KELOMPOK KERJA DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

1-1

KELOMPOK KERJA DAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

BAB XIII

1. Mengetahui bahwa kelompok kerja dan komunikasi merupakan bagian penting dari fungsi pengarahan dan implementasi.2.Mengetahui bagaimana kelompok kerja efektif dapat terbentuk dan terhidar dari konflik dalam organisasi.3.Mengetahui bagaimana mengelola konflik dalam organisasi4.Mengetahui peran komunikasi dalam kelompok kerja dan organisasi5.Mengetahui proses dan pola komunikasi dalam organisasi.6.Mengetahui manfaat teknologi informasi dalam mendukung komunikasi dalam organisasi

T U J U A N

1-2

Pengertian Kelompok dan Kelompok KerjaPengertian Kelompok dan Kelompok Kerja

KelompokKelompok kumpulan dua orang atau lebih yang saling kumpulan dua orang atau lebih yang saling

berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama.suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. “ “ two or more people who interact and influence two or more people who interact and influence each other toward a common purpose “each other toward a common purpose “

Kelompok KerjaKelompok Kerja kelompok yang disusun oleh organisasi dengan kelompok yang disusun oleh organisasi dengan

tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi

1-3

Karakteristik KelompokKarakteristik Kelompok

Merupakan kumpulan yang beranggotakan Merupakan kumpulan yang beranggotakan lebih dari satu orang, yang berarti adanya lebih dari satu orang, yang berarti adanya karakteristik yang berbeda dari setiap orangkarakteristik yang berbeda dari setiap orang

Adanya interaksi diantara kumpulan orang Adanya interaksi diantara kumpulan orang tersebuttersebut

Adanya tujuan bersama yang ingin dicapaiAdanya tujuan bersama yang ingin dicapai

1-4

Kelompok Kerja Formal dan InformalKelompok Kerja Formal dan Informal

Kelompok Kerja FormalKelompok Kerja Formal adalah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara adalah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara

resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi pencapaian tujuan organisasi

Kelompok Kerja InformalKelompok Kerja Informal kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya kelompok kerja disusun atau tersusun dengan sendirinya

ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi

1-5

Bentuk Kelompok Kerja FormalBentuk Kelompok Kerja Formal

kelompok kerja langsung (kelompok kerja langsung (command command teamteam) )

kepanitiaan (kepanitiaan (committeecommittee)) kelompok kerja temporal atau khusus kelompok kerja temporal atau khusus

((task force team/specific teamtask force team/specific team))

1-6

Tahapan dalam Pembentukan Tahapan dalam Pembentukan dan Interaksi Tim Kerjadan Interaksi Tim Kerja

Pembentukan (Pembentukan (FormingForming)) Penguatan (Penguatan (StormingStorming)) Penyesuaian (Penyesuaian (NormingNorming)) Perwujudan (Perwujudan (PerformingPerforming) ) Pencarian (Pencarian (AdjourningAdjourning))

1-7

Peran Kepemimpinan Peran Kepemimpinan dalam Kelompok Kerjadalam Kelompok Kerja

Pemimpin FormalPemimpin Formal seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan

secara formal oleh organisasi untuk secara formal oleh organisasi untuk memimpin orang-orang dalam melakukan memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan suatu pekerjaan

Pemimpin InformalPemimpin Informal seseorang yang secara alamiah dianggap seseorang yang secara alamiah dianggap

mampu memainkan perannya sebagai mampu memainkan perannya sebagai pemimpin ketika kelompok kerja telah pemimpin ketika kelompok kerja telah bekerja dan saling berinteraksibekerja dan saling berinteraksi

1-8

Norma dalam Kelompok KerjaNorma dalam Kelompok Kerja

NormaNorma sesuatu yang diterima dan disepakati sesuatu yang diterima dan disepakati

oleh kelompok sebagai aturan yang oleh kelompok sebagai aturan yang mengontrol perilaku dan tindakan mengontrol perilaku dan tindakan mereka mereka

1-9

Solidaritas dan Integritas Solidaritas dan Integritas dalam Kelompok Kerjadalam Kelompok Kerja

Pengertian Solidaritas dan IntegritasPengertian Solidaritas dan Integritas tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta tingkat kekompakan dan rasa memiliki, serta

pandangan positif para anggota kelompok pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri terhadap kelompok mereka sendiri

Cara Membentuk Solidaritas dan Cara Membentuk Solidaritas dan IntegritasIntegritas Memperkenalkan kompetisi atau persaingan Memperkenalkan kompetisi atau persaingan

antar kelompok kerja dalam pengertian positif antar kelompok kerja dalam pengertian positif Meningkatkan tingkat interaksi antar anggota Meningkatkan tingkat interaksi antar anggota

dalam kelompok kerja dalam kelompok kerja Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau Mengangkat isu bersama berupa tujuan atau

target-target yang harus dicapai bersama target-target yang harus dicapai bersama

1-10

Model Kelompok Kerja yang EfektifModel Kelompok Kerja yang Efektif

KOMITMEN

PERTANGGUNGJAWABAN

Kinerja

Pekerjaan Kelompok Pertumbuhan Individu

KEAHLIAN

1-11

Konflik dalam Kelompok KerjaKonflik dalam Kelompok Kerja

Konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam Konflik antar bawahan di bagian yang sama dalam sebuah organisasisebuah organisasi

Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian Konflik antara bawahan dan pimpinan di bagian yang sama dalam sebuah organisasiyang sama dalam sebuah organisasi

Konflik antar bawahan di bagian yang berbeda Konflik antar bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasidalam sebuah organisasi

Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian Konflik antara pimpinan dan bawahan di bagian yang berbeda dalam sebuah organisasiyang berbeda dalam sebuah organisasi

Konflik antar pimpinan bagian yang berbeda dalam Konflik antar pimpinan bagian yang berbeda dalam sebuah organisasi.sebuah organisasi.

Dan lain sebagainya Dan lain sebagainya

1-12

Sumber KonflikSumber Konflik

faktor komunikasifaktor komunikasi (communication factors) (communication factors) faktor struktur tugas maupun struktur faktor struktur tugas maupun struktur

organisasi organisasi (job structure or organization (job structure or organization structure)structure)

faktor yang bersifat personal. faktor yang bersifat personal. (personal (personal factors)factors)

faktor lingkungan (faktor lingkungan (environmental factorsenvironmental factors) )

1-13

Pendekatan dalam Manajemen KonflikPendekatan dalam Manajemen Konflik

Pendekatan dalam Manajemen Konflik

Program Yang dijalankan

Stimulasi Konflik • Peningkatan persaingan antar individu dan kelompok Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik

terjadi Perubahan aturan main atau prosedur yang ada

Pengendalian Konflik • Perluasan penggunaan sumber daya organisasi Peningkatan Kordinasi dalam organisasi Penentuan tujuan bersama yang dapat mempertemukan

berbagai pihak yang terlibat dalam konflik Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para

pegawai

Penyelesaian Dan Penghilangan Konflik

• Penghindaran Konflik dengan jalan penghindaran sumber-sumber konflik

Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat konflik untuk melakukan kompromi

Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang terlibat konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik.

1-14

Komunikasi dalam OrganisasiKomunikasi dalam Organisasi

Pengertian KomunikasiPengertian Komunikasi proses dimana seseorang berusaha untuk proses dimana seseorang berusaha untuk

memberikan pengertian atau pesan memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis.kepada orang lain melalui pesan simbolis. the process by which people attempt to the process by which people attempt to share meaning via the transmission of share meaning via the transmission of symbolic messagessymbolic messages

(Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)(Stoner, Freeman & Gilbert, 1995)

1-15

Proses KomunikasiProses Komunikasi

Pengirim PenerimaMediatorEnkoding Dekoding

Gangguan

Penerimaan Pengiriman

Pesan/InformasiPesan/InformasiPengiriman Penerimaan

Gangguan Gangguan

1-16

Kaitan antara Jarak Fisik Kaitan antara Jarak Fisik dengan Frekuensi Komunikasidengan Frekuensi Komunikasi

35%

30%

25%

20%

15%

10 %

5%

0%

0 m 10m 20m 30m 40m 50m 60m

Jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi

Frekuensi Komunikasi

dalam satu minggu

Sumber: diadaptasi dari Heller and Hindle (1998)

1-17

Bentuk-bentuk KomunikasiBentuk-bentuk Komunikasi

Komunikasi InterpersonalKomunikasi Interpersonal Komunikasi LisanKomunikasi Lisan Komunikasi TertulisKomunikasi Tertulis

Komunikasi dalam Bentuk Jejaring Komunikasi dalam Bentuk Jejaring KomunikasiKomunikasi Pola RodaPola Roda Pola huruf YPola huruf Y Pola komunikasi bersambungPola komunikasi bersambung Pola komunikasi melingkarPola komunikasi melingkar Pola komunikasi menyeluruhPola komunikasi menyeluruh

1-18

2

1

5

3

4

Roda 3

4 5

1

2

Y

3 24 521 2

Bersambung

2

1 3

45

Menyeluruh

2

1 3

45

melingkar

1-19

Pola Komunikasi Pola Komunikasi dalam Stuktur Organisasidalam Stuktur Organisasi

Komunikasi Vertiksal

Komunikasi Horisontal

1-20

Komunikasi Informal

Komunikasi Formal

1-21

Bentuk Komunikasi GrapevineBentuk Komunikasi Grapevine

GOSIP Satu orang berkomunikasi

kepada banyak orang

CLUSTERBanyak orang berkomunikasi

secara terbatas

1-22

Hambatan dalam BerkomunikasiHambatan dalam Berkomunikasi

HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL

Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik

Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen

Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian

Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja

Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain

1-23

Upaya dalam mengatasi hambatan Upaya dalam mengatasi hambatan dalam Berkomunikasidalam Berkomunikasi

UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL

Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan

Dorongan untuk berkomunikasi dua arah

Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi

Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi

Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi

Peningkatan pemahaman terhadap orang lain

1-24

Teknologi Informasi dan KomunikasiTeknologi Informasi dan Komunikasi

Sistem Informasi FormalSistem Informasi Formal sistem pemroses transaksi (transaction-processing system)sistem pemroses transaksi (transaction-processing system) sistem informasi manajemen (management information system)sistem informasi manajemen (management information system) sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support

system)system) sistem informasi eksekutif (executive information system)sistem informasi eksekutif (executive information system) sistem jaringan internal(intranet)sistem jaringan internal(intranet) sistem pintar (expert system) sistem pintar (expert system)

Teknologi Informasi yang PersonalTeknologi Informasi yang Personal KomputerKomputer Mesin FotocopyMesin Fotocopy Telepon SelularTelepon Selular WebCamWebCam dlldll