LAPORAN KEGIATAN PELAKSANAAN AUDIT MUTU ...

LAPORAN KEGIATAN

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

ISO 9001:2015 Institut Agama Islam Negeri

Syekh Nurjati Cirebon Tahun 2018

PENGESAHAN Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:

Ketua LPM, Wakil Rektor I, Rektor,

Dr. Hj. Septi Gumiandari, M.Ag Dr. Saefudin Zuhri, M.Ag Dr. H. Sumanta, M.Ag No. Dokumen : /In.08/L.II/AMI/11/2018 No. Revisi : 00 Tanggal Terbit : 14 November 2018 Halaman : 1 dari 18

PERINGATAN

Dokumen ini adalah milik IAIN Syekh Nurjati Cirebon dan TIDAK DIPERBOLEHKAN dengan cara dan alasan apapun dibuat salinannya

tanpa seijin Ketua Lembaga Penjaminan Mutu

Alamat: Jl. Perjuangan By Pass Sunyaragi Cirebon 45132, Faks. (0231) 489926. Homepage: www.syekhnurjati.ac.id – Email: [email protected]

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Perguruan tinggi didedikasikan untuk: (1) menguasai, memanfaatkan,

mendiseminasikan, mentransformasikan dan mengembangkan ilmu pengetahuan,

teknologi, dan seni (ipteks), (2) mempelajari, mengklarifikasikan dan melestarikan

budaya, serta (3) meningkatkan mutu kehidupan masyarakat. Oleh karena itu

perguruan tinggi sebagai lembaga melaksanakan fungsi tridarma Perguruan Tinggi,

yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, serta mengelola

ipteks. Untuk menopang dedikasi dan fungsi tersebut, perguruan tinggi harus

mampu mengatur diri sendiri dalam upaya meningkatkan dan menjamin mutu

secara terus menerus, baik masukan, proses maupun keluaran berbagai program

dan layanan yang diberikan kepada masyarakat.

Dalam rangka mewujudkan akuntabilitas publik, perguruan tinggi harus

secara aktif membangun sistem penjaminan mutu internal. Untuk membuktikan

bahwa sistem penjaminan mutu internal telah dilaksanakan dengan baik dan benar,

perguruan tinggi harus diakreditasi oleh lembaga penjaminan mutu eksternal.

Penjaminan mutu pendidikan tinggi di perguruan tinggi adalah proses

penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan perguruan tinggi secara

konsisten dan berkelanjutan sehingga stakeholder dan pihak lain yang

berkepentingan akan mencapai kepuasan. Adapun tujuan penjaminan mutu

adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara

berkelanjutan yang ditetapkan perguruan tinggi secara internal untuk

mewujudkan visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan stakeholder melalui

penyelenggaraan tri darma perguruan tinggi.

Audit Mutu Internal (AMI) ISO 9001:2015 adalah Pengujian sistematik dan

mandiri untuk menetapkan apakah kegiatan mutu dan hasil yang berkaitan sesuai

dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan-pengaturan yang

disebut ini diterapkan secara efektif dan sesuai untuk mencapai tujuan, sesuai

dengan klausul 1- 10 ISO 9001:2015

Adapun tujuan Audit adalah untuk: Menentukan kepatuhan terhadap Sistem

Manajemen dan Kebijakan Mutu yang telah ditetapkan, Menentukan keefektifan

pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja

Kunci). Menyempurnakan Sistem Manajemen dan Kebijakan Mutu, untuk Memenuhi

persyaratan peraturan yang telah dibuat.

Sistem manajemen mengacu pada apa yang organisasi lakukan untuk

mengelola proses, atau aktivitas, sehingga produk atau jasa memenuhi tujuan yang

telah ditetapkannya sendiri, seperti: Memenuhi persyaratan kualitas pelanggan,

Sesuai dengan peraturan, atau Tujuan lingkungan.

Manfaat Penerapan ISO 9001:2015 bagi Organisasi atau Lembaga

diantaranya adalah: 1. Jaminan Kualitas Produk dan Proses; 2. Meningkatkan

Kepuasan Pelanggan; 3. Meningkatkan Produktivitas Organisasi/Lembaga;

4. Meningkatkan Hubungan yang saling menguntungkan; 5. Meningkatkan Cost

Efisiense

Mengingat pentingnya Audit Mutu Internal (AMI) berbasis ISO 9001:2015

sebagai upaya peningkatan produktivitas kinerja lembaga, meningkatkan kepuasan

stakeholder dan jaminan kualitas produk dan proses, maka perlu dilaksanakan

Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon

melalui serangkaian kegiatan penyusunan rencana, persiapan, pelaksanaan hingga

evaluasi dan laporan kegiatan.

B. DASAR HUKUM

1. Undang-undang nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan negara;

2. Undang-undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;

3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;

4. Undang-undang No. 14 tahun 2015 tentang guru dandosen; Peraturan

Pemerintah RI Nomor 19 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan;

5. Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara;

6. Undang-Undang Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan

Tanggungjawab Keuangan Negara;

7. Peraturan Pemerintah RI Nomor 04 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan

Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi;

8. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 28/2015 tentang BAN PT;

9. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional No. 63 tahun 2009 tentang Penjaminan

Mutu Pendidikan;

10. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 7 Tahun 2007 tentang

Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Penjaminan Mutu Pendidikan;

11. Peraturan Menteri Keuangan RI Nomor: 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara

Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja

Negara;

12. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 11 Tahun 2013 tentang Organisasi dan

Tata Kerja IAIN Syekh Nurjati Cirebon;

13. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 36 Tahun 2014 tentang Statuta Institut

Agama Islam Negeri (IAIN) Syekh Nurjati Cirebon;

14. Peraturan Menteri Agama RI Nomor 20 Tahun 2014 Tentang Penunjukan Kuasa

Pengguna Anggaran dan Pelaksana Tugas Kuasa Pengguna Anggaran di

Lingkungan Kementrian Agama;

15. Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 49/PMK.02/2017

tentang Standar Biaya Masukan Tahun Anggaran 2018;

16. Surat Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor 025.04.2.423532/2018

tanggal 05 Desember 2017 tentang Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)

IAIN Syekh Nurjati Cirebon Tahun Anggaran 2018;

C. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan tujuan dari kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 di

lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon ini adalah untuk memberikan manfaat

kepada:

1. Lembaga : Terlaksananya kegiatan Audit Mutu Internal ISO

9001:2015 di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon.

2. Fakultas dan Prodi : Memiliki bukti fisik pendukung Sistem manajemen mutu

ISO 9001: 2015 yang diperlukan saat pelaksanaan Audit

Mutu Eksternal di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon.

D. RUANG LINGKUP

1. Metode Pelaksanaan

Kegiatan ini dilakukan secara swakelola dengan melibatkan tim panitia yang

dibentuk oleh LPM dengan SK Rektor.

2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan mengikuti tahapan sebagai berikut:

No Kegiatan Waktu Pelaksanaan

1 Sosialisasi Kegiatan Audit Mutu Internal (AMI) 22 Oktober – 02 November 2018

2 • Penetapan Teraudit (Auditee) • Penetapan Auditor

02 November 2018

4 Pelaksanaan Kegiatan Audit Mutu Internal 05-08 November 2018

5 Laporan Hasil Audit 09-14 November 2018

E. KURUN WAKTU PENCAPAIAN KELUARAN

Kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 di lingkungan IAIN Syekh

Nurjati Cirebon ini dilaksanakan selama 4 hari yaitu tanggal 05-08 November 2018.

F. TEMPAT PELAKSANAAN KEGIATAN

Kegiatan ini dilaksanakan di seluruh Prodi, Fakultas, UPT/Pusat, Lembaga dan Unit

Kerja di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon.

BAB II

PELAKSANAAN KEGIATAN

A. PANITIA DAN PESERTA

1. Pelaksana Kegiatan

Tim pelaksana kegiatan Workshop Pembekalan Audit Mutu Internal ISO

9001:2015 dibentuk oleh LPM sesuai SK Rektor IAIN Syekh Nurjati Cirebon.

Ketua : Dr. Hj. Septi Gumiandari, M.Ag

Sekretaris : Yeti Nurizzati, M.Si 2. Pengarah dan Penanggungjawab Kegiatan

Adapun pengarah dan penanggung jawab kegiatan adalah Dr. H. Sumanta, M.Ag

(Rektor) dan Dr. Saefudin Zuhri, M.Ag (Wakil Rektor I) IAIN Syekh Nurjati

Cirebon).

3. Peserta Kegiatan

Peserta kegiatan adalah Dosen/Tenaga Akademik dan Tenaga Kependidikan yang

ditunjuk/dipilih mewakili Prodi, Fakultas, Lembaga, Bagian dan Unit Pelaksana

Tugas atau Pusat di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon, peserta kegiatan

berjumlah 30 orang.

B. Jadwal dan Pelaksana Kegiatan

Pelaksanaan Kegiatan Workshop Pembekalan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 di

lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon mengikuti jadwal sebagai berikut:

No Hari/ Tanggal Auditee Pimpinan Auditor

1 Senin / 05

November 2018

AAS Nursyamsudin, MA 1. Eka Fitriah, M.Pd 2. Dr. H. Ilman Nafi’a, M.Ag

EKOS Dr. Layaman, M.Si 1. Evi Roviati, M.Pd 2. Yuyun Maryuningsih, M.Pd

BKI Drs. H. Muzaki, M.Ag

1. Hj. Dewi Fatmasari, M.Si 2. Dr. Hj.Sri Rokhlinasari, M.Si

PMI Anisul Fuad, M.Si 1. Dr. Hj. Huriyah, M.Pd. 2. Dr, Ratna Puspitasari, M.Pd.

SPI Dedeh Nurhamidah, M.Ag

1. Diana Djuwita, MM. 2. Dr. Ratna Puspitasari, M.Pd.

KPI Babay Barmawi, M.Si

1. Dr. Hj. Sri Rokhlinasari, M.Si. 2. Widodo Wirnarso, M.Pdi.

Selasa / 06

November 2018

Perbankan Syariah

Dr. Hj. Sri Rokhlinasari, M.Si

1. Evi Roviati, M.Pd 2. Yuyun Maryuningsih, M.Pd

Muamalah H. Juju Jumena, MH 1. Dr. H. Ilman Nafi’a, M.Ag 2. Yuyun Maryuningsih, M.Pd

Akuntansi Syariah

Nining Wahyuningsih, MM

Evi Roviati, M.Pd

HTN Ilham Bustomi, M.Ag

Eka Fitriah, M.Pd

AFI Wakhit Hasyim, 1. Hj. Dewi Fatmasari, M.Si.

No Hari/ Tanggal Auditee Pimpinan Auditor

M.Hum 2. Diana Djuwita, MM. IAT Hj. Umayah, M.Ag 1. Widodo Winarso, M.Pd.I.

2. Dr. Hj. Huriyah, M.Pd. 3 Rabu /

07 November

2018

Sastra Arab Aziz Syafrudin, M.A 1. Diana Djuwita, MM. 2. Hj. Dewi Fatmasari, M.Si

ILHA Hj. Anisatun Muthi’ah, M.Ag

1. Dr. Hj. Huriyah, M.Pd. 2. Widodo Winarso, M.Pd.I

PAI Dr. H. Suteja, M.Ag 1. Dr. Abdul Aziz, M.Ag 2. Muhamad Maimun, M.A.,

M.Si PBI Sumadi, M.Hum 1. Abdul Mubarok, M.Si

2. Hasyim, S.E PBA Masri’ah, M.Ag 1. Wakhit Hasyim, M.Hum

2. Drs. H. Muzaki, M.Ag PIAUD Dr. H. Saifuddin,

M.Ag 1. H. Muhamad Fitri, M.Ak 2. Dodi Darwana Putra, MAB

PPB Dr. Edy Setiawan, MA

1. Dr. Hj. Septi Gumiandari, M.Ag

2. Dr. Siti Fatimah, M.Hum Akademik dan

Kemahasiswaan Dra. Oon 1. Dr. H. Taqiyuddin, M.Pd

2. Dr. Kartimi, M.Pd Perpustakaan Didin Nurul

Rosidin, PhD 1. Toheri, M.Si 2. Mujib Ubaidillah, M.Pd

Kepegawaian dan Ortala

Drs. Mahmud 1. Kamalul Iman Billah, M.Ak 2. Drs. Ibnu Sina, M.Si

4 Kamis / 08 November

2018

Ma’had Dr. Burhanudin Sanusi, M.Ag


2. Dr. Siti Fatimah, M.Hum LP2M Dr. H. Bambang

Yuniarto, M.Si 1. Dr. H. Taqiyuddin, M.Pd 2. Kartimi, M.Pd

PPTQ Drs. Amir, M.Ag 1. Toheri, M.Si 2. Mujib Ubaidillah, M.Pd

Umum dan Humas

Drs. Imron Rosyadi, MM

1. Kamalul Iman Billah, M.Ak 2. Drs. Ibnu Sina, M.Si

TBIND Hj. Tati Sri Uswati, M.Pd

1. Muhamad Maimun, MA., M.Si 2. Wakhit Hasyim, M.Hum

TIPS Dr. Ratna Puspitasari, M.Pd

1. H. Muhamad Fitri, M.Ak 2. Dodi Darwana Putra, MAB

PGMI Sybli Maufur, M.Pd 1. Dr. Abdul Aziz, M.Ag 2. Drs. H. Muzaki, M.Ag

TMTK Dr. Ali Misri, M.Si 1. Muhamad Maimun, MA., M.Si 2. Wakhit Hasyim, M.Hum

MPI Dr. H. Taqiyuddin, M.Pd

1. Abdul Mubarok, M.Si 2. Hasyim, S.E

TBIO Dr. Kartimi, M.Pd 1. Dr. Abdul Aziz, M.Ag 2. Dodi Darwana Putra, MAB

C. BIAYA (RAB RENCANA DAN REALISASI)

1. Total biaya yang direncanakankan Rp 55.280.000,-

“Lima Puluh Lima Juta Dua Ratus Delapan Puluh Ribu Rupiah“ (RAB Terlampir)

2. Total biaya yang digunakan sebesar Rp 54.161.640,-

“Lima Puluh Empat Juta Seratus Enam Puluh Satu Ribu Enam Ratus Empat Puluh

Rupiah“

3. Selisih Biaya (1-2) sebesar Rp 1.118.360,-

“ Satu Juta Seratus Delapan Belas Ribu Tiga Ratus Enam Puluh Rupiah”

D. HASIL DISKUSI

Kegiatan ini diawali dengan diskusi dalam rapat internal di LPM untuk

menentukan rangkaian persiapan kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO

9001:2015 di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon, dengan menentukan Tim

Pelaksana, Sosialisasi Pelaksanaan AMI ISO 9001, penetapan Calon Auditee (unit

kerja yang akan diaudit), menetapkan Calon Auditor dan Jadwal Pelaksanaan Audit,

serta kebutuhan perlengkapan dan ATK kegiatan.

Sosialisasi Pelaksanaan AMI ISO 9001:2015 dilakukan sejak tanggal 22

Oktober sampai dengan 02 November 2018, Sosialisasi dilakukan melalui

Pengumuman/Surat edaran yang dikirim melalui Website syekhnurjati.ac.id, Grup

Whatsapp (WA), pemasangan baliho/spanduk dan langsung diserahkan kepada

setiap prodi, fakultas, UPT, lembaga dan semua unit kerja di lingkungan IAIN Syekh

Nurjati Cirebon

Dengan adanya sosialisasi kegiatan, diharapkan semua unit kerja dapat

mempersiapkan diri, terutama kelengkapan dokumen terkait tentang sistem

manajemen mutu ISO 9001:2015, yakni formulir 1 sampai dengan formulir 10

tentang Analisa SWOT, Sasaran Mutu, Wewenang dan Tugas, Rencana Kegiatan,

Pemantauan dan Evaluasi, Evaluasi Pencapaian Sasaran Mutu, Analisis Potensi

Resiko, Rencana Mutu, Pemantauan-Evaluasi, Analisis Ketercapaian Standar Mutu,

Peningkatan Ketercapaian Standar Mutu dan Identifikasi Resiko pada unit kerja.

Apabila ada dokumen yang belum lengkap, pimpinan unit kerja dapat

berkonsultasi dengan LPM agar dapat dilakukan konsultasi dan pendampingan,

sehingga semua dokumen terkait dapat dipenuhi dan dilengkapi.

Kegiatan persiapan berikutnya adalah penetapan calon auditee dan auditor,

pada tanggal 02 November 2018 dilakukan pembahasan internal di LPM oleh Ketua,

Sekretaris dan Kepala Pusat. Teraudit (Auditee) adalah Organisasi/ unit kerja/

orang yang diaudit, sedangkan Auditor adalah orang yang memiliki kemampuan

untuk melakukan audit.

Daftar Auditee dan Auditor yang ditetapkan adalah sebagai berikut:

No. Auditee Auditor

1. FSEI 1. Evi Roviati, M.Pd (Ketua)

2. Dr. H. Ilman Nafi’a, M.Ag 2. Prodi PS

3. Prodi HKI

No. Auditee Auditor

4. Prodi HES 3. Eka Fitriah, M.Pd

4. Yuyun Maryuningsih, M.Pd

5. Prodi ES

6. Prodi AS

7. Prodi HTNS

8. FUAD 1. Diana Djuwita, MM. (Ketua)

2. Hj. Dewi Fatmasari, M.Si.

3. Dr. Hj. Huriyah, M.Pd.

4. Widodo Winarso, M.Pd.I.

9. Prodi KPI

10. Prodi BKI

11. Prodi IAT

12. Prodi AFI

13. Prodi IH

14. Prodi BSA

15. Prodi PMI

16. Prodi SKI

17. FITK 1. Dr. Abdul Aziz, M.Ag (Ketua)

2. Muhamad Maimun, M.A., M.Si

3. Abdul Mubarok, M.Si

4. Hasyim, S.E

5. Wakhit Hasyim, M.Hum

6. Drs. H. Muzaki, M.Ag

7. H. Muhamad Fitri, M.Ak

8. Dodi Darwana Putra, MAB

18. Prodi TBIO

19. Prodi PGMI

20. Prodi PBA

21. Prodi TMTK

22. Prodi PAI

23. Prodi TBI

24. Prodi MPI

25. Prodi TBIndo

26. Prodi TIPS

27. Prodi PIAUDI

REKTORAT 1. Dr. H. Taqiyuddin, M.Pd (Ketua)


3. Dr. Siti Fatimah, M.Hum

4. Dr. Kartimi, M.Pd

5. Toheri, M.Si

6. Mujib Ubaidillah, M.Pd

7. Kamalul Iman Billah, M.Ak

8. Drs. Ibnu Sina, M.Si

28. LPM

29. LP2M

30. Ma’had

31. PPB

32. Perpustakaan

33. Bagian OKH

34. Bagian AKKEM

35. Bagian UHP

36. PTIPD

37. PPTQ

Pelaksanaan Audit dilakukan selama 4 hari mulai tanggal 05-08 November

2018. Tanggal 05-06 November 2018 dijadwalkan untuk kelompok Fakultas Syariah

dan Ekonomi Islam (FSEI) dan Fakultas Ushuluddin, Adab dan Dakwah (FUAD),

sedangkan tanggal 07-08 November 2018 untuk kelompok Fakultas Ilmu Tarbiyah

dan Keguruan (FITK) dan Kelompok Rektorat.

Proses pelaksanaannya diserahkan kepada Ketua Auditor (Lead Auditor)

masing-masing, berkaitan dengan undangan jadwal audit, opening meeting dan

closing meeting, untuk kelompok FSEI ketua auditor oleh Evi Roviati, M.Si, kelompok

FUAD ketua auditor Diana Djuwita, MM, kelompok FITK ketua auditor Dr. Abdul

Aziz, M.Ag dan kelompok Rektorat Dr. H. Taqiyuddin, M.Pd.

Pada pelaksanaan audit secara umum auditor menanyakan beberapa

pertanyaan yang berdasar pada Klausul 4-10 pada Instrumen Audit ISO 9001:2015,

yang terdiri atas:

Klausul Tujuan Indikator Lingkup Pertanyaan

4.1

Memahami organisasi dan

konteksnya (organisasi harus

memahamai masalah-masalah

baik eksternal dan internal)

Adanya Evaluasi Diri, SWOT (Kekuatan,

Kelemahan, Kesempatan,

Ancaman)

Bagaimana unit kerja mengidentifikasi masalah eksternal dan internal yang relevan dengan tujuan dan arah strategis sistem manajemen mutu?

Adanya Monitoring dan Evaluasi

Bagaimana unit kerja memantau (monitoring) dan mengevaluasi informasi tentang masalah eksternal dan internal?

4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak-

pihak terkait (stakeholders)

Penentuan stakeholders dan

kebutuhannya

Mengetahui dengan jelas siapa saja pihak yang berkepentingan (stakeholders) terhadap sistem manajemen mutu dan mengetahui kebutuhan stakeholders

Monitoring dan evaluasi stakeholders

dan kebutuhannya

Mengetahui, terus memantau dan meninjau persyaratan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders)

4.3 Menentukan lingkup Quality Management

System (sistem manajemen

mutu)

Batasan-batasan yang jelas untuk

sistem manajemen mutu

Apakah batasan-batasan sudah diterapan untuk menetapkan lingkup sistem manajemen mutu?

4.4 4.4.1 Sistem

manajemen mutu dan proses-prosesnya

Adanya dokumen mutu dan dokumen

proses

Apakah unit kerja memiliki sistem untuk menjalankan dan meningkatkan sistem manajemen mutu, juga proses dan interaksinya sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2015?

4.4.2 Sistem "Informasi terdokumentasi"

untuk mendukung

proses-proses

Adanya daftar dokumen dan SOP

pengendalian dokumen

Apakah informasi selalu terdokumentasikan dan ada manajemen pengendalian dokumen?

5.1 5.1.1 Kepemimpinan dan komitmen

Adanya dokumen kepemimpinan

Bagaimana top-management (pimpinan) menunjukkan kepemimpinan dan komitmen


pimpinan sehubungan dengan sistem manajemen mutu?

5.1.2 Customer Focus

Survey kepuasan pelanggan

Apakah pihak manajemen memastikan bahwa kepentingan pelanggan selalu diperhatikan dan mendapat prioritas tinggi?

5.2 Kebijakan mutu Adanya Kebijakan Mutu

Apakah kebijakan mutu diterapkan sebagai arahan dasar bagi seluruh lapisan unit kerja?

5.3 Peran, tanggung jawab dan

wewenang secara organisasional

Adanya dokumen tugas pokok dan

fungsi (tupoksi) PJS

Bagaimana pihak manajemen menetapkan pengemban tanggung jawab dan wewenang untuk beberapa pekerjaan penting terkait sistem manajemen mutu?

6.1 Tindakan untuk menangani resiko dan peluang (risk based thinking)

Manajemen resiko Bagaimana perencanaan untuk menangani resiko dan mengidentifikasi peluang?

6.2 Sasaran mutu dan rencana

pencapaiannya

Aktifitas Sasaran Mutu

Apakah unit kerja menetapkan sasaran mutu pada fungsi, level dan proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu?

6.3 Merencanakan perubahan

Ada SOP untuk perubahan sistem manajemen mutu

Ketika unit kerja membutuhkan perubahan pada sistem manajemen mutu, apakah perubahan dilakukan secara terencana dan sistematis?

7.1 Sumber Daya Sumber daya umum Apakah sumber daya yang tersedia meliputi sumber daya manusia dan infrastruktur?

Lingkungan untuk pengoperasian proses-proses

Apakah kondisi lingkungan sesuai dengan produk dan layanan yang dibutuhkan

Pengetahuan organisasional

Apakah unit kerja menginventarisir pengetahuan yang dibutuhkan oleh SDM

7.2 Kompetensi Kompetensi personil Apakah kompetensi personil sesuai dengan kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan sistem manajemen mutu?

7.3 Kesadaran (Awareness)

Adanya sosialisasi mutu dan

pengembangan kesadaran

Apakah setiap personil unit kerja mempunyai kesadaran pentingnya kebijakan mutu, sasaran mutu dan keefektifan sistem manajemen mutu?

7.4 Komunikasi Ada dokumen komunikasi internal

dan eksternal

Apakah unit kerja memiliki komunikasi internal dan eksternal yang relevan untuk sistem manajemen mutu? ((what, when, with whom, how, who) it will communicate?)

7.5 Informasi terdokumentasi

Ada SOP pengendalian

Apakah ada prosedur pengendalian dokumen informasi dan catatan


dokumen informasi dan catatan mutu

mutu?

8.1 Perencanaan dan pengendalian operasional

Ada SOP untuk setiap proses operasional

Apakah unit kerja memiliki perencanaan dan pengendalian operasional untuk setiap proses operasional dalam bentuk SOP?

Ketersediaan IK Apakah setiap kegiatan/proses dari lingkup kerja tersedia IK?

8.2 Menentukan persyaratan-persyaratan produk dan

layanan

8.2.1 Komunikasi dengan

pelanggan

Apakah unit kerja mengkomunikasikan semua informasi tentang produk dan layanan kepada pelanggan serta menindaklanjuti feedback dari pelanggan?

8.2.2 Menentukan persyaratan-

persyaratan terkait produk dan layanan

Apakah unit kerja memastikan bagaimana spesifikasi produk dan layanan yang akan diberikan dan juga memastikan bahwa spesifikasi tersebut dapat dipenuhi?

8.2.3 Meninjau (review) persyaratan terkait produk dan layanan

Apakah unit kerja meninjau (review) persyaratan produk dan layanan untuk mempelajari apakah persyaratan dapat dipenuhi atau tidak?

8.2.4 Perubahan persyaratan produk

dan layanan

Ketika persyaratan untuk produk dan jasa diubah/direvisi, apakah unit kerja merevisi dokumen dan mensosialisasikannya pada pihak yang berkepentingan?

8.3 Desain dan pengembangan (development)

produk dan layanan

Kelengkapan seluruh proses: Perencanaan,

masukan (input) , pengendailan, luaran (output), perubahan

yang diperlukan. Kelengkapan SOP dan

dokumentasi.

Apakah unit kerja menjalankan seluruh proses ketika melakukan desain dan pengembangan produk dan layanan?

8.4 Pengendalian penyedia produk

dan jasa eksternal

Kelengkapan pengendalian

penyedia produk dan jasa eksternal

Apakah unit kerja memastikan bahwa penyedia produk dan jasa eksternal sesuai persyaratan?

8.5 Pelaksanaan produksi dan

layanan

Proses produksi dan layanan harus berada

pada kondisi yang terkendali

(karakteristik produk dan layanan, sumber

daya, personil, pemantauan, pengukuran, infrastruktur)

Apakah unit kerja memastikan bahwa proses produksi dan layanan berada pada kondisi yang terkendali?

8.6 Rilis (release) Identifikasi dan Apakah unti kerja mengidentifikasi


produk dan layanan

mampu telusur (traceability) ketika produk dan layanan

sudah dirilis (released)

dan mampu menelusuri ketika produk dan layanan dirilis (released)?

8.7 Pengendalian luaran (output) proses, produk

dan layanan yang tidak sesuai persyaratan

Ada SOP dan dokumentasi

pengendalian luaran (output) produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan

Apakah unit kerja melakukan pengendalian luaran (output) proses, produk dan layanan yang tidak sesuai persyaratan?

9.1 Pemantauan, pengukuran, analisis dan

evaluasi kinerja

Adanya pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja

Apakah unit kerja melakukan pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi kinerja?

9.2 Audit internal Adanya laporan hasil audit internal dan

verifikasinya

Apakah unit kerja sudah diadakan audit internal secara periodik terkait sistem manajemen mutu?

9.3 Tinjauan manajemen

(management review)

Adanya rapat tinjauan

management (RTM) secara periodik

Apakah unit kerja melakukan rapat tinjauan manajemen secara periodik dan melakukan perencanaan tindak lanjut?

10.1 Peningkatan sistem

manajemen mutu

Peningkatan kinerja dan efektifitas sistem

manajemen mutu

Apakah unit kerja mencari peluang untuk perbaikan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan meningkatkan kepuasan pelanggan?

10.2 Ketidaksesuaian dan tindakan

koreksi

Tindak lanjut hasil evaluasi terhadap

keluhan stakeholders

Apakah dilakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi terhadap keluhan stakeholders sebagai tindakan koreksi?

Selanjutnya Auditor membuat laporan hasil audit dengan menyampaikan hasil

temuan audit Ketidaksesuaian (KTS) dengan kategori Mayor, Minor dan Sesuai,

serta temuan hasil audit yang bersifat rekomendasi. Dilaporkan juga jumlah nilai

Indeks Kinerja Auditee atau unit kerja.

Rangkaian akhir kegiatan adalah melakukan evaluasi kegiatan dan menyusun

laporan kegiatan dan laporan penggunaan dana kegiatan sebagai bukti bahwa

kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) ISO 9001:2015 telah dilaksanakan

sesuai dengan rencana yang ditetapkan oleh LPM.

Selanjutnya Laporan Hasil Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 akan

disampaikan dalam Rapat Tinjauan Manajemen IAIN Syekh Nurjati Cirebon Tahun

2018, sebagai bahan Evaluasi, Penilaian sekaligus Rekomendasi Perbaikan dalam

Rencana Tindak Lanjut kegiatan penjaminan mutu di lingkungan IAIN Syekh Nurjati

Cirebon.

BAB III

HASIL YANG DICAPAI

A. OUT PUT HASIL KEGIATAN / PELAKSANAAN

Hasil dari kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 adalah berupa

Laporan Hasil AMI ISO 9001:2015 yang merupakan rekapitulasi laporan masing-masing

Auditor, yang direkap oleh Lead Auditor (Ketua) tiap kelompok unit kerja, dan direkap

oleh Lembaga Penjaminan Mutu LPM.

Adapun Rekapitulasi Hasil Audit Mutu Internal Tahun 2018, sebagai berikut :

No. UNIT KERJA JUMLAH KATEGORI INDEKS KINERJA MAJOR MINOR OBSERVASI

1. FSEI 0 1 15 326 2. Prodi PS 0 1 16 361 3. Prodi HKI 0 0 16 347 4. Prodi HES 0 1 16 345 5. Prodi ES 0 0 15 313 6. Prodi AS 0 0 17 305 7. Prodi HTNS 0 0 16 305

FUAD 0 1 14 353 8. Prodi KPI 0 0 10 379 9. Prodi BKI 0 0 10 374 10. Prodi IAT 0 1 7 368 11. Prodi AFI 0 1 14 358 12. Prodi IH 0 1 8 342 13. Prodi BSA 0 1 4 334 14. Prodi PMI 0 1 25 332 15. Prodi SKI 0 1 24 332 16. FITK 0 0 15 374 17. Prodi TBIO 0 0 7 389 18. Prodi PGMI 0 0 8 358 19. Prodi PBA 0 0 13 352 20. Prodi TMTK 0 0 16 328 21. Prodi PAI 0 0 18 326 22. Prodi TBI 0 0 18 322 23. Prodi MPI 0 0 14 315 24. Prodi TBIndo 0 0 16 314 25. Prodi TIPS 0 0 7 310 26. Prodi PIAUDI 0 1 7 310

REKTORAT 27. LPM 0 0 13 358 28. LP2M 0 1 21 339 29. Ma’had 0 1 14 363 30. PPB 0 1 13 360 31. Perpustakaan 0 1 18 339 32. Bagian OKH 0 1 21 339 33. Bagian AKKEM 0 1 23 334 34. Bagian UHP 0 1 23 334 35. PTIPD 0 1 17 321 36. PPTQ 0 1 18 311

TOTAL 0 20 574 R : 340

Sedangkan rekapitulasi hasil capaian kinerja periode tahun 2018 berdasarkan

kelompok adalah sebagai berikut:

No Kelompok Unit Kerja Hasil Capaian Kinerja

Periode 2018

Indeks Kinerja Rata2 % Ketercapaian 1 Kelompok FSEI 3,29 82,21 %

2 Kelompok FUAD 3,53 88,25 %

3 Kelompok FITK 3,36 84 %

4 Kelompok Rektorat 3,40 85 %

Rata-rata 3,40 85 %

B. EVALUASI HASIL KEGIATAN

Secara umum kegiatan ini berlangsung baik dan telah mencapai output yang

diharapkan dengan terlaksananya kegiatan sesuai dengan jadwal dan anggaran yang

disediakan. Evaluasi kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO 9001:2015 di

lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon yang telah dilaksanakan adalah sebagai berikut:

1. Pemahaman dan Partisipasi para pejabat/pimpinan unit kerja terhadap

pelaksanaan AMI ISO 9001:2015 masih perlu ditingkatkan.

2. Perlu peningkatan kerjasama, kekompakan dan peningkatan ketrampilan serta

wawasan auditor dalam pelaksanaan AMI ISO 9001:2015, sehingga menghasilkan

laporan hasil audit yang lengkap dan mudah difahami untuk dilakukan perbaikan-

perbaikan sesuai klausul sistem manajemen mutu ISO 9001:2015.

BAB IV

PENUTUP

A. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dihasilkan dari kegiatan Pelaksanaan Audit Mutu Internal ISO

9001:2015 di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon, antara lain:

1. Pengembangan kualitas dan kompetensi Sumber daya manusia (SDM) sebagai

pengelola unit kerja di lingkungan IAIN Syekh Nurjati Cirebon perlu dilakukan secara

rutin dan berkelanjutan, untuk meningkatkan kesadaran mutu (awareness)

produktivitas kinerja dan layanan kepuasan kepada stakeholders.

2. Perbaikan dokumen system manajemen mutu (QMS) pada setiap unit kerja harus

dilakukan secara kontinyu dan perlu keterlibatan seluruh pengelola unit kerja, agar

kualitas produk, kepuasan layanan dan produktivitas kinerja terjamin.

3. Laporan Hasil AMI ISO 9001:2015 yang diperoleh akan berpengaruh pada

pelaksanaan Audit Mutu Eksternal (AME) yang akan dilaksanakan pada akhir tahun

2018 sebagai landasan keberhasilan memeroleh Sertifikat ISO 9001:2015 bagi IAIN

Syekh Nurjati Cirebon sangat diperlukan untuk; Memberikan kredibilitas di mata

pengguna/ stakeholders; Memberikan keyakinan atas pelayanan yang diberikan;

Menyediakan kesempatan pertumbuhan yang berkelanjutan; Meningkatkan citra

institusi pada lingkungan perguruan tinggi di dalam negeri dan luar negeri.

B. SARAN / REKOMENDASI

Beberapa masukan rekomendasi yang bisa diberikan berdasarkan proses

kegiatan ini adalah:

1. Perlunya kebersamaan dan kekompakan setiap pemangku jabatan pada unit kerja

dalam setiap kegiatan.

2. Perlu ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai pada setiap kegiatan.

3. Perlu dilakukan monitoring dan evaluasi pimpinan untuk perbaikan dokumen

manajemen mutu dan perbaikan sarana prasarana pada setiap prodi dan unit kerja.

LAPORAN KEGIATAN PELAKSANAAN AUDIT MUTU ...

Documents