` KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN NO. DOKUMEN: IPK-PK-Q04 KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH TANDATANGAN NAMA SITI ZUBAIDAH AHMAD DR NOR FILZATUN BT BORHAN JAWATAN PENGAWAL DOKUMEN WAKIL PENGURUSAN TARIKH 23 OKTOBER 2012 24 OKTOBER 2012
28
Embed
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA NO. DOKUMEN: … · PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH TANDATANGAN NAMA ... 01/01 Muka depan Nama WP dipinda WP 2 Februari 2010
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
`
KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA
INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN
NO. DOKUMEN: IPK-PK-Q04
KELUARAN: 03
PINDAAN: 00
TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012
PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
DISEDIAKAN OLEH
DILULUSKAN OLEH
TANDATANGAN
NAMA
SITI ZUBAIDAH AHMAD
DR NOR FILZATUN BT BORHAN
JAWATAN
PENGAWAL DOKUMEN
WAKIL PENGURUSAN
TARIKH
23 OKTOBER 2012
24 OKTOBER 2012
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 2 / 28
REKOD PINDAAN
Tarikh Pindaan
No. Pindaan/
No. Keluaran
Rujukan Pindaan/
Mukasurat Terlibat
Butir-Butir Pindaan
Diluluskan Oleh
20 sept 2005
00/01 KKM-IPK-Q04 ms 2-7 Lampiran
L2Q04
L4Q04
Tambah
terminologi
dokumen sokongan
dalaman dan
luaran
KKM-IPK-AK-
05 para 5.1,
perincian tidak perlu
L2Q04 tidak
user friendly
L4Q04 perlu
dipinda
L4Q04, kod rujukan bil 1 perlu dipinda kepada
KKM/IPK/U( )
Dr Nor Filzatun Borhan
5 Sept 2007
01/01 Muka depan Nama WP dipinda
WP
2 Februari 2010
23 Oktober 2012
00/02
03/00
Keseluruhan prosedur
Semua mukasurat
Pemurnian prosedur MS ISO 9001:2000 ke versi 9001:2008
Pindaan secara menyeluruh
WP
WP
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 3 / 28
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini menggariskan langkah-langkah bagi mengawal semua dokumen yang diwujudkan dalam Sistem Pengurusan Kualiti. Kawalan ke atas dokumen meliputi langkah-langkah menyedia, menyemak, melulus, meminda, mengedar dan melupuskan dokumen kualiti.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh anggota-anggota untuk dokumentasi berkaitan dengan Sistem Pengurusan Kualiti di Institut Pengurusan Kesihatan.
3.0 RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01. 3.2. Panduan Pengkodan dan Kawalan Dokumen IPK-PK-Q04-L4/01.
4.0 TERMINOLOGI
4.1
Dokumen Kualiti
Dokumen yang digunakan di dalam Sistem kualiti seperti Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja.
4.2 Dokumen Sokongan Dalaman
Dokumen yang dikeluarkan oleh Pengawal Dokumen dengan kelulusan Wakil Pengurusan.
4.3 Dokumen Sokongan Luaran
Dokumen yang dikeluarkan oleh agensi selain IPK
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 4 / 28
4.4 Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP)
Sebuah jawatankuasa yang ditubuhkan khas bagi menentukan objektif pelaksanaan MS ISO 9001 : 2008 menentukan skop pelaksanaan, memperuntukkan sumber-sumber bagi pelaksanaan, mempertimbangkan dan melulus pelan tindakan serta menentukan pihak-pihak yang bertanggungjawab mewujud dan mendokumenkan Manual Kualiti, Prosedur Kualiti dan Arahan Kerja
4.5 Pengawal Dokumen (PD) dan Penolong Pengawal Dokumen (PPD)
Pegawai yang dilantik oleh Wakil Pengurusan bagi menjalankan tanggungjawab mengurus dan mengawal dokumen-dokumen yang digunakan di dalam sistem kualiti.
4.6 Pegawai Anggota yang bertugas di IPK dan ditugaskan untuk menyediakan dokumen kualiti berkaitan.
4.7 IPK Institut Pengurusan Kesihatan.
4.8 P Pengarah
4.9 WP Wakil Pengurusan
4.11 PD Pengawal Dokumen
4.12 PPD Penolong Pengawal Dokumen
4.13 KJ Ketua Jabatan
4.14 KU Ketua Unit
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 5 / 28
5.0. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
5.1 Mewujudkan Dokumen Kualiti
WP/KJ/KU
5.1.1 kenalpasti dan tentukan dokumen-dokumen
kualiti yang perlu disediakan dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti dengan merujuk kepada keperluan Standard ISO 9001:2008, PKPA yang berkenaan dan dokumen lain yang berkaitan.
WP 5.1.2 Tentukan anggota – anggota yang bertanggungjawab untuk menyediakan dokumen kualiti. Sediakan dokumen seperti yang diperlukan.
WP 5.1.3 Serahkan dokumen kepada Pengarah / Wakil Pengurusan untuk pengesahan dan kelulusan
WP 5.2 Semakan dan Kelulusan
WP/P
5.2.1 Semak dokumen-dokumen yang dikemukakan, jika ianya mencukupi dan memenuhi keperluan-keperluan yang telah ditetapkan, berikan kelulusan dan tetapkan tarikh kuatkuasa :
Dokumen Pelulus
Manual Kualiti Pengarah IPK
Prosedur Kualiti/Pengurusan
WP
Arahan Kerja Ketua Jabatan/ketua unit
WP 5.2.2 Jika dokumen yang dikemukakan perlu pindaan atau penambahbaikan, kemukakan semula kepada penyedia dokumen berkenaan.
PD/PPD 5.2.3 Daftar dokumen yang telah diluluskan dalam Senarai Induk Dokumen Kualiti. Kemaskini dari
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 6 / 28
Tanggungjawab Tindakan
masa ke semasa apabila berlaku perubahan ke atas status dokumen tersebut.
5.3 Salinan dan pengedaran
PD 5.3.1 Memuat naik semua dokumen kualiti ke dalam laman web atau public folder dan satu salinan dicetak untuk simpanan Pengawal Dokumen sebagai ‘DOKUMEN ASAL’
5.3.2 Mana-mana dokumen yang dicetak daripada website dianggap sebagai dokumen tak terkawal.
5.3.3 Hanya dokumen dalam website sahaja yang dianggap sebagai dokumen terkawal.
Penerima dokumen
5.3.4 Pastikan dokumen-dokumen yang diterima adalah terkini dan sentiasa berada dalam keadaan baik (boleh dibaca/dirujuk oleh pengguna dokumen tersebut) dan berada di tempat dimana ianya digunakan.
PD 5.3.5 Laksanakan aktiviti-aktiviti sebagaimana yang telah ditetapkan dalam dokumen-dokumen bermula daripada tarikh kuatkuasa dokumen tersebut.
PEMOHON WP/P
5.4 Pindaan Dokumen
5.4.1 Mohon pindaan dokumen dengan mengisi borang Permohonan Pindaan Dokumen IPK-PK-Q04-L1/01 dan kemukakan kepada WP untuk semakan dan penilaian (lampirkan bersama draf dokumen yang dipinda)
5.4.2 Buat semakan dan mengkaji permohonan pindaan
dokumen. Jika pindaan yang dicadangkan perlu untuk penambahbaikan proses SPK atau lain-lain sebab yang munasabah kelulusan boleh diberikan. Semakan hendaklah mempastikan integriti SPK tetap kekal.
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 7 / 28
Tanggungjawab Tindakan
PEMOHON
5.4.3 Tolak Permohonan pindaan jika cadangan pindaan tersebut adalah tidak perlu/munasabah.
5.4.4 Majukan borang permohonan yang telah diluluskan bersama cadangan draf dokumen yang dipinda dalam bentuk ‘soft copy’ dan ‘hard copy’ kepada PD
5.4.5 kemaskini dokumen Induk yang berkenaan, Jika pindaan yang dibuat melebihi 5 kali, status edisi dokumen tersebut mestilah dikemaskini dan status pindaan kembali kepada kosong.
5.4.6 Catatkan maklumat pindaan di dalam Rekod
Pindaan IPK-PK-Q04-L2/01 dan kemaskini Senarai Induk Dokumen Kualiti.
Rekod Pindaan hendaklah dilampirkan bersama dokumen yang dipinda sebagai rujukan.
Setiap pindaan yang dibuat mempunyai nombor pindaan dan tarikh kuatkuasa.
Ulang langkah di perenggan 5.3 untuk salinan dan edaran dokumen.
5.4.7 Keluarkan salinan dokumen lama dari fail
Dokumen Induk dan disimpan ke dalam fail dokumen terpinda sebagai rujukan.
Dokumen ini hendaklah dicop “BATAL”. 5.4.8 Lupuskan salinan dokumen dalam simpanan
pegawai. 5.4.9 Musnahkan dokumen berbentuk softcopy dan
simpan dalam CD salinan dokumen yang dilupuskan dan dilabel sebagai ‘OBSELETE’
5.4.10 Kemaskini Senarai Induk Dokumen.
5.4.11 Maklum kepada semua anggota tentang menggunapakai dokumen terkini dan lupuskan
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 8 / 28
Tanggungjawab Tindakan
dokumen yang telah dibatalkan.
Pembantu Perpustakaan
5.5 Mengawal Dokumen Sokongan Luaran
5.5.1 Terima dokumen sokongan luaran.
5.5.2 Semak dokumen dan kemaskini Senarai Induk Dokumen luaran
5.5.3 Maklumkan kepada angggota yang terlibat berkaitan dokumen terkini.
5.5.4 Kemaskini Senarai Induk dokumen Luaran.
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 9 / 28
6.0 CARTA ALIR PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
6.1 MEWUJUDKAN DOKUMEN KUALITI
Mengenal pasti dokumen SPK
Tentukan tanggungjawab dan arah penyediaan dokuman
Sedia dokumen dan majukan untuk
kelulusan
Lulus
Sah & luluskan dokumen akhir
Daftar dokumen
Tindakan WP/KJ/KU WP PEGAWAI WP/P WP
PD/PPD PD/PPD PD/PPD
Tidak
PROSES MULA
Buat salinan dan edar kepada
anggota
Kemaskini dokumen
TAMAT
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 10 / 28
6.2 MEMINDA DOKUMEN
Terima cadangan pindaan dokumen
Setuju Pinda
Beri kelulusan untuk pindaan
dokumen
Pinda dokumen softcopy Rekod pindaan dan kemaskini
Senarai Induk dan cop salinan ‘BATAL’.
Kekalkan Dokumen
asal
Tidak
Ya
Tindakan WP
MKSP MKSP P/WP PD/PPD PD/PPD PD/PPD PD/PPD WP/PD/
PPD
Buat salinan untuk simpanan
PROSES MULA
Teliti dan pertimbangkan cadangan
pindaan dokumen
Kemaskini dokumen dalam website
Arahkan semua anggota untuk gunapakai dokumen terkini
IPK-PK-Q04 PROSEDUR KAWALAN DOKUMEN
KELUARAN: 03 PINDAAN: 00
TARIKH: 05 NOVEMBER 2012
Mukasurat 11 / 28
6.3 MELUPUSKAN DOKUMEN
Lupuskan dokumen
Musnahkan dokumen berbentuk hard copy dan simpan dalam CD
Panduan ini disediakan bagi pengkodan dan kawalan dokumen dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti di IPK.
B. PENGKODAN DOKUMEN 1. Setiap dokumen akan diberi nombor yang unik. Terdapat 4 peringkat dokumen
yang diberi singkatan nama seperti berikut :
Jenis Dokumen Singkatan
Manual Kualiti MK Prosedur Kualiti PK Arahan Kerja AK
Singkatan-singkatan berikut adalah juga digunakan untuk memberi identiti milik kepada dokumen:
Prosedur Teras Am A Prosedur Sokongan S Prosedur Penambahbaikan Kualiti Q Prosedur Teras khusus AL
Di mana : T - latihan R - penyelidikan C - konsultansi L - Perpustakaan IPK - INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN
IPK-PK-Q04-L4/01
Mukasurat 2 / 28
Contoh dokumen:
IPK - PK – AT-01
Institut Pengurusan Prosedur Prosedur Teras Kesihatan Kualiti Latihan No. 1
Mukasurat 3 / 28
C. KAWALAN DOKUMEN
MANUAL KUALITI
Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Manual Kualiti adalah seperti di IPK-PK-Q04-L5/01.
Maklumat yang terdapat dalam Manual Kualiti adalah seperti berikut : 1.0 Pengenalan 2.0 Maklumat mengenai IPK 3.0 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti IPK 4.0 Sistem Pengurusan Kualiti 5.0 Tanggungjawab Pengurusan 6.0 Pengurusan Sumber 7.0 Pengolahsediaan Perkhidmatan 8.0 Pengukuran , Analisa Dan Penambahbaikan
Mukasurat pertama Manual Kualiti adalah jadual Rekod Pindaan
seperti di IPK-PK-Q04-L2/01. PROSEDUR KUALITI
Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Prosedur Kualiti adalah seperti di
Mukasurat pertama di dalam prosedur kualiti adalah jadual Rekod Pindaan seperti di IPK-PK-Q04-L6/01.
Organisasi Prosedur Kualiti adalah seperti berikut :
1.0 Objektif 2.0 Skop 3.0 Rujukan 4.0 Terminologi 5.0 Tanggungjawab dan Tindakan 6.0 Carta alir 7.0 Rekod Kualiti 8.0 Klausa-klausa ISO 2000 berkaitan
Mukasurat 4 / 28
ARAHAN KERJA Maklumat yang perlu ada di muka hadapan Arahan Kerja adalah seperti
di IPK-PK-Q04-L7/01.
Maklumat dalam Arahan Kerja adalah seperti berikut :
1.0 Tindakan dan tanggungjawab 2.0 Carta Alir (sekiranya perlu)
DOKUMEN SOKONGAN (dalaman dan luaran)
Dokumen sokongan terdiri daripada dokumen yang sering digunapakai oleh pegawai-pegawai IPK sebagai rujukan semasa menjalankan tugas.
Dokumen sokongan diketegorikan kepada : i. Dokumen dalaman (dokumen yang dikeluarkan oleh IPK) ii. Dokumen luaran (dokumen yang dikeluarkan oleh agensi selain IPK.
Berikut adalah senarai kod dokumen dalaman dan luaran:
Bil. Jenis dokumen Kod rujukan
1. Undang-undang (akta dan peraturan-peraturan)
KKM/IPK/U ( )
2. Dasar / dasar polisi KKM/IPK/D ( )
3. Pekeliling-pekeliling
Jabatan Perdana Menteri
Perkhidmatan Awam
Perbendaharaan
Kementerian Kesihatan
JKA
KKM/IPK/P/
KKM/IPK/P/JPM ( )
KKM/IPK/P/JPA ( )
KKM/IPK/P/PB ( )
KKM/IPK/P/KKM ( )
KKM/IPK/P/JKA ( )
4. Garis panduan / manual/ protokol
CPG
Peningkatan kualiti (QI)
KKM/IPK/G/
KKM/IPK/G/CPG ( )
KKM/IPK/G/QI ( )
5. Manual latihan/Modul Latihan IPK KKM/IPK/ML ( )
6. Laporan tahunan KKM/IPK/L/
Mukasurat 5 / 28
Bil. Jenis dokumen Kod rujukan
Kementerian Kesihatan
Jabatan Kesihatan Awam
IPK
Sistem Maklumat Pengurusan Kesihatan
Jabatan Statistik
KKM/IPK/L/KK ( )
KKM/IPK/L/JKA ( )
KKM/IPK/L/IPK ( )
KKM/IPK/L/HMIS ( )
KKM/IPK/L/STAT ( )
7. Laporan Penyelidikan
IPK
NIH
KKM
Selain KKM
KKM/IPK/R/
KKM/IPK/R/IPK ( )
KKM/IPK/R/NIH ( )
KKM/IPK/R/KKM ( )
KKM/IPK/R/SKKM ( )
8. Buku Terbitan IPK KKM/IPK/B ( )
9. Jurnal Terbitan IPK KKM/IPK/J ( )
Contoh kod dokumen sokongan :
KKM / IPK / U (01)
Kementerian Institut Pengurusan Kesihatan Undang-undang Kesihatan Malaysia bil. 01
Mukasurat 6 / 28
KKM / IPK / G / CPG
Kementerian Institut Pengurusan Garis panduan Clinical Kesihatan Malaysia Kesihatan Practice Guideline