Kiat Praktis Sukses Malamar Kerja

Disampaikan oleh : Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM Dr.Ir.J.F.X.Susanto.S.MBA.,MM

KELAS BIMBINGAN

KIAT SUKSES MELAMAR KERJA

2

BIMBINGAN CARI KERJA

Cara membuat surat lamaran kerja yang benar. Cara membuat Curriculum Vitae yang comprehensive

(mudah dimengerti). Mengenal berbagai bentuk interview. Menjawab secara tepat semua pertanyaan pada interview. Bagaimana mempersiapkan diri dan menghadapi wawancara

dan test masuk kerja. Bagaimana mem-presentasikan diri sehingga menimbulkan

penilaian positive dari para interviewers. Mengerti mengenai kompetensi yang diperlukan untuk

sukses dalam pekerjaan. Kiat sukses dalam pekerjaan baru dan pengembangan karir

diperusahaan.

3

Pembukaan - Cerita Pengalaman Pribadi

• Pengalaman pertama– Tidak ada bimbingan sama sekali– Karir berkembang bersama PMA– Bahasa Inggeris modal satu-satunya

• Bekerja dengan tenaga ahli asing (expatriates)– Tepat waktu, tidak ada jam karet– Business English– Mengurusi urusan sendiri– Mengerti table manner– Pembicaraan yang berarti– Energetic & prestasi kerja tinggi– Responsive

4

Jenis-jenis perusahaan

• PMA (Foreign investment) • PMDN (Domestic investment)• National company (non facility)

5

Line of business

• Manufacturing :– Labor intensive– Capital intensive

• Oil & Oil service companies• Service company (perusahaan jasa)

– Hospitality (hotel) business– Education– Construction

• Trading • Shipping• Etc,

6

Positions available

• Human Resources Development (HRD) Manager

• Salary & Compensation Officer• Industrial Relations Officer• Training & Development Officer• Employee Benefits Officer• Personnel & General Affairs Officer

7

Diskusi hari ini

1. Sebelum melamar pekerjaan2. Proses membuat lamaran kerja,

menghadapi wawancara serta test masuk kerja.

3. Sesudah mendapat pekerjaan

8

Prior to applying for a job

1. Preparation of yourself.2. Competencies of job seekers.3. Potential candidate.

9

Proses melamar pekerjaan

1. Teknik membuat lamaran kerja & Curriculum Vitae

2. Mengikuti employment interview & selection test• Personal preparation / personality• Technical knowledge• Presentation skill

3. Employment test :• General Employment Test• Technical Test• Psychological Test• Medical Test

10

Sesudah mendapat pekerjaan

1. Kondisi kerja2. Bentuk hubungan kerja :

• Masa percobaan• Kerja kontrak (KKWT)• Permanent employment

3. Sistim kompensasi ; upah & gaji• Gaji pokok • Upah lembur• Fringe benefits• Bonus & incentive

4. Company organization5. Career development

11

Discussion topics

• Mengenal Management Sumber Daya Manusia

• Teknik membuat lamaran• Persiapan diri pribadi• Kompetensi pencari kerja• Calon yang potential• Menghadapi interview dan selection test

12

Human Resources Management Functions

1. Employment2. Wage & Compensation

Administration3. Industrial Relations4. Training & Development5. Government Relations6. Employee Facilities & Benefits

13

1. Employment

• Recruitment• Selection• Personal Filing• Promotion & Demotion• Transfer• Induction• Termination

14

2. Wage & Compensation Administration

• Job analysis & job evaluation• Classification & grading system• Rating determination• Performance appraisal• Merit rating• Work schedule control• Salary survey

15

3. Industrial Relations

• Manpower legislation• Labor union• Collective bargaining (CLA)• Company policy• Work rules & regulations• Work ethic & employee discipline

16

4. Training & Development

• Training• Organization development• Manpower development

17

5. Government Relations

• Ijin-ijin ketenagakerjaan.• Penyelesaian perselisihan hubungan industrial.• Laporan-laporan penggunaan tenaga kerja.

18

6. Employee Benefits & Services

• Medical services• Sport & recreation• Personal services• Health & safety• Security & protection• Canteen• Social activities• Religious activities

19

Mekanisme Recruitment & Selection

Step 1 Short list lamaran Tidak memenuhi persyaratan minimal.

Step 2 Employment entrance test Failed test.

Step 3 Preliminary interview Unfavourable impression.

Step 4 Technical test Failed test.

Step 5 Second interview, previous history check

Unfavourable background/ history.

Step 6 Salary & benefits negotiation

No agreement / consensus.

Step 7 J ob offer For confirmation only. Step 8 Medical check up Medically unfit. Step 9 Appointment letter /

working agreement Probation period.

20

Kunci sukses usaha pada aspek HRD yang strategis

Sistim recruitment yang objective dan terbuka Aspek intelektual Penampilan karakter yang positive Kepribadian yang positive

Sistim penilaian prestasi kerja yang objective Counseling yang effective dan mendidik Open system Dilakukan secara konsisten

Promosi & kepemimpinan Jelasnya jenjang karir Organisasi yang dinamis Remuneration system yang baik dan competitive Berorientasi pada prestasi Memotivasi untuk berkembang

Training Komitmen penuh dari management untuk mengembangkan

karyawan Mengidentifikasi tenaga yang berprestasi Training khusus bagi yang potential

22

Hierarchy organisasi perusahaan

• Directors

• Managerial staff

• Supervisory staff

• Skilled & semi skilled employees

• Rank & File : operator, clerical job

23

• Ingin bekerja dengan perusahaan yang lebih besar.

• Bisnis perusahaan bertentangan sikap pribadi.

• Tidak puas dengan gaji sekarang.

• Tidak puas dengan atasan.

• Pekerjaan berisiko tinggi dan berbahaya.

• Terlalu jauh dari tempat tinggal.

Mengapa mencari pekerjaan baru?

24

• Ingin membuka usaha sendiri.• Tidak puas dengan gaji dari perusahaan.• Ingin melanjutkan studi.• Sudah merasa gagal dan frustrasi.

Mengapa tidak mau cari kerja?

25

Waktu yang tepat mencari pekerjaan untuk fresh graduate.

Setelah bebas dari kuliah / pelajaran.

Setelah mengikuti kursus-kursus pendukung.

Telah merubah perilaku yang tidak baik.

Sudah tekad untuk terjun kedunia pekerjaan, pikiran tidak bercabang untuk kuliah lagi.

Ilmu yang dipelajari masih fresh dan masih ingin belajar (mengembangkan pengetahuan).

26

Waktu yang tepat mencari pekerjaan baru bagi yang sudah

bekerja.

Apabila masih bekerja pada suatu perusahaan. Setelah mendapat pengetahuan teknis dan

pengalaman kerja sedikitnya 3 tahun. Setelah menguasai basic skill seperti bahasa

Inggeris, computer, serta business skills lainnya. Pada saat sedang merasa tinggi tingkat prestasi

kerjanya. Masih merasa dibutuhkan oleh perusahaan yang

sekarang. Merasa keahlian yang dimiliki sudah cukup laku

untuk dijual.

27

Sumber yang tepat mencari lowongan kerja

Iklan lowongan kerja disurat kabar dan majalah. Melalui teman dan relasi. Melalui konsultan agen tenaga kerja (head

hunter). Kantor dinas tenaga kerja. Pasang iklan pribadi “mencari pekerjaan” disurat

kabar. Melalui web site internet. Professional group

28

Recruitment Consultant – Head Hunter

Konsultan recruitment service. Executive search. Didukung oleh team Psychologists. Psiko test yang sudah disiapkan :

General psychological test. Test kemampuan

Punya data bank candidates.

29

Apa yang saudara harus observasi pada waktu cari kerja

Bidang usaha dan produk dari perusahaan. Pemilik perusahaan. Prospek perusahaan. Management style perusahaan itu. Lokasi kantor atau pabrik. Lingkungan dan lokasi perusahaan. Ukuran dan turn over perusahaan.

30

Bentuk-bentuk interview

• Un-structured interview - pertanyaan bersifat umum, tidak terarah.

• Structured interview - pertanyaan standar, terarah.

• Panel interview - dalam bentuk diskusi, observasi silang (Hati-hati disini !!! )

• Competencies based interview - interviewer menggali kompetensi calon dengan memfokuskan pada kemampuan calon mengatasi persoalan secara sistimatis.

31

Mempersiapkan diri untuk interview

• Pelajari teknik presentasi yang effective.

• Pelajari kembali pengetahuan teknis anda.

• Lakukan sedikit latihan dan praktek.

• Carilah sumber dimana ada lowongan kerja.

• Ketiklah dengan rapi curriculum vitae anda.

• Tulislah surat lamaran kerja yang comprehensive.

• Masukan 2 nama sebagai references.

• Pahami organisasi perusahaan anda sekarang.

• Ingat, interview kesempatan untuk “menjual diri” anda.

• Ingat, waktu nya sangat terbatas.

32

Pada waktu mengikuti interview (1-2)

• Beri salam pada interviewers• Ambil inisitif membuka

pembicaraan sebagai “ice breaking”.

• Buat diri anda comfortable, kalau perlu mintalah segelas air putih, kalau memungkinkan.

• Kenalkan diri secara ringkas dan relevant.

• Jawablah setiap pertanyaan secara baik untuk memuaskan interviewer.

• Manfaatkan papan tulis atau flip chart yang tersedia.

• Presentasikan diri saudara seakan “selling yourself”.

• Gunakan secara maksimal “flow diagram”.

• Bersikaplah communicative.• Arahkan interviewer ketopik

yang saudara kuasai dan pahami dengan baik sebagai “strong points” saudara.

33

Pada waktu mengikuti interview (2-2)

• Usahakan membaca pikiran interviewer.

• Gunakan teknik “1Q 3A”, terutama pada waktu menghadapi interview panel.

• Berlakulah “talkactive” tapi tidak berlebihan.

• Pada waktu bicara lihatlah kemata interviewer.

• Ceritakan satu pengalaman yang paling menyenangkan saudara dan satu pengalaman yang paling tidak menyenangkan.

• Tunjukan kepada interviewer kompetensi saudara yang paling relevant dengan lowongan yang dilamar.

• Jangan hanya menjawab pertanyaan, ajukan juga beberapa pertanyaan.

• Gunakan waktu yang diberikan kepada saudara untuk bertanya mengenai perusahaan, bidang usaha, prospek perluasan dan produk yang dihasilkan. Jangan tidak bertanya !!!

34

Pertanyaan yang sering diajukan - in English (1-2)

Tell me about your last job, what did you do exactly?

How did you progress in your job? What did you like about your job? What is the most interesting activity? What kind of problem did you encounter in

your job? What did you like best? What did you like least?

35

Pertanyaan yang sering diajukan – in English (2-2)

What are some of the things in a job that are important to you?

What are some of the things that would really bother you?

What are some of the things about that you and your supervisor disagreed?

Why did you leave your job? What was the best job you have had? What do you think about professionalism?

36

Kompetensi / kemampuan apa saja yang harus diketahui

• Pengertian tentang sistim belajar orang dewasa.

• Pengertian tentang pengembangan karir.

• Kemampuan untuk cepat mengidentifikasi masalah.

• Kompetensi menggunakan computer.

• Pengertian terhadap teknologi elektronika.

• Kemampuan observasi atas pekerjaan

• Kemampuan untuk mengantisipasi sesuatu persoalan.

• Pengertian tentang teori dan teknik pelatihan dan pengembangan.

• Kemampuan melakukan riset dan analisa.

37

Persyaratan yang sering muncul dalam iklan lowongan kerja

• Umur maksimum / minimum

• Batasan umur• Tingkat pendidikan• Pengalaman kerja• Tempat tinggal• Kemampuan bahasa asing• Kemampuan komputer• Jenis kelamin• Agama• Warga negara• Kecepatan mengetik• Jurusan pendidikan• Angka index prestasi

• Kemampuan bela diri• Status keluarga, single /

married• Punya kendaraan sendiri• Memiliki SIM• Bersedia kerja shift• Bersedia ditempatkan di

daerah• Bisa kerja mandiri• Result oriented• Mempu mengembangkan

bawahan• Leadership yang kuat• Berpengalaman organisasi

38

Kompetensi interpersonal itu apa?

• Memberi pengarahan• Umpan balik• Kerjasama• Negosiasi

• Presentation skill• Questioning skill• Relationship building

skill• Writing skill

39

Profil dari calon yang potential

• Menarik, tidak perlu cakap atau cantik.

• Communicative• “Melek-an” tidak

dungu dan “ngantuk-an”.

• Energetic, tidak pendiam atau malu-malu.

• Memenuhi persyaratan utama.

• Pembawaan pintar (intelligent).

• Active dan kelihatan suka kerja keras.

• Competent dalam hal-hal yang diperlukan.

• Co-operative• Punya initiative tinggi.• Ber-potensi untuk

pengembangan.• Bakat dan kemampuan

supervisi.• Punya leadership

40

Apa yang di-observasi Interviewer pada diri saudara? (1-4)

Sikap pribadi• Rasa percaya diri• Integritas• Punya rasa keadilan• Kemampuan fungsional

dan bisnis yang kuat

Kematangan• Kematangan

managerial• Komitmen kepada

organisasi• Sikap optimisme

41


Kemampuan konseptual dan analisa• Berpikir secara konseptual• Berpikiran analitika• Memperhatikan akurasi• Mengatasi masalah secara sistimatis• Memperhatikan rasa percaya diri• Integritas• Punya rasa keadilan• Kemampuan fungsional dan bisnis yang kuat

42


Memperhatikan efektifitas pribadi• Selalu berusaha untuk berkembang• Suka mengambil inisiatif / prakarsa• Menjadi nara sumber• Memperhitungkan risiko secara cermat

43


Berpengaruh dan kerjasama

• Memperhatikan sebab dan akibat

• Memperhatikan dan mentaati kesepakatan

• Mampu mempengaruhi secara persuassive

Sensitive kepada orang lain• Tidak menyinggung

perasaan orang lain.• Memelihara hubungan

baik.

44

Menulis surat lamaran kerja

• Ketiklah lamaran saudara dengan komputer, mesin tik manual tidak lagi dipakai, kecuali kalau diminta dalam tulisan tangan.

• English style, bukan Indonesian style.

• Terdiri dari lamaran dan curriculum vitae.

• Copy ijazah dan yang perlu saja yang dilampirkan.

• Meterai tidak diperlukan.

• Surat lamaran satu halaman saja.

• CV yang comprehensive

• Tempelkan selembar foto terbaru.

45

Isi surat lamaran

• Alamat dan nomor tilpun• Alamat pemasang iklan /

perusahaan• Sebutkan jabatan yang

dilamar• Sebutkan sumber

informasi• Sebutkan umur dan

kondisi kesehatan• Sebutkan status keluarga• Pendidikan terakhir

• Pekerjaan sekarang dengan sedikit uraian.

• Pengalaman terdahulu yang relevant.

• Keahlian khusus yang yang dimiliki.

• References• Sampaikan harapan

dibalas segera.• Penutup

46

Contoh-contoh surat lamaran.

Pembahasan :• Model penulisan.• Isi dan format surat lamaran.• Kerapian surat lamaran.• Bahasa yang digunakan.• Tulis tangan atau ketikan ?

Contoh 1 Contoh 2

47

9 kunci sukses dengan pekerjaan baru

1. The move may be stimulating2. Keep busy3. Not all things are new4. Learn the new language5. Study your new manager

6. Maintain a friendly atmosphere7. Be a brain picker8. Make a contribution

- rapidly9. Use the available tools for learning

48

1. Pindah kerja suatu tantangan.

• Pekerjaan baru, suasana baru.• Masa orientasi cepat berlalu, gagal sulit

untuk mengulang.• Segera ikuti “gelombang demi gelombang”

yang datang.• Bukalah mata dan pasang telinga anda

mengamati “dunia” yang baru ini.

49

2. Tetaplah mencari kesibukan.

• Baca semua record yang ada terutama mengenai pekerjaan terdahulu.

• Cari pekerjaan, pekerjaan tidak akan mencari anda.

• Anda tidak diambil untuk dekorasi kantor, tapi untuk ber-produksi.

• Manfaatkan waktu anda dengan belajar banyak, sampai anda merasa bahwa pekerjaan sudah menyita semua waktu anda.

• Jauhi sifat berpangku tangan.

50

3. Tidak semua yang anda temui itu hal-hal yang baru.

• Know how serta experience yang dimiliki, gunakan semaksimal mungkin.

• Mulai belajar mandiri, jangan tunggu petunjuk terus.

• Berlakulah “self starter”, dengan pengetahuan dan pengalaman yang anda miliki.

51

4. Pelajarilah lingkungan kerja anda yang baru.

• Lakukan segera, kalau tidak masa orientasi anda akan diperpanjang atau lebih lama.

• Cari setiap peluang untuk training.• Ber-initiative mengadakan briefing, weekly

meeting, coaching.

52

5. Pelajari segera sifat-sifat atasan anda yang baru.

• Critical point disini, menunjukan apakah anda telah belajar dari masa lalu.

• Kesalahan yang sama dari masa lalu jangan terjadi lagi. Apa yang anda lakukan untuk “mem-bug” Manager anda terdahulu?

• The new Manager is the new personality.• Pelajari “idiosyncrasy”, strength dan weakness-nya.• Ketahui keinginannya dan sampaikan kebutuhannya. • Anstisipasi kebutuhannya dan siapkan rekomendasi

anda.• Dukung dan promosikan dia, kalau berhasil dia juga

akan mendukung dan mempromosikan anda.

53

6. Ciptakan dan pelihara suasana kerja yang menyenangkan.

• Jangan menyendiri.• Kembangkan persahabatan anda.• Bantu orang lain, tapi tidak berlebihan.• Tunjukan minat anda pada orang lain (rekan

sekerja) dan persoalan mereka.• Kalau anda mendengarkan rekan-rekan anda,

anda akan tahu banyak mengenai organisasi, intrik politik yang ada, dan suasana kerja secara umum.

• Rencana dan konsep kerja berbentuk abstrak, tapi karyawan tidak.

54

7. Jadilah seorang pencetus ide.

• Pick brains.• Bekerja carefully & intelligently.• Malu bertanya sesat dijalan.• Orang akan cerita apa yang mereka tahu.• Setiap kali anda bicara, akan menampilkan

karakter dan pengetahuan anda.• Setiap kali anda diam dan mendengarkan,

anda akan mendapatkan sesuatu yang baru.• Berilah pendapat anda secara gratis, kalau

tidak anda tidak akan mendapatkan informasi lagi dikemudian hari.

55

8. Segera berikan buah pikiran dan kontribusi yang nyata.

• Hasil kerja pertama yang menentukan keberhasilan anda.

• Cari proyek lama yang masih pending.• Bersikaplah innovative.• Frontiers of problem solving are never

close.• Phonies & real achievers akan segera

terlihat.

56

9. Use the available tools for learning

• Pustaka kantor : buku, video, micro film, papers, magazines, bulletin, journals

• Kursus-kursus singkat• In-house training• Internet web sites• Surat kabar & majalah• Seminars

Kiat Praktis Sukses Malamar Kerja

Documents