BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Banyak hal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi diantaranya adalah faktor Man, Money, Machine, Methode, dan Material. Pengelolaan yang seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan memberikan kepuasan kepada customer baik internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi seharusnya memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima faktor tersebut. Pada kesempatan ini kami akan membahas secara khusus tentang logistik rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan, pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi 1
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Banyak hal yang mempengaruhi keberhasilan organisasi diantaranya adalah
faktor Man, Money, Machine, Methode, dan Material. Pengelolaan yang
seimbang dan baik dari kelima faktor tersebut akan memberikan kepuasan kepada
customer baik internal maupun eksternal. Rumah sakit yang telah terakreditasi
seharusnya memiliki pengelolaan yang baik dan terstandar termasuk lima faktor
tersebut. Pada kesempatan ini kami akan membahas secara khusus tentang logistik
rumah sakit.
Keberhasilan pengelolaan logistik rumah sakit tergantung pada kompetensi
dari manajer logistik rumah sakit. Manajer berfungsi untuk mengelola logistik
melalui fungsi antara lain mengidentifikasi, merencanakan pengadaan,
pendistribusian alat hingga mengembangkan sistem pengelolaan logistik yang
efektif dan efisien. Pengadaan alat yang tepat dan berfungsi dengan baik akan
memperlancar kegiatan pelayanan pasien sehingga berdampak bagi peningkatan
mutu pelayanan secara umum.
Manajer logistik juga harus mampu mengantisipasi kejadian darurat,
membuat skala prioritas serta melakukan perubahan yang dibutuhkan untuk
pencapaian tujuan umum rumah sakit. Manajer logistik juga harus mencapai
efisiensi dan efektivitas. Manajer logistik memiliki kemampuan untuk mencegah
atau meminimalkan pemborosan, kerusakan, kadaluarsa, kehilangan alat yang
akan memiliki dampak kepada pengeluaran ataupun biaya operasional rumah
sakit. Menurut pemanfaatannya, bahan atau alat yang harus disediakan rumah
1
sakit dikelompokkan menjadi persediaan farmasi (obat, bahan kimia, gas medik,
peralatan kesehatan), persediaan makanan, persediaan logistik umum dan teknik.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa konsep manajemen logistik?
2. Apa fungsi manajemen logistik rumah sakit?
3. Apa peran logistik rumah sakit?
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui manajemen logistik.
2. Untuk mengetahui manajemen logistik rumah sakit.
3. Untuk mengetahui peran logistik rumah sakit.
2
BAB 2
PEMBAHASAN
2.1 KONSEP MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT
Siagian: 1992, menyatakan manajemen adalah seni memperoleh hasil
melalui berbagai kegiatan yang dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik
adalah bahan untuk kegiatan operasional yang sifatnya habis pakai. Manajemen
logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan material/alat. (Subagya: 1994), sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai
tujuan dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan
dipergunakan secara efisien dan efektif. Dalam sistem administrasi manajemen
logistik, Subagya menyatakan sebagai berikut:
Gambar 1. Sistem Administrasi Manjemen Logisik
Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno management, yang
memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.Manajemen belum
3
Unsur
manajemen:
Man
Money
Material
Machine
Method
Fungsi
manajemen:
Planning
Organizing
Actuating
Controlling
Fungsi logistik:
Fungsi Perencanaan
Fungsi
Penganggaran
Fungsi Pengadaan
Fungsi Penyimpanan
Fungsi Penyaluran
Fungsi Penghapusan
memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary
Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan organisasi. Ricky W.Griffin mendefinisikan manajemen
sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai
sasaran (goals) s eca r a efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa
tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien
berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir,
dan sesuai dengan jadwal.
Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
perencanaan dn penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran dan
pemeliharaan serta penghapusan materi atau alat. Lebih lanjut, logistik diartikan
bagian dari instansi yang bertugas menyediakan bahan atau barang yang
dibutuhkan untuk kegiatan operasional suatu instansi dalam jumlah, kualitas dan
pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin
(Adiatama, 2002).
Pelaksanaan manajemen yang baik, maka unsur manajemen diproses melalui
fungsi manajemen dan fungsi tersebut merupakan pegangan umum untuk dapat
terselenggaranya fungsi logistik.
2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik
Kegiatan logistik sangat penting dalam menunjang kegiatan
pengadaan barang atau j a s a dan p ihak pe rusahaan a t au
4
organ i s a s i t i dak mampu mengop t ima lkan pemanfaa t an
sumberdaya yang dimiliki, secara umum kegitan logistik memiliki tujuan,
yaitu:
a. Tujuan operasional: agar tersedia barang serta bahan dalam
jumlah yang tepat dan mutu yang memadai.
b. Tu juan keuangan : dapa t me l aksanakan t u juan
ope ra s iona l dengan b i aya pa l i ng r endah .
c. Tujuan pengamanan: agar persediaan tidak terganggu oleh
kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan
penyusutan yang tidak wajar lainnya.
Dalam menjalankan suatu perusahaan atau organisasi tidak
dapat melepaskan peran logistik. Dua alasan utama mengapa logistik
diperlukan dalam menjalankan usaha :
a. B a r a n g d a n j a s a s a n g a t d i b u t u h k a n o l e h u n i t
o p e r a s i o n a l u n t u k m e n d u k u n g kegiatan operasionalnya, yang
dapat diwujudkan melalui kegiatan logistik.
b. Logistik memberikan multiplier effect bagi efisiensi dan efektivitas
dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Kegiatan logistik
mempengaruhi efesiensi kegiatan un i t t e r t en tu da l am
l embaga u saha dan e f e s i ens i pe rusahaan dan akh i rnya
akan menentukan sejauh mana kemampuan perusahaan untuk
mendapatkan keuntungan bagi pengembangan usaha dan
kemakmuran pemilik perusahaan.
5
2.2 FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT
Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik
sebagai berikut (Mustiksari: 2007):
Gambar 2. Siklus Logistik
Setiap fungsi logistik tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain.
Untuk itu akan dibahas satu persatu fungsi logistik tersebut.
2.2.1 Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan
menentukan langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang
telah ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah
merencanakan kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh
semua calon pemakai (user) kemudian diajukan sesuai dengan alur yang
berlaku di setiap organisasi (Mustikasari:2007). Subagya menyatakan
perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan,
6
Pengendalian (control)
Pengadaan
Perencanaan
Penghapusan Penganggaran
Penyimpanan
Pendistribusian
Persiapan Pelaksanaan
pengetahuan, pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan
cara terencana dalam memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan
pedoman tindakan.
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam
pelaksanannya sehingga akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak
didasari oleh perencanaan yang baik. Perencanaan yang baik menuntut
adanya sistem monitoring, evaluasi dan reporting yang memadai dan
berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan pengandalian terhadap devisi
yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang
dipaksakan akan sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan
berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya. Dibawah ini akan dilukiskan
bagan kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
(Subagya: 1994).
Pengkajian Pengendalian
Pengawasan
Gambar 3. kerjasama antara pimpinan, perencana, pelaksana dan pengawas
7
Pimpinan/Staf
Sasaran
Pengawas
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai
dengan pencapaian tujuan (sasaran) diperlukan kerjasama yang terus
menerus antara pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan
masing-masing kegiatan yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-
masing. Seluruh kegiatan diarahkan pada pencapaian tujuan (untuk
mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi kedalam periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha
penentuan skala perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha
tindak lanjut yang terperinci. Melalui fungsi perencanaan dan penentuan
kebutuhan ini akan menghasilkan antara lain:
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan.
Dalam tahapan perencanaan logistik pada umumnya dapat menjawab
dan menyimpulkan pernyataan sebagai berikut:
a. Apakah yang di butuhkan (what) untuk menentukan jenis barang
yang tepat
8
b. Berapa yang di butuhkan (how much, how many) untuk
menentukan jumlah yang tepat
c. Bilamana dibutuhkan (when) untuk menentukan waktu yang tepat
d. Di mana dibutuhkan (where) untuk menentukan tempat yang tepat
e. Siapa yang mengurus atau siapa yang menggunakan (who) untuk
menentukan orang atau unit yang tepat
f. Bagaimana diselenggarakan (how) untuk menentukan proses yang
tepat
g. Mengapa dibutuhkan (why) untuk memeriksa apakah keputusan
yang diambil sudah tepat.
2.2.2 Fungsi Penganggaran
Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk
merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala
standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya (Subagya & Mustikasari).
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana dari fungsi perencanaan
dan penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan
besarnya biaya dari dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan dan
keterbatasan yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan
anggaran yang dapat dipercaya.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah diperiksa
berulang kali dan diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana
biaya keseluruhan, maka penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu
lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
9
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhan dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan. Dalam menyusun anggaran terdapat beberapa hal yang
harus di perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Beberapa hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai
dengan pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit beragam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas,
Depkes, Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah
sakit swasta sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan
Donatur), Penerimaan rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 %-50 % dalam bentuk
obat dan bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan
makanan, alat kebersihan dan suku cadang.
2.2.3 Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan
memenuhi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku
dengan menciptakan sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan
ini termasuk dalam usaha untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah
ada dalam batas efisiensi. (Subagya: 1994). Sedangkan Mustikasari
10
berpendapat fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau
mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui
sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi
didasarkan dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien
untuk kepentingan organisasi. Cara yang dapat dilakukan untuk menjalankan
fungsi pengadaan adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan
Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya
dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
h. Penunjukan pemenang
11
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak
Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi teknis yang menyangkut
pihak luar maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan
perhatian. Pengendalian dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan
pemeliharaan. Kebijakan pemerintah yang mengatur tentang pengadaan
barang adalah Keppres No. 80 tahun 2003.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara
lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian,
antara lain:
1) Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun
seorang pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap
perdagangan
2) Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
3) Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk
panitia pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai
berikut:
1) Keanggotaan panitia minmal lima orang terdiri dari unsur:
perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung