Markas Pusat Palang Merah Indonesia Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 - Indonesia Telp. +62 21 7992325,Fax. +62 21 7995188 E-mail: [email protected]Website: www.palangmerah.org Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata masyarakat secara umum. Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara lokal di wilayah masing-masing. 9 789793 675176 ISBN 979367517-9 MANUAL LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA
75
Embed
MANUAL LOGISTIK...Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem logistik dengan mengacu pada sistem logistik Federasi, hal ini bertujuan untuk memudahkan dan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Informasikan kepada Unit Pengadaan tentang barang-barang pengadaan.
Informasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan) Informasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telahtiba
Unit Pengadaan dalam hal pengadaan barangi.Penghubung dalam hal barang sumbangan
Manajer Gudang
Divisi Logistik
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Manajer Gudang
Penyimpanan
24
2.5. enyimpanan
Input Barang yang diterima telah disetujui
P
Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak
ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara
“flexible” (tidak kaku).
Bin Card dan Stock Card
- Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki
jenis yang sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang
sama. Bin Card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu
keterangan/spesifikasi yang berbeda dari barang sebelumnya.
- Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya
dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada
tumpukanatau rak yang digunakan untuk meletakkan barang tersebut). Bin
Card tidak dapat diganti dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun
dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih, karena kartu tersebut
harus diletakkan di samping barang.
- Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang
penyimpanan bila seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau
didistribusikan, selanjutnya akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan
berdasarkan kode dan tanggal barang.
- Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah
memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari
donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang
berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan
tingkat stok barang ini.
Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
MeneMarkas Pusatkan barang di gudang sesuai denganrencana penyimpanan barang
Kegiatan Siapa: Penanggung Jawabgudang
Membuat Bin Card dan StockCard <F-2>
dalam gudang dan biasanya dijumpai di dalam kantor Penanggung Jawab
gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika kita memiliki perangkat
Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh kartu-kartu ini
akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan untuk
statistik bulanan dan pengaturan stok.
- Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan
Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat
penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat
Seluruh asset PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kebakaran
dan kehilangan.
BAB 4
Pelaporan dan Pemantauan
4.1. Pendahuluan
Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas
pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan
barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang
didistribusikan kepada para penerima bantuan.
Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang diuraikan dalam bab-bab
sebelumnya merupakan dasar untuk melaksanakan pemantauan.
Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang
masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barang–barang tersebut
telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset
juga harus dipantau.
Tujuan dari proses pamantauan adalah untuk membuat keputusan-keputusan
(bila perlu) berkenaan dengan stok, pemeliharaan aset, penggunaan kendaraan
berikut bahan bakar/minyak, dsb.
4.2. Pelaporan
Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan
keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat
secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat
berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik.
Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbeda–beda, tergantung kepada
jenis laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang
Regional dan gudang Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirim
setiap bulan kepada Bagian Logistik Markas Pusat. Laporan laporan lain harus
dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat.
Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya
operasional, barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang
Pusat, Gudang Regional, dan Gudang Darurat.(menggunakan form D-3, D-10,
D-11)
Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI
Pusat :
34
Pendahuluan l Pelaporan l Pemantauan/Monitoring
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 35
Pelaporan dan Pemantauan
·laporan tentang barang-barang yang ada di gudang Daerah dan Cabang
·Laporan tentang kendaraan, penggunaan, dan pemeliharaannya di Daerah
dan Cabang, jumlah dan nilai dari kendaraan tersebut lebih khusus lagi bila
kendaraan kendaraan tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat
·Laporan tentang aset dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang hanya
jumlah dan nilai dari aset tersebut atau lebih khusus lagi bila aset tersebut
disumbang oleh / melalui Markas Pusat
4.3. Pemantauan / Monitoring
Markas Pusat, Daerah dan Cabang wajib memantau barang-barang, kendaraan
dan aset berdasarkan laporan bulanan tertulis maupun dari sumber informasi
yang lain.
Kegiatan Siapa: Bagian LogistikMembuat keputusan tentangberbagai tindakan yangdidasarkan pada laporan-laporan
Kegiatan-kegiatan yang mungkin muncul sebagai akibat dari
pemantauan
Gudang Pusat, Gudang Wilayah, dan Gudang Tanggap Darurat
Kegiatan-kegiatan berkenaan dengan jumlah stok yang ada dibandingkan
dengan jumlah stok yang dibutuhkan
Salah satu kemungkinannya adalah bahwa jumlah stok tidak memenuhi jumlah
stok yang dibutuhkan sebagaimana yang telah ditetapkan. Dalam hal demikian,
proses permohonan harus dimulai.
Seluruh gudang
Kegiatan - kegiatan berdasarkan tanggal kadaluwarsa barang-barang.
Jika barang-barang tersebut akan segera mengalami kadaluwarsa, harus segera
diputuskan apakah barang-barang tersebut masih bisa digunakan di tempat lain.
Barang-barang yang tidak dibutuhkan lagi
Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang yang ada di dalam gudang (yang
36
Audit (Internal / Eksternal)
sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal
demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.
Kendaraan
Penggunaan dan pemeliharaan kendaraan
Laporan ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan
penggunaan bahan bakar per kendaraan. Berdasarkan gambaran tersebut
kegiatan yang bisa dilakukan, misalnya penggunaan mobil-mobil tersebut
menggunakan bahan bakar di atas jumlah rata-rata. Berdasarkan penggunaan
mobil, pemeliharaannya, penggunaan BBM harus dipantau (penghitungan biaya
operasional kendaraan)
Aset-aset
Gambaran menyangkut biaya operasional
Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan
memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara
aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada
dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.
4.4. Audit (Internal/Eksternal)
Alasan untuk meminta agar Markas Pusat, Daerah dan Cabang bekerja sesuai
dengan prosedur yang sama adalah transparansi dan memudahkan untuk proses
pemantauan.
laporan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik
namun laporan tersebut perlu dimutakhirkan serta bisa diaudit sepanjang
waktu. Sebaiknya setiap waktu selalu memungkinkan bagi kita untuk
memperlihatkan laporan tentang berbagai kegiatan logistik.
Audit (baik internal atau eskternal ) berlangsung “mundur” artinya mengamati:
·Bagaimana tampaknya sistem yang diterapkan di gudang secara umum?
·Apakah semua barang yang diterima, disimpan dan disalurkan dicatat dan
dikelola secara baik
·Apakah barang disimpan dengan cara yang aman
·Apakah pergerakan barang yang dikirim dicatat dan daftar isiannya ada
disertai dengan otorisasi yang benar.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 37
Pelaporan dan Pemantauan
Auditor akan memastikan bahwa panduan logistik ini harus diimplementasikan
oleh pelaku logistik.
Tindakan-tindakan pemantauan mencakup:
1. Memeriksa penggunaan format isian
2. Inventerisasi fisik
Kegiatan Siapa: AuditorMemeriksa penggunaan formatisian sesuai dengan penjelasantentang proses
Kegiatan Memeriksa laporan-laporan (stok)
Kegiatan Siapa: AuditorMelakukan inventarisasi fisikdi dalam gudang
Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk
meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah
maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat,
disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan
akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang
dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum.
Markas Pusat Palang Merah Indonesia menyadari sepenuhnya bahwa
permasalahan, situasi serta kondisi di masing-masing Daerah maupun Cabang
berbeda-beda dan Manual Logistik ini tidak mungkin dapat mengakomodir dan
memberikan jalan keluar atas keragaman keadaan tersebut, namun demikian
kami berharap bahwa Manual Logistik yang telah disusun ini dapat dipergunakan
sebagai acuan dan membantu dalam mengelola sektor pelayanan Logistik di
masing-masing wilayah.
Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki
usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat
dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat.
Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua
pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.
38
PEN
UT
UP
Penutup
Lampiran Form dan FormatManual Logistik
1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received
Note)
2. F-2 Bin card dan Stock card
3. D-3 Stock report
4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor
(ATK)
5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat
Tulis Kantor
7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan
8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note)
9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan
11. D-10 Document overview vehicles, usage and
maintenance
12. D-11 Document overview assets and maintenance
NB. Formulir yang menggunakan alamat Markas Pusat hanya formulir
yang dipakai di Jakarta saja (contoh: formulir permohonan
ATK). Formulir yang lain bisa diganti dengan alamat masing-
masing Daerah atau cabang.
Lampiran Form dan FormatManual Logistik
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Goods Received Note
(6)
(5)
(3)
(2)
printed number / KodeDaerah/KodeCabang/
Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto)Weight for food items should be in gross or net wieghts
Tanggal / Date
(21)
Tanda tangan – Stempel
(20)
DiterimaolehReceived by (19)
Tanggal
(18)
Tanda tangan
(17)
Diangkut / Dikirim oleh
Delivered by (16)
PT. RibutTransport
(15)
1. BagianLogistik
2. PemohonBarang
3. Pengirim
(14)
Pemeriksa / Inspector Pemeriksaan saat penerimaan, bila ada (kekurangan,kehilangan, Kerusakan)
Cap/Stamp
(23)(22)
(4)
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan / Kuning – Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
F.1
No. Surat Jalan – Waybill No / Good Delivery Note No
No. Kendaraan / Vehicle’s no.
Terima dari / Received from
LokasiPenerima / location of receiving Goods
Nomor/GRN Number
Nama Donor & Peruntukan
5000 kgs5 kgs1000lembar000894Plastik terpal (4 m x 6 m) matakancing disetiap 1 mtr. Warnabiru, tanpa logo08891(nomor donor)
(12) (11)(10)(9)(8)(7) (13)
JumlahBerat
Total Weight
Berat/Satuan
Weight/Unit
JumlahSatuanQuantity
HargaPerunit
SatuanUnit
(Terkecil)
NomorPermintaanRequisition
form Number
Deskripsi BarangDescription of Goods
Lampiran Form dan Format Laporan
40
Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 41
Lampiran
Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ Gudang PMI akan disertakan
GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh:· Transporter / Jasa Pengiriman· Penerima
Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7)
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke:· Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim· Hijau : Penerima Barang (gudang)· Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter) · Kuning : Logistik· Merah Muda : Pemohon
Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yang tercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yang panduannya telah disebarkan, contoh :
Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini :0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun
Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalam penulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparaf serta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut.
Good Received Note1. Nama dan lokasi penerimaan barang2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN.
Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harus disebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke (misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornya dan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim)
4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi)5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas)7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang
tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan8. Satuan unit (yang terkecil)9. Jumlah Satuan10.Berat per satuan11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11)12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang)13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salah
dengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan tindakan yang telah dilakukan.
14.Nama Pemeriksa15.Nama Jasa Pengiriman16.Tandatangan Pengirim (pengemudi)17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan19.Tandatangan penerima barang20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan di
Gudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/ Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untuk membayar barang tersebut.
22.Stempel PMI
Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.
Attachment F-1:Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
42
Attachment F-2: Bin card and Stock card
Bin card
Lampiran Form dan Format Laporan
(4)Nama Gudang / No.
(3)No. Stack in warehouse
(2) No. Stock Card
(1)Nomor
(16)(15)
200
(14)(13)
200
(12)
0088356
(11)
KP PMI
(10)
2/6/2005
(17) Food parcel yang rusak : 2 dos ( kemasan rusak )
Keterangan / Remarks
100100008956PMISUMBAR
3/7/2005
TandatanganSignature
SisaBalance
Keluarout
Terimain
No. Nota pengiriman /pengantar
Waybill nr / GDN nr / GRN nr
Dari / kpdFrom or to
TanggalDate
Donor
Item code
(7)(5)
Dos. Per dos @ 8 Kg
(6)
Food Parcel (uk. 30 cm x 20 cm x 20 cm)
SATUAN / Unit
(9)
Diskripsi Barang /Discription of goods
Expiry date (8)
BIN CARD
F.2
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 43
Lampiran
Attachment F-2: Bin card and Stock card
Bin card
Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data
yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga
Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang.
1. Nomor Bin Card
2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan
(saling berhubungan)
3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan
4. Nama Gudang/Nomor Gudang
5. Satuan kemasan
6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang.
7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika
barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN.
8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan)
9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga
sama)
10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang
11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk
12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk)
13. Jumlah barang masuk
14. Jumlah barang keluar
15. Sisa
16. Tandatangan
17. Keterangan
44
Stock card
Lampiran Form dan Format Laporan
F.2
ST
OC
K C
AR
D(2
)
(1)
(4)
(3)
De
sk
rips
i Ba
ran
gD
iscriptio
n o
f go
od
s
Sa
tua
n / U
nit
Sto
ck
min
imu
m
(6)
(16
)(1
4)
(12
)(11
)(1
0)
(8)
(7)
No
.B
inc
ard
Sis
aB
ala
nce
Ke
lua
rO
ut
Te
rima
InD
ari / K
ep
ad
aF
rom
or to
No
. No
ta p
en
girim
an
/p
en
ga
nta
rW
ayb
ill nr / G
DN
nr /
GR
N n
r
Ta
ng
ga
lD
ate
(18
) Ke
tera
ng
an
/ Re
ma
rk
Item
co
de
(5
)
Do
no
r
(9)
Ex
pd
ate
Ha
rga
pe
ru
nit
(13
)(1
5)
Lo
ka
si
Ba
ran
g
(17
)
Na
ma
Gu
da
ng
/ No
.
No
mo
r
Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data
semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock
ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang.
1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric)
2. Nama Gudang dan atau nomor
3. Satuan
4. Deskripsi barang
5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari
Federasi tulis no CTN
6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock)
7. Tanggal terima dan mengirim barang
8. Dari / ke
9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama)
10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk)
11. Jumlah barang yang masuk
12. Jumlah barang yang keluar
13. Tanggal kadaluarsa
14. Harga per satuan
15. Nomor bin card yang berhubungan
16. Lokasi barang di gudang
17. Sisa stock
18. Keterangan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 45
Lampiran
Stock card
Attachment F-2: Bin card and Stock card
46
Attachment D-3: Stock Report
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 47
1. Nomor urut, dimulai angka 1
2. Deskripsi barang
3. Code barang, saat ini belum tersedia di PMI. Jika barang diterima dari federasi gunakan CTN Nomor.
4. Jenis satuan
5. Harga per satuan
6. Donor (dari barang atau uang yang dipakai untuk pengadaan barang)
7. Nomor Requisition form/ permintaan (untuk barang pengadaan)
8. Tanggal masuk dan keluar
IN:
9. Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok
10. Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok
11. Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang
12. Jumlah
OUT
13. Dikirim ke
14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang
15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima
16. Jumlah
STOCK
17. Jumlah
18. Total harga
19. Tanggal kadaluarsa
20. Keterangan
Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll. Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masing-masing barang dengan satu baris dibawahnya.
Stock Report dibuat perbulan
Pengelompokan bisa berdasarkan:
·Per barang
·Per donor
·Per penerima
Lampiran
Attachment D-3: Stock Report
48
Attachment D-3A: Stock Report Stationary
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 49
Stock report dibuat per divisi
1. Nama divisi
2. Nama contact person
3. Bulan
4. No urut, dimulai dengan angka 1
5. Deskripsi barang
6. Jenis satuan
7. Harga per satuan
8. Nomor pernintaan (Requisition)
In/Masuk:
9. Tanggal Masuk
10. Jumlah
OUT/Keluar:
11. Tanggal keluar
12. Untuk
13. Jumlah
STOCK:
14. Jumlah
15. Total Harga
16. Keterangan
<Stock reports dikirim setiap bulan untuk divisi keuangan>
Lampiran
Attachment D-3A: Stock Report Stationary
50
Attachment F-4:Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
Lampiran Form dan Format Laporan
(13)(12)(11)(10)(9)(8)
DikirimDestination
JumlahSatuanDeskripsi Barang(Kualitas pengepakan)
Nama barangItem code / name
No.
(25)(24)(23)
(22)(21)(20)
(19)(18)(17)
(16)(15)(14)
Disetujui oleh PP / PD / PC/Approved by Sec Gen / Board Member
Diketahui oleh keuanganApproved by finance in case of purchase
Diketahui oleh LogistikApproved by (head of Division of requester or Program Manager)
Dipesan oleh:Ordered by (requester)
Tanggaldate
TandatanganSignature
NamaName
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
PERMOHONAN PENGADAAN BARANG
Requisition Untuk dikutif dalam semua korespondensi
No (1) printed number / Bagian
F.4
(6)
Untuk PelaksanaanFor purchase
(5)
Untuk Penentuan HargaKuota - For quotation
(7)
(3)Nama ProgramName of the Program
(2)HQ / Daerah / CabangRequesting HQ / Ch / B
Budget limit(4)
Gudang yang Tersedia
Putih – Logistik / Hijau – Keuangan / Kuning – File Log Gudang / Pink Pemohon (29) – Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian? Do you wish to confirm price prior to purchase ?
(30)
(29)
(31)
(32)
(33)
(34)
(28)(27)
Penting / RutinUrgent / Routine
Dipesan melaluiOrdered via
Tgl. PengirimanReq. Date of Delivery
KeteranganRemarks
(26)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 51
1. Nomor referensi permintaan, nomor surat keluar masing-masing daerah.2. Nama divisi/kantor pemohon (Divisi di Markas Pusat, Daerah, Cabang) bisa juga dari
Gudang.3. Nama program4. Budget limit harus termasuk biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.·Harga barang·Biaya pengepakan (jika diperlukan) and cetak logo·Biaya untuk transportasi, pengurusan kepabeanan·Biaya bongkar di gudang, dll.5. Untuk barang yang ada di stock (tidak memerlukan pengadaan), nama gudang yang
menyediakan stock perlu di sebutkan (diisi oleh logistik)6. Permohonan untuk penawaran harga: ini dipakai jika pemohon menginginkan informasi
untuk penganggaran budget.7. Permintaan untuk di lakukan pembelian/pengadaan
<Kolom nomor 5, 6 atau 7 harus diisi/dipilih salah satu>
8. Nomor urut, dimulai dari angka 1 9. Nama barang, jika tidak ada code barang, dapat menuliskan nama barang saja10. Deskripsi barang: menuliskan spesifikasi barang yang jelas sangat membantu untuk proses
pengadaan11. Satuan12. Jumlah 13. Dikirim ke; tujuan barang akan dikirim.14. Nama pemohon15. Tandatangan pemohon16. Tanggal ditandatangan17. Nama Kepala Divisi pemohon atau penanggung jawab program yang menyetujui permintaan18. Tandatangan yang kepala divisi19. Tanggal ditandatangani20. Nama kepala divisi keuangan, untuk barang-barang pengadaan21. Tandatangan Kepala Divisi Keuangan22. Tanggal ditandatangani23. Nama Sekretaris Jendral atau untuk permintaan di Daerah dan Cabang sebutkan nama
pengurus <jika memungkinkan Sekjen harus menandatangani formulir permintaan dari dari Daerah dan cabang,jika permintaan itu memakai dana dari Markas Pusat>.
24. Tandatangan Sek Jen atau pengurus25. Tanggal ditandatangi26. Penting atau rutin. Penting hanya dipakai untuk keadaan gawat(emergency) atau konflik!27. Tanggal yang diinginkan agar permintaan dikirim28. Dipesan melalui29. Keterangan30. Konfirmasi harga: Jika pemohon mengingkan konfirmasi harga sebelum dilakukan
pembelian
Allocation code, Kode pengalokasian31 Pembukuan – kode standard dari barang atau jasa yang di minta, dipakai oleh divisi
keuangan32 Kegiatan – kode standard untuk kegiatan, dipakai oleh divisi keuangan33 Donor – Kode donor34 Proyek – kode program, dipakai oleh divisi keuanganDivisi keuangan harus memeriksa kode alokasi dan dana yang tersedia untuk permintaan ini.
35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta. Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta dan lembar warna merah muda untuk pemohon.
Masing-masing lembar untuk:maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.
Lampiran
Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
52
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
Lampiran Form dan Format Laporan
(4) ..……………………………………………
(3) …………..…………………………………
(2) ……………………..………………………
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Jalan Gatot Subroto Kav. 96 – Jakarta Telp. (021) 7992325, Fax. (62 21) 7995188
DAFTAR PERMOHONAN Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis KantorRequisition stationary
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
No. printed Number / Bagian(1)
Yang menyimpan
Kebutuhan Bulan
Divisi / Ruangan / Gudang
Jakarta, ….................… 2007 (10)
Yang menerimaKa Divisi / Bagian
(12) Mengetahui / Menyetujui (13)Pengurus PMI
Yang mengajukan (11)Ka Divisi / Bagian
(……………………………….)
F. 5
(9)(8)(7)(6)(5)
Total stockJumlah Barangyang Diminta
Sisa StockUnit typeNama BarangGoods
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 53
1. Nomor urut yang ditentukan oleh divisi masing-masing.
2. Nama divisi/ruangan/gudang
3. Bulan (permintaan harus diserahkan 2 hari sebelum akhri bulan)
4. Contact person dari divisi/bagian yang bersangkutan
5. Deskripsi barang
6. Jenis Satuan
7. Sisa Stock
8. Jumlah yang diminta
9. Total stock (no. 7 + no. 8)
10 Tanggal permintaan
11. Tandatangan peminta (contact person)
12. Disetujui oleh kepala divisi
13. Disetujui oleh Sek Jend PMI
Lampiran
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
54
Attachment F-6:Formulir Permohonan Kendaraan
Lampiran Form dan Format Laporan
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Formulir Permohonan KendaraanRequest transport
Printed Number(1)
Nama yang Mengajukan
Tanggal & Jam Pengajuan
(2) ...……………………………………………
(3) ...……………………………………………
(4) ...……………………………………………
Divisi yang Mengajukan
Div / Sub Div / Atasan YbsDiv. / Sub Div Log & Umum
Yang Bersangkutan (20)Mengetahui & Menyetujui (21)Mengetahui & Menyetujui (22)
Catatan : (19)1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
F.6
(17) ............................................Pengemudi Tanda Tangan Pengemudi (18)
(16) ............................................Kendaraan Dinas
Km ( 8 )-(12) ...........................................Km Berangkat
Tgl & Jam : Kembali (11) .………………..(7) ....………………………………Tgl & Jam Berangkat
(10) .…………………………………………(6) ....………………………………Tujuan / Dinas & Keperluan
(9) .…………………………………………(5) ....………………………………Nama yang Berangkat
Proses permintaan (akan sisipkan di Buku Panduan):·Pemohon melengkapi/mengisi di kolom nomor 2, 3, 4, 5, 6, 7·Pemohon tanda tangan (20) dan tandatangan kepala divisi dari pemohon (21) ·Pemohon menyerahkan formulir permohonan kepada penanggung jawab kendaraan. ·Penanggung jawab kendaraan mengisi kolom nomor 1·Penanggung jawab kendaraan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap ke pengemudi
(penanggung jawab kendaraan yang berhak menentukan pengemudi dan kendaraan yang boleh dipakai)
·Sebelum berangkat, pengemudi harus mengisi kolom nomor. 8 dan setelah kembali ke kantor mengisi kolom nomor 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.
Untuk perhatian·Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jend
sebagai persetujuan.·Untuk transportasi personil:
·Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus·Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon
Penjelasan Nomor1. Nomor referensi permohonan2. Divisi pemohon3. Tanggal dan jam permohonan4. Nama pemohon
Rencana5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan6. Tujuan/dinas & keperluan7. Tanggal dan jam keberangkatan8. Km awal, sebelum berangkat
Realisasi (diisi oleh pengemudi)9. Nama personil atau barang yang diantarkan10. Tujuan/dinas & keperluan11. Tanggal dan jam kembali / selesai12. Km pada saat kembali.13. Pemakaian bahan bakar, (berapa liter?)14. Biaya toll (dilengkapi dengan karcis toll)15. Biaya parkir (dilengkapi dengann karcis parkir)
16. Jenis mobil dan nomor polisi
17. Nama pengemudi18. Tanda tangan pengemudi
19. Catatan1. Formulir ini harus diisi dengan lengkao dan benar serta dilengkapi dokumen pendukungnya2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh
pengemudi/Satpam PMI.3. Formulir ini sebagai bahan laporan dan evaluasi
20. Tanda tangan pemohon21. Tanda tangan kepala divisi, sebagai persetujuan22. Tandat angan logistic/sub divisi umum
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
NOTA PENGIRIMAN / Delivery Note
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan pengirim / Kuning – File Log / Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
F.7
Donor (10)Tandatangan Pemeriksa (9)
Verification signature IRMAN RAHMAN
Nomor Kendaraan (8)
Vehicle number BL 9980 XX
Sarana Transportasi (7)
Method of transport Truck
Pemindahan / Distribusi / (6)
Transfer / Distribution / (coret salah satu sesuai tujuan)
Untuk Perhatian (5)
Attention Penanggungjawab ditempat tujuan
Dari (4)
From Kantor PMI Pusat
Kepada (3)
To Gudang PMI Cabang Aceh Besar
Nomor (2)
Number : printed number Kode / Kode/ Cabang / lokasi penampungan sementara
Tanggal (1)
Date 3 Juni2005
(20)(20)(20)Jumlah berat
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
(14) 2 kgs
(13) Box
Berat
(18)(17)
……m3
(16) 120 kgs
(15) 60 Unit(12) Baby kit(11)
KeteranganRemarks
UkuranSize
Total BeratTotal
Weight
JumlahQuantity
SatuanUnit Type
BarangCommodity
ReqformNomor
Keadaan Barang – (28)Keadaan Barang – (24)
Tandatangan / Stempel – (27)Tanda tangan / Tanggal – (23)
Jumlah Satuan – (26)Nama dan Tanda Pengenal – (22)
Diterima oleh – (25)Nama Jasa Pengirim – (21)
Harga/ Unit
(19)
GDN harus selalu dibuat dan disertakan pada saat pengiriman barang. 1 truck, 1 GDN (jadi
tidak 10 truck hanya dengan 1 GDN)!
Pada saat logistik mengurus transportasi, GDN harus dibuat pada setiap pengiriman. GDN
menjadi dokumen dasar untuk melakukan pembayaran kepada Freight Forwarder dan
transporter. GDN juga menjadi bukti bahwa cargo tersebut telah diterima secara lengkap
dan baik oleh gudang yang dituju.
Pada GDN harus ditulis selengkap mungkin data-data/informasi untuk penerima, antara
lain: alamat tujuan, jumlah barang dan kualitas dari barang tersebut dll
GDN harus dibuat oleh staff logistic (atau, untuk barang-barang yang dikirim dari gudang,
GDN dapat dibuat oleh penanggung jawab gudang)
Pada saat mobil operasional, truk atau ambulance dikirim dari Markas Pusat ke
Daerah/Cabang, Surat Serah Terima Kendaraan harus dikirim beserta GDN
GDN harus ditandatangni oleh pengirim dan jasa pengirim (transporter) sebelum
barang diberangkatkan.
GDN/ Nota Pengiriman
1. Tanggal
2. Nomor GDN, di tulis berdasar no urut, bulan dan tahun. (format sama dengan format
GRN)
3. Kepada
4. Dari
5. Untuk perhatian/ contact person
6. Pemindahan/Distribusi/Kehilangan. Pilih salah satu yang sesuai tujuan
- Pemindahan: dari dan ke gudang/ antar gudang
- Distribusi: dari gudang ke tempat distribusi
- Kehilangan
7. Sarana transportasi
8. Nomor kendaraan
9. Tanda tangan pengirim/pemeriksa
10. Donor: untuk barang-barang yang berasal dari sumbangan, nama donor harus di tulis di
GDN. Contoh: Donor mengirimkan barang ke Gudang Jakarta, kemudian gudang
Jakarta mengirimkannya ke gudang Medan. Maka gudang Jakarta di tulis di no. 4 dan
nama asal donor ditulis di no.10. Gudang medan harus mencantumkan nama donor di
GRN yang mereka buat.
11. Nomor Surat Permohoanan
12. Nama barang / komoditi
13. Jenis satuan (tulis satuan terkecil)
14. Berat per satuan
15. Jumlah
16. Berat total (no.14 x no.15)
17. Ukuran (volume barang)
18. Harga per satuan
19. Keterangan (dibungkus per berapa satuan, dll)
20. Total
- Jumlah barang
- Berat
- Ukuran (volume)
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 57
Lampiran
Attachment F-7: Nota Pengiriman/GDN (Good Delivery Note)
58
Lampiran Form dan Format Laporan
21. Nama jasa pengiriman
22. Nama dan tanda pengenal jasa pengirim
23. Tanda tangan jasa pengirirm dan tanggal
24. Keadaan barang (menurut jasa pengirim))
25. Nama penerima
26. Jumlah barang yang diterima
27. Tanda tangan penerima dan tanggal
28. Keadaan barang (menurut penerima)
29. Lembar putih untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm, Warna Hijau untuk penerima,
Biru untuk jasa transportasi, Kuning untuk Logistik dan Merah Muda untuk pemohon
Masing-masing salinan dikirim ke:
·Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm
·Hijau : Tujuan
·Biru : Jasa pengiriman
·Kuning : Logistik
·Merah Muda : Pemohon
GDN ada 5 lembar salinan, dan setiap salinan harus diisi:
·GDN harus ditandatangi oleh pengirim dan jasa pengirim
·Lembar warna kuning harus disimpan oleh logistic
·GDN harus ditandatangani oleh penerima setelah memeriksa dan menghitung barang
·GDN yang asli harus dititipkan ke jasa pengiriman untuk diserahkan ke penerima
·Lembar warna biru harus dikembalikan ke jasa pengiriman
·Lembar warna putih harus dikembalikan ke pengirirm. Jika lembar warna putih dikirim
ke logistik, maka harus dibuat salinan dan disimpan diarsip yang berhubungan dengan
arsip pengadaan
·Lembar warna merah muda untuk pemohon
<Divisi keuangan mendapatkan salah satu salinan jika ada biaya yang timbul/
dibutuhkan??>
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 59
Attachment F-8:Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
Lampiran
PA
LA
NG
ME
RA
H IN
DO
NE
SIA
Indonesian Red C
ross Society
Ve
hic
le lo
gb
oo
kF.8
(14
)(1
3)
(12
)(11
)(1
0)
(9)
(8)
(7)
(5)
Na
ma
Pe
ng
em
ud
iB
era
t & J
en
isB
ara
ng
Dia
ng
ku
tJ
um
lah
Pe
nu
mp
an
gR
ute
Tu
jua
nB
BM
(Ltr)
To
tal
(KM
)D
ata
ng
(KM
)A
wa
l(K
M)
Ta
ng
ga
l
(2)
Bu
lan
(1)
No
mo
r Po
lisi
Ala
sa
n (4
)
Ta
ng
ga
l (3)
(Re
nc
an
a) M
ain
ten
an
ce
Re
q. N
r
(6)
TO
TA
L(1
5)
60
Proses (untuk di tambahkan di buku Panduan):
·Pengemudi mengisi vehicle logbook
·Perlu ditambahkan juga: siapa yang bertanggungjawab untuk rencana
pemeliaharaan: pengemudi atau penanggung jawab transportasi ??
1. Nomor polisi
2. Bulan
(Rencana) Maintenance/pemeliharaan
3. Tanggal perbaikan/pemeliharaan (sudah direncanakan dan ad hoc)
4. Alasan perbaikan
5. Tangal dipakai
6. Nomor permohonan
7. Berangkat (km)
8. Sampai/tiba (km)
9. Total (km)
10. Bahan/bakar (ltr)
11. Rute perjalanan
12. Jumlah penumpang
13. Berat dan jenis barang yang diangkut
14. Nama dan tanda tangan pengemudi
15. Total
o KM
o Bahan Bakar
Attachment F-8: Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 61
Attachment F-9:Formulir Laporan Kerusakan
Lampiran
PALANG MERAH INDONESIAIndonesian Red Cross Society
Untuk dikutif dalam semua korespondensiTo be quoted in all correspondence
No. (1)
Formulir Laporan KerusakanF.9
Jakarta, (12)…………….
Diketahui VerifikasiKa. Div. Adm & Logistik (14) Sub Div Log / Umum (13)
Ketarangan : (10d)……………………………………………………………..
- Dibawa ke Work shop (10c)
- Akan dilanjutkan (10b)
- Telah dikerjakan dengan baik (10a)
Nama Perusahaan :
Tanda Tangan PelaksanaNama Jelas / Nr Telephone
(11)
Tindakan External (10)
Keterangan : (8c) ………………………………………………………………
- Akan dilanjutkan (8b)
- Telah dikerjakan dengan baik (8a)
Tanda Tangan PelaksanaNama Jelas (9)
Tindakan Internal (8)
Tanda Tangan Pelapor (7)Keadaan / kondisi (dijelaskan) (6 ……………………………………) ....
Formulir ini digunakan untuk permintaan perbaikan untuk semua asset (termasuk
kendaraan!)
Proses (untuk ditambahakn di Buku Panduan)
·Pelapor mengisi di nomor 2,3,4,5,6 dan 7
·Pemohon menyerahkan formulir ke penanggung jawab asset.
·Penanggung jawab asset mengisi noomor 1 dan tanda tangan (no.13)
·Penanggung jawab asset menyerahkan formulir ke staff pelaksana
·Staff pelaksana mengisi di no. 8 dan 9
·Staff pelaksana mengembalikan formulir ke penanggung jawab asset
·Jika masalah telah dapat diselesaikan/diperbaiki maka kepala logistic dapat
menandatanganinya (no.14) dan disimpan di arsip oleh penanggung jawab asset.
·Jika masalah tidak dapat dikerjakan oleh staff pelaksana dalam PMI, maka dapat
memanggil pihak luar.
·Staff pelaksana dari pihak luar mengisi di nomor. 10 dan 11
·Staff pelaksana dari pihak luar menyerahkan kembali ke penanggung jawab asset.
·Jika pekerjaan selesai dilakukan, kepala bagian logistic akan menandatangani (no. 14)
Untuk perhatian:
·Jika menggunakan menggunakan staff pelaksana dari pihak luar, harus ada tanda
tangan Sek Jen terlebih dahulu
1. Nomor urut laporan
2. Divisi pelapor
3. Tanggal laporan
4. Nama Barang
5. Nama pelapor
6. Deskripsi keadaan/kondisi kerusakan
7. Tanda tangan pelapor
8. Tindakan Internal-dilakukan oleh staff pelaksana
8a Telah diselesaikan
8b Akan dilanjutkan (pihak luar)
8c Keterangan
9 Tanda tangan pelaksana, nama terang
10 Tindakan External-dikerjakan oleh pihak luar
10a Telah diselesaikan
10b Akan dilanjutkan
10c Perlu dibawa ke bengkel
10d Keterangan
11 Tanda tangan pelaksana, nama jelas, nomor telephon dan nama perusahaan
12. Tanggal
13 Tanda tangan penanggung jawab aset
14 Tanda tangan Kepala Logistik
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 63
Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Lampiran
Lampiran D-10: Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Dibuat oleh penangnggung jawab kendaraan
1. Lokasi Kendaraan2. Nama Contact Person3. Tahun Pembuatan4. Merek kendaraan5. Nomor polisi kendaraan6. Tahun pembuatan7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,8. Harga9. Lokasi kendaraan
10. Total km11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak12. Km/Liter13. Biaya Bahan Bakar Minyak14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap bulan?>
64
Lampiran Form dan Format Laporan
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 65
Attachment D-11:Format excel document overview assets and maintenance
Lampiran
66
Attachment D-11: Format excel document overview assets and maintenance
Dibuat oleh penangnggung jawab Asset
1. Nomor Urutan2. Nama Contact Person3. Tahun Pembuatan4. Merek kendaraan5. Nomor polisi kendaraan6. Tahun pembuatan7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,8. Harga9. Lokasi kendaraan
10. Total km11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak12. Km/Liter13. Biaya Bahan Bakar Minyak14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap bulan?>
Lampiran Form dan Format Laporan l SK Manual Logistik
KEPUTUSAN PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA
NOMOR :
TENTANG
PENGELOLAAN LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA
PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA,
MENIMBANG : a. bahwa Logistik adalah salah satu fungsi vital bagi
Organisasi PMI didalam menyelenggarakan kegiatan
dan pelayanan Kepalangmerahan kepada masyarakat.
b. bahwa keberadaan Logistik PMI saat ini maksimal dan
belum dapat memberikan kontribusi terbaiknya bagi
Organisasi PMI secara optimal.
c. bahwa untuk mendukung peningkatan peran dan
fungsi logistik bagi pengembangan pelayanan PMI
yang lebih baik secara profesional dan transparan,
diperlukan manual Pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia yang tidak bertentangan dengan Ketentuan
AD/ART PMI;
d. bahwa untuk memberlakukan Peraturan Organisasi
tentang Pedoman Logistik Palang Merah Indonesia,
perlu ditetapkan dengan Keputusan Pengurus Pusat
PMI.
MENGINGAT : 1. Keputusan Presiden RIS Nomor 25 Tahun 1950 tentang
Pengesahan Anggaran Dasar dari dan Mengakui
sebagai Badan Hukum Perhimpunan Palang Merah
Indonesia.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 246 tahun 1963 tentang
Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 67
Lampiran
3. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga
Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
4. Pokok-pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI
2004 – 2009.
MEMPERHATIKAN :
1. Workshop Penyusunan Manual Logistik , tanggal 26
s/d 28 Februari 2007 di Cisarua Taman Safari - Puncak,
Jawa Barat.
2. Musyawarah Kerja Nasional PMI, tanggal 9-10
November 2006.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
PERTAMA : Peraturan Organisasi tentang Pedoman Pengelolaan
Logistik Palang Merah Indonesia
KEDUA : Pedoman Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia
seperti tersebut pada ketetapan pertama adalah sebagai
acuan dalam pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia di seluruh Indonesia.
KETIGA : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal
ditetapkan dengan ketentuan, bahwa segala sesuatunya
akan dirubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika