Lap

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Salah satu perkembangan informasi yang penting adalah semakin

dibutuhkannya penggunaan alat pengolah data yang berfungsi untuk

menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih cepat. Saat ini instansi –

instansi pemerintahan sudah banyak mengikuti era informasi dengan

menggunakan alat pendukung pengolah data yaitu computer. Dengan adanya

computer sebagai alat pengolah data maka semua bidang dalam suatu instansi

dapat dikomputerisasikan, dalam hal ini bidang - bidang yang dianggap penting

dan utama. Karena hal ini dapat membantu mendukung kinerja suatu instansi

dalam mencapai tujuannya.

Pada Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara

Timur masih mengalami kesulitan yaitu dalam pengelolaan surat masuk dan

surat keluar. Dimana pengelolaan surat masuk dan surat keluar Biro

Kepegawaian ditangani oleh salah satu bagiannya yakni Bagian Umum, Sub

Bagian Tata Usaha dan Kepegawaian. Dalam pengelolaan surat masuk dan surat

keluar yang dilakukan oleh Bagian Umum Biro Kepegawaian masih secara

manual oleh dua orang pegawai, dimana seorangnya menangani surat masuk dan

seorangnya lagi menangani surat keluar. Hal ini sering mengakibatkan kesulitan

dalam proses pencatatan, pengaliran surat ke bagian lainnya, dan

penyimpanannya, semuanya itu memakan waktu yang lama. Masalah utama

yang timbul dikarenakan pengelolaan surat masuk dan surat keluar hanya

ditangani masing – masingnya oleh seorang pegawai sehingga bisa saja terjadi

kesalahan dalam proses pengelolaannya.

1

Berdasarkan uraian di atas, maka judul dari Kerja Praktek ini adalah :

“SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA

BIRO KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI NTT”

1.2 Batasan Masalah

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Biro Kepegawaian

Sekretariat Daerah Provinsi NTT masih sering kesulitan dalam proses

pencatatan, pengaliran surat ke bagian lainnya, dan penyimpanannya. Hal

tersebut disebabkan karena proses yang dilakukan masih secaa manual,

sehingga dalam laporan ini penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas,

yakni khusus pada pengelolaan surat masuk dan keluar dari Biro Kepegawaian

melalui Bagian Umum sampai laporannya, dan dimana begitu suratnya

diberikan kepada bagian lain pada Biro Kepegawaian maka tidak menjadi

tanggung jawab atau urusannya Bagian Umum lagi.

1.3 Perumusan Masalah

Bagaimana merancang sebuah aplikasi sistem informasi surat masuk dan

surat keluar, yang awalnya dikelola secara manual akan dikelola dengan

bantuan computer melalui aplikasi baru.

1.4 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan Laporan Kerja Praktek ini adalah :

1. Menyusun suatu aplikasi sistem informasi yang berbasis computer secara

sistematis, terstruktur, terarah, dan lengkap.

2. Mempercepat proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

2

1.5 Metode Penulisan

Untuk melengkapi dan memperlancar penyusunan Laporan Kerja Praktek

ini diperlukan data yang sesuai dengan maksud dan tujuan penulis. Adapun

metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah :

1. Metode observasi yaitu suatu teknik pengumpulan data dengan cara turun

langsung di lapangan atau objek untuk meneliti dan meminta data

keterangan mengenai masalah yang dihadapi untuk dibuat pemecahannya.

2. Metode studi pustaka yaitu metode pengumpulan data dengan cara

membaca buku – buku atau referensi yang berkaitan dengan masalah,

perancangan database, sistem informasi dan panduan dan cara membuat

aplikasi atau software.

1.6 Sistematika Penulisan

Agar alur penyampaian Laporan Kerja Praktek ini lebih mudah dipahami,

maka penulis menyajikan dalam sistematika sebagai berikut :

BAB I Pendahuluan

Pada bab ini dijelaskan tentang latar belakang masalah, pokok

masalah, tujuan penulisan, metode penulisan, dan sistematika

penulisan.

BAB II Tinjauan Umum

Memuat sejarah dan struktur organisasi tempat Kerja Praktek

dilaksanakan.

BAB III Perancangan Sistem

Bab ini meliputi perancangan sistem, sistem pendukung, sistem

perangkat lunak, perancangan basis data, relasi antar tabel,

diagram alir data, perancangan antar muka.

3

BAB IV Implementasi Sistem

Bab ini diuraikan tentang prosedur implementasi program.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Gambaran Umum Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi NTT

2.1.1 Sejarah

Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Nusa Tenggara Timur

dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2000 tentang

Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi

Nusa Tenggara Timur. Dalam perjalanan Pemerintah Pusat menerapkan

Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi

Perangkat Daerah. Dengan demikian di Daerah terjadi restrukturisasi

Organisasi Organisasi Perangkat Daerah dan akhirnya melalui Peraturan

Daerah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Pembentukkan Organisasi dan

Tata Kerja Sekretariat Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur, Biro

Kepegawaian tetap menjadi salah satu Biro di lingkungan Sekretariat

Daerah Provinsi Nusa Tenggara Timur yang bertugas membantu

Gubernur dalam merumuskan kebijakan – kebijakan di bidang

kepegawaian.

2.1.2 Visi Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi NTT

Kebijakan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Timur dalam

melakukan pembinaan PNSD diarahkan pada upaya mewujudkan

aparatur PNS yang professional dengan adanya keseimbangan antara

pengetahuan, ketrampilan, sikap dan perilaku.

4

Berdasarkan kebijakan Pemerintah Daerah tersebut,maka visi

Biro Kepegawaian adalah Terwujudnya pelayanan administrasi

Kepegawaian yang Tepat Aturan, Tepat Waktu, dan Tepat Orang.

2.1.3 Misi Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi NTT

Untuk mewujudkan visi di atas, maka ditetapkanlah Misi Biro

Kepegawaian sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan administrasi Kepegawaian dengan sikap

hati yang ikhlas, jujur, dan adil.

2. Menetapkan manajemen Kepegawaian yang terbuka.

3. Meningkatkna ketrampilan dan profesionalisme Pegawai Negeri

Sipil

4. Melaksanakan pembinaan aparatur dengan prinsip Reward and

Punishment.

2.1.4 Motto Biro Kepegawaian Sekretariat Daerah Provinsi NTT

Untuk memacu serta memotivasi semangat kerja di lingkungan

Biro Kepegawaian, maka ditetapkan sebuah moto pelayanan, yaitu : “

Setia dalam Melayani”. Motto ini diharapkan dapat memberi inspirasi

bagi seluruh PNS Biro Kepegawaian dalam menjalankan tugas dan

fungsinya, khususnya yang berkaitan dengan pelayanan kepada PNS di

lingkungan Pemerintah Provinsi maupun di Kabupaten/Kota yang

menjadi kewenangan Provinsi.

5

2.1.5 Struktur Organisasi

2.2 Sistem Basis Data

Sistem basis data merupakan kumpulan dari database – database yang

saling berhubungan dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan dalam suatu

lingkungan tertentu.

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem didefinisikan oleh Jerry FitzGrerald, Arda F. FitzGrerald,

dan Warren D. Stallings, Jr merupakan suatu jaringan kerja dari

prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –

sama untuk melakukan suatu kegiatan untuk menyelesaikan sasaran

tertentu (Jogiyanto Hartono, MBA,Ph.D, 1992:1)6

Sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan elemen – elemen

yang berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu(Jogiyanto Hartono,

MBA,Ph.D, 1992:2)

Tagor M. Simatupang mendefinisikan system dalam bukunya yang

berjudul Teori Sistem, Tag [6] “Sistem adalah kumpulan obyek – obyek

yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan

tertentu dalam lingkungan yang kompleks.”

2.1.2 Ciri – ciri Sistem

Ciri – ciri suatu system dilihat dari beberapa bagian, antara lain :

1. Tujuan Sistem

Tujuan system merupakan target atau sasaran akhir yang ingin

dicapai oleh system.

2. Batas Sistem

Batas system merupakan garis abstraksi yang memisahkan antara

system dan lingkungannya.

3. Subsistem

Subsistem merupakan komponen atau bagian dari suatu system,

subsistem ini bisa merupakan phisik atau abstrak.

4. Hubungan Sistem

Hubungan system adalah hubungan yang terjadi antara subsistem

dengan subsistem lainnya yang setingkat atau antara subsistem

dengan system yang lebih besar.

5. Lingkungan Sistem

Lingkungan system adalah pihak – pihak di luar system yang

mempengaruhi system. Lingkungan system ini dibagi menjadi dua,

yaitu :

7

a. Lingkungan Eksternal, adalah lingkungan yang berada di luar

system.

b. Lingkungan Internal, adalah lingkungan yang berada di dalam

system.

2.1.3 Karakteristik Sistem

Sistem memiliki beberapa karakteristik antara lain :

1. Komponen Sistem

Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi

yang berarti saling bekerja sama membentuk satu kesatuan yang

utuh.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Daerah yang membatasi antara suatu system dengan system yang

lain.

3. Lingkungan Luar Sistem (Enviroment)

Lingkungan luar system adalah apapun di luar batasan system.

4. Penghubung Sistem

Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara

suatu subsistem dengan subsistem lainnya.

5. Masukan Sistem

Energy yang dimasukkan ke dalam system masukan dapat berupa

masukan perawatan dan masukan sinyal.

6. Keluaran Sistem

Hasil dari energy yang diolah dan diklarifikasikan menjadi keluaran

yang berguna dari sisa pembuangan.

7. Pengolah Sistem

System dapat memiliki suatu bagian pengolah yang akan merubah

masukan menjadi kekuasaan.

8

8. Sasaran Sistem

System memiliki tujuan atau sasaran, jika suatu system tidak

memiliki sasaran, maka operasi tidak akan ada gunanya.

2.1.4 Pengertian Basis Data

Menurut Gordon B. Davis dalam buku Sistem Manajemen

Informasi I, menyatakan bahwa, Gor [3] “Data adalah bahan baku

informasi, didefinisikan sebagai kelompok symbol – symbol yang

mewakili kuantitas, tindakan benda dan sebagainya.”

Data adalah representasi fisik dari kehidupan. Dengan data-lah

komunikasi yang merupakan tanda adanya kehidupan, bisa terjalin.

Secara umum sebuah system basis data merupakan system yang terdiri

atas kumpulan file yang saling berhubungan (dalam sebuah basis data di

sebuah system computer) dan sekumpulan program (DBMS) yang

memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk

mengakses dan memanipulasi file – file ( tabel – tabel ) tersebut. Lebih

jauh lagi, dalam sebuah system basis data, secara lengkap akan terdapat

komponen utama, yaitu perangkat keras (hardware),system operasi

(operating system), basis data (database), system (aplikasi/perangkat

lunak) pengelolah basis data (DBMS), pemakai (user), aplikasi lain

(bersifat operasional) (Fathansyah,1999).

Menurut Linda Marlinda, S.Kom dalam buku Sistem Basis Data,

menyatakan bahwa, Lin [1] “Basis data (database) adalah suatu

susunan / kumpulan data operasional lengkap dari suatu organisasi /

perusahaan yang diorganisir / dikelola dan disimpan secara terintegrasi

dengan menggunakan metode tertentu menggunakan computer sehingga

mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakainya.”

Fatansyah dalam buku Basis Data mengatakan, Fat [2] “Basis data

(database) adalah suatu kumpulan data yang saling berhubungan dan

9

disimpan bersama – sama dengan melakukan pengontrolan terhadap

kelengkapan, untuk melayani satu atau lebih aplikasi secara optimal.”

Secara sederhana database (basis data) dapat diungkapkan sebagai

suatu pengorganisasian data dengan bantuan computer yang

memungkinkan data dapat diakses dengan mudah dan cepat. Dalam hal

ini pengertian akses dapat mencakup pemerolehan data maupun

manipulasi data, seperti menambah dan menghapus data (Abdul

Kadir,2003).

Dalam sebuah system basis data terdapat komponen utama sebagai

berikut :

1. Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah basis

data adalah :

o Komputer (satu untuk system yang stand - alone atau lebih

dari satu untuk system jaringan)

o Memori sekunder yang On-Line (Harddisk)

o Memori sekunder yang off-line (tape atau removeable disk)

untuk keperluan backup data

o Media atau perangkat komunikasi (untuk system jaringan)

2. Sistem Operasi

Sistem operasi merupakan program yang mengaktifkan atau

mengfungsikan system computer, mengendalikan seluruh sumber

daya (Resource) dalam computer dan melakukan operasi –

operasi dasar dalam computer (operasi I/O, pengolahan file, dan

lain – lain). Sejumlah system operasi yang banyak digunakan

seperti MS DOS, MS Windows (95, 98, 2000, ME, XP, Vista).

3. Basis Data (Database)

10

Sebuah system basis data dapat memiliki sejumlah obyek

basis data (seperti file, tabel, index, dan lain – lain).

4. Sistem Pengolahan Basis Data (Database Management

System/DBMS)

Secara fisik tidak dilakukan oleh pemakai secara langsung

tetapi ditangani oleh sebuah perangkat lunak (system) yang

khusus atau spesifik. Perangkat lunak yang disebut DBMS

digunakan untuk menentukan bagaimana data diorganisasi,

disimpan, diubah, dan diambil kembali dan menerapkan

mekanisme pengaman data, pemakaian data, dan sebagainya.

5. Pemakai (User)

Ada beberapa jenis atau tipe pemakai terhadap suatu system

basis data yang dibedakan berdasarkan cara mereka berinteraksi

terhadap system :

o Program Aplikasi

Pemakai yang berinteraksi dengan basis data melalui data

manipulation language (DML) yang disertakan (embedded)

dalam program yang ditulis dalam bahasa pemograman

induk (seperti C, Pascal, Cobol).

o User Mahir (Casual User)

Pemakai yang berinteraksi dengan system tanpa menulis

modul program. Mereka menyatakan Query yang telah

disediakan DBMS.

o User umum (End User)

Pemakai yang berinteraksi dengan system basis data

melalui pemanggilan suatu program aplikasi permanen

11

(executable program) yang telah ditulis atau disediakan

sebelumnya.

o User Khusus

Pemakai yang menulis basis data yang nonkonfensional,

tetapi untuk keperluan – keperluan khusus, seperti untuk

aplikasi AI, Sistem Pakar, Pengolahan Citra,dan lain – lain,

yang bisa saja mengakses basis data dengan/tanpa DBMS

yang bersangkutan.

6. Aplikasi (Perangkat Lunak yang lainnya)

Aplikasi ini bersifat operasional. Artinya ada atau tidaknya

tergantung pada kebutuhan kita. DBMS yang kita gunakan lebih

berperan dalam pengorganisasian data dalam basis data,

sementara bagi pemakai basis data (khususnya end user) dapat

dibuatkan atau disediakan program khusus untuk melakukan

pengubahan dan pengambilan data. Program ini ada yang sudah

disediakan bersama DBMS-nya, ada juga yang belum atau dibuat

sendiri dengan menggunakan aplikasi lain yang khusus untuk itu

(Development tools).

2.3 Normalisasi

Tujuan dari normalisasi itu sendiri adalah untuk membentuk database

yang bermodel relasional (relational database). Dalam mengolah suatu data

kita perlu mneghindari adanya kelebihan data yang didapat, sehingga data

yang didapat tersebut saling berhubungan. Normalisasi cara pemecahan

database yang dimaksudkan untuk menghindari, tanpa mengurangi atau

menambah data yang disimpan. Dalam menormalisasikan, diperlukan adanya

perubahan – perubahan tabel yang memenuhi aturan database.

12

2.4 Sistem Informasi

Berikut ini akan dibahas secara lebih rinci tentang pengertian informasi,

ciri – ciri informasi, pengertian system informasi, hubungan data dan

informasi, dan perbedaan data dan informasi.

2.4.1 Pengertian Informasi

macFadden, dkk(1999) mendefinisikan informasi sebagai data

yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan

pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

Shannon dan Weaver dua orang insinyur listrik, melakukan

pendekatan secara sistematis untuk mendefinisikan informasi

(Kroenke, 1992). Menurut mereka, informasi adalah “jumlah

ketidakpastian yang dikurangi ketika sebuah pesan diterima.” Artinya,

dengan adanya informasi tingkat ketidakpastian menjadi meningkat.

Winardi dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi

Manajemen mengemukakan bahwa, Win [8] “Informasi adalah hasil

pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat, tetapi tidak

semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi”.

2.4.2 Ciri – ciri Informasi

Menurut Raymond Mc Leod, informasi yang berkualitas harus

memiliki ciri – ciri sebagai berikut :

1. Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang

sebenarnya.

2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada

saat informasi tersebut diperlukan.

3. Relevan, informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.

13

4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap.

Informasi sangat diperlukan dalam proses pengambilan keputusan

baik tidaknya hasil dari suatu proses pengambilan keputusan

adalah tergantung informasi yang diterimanya.

2.4.3 Pengertian Sistem Informasi

Definisi system informasi menurut Laudon “Komponen –

komponen yang saling berhubungan dan bekerja sama untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan

informasi tersebut untuk mendukung proses pengambilan keputusan,

koordinasi dan pengendalian, dan untuk memberikan gambaran

aktivitas di dalam perusahaan.”

2.4.4 Hubungan Data dan Informasi

Data harus mengalami berbagai macam pengerjaan sebelum

bermanfaat menjadi informasi atau system pengolah data dari bentuk

tidak berguna menjadi berguna atau informasi bagi penerimanya.

2.4.5 Perbedaan Data dan Informasi

Menurut Raymond Mc Leod dalam buku Sistem Informasi

Manajemen versi Bahasa Indonesia menyatakan bahwa, Ray

“perbedaan data dan informasi adalah data mencakup fakta dan

angka – angka yang relative tidak berarti, yang diubah menjadi

informasi oleh suatu pengolah informasi. Informasi memiliki arti bagi

pemakainya. Informasi berasal dari sumber – sumber internal maupun

lingkungan dan digunakan dalam membuat keputusan untuk

memecahkan masalah.”

14

2.5 Sekilas Tentang Delphi 7.0

Borland Delphi 7.0 merupakan salah satu bahasa pemograman dan juga

merupakan dan juga merupakan salah satu nama perangkat pemograman

visual berbasis Windows yang dapat digunakan untuk membuat perangkat

lunak. Keunggulan bahasa pemrograman ini terletak pada produktivitas,

kualitas, pengembangan perangkat lunak, kecepatan kompilasi, pola desain

yang menarik serta diperkuat dengan pemrogramannya yang terstruktur.

Keunggulan lain dari Delphi adalah dapat digunakan untuk merancang

program aplikasi yang memiliki tampilan seperti program aplikasi lain yang

berbasis windows. Khusus untuk pemrograman database, Borland Delphi

menyediakan fasilitas obyek yang kuat dan lengkap yang memudahkan

programmer dalam membuat program. Format database Paradox, dBase, MS-

Access,ODBC, Sybase dan Oracle dan lain – lain.

2.6 Sistem Operasi Windows XP

System operasi windows XP merupakan system operasi yang dikeluarkan

oleh perusahaan Microsoft yang merupakan gabungan dari Windows 98 dan

Windows NT. Windows XP mempunyai banyak sekali fitur baru dan kelebihan

dibandingkan dengan versi Windows terdahulu. XP sendiri merupakan

singkatan dari Experience (Pengalaman) sehingga sesuai dengan namanya

Windows XP digarap atau dibuat berdasarkan pengalaman – pengalaman

Windows versi terdahulu. Windows XP merupakan Windows yang stabil dan

cepat dikelasnya saat ini. Pengguna diharapkan bisa meningkatkan efisiensi

kerja dan kemudahan untuk melakukan berbagai hal, mulai dengan konfigurasi

networkI, setting bahasa, bahkan pengguna dapat bekerja simultan dengan user

line pada computer yang sama. Selain itu, XP juga kompatibel dengan bahasa

pemograman Delphi dan grafisnyayang tinggi menjadikan gambar yang diolah

15

dengan photoshop 7.0 lebih menarik, sehingga penulis memilih Windows XP

sebagai platform system operasi dalam perancangan aplikasi database ini.

2.7 Adobe Photoshop 7.0

Program aplikasi PhotoShop 7.0 merupakan program pengolah grafik

yang sangat popular, dikarenakan fasilitas – fasilitas didalamnya yang dapat

digunakan untuk memanipulasi grafik sedemikian rupa sehingga terlihat

sempurna. Program aplikasi Adobe Photoshop merupakan program yang

berjalan di bawah system operasi windows.

2.8 Visio 2003

Program aplikasi Visio merupakan program pengolah desain grafik yang

dibuat oleh Microsoft, digunakan untuk mendesain model – model diagram

system, baik itu untuk perancangan jaringan, database, software aplikasi –

aplikasi dan lain - lain. Program aplikasi ini berjalan di bawah system operasi.

BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

16

3.1 Analisis Sistem

Analisis system merupakan suatu cara pemeriksaan atau dengan kata lain

menganalisa system yang akan kita buat.

3.1.1 Gambaran Umum Sistem

Secara umum system ini menyediakan berbagai informasi diantaranya:

1. Informasi Surat Masuk, mengenai data surat - surat yang masuk.

2. Informasi Surat Keluar, mengenai data surat – surat yang keluar.

3. Informasi Bagian, mengenai Bagian yang dimana surat – surat akan

dialirkan.

Adapun langkah – langkah yang dilakukan untuk menganalisa system

pengolahan surat masuk dan surat keluar pada Bagian Umum Biro

Kepegawaian Setda Provinsi NTT adalah :

1. Observasi

Pada bagian ini melihat bagaimana system berjalan selama ini.

Apakah system yang digunakan sudah efektif dan efisien.

2. Analisa Kebutuhan Sistem

Proses – proses yang ada dalam Biro Kepegawaian Setda Provinsi

NTT dapat menjadi suatu system yang akan dikembangkan menjadi

system informasi dimana kebutuhan informasi dibutuhkan untuk

meningkatkan kinerja menjadi optimal dan tidak terjadi penumpukan

pekerjaan.

3. Pengambilan Data

Untuk pengambilan data diambil pada Sub Bagian Tata Usaha dan

Kepegawaian. Sub bagian inilah yang menerima surat – surat dan

mengolahnya untuk diteruskan ke bagian yang menjadi tujuan dari

surat tersebut dalam Biro Kepegawaian Setda Provinsi NTT.

17

3.1.2 Flowchart

Bagan alir system (systems flowchart) merupakan bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari system. Bagan ini

menjelaskan urutan dari prosedur – prosedur yang ada dalam system.

Pada bagian ini akan digambarkan flowchart system informasi surat

masuk dan surat keluar. Berikut adalah penjelasan flowchart system :

1. Pegawai ( User ) memasukkan data bagian kemudian data tersebut

disimpan ke dalam database.

2. User memasukkan data surat masuk dan data bagian yang diambil

dari tabel bagian, kemudian disimpan ke dalam database.

3. User memasukkan data surat keluar dan data bagian yang diambil

dari tabel bagian, kemudian disimpan ke dalam database.

Gambar 3.1. Flow Chart

3.1.3 Data Flow Diagram

18

Diagram Arus Data (DAD) merupakan representasi detail dari arus

data, entity terkait dan tabel database yang ada dalam system. Dalam

DAD terdapat beberapa symbol yang mewakili kesatuan luar (external

entity) atau batas system (Boundary), arus data (data flow), proses

(process), simpanan data (data store).

3.1.3.1 Diagram Context

Suatu konteks diagram selalu mengandung satu dan hanya

satu proses saja ( seringkali diberi nomor proses 0). Proses ini

mewakili proses dari seluruh system. Context diagram ini

menggambarkan hubungan input atau output antara system

dengan dunia luarnya (kesatuan luar).

Dalam diagram konteks ini, proses atau alur masuknya

data dalam system adalah sebagai berikut :

Gambar 3.2. Diagram Konteks

3.1.3.2 Diagram Berjenjang

Bagan atau diagram berjenjang digunakan untuk

mempersiapkan pengambaran DFD ke level – level lebih bawah

lagi. Bagan berjenjang dapat digambar dengan menggunakan

notasi proses yang digunakan di DFD. Untuk system ini, semua

19

proses yang digambarkan sesuai dengan jenjangnya dalam

bagan berjenjang akan tampak seperti berikut :

Gambar 3.3. Diagram Berjenjang

20

3.1.3.3 Diagram Arus Data Level 1

Gambar 3.4. Diagram Arus Data Level 1

3.1.3.4 Diagram Arus Data Level 2 Sub Proses 1

Gambar 3.5. DAD Level 2 Sub Proses 1

21

3.1.4 Pemodelan Sistem

Dalam pemodelan data, system akan digambarkan dalam bentuk Entity

Relationship Diagram. Tujuan penggambaran E-R adalah untuk

menggambarkan hubungan antara entity – entity yang terlibat dalam

system secara keseluruhan. Diagram E-R dalam system ini hanya E-R

untuk pengguna atau user pemakai system tersebut.

Gambar 4.6. E-R Diagram

E-R diagram di atas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1. Relasi antara bagian dan surat masuk bersifat one to many, dimana

satu bagian dapat menerima beberapa surat masuk, sebaliknya

beberapa surat masuk dapat diterima satu bagian.

22

2. Relasi antara bagian dan surat keluar bersifat one to many, dimana

satu bagian dapat mengirim beberapa surat keluar, sebaliknya

beberapa surat keluar dapat dikirim oleh satu bagian.

3.2 Perancangan

Tahap perancangan system merupakan tahap yang harus dilalui sesudah

tahap analisis dan pemodelan system, paradigma yang digunakan adalah

paradigma terstruktur. Perancangan ini berguna untuk mengetahui fasilitas apa

saja yang akan diimplementasikan dalam program yang akan dibuat.

3.2.1 Perancangan Basis Data

3.2.1.1 Logical Design atau Relasi Antar Tabel

Tujuan Logical Design adalah untuk mempresentasikan

data secara akurat dari level tinggi (Conceptual Model) ke

logical model (yang menjadi dasar bagi penerapan system

informasi yang sesungguhnya). Dan untuk memudahkan

pengelolaan data, maka data akan disimpan dalam tabel – tabel

basis data. Satu tabel akan menyimpan data dari sebuah

entitas.

Maka dari itu perlu dibuatkan sebuah diagram relasi antar

tabel untuk menggambarkan hubungan tabel – tabel tersebut

berdasarkan Entity Relationship Diagram (ER Diagram).

Adapun bentuk relasi antar tabel dari perancangan basis data

ini adalah sebagai berikut :

23

Gambar 3.7. Relasi Antar Tabel

3.2.1.2 Physical Design

Pada tahap ini, logical schema dilengkapi dengan detail –

detail implementasi secara fisik (organisasi file dan index)

sesuai DBMS yang digunakan. Pada perancangan basis data di

atas dapat dibuat physical design untuk masing – masing tabel

yang menerangkan detail struktur databasenya.

1. Tabel Bagian

Tabel ini berfungsi untuk menyimpan data bagian. Tabel

ini mempunyai field key yaitu Kode Bagian.

Tabel 1. Bagian

No NAMA

FIELD

TIPE

FIELD

LEBAR KEY

1 Kd_Bagian A 5 *

2 Nama Bagian A 25

24

2. Tabel Surat Masuk

Tabel ini berfungsi untuk mendata surat masuk, field key

dari tabel ini adalah Nomor BerkasM.

NO NAMA FIELD TIPE

FIEL

D

LEBAR KEY

1 Nomor BerkasM N *

2 Nomor Surat Masuk A 15

3 Tanggal Surat Masuk D

4 Perihal A 30

5 Alamat Pengirim A 50

6 Kode Bagian A 5

7 Tanggal Terima D

3. Tabel Surat Keluar

Tabel ini berfungsi untuk mendata surat keluar, field key

dari tabel ini adalah Nomor BerkasK.

NO NAMA FIELD TIPE

FIEL

D

LEBAR KEY

1 Nomor BerkasK N *

2 Nomor Surat Masuk A 15

3 Tanggal Surat Masuk D

4 Perihal A 30

5 Alamat Pengirim A 50

6 Kode Bagian A 5

7 Tanggal Kirim D

25

4. Tabel Password

Tabel password ini berfungsi untuk menyimpan data password

user pengguna system.

NO NAMA FIELD TIPE

FIELD

LEBAR KEY

1 User Name A 20 *

2 Password A 15 *

3.2.2 Perancangan Interface

Agar pengguna dan computer dapat saling berinteraksi, sehingga

pengguna merasakan adanya kemudahan dan keramahan system

computer kepadanya, diperlukan suatu media yang memungkinkan

interaksi tersebut secara langsung. Media yang dimaksud adalah

antarmuka berbasis grafis yang dikenal dengan istilah GUI (graphical

user interface).

3.2.2.1 Perancangan Menu Aplikasi

Sebelum merancang sebuah menu utama yang akan membuka

segala form pada sebuah aplikasi, maka terlebih dahulu

dibuatkan sebuah perancangan menu aplikasi.

26

Gambar 3.8. Perancangan Menu Utama

3.2.2.2 Perancangan Form Splash

Gambar 3.9. Form Animasi Splash

27

3.2.2.3 Perancangan Form Password

Gambar 3.10. Form Password

3.2.2.4 Form Menu Utama

Gambar 3.11. Form Menu Utama

28

3.2.2.5 Form Data Surat Masuk

Gambar 3.12. Form Data Surat Masuk

29

3.2.2.6 Form Data Surat Keluar

Gambar 3.13.Form Data Surat Keluar

30

3.2.2.7 Form Data Bagian

Gambar 3.14. Form Data Bagian

31

3.2.2.8 Form Laporan Surat Masuk

No

Berkas

No.

Surat Masuk

Perihal Alamat

Pengirim

Tanggal

Surat

Tanggal

Terima

Kode

Bagian

Penerima

Gambar 3.15. Form Laporan Surat Masuk

3.2.2.9 Form Laporan Surat Keluar

No

Berkas

No.

Surat Keluar

Perihal Alamat

Tujuan

Tanggal

Surat

Tanggal

Kirim

Kode

Bagian

Pengirim

Gambar 3.16. Form Laporan Surat Keluar

32

BAB IV

IMPLEMENTASI SISTEM

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan (design) yang telah dilakukan,

maka pada tahap selanjutnya adalah implementasi system.

Pada tahap implementasi ini akan membahas mengenai bagaimana hasil

rancangan yang telah dianalisis dan desain dibuat kedalam suatu program aplikasi

yang dapat berjalan dengan baik.

4.1 Animasi Splash

Sistem informasi ini akan dimulai dengan sebuah animasi splash Biro

Kepegawaian SETDA Provinsi NTT sebagai berikut :

Gambar 4.6. Form Animasi Splash

33

Berikut adalah listing program dari form Splash :

4.2 Password Pengaman

Gambar 4.2. Form Login

34

Setelah proses loading berjalan maka akan form password untuk Login.

Hal ini dibuat untuk menghindari perubahan – perubahan data penting oleh user

yang tidak memiliki hak untuk mengubahnya.

Berikut adalah listing program dari form Login :

35

4.3 Form Menu Utama

Gambar 4.3. Form Menu Utama

Setelah proses pengisian user dan password dengan benar maka akan tampil

form Menu utama dari aplikasi ini.

36

4.4 Form Bagian

Gambar 4.4. Form Data Bagian

Form ini berfungsi untuk menginput data bagian pada Biro Kepegawaian

SETDA Provinsi NTT.

Berikut listing programnya :

37

4.5 Form Surat Masuk

Gambar 4.5. Form Data Surat Masuk

Form ini berfungsi untuk mengisi master dari tabel surat masuk, listing programnya :

38

4.6 Form Surat Keluar

Gambar 4.6. Form Data Surat Keluar

Form ini berfungsi untuk mengisi master tabel surat keluar, listing programnya:

39

4.7 Laporan Surat Masuk

Gambar 4.7. Form Laporan Surat Masuk

Form ini berfungsi untuk menampilkan dan mencetak laporan surat masuk.

Dengan mengklik menu laporan surat masuk maka form di atas akan

ditampilkan.

Listing programnya :

40

4.8 Laporan Surat Keluar

Gambar 4.8. Form Laporan Surat Keluar

Form ini berfungsi untuk menampilkan dan mencetak laporan surat keluar.

Dengan mengklik menu laporan surat keluar maka form di atas akan

ditampilkan.

Listing programnya :

41

BAB V

PEMBAHASAN DAN ANALISIS SISTEM

Untuk masuk ke dalam menu utama Sistem Informasi Surat Masuk dan Surat

Keluar pada Biro Kepegawaian SETDA Provinsi NTT, user lebih dulu harus mengisi

nama dan password pada user interface. User interface ini berguna untuk menjamin

keamanan data.

Dari user interface maka program akan menampilkan menu utama yang terdiri

Bagian, Surat, Laporan.

1. Pada menu Bagian terdiri atas Menu Bagian

a. Form Menu Bagian

Jika user mengklik tombol menu Bagian maka akan muncul tampilan

form data bagian, dimana dapat diinput :Kode Bagian dan Nama

Bagian. Untuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk menyimpan

data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol hapus, dan

untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.

2. Pada menu Surat terdiri atas Surat Masuk dan Surat Keluar

a. Data Surat Masuk

Dalam form Surat Masuk dapat diinput : Nomor BerkasM, Nomor Surat

Masuk, Perihal, Alamat Pengirim, Tanggal Surat, Tanggal Terima,

Bagian Penerima. Untuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk

menyimpan data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol

hapus, dan untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.

b. Data Surat Keluar

Dalam form Surat Masuk dapat diinput : Nomor BerkasK, Nomor Surat

Keluar, Perihal, Alamat Tujuan, Tanggal Surat, Tanggal Kirim, Bagian

Pengirim. Untuk memasukkan data klik tombol tambah, untuk

42

menyimpan data klik tombol simpan, untuk menghapus data klik tombol

hapus, dan untuk keluar dari form bagian klik tombol keluar.

3. Pada menu Laporan terdiri atas Laporan Surat Masuk dan Laporan Surat

Keluar

a. Laporan Surat Masuk

Jika sub menu ini diklik maka akan menampilkan data - data surat

masuk yang telah diinput sebelumnya di form surat masuk. Untuk keluar

dari form ini maka klik tab close.

b. Laporan Surat Keluar

Jika sub menu ini diklik maka akan menampilkan data - data surat

keluar yang telah diinput sebelumnya di form surat keluar. Untuk keluar

dari form ini maka klik tab close.

43

BAB VI

PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Dari hasil pembahasan di atas dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai

berikut :

a. Program aplikasi ini menggunakan program Delphi 7.0 yang merupakan

solusi praktis dalam membantu proses pendataan dan pengolahan surat

masuk dan surat keluar pada Biro Kepegawaian SETDA Provinsi NTT.

b. Dengan adanya aplikasi ini yang didukung dengan teknologi yang

semakin maju maka sangat bermanfaat bagi penggunaannya terutama

bagian umum Biro Kepegawaian SETDA Provinsi NTT.

6.2 Saran

Dengan adanya system ini diharapkan agar dapat mempermudah bagian

umum pada Biro Kepegawaian SETDA Provinsi NTT dalam mendata dan

mengolah surat masuk dan surat keluar.

44

DAFTAR PUSTAKA

Alan, M. Agus J. Mengolah Database dengan Borland Delphi 7.0. Penerbit PT. Elex

Media

Jack, Febrian. 2002. Kamus Komputer dan Istilah Teknologi Informasi. Penerbit

Informatika Bandung

Tata Sutabri, S.Kom, MM. 2003. Analisis Sistem Informasi. Penerbit Andi.

Yogyakarta

45