Juha Mykkänen 11.4.2013

Toiminnan mallintaminen kokonaisarkkitehtuurityön lähtökohtana Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon kehittämisen yhteistyöseminaari Kuopio, 11.3.2013

Juha Mykkänen, tutkimusjohtaja Itä-Suomen yliopisto, Kuopion kampus Tietojenkäsittelytieteen laitos HIS tutkimus ja kehittäminen Hyvinvointitutkimuskeskus KWRC [email protected] 1

Alustuksen sisältö •Taustaa •Toimintalähtöisyys kehittämistyön (ja

kokonaisarkkitehtuurin soveltamisen) pohjana •Toimintalähtöisyyden merkitys •Toiminnan jäsentämisen tasot •Toiminta-arkkitehtuurin kuvaukset •Yhteenveto

2

Pohjana KA-, SOA-, toiminnan teoria- ja mallinnustutkimus ja soveltaminen 2001-2013 toteutetuista projekteista

Tämän alustuksen taustaa •Kokonaisarkkitehtuurin osaaminen hyvinvointipalveluissa

koulutuskokonaisuus 2012-2014, Itä-Suomen yliopisto – käynnissä, ESR, Pohjois-Savon ELY-keskus, UEF rakennerahasto-ohjelma,

hyvinvointitutkimuskeskus KWRC • SOLEA-projekti (palvelukeskeinen paikallisesti sovitettava

kokonaisarkkitehtuuri) -projektin tulokset 2008-2012 ja tutkimustulosten soveltaminen ja validointi:

– Sosiaalialan tietoteknologiahanke (Tikesos), 2006-2011 – SADe/SoTe-palvelukokonaisuus (2012-2013) – KanTa-määrittelyt (mm. palvelutapahtumat, eResepti) – JHS-, Tikesos- ja HL7 Finland rajapintakartta -standardisalkut

•Yliopiston T&K-yhteistyö yritysten, hyvinvointipalvelutuottajien ja viranomaisten kanssa

• Erityisesti Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit – http://www.uef.fi/fi/solea/tulosdokumentit

3

4

4-5 op kurssit 31.1.2013 - 28.11.2014

1.Johdatus kokonaisarkkitehtuuriin (31.1.-22.2.2013)

2.Kokonaisarkkitehtuurin menetelmät ja välineet (21.3.-19.4.2013)

3.Tietohallinto (25.4.-24.5.2013)

4.Vaatimusten hallinta kokonaisarkkitehtuurissa (20.9.-18.10.2013)

5.Toiminnan ja prosessien kuvaaminen (8.11.-13.12.2013)

6.Tietoarkkitehtuuri (17.1.-21.2.2014)

7.Tietojärjestelmäarkkitehtuuri ja hankinnat (28.2.-4.4.2014)

8.Julkisen hallinnon ja hyvinvoinnin kohdearkkitehtuurit (14.4.-23.5.2014)

Yhteensä 32-39 op

Kokonaisarkkitehtuurin osaaminen hyvinvointipalveluissa

-opintokokonaisuus

Mitä pitääkään hallita?

5

Kehittämistavoitteiden laajennettu elinkaari • esimerkki: sähköinen lääkemääräys

– tavoitteita: resepti- ja lääkitysvirheiden vähentäminen, lääkityksen kokonaiskuva, väärennösten estäminen, lääkemääräys- ja jakeluprosessien tehostaminen, uudet toimintatavat esim. uusimispyynnöissä, tietojen käytön valvonnan parannukset…

• projekteja ja tuotoksia mm. – eReseptin pilotti / Pohjois-Karjala – lainsäädännön uudistaminen: laki sähköisestä lääkemääräyksestä, asiakastietolaki – Kela / sähköisen lääkemääräyksen määrittelyt (käyttötapaukset, vaatimukset,

oikeudet, tietosisällöt, käyttäjät..) – HL7 Finland / eReseptin määrittelyt (CDA header, CDA-rakenne, Medical

Records-sanomat) – TJSERT-sähköisen lääkemääräyksen sertifiointivaatimukset / Stakes -> THL – reseptikeskuksen ja KanTa-viestinvälityksen toteuttamishankkeet / Kela – KuntaIT eReseptin arkkitehtuuri -projekti – potilastietojärjestelmien ja apteekkijärjestelmien kehittämisprojektit / klusterit – potilastietojärjestelmien katselmoinnit – paikalliset käyttöönottoprojektit, esim. Turku

6

KA-työn menetelmät ja välineet Kehikot ja jäsentämismallit

Menetelmät

Välineet

Tekijät

Notaatiot

Kuvaukset

7

Kokonaisarkkitehtuurikäsitteitä •Kokonaisarkkitehtuurikehikko on tapa jäsentää ja hallita kokonaisuutta

– jäsennysmallit, menetelmä, kuvausten kohteet, hallintamalli, kuvaustavat, notaatiot, osaamiset, hallintamalli

– esimerkkejä: TOGAF, JHS 179 kokonaisarkkitehtuurimenetelmä •Kokonaisarkkitehtuuri: KA-menetelmää käyttäen tehdyt kuvaukset

organisaation / yksikön toiminnasta – synonyymit: EA (Enterprise architecture), yritysarkkitehtuuri

•KA-jäsennys on hyödyllinen myös seuraavien jäsennyksessä – Viitearkkitehtuuri / JHS: yleistetty, kattaa useita organisaatioita /

yksiköitä, määritelty rajattu kohdealue, esim. sähköinen asiointi – Kohdearkkitehtuuri / JHS: tietyn kohteen organisaatiokohtainen

tarkempi kuvaus – Kohdealueen arkkitehtuuri / JHKA: erityisesti julkisessa hallinnossa

sisällöllinen aihealue / sektori, johon tehdään sektorikohtaisia arkkitehtuurikuvauksia (viitearkkitehtuuri) • mm. valtionhallinnon ja julkisen hallinnon kohdealuejako

8

MÄÄRITELTYYN TARKOITUKSEEN TEHDYT

Näkökulmia kokonaisarkkitehtuuriin -painotukset vaihtelevat

9

[Dragstra, 2005]

Toiminnan johtaminen ja päätöksenteko (Governance

centric)

Toiminnan ja tietoteknisten

ratkaisujen vastaavuus

(IT alignment centric)

Prosessien hallinta ja

parantaminen (Business

process centric)

Kokonais- ja järjestelmäarkkitehtuurityössä havainnoituja haasteita

•Käsitteiden väljyys ja kehikoiden monitulkintaisuus • Johdon sitoutumisen puute ja KA:n mieltäminen ”teknisenä” •Operatiivisen toiminnan ja tietotekniikan asiantuntijoiden sitoutumisen

puute ja KA:n mieltäminen ”yläpilvenä ilman kytkentää konkretiaan” •Arkkitehtuurinäkökulmien siiloutuminen •Kokonaisarkkitehtuurin eristä(yty)minen muusta toiminnasta • (Prosessi)kuvausten käyttötarkoitusta ei ole kuvattu • Jumiutuminen periaatetasolle •Hukkuminen yksityiskohtiin •Mekanistinen kuvausten tuottaminen valmiisiin pohjiin ilman selkeää

kunkin kuvauksen käyttötarkoituksen ja hyödyn määrittelyä •Käytännön tarpeiden ja tilanteiden ”sovittamisvaikeus” käytettyihin

jäsennyksiin ja malleihin: esim. KA-tasojen sisältö riippuu kuvauksen kohdealueesta

10

JHS 179 - ICT-palvelujen kehittäminen: Arkkitehtuurimenetelmän kuvausmallit ja -pohjat

11

Toiminta-arkkitehtuurin suunnittelun tarkoitus

•suunnitella ja kehittää – organisaation strategisia tavoitteita toteuttavaa ydintoimintaa – sitä tukevia tukitoimintoja – toiminnan vaatimia resursseja – toiminnan lopputuloksena olevia tuotoksia tai palvelutarjontaa

• lähtökohtina – Lainsäädäntö – kuvaus toiminnan nykytilasta ja siitä johdettu tavoitetila – Strategiakuvaukset – mahdolliset skenaariokuvaukset – organisaation rakenne ja vastuualueet – toiminnalliset tarpeet ja trendit

12.4.201

3

12

Muk. JHS 179

•KA-jäsennys hyödyllinen erityyppisissä kehittämisen kohteissa •MUTTA samaa jäsennysmallia välttämätöntä käyttää eri tavoin

esimerkiksi verkoston, organisaation, tietyn yhteisen ongelmakentän (viitearkkitehtuuri), hankintaprojektin tai yksittäisen sovelluksen (ratkaisuarkkitehtuuri) tarpeisiin

– kuvaamisen kohdealueen rajaus ohjaa mallin käyttöä! • sama yksittäinen kuvauksen kohde voi sijoittua eri tasoihin tai useisiin

näkökulmiin kohdealueesta riippuen • esim. SOLEA- tulkinta mallin tasoista ”organisaation

kokonaisarkkitehtuurin” kontekstissa:

13

Käsitteellinen taso

Looginen taso

Fyysinen taso

KA-kehikon soveltamisessa huomioitavaa

kokonaiskuva, pääsisällöt, tärkeimmät suhteet, ei toteutustapoja, ei kaikkia ”käsitteellisiä” asioita

tunnistetut rakenteet, prosessit, jäsentyminen, ratkaisumallit, suhteet, yhteydet, lukumäärät

ratkaisujen sijoittelu, yksilöinti, toteuttaminen, konkreettinen hallinnointi, fyysiset asiat

KA-kuvausten peruskäsitteet

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 14

Toiminta lähtökohtana – mitä se on? •Tuettavan toimintajärjestelmän (~kohdealue) määrittely ja rajaus

ennen kuin kehittämistä tehdään •Tarkoituksellisen toiminnan (purposeful activity) elementtien

tunnistaminen ja määrittely (muk. [1]) – Toiminnan kohde ja tavoiteltu tulos työprosessissa – Toimijat (subjektit), kollektiivinen toimija (ryhmä, organisaatio) – Työn keinot ja välineet – Koordinoinnin, ohjauksen ja kommunikoinnin keinot ja välineet – Myös suhteet muuhun toimintaan, ristiriidat / kehittämistarpeet ja

toimintatapojen kehittyminen ajan myötä •Periaatteiden, tietojen, tietojärjestelmien ja teknologian jäsentäminen

toiminnan kautta – Esim. ”toiminnan xx tietokokonaisuudet”, ”tietojärjestelmäpalvelujen

toiminnot”, ”prosessin yy vaiheen zz pullonkaulat”

15 [1] Mursu, A., Luukkonen, I., Toivanen, M. and Korpela M. (2007). Activity theory in information systems research and practice - theoretical underpinnings for an information systems development model Information Research, 12(3) paper 311 [Available at http://InformationR.net/ir/12-3/paper311.html ]

Havainto •Vaikka johtaminen, toimijoiden sitouttaminen, yhteinen näkemys

kehittämisen tavoitteista, tavoitetilan ja prosessien määrittelyt, toimintamallin mahdollistavat sopimuskäytännöt, henkilöiden työnkuvat, koulutus, tietoarkkitehtuuri, teknologiavalinnat, rajapinnat ja integraatioratkaisut, ketterä ohjelmistokehitysprojekti ja hankinnat sekä määrittelyt, kuvaukset ja linjaukset olisi tehty kaikkien osallistuneiden onnistuneesti, •niin projekti voi kaatua siihen, että yksittäisen avainkäyttäjän

mielestä ”ruudulla vaaditaan neljä klikkausta liikaa” •Vastaavia esimerkkejä ”aidasta ja aidan seipäästä” runsaasti

esimerkiksi monien aihepiirien työpajoista Kehittämisessä tarvitaan toiminnan ja vaatimusten jäsentämiseen

erilaisia näkökulmia ja ”tarkkuustasoja”

16

Prosessien ja toiminnan kuvaamisen ulottuvuudet

Dimensio Mitä kuvataan

Konteksti toimintaympäristö, (organisaation ’ulkopuoliset asiat’)

Yleiskuva kokonaiskuva (organisaation) toiminnasta, arvon muodostuminen; ydinprosessien tunnistaminen

Prosessi yhden valitun prosessin kuvaus; prosessi koostuu vaiheista; vaiheiden tunnistaminen; aliprosessien tai tehtävien tunnistaminen; keskeistä prosessin vaiheiden, sen etenemisen, syötteiden ja tulosten ja eri toimijoiden kuvaaminen

Toiminto yhden valitun toimijan (myös yksiköt, tiimit) kannalta tapahtuva toiminnan kuvaus, myös prosessin yhden (tietyn toimijan suorittaman) vaiheen, aliprosessin tai toiminnon tarkempi kuvaus; toiminto koostuu tehtävistä; tehtävien tunnistaminen; keskeistä toiminnon kuvaaminen mukaan lukien tietyn toimijan eri tehtävät ja prosessit sekä niiden vuorovaikutus

Tehtävä yhden toiminnon tai prosessivaiheen tarkempi kuvaus, toiminnan tavoitteen kannalta merkitykselliset tehtävät, karkeajakoiset rajapinnat tietojärjestelmiin; Tehtävä muodostuu teoista; tekojen tunnistaminen

Teko tarkat, atomiset kuvaukset tiedonkäsittelyyn liittyvästä tehtävästä, ohjel-miston toiminnallisuudesta tai tietojärjestelmän toiminnoista, joita voi olla mahdollista myös automatisoida; hienojakoiset rajapinnat tietojärjestelmiin, yksityiskohtainen HCI (Human Computer Interaction)

17

Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

1 Kontekstikuvaukset

(Arkkitehtuurityön) kohdealue

2 Yleiskuva-kuvaukset

3 Prosessi- ja aliprosessi-kuvaukset

4 Toiminto- kuvaukset

(Yksikkö) (Org)

Tiimi

+ + +

+ + +

+ + +

+ + +

+ + + + +

+

+ + + + +

+ + + + + +

+

+ + + + +

+ 5 Tehtävät ja 6 teot -kuvaukset

+ + +

+

+ +

+

+

+ +

+

+

Muk. Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Prosessien ja toiminnan kuvaamisen tasot

Taso Mitä kuvataan

Konteksti toimintaympäristö, (organisaation ’ulkopuoliset asiat’)

Yleiskuva kokonaiskuva (organisaation) toiminnasta, arvon muodostuminen; ydinprosessien tunnistaminen

Prosessi yhden valitun prosessin kuvaus; prosessi koostuu vaiheista; vaiheiden tunnistaminen; aliprosessien, toimintojen tai tehtävien tunnistaminen; keskeistä prosessin vaiheiden, sen etenemisen ja eri toimijoiden kuvaaminen

Toiminto yhden valitun toimijan kannalta tapahtuva toiminnan kuvaus, myös prosessin yhden (tietyn toimijan suorittaman) vaiheen, aliprosessin tai toiminnon tarkempi kuvaus; toiminto koostuu tehtävistä; tehtävien tunnistaminen; keskeistä toiminnon kuvaaminen mukaan lukien tietyn toimijan eri tehtävät ja prosessit sekä niiden vuorovaikutus

Tehtävä yhden toiminnon tai prosessivaiheen tarkempi kuvaus, toiminnan tavoit-teen kannalta merkitykselliset tehtävät, karkeajakoiset rajapinnat tietojär-jestelmiin; Tehtävä muodostuu teoista; tekojen tunnistaminen

Teko tarkat, atomiset kuvaukset tiedonkäsittelyyn liittyvästä tehtävästä, ohjel-miston toiminnallisuudesta tai tietojärjestelmän toiminnoista, joita voi olla mahdollista myös automatisoida; hienojakoiset rajapinnat tietojärjestelmiin, yksityiskohtainen HCI (Human Computer Interaction)

19

Kohde- ja ratkaisu-arkkitehtuurit,

toteutus-, kehitys- ja käyttöönottoprojektit

Viite- ja kokonaisarkkitehtuurit

Kehittämisen ja mallinnuksen näkökulmat prosessien ja toiminnan kuvaamisessa

Näkökulma Mallintamisen tavoite Mitä kehitetään Mitä kuvataan

Johto/ johtaminen

Työn organisointi ja tehostaminen tai yhdenmukaistaminen, laatutyö, tulosten parantaminen, toiminnan seuranta

(liike) toiminnan tuloksia ja laatua

Arvon kehittyminen ja arvoverkko (value network), keskeiset (liike)toiminta-prosessit, ylätason prosessit (process)

Työntekijä/ työn tekeminen/ työtoiminta (yhteistoiminnallinen tai yksilön työtä kuvaava)

Kuvata prosessit niin, että työntekijä (myös uusi) osaa toimia prosessikuvausten perusteella, tai että voidaan tunnistaa parannuskohteita Työtoiminnan ymmärtäminen; työhön liittyvien tietotarpeiden esilletuominen

työn sujuvoit-taminen

Prosessit (process), Työnkulut (workflow). Tehtävät ja suoritusjärjestys.

Kehittäjä / tietojärjestelmä / tietojärjestelmän kehittäminen / ohjelmiston kehittäminen

työn automatisointi, prosessin tai sen osan suorittaminen tai tukeminen ohjelmiston avulla => ohjelmiston tuottaminen / ohjelmiston määrittely, kohdealueen ymmärtäminen, simulointi ja eri vaihtoehtojen löytäminen

ohjelmistoja / tietojärjestelmiä / SOA-palveluita

Työnkulut + tarkat toiminnot, toisiinsa liittyvät toiminnot ja työnkulut, rajapinnat, esi- ja jälkiehdot, heräte (event/ trigger), toiminnossa käsiteltävät tiedot: syöte (input) ja tulokset (output)

Asiakas, palvelu tai itsepalvelu; palvelun hankkiminen

vrt työntekijä: asiakkaalle tuotettavien palvelujen havainnollistaminen ja määrittely, asiakas osaa toimia kuvauksen perusteella oman tilanteensa edellyttämällä tavalla

Palvelutoiminta tai itsepalvelu

Työnkulku / asiakasprosessin kulku, ulkoinen näkymä tarjottaviin palveluihin

Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Toimintalähtöisyys-esimerkki: integrointitarpeet palvelujärjestelmästä

Kunnan hallinto

Ohjausta, koordinointia, resursseja

Lääni / maakunta / sh-piiri / kuntayhtymä

Valtakunnan ministeriö

Kansalaiset, yhteisöt

Hoitamis-toiminta

Johtaminen

Tuki-palvelut

Yliopistosairaala

Sosiaalitoimi

Merkkien selitys:

Toiminta

Muodollinen organisaatio

Tarve/palvelu-suhde

Ohjaus, koordinaatio, resurssit

Tiedon hallinta

Data Informaatio

Klinikat, erikoisalat

Terveyskeskukset

Hoitamis-toiminta

Johtaminen

Tiedon hallinta

Yleissairaala

Hoitamis-toiminta

Johtaminen

Tiedon hallinta

Palvelut Terveystarpeet Terveyspalvelut

Kolmas sektori

Yksityiset palvelut

Tarpeet

Informaatio

Tarpeet Palvelut

Tietoa

1. Toiminnan sisäinen: esim. kertomus–ajanvaraus; 2. Toimintojen välinen organisaation sisällä: hoitoyksikkö–

palveluyksikkö 3. Toimintojen välinen palveluketjua pitkin: esim. lähete–

palaute, ”tautikohtaiset” järjestelmät, eResepti 4. Palvelukirjon organisaatioiden välillä:

aluetietojärjestelmät, portaalit, eArkisto 5. Sähköinen hyvinvoinnin ylläpito: terveyskansio / taltio,

kansalaisen kertomus, omahoito, eKatselu 6. Johtaminen, ohjaus, (+tilastointi, tutkimus)

[muk. Mikko Korpela]

21

JHS 179: toiminta-arkkitehtuurin kuvaukset

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 22

http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS179/JHS179.html

•Sidosryhmät •Prosessien kuvaus •Sidosryhmien vaatimukset ja tavoitteet •Palvelusalkku •Sidosryhmät-tiedot matriisi •Prosessit-tiedot matriisi •Prosessit-tietojärjestelmät matriisi

JHS 179 Toiminta-arkkitehtuurin kuvauspohjat: Esimerkki: sidosryhmät – LIITE 8

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 23

Esimerkit: Sidosryhmät - KA-menetelmä: Arkkitehtuurin suunnittelun

valmistelu / [JHS 179]

• ”Tunnista kehittämiseen liittyvät sidosryhmät ja heidän tarpeensa” • ”Varmista myös sidosryhmien hyväksyntä ja tuki” • ”Hyödynnä sidosryhmien kuvaamisessa ja analysoimisessa tämän

suosituksen liitteen 8 Kokonaisarkkitehtuurin kuvauspohjat Sidosryhmät -välilehden taulukkoa”

• ”Mikäli organisaatiolla ei ole vielä arkkitehtuurin hallintamallia käytössään, määrittele se viimeistään tässä vaiheessa tarvittavien sidosryhmien kanssa”

•Kuvaustapa valittava kohderyhmäkohtaisesti: johdolle toiminnan ja ohjauksen käsitteet, teknisille asiantuntijoille tekniset kuvaukset

• JHS 179 suosituksessa esillä sekä kehittämisen että toiminnan sidosryhmiä – Usein toiminta-arkkitehtuurissa ja toiminnan kuvaamisessa ainakin osin

ERILAISET roolit: tällöin järkevää koota erikseen toiminta-arkkitehtuurin ja kehittämisen sidosryhmät

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 24

Toiminta-arkkitehtuurin kuvaukset hyvinvointipalveluissa •Käytännössä JHS 179 sisältää hyödyllisiä peruspohjia toiminta-

arkkitehtuurin peruselementtien kokoamiseen • Suosituksina myös muiden JHS-suositusten (kuten JHS 152 prosessien

kuvaaminen) hyödyntäminen • Prosessikuvausten heikkouksia

– Prosessikaavioilla vaikeaa kuvata kattavasti käytännön toimintamalleja ja asiakaspolkuja

– Prosessikuvauksissa toiminnan osana tapahtuva kommunikointi tuppaa unohtumaan / ei luontevaa kuvaustapaa

– Asiantuntijatyö ei noudata tiukkaa työnkulkukaavaa vaan toiminnot ja prosessit koostuvat eri tavoin jäsentyvistä ja toisiaan seuraavista tehtävistä

– Eri projekteissa tehtyjen prosessikuvausten ja käyttötapausten alkuperäinen käyttötarkoitus ja näkökulma on harvoin sama kuin esim. kokonaisarkkitehtuurityössä: prosessipankkien hyödyllisyys rajallinen

•Kannattaa hyödyntää muita ja täydentäviä malleja ja näkökulmia tarvittaessa, esim. toimintamallit, tehtävät, palvelu- vs. asiakasprosessit

25

Business Model Canvas – mallilla pyritään kuvaamaan liiketoimintamallin

keskeiset elementit (toiminta-arkkitehtuurin elementtejä)

26

[Osterwalder]

Toiminnan kuvaus - esimerkki

12.4.201

3

27

Toimintakokonaisuuden yleiskuva – taulukko-kuvauspohja

Yleiskuva: tunnistetaan ja nimetään seuraavat elementit Organisaatiot Toiminnat Keskeiset toimijat Kuvattavan toiminnan kannalta keskeisimmät tietojärjestelmän osat, esim. perinnejärjestelmät Tietovirrat, keskeiset tietokokonaisuudet Yhteydet Kehityskohdat Tavoitteen kannalta muuta olennaista

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 28

Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Prosessikartta-esimerkki

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 29

Sisätautienpoliklinikka

Hoito-/tutkimus-/toimenpideyksikkö

ApteekkiLaboratorioPotilastoimisto Endoskopianosasto

Laboratoriotutkimus

Potilastietojen hallinta

ERIKOISSAIRAANHOIDON HOITO-ORGANISAATIO

Kuvantaminen

Lääkintä

Endoskopiatutkimus

Patologiatutkimus

Postitus

Ajanvaraus

Konsultaatio

Lähetteiden ja palautteiden hallinta

Hoidollinen tukipalvelu

Yleinen tukipalvelu

Prosessinkuvaustaulukko [prosessin numero]Prosessin nimi Tavoite Syy, miksi prosessi on olemassa, voi kuvata prosessin lopputulosta. Omistaja Kuka hallinnoi prosessia ja vastaa prosessin tuloksen tuottamisesta tai etenemisestä,

joskus myös (ylläpito)vastuullinen prosessin kehittämisestä vastaava tai prosessin kohteena oleva taho.

Alku Mistä prosessi alkaa. Selkeästi määritelty tapahtuma, jonka perusteella prosessi käynnistyy.

Loppu Mihin prosessi päättyy. Prosessi voi päättyä usealla eri tavalla, ja ainakin tärkeimmät vaihtoehdot on selitettävä.

Tuotokset Tieto, tapahtumat (event) tai vaikutukset (real world effects), joita prosessi suorituksen aikana tuottaa.

Volyymi Prosessin nyky- ja/tai tavoitetilan instanssien tai tuotosten lukumäärä / aikayksikkö

Päävaiheet Prosessin muodostavien päävaiheiden nimet numeroituina ja lyhyillä kuvauksilla, esimerkiksi

13. Vaiheen nimi Lyhyt kuvaus

Numerointi on tärkeää jäljitettävyyden kannalta. Vaiheet on mahdollista kuvata aliprosessina Prosessi-tasolla, osana Toiminto-tason kuvausta tai Tehtävä-tason kuvausten avulla.

Osallistujat Prosessin eri vaiheisiin osallistuvat tahot (organisaatiot, yksiköt tai henkilöt).

Ajoitus Prosessin vaiheiden ajoitus tai ajalliset suhteet / rajoitteet, mikäli tarpeen. Tunnistetut poikkeukset, seuraukset, toimenpiteet

Tunnistetut poikkeustilanteet, joihin prosessin suorituksen aikana voidaan päätyä, poikkeusten seuraukset sekä tarvittaessa toimenpiteet, joihin ryhdytään poikkeuksen jälkeen.

Muuta Muuta huomioitavaa prosessista.

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 30 Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Toimintaprosessikuvaus esimerkki

31 Lähde: SADe Sote –esiselvitys [SaDe/SoTe-esiselvitys] SADe-SoTe-kevätseminaari 23.4.2013

32

Esimerkki: prosessin tarkentaminen kohti tietojärjestelmäpalveluja (endoskopia)

Mykkänen J, Luostarinen H, Pöyhölä A, Paakkanen E, Suhonen M, Klemola L, Riekkinen A, Tuomainen M, Riikonen P, Silvennoinen R. Palveluarkkitehtuurin soveltaminen terveydenhuollossa - Osa 2: prosessien ja palvelujen määrittely ja suunnittelu. Kuopio: SerAPI-projekti, Kuopion yliopisto, 2007.

Tehtävät

33

Esimerkki: prosessin tarkentaminen kohti tietojärjestelmäpalveluja (endoskopia)

Prosessivaiheet

YHDEN prosessivaiheen päätehtävät (6) ja alitehtävät (12)

Prosessivaiheen tehtävien teot ja käyttötapaukset (26)

-huom. usein vasta tällä tasolla voidaan osoittaa yhteentoimivuus / liittymät

tietojärjestelmäpalveluihin -tätä tasoa EI käsitellä KA-tasolla

Mykkänen J, Luostarinen H, Pöyhölä A, Paakkanen E, Suhonen M, Klemola L, Riekkinen A, Tuomainen M, Riikonen P, Silvennoinen R. Palveluarkkitehtuurin soveltaminen terveydenhuollossa - Osa 2: prosessien ja palvelujen määrittely ja suunnittelu. Kuopio: SerAPI-projekti, Kuopion yliopisto, 2007.

Tehtävät

Tehtävänkuvaustaulukko - kuvauspohja 1.1 Kuvattava tehtävä Tarve Syy, miksi tehtävä on olemassa, kuvaus toiminnon/tehtävän

lopputuloksesta. Heräte Mistä tehtävä käynnistyy Osallistujat Suorittamiseen liittyvät tahot / roolit. Volyymi Tehtävän nyky- ja/tai tavoitetilan toteutumisen tai tuotosten lukumäärä

/ aikayksikkö Esiehdot Mitä ehtoja tulee olla täytettyinä, että tehtävä voidaan aloittaa (ks.

tietovaatimukset erikseen alempana) Kuvaus / tarkemmat tehtävät.

Tehtävän muodostavien alitehtävien/ tekojen luettelo. Numerointi on tärkeää jäljitettävyyden kannalta. Alitehtävä 1 Tehtävän kuvaus; tarkennetaan seuraavalla tarkemmalla tasolla tai Käyttötapaustaulukossa Alitehtävä 2

Tunnistetut poikkeukset Mihin poikkeustilanteisiin tehtävän aikana voidaan päätyä. Jälkitoimenpiteet Mitä tehtävän ulkopuolella tapahtuvia jälkitoimenpiteitä suorittaminen

aiheuttaa. Tarvittavat tiedot Mitä tietoja tarvitaan, jotta tehtävä voidaan suorittaa Tuotettavat tiedot Mitä tietoja tehtävän suorituksen aikana tuotetaan. Automatisoinnin tarve Miten tehtävä tai sen osia voitaisiin automatisoida tai mitä

automatisointia tehtävän aikana tarvitaan. Muuta Muuta huomioitavaa tehtävästä

Luukkonen I, Mykkänen J, Itälä T, Savolainen S, Tamminen M. Toiminnan ja prosessien mallintaminen - tasot, näkökulmat ja esimerkit. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Missä seuraavista (prosessien kuvaamistyön) asioista on mielestäsi

eniten ongelmia? Valitse tärkeimmät

35

0 2 4 6 8 10 12 14

Rajaus

Mallinnusosaamisen puute

Puutteellinen tietämys kohdealueesta

Kommunikointi

Motivaation puute

Puutteellinen tietämys mallinnusvälineistä tai niiden käytöstä

Tietolähteiden valinta

Aikataulut

Mallinnusvälineet

Olemassa olevien dokumenttien saanti

Muu*

Luukkonen I, Mykkänen J. Prosessimallintamisen nykytila ja kehityskohdat organisaatioissa - Kyselytutkimusaineisto 2009. SOLEA-hanke, Itä-Suomen yliopisto, Aalto-yliopisto, 2012.

Huom. Toiminta-arkkitehtuuri EI erillisenä muista näkökulmista!

36

Pohjimmiltaan asia on yksinkertainen

•Työn tavoitteiden, tulosten ja niiden hyödyntäjien selkeä määrittely •Yhteinen kieli, viestintä, kommunikointi, tiedonvälitys :|| D.C. •Arkkitehtuurityössä toistuvat kysymykset :|| D.C.

– 1. Miksi teen tätä – 2. Mitä siitä syntyy – 3. Kuka tulee siitä iloiseksi

•Toiminnan konteksti + yleiskuva riittävä kokonaisarkkitehtuurin tavoitetilan käynnistysvaiheessa •KA(-taso) EI tuo vaan OHJAA ratkaisuja

– mutta samat jäsennykset ja menetelmät käyttökelpoisia myös ratkaisujen tarkentamisessa

37

Yhteenveto •Olennaista tunnistaa ja määritellä selkeästi kenelle ja mihin

käyttötarkoitukseen kuvaukset tehdään – ennen tekemistä / kokoamista • Toimintalähtöinen kehittäminen voi johtaa toiminnan muuttamiseen ilman

minkään uuden järjestelmän tai tekniikan käyttöönottoa • Johtaja, arkkitehti ja toteuttaja kiinnostuneita eri tarkkuustasoista: tavoite-

lähtöisyys ja jäljitettävyys tasojen välillä edesauttaa viestintää ja hallintaa • Prosessi voi olla loppuun asti optimoitu mutta pullonkaula voikin löytyä

toimintonäkökulmasta (kapasiteetti, prosessien vuorovaikutus) • Prosessien vaiheiden, työnkulkujen ja toimintojen välisten rajapintojen

tietojenkäsittelytehtävät usein erityistarkastelussa: •Kaikkea ei tarvitse määritellä pilkulleen kokonaisarkkitehtuuritasolla • Tehtäviä analysoimalla voidaan tunnistaa tehostamisen, tehtävien uudelleen

jakamisen ja automatisoinnin mahdollisuuksia, mutta vaikuttavimmat muutokset tapahtuvat toiminnan ylätasoilla (yleiskuva / prosessit)

• Toiminnan kuvaukset ovat tärkeimpänä pohjana myös yhteentoimivuuden kuvauksille ja ratkaisuille

38

Kiitokset

http://www.uef.fi/fi/aducate/kokonaisarkkitehtuuri http://www.uef.fi/his [email protected]

39

Tämän(kin) pohjalta valmisteilla / KWRC-verkostossa mm.: O Asiakaslähtöinen lääketiedon hallinta toiminnan jäsentämisen kautta O Yhteentoimivuusratkaisujen nopeuttaminen ja toteutuskynnyksen madaltaminen O SoTe ”integrated care” ja linkitykset sähköiseen asiointiin

Lisämateriaalia ja esimerkkejä kuvauksista

40

Esimerkki: SOKKA-arkkitehtuurin (viitearkkitehtuuri) kuvaukset

(Sosiaalialan tietoteknologiahanke)

41

korostettuna kuvaukset, joissa toimintaa kuvaavat kuvausten elementit korostuneet

[Huovila M, Lehmuskoski A. Sosiaalihuollon kansallinen kokonaisarkkitehtuuri – yleiskuvaus. Sosiaalialan tietoteknologiahanke, 2011.]

Esimerkki:

Käsitteellisen

tason

tietojärjestelmä-

palvelujen

toiminnallinen

jäsennys

42

[Paakkanen E, Mykkänen J, Väänänen A, Hotti V, Huovila M, Miettinen A, Aholainen J. Sosiaalihuollon tietojärjestelmäjäsennys – kokonaisdokumentti, versio 1.1. Sosiaalialan tietoteknologiahanke, 2011.]

43

Asiakkaalle suunnattujen hyvinvoinnin tietojärjestelmäpalvelujen luokittelu ja luettelo

Omatietovarasto

Käyttöliittymät

Import-palvelu

Kommunikaatio-alusta

Työpöytä-sovellus

Palvelun-antajan

tietojärjestelmä

Rakenteisettietoalkiot Tekstidokumentti

Rakenteinendokumentti

Binääri-dokumentti

MetatiedotHyper- ja

multimedia

Mittalaite-liitännät

Esityspalvelut

KertakirjausTietämyspalvelut

Yhteisöpalvelut

Vuorovaikutuspalvelut

Tutkimus-tietomyynti

Henk. koht. lisäarvopalvelut

Kunto-opastin

Hyvinvointi-palvelu-

hakemisto

Päätöksen-tuki

Tietojen tulkinta

Tietämys-linkit

Potilas-ohjeet

Keskustelu-foorumit

Blogi

Vertais-ryhmän

tiedonjako

Portaali / WebUI

Mobiili-sovellusSMS/MMS

Riski-analyysi

Esitiedot

Kysymys-vastaus-palveluAjanvaraus

Jonotus

Palaute

Palvelu-ranking

Maksaminen

Maksu-kattojenseuranta

Tilaaminen

Esitys-personointi

Graafisetesitykset

Tietojenvertailu

Vertailu ja seuranta

Laskuri Päiväkirja

Kalenteri

Muistutus & hälytys

SykeVerenpaine

VerensokeriEKG

Paino

Tekninen palvelu-

hakemisto

Tietoalusta

Translaatio

Varmuuskopio

Pakkaus

Salaus

Arkistointi

Synkronointi

Sisällöllinenpersonointi

Profilointi

Turvallinenviestintä

Aikaleima

Viestinvälitys

ICE-tiedonsaanti

SyöttäminenLataaminenMuokkaus

KorjausTäydennys

Perustoiminnot

MerkkausLuokittelu

Kommentointi

PoistaminenTuhoaminen

Mitätöinti

KatseluLajittelu

HakeminenTulostusExport

Käytönhallinta-alusta

Tunnistus

Valtuutus

Käyttö-oikeudet

Allekirjoitus

Loki

Suostumus

Asiakkuus

Asiointitili, asianhallinta / hakemus

SkannausArkisto

Tavoitettav. Resepti uus/eKatselu

Tuomainen M, Mykkänen J. Reference Architecture of Application Services for Personal Wellbeing Information Management. In: Moen A, Andersen SK, Aarts J, Hurlen P, eds. User Centred Networked Health Care - MIE 2011, p. 98-102. Amsterdam : IOS Press, 2011. Stud Health Technol Inform 169.

(käsitteellisen tason + toiminta-näkökulman painotus)

Palvelunäkökulma tasoihin

Taso Palvelunäkökulma

Konteksti palveluekosysteemi, palvelujärjestelmä

Yleiskuva organisaation tuottamat palvelut (business capabilities), asiakkaalle tuotettava arvo

Prosessi prosessin toteuttamiseen tarvittavat palvelut ja tukipalvelut (business services), palvelujen orkestrointi tai koreografia, prosesseja tukevat ja seuraavat tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäpalvelut, prosessivaiheiden väliset palvelurajapinnat, human-assisted process näkökulma

Toiminto tietyn toiminnon tarvitsemien palvelujen kokonaisuus, toiminnon tarvitsemat ja tuottamat tietojärjestelmät, palvelut ja niiden rajapinnat, sisäiset työnkulut ja niiden orkestrointi, käyttötapaukset kuvauksineen, human-assisting system näkökulma

Tehtävä erityisesti tietojenkäsittelyyn ja tuotannon automatisointiin liittyvät tehtävät, koosteiset ja atomiset SOA-tietojärjestelmäpalvelut joilla merkitys toiminnan kannalta, ylemmän tason business rajapintojen tarkempi kuvaus tietojen hallinnan ja tietojärjestelmäratkaisujen näkökulmasta

Teko tekniset ja yleiskäyttöiset SOA-palvelut, tietojenkäsittelyn ja tuotannon yksityiskohtien automatisointi, palvelukutsujen yksityiskohdat, hienojakoiset vuorovaikutustarpeet

45

Sairaalaesimerkki: integrointiarkkitehtuurin rajapintojen ja liitäntöjen tyyppejä

1. keskitetyt palvelut (ydinpalvelut): potilaskertomus, potilashallinto jne. 2. lisäpalvelut, kontekstinhallinta, päätöksentuki jne. 3. löysästi kytketyt, yksiköiden ja organisaatioiden väliset ja kansalaispalvelut

Administration and management

Financials

Materialsmanagement

Personnelmanagement

Property andinfrastructuremanagement

Sales, CRM,marketing, PR

Clinical subsystems

Surgery

Neonatal

Cardiology

Pathology

Anaesthesiology+ ICU

Gastroenterology

Clinical core

Patient andprovider id

Decisionsupport

Pharmacy

Terminology

Etc

EHR repository

Administrative core

Patient / providerdemographics

Invoicing

Admisstion,discharge,

transfer

Inpatient andoutpatient

management

Resource /operationsplanning

Materials& meal

ordering

Orders / referrals,prescriptions,consultations

Scheduling,Resouce

Management

Patientgrouping,

DRG

User management, security and access control

Integration, data access

Workflow and process management

Professional front-endsPatient/citizen front-end

Lab

Radiology+ PACS

Medication

Results

Problems

Population /community health

Insurance

Reporting, Data warehousing, Management

Workstations Web Mobile Ubiquitous

Statisticalreporting

Research

Guidelines,protocols

Equipment

Diseasemanagement

1. 2. 3.

1. Common, shared and centralized services2. Context management, added value services3. Loosely-coupled messages, documents, cross-facility invocations

Identification User role Care relationship Consent

[Mykkänen, Korpela, Ripatti, Rannanheimo, Sorri. Local, Regional and National Interoperability in Hospital-Level Systems Architecture. Meth Inf Med, 2007]

Asiakaslähtöinen kokonaisarkkitehtuuri – onko se mahdollista? •Kokonaisarkkitehtuuri syntynyt ja painottunut organisaatiolähtöisen

toiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen – Asiakkaita ja asiakasryhmiä ei voi ohjata ja johtaa niin kuin organisaatioita – Yksilön palveluympäristö muodostuu yksilöllisesti

•Asiakastarpeet, asiakashyödyt, asiakkaan toiminta ja asiakkaan välineet elementteinä monissa kuvauksissa (esim. suhteessa organisaation prosessiin)

•Mikään ei estä käyttämästä kehikkoja ja tuottamasta soveltuvia kuvauksia myös ”asiakasnäkökulmasta” rajoitteet huomioiden

– Esim. arkkitehtuuriperiaatteiden joukkoon ”tuota vähintään kuvaukset X ja Y myös asiakasnäkökulmasta”

•Asiakkaan ja johdon ”kaksoisroolit” yleisiä – Sekä hyödynsaajana että aktiivisena toimijana

• Palvelukeskeiseen lähestymistapaan sisäänrakennettu myös asiakasnäkökulma •Kuvaaminen asiakkaan näkökulmasta on oltava tietoinen päätös, ja

kuvaukset poikkeavat organisaationäkökulman kuvauksista

46

Toiminta-arkkitehtuurin esimerkkikuvaus (vast. Organization Decomposition Diagram- TOGAF)

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 47

Toiminta-arkkitehtuurin kuvauspohja - JHS 179

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 48

Prosessikartta - esimerkki

12.4.201

3

KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 49

Tukipalvelu-yksikkö

Hallinto-yksikkö

Toimenpide-yksikkö

Hoito-yksikkö

Tutkimus-yksikkö

TERVEYDENHUOLLON HOITO-ORGANISAATIO

Hoito

Tieteellinen tutkimus

Hallinto

Yleinen tukipalvelu

Opetus

Hoidollinen tukipalvelu

Toiminta-arkkitehtuurin erityiskysymys: asiakaslähtöinen

kokonaisarkkitehtuuri – onko se mahdollista? •Kokonaisarkkitehtuuri syntynyt ja painottunut organisaatiolähtöisen

toiminnan ohjaamiseen ja kehittämiseen – Asiakkaita ja asiakasryhmiä ei voi ohjata ja johtaa niin kuin organisaatioita – Yksilön palveluympäristö muodostuu yksilöllisesti

•Asiakastarpeet, asiakashyödyt, asiakkaan toiminta ja asiakkaan välineet elementteinä monissa kuvauksissa (esim. suhteessa organisaation prosessiin)

•Mikään ei estä käyttämästä kehikkoja ja tuottamasta soveltuvia kuvauksia myös ”asiakasnäkökulmasta” rajoitteet huomioiden

– Esim. arkkitehtuuriperiaatteiden joukkoon ”tuota vähintään kuvaukset X ja Y myös asiakasnäkökulmasta”

•Asiakkaan ”kaksoisrooli” yleinen – Sekä hyödynsaajana että aktiivisena toimijana

• Palvelukeskeiseen lähestymistapaan sisäänrakennettu myös asiakasnäkökulma •Kuvaaminen asiakkaan näkökulmasta on oltava tietoinen päätös, ja

kuvaukset poikkeavat organisaationäkökulman kuvauksista

50

Puhujan sidonnaisuudet ja sisällön taustaa • Juha Mykkänen, FT, tutkimusjohtaja • Itä-Suomen yliopisto, Tietojenkäsittelytieteen laitos, Kuopion kampus, HIS-tutkimus • Kuopio Welfare Research Center KWRC, Hyvinvoinnin tiedonhallinta ja tekniikat -tutkimuslinja • HL7 Finland ry puheenjohtaja, Sosiaali- ja terveydenhuollon tietojenkäsittely-yhdistys

varapuheenjohtaja, International Medical Informatics Association (IMIA) / WG Health Information Systems -järjestö, HL7 International SOA Ambassador, JHS-standardisalkku-, STM / THL työryhmät

• Projektit toiminnan, palveluarkkitehtuurin. yhteentoimivuuden ja KA:n tutkimiseen ja soveltamiseen – KA-osaaminen hyvinvointipalveluissa 2012-2014: kokonaisarkkitehtuurikoulutusohjelma – Lääkehoidon yksilöllinen hallinta 2012-2013 – SOLEA 2008-2012: SOA ja kokonaisarkkitehtuuri + toiminnan kuvaaminen, teollisuus ja terveydenhuolto – Sosiaalialan tietoteknologiahanke - Tikesos 2006-2012: KA, asiakastietovaranto, arkkitehtuuri, käytönhallinta – Mielen ja kehon eliksiirit -ohjelma, Terveyden ja hyvinvoinnin strategisen huippuosaamisen keskittymä (SalWe

SHOK), 2010-2013: hyvinvointi, asiakaslähtöisyys, asiakkaan sähköiset palvelut – SerAPI 2004-2007: palveluarkkitehtuuri ja sovellusintegraatio, terveys – OmaHyvinvointi (MyWellbeing) 2008-2010: asiakaskeskeiset hyvinvointipalvelut – PlugIT 2001-2004, sovellusintegraatio terveydenhuollossa – eKat / terveyspalvelujen ajanvarauksen arkkitehtuurin suuntaviivat 2008 – Healthcare services specification project (HSSP) / HL7 and OMG, 2005- – Integrating the Healthcare Enterprise - IHE.fi 2008- – ryhmä osallistunut HL7- ja web services -standardien ja määrittelyjen tuottamiseen ajanvarauksiin, sähköiseen

reseptiin, sähköiseen potilastietoarkistoon, potilasryhmittelyihin, työpöytäintegraatioon jne.

51

Kalakukko by Anne Tarvainen

12.4.201

3

52

5. Toiminnan ja prosessien kuvaaminen-kurssi - tulossa syksy 2013 Painotuksia •Toiminta-arkkitehtuuri •Toiminnan ja prosessien kuvaamisen merkitys

kokonaisarkkitehtuurissa •Prosessimallinnuksen haasteita •Toimintajärjestelmien kuvaamisen perusteet •Prosessien ja toiminnan kuvaamisen tasot, näkökulmat ja

toimenpiteet •Eri tasoille ja eri tavoitteisiin soveltuvia kuvaustapoja •Esimerkkejä erityisesti sosiaali- ja terveyspalvelujen kuvaamisesta •SoTe-arkkitehtuurit paikallinen, alueellinen, valtakunnallinen http://www.aducate.fi/kokonaisarkkitehtuuri