BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI DISEDIAKAN OLEH SITI NORFARAHIM BINTI ABDUL RAHIM 05DTP11F1027 DI SYARIKAT AM-ME SDN BHD 1 ST & 2 ND FLOOR LOT 9743 SUBLOT 33 TAMAN LEE LING PHASE 12 (SHOPHOUSE) JALAN MATANG 93050 KUCHING, SARAWAK Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal Politeknik Kuching Sarawak bagi memenuhi sebahagian dari syarat penganugerahan Diploma dari Kementerian Pendidikan Malaysia
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BUKU LAPORAN LATIHAN INDUSTRI
DISEDIAKAN OLEH
SITI NORFARAHIM BINTI ABDUL RAHIM
05DTP11F1027
DI
SYARIKAT AM-ME SDN BHD
1ST& 2ND FLOOR LOT 9743 SUBLOT 33
TAMAN LEE LING PHASE 12 (SHOPHOUSE)
JALAN MATANG 93050 KUCHING, SARAWAK
Buku laporan ini dikemukakan kepada Jabatan Kejuruteraan Mekanikal
Politeknik Kuching Sarawak bagi memenuhi sebahagian dari syarat
penganugerahan Diploma dari Kementerian Pendidikan Malaysia
POLITEKNIK KUCHING SARAWAK
SESI DISEMBER 2012
PENGHARGAAN
Assalamualaikum w.b.t dan selamat sejahtera, Alhamdulillah syukur ke hadrat
ilahi ke atas kurniaanNya, akhirnya saya dapat menyiapkan laporan Latihan Industri
dengan lengkap pada masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.Dalam ruangan ini
juga saya ingin menyampaikan rasa terima kasih sya kepada pihak Syarikat AM-ME
kerana telah memberikan banyak tunjuk ajar kepada saya selama 5 bulan saya menjalani
Latihan Industri di syarikat tersebut.
Jutaan terima kasih juga kepada jurutera-jurutera dan juruteknik-juruteknik
Syarikat AM-ME yang turut membantu member tunjuk ajar kepada saya walaupun
permulaannya sukar untuk mereka berkomunikasi dengan saya. Tidak lupa juga kepada
pengarah syarikat Tuan Haji Ahmad Mulana dan penyelia saya Cik Tay Hui Ya kerana
memberi kepercayaan kepada saya untuk menjalani latihan Industri di Syarikat AM-ME
Sdn.Bhd.
Saya juga ingin merakamkan ucapan terima kasih kepada pensyarah-pensyarah
Politeknik Kuching kerana banyak memberi tunjuk ajar dalam menyiapkan buku laporan
ini.Mereka banyak memberi tunjuk ajar dan nasihat kepada saya dan rakan-rakan sekelas
saya ketika di dalam kelas Soft Skill. Tidak lupa juga kepada kedua ibu bapa saya yang
turut menyumbang dari segi kewangan dan juga sokongan kepada saya. Dengan kata-
kata semangat dari keluarga menyebabkan saya yakin dalam membuat laporan.
Akhir sekali kepada rakan-rakan saya yang turut memberi sokongan dan
cadangan kepada saya untuk memebuat laporan ini.Tidak lupa juga kepada rakan
seperjuangan saya di Syarikat AM-ME.Sedikit sebanyak mereka telah membantu saya
dalam membuat kerja harian di tempat latihan.
ISI KANDUNGAN
BAB PERKARA MUKA SURAT
PENGHARGAAN
ISI KANDUNGAN
SENARAI RAJAH
BAB 1 PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
1.1 Pendahuluan
1.1.1 Objektif Latihan Industri
1.1.2 Objektif laporan
1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar
BAB 2 LATAR BELAKANG ORGANISASI
2.1 Pengenalan
2..1.1 Lokasi
2.1.2 Carta Organisasi
BAB 2 RINGKASAN MINGGUAN
3.1 Pendahuluan
1.2
BAB 1
PENGENALAN
1.1 PENDAHULUAN
Latihan Industri merupakan salah satu syarat wajib bagi semua pelajar Politeknik
kementerian Pengajian Tinggi Malaysia (KPTM). Pelajar disyaratkan lulus latihan
industri sebelum diperakukan untuk penganugerahan Diploma Politeknik (KPTM).
Tempoh Latihan Industri yang dijalankan oleh pelajar Politeknik adalah selama
kira-kira 5 bulan iaitu di mana pelajar akan menjalani Latihan Industri pada semester ke-
4.
Bermula dari Jun 2001, semua Politeknik di Kementerian Pengajian Tinggi
Malaysia melaksanakan sistem yang memberikan sepuluh mata kredit kepada pelajar
yang menjalani Latihan Industri.
Setiap pelajar yang akan menjalani Latihan Industri ditempatkan di organisasi
samada dipilih oleh pelajar sendiri atau pihak Politeknik bersesuaian dengan kursus yang
diambil. Semasa menjalani Latihan Industri di organisasi masing-masing, pelajar akan
didedahkan dengan suasana kerja yang sebenar yang tidak pernah berlaku di Politeknik
dan kehidupan seharian pelajar tersebut.
1.1.1 Objektif Latihan Industri
Latihan Industri ini adalah untuk mencapai objektif-objektif tertentu ke atas diri
seseorang pelajar tersebut sebelum mereka keluar sebagai graduan di Politeknik di mana
mereka akan mendapat peluang pekerjaan yang berkaitan dengan kursus yang diambil
dengan penganugerahan Diploma dari Politeknik.
Antara objektif latihan industri ialah untuk mendedahkan para pelajar dengan
suasana di alam pekerjaan yang sebenar. Selain itu, latihan ini juga akan melatih para
pelajar membina personality diri yang positif apabila menjalani latihan industri. Di
samping itu, objektif latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar melakukan sesuatu
tugas atau kerja dengan mendengar dan mengikut arahan yang diberi oleh pihak syarikat.
Latihan industri bertujuan untuk meningkatkan lagi minat pelajar terhadap kursus
yang diambil serta memupuk semangat kerjasama berpasukan dalam diri pelajar ketika
dia alam pekerjaan. Selain itu, latihan ini juga adalah untuk melatih pelajar supaya
mematuhi peraturan-peraturan keselamatan industri yang telah ditetapkan.
Dengan adanya latihan industri jugalah, pelajar akan dapat menyediakan laporan
latihan Industri dengan lengkap setelah tamat Latihan Industri untuk dinilai oleh pihak
Politeknik sebagai bukti bahawa pelajar tersebut ada menjalani latihan di syarikat
tersebut.
1.1.2 Objektif Laporan
Laporan yang disediakan penting sebagai bahan bukti dan hasil catatan
perjalanan aktiviti pelajar sepanjang mereka menjalani Latihan Industri bagi memenuhi
sebahagian syarat penganugerahan Diploma. Di Politeknik atau dimana-mana institut
pengajian tinggi, para pelajar diwajibkan menunjukkan buku laporan mereka kepada
pensyarah bagi mereka membuat penilaian yang telah ditetapkan di dalam peraturan
Latihan Industri.
Laporan Latihan Industri juga boleh dijadikan bahan rujukan kepada pelajar yang
lain yang akan menjalani Latihan Industri. Laporan ini juga dapat menunjukkan kerja-
kerja yang dilakukan oleh pelajar sepanjang mereka menjalani latihan industri di
syarikat masing-masing.
Tujuan utama pihak Politeknik mewajibkan penulisan buku laporan adalah untuk
memberikan latihan kepada para pelajar agar dapat menyediakan buku laporan yang
sempurna apabila berada di alam pekerjaan kelak.
Selain itu, laporan yang hendak ditulis mestilah lengkap dan teratur bagi
mendapatkan markah terbaik dalam penulisan buku laporan ini. Buku laporan ini akan
diperiksa dan diteliti oleh pihak Politeknik bagi memastikan para pelajar menjalani
Latihan Industri mengikut masa yang ditetapkan oleh pihak Politeknik.
1.1.3 Kepentingan Latihan Industri kepada pelajar
Setiap pelajar Politeknik wajib menjalakan latihan industry. Latihan ini akan
dijalankan selama satu semester atau 5 bulan. Latiihan ini merupakan satu titik
permulaan alam pekerjaan yang sebenar yang sememangnya berhubung dengan apa
yang telah dipelajari sepanjang sesi pengajian.
Terdapat banyak kepentingan latihan industri ini kepada pelajar. Setiap palajar
harus tahu tentang kepentingan latihan industri dalam sistem pembelajaran. Justeru itu,
pelajar hendaklah memanfaatkan peluang sepanjang tempoh latihan. Antara kepentingan
latihan industri kepada pelajar adalah untuk melepaskan syarat utama yang diwajibkan
ke atas pelajar-pelajar Politeknik bagi mendapatkan Diploma.
Selain itu, latihan ini juga membolehkan pelajar mendapat pengalaman dan
pengetahuan dalam kursus yang diamnil sebelum menceburi mana-mana bidang
pekerjaan yang berkaitan atau sesuai dengan ursus yang diambil. Ini akan menjadi
bekalan kepada pelajar dan seterusnya meningkatkan keyakinan diri dalam menghadapi
realiti di alam pekerjaan yang sebenar.
Latihan Industri ini juga dapat membantu meningkatkan kefahaman pelajar
dalam sistem pembelajaran yang berasaskan teori. Dengan adanya latihan industri ini,
pelajar akan lebih memahami apa yang telah dipelajari secara amali dan dapat
membentuk seorang pelajar yang berpengetahuan tinggi dan berkemahiran dari segi
amali mahupun teori. Dengan erti kata lain, para pelajar akan memperolehi lebih banyak
pengalaman dan memiliki pengetahuan yang lebih dengan menggabungkan ilmu dari
segi teori dan amali.
BAB 2
LATAR BELAKANG ORGANISASI
2.1 PENGENALAN
Syarikat AM-ME Sdn Bhd (SASB) telah ditubuhkan pada 18/04/2000 sebagai
sebuah syarikat kontraktor elektrik.Dari segi sejarah penubuhannya, SASB sebenarnya
adalah berasal daripada Syarikat AM Electrical Works (AMEW) iaitu sebuah syarikat
jenis perseorangan yang berdaftar sebagai kontraktor elektrik dan bertaraf Bumiputra
dengan Pusat Khidmat Kontraktor, CIDB, Jabatan Bekalan Elektrik dan Gas, Pejabat
Kewangan Persekutuan, Unit Pendaftaran Konraktor, SESCO dan Telekom Malaysia
Berhad. Secara umumnya, segala urusan yang berkaitan dengan AMEW termasuklah
kakitangan atau pekerjanya telah diambil alih sepenuhnya oleh pengurusan yang baru
dengan tertubuhnya SASB.
Sejajar dengan kemunculan alaf baru ini, SASB ditubuhkan dengan tujuan untuk
memperluas/memperkembangkan lagi operasinya keseluruh Malaysia dan menyertai
atau memperolehi kontrak yang lebih besar kosnya. Semasa masih dibawah AMEW,
syarikat hanya beroperasi di Sarawak, Sabah dan Labuan sahaja.
Kakitangan yang terdiri daripada pekerja yang berpengalaman telah berjaya
menyiapkan kerja-kerja yang dibuat dengan bermutu tanpa mengira saiz dalam tempoh
yang ditetapkan. Disamping itu, kedudukan kewangan yang kukuh serta perhubungan
yang baik telah mayakinkan para pembekal kami untuk bekerjasama dimana mereka
telah member kemudahan kredit dan harga yang kompotetif.
Dengan adanya kakitangan yang berpengalaman, rekod kerja yang baik dan
kemudahan kredit serta harga barang yang kompotetif daripada pembekal, maka tidak
hairanlah mengapa kami berjaya mendapat beberapa projek yang besar dalam setahun
serta berulang daripada pelanggan yang sama.
Pada 8hb oktober 2003, SASB telah Berjaya memperolehi Sijil ISO 9001-2000
(Quality Management System) daripada Allied Certification Services. Ini adalah sebagai
salah satu inisiatif kami untuk maju setapak ke hadapan.
Selaras dengan hasrat kerajaan untuk mewujudkan masyarakat yang berdaya
saing dan berdaya maju menjelang Wawasan 2020, kami akan berusaha member
perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan kami tanpa mengira saiz atau lokasi kerja
yang dibuat. Sokongan padu daripada pelanggan yang berpuashati dengan perkhidmatan
yang kami berikan akan membantu kami untuk muncul sebagai sebuah Syarikat
Kontraktor Elektrik Bumiputra yang berjaya menjelang Wawasan 2020.
2.1.1 LOKASI
Pejabat Syarikat AM-ME Sdn.Bhd terletak di Tingkat 1 dan 2 Lot 9743 Sublot 33
Taman Lee Ling Fasa 12 (Shophouse) Jalan Matang 93050 Kuching Sarawak.
Manakala,stor syarikat ini terletak di Lot 4567, Lorong 6A1 Taman Matang Jaya, Jalan
Matang 93050 Kuching, Sarawak.
2.1.2 CARTA ORGANISASI
PENGARAH URUSANHJ.AHMAD MULANA BIN HASSAN
JURUTERAMOHAMMAD BIN ALI
ELSA BINTI AHMAD MULANA
EKSEKUTIF KESELAMATANMOHD.RIZAL BIN AHMAD MULANA
BAHAGIAN TEKNIKAL
PENYELIA/ORANG KOMPETEN
MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANAMOHD RIZAL BIN AHMAD MULANA
MUSTAFAR BIN AHMAD MULANA
RAMLAN BIN AHMADAZYZZY BIN JOHARI
ZURAKMAN BIN ZULKIPLEE
KHASRI BIN MAHEDINMOHD ZAMRIE BIN MOS
BAHAGIAN PROJEK
MOHD ZAMRI BIN AHMAD MULANA
MOHAMMAD BIN ALI
BAHAGIAN PROJEK(PENTADBIRAN)
ELSA BINTI AHMAD MULANA
TAY HUI YAAZALAN BIN JUNAIDI
BAHAGIAN PENTADBIRAN/AKAUN AM-ME
AIDAWATY BIN HUSAINITAY HUI YA
BAB 3
RINGKASAN MINGGUAN
3.1 PENDAHULUAN
Dalam menjalani latihan industri, saya telah di dedahkan dengan banyak
perkara yang baru. Selain mempraktikkan apa yang telah dipelajari di politeknik, saya
juga telah didedahkan dengan peraturan-peraturan dan etika syarikat dan ianya perlu
dipraktikkan setiap kali saya berada di syarikat di mana saya menjalani latihan industri.
Ketika menjalani latihan industri di syarikat ini, saya telah ditempatkan di bahagian
pengurusan. Dalam menjalani latihan industri, saya telah diberi masa selama 8 jam 1/2
sehari, bermula dari jam 08.00 a.m – 05.30 p.m setiap hari bermula dari hari Isnin –
Sabtu. Berikut merupakan ringkasan mingguan ketika saya menjalani latihan industri
selama 22 minggu.
3.2 RINGKASAN MINGGU PERTAMA HINGGA KE 20
MINGGU AKTIVITI
1 & 2 Mendaftar di Syarikat AM-ME Sdn. Bhd pada jam
8.00 pagi
Mengisi buku dokumen keluar/masuk
Belajar cara-cara pemfailan sesuatu dokumen
Belajar dan mengetahui tujuan membuat ‘Purchase
Order (PO)’
Membuat label dan melabel alat elektronik bagi
Program 5S iaitu susun,sisih,sapu,seragam dan
sentiasa amal
Fotokopi dokumen ‘Bank Guarantee’ bagi projek
Celcom
Menaip rumusan sebut harga kerja elektrik bagi projek
MRSM
Melipat ‘Shop Drawing’
Gotong-royong sempena Tahun Baru 2013 (Program
5S) selama tiga hari
3&4 Membuat pemfailan
Menyediakan dokumen-dokumen untuk ‘Claim 10%’
bagi projek Celcom
Memasang rak besi untuk diletakkan di dalam stor fail
Mengira jenis lampu
Menaip senarai lampu
Membuat ‘Purchase Order (PO)’ dan ‘Delivery Order
(DO)’ bagi projek Celcom
Membuat ‘Request of Work Order’ untuk setiap tapak
bagi projek Celcom
Membuat ‘Renewal of Banking Facilitys’
5&6 Membuka fail baru untuk Projek Celcom
Fotokopi ‘Invoice’ untuk setiap tapak untuk rujukan
akauntan
Membuat pemfailan
Membuat surat rasmi bagi penamatan penyewaan
incubator bagi tiga syarikat
Membuat salinan katalog untuk dilampirkan bersama
dokumen tender yang lain bagi projek Jabatan Kimia
Bintulu
Mencari ‘resume’ yang terbaru bagi jawatan ‘Site
Engineer’ dan ‘Supervisor’
Fotokopi ‘Collateral Deposit’ untuk setiap tapak bagi
projek Celcom
Fotokopi dokumen lessen untuk Sungai Antu bagi
projek Celcom
Menaip senarai lampu
Mengemas Pejabat. Mengemas pejabat adalah rutin
pekerja setiap minggu
7&8 Membuat pemfailan
Mengemaskini PO & DO projek Celcom
Membuat fotokopt insuran untuk setiap tapak bagi
projek Celcom
Menyediakan dokumen untuk membuat ‘Celcom
Claim 40%’ bagi projek Celcom
Mengisi buku dokumen keluar/masuk
Pergi ke Syarikat Tiong hee untuk membuat
pembayaran servis lori syarikat
Membuat ‘Administration & Finance monthly meeting
2013’
Mengira jenis lampu
Menampal bahan-bahan elektronik di papan untuk
membuat ‘Sample Board’ bagi Jabatan Kimia Bintulu
9&10 Mendengar arahan dari penyelia sepanjang penyelia
tiada seperti:-
- Merekod dokumen keluar/masuk
- Cop fax yang datang
- Merekod segala panggilan dari luar
Melipat ‘Shop drawing’
Mengemaskini fail setiap tapak bagi projek ‘Celcom’
Membuat empat salinan laporan bagi projek Jabatan
Kimia Bintulu
Menaip surat ‘Final Acceptance Certificate (FAC)’
bagi projek Bekalan Elektrik Luar Bandar
Mengemas fail di bilik stor dari tahun 1999 hingga
2012 selama empat hari berturut-turut
Fotokopi ‘Schematic diagram’ iaitu ‘distribution board
(DB)’ dan ‘main switch board (MSB)’ dalam bentuk
saiz A4 bagi projek Pembinaan Sekolah Baru 12 Bilik
Darjah SK Landeh
11&12 Menyemak jumlah jenis pendawaian di dalam lukisan
Membuat pemfailan
Membuat ‘Summary details for supervisor and general
worker’
Membuat DO untuk empat tapak iaitu:-
- Kpg kaba
- Rumah Tujang
- Rumah Segan
- Sg.Strass
Belajar menggunkan ‘User Business System (UBS)’
untuk menguruskan stok Jabatan Kimia
Mengikuti mesyuarat bersama pengarah dan staf
Mengemaskini PO bagi projek Celcom
Membuat fotokopi dokumen untuk ‘Celcom Claim
40%’
Mengisi boring kehadiran pelajar praktikal bagi bulan
dua pelajar dari LSK
Belajar menggunkan UBS
Memasukkan stok item bagi Jabatan Kimia Bintulu
dengan menggunakan UBS
Membuat ‘Summary of UBS’
Membuat pemfailan
Fotokopi ‘Company Profile’ untuk dilampirkan
bersama tender
Fotokopi ‘BPM Claim’ bagi projek Celcom
13&14 Menaip semula ‘Schedule of Price’ bagi projek Felcra
Samarahan Palm Oil Mill, Sarawak
Fotokopi katalog untuk dilampirkan bersama tender
Membuat pemfailan
Membuat fotokopi ‘Provisional Acceptance Certificate
(PAC)’ bagi projek Celcom
Mengemaskini PO Celcom bagi bulan 3
Menyemak bahagian katalog dalam kontrak dan
katalog fail JKR untuk dihantar ke JKR bagi projek
Jabatan Kimia, Bintulu
Membuat ‘retention claim’ 12 tapak bagi projek
Celcom Batch 1
Medengar dan melihat cara-cara menggunakan
Microsoft Project daripada jurutera
Membuat DO bagi projek Celcom batch 2 part 2
Membalut ‘drawing’ Jabatan Kimia, Bintulu untuk
dibawa oleh Pengarah untuk mesyuarat di Kuala
lumpur
15&16 Fotokopi DB/MSB dari ‘drawing’ untuk di buat sebut
harga oleh bagi….. tender Komplek Majlis Islam Miri,
Sarawak
Mengira jenis lampu bagi tender Komplek Majlis
Islam Miri, Sarawak
Membuat pemfailan
Membuat ‘retention claim’ bagi projek Celcom batch 1
Part 1
Fotokopi ‘Bill of Quantity (BQ)’ bagi tender Komplek
Majlis Islam Miri, Sarawak
Mengisi buku keluar/masuk
Membuat ‘Summary Details for Mechanical Engineer
17&18 Membuat DO untuk Jabatan Kimia dengan
menggunkan UBS
Membuat pemfailan
Fotokopi katalog dan dokumen tender untun tender
Komplek Majlis Islam, Miri
Membuat ‘retention claim’ untuk projek Celcom
Batch 1 Part 1 dan Celcom Batch 2 part 2
Mengajar asas penggunaan UBS kepada jurutera
elektrik
Mengisi borang ‘mock-up’
19&20 Membuat DO & PO bagi projek Jabatan Kimia dengan
menggunakan UBS
Membuat pemfailan
Membuat ‘summary details for UBS’
Cop borang Mock Up
Mengisi buku dokumen keluar/masuk
Fotokopi catalog bagi projek Jabatan kimia, Bintulu
Membuka fail bagi pekerja teknikal yang baru
Membuat senarai nama pekerja yang bertugas untuk
projek Jabatan Kimia, Bintulu
BAB 4
BAHAGIAN TEKNIKAL
4.1 5S
4.1.1 PENGENALAN
5S merupakan satu amalan budaya dalam masyarakat Jepun. Mula diperkenalkan di
Singapura pada tahun 1986 dan telah diamalkan dengan jayanya di sana. Amalan ini
kemudiannya dipraktikkan di Malaysia, Thailand, Korea, China, India, Indonesia, Sri
Lanka, Russia, Hungary, Poland, Bulgaria, Colombia, Uruguay, Brazil, Costa Rica dan
Mexico.Amalan 5S merupakan asas kepada peningkatan kualiti dan produktiviti secara
berterusan.5S ialah singkatan kepada perkataan Jepun iaitu:
SEIRI ertinya SISIH
SEITON ertinya SUSUN
SEISO ertinya SAPU
SEIKETSU ertinya SERAGAM
SHITSUKE ertinya SENTIASA AMAL
Amalan 5S sangat popular pada masa kini kerana dengan adanya amalan ssebegini,
tempat kerja lebih bersih dan tersusun dan lebih selamat.Hasil daripada amalan ini
mudah dilihat oleh semua orang dan sedikit sebnayak menjana pemikiran kreatif
kakitangan. Malah, ia dapat meningkatkan disiplin semulajadi kepada kakitangan serta
kakitangan akan berbagga dan menghargai tempat kerja. Di samping itu juga, ia dapat
meningkatkan keyakinan masyarakat terhadap perkhidmatan agensi.
4.1.2 AMALAN 5S
4.1.2.1 SEIRI – SISIH
Sisih adalah menyisih dan membuang barang atau dokumen yang tidak perlu di
tempat kerja dengan mengasingkan barang atau dokumen mengikut keadaan dan
keperluan.Patuhi prosedur yang sedang berkuatkuasa bagi penyisihan barang/dokumen
yang perlu dilupuskan. Gunakan Sistem Kad Pembuangan iaitu:-
Hijau - Buang/Sisih
Kuning - Tidak Pasti
Merah - Simpan
4.1.2.2 SEITON – SUSUN
Susun adalah menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil
dan disimpan semula. Ikuti kaedah `Masuk Dulu Keluar Dulu’ ( First In First Out) untuk
menyimpan sesuatu barang atau dokumen. Selain itu, wujudkan tempat khas untuk
sesuatu barang dengan jelas. Semua barang dan tempatnya mesti ditunjuk dengan label
yang jelas. Letakkan barang di tempat yang mudah dilihat, mudah dikesan dan disimpan
semula.Asingkan peralatan eksklusif dengan peralatan biasa.Peralatan yang kerap
digunakan mestilah diletakkan berhampiran dengan pengguna bagi memudahkan
pengguna mengguna peralatan itu.
4.1.2.3 SEISO – SAPU
Sapu dimaksudkan disini adalahmembersih tempat kerja dan peralatan pejabat
dengan rapi supaya bebas dari kekotoran.Amalkan amalan SAPU ini selama 5 – 10
minit setiap hari sebelum tamat waktu pejabat. Tugaskan penjaga bagi setiap peralatan
atau ruang (ownership) bagi memastikan paralatan atau ruang dalam keadaan yang
bersih.Selain itu, gabungkan aktiviti pembersihan dengan pemeriksaan supaya dapat
mengenalpasti amalan ini dilakukan dengan lancer atau tidak.
4.1.2.4 SEIKETSU – SERAGAM
Seragam ialah mengamalkan Sisih, Susun dan Sapu secara berkesan.Wujudkan
peraturan atau etika untuk dipatuhi.Lekatkan peraturan atau etika pada peralatan atau
ruang yang digunakan bersama. Dengan adanya peraturan dan etika pada setiap
peralatan dan ruang, ia akan mewujudkan rasa tanggungjawab seseorang pekerja
terhadap sesuatu.
4.1.2.5 SHITSUKE - SENTIASA AMAL
Dengan mempraktikkan Amalan 5S, ia dapat mendisplinkan kakitangan di
tempat kerja.Selain itu, mereka akan sentiasa mematuhi peraturan atau etika yang
disediakan sehingga menjadi budaya di tempat kerja dan bekerjasama serta berfikiran
positif di samping dapat menjadi seorang yang profesional.
4.2 FAKTOR KEJAYAAN AMALAN 5S
Salah satu faktor kejayaan Amalan 5S ialah sokongan dan komitmen berterusan
dari pengurusan atasan dengan penegasan yang diberikan. Amalan 5S ini bermula
dengan kesedaran, latihan, pemantauan dan penilaian walaupun pada mulanya ia akan
menjadi sesuatu yang remeh dikalangan kakitangan. Semua orang
wajibmengamalkannya dan tiada siapa yang memerhati sahaja. Dengan mengulangi
putaran 5S, ia akan mencapai tahap yang lebih tinggi dan menjadikannya budaya.
4.3 KESAN AMALAN 5S
Kesan daripada Amalan 5S ialah tempat kerja lebih bersih, kemas, selamat dan
selesa. Malah, kakitangan akan seronok bekerja dalam suasana yang sebegitu. Selain itu,
dapat menjana pemikiran kreatif dan meningkatkan disiplin, kecekapan dan
produktiviti.Amalan 5S ini juga dapat memupuk semangat kerja berpasukan dan
mengurangkan pembaziran.Ia juga dapat menjimatkan masa pencarian dokumen dan
membina budaya kualiti.
4.4 LANGKAH KE ARAH PELAKSANAAN PROGRAM 5S
4.4.1 LANGKAH 1 (PERSEDIAAN)
Pengurusan tertinggi mestilah memahami falsafah dan faedah 5S. Selain itu,
perlulah mengadakan lawatan organisasi model 5S. Pengurusan tertinggi memberi
sokongan yang padu bagi pelaksanaan Amalan 5S dan menubuhkan jawatankuasa
pemandu 5S serta melantik penyelia bagi Amalan 5S dan melatih penyelia dan
jawatankuasa 5S.
Tugas pemandu adalah menentukan arah keseluruhan pelaksanaan 5S dan
membentuk pelan pelaksanaan. Selain itu, pemandu 5S juga menentukan belanjawan
serta sumber-sumber kewangan dan menetapkan polisi, peraturan serta garis panduan.
Mengenalpasti ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua kumpulan adalah tugas
pemandu. Pemandu juga menetapkan sistem ganjaran, Mengawasi dan menilai kemajuan
pelaksanaan dengan jawatankuasa audit serta mengawal kemajuan program dengan
pembentukan standard yang sesuai berkaitankebersihan.
4.4.2 LANGKAH 2 (PELANCARAN RASMI OLEH PIHAK PENGURUSAN
TERTINGGI)
Pada langkah kedua ini, pengurusan tertinggiakan mengumumkan pelaksanaan
program 5S dan menerangkan objektif program 5S kepada semua pekerja. Pengurusan
tertinggi juga akan menghebahkan carta organisasi 5S dan tugas serta tanggungjawab
kumpulan kecil kakitangan. Beliau juga akan memastikan penyediaan alat-alat promosi
seperti kain rentang, poster, kertas edaran, lencana dan sebagainya sudah dilakukan.
Akhir sekali, mengadakan latihan 5S, luaran atau dalaman serta lawatan ke organisasi
contoh kepada semua kakitangan.
4.4.3 LANGKAH 3 (GOTONG-ROYONG SEMUA PEGAWAI DAN
KAKITANGAN)
Selepas pengurusan tertinggi mengumumkan pelaksanaan 5S, anjurkan gotong-
royong.Semua pegawai dan kakitangan akan diberi tanggungjawab kumpulan kecil di
seluruh kawasan mengikut zon. Sediakan alat dan bahan mencuci secukupnya.Aktiviti
ini termasuk membuat SISIH atau mengasing dan mengenal pasti barang yang tidak
perlu.Gotong-royong 5S ini perlu diadakan secara berterusan mengikut keperluan dan
matlamat.
4.4.4 LANGKAH 4 (PERMULAAN SISIH)
Sediakan kaedah membuang barang yang tidak perlu di kawasan tempat kerja
(kad pembuangan).Aktiviti SISIH diamalkan oleh semua orang untuk menyisih barang
buangan selepas Hari Gotong-Royong (Big Cleaning Day).Pada hari gotong-royong ini,
kenalpasti dan asingkan barang tidak perlu untuk pelupusan dan direkodkan (jika
perlu).Barang yang tidak perlu milik organisasi perlu dikaji dahulu untuk mendapat
kelulusan pengurusan sebelum tindakan diambil. Item yang tiada nilai dan senang
dibuang mestilah dibuang dengan segera manakala item yang ada nilai dan boleh dijual
mestlah cari pembeli yang menawarkan harga yang tinggi.Aktiviti SISIH perlu
dilakukan secara berterusan mengikut keperluan.
Pada hari gotong-royong, setiap orang perlu mengenal pasti barang atau bahan
yang tidak diperlukan.Adakan “HARI SISIH - BIG SEIRI DAY” 2 kali setahun dan
fokus utama adalah pembuangan bahan atau item yang tidak diperlukan.Semasa aktiviti
harian 3S (SISIH, SUSUN dan SAPU), setiap orang cuba untuk membuang item yang
tidak perlu dan mengelak dari mengumpul barang atau bahan yang tidak diperlukan.
Ketua bahagian dan juruaudit 5S melawat tempat kerja dan berbincang dengan
pemudahcara berkenaan pembuangan barang atau bahan yang tidak diperlukan.
4.4.5 LANGKAH 5 (AMALAN SISIH, SUSUN, SAPU)
SEIRI : Buang barang/bahan yang tidakdiperlukan dan tidak digunakan, gunakan ruang
secara ekonomikal.
SEITON : Perbaiki lokasi dan kaedah penyimpanan barang supaya masa mencari dan
mengambil dapat diminimumkan.
SEISO : Patuhi jadual mencuci dan memeriksa peralatan dan keselamatan bagi
mewujudkan tempat kerja yang cekap, selesa dan selamat.
Amalan SUSUN mempunyai tujuh prinsip iaitu yang pertama, ikut kaedah
‘MASUK DAHULU KELUAR KEMUDIAN’ (FIFO) untuk menyimpan sesuatu.
Wujudkan tempat khas untuk sesuatu item dengan jelas. Semua barang atau bahan dan
tempatnya mesti ditunjuk dengan label yang jelas supaya mudah untuk dikenal pasti
apabila hendak digunakan. Selain itu, letakkan barang atau bahan di tempat yang mudah
diambil dan disimpan semula. Akhir sekali,asingkan alatan eksklusif dan yang
biasa.Alatan yang kerap digunakan diletak dekat atau berhampiran pengguna.
LANGKAH 6 (AUDIT BERKALA)
Bagi langkah yang terakhir, adakan audit dalaman 5S dan rancang sistem
galakan. Dan jalankan audit dalaman 5S secara berterusan. Untuk memeriahkan lagi
suasana program amalan 5S ini, wujudkan pertandingan antara bahagian untuk
mengekalkan aktiviti 5S dan berikan anugerah secara berkala kepada kumpulan
pemenang bagi menghargai penyertaan mereka. Adakan lawatan sambil belajar ke
organisasi yang mengamalkan 5S untuk bertukar idea bagi berkongsi idea dan
menambahkan pengalaman. Menganjurkan pertandingan antara bahagian atau unit bagi
mengelakkan aktiviti 5S terhenti dan rancang aktiviti peningkatan kualiti yang baru.
4.5 KESIMPULAN
Pelaksanaan 5S melibatkan semua peringkat kakitangan dan kakitangan perlu
diberi kesedaran melalui kempen 5S.Latihan Amalan 5S untuk pemudahcara dijalankan
secara dalaman serta jawatankuasa Pemandu ditubuhkan di mana ahli terdiri daripada
ketua-ketua bahagian. Jawatankuasa Kerja (Promosi, Latihan dan Audit) dilantik dan
dipengerusikan oleh ketua-ketua bahagian untuk merancang aktiviti secara
menyeluruh.Pelan tindakan pelaksanaan 5S disediakan oleh setiap jawatankuasa kerja
dalam tempoh ditentukan. Status pencapaian aktiviti dibentangkan dalam mesyuarat
pengurusan untuk makluman dan tindakan.
Pemudahcara perlu memberi laporan kepada ketua bahagian masing-masing
untuk maklumat dan sokongan. Pemudahcara dibenarkan mengadakan perbincangan
dengan ahli kumpulan di bawah kelolaannya untuk memberi galakan dan sokongan demi
kejayaan 5S.Kumpulan 5S digalakkan mengadakan perbincangan ringkas seminggu
sekali bagi merancang dan memantau perkembangan aktiviti 5S di kawasan zon masing-
masing. Kumpulan 5S juga dikehendaki menyediakan pelan tindakan untuk pembaikan
di zon sendiri.Gunakan sudut 5S untuk maklumat tentang aktiviti 5S.
PESANAN BELIAN(PO) DAN PESANAN PENGHANTARAN(DO)
5.1 PESANAN BELIAN (PURCHASE ORDER /PO)
Satu pesanan belian (PO) adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh
pembeli kepada penjual, menunjukkan jenis, kuantiti, dan bersetuju harga bagi produk
atau perkhidmatan penjual menyediakan kepada pembeli. Menghantar pesanan
pembelian kepada pembekal merupakan tawaran undang-undang untuk membeli produk
atau perkhidmatan.
Penerimaan pesanan belian oleh penjual biasanya membentuk satu kontrak antara
pembeli dan penjual. Jadi, kontrak tidak wujud sehingga pesanan belian diterima. Ia
digunakan untuk mengawal pembelian produk dan perkhidmatan dari pembekal luar.
Membuat pesanan pembelian adalah biasanya langkah pertama dalam proses pembelian
sesuatu barang.
5.2 PESANAN PENGHANTARAN (DELIVERY ORDER/DO)
Pesanan Penghantaran (DO) adalah dokumen dari pengirim, atau pemilik kargo
yang perintah pembebasan pengangkutan kargo kepada pihak lain. Biasanya perintah
bertulis membenarkan penghantaran langsungbarangan kepada pembawa gudang, atau
orang lain yang dalam perjalanan perniagaan biasa mereka gudang resit isu atau bil
muatan.
Menurut Kanun Perdagangan Seragam, perintah penyampaian merujuk kepada
suatu perintah yang diberikan oleh pemilik barang-barang kepada orang dalam milikan
mereka (pengangkut atau gudang) mengarahkan orang untuk menyampaikan barang itu
kepada orang yang bernama dalam perintah itu.
6.1 PEMFAILAN
6.1.1 SISTEM FAIL
Sistem fail adalah satu proses penyimpanan segala rekod dan dokumen untuk
simpan selamat atau satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir. Ia juga merupakan
satu proses klasifikasi penyusunan, penyimpanan dan pelupusan rekod supaya mudah
diperolehi dengan cepat bila dikehendaki.
Tujuan pemfailan ialah untuk membantu agensi awam melaksanakan urusan
pentadbiran pejabat dengan lebih cekap, teratur dan berkesan serta memperkemaskan
Arahan perkhidmatan sedia ada supaya ianya sentiasa relevan dan dapat dijadikan
panduan kepada agensi awam.
Selain itu, ia juga dapat mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik,
cekap dan berkesan di jabatan dan membantu pegawai atau staf yang terlibat dengan fail
dan surat dalam kerja-kerja mereka. Di samping itu juga ia dapat membantu pegawai
atau staff yang terlibat dengan fail dan surat dalam kerja-kerja mereka.
Sistem ini digubal berasaskan Arahan Perkhidmatan dan ditambah baik dengan
mengambil kira kemajuan teknologi maklumat dan multimedia di samping mengekalkan
kaedah pelaksanaan tugas secara tradisional terutamanya di jabatan atau agensi yang
kecil. Rujukan hendaklah dibuat pada pekeliling, surat pekeliling atau peraturan lain
yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa berkaitan dengan Panduan Pengurusan
Pejabat. Kepentingan pengurusan fail ini membolehkan maklumat yang terkandung di
dalamnya dikawal dan dicapai dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti
diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.
7.1 SHOP DRAWING
7.1.1 PENGENALAN
Sebuah lukisan kedai adalah lukisan atau set lukisan yang dihasilkan oleh
kontraktor, pembekal, pengilang, sub-kontraktor, atau pembuat. ‘Shop drawing’
biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap. Contoh termasuk lif, struktur keluli,
kekuda, pra-tuang, tingkap, peralatan, kabinet, unit pengendalian udara dan
millwork.Juga penting adalah pemasangan dan penyelarasan lukisan kedai perdagangan
seperti lembaran ductwork logam, paip, paip, perlindungan kebakaran, dan elektrik.
‘Shop drawing’tidak dikeluarkan oleh arkitek dan jurutera di bawah kontrak
mereka dengan pemilik. ‘Shop drawing’ ialah pengeluar atau versi kontraktor disediakan
maklumat yang ditunjukkan dalam dokumen pembinaan. ‘Shop drawing’ biasanya
menunjukkan lebih terperinci daripada dokumen-dokumen pembinaan. Ia diambil untuk
menjelaskan pemasangan barang-barang untuk anak-anak kapal pengeluaran pengilang
atau krew pemasangan kontraktor. Gaya ‘shop drawing’biasanya adalah amat berbeza
daripada lukisan arkitek itu. Penekanan utama lukisan kedai adalah pada produk tertentu
atau pemasangan dan tidak termasuk catatan mengenai produk dan pemasangan lain,
melainkan jika integrasi dengan produk yang berkenaan adalah perlu.
Istilah ‘shop drawing’ merujuk dengan gambar, gambar rajah,ilustrasi, jadual,
kepingan potong, pemasangan pengilang risalah dan data yang lain atau maklumat yang
khusus disediakan atau dipasang oleh atau bagi kontraktor dan diserahkan oleh
kontraktor untuk menggambarkan beberapa sebahagian daripada kerja-kerja
projek.Lukisan kedai biasanya disediakan oleh pakar subkontraktor atau fabrikasi dan
biasanya diperlukan untuk komponen pasang siap, seperti lif, kekuda, pra-tuang,tingkap,