A. Organizational structure of event 1. Organizational structure
of event is made based on:a. Goals: Tujuan utama secara umum
diadakannya Asia Africa Carnival ini adalah pastinya untuk
memperingati terjadinya konferensi Asia Africa yang saat ini
memasuki usia ke 60 tahun, untuk tujuan khususnya adalah untuk
memeriahkan acara HUT Konferensi Asia Afrika dengan menampilkan dan
memperkenalkan kebudayaan-kebudayaan dari para delegasi peserta
Konferensi Asia Afrika dan juga untuk menampilkan dan melesetarikan
kebudayaan-kebudayaan yang ada di Indonesia Sendiri.b. Scale Of
Event: Dilihat dari acara parade asia Africa ini yang diadakan
hanya di kota Bandung, maka skala event dari acara ini adalah
Hallmark event, karena acara ini hanya terdapat di kota Bandung dan
juga di tunjuknya Bandung menjadi Ibukota solidarity negara Asia
Africa. Selain itu juga yang meliput acara ini tidak hanya para
pers dalam negeri saja melainkan pers luar negeri pun meliput acara
ini sehingga informasi tentang acara ini sudah menyebear keseuluruh
daerah Indonesia dan juga luar negeri khususnya negara-negara Asia
Africa. c. Type of Event: Leisure event: Diadakannya parade Asia
Africa ini bertujuan untuk menghibur seluruh warga Indonesia
khususnya warga Bandung dan warga luar kota yang datang ke Bandung
untuk melihat parade Asia Africa dan melihat ke khasan dari masing
masing ngera delegasi peserta konferensi Asia Africa. Acara ini
sangat menghibur sekali dapat dibuktikan dengan banyaknya
pengunjung yang datang samapai memenuhi jalan yang akan digunakan
untuk melaksanakan acara parade Asia Africa ( Lampiran) Cultural
Event: Acara ini juga termasuk kedalam tipe event culture event,
karena didalam acara parade Asia Africa ini menampilkan
kebudayaan-kebudayaan dari seluruh delegasi perwaiklan dari
negara-negara anggota konferensi Asia-Africa seperti kostum,
nyanyian daerah, alat music daerah dll. Dan tentunya dalam parade
ini tidak lupa juga menampilkan kebudayaan-kebudayaan Indonesia
dari berbagai daerah yang mempunyai ciri khas tertentu, selain itu
juga dalam parade ini terdapat orang-orang maupun
komunitas-komunitas yang mensupport acara ini dan ikut andil dalam
acara parade ini seperti, komunitas historical Bandung, komunitas
pencinta mobil tua dll.d. Characters Of Event: Uniqueness: Keunikan
dari acara parade Asia Africa ini adalah dengan ditampilkannya
kebudayaan-kebudayaan dari negara anggota konferensi Asia Africa
seperti tarian adat, baju adat, alat musik, lagu daerah mereka,
ritual yang mereka sering gunakan dll, sehingga menarik perhatian
pengunjung untuk melihat penampilan dari negara negara tersebu yang
sama sekali belum pernah melihat sebelumnya dan menjadi tahu
berbagai macam kebudayaan yang negara lain miliki. Perishability:
Acara ini sangat memaksimalkan space atau ruang untuk
menyelanggarakan acara parade Asia Africa ini, dapat dibuktikan
dengan ditutupnya jalan dari simpang lima , jalan Asia Africa,
Alun-alun dan sekitarnya agar terciptanya suasana kondusif dan
parade berjalan lancar selain itu juga dipasanganya pagar pembatas
yang berada disamping kanan dan kiri jalan untuk tempat para warga
menonton acara parade Asia Africa. Lalu tidak lupa jalan
dibersihkan dan di perbaharui. Intangibility: yang menjadikan acara
parade Asia Africa ini sangat memorable adalah semua masyarakat
Indonesia dapat melihat keunikan-keunikan dari berbagai macam
kebudayaan yang ditampilkan oleh para negara-negara anggota
konferensi Asai Africa tak lupa juga semua masyarakat dapat melihat
kebudayaan-kebudayaan asli Indonesia yang ditampilkan dalam acara
ini. Sehingga para masyarakat yang melihat acara parade ini menjadi
tahu tentang keunikan dan kebudayaan yang berasal dari negara lain.
Lalu yang menjadikan acara ini dapat selalu diingat adalah
kemeriahannya dan konsep acaranya yang sangat tidak membosankan,
apalagi orang Indonesia sangat ingin tahu dan penasaran sekali
dengan yang namanya Bule atau orang dari negara lain. Conditioning
and Services: Kondisi dan jasa yang diberikan acara ini kepada
masyarakat adalah dengan masayarakat dapat menonoton acara parade
Asia Africa tanpa harus dikenakan biaya tiket masuk, selain itu
juga para masyarakat diberikan tempat tersendiri untuk melihat
acara parade Asia Africa ini yaitu di samping kanan dan kiri jalan
simpang lima hingga jalan Asia Africa diluar pagar pembatas, lalu
untuk jasa, yang diberikan oleh acara ini adalah jasa pengamanan
yang sangat ketat karena didalam acara ini terdapat personil
anggota polisi, TNI AD, LINMAS, ORMAS, dan juga para relawan di
bagian keamanan. Sehingga menciptakan suasana aman, nyaman dan
trentam. Personal Interaction: Interkasi yang di berikan oleh acara
ini adalah, parade yang begitu dekat dengan para masyarakat yang
sedang menonton acara parade ini sehingga masyarakat dapat
berinteraksi langsung dengan para delegasi perwakilan dari negara
anggota KAA maupun para mahasiswa dari negara anggota KAA yang
sedang kuliah di Indonesia. Interaksi yang dapat dilakukan antara
lain dapat langsung memanggil, meminta foto, berbincang dll. 2.
Event organizational structure consists of 5 main functions:
Audience Service: Servis yang diberikan kepada masyarakat adalah
dengan mempertontonkan berbagai macam kebudayaan yang ada
negara-negara anggota KAA dan juga kebudayaan yang ada di Indonesia
khususnya. Lalu masyarakat diberikan tempat untuk menonton parade
yaitu di sisi kanan dan kiri jalan Asia Africa samapai alun-alun
kota Bandung yang dibatasi oleh agar pembatas, para audience yang
menonton cara ini disuguhkan juga iringan musik yang ditampilkan
oleh para personil TNI, banyak realwan yang tersebar dalam acara
ini untuk memberikan infomasi seputar acara ini. Supoorting System
Service: Jasa dan logistik yang diberikan acara ini adalah, untuk
logistiknya sendiri terdapat pagar pembatas (Barikade) untuk
membatasi ruang tonton para masyarakat, soundsystem, band
gear,spanduk yang bertuliskan parade Asia Africa. Untuk jasanya
terdapat pengaman ketat dari kepolisian, TNI, LINMAS , ORMAS dan
juga para relawan yang membuat pagar untuk pembatas antara parade
dan masyarakat yang menonton acara ini. Supporting system lainnya
antara lain, mobil ambulance, mobil pemadam kebakaran dll.
Marketing: berbagai macam cara promosi dilakukan untuk mensukseskan
acara ini seperti menampilkan di iklan televisi tanggal acara ini
berlangsung, menempelkan baliho dan spanduk besar tentang acara
ini, para relawan yang menyebarkan informasi ini secara word of
mouth, dan juga terdapat di website resmi KAA tentang pergelaran
acara parade Asia Africa ini. Untuk ticketing, acara ini tidak
memerlukan ticketing karena acara ini gratis dan dibiayai oleh
negara. Administration: Sumber daya manusia yang berpartisipasi
dalam acara ini sangat banyak sekali lebih dari 6000 relawan yang
mendaftar, official commite, anggota museum KAA, TNI-AD, POLRI, dan
para delegasi perwakilan dari negara-negara peserta KAA yang telah
lolos seleksi. Finance: Belum diketahui berapa budjeting yang
dihabiskan dalam acara parade Asia Africa ini, karena acara ini
adalah bagian dari rangakaian acara HUT Konferensi Asia Africa yang
menghabiskan dan sebesar Rp. 200 Milyar.
B. Human Resoures System (SDM)a. Human resources on event
management consists of 2 types: Official Commite: Komite resmi
harus dipilih berdasarkan kebutuhan & karakteristik acara.
Mereka akan dibayar secara professional ketika dapat mensukseskan
suatu acara. Dalam parade Asia Africa ini terdapat panitia inti
yaitu. Pemerinta kota dan pusat, dan juga para anggota resmi museum
Konferensi Asia Africa Bandung Volunteers: Relawan dalam acara ini
tidak akan diberikan bayaran tetapi akan di berikan fasilitas
standar oleh pihak penyelenggara dan juga diberikan sertifikat
internasional yang dapat diakui diseluru dunia. Relawan yang
mendaftar untuk acara ini sangat banyak yaitu terdapat 7000 relawan
yang mendaftar. Dan di bagi menjadi beberapa tim untuk mensukseskan
acara ini.b. STAFFING Membuat perencanaan dan pemilihan program dan
oprasional untuk tugas dalam cara parade Asia Africa ini. Dalam hal
ini pemilihan program dan operasional adalah, didalam acara parade
Asia Africa terdapat sebuah grup yang berisi panitia inti yang
diwakili oleh pemerintah pusat, provinsi dan kota, para volunteers
dan juga dinas keaman yang terkait Untuk volunteers terdapat
program yaitu, dengan pembagian menjadi beberapa grup (formasi)
seperti formasi memeriahkan acara (INDONESIA) formasi keamanan
(BANDUNG) formasi kesehatan dan kebersihan (PAKISTAN) formasi dunia
maya (INDIA) dll menentukan jumlah orang yang diperlukan untuk
melakukan tugas tugas, untuk yang efektif, satu grup bisa berisikan
2 25 orang didalamnya. membuat daftar orang-orang yang mempunyai
pengalaman atau tenaga ahli untuk membentuk tim yang sangat baik
dalam mengorganisir acara. Dalam parade Asia Africa ini terdapat 4
kasta dalam menyampaikan informasi yaitu :a. Prabu (Sebagai
Koordinator formasi)b. Patih (Sebagai wakil koordinator formasi)c.
Senopati (Sebagai Koordinator event-event)d. Punggawa
(relawan-relawan lainnya yang membantu jalannya event)Ket : Prabu
merupakan kasta tertinggi yang mempunyai tanggung jawab besar dalam
suatu formasi. Prabu bertindak sebagai ketua untuk mengkoordinasi
relawan pada saat acara berlangsung . untuk berkomunikasi dan
menginfokan sesuatu terdapat susunan sistem yaitu :Punggawa
Tumenggung Senopati Patih Prabuc. RECRUITMENTS Cost: Untuk biaya
pastinya pemerintah akan mengeluarkan biaya yang cukup besar dalam
melaksanakan perekrutan anggota acara. Dengan total Rp. 200 milyar
untuk seluruh acara HUT konferensi Asia Africa 2015 beserta
supportingnya. Pihak penyelenggara hanya akan membayarkan fee
kepada official commmite saja yaitu panitia inti yang sudah
professional maupun juga tenaga ahli, sedangakan untuk para relawan
, pemerintah hanya mengeluarkan biaya untuk pencetakan baju, dan
fasilitas standar lainnya seperti kuota internet 600 mb dll.
Relawan sendiri tidak diberikan bayaran untuk tenaganya selama
acara ini berlangsung.
Employment Agency: dalam hal ini acara Parade Asia Africa tidak
menggunakan agency karena untuk panitia intinya sendiri sudah
dipilih dari berbagai perwakilan kementrian Indonesia , sedangkan
untuk relawan hanya mengandalkan word of mouth dari relawan yang
lain dan juga berita berita maupun website resmi KAA 2015 karena
pendaftaran relawan bersifat terbuka untuk semua kalangan dan untuk
siapa saja terkecuali anak kecil.
d. VOLUNTEERS Volunteers tidak dilihat dari status pekerjaan
mereka, selama mereka masih menjadi warga negara Indonesia , mereka
masih bisa mendaftar untuk menjadi volunteers di acara HUT
Konferensia Asia Africa 2015. Kebanyakan yang mendaftar menjadi
volunteers adalah kalangan mahasiswa/i se-Indonesia Volunteers
digunakan tidak hanya pada saat acara Parade Asia Africa saja ,
melainkan diseluruh kegiatan acara HUT Konferensi Asia Africa 2015
Volunteers dibentuk sebelum dimulainya rangkaian acara HUT
Konferensi Asia Africa ke 60 tahun yang begiru banyak, relawan atau
volunteers hanya dikhususkan dan di tempatkan di daerah Bandung,
karena hanya di Bandung yang membutuhkan volunteers yang sangat
banyak untuk mendukung rangkaian acara KAA. Volunteers KAA atau
Parade Asia Africa mengetahui ada perekrutan untuk menjadi
volunteers di website resmi KAA 2015, sosial media (line, whatsapp,
path, instragram dll). Info perekrutan juga dapat dilihat di
twitter resmi KAA 2015 yaitu @AACarnival2015 Volunteers sebelum
ditugaskan akan mendapat pelatihan dan himbauan yang diadakan
ditempat tempat yang telah disediakan ( Balai kota Bandung dll)e.
TEAM BUILDING TECHNIQUES for VOLUNTEERS Dengan jumlah relawan yang
sangat banyak, jika tidak dibuat group maka kerja mereka tidak akan
kondusif dan efektif maka dari itu dalam acara ini untuk relawan
akan dibagi menjadi 6 group dan didalam 6 group tersebut akan
dibagi menjadi sub-sub group lainnya. Dalam berbagai rangkaian
acara Konferensi Asia Africa para relawan tidak bertugas untuk
seluruh angkaian acara tetapi diberikan jadwal dimana mereka harus
bertugas. Seperti di Parade Asia Africa hanya beberapa relawan saja
yang bertugas tetapi relawan yang tidak bertugaspun dapat membantu
relawan yang sedang bertugas. Pelatihan diberikan kepada relawan
pada saat H-3 sebelum acara KAA berlangsung yaitu pada tanggal
17-19 april 2015 di Balai Kota Bandung, jenis pelatihan yang
diberikan antara lain, pelatihan kesemangatan, meet up, briefing
dll. Ketua relawan (prabu,patih) harus dapat bertanggung jawab dan
menyemangati dan memberikan support kepada relawan atau bawahan
mereka ( Senopati, Tumenngung. Punggawa) Untuk berkomunikasi antar
relawan , mereka tidak diberikan HT (Handy Talkie) melainkan mereka
diberikan kuota internet 600 mb per hari dan mendownload aplikasi
zello yang mempunyai kegunaan yang sama dengan HT Walaupun berbeda
kasta, prabu, patih, senopati, tumenggung dan punggwa, mereka tetap
diberikan jobdesc dan kepercayaan yang sama yaiu untuk dapat selalu
mensukseskan acara KAA 2015 ini. Relawan yang bertugas dengan penuh
tanggung jawab , dan memberikan tenaga lebih atau bekerja extra dan
sangat membantu suksesnya acara KAA 2015 akan diberikan souvenir
atau reward pada setiap rangakaian acara KAA 2015 , hal ini
dilakukan agar motivasi mereka tetap terjaga dan bekerja lebih giat
lagi.f. SELECTIONDalam acara ini tidak ada seleksi utnuk menjadi
relawan terutama didalam acara Parade Asia Africa, yang ada hanya
jobdecs dan tugas unutk menjadi relawan pada saat acara Parade Asia
Africa. Selain itu untuk secara umumnya relawan tidak dilakukan
proses seleksi hanya tinggal daftar dan dapat menjadi relawan,
tetapi jika relawan ini sudah pernah mengikuti rangkaian acara
sebelumnya, maka relawan ini dapat bertindak sebagai LO pada saat
acara Parade Asia Africa 2015. Untuk panitia inti pun tidak
diberika seleksei hanya dilakukan pengiriman perwakilan dari
berbagai kementrian yang berhubungan dengan acara HUT Konferensi
Asia Africa.g. DECISION RESULTTidak ada perjanjian khusus atau MoU
dalam acara HUT Konferensi Asia Africa 2015 ini. Relawan hanya
harus bertanggungjawab dan bekerja dengan sungguh-sungguh untuk
menyukseskan acara ini. Selain itu relawan dijanjikan akan diberi
sertifikat internasional setelah rangkain acara HUT Konferensi Asia
Africa 2015 berakhirh. ORIENTATIONOrientasi yang diberikan kepada
para relawan pada saat meet up adalah: Menjelaskan tentang
rangkaian acara KAA, untuk Parade Asia Afrika di jelaskan bagaimana
rencana atau rundown acara Parade Asia Afrika, yaitu berkumpul di
tempat pukul 07.30 dan menjalankan tugas hingga acara selesai.
Memberikan penjelasan tentang venues, yaitu Parade Asia Afrika akan
dilangsungkan sepanjang Simpang lima Alun-alun Kota Bandung.
Perkenalan relawan dilakukan pada saat meet up di Balai Kota
Bandung, dan pada saat Acara Parade Asia Afrika para relawan akan
dikenal karena menggunakan ID dan kaos khusus relawan. Pada saat
meet up relawan diberikan penjelasan dan pengertian bagaimana
seharusnya untuk menjadi relawan pada rangkaian acara KAA.i.
TRAININGDalam hal ini para relawan maupun panitia inti tidak
diberikan training tetapi hanya di berikan himbauan dan informasi
saja, karena pastinya mereka sudah mempunyai aksinya masing masing
dan sudah mempunyai fikiran yang dewasa. Selain itu informasi dan
himbauan diberikan kepada para relawan tentang jobdesc mereka
masing-masing sesuai dengan group yang telah dibentuk. Lalu mereka
harus selalu ingat dengan konsep umum yaitu harus dapat selalu
mensuksekan rangkaian acara KAA 2015 dengan sungguh-sungguh dan
penuh tanggung jawab.j. MOTIVATIONMotivasi yang diberikan kepada
relawan adalah adanya motivasi lisan dan tertulis, motivasi
lisannya adalah setiap kawan relawa harus selalu saling member
semangat kepada relawan lainnya. Demikian unutk prabu dan patih pun
harus selalu in touch dengan bawahan mereka dan member semangat
kepada mereka agar terciptanya suatu hubungan yang harmonis antar
relawan. Selaain itu untuk motivasi tertulis, setiap relawan akan
diberikan foto softcopy dengan bingkai bertuliskan proud to be
Volunteers yang dapat menjadi dorongan motivasi bagi mereka. Lalu
juga ada sertifikat berkelas internasional yang akan di berikan
kepada para relawan. Dan juga setiap relawan yang bekerja dengan
keras, giat dan sungguh-sungguh, dan memeberikan kontribusi lebih,
akan diberikan reward yaitu marchendise yang berhubungan dengan
acara KAA 2015.
LAMPIRAN
Ket : Keramaian pada saat Parade Asia Africa 2015 sebelum
dimulai, masyarakat dan pengunjung memenuhi area Parade
Salah satu relawan Parade Asia Africa 2015 , bisa dilihat juga
terdapat seorang dari dinas perhubungan
Suasana Gedung Merdeka yang dijaga oleh pihak kepolisian
Balon Udara Parade Asia Africa 2015 yang memulai parade dan akan
diterbangkan
Panitia dan relawan mulai ngekosongkan area ,untuk memulai acara
Asia Africa Carnoval 2015
Parade Asia Africa 2015 di mulai
Salah satu penonton yang sedang di wawancarai tentang Parade
Asia Africa 2015
DAFTAR
PUSTAKAhttp://www.asianafricancarnival.com/https://twitter.com/AACarnival2015
http://news.detik.com/read/2015/04/25/121723/2897961/10/begini-kemeriahan-parade-dan-karnaval-di-jalan-asia-afrika-bandunghttp://www.bappenas.go.id/http://pojoksatu.id/pojok-news/nusantara/2015/04/18/inilah-daftar-kegiatan-konferensi-asia-afrika-2015/http://www.tempo.co/read/news/2015/04/27/058661140/Gelar-Karnaval-Menteri-Arief-Hadiahi-Ridwan-Kamilhttp://www.tempo.co/read/news/2015/04/26/078660880/Karnaval-Asia-Afrika-Resmi-Acara-Tahunan-Bandung
Analisa Asia Africa Carnival 2015 16