang masih belum

baik dengan lebih efektif dan efisien serta terukur.

2. Garden Café perlu perbaikan pada sistem pengendalian intern (SPI), sehingga perlu

segera pembuatan SOP yang lebih komplek dan terinci serta mudah dipahami dan

diterapkan.



3. Perlu ada pengkajian mengenai UFC mulai dari sekarang tentang kebijakan

pengelolaan, atas pertimbangan kerugian yang selalu dan akan ditanggung oleh

divisi ini.

4. Kredit laptop dan layanan jasa lainnya juga perlu segera dibuat SOP yang relevan.

5. Perlu mempertanggungjawabkan pengadaan gondola yang semula direncanakan

untuk cabang Mini Market Kopma UNY.

6. SOP yang segera harus diselesaikan untuk tahun ini adalah SOP Layanan Jasa,

Kredit Laptop, GC, MM, UFC dan USP.

7. Perlu ada penerapan fungsi RND (research and development) pada setiap kebijakan,

terlebih untuk suatu kebijakan yang mengeluarkan biaya tinggi dan kebijakan

jangka panjang.

8. Bidang usaha perlu mengadakan pelatihan untuk membuat business plan yang lebih

baik dan terukur.

9. Perlu segera mempersiapkan pembentukan RAPBK untuk tahun depan.

10. Segera memperbaiki (penyamaan) format RAPBK dan APBK (laporan keuangan)

G. BIDANG KEUANGAN

Berdasarkan kepengawasan kami realisasi program kerja Bidang Keuangan

selama Triwulan III ( bulan Juli – September) antara lain sebagai berikut:

1. Pengkajian dan evaluasi jobdesk staf keuangan

Program kerja pengkajian dan evaluasi jobdesk staf keuangan ini dilakukan

pada bulan Juli 2011 sebagai upaya perbaharuan jobdesk staf keuangan yang sudah

dianggap tidak relevan lagi. Adanya pekerjaan yang tidak tertera dalam jobdesk

karyawan menuntut untuk pemberian kompensasi yang lebih disamping adanya

pekerjaan ganda yang dilakukan pada dua bagian yang berbeda.

Evaluasi dan analisis dilakukan oleh Bidang Keuangan secara langsung

dengan melakukan evaluasi karyawan satu-persatu. Hasil evaluasi karyawan yang

sudah dilakukan salah satunya yaitu bahwa ada pekerjaan yang salah dari kasir,

namun tidak bersedia untuk mengerjakan ulang secara ganda. Sedangkan untuk

evaluasi pada staft administrasi yaitu sikap kurang teliti dalam melaksanakan

pekerjaannya, monoton, serta sering melakukan ijin. Untuk staf pajak dan keuangan,

hasil evaluasinya yaitu sering terlambat dalam melaksanakan tugasnya, dan terlalu

banyak menuntut.

Dari hasil evaluasi tadi kemudian Bidang Keuangan menganalisis dan

kemudian membuat jobdesk baru dengan penambahan dan pengurangan beberapa

poin tertentu. Hasil dari program kerja ini yaitu dengan memberikan penegasan pada



pon-poin tertentu sehingga tidak ada karyawan yang akan meminta kompensasi

tambahan ketika mendapat job baru yang belum tercantum dalam jobdesk.

Dan karena sulitnya terkait penyatuan jadwal pengurus, maka Bidang

Keuangan memutuskan untuk tidak melakukan sosialisasi. Bidang Keuangan hanya

melakukan konsultasi dengan pihak yang terkait sehingga lebih efisien dan efektif.

2. Audit Intern

Dikarenakan ada data-data yang tidak sesuai dengan bukti yang ada, dan

ditakutkan ada kecurangan dalam pembukuan yang dilakukan oleh karyawan

keuangan maka Bidang Keuangan membentuk audit intern.

Kinerja audit intern ini adalah dengan melakukan penelusuran dan kroscek

data keuangan yang ada dengan melihat kesesuaian antara bukti dan data yang ada.

Namun kendala dari program kerja ini adalah terlalu banyaknya data keuangan yang

harus diperiksa oleh Bidang Keuangan dengan jumlah personil yang tidak mencukupi

untuk itu. Sedangkan jika harus menggunakan sampling, maka ditakutkan akan ada

kesalahan dalam penentuan resiko.

3. Peninjauan kembali SK-SK keuangan

Masih banyak dari SK-SK Keuangan yang perlu dilakukan peninjauan karena

sudah tidak relevan dengan keadaan sekarang. Sehingga diharapkan dengan adanya

peninjauan SK ini maka ada pembaharuan SK-SK Keuangan yang sesuai dengan

keadaan sekarang.

Langkah awal yang dilakukan Bidang Keuangan yaitu dengan melakukan

pencarian SK-SK tahun lalu untuk kemudian dilakukan pengkajian apakah perlu

adanya pembaharuan pada poin-poin tertentu, dll. Sebagai hasilnya, SK-SK yang

perlu diperbaharui yaitu SK Simpan Pinjam, SK Dana operasional Pusat dan Divisi,

Biaya Transportasi dan Pemeliharaan. Namun hingga triwulan ketiga ini berakhir

Bidang Keuangan masih belum bisa melakukan agenda sosialisasi karena terkendala

oleh jadwal antar bidang yang susah untuk disatukan. Sebagai tindak lanjutnya

Bidang Keuangan akan mengatur jadwal sosialisasi yang benar-benar bisa

memenuhi forum sehingga agenda sosialisasi terkait pembaharuan SK-SK Keuangan

bisa dilaksanakan.

4. Kunjungan Ke UMKM

Program kunjungan atau study banding ke UMKM ini diawali dengan

pengajuan surat kunjungan kepada UMKM yang dalam hal ini adalah Amanda

Bakery. Kemudian dilakukan pengkoordinasian anggota KOPMA UNY yang akan

mengikuti acara. Kunjungan ke Amanada Bakery yang beralamat di Sepetmadu,

Tamanmartini, Kalasan ini dilaksanakan Sabtu, 9 juli 2011, Pukul 14.30 WIB.



5. Pembuatan Konsep USP Syariah

Program ini muncul sebagai tindak lanjut dari akan dirintisnya Divisi USP

KOPMA UNY menjadi USP syari’ah. Untuk melaksanakan program kerja ini

Bidang Keuangan bekerjasama dengan BNI Syariah yang akan melakukan

pembinaan secara intens. Namun hingga Agustus program kerja ini belum

terlaksana. Rencana tindak lanjut dari tidak terlaksananya program kerja ini adalah

dengan meminta pembinaan intern dari Sdri. Astuti terkait konsep syariah untuk

kemudian melakukan pembuatan konsep yang akan didampingi oleh BNI Syariah.

Akan tetapi, sampai triwulan ketiga ini berakhir program kerja pembuatan konsep

USP Syariah ini belum terlaksana karena masih belum melakukan pembinaan secara

intern dengan pihak BNI Syari’ah. Untuk selanjutnya Bidang Keuangan akan

mendapatkan pembinaan intern BNI syariah terkait pembuatan konsep USP Syariah

yang matang untuk Kopma UNY.

6. Perubahan Format Laporan Keuangan

Perubahan format laporan keuangan ini didasarkan pada hasil konsultasi

Bidang Keuangan dengan Ketua Umum dan Penasihat. Sebagai hasilnya adalah

pemisahan antara laporan divisi dengan kebutuhan organisasi. Namun, untuk laporan

kegiatan anggota KOPMA UNY ternyata masih belum bisa disendirikan karena

sistem di KOPMA UNY yang belum mampu untuk merecord secara tersendiri untuk

kegiatan anggota.

7. Penggantian sistem record Untuk Barang Konsinyasi.

Program penggantian sistem record untuk barang konsinyasi sebenarnya

merupakan program 2 bulan yang lalu. Ini terjadi karena sulitnya melakukan

koordinasi dengan pembuat sistem. Setelah Bidang Keuangan bisa berkoordinasi

dengan pembuaut sistem, ternyata kalau Bidang Keuangan ingin menambah sistem

maka harus merubah sistem lagi. Alternative yang ditawarkan oleh pembuat sistem

yaitu dengan melakukan pencatatan tersendiri untuk barang konsinyasi sehingga

tidak bercampur dengan persediaan ketika barang tersebut belum laku terjual. Dari

hasil koordinasi dengan pihak pembuat sistem pada bulan Agustus lalu maka Bidang

Keuangan melakukan penggantian sistem record untuk barang konsinyasi pada

tehnik pemasarannya yaitu untuk barang konsinyasi margin yang diambil rata-rata

20 % dengan asumsi 10 % untuk pajak dan 10% untuk keuntungan.

Selain itu untuk pembuktian dalam pencatatan pelaporan pajak dibuat laporan

terkait penjualan konsinyasi tiap akhir bulan kerjasama dengan bagian admin

gudang.



Rekomendasi

1. Lebih tingkatkan koordinasi antar personil Bidang Keuangan sendiri dan dengan

bidang-bidang yang lain

2. Sebaiknya harus ada backup terkait data-data keuangan yang ada sehingga jika

terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, maka masih ada data di penyimpanan yang

lain.

3. Bidang Keuangan diharapkan benar-benar bisa mengontrol pelaksanaan dan

mengevaluasinya jobdesk yang sudah diperbaharui.

4. Bidang Keuangan harus selalu mengupdate SK-SK keuangan setiap saat agar

lebih relevan dengan keadaan sekarang.

5. Lebih perbaiki arsip dan administrasi agar lebih mudah dalam melakukan

pencarian data.

6. Pengaturan jadwal yang lebih baik lagi dalam pengaturan shift personil Bidang

Keuangan.

7. Penguatan jalinan kerjasama dengan lembaga–lembaga Keuangan untuk perluasan

jaringan keuangan Kopma UNY.

8. Lebih ditingkatkan penguatan pengendalian administrasi divisi.

9. Audit internal harus dilakukan secara kontinu oleh Bidang Keuangan Kopma

UNY

10. Untuk studI banding bisa dijadikan agenda rutin Bidang Keuangan bekerjasama

dengan Bidang PSDA.

Laporan Triwulan I - Kopma UNY TRIWULAN III.pdf · yang sedang KKN-PPL digantikan oleh PJS Ketua Bidang dengan dibantu oleh Staff ... Berbagai acara ... sosialisasi dengan jajaran

Documents