KỸ NĂNG LẬP KÊ HOẠCH ... - truongnganhang.edu.vntruongnganhang.edu.vn/Portals/0/users/bt02/042018/04/[TBD] Tai lieu... · 1. Kỹ năng lập kế hoạch, xác định mục

1

Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước

ĐỀ CƯƠNG KHÓA HỌC NÂNG CAO

“KỸ NĂNG LẬP KÊ HOẠCH, QUẢN LÝ CÔNG VIÊC, QUẢN LÝ

THỜI GIAN HIỆU QUẢ”

I. Mục đích: Khóa học thiết kế nhằm giới thiệu các kiến thức về quản lý

trong công tác tại môi trường cơ quan nhà nước, trang bị một số kỹ năng và

phương pháp cần thiết về xây dựng kế hoạch công tác – xác định mục tiêu – tổ

chức thực hiện, quản lý công việc và quản lý thời gian hiệu quả trong công tác

của chuyên viên và lãnh đạo cấp phòng, qua đó nâng cao nhận thức về tầm quan

trọng của các kỹ năng giúp học viên làm việc có hiệu quả cao.

II. Đối tượng: Các quản lý cấp phòng và chuyên viên ngành Ngân hàng

Nhà nước, mỗi lớp không quá 40 học viên

III. Thời lượng: 5 ngày học trên lớp

IV. Kết quả học tập: Sau khóa tập huấn, các học viên sẽ có thể:

- Trình bày được nội hàm các khái niệm “quản lý”, “kế hoạch”, “quy

trình công việc”, “thời gian”;

- Nêu được ý nghĩa và mục đích của quản lý công việc hiệu quả;

- Nêu tên 4 chức năng cơ bản trong quản lý công việc tại công sở;

- Vận dụng ít nhất 3 công cụ và kỹ thuật phù hợp để lập kế hoạch và triển

khai kế hoạch công tác của cá nhân cũng như đơn vị;

- Xây dựng được các mục tiêu khả thi và thực tiễn cho kế hoạch công tác

theo nguyên lý SMART;

- Áp dụng được công cụ 5Ws, 1H, 2C trong tổ chức triển khai công việc;

- Hiểu được các nguyên tắc và các phương pháp cùng tham gia để đạt

được mục tiêu;

- Phân biệt được các bước và xây dựng được quy trình thực hiện công

việc trong cơ quan nhà nước;

- Xác định được các yếu tố làm mất thời gian trong công việc;

- Trình bày được 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả;

- Xây dựng được kế hoạch làm việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và

phân bổ thời gian hợp lý;

2


- Nâng cao ý thức của học viên về các kỹ năng làm việc cần thiết để tăng

cường hiệu quả công tác trong ngành NHNN.

V. Nội dung:

Trong 5 ngày, khóa học tập trung vào 3 kỹ năng cơ bản sau đây:

1. Kỹ năng lập kế hoạch, xác định mục tiêu và chỉ số, bố trí hoạt động và

nguồn lực, và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác - 2 ngày

2. Kỹ năng quản lý công việc - 1 ngày

3. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả – 2 ngày

(Các nội dung này được chi tiết hóa trong mỗi buổi học tại phần lịch biểu

chi tiết dưới đây)

VI. Phương pháp đào tạo:

Kết hợp giữa thuyết trình với các phương pháp và kỹ thuật/hoạt động đào

tạo hai chiều theo hướng lấy người học làm trung tâm, đáp ứng yêu cầu tăng

cường năng lực làm việc của người học như động não, thảo luận tổ, bài tập theo

cặp, bài tập tình huống, đóng vai v.v.

Các kỹ thuật giảng dạy sau sẽ được áp dụng trong khóa học:

Thuyết trình (25% thời lượng khóa học)

Bài tập cá nhân và bài tập nhóm

Thảo luận và thuyết trình nhóm

Chia sẻ kinh nghiệm thực tế

Thực hành trên lớp

Trò chơi quản lý

v.v.

VII. Phương pháp kiểm tra, đánh giá học viên:

Vận dụng một số phương pháp cụ thể để mang lại kết quả đánh giá học

viên chính xác và khách quan, cụ thể là:

- Quan sát

- Kết quả thảo luận tổ

- Bài kiểm tra ngắn

3


- Dùng phiếu điều tra đầu và cuối khóa học

- V.v

VIII. Phương tiện, trang bị đào tạo: Để khóa tập huấn mang tính tích

cực cao, cần có đủ các trang bị, phương tiện giảng dạy sau:

- Máy chiếu Powerpoint

- Bảng trắng

- Bảng ghim

- Bút dạ các màu

- Giấy khổ rộng: A0 và A1

- Giấy A4

- Giấy màu các loại

- Băng dán giấy/hai mặt

- Kéo, dây v.v.

IX. Bộ tài liệu đào tạo:

- Tập tài liệu chung: gồm các nội dung lý thuyết, các kỹ năng, bài tập, một

số tài liệu đọc thêm.

- Các slides bài giảng.

X. Yêu cầu đối với học viên:

Học viên phải tham dự ít nhất 90% thời gian học tập mới được cấp chứng

nhận của Trường Bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước.

XI. Yêu cầu đối với giảng viên:

Giảng viên khóa học này phải có kinh nghiệm ít nhất 10 năm công tác

trong cơ quan nhà nước. Có bằng thạc sỹ trở lên về chuyên ngành quản lý và có

phương pháp đào tạo người trưởng thành ít nhất 5 năm.

Giảng viên:

1. TS. Nguyễn Khắc Hùng

2. ThS. Nguyễn Tiến Dũng

4


LỊCH GIẢNG DẠY CHI TIẾT

Ngày Thời lượng

Nội dung

Ngày 1 8:00 – 8:10

8:10 – 8:30

8:30 – 9:15

9:15 – 10:00

10:00 – 10:15

10:15 – 10:25

10:25 - 11:15

11:15 – 11:30

11:30 – 13:30

13:30 – 13:40

13:40 – 14:00

14:00 – 15:00

15:00 – 15:15

15:15 – 15:30

15:30 – 16:30

16:30

Khai mạc và làm quen

Xây dựng nhóm/Tìm hiểu mong muốn của học

viên

Động não về lập kế hoạch

Mục đích, yêu cầu, nguyên tắc trong lập kế hoạch

tác nghiệp tại cơ quan nhà nước

Nghỉ giải lao

Trắc nghiệm: Phong cách của học viên tác động

tới công tác lập kế hoạch

Bài tập xây dựng kỹ năng 1: Các loại kế hoạch và

đặc điểm kế hoạch ngành Ngân hàng Nhà nước

Học viên trình bày kết quả bài tập và góp ý chung

Nghỉ trưa

Khởi động

Các bước và nội dung Khung Lô gích (Logframe)

Bài tập xây dựng kỹ năng 2: Phân tích thực trạng

lập kế hoạch tại ngành Ngân hàng Nhà nước

Nghỉ giải lao

Học viên trình bày kết quả bài tập và góp ý chung

Phân tích các đối tượng tham gia kế hoạch

Nghỉ

Ngày 2 8:00 – 8:10

8:10 – 8:40

8:40 – 10:00

10:00 – 10:15

Khởi động

Kỹ năng xây dựng chỉ số trong kế hoạch

Giới thiệu SMART và đối chiếu mục tiêu kế

hoạch theo kỹ thuật này

Nghỉ giải lao

5


10:15 – 10:30

10:30 – 11:30

11:30 – 13:30

13:30 – 13:40

13:40 – 15:00

15:00 – 15:15

15:15 – 16:15

15:45 – 16:30

16:30

Các yếu tố về đánh giá tính khả thi trong kế

hoạch công tác cá nhân;

Bài tập xây dựng kỹ năng 3: Xây dựng kế hoạch

công tác cá nhân theo STARS và Khung Lô gích

Nghỉ trưa

Khởi động

Kỹ năng triển khai kế hoạch công tác theo PDCA,

5Ws, 1H, 2C, 5M và Kaizen

Nghỉ giải lao

Bài tập xây dựng kỹ năng 4: Trò chơi quản lý –

Lập kế hoạch và triển khai kế hoạch công tác

Trình bày kết quả bài tập và góp ý chung

Nghỉ

Ngày 3 8:00 – 8:10

8:10 – 8:30

8:30 – 10:00

10:00 – 10:15

10:15 – 11:10

11:10 – 11:30

11:30 – 13:30

13:30 – 13:40

13:40 – 14:00

14:00 - 15:00

15:00 – 15:15

15:15 – 16:00

Khởi động

Ôn tập bài cũ

Quản lý là gì ?

Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc

Nghỉ giải lao

Bài tập xây dựng kỹ năng 5: Vận dụng Flowchart

để xây dựng quy trình làm việc trong ngành Ngân

hàng Nhà nước

Trình bày kết quả và góp ý kiên

Nghỉ trưa

Khởi động

Kỹ năng tổ chức thực hiện

Kỹ năng kiểm soát công việc

Nghỉ giải lao

Bài tập xây dựng kỹ năng 6: Xử lý vấn đề phát

6


16:00 – 16:30

16:30

sinh trong công tác ngành Ngân hàng

Trình bày kết quả và góp ý

Nghỉ

Ngày 4 8:00 – 8:10

8:10 – 8:30

8:30 – 10:00

10:00 – 10:15

10:15 – 10:30

10:30 - 11:10

11:10 – 11:30

11:30 – 13:30

13:30 – 13:40

13:40 – 14:15

14:15 - 15:00

15:00 – 15:15

15:15 – 15:30

15:30 – 16:30

16:30

Khởi động

Ôn tập bài cũ

Ý nghĩa và tầm quan trọng của việc quản lý thời

gian làm việc

Nghỉ giải lao

Những yếu tố làm mất thời gian của bạn (1)

Bài tập xây dựng kỹ năng 7:

Trình bày kết quả và góp ý

Nghỉ trưa

Khởi động

Phân chia và quản lý thời gian hợp lý

Những yếu tố làm mất thời gian của bạn (2)

Nghỉ giải lao

5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả (1)

Bài tập xây dựng kỹ năng 8

Nghỉ

Ngày 5 8:00 – 8:10

8:10 – 8:30

8:30 – 10:00

10:00 – 10:15

10:15 – 11:10

11:10 – 11:30

11:30 – 13:30

13:30 – 13:40

Khởi động

Ôn tập bài cũ

5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả (2)

Nghỉ giải lao

Bài tập xây dựng kỹ năng 9: Sắp xếp trật tư ưu

tiên trong công việc

Chia sẻ

Nghỉ trưa

Khởi động

7


13:40 – 15:00

15:00 – 15:15

15:15 – 16:00

16:00 – 16:30

16:30

Cải tiến công việc để sử dụng thời gian hiệu quả

Nghỉ giải lao

Bài tập xây dựng kỹ năng 10: Trò chơi tổng hợp

về lập kế hoạch và quản lý thời gian

Tổng hợp nội dung toàn khóa

Bế mạc và phát chứng chỉ

Nghỉ

8


PHẦN I:

KỸ NĂNG XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

Hoạt động 1: Tư duy sáng tạo theo Mind-map:

Mục đích kỹ thuật:

Mind-map – Lập bản đồ tư duy là kỹ thuật giúp gợi mở tư duy sáng tạo về

một tổ chức/cơ quan, hay một nội dung/vấn đề. Khi thực hiện mind-map, đưa ra

càng nhiều ý tưởng càng tốt, không cần quan tâm ý tưởng đó đúng hay sai, lô

gích hay phi lô gích. Điều quan trọng là sau đó chúng ta kết nối và nhóm các ý

tưởng đó lại theo cách của mình.

Tác dụng:

- Dùng để tư duy lô gích và sáng tạo;

- Dùng để làm hoạt động động não trong đào tạo;

- Đặc biệt tốt khi xây dựng đề cương bài viết, bài nghiên cứu hay bài

giảng.

Cách thực hiện: có 2 cách

- Mua và sử dụng chương trình phần mềm (Mindjet.com): phân tích từ

trong ra ngoài.

- Tự làm: theo các bước sau

+ Ghi nội dung/vấn đề cần phân tích vào giữa tờ giấy;

+ Ghi bất kỳ ý tưởng nào phát sinh trong đầu liên quan tới nội dung/vấn

đề đó vào xung quanh, không cần quan tâm ý tưởng đó đúng hay sai, lô-gích hay

phi lô-gích ;

+ Kết nối giữa các ý tưởng này theo cách của bạn. Gạch bỏ nhữ, lng ý

tưởng bạn cho là sai hay không lô gích;

+ Lựa chọn 3-7 ý tưởng chính, nối với nội dung/vấn đề chính.

9


Lập kế hoạch

công tác

10


I. Tổng quan về lập kế hoạch:

1.1 Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là một hoạt động có ý thức của con người, được tiến hành

trước khi con người thực hiện bất kỳ một hoạt động nào đó. Tuy nhiên, có kế

hoạch chính thức và kế hoạch phi chính thức. Kế hoạch chính thức là kế hoạch

được viết bằng văn bản. Còn kế hoạch phi chínnh thức là những kế hoạch không

được viết ra thành văn bản. Trong hoạt động quản lý thì lập kế hoạch được xem

là một chức năng cơ bản nhất và đầu tiên trong tất cả mà các cán bộ, công chức

thực hiện.

Lập kế hoạch là một tiến trình kết hợp tất cả các mặt hoạt động của quản

lý, là một tiến trình trí tuệ của việc xác định mong muốn cái gì và có thể đạt

được mong muốn đó như thế nào. Hay nói cách khác, lập kế hoạch là một quá

trình của việc ra quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, ai làm,

làm khi nào và làm ở đâu.

Tóm lại, lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tương

lai, và đưa ra phương thức thích hợp để đạt mục tiêu đó.

1.2 Vai trò, ý nghĩa, thành phần và phân loại kế hoạch:

1.2.1 Vai trò, ý nghĩa:

Một câu hỏi đặt ra là, liệu những cơ quan và nhà quản lý có kế hoạch có thực

hiện tốt hơn những cơ quan và nhà quản lý không có kế hoạch không? Những xem xét

bằng chứng thực tế cho thấy nhìn chung trả lời khẳng định là có.

Hàng loạt các cuộc nghiên cứu đã được tiến hành để kiểm nghiệm mối

quan hệ giữa lập kế hoạch và sự thực hiện. Các cuộc nghiên cứu này đã đưa ra

những kết luận dưới đây:

Thứ nhất, nói chung, lập kế hoạch chính thức gắn liền với kết quả cao hơn,

hiệu quả cao hơn.

Thứ hai, chất lượng của quá trình lập kế hoạch và thực hiện đúng đắn các

kế hoạch có thể đóng góp vào thành tích cao hơn so với mục tiêu đã đề ra.

Thứ ba, yếu tố môi trường trong nhiều trường hợp ảnh hưởng rất lớn đến kết

quả thực hiện các kế hoạch. Ví dụ như: thiên tai, sự khủng hoảng chính trị, khủng

hoảng tài chính, sự thay đổi chính sách, pháp luật, chiến tranh, dịch bệnh... có thể

huỷ hoại các kế hoạch, làm cho chúng bị thất bại.

11


Tầm quan trọng của lập kế hoạch được thể hiện ở vai trò của các kế hoạch

với tư cách là sản phẩm của quá trình lập kế hoạch.

- Các kế hoạch giúp các cán bộ, công chức trong lĩnh vực ngân hàng ứng

phó với những thay đổi trong tương lai.

Do sự bất định của tương lai cho nên việc lập kế hoạch trở thành tất yếu.

Thông qua việc lập kế hoạch mà cán bộ, công chức trong lĩnh vực ngân hàng dự

đoán trước được những gì sẽ diễn ra trong tương lai, lường trước được những khó

khăn, thậm chí giúp chúng ta tránh được những do dự. Tuy nhiên cũng cần lưu ý,

kế hoạch cũng chỉ mang tính tương đối “kế hoạch tốt nhất cũng không thể lường

trước hết những gì có thể xảy ra trong tương lai” (Henry Fayol). Lập kế hoạch cho

khoảng thời gian càng dài thì độ chính xác càng giảm.

- Các kế hoạch hướng các nỗ lực vào việc hoàn thành các mục tiêu.

Lập kế hoạch là nhằm đạt được các mục tiêu của công tác quản lý. Các kế

hoạch sẽ thống nhất được nỗ lực của các cá nhân, bộ phận trong cơ quan, tổ

chức, cộng đồng xã hội góp phần vào thực hiện các mục tiêu. Nhờ có các kế

hoạch mà cán bộ, công chức trong ngành có thể phối hợp các hoạt động của các

cá nhân cũng như các bộ phận trong việc thực hiện nhiệm vụ chung nhằm đạt

mục tiêu chung.

- Các kế hoạch tạo ra khả năng tiết kiệm các nguồn lực.

Các kế hoạch sẽ góp phần vào tối thiểu hoá chi phí về nguồn lực vì nó chú

trọng vào hiệu quả của hoạt động và sự phù hợp. Khi lập kế hoạch, cán bộ, công

chức trong ngành đã xây dựng các phương án và lựa chọn phương án tối ưu để

đạt mục tiêu. Mặt khác các kế hoạch có thể biến các hoạt động không được phối

hợp thành những nỗ lực có định hướng chung, đảm bảo cho các hoạt động diễn

ra đều đặn, nhịp nhàng, cân đối; khắc phục tình trạng không ăn khớp, chồng

chéo, bất hợp lý gây tốn kém, lãng phí nguồn lực của cơ quan, xã hội.

- Các kế hoạch là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm soát.

Lập kế hoạch xác định các mục tiêu, các kết quả cần đạt được, và chính

các mục tiêu này lại là tiêu chuẩn để kiểm tra, đánh giá hoạt động của từng bộ

phận, từng cá nhân. Trên cơ sở các kế hoạch, cán bộ, công chức trong ngành tiến

hành các hoạt động giám sát, kiểm tra, thanh tra hay thực hiện chức năng kiểm

soát.

12


1.2.2 Các thành phần của kế hoạch:

Quá trình lập kế hoạch là quá trình xác định các thành phần chủ yếu như:

mục tiêu, biện pháp, nguồn lực và sự thực hiện.

- Các mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà các cán bộ, công

chức trong lĩnh vực mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể

được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, có thể là những

mong muốn của các cán bộ, công chức trong lĩnh vực; cũng có thể là những sức

ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đạt ra những thách thức

đối với nhà quản lý.

- Phương hướng và các biện pháp: Phương hướng xác định định hướng

những hành động chủ yếu trong tương lai. Biện pháp xác định những hoạt động

cụ thể được dự kiến để đạt những mục tiêu đã đặt ra.

- Nguồn lực: bao gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng. Nguồn

lực hiện có là những nguồn lực đã có sẳn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng.

Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà các cán bộ, công chức trong lĩnh

vực ngân hàng có thể có trong tương lai - đây là loại nguồn lực chưa chắc chắn,

nên để có nó nhà quản lý cần phải có những biện pháp để huy động và tính đến

tính không chắc chắn của nó. Khi xem xét nguồn lực chúng ta có thể phân thành

hai loại: nguồn lực vật thể và nguồn nhân lực. Theo cách nhìn nhận hiện đại, thì

nguồn lực của tổ chức, cơ quan, cộng đồng bao gồm: nguồn lực vật chất; tài

chính; nhân lực; nguồn lực tổ chức; nguồn lực trí tuệ; nguồn lực quan hệ...

- Sự thực hiện dự kiến: đó là việc xác định trước sự phân công công việc

và trách nhiệm cho các cá nhân, bộ phận, hướng dẫn và chỉ đạo họ thực hiện.

Trao quyền và thiết lập các mối quan hệ giữa các cá nhân và bộ phận có liên

quan trên cơ sở mối quan hệ quyền hành và chức năng.

Bốn thành phần trên tuy được trình bày một cách riêng rẽ nhưng chúng có

mối quan hệ với nhau. Các mục tiêu phải được xác định phù hợp với khả năng,

chú ý đến những dự báo tương lai và nguồn lực có thể có. Hơn nữa, nguồn lực

có thể có lại chịu ảnh hưởng bởi chính những biện pháp mà nhà lãnh đạo dự

kiến.

1.2.3 Phân loại kế hoạch:

Phương pháp phổ biến nhất là mô tả các kế hoạch theo bề rộng (phạm vi)

của chúng, theo khuôn khổ thời gian, theo tính cụ thể và theo đối tượng. Tuy

13


nhiên, các cách phân loại kế hoạch này không độc lập với các cách phân loại

khác. Chẳng hạn, có mối quan hệ chặt chẽ giữa các kế hoạch dài hạn và ngắn

hạn với các loại kế hoạch chiến lược và thực thi.

a. Phân loại theo phạm vi

Theo cách phân loại này, kế hoạch được chia thành kế hoạch chiến lược

và kế hoạch thực thi hay kế hoạch hoạt động.

Các kế hoạch áp dụng cho toàn bộ cơ quan, tổ chức, cấp hành chính, thiết

lập các mục tiêu toàn diện và xác định vị trí tương lai của cơ quan, tổ chức hoặc

địa phương trong môi trường gọi là kế hoạch chiến lược. Các kế hoạch ghi chi tiết

về cách thức đạt được các mục tiêu toàn diện được gọi là kế hoạch thực thi. Các

kế hoạch chiến lược và thực thi khác nhau ở khuôn khổ thời gian, phạm vi và

chúng bao gồm hoặc không bao gồm một tập hợp các mục tiêu của cơ quan, tổ

chức, địa phương. Các kế hoạch thực thi thường có thời gian ngắn hơn. Ví dụ, các

kế hoạch ngày, tuần, tháng, quý hầu hết là các kế hoạch thực thi. Các kế hoạch

chiến lược thường hướng đến một thời gian dài, thường là 5 năm trở lên. Chúng

cũng có phạm vi rộng hơn và ít giải quyết những cái chi tiết. Cuối cùng, các kế

hoạch chiến lược bao gồm việc xây dựng các mục tiêu, trong khi đó các kế hoạch

thực thi thừa nhận sự tồn tại các mục tiêu và đưa ra các phương pháp để đạt mục

tiêu đó.

b. Phân loại theo khuôn khổ thời gian

Theo khuôn khổ thời gian, kế hoạch được phân thành kế hoạch dài hạn,

trung hạn và ngắn hạn. Kế hoạch ngắn hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện nó

một năm hoặc dưới 01 năm. Kế hoạch dài hạn là kế hoạch có thời gian thực hiện

nó từ 5 năm trở lên. Còn kế hoạch có thời gian thực hiện từ trên 1 năm đến dưới

5 năm được gọi là kế hoạch trung hạn.

c. Phân loại theo tính cụ thể

Bằng trực giác, chúng ta không thể khẳng định kế hoạch nào là cụ thể,

hay nói cách khác mọi kế hoạch đều là kế hoạch định hướng. Tuy nhiên, khi

chúng ta đi sâu nghiên cứu các kế hoạch theo tính cụ thể, có thể phân các kế

hoạch thành kế hoạch định hướng và kế hoạch cụ thể. Kế hoạch cụ thể có các

mục tiêu xác định rõ ràng và không cần giải thích thêm, không có sự mơ hồ,

không có sự hiểu nhầm. Ví dụ, hàng năm đào tạo nghề cho 500 cán bộ ngân

hàng cơ sở, thì có thể thiết lập các thủ tục cụ thể, phân bổ ngân sách và kế hoạch

hoạt động để đạt mục tiêu đó. Những nội dung đó thể hiện các kế hoạch cụ thể.

14


Cũng cần nhớ rằng các kế hoạch cụ thể cũng có những hạn chế. Chúng đòi hỏi

phải rõ ràng và thường không tồn tại khả năng phán xét của người thực hiện.

Khi độ không chắc chắn cao, sẽ đòi hỏi người thực hiện duy trì tính linh

hoạt để ứng phó với những thay đổi không lường trước, do đó loại kế hoạch này

được gọi là kế hoạch định hướng. Các kế hoạch định hướng xác định những

hướng dẫn. Chúng đưa ra trọng tâm nhưng không gò bó người tổ chức thực hiện

vào những mục tiêu cụ thể hoặc các đường lối hành động cụ thể. Tính linh hoạt

vốn có trong các kế hoạch định hướng là hiển nhiên. Lợi thế này cần được đo

lường so với mất mát về tính rõ ràng do các kế hoạch cụ thể mang lại.

d. Phân loại theo đối tượng

Là cách phân loại dựa vào vấn đề hoặc đối tượng mà hoạt động lập kế

hoạch hướng tới. Theo cách phân loại này, trong thực tiễn có các loại kế hoạch

chủ yếu dưới đây:

- Kế hoạch nhân sự: là kế hoạch xác định nhu cầu nhân sự tương lai cho

một cơ quan, tổ chức về số lượng, chất lượng và thời điểm cung cấp và xác định

những biện pháp cần thiết để đáp ứng nhu cầu nhân sự đó nhằm đảm bảo cho cơ

quan, tổ chức hoàn thành những chức năng, nhiệm vụ của mình.

- Kế hoạch tài chính (ngân sách): là kế hoạch xác định khả năng thu và

nhu cầu chi ngân sách, bao gồm tổng thu, tổng chi và các khoản mục thu, chi

trong kỳ ngân sách. Đồng thời, xác định các biện pháp để tận thu và sử dụng các

khoản chi ngân sách một cách có hiệu quả.

- Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch xác định các hoạt động cần phải tiến

hành, các nguồn lực và lịch trình thực hiện nhằm hoàn thành tốt một công việc

cụ thể.

- Kế hoạch dự án: là kế hoạch để lập và thực hiện một dự án phát triển,

bao gồm việc xác định các công việc và hoạt động cần phải tiến hành, cách thức

thực hiện, quản lý công việc và nguồn lực cần thiết cho các hoạt động đó nhằm

hoàn thành mục tiêu dự án.

1.3 Các nguyên tắc và yêu cầu lập kế hoạch trong lĩnh vực ngân

hàng:

1.3.1 Các nguyên tắc lập kế hoạch:

a) Nguyên tắc mục tiêu

15


Mọi hoạt động quản lý đều hướng tới đạt những mục tiêu nhất định, trong

đó hoạt động lập kế hoạch cũng vậy. Do đó, mục đích của mọi kế hoạch là phải

hướng các nỗ lực của các cá nhân, bộ phận vào việc hoàn thành mục tiêu chung.

b) Nguyên tắc hiệu quả

Các nguồn lực của chúng ta là có hạn trong khi đó mong muốn của chúng ta

là vô hạn. Vì vậy, một yêu cầu cơ bản của mọi hoạt động của chúng ta là phải đảm

bảo tính hiệu quả, tức là với một nguồn lực nhất định phải đem lại kết quả cao nhất

hoặc đạt một kết quả nhất định nhưng với chi phí về nguồn lực thấp nhất. Nguyên tắc

này đòi hỏi trong khi lập và thực hiện kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả. Hiệu quả

của một kế hoạch được đo lường bằng việc so sánh kết quả mà nó đóng góp vào việc

đạt các mục tiêu với những chi phí cần thiết và hậu quả khác để xây dựng và thực

hiện kế hoạch.

c) Nguyên tắc cân đối

Khi xây dựng kế hoạch cần đảm bảo tính cân đối giữa các yếu tố cấu thành.

Ví dụ: mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực, các hoạt động phải được tiến hành nhịp

nhàng, phải cân đối giữa nguồn lực với các biện pháp, giữa các phương tiện với con

người... để tránh tình trạng thiếu hoặc dư thừa, lãng phí nguồn lực.

d) Nguyên tắc linh hoạt

Các kế hoạch cũng chỉ là những dự kiến về các hoạt động trong tương lai,

trong khi đó tương lai luôn thay đổi, chính vì vậy, mà bản thân các kế hoạch

cũng chỉ mang tính tương đối. Do đó, các kế hoạch được xây dựng phải đảm bảo

tính linh hoạt để giảm bớt các rủi ro do các sự kiện không mong đợi phát sinh.

e) Nguyên tắc đảm bảo cam kết

Trong các kế hoạch, chúng ta xác định các mục tiêu và các nguồn lực,

phân công trách nhiệm của các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu

đã đề ra. Nếu chỉ một trong các cá nhân hoặc bộ phận không hoàn thành trách

nhiệm của mình, hay các nguồn lực không được cung cấp theo đúng tiến độ yêu

cầu thì có thể dẫn đến việc không hoàn thành kế hoạch theo dự kiến thậm chí có

thể gây hậu quả. Chính vì vậy, trong quá trình triển khai thực hiện kế hoạch phải

đảm bảo thực hiện đúng các cam kết ghi trong kế hoạch.

f) Nguyên tắc phù hợp

Trong quản lý, chúng ta phải xây dựng nhiều kế hoạch khác nhau. Ví dụ, theo

thời gian có các kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng... và nhiều kế hoạch về

16


các lĩnh vực khác nhau. Vì vậy để tránh tình trạng chồng chéo giữa các kế hoạch khi

thực hiện, khi xây dựng các kế hoạch cần phải tính toán sao cho chúng thích hợp về

thời gian và ăn khớp với nhau.

g) Nguyên tắc nhân tố hạn chế

Trong quá trình lập kế hoạch, lựa chọn phương án kế hoạch, chúng ta gặp

phải nhiều nhân tố hạn chế đến chất lượng của kế hoạch cũng như chất lượng của

việc thực hiện kế hoạch sau này. Do đó, khi lập kế hoạch chúng ta cần dự đoán

những khó khăn, hạn chế có thể xảy ra và đưa ra giải pháp cho các nhân tố đó. Ví dụ,

tính chính xác của các kết quả dự báo về tương lai; yếu tố tâm lý của người thực

hiện; thời gian có thể có cho việc lập kế hoạch và có thể có sự thay đổi về môi trường,

về lãnh đạo, về nguồn lực...

h) Nguyên tắc khách quan

Chúng ta lập kế hoạch là để thực hiện chúng nhằm đạt các kết quả mong

muốn, do vậy để đảm bảo tính khả thi của các kế hoạch, khi xây dựng chúng ta phải

dựa trên những căn cứ khoa học, những yêu cầu khách quan và có tính thực tế, phù

hợp với điều kiện, tránh tình trạng chủ quan, duy ý chí, tạo nên những kế hoạch viển

vông, không bao giờ thực hiện được.

1.3.2 Các yêu cầu khi lập kế hoạch:

Trong lập kế hoạch, việc xác định mục tiêu là một nội dung hết sức quan

trọng vì chỉ khi nào xác định mục tiêu đúng đắn thì chúng ta mới có thể thực

hiện thắng lợi các mục tiêu đó. Việc xác định mục tiêu của mỗi một kế hoạch

phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản đó là: cụ thể; có thể đo lường được; có khả

năng đạt được; có tính thực tế; khung thời gian để hoàn thành mục tiêu.

a) Tính cụ thể

Một mục tiêu cụ thể sẽ tạo ra cơ hội hoàn thành lớn hơn nhiều so với mục

tiêu chung chung. Để thiết lập mục tiêu cụ thể, chúng ta phải trả lời sáu câu hỏi

sau:

- Ai: Ai tham gia?

- Cái gì: Chúng ta muốn hoàn thành cái gì?

- Ở đâu: Xác định rõ ràng vị trí thực hiện.

- Khi nào: Thiết lập khuôn khổ thời gian.

- Cái nào: xác định những yêu cầu và những hạn chế.

17


- Tại sao: những lý do cụ thể, mục đích hoặc lợi ích của việc hoàn thành

mục tiêu.

Ví dụ: một mục tiêu chung là, “Đạt sản lượng nông nghiệp quy thóc là 1

triệu tấn/ năm”. Trong điều kiện, ngành nông nghiệp chỉ có hai ngành trông trọt và

chăn nuôi thì những mục tiêu cụ thể sẽ là: “sản lượng trồng trọt là 700.000 tấn/ năm

và sản lượng chăn nuôi quy thóc là 300.000 tấn/ năm”. Và các mục tiêu cụ thể hơn

nữa là: diện tích trồng lúa là bao nhiêu? diện tích hoa màu là bao nhiêu? để đạt

năng xuất theo dự tính thì giống và phân bón, thủy lợi phải đạt những chỉ tiêu gì?.

Về chăn nuôi: thì cơ cấu như thế nào: bao nhiêu gia súc, bao nhiêu gia cầm, tỷ lệ %

số gia súc, gia cầm được tiêm phòng dịch, bệnh...

b) Tính đo lường được

Thiết lập hệ thống tiêu chí chính xác để đo lường sự tiến triển hướng tới

đạt được từng mục tiêu cụ thể đã định. Khi đo lường sự tiến triển, cần duy trì

đúng hướng, đạt tới mục tiêu hàng ngày, và cần có những khen thưởng cho

những thành tích đã đạt được nhằm khích lệ chúng ta tiếp tục những nỗ lực cần

thiết nhằm đạt mục tiêu.

Để xác định mục tiêu có thể đo lường được, cần đặt ra những câu hỏi như:

làm được gỡ? làm được bao nhiêu? làm trong điều kiện nào? làm thế nào để biết

khi nào mục tiêu hoàn thành?

c) Tính có thể đạt được

Việc xác định mục tiêu là điều quan trọng nhất, và công việc tiếp theo là

tính toán cách thức có thể có để đạt được mục tiêu. Để đạt mục tiêu, chúng ta

cần phát triển các thái độ, khả năng, kỹ năng, khả năng tài chính và cần nhận ra

trước những cơ hội bị bỏ qua.

Chúng ta có thể đạt được hầu hết các mục tiêu đã định nếu chúng ta lập

được kế hoạch cho những bước đi một cách rõ ràng và thiết lập một khuôn khổ

thời gian cần thiết để thực hiện những bước công việc đó. Các mục tiêu tưởng

chừng rất xa vời và vượt ra ngoài tầm với dần dần sẽ tiến gần hơn và trở nên có

thể đạt được, không phải do những mục tiêu này bị thu hẹp lại mà vì chúng ta có

thể kéo dài thời gian để đạt được chúng.

d) Tính thực tế

Để có tính thực tế, một mục tiêu phải thể hiện được tính khách quan

hướng đến cái mà chúng ta sẽ và có khả năng thực hiện. Một mục tiêu có thể

18


vừa cao vừa thực tế; chúng ta cần xác định mục tiêu nên cao đến mức độ nào.

Nhưng phải đảm bảo rằng mọi mục tiêu thể hiện được sự tiến triển chắc chắn.

Một mục tiêu cao thường dễ đạt được hơn một mục tiêu thấp bởi vì mục tiêu

thấp đưa ra nổ lực thấp hơn, còn mục cao đưa ra nổ lực cao hơn. Trong nhiều

trường hợp, chúng ta hoàn thành được những công việc khó khăn bởi vì chúng

ta làm nó xuất phát từ niềm say mê chứ không vì lợi lộc.

Mục tiêu chỉ có khả năng hiện thực nếu chúng ta thực sự tin tưởng rằng nó có

thể được hoàn thành. Một phương pháp nữa để nhận biết nếu một mục tiêu được xác

định là hiện thực nếu chúng ta đã hoàn thành nó trong quá khứ hoặc tự đặt ra những

điều kiện cần thiết để hoàn thành mục tiêu đó.

e) Khung thời gian

Mỗi một mục tiêu được xác định trong một giai đoạn thời gian rõ ràng để

hoàn thành. Thông thường, giai đoạn thời gian là một tuần, một tháng, 3 tháng, 6

tháng hoặc 1 năm.

Các khung thời gian này cũng chính là các mốc thời gian để chúng ta xác

định các hành động đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, cũng như đưa ra

những biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm tối thiếu hóa những sai lệch.

Bài tập xây dựng kỹ năng 4:

Vận dụng kỹ thuật SWOT (Kỹ thuật phân tích thực trạng: xem sơ đồ dưới

đây, mục sau sẽ trình bày rõ hơn về kỹ thuật này) để phân tích thực trạng lập và

triển khai thực hiện kế hoạch hiện nay tại ngành ngân hàng.

S (Strengths): Các ưu điểm, lợi điểm, điểm mạnh

W (Weaknesses): Các nhược điểm, điểm bất lợi, tồn tại

O (Opportunities): Các cơ hội (thuận lợi)

T (Threats): Các nguy cơ, thách thức

19


Sơ đồ 1: PHÂN TÍCH SWOT:

KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG

Môi trường bên trong

Môi trường bên ngoài

Chính phủ

Khách hàng

Các địa phương

Các nhà tài trợ

Các bộ, ngành

Ngân hàng

Nhà nước

Toàn cầu hóa

Các tổ chức tín

dụng

Ưu điểm, nhược điểm

Cơ hội, thách thức

v.v.

WTO

20


Bước 1: PHÂN TÍCH CHUNG VÀ MỤC ĐÍCH

CÁC ƯU ĐIỂM/ĐIỂM MẠNH CÁC NHƯỢC ĐIỂM/ĐIỂM YẾU

STRENGTHS WEAKNESSES

CÁC CƠ HỘI CÁC THÁCH THỨC/NGUY CƠ

OPPORTUNITIES THREATS

Phát huy Khắc phục

Tận dụng Vượt qua, né tránh

21


II. MỘT SỐ CÔNG CỤ VẬN DỤNG ĐỂ XÂY DỰNG KẾ HOẠCH

2.1 Kỹ thuật STARS:

Kỹ thuật STARS là từ ghép của 5 yếu tố/thành phần quan trọng trong xây

dựng kế hoạch công tác, bao gồm:

S (Steps): Các bước hoặc các hoạt động cần thực hiện

T (Timing): Thời gian thực hiện khi nào

A (Assignment): Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện bước/hoạt động

dự kiến

R (Responsibility): Ai là người chỉ đạo triển khai thực hiện

S (Successful Criteria): Tiêu chí thành công hay dự kiến kết quả thực hiện

hoàn thành bước/hoạt động đó.

Các thành phần này này thiết kế thành bảng sau đây:

Bảng 1: Kế hoạch công tác theo kỹ thuật STARS

Mục tiêu kế hoạch: …………….

Stt Bước/Hoạt động Thời gian Người

thực hiện

Người chỉ

đạo

Tiêu chí

thành công

1

2

3

4

v.v.

Do số lượng các thành phần không nhiều và độ phức tạp ít, kỹ thuật này

có thể vận dụng để xây dựng kế hoạch công tác cá nhân của cán bộ, giáo viên

trong nhà trường.

Bài tập xây dựng kỹ năng 5: Áp dụng STARS để xây dựng kế hoạch

công tác cá nhân cho 6 tháng cuối năm 2018.

2.2 Kỹ thuật Khung Lô gich (Logframe)

2.2.1 Giới thiệu phương pháp Logframe:

22


Logframe (Khung Lo gích - Logical Framework) hay còn viết tắt là LFA

(Logical Framework Approach) là phương pháp do Cơ quan USAid thiết kế và

Ngân hàng Thế giới vận dụng vào cuối thập kỷ 1950 đầu thập kỷ 1960 nhằm

giúp các nước nghèo, nhất là các nước Châu Phi, thiết kế nên các dự án phát

triển và xóa đói giảm nghèo sau Đại chiến thế giới lần thứ II. Từ đó đến nay, hầu

hết các chương trình và dự án phát triển đều được thiết kế trên cơ sở vận dụng

Logframe kết hợp với một số kỹ thuật và cụng cụ khác. Hơn nữa, do tính lô gích

rất cao của nó, phương pháp này hiện còn được vận dụng rất nhiều trong lập kế

hoạch công tác, nhất là kế hoạch công tác ngắn hạn với các mục tiêu và chỉ số

định lượng được rõ ràng. Bản thân Logframe cũng là công cụ hữu hiệu khi được

vận dụng thích hợp trong việc theo dõi và đánh giá (M&E – Monitoring and

Evaluation) công tác.

Cấu trúc Logframe bao gồm các cột dọc và cột ngang được sắp xếp theo

trật tự lô gích rất cao (Xem bảng ở trang sau). Mỗi cột dọc là một chuỗi liên tiếp

các phương diện thiết yếu cần xem xét để hoàn thành mục đích chung, mục tiêu,

kết quả đầu ra hay hoạt động cụ thể. Ví dụ: để hoàn thành một hoạt động nhất

định, cần xác định rõ chỉ số hoàn thành (định lượng/định tính) của hoạt động đó;

có phương tiện để minh chứng là hoạt động đó thực sự được triển khai, và triển

khai có kết quả ở mức độ nào (khi đối chiếu với tiêu chí đó đặt ra từ trước); và

điều kiện (về thể chế, pháp lý, văn hóa, truyền thống, nguồn lực, thời gian v.v.)

để thực hiện hoàn thành hoạt động đó.

Các hàng ngang cũng thể hiện tính lô gích từ trên xuống dưới và từ dưới

lên trên. Chỉ khi xuất phát từ mục đích phát triển chung (development goal) mới

có thể xác định được những mục tiêu cụ thể/hay trước mắt (specific/immediate

objectives). Chỉ khi hoàn thành những mục tiêu cụ thể/trước mắt này mới giúp

đạt được mục đích chung. Tương tự như vậy, mỗi mục tiêu cụ thể lại cần được

hiện thực hóa bằng các kết quả đầu ra (outputs) nhất định. Những kết quả đầu ra

này là cơ sở thiết yếu để giúp hoàn thành mục tiêu cụ thể đó. Nếu không thực

hiện hoàn thành kết quả đầu ra thì nhất định không thể hoàn thành mục tiêu cụ

thể được. Về phần mình, mỗi kết quả đầu ra lại là tập hợp của một nhóm hoạt

động (activities - các bước lô gích) để triển khai, và chỉ khi thực hiện hoàn thành

các hoạt động này, mới giúp hoàn thành kết quả đầu ra liên quan. Như vậy, nếu

bỏ qua hay thực hiện không tốt một bộ phận hay phương diện nhất định nào đó

trong khung logframe này, sẽ đương nhiên có ảnh hưởng tới toàn bộ dự án/đề án

hay công việc đang triển khai.

23


Bảng 2: CẤU TRÚC KHUNG LÔ-GÍCH

Tên dự án:

Ngày tháng năm:

Mô tả ngắn về dự án:

Thời lượng:

Cấu trúc dự án

Các chỉ số thực hiện:

Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:

Mục tiêu phát

triển:

(Tác động lâu dài) Các điều kiện/giả định

mang tính bền vững

Mục tiêu trước

mắt:

(Những mục tiêu ngắn hạn -

SMART)

Các điều kiện/giả định

mang tính phát triển

Gắn mục tiêu trước mắt với

mục tiêu lâu dài

Các kết quả đầu

ra:

(Các chỉ số thực hiện)

Các điều kiện/giả định thực

thi.

Gắn kết quả đầu ra với mục

tiêu trước mắt

Các hoạt động:

(Nguồn lực đầu vào và ngân

sách)

Các điều kiện/giả định

mang tính quản lí

Gắn hoạt động với kết quả

đầu ra

Trường bồi dưỡng cán bộ Ngân hàng Nhà nước 24

Bảng 3: Cấu trúc khung Lô gích

(Thể hiện của tính lô gích)

Tên dự án:

Ngày tháng năm:

Mô tả ngắn về dự án:

Thời lượng:

Cấu trúc dự án

Các chỉ số thực hiện:

Nguồn/công cụ thẩm tra: Các điều kiện/giả định:

Mục tiêu phát

triển (chung):

Mục tiêu trước

mắt (thành

phần):

Các kết quả

đầu ra:

Các hoạt động:

25


2.2.2 Xây dựng chỉ số thực hiện:

a) Khái niệm: Chỉ số kế hoạch (performance indicators) là

Các thông tin định tính & định lượng được xác định làm bằng chứng/đối

chiếu chứng tỏ việc hoàn thành của các hoạt động, kết quả đầu ra/mục

tiêu của kế hoạch

Là dấu hiệu của sự thay đổi/tiến bộ so với hiện trạng

Là cơ sở để theo dõi, kiểm điểm và đánh giá thực hiện kế hoạch

Là cơ sở để kiểm điểm và đánh giá trách nhiệm của cá nhân mỗi cán bộ,

giáo viên, lãnh đạo các cấp và các bộ phận trong tổ chức thực hiện kế

hoạch công tác.

Quá trình xây dựng và quyết định các chỉ số kết quả thể hiện quyết tâm

chính trị của các nhà trường/cá nhân lãnh đạo hay cán bộ, giáo viên đối với các

công việc, kết quả, mục tiêu đã đề ra. Do vậy trong thực hiện xác định chỉ số,

yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ và nhất trí cao giữa các đơn vị liên quan và với

lãnh đạo của trường học.

Tất cả các nội dung và tính chất của các chỉ số kết quả phải được thể hiện

cụ thể trong bản kế hoạch.

Việc xác định chỉ số cần tuân thủ các tiêu chí theo nguyên tắc SMART

sau đây:

Bảng 4: Các tiêu chí xác định chỉ số trong kế hoạch

Đơn giản/Cụ thể

(Simple/specific)

Được thể hiện rõ ràng, cụ thể và không hiểu sai.

Đo lường được

(Measurable)

Được thể hiện bằng các số liệu định lượng, định tính.

Có thể phân tích, so sánh đối chiếu và thống kê được

(thông qua các phương pháp thu thập phân tích thông

tin cụ thể).

Có thể đạt được

(Attainable/Achievable)

Khả thi trong các điều kiện (nguồn lực, thời gian…)

cụ thể

Thực tiễn/theo định

hướng kết quả

(Realistic/

Result-oriented)

Phù hợp với các quy định/quy chế hiện hành.

Phù hợp với các điều kiện nguồn lực sẵn có

Có thể đo được chi phí - hiệu quả và tính hiện thực so

với nguồn lực sẵn có

Mốc thời gian (Time-bound/Time-

framed)

Có khung thời gian hoàn thành và có thể đánh giá

được sự hoàn thành trong khoảng thời gian đó

2.2.3 Vận dụng xây dựng kế hoạch:

26


Vận dụng phương pháp Logframe để xây dựng kế hoạch triển khai thực

hiện (tác nghiệp) tại NHNN theo biểu (File excel).

Bảng 5:

KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

CÔNG TÁC QUÍ …/201…

Của: .....

Tại: Phòng: .... NHNN tỉnh...

ST

T

Tên mục tiêu/hoạt

động

Chỉ số Phương

tiện xác

minh/Sản

phẩm

Thời gian Dự kiến

nguồn

lực

Phối hợp

T

1

T

2

T

3

T

4

1 Cải tiến công tác

chuyên môn

1.1 Xây dựng kế hoạch

công tác cá nhân

quý 1

Bản kế

hoạch

được

thông qua

1.2 Viết đề án ...

1.3

...

2 Tham gia nhiều hơn

công tác đoàn thể

2.1 Họp chi đoàn Họp hàng tháng

với 100% đoàn

viên

Danh sách

2.2 Làm đơn gia nhập

Công đoàn

...

3 Phát triển cá nhân

3.1 Đi học ngoại ngữ

buổi tối

...

2.3 Triển khai kế hoạch:

Tổ chức thực hiện kế hoạch là quá trình đảm bảo các mục tiêu của kế hoạch

được hoàn thành thông qua việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải pháp đã được

xác định trong bản kế hoạch.

Nội dung của quá trình thực hiện kế hoạch bao gồm:

- Truyền đạt kế hoạch;

- Tổ chức thực hiện;

27


- Theo dõi, giám sát;

- Đánh giá thực hiện.

Dưới đây chúng ta đi xem xet từng nội dung cụ thể của quá trình thực

hiện kế hoạch. Phần theo dõi và đánh giá trình bày qua các slides.

2.3.1 Truyền đạt kế hoạch:

Quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch trước hết được bắt đầu từ việc

truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân, bộ phận, tập thể mà có trách nhiệm trong

việc thực hiện kế hoạch. Truyền đạt kế hoạch là một nội dung đầu tiên không thể

thiếu của quá trình triển khai thực hiện kế hoạch, góp phần quan trọng vào thành

công của thực hiện kế hoạch. Bởi vì những cá nhân, tập thể có trách nhiệm thực

hiện kế hoạch mà không nắm vững các nội dung của kế hoạch, những hoạt động

mà họ phải tiến hành, quyền hành trao cho họ và các mối quan hệ phối hợp với

các cá nhân, bộ phận khác thì chắc chắn việc thực hiện kế hoạch sẽ bị trục trặc,

tiến độ sẽ bị chậm trễ, thậm trí kế hoạch có thể bị thất bại. Việc truyền đạt kế

hoạch không chỉ truyền đạt đến các cá nhân, tập thể chịu trách nhiệm thực hiện

kế hoạch, mà cần phổ biến đến những đối tượng liên quan như: các nhóm lợi ích,

các tầng lớp nhân dân mà có thể bị ảnh hưởng hoặc được hưởng lợi từ việc thực

hiện kế hoạch.

Việc triển khai thực hiện kế hoạch có thể sử dụng nhiều hình thức và phương

pháp triển khai khác nhau như: hội nghị, hội thảo, thông tin bằng văn bản, thông tin

đại chúng, tổ chức gặp ngỡ các đối tượng có liên quan.

- Hội nghị: hội nghị triển khai thực hiện kế hoạch thường được tổ chức

kết hợp với hội nghị tổng kết thực hiện kế hoạch kỳ trước. Trong hội nghị này,

các thành viên tham dự là những cá nhân, người đứng đầu tập thể chịu trách

nhiệm triển khai thực hiện kế hoạch. Tại hội nghị, bên cạnh việc tổng kết thành

tựu đã đạt được của kỳ kế hoạch trước, các bài học kinh nghiệm đã rút ra, các

thành viên tham dự được phổ biến về những nội dung của kế hoạch như mục

tiêu cần đạt được trong kỳ tới, các nhiệm vụ và biện pháp cần phải tiến hành,

tiến độ thực hiện, sự phân công thực hiện và các nguồn lực được phép sử dụng

như: huy động nhân lực, ngân sách phân bổ, mối quan hệ phối hợp với các cá

nhân, tập thể bên trong và mối liên hệ với các ca nhân, tập thể bên ngoài. Đồng

thời, tại hội nghị này các thành viên tham dự có thể bày tỏ những vướng mắc có

thể có trong quá trình triển khai thực hiện, để hội nghị bàn bạc, dự kiến các biện

pháp tháo gỡ.

28


- Hội thảo chuyên mục: hình thức này thường được sử dụng trong trường

hợp triển khai thực hiện các kế hoạch đòi hỏi có tính chuyên môn cao, ví dụ, triển

khai thực hiện kế hoạch phòng chống dịch cúm gà, phòng chống thiên tai, dịch

bệnh... Tại hội thảo này, các nhà chuyên môn thảo luận, đi đến thống nhất về giải

pháp cho những vấn đề chuyên môn đặt ra trong quá trình triển khai thực hiện. Và

kết thúc hội nghị là những nghị quyết hoặc kết luận về những vấn đề chuyên mục

đó được giải đáp.

- Thông tin văn bản: đây là hình thức đơn giản và ít tốn kém nhất. Theo

hình thức này, những người có trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch

và những người có liên quan nhận được các kế hoạch bằng văn bản, tự nghiên

cứu để thực hiện theo những nội dung đó ghi trong kế hoạch và không có sự

phản hồi trực tiếp nào. Như đã đề cập ở trên, hình thức này đơn giản và ít tôn

kém nhưng nó có nhược điểm là người thực hiện không được phản hồi ngay

những băn khoăn, thắc mắc của mình, mà chỉ có thể phản hồi sau bằng văn bản.

- Hình thức thông tin đại chúng. Hình thức này chủ yếu áp dụng để thông báo,

tuyên truyền đến các đối tượng có liên quan, có phạm vi rộng thông qua các phương

tiện thông tin đại chúng như báo chí, truyền thanh, truyên hình, và nó được coi là

hình thức bổ sung cho các hình thức nêu trên.

- Tổ chức gặp gỡ các đối tượng có liên quan: Hình thức này được áp dụng

trong trường hợp cần có sự giải thích đối với các nhóm lợi ích, các tầng lớp nhân

dân có thể bị ảnh hưởng lợi ích do việc triển khai thực hiện kế hoạch để nhằm tranh

thủ sự ủng hộ của họ và đạt được sự hợp tác của họ trong quá trình triển khai kế

hoạch. Ví dụ, kế hoạch giải phóng mặt bằng. Theo hình thức này, người có trách

nhiệm trực tiếp gặp gỡ từng cá nhân hoặc gặp gỡ tất cả những người có liên quan,

để giải thích sự cần thiết phải thực hiện kế hoạch đó, lợi ích mà việc thực hiện kế

hoạch này mang lại trong thời gian hiện tại và tương lai lâu dài, và giải thích các

chế độ mà những cá nhân liên quan được hưởng và phải tuân thủ. Đối với những

vấn đề phức tạp, nhạy cảm thì người chức trách phải thu thập ý kiến của những cá

nhân có liên quan để có những giải pháp hoặc kiến nghị cấp trên đưa ra giải pháp

thích hợp; tránh nóng vội mà dẫn đến tình trạng đối đầu hoặc những phản ứng bất

hợp tác mãnh liệt của các đối tượng.

2.3.2 Tổ chức thực hiện: Sau khi đã truyền đạt kế hoạch đến các cá nhân,

tập thể có trách nhiệm và những đối tượng có liên quan. Các cá nhân, tập thể được

phân công tiến hành thực hiện theo sự phân công đó được ghi trong kế hoạch.

29


Trong phân công thực hiện kế hoạch cần phải tuân thủ nguyên tắc, phân cho

cá nhân thì theo năng lực, phân cho bộ phận thì theo chức năng với tinh thần hợp

lý. Việc phân công cần ghi rõ những công việc cần phải hoàn thành, thẩm quyền

và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.

Phương pháp thực hiện có thể triển khai điểm, có thể triển khai trên diện rộng.

Tùy từng loại kế hoạch cụ thể mà chúng ta lựa chọn phương pháp cho phù hợp. Nếu

những kế hoạch quan trọng đến mức mà một sự sai sót của nó có ảnh hưởng rất lớn

đến lợi ích chung hoặc của các cá nhán có liên quan và chúng ta chưa khẳng định

được tính đúng đắn của các giải pháp, thì cách tốt nhất là triển khai điểm và trong

quá trình tổ chức thực hiện cần giám sát chặt chẽ, phát hiện kịp thời những sai lệch

để từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Sau một thời gian thực hiện nhất định,

chúng ta đánh giá sơ bộ việc thực hiện, nếu kết quả xấu thì đình chỉ ngay việc thực

hiện, nếu kết quả tốt thì đúc rút kinh nghiệm và triển khai trên diện rộng.

Phương pháp thứ hai là triển khai trên diện rộng, tức là triển khai đến tất

cả các đối tượng, nội dung đó ghi trong kế hoạch. Phương pháp này áp dụng cho

những kế hoạch được coi là thuận lợi và chắc chắn mang lại kết quả tốt.

Một nội dung nữa rất quan trọng là đảm bảo các cam kết về nguồn lực đó

ghi trong kế hoạch. Việc tổ chức thực hiện kế hoạch ngoài sự nhiệt tình, các nỗ

lực của các cá nhân, bộ phân, thì các điều kiện vật chất, tài chính và các điều

kiện pháp lý là cực kỳ quan trọng nó quyết định sự thành công của các kế hoạch.

Vì vậy, việc thực hiện đúng, kịp thời các cam kết đó ghi trong kế hoạch sẽ tạo

điều kiện thuận lợi cho các cá nhán, tập thể hoàn thành kế hoạch được giao.

Bài tập xây dựng kỹ năng triển khai thực hiện kế hoạch: Xây tháp

30


PHẦN II

KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG VIỆC

I. Kỹ năng quản lý:

1.1 Quản lý là gì:

Quản lý là khái niệm rộng về diện và phức tạp về nội hàm. Hiện nay, có

nhiều khái niệm khác nhau về quản lý, ví dụ:

“Quản lý là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua những người khác”

(Mary Parker Follett, 1936).

“Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc

của các thành viên trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các

mục tiêu của tổ chức” (Stoner, 1995).

Nhìn chung, quản lý có liên quan tới việc đạt được các mục tiêu của tổ

chức. Quản lý có nghĩa là lên kế hoạch, tổ chức, trao đổi, kiểm soát và đánh giá;

là giải quyết các xung đột trong chức quá trình thực hiện nhằm đạt mục tiêu. Về

một phương diện nào đó, quy trình quản lý cũng tương tự như qui trình sản xuất

ra dịch vụ, hàng hóa, thể hiện trong sơ đồ dưới đây:

Sơ đồ 2: Qui trình sản xuất

Tác động (Outcome)

Quản lý còn là tác động tương hỗ của chủ thể và đối tượng quản lý. Để duy

trì được năng suất người lao động, các điều kiện làm việc tối ưu, tận dụng tối đa

các nguồn lực; thông qua các qui trình, kỹ thuật, công đoạn quản lý nhằm hướng

tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức; đồng thời quản lý cũng bao gồm việc dự

đoán các vấn đề và giải quyết được các vấn đề đó.

Sơ đồ 3: Quản lý

Qui trình, công

nghệ, kỹ thuật v.v.

(Throughputs)

Nguồn lực đầu vào

(con người, vật tư,

kinh phí v.v.) (Inputs)

Sản phẩm, hàng

hóa, dịch vụ đầu

ra (Outputs)

31


Như vậy, có thể sử dụng khái niệm quản lý1 sau đây: “Quản lý là ngành

khoa học, nghệ thuật và một nghề nhằm huy động tất cả các nguồn lực (nhất là

nguồn nhân lực), thông qua các quy trình, kỹ thuật, tác động có chủ đích, hướng

tới việc đạt được mục tiêu chung của tổ chức”2.

1.2 Các chức năng của quản lý:

Các chức năng cơ bản của quản lý (theo Mary Parker Follett, 1923) là:

- Lập kế hoạch (Planning)

- Tổ chức (Organising)

- Lãnh đạo, chỉ đạo (Leading)

- Phối hợp và kiểm tra (Controlling)

Ngoài ra, còn có một cách quan niệm nữa khá phổ biến về các chức năng

quản lý là POSDCoRB liên quan tới việc đạt mục tiêu của tổ chức.

- Lập kế hoạch (Planning),

- Tổ chức (Organising),

- Bố trí nhân sự (Staffing),

- Chỉ đạo (Directing),

- Điều phối (Coordinating),

- Báo cáo (Reporting),

- Dự trù kinh phí (Staffing).

1 Xem thêm phân tích của Lê Văn Lập, Tâm lý quản lý và nghệ thuật lãnh đạo, Nxb: Lao Động, 2011, tr: 50. 2 TS. Nguyễn Khắc Hùng (CB). Kỹ năng quản lý, lãnh đạo. Nxb. ĐHQG Hà Nội: 2015.

Chủ thể

Đối tượng

Phương

pháp,

quy trình

Công

cụ, kỹ

thuật

Mục tiêu của

tổ chức

32


II. Kỹ năng thiết kế và tổ chức công việc

2.1 Vận dụng kỹ thuật Flow Charts để xây dựng quy trình làm việc:

Đây là các sơ đồ đơn giản giúp kết nối các bước trong một quy trình làm việc,

giúp làm rõ các công đoạn và cho thấy có thể cải tiến ở những khâu nào.

Có thể sử dụng Flow charts để:

- Xác định và phân tích các quy trình;

- Xây dựng quy tình theo mỗi bước để phân tích, trao đổi hoặc thông tin;

- Xác định, tiêu chuẩn hóa và chỉ ra những lĩnh vực cần cải tiến.

Sử dụng kỹ thuật này thế nào:

Phần lớn các sơ đồ này sử dụng ba hình cơ bản:

- Hình ô van chỉ bước khởi đầu hay kết thúc một quy trình

- Hình chữ nhật chỉ hướng dẫn hay hành động

- Hình thoi chỉ quyết định cần đưa

Với mỗi hình cần ghi nó thể hiện điều gì. Đó có thể là khởi đầu hay kết

thúc của quy trình, hành động cần làm hay quyết định phải đưa ra.

Dùng mũi tên để kết nối các hình để chỉ dòng quan hệ của quy trình.

Có thể dùng nhiều hình khác nữa trong flowcharts. Nhưng hãy nhớ một mục

đích cơ bản của kỹ thuật này là để thông tin: nếu sử dụng những hình phức tạp

mà chỉ ít người biết thì giao tiếp có thể bị rối. Vì vậy, nên vẽ hình đơn giản.

33


Để vẽ Flowchart, hãy động não về các nhiệm vụ trong quy trình và ghi

theo trật tự cái trước cái sau. Tự đặt ra câu hỏi như “Điều gì sẽ sảy ra tiếp trong

quy trình này?” và “Có cần quyết định gì trước khi sang bước tiếp theo không?”

hay “Có cần thông qua gì trước khi chuyển sang bước sau?”.

Bắt đầu vẽ flowchart với hình ô van và ghi “Bắt đầu”.

Sau đó chuyển sang hành động hay câu hỏi đầu tiên, và vẽ các hình chữ

nhật và hình thoi cho phù hợp. Ghi tên hành động hay câu hỏi vào, và vẽ mũi tên

từ hình bắt đầu tới hình mới.

Tiếp tục xây dựng quy trình, đưa ra những hành động hay câu hỏi theo

trật tự chúng diễn ra, và kết nối các hình đó bằng mũi tên để chỉ quan hệ trong

quy trình. Với mỗi quyết định cần đưa ra, vẽ mũi tên ra để chỉ những kết quả có

thể, và ghi kết quả vào. Khi hết các bước, dùng hình ô van để chỉ điểm cuối của

quy trình và điền chữ “Kết thúc vào”.

Cuối cùng, xem lại quy trình đã vẽ và tự hỏi xem bạn đã trình bày chính

xác trình tự các hành động hay quyết định trong quy trình chưa.

Sau đó, nếu muốn cải tiến quy trình này, hãy xem xét kỹ các bước đã đưa

ra và suy nghĩ xem liệu công việc có bị trùng lắp không, hay có cần thêm bước

nào không, và liệu đã sắp xếp đúng người đúng việc chưa.

Bài tập:

Xây dựng Flowcharts cho quy trình làm việc của đơn vị trong ngành Ngân

hàng Nhà nước.

Sơ đồ flowcharts có thể nhanh chóng trở nên phức tạp và khó chấm dứt trong

một tờ giấy. Nếu phải vẽ sang tờ khác, hãy đánh số cho hình đã vẽ, sau đó

đánh cùng số cho hình đầu của trang sau, giúp bạn dễ theo dõi.

34


Sơ đồ 4: Sơ đồ một nhân viên trực điện thoại và chuyển chính xác tới các

bộ phận trong cơ quan

Bắt đầu

Nghe điện thoại

Ta giúp được gì?

Khác

Vấn đề gì?

Các vấn đề

Giải quyết

thủ tục

Trao đổi thông tin

Ghi tên và đơn vị

Chuyển tới bộ

phận liên quan

Ghi tên và đơn vị

Có vấn đề về

công việc

Chuyển tới bộ

phận giải quyết

Kết thúc

Mua sắm

35


2.2 Thiết kế và phân công công việc:

Đây là quá trình dựa vào mục tiêu đã đề ra theo kế hoạch mà xây dựng

các nhiệm vụ cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu đó.

Yêu cầu đặt ra cho nhiệm vụ thiết kế công việc là:

- Công việc được thiết kế phù hợp với mục tiêu hoạt động của đơn vị và

của cơ quan mà đơn vị trực thuộc;

- Nội dung công việc phải rõ ràng, cụ thể để xác định trách nhiệm và

thuận lợi khi triển khai;

- Dự báo được khả năng tác động của công việc đối với sự phát triển

chung của tổ chức, và rộng lớn hơn, đối với đời sống xã hội;

- Tạo ra khả năng sáng tạo cho công chức khi giải quyết công việc:

+ Về cách tổ chức công việc trong thực tế;

+ Cho phép điều chỉnh điểm không hợp lý của quy trình đã có theo mục

tiêu chung;

- Tạo được khả năng hợp tác giữa các thành viên và với các đơn vị liên

quan;

- Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc một cách thuận lợi.

Như vậy, thiết kế công việc là nhiệm vụ không hề đơn giản đối với bất cứ

nhà quản lý nào, trong đó có các lãnh đạo cấp phòng đang được nói đến ở đây.

Nhiệm vụ này nếu không làm tốt thì hiệu quả điều hành hoạt động của phòng

chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp.

Một số kỹ thuật thiết kế công việc có thể vận dụng là theo Cơ cấu chia

nhỏ công việc (WBS – work breakdown structure), hoặc vận dụng biểu đồ

Gannt để thể hiện các hoạt động (xem trong các slides).

Sau khi công việc được thiết kế một cách phù hợp, lãnh đạo đơn vị sẽ

thực hiện việc phân công cho các công chức đảm nhiệm triển khai cụ thể. Việc

phân công có thể căn cứ vào chuyên môn, vào vị trí pháp lý, vào yêu cầu thời

gian hoàn thành nhiệm vụ để bố trí nguồn lực cho hợp lý.

36


2.3 Triển khai công việc:

Bước 1: Thực hiện việc phân tích công việc dự định triển khai. Mục tiêu

hướng tới của bước này là:

- Xác định thuận lợi và khó khăn đối với quá trình hoàn thành công việc

- Xác định cách đánh giá kết quả công việc hợp lý (sẽ đánh giá như thế

nào? Tiêu chuẩn nào?);

- Lựa chọn công chức hợp lý và sắp xếp họ vào những vị trí cần thiết khi

triển khai công việc;

- Xác định nguồn lực tài chính và các nguồn lực cần thiết khác

- Dự báo trước kết quả công việc để xác định yêu cầu đào tạo, bồi dưỡng

công chức theo yêu cầu công việc;

Bước 2: Chọn và xây dựng quy trình, thủ tục triển khai. Các nội dung cụ

thể ở đây là:

- Về chọn và xây dựng quy trình giải quyết công việc

+ Yêu cầu: Khoa học, hệ thống, có tính thực tế

+ Nội dung:

- Mô tả các bước giải quyết công việc

- Xác định phương án giải quyết

- Xác định các bước thực hiện cụ thể

- Đề xuất cách kiểm tra cho mỗi bước và cho toàn bộ công việc

- Về thủ tục:

+ Yêu cầu: Đơn giản, rõ ràng, khoa học, phù hợp với công việc

+ Chỉ rõ các loại thủ tục phải thực hiện (quan hệ, giấy tờ, chuyên môn...)

Bước 3: Triển khai giải quyết công việc

Trong quá trình triển khai công việc, sự linh hoạt của người điều hành mà

ở đây là lãnh đạo cấp phòng (hoặc người được ủy quyền) là rất quan trọng. Tính

cứng nhắc rất có thể làm hỏng công việc. Tuy nhiên, việc triển khai công việc

vẫn phải tuân thủ một số nguyên tắc nhất định. Những nguyên tắc đó là:

- Mệnh lệnh triển khai phải thống nhất, thực tế, được truyền đạt kịp thời

và chính xác cho những người thực hiện. Nếu mệnh lệnh điều hành của lãnh

đạo đơn vị được cấp dưới hiểu một cách đầy đủ, chính xác thì chắc chắn chúng

sẽ mất ít thời gian để hoàn thành hơn so với các mệnh lệnh chỉ được truyền đạt

qua loa, sơ sài.

- Thực hiện sự phối hợp để huy động tiềm lực chung của đơn vị;

37


- Phải bảo đảm sự hài hòa về lợi ích trong khuôn khổ mục tiêu chung;

- Thực hiện chế độ uỷ quyền hợp lý ;

- Tránh vi phạm thẩm quyền do luật định.

Để triển khai hiệu quả công việc cần chú ý bảo đảm các điều kiện dưới

đây:

- Mục tiêu công việc được nhận thức rõ ràng;

- Mọi người nhất trí với mục tiêu đề ra;

- Mỗi cá nhân tham gia công việc đều có sự nỗ lực cần thiết nỗ lực;

- Lãnh đạo cấp phòng chỉ ra được đường đi nước bước rõ ràng;

- Kiểm soát lộ trình chặt chẽ ;

- Có sự phối hợp đồng bộ.

Người lãnh đạo đơn vị cần sử dụng những kỹ thuật thông tin thích hợp để

giám sát việc thực hiện công việc mà không làm mất nhiều thời gian của nhân

viên trong khi đang làm nhiệm vụ. Các kỹ thuật như thông báo tóm tắt mục tiêu

công việc cho các nhóm, thông báo các nguồn lực của đơn vị có thể sử dụng, hội

ý nhanh, v.v. nếu được áp dụng sẽ rất hữu ích. Nên nhớ rằng, ở mọi cấp quản lý,

tổ chức công việc luôn luôn là một quá trình. Nếu công việc phức tạp lại diễn ra

trên một địa bàn rộng mà không có kỹ thuật thông tin hữu hiệu để giúp nhà quản

lý nắm được tình hình thì rủi ro có thể khó lường trước. Khi đó lãnh đạo đơn vị

không thể luôn luôn đi sát trực tiếp với công việc, với công chức của đơn vị để

chỉ đạo mà chỉ có thể qua các nhóm công tác để theo dõi tình hình, truyền đạt

mệnh lệnh. Kỹ năng ủy quyền, giao quyền khi đó rất có ý nghĩa.

Bước 4: Điều chỉnh mục tiêu công việc

Bước này chỉ diễn ra khi công việc triển khai gặp khó khăn và mục tiêu

đặt ra không có khả năng thực tế để hoàn thành. Sau khi mục tiêu công việc bắt

buộc phải điều chỉnh, người lãnh đạo đơn vị sẽ phải quay lại với nhiệm vụ phân

tích công việc và chọn lại quy trình, phân công lại công chức khi cần thiết.

Mô tả quá trình thiết kế và triển khai một công việc của phòng như sau:

38


Sơ đồ 5: Mô tả quá trình thiết kế và triển khai một công việc của đơn vị

Thuận lợi và khó khăn

Cách thức đánh giá

Yêu cầu về công chức thực

hiện

Các nguồn lực tài chính cần

thiết

Dự báo kết quả

2.4 Kiểm tra hoạt động:

Kiểm tra là công việc đo lường và điều chỉnh các hoạt động của đơn vị để

bảo đảm rằng những hoạt động đó là phù hợp với chương trình và kế hoạch đã

đề ra. Khi so sánh việc thực hiện các nhiệm vụ với các mục tiêu, chương trình,

kế hoạch của đơn vị, việc kiểm tra sẽ cho phép chỉ ra những tồn tại, những sai

lệch cần chấn chỉnh để thực hiệm mục tiêu chung của đơn vị. V. I. Lê Nin từng

KẾ HOẠCH

THIẾT KẾ CÔNG VIỆC

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

CHỌN QUY TRÌNH

VÀ THỦ TỤC

TRIỂN KHAI CỤ THỂ

ĐIỀU CHỈNH

39


nói rằng, không kiểm tra coi như không quản lý. Đó có thể coi như một nguyên

lý của quá trình điều hành trong quản lý, không có gì phải bàn cãi. Đây là quá

trình theo dõi việc triển khai công việc trong thực tế được thực hiện song song

với quá trình triển khai công việc. Mục tiêu chính là làm cho quá trình tổ chức

công việc được vận hành đúng hướng. Nguyên tắc của việc triển khai là:

- Khách quan

- Kịp thời

- Hướng về việc để kiểm tra

- Hướng tới tương lai

- Trách nhiệm cụ thể

Nội dung kiểm tra là:

- Kiểm tra việc sử dụng ngân sách được giao cho công việc

- Kiểm tra việc sử dụng và bố trí nhân lực cho công việc;

- Kiểm tra các thiết bị và phương tiện phục vụ cho triển khai công việc;

- Kiểm tra quá trình giải quyết công việc theo kế hoạch đã thông qua.

Dĩ nhiên là muốn làm tốt nhiệm vụ này lãnh đạo đơn vị cần có bộ phận

người giúp việc, thậm chí có thể thiết lập bộ máy khi cần thiết theo một cơ chế

cho phép.

Sơ đồ 6: Quá trình kiểm tra

Đối tượng

kiểm tra

kiểm tra

Nội dung

kiểm tra

Nguyên tắc

kiểm tra

Phương tiện và

tiêu chuẩn kiểm

tra

Điều chỉnh

mục tiêu

Hình thức (cơ

chế) kiểm tra

Đánh giá kết

quả kiểm tra

Cán bộ kiểm

tra

Mục tiêu

kiểm tra kiểm tra

40


Làm tốt nhiệm vụ kiểm tra là lãnh đạo đơn vị đã thực hiện tốt một trong

những chức năng quan trọng của người điều hành. Đây cũng là thước đo kiểm

chứng khả năng điều hành tốt hay không của người lãnh đạo trong thực tế.

III. MỘT SỐ KỸ THUẬT TRONG TỔ CHỨC TRIỂN KHAI KẾ

HOẠCH CÔNG TÁC

3.1 Thực hiện liên tục theo PDCA

PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra –

Điều chỉnh)3 là chu trình thực hiện liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho

người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu

trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong

việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên

30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn

Deming.

Sơ đồ 7: Chu trình Deming (PDCA)

Nội dung của các giai đoạn của chu trình này có thể tóm tắt như sau:

Plan: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phạm vi, nguồn lực để thực hiện,

thời gian và phương pháp đạt mục tiêu.

Do: Đưa kế hoạch vào thực hiện.

Check: Dựa theo kế hoạch để kiểm tra kết quả thực hiện.

Act: Thông qua các kết quả thu được để đề ra những tác động điều chỉnh

thích hợp nhằm bắt đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều

kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất

lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện

chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình

3 Nguồn: Từ điển Wikipedia online

https://vi.wikipedia.org/wiki/Chu_tr%C3%ACnh

https://vi.wikipedia.org/wiki/William_Edwards_Deming

https://vi.wikipedia.org/w/index.php?title=Shewart&action=edit&redlink=1

https://vi.wikipedia.org/wiki/Ki%E1%BB%83m_tra_ch%E1%BA%A5t_l%C6%B0%E1%BB%A3ng

https://vi.wikipedia.org/wiki/Th%C3%B4ng_tin

https://vi.wikipedia.org/w/index.php?title=C%E1%BA%A3i_ti%E1%BA%BFn_li%C3%AAn_t%E1%BB%A5c&action=edit&redlink=1

41


PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức

thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất

lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

3.2 Các bước triển khai và kỹ thuật 5 W, 1 H, 2 C, 5 M trong kế

hoạch

Định hướng nội dung cho một công việc

- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)

- Xác định nội dung công việc 1W (what)

- Xác định 3W: where, when, who

- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)

- Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control)

- Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check)

- Xác định nguồn lực thực hiện 5M

1. Xác định mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều

đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công

việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2. Xác định nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

3. Xác định 3W

Where: ở đâu, có thể bao gồm các câu hỏi sau:

- Công việc đó thực hiện tại đâu?

- Giao hàng tại địa điểm nào?

- Kiểm tra tại bộ phận nào?

- Kiểm tra những công đoạn nào?…

When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết

thúc…

https://vi.wikipedia.org/wiki/ISO_9001

https://vi.wikipedia.org/wiki/H%E1%BB%87_th%E1%BB%91ng_qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD_ch%E1%BA%A5t_l%C6%B0%E1%BB%A3ng

https://vi.wikipedia.org/wiki/H%E1%BB%87_th%E1%BB%91ng_qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD_ch%E1%BA%A5t_l%C6%B0%E1%BB%A3ng

42


- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được

mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.

- Có 4 loại công việc khác nhau:

+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp,

+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,

+ Công việc không quan trọng và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

- Ai làm việc đó.

- Ai kiểm tra.

- Ai hổ trợ.

- Ai chịu trách nhiệm…

4. Xác định phương pháp 1H

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:

- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

- Tiêu chuẩn là gì?

- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (control) sẽ liên quan đến:

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – phương pháp quản lý theo quá trình)

6. Xác định phương pháp kiểm tra (check)

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có

bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay

thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

- Ai tiến hành kiểm tra?

- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

43


- Trong cơ quan không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra

hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm

trọng yếu (quan trọng nhất).

- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là

những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối

lượng sai sót.

7. Xác định nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú

trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được

khả thi.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố:

- Man = nguồn nhân lực.

- Money = Tiền bạc.

- Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

- Machine = máy móc/công nghệ.

- Method = phương pháp làm việc.

A. Man, bao gồm các nội dung:

- Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ

năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?

- Ai hỗ trợ?

- Ai kiểm tra?

- Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ

không?

B. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

- Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu.

- Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

- Xác định phương thức cung cấp dịch vụ

- Thời hạn hoàn tất công việc.

3.3 Kỹ thuật cải tiến không ngừng KAIZEN

Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改

(“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi

để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing

improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen

44


được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì

tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì

hiệu quả công việc cao. Bởi bản chất của nó, Kaizen lôi cuốn con người từ sự

nhiệt tâm – những người không ngừng tạo ra sự khác biệt, hoàn thiện mọi thứ.

Những con người này tập trung vào công việc của họ, giảm thiểu lãng phí và

thỏa mãn với cơ hội cải thiện những gì mà họ có ưu thế. Việc họ tiếp tục thực

hiện triết lý này sẽ thu hút đông đảo mọi người tham gia, tạo thành một phong

trào trong nhà trường. Những kết quả thiết thực của việc áp dụng Kaizen tạo ra

môi trường làm việc thoải mái, thúc đẩy họ không ngừng đưa ra sáng kiến cải

tiến làm lợi cho nhà trường.

Đề xuất ý tưởng cải tiến là một quá trình tự học hỏi và nâng cao kỹ năng

làm việc của nhân viên, giúp họ nâng cao ý thức và phát triển bản thân cũng như

tập thể. Bởi vậy, nhân viên cảm thấy hứng thú hơn trong công việc, đoàn kết

giúp đỡ lẫn nhau. Tất cả những điều đó, càng tạo thêm động lực thúc đẩy cá

nhân có các ý tưởng cải tiến, tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết và tạo ý

thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh

khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại

thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ

sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải

được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó.

Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng

dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là

nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian.

Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh

hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác

có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các

chuẩn mực trong nhà trường. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực

về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới

chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện.

Để thực hiện Kaizen, ban lãnh đạo cần nắm bắt và vận dụng các khái

niệm cơ bản:

45


– Kaizen và quản lý

– Quá trình và kết quả quá trình

– Chu trình PDCA

– Chất lượng là hàng đầu

– Quyết định dựa trên sự kiện

Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến

bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước

7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp

chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện

Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau:

_Bước 1: Lựa chọn chủ đề

_Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu

_Bước 3: Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ.

_Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu.

_Bước 5: Thực hiện biện pháp

_Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp

_Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn.

_Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo.

Lợi ích của Kaizen bao gồm:

– Tích luỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão).

– Giảm các lãnh phí, tăng năng suất.

– Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến.

– Tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết.

– Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí.

– Xây dựng nền văn hoá trường học.

3.4 Kỹ thuật 5 S:

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”,

SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”,

“SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ

bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như

sau:

– SEIRI (Sàng lọc): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc

46


và loại bỏ chúng.

– SEITON (Sắp xếp): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện

lợi khi sử dụng

– SEISO (Sạch sẽ): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi

bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, phòng học, máy móc và thiết bị, giáo cụ

v.v.)

– SEIKETSU (Săn sóc): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận

tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.

– SHITSUKE (Sẵn sàng): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt,

duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi

người trong cơ quan/đơn vị. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con

người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.

Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các

thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công

trong thực hành sẽ giúp các đơn vị đạt được năng suất cao hơn thông qua:

– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.

– Mọi người trong cũng như ngoài cơ quan dễ dàng nhận thấy rõ kết quả.

– Tăng cường phát huy sáng kiến.

– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.

– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.

– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc.

– Xây dựng hình ảnh đơn vị, đem lại cơ hội trong công tác…

Áp dụng 5S:

a. SERI (SÀNG LỌC): Là loại bỏ những cái không cần thiết:

Bước 1:

– Bạn hãy quan sát kỹ nơi làm việc của mình cùng với một vài đồng nghiệp.

– Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.

– Hãy phát hiện và xác định những cái không cần thiết cho công việc của bạn.

– Hãy phát hiện – Sau đó thì vứt bỏ (hủy) những cái không cần thiết

– Đừng giữ lại những thứ gì không cần thiết cho công việc của bạn.

Bước 2:

Nếu bạn và đồng nghiệp của bạn không thể quyết định ngay được là một thứ gì

đó có còn cần thiết cho công việc hay không thì hãy đánh dấu sẽ hủy kèm theo

47


ngày tháng sẽ hủy và để riêng ra một nơi.

Bước 3:

– Sau một thời gian, ví dụ 3 tháng – bạn hãy kiểm tra lại xem có ai cần đến cái

đó không. Nếu sau 3 tháng không thấy ai cần đến, tức là cái đó không cần cho

công việc nữa.

– Nếu bạn không thể tự mình quyết định thì hãy để ra một thời hạn để xử lý.

Chú ý:

– Khi sàng lọc, bạn không được quên những gì để trong ngăn tủ.

– Việc hủy những cái không cần thiết có thể.

– Khi hủy những thứ thuộc tài sản của trường học, nên báo cáo cho người có

thẩm quyền biết. Bạn cũng nên thông báo cho những nơi đã cung cấp những

nguyên vật liệu, tài liệu thừa đó.

– Khi quan sát xung quanh để tìm ra những thứ không cần thiết ở nơi làm việc

của bạn. Hãy tìm mọi nơi, mọi ngóch ngách giống như khi bạn tìm diệt một con

Gián vậy. Và sẽ là một phần thưởng nếu trong quá trình đó bạn tìm lại một vài

vật có ích mà lâu nay bạn không nhớ để ở đâu.

b. SEITON (SẮP XẾP): Đặt mọi thứ đúng chỗ sao cho thuận lợi khi sử dụng:

Bước 1:

– Bạn phải tin là mọi thứ không cần thiết đã được loại bỏ ra khỏi nơi làm việc

của bạn.

– Việc còn lại là bạn hãy suy nghĩ xem để cái gì ở đâu là thuận tiện theo quy

trình làm việc đồng thời bảo đảm thẩm mỹ và an toàn.

Bước 2:

– Bạn hãy trao đổi với các đồng nghiệp về cách sắp xếp bố trí trên quan điểm

thuận tiện cho thao tác.

– Một nguyên tắc cần chú ý là cái gì thường xuyên hay phải sử dụng đến thì phải

đặt gần người sử dụng để đỡ phải đi lại. Cái gì ít dùng hơn thì để xa hơn. Bạn

hãy phác thảo cách bố trí và trao đổi với đồng nghiệp, sau đó thực hiện.

Bước 3:

– Bạn phải làm sao cho các đồng nghiệp của mình đều biết được cái gì để ở chỗ

nào để tự họ sử dụng mà không phải hỏi ai.

– Tốt nhất là bạn nên có một danh mục các vật dụng và nơi lưu giữ. Hãy ghi chú

trên từng ngăn kéo, ngăn tủ, cặp tài liệu để mọi người biết cái gì được lưu giữ ở

đó.

48


Bước 4:

Hãy áp dụng nguyên tắc này để chỉ rõ nơi đặt bình cứu hỏa và những chỉ dẫn

cần thiết khác.

Chú ý:

– Mục đích của SEITON (SẮP XẾP) là làm cho nơi làm việc của bạn được an

toàn, hiệu quả khi làm việc. Vì vậy, những vật như rèm, màn che để dấu những

vật dụng ở phía sau là không cần thiết.

– Nếu bạn có được tiêu chuẩn quy định mức tối thiểu và tối đa lưu giữ vật liệu,

tài liệu thì càng tốt.

c. SEISO (SẠCH SẼ): Làm vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc:

Có một mối quan hệ rất mật thiết giữa chất lượng sản phẩm và sự sạch sẽ ở nơi

làm việc, nơi chế tạo sản phẩm. Như vậy, SEISO (Sạch sẽ) phải được thực hiện

hàng ngày, đôi khi là trong suốt cả ngày. Sau đây là một vài gợi ý cho SEISO

(Sạch sẽ) của bạn:

– Đừng đợi đến lúc dơ bẩn mới vệ sinh. Hãy quét dọn, vệ sinh nơi làm việc kể

cả máy móc thiết bị, dụng cụ, đồ đạc…một cách thường xuyên, làm cho những

thứ trên đây không còn cơ hội để dơ bẩn.

– Giành 3 phút mỗi ngày để làm SEISO (Sạch sẽ).

– Bạn và các đồng nghiệp của bạn có trách nhiệm với môi trường xung quanh

nơi làm việc.

– Những người làm vệ sinh chuyên nghiệp chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi

công cộng.

– Nếu bạn muốn làm việc trong một môi trường sạch sẽ và an toàn, tốt nhất là

bạn hãy tạo ra môi trường đó.

– Đừng bao giờ xả rác, khạc nhổ bừa bãi và hãy tạo một thói quen sạch sẽ.

Vệ sinh dọn dẹp cũng là một hành động kiểm tra. Điều này rất quan trọng đối

với các nhà máy, công xưởng. Nếu bạn thấy điều này đúng thì hãy bắt đầu từ

ngày hôm nay.

Chú ý:

Ngoài 3 phút hàng ngày cho SEISO, bạn nên có thói quen làm SEISO trong tuần,

trong tháng. Cái lợi do SEISO mang lại sẽ lớn hơn nhiều lần so với thời gian bỏ

ra.

d. SEIKETSU (SĂN SÓC): Duy trì sự vệ sinh sạch sẽ ở mức độ cao:

Để không lãng phí những nỗ lực đã bỏ ra, bạn không nên dừng lại sau khi đã

49


thực hiện được 3S. Sau đây là những gợi ý cho SEIKETSU (Săn sóc) của bạn:

– Tạo ra một hệ thống nhằm duy trì sự sạch sẽ, ngăn nắp ở nơi làm việc; cần có

lịch làm vệ sinh.

– Phong trào thi đua giữa các Phòng, khoa, bộ môn cũng rất quan trọng và hiệu

quả trong việc lôi kéo, cuốn hút mọi người tham gia 5S.

Chú ý: Cần chỉ rõ tên người chịu trách nhiệm về nơi làm việc hay máy móc;

Kiểm tra và đánh giá thường xuyên do thành viên của tổ, nhóm, đội 5S của đơn

vị thực hiện; Đừng chỉ có tìm chỗ xấu, kém để phê bình mà phải chú ý tìm ra cái

hay, cái tốt để khen thường động viên.

e. SHITSUKE (SẴN SÀNG): Thực hiện các S trên một cách tự giác mà

không cần phải có ai đó nhắc nhở hay ra lệnh:

– Cần phải làm cho mọi người thực hiện 4S một cách tự giác như là một thói

quen hay lẽ sống.

– Không có cách nào thúc ép thực hiện 5S hơn là thường xuyên thực hành nó

cho tới khi mà mọi người đều yêu 5S.

– Cần tạo ra một bầu không khí lành mạnh để mọi người thấy không thể thiếu

5S. Muốn vậy bạn cần phải chú ý:

+ Coi nơi làm việc như là ngôi nhà thứ hai của bạn.

+ Nhận thức được nhà trường như là nơi tạo ra thu nhập cho bạn và cho gia đình

bạn.

+ Nếu bạn mong muốn và thường xuyên làm cho ngôi nhà của bạn sạch sẽ, vệ

sinh, ngăn nắp thì tại sao bạn lại không cố gắng làm cho nơi làm việc của bạn

sạch sẽ, thoải mái, dễ chịu như ở nhà.

Chú ý: Để nâng cao SHITSUKE (Sẵn sàng) của nhân viên trong tổ chức/doanh

nghiệp thì vai trò của người phụ trách cực kỳ quan trọng. Người phụ trách phải

là tấm gương về 5S để mọi người noi theo.

Bài tập xây dựng kỹ năng: Làm việc nhóm

Hãy thảo luận và nêu ra 10 vấn đề vướng mắc anh/chị thường gặp phải

trong quá trình làm việc tại cơ quan/đơn vị và đề xuất phương án xử lý.

STT Vấn đề/vướng mắc thường gặp Đề xuất phương án

1

2

50


3

4

5

6

7

8

9

10

3.5 Xử lý phát sinh khi triển khai kế hoạch

Trong quá trình thực hiện kế hoạch tại cơ quan/đơn vị, thường xuyên có

phát sinh vấn đề hay vướng mắc, lãnh đạo và các công chức cần có kỹ năng để

phân tích và đưa ra phương án giải quyết. Các kỹ thuật dưới đây là những công

cụ giúp xử lý trong quá trình triển khai.

Ví dụ: Sếp mệt

KỸ THUẬT CÂY VẤN ĐỀ (Problem Tree)

Sếp không hài lòng với công việc trong cơ quan vì không hiệu quả và hay

cáu kỉnh với đồng nghiệp.

Biểu hiện:

- Hay cãi nhau với sếp bà

- Thiếu kiên nhẫn với con cái và hay cáu kỉnh

- Ho về đêm

- Xử lý công việc chậm hơn bình thường

- Giường hỏng

- Tỏ ra mệt mỏi

- Ngủ không ngon giấc

51


Sơ đồ 8: Cây vấn đề

Kỹ thuật cây vấn đề phân tích mối quan hệ nguyên nhân – hệ quả dẫn tới

vấn đề gặp phải. Mỗi vấn đề có thể là hệ quả của nhiều nguyên nhân khác nhau,

bản thân mỗi nguyên nhân lại có thể là hệ quả của những nguyên nhân khác.

Như vậy, trong phân tích cây vấn đề, có thể có nhiều lớp nguyên nhân – hệ quả.

Việc chỉ ra được nhiều mối quan hệ này giúp ta nhìn nhận tổng quan và sâu sắc

về vấn đề gặp phải.

Trên cơ sở phân tích nguyên nhân – hệ quả qua cây vấn đề, có thể đưa ra

các phương án/giải pháp xử lý những nguyên nhân cốt lõi của vấn đề, từ đó

mang lại hệ quả tích cực qua cây mục tiêu (Objective Tree) dưới đây.

Sếp mệt

Cáu kỉnh với

đồng nghiệp Mất kiên

nhẫn

Làm việc

không hiệu quả

Cấp trên thiếu

tin tưởng

Cãi nhau với

sếp bà Ngủ không

ngon

Làm việc quá

nhiều

Giường hỏng Ho về đêm

Hút thuốc lá

nhiều

52


Sơ đồ 4: Cây mục tiêu

Bài tập xây dựng kỹ năng:

Thực hành phân tích vấn đề gặp phải trong quá trình triển khai kế hoạch

công tác tại cơ quan/đơn vị thuộc NHNN và đưa ra các giải pháp xử lý vấn đề.

Giảm mệt mỏi

cho sếp

Vui vẻ với

đồng nghiệp Kiên nhẫn

với con cái

Làm việc hiệu

quả

Cấp trên tin

tưởng

Không cãi

nhau với sếp

bà nữa

Đêm ngủ

ngon

Bớt việc

Chữa hỏng Giảm hút

thuốc

Nhai kẹo cao

su

Phân cấp cho

nhân viên

Nhờ vợ dạy

con buổi tối

Thuê gia

sư

53


PHẦN III

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

3.1 Mục đích và ý nghĩa của quản lý thời gian:

Thời gian là quý báu cho các nhà lãnh đạo và quản lý. Dù ở trong công

việc nào hay ở cương vị nào, bạn vẫn phải biết quản lý bản thân và thời gian của

mình. Quản lý thường được hiểu là giao việc cho người khác. Thế nhưng, bạn

không thể tổ chức hiệu quả cho bất cứ ai nếu bạn không tự biết quản lý bản thân

và thời gian cho chính mình.Thời gian là tài nguyên hiếm hoi và nếu không quản

lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì. Thời gian là tài nguyên

hiếm hoi và nếu không quản lý được nó thì sẽ chẳng quản lý được bất cứ điều gì.

Muốn quản lý bản thân cũng như những trọng trách của mình thì phải tổ chức

thời giờ của mình theo từng mục tiêu sử dụng.

Thời gian qua đi sẽ không bao giờ quay lại. Tự tổ chức và sắp xếp trách

nhiệm có ý nghĩa là tổ chức và sử dụng quỹ thời gian của bạn cho cá nhân hay

trong công việc, bạn cần xây dựng cho mình một chương trình làm việc xác định

rõ quỹ thời gian nào dành cho việc nhỏ, ít quan trọng và dành nhiều thời gian

hơn cho việc lớn, quan trọng hơn. Muốn đạt hiệu quả sử dụng thời gian cao,

phải dựa theo một nguyên tắc hoặc có kế hoạch cụ thể hạn chế lãng phí thời gian

cho những việc vặt vãnh để dành thời gian cho những việc thực sự quan trọng

đối với bản thân cũng như ngề nghiệp.Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay

khiến cho bạn phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận

dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

Trước tiên, bạn phải xác định cho tường tận những điều gì là quan trọng

đối với bản thân cũng như nghề nghiệp của bạn. Bạn phải làm điều này trước khi

thực hiện bất cứ biện pháp nào nhằm tận dụng tối đa thời gian của bạn.

Bạn cần phân tích cách sử dụng thời gian của bạn hiện nay so với các

mục tiêu của bạn. Chúng tôi đề nghị hãy giảm thiểu những yếu tố lấn chiếm quá

nhiều thời gian của bạn và đây là vài ý kiến thực dụng có thể giúp bạn loại trừ

chúng. Sau cùng, đề nghị bạn lập ra một phương án riêng khả thi đối với bạn

nhằm quản lý thời gian của mình một cách liên tục.

54


Bài tập 1: Trắc nghiệm

Quản lý thời gian: những điều quan tâm

Có Không

1 Tôi có trí nhớ tốt, không cần ghi lại điều gì

2 Tôi chẳng bao giờ vứt bỏ thứ gì, vì biết đâu có lúc cần đến

sau này

3 Tôi khó chấm dứt nổi một cuộc điện đàm. Nó cứ kéo dài lê

thê

4 Tôi ít tập thể dục. Quá bận!

5 Tôi luôn dành thời gian cho nhân viên. Cửa phòng tôi luôn

mở, đón chào họ bất luận điều gì xảy ra

6 Tôi không giao việc khó cho nhân viên

7 Trong buổi họp do tôi chủ trì, mọi người đều được phép phát

biểu bất kể thời gian có bị lỗi hay không

8 Tôi có thời gian biểu để biết mình phải làm gì, ở đâu, bao

lâu

9 Tôi hay dồn việc vào lúc cuối, hình như tôi làm tốt hơn nếu

chịu sức ép

10 Hàng tuần, tôi có để chút ít thời gian suy nghĩ về những điều

quan trọng trong công việc

11 Tất cả những hồ sơ tôi đang xử lý luôn chồng chất ngổn

ngang trên bàn tôi

12 Tôi là người tự đánh gía mình trên công việc. Vì thế tôi

không bao giờ bỏ dở một công việc chưa hoàn tất

13 Tôi không quyết định ngay mà dành thêm thời gian để suy

nghĩ

14 Tôi không muốn sai lầm vì vội vã cho nhanh chóng xong

công việc

15 Tôi bận đến nỗi không còn thời gian gặp bạn bè, đi chơi với

gia đình. Cái giá của thành công mà!

16 Tôi có khuynh hướng bỏ trôi những công việc mà tôi không

thích làm. Tôi ôm đồm nhiều nên khó làm nên chuyện gì

17 Tôi hay đi quanh quẩn không mục đích và giải lao lâu

18 Tôi cố giải quyết từng thư từ, dứt khoát một lần một

55


19 Tôi tự ấn định thời gian cho chính mình và tuân thủ theo

điều đó

20 Tôi có thời gian để thư giãn và dành cho gia đình và bạn bè

Tính điểm

- Nếu trả lời «có» cho câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 và «không» cho tất cả những câu

còn lại thì bạn đã sắp xếp thời gian của mình tương đối khá hợp lý.

- Nếu trả lời «không» cho các câu 8, 9, 10, 18, 19, 20 hoặc trả lời «có» cho các

câu còn lại thì bạn làm mất thời gian quý báu của mình.

3.2 Lợi ích của quản lý thời gian:

Quản lý nghĩa là làm việc cùng với người khác và tổ chức họ. Phần lớn thời

gian của bạn là để tương tác với nhân viên và tổ chức họ. Muốn tổ chức người

khác, bạn phải biết tự tổ chức bản thân và thời gian của chính mình.

Quản lý tốt thời gian đem lại nhiều lợi ích thuyết phục

- Làm cho cuộc sống dễ dàng hơn

- Giảm căng thẳng(stress)

- Tăng tính hiệu quả

- Tăng hiệu suất

- Tăng sự hài lòng về công việc

- Tăng năng suất của cá nhân và tập thể

- Tăng thời gian riêng tư cho bạn dùng

Quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn có thêm thời gian suy nghĩ để nhận

biết đâu là điều quan trọng cho công việc, và tăng thì giờ giải trí.

3.3 Các bước và bài tập quản lý thời gian:

Bài tập 2

Hãy làm ngay: Mục tiêu của bạn

1. Liệt kê trên giấy những điều bạn muốn thực hiện trong hai, ba năm tới:

những mục tiêu cho bản thân, cho công việc (kinh doanh và nghề nghiệp),

cho gia đình.

Hãy viết ra bao nhiêu mục tiêu tùy thích.

2. Hãy để danh sách một bên khoảng vài ngày nếu được. Sau đó xem lại danh

sách, thay đổi, sửa chữa, hoàn thiện. Rồi hãy sắp xếp ưu tiên trong từng lãnh

56


vực sau đây : bản thân, công việc, gia đình. Hãy chọn ra trong mỗi lãnh vực 5

câu phản ảnh được những điều mà bạn cho là quan trọng. Hãy viết chúng ra,

theo thứ tự ưu tiên dựa trên mẫu sau đây:

Hãy làm ngay: Mục tiêu của tôi

3. Hãy xét kỹ từng mục tiêu mà bạn đã ghi nhận và xem xét đâu là mục tiêu

quan trọng trên tất cả. Sắp xếp theo số thứ tự ưu tiên từ 1 (ưu tiên cao nhất)

trở lên. Nếu bạn không thích mức độ chi tiết quá sâu ở giai đoạn này thì hãy

gộp các mục tiêu thành từng nhóm như sau:

I. Rất quan trọng

II. Quan trọng

III. Không quan trọng bằng

4. Giả định một thời hạn (khi nào xong?). Có mục tiêu ngắn hạn, có cái kéo dài

hai năm. Bạn hãy tự quyết định.

5. Liệt kê ngắn gọn vài biện pháp bạn dùng để đạt mục tiêu. Bạn có thể làm gì

để thực hiện mục tiêu của mình? Đây là một ví dụ :

Ưu

tiên

toàn

cục

Ưu tiên

trong

lãnh vực

Mục tiêu

Khi

nào ?

Cách nào ?

3

2

Thiết lập và thực

hiện một phương

pháp tổ chức lưu

giữ tài liệu mới

6/2008 Hàng tuần dành hai tiếng

đồng hồ cho công việc

này.

Kiểm tra xem phương

pháp mới này được những

người trong đơn vị tôi áp

dụng như thế nào,

CÁ NHÂN

Ưu

tiên

toàn

cục

Ưu tiên

trong

lãnh vực

Mục tiêu

Khi

nào ?

Cách nào ?

Một

Hai

Ba

Bốn

Năm

57


CÔNG VIỆC

Ưu

tiên

toàn

cục

Ưu tiên

trong

lãnh vực

Mục tiêu Khi

nào ?

Cách nào ?

Một

Hai

Ba

Bốn

Năm

GIA ĐÌNH

Ưu

tiên

toàn

cục

Ưu tiên

trong

lãnh vực

Mục tiêu

Khi

nào ?

Cách nào ?

Một

Hai

Ba

Bốn

Năm

Bài tập 3: Các yếu tố khác ảnh hưởng đến cách sử dụng thời gian

Sau đây là ví dụ về một cách làm việc được ưa chuộng và đánh giá tác động

của nó lên thời giờ của người lãnh đạo

Thí dụ :

Mô tả Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian

Thói quen: Luôn

sẵn sàng tiếp nhân

viên bất kể lý do

Thường xuyên gián đoạn công việc. Không thể theo dự án

dài hạn. Không thể tập trung.

Hãy tự tìm những yếu tố ảnh hưởng đến cách sử dụng thời của bạn

Mô tả Ảnh hưởng đối với cách sử dụng thời gian

Thói quen:

Tác phong:

58


Cách giao tiếp:

Bài tập 4: Quan sát cách sử dụng thời gian của bản thân

THỨ HAI

Giờ Công việc

6.00 – 6.30 .............................................................................................................

6.30 – 7.30 .............................................................................................................

7.30 – 8.00 .............................................................................................................

8.00 – 8h.30 .........................................................................................................

8.30 – 9.00 ...........................................................................................................

9.30 – 10.00 ...........................................................................................................

10.00 - 10.30 ..........................................................................................................

10.30 – 11.00 ...........................................................................................................

11.00 – 11.30 ...........................................................................................................

11.30 – 12.00 ...........................................................................................................

12.00 – 12.30 ...........................................................................................................

12.30 – 13.00 ...........................................................................................................

13.00 – 13.30 ...........................................................................................................

13.30 – 14.00 ...........................................................................................................

14.00 – 14.30 ...........................................................................................................

14.30 – 15.00 ...........................................................................................................

15.00 – 15.30 ...........................................................................................................

15.30 – 16.00 ...........................................................................................................

16.00 – 17.00 ..........................................................................................................

Làm việc ở nhà .......................................................................................................

..................................................................................................................................

..................................................................................................................................

Chúng tôi gợi ý bạn tự theo dõi thời giờ của mình trong vài ngày liền ít nhất

3 lần trong năm. Bạn hãy tập thói quen ghi chép lại việc mình đã làm. Làm như

thế, bạn sẽ biết rõ mình đang làm gì và giữ không xa rời những công việc quan

trọng mà bạn muốn làm để tiến gần đến mục tiêu.

Tự xem xét xong, bạn hãy sang phần phân tích. Hãy cố gắng ghi theo mật độ

thời gian thật khít khao cho một ngày: bạn hãy ghi lại càng nhiều chi tiết càng

tốt, ghi nhận từng hoạt động một và thời đoạn của nó.

59


Ví dụ : “Một ngày quay cuồng của Dũng” là một mẫu tham khảo như sau :

Ngày của Dũng:

Ngày thứ ba, 23/3

Giờ

Công việc Tham gia

7.30-7.41

7.41-7.44

7.44-7.50

7.50-7.53

7.53-7.56

7.56-8.00

8.00-8.02

8.02-8.16

8.16-8.18

8.18-8.23

8.23-8.29

8.29-8.47

8.47-8.49

8.49-8.54

8.54-9.01

9.01-9.07

9.07-9.21

9.21-9.23

9.23-9.30

9.30-9.34

9.34-9.52

9.52-10.01

10.01-10.20

10.20-10.25

10.25-11.32

11.32-13.05

Uống cà phê, đọc báo

Điện thoại từ chi nhánh số 5, đòi số liệu cho báo cáo

Đến phòng thư ký tìm tư liệu

Hiền (thư ký) đến tìm tư liệu

Sơn ghé vào xác nhận cuộc họp

Giải thích xong cho Hiền điều cần thiết

Điện thoại từ nhà gọi đến

Làm việc về bản báo cáo năm

Điện thoại từ chi nhánh số 5. Nhắc lấy dữ liệu.

Nhắc Hiền đưa dữ liệu cho Lý

Nhận điện thoại từ Hiền

Làm tiếp bản báo cáo

Tuấn ghé vào mời mọi người dùng cơm trưa

Điện thoại yêu cầu của Bộ

Hai gặp Tuấn và đề nghị dùng cơm trưa ở số 94.

Làm tiếp bản báo cáo

Minh (ông chủ) gọi điện báo thay đổi lịch

Xem lại kế hoạch cho năm sau

Phòng máy tính gọi đến đề nghị nâng cấp trang thiết bị

Lập chương trình họp

Hùng ghé vào để kiểm tra số ngày nghỉ còn tồn đọng

và than phiền về cấp trên. Buổi gặp mặt được sắp xếp

với anh ta cho buổi chiều.

Nghỉ giải lao và dùng cà phê

Chuẩn bị lịch trình cho buổi họp

Đi đến phòng họp, ngừng lại tán chuyện với đồng

nghiệp

Chờ mọi người đến dự họp

Điều hành cuộc họp về kế hoạch phát triển năm tới

Ăn trưa

Đi dạo tán gẫu với các đồng nghiệp

Tôi

Lý

Tôi

Hiền

Sơn

Hiền

Lan (vợ tôi)

Tôi

Lý

Hiền

Tôi

Tuấn

Bộ

Hai, Tuấn

Tôi

Minh

Tôi

Phúc

Tôi

Hùng

Những người

khác

Tôi

Những người

khác

Những người

khác

60


13.05-13.20

13.20-13.30

13.30-13.37

13.37-13.41

13.41-13.44

13.44-13.52

13.52-13.55

13.55-14.00

14.00-14.24

14.24-14.35

14.35-14.39

14.39-14.47

14.47-15.15

15.15-15.36

15.36-15.38

15.38-15.46

15.46-15.49

15.49-16.07

16.07-16.20

16.20-16.22

16.22-17.30

Chuẩn bị cho cuộc họp với Hùng

Hùng đến, buổi họp bắt đầu

Thư ký của phó chủ tịch hội đồng điện thoại về việc

chậm trễ trả lời thư.

Gọi điện cho Kim nhắc đến lá thư.

Tiếp tục cuộc thảo luận với Hùng

Điện thoại từ phân xưởng báo Thắng đang cãi nhau

với người quản đốc.

Bảo Hùng quay trở lại sau và đi xuống phân xưởng

Nói chuyện với Thắng và với quản đốc của anh ta để

giúp họ giải quyết vấn đề. Sắp xếp buổi gặp mặt.

Ký các lá thư cho Hiền và đọc đánh máy bản thông

báo nội bộ

Điện thọai của con hỏi xin tiền

Chấm dứt việc đọc đánh máy, ký vài lá thư

Dùng cà phê giải lao

Thảo luận về những số liệu cho năm tới với quản đốc

Hai gọi điện báo cô ấy phải về nhà vì bệnh

Tiếp tục cuộc thảo luận

Ở nhà gọi điện bảo lúc về đón con gái Mai ở trường

Phi ghé vào nói về việc đề bạt thăng chức

Dời phần còn lại của cuộc thảo luận cho đến ngày mai

Thảo luận việc đề bạt thăng chức với Phi

Lan gọi điện hẹn gặp ngày mai

Thu dọn đồ: số liệu năm sau, bản báo cáo và dụng cụ

chơi tennis.

người khác

Những người

khác

Tôi

Hùng

Thư ký phó chủ

tịch hội đồng

Kim

Tôi

Người khác

Hùng

Thắng và

người quản đốc

Hiền

Hiếu

Hiền

Người khác

Các quản đốc

Hai

Các quản đốc

Lan (vợ)

Phi

Các quản đốc

61


Bài tập:

Bạn là đồng nghiệp và là một người ban thân của ông Dũng. Ông Dũng

rất không hài lòng với một ngày làm việc như vậy. Không may là những ngày

làm việc lộn xộn như vậy lại xảy ra rất thường xuyên. Ông muốn bạn cho một

vài lời khuyên nhằm cải thiện việc sắp xếp thời gian của ông. Bước đầu bạn nên

phân tích việc ông Dũng đã sử dụng thời gian của mình như thế nào và tại sao

lại như vậy. Sau đó, bạn hãy đề nghị phương pháp để quản lí thời gian tốt hơn.

Bạn có thể đặt vài câu hỏi quan trọng với ông Dũng để giúp ông ta.

Khi phân tích thời gian biểu hãy nhớ những điểm sau:

1. Công việc ích lợi nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

2. Công việc vô bổ nào chiếm nhiều thời gian nhất ?

3. Công việc ích lợi nào không đáng dành nhiều thời gian đến thế ?

4. Công việc nào cần thời gian nhiều hơn ?

5. Lúc nào trong ngày thì bận rộn nhất ?

Sơ đồ 7:

Một ngày của Dũng: Sau khi phân tích

Loại công việc Số động tác Thời lượng (phút) % Tổng số thời

gian

Nghiệp vụ 7 139 27,5%

Đột xuất 5 41 8,1%

Lặp đi lặp lại hằng ngày

(thủ tục hằng ngày)

25 165 32,6%

Cá nhân 11 161 31,8%

Dũng sắp xếp công việc của mình như sau :

Nghiệp vụ (N) : Công việc nghiệp vụ như lên kế hoạch lâu dài, viết hồ sơ

nhân viên, xem xét báo cáo.

Giải quyết đột xuất (ĐX) : Việc cần làm ngay như giải quyết vấn đề nội

bộ, quyết định cấp bách.

Hằng ngày (HN) : Việc hành chánh giấy tờ, thư từ, điện thoại, nhắc nhở

nhân viên.

62


Cá nhân (CN) : Việc riêng như gia đình, giải lao.

Trong mỗi phần, Dũng ghi rõ N, ĐX, HN, CN. Sau đó cộng hết thảy động

tác và thời lượng cho từng loại.

Nhìn chung sẽ thấy Dũng dành quá ít thời gian cho những việc quan trọng

đối với nghề nghiệp của anh ta. Việc hành chánh và cá nhân chiếm quá nhiều

thời gian trong một ngày làm việc.

Nếu bạn cũng thế thì hãy biết còn nhiều người cũng vậy lắm. Các nghiên

cứu cho thấy người lãnh đạo thường có một ngày làm việc xé vụn thành những

việc hỗn tạp, nhất thời và đứt đoạn hoặc mất liên tục . Nếu nói cho xác thực thì

bạn sẽ khó tìm đâu ra một mảng thời gian đủ dài để hoàn tất những công việc

quan trọng. Bạn quá bận rộn (hay cảm thấy như vậy) vì cứ phải bị gián đoạn

công việc để trả lời điện thoại, tiếp khách không hẹn trước hoặc giải quyết bất

đồng cá nhân. Có nhiều người lãnh đạo và tổ chức cho “sự bận rộn” là đồng

nghĩa với năng suất, coi đó là biểu hiện của sự lao động nhiệt tình. Không phải

thế đâu. Nếu như có ai đó cứ loay hoay bận bịu, lúc nào cũng căng thẳng, rất có

thể là vì anh ta không biết cách sắp xếp thời gian hợp lý.

Nếu bạn giống các nhà quản lý thường thấy, bạn sẽ mất nhiều thời gian

phản ứng lại tác động của người khác thay vì đã có thể lên chương trình làm

việc chú tâm vào những điểm cần thiết quan trọng hơn. Bạn đang mất nhiều thời

gian cho những điều ít hiệu quả.

Bài tập 5: Chủ động và khởi xướng

Hãy đánh dấu X ở tọa độ tương ứng với mức “Chủ động” và mức “khởi

xướng”. Nếu hoạt động của bạn có điểm chủ động cao và điểm khởi xướng cũng

cao, thì có nghĩa là nó quan trọng đối với bạn. Chính bạn là nguồn khởi xướng

cho hoạt động này và bạn rất chủ động trong việc điều hành nó.

63


Tôi 6 6 22

5

4

Khởi

xướng 3

2

1

Người khác0 1 2 3 4 5 6

Người khác

Tôi Chủ động

Mỗi dấu X mà bạn đánh là một công việc. Nếu bạn đánh dấu theo cách

này tất cả công việc trong ngày/tuần, rất có thể bạn sẽ thấy mình rơi vào khu vực

(1). Nhiều dấu X rơi vào khu vực này có nghĩa là bạn đang bận phản ứng lại tác

động của người khác thay vì chủ động thời gian của mình. Thật ra cũng có

những việc bạn không có quyền gì mà chỉ phải làm theo. Đó là thực tế nơi làm

việc. Trong nhiều trường hợp khác, bạn có thể đã bị người khác tác động lên

thời gian của mình do những việc họ đề xuất khởi xướng mà đáng lẽ bạn không

cần phải làm theo. Thí dụ, một người quen cứ mỗi thứ hai lại ghé văn phòng bàn

chuyện bóng đá cuối tuần suốt cả tiếng đồng hồ. Chính anh ta khởi xướng việc

này xâm lấn vào thời gian của bạn. Nếu cứ để tiếp tục như thế, thì không khác

nào bạn chịu mất quyền kiểm soát hoàn toàn trên khoảnh thời gian ấy.

Vấn đề là làm thế nào để có nhiều hoạt động ở khu vực (4) hơn. Tất nhiên

không thể bỏ qua những trách nhiệm khó chịu. Nhưng bạn vẫn có thể kiểm soát

tình hình ở nhiều tình huống khác. Thí dụ có thể đẩy chuyện bình luận bóng đá

sang giờ giải lao.

Hai khái niệm “chủ động” và “khởi xướng” đưa đến phân biệt giữa việc

làm “tích cực” và việc làm “bị động”.

Công việc tích cực là điều cần làm để đạt mục tiêu trong công việc của

bạn.

(2) (4)

(1)

(3)

64


Công việc bị động là điều ngăn trở xuất hiện tại văn phòng mỗi ngày cần

được giải quyết ngay để mọi việc chạy trơn tru+.

Những từ ngữ dùng trên đây không mang tính tuyệt đối. Điều quan trọng

là bạn có thể phân loại các công việc và tập trung làm chủ thời gian của mình để

tiến đến thực hiện mục tiêu của mình.

Mức độ quan trọng :

Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng từ “rất quan trọng” đến

“không quan trọng”. Tầm quan trọng được đánh giá dựa trên hậu quả khả dĩ của

những quyết định và hành động. Nếu bỏ quá nhiều thời gian vào những điều

không quan trọng so với mục tiêu và trách nhiệm chính của bạn, thì đó là thời

gian lãng phí. Theo quy luật Pereto, còn gọi là “luật 80/20”, thì chỉ có 20% thời

gian của người lãnh đạo là đem lại hiệu quả, còn lại 80% là dành cho những

chuyện “vặt vãnh” phi tổ chức.

Sự cấp bách:

Công việc có cấp bách và cần làm ngay không ?

Cấp bách có nghĩa là ta bị dồn ép phải thực hiện công việc trong thời gian

gắp rút. Liệu để lúc khác làm sẽ đạt hiệu quả tốt hơn không?

Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”.

Việc “khẩn” nhiều thì không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước việc

“quan trọng”. Việc quan trọng gắn liền với những kết quả then chốt mà bạn đã

xác định. Việc “khẩn” thường do người khác khai mào. Bạn hãy kiểm soát

lượng thời gian dành cho việc “khẩn”.

Bạn còn phải biết xếp thứ tự thực hiện các công việc. Đó là xếp ưu tiên.

Cả tính quan trọng lẫn tính cấp bách đều phải được tính đến. Một trong những

cách làm dược trình bày trong sơ đồ “quan trọng và cấp bách” sau đây.

Khi việc thật quan trọng và thật khẩn, hãy làm ngay đi. Không thể do

dự, đây đúng là loại việc mà bạn cho là quan trọng.

Khi việc thật quan trọng nhưng chưa thật cấp bách thì bạn vẫn còn thời

gian để thực hiện nó, thậm chí bạn có thể giao phó một phần cho ai đó để bắt

đầu công việc. Dù sao cũng đừng để lâu qua, Hãy nhớ chúng là cần thiết để đạt

những mục tiêu toàn diện của bạn.

65


Thí dụ : Khi phải báo cáo trong hai tháng tới với Ban Giám đốc, bạn phải

làm nghiêm túc vì nó là cơ hội lãm tăng ảnh hưởng và vai trò của đơn vị và bản

thân bạn trong cơ quan.

Nếu việc thật khẩn nhưng không mấy quan trọng, bạn có hai giải

pháp :

1) Làm liền nhưng đừng kéo dài thời gian, chấm dứt sớm.

2) Chuyển giao cho ai khác

Thí dụ : Giám đốc cần danh sách nhân viên nghỉ phép trong một giờ tới.

Hãy làm cho xong vì đó chỉ là hành chánh.

Nếu việc chẳng khẩn cũng chẳng quan trọng lắm, bạn hãy tự hỏi có

nên làm không ? Loại việc này có thể dời lại, quên đi hoặc giao cho ai khác.

Thí dụ: Người trợ lý hỏi bạn màu xanh hay màu đỏ thì hợp cho bìa bản

báo cáo.

Bài tập 6: Quan trọng và khẩn trương

Hãy xem xét vài việc trong nhật ký hoạt động của bạn. Việc nào quan

trọng? Việc nào khẩn ? Đánh giá theo sơ đồ sau đây.

Bạn sẽ hình dung ra được mức ưu tiên việc nào. (Sẽ giải thích kỹ hơn sau

này)

Nhiều

Quan trọng

Ít

Ít Khẩn trương Nhiều

Giao phó :

Hãy tự hỏi xem bạn có cần tự làm hay có thể giao việc cho người khác.

Nếu giao phó được, vì ích lợi của bản thân, cơ quan hay đồng nghiệp, bạn cần gì

phải tự làm mất thời gian của mình.

Ưu tiên 2

Ưu tiên 1

Ưu tiên 4

Ưu tiên 3

66


Lưu ý: 10 lãng phí thời gian thường gặp

Nói chuyện điện thoại lâu quá

Không biết giao việc

Không biết tổ chức buổi họp

Khách thăm thình lình

Dời việc lại sau

Giấy tờ nhiều quá

Không biết nói “không”

Truyền đạt kém

Nơi làm việc kém tổ chức

Cầu toàn

Lãng phí 1 : Không biết nói “không”

Chúng ta khó mà nói “không” với ai đó vì muốn giúp họ hơn là làm buồn

lòng họ. Có khi bạn không muốn từ chối tham gia một số việc vì những việc này

làm cho bạn tự cảm thấy mình quan trọng và cần thiết. Khi nói “được” bạn cảm

thấy mình là người bận rộn và được yêu thích. Hãy coi chừng ! Nếu bạn cứ nhận

đại mọi thứ mọi lúc thì người ta sẽ coi như bạn chắc chắn trả lời “thuận” bất cứ

khi nào.

Chiến lược đối phó : Sắp xếp ưu tiên cho công việc

Mọi đề nghị phải được xem xét dựa trên tầm quan trọng của nó đối với

bạn và đối với cơ quan. Nếu không thấy quan trọng và không liên quan đến

trách nhiệm của bạn, hãy từ chối nhẹ nhàng. Nếu ai đó nhờ bạn làm một phần

việc của họ, chẳng có lợi lộc gì khi bạn nói “được”.

“Để ngày mai”, “lúc khác thuận tiện hơn” là một cách để nói “không”.

Nên nói không:

- Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc

- Nói “không “ khi việc chẳng quan trọng lắm

- Nói “không” khi chẳng phải trách nhiệm của bạn

- Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ

- Hãy hỏi “Có ai khác làm được việc đó không ?”

- Tìm nhiều cách nói “không” lịch sự

67


Bài tập 7: Những kiểu lãng phí thời gian của tôi

- Dời việc lại

- Lo lắng

- Thiếu tự tin

- Hội họp bất chợt

- Cảm giác có lỗi

- Chuyện phiếm

- Thiếu hướng dẫn

- Kế hoạch không phù hợp

- Nói điện thoại lâu

- Không lắng nghe

- Không ghi các mục tiêu ra giấy

- Lệ thuộc ghi chú trên giấy

- Không dùng mẫu có sẵn

- Rình mò nhân viên

- Không xác định thời hạn

- Do dự

- Họp kém hiệu quả

- Không giao quyền đủ

- Mệt mỏi

- Cầu toàn

- Mục đích không rõ ràng

- Kiểm tra kém cỏi

- Viết văn kém

- Làm việc của người

- Không lợi dụng thì giờ thuận tiện

- Truyền đạt không rõ ràng

- Ăn trưa lâu

- Không dùng phương tiện tiết kiệm thời gian

- Không nề nếp thói quen

- Không biết nói “không”

Lãng phí 2 : Nói lâu trên điện thoại

Bạn nói chuyện điện thoại bao lâu? Thời gian cần thiết là bao lâu? Chúng

ta thường nói lâu hơn cần thiết.

Có nhiều lý do giải thích như sau :

Kéo dài cuộc nói chuyện

Nói chuyện không đầu không đuôi

Không biết kết thúc câu chuyện

Bằng lòng trả lời mọi cú điện thoại

Không sử dụng đúng thư ký / Không có thư ký

Đối phó : Hãy tách riêng chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích.

Lời chào “Thật tốt khi nói chuyện với bạn, các con bạn thế nào?” thì vô

hại nếu không kéo dài sang chuyện khác. Hãy viết ra giấy trước những gì bạn

cần bàn qua điện thoại. Tập trung vào đó và đừng lạc đề. Có nhiều lãnh đạo

không làm sao biết dừng một cuộc nói chuyện điện thoại.

Hai cách thức sau cùng liên quan tới nhau. Nếu tự trả lời điện thoại hoặc

“tự do mở cửa” cho mọi cú điện thoại thì bạn đang để mất thời gian của mình.

Nếu có thư ký, hãy dặn dò họ sàng lọc hoặc giới hạn điện thoại. Chỉ nên nhận

68


những cú điện thoại thật sự quan trọng. Hãy sắp xếp những mức độ ưu tiên với

thư ký. Nếu không có thư ký, bạn cần nhấc ống nghe ra hoặc chuyển cú gọi cho

máy khác để dễ tập trung làm việc.

Sẽ khó mà làm việc nếu để điện thoại kiểm soát ngày làm việc của bạn.

TÓM TẮT

Lãng phí 3 : Bận rộn quá nhiều vì khách thăm

“Tôi chỉ ghé qua chào bạn. Hôm nay tôi chẳng buồn làm việc. Liệu tôi có

làm phiền khi xin một tách cà phê không ?” Chuyện như vậy cứ hay xảy đến với

mỗi chúng ta, và thường xảy ra lúc ta đang làm một việc quan trọng. Đôi khi

chính là lỗi của bạn. Có nhiều lãnh đạo thích “mở cửa tự do”. Họ cho phép nhân

viên gặp họ bất cứ khi nào muốn nói chuyện chơi hoặc khi có khó khăn bất kỳ.

Không khác nào họ nói : thời gian của tôi không quan trọng lắm, hãy cứ đến mà

lấy đi.

Cho dù bạn không “mở cửa tự do”, bạn vẫn cứ gặp khách thăm dai dẳng

với nhiều kiểu lý do khác nhau. Nhiều nhà quản lý chẳng làm gì để hạn chế sự

việc này. Người khác thì lại chẳng biết chấm dứt một câu chuyện vì sợ bị cho là

thiếu lịch lãm.

Đối phó :

1. Cho nhân viên biết khi nào bạn tiếp khách được. Hãy thực thi chính sách

“mở cửa” giới hạn. Thí dụ: Mỗi trưa thứ tư từ 14.00 – 17.00. Tuy nhiên, nên

đề nghị gặp gỡ chỉ khi thật sự cần thiết kể cả việc riêng tư. Hãy dành cho

mình những mãng thời gian lớn để làm những việc quan trọng hơn.

2. Cùng soạn với thư ký một cơ chế sàng lọc để lựa chọn cho đúng người cần

gặp. Không có thư ký thì bạn phải đề nghị hẹn trước.

Giải quyết nói chuyện điện thoại lâu

Phân biệt chuyện phiếm với đàm thoại có chủ đích

Sắp xếp các ý tưởng cần bàn

Cho sàng lọc những cú gọi điện thoại

Lấy ống nghe ra khỏi máy

69


3. Nếu khách bạn không muốn tiếp đến văn phòng bạn thì bạn hãy nói chuyện

với họ ở tư thế đứng hoặc ngồi trên bàn làm việc tiếp họ và nói rằng “Hiện

tôi khá bận rộn Hùng !”. Hãy giới hạn thời gian và tìm cách chấm dứt câu

chuyện càng sớm càng hay. Hãy giữ vững ý định của mình, nhưng đừng cọc

cằn. Nếu được, bạn hãy tiếp chuyện trong văn phòng người khác, như thế dễ

chấm dứt câu chuyện bằng cách đi ra. Phương pháp trên cũng dùng được với

cấp trên.

4. Nghiêm khắc với thời gian biểu của bạn nhưng phải lịch sự với mọi người.

Dù sao bạn cũng vẫn phải làm việc với họ, xích mích (ngoài ý muốn) với họ

có thể khiến bạn mất thêm thời giờ. Nếu có nhân viên nào đến văn phòng bạn,

hãy nhớ những cách xử sự sau:

Không tỏ vẻ khó chịu

Lắng nghe cẩn thận

Đừng ngắt lời

Vào thẳng vấn đề và nói “không” khi cần thiết

Làm tiếp công việc dở dang

TÓM TẮT

Lãng phí 4 : Văn phòng bừa bộn

Văn phòng bừa bộn, bàn làm việc bừa bãi chúng tỏ bạn không có tổ chức.

Bài tập : 8

ù Có Không

1. Bạn có cần quá 5 phút để tìm thấy một vật trên bàn ?

2. Bạn có thường bối rối khi phải tìm một vật gì trên bàn ?

Giải quyết gián đoạn :

Giới hạn thời gian tiếp khách

Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được

Thiết lập một cơ chế sàng lọc

Vẫn lịch thiệp đón chào khách

Làm chủ tình huống gián đoạn nhưng hãy lịch sự

70


3. Bạn có đống hồ sơ tồn tại quá lâu trên bàn ?

4. Bạn có đọc và lưu tất cả những thư tạp nhạp ?

5. Bạn có phải lục tung giấy tờ trên bàn để tìm vật bỏ quên ?

6. Bạn có vất vả khi phải tìm một tài liệu trong tủ hồ sơ ?

7 Bạn có phải rời bàn làm việc mỗi khi

cần vật gì để làm việc ?

8. Bạn có hồ sơ nào tồn động cả tuần ?

9. Bạn có nghĩ sẽ tốt hơn nếu có bàn/phòng rộng hơn ?

10. Bạn có để hồ sơ trên bàn mà không ghi chú thời hạn xử lý?

Nếu bạn trả lời “Có” cho hơn nửa số câu hỏi thì bạn đang bị mất thời gian

vì văn phòng bừa bộn quá. Câu trả lời “Có” dù chỉ có một thì bạn cũng nên tìm

cách khắc phục. Nếu trả lời toàn “Không” thì chúc mừng bạn có một nơi gọn

gàng ít làm tốn thời gian của bạn.

Phải chăng đã từ lâu bạn không còn nhìn thấy mặt bàn làm việc của bạn?

Nhiều nhà quản lý mất nhiều thời gian tìm những hồ sơ để sai chỗ.

Phải chăng bạn liên tục đứng lên ngồi xuống để tìm những vật dụng bạn

thường xuyên sử dụng?

Hãy giữ bàn làm việc sạch sẽ gọn gàng và nắm rõ vật nào nằm ở chỗ nào.

Đối phó :

1. Chỉ để ít đồ trên bàn thôi. Dành chỗ cho đồ thường dùng như điện

thoại, khay hồ sơ “ĐI”, “ĐẾN”, bút viết. Như vậy, bạn sẽ có chỗ để làm việc.

Chỉ nên để việc đang làm trên bàn. Đừng chồng chất giấy tờ hồ sơ, làm choáng

chỗ và phân tâm trong công việc.

2. Hãy để mọi thứ trong tầm tay: hồ sơ, tủ hồ sơ, vi tính, máy tính... mọi

thứ bạn hay thường dùng.

3. Mỗi thứ phải có chỗ nhất định của nó. Sẽ tránh được những lúc bực

mình chỉ vì không tìm được những thứ cần thiết ngay lúc mình cần nó nhất.

4. Nên có một cách sắp xếp hồ sơ hợp lý. Có thể dùng nhiều cách, tùy

bạn lựa chọn : đánh số thứ tự, dùng màu làm dấu, thứ tự a, b, c... Cập nhật hồ sơ

thường xuyên để lọc bớt dư thừa. Ngay lúc này, bạn có thu gọn một nửa tủ hồ sơ

của bạn nếu chịu loại bỏ đi những thứ quá thời hạn.

71


TÓM TẮT

Lãng phí 5: Dời việc lại

Lãng phí này quá quen thuộc nhất là lúc chúng ta cần giải quyết việc quan

trọng hoặc phải làm điều không thích, hoặc cần quyết định ngay việc chi. Nó ít

khi xuất hiện khi chúng ta chỉ có việc lặt vặt tầm thường không quan trọng trước

mắt.

Có thể thấy lãng phí này trong những chuyện phiếm, đọc thư lại hai ba lần,

xếp tài liệu hoặc dọn bàn làm việc. Thời gian của bạn bị gặm nhấm dần dần.

Đã bao nhiêu lần bạn nghĩ :”Tôi sẽ làm ngày mai, hôm nay không có thì

giờ.”

Đối phó:

1. Nếu phải làm một việc tẻ nhạt, không thích thú, bạn hãy làm mỗi lần

một ít. Hãy chia nhỏ nó ra và làm từng chút một. Dù chỉ có 10 phút, cứ làm cho

xong. Gậm nó từ từ.

2. Đừng đặt ưu tiên thấp lên trên ưu tiên cao. Thường chúng ta thích làm

việc dễ trước. Dù sao nó làm cho bạn có cảm giác bận rộn để có cớ né tránh

những việc cần thiết hơn.

3. Tự tập cho mình “Phải làm ngay”. Khi không muốn, hãy tự buộc mình

làm ngay và thanh toán cho xong. Cố gắng lấy thái độ “Phải làm ngay” thay vào

thói quen dời việc.

4. Ghi và nhớ những mục tiêu của mình để tránh sự dời việc. Hãy bám

chặt mục tiêu, như thế bạn sẽ luôn hướng công việc của mình tập trung vào

những điều quan trọng.

5. Bên cạnh thời hạn kết thúc công việc, hãy ấn định thời điểm bắt tay

vào việc. Cố tuân thủ “giờ xuất phát” như bạn vẫn tuân thủ thời điểm kết thúc

Giải quyết văn phòng bừa bộn

Chỉ để thứ cần dùng trên bàn

Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay

Chỉ định chỗ cho từng vật dụng

Tổ chức hồ sơ hợp lý dễ tìm

Tự tìm cho mình phương pháp hợp với mình

72


TÓM TẮT

Lãng phí 6 : Tính cầu toàn

Ai cũng thích một việc làm hoàn hảo. Nhưng có lãnh đạo quá lo lắng hoàn

thiện công tác nên mất thời gian vô ích.

Khi hướng tới sự quá hoàn mỹ, bạn sẽ quên đi thế nào là ủy quyền đúng

đắn vì nghĩ rằng không ai có thể làm tốt nếu không được giám sát chặt chẽ. Bạn

cũng sẽ bỏ qua không yêu cầu được hỗ trợ vì sợ phạm sai lầm. Có lẽ bạn sẽ có

khuynh hướng lùi thời hạn lại để bảo đảm mọi chi tiết được hoàn hảo hơn.

Nếu cứ xếp đi xếp lại các hồ sơ nhằm đạt cách tổ chức hoàn hảo, thì liệu

bạn còn thời gian cho việc quan trọng khác không ? Vậy mà vẫn có nhà lãnh đạo

kia tự hào về khả năng soi mói được cả những lỗi nhỏ nhất trong các giấy tờ : lỗi

văn phạm, từ vựng, đánh máy.

Đối phó :

Hãy sắp đặt ưu tiên cho từng việc. Đừng phí thời gian làm quá tốt những

việc thứ yếu. Bạn hãy tự hỏi : “Liệu thời gian bỏ ra có xứng đáng cho chất lượng

của kết quả đạt được không ?”.

Để ý chi tiết cũng tốt nhưng sẽ không tốt nếu điều đó làm cho chúng ta

không nhìn được toàn cảnh: đây mới là cái chính trong công việc bạn. Bạn phải

nằm lòng những ưu tiên của mình. Muốn đạt hiệu quả thì tốc độ cũng quan trọng

không kém gì sự chuẩn xác. Hãy sắp xếp ưu tiên cho công việc, tin tưởng giao

cho người khác những phần nhỏ để bạn có thể tập trung vào phần quan trọng.

Bài tập 9: Tôi CẦU TOÀN chăng ?

Khoanh tròn câu thích hợp với bạn

Không giống tôi tí nào : 1

Thỉnh thoảng tôi cũng thế : 2

Giải quyết thói quen dời việc

Làm từng chút một

Làm việc quan trọng trước

LÀM NGAY ĐI

Tự nhắc nhở mục đích đề ra

Ấn định và tuân thủ thời hạn

73


Y chang là tôi : 3

1. Nếu muốn hoàn hảo, tôi phải tự làm lấy mới được 1 2 3

2. Tự đặt mục tiêu cao. Không bao giờ bỏ cuộc 1 2 3

3. Tôi sửa nháp 3 lần cho một lá thư 1 2 3

4. Tôi sẽ gia hạn nếu chưa bằng lòng kết quả. Tôi luôn làm thế 1 2 3

5. Sửa sai người khác ở nơi làm việc cũng như ở nhà 1 2 3

6. Càng xem lại tôi càng thấy khó bằng lòng với việc mình đã làm 1 2 3

7. Khi làm việc tôi hay bị “sa lầy” vô chi tiết 1 2 3

8. Tôi sợ phạm sai lầm . Tôi không thích và người khác cũng thế 1 2 3

9. Nhân viên góp ý rằng tôi khó. Tôi chỉ muốn mọi điều hoàn hảo 1 2 3

10. Tôi không thích nhờ ai giúp đỡ 1 2 3

11. Tôi không giao việc nhiều vì như thế tôi phải quá bận giám sát 1 2 3

12. Nếu tôi không chắc làm được, tôi không bắt tay vào việc 1 2 3

Cộng điểm lại và ghi vào ô. Nếu quá 24 điểm, bạn quá cầu toàn. Bạn bị ám

ảnh phải làm mọi việc cho luôn luôn hoàn hảo. Rất ít việc nào làm vừa lòng bạn

được. Cần phải tập chấp nhận thực tế này nếu không thì bạn đang lãng phí quá

nhiều thời gian.

Hãy tin tưởng người chung quanh để giao việc và chú tâm vào việc quan

trọng hơn mà thôi.

TÓM TẮT

Lãng phí 7 : Giấy tờ nhiều quá

Nếu bạn giống các nhà quản lý vẫn thường thấy, thì ngay trong thời đại vi

tính này, chúng bạn vẫn còn vật lộn với hàng đống giấy tờ hồ sơ, báo cáo, thông

tri, thư từ, quảng cáo, đơn xin... không kể hết. Bạn làm gì với hàng đống giấy tờ

ấy mỗi ngày?

Bạn xếp chúng thành đống rồi chờ chúng tự biến mất? Hay bạn cất giữ hết

chờ khi có lúc dùng đến?

Tổng số điểm :

Giải quyết sự cầu toàn

Sắp xếp ưu tiên cho từng việc

Đừng mất thời gian cho việc thứ yếu

Luôn nhìn thấy “toàn cảnh”

Không để phân tâm vì những việc lặt vặt

Hãy tin cậy giao việc cho người khác

74


Ngoài việc nhận hàng đống giấy tờ, các nhà lãnh đạo cũng sản sinh ra

chúng nữa. Có một vị hiệu trưởng kia thích liên hệ với hiệu phó và các trưởng

khoa bằng thông tri có khi 2 tờ mỗi ngày, trong lúc phòng hiệu phó nằm ngay

sát bên! Có nhiều lý do khiến chúng ta hay viết :

1. Tự bảo vệ nếu có điều bất trắc

2. Để cho người ta chú ý hơn

3. Gây ấn tượng với cấp trên

4. Để biện minh cho sự hiện hữu của mình

5. Vì thích thú

Phải chăng bạn viết vì một trong các lý do kể trên không? Nếu có thì bạn

đã gây ra hàng đống giấy tờ vô ích mà không có lý do chính đáng. Quá nhiều

giấy tờ là một vấn đề kép : mình nhận quá nhiều và cũng sản sinh ra thừa thãi.

Đối phó : Khi nhận thư tín hay bất cứ giấy tờ gì,hãy dành thời gian mỗi

ngày để xử lý chúng. Nhớ để giỏ rác gần bạn. Và bắt đầu xem xét. Lướt qua

những gì đã nhận và trích những gì cần thiết, sau đó thực hiện ngay một trong

các động tác sau đây:

1. Vứt bỏ

2. Chuyển giao

3. Thực hiện

4. Lưu

a) dài hạn

b) chờ hành động trong tương lai

Cần biết rằng 80% thư từ có thể xử lý tức thời. Khi sàng lọc xong, giỏ rác

của bạn chắc phải đầy ắp. Hãy cố gắng xử lý mỗi văn bản một lần mà thôi. Xử

lý xong thứ nào thì vứt bỏ thứ đó. Có hồ sơ cần lưu thường xuyên hoặc bán

thường xuyên. Nếu quyết định lưu thì cẩn thận khi lưu. Nhớ xác định thời hạn

lưu giữ. Ghi chú thời hạn trên hồ sơ để loại bỏ khi hết hạn.

Hồ sơ lưu phải dễ lấy và ghi tựa đầy đủ. Định kỳ rà soát lại (chu kỳ 6

tháng chẳng hạn) để loại bớt những hồ sơ không cần thiết nữa.

Bạn đừng sản sinh ra số lượng giấy tờ quá mức cần thiết. Truyền miệng

tiết kiệm thời gian và có lợi khi làm công việc thứ yếu. Nếu phải viết, hãy viết

75


đơn giản. Dùng mẫu có sẵn và vào đề ngay. Bước đầu tiên để tổ chức lại giấy tờ

là phân loại toàn bộ giấy tờ trong phòng bạn theo từng đề mục đã mô tả trên.

TÓM TẮT

Lãng phí 8 : Truyền đạt kém

Thời gian lãng phí cũng có thể do thông tin lưu thông nội bộ còn kém.

Nếu nhân viên không hiểu rõ bạn chờ đợi gì nơi họ, họ sẽ liên tục quấy rầy bạn

để làm ro, hoặc tệ hơn nữa, họ chẳng chịu làm công việc cần làm. Nhiều khi

chúng ta truyền đạt cho nhân viên bằng những cách không thích hợp.

Nếu viết thông tri cho đồng nghiệp ở ngay phòng bên thì thật là vô bổ trừ

khi có yêu cầu ghi nhớ sự việc trên văn bản. Trách nhiệm quản lý đòi hỏi bạn

phải tổ chức cơ chế thông tin truyền đạt nội bộ xuyên suốt để khỏi phải triền

miên lặp đi lặp lại một thông điệp.

Đối phó:

Hãy nghĩ về điều cần thông báo và chọn phương tiện truyền đạt thích hợp

nhất: họp, điện thoại, bảng thông báo, thông tri... Nhớ giữ mức độ truyền đạt

ngang tầm với từng đối tượng và với mức phức tạp của công việc. Coi chừng

thông tin dư thừa. Nếu muốn ai đó làm việc gì cụ thể, chỉ cần đưa ra yêu cầu vừa

đủ để họ thực hiện việc đó mà thôi.

Hãy đảm bảo mọi thông tin đều lưu thông xuyên suốt đến đúng đối tượng

và được hiểu rõ ràng. Bạn phải có thể đưa thông tin vào hệ thống một cách

nhanh gọn dễ dàng và yên tâm rằng nó sẽ đến tay người nhận dưới hình thức rõ

ràng dễ hiểu nhất. Chỉ nên viết hoặc gặp mặt khi bạn cần truyền đạt những chỉ

Đối phó nạn LẠM PHÁT GIẤY TỜ

Dành thời gian mỗi ngày để xử lý thư tín

Sắp xếp ưu tiên và phân loại

Chỉ trả lời trên giấy khi cần thiết

Dùng điện thoại khi tiện lợi

Chỉ xử lý mỗi hồ sơ một lần mà thôi

Thông tin bằng truyền miệng

Nếu phải viết, hãy viết đơn giản và đi thẳng vào

vấn đề

76


thị cuối cùng cho một nhóm. Dùng ngôn ngữ thông thường dễ hiểu đối với mọi

đối tượng.

TÓM TẮT

Bài tập 10: Khắc phục lãng phí thời gian

Lãng phí 1 :

1. Làm gì để giải quyết vấn đề ?

2. Người khác có thể giúp đỡ tôi thế nào ?

3. Lập kế hoạch “tác chiến” để thanh toán vấn đề. Đặt ra hạn định

Lãng phí 2 :




Lãng phí 3 :




Xếp đặt

Không thu xếp thời gian thì mọi mánh khoé quản lý thời gian kể trên đều

vô ích. Điều cốt lõi để kế hoạch hóa thời gian là trước tiên quyết định xem mình

muốn và cần làm gì, sau đóấn định thời gian thực hiện. Sau đây là hai mẫu kế

hoạch thời gian. Kế hoạch của cả năm và kế hoạch ngày/tuần.

Kế hoạch cho cả năm :

Giải quyết: Truyền đạt kém

Tìm phương tiện truyền đạt thích hợp

Thông tin thích hợp với mức độ phức tạp của công

Đừng thông tin dư thừa

Đảm bảo kênh truyền đạt nội bộ không trở ngại

Dùng ngôn ngữ đơn giản

77


Bản kế hoạch phải được gắn trên tường và dễ dàng xếp lại mang đi. Cần

ghi chép nhiều thứ trên đó. Hãy dùng màu làm ký hiệu. Màu xanh lục để cho

ngày phép, điều bạn mong chờ. Màu đỏ để cảnh báo về các báo cáo quan trọng

đến hạn, các báo cáo thường niên, hai năm, đợt khuyến mãi. Đánh dấu khung

các buổi họp thường lệ và chuyến đi công tác định sẵn.

Bảng biểu này cần được sao lại để treo ở phòng thư ký cho nhân viên đều

biết và kèm theo lịch thời gian trống của bạn để họ tiện xin hẹn gặp. Làm như

vậy, có hai ích lợi : cho mọi người biết bạn đang làm gì và nhắc khéo lúc nào

bạn rảnh hoặc không rảnh để tiếp khách. Nhớ cập nhật thường xuyên. Nếu điều

này bất tiện, bạn có thể lập lịch làm việc chung cho nhân viên mỗi tháng một lần.

Kế hoạch ngày/tuần :

Mẫu sau đây cho bạn một hệ thống chi tiết hơn để lên kế hoạch công việc.

Hãy xác định điều cần làm trong tuần và sắp xếp ưu tiên. Trước đó bạn hãy nhớ

chuyển một số thông tin thích hợp từ bảng kế hoạch năm sang. Bởi vậy, lịch làm

việc của bạn đã có thể khá đầy trước khi bạn đưa những kế hoạch tuần vô.

Kế hoạch tuần/ngày : Sơ đồ 8

Ngày Tuần Tên :

Thứ hai Thứ ba Thứ tư Thứ năm Thứ sáu

7:30

8:00

9.00

9.30

10.00

Kế hoạch tuần

Họp giao ban

cv đến/ cv đi

cv đến /cv đi

cv đến/ cv đi

Thời gian riêng

tư

10.30

11.00

11.30

12.00

Thời gian riêng

tư

Đơn vị họp hằng

tuần

Thời gian riêng

tư

Tham quan hiện

trường

12.30

1.00 ĂN TRƯA

1.30

2.00

2.30

3.00

Đi dạo

Thời gian riêng

tư

Hẹn với nhân

viên

Thòi gian suy

nghỉ

3.30

4.00

4.30

Tiếp nhân viên

tự do

Đi dạo

78


5.00

5.30

6.00

Ngoài giờ làm việc

Bóng đa trên TV, 20:30 Kênh 9 (thứ ba)

Chơi quần vợt với Hai, Thứ năm 18:30

Thứ bảy Ăn tối với bạn B.

Chủ nhật

Công việc Thư tín Hẹn Điều khác

Điện thoại (đến/đi)

Việc cần hoàn tất hoặc bắt đầu trong tuần :

1. Thời hạn : Giao cho ai :



Ghi chú (đem qua tuần sau)

Bây giờ hãy liệt kê thêm những việc bạn biết phải làm trong tuần. Thí dụ :

- Họp với Tuyết

- Xem xét yêu cầu thêm nhân viên

- Kiểm tra khu vực mỗi ngày

- Gặp Lan hỏi về thương lượng về bảo hiểm

- Kiểm tra lịch bảo trì máy móc thiết bị ở lầu 2

- Gặp Danh bàn chuyện hệ thống chiếu sáng văn phòng

- Lấy 3 bảng giá cung ứng cho năm tới

- Kiểm tra tình hình thanh tra hàng năm

- Mời Hương dự tiệc chia tay

- Trả lời thư Dũng và Vân

- An định buổi họp với cấp trên

- Điện nhắn các trưởng chi nhánh địa phương chuẩn bị buổi họp ngày

12

- Suy nghĩ đường lối phát triển nhân sự

- Sinh nhật Thanh. 16.00. Thứ năm.

79


Khi bạn đã có danh sách càng đầy đủ càng tốt, bạn hãy sắp xếp ưu tiên

các công việc và nhiệm vụ. Xem xét từng việc một để sắp xếp ưu tiên theo mẫu

ở phần (3) (An định ưu tiên). Công việc quan trọng, cấp bách thế nào ? Có thể

đánh số thứ tự ưu tiên hoặc phân loại 3 nhóm : thật quan trọng, quan trọng,

không quan trọng. (thật cấp bách, cấp bách, không cấp bách).

Bây giờ hãy ghi công việc vào bảng kế hoạch Ngày/Tuần. Nhớ tính thời

gian rộng rãi để không bị hụt hẩng. Nếu bạn tính 20 phút thì hãy cho 30 phút để

khi làm xong sớm hơn, bạn coi như được thưởng.

Đừng ghi lung tung khi điền vào các chỗ trống. Bạn đang sắp xếp ưu tiên

cho công việc chứ không chỉ ghi ra việc cần làm. Hãy suy nghĩ kỹ. Những việc

quan trọng nhất, cần suy nghĩ nhiều nhất phải ghi vào thời gian “riêng tư”. Điền

“thư tư” và “điện thoại” vào ô thích hợp ví dụ vào các ô “công văn đến/đi” hoặc

vào khoảng thời gian trống giữa hai công việc.. Gặp công việc thật quan trọng

thì phải trích thời gian đặc biệt.

Cũng tương tự, hãy ghi các cuộc hẹn và việc thông thường khác vào chỗ

thích hợp ở đáy bảng biểu. Sau đó chỉ định thời gian tùy theo mức độ quan trọng

và khẩn trương. Gặp gỡ với nhân viên có thể xếp vào khoảng thời gian thích hợp

dành cho tiếp đồng nghiệp. Hãy thông báo các khoảng thời gian này và từ chối

gặp gỡ vào các khoảng thời gian khác. Nếu không có cuộc gặp nào, thì có thể

dùng các khoảng thời gian này để làm những việc bình thường như sắp xếp hồ

sơ, những việc có thể gián đoạn mà không bị ảnh hưởng. Phải xem đây là một

lợi lọc về thời gian.

Có thể dùng bảng này để sắp xếp đời sống riêng tư hàng ngày. Công việc

không phải là tất cả. Phải có sự cân bằng giữa công việc và đời sống riêng tư,

gia đình, sức khỏe.

Cần dành thời gian mỗi ngày cho những sự kiện đột xuất bất thường

nhưng không cần quá nhiều. Những đột xuất có thể xảy ra và bạn có thể tạm gác

qua mọi sự để giải quyết. Đây cũng là một phần trong công việc. Bạn cần phải

linh động. Hãy cố gắng theo sát mục tiêu đề ra, nhưng chớ lo lắng, bối rối hoặc

quá căng thẳng nếu có điều không dự kiến ngăn trở kế hoạch của bạn. Nếu bạn

đã chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, thì bạn đã giảm thiểu số lượng tình huống đột

xuất. Hãy dành 5 phút mỗi ngày để xét lại và điều chỉnh những ưu tiên trong

ngày. Luôn tự nhắc nhở về mục đích của những ưu tiên ấy.

80


Qua việc lập kế hoạch và lên lịch theo thứ tự ưu tiên (gắn liền với những

mục tiêu và trách nhiệm của bạn), bạn đã khẳng định tầm quan trọng của thời

gian của bạn.

Luôn luôn bám sát các mục tiêu đề ra, hoặc những kết quả trọng điểm

trong suốt quá trình lập kế hoạch. Chúng phải là lực định hướng cho cách sử

dụng thời gian của bạn.

Một lợi ích khác khi lên kế hoạch thời gian, là bạn có thể phân tích các

bảng kế hoạch Năm và Tuần/Ngày một cách đều đặn. Nhờ vậy, mới khống chế

những “Kẻ cắp thời gian”. Cuối ngày, hãy dành ít thời gian ghi lại những việc

bạn đã làm ngoài dự kiến. Hãy lưu giữ bảng kế hoạch suốt tháng hoặc suốt 6

tuần, sau đó xem xét lại nội dung của nó như bạn đã làm với nhật ký các hoạt

đông. Nếu bạn thấy lãng phí nhiều thời gian cho điện thoại chẳng hạn,thì đây là

lúc bạn xét lại một cách có ý thức chiến lược đối phó của bạn.

KẾT LUẬN

10 bí quyết quản lý thời gian:

Hãy bắt đầu dự án ở phần quan trọng nhất. Đôi khi không cần phải làm

phần còn lại.

Kiên trì và nhẫn nại

Chỉ xử lý thư từ, giấy tờ một lần một.

Dọn bàn sạch sẽ và chỉ để thứ cần thiết ngay giữa.

Sắp xếp cho từng vật dụng có chỗ riêng của nó.

Để dành những vặt vãnh cho những kỳ họp 3 giờ trong tháng.

Tự ban một phần thưởng đặc biệt khi làm được công việc quan trọng

Ý thức rằng đôi lúc bạn có thể mất kiểm soát thời gian của mình –

đừng quá bận tâm chuyện này

Trả lời thư từ càng sớm càng tốt sau khi nhận

Luôn tự hỏi: Ngay bây giờ, làm gì là tốt nhất ?

Bài tập xây dựng kỹ năng: Trò chơi tổng hợp về lập kế hoạch và quản lý

thời gian.

81


TỔNG HỢP KHÓA TẬP HUẤN

1. Những kiến thức và kỹ năng mới tôi thu nhận được từ nội dung này là:

Kiến thức:

a. ……………………………………………………………………………....

b .……………………………………………………………………………....

c .…………………………………………………………………………….....

d………………………………………………………………………………..

e………………………………………………………………………………...

Kỹ năng:

a. ……………………………………………………………………………

b. ……………………………………………………………………………

c. ……………………………………………………………………………

d. ……………………………………………………………………………

e. ……………………………………………………………………………

2. Những kiến thức và kỹ năng tôi thấy phù hợp và vận dụng được vào công

việc hiện nay đang đảm nhiệm:

a. .……………………………………………………………………………

b. .……………………………………………………………………………

c. .……………………………………………………………………………

d. .……………………………………………………………………………

e. .……………………………………………………………………………

3. Để vận dụng những kiến thức và kỹ năng này vào công việc, tôi sẽ thực

hiện những việc sau đây:

a. .……………………………………………………………………………

b……………………………………………………………………………...

c..………………………………………………………………………………

d..………………………………………………………………………………

e. …………………………………………………………………………….

4. Tôi cần có những điều kiện và hỗ trợ sau đây:

a. .……………………………………………………………………………

b.……………………………………………………………………………..

c.………………………………………………………………………………

d.…………………………………………………………………………….....

e. .…………………………………………………………………………......

82


TÀI LIỆU ĐỌC THÊM

Bài 1: Kỹ năng quản lý thời gian và quản lý công việc hiệu quả

“Bận”, là một từ đã thành thời thượng trong cuộc sống của chúng ta

ngày nay. Nhìn đâu ta cũng thấy một sự tất bật, hối hả, cuống cuồng.

Áp lực công việc ngày càng căng thẳng và phức tạp, đòi hỏi chúng ta

phải hết sức cố gắng mới vượt qua được. Còn để thành công, ta còn phải cố

gắng nhiều hơn. Trong khi thời gian thì vẫn cứ thế, lặng lẽ rượt đuổi ta mỗi

ngày. Không ít khi ta mệt mỏi rã rời. Ta mong sao ngày dài thêm 3 – 4 lần

nữa, đơn giản chỉ để ta được ngủ cho “đã”. Vậy mà nó cứ hùn hục xông lên.

Thật đáng ghét!

Làm gì để thoát khỏi “con ma” thời gian?

Mời bạn cùng tôi bước vào hành trình “ám” lại “con ma” thời gian và

kiểm soát nó để ta luôn được thảnh thơi nhưng vẫn hoàn thành tốt công việc

một cách hiệu quả nhất.

Trước tiên, ta cùng tìm hiểu: Thời gian là gì? Và tại sao chúng ta cần

quản lý thời gian?

Theo bạn, thời gian là gì?

Với tôi, thời gian là thứ tài sản thượng đế ban tặng muôn loài đồng đều

nhất, có giới hạn, không thay đổi được & không mua, bán được. Vì những đặc

điểm này, thực sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời gian, điều duy

nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp & sử dụng thời gian như thế nào cho

hiệu quả nhất. Người sử dụng thời gian hiệu quả, là người “giàu có” thời gian

hơn.

Vậy làm thế nào để sử dụng thời gian hiệu quả?

Tôi có một cách rất đơn giản. Chia trang giấy A4 hay trang Ms-word

thành 4 phần như hình bên dưới:

83


Giờ thì ta thử suy nghĩ xem: Đâu là việc khẩn cấp cần làm ngay? Đâu là

việc quan trọng, cần lập kế hoạch chi tiết để thực hiện và đảm bảo đúng tiến

độ? Còn việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng thì sao?

Người ta nói rằng: 80% thành quả được mang đến từ 20 % công việc. Dĩ

nhiên, 20% đó phải là việc quan trọng rồi. Người thành công là người biết

chọn đúng những việc quan trọng để làm và dám “vứt” đi những việc không

quan trọng.

Có thể bạn sẽ bảo: “Tôi thấy việc nào cũng khẩn cấp và quan trọng cả”.

Tôi hiểu và thông cảm với cảm giác đó của bạn. Khi bạn chưa biết cách lập kế

hoạch và tổ chức công việc của mình hiệu quả, thì bạn sẽ luôn luôn bị những

việc sự vụ rượt đuổi. Và tất cả chúng dường như đều rất khẩn cấp và cũng rất

quan trọng. Nhưng thực ra, những việc sự vụ ấy thường là 80% công việc tôi

đã nói phần trên. Nghĩa là bạn đã dành 80% công sức, tâm huyết, thời gian để

thực hiện việc mà những người thành công sẵn sàng vứt đi.

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần phải lập kế hoạch hay

hoạch định công việc tốt. Rất đơn giản và tôi tin chắc là bạn có thể làm được

06 bước sau:

1. Xác định mục tiêu

84


2. Liệt kê những việc phải làm

3. Ước tính thời gian cần thiết

4. Cân nhắc mức độ ưu tiên

5. Quyết định thực hiện

6. Lên lịch trình thực hiện

Bạn cần lưu ý, bước xác định mục tiêu, thường chúng ta xác định mục

tiêu rất chung chung. Và vì chung chung nên bạn sẽ không ước lượng được

thời gian cần thiết. Thế là bạn bị “vỡ” kế hoạch. Vòng luẩn quẩn sự vụ, khẩn

cấp tiếp tục rượt đuổi bạn.

Vì vậy, để thành công, bạn cần dành đủ thời gian để lập kế hoạch tốt và

thường xuyên kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của mình. Bạn hãy sẵn sàng

điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình sao cho mục tiêu được đảm

bảo. Như vậy là bạn đã thành công trong quản lý thời gian và tổ chức công

việc hiệu quả rồi. Và chắc chắn bạn sẽ thành công trong công việc và cuộc

sống.

Nguồn: Kynangmem

http://www.doanhnhan360.com/Desktop.aspx/Quan-ly-360/Cong-viec-

360/Quan_ly_thoi_gian_to_chuc_cong_viec/

85


Bài 2. Phong cách giải quyết xung đột trong công việc

Trong khi làm việc, không thể tránh khỏi đôi lúc giữa bạn và đồng nghiệp

nảy sinh xung đột. Khi đó, bạn có xu hướng né tránh với hy vọng sẽ "giữ được

hoà bình", hay bạn sẽ quyết đụng độ, ganh đua; hoặc bạn hòa giải, thoả hiệp và

tích cực hợp tác?

Né tránh. Một vài người có khuynh hướng phủ nhận, lấp liếm hoặc gạt đi

sự khác biệt. Phong cách tránh né này nảy sinh từ mong muốn gìn giữ sự hoà

thuận và ngăn việc tạo ra những phản ứng tiêu cực. Mong ước này là chính đáng

và hợp lý nếu chúng ta không để hết vấn đề nọ đến vấn đề kia tích tụ lại. Sự bất

đồng và xung đột nếu cứ tích tụ lâu ngày sẽ dễ tạo ra sự bùng nổ.

Nếu bạn có xu hướng này, hãy nói chuyện một cách tôn trọng với đồng

nghiệp của mình về những điều làm bạn cảm thấy khó chịu hoặc về các vấn đề

có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của tổ chức. Bạn có thể để

cho người đang xung đột với bạn thấy bạn hiểu và muốn hiểu anh ta/cô ta cảm

thấy thế nào trong hoàn cảnh này. Sau đó hãy giải quyết vấn đề từng bước một.

Cạnh tranh. Có một số người xem xung đột ở nơi làm việc là cơ hội để

"chiến thắng" và họ thấy rất hả hê. Họ xem cái giá người khác phải trả là thắng

lợi của mình. Sự xung đột cạnh tranh này có thể hình thành nên một cuộc công

kích.

Nếu bạn có xu hướng xem các mối quan hệ như một cuộc ganh đua, bạn sẽ sa

vào cái bẫy của một cuộc tranh giành quyền lực không bao giờ chấm dứt. Thậm

chí nếu bạn thắng và nhấn chìm ai đó, người đó cũng sẽ coi thường bạn và sẽ

tìm cơ hội để giành lại điểm của mình.

Nếu bạn là người có xu hướng tích luỹ sự tức giận và tìm cách để trả đũa,

điều này sẽ chỉ buộc chặt bạn với tình huống tiêu cực và trói buộc sức lực và sự

hiệu quả của bạn. Hãy học cách đương đầu trực tiếp với các tình huống, giải

quyết chúng và gạt bỏ hận thù vì rốt cuộc, ghét người khác cũng giống như đốt

nhà mình để giết chuột mà thôi.

Cách duy nhất để thực sự chiến thắng là rời bỏ cảm giác của người chiến

thắng khi có xung đột với ai đó. Phản ứng một cách lý trí và có chừng mực khi

đã bình tĩnh. Hãy trò chuyện với người đang xung đột với mình theo lời khuyên

thông minh của Steven Covey: "Đầu tiên là tìm hiểu người, sau đó người sẽ hiểu

mình".

86


Hoà giải. Khi hoà giải nghĩa là bạn nhân nhượng mối quan tâm riêng của

mình với những mối quan tâm của người khác. Cách này để tránh xung đột,

hoặc có thể để cho người đó dẹp bỏ suy nghĩ rằng quyền lợi, cảm xúc hoặc

mong ước của anh ta/cô ta không được coi trọng.

Thật là đáng ngưỡng mộ nếu bạn quan tâm đến những người khác. Sự

quan tâm đó phải đi kèm với sự tôn trọng quyền lợi, ý kiến và giới hạn của một

người. Nguyên tắc chính trở nên hiệu quả là sự cân bằng. Có một câu cổ ngữ nói

rằng: "Yêu hàng xóm của mình như yêu mình". Đây là sự cân bằng mà sẽ giữ

các thành viên trong tổ chức thực hiện chức năng của mình mà không bị suy sụp

sau xung đột.

Thoả hiệp. Thoả hiệp được xem là cách tích cực để giải quyết xung đột.

So sánh với sự tiêu cực của một số cách giải quyết xung đột, đây là cách giải

quyết đúng đắn. Tuy nhiên, đó vẫn chưa phải là cách tốt nhất. Thoả hiệp - xác

định cả hai bên và mỗi bên từ bỏ một số điều không muốn và làm một số điều họ

muốn. Nếu bạn sử dụng chiến lược "phân loại sự khác biệt" thì đây là một ý

định tích cực. Tuy nhiên, bạn có thể trở nên hiệu quả hơn bằng việc trở thành

một người hợp tác. Hợp tác đòi hỏi nhiều thời gian, nhiều sự thoả hiệp và sáng

tạo hơn.

Hợp tác. Khi bạn hợp tác, bạn cùng với với người khác giải quyết các vấn

đề theo cách thừa nhận và tôn trọng mục tiêu của nhau. Hãy trung thực, thẳng

thắn và tử tế. Chia sẻ trách nhiệm cho giải pháp. Lắng nghe chủ động những

điều mà người khác đánh giá và làm việc để giúp mọi người giành được những

điều này cũng như cố gắng để đáp ứng được nhu cầu của bản thân. Khi hợp tác,

xung đột sẽ được giải quyết.

Nguồn: http://kynangsong.org/showthread.php?t=410

KỸ NĂNG LẬP KÊ HOẠCH ... - truongnganhang.edu.vntruongnganhang.edu.vn/Portals/0/users/bt02/042018/04/[TBD] Tai lieu... · 1. Kỹ năng lập kế hoạch, xác định mục

Documents