LANGKAH PRAKTIS - iKnow

LANGKAH PRAKTIS

MENYUSUN SMAP ISO 37001:2016 DENGAN DASAR ISO 9001:2015

IPC Learning & Consulting , 19 November 2020

APAKAH KITA DISINI KARENA INI ?

APA PERSEPSI SISTEM MANAJEMEN?

Banyak DokumenMenambah Pekerjaan

Pemenuhan Persyaratan

Image / Brand

Sekedar mengikuti

Tugas Salah satu Departemen

Menggunakan Jasa Konsultan

Pepatah “ Tukang Cukur”

REPOT

SERTIFIKASI

DESAIN KONSULTAN

TUGAS HSSE / RM

SISTEM MANAJEMEN

Sesi 1

Sesi 2

Jangan hanya QHSSE Departemen sajaYang melaksanakan Sistem Manajemen….

TERLALU BERAT….Biar Kami bersama saja yang melaksanakan (Dilan 2018)

PERBEDAAN ISO VERSI SEBELUM 2015 DAN SETELAH 2015

5

01

02

03

04

JUMLAH KLAUSUL 8

JUMLAH PRINSIP 8

PENDEKATAN OUTPUT

PREVENTIVE ACT

PENDEKATAN PROSES

JUMLAH PRINSIP 7

JUMLAH KLAUSUL 10

RISK & PREVENTIVEACTION

01

02

03

04

SEBELUM 2015 SETELAH 2015

Tidak ada lagi 8 Prosedur Wajib

Manajemen Representative tidak wajib

Membedakan istilah produk & jasa

Lebih mudah proses integrasi

ISO 9001:2015

BAGAIMANA MENGOPTIMALISASI

Optimalisasi dari Integrasi Sistem Manajemen

• Mengoptimalkan sumber daya

• Mengoptimalkan perencanaan

• Pertumbuhan budaya organisasi ke arah yang diinginkan

ISO 9001:2015

KONSEP OPTIMALISASI SISTEM MANAJEMEN

Konsep Pesawat Terbang

• Semakin tinggi elevasi pesawat

– udara semakin berkurang

– gaya hambat (drag) dari udara semakin berkurang

– artinya: pesawat dapat lebih mudah melaju, LEBIH CEPAT HEMAT BIAYA OPERASIONAL

ISO 9001:2015

Konsep optimalisasi

…….T A P I……..

✓ pesawat perlu udara untuk menghasilkan gaya dorong

✓ semakin banyak udara , semakin banyakoksigen untuk daya dorong pesawat


ISO 9001:2015

Potensi Optimalisasi

✓Sesuaikan dengan misi atau objektif (Komersial,Kargo,Tempur)

✓Optimalisasikan :

a.Tinggi /kecepatan jelajah

b.Daya dorong

c.Konsumsi bahan bakar

d.Regulasi

e.Jarak Tempuh


ISO 9001

ISO 31000

IS0 37001

INTEGRATED SISTEM MANAJEMEN SMAP DAN MUTU

KETERKAITAN MANAJEMEN RISIKO DI SMAP

34

2

5

6

1 9

6.1 Tindakan Untuk Mengatasi Risiko & Peluang Penyuapan

7.2.2 Risiko Proses Ketenagakerjaan

8.2 Uji Tuntas

4.1 Memahami Organisasi & Konteksnya.

4.5 Penilaian Risiko Penyuapan

4.4 Sistem Manajemen Anti Suap

.

BRIBERY RISK ASSESSMENT

ISO 37001:2016

KLAUSUL 4.5

Identifikasi risiko penyuapanAnalisis, nilai, dan

prioritaskan

Evaluasi efektifitas pengendalian yang

ada

Rencana tindakan jika pengendalian

yang ada tidak/kurang efektif

1 2 43

KETERKAITAN MANAJEMEN RISIKO DI SMAP

13

NoProses Kerja

dengan potensi risikoisu permasalahan

(internal / eksternal)potensi risiko

penyuapan

tingkat risiko penyuapan

hasil penilaian risiko

upaya pencegahan/ pengurangan risiko penyuapan

metode kontrol(kontrol keuangan/

kontrol non-keuangan/…)

peluang improvement

continual improvement

Kriteria Keberhasilan

sumber dayayang digunakan

penanggung jawab

dokumen pendukung(informasi

terdokumentasi/…)

1

Pengadaan Barang & Jasa

penyuapan oleh Penyedia Barang dan Jasa

1. Eksternalpenyuapan oleh Penyedia barang dan jasa

3. Cukup

1) Melaksanakan seleksi Penyedia barang dan jasa 2).Melarang permintaan dan penerimaan suap oleh personil 3) Mempersyaratakan Rekan Bisnis Melakukan pengisian komitmen tunduk dan patuh pada aturan SMAP PT Jasa Armada Indonesia Tbk 4) Mempersyaratkan pengisian PAKTA INTEGRITAS di setiap proses pengadaan barang dan jasa

kontrol keuangan 1) melaksanakan proses pengecekan dokumen penagihan ke pihak ketiga (CSC) 2) menggunakan sistem oracle untuk hirarki dalam proses pembayaran dan penerbitan BAST kontrol non keuangan(1) kontrol terhadap proses pembelian dan pemilihan rekan bisnis2) Kontrol Sistem Manajeman Anti Penyuapan di Vendor)

penggunaan e-procurement

Proses pengecekan keperluan Invoice terpilihnya rekan bisnis yang memang kredible

SDM procurementKepala Department Pengadaan Barang & Jasa

prosedur kontrol Pembayaran,Prosedur Penilaian Rekanan

CONTOH FORM PENILAIAN RISIKO PENYUAPAN

PERSAMAAN ISO 9001 2015 DAN 1SO 37001:2016

PERBEDAAN ISO 9001 2015 DAN 1SO 37001:2016

PERSYARATAN KLAUSUL DI SMAP

17

PRAKTIS DALAM PENERAPAN SMAP

1. Kepemimpinan Peran dan Tanggung jawab

2. Perencanaan Desain Sistem dan Implementasi

3. Pendeteksian (WBS),Pemantauan dan Peningkatan Sistem

4. Sistem Sumber Daya yang Mendorong Integritas dan Kepatuhan

5. Prosedur Uji Kalayakan Keuangan dan Non Keuangan

6. Sistem yang dijalankan di Sebua Bisnis Proses

NEVILLE TIFFEN ( 2017)

Banyak sekali persoalan dalam melakukan penerapan SMAP, antara tantangan yang dihadapi perusahaan kecilmenengah, donasi amal, dukungan masyarakat sekitar , kontribusi politik, dan sistem sumber daya manusia dalammemeriksa karyawan senior dan memberi penghargaan kepada mereka yang mempunyai integrasi antikorupsi.

PROGRAM PRAKTIS PENERAPAN SMAP

ISO 37000

6 PRINSIP SMAP

Briberry Act 2010

Kerangka Kerja Manajemen Anti Penyuapan

Struktur SNI ISO 37001:2016

23

MODEL CONTINUOUS IMPROVEMENTSISTEM MANAJEMEN ISO SERIES

PERSIAPAN SERTIFIKASI SMAP

Logo Perusahaan/

INSTANSI/

ORGANISASI

Perusahaan/ INSTANSI/ ORGANISASI

FORM DUE DILIGENCE PERSONIL

No. Dok :

No. Rev :

Tanggal

Berlaku:

Halaman :

Nama Penilai : ………………

Tanggal Penilaian : ………………

No Nama Personil

Tujuan due diligence • sebelum personil dipekerjakan

• sebelum personil dipindahkan/ dipromosikan

Risiko terkait Jabatan/ Personil Tindakan due diligence berdasar Tingkat Risiko pada Jabatan/ Posisi yang akan dipegang calon Personil

Hasil due diligence• Personil tepat untuk dipekerjakan/ dipindahkan

• Personil diyakini mematuhi kebijakan dan persyaratan sistem manajemen anti-penyuapan

Judul Risikorisk title

Sumber Risikorisk source

Tingkat Risiko

memastikan calon personil menerima

kebijakan anti-penyuapan

memverifikasi kualifikasi calon personil

mendapatkan referensi atasan calon Personil

sebelumnya

menentukan keterlibatan calon personil dalam suatu

penyuapan

memverifikasi pekerjaan bukan sebagai imbalan

mengidentifikasi hubungan calon personel dengan

pejabat publik…….

1 Bpk Irawansebelum personil dipromosikan

menjadi Kepala Departemen Purchasing

risiko penyuapan pada Kepala dan Staf

Departemen Purchasing

Rekan Bisnis yang memberikan suap

pada Kepala dan Staf Departemen Purchasing

moderate x x x x x x Personil tepat untuk dipekerjakan/ dipindahkan

2

Logo Perusahaan Anda

PERUSAHAAN ANDA

FORM KONFLIK KEPENTINGAN

CONFLICT OF INTEREST

No. Dok :

No. Rev :

Tanggal Berlaku :

Halaman :

Periode Penilaian: ……………………… s.d …………………………………..

No

identifikasi risiko konflik kepentingan evaluasi risiko konflik kepentingan

Informasi lainDepartemen/

UnitPosisi/ Jabatan

sifat konflik kepentingan (internal/eksternal)

penyebab potensi konflik kepentingan - hubungan keluarga

- hubungan keuangan - …………….

potensi risiko konflik kepentingan

konflik kepentingan(ada/tidak ada)

deskripsi konflik kepentingan

(jika ada)tindakan yang diambil

1 purchasingkepala departemen purchasing

eksternal (rekan bisnis) hubungan keluargatidak melakukan pemilihan rekan bisnis secara objektif

ada

tidak melakukan pemilihan rekan bisnis secara objektif karena adanya hubungan keluarga

pemilihan rekan bisnis dilakukan berlapis dengan melibatkan departemen terkait lainnya

2

(3) Prosedur Kepedulian Pelatihan ( Klausul 7.3)

a. Pelatihan untuk seluruh pekerja untuk mengetahui danpeduli resiko penyuapan

b. Pelatihan kepada mitra bisnis yang dapat menimbulkanrisiko penyuapan

(4) Penerapan pengendalian anti penyuapan yang dikendalikan organisasi dan rekanbisnisnya ( 8.5.1)

a. Rekan bisnis menerapkan sistem manajemen antipenyuapan

b. Rekan bisnis menerapkan pengendalian anti penyuapanmereka sendiri

Logo Perusahaan/ Instansi/

Organisasi

Perusahaan/ Instansi/ Organisasi

IDENTIFIKASI DAN PENGENDALIAN REKAN BISNIS

No. Dok :

No. Rev :

Tanggal Berlaku :

Halaman :



NoIdentitas rekan

bisnis

status rekan bisnis(terkendali/

di luar kendali)Tingkat Risiko


hubungan kerjasama(transaksi/proyek/

rekan bisnis/...)

*Kriteria / Status tertentu Rekan Bisnis

*persyaratan pada rekan bisnis tidak

dikendalikan.- prasyarat (pre-

condition) bekerja sama

- bagian dokumen kontrak

tidak memerlukan kontrol anti-penyuapan

*memerlukan kontrol anti-penyuapan, namun diluar kendali

alasan- risiko penyuapan rendah,

-tindakan tidak mengurangi risiko

alasan- risiko penyuapan diatas

rendah,-tindakan dapat mengurangi

risiko

langkah lebih lanjut bila memiliki kontrol anti-penyuapan

*langkah lebih lanjut bila tidak memiliki kontrol anti-penyuapan/

tidak memungkinkan untuk memverifikasi

langkah 1. pernyataan memiliki kontrol(lisan/ tulisan)

langkah 2. verifikasi kontrol mengelola risiko

penyuapan

opsi 1. meminta rekan bisnis untuk menerapkan kontrol anti-penyuapan

opsi 2. bila tidak memungkinkan, gunakan sbg faktor saat menilai risiko

penyuapan dan tentukan cara mengelola risiko tersebut

1 PT. Rekan Bisnis 2 di luar kendali moderaterisiko penyuapan pada

Kepala dan Staf Departemen Purchasing

rekan bisnis - -

xpernyatan tertulis telah dilakukan

pada tanggal 26 des 2017, dan didokumentasikan oleh document

controller

xdisepakati bahwa verifikasi kontrol pengelolaan risiko

penyuapan akan dilakukan 1 tahun sekali

- -persyaratan anti-penyuapan

dituliskan pada dokumen kontrak kerjasama

(5) Prosedur bagi rekan bisnis yag tidak mempunyaipengendalian anti penyuapan (8.5.2)

Logo Perusahaan/ Instansi/ Organisasi


MENGELOLA KETIDAKMAMPUAN KONTROL ANTI-PENYUAPAN

MENGATASI RISIKO PENYUAPAN

No. Dok :

No. Rev :

Tanggal Berlaku :

Halaman :



No Tingkat Risiko

Informasi Risiko

hubungan kerjasama(transaksi/proyek/

rekan bisnis/...)

identitas rekan bisnis

*tindakan yang diambil terkait sifat pekerjaanpilih salah satu dan jelaskan

*transaksi, proyek, aktivitas atau hubungan yang ada (existing transaction, project, activity or relationship),

*transaksi, proyek, aktivitas atau hubungan baru yang diusulkan (proposed new transaction, project, activity or relationship)


Sumber Risikorisk source

menghentikan (terminate)

tidak melanjutkan (discontinue)

menangguhkan (suspend)

menarik (withdraw)

menunda untuk melanjutkan(postpone to continue)

menolak untuk melanjutkan (decline to continue)

1 moderaterisiko penyuapan pada Kepala dan

Staf Departemen Purchasing

Rekan Bisnis yang memberikan suap pada Kepala dan Staf Departemen

Purchasingrekan bisnis PT. Rekan Bisnis 3

xberdasarkan kontrak kerjasama,

dibenarkan untuk menarik diri dari kerjasama bila ditemukan

ketidaksesuaian

2

(6) Prosedur tentang komitmen rekan bisnismencegah penyuapan ( Kl 8.6)

(7) Prosedur mencegah adanya tawaran,penyediaanatau penerimaan hadiah, sumbangan dll ( kl 8.7)

Logo Perusahaan/

Instansi/ Organisasi


KRITERIA BATASAN

HADIAH DAN KERAMAHTAMAHAN

No. Dok

No. Rev

Tanggal Berlaku

Halaman

No Nama Hadiah

batasan gifts dan hospitality

pemberian atau penerimaandiatas nilai atau frekuensi yang ditentukan

Tindakan Disiplinjika terjadi pelanggaran

pengeluaran maksimum (maximum expenditure)

frekuensi maksimum

kewajaran (reasonableness)

identitas penerima hukum dan peraturan terkait

lokasi aktivitasjenis hadiah dan

keramahtamahanlokasi aktivitas

senioritas pemberi atau penerima

perlu persetujuan Manager atau Atasan

perlu didokumentasikan

1 kendaraan roda empat jakartanilai kendaraan maks Rp 200jt

1 kali per tahun - - min Kepala Departemen -perlu persetujuan Manajemen Puncak

perlu didokumentasikan surat peringatan III

(8) Prosedur Investigasi Insiden (kl 8.10)

(9) Prosedur Audit (kl 9.2.3)

Siapa Yang mengaudita. Fungsi Mandiri / personel yang ditunjukb. FKAPc. Cross Auditd. Pihak ke tigae. Group yang terdiri dari pihak a-d

SPESIFIK DI SMAP

● Dewan Pengarah dan Manajemen Puncak

● Kebijakan Anti Penyuapan

● Fungsi Kepatuhan Anti Penyuapan

● Tugas, Fungsi dan Pendelegasian kewenangan.

• Mengerti dan mendiskusikan risiko penyuapan;• Menetapkan kebijakan-kebijakan anti penyuapan;• Membentuk badan penanganan yang independen;• Evaluasi terhadap program anti penyuapan dan kebijakan lain yang terkait

secara periodik;• Memastikan risiko penyuapan telah teridentifikasi dan dibuat rencana

mitigasinya;• Mengawasi kegiatan penilaian risiko penyuapan yang dilakukan oleh FKAP;• Menilai potensi risiko penyuapan yang dapat dilakukan oleh manajemen

organisasi;• Memastikan telah dilakukan asesmen terhadap potensi risiko penyuapan;

Peranan Dewan Pengarah

Dewan Komisaris : Memberikan arahan dan melakukan Pengawasan

• Memastikan sistem manajemen anti penyuapan dilaksanakan dengan baik; • Terintegrasi kedalam proses bisnis organisasi;• Menyediakan sumber daya yang memadai;• Mengomunikasikan Kebijakan Anti Penyuapan secara internal dan eksternal;• Mengarahkan dan mendukung personel untuk berkontribusi pada keefektifan

sistem manajemen anti penyuapan;• Mempromosikan budaya anti penyuapan yang sesuai di organisasi;• Memastikan tidak ada personel yang menderita tindakan pembalasan,

diskriminasi atau disipliner

Peranan Manajemen Puncak

• Melakukan pengelolaan risiko penyuapan • Membentuk dan memperbarui kebijakan dan prosedur anti penyuapan dan

korupsi;• Melakukan pelatihan dan penyebarluasan kebijakan dan prosedur anti

penyuapan dan korupsi;• Menyiapkan informasi anti penyuapan dan korupsi;• Melakukan penjaminan mutu pelaksanaan Kebijakan Anti Penyuapan dan

korupsi• Meninjau semua pembayaran yang berkaitan dengan pejabat pemerintah atau

pemerintah;• Melihat dan meninjau daftar hadiah dan hiburan;• Melalukan investigasi sehubungan dengan penyuapan dan prosedur anti

penyuapan, dan korupsi;

Peranan FKAP

APAKAH KITA DISINI KARENA INI ?

Jika Menerapkan SMAP hanya untuk sertifikasihanya

akan nampak dari luar

Jika Menerapkan SMAP untuk mencegah penyuapan maka akan dapat memperbaiki

internal organisasi

Organisasi yang menerapkan dan mendapatkan sertifikat sistemmanagement, BELUM TENTU mendapatkan manfaatnya.

APA PILIHAN KITA….

Terima kasih

References:

● UU No: 31/1999 Jo UU NO: 20/2001 tentang Pemberantasan tindak pidana korupsi.

● Materi Pelatihan ISO 37001:2016 Badan Standarisasi Nasional (BSN)

● United Nations Conventions Against Corruption, 2003.

● FCPA Reports

● UN Global Compact

● KPK Annual Report

● ISO-37001 dan Draft ISO-37002

● Etc

LANGKAH PRAKTIS - iKnow

Documents