. ^l Itl BUPATI BALANGAN 1 TAHUN 2O1O BUPATI B PERATURAN NOMOR TENTANG PEDOMAN TATA KEARSIPAN DILINGKUNGAN'=#*'.niinH[neuPATENBALANGAN BUPATI BALANGAN, Men mbang : a :.Xyft,*Xll,:il:T3.,8xllti,"filTi*:U.**.tehl: di daerah, o"i' Oit'tt'ttin p"n't'un kearsipan sesuai dengan kebutuhandanperkembangant"xnorogisehinggaberdayaguna dan berhasilguna; b'bahwa.be.rkenaandenganmaksudhurufa,perluditetapkan dengan-P""i'lln a'p'ti t"ntlli"i"il"" Tata Kearsipan di iingi;;g,n peme'intah Kabupaten Balangan' Mensingat : 1 Hll.llX,Y,Ulil#;5:iJf +}1:1";f#"fi"i"',Lffi4'f3i*9.ei di propinsi K;il;"irn setatai"ii;;b;trn .Nesara Republik lndonesiar'i"''"zoogNom-o'')z'iamnananLembaranNegara n"Prnfik lndonesia Nomor 4265)'' 2. Undang-Undang Rep.ublik lndonesia Nomor 10 Tahun 2004 tentang il'io"nt'k'n dJi'i"un Perundang-Undangan (Lembaran Nesara R:,pYo-'ll rtl"t"ti' T'!'l 2oo4 Nomor 53' TambahanLembaranNegaranup,nlir.lndonesiaNomora3B9); 3. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 32 Tahun 2004 tentang p"*"iint't'''n O'"i'rt (Lembaran Negara Republik lndonesia Tahun 2oO4 ttto'oil)s' iu'oahan Lembaran Negara Republik tnoonesia Nomor 'qq-ii) sebagaimana telah diubah dengan p"'at"'n Pemerinta'h ' Penglanti Undang-undang Republik rnitL"ri, Nomor iZ'l"r.,rn iO-OA tentang Perubahan Kedua atas Undang-undang {upuOfik fndo,n-e1a Nomor 32 Tahun Z[O|tentang pemerintar..lrn dr;irrr ilemoaran Negara Republik lndonesiaTatrun2009ftfo'o,"Sg'TambahanLembaranNegara nePublik lndonesia Nomor 48a$; 4. Undang-Undang Republik lndonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentangKearsipan(Lembaranr.r"g,'uRepubliklndonesiaTahun 2oloNomorlsi.,Tambahan"LembaranNegaraRepublik lndonesia Nomor 5071);
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
. ^l
Itl
BUPATI BALANGAN1 TAHUN 2O1O
BUPATI BPERATURAN
NOMOR
TENTANG
PEDOMAN TATA KEARSIPAN
DILINGKUNGAN'=#*'.niinH[neuPATENBALANGAN
BUPATI BALANGAN,
Men mbang : a :.Xyft,*Xll,:il:T3.,8xllti,"filTi*:U.**.tehl:di daerah, o"i' Oit'tt'ttin p"n't'un kearsipan sesuai dengan
l6.PeraturanPemerintahKabupatenBalanganNomor03tahun2003tentans p"Iin"ni'['n' o'#;";;il!!"^1't' Kerja Peranskat
DaerahKabupateneurani]n-(t.*n,',nDaerahKabupatenBalangan i;h;" 2oo8 Nomor 03)'
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : pERATURAN BUPATI TENTANG PEDoMAN T4JA KEARSIPAN
D I Ll N G KU NG Ail' p e'nir enir.rrnn knEu PArEN BALAN G AN
5.
6.
7.
8.
Pasal
Dalam Peraturan Bupati ini yang dimaksud dengan :
Il Orutrh adalah Daerah Kabupaten Balangan'
Z: u,li,";]ii''lf#ft'tPflilHi:t, Dinrr, Badan, Bagian, Kantor, Kecamatan dan
Kelurahan Oi f-ingkungan Pemerintah Kabupaten Balangan'
4. pimpinan unit k-erja adalah p#;;i ;"il; Il dan/atau eselon lll di Lingkungan
Pemerintah KabuPaten Balangan'
5. Arsip adalah i"r.irrn kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknorogi]nfornlasi yang dibuat-dan diterima oleh unit-
unitkerjadiLingkunganPemerintah-KabupatenBal-angan,LembagaPendidikan,perusahaan, orginisasi politik, ortanisasi kemasyarakata-n' dan perseorangan dalam
irngL, pelaksanaan kegiatan pemerintahan'
6. Arsip Dinamis adalah aisip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan'
pelaksanaan, penyelenggaraa" p.lruti.tahan atau dipergunakan secara langsung
datam penyelenggaraan administrasi'
7. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan p.ersyaratan dasar bagi
ketangsungan operasional p";;[i; ,r.ip," tidak dapat diperbaharui dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang'
B. Arsip Aktif adalah arsip vrng ir;kuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus
9. lr?ffit'i"rn,n adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun'
10.Arsip Statis rJr[f, arsip yang tiJaX lagi dipergunakan dalam pelaksanaan tugas dan-
disimpan di Badan/Kantor Arsip Daerah'
11. Unit pengolah aJata6 satuan k;;;;, pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung iawab mengolah ."rnrf ,rtip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
,1r.tT,'1,flilY5:lXilllf, ,rtrrn kerja pada pencipta arsip vang mempunvai tusas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan'
l3.Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanarn ilngri, trq?: dan t'ang;ung ja*ab di bidang pengelolaan arsip dinamis'
14.Jadwar Retensi Arsip (JRA) adariti daft-ar yang berisi-sekuiang-kurangnya jangka
waktu penyimpanan atau retensi, lenis- ariip dan keterangan yang berisi
rekomendasi tentang penetaprn .rri, ienis arsip dimusnahkan' dinilai kembali atau
dipermanenkan yang didgr*[,n sebagai pedoman penyusutan dan
dalam Lampiran l, ll dan lll' merupakan bagian yang tidak
Bupati ini.
Pasal 10
Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan'
Agar setiap orang mengeta'huinyl ilLmerintahkan p"ngundangan Peraturan Bupati ini
dengan menempattannia dalam Berita Daerah Kabupaten Balangan'
Ditetapkan dl,Pari ng in
pada larYSOalf 4 Januari 2010
/rart^tf p,/to*oo N,,/
EFFENDIE"fr
Diundangkan di Paringinpada tanggal 4 Januari 2010
D^ER^H,f/
dalam Pasal 3, tercantum
terpisahkan dari Peraturan
DARLAN
BERITA DAERAH KABUPATEN BALANGAN
TAHUN 2O1O NOMOR 01
E
T,SEKRET
Pasal 4
(1) Pimpinan Unit Kerja melaksanakan Tata' '
masing-masing unit kerja'
Q\ i ala (earsipan sebagaimana d imaksud
'-' ;;; klasifikasi dan jadwal retensi'
KearsiPan
pada aYat
sesuai dengan tugas dan fungsi
(1), menggunakan kartu kendali'
Pasal 5
dalam dalam Pasal 4 ayal (2), sebagai saranaKartu kendali sebagaimana dimaksud
pengendalian meliPuti ' .. -..,'a. fengrtusan naskah dinas masuk;
b. pengurusan naskah dinas keluar;
c. penYimPanan;d. penemuan kembali; dan
e. peminjaman arsiP'
Pasal 6
(1)PolaKlasifikasiKearsipansebagaimanadimaks-uddalamPasal4ayal(2)'sebagaisarana penataan arsip yang oirirrn berdasarkan ktasifikasi masarah bidang tugas
unit kerja.
(2)PolaKlasifikasisebagaimanadimaksudpadaayat(1)'meliputi:a. Umum;b. Pemerintahan;c. Politik;d. Keamanan dan Ketertiban;e. Kesejahteraan;f. Perekonomian;g. Pekerjaan Umum dan Ketenagaan;
h. Pengawasan;i. KePegawaian; danj. Keuangan.
Pasal 7
(1) pora Krasifikasi sebagaimana dimaksud daram pasar 6 ayat (2) dapat dilakukan
)r, g:'.l?X?Xl $5#i,l:H:HI3:3 il3:'ly,t (1) disampaikan oreh pimpinan unit
kerja kePada BuPati Balangan'
Pasal 8
(1) Jadwal Retensi sebagaimana dimaksud dalam Pasat 4 ayal (2)' sebagai Sarana
Lampiran I : peraturan Bupati BalanganNomor 1 Tahun 2O1OTanggal 4 Januari2OlO
PEDOMAN TATA KEASP-IPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAHKABUPATEN BALANGAN
l. UmumArsip sebagai naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh oirdaram bentuk din corak rprp"r, Lali oaiam *"rq!1 il;;n;,TJ,ll?,ffi :#J,[ff limerupakan bagian dari pelakt,r"rn kegiatan fiemerintalan dengan tujuan antaraIain untuk menyediakrn j;i;;; irf";r;'."0r,"0'r, tepat bagi yang memerrukan.sarah situ rroriri",i"
.1?r1 ;i;t#"'lengenoarian , dimaksud adarahMengklasifikasikan Arsip t;;; artinya memisahkrl ,oip atas dasar peroeoaan yangada' mengerompokkannv, ,ti. dasar p"i.rrrrl'rrnn ada, yang merupakan dasaruntuk penataan arsip secar, .i.t"rrtl" oan "i"ttir, Jgr, ,6;rd"hkrn penemuan
5i,fii[,i:';% J,"#?33,IijXtJ;j. p". v],,,,' i,ru,",,.] k;;;' p imp in a n dapatMengingat arsip. sebagai penuniang kelancaran peraksanaan tugas pokok bagi
ll H lll,i; ft:[,-!iil: g r [::% 3,"ry,?ff :1] tr n y u s u n a n p o r a k, a! if i k a s i ; ;, n;
ll. Pengertian1' Fire adarah.berkas yang merupakan suatu k",r,"tr.3r arsip yang mengandungmasa rah tertentu da n d is-us u n ueroas; rk;; ;# krasifikas i ;2' Naskah dinas penting adalah naskarr olna!-rlnn isinya mengikat, memerrukan
3' Naskah dinas biasa aoarrr, i::[?h dinas yang isinya tidak mengikat dan tidakmenimbulkan. adanya tindak lanJut;4. Kartu kendari adarah t"mori i.ian untuk mencatat, penyampaian, penemuankembari dan sekarigus sebag"i ,trt p*vuirhri'arsip ke Arsip Daerah, dibedakanantara kartu kendati surat misut< oan tartu-l"norri surat keruar.a
f,il,: ["#l;'H;'flt"ffi:rk terdiri ;;;i 4 ("rpat) rans[apyaitu warna putih,1) Kartu kendari warna putih untuk pengendari sebagai arat kontror;
" f,"XTJrfjli:l warna hi;au oisiripri:o",orsarrIn irrirrri dan menurut
3) Kartu kendari warna krn]!,g r:g3g3.i pengganti arsip serama naskah dinasbersangkutan masih beradi oi fire"Unit-pEngorah;4) Kartu kendari warna merah untuk rata usrr.,, pengorah;b' ffXffi:flari
surat keruaiierdiri dari 3 iiErl;r.nkap faitu *rrn, putih, kunins1) Kartu kendari warna putih untuk pengendari sebagai arat kontror;2) Kartu kendali warna kunrng t"qifii"n"iiganti arsip serama naskah dinasyang bersangkutan masih oeraoaii rit" u"nit pengorah;3) Kartu kendariwarna merah untuk rrt, urrna pengorah.5' Kartu tunjuk sirang aoaran-itrmurir vrng oi["rgrnr1rn untuk memberikanpetunjuk tentang adanya lebih dari satl m"asai5rr pao, satu naskah dinas dansebagai sarana petunjuk tentang adanya rrrorngln dengan fire yang rain.6' Daftar pengendari a"darah ;;iri. vri.,g J["i[Jnrtrn untuk-menginventarisirnaskah dinas masuk dan naskah din"as ri"lrr'i rJL"ligus sebagai alat kontrol.7 ' Nomor urut adarah nomoi rrri nr.t arr oinas vang oimurai dari angka 01 danseterusnya sebagai sarana inventarisasi jumlah'naskarr dinas. setiap permulaantahun, nomor urut dimulai kembali OeGnlrgkr'df
8. Kode unit kerja adalah tanda pengenal unit kerja yang dinyatakan dengan huruf
ditempatkan dibelakang nomor urut'g. Lembar disposisi adala-h lembaran untuk menuliskan disposisi'
10. Lembar pengantar adalah formulir yang dipergunakan sebagai alat penyamparan
untuk naskah dinas biasa dan naskah dinas yang tidak dibuka'
11. Lembar teguran retensi adalah formulii yang dipergunakan untuk
memperingatkan pengolahbahwa arsip bersangkutan sudah habis jangka waktu
uniUstafyangbertugasmenerimanaskahdinasyangoleh pengintai pos atiu telekom maupun oleh caraka atau
adalah uniUstaf yang bertugas menentukan keunit
dinas harus disampaikan dengan menentukan kode
retensinYa.12. Penerima adalah
disamPaikan, baikperorangan.
l3.Pengarah naskah dinaspengolah mana, naskahklasifikasi dan indeks'
l4.Pencatat surat adalah uniUstaf yang
dinas masuk dan naskah dinas keluar'bertugas melakukan pencatatan naskah
melakukan Pengendalian naskah
bertugas melakukan Pengiriman
yang bertugas melakukan penyimpanan dan
Daerah Propinsi, KabuPateniKota.
l5.Pengendali adalah uniUstaf yang bedugas
dinai masuk dan naskah dinas keluar'
l6.Pengirim naskah dinas adalah unit/staf yang
naskah dinas.lT.Penyimpan arsip adalah uniUstaf
pemeliharaan arsiP''lB. Unit KearsiPan adalah:
a. Bagian Tata Usaha Sekretariatb. Badan/Kantor ArsiP Daerah.
19.Unit Pengolah adalah dinas, kantor dan badan di lingkungan pemerintah propinst
dan kabuPaten/kota.20.Tala Usaha Pengolah adalah uniustaf ketatausahaan unit pengolah'
21. Pengolah adalah"uniustaf yang bertugas melakukan pengolahan naskah dinas'
22. Klasifikasi adalah penggolongan naskah dinas berdasarkan masalah yang
termuat didalamnya'dan heruipat<an pedoman untuk pengaturan penataan dan
penemuan kembali arsiP.
23.lndeks adalah ciri atau tanda dari naskah dinas berupa kata tangkap yang akan
dijadikan petunjuk dan tanda pengenal untuk memudahkan penemuan kembali
arsip.24. Kodeadalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantum dalam klasifikasi'
lll. Pengendalian Naskah Dinas
1. Pengurusan Naskah Dinas Masukpengurusan naskah dinas masuk meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh unit
Keaisipan dan Tata Usaha Pengolah'a. Pada Unit Kearsipan dilaksanakan kegiatan-kegiatan penerlmaan'
pengarahan, pencatatan, pengendalian, dan penyimpanan'
1) Penerima mempunyaitugas :
a) Menerima naskbh dinas yang disampaikan baik oleh pengantar pos
atautelekommaupunolehcarakaatauperorangan.b) Meneliti kebenaran alamat naskah dinas tersebut.
.i Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan'
d) MenYortir naskah dinas'e) nlulnort
" sampul dan mengeluarkan naskah dari sampul'
0 Dalam hal alamat pengirim tidak tercantum di dalam naskah dinas,
a) NTembaca naskah dinas dan menentukan naskah dinas penting atau
naskah dinas biasa.
b) Mencantumkan disposisi pengarahan pada bagian kanan atas
naskah dinas.c) Menentukan kode klarifikasi dan indeks pada naskah dinas penting'
d) Menyampaikan naskah dinas penting atau biasa kepada pencatat.
3) Pencatat memnpunYaitugas :
a) Mencantumkan nomor urut pada naskah dinas'
bi Mencatat naskah dinas penting dalam kartu kendali.
.j Mencatat naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup dalam
lembar pengantar.d) Menyampa'il.rn naskah dinas penting beserta 4 (empat) lembar kartu
kendali kePada Pengendali.e) Menyampaikan' nasfan dinas biasa dan naskah dinas tertutup'
beserta 2 (dua) rangkap lembar pengantar kepada pengendali.
4) Pengendali memPunYaitugas :
a) Menerima naskah dina! beserta 4 (empat) lembar kartu kendali dan
naskah dinas tertutuPb) Meneliti kebenaran nomor kode dan pengisian kartu kendali serta
meneliti kelengkaPan lamPiran.c) Menyampaikan naskah dinas penting beserta kartu kendali lembar lll'
benvarna kuning dan lembar lV berwarna merah kepada Tata Usaha
naskah dinas biasa dan naskah dinas tertutup
rangkap lembar pengantar kepada Tata Usaha
Pengolah.e) lyteriyusun kartu kendali lembar I berwarna putih dalam lemari katalog'
berd-asarkan urutan nomor kode, kartu kendali disusun berdasarkan
urutan abjad Pada indeks.
0 Menyusun kartu kendali lembar ll benryarna hijau dalam lemari
katalog berdasarkan instansi dan menurut urutan waktu.
5) Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali lembar lllbenruarna kuning yrng ditetima dari Tata Usaha Pengolah kedalam file
sebagai p"ngginii aisip selama naskah dinas masih berada di Unit
Pengolah.a) Itlenerima naskah dinas dan kartu kendali lembar lll dan lV berwarna
kuning dan merah dari Pengendali.b) Memdubuhkan paraf pada-kartu kendali lembar lll berwarna kuning
sebagai tanda bukti bahwa naskah dinas sudah diterima.
c) MengLmbalikan kartu kendali lembar lll bennrarna kuning kepada
pengendali.O1 Menyimpan kartu kendali lembar lV beruuarna merah dalam lemari
katalog berdasarkan urutan nomor kode'e) Mengisi lembar disposisi rangkap 2 (dua)'
0' Menyampaikan naskah dinas yang diterima dari Unit Kearsipan' kepada pengolah untuk diselesaikan, disertai lembar disposisi'
g) Menyimpan 1 (satu) lembar disposisi sebagai pengganti arsip yang
ada pada Pengolah'h) Menerima ,ulkrh dinas biasa beserta 2 (dua) rangkap lembar
Pengolah.d) Menyampaikan
beserta 2 (dua)
pengantar dari Pengendali.i) Membubuhkan Paraf Pada lembar
bahwa naskah dinas sudah diterima.pengantar sebagai tanda bukti
pengendali.j) Mengembalikan 1 (satu) lembar pengantar kepada
2. Pengurusan Naskah Dinas Keluar
pengurusan naskah dinas keluar meliputi kegiatan yang dilaksanakan oleh Tata
Usaha Pengolah dan Unit Kearsipan.a. Tata Usaha Pengolah mempunyai tugas :
1) Mencatat nrit ul', dinas keluar dalam kartu kendali rangkap 3 (tiga)
berwarna Putih, kuning, dan merah'
o
b.
2) Menyampaikan konsep dan net beserta 3 (tiga) kartu kendali kepadapengendali pada Unit KearsiPan.
3) Menyimpan kartu kendali benruarna merah menurut urutan nomor kode.
4) Mengendalikan naskah dinas yang belum selesai pengolahnya dan' menyampaikan naskah dinas yang sudah selesai pengolahnya kepadapenyimpan.
Unit Kearsipan :
Unit Kearsipan melaksanakan kegiatan pengendalian, penyimpanan danpengiriman.1) Pengendali mempunyaitugas :
a) Memberikan nomor urut pada kartu kendali.b) Menyimpan kartu kendali berwarna putih menurut urutan nomor kode.
c) Menyampaikan kartu kendali bennrarna kuning kepada penyimpan.d) Mengembalikan kartu kendali benuarna merah kepada Tata Usaha
Pengolah.e) Mengembalikan konsep yang diterima dari pengirim kepada Tata
Usaha Pengolah.2) Penyimpan mempunyai tugas menyimpan kartu kendali berwarna kuning
menurut nomor kode sebagai pengganti arsip selama naskah dinastersebut masih berada di Unit Pengolah.
3) Pengirim mempunyaitugas :
a) Mengirim net kepada alamat.b) Menyampaikan konsep kepada pengendali.
Penyimpanan Arsipa. Arsip aktif disimpan dan dipelihara pada Unit Pengolah masing-masing.
Cara penyimpanan arsip aktif dilakukan sebagai berikut :
1) Tata Usah Pengolah menyimpan arsip aktif menurut kode klasifikasi.2) Arsip disusun dalam folder (contoh 9 ).
b. Penyimpanan arsip inaktif dipusatkan pada Kearsipan.1) Cara penyimpana arsip inaktif dilakukan sebagai berikut '
a) Penyimpanan menyusun arsip didalam folder menurut urutan kodeklasifikasi.
b) Memasukkan folder kedalam kotak arsip inaktif ( contoh 11) dandisusun secara vertical.
c) Kotak arsip inaktif ditempatkan didalam rak arsip'2) Penyimpanan Kartu Kendali Arsip lnaktif dilakukan :
a) Tata Usah Pengolah menyampaikan arsip inaktif kepadapenyimpan berikut kartu kendali berwarna merah'
b) Penyimpan menyampaikan kartu kendali berwarna kuning kepadaTata Usaha Pengolah sebagai bukti bahwa arsip-arsip inaktifbeserta kartu kendali benvarna merah telah diterima.
c) Penyimpanan arsip biasa dipisahkan dari arsip penting dan arsipyang bersifat rahasia.
4. Penemuan Kembali ArsipCara penemuan kembali arsip dapat dilakukan :
a. Dalam hal diketahui masalahnya, melalui kartu kendali benvarnab. Dalam hal diketahui kode klasifikasinya, melalui kartu kendali
putih.
putih.benrvarna
3.
c. Dalam hal diketahui indeks suratnya melalui kartu kendali berwarnad. Dalam hal diketahui tanggal dan nomor serta asal naskah dinas,
kartu kendali berwarna hijau.e. Dalam hal diketahui nomor urut, melalui daftar kendali.
putih.melalui
5. Peminjaman Arsipa. Peminjaman arsip dilakukan dengan menggunakan tanda bukti pinjaman
(contoh '12).
b. Peminjaman mengisi tanda bukti pinjaman rangkap 3 (tiga) :
1) Lembaran I : disimpan dalam file sebagai pengganti arsip yang
dipinjam.2) Lembaran ll : disertakan pada arsip yang dipinjam.3) Lembaran lll : disimpan sebagai sarana penagihan.
c. Tanda bukti peminjaman ditanda tangani oleh peminjam, petugas yangmelayani peminjaman dan kepala Unit Kearsipan.
d. Peminjaman mengembalikan arsip selambat-lambatnya pada batas waktuyang ditentukan.
e. Penyimpanan wajib menagih arsip yang dikembalikan dalm batas waktuditentukan.
lV. Penyusutan
1. MaksudMaksud penyusutan untuk menghemat tempat penyimpanan dan biaya sertamenghemat waktu dalam usaha penemuan kembali arsip yang disimpan.Penyusutan dilakukan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
2. Tata Cara Penyusutana. Tata Cara Pengolahan :
1) Secara teratur mengadakan penelitian untuk menentukan arsip inaktif.
2) Memisahkan-misahkan arsip yang dapat dimusnahkan dan yang akandikirim ke penyimpanan.
3) Menata arsip inaktif yang akan diserahkan ke penyimpanan dalam filetersendiri.
4) Pada waktu yang telah ditentukan, mengirim arsif inaktif tersebutkepada penyimpanan
b. Unit KearsipanSecara teratur melakukan penelitian arsip yang sudah melampaui jadwal
retensi.
3. Tata Cara Penyerahan ke Unit Kearsipana. Tata Cara Pengolahan
1) Mengirimkan arsip inaktif yang tidak dipergunakan di Unit Pengolahanke penyimpanan dengan menukar kartu kendali warna merah dengankartu kendali warna kuning.
2) Menyimpan kartu kendali kuning.b. Unit Kearsipan
1) Menerima arsip inaktif dari Tata Usaha Pengolahan beserta kartu
kendali warna merah.2) Menyimpan arsip inaktif didalm file dimana kartu kendali warna kuning
semula disimPan.3) Menyerahkan kartu kendali warna kuning kepada Tata Usaha
Pengolah.4) Mencatat dalam daftar pengendali bahwa arsip telah disimpan.
4. Pemusnahan dan Penyerahan Arsip ke Badan Arsip atau Kantor ArsipDaerahPemusnahan dan penyerahan arsip ke Badan Arsip atau Kantor Arsip Daerah
dilakukan setelah mendapat izin dari Bupati.a. Tata Cara Pemusnahan Arsip :
1) Penyimpanan sekali dalam setahun berkewajiban :
b.
a) Meneliti dan memisahkan arsip yang telah melebihi jangka waktuyang telah ditentukan dalam jadwal retensi.
b) Membuat daftar arsip yang berdasarkan jadwal retensi arsip dapatdimusnahkan (contoh 13)
c) Mengumpulkan arsip tersebut dan diajukan ke tim peneliti.d) Memberitahukan kepada Unit Pengolah dengan daftar arsip, bahwa
arsip telah memenuhi jangka waktu yang telah ditetapkan dalamjadwal retensi dan telah disetujui oleh tom peneliti untukdimusnahkan.
2) Proses Pemusnahan Arsip :
a) Tim Peneliti mengajukan permintaan persetujuan tentangpemusnahan arsip kepada Menteri Dalam Negeri.
b) Petugas yang melaksanakan pemusnahan membuat berita acaratentang pelaksanaan pemusnahan arsip (contoh 14)
Tata Cara Penyerahan Arsip ke Badan Arsip atau Kantor Arsip Daerah :
1) Penyimpan menentukan arsip yang akan dikirim ke Badan Arsip atauKantor Arsip Daerah.
2) Kartu kendali warna putih dari arsip tersebut dikumpulkan.3) Arsip tersebut dibuatkan daftar (contoh 15)4) Kartu kendali warna putih beserta daftar penyerahan tersebut
disampaikan kepada tim peneliti.5) Tim Peneliti menentukan arsip yang dikirim ke Badan Arsip atau Kantor
Arsip Daerah.6) Arsip yang telah dinilai Tim Peneliti beserta kartu kendali benararna
putih dan daftarnya dikirim ke Badan Arsip atau Kantor Arsip Daerah.7) Penyerahan ke Badan Arsip atau Kantor Arsip Daerah, dilengkapi
berita acara penyerahan (contoh 16) ditanda tangani oleh pejabatdalam lingkungan pemerintah provinsi atau pemerintah kabupatenyang ditunjuk dan oleh pejabat Badan Arsip atau Kantor Arsip Daerah.
Cara pengisian kartu kendali surat masuk:Diisikan indeks masalah naskah dinasDiisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasiDiisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendali
Diisikan ringkasan dari naskah dinasDiisikan dari mana naskah dinas tesebut diterimaDiisikan tanggal naskah dinas yang diterimaDiisikan nomor naskah dinas.Diisikan jumlah lampiran naskah dinasDiisi unit pengolah rnana yang akan menyelesaikanmasalah.Diisikan tanggal naskah dinas diteruskan kepada unitpengolahDiisikan catatan yang diperlukan atau keterangan yangperlu dicatatDiisikan paraf petugas penerima surat di unitpengolah.
Diisikan indeks masalahDiisikan kode klasifikasi menurut pola klasifikasiDiisikan nomor urut berdasarkan daftar pengendaliDisiskan ringkasan dari naskah dinas
Diisikafi alamat yang dituju.Diisikan unit pengolah yang menyelesaikan masalah
Diisikan indeks masalah ke 2Diisikan kode klasifikasi masalah ke 2Diisikan isi ringkas masalah ke 2Disiskan kode masalah pertamaDiisikan nomor urut karfu kendaliDiisikan catatan yang diperlukan
lndeks Kode
PerihaUlsi Ringkas
Lihat: No. urut:
Caiatan
Contoh :4
BUKU PENGENDALI SURAT MASUK
No.Urut
Asal Surat NomorSurat
TanggalSurat
Perihal DiteruskanKepada Yth.
Hariltgl.diteruskan
1
2.aJ.
4.5.
6.
7.
8.
9.10.
Cara pengisian kartu kendali tunjuk silang:
1. Kolom Nomor Urut2. Kolom asal surat3. Kolom nomor surat4. Kolom perihal/ringkasan5. Kolom diteruskan6. Hariltanggal diteruskan
Diisikan nomor urut surat masuk
Diisikan asal suratDiisikan nomor surat masukDiisikan perihaUringkasan isi surat
Diisikan kepada siapa surat dinas diteruskanDiisikan hari dan tanggal diteruskan
Contoh:5
BUKU PENGENDALI SURAT KELUAR
No.Urut
Unit Pengolah TanggalSurat
Nomor Suratkeluar
Perihal Tujuan Surat Keterangan
I2.a-r.
4.5.
6.7.
8.
9.
10.
Cara pengisian kartu kendali tunjuk1. Kolom Nomor Urut2. Kolom Unit Pengolah3. Kolom nomor surat4. Kolomperihal/ringkasan5. Kolom diteruskan6. Kolom Keterangan
silang:Diisikan nomor urut surat keluarDiisikan pengolah /pencipta surat
Diisikan nomor surat keluarDiisikan perihaUringkasan isi surat
Diisikan kepada siapa surat dinas ditujukan
Diisikan keterangan bila diperlukan : lampiran dll'
Contoh 6
LEMBAR DISPOSISI
PEMERINTAH KABUPATEN BALANGAN
KAIYTOR PERPUSTAKAAN, DOII & ARSIP DAERAIIAlamat : Jln. A. Yani Km' 1 Kel,rahan Parinpln Kota Telp/Fa* t (0
PERENCANAANMeliputi rencana pembangunan rima tahun, rencana kerja rtahunan,]ygka panjang
.2j- tal.m dan perenc anaan umum Departemen DalamNegeri, Klasifikasikan disini proyek_proyek p"_U*grru,DUK'DIK.DUP'DIP raporan fisik dan t.ourrg* proyek p.-uurrg;urr,Siap tender, pemborong dan sebagainya
.1 Renstra
.11 Renja
!? Bantuan pembangunan daerah tambahan kode wilayah.13 Bappeda.2 Perencanaan / proyek bidang peralatan.3
.4 Perpustakaan/dokumentasi/kearsipan/sandi
.41 Bidangperpustakaan
.42 Bidang dokumentasi
.43 Bidang kearsipan
.44 Bidang sandi
.5
.6 Organisasi/ketatalaks anaan
.61 Struktur
.62 Pembagian fungsi dan tugas
.7 Penelitian
.71 Survey
.72 Laporan
BIDANG PEMERINTAHANKlasifikasikan disini : proyek prasarana fisik pemerintahanTambahkan perincian 100 pada 051Contoh : proyek kepenjaraan : 05 1.g6
BIDANG POLITIK
BIDANG KEAMANAN DAN KETERTIBANTambahkan perincian 300 pada 053Contoh : Proyek kepagar-prajaan : 053.31 1
BIDANG KESEJAHTERAAN RAKYATTambahkan perincian 400 pada054Contoh : Proyek resentlement desa :054.671BIDANG PEREKONOMIANTambahan perincian 500 pada 055Contoh : Proyek pasar :055.112
.5
.6
446
047
048
049
0s0
.1
051
052
053
054
055
056 BIDANG PEKERJAAN UMUMTambahan perincian 600 pada 056
057 BIDANG PENGAWASAN
058 BIDANG KEPEGAWAIAN
059 BIDANG KEUANGAN
060 ORGANISASI / KETATALAKSANAAN.1 program kerja
061 ORGANISASI INSTANSI PEMERINTAHAN (STRUKTURORGANISASD
.1 Susunan dan Tata Kerja
.2 Tata Tertib Kantor, Jam Kerja, Absensi.3 Uraian Tugas
067 PELAYANAN UMUM.1 Standartpelayanan.2 Kopentensi pelayanan.3 pembinaan pelayanan
068 Kopentensi Jabatan
069 Analisis Formasi Jabatan
070 PENELITIAN.1 Perizinanpenelitian
071 RISET
072 SURVEY
073 KAJIAN
074 KERJASAMA PENELITIAN DENGAN PERGURUAN TINGGI
075 DEPARTEMEN
076 NON DEPARTEMEN
077 PROPINSI
078 KABUPATEN / KOTA
079 KABUPATEN / KOTA
O8O KOMPERBI{SI/RAPAT/SEMINAR
081 GUBERNUR
082 BUPATI / WALIKOTA
083 KOMPONEN ESELON LAINNYA
084 KLINJLINGAN KERJA
085 INTERNASIONAL DI DALAM NEGERI
086 TNTERNASIONAL DI LUAR NEGERI
087 STUDY KOMPARATIF
088 .1 RAKOR TINGKAT PROVINSI
.2 RAKOR TINGKAT KAB./KOTA.
.3 RAKOR KEC./KEL.
089 MUSRENBANG
O9O PERJALANAN DINAS
091 PERJALANAN PRESIDEN / WAKIL PRESIDEN KE DAERAH
092 PERJALANAN MENTERI KE DAERAH
093 PERJALANAN PEJABAT TINGGI (PEJABAT ESELON I)094 PERIALANAN DINAS KEPALA DAERAH PROVINSI
095 PERJALANAN DINAS KEPALA DAERAH KABUPATEN/KOTA
096 PERJALANAN DINAS KETUA/ ANGGOTA DEWAN
097 PERIALANAN DINAS PEJABAT DAERAH DALAM DAERAH.1 perjalanan Dinas Sekda.2 Perjalanan Dinas Kepala SKPD.3 Perjalanan Dinas Eselon III dan IV.4. PerjanananDinas staf/pelaksana
097 PERJALANAN DINAS PEJABAT DAERAH KELUAR DAERAH.1 perjalanan Dinas Sekda.2 Perjalanan Dinas Kepala SKPD.3 Perjalanan Dinas Eselon III dan IV.4. PerjanananDinas staf/pelaksana
098 PEzuALANAN PEJABAT DAERAH KELUAR NEGEzu
099 PERJALANAN PEGAWAI KE LUAR NEGERI
100
PEMERINTAHAN
1OO PEMERINTAHAN
lOO PEMERTNTAHANMeliputi:TataPtala,Legislatif,Exsecutif,Yudikatif,HubunganLuarNegeri
PEMBINAAN PAHLAWANPahlawan Meliputi Penghargaan Kepada Pahlawan TunjanganKepada Pahlawan dan JandanyaPerintis KemerdekaanMeliputi : Pembinaan, Penghargaan dan Tunjangan Kepada perintisCacat Veteran
KESEJAHTERAAN SOSIAL
Raskin
BlT/bantuan langsung TunaiBantuan Korban bencana
SUMBANGAN SOSIAL
Korban BencanaPencarian dana Untuk Sumbangan Meliputi :
Penyelen g g ar aal Undian, Ketangkasan, B azar dan seb againya
Panti AsuhanPanti JompoBantuan Mesjid ltempat ibadahBantuan PendidikanBantuan PengobatanBantuan Lain
454
.1
.2a.J
.4
.5
455
.1
.2a
.4
.5
457458459
460
46r
.1
.2
.J
.4
462
.1
,2a.J
.4
463
.1
,2
464
.1
.2
a.J
465
.J
466
.1
)
.J
.4
.5
.6
.7
.8
.1)
467 BIMBINGAN SOSIAL
.1 Bimbingan Tuna Susila
'2 Bimbingan pengangguran
468 PMI
.1 Donor Darah
.2 Sumbangan Darah
469 MAKAM
Perizinan pemakaman/alkah
.1 Umum
.2 Pahlawan
.3 Khusus Keluarga, Raja
.4 Krematorium
.5 Santunan kematian
470 KEPENDUDUKAN
471 PENDAFTARAN PENDUDUK
.1 Identitas Penduduk
.11 Biodata
.12 Nomor Induk KePendudukan
.13 Kartu Tanda Penduduk
.14 Kartu Keluarga
.15 Advokasi Identitas Penduduk
.2 Perpindahan Penduduk Dalam Wilayah Indonesia
.21 Perpindahan Penduduk WNI
.22 Perpindahan Penduduk wNA dalam wilayah Indonesia
.23 Perpindahan Penduduk wNA dan wNI Tinggal Sementara
.3 Perpindahan Penduduk Antar Negara
.31 Penduduk Indonesia ke Luar Negara
.32 Orang Asing Tinggal Sementara
.33 Orang Asing Tinggal TetaP
.34 Perpindahan Penduduk Antar Negara di Wilayah Pembatasan Antar
Negara (Pelintas Batas Tradisional).4 Pendaftaran Pengungsi dan Penduduk Rentan
.41 Akibat Bencana Alam
.42 Akibat Kerusuhan Sosial
.43 Pendaftaran Penduduk Daerah Terbelakang
.44 Pendaftaran Penduduk Rentan
472 PENCATATAN SIPI
.1 Kelahiran, Kematian dan Advokasi
.11 Kelahiran
.12 Kematian
.13 Advokasi Kelahiran dan Kematian
.2 Perkawinan, Perceraian dan Advokasi
.21 Perkawinan Agama Islam
.22 Perkawinan AgamaNon Islam
.23 Perceraian Agama Islam
.24 Perceraian AgamaNon Islam
.25 Advokasi Perkawinan dan Perceraian
.3 Pengangkatan, Pengakuan dan Pengesahan Anak Serta Perubahan dan
Pembatalan Akta dan Advokasi.31 Pengangkatan Anak.32 Pengakuan Anak.33 Pengesahan Anak.34 Perubahan Akta.35 Pembatalan Akta
.36 Pengurusan Pengangkatan, Pengakuan dan Pengesahan Anak Serta
Perubahan dan Pembatalan Akta.4 Pencacatan.41 Akibat Kelahiran.42 Non Perkawinan.43 Non Akibat Perkawinan
.44 Kelahiran
.45 Perubahan WNI ke WNA
473 INFORMASI KEPENDUDUKAN
.1 Teknologi Informasi
.11 Perangkat Keras
.12 Perangkat Lunak
.13 Jaringan Komunikasi Data
.2 Kelembagaan dan Sumber Daya informasi
.21 Daerah Maju
.22 Daerah Berkembang
.23 Daerah Terbelakang
.3 Pengolahan Data KePendudukan
.31 Pendaftaran Penduduk
.32 Kejadian Vital Penduduk
.33 Penduduk Non Registrasi
.4 Pelayanan Informasi Kependudukan
.41 Media Elektronik
.42 Media Cetak
.43 Outlet
474 PERKEMBANGAN PENDUDUK
.1 Pengarahan Kuantitas Penduduk
.11 Struktur Jumlah
.12 Komposisi
.13 Ferttilitas
.14 Kesehatan ReProduksi
.15 Morbiditas Penduduk
.16 Mortalitas Penduduk
.2 Pengembangan Kuatitas Penduduk
.21 Anak dan remaja
.22 Penduduk Usia Produktif
.23 Penduduk Usia Lanjut
.24 Gender
.3 Penataan Persebaran Penduduk
.31 Migrasi Antar WilaYah
.32 Migrasi Intemasional
.33 Urbanisasi
.34 Sementara
.35 Migrasi Non Permanen
.4 Perlindungan dan Pemberdayaan Penduduk
.41 Pengembangan Sistem Perlindungan Penduduk
.42 Pelayanan Kelembagaan Ekonomi
.43 Pelayanan Kelembagaan Sosial Budaya
.44 PartisiPasi MasYarakat
.5 Pengembangan Wawasan Kependudukan
.51 Pendidikan Jalur Sekolah
.52 Pendidikan Jalur Luar Sekolah
.53 Pendidikan Jalur MasYarakat
.54 Pengembangan Berwawasan Kependudukan
475 PROYEKSI DAN PENYELESAIAN KEBI.IAKAN
KEPENDUDUKAN
.1 Indikator KePendudukan
.1 1 Perumusan penetapan dan Pengemb angaflIndicator Kependudukan
.12 Pemanpaatan Indikator Kependudukan
.13 SosialisasilndikatorKependudukan
.2 Proyeksi Penduduk
.21 Peny'usunan dan Pengembangan Proyeksi Penduduk
.22 Pemanpaatan Proyeksi Penduduk
.3 Analisis DamPak kePendudukan
.31 Penyusunan dan Pengembangan Analisis Dampak Kependudukan
.21 Ganti Rugi Tanah Kelebihan ( Meliputi Sengketa Ganti RugiTanah Kelebihan )
.22 Sengketa Ganti Rugi Tanah Absentee ( Meliputi Sengketa GantiTanah Absentee )
.23 Ganti Rugi Tanah Partikelir Sengketa ( Meliputi Ganti Rugi TanahPartikelir )
593 PENGURUSAN HAK - HAK TANAH
.1 Penyusunan Program dan Bimbingan Teknis
.11 Sewa Tanah
.t2
.2
.21
.22a
.31
.32
.JJ
.34
.35
.36
.3 I
.4
.4t
.42
.43
.44
.45
.5
.51
.52
.54
.55
.6
.7
.71,
.8
.81
.82
.83
s94
.1
.11
.t2
.13
.t4
.2a.J
.4
595
.1
.2
.J
.4
596
597
598
s99
Sewa Tanah untuk Tanaman tertentu : Tebu,corhourusHak MilikPeroranganBadan HukumHak PakaiPeroranganWarga Negara IndonesiaWargaNegara AsingBadan HukumBadan Hukum IndonesiaTanah Gedung - gedung NegeriTanah -tanah Gedung NegeriGuna UsahaPerkebunan BesarPerkebunan RakyatPeternakanPerikananKehutananHak Guna BangunanPeroranganBadan HukumBadan Hukum Asing Belanda-PRK No. 5/65Pemulihan Hak ( Pen Pres 4011960 )Hak PengelolaanSengketa TanahPeradilan Perkara TanahPencabutan dan Pembebasan TanahPencabutan HakPembebasan TanahGanti Rugi Tanah
PENDAFTARAN TANAH
PengukurarVPemetaanFotogrametriTerristrisTriangulasiPeralatanDana Pengukuran (Permen Agraria No..61/1965)SertifikatPejabat Pembuat Akte Tanah
LAHAN TRANSMIGRASI
Tata Guna TanahLandreformPengukusan hak-hak TanahPendaftaran Tanah
Tembakau, Rosela
600
PEKERJAAN UMT]MDAN KETENAGAAN
600 PEKERJAAI{ UMUM DAN KETENAGAAN
600 PEI(ERJAAN UMUM & KETENAGAAN601 TATA BANGLINAN, KONSTRUKSI, INDUSTRI KONTRUKSI
602 Pemilihan rekanan/pemborong
.1 Lelang
.2 Penunjukan
.3 Prakualifikasi
.31 Daftar Rekanan Mampu (DRM)
.32 Tanda Daftar Rekanan (TDR)
603 ARSITEKTUR
.1 Perencanaan
.2 Bule print
.3 Rencana Anggaran Biaya
604 BAHAN BANGUNAN
.1 Tanah dan Batu seperti: Batu Belah, Steen Slaag, Split, dan sebagainya
.2 Aspal : Aspal Buatan, Aspal Alam (Butas)
.3 Besi dan Logam lainnya
.31 Besi Beton
.32 Besi Profil (Konstruksi)
.33 Paku
.34 Aluminium. Profil
.4 Bahan-bahan Pelindung dan Pengawet (cat, Tech ril, pengawet Kayu)
.5 Semen
.6 Kayu
.7 Bahan Penutup Atap (Genting, Asbes Gelombang, Seng, dansebagainya)
.8 Alat-alat Penggantung dan Pengunci
.9 Bahan-bahan Bangunan lainnya
605 INSTALASI
.1 Instalasi Bangunan
.2 Instalasi Listrik
.3 lnstalasi Air/Sanitasi
.4 Instalasi Pengatur Udara
.5 Instalasi Akustik
.6 Instalasi Cahaya/Penerangan
606 KONSTRUKSI PENCEGAHAN
.l Konstruksi Pencegahan Terhadap Kebakaran
.2 Konstruksi Pencegahan Terhadap Gempa
.3 Konstruksi Pencegahan Terhadap Angin/Udara/Panas
.4 Konstruksi Pencegahan Terhadap kegaduhan
.5 Konstruksi Pencegahan Terhadap Gas / Eksplosive
.6 Konstruksi Pencegahan Terhadap Serangga
.7 Konstruksi Pencegahan Terhadap Radiasi Atom
607
608
609
610 PENGAIRAN6II IzuGASI
.1 Bangunan Waduk
.2 Saluran
.31 Saluran Induk
.32 Saluran Sekunder
.33 Suplesi
.34 Tersier
.35 Saluran Kwarter
.36 Saluran Pasangan
.37 Saluran Tertutup/Terowongan
.38 Box Tersier
.39 Got Miring
.310 Talang
.31 1 Gorong-gorong
612 FOLDER
.1 Tanggul Keliling
.11 Tanggul
.12 Bangunan Penutup sungai
.13 Jembatan
.2 Bangunan Pembawa
.21 Saluran
.2ll Saluran Muka
.212 Saluran Pembawa Induk
.213 Saluran Pembawa Sekunder
.22 Stasiun Pompa Pemasukan
.23 Bangunan Bagi
.24 Gorong-gorong
.25 Syphon
613 PASANG SURUT
.1 Bangunan Pembawa
.11 Saluran
.111 Saluran Pembawa Induk
.112 Saluran Pembawa Sekunder
.113 Saluran Pembawa Tersier
.Il4 Saluran Penyimpanan Air
.12 Bangunan Pintu Pemasukan
.2 Bangunan Pembuang
.2I Saluran
.2ll Saluran Pembuang Induk
.212 Saluran Pembuang Sekunder
.213 Saluran Pembuang Tersier
.214 Saluran Pengumpul Air
.22 Bangunan Pintu Pembuang
.3 Bangunan lainnya
.31 Kolam Pasang
.32 Saluran
.321 Saluran Lalu lintas
.322 Saluran Muka
.33 Bangunan
614 PENGENDALIAN SLINGAI
.1 Bangunan Pengaman
.11 Tanggul Banjir
.12 Pintu Pengatur Hujan/Banjir
.1,3 Klep Pengatur Hujan/Banjir
.14 Tembok Pengaman Talud
.15 Krib
.16 Kantung Lumpur
.17 Check Dam
.18 Syphon
.2 Saluran Pengaman
.2I Saluran Banjir
.22 Saluran Drainage
615 AIR TANAH
.1 Stasiun Pompa
.2 Bangunan Pembawa
.3 Bangunan Pembuang
.4 Bangunan Lairrrrya
6t7
618
6t9
620 JALAN621 JALAN KOTA
.1 Daerah Penguasaan
.11 Tanah
.12 Tanaman
.13 Bangunan
.2 Bangunan Sementara
.21 Jalan Sementara
.22 Jembatan Sementara
.23 Kantor Proyek
.24 Gudang Proyek
.27 Rumah
.3 Badan Jalan
.31 Pekerjaan Tanah (Eath Work)
"r-
.4 Perkerasan
.41 Lapis Pondasi Atas
.42 Lapis Pondasi Bawah
.43 Lapis Permukaan
.5 Drainase
.51 Parit
.52 Gorong-gorong (Culvert)
.6 Trotuir
.61 Tanah
.62 Perkerasan
.63 Pasangan
.7 Median
.7I Tanah
.72 Tanaman
.73 Perkerasan
.8 Daerah Samping
.81 Tanaman
.82 Pagar
.9 Bangunan Pelengkap dan Pengamanan
.91 Rambu-rambu/Tanda-tanda Lalu lintas
.92 Lampu Penerangan
.93 Lampu Pengatur Lalu Lintas
.94 Patok-patok KM
.95 Patok-patok R.O.W (Sempadan)
.96 Pagar
.98 Turap Penahan
.99 Bronjong
622 JALAN LUAR KOTA
.1 Daerah Penguasaan
.11 Tanah
.12 Tanaman
.13 Bangunan
.22 Jembatan Sementara
.23 Kantor Proyek
.24 Gudang Proyek
.25 Barak Kerja
.26 Laboratorium Lapangan
.27 Rumah
.3 Badan Jalan
.31 Pekerjaan Tanah
.32 Stabilisasi
.4 Perkerasan (Pavement)
.41 Lapis Pondasi
.42 Lapis Pondasi Bawah
.43 Lapis Permukaan
.5 Drainase
.51 Parit
.52 Gorong-gorong (Culvert)
.61 Tanah
.62 Perkerasan
.7 Median
.71 Tanah
.72 Tanaman
.73 Perkerasan
.74 Pasangan
.8 Daerah Samping
.81 Tanaman
.82 Pagar
.91 Rambu-rambu / Tanda lalu Lintas
.92 Lampu Penerangan
.93 Lampu Lalu Lintas
.94 Patok-patok KM
.95 Patok-patok ROW (Sempadan)
.97 Pagar
.98 Turap Pengaman
623 BANDAR UDARA
624
625
626
627
628
629
630 JEMBATAN631 JEMBATAN PADA JALAN KOTA
.1 Daerah Penguasaan
.2 Jembatan sementara.
.25 Barak Kerja
.26 Laboratorium Lapangan
.27 Rumah
.3 Pekerjaan Tanah (Earth Work)
.31 Galian Tanah
.32 Timbunan Tanah
.4 Pondasi
.41 Pondasi Kepala Jembatan
.42 Pondasi Pilar
.43 Pondasi Angker
.5 Bangunan Bawah
.51 Kepala Jembatan.52 Pilar.53 Piloon.54 Landasan.6 Bangunan.61 Gelagar.62 Lantai.63 Perkerasan.64 Jalan Orang / Trotoir.65 Sandaran.66 Talang Air.l Bangunan Pengaman.71 Turap/Penahan
632 JEMBATAN PADA JALAN LUAR KOTA
633
634
635
636
637
638
639
640 BANGUNAN
641 BANGTINAN PEMERINTAH
.l Gedung Pengadilan
.2 Rumah Pejabat Negara
.3 Gedung DPR
.4 Gedung Balai Kota
.5 Penjara
.6 Perkantoran
.7 Publik Space
.8.
.9
642 BANGLINAN PENDIDIKAN
.1 Taman Kanak-kanak
.2 SD dan Sekolah Menengah
.3 Perguruan Tinggi
.4 Taman Bacaan
643 BANGUNAN REKREASI
.1 Bangunan Olah Raga
.2 Gedung Kesenian
.3 Gedung serba guna
644 BANGTINAN PERDAGANGAN
.1 Pusat Perbelanjaan
.2 Gedung Perdagangan
.3 Bank
.4 Perkantoran
645 BANGUNAN PELAYANAN UMUM
.1 Mandi, Cuci, Kakus (MCK) Umum
.2 Gedung Parkir
.3 Rumah Sakit
.4 Gedung Telkom
.5 Terminal Angkutan Udara
.6 Terminal Angkutan Air
.7 Terminal Angkutan Darat
.8 Bangunan Keagamaan
.9
646. BANGUNAN PENINGGALAN BERSEJARAH.l Monumen.2 Candi.3 Keraton.4 Rumah Tradisional.5 Musium.6 Cagar Budaya.7
Untuk memahami pola klasifikasi terlebih dahulu harus memahami perincian pertama,kedua, dan ketiga. Selanjutnya perlu memahami hubungan antara masalah dengan anakmasalahnyapada pola umum dengan memperhatikan efek dari prinsip berjenjang.Tiap kode, kecuali kode pokok masalah pada rincian pertarra, merupakan bagian dansubordinat dan kode atasnya. Untuk mendapatkan gambaran yang benar tentang masalahharus diketahui bahwa 421.31 merupakan bagran dat'. 4l2bagian dari 410 dan 410 bagiandari 400.Contoh:800 Kepegawaian820 Mutasi823 Mutasi Kenaikan Pangkat823.3 Kenaikan Pangkat Golongan IIIRincian masalah merupakan bagian / sub ordinat dari masalah diatasnya. Subsub masalahmerupakan sub masalah masalah diatasnya, dan seterusnya.Contoh:823.3 Menjelaskan Rincian masalah mutasi kenaikan pangkat Golongan III, 823.3
merupakan sub ordinat dari masalah 823 yang menjelaskan mutasi kenaikanpangkat, 823 merupakan bagian dari masalah yang menjelaskan masalah mutasi,820 merupakan sub ordinat dari 800 yang menjelaskan pokok masalah.
Untuk dapat mengklasifikasikan surat dengan kode yang setepat-tepatnya haruslahdipahami benar masalah yang dikandungnya, dari sudut pandangan mana masalah itudisajikan.Untuk menentukan masalah dalam suatu Naskah Dinas tidak mudah pada umumnyaperihal mewakili isi atau masalah dalam suatu Naskah Dinas, namun sering ditemui jugaperihal tidak mewakili/menunjukan isi Naskah Dinas oleh karena itu sebelummenentukan kode, harus membaca dan memahami masalah yang dikandung dalam surat.Harus selalu ingat, bahwa penemuan kembali surat banyak sekali tergantung padaketepatan pemberian kode.Banyak surat yang mengandung lebih dari satu masalah. Masalah-masalah itu dapatmerupakan masalah yang terpisah satu sama lain atau masalah yang saling berkaitan.Dalam menghadapi hal yang demikian itu berhati-hati memilih masalah yang akanditentukan menjadi masalah pokok.Masalah yang dipilih haruslah yang paling berat tekanannya dan harus diyakini benarbahwa masalah itulah yang dikemukakan dalam penemuan arsip.Pemberian kode masalah dapat ditetapkan secara umum atau lebih terperinci. MasalahPeraturan Kabupaten/Kota dapat secara berturut-turut diberi kode :
188.342 Peraturan188.34
c. 188.3
d. 188
2.
J.
4.
a.
b. Peraturan DaerahPeraturanP eraturan perundang-undangan
Untuk instalasi yang besar dapat mempergunakan pemberian kode dimaksud huruf (a)
sedangkan makin kecil sesuatu instansi dapat mempergunakan kode dimaksud huruf (b)atau huruf (c) yang lebih sederhana, dan untuk instansi keci, misalnya Kecamatan dapatmempergunakan kode dimaksud huruf (d).
5. Kode PembantuKode pembantu merupakan kode pelengkap yang tidak dapat dipakai tersendiri, tetapiditambahkan di belakang kode yang memerlukan perincian lebih lanjut.Dengan ditambahkaffiya kode pembantu, maka kode dapat memberikan ekstra padaarsip.Contoh:591 Tata Guna Tanah591.02 Penelitian TataGunaTanah
413.1 Pemukiman Kembali pendudukKode Pembantu seminar
413.106 Seminar Pemukiman Kembali penduduk6. Menyusun Kode
Untuk memperoleh kode yang lebih spesifik, kode-kode masalah yang satu dapatdigabungkan kode-kode masalah yang lain. Cara penggabungan ini dapat dilihatcontohnya pada kode 050 dan 700.Perencanaan maupun proyek pembangunan dapat meliputi semua bidang kegiatan, olehkarena itu untuk memperoleh kode yang terperinci maka kode 050 dapai disambungkandengan seluruh perincian kode dalam pola dari 000 sampai dengan 900.Begitu juga pengawasan 700 yang meliputi bidang apapun dapat digabungkan denganperincian kode dalam pola.
9. Ada beberapa masalah yang dapat diklasifikasikan dengan dua macam kode, dan keduaduanya sama-sama benar.Contoh:i. Peraturan Pemerintah Tentang Pensiun, biasanya diklasifikasikan dengan kode 188.31
Peraturan Pemerintah atau 822.08 peraturan tentang pensiun masalah pemberhentiandengan pensiun (882), ditambah dengan kode pembantu untuk peraturan perundang-undangan (08).Cara ini dimaksudkan untuk memberi keleluasaan pada penataan berkas. Jikapenataan berkas akan dilakukan dengan cara pengelompokan semua jenis peraturanperundang-undangan, maka arsip diklasifikasikan tanpa kode pembantu, tetapi jikapenataan berkas dilakukan berdasarkan masalahnya, maka yang diklasifikasikan ialahmasalahnya ditambah dengan kode pembantu.
10. Tunjuk SilangJika dijumpai surat yang mengandung dua masalah tersebut dan mempunyai tekananyang sama beratnya, maka dapat diatasi dengan jalan membuat kartu tunjuk silang. Surattersebut diklasifikasikan dengan dua kode dan diisikan pada kartu tunjuk silang.Dengan demikian maka penemuan kembali surat dimaksud dapat dilakukan dari dua arah.Surat tentang : o'Persawahan untuk Transmigran" dapat diberi kode 521.5 (persawahan)dengan tunjuk silang : 475 (transmigran) atau sebaliknya. Perlu diperhatikan, bahwapenggunaan tunjuk silang terbatas pada masalah yang memang sangat penting.
11. Indeks kaitanUntuk memudahkan menyelusuri kode-kode disusun indeks kaitan. Indeks kaitan initerdiri dari himpunan nama-nama masalah dan kaitannya yang terdapat dalam polaklasifikasi, yang disusun urutan abjad dengan diikuti kodenya. Jadi dalam masalah,sedangkan dalam pola klasifikasi ada di depannya. Indeks kaitan dimaksudkan untuk