KOPMA Stikom With Zachman Framework

ENTERPRISE ARCHITECTURE

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN MENGGUNAKAN KERANGKA KERJA ZACHMAN DAN GARTNER (Studi Kasus Koperasi Mahasiswa STIKOM Surabaya)Dosen Romeo, S.T Mahasiswa09.41010.0156 09.41010.0165 09.41010.0168 09.41010.0176 09.41010.0254 09.41010.0284 Febri P Munir Agung W Rohmad Solikhin Rullyana N F Afif Aulia R Oddy H Ramadhan

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA 2012

KOPMA STIKOM SURABAYA Deskripsi KOPMA STIKOMKopma STIKOM Surabaya , sebagai salah satu dari 4 ormawa di STIKOM, berdiri sejak tahun 1990 berkedudukan di Kampus STIKOM Jl. Kutisari no.66 Sby. Jenis usaha yang dijalankan adalah wartel dan toko kebutuhan mahasiswa. Status Badan Hukum diperoleh tanggal 21 November 1996 sesuai dengan Akta Pendirian Koperasi yang ditandatangani oleh pengurus periode 1996. Sampai saat ini Kopma STIKOM berlokasikan di Jalan Kedung Baruk.

Visi KOPMA Visi KOPMA STIKOM Menjadi Organisasi yang bermanfaat bagi anggota melalui kegiatan-kegiatan bersifat Enterpreneurship yang menjunjung asas kekeluargaan dan selalu berperan aktif di STIKOM Surabaya. Visi Teknologi Informasi Teknologi informasi dapat membantu mengoptimalkan kinerja organisasi untuk menjadi yang terdepan dalam usahanya(enterpreneurship) dan Informasiyang ada dalam lingkungan organisasi juga akan pemersatu antar anggotanya.

Misi KOPMA ID 1 Misi KOPMA STIKOM Misi TI

Meningkatkan pendapatan dari usaha Meningkatkan sarana dan prasana yang dimiliki oleh KOPMA. teknologi berkualitas. Menyediakan teknologi yg dapat yang handal dan

meningkatkan jumlah penjualan. 2 Mengembangkan sumber daya anggota Menyediakan dan memastikan bahwa koperasi kreatif, mahasiswa mandiri, yang dan terampil, anggota koprasi mahasiswa dapat berjiwa menguasai informasi. dan handal teknologi

enterpreneurship dan leadership.

Strategi ID 1 Strategi KOPMA STIKOM Strategi Misi TI

Menyediakan sarana dan prasarana yang Menyediakan sarana dan prasarana yang dapat menunjang pendapatan koperasi. dapat menunjang pendapatan koperasi khususnya informasi. dalam bidang teknologi

2

Menyediakan tata kelola dan manajemen Memastikan pengadaan dan yang strategis. pemanfaatan TI telah sesuai dengan kebutuhan koperasi.

Berikut adalah baris pertama (SCOPE) dari kerangka kerja Zachman untuk studi kasus sistempada KOPMA Stikom Surabaya

1.1 LIST OF THINGS IMPORTANT TO THE BUSINESS (WHAT)1 Bussiness Enitity Material Requitition Informasi - Daftar Permintaan barang dari bagian inventory Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Purchase Order - Berisi daftar pembelian barang yang dilakukan kopma pada Supplier Inventories - Data barang yang mengalami stocking pada bagian gudang Purchase Invoice - Berisi faktur-faktur dari proses pembelian kepada supplier Sales Order - Berisi data transaksi penjualan kepada konsumen Transaction Report - Berisikan list laporan transaksi penjualan maupun pembelian barang Goods (Barang) - Daftar barang yang tersedia dan berada dalam database Supplier / Vendor - Data para perusahaan / Perseorangan yang menyediakan barang Costumer - Data pelanggan pada Kopma Stikom Sby ( Mahasiswa, Dosen, Karyawan)

2

3

4

5

6

7

Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi Bussiness Entity Informasi

8

9

1.2 LIST OF PROCESSES THE BUSINESS PERFORMS (HOW) 1 Function Informasi Stock Opname (Inventories) - Melakukan proses untuk mencatat stock barang dan pengecekan terhadap kebutuhan barang untuk keperluan membuat MR (Material Requetition). 2 Function Informasi Purchasing Order - Sebuah proses untuk melakukan pemesanan pembelian barang kepada supplier

3 Function Informasi

Invoicing - Penerimaan faktur dari supplier apabila barang yang dipesan telah dikirim kepada KOPMA

4 Function Informasi

Point of Sales - Proses dimana dilakukan transaksi penjualan kepada costumer

5 Function Informasi

Analyze Reporting - Proses dimana laporan-laporan yang dibuat, baik penjualan, pembelian, data stock barang, Minimum stock, diperiksa dan dianalisa sesuai dengan ketentuan inventori.

1.3 LIST OF LOCATIONS IN WHICH THE BUSINESS OPERATES (WHERE) 1. Location SURABAYA Koperasi Mahasiswa (KOPMA) STIKOM Surabaya Jl. Raya Kedung Baruk 98 Surabaya Jawa Timur

1.4 LIST OF ORGANIZATION SIGNIFICANT TO THE BUSINESS (WHO) 1. Organization Work Product Inventory - Membuat list persediaan barang pada gudang - Melakukan stock opname secara berkala - Mengajukan MR (Material Requitition) pada Bagian Pembelian - Menyusun laporan minimum stock.

2. Organization Work Product

Purchasing - Melakukan approval list of MR (Material Requitiiton) - Membuat Purchase Order (PO) - Melakukan Validasi faktur pembelian yang diterima - Menyusun laporan pembelian barang

3. Organization Work Product

Cashier - Melakukan transaksi penjualan barang terhadap costumer - Menerima faktur pembelian dari Supplier - Menyusun Laporan transaksi penjualan berkala

4. Organization Work Product

Financial Officer - Meninjau Laporan Transaksi (Penjualan, Pembelian, Barang, Minimum Stock, dll) - Review data Inventory berdasarkan laporan masuk

5. Organization Work Product

Supplier / Vendor - Melakukan cek atas kiriman MR - Mengirim barang pada Kopma - Membuat Faktur (Invoicing) pembelian

6. Organization Work Product

Costumers - Melakukan pembelian - Menerima Struk pembelian barang

1.5 LIST OF EVENTS SIGNIFICANT TO THE BUSINESS (WHEN) 1. Event Data MR (Material Requitition) belum diajukan pada Purchasing - Bagian inventory melakukan peninjauan terhadap data minimum stock

2. Event Data

MR (Material Requitition) telah diajukan dan disetujui pada Purchasing - Purchasing meninjau kebutuhan finansial dan barang kondisi dibutuhkan untuk penjualan

3. Event Data

Purchase Order dalam proses pembuatan - Purchasing telah approval list MR dari inventory - Supplier menyatakan persediaan barang kondisi Ready Stock

4. Event Data

Memperbarui data Stock Barang - Faktur pembelian dan bentuk fisik telah dinyatakan status entry pada gudang

5. Event Data

Data Material Minimum Stock dirilis - Akhir periode dilakukan stock opname keseluruhan pada gudang barang

6. Event Data

Memperbarui laporan transaksi - Laporan transaksi (Penjualan, Pembelian, Stock Inventori, User, dll) diperbarui setiap akhir periode.

1.6 LIST OF BUSINESS GOALS (WHY) 1. GOAL Meningkatkan pendapatan dari usaha yang dimiliki oleh KOPMA. - Meningkatkan sarana dan prasana teknologi yang handal dan berkualitas. - Menyediakan teknologi yg dapat meningkatkan jumlah penjualan. - Menerapkan Sistem Informasi untuk meningkatkan keakuratan dalam proses transaksi 2. GOAL Mengembangkan sumber daya anggota koperasi mahasiswa yang terampil, kreatif, mandiri, dan berjiwa enterpreneurship dan leadership. - Menyediakan dan memastikan bahwa anggota koprasi mahasiswa dapat menguasai dan handal teknologi informasi. 3. GOAL Mengembangkan hubungan keluar dengan badan usaha lain. - Menyediakan teknologi informasi yg dapat mendukung untuk menjalin hubungan keluar dengan badan usaha lain serta mengikuti AKMS (Asosiasi Koperasi Mahasiswa Surabaya)

Berikut adalah baris ke Dua (ENTERPRISE MODEL) dari kerangka kerja Zachman untuk studikasus sistem pada KOPMA Stikom Surabaya

2.1 SEMANTIC MODEL (WHAT)Membuat

Dept. Purchasing

Materal Requition (MR) Mengacu pada

Purchase Order

Mengirim

Inventory Control

Membuat

Supplier

Inventories

Purchase Invoice

Membuat

Memiliki Menganalisa

Goods/Item List

Memperbarui

Mengacu pada

Dept. Sales / Market Retail

Report Transaction

Menghasilkan

Sales Order

Melakukan Transaksi

Costumer

2.2 Business process model (how)

Purchasing ModelAnalyzing MRMaterial Requitition, Purchase Invoice,sales Order,etc

Purchasing Validating

Purchasing Order

PO

Stock Opname

Receive in KOPMA STIKOM

Suplier Shipping

POINT OF SALES

Customer OrderOrder Agreement

Cashier/Order Receipt

Updating Stock

Inventory

Creating Material Requisition List

Validating Report (Sales, Stock), Transaction List

Manage Stock Opname

Material Requisition

INVENTORY CONTROL

Manage Stock OpnameValidating Report(Sales, Stock), Transaction List Updating Stock

Stock/Item List

Create Minimum Stock

Material Requisition

Validate Material Requisition

Creating Agreement

Purchasing

Inventoriess Head

2.3 LIST OF BUSINESS GOALS (WHERE)

Dept. Purchasing

Dept. Inventory

KOPMA STIKOM

Dept. Sales

2.4 work flow model (who)Sistem Penjualan, Pembelian dan Inventory pada KOPMA Stikom

Inventories

Maintenance Stock Opname & MR

Manage/Update Stock List

Purchasin

Analyze MR

Create PO MR Copy (Valid)

Receive Invoice

Validate Entry Item

supplier

Chek PO, Item Availability

Create Shipping Doc, Invoice

Point of Sales

Create SO

Manage Transaction

Customer

Receive Struk Item

2.5 Master Schedule (when)Inventory Control

Monthly Creating Minimum Stock

Material Requisition

Inventory Control : Manager

Immediately Update Master Goods List

Monthly Analized Transaction Report Dept. Sales : Admin Report

Goods/Item List

Dept. PurchaseMonthly Submitting Material Requisition Inventory Control : Manager Purchase Order

Goods/Item List

Immidiately Validating PO

Realtime Updating Stock Entry

Time Shipped Check Goods Arrived Dept. Purchase : User Purchase Invoice After Check Shipping

After Validated Transmit PO

Supplier

Dept. Retail / Sales

Each Item Entry Update Stock List Inventory Control : Manager Monthly Manage Record Item

Goods/Item List

Open Cart Data Entry Item

Report Transaction

Daily Records Transaction

After Transaction Menghasilkan Struk Belanja

Costumer

Sales : Cashier on Duty Daily Shopping Open/Create Transaction

Sales Order

Serve

2.6 Business Plan (why)1. Objective 1. Untuk meningkatkan sarana dan prasarana agar meningkatkan penjualan, pembelian, dan inventori barang 2. untuk meningkatkan mahasiswa-mahasiswi yang lebih terampil, kreatif, mandiri, dan berjiwa enterpreneurship dan leadership. 3. Meminimalisirkan barang Ruang lingkup dari proses ini adalah mencakup kegiatan kopma dari penjualan, pembelian, dan inventori gudang

2.

Scope

3.

Strategy

1. Untuk menarik mahasiswa sehingga meningkatkan penjualan dengan promosi, serta membuat brosur buat jenis makanan dan minuman yang baru serta makanan dan minuman yang lagi trends saat ini. 2. Untuk menghindari kerugian pada stock barang setiap bulan maka melakukan melihat stock minimum pada gudang. Apabila stock barang masih mencukupi pemesanan untuk stock barang baru tidak dilakukan dan apabila stock barang sudah habis atau mendekati habis maka pemesanan barang untuk stock baru dilakukan.

3.1 LOGICAL DATA MODEL (WHAT)

Material RequitionMembuat Mengacu Pada

Purchase Order

Mengirim

SupplierMembuat1

buat

InventoriesMemiliki

Item ListMemperbarui

Purchase Invoice

Menganalisa

mengacu

Report TransactionMenghasilkan

Sales Ordermelakukan transaksi

Costumer

3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW)Processing Stock Opname

F

START Recomended ItemFiltering Priority List Item Based on Recomend List Record

Priority List Item

Copy Report Transaction Status data entry/out

No Data Stock UpdatedAllow All Item to Request Mode

Yes

Creating Material Requisition (MR)

MR List

Starting Point Stock Opname

Filtering Data Item Based on Status Entry Item

Filtering and Counting Minimum Stock

Print MR

Prepare to Start Approval MR

A

Creating Purchase Order

START

A

MR List

Material Requitision

Review MR List

Approving Material Requisition

Validating MR

Any MR incorrect Listing

Generating MR onto Purchase Order

Creating Purchase Order Document

C

Purchase Order based on Validated MR

B

3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW) (CONT.)Approval Invoice

START

B

Purchase Order Ready to Supplier Copy Validate MR C

No

Delivering PO to Supplier

Supplier Approving PO

Allow PO to Order Confimation

Yes

Creating Invoice Order by Supplier

Shipping Item Ordered

Invoice Order Approving Invoice and Receiving Item Status Data Item Entry

D

Data Stock Updated on Inventories

Processing Sales

START Processing Transaction Sales into Costumer D Data Stock Verified Receiving Payment Costumer

Starting Point of Sales Mode

Processing Costumer Order Receipt

Generating Sales Order

Review Order

Generating Invoice

No

Print Invoice

E

Yes Invoice Payment delivered into Costumer

3.2 APPLICATION ARCHITECTURE (HOW) (CONT.)Analyze Report TransactionSTART

E

Data Stock Item Updated on Inventories

Data Record on Sales

Data Status Item Entry/ Out

Generating Reports Transaction based on Sales and Purchase Records

Review Data Records

Analyzing Reports on going Inventories

F

Data Record Purchase based Invoice from Suppliers

Printing All Records Transaction

Archiving

Report Transactions Both Sales, Inventories, and Purchased based on Data Record

3.4 HUMAN INTERFACE ARCHITECTURE (WHO)uc Use Case M odel

M ake PO

Purchasing

Analyzing M aterial Requirment

M anage Stock Opname

Inv entoris

Transaction

Updating List Item

Sales Validating Report

3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN)KOPERASI MAHASISWA STIKOM SURABAYAAdmin User / Control RoomDept. Inventories

Development Server

LAN intranet

Application Modul

Client User 56Kbps Database Server Data Mart

System Secutiry

Gigabit

Dept. Purchasing/Proc.

Application Server

LAN IntranetApplication Modul

Gigabit Client User Development System

System Secutiry

Dept. Sales / Retail

LAN IntranetBackup Storage Application Modul

Client User

3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN)INVENTORY CONTROLStatus Data Item Entry/Out Inventory Control : Manager Material Requisition (MR)

Data Stock Item

Monthly Review Data Reports

Automatically Updated every Status

Monthly Creating MR

PURCHASING MODE

Material Requisition Dept. Purchase : User

Purchase Order (PO)

Supplier

Purchase Invoicing

After Validated Monthly Analyze MR Entry List

Immediately Create PO based MR

Review MR Final Check After PO Validated Delivering into Supplier

Transmit PO

After Shipping Order Delivering Invoice of Purchase

3.5 PROCESSING STRUCTURE (WHEN) (CONT.)POINT OF SALES

Costumer Sales : Cashier on Duty

Data Item

Sales Order (SO)

Record Transaction Based Invoice

Starting POS On Entry Item Cart Order

Immediately Cross Checking Data Stock Item Review Automatically List Item Entried

After Conform List Creating SO Immediately Generating Invoice Daily Release Data Record Transactions

Review Data

3.6 Business Rule Model (why)1. System Model Dari uraian sistem diatas maka akan dibangun sistem penjualan dan pembelian yang disebut dengan point of sales (POS) Aplication

2.

Siklus Manajemen POS ini terdiri dari kegiatan : Manajemen 1. Pengadaan barang dengan pembelian kepada suplier 2. Pengendalian inventory dengan model minimal stock 3. Penjualan (direct sales) kepada end customer. Unsur Unsur yang terkait dalam manajemen ini antara lain : Manajemen 1. Bag. Gudang (Inventory Man) 2. Pengelola Bagian Pengadaan 3. Kasir 4. Admin. Report 5. Suplier 6. Customer.

3.