S Kajian Strategis Seleksi dan Priotitisasi Proyek TI Studi Kasus: Bank Indonesia Sidang Tugas Akhir Olivia Renanda 5210100112 Sistem Informasi, FTIF Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
S
Kajian Strategis Seleksi dan Priotitisasi
Proyek TI
Studi Kasus: Bank Indonesia
Sidang Tugas Akhir
Olivia Renanda
5210100112
Sistem Informasi, FTIF
Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya
S
Prioritization Doing The Right Project
Proses untuk menentukan alternatif mana (teknologi, proyek, pekerjaan)
yang akan dipilih dan dilaksanakan.
“Project Selection is ultimately high level decision making. It
is about attempting to select mix projects and programs which
have the best chance of success, ralising benefits and
achieving strategic objectives for the organization”
(Wheeler, 2013)
S
Outline :
1. • Pendahuluan
2. • Tinjauan Pustaka
3. • Metodologi
4. • Pembahasan
5. • Kesimpulan
S
PENDAHULUAN
Pendahuluan
Latar Belakang
Kebutuhan akan investasi IT yang terus meningkat
Jumlah resource perusahaan yang terbatas
Mekanisme seleksi dan prioritisasi untuk memilih investasi yang tepat
Tidak ada best practice terkait proses tersebut
Pendahuluan
Perumusan Masalah
1. Apa hasil kajian literatur, kajian empiris, dan analisis
kondisi kekinian terkait proses seleksi dan prioritisasi
di Bank Indonesia
2. Apa hasil model konseptual proses seleksi dan
prioritisasi proyek TI
3. Apa saja aspek lokalitas yang diangkat dan difasilitasi
dalam model
4. Apa hasil rancangan Model Rekomendasi yang telah
diverifikasi oleh pihak Bank Indonesia
Pendahuluan
Tujuan Tugas Akhir
1. Melakukan kajian literatur dan kajian empiris terkait proses seleksi
portfolio serta menganalisis penerapan proses seleksi dan prioritisasi
portfolio TI di Bank Indonesia
2. Membuat rancangan proses seleksi dan prioritisasi pada setiap tahapan
yang mengacu kepada kajian literatur, kajian empiris, dan analisis
kondisi existing
3. Menggali aspek lokalitas Bank Indonesia untuk memastikan fittness dari
model
4. Menghasilkan rekomendasi model proses seleksi dan prioritisasi untuk
Bank Indonesia berdasarkan kajian literatur dan empiris tersebut
S
TINJAUAN PUSTAKA
Framework Seleksi dan Prioritisasi
Karena beragamnya teknik yang dapat digunakan maka organisasi atau
perusahaan perlu mengadopsi atau mengembangkan sebuah framework atau
integrasi antara proses dengan teknik dan tools
(Cao Le & Nguyen, 2007)
(Archer & Ghasemzadeh, 1999) (Project Management Institute, 2006)
Setiap framework memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, serta memberikan
kontribusi yang jelas terhadap seleksi proyek di organisasi. Secara umum terlihat tidak ada
perbedaan atau konflik dari framework-framework yang dijabarkan. Namun, masing-masing
framework memiliki perspektif dan pendekatan yang berbeda-beda (Cao Le & Nguyen, 2007).
S
METODOLOGI
S
MODEL
KONSEPTUAL
Eksplorasi Framework
Kajian Kondisi Exising BI
Kajian Empiris
Banque de France Bank Mandiri
Penyusunan Model Konseptual (1)
Pre-Screening
Keselarasan dengan Strategi Utama
Keselarasan dengan Strategi TI
Kejelasan Cakupan Proyek
Efisiensi SDM
Efisiensi Anggaran
Teknologi
Kesiapan SDM
Financial Value
Biaya Proyek
Mandatori Proyek
Resiko Proyek
Interdependensi Proyek
Dedicated Person
Level batasan (constraint dan urgency)
Ukuran Proyek
Faktor Tambahan
Penyusunan Model Konseptual (2)
Individual Project Analysis
1. Kejelasan Cakupan
Proyek
2. Efisiensi SDM
3. Efisiensi Anggaran
4. Financial Value
5. Biaya Proyek
6. Mandatori Proyek
7. Resiko Proyek
(Urgency)
8. Dedicated Person
9. Ukuran Proyek
10. Faktor Tambahan
Penyusunan Model Konseptual (3)
Screening
Penyusunan Model Konseptual (2)
Optimal Portfolio Selection
Fortune 500 consumer package-goods company dalam Best
Practice in IT Portfolio Management (Jeffery & Leliveld, 2004)
Penyusunan Model Konseptual (5)
Portfolio Adjustment
(Malligan, 2011)
(Cooper , Edgett, & Kleinschmidt, 2000)
Rangkuman Model Konseptual
S
VERIFIKASI MODEL
KONSEPTUAL Kesesuaian Alur, Isu Kelokalan, Preferensi tools dan metodologi
Verifikasi Model Konseptual (1)
“It has been concluded that there is no single recognised best practice in project portfolio
selection, as it needs to match the culture of the organisation, its environment, the context
of the projects, the programs and its players”
Contributing factors to optimalproject portfolio selection (Wheeler, 2013)
Kesesuaian Alur
Isu Kelokalan
Preferensi (teknik)
Verifikasi Model Konseptual (1)
Perubahan Dalam
Tiap Tahapan
Pemetaan Strategi
“Fokus strategi dari fostra selalu
berubah-ubah setiap tahun
sehingga dibutuhkan lebih dari
sekedar pemetaan melainkan
penilaian strategi untuk
menyaring proyek yang benar-
benar harus dilaksanakan di
tahun anggaran tersebut”
Penilaian Proyek
“Sama dengan proses yang ada
di Bank Indonesia saat ini”
Filterisasi Proyek
“Penentuan batas bawah harus melibatkan semua anggota IT Steering Committee, sehingga
harus dilakukan diawal proses seleksi”
Mengubah tahapan Keselarasan
Strategi dan Filterisasi Proyek
Prioritisasi Proyek
“Mengapa semua kriteria disertakan
dalam penentuan prioritas”
“Tolong kriteria prioritisasi
didefinisikan agar tidak miss-
leading”
Visualisasi Portfolio
“Tahapan yang belum ada
di Bank Indonesia, tetapi
dari hasil penjelasan
terkesan melompat, apakah
visualisasi mendukung
proses 2 (penilaian) atau
proses 4 (prioritisasi)”
Matrik Agreggate Project Plan
(Wheelwright & K.B. , 1992)
Rangkuman Model
Rekomendasi
S
Verifikasi Model
Rekomendasi Keselarasan dan Kecukupan Model
Hasil Verifikasi 2
Apakah setiap tahapan (pemetaan strategi, penilaian proyek, filterisasi
proyek, prioritisasi proyek, dan visualisasi portfolio) pada model sudah sesuai
dengan kebutuhan di Bank Indonesia?
Sesuai, bahkan susunan model dapat menjawab kebutuhan BI dengan memberikan
rekomendasi tahapan visualisasi yang sebelumnya tidak ada.
Apakah setiap tahapan (pemetaan strategi, penilaian proyek, filterisasi
proyek, prioritisasi proyek, dan visualisasi portfolio) sudah memiliki
kecukupan untuk dapat mengakomodasi isu kelokalan di proses seleksi dan
prioritisasi di Bank Indonesia?
Sudah. Perbaikan dari model konseptual telah banyak mengakomodasi unsur lokalitas
BI sehingga dirasa sudah cukup mendukung proses seleksi dan prioritisasi
Hasil Verifikasi 2
Apakah rancangan ini kedepannya dapat menjadi input atau dipertimbangkan
untuk diterapkan dalam penyusunan proses Seleksi dan Prioritisasi PKSI di Bank
Indonesia?
Rancangan model ini sangat bermanfaat sebagai input dan bahan pertimbangan dalam
mendukung penyusunan proses seleksi dan prioritisasi yang akan diterapkan di Bank
Indonesia. Namun tentunya diperlukan kajian lebih lanjut (further work) dari seluruh
anggota ITSC.
S
KESIMPULAN
Kesimpulan 1
Terdapat beberapa framework yang dapat mendukung proses seleksi dan prioritisasi, namun
tidak ada satu pun yang dinyatakan sebagai best practice sehingga diperlukan proses
penyesuaian terhadap organisasi. Penulis menggunakan An Integrated Framework for Project
Selection sebagai acuan framework untuk selanjutnya dikembangkan menjadi model
konseptual.
Kesimpulan 2
Berdasarkan hasil eksplorasi framework yang dipilih, maka ditemukan beberapa kekurangan
dalam framework, misalnya terkait nama dalam tahapan yang dinilai kurang representatif
dan diperlukannya pendetailan aktivitas dalam masing-masing tahapan, maka penulis
menyusun model konseptual dengan rincian sebagai berikut: (1) pemetaan strategi, (2)
penilaian proyek, (3) filterisasi proyek, (4) portfolio proyek, dan (5) visualisasi portfolio.
Masing-masing tahapan terdiri atas aktivitas-aktivitas tertentu yang mengacu dari hasil kajian
peneliti.
Kesimpulan 3
Mengacu kepada pentingnya culture, process, experience, dan governance dalam mendukung
mengoptimalkan proses seleksi portfolio maka penulis melakukan penggalian aspek lokalitas
untuk dapat disesuaikan kedalam model. Aspek lokalitas tersebut diantaranya: (1) Fokus
pengembangan TI yang berbeda setiap tahun sehingga diperlukan proses penilaian
keselarasan strategi, (2) Arahan strategi yang cenderung umum, (3) Bank Indonesia membagi
proses seleksi menjadi 3 jenis, yaitu Aplikasi dan Infrastruktur, (4) Matrik yang tidak optimal,
dan (5) Penentuan urutan prioritas yang terbalik. Aspek-aspek lokalitas ini yang akan
menjadi input dalam merevisi model konseptual
Kesimpulan 4
Berdasarkan hasil verifikasi dan revisi model konseptual maka didapatkan susunan model
rekomendasi sebagai berikut: (1) Keselarasan strategi, (2) Penilaian Proyek, (3) Filterisasi
Proyek, (4) Prioritisasi Proyek, dan (5) Visualisasi Portfolio.
S
SELESAI