1 JABATAN KERJA RAYA HULU TERENGGANU MANUAL PELAKSANAAN EKSA (5S) EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM VERSI 1.0-2015 DISEDIAKAN OLEH JAWATANKUASA PROMOSI EKSA (5S) JKR HULU TERENGGANU DILULUSKAN OLEH ……………………………….. JURUTERA DAERAH JKR HULU TERENGGANU TARIKH KUATKUASA 10 JUN 2015
24
Embed
JABATAN KERJA RAYA HULU TERENGGANUjkrht.terengganu.gov.my/files/EKSA/ManualPelaksanaanEKSA.pdf · 1 jabatan kerja raya hulu terengganu manual pelaksanaan eksa (5s) ekosistem kondusif
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
JABATAN KERJA RAYA
HULU TERENGGANU
MANUAL
PELAKSANAAN EKSA (5S)
EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM
VERSI 1.0-2015
DISEDIAKAN OLEH JAWATANKUASA PROMOSI
EKSA (5S) JKR HULU TERENGGANU
DILULUSKAN OLEH
………………………………..
JURUTERA DAERAH
JKR HULU TERENGGANU
TARIKH KUATKUASA 10 JUN 2015
2
KANDUNGAN
Bil Perkara Mukasurat
BAHAGIAN 1 4
1.1 TUJUAN 4
1.2 LATARBELAKANG 4
1.3 KONSEP 5S 4
1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA 5
BAHAGIAN 2:PELAKSANAAN EKSA(5S) DI JKR HULU
TERENGGANU
6
2.1 DASAR EKSA (5S) 6
2.2 OBJEKTIF EKSA (5S) 6
2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S) 6
2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA EKSA (5S) 7
a.Jawatankuasa Induk EKSA (5S) 7
b.Peranan Jawatankuasa Induk EKSA (5S) 7
c.Peranan Jawatankuasa Latihan EKSA (5S) 8
d.Peranan Jawatankuasa Audit EKSA (5S) 8
e.Peranan Jawatankuasa Promosi EKSA (5S) 8
f.Peranan Penyelaras dan Setiausaha EKSA (5S) 9
g.Peranan Fasilitator EKSA (5S) 9
2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) JKR HULU TERENGGANU 9
2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S) 10
3
Bil Perkara Mukasurat
BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA(5S) 11
3.1 KOMPONEN KEPERLUAN PELAKSANAAN 11
KOMPONEN A:KEPERLUAN UTAMA 11 - 13
KOMPONEN B:RUANG TEMPAT KERJA/PEJABAT 13 - 17
KOMPONEN C:TEMPAT UMUM 18 - 21
KOMPONEN D:KESELAMATAN PERSEKITARAN 22 - 23
KOMPONEN E:KAWASAN PERSEKITARAN 23 - 24
PENUTUP 24
4
BAHAGIAN 1
1.1 TUJUAN
Tujuan Manual ini disediakan bagi memberi panduan kepada warga Jabatan Kerja Raya Hulu
Terengganu (JKRHT)dalam melaksanakan EKSA 5S (Ekosistem Kondusif Sektor Awam) bagi
menghasilkan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif. Manual ini adalah
sebagai piawaian tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima sahaja
namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada kesesuaian di peringkat zon.
1.2 LATARBELAKANG
EKSA 5S telah diamalkan di sektor kerajaan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja
yang selesa, kemas dan selamat. Amalan ini dapat mewujudkan persekitaran kerja yang
berkualiti secara sistematik dan praktikal, dan dengan itu mengurangkan pembaziran dari
segi masa, ruang dan sebagainya, justeru menjimatkan kos operasi.
1.3 KONSEP 5S
5S merupakan istilah asal dalam Bahasa Jepun, yang jika diterjemahkan ke Bahasa Melayu
dan Bahasa Inggeris akan membawa maksud seperti yang dinyatakan di dalam jadual di
bawah:
Bahasa
Jepun
Bahasa
Malaysia
Bahasa
Inggeris
Maksud Contoh
Seiri Sisih Sort Menyisih barang-barang yang
tidak perlu.Mengasingkan dan
melupuskan barang-barang
yang tidak diperlukan di
tempat kerja secara sistematik
Membuang
sampah
Seiton Susun Set in Order
Kekemasan: Menyusun barang-
barang yang diperlukan secara
kemas dan sistematik supaya
mudah diambil dan
Dikembalikan di tempat asal
selepas digunakan.
Mencapai
dokumen dalam
tempoh 30 saat.
Seiso Sapu Shine Pembersihan: Membersihkan
dan memeriksa tempat kerja
secara terperinci supaya tiada
debu atau kotoran di atas
lantai, peralatan dan
persekitaran tempat kerja.
Tanggungjawab
harian untuk
pembersihan
ruang dan
peralatan kerja
individu.
Seiketsu Seragam Standardise
Keseragaman: Mewujudkan
piawaian amalan terbaik di
tempat kerja dan memastikan
piawaian tersebut dipatuhi di
samping memastikan tempat
kerja itu bersih
dan teratur sepanjang masa.
Tempat
penyimpanan
peralatan dan
dokumen yang
jelas.
5
Shitsuke Sentiasa
Amal
Sustain Disiplin: Melatih pekerja untuk
mengamal sistem Amalan 5S
secara berterusan supaya
menjadi
tabiat dan budaya kerja
organisasi.
Lakukan Amalan
5S secara harian.
1.4 PENJENAMAAN SEMULA EKSA (EKOSISTEM KONDUSIF SEKTOR AWAM)
EKSA (5S) merupakan penjenamaan semula konsep Amalan 5S oleh Pihak MAMPU untuk
digunapakai dan diamalkan di Sektor Awam.Penjenamaan semula ini mula digerakkan pada
tahun 2013 bertujuan untuk meningkatkan prestasi antara agensi kerajaan,Mewujudkan
Identiti sendiri mengikut acuan tempatan,Memperagakan imej baru agensi sektor
awam,kekal relevent dan memenuhi keperluan semasa (penjimatan tenaga dan kitar
semula).
Diantara objektif penjenamaan semula EKSA adalah seperti berikut:
a.Mewujudkan imej koperat di Sektor Awam
b.Menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif
c.Merangsang kepelbagaian agensi
d.Memupuk kreativiti dan inovasi dikalangan wargakerja sektor awam
e.Mempertingkatkan penjimatan tenaga serta kitar semula (Go Green)
Faedah pelaksanaan EKSA
a.Mewujudkan persekitaran tempat kerja berkualiti (Bersih,Kemas dan Rapi)
b.Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan organisasi
d.Mengenalpasti,mengurang dan menghapuskan pembaziran
e.Meningkatkan imej agensi sektor awam
f.Menjana idea kreatif di kalangan warga Agensi
g.Meningkatkan semangat kerja berpasukan
h.Meningkatkan disiplin warga Agensi
i.Meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan
j.Mewujudkan piawaian kerja yang jelas
6
BAHAGIAN 2:PELAKSANAAN EKSA (5S) DI JKR HULU TERENGGANU
2.1 POLISI EKSA (5S)
Kami akan sentiasa melaksanakan perkara yang betul, di tempat yang betul pada masa
yang tepat, meminimumkan pembaziran dan menjadi terbuka kepada transformasi.
2.2 OBJEKTIF EKSA (5S)
Mewujudkan Persekitaran Kerja yang bersih, kemas, kondusif dan selesa
Mengamalkan kerja berpasukan, disiplin dan profesionalisma
Penghasilan perkhidmatan dan Produk yang Berkualiti
mempertingkatkan kecemerlangan organisasi
Memenuhi tahap kepuasan pelanggan
2.3 LOGO DAN SLOGAN EKSA (5S)
EKSA SETIAP HARI
7
2.4 PENUBUHAN JAWATANKUASA
a.JAWATANKUASA INDUK EKSA (5S)
b.PERANAN JAWATANKUASA INDUK EKSA (5S)
i. Menentukan hala tuju keseluruhan dalam pelaksanaan 5S.
ii. Membentuk pelan pelaksanaan.
iii. Menentukan belanjawan dan mengenalpasti sumber-sumber kewangan.
iv. Menetapkan polisi, peraturan dan garis panduan.
v. Mengenalpasti ahli-ahli jawatankuasa, pemudahcara dan ketua-ketua zon.
vi. Menetapkan sistem penghargaan dan anugerah.
vii. Mengawas dan menilai kemajuan perlaksanaan (dengan bantuan JK Audit)
viii. Memberi galakan untuk penyertaan dalam aktiviti 5S (dengan bantuan JK Promosi).
ix. Melatih dan membimbing pekerja ke arah pembentukan amalan-amalan 5S (dengan
bantuan JK Latihan).
8
c.PERANAN JAWATANKUASA LATIHAN EKSA (5S)
i. Mengenalpasti dan merancang program latihan dan kesedaran kepada warga JKRHT.
ii. Menyediakan pelan latihan bagi memupuk kefahaman konsep dan Amalan 5S kepada
semua warga kerja JKRHT.
iii. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuh
aktiviti Amalan 5S serta amalan peningkatan kualiti yang lain. (Keperluan latihan yang
diperlukan boleh dirujuk kepada hasil keputusan audit aktiviti Amalan 5S).
iv. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberi peluang untuk menghadiri latihan.
d.PERANAN JAWATANKUASA AUDIT EKSA 5S
i. Menyediakan kriteria senarai semak proses audit dan garis panduan pelaksanaan audit.
ii. Melantik juruaudit dalaman EKSA 5S.
iii. Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA 5S.
iv. Mencadangkan penambahbaikan terhadap kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti
semasa proses audit.
v. Melakukan pemeriksaan dan tindakan susulan jika perlu.
vi. Menyediakan laporan keseluruhan audit kepada Jawatankuasa Induk EKSA 5S.
vii. Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa mengikut keperluan.
viii. Memastikan aktiviti EKSA 5S dijalankan secara sistematik dan berterusan.
e.PERANAN JAWATANKUASA PROMOSI EKSA 5S
i. Menyediakan pelan perlaksanaan aktiviti promosi amalan 5S.
ii. Memastikan pelaksanaan pelan promosi ke arah membina kesedaran Amalan 5S kepada
semua warga kerja dalam organisasi.
iii. Merancang dan memperuntukkan perbelanjaan bagi memastikan aktiviti promosi dapat
dilaksanakan sebagaimana yang dirancang.
iv. Merancang dan menganjurkan pertandingan 5S (kebersihan, poster, banner dan lain-
lain).
v. Mencadangkan ganjaran yang bersesuaian kepada yang layak
vi. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.
vii. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran 5S di kalangan warga kerja
kepada Jawatankuasa Induk Amalan 5S.
9
f.PERANAN PENYELARAS DAN SETIAUSAHA EKSA 5S
i. Menjadi urusetia mesyuarat Jawatankuasa Induk EKSA 5S JKRHT;
ii. Menyelaraskan Program EKSA 5S JKRHT;
iii. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S;
iv. Mencatat dan menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA 5S
v. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit; dan
vi. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA 5S dalam organisasi.
g.PERANAN FASILITATOR EKSA 5S
i.Membantu jawatankuasa latihan,promosi dan Audit didalam aspek teknikal implimentasi
Amalan EKSA (5S) di JKR HULU TERENGGANU.
ii.Sebagai tempat rujukan berkenaan Amalan EKSA (5S)
2.5 PENUBUHAN ZON EKSA (5S) DI JKR HULU TERENGGANU
Tujuan pewujudan zon 5S adalah untuk memudahkan pelaksanaan dan pengawasan amalan
5S. Senarai 4 zon yang terlibat di dalam pelaksanaan 5S di bawah JKRHT ialah:
BIL NAMA ZON UNIT/BAHAGIAN
1 ZON PENTADBIRAN
(OREN)
BAHAGIAN PENTADBIRAN, KEWANGAN DAN SEMUA
BAHAGIAN DI ARAS 2
2 ZON BANGUNAN
(BIRU)
BAHAGIAN BANGUNAN DAN SEMUA BAHAGIAN DI ARAS
BAWAH, PARKIR KENDERAAN & PONDOK PENGAWAL
3 ZON JALAN
(KUNING)
BAHAGIAN JALAN DAN SEMUA BAHAGIAN DI ARAS 1
4 ZON DEPO
(HIJAU)
SEMUA BAHAGIAN DI PEJABAT LAMA DAN DEPO
10
2.6 KEPERLUAN ZON EKSA (5S)
a. Membentuk Jawatankuasa Pelaksana Zon 5S seperti struktur di bawah:
b. Peranan Jawatankuasa Pelaksana Zon
i. Membentuk hala tuju dan pelan perancangan di peringkat Unit/Bahagian;
ii. Membentuk jawatankuasa di peringkat Unit/Bahagian;
iii. Mengenalpasti sub-zon (aras-aras) pelaksanaan EKSA 5S;
iv. Melaksana aktiviti-aktiviti EKSA 5S di peringkat Unit/Bahagian;
v. Memantau pelaksanaan EKSA 5S Unit/Bahagian; dan
vi. Memastikan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S sepertimana yang digariskan di
peringkat JKR HULU TERENGGANU.
c. Memastikan semua anggota dalam zon adalah ahli zon
d. Menyediakan Sudut Zon EKSA 5S (Maya atau Fizikal) di tempat yang stratergik
e. Menyedia dan mengemaskini Fail Zon
11
BAHAGIAN 3:TINDAKAN PELAKSANAAN EKSA (5S)
Penekanan terhadap pelaksanaan EKSA 5S ini terbahagi kepada 6 komponen utama yang
merangkumi keseluruhan persekitaran tempat kerja di JKRHT iaitu:
a.Keperluan Utama Perlaksanaan
b.Ruang Tempat Kerja/Pejabat
c.Tempat Umum
d.Keselamatan Persekitaran
e.Kawasan Persekitaran fasiliti
f.Tempat Khusus
3.1 KEPERLUAN UTAMA PERLAKSANAAN
KOMPONEN A
KOMPONEN AKTIVITI TANGGUNGJAWAB
A1 Menyediakan Manual atau Garispanduan selaras
dengan dasar EKSA (5S) Agensi
JK Induk EKSA 5S
A2 Menyebarkan Manual/Garispanduan serta Dasar
EKSA 5S dan memastikan semua wargakerja
memahaminya
JK Induk EKSA 5S
(melalui penyelaras)
A3 Memastikan Amalan EKSA 5S dipatuhi dan
diimplimentasi oleh semua wargakerja Agensi
JK Induk EKSA 5S
(melalui JK Audit)
A4 Memastikan Dokumentasi berkaitan EKSA 5S
disusun dengan teratur dan sentiasa dikemaskini
i.Minit Mesyuarat EKSA 5S
ii Surat Lantikan Jawatankuasa
iii Laporan Aktiviti Jawatankuasa
Penyelaras (JK Induk)
Setiausaha (JK
Latihan,Promosi dan
Audit)
Setiausaha (JK Zon)
A5 Mewujudkan keseragaman pelaksanaan EKSA 5S
seperti manual/garispanduan yang dibangunkan
oleh Agensi
JK Induk EKSA
A6 Menyedia dan memaparkan SUDUT EKSA 5S
ditempat yang stratergik (secara Fizikal atau
Maya) dan mengandungi perkara-perkara
berikut
i.Dasar EKSA 5S Jabatan
ii Carta Organisasi
iii Gambar Aktiviti SEBELUM dan SELEPAS
iv Pelan Lantai
v Gantt Chart semasa
vi Infomasi/Hebahan EKSA 5S
vii Tarikh Kemaskini sudut EKSA 5S
Ketua Zon
12
A7 Membentuk dan melantik Jawatankuasa
pelaksana EKSA 5S yang terdiri sekurang-
kurangnya 3 Jawatankuasa seperti berikut
i.JK Latihan
ii JK Promosi
iii JK Audit
JK Induk EKSA (untuk
JK peringkat Induk)
Ketua Zon (untuk JK
peringkat Zon)
A8 Merancang dan melaksana program/aktiviti
EKSA 5S secara berkala seperti:
i.Menyedia dan kemaskini Gantt Chart aktiviti 5S
ii Menyebar Maklumat Latihan,promosi dan Audit
iii Melaksana Program EKSA 5S
JK Induk EKSA
JK Latihan
JK Promosi
JK Audit
JK Zon
A9 Penglibatan Pengurusan Atasan sebagai
penaung/penasihat EKSA 5S
JK Induk EKSA
A10 Penglibatan Pengurusan Atasan dalam aktiviti 5S