Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen i+e Industriemesse Freiburg Einkäufertag im Messe-Forum, 16. Jan 2015 rent a fuhrparkmanagerin
Kostenoptimierung im Fuhrpark-Management kleiner und mittelständischer Unternehmen
i+e Industriemesse FreiburgEinkäufertag im Messe-Forum, 16. Jan 2015
rent a fuhrparkmanagerin
Anschaffung & Rückgabe
Multi-Bidding
Rückgabekosten am Leasingende
Unfall & Reparatur
Schadensteuerung & -management
Geregelter Betrieb
(Interner) Ressourceneinsatz
Fahrerzufriedenheit
Kraftstoffkosten-Optimierung
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Hebel zur Kostenoptimierung
Ziel: Kostenreduktion durch Wettbewerb
Ausschreibung an festgelegte Hersteller & Leasinggeber
Prozess ggf. über einen neutralen Dienstleister steuern
Gezielt Rabatte, Aktionen & Business-Pakete ausnutzen
In der Regel Best Price-Prinzip
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Beschaffung mit „Multi-Bidding“
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Prozess-Kreislauf „Multi-Bidding“
UnabhängigeFP-Software
Fahrzeug-Konfiguration
Hersteller &Leasinggeber
AngeboteUnternehmen
* Bieterauswahl* Leasingmodell* Fahrzeugdaten* Car Policy
Auswahl über FP-Datenbank
Nutzung unabhängiger FP-Managementsoftware -> dient auch als Controlling-Instrument für Fuhrparkkosten
Vorher: Festlegung der Bieter & „Einkaufs-Spielregeln“
Synergieeffekt: Reduzierung administrativer Kosten durch einfacheren Beschaffungsprozess
Möglich auch für unterschiedliche Hersteller & Modell-varianten in 1 Fuhrpark
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Voraussetzungen „Multi-Bidding“
Häufig das „dicke“ (= teure ) Ende!
Kaum Möglichkeiten, wenn das Fahrzeug erst einmal beim Leasinggeber abgegeben wurde
Daher: Fahrzeug vor der Rückgabe unabhängig begutachten & Zustandsbericht erstellen lassen -> geregelter Prozess ca. 4-6 Wochen vor Leasingende
Ggf. Eigenreparatur & Smart Repair nutzen -> Rückgabe
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Rückgabekosten am Leasingende
Kleinere Fuhrparks zahlen eher mehr. (Quelle: Data Force, 2014 / DFO, 2014 )
Unternehmen mit größeren Flotten nutzen zur Reparatur auch vermehrt freie Anbieter anstatt Herstellerwerkstätten (40 – 50 %).
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Rückgabekosten am Leasingende
Fuhrpark ist eine Nebensache, weil keine direkt wertschöpfende Tätigkeit für das Unternehmen.
Meist „Anhängsel“ an Einkauf, Personal, Finanzen ist Fuhrparkmanagement dort selten eine Kernkompetenz.
Kaum speziell auf FP-Belange ausgebildetes Personal
Mitarbeiter haben in der Praxis keine Zeit für Optimier-ungsprojekte, weil mit dem „Tagesgeschäft“ ausgelastet
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Ressourceneinsatz – Situation
Folge 1: Komplexität bindet zusätzlich Kräfte mit Jura-, BWL- & Technik-Hintergrund (z.B. bei Rechnungsprüfung)
„All in one hand-Prinzip“ der Leasinggeber ist dann zwar bequem , aber dafür nicht selten deutlich teurer, da Abhängigkeit & fehlender Einzel-Kostenvergleich
Folge 2: Kostentreiber bleiben unbemerkt, weil nicht eindeutig identifizierbar („Black Box“)
Folge 3: Risiko eines Organisationsverschuldens steigt
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Ressourceneinsatz – Konsequenzen
Einsatz professioneller FPM-Dienstleister & Nutzung einer herstellerunabhängigen IT-Lösung, schafft
Kostentransparenz (Kostenstelle, -art & -träger, Kfz…)
die Vereinheitlichung der hinterlegten Prozesse
die Erinnerung an wichtige Termine (Bestellauslösung, Leasingende…)
das Aufzeigen von Trends (Schadenquote, Kosten…)
die elektronische Dokumentation (Fahrzeugakte)
die Möglichkeit von Multi-Bidding
… und reduziert dadurch sowohl direkte Kosten als auch Prozesskosten im Unternehmen!
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Ressourceneinsatz – Gegenmaßnahme
Vorgehen: Gezielte Einzelprojekte!
Analyse: Den höchsten Hebel identifizieren!
Umsetzung & dabei dann ggf. Dienstleister austauschen
Empfehlung für den Mittelstand:
Tagesgeschäft outsourcen => senkt Fixkosten, insbesondere
bei kleineren Fuhrparks
Konzentration auf Kernkompetenz legen und interne Kräfte
auf die Fuhrpark-Steuerung & Weiterentwicklung lenken
Spezialisierte Dienstleister als fachliche Ergänzung & Unter-
stützung und von deren Erfahrung & Know How profitieren
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Ressourceneinsatz – Empfehlung
Gegenüberstellung von Fixkosten und Bedarf
Faustformel Mittelstand
100 KFZ = ca. 1 FTE = ca. 40 – 50 T€ Vollkosten
Systemlösungen von professionellen FP-Dienstleistern
Kosten: 20–30 € pro KFZ/Monat je nach Leistung
Effekt: Einsparung + verbessertes Leistungsspektrum
Häufig angebotene Leistungspakete
Beschaffung, Multi-Bidding, professionelles Schadenmanagement, Tankkartenmanagement, fachliche Rechnungskontrolle, 24 h Hotline, elektr. Fahrzeugakte, Fahrzeug-Rückgabeprozess
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Ressourceneinsatz - Beispielrechnung
Unfälle und Schäden sind häufig Extremsituationen. Sie verlangen immer ein sofortiges Handeln.
Handling = hoher interner Aufwand
Zusätzlich: Ausfallzeiten müssen eingegrenzt bleiben.
Teilweise komplexe Sachverhalte in der Abwicklung mit Unfallgegnern, Versicherungen etc.
Kontrolle von Reparaturen & Rechnungen schwierig
Auf diese Art von Service sind überregional agierende Schadensteuerer spezialisiert. Sie unterhalten meist zertifizierte Werkstattnetze.
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Externe Schadensteuerung – Warum?
Leistungskomponenten professioneller Anbieter
24 h Hotline Service als Servicefunktion
Komplettservice
Aufnahme des Schadens
Steuerung Reparaturprozess
Prüfung Kostenvoranschlag
Regressierung / Regulierung
Reporting -> Kundenzugriff auf Flottensoftware
Rechnungskontrolle auf Plausibilität & Kausalität!
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Schadensteuerung - Leistungsangebot
Nutzung von herstellerunabhängigen Werkstätten und dadurch kostengünstigere Stundensätze
Unabhängige Fachprüfung von Kostenvoran-schlägen sorgt für nötige Transparenz
Reduzierung eigener Personaleinsatz
Maklergebühren gezielt einsparen
Gesamt-Potential: 15 – 20 % der Schadensumme p.a.
gemäß Angaben von Schadensteuerern
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Schadensteuerung - Einsparpotentiale
Warum ist das wichtig?
Zufriedene Mitarbeiter erhöhen die Produktivität.
Dienstfahrzeuge sind Mitarbeiterbindungsinstrumente.
Sie helfen ebenfalls neue Mitarbeiter zu rekrutieren.
Dienstfahrzeuge sind nach wie vor Statussymbole.
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Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential
Was erzeugt Unzufriedenheit?
„Down-Sizing“
Fehlende Regelungen bei der Modellauswahl
Reduzierte Ausstattung
Geringer Servicelevel bei Unfall, Bestellung etc.
Folge
Negative Emotion aber Autofahren ist Emotion
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Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential
Lösungsansätze
Eindeutige Spielregeln fixieren & Balance finden
Unternehmens-
Anforderungen
Mitarbeiter- Kosten
wünsche
Öffnung bei der Modell- und Ausstattungsauswahl
24 h Hotline für Fragen und Notfälle einrichten
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Fahrerzufriedenheit als Einsparpotential
Cluster KFZ Transporter LKW Fahrverhalten
Außendienst-Organisation
Überwiegend 0 0 Viel BAB, überregional
Handwerks-betrieb
+ Überwiegend + Stadt- & Landstr. sehr regional
Produktions-betrieb
+ + + Komplette Bandbreite
Dienstleister Überwiegend + Selten Komplette Bandbreite
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Kraftstoffkosten - Fuhrparkcluster
Fazit: Unterschiedliche Fuhrparks generieren höchst
unterschiedliche Anforderungen! Keine Pauschallösungen!
Analyse des Fahrverhaltens (BAB, Bundesstr., Stadt…) und der Treibstoffkosten (mind. 1 volles Jahr)
Potential-Analyse mit Szenarien-Rechnung
Erst dann: Entscheiden nach der höchsten individuellenHebelwirkung („Stammtankstelle“, BAB-Tanken vermeiden, Tankkartenmanagement, Austausch…)
5-10 % Einsparung der Kraftstoffkosten sind keine Seltenheit -> schneller ROI
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Kraftstoffkosten-Optimierung
Individuelle Szenarien – Ausschnitt 1 - Eingabe
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Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel
für Kunde XXX alles Nettowerte Ist-Situation
Datum: 01.10.2014
Dimension Eingabefelder
VOR Umstellung -IST
Verbrauch Flotte p.a. Liter 1.595.002 Jahresverbrauch 1.595.002 Liter
VW Leasing (VWL) davon über Tankkartensatz 1 (T1) 797.501
Leaseplan davon über Tankkartensatz 2 (T2) 797.501
(falls 0 -> 0,1 eingeben)
Kraftstoffkosten Flotte p.a. € 1.890.057 Kosten Treibstoff 1.890.057€
davon über Tankkartensatz 1 945.028
davon über Tankkartensatz 2 945.029
(falls 0 -> 0,1 eingeben)
Durchschnittspreis in € je Liter in 2013 1,1850 netto
Anzahl Fahrzeuge Flotte KFZ-Anzahl 728
Tankkartengebühren (IST - 2 Sätze)** € / KFZ / Monat 2,68 Servicegebühr Karten IST 23.412€
Individuelle Szenarien – Ausschnitt 2 - Auswertung
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Kraftstoffkosten-Optimierung - Beispiel
Szenario 1:Szenario 2: Fall a): 1 neue Karte + 1 alte Karte (SHELL oder ARAL bleibt)
oder Fall b): 1 neue Karte + 1 Anbieter wird substituiert, 1 Anbieter bleibt
NACH Umstellung Szenario 1 Einsparpotential p.a.
1.595.002 Liter über die neue Karte Jahresverbrauch
1.849.703€ 40.354€ Kosten Treibstoff
Teilbetrag 1 924.851€ Potential aus T1 20.177€
Teilbetrag 2 924.852€ Potential aus T2 20.177€
17.472€ 5.940€ Servicegebühr Karten Neu - Szenario 2
1 alte Karte wird beibehalten - Fall a)
111.650 Liter 54.865€ Liter mit Autobahnpreis
1.812.311€ 101.159€ Gesamtkosten
Ein Einstieg: Quick Check–Potential-Analyse Treibstoffkosten
Individual-Auswertung basierend auf Ihren Daten
Handlungsempfehlungen
Optional mit einer Vor-Ort-Abstimmung
Sprechen Sie uns bitte an!
Messetarif mit Bestellung bis 28.02.2015 möglich incl. 15 % Discount
zu 485,-- € (ohne vor Ort Termin) & 1.295,-- € (incl. 1 Tag vor Ort
Abstimmung) zzgl. MwSt. und Reisekosten.
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wvib-Messeangebot 2015
Beratung & Durchführung von Potential-Analysen
Gestaltung von Car-Policy & Prozesslandschaft
Auswahl von geeigneten Lieferanten für die individuellen Unternehmensbelange im Mittelstand
Ergebnis-Umsetzung zusammen mit den Kunden
Unabhängig & Überregional tätig!
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rent a fuhrparkmanagerin - Leistungsprofil
rent a fuhrparkmanagerinHubertusweg 3a 53 797 Lohmar
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