Inventarierea Elementelor de Activ si Pasiv
- Cuprins -
Cap. I. ASPECTE GENERALE PRIVIND INVENTARIEREA
1.1. Definitia inventarierii 31.2. Clasificarea si functiile
inventarierii4
1.3. Metode de inventariere15
Cap. II.ORGANIZAREA INVENTARIERII
2.1. Responsabilitati privind organizarea si desfasurarea
lucrarilor de inventariere 17
2.2. Masuri organizatorice, modul de efectuare a inventarierii,
documentele n care se consemneaza rezultatele inventarierii20
Cap. III.SOLUTIONAREA SI REGULARIZAREA REZULTATELOR
INVENTARIERII
3.1. Stabilirea si regularizarea diferentelor dintre stocurile
faptice
si cele sriptice 36
3.2. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate
la
inventariere la gestiunile de imobilizari corporale42
3.3. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate
la
inventarierea stocurilor
3.3.1. Minusuri n gestiune si modul de solutionare a acestora
44
3.3.2. Plusuri n gestiune si modul de solutionare a acestora
57
3.4. Regularizarea valorii valutelor 60
3.5. Regularizarea veniturilor si cheltuielilor60
3.6. Regularizarea drepturilor de creanta fata de clienti si
debitori62
3.7. Constituirea, suplimentarea, diminuarea sau anularea
provizioanelor
3.7.1. Constituirea provizioanelor63
3.7.2. Suplimentarea, diminuarea sau anularea
provizioanelor68
Cap. IV.
STUDIUL DE CAZ PRIVIND INVENTARIEREA
PATRIMONIULUI LA "S.C. MARIA S.R.L."
4.1. Prezentarea firmei S.C. MARIA S.R.L.70
4.2. Inventarierea patrimoniului S.C. MARIA S.R.L.76
4.3. Valorificarea rezultatelor inventarierii..94
BIBLIOGRAFIE
111
CAP. IASPECTE GENERALE PRIVIND INVENTARIEREA
1.1. Definitia inventarierii
Din punct de vedere a teoriei contabile, inventarierea este un
procedeu de autocontrol, prin care datele contabile sunt aduse
periodic la nivelul realitatiin sistemul de organizare a
contabilitatii pe baza de norme legale, inventarierea este
obligatorie pentru toti agenti economici si este definita ca
ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta elementelor
de activ si pasiv, cantitativ si valoric dupa caz prezente n
patrimoniul societatii la data la care aceasta se efectueaza, n
vederea stabilirii situatiei reale a patrimoniului fiecarei
unitati, inclusiv a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu,
apartinnd altor persoane juridice sau fizice, cu scopul ntocmirii
bilantului contabil care se asigure o imagine fidela, clara si
completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor
obtinute.Inventarierea nu este necesara doar elaborarii bilantului
ci n reluarea manierei n care este gestionat patrimoniul, a
situatiei acestuia la un moment dat n ansamblu sau numai a unor
elemente de patrimoniu.Pe lnga stabilirea situatiei reale, prin
inventariere se mai verifica daca sistemul de evidenta a functionat
n mod corespunzator, precum si calitatile profesionale si morale
ale persoanelor carora li s-a incredintat gestionarea
patrimoniului. De asemenea, se determina gradul de utilizare a unor
bunuri (uzura fizica, morala) stadiile de fabricatie (produse
finite, semifrabicate, produse n curs de executie) cheltuielile
efectuate n avans, veniturile ncasate n avans, gradul de
solubilitate a unor titluri de creanta, realizarea obligatiilor
fata de persoane fizice sau juridice.Inventarierea patrimoniului se
afla ntr-o strnsa legatura cu celelalte proceduri ale metodei
contabile si constituie procedura de constatare, descriere si
evaluare a existentei fizice a elementelor patrimoniale, pe care
trebuie sa se fundamenteze imaginea fidela a informatiei contabile
privind situatia patrimoniului.Inventarierea este un procedeu
utilizat de mai multe discipline economice. Astfel inventarierea
este o tehnica indispensabila al controlului financiar si cea mai
importanta modalitate de a efectua un control faptic. Ea se
foloseste atunci cnd se verifica realitatea informatiilor cu
privire la elementele patrimoniale consumate n documente, n raport
cu integritatea si existenta lor n realitate. Prin excelenta
inventarierea constituie un demers faptic cuprinznd elemente de
observatie directa
si inspectie fizica. Spre deosebire de acestea inventarierea se
desfasoara dupa reguli prestabilite impuse de actele normative.
Controlul financiar poate efectua sau dispune efectuarea
inventarierii cnd se considera necesara aceasta operatiune, sau n
situatiile prevazute de lege. Ca urmare este necesar sa se
delimiteze inventarierea patrimoniala asa cum este ea definita de
normele contabile, de inventarierea de control, ca modalitate
principala a controlului finaciar faptic. Aceasta delimitare se
poate face dupa caracterul mai larg sau mai restrns al elementelor
care sunt supuse inventarierii si dupa felul n care se declanseaza,
dar fara deosebiri de ordin tehnic.Deci inventarierea patrimoniala
(generala) este un procedeu al metodei contabilitatii, prin care se
constata existenta faptica (fizica), se descriu si se evalueaza
elementele patrimoniale, si extrapatrimoniale cu scopul de a se
stabili situatia reala, cantitativa si valorica a elementelor
respective .
1.2.Clasificarea si functiile inventarierii
Clasificarea inventarierii va fi abordata prin prisma mai multor
criterii:
a) dupa sfera de cuprindere a elementelor patrimoniale si
extrapatrimoniale inventarierea poate fi: completa (generala sau
integrala); partiala;
Inventarierea completa se face obligatoriu la nceputul
activitatii ntreprinderii si cu ocazia ntocmirii bilantului
cuprinznd totalitatea elementelor de activ si de pasiv.
Inventarierea completa cuprinde nu numai mijloacele economice ale
intreprinderii ci si pe cele primite spre pastrare, prelucrare sau
spre folosinta temporara.Inventarierea partiala se refera numai la
o parte a mijloacelor economice ale unei unitati (mijloace fixe,
obiecte de inventar, mijloace banesti).
b) dupa apartenenta bunurilor, creantelor, datoriilor si
disponibilitatilor avem:inventarierea structurilor patrimoniale,
adica a celor asupra carora ntreprinderea are drepturi depline (de
dispozitie de folosinta, de uzufruct) acestea fiind nregistrate n
conturile de bilant;inventarierea structurilor extrapatrimoniale,
adica cele asupra carora ntreprinderea nu are dreptul de dispozitie
(dreptul de a le vinde) aceste structuri figurnd n patrimoniul
altor ntreprinderi si se afla temporar n folosinta altor
ntreprinderi n momentul inventarierii. Acestea sunt nregistrate n
conturi n afara bilantului, n conturi de ordine si evidenta,
mijloace fizice luate n chirie, valori materiale n custodie sau
spre pastrare, angajamente incerte date sau primite.c) dupa
perioadele la care se efectueaza, inventarierea poate fi: initiala;
ocazionala; periodica;Inventarierile initiale se efectueaza la
nceputul activitatii iar cele ocazionale pe parcursul desfasurarii
activitatii, atunci cnd intervin anumite modificari n continutul si
structura mijloacelor economice gestionate.
d) dupa reglementarea legala inventarierile pot fi :
inventariere obligatorie (cea prevazuta de Legea Contabilitatii nr.
82/1991 si de Regulamentul de aplicare a legii contabilitatii);
inventariere facultativa (cea dispusa de conducerea ntreprinderii
atunci cnd este necesara n afara prevederilor legii);Inventarierea
facultativa poate fi efectuata spre exemplu la schimbarea
gestionarului n vederea cunoasterii stocurilor la anumite structuri
cu scopul de a lua anumite decizii;
e) dupa modalitatea de efectuare a inventarierii sunt:
inventarierea totala care se ntinde asupra tuturor sortimentelor ce
formeaza un element patrimonial (sortimente de materiale ,
sortimente de produse) sau asupra tuturor sortimentelor dintr-o
gestiune indiferent de natura lor (mijloace fixe, obiecte de
inventar, materiale); inventariere prin sondaj care cuprinde numai
sortimente sau numai unele din bunurile aflate n patrimoniul
unitatii;f) n functie de conditiile n care se desfasoara avem:
inventariere ordinara care are de regula un caracter normat,
planificat; inventariere extraordinara care este impusa de anumite
situatii de exceptie;g) dupa scopul urmarit inventarierea mbraca
mai multe forme: inventariere pentru controlul gestionarilor;
inventariere pentru schimbare de pret; inventariere
statistica;Inventarierea pentru controlul gestionarilor se
efectueaza prin constatare faptica a existentei valorilor materiale
si banesti ncredintate gestionarilor, a structurii si vechimii lor
inclusiv a modului de pastrare si depozitare n scopul asigurarii
integritatii acestora;Inventarierea pentru schimbare de pret se
efectueaza n scopul stabilirii stocurilor faptice care urmeza a fi
supuse reevaluarii;Inventarierea statistica se efectueaza periodic
pentru cunoasterea structurii, marimii si vechimii
stocurilor;Scopurile principale pentru care se efectueaza
inventarierea sunt:1) stabilirea situatiei reale a patrimoniului
fiecarei unitati, prin aplicarea principiului prudentei, n vederea
ntocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine
fidela, clara si completa a patrimoniului,stabilirea situatiei
financiare si a rezultatelor obtinute.2) verificarea realitatii
bunurilor primite n gestiune, stabilirea eventualelor lipsuri si a
persoanelor vinovate de acest lucru si luarea masurilor n vederea
recuperarii pagubelor.Inventarierea ndeplineste mai multe functii
dintre care cele mai semnificative sunt: 1) functia de control a
concordantei dintre informatiile furnizate de contabilitate si
realitate;2) functia de stabilire a situatiei nete si a
rezultatului exercitiului;3) functia de calcul si evidenta a
stocurilor, consumurilor si a vnzarilor. Aceste functii sunt
prezentate sistematic n schema urmatoare:
1) functia de control a concordantei dintre informatiile
furnizate de contabilitate si realitate are rolul de a asigura
integritatea bunurilor materiale de orice fel, si a valorilor
banesti la locurile de depozitare si pastrare. Desi presupune ca
activitatea de receptie si depozitare, pastrare si manipulare a
bunurilor materiale este corect organizata si se desfasoara conform
normelor legale, totusi din motive obiective ntre soldurile
scriptice si cele faptice pot sa apara diferente n plus sau n
minus. Deci prin functia de control se urmareste n principal
determinarea diferentelor dintre stocurile scriptice si cele reale,
apoi cauzele care le-au generat, precum si persoanele implicate n
producerea lor.
Diferentele pot fi de natura cantitativa sau calitativa;
diferentele cantitative pot fi n realitate n plus sau n minus fata
de evidenta scriptica. Diferentele cantitative n minus, adica
soldurile scriptice, sunt mai mari dect cele reale si constituie
lipsuri din gestiune; aceste lipsuri pot fi la rndul lor
justificate sau n curs de justificare. n cazul n care stocul faptic
este mai mare dect stocul scriptic apar diferentele n plus.
Att lipsurile ct si plusurile din gestiune pot avea cauze
multiple. Daca este vorba de bunuri materiale, ambele situatii se
pot intlni att n procesul de aprovizionare, manipulare ct si n cel
de desfacere.
Astfel lipsurile pot fi generate de proprietatile fizico-chimice
ale bunurilor materiale, pot fi cauzate de uscare, oxidare,
evaporare, scurgere; de factori naturali cu caracter distructiv
(calamitati naturale), de forta majora sau fortuita.
Alte cauze care pot provoca lipsurile sunt:
valorile materiale si banesti ce sufera transformari de genul
celor mentionate n paragraful anterior pe durata transportului,
manipularii, si depozitarii, pierznd sau cstignd n substanta utila
indiferent de gestionar, sau ceea ce este grav prin aportul
deliberat al acestora;
n anumite gestiuni sau la anumite sortimente de bunuri au loc
sustrageri sub diferite forme, furturi, risipa, proasta gestionare
etc;
unele documente primare se omit cu ocazia nregistrarilor n
contabilitate, se nregistreaza de mai multe ori sau se nregistreaza
eronat, denaturnd astfel stocurile scriptice; personalul care
gestioneaza sau manipuleaza valori materiale sau banesti, este
neglijent sau nepriceput sau chiar rau intentionat;- la unele
sortimente stocurile au devenit de prisos, fara miscare, greu
vandabile sau nevandabile, sunt cu termenul de valabilitate depasit
sau sunt neutilizabile;-n alte cazuri comenzile de productie n curs
sunt anulate datorita renuntarii de catre beneficiari - clienti iar
unele proiecte de cercetare si investitii sunt abandonate din
diferite motive;- pe parcursul unei perioade de gestiune se pot
produce calamitati naturale sau intervin cazuri de forta majora
acestea modificnd activele patrimoniale; cheltuielile facute n
avans, respectiv veniturile ncasate n avans; cheltuielile facute n
avans sunt: reparatiile capitale la imobilizarile corporale,
abonamente la diferite publicatii, abonamente radio TV, chirii; n
categori ncasarilor n avans intra: redevente, locatiile de
gestiune, vnzarile de locuinte cu plata n rate, abonamente ncasate
n avans, asigurarile ncasate n avans.2) Functia de stabilire a
situatiei nete si a rezultatului exercitiului. Inventarierea
mpreuna cu balanta de verificare, constituie procedeu al metodei
contabilitatii care permite att nceperea exercitiului contabil ct
si ncheierea acestuia.Pe baza inventarierii si respectiv a balantei
de verificare n care rezultatele inventarierii se regasesc n
conturile contabile se deschid la nceputul exercitiului si tot pe
baza lor se ncheie si se definitiveaza bilantul. Cu ajutorul
inventarierii se certifica realitatea patrimoniului, determinndu-se
situatia neta a acestuia. Situatia neta a patrimoniului se
stabileste ca diferenta ntre activele si obligatiile stabilite prin
inventariere :
Relatia este:Comparnd situatia neta de la nceputul perioadei cu
situatia neta de la ncheierea perioadei se obtine situatia neta de
la sfarsitul acesteia care exprima rezultatul net.
Functia tine seama de necesitatea aplicarii principiului
prudentei si determina valoarea actuala a bunurilor, creantelor si
datoriilor reflectate in bilant. Totodata prin aceasta functie a
inventarierii se creeaza premisele dimensionarii corecte a
obligatiilor financiare si fiscale ale unitatii catre stat si alti
creditori.
3.)Functia de calcul si evidenta a stocurilor, consumurilor si
vnzarilor. Exista anumite situatii n care stabilirea stocurilor nu
se poate face dect prin efectuarea n prealabil a
inventarierii.Unitatile patrimoniale care folosesc pentru evidenta
stocurilor metoda inventarului intermitent, sau metoda global
valorica (de regula n comert) pentru a fi n posesia informatiilor
referitoare la situatia stocurilor, a cheltuielilor, generate de
consumul anumitor stocuri nu au alta cale dect procednd la
inventarierea gestiunilor.Principalele conturi folosite n
contabilizarea operatiunilor cu marfuri sunt: ct. 371 " Marfuri ",
ct. 607 "Cheltuieli privind marfurile" si ct. 707 "Venituri din
vnzarea marfurilor". Alte conturi ce pot interveni n operatiunile
cu marfuri sunt: ct. 401 "Furnizori", ct. 4426 "TVA deductibila" -
la operatiunile de achizitie a bunurilor si ct. 4111 "Clienti", ct.
4427 "TVA colectata", conturi care intervin n contabilizarea
vnzarii marfurilor.Contul 371 "Marfuri" este un cont de activ, cont
de stocuri, n debitul sau se nregistreaza intrarile de marfuri, iar
n credit iesirile de marfuri, soldul debitor reprezentnd valoarea
marfurilor aflate n patrimoniul unitatii la cost de
achizitie.Iesirea marfurilor din patrimoniu, n general prin vnzare,
reprezinta de fapt "consumul" acestor bunuri. De aceea iesirea
marfurilor determina cresterea cheltuielilor cu marfurile deci
debitarea contului 607 "Cheltuieli privind marfurile".Sumele
ncasate sau de ncasat (n cazul operatiunilor de vnzare pe credit
comercial) reprezinta venituri din vnzarea marfurilor, nregistrate
n creditul contului 707 "Venituri din vnzarea marfurilor". n
functie de corectitudinea cu care s-a efectuaut inventarierea si n
functie de evaluarea stocurilor determinate prin inventariere se
stabilesc apoi cheltuielile pe care le provoaca iesirile de stocuri
(materii prime, materiale, semifabricate, marfuri,
ambalaje).Tehnica simpla de nregistrare n conturi a structurii si
operatiilor privitoare la marfuri presupune folosirea unui singur
cont numit "Marfuri", cont de activ, care dobndeste o utilizare
foarte simpla: se debiteaza cu intrarile de marfa (achizitiile)
evaluate la cost de achizitie si se crediteaza cu iesirile de marfa
(vnzarile) la pret de vnzare (marfuri vndute la pret de vnzare
MVPV).Soldul contului "Marfuri" poate fi debitor sau creditor
nglobnd valoarea stocului ramas nevndut (stoc final) si valoarea
rezultatului brut al vnzarii. Din acest considerent aceasta tehnica
mai este cunoscuta n literatuta contabila sub denumirea de metoda
globala de contabilitate a marfurilor.n scopul clarificarii
soldului, respectiv de a face ca acesta sa reflecte valoarea
stocului final al marfurilor, periodic (lunar, trimestrial, etc.)
sunt necesare operatiuni de inventariere a marfurilor, si de
stabilire prin calcule a rezultatului brut al vnzarii.Pentru
exemplificarea metodei globale (tehnica simpla) de contabilitate a
stocurilor de marfuri, consideram ca o unitate patrimoniala
efectueaza prin magazinul sau, care comercializeaza un singur
sortiment de marfa "M", urmatoarele operatii economice n luna
ianuarie:
Data
Explicatie operatiune
Cantitate
Cost
Valoare
( buc. )
achizitie
operatiune
01.ian
Stoc initial
10
50.000
500.000
05.ian
Achizitonarea pe credit comercial20
20.000
400.000
10.ian
Vnzare contra numerar
30
15.000
450.000
20.ian
Achizitionarea pe credit comercial
25
11.000
275.000
25.ian
Vnzare contra numerar
10
9.000
90.000
Aprovizionarea pe credit comercial din data de 05.ian si din
20.ian cu costul de achizitie de 400.000 u.m. si 275.000 u.m.,
total 675.000, determina urmatoarea nregistrare :
Vnzarile n cursul lunii n schimbul numerarului sunt efectuate la
pret de vnzare n totalul sumei de 540.000 u.m. (n data de 10.ian
450.000 u.m. si n data de 25.ian 90.000 u.m.), determinnd
urmatoarea operatie contabila
La finele lunii ianuarie contul " Marfuri " se prezinta conform
modelului
Data
Explicatia
Cantitate
Pret unitar
Valoare
01.ian 05.ian 20.ian
Sold initial
Achizitie la cost de achizitie Achizitie la cost de
achizitie
10
2025
50.000
20.000
11.000
500.000
400.000
275.000
TOTAL
55
-
1.175.000
10.ian 25.ian
Vnzare la pret de vnzare Vnzare la pret de vnzare
30
10
15.000
9.000
450.000
90.000
TOTAL
40
-
540.000
31.ian
Sold final debitor
15
21.363,64
320.455
31.ian
Rezultatul vnzarii + profit
314.545
La data de 31.ian, soldul contului "Marfuri" este n valoare de
635.000 lei (1.175.000 - 540.000).n scopul clarificarii situatiei
contului "Marfuri" sunt necesare urmatoarele lucrari contable:
inventarierea stocului de marfuri si evaluarea lui la pret de
achizitie; separarea rezultatului vnzarii de valoarea stocului de
marfa prin calcul;Inventarierea stocului final, conduce la
determinarea unui stoc faptic (fizic) de 15 de bucati din produsul
comercializat de unitatea patrimoniala respectiva, daca nu s-au
produs lipsuri sau plusuri de gestiune, (respectiv 55 buc. stoc
initial + aprovizionari minus 40 buc. vndute n cursul
lunii).Calcului costului mediu ponderat (CMP) se face raportnd
valoarea stocului initial (Vsi) la care se adauga valoarea
intrarilor de marfuri (Vi), la cantitatea existenta n stoc (Qsi) la
care se adauga cantitatea de marfuri (Qi) dupa formula:
Evaluarea stocului final (constatat la inventarul din 31.ian) la
costul mediu ponderat de achizitie se calculeaza nmultind
cantitatea constatata n stoc (QSF), cu costul mediu ponderat astfel
:
CMPstocfinal = QSF x CMP = 15 buc. x 21.363,64 = 320.455
Calculul rezultatului vnzarii marfurilor poate fi facut
astfel:
Rv = (V - SF) - (Si + I)
unde :Rv- rezultatul brut al vnzarii (marja bruta sau marja
comerciala)v - marfurile vndute la pret de vnzare ( MVPV )
nregistrate n rulajul contului "Marfuri " (care contine si
rezultatul brut);SF - stocul final determinat prin inventariere si
evaluat la costul mediu ponderat; Si- sold initial de marfuri la
cost de achizitie, cuprins n rulajul debitor al contului" Marfuri"I
- intrarile de marfuri la cost de achizitie cuprins n rulajul
debitor al contului " Marfuri ".n exemplul anterior calcului
rezultatului brut al vnzarii se face astfel:Rv(MB) = (540.000 +
320.455) - (500.000 + 675.000) = 314.545 lei.n cazul pierderii din
vnzare, rezultatul calculului se nscrie cu semnul (-);
nregistrarile n formula contabila a rezultatului negativ al vnzarii
(marja bruta) de 314.545 lei sunt:
Din contul "Rezultatul exercitiului profit si pierdere" urmeaza
sa se scada celelalte cheltuieli cu distributia (vnzarea)
marfurilor cum ar fi: energia si apa, telecomuncatii, salarii si
contributii pentru protectia sociala, amortizarea imobilizarilor.
Dupa nregistrarea acestora n contul "Rezultatul exercitiului" este
reflectat profitul net (sold creditor) sau pierderea neta (sold
debitor).
1.3. Metode de inventariere
Conform normelor contabile din tara noastra unitatile
patrimoniale si pot organiza contabilitatea analitica a stocurilor
n functie de specificul activitatii, si necesitatile proprii dupa
urmatoarele metode:
1. Metoda cantitativ - valoarica2. Metoda global valorica 3.
Metoda operatiei contabile1. METODA CANTITATIV - VALORICA
n cazul utilizarii acestei metode la locul de depozitare se tine
evidenta cantitativa a stocurilor pe categorii de bunuri, iar la
contabilitate se tine evidenta cantitativ valorica.Verificarea
exactitatii si concordantei nregistrarilor din evidenta depozitelor
cu cele din contabilitate se face prin punctajul perioadei dintre
cantitatile nregistrate n fisele din magazie cu cele din fisele
fiscale de cont analitic de la contabilitate.2. METODA GLOBAL -
VALORICAAceasta metoda consta n tinerea evidentei numai valoric,
att la nivelul gestiunii, ct si n contabilitate.Potrivit acestei
metode, la evidenta operativa a fiecarei gestiuni nu se mai
nregistreaza miscarile de stocuri n fisa de magazie, cantitativ pe
fiecare fel sau sortiment de marfa. Fisele de magazie sunt nlocuite
cu Registrul de gestiune, n care zilnic sunt nregistrate.
3. METODA OPERATIV - CONTABILA
n acest caz la locul de depozitare se tine evidenta cantitativa
a bunurilor materiale pe categorii, iar la contabilitate se tine
evidenta valorica pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe
sau subgrupe de bunuri.Verificarea exactitatii si concordantei
nregistrarilor din evidenta depozitelor cu cele din contabilitate
se face lunar prin evaluarea stocurilor cantitative transcrise din
fisele de magazie n registrul stocurilor.Cap. II ORGANIZAREA
INVENTARIERII2.1. Responsabilitati privind organizarea si
desfasurarea lucrarilor de inventariere.
Articolul 11, aliniatul 3, din Legea contabilitatii nr. 82/1991
republicata prevede ca: "Raspunderea pentru buna organizare a
lucrarilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului
de credit, sau alte persoane care au obligatia gestionarii
patrimoniului".Aceste persoane au obligatia elaborarii si
transmiterii catre comisia de inventariere a instructiunilor scrise
cu privire la modul de desfasurare a lucrarilor de inventariere n
functie de specificul activitatii unitatii.Realizarea lucrarilor de
inventariere revine comisiei de inventariere. Comisia de
inventariere este formata din cel putin doua persoane numite prin
decizie scrisa (semnata de persoanele autorizate amintite
anterior). Decizia trebuie sa cuprinda n mod obligatoriu:
componenta comisiei; numele responsabilului comisiei; modul de
efectuare a inventarierii; gestiunile supuse inventarierii; data de
ncepere si terminare a inventarierii;Inventarierea poate fi
efectuata si de catre o singura persoana n cazul unor unitati
patrimoniale mici cum ar fi societatile comerciale a caror numar de
salariati este de pna la doua persoane iar valorile care trebuiesc
inventariate nu depasesc plafonul stabilit de adminstratia
societatii sau persoane fizice care au calitatea de comerciant.n
anumite cazuri comisiile de inventariere sunt conduse de comisii
centrale care au ca sarcini sa organizeze, supravegheze, si sa
controleze modul de efectuare a operatiunile de
inventariere.Comisia de inventariere pe lnga efectuarea corecta si
la timp a inventarierii patrimoniului, i mai revine si importanta
sarcina de evaluare a elementelor patrimoniale industriale. n acest
sens comisia include si persoane cu pregatire corespunzatoare
economica si tehnica.Pentru efectuarea inventarierii se poate apela
la personal propriu ori la persoane fizice si juridice din afara,
in baza unor contracte de prestarii servicii.Din comisia de
inventariere nu pot face parte:- gestionarii depozitelor supuse
inventarierii;- contabilii care tin evidenta gestiunii
inventariate;Se pot aplica exceptii de la aceste reguli n cazul
unitatilor mici, asa cum au fost ele descrise anterior.nlocuirea
unui membru al comisiei de inventariere se poate face numai prin
decizie scrisa a celui care a numit comisia de inventariere.n
conformitate cu Legea contabilitatii nr. 82/1992 articolul 8.
alineatul 1 si Ordinul nr. 2388/1995 al Ministerului Finantelor,
referitor la aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea
inventarierii, unitatile patrimoniale au obligatia sa efectueze
inventarierea generala a patrimoniului: la nceputul activitatii;
cel putin o data pe an de regula la sfrsitul anului; pe parcursul
activitatii; n timpul fuzionarii, diminuarii sau ncetarii
activitatii;De asemenea inventarierea este obligatorie n
urmatoarele cazuri: n cazul modificarii preturilor; la cererea
organelor de control cu prilejul efectuarii controlului sau a altor
organe prevazute de lege; ori de cte ori sunt indicii ca exista
plusuri sau minusuri n gestiune care nu pot fi stabilite valoric
sau cantitativ dect prin inventariere; ori de cte ori intervine o
predare - primire de gestiune; cu ocazia reorganizarii gestiunilor;
ca urmare a calamitatilor naturale; n unele cazuri de forta majora;
alte cazuri prevazute de legeInstitutiile publice pot solicita iar
Ministarul Finantelor poate aproba, cu avizul Directiilor Generale
ale Finantelor Publice Judetene exceptii de la regula inventarierii
anuale.Daca n situatiile prezentate au fost inventarieate toate
elementele patrimoniale dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de
inventariere anuala, dar numai cu aprobarea ordonatorului de
credit, a administratorului sau a altor persoane care raspund de
gestionarea patrimoniului.De regula inventarierea generala a
patrimoniului se face la ncheierea exercitiului contabil care de
regula corespunde cu sfrsitul anului, avndu-se n vedere nsa
specificul activitatii.Elementele patrimoniale aduse ca aport la
capital de catre asociati sau actionari, se nscriu n registrul
inventar grupate pe conturi. Pentru agenti economici cu activitate
complexa inventarierea se poate efectua si nainte de data de 1
decembrie cu conditia asigurarii cuprinderii rezultatelor
inventarierii n bilantul ntocmit pentru anul respectiv.
Valorile aflate n caseria unitatii patrimoniale, cec-urile,
biletele la ordin, disponiblitatile banesti din conturi se
inventariaza n conformitate cu Regulamentul operatiunilor de casa,
emis de Banca Nationala.Atunci cnd n cadrul regiilor autonome
exista bunuri de proprietate publica, date in administratia
acestora inventarierea bunurilor din aceasta categorie se face
distinct.Daca inventarierea unor gestiuni s-a facut n cursul
anului, n registrul inventar se va cuprinde valoarea stocului
marfurilor inventariate, actualizate cu intrarile si iesirile de
bunuri din perioada cuprinsa ntre data inventarierii si sfrsitul
anului.2.2. Masuri organizatorice, modul de efectuare a
inventarierii, documentele n care se consemneaza operatiunea de
inventariere.
Inventarierea este o operatiune complexa care se deruleaza pe
parcursul mai multor etape: pregatirea inventarierii, inventarierea
propriu-zisa, stabilirea, regularizarea si nregistrarea
rezultatelor inventarierii.A. Pregatirea inventarierii Este o etapa
premergatoare inventarierii propriu-zise, etapa de care depinde
eficienta tuturor operatiunilor care urmeaza. Pentru o buna
desfasurare a operatiunilor de inventariere, trebuie luate anumite
masuri organizatorice care pot fi grupate astfel:a) masuri care
sunt n sarcina administratorilor, ordonatorilor de credit sau a
altor persoane care raspund de administrarea patrimoniului;
b) masuri care trebuiesc a fi luate de catre comisia de
inventariere;a) Conducerea ntreprinderii ia decizii care sa asigure
buna desfasurare a operatiunilor de inventariere, cum ar fi:
gruparea valorilor materiale pe sort - tip - dimensiuni,
codificarea acestora si ntocmirea etichetelor de raft; tinerea la
zi a evidentei tehnico-operative (fise de magazie) si a celei
contabil analitice a valorilor materiale si confruntarea lunara a
acestor evidente; asigurarea personalului necesar pentru
manipularea valorilor materiale, care sunt supuse inventarierii n
vederea sortarii, masurarii, cntaririi, numararii acestora;
asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate
(sortimente, calitate, pret) a unor persoane competente, (din
unitate sau din afara unitatii) care au obligatia de a semna
listele de inventariere pentru atestarea datelor nscrise. dotarea
gestiunii cu aparate si instrumente necesare pentru masurare,
cntarire, si cu mijloace de identificare (cataloage, monstre, sonde
etc.) precum si cu formularele si rechizitele necesare; dotarea
membrilor comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si
sigilare a spatiilor inventariate; dotarea gestiunilor (magazii,
depozite), cu doua rnduri de ncuietori diferite;Listele de
inventariere vizate si parafate de catre directorul economic,
contabilul sef sau alta persoana numita sa indeplineasca aceasta
functie, sunt ridicate de catre seful comisiei de inventariere.
b) Principalele masuri organizatorice care trebuiesc luate de
catre comisia de inventariere: naintea nceperii operatiunilor de
inventariere se ia de la gestionarul raspunzator de gestiunea care
urmeaza a fi inventariata o declaratie scrisa din care sa rezulte
urmatoarele: daca are n gestiune valori materiale si n alte locuri
dect depozitele supuse inventarierii; daca are n gestiune valori
materiale luate n custodie apartinnd unor terte persoane cu sau
fara acte; are cunostinta de plusuri sau minusuri n gestiunea sa;
daca exista n depozit valori materiale nereceptionate n fisele de
magazie, sau marfa care trebuie livrata si pentru care s-au ntocmit
documentele necesare; are documente de primire-eliberare care nu au
fost operate n evidenta gestiunii, sau nu au fost predate la
contabilitate; a primit sau a eliberat din gestiune valori
materiale fara acte legale; detine numerar sau alte hrtii de
valoare rezultate din vnzare;
Se va mentiona, deasemenea n declaratie felul, data, numarul
ultimului document de intrare si de iesire a bunurilor din
gestiune. Declaratia va fi semnata de catre gestionar si de catre
comisia de inventariere. sa identifice toate ncaperile n care sunt
depozitate valorile materiale care urmeaza a fi inventariate; sa
asigure nchiderea si sigilarea ncaperilor supuse inventatrierii n
prezenta gestionarului, ori de cte ori se intrerupe operatiunea si
se paraseste gestiunea; atunci cnd bunurile sunt gestionate de o
singura persoana si sunt depozitate n locuri diferite sau exista
mai multe ci de acces n incinta, acestea se vor sigila nainte de
nceperea operatiunii de invetariere; pe durata inventarierii
documentele ntocmite de comisia de inventariere, se pastreaza n
cadrul gestiunii inventariate n fisiere, dulapuri, casete, ncuiate
si sigilate; sa bareze si sa semneze la ultima operatiune
documentele (fisa de magazie, raport de gestiune) care atesta
intrari respectiv iesiri de valori materiale existente n gestiune
dar nenregistrate si sa dispuna nregistrarea lor n evidenta
scriptica a gestiunii; sa verifice numerarul din casa,
stabilindu-se sumele ncasate n ziua respectiva, solicitnd ntocmirea
monetarului (la unitatile cu amanuntul) si depunerea acestor sume
la caseria unitatii, sa ridice benzile de control de la aparatele
de casa si stampila unitatii, pastrndu-le n siguranta; sa verifice
daca aparatele si instrumentele de masurare si cntarire sunt n buna
stare si daca au fost verificate de organele competente.n situatia
inventarelor inopinate este posibil ca n momentul sosirii comisiei
de inventariere la locul desfasurarii inventarului, gestionarul sa
lipseasca din unitate.
Atunci cnd apare o asemenea situatie, comisia de inventariere va
sigila intrarile si iesirile de la ncaperile care urmeaza a fi
inventariate si va anunta conducatorul unitatii de situatia
aparuta.Conducatorul unitatii are obligatia sa nstiinteze pe
gestionar despre inventarierea ce trebuie facuta, preciznd ziua,
ora si locul fixat pentru nceperea inventarierii.
n situatia n care gestionarul sau reprezentantul acestuia nu se
conformeaza, inventarierea se va desfasura n prezenta altor
persoane numite prin decizie scrisa a conducatorului unitatii care
l va reprezenta pe gestionar .Programul si perioada de inventariere
vor fi afisate la loc vizibil.B. Desfasurarea
inventarieriiInventarierea propriu-zisa se refera la constatarea si
consemnarea existentei faptice prin urmarire, cntarire, sau alte
mijloace a bunurilor, disponibilitatilor, creantelor sau a
datoriilor.
Modul de desfasurare a inventarierii depinde de natura bunurilor
inventariate (bunuri materiale, numerar, disponibil din cont,
creante, datorii etc.) de starea acestora (normala sau deteriorata,
cu termen de garantie depasit etc.) si de apartenenta acestora
(patrimoniale sau extrapatrimoniale).n cazul bunurilor aflate n
ambalajele originale intacte, constatarea faptica se face prin
sondaj, acest lucru precizndu-se n listele de
inventar.Inventarierea lichidelor pentru care stabilirea exacta a
cantitatii nu poate fi facuta prin masuratori sau transvazare a
continutului recipientelor n care sunt depozitate, determinarea
cantitativa se va face prin calcule matematice pe baza densitatii,
volumului, compozitiei, si a altor caracteristici ale produselor,
fie organoleptic fie prin probe de laborator dupa caz.Marfurile de
volum mare sau dimensiuni considerabile (de genul ciment, produse
de cariera) la care inventarierea prin masurare sau cntarire ar
duce la degradarea lor sau ar genera costuri care nu se justifica,
se pot inventaria prin calcule tehnice conform normelor stabilite
de organele n drept, cu mentionarea n procesul verbal de
inventariere a metodelor de calcul utilizate.Prioritate la
inventariere o au produsele care cu grad ridicat de perisabilitate,
asigurndu-se conditii de desfacere a acestora imediat dupa
inventariere.Sculele, uneltele, echipamentul, cazarmamentul aflate
n folosinta angajatilor se inventariaza si se trec n liste separate
specificndu-se persoanele care raspund de pastrarea
acestora.Comisia de inventariere are obligatia sa verifice n timpul
desfasurarii operatiunilor toate locurile unde ar putea exista
bunuri preconizate a fi inventariate.Bunurile si numerarul se
inventariaza la locurile de pastrare sau depozitare prin numarare,
cntarire, masurare. Pe masura ce se constata, se nscriu n lista de
inventar, deschisa pe locuri de inventariere, de depozitare, pe
gestiuni pe categorii de bunuri.Bunurile din patrimoniul
ntreprinderii se inventariaza pe structuri (imobilizari, stocuri,
titluri de valoare). Pentru cele degradate, fara miscare, cu termen
de garantie depasit, se ntocmesc liste de inventariere
separate.Bunurile inventariate apartinnd unor persoane fizice sau
juridice se nscriu n liste separate pe structuri (stocuri de
materii prime, stocuri de marfuri etc .). n cazul valorilor
materiale aflate n custodie, listele de inventar se trimit si
persoanei fizice sau juridice caruia i apartin, n termen de 15 zile
de la terminarea inventarului, urmnd ca proprietarul bunurilor sa
comunice eventualele nepotriviri n termen de 5 zile de la primirea
listelor. n situatia n care exista nepotriviri unitatea detinatoare
este obligata sa clarifice situatia diferentelor respective si sa
le comunice detinatorului.Creantele fata de terti se verifica pe
baza confirmarilor din extrasele conturilor clientilor si
furnizorilor sau a punctajelor periodice cu acestia. n aceasta
regula nu se ncadreaza creantele curente ale agentilor economici
care nu depasesc 1% din totalul creantelor. n cazul creantelor cu
termen mai mare de 6 luni, confirmarea soldului se face n baza unei
adrese cu confirmare de primire.Disponibilitatile n banci se
inventariaza verificnd si confruntnd soldurile scriptice din
conturile corespondente, cu soldurile din extrasele de cont emise
de ntreprinderile la care exista datorii .Disponibilitatile din
caseria unitatii (n lei si n valuta) se inventariaza in ultima zi
lucratoare a exercitiului financiar, dupa nregistrarea tuturor
operatiunilor privind exercitiul respectiv, confruntndu-se
soldurile de casa cu cele din contabilitate.Pentru elementele
patrimoniale aflate la terti cu ocazia inventarierii se fac cereri
de confirmare, iar copii ale acestora se ataseaza la listele de
inventariere.Cladirile se inventariaza prin identificarea lor n
baza datelor nscrise n dosarul fiecarei cladiri si a titlului de
proprietate.n cazul terenurilor se au n vedere schitele de
amplasare si documentele care atesta proprietatea acestora.Pentru
inventarierea licentelor, brevetelor, know-how-urilor, marcilor
necorporale este necesara, constatarea existentei si apartenentei
acestora pe baza titlurilor de proprietate.Cu ocazia inventarierii,
imobilizarile necorporale si corporale aflate n curs de executie se
va preciza pentru fiecare obiect n faza constatarilor la fata
locului denumirea obiectului si descrierea amanuntita a stadiului n
care se afla.Unitatile care executa imobilizari corporale cu forte
proprii vor trece n listele de inventariere a lucrarilor
neterminate, articolele la care nu s-a executat ntregul complex de
lucrari prevazute de procesul tehnologic.n listele de inventariere
separate se mai trec: investitiile puse n functiune total sau
partial carora nu li s-au ntocmit formele de nregistrare ca
mijloace fixe. lucrari de investitii care nu se mai executa fiind
sistate sau abandonate; pentru acestea se vor arata: cauzele
sistarii sau abandonarii; aprobarea de sistare sau abandonare;
masurile care se propun n legatura cu aceste
lucrari;Inventarierea productiei n curs de executie are n vedere
urmatoarele:
produse care nu au trecut prin toate fazele de productie
prevazute de procesul tehnologic; produse care desi au fost
terminate, nu au trecut toate fazele de nregistrare n evidenta
contabila;Se cuprind n acestea categorii de asemenea lucrarile,
serviciile precum si studiile n curs de executie sau neterminate.n
sectorul constructii-montaj se cuprind n cadrul productiei
neterminate: lucrarile si partile de elemente de constructii la
care nu a fost executat ntregul volum de lucrari prevazute n
indicatoarele de norme de lucrari; lucrarile executate, terminate
dar nereceptionate de catre beneficiar;Elementele de natura
mijloacelor circulante (piese de schimb, materiale, semifabricate)
aflate la locurile de munca si nesupuse prelucrarii nu se considera
produse n curs de executie. Ele se vor inventaria separat ntregind
costurile din care provin.Inventarierea productiei neterminate
presupune n principal urmatoarele: colectarea din sectii sau
ateliere a tuturor produselor, deseurilor, ntocmindu-se documente
de constatare; predarea la magazie a tuturor pieselor,
ansamblurilor si agregatelor, a caror prelucrare a fost terminata,
ntocmirea documentelor corespunzatoare; nregistrarea documentelor
de costatare si prezentarea la control a semifabricatelor a caror
utilizare este ndoielnica;Inventarierea productiei n curs de
executie din cadrul sectoarelor auxiliare se face prin stabilirea
gradului de executie a lucrarilor.Lucrarile de reparatii capitale
neterminate se consemneaza n listele de inventariere separat
precizndu-se: denumirea obiectului supus reparatiei, gradul de
executare a reparatiilor, costul de deviz si cel efectiv al
lucrarilor executate. De asemenea se nscriu n liste separate
produsele aflate n executie.Datele privind bunurile inventariate se
nscriu n listele de inventariere, imediat dupa determinarea
cantitatilor respective, n ordinea n care au fost grupate de la
nceput. Se va tine seama de denumirea si unitatile de masura cu
care figureaza n evidenta tehnico-operativa si nu n cea
contabila.Listele de inventariere se intocmesc separat pe locurile
de pastrare sau de depozitare precum si pe gestionari, sau pe
categorii de bunuri astfel: bunurile care nu figureaza n gestiunile
inventariate, dar care au fost gasite cu ocazia inventarului;
bunuri necorespunzatoare (degradate, demodate, depreciate,
dezasortate); bunuri fara miscare sau cu miscare lenta, de
prisos;Este necesar sa se ncheie procese verbale din care sa
rezulte cauzele care au dus la situatiile acestor
bunuri.Consemnarea n listele de inventariere a elementelor
patrimoniale inventariate faptic se face prin nscrierea cu cerneala
sau pix, fara spatii libere si fara stersaturi a valorilor
inventariate n formularul "Lista inventariere " n urma verificarii
existentei fizice a fiecarui bun inventariat. Orice modificare se
certifica sub semnatura de catre persoanele care urmeaza sa semneze
listele de inventariere, spatiile libere dintre liste se
bareaza.Numerotarea bunurilor nscrise n liste se face n continuare
ncepnd cu prima lista. Listele se numeroteaza si se dateaza cu data
cnd a avut loc inventarierea.Atunci cnd pentru imobilizari
corporale sau alte elemente patrimoniale s-au stabilit provizioane
pentru deprecieri, n listele de inventariere se nscrie valoarea
contabila neta a acestora, care se va compara cu valoarea
actualizata stabilita la inventarire.De regula listele de
inventariere se ntocmesc n trei exemplare (un exemplar se scrie de
catre gestionar iar doua exemlpare se scriu la indigo de catre un
membru al comisiei de inventariere). n cazul n care inventarierea
se face n scopul nlocuirii gestionarului, listele se ntocmesc n
cinci exemplare (un exemplar se scrie de catre gestionarul
predator, un exemplar de catre gestionarul primitor iar trei
exemplare la indigo de catre un membru al comsiei de
inventariere).Listele ramn n ncaperea unde a avut loc
inventarierea. La ncheierea inventarierii pe ultima lista de
inventar, gestionarul trebuie sa mentioneze: daca toate valorile
materiale si banesti aflate n gestiunea sa au fost inventariate, si
consemnate n listele de inventariere aflate n gestiunea sa; daca
are obiectii cu privire la efectuarea inventarierii;n situatiile n
care exista obiectii comisia va analiza aceste obiectii, cu privire
la modul de efectuare a inventarierii, iar concluziile se vor
mentiona la sfrsitul listelor de inventariere.Fiecare fila a
listelor de inventar si eventualele corecturi se vor semna att de
catre comisie ct si de catre gestionar. Daca gestiunea este
colectiva listele de inventariere vor fi semnate de catre toti
gestionarii.
EVALUAREA ELEMENTELOR PATRIMONIALE INVENTARIATERezultatele
inventarierii se stabilesc prin compararea datelor din fisele de
inventariere cu cele din evidenta tehnico-operativa si din
contabilitate.nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se
procedeaza la verificarea minutioasa a tuturor stocurilor din
fisele de magazie si a stocurilor din contabilitate. Eventualele
erori se corecteaza nainte de nceperea operatiunilor de stabilire a
rezultatelor inventarierii.Evaluarea elementelor patrimoniale cu
ocazia inventarierii se face la valoarea actuala sau de utilitate a
fiecarui element, denumita valoare de inventar, stabilita n functie
de utilitatea bunurilor n unitatea si pretul pietei.La evaluarea
elementelor patrimoniale se va avea n vedere principiul prudentei
conform caruia nu este permisa supraevaluarea elementelor de activ
si a veniturilor respectiv subevaluarea elementelor de pasiv si a
cheltuielilor. Atunci cnd se constata ca valoarea de inventar
stabilita n functie de utilitate bunului este mai mare dect
valoarea evidentiata n contabilitate, n listele de inventar se va
trece valoarea contabila.Daca valoarea de inventar este mai mica
dect valoarea contabila n listele de inventariere se va trece
valoarea actuala a bunurilor inventariate determinata de utilitatea
bunului respectiv de pretul pietei.n cazul constatarii unor
deprecieri relative (reversibile) trebuie constituit un provizion
care sa reflecte situatia reala, indiferent de situatia economica a
agentului economic, chiar si atunci cnd aceste cheltuieli nu sunt
deductibile fiscal.Atunci cnd se constata deprecieri definitive
(ireversibile) la mijloacele fixe sau obiectele de inventar se va
proceda la constituirea unor provizioane suplimentare n vederea
punerii de acord a valorilor contabile nete, cu valorile stabilite
cu ocazia inventarierii, si care este deductibila din punct de
vedere fiscal.Valoarea de utilitate a creantelor si a datoriilor se
stabilesc n functie de valoarea lor probabila de ncasat respectiv
de plata, impunndu-se totodata constituirea de provizioane pentru
depreciere.Creantele si datoriile n devize se evaluaeaza n functie
de cursul de referinta al Bancii Nationale a Romniei din ziua de 31
decembrie. Diferentele n plus sau n minus, reprezentnd pierderi sau
cstiguri latente fata de cursul oficial, sunt reflectate n
contabilitate prin diferente de curs valutar trecute la venituri
sau cheltuieli (ct. 765, ct. 665).
Creantele si datoriile incerte n litigiu se evalueaza la
valoarea de utilitate stabilita n functie de valoarea lor
probabila, respectiv n functie de plata.Imobilizarile se evalueaza
la valoarea ramasa neamortizata, exceptie facnd cele constatate ca
fiind depreciate, care se vor evalua la valoarea lor
actuala.Titlurile de plasament, titlurile de participatiune,
titlurile imobilizate ale activitatii de portofoliu precum si alte
titluri se evalueaza astfel:
n cazul celor cotate la bursa, la valoarea de cotatie a acestora
din data de 31 decembrie; cele necotate la bursa la valoarea lor
probabila de vnzare;Daca valoarea lor de inventar este mai mica
dect valoarea cu care figureaza n contabilitate se va proceda la
constituirea unor provizioane pentru deprecieri. Toate aceste
titluri se vor evalua tinnd cont de principiul prudentei. Atunci
cnd se apreciaza ca valoarea reala este mai mare dect valoarea
contabila, n listele de inventariere se nscrie valoarea contabila.
n cazul n care se constata deprecieri determinate de nregistrarea
de rezultate financiare necorespunzatoare la unitatile la care sunt
detinute titluri, situatie care conduce la scaderea valorii
probabile de vnzare, n listele de inventariere acestea se evalueaza
la aceasta valoare urmnd a se constitui provizioane pentru
deprecieri.Dupa confirmarea de catre compartimentul de
contabilitate a soldurilor scriptice, rezultatele inventarierii se
nscriu ntr-un proces verbal.n cazul elementelor patrimoniale pentru
care s-au constatat deprecieri si au fost ntocmite liste de
inventariere separate, comisia de inventariere face propuneri
privind :
constituirea de provizioane pentru deprecieri; nregistrarea unor
amortizari suplimentare; cauzele care au determinat aceste
deprecieri;Aceste propuneri se vor prezenta n cel mult trei zile de
la ncheierea operatiunilor de inventariere, conducatorului unitatii
patrimoniale, care n urma avizului directorului economic sau a
contabilului sef si a compartimentului juridic, decide n termen de
cinci zile asupra solutionari propunerilor facute.
DOCUMENTE UTILIZATE PENTRU INVENTARIERE
a) Declaratia de inventariere (cod 14-8-1):-este folosita la:
declaratie scrisa a gestionarului raspunzator de gestiunea
inventariata pe care o prezinta comisiei de inventariere, potrivit
normelor legale;-se ntocmeste ntr-un singur exemplar de catre
gestionar dupa sigilarea locurilor de pastrare a valorilor
materiale si banesti de care rsspunde gestionarul respectiv, sau
acolo unde nu este posibil acest lucru, naintea nceperii
operatiunilor de inventariere;-declaratia de inventariere are
urmatorul circuit: membri comisiei de inventariere semneaza pentru
confirmare a faptului ca declaratia a fost scrisa n fata
comisiei.b) Fisa de magazie (cod 14-3-8) si fisa de magazie (cod
14-38/a) servesc la: -documentul de evidenta la locul de depozitare
a intrarilor si iesirilor si a stocurilor de materiale, cu una sau
doua unitati de masura dupa caz; document de contabilitate
analitica n cadrul metodei operativ - contabile (pe solduri); sursa
de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al
stocurilor de valori materiale;-Fisa de magazie ntr-un exemplar,
separat pentru fiecare fel de material nu circula fiind document de
nregistrare.
c) Factura fiscala (cod 14-4-10/) si factura (cod 14-4-10/aA)
(nenregistrata nca) serveste la: -instrument pe baza caruia se
ntocmeste documentul de decontare a produselor livrate, a
serviciilor prestate, sau a lucrarilor executate; document de
nsotire a marfii pe timpul transportului; document justificativ de
nregistrare n contabilitate a clientilor si furnizorilor unitatii
patrimoniale;-circula: la furnizor la compartimentul desfacere unde
se nregistraza n evidenta operativa dupa care la compartimentul
financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate; La
cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea
operatiunii avnd atasat avizul de nsotire a marfii care a insotit
produsul sau marfa, inclusiv nota de receptie si constatare a
diferentelor, n cazul n care marfa nu a fost insotita de factura pe
timpul transportului, la compartimentul financiar-contabil pentru
nregistrarea n contabilitate;
d) Nota de receptie si constatare de diferente (cod 14-3-la) si
(cod 14-3-1aA) serveste la:- document pentru receptia bunurilor
aprovizionate, document justificativ, pentru ncarcarea n gestiune,
act de proba n litigiile cu carausii, si furnizorii pentru
diferente constatate la receptie;-circula: la gestiune pentru
ncarcarea n gestiune a bunurilor receptionate, la compartimentul
financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate analitica si
sintetica, la unitatea furnizoare si unitate de transport pentru
comunicarea lipsurilor stabilite;
e) Bon de consum (cod 14-3-4a) si Bon de consum (cod 14-3-4/aA)
(nenregistrat nca ) serveste la:- document de eliberare din
gestiune sau de dare n consum a unui singur material sau a mai
multor materiale; document justificativ de scadere din gestiune;
document justificativ de nregistrare n evidenta magaziei si n
contabilitate;-cicula: la magazia de materiale si la compartimentul
financiar-contabil pentru efectuarea nregistrarilor n
contabilitatea sintetica si analitica;f) Registrul stocurilor (cod
14-3-11) serveste ca:- document de evaluare a stocurilor de
materiale si de verificare a concordantei nregistrarilor efectuate
n fisele de magazie si n contabilitate; nu circula fiind document
de nregistrare contabila;g) Registrul inventar (cod 14-1-2) este un
document de grupare a rezultatelor inventarierii. Se ntocmeste la
nfiintarea societatilor comerciale si se complecteaza la terminarea
fiecarui exercitiu financiar si serveste ca: document contabil
obligatoriu de nregistrare anuala si nregistrare a rezultatelor
inventarierii; proba n justitie. Registrul inventar se ntocmeste
ntr-un singur exemplar (dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat
si nregistrat la organul fiscal teritorial) la sfrsitul anului fara
stersaturi si fara spatii libere, pe baza datelor cuprinse n
listele de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea
acestora pe conturi sau grupe de conturi. Nu circula fiind document
de nregistrare contabila.h) Lista de inventariere (cod 14-3-12)
serveste ca:- document de baza pentru stabilirea minusurilor sau
plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri, materiale) si
a altor valori (elemente de trezorerie); document justificativ de
nregistrare n evidenta magaziilor (depozitelor) si n contabilitate
a plusurilor sau a minusurilor constatate; document care sta la
baza ntocmirii Registrului inventar; document centralizator a
operatiunilor de inventariere. -circula: la conducatorul
compartimentului financiar-contabil, la comisia de inventariere, la
gestionar, la conducatorul unitatii.
i) la inventarierea gestiunilor global valorice se folosesc
liste de inventar speciale pentru astfel de gestiuni (cod
14-3-12/a) care servesc ca: document pentru inventarierea
rechizitelor de birou, imprimatelor, elementelor destinate
ambalarii; document pentru inventarierea marfurilor si ambalajelor
aflate n evidenta cantitativ valorica n unitatile cu amanuntul;
document pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor din
gestiunile inventariate; document justificativ de nregistrare n
evidenta de la locurile de depozitare si n contabilitate; document
pentru ntocmirea Registrului inventar; document pentru stabilirea
provizioanelor pentru deprecieri.Lista de inventariere pentru
gestiunile global-valorice se ntocmesc n trei exemplare.
j) Decizia de imputare (cod 14-8-2) a lipsurilor si recuperare a
pagubelor serveste ca: document de imputare a valorii pagubelor
produse de persoanele ncadrate n munca; titlu executoriu din
momentul comunicarii; document de nregistrare contabila;Se
ntocmeste in doua sau mai multe exemplare n functie de numarul
persoanelor raspunzatoare pentru paguba produsa, pe baza actelor de
constatare (procese verbale, referate).Circula: persoana desemnata
pentru acordarea vizei de control financiar preventiv (ambele
exemplare) la compartimentul juridic pentru vizare privind
legalitatea si respectarea realitatii, la conducatorul unitatii
pentru semnarea (ambele exemplare), la persoanele raspunzatoare de
paguba produsa unitatii pentru semnare de luare la cunostinta si de
primire a deciziei de imputare (ambele exemplare).
k) Angajament de plata (cod 14 - 8 - 2 /a) serveste ca:
angajamentul de plata din partea persoanei care a adus un
prejudiciu unitatii patrimoniale; titlu executoriu pentru
recuperarea pagubelor; titlu executoriu pentru executarea silita n
caz de nerespectare a angajamentului;l) Procesul verbal al
rezultatelor inventarierii care va cuprinde urmatoarele elemente:
data ntocmirii; numele, prenumele persoanelor din comisia de
inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de
inventariere; gestiunea inventariata; data nceperii si terminarii
operatiunilor de inventariere; rezultatele inventarierii;
concluziile si propunerile comisiei de inventariere cu privire la
plusurile sau minusurile constatate si persoanele raspunzatoare;
volumul stocurilor depreciate, fara miscare, greu vandabile, fara
desfacere asigurata si propuneri de masuri pentru integrarea
acestora n circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a
obiectelor de inventar de casarea acestora sau casarea unor
stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea,
asigurarea integritatii bunurilor din gestiune; alte apecte legate
de activitatea gestiunii inventariate;Pentru inventariere mai sunt
necesare urmatoarele: decizia de numire a comisiei de inventariere;
contracte de prestari servicii (daca inventarierea nu este
efectuata de catre angajatii proprii); raportul de gestiune (al
gestionarului unitatilor de vnzare cu amanuntul); monetarul
ncasarilor din ziua efectuarii inventarului (la unitatile de vnzare
cu amanuntul); nstiintarea n scris a gestionarului (despre
desfasurarea inventarierii cu ocazia sigilarii); decizia scrisa de
numire a altei persoane care sa asiste n lipsa gestionarului la
inventariere; nstiintare (cu confirmare si confirmare de
nepotriviri de la alte unitati); adrese cu confirmare (a creantelor
cu o vechime mai mare de 6 luni); procese verbale de consemnare a
cauzelor nefolosirii sau deprecierii; extrasul de cont care
serveste la: comunicare si solicitarea de la debitor a sumelor
pretinse ramase neachitate, provenite din relatii
economico-financiare, precum si ca element de conciliere
prealabila; se ntocmeste n trei exemplare de catre compartimentul
financiar-contabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din
contabilitatea analitica. Extrasul de cont circula la conducatorul
compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii
emitente pentru semnare, la unitatea debitoare (exmplarele 1 si 2)
care se restituie unitatii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de
catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului
financiar-contabil; eventualele obiectii se consemneaza ntr-o nota
explicativa;O inventariere se considera de calitate, daca s-au
efectuat situatiile prevazute de lege, clarificnd toate problemele,
daca a avut loc la momentul oportun, nu a necesitat un timp
ndelungat si cheltuieli mari, nu a mpiedicat desfasurarea normala a
activitatii, nu a generat situatii ambigue.n comert spre exemplu
inventarierea nu trebue sa duca la ntreruperea completa a vnzarii
marfurilor, ea trebue sa se desfasoare ntr-o anumita succesiune
cuprinznd unele raioane, lasndu-le pe celelalte sa functioneze
normal, dupa cum n unitatile de productie, pentru a nu ntrerupe
productia trebuie ca nainte de inventariere sa se asigure stocurile
de materiale, semifabricate necesare continuarii activitatii.n
practica n marile magazine, pentru a nu diminua volumul
desfacerilor de marfuri, inventarierea generala se face n perioade
mai mari de un an, plecndu-se de la constatarea ca prin nchiderea
magazinului pierderile ar fi mult mai mari dect de exemplu
pierderile determinate de furturi.
Cap. III
SOLUTIONAREA SI REGULARIZAREA REZULTATELOR INVENTARIERII
nainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la
o verificare minutioasa a exactitatii tuturor stocurilor din fisele
de magazie si a soldurilor din contabilitate pentru bunurile
inventariate. Erorile descoperite cu aceasta ocazie trebuie
corectate operativ, dupa care se procedeaza la stabilirea
rezultatelor inventarierii prin confruntarea cantitatilor
consemnate n listele de inventariere cu cele din evidenta
tehnico-operativa pentru fiecare pozitie n parte, urmnd ca
pozitiile cu diferente sa fie preluate n lista de inventariere
centralizatoare.La inventarierea structurilor patrimoniale pot fi
identificate doua categorii de diferente: diferente ntre stocurile
faptice si stocurile scriptice, denumite si diferene de inventar;
diferente de evaluare a stocurilor faptice, denumite plusuri si
minusuri de valoare;Toate sortimentele structurilor patrimoniale la
care se constata diferente de inventar si minusuri de valoare, se
transpun n liste de inventariere distincte care au coloane
destinate acestui scop.
3.1. Stabilirea si regularizarea diferentelor ntre stocurile
faptice si stocurile scriptice.Stabilirea diferentelor de inventar
se face comparnd stocurile faptice cu cele scriptice (soldurile
conturilor analitice din contabilitate): daca stocul faptic este
mai mare dect stocul scriptic, rezulta un plus de inventar, iar
daca stocul faptic constatat la inventar este mai mic dect soldul
scriptic din contabilitate, rezulta un minus de inventar (o lipsa
de inventar).Diferentele de inventar se regularizeaza n functie de
natura structurilor la care s-au constatat (imobilizari, stocuri,
creante, datorii etc.), de sensul lor (plusuri sau minusuri) si de
cauzele care le-au determinat. De aceea comisia de inventariere
supune aceste diferente de inventar unei analize minutioase,
propunnd conducerii ntreprinderii solutii de regularizare (de
"valorificare") a rezultatelor inventarierii.n cazul diferentelor
de inventar la stocuri, de exemplu, se pot adopta compensari ntre
minusuri si plusuri la sortimente asemanatoare, care prezinta
riscul unor confuzii n manipularea lor, pot fi acordate
perisabilitati, sau pot fi nregistrate plusuri sau minusuri
(imputabile si neimputabile).Obligatia nregistrarii minusurilor sau
plusurilor impune conducerii unitatii obligatia de a ntreprinde
masuri pentru stabilirea adevaratelor cauze care au dus la ivirea
acestora. Plusurile sau minusurile pot fi datorate fie unor cauze
obiective, fie unor fapte ilicite, ambele mprejurari conducnd la
provocarea unor pagube n gestiune.Daca pentru lipsuri n gestiune se
face vinovat gestionarul, atunci minusul de inventar se imputa
acestuia la valoarea de nlocuire. Prin valoare de nlocuire se
ntelege costul de achizitie al bunului respectiv la data
constatarii pagubei, care va cuprinde pretul de cumparare practicat
pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, TVA, cheltuieli
de transport-aprovizionare si alte cheltuieli accesorii necesare
pentru punerea n stare de utilitate sau pentru intrarea n gestiune
a bunului respectiv.n cazul bunurilor constatate lipsa ce urmeaza a
fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de
imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti n
domeniul respectiv.Prin nregistrarea diferentelor de inventar,
situatia din contabilitate este pusa n acord cu situatia reala
constatata la inventariere, apropiindu-se de imaginea fidela asupra
patrimoniului.
Stabilirea si regularizarea plusurilor si minusurilor de valoare
ale stocurilor faptice.
Diferentele valorice ale stocurilor faptice rezulta prin
compararea valorii de origine (valorii de intrare) cu care s-au
nregistrat structurile patrimoniale la intrarea lor n patrimoniu
potrivit principiului costurilor istorice (nominalismul monetar),
cu valoarea actuala (valoarea de inventar), care s-a constatat la
inventarierea structurilor patrimoniale corespunzatoare.In
contabilitatea curenta elementele inventariate si mentin valoarea
de intrare n patrimoniu. Cu ocazia nchiderii exercitiului se
compara valoarea de intrare sau contabila (Vc) cu valoarea de
utilitate (Vu) stabilita pe baza inventarului, putndu-se constata
una din urmatoarele situatii:a) pentru elementele de activ Daca Vu
>Vc nu se fac nregistrari n contabilitate (n virtutea
principiului prudentei), elementele si mentin valoarea de intrare
sau contabila. Daca Vc>Vu diferenta constatata n minus se
nregistreaza n contabilitate pe seama cheltuielilor cu
provizioanele sau amortizarile, dupa caz, functie de natura
deprecierii, valoarea activelor mentinndu-se la valoarea de
intrare.b) pentru elementele de pasiv Daca Vc>Vu nu se
nregistreaza n contabilitate (n virtutea principiului prudentei),
elementele si mentin valoarea de intrare sau contabila. Daca
Vu>Vc diferenta constatata n plus se nregistreaza n
contabilitate prin constituirea unui provizion, valoarea pasivelor
mentinndu-se la valoarea de intrare.Daca rezulta o depreciere a
stocurilor considerata reversibila, potrivit principiului
prudentei, se constituie provizioane pentru depreciere prin
cresterea cheltuielilor de exploatare (reducerea profitului). n
acest fel, pierderea probabila din folosirea acestor stocuri este
suportata din profitul anului n curs, evitndu-se transferarea ei
asupra rezultatelor exercitiilor viitoare.n cazul mijloacelor fixe,
corectarea valorii lor contabile si aducerea lor la nivelul valorii
de inventar nscrisa n listele de inventariere, se efectueaza fie cu
ajutorul contului 6583 "Cheltuieli privind activele cedate si alte
operatii de capital" n cazul n care se constata o depreciere
ireversibila (definitiva, caz tipic pentru mijloacele fixe
inutilizabile propuse pentru a fi casate), fie cu ajutorul contului
6588 "Alte cheltuieli de exploatare" n cazul n care se constata o
depreciere relativa (reversibila) ca urmare a unor cauze cum sunt:
aparitia unei uzuri morale de care nu s-a tinut seama cu ocazia
amortizarii; supraevaluarea mijloacelor fixe prin aplicarea unor
coeficienti neadecvati cu ocazia reevaluarii lor; lipsa de
utilitate a acestora pentru unitate n momentul inventarierii; alte
cauze care determina o evaluare actuala mai scazuta a mijloacelor
fixe dect valoarea cu care acestea figureaza n contabilitate.Pe
baza documentatiei ntocmite de comisia de inventariere, datele
contabile se pun de acord cu situatia reala, operatie ce presupune
regularizarea plusurilor si minusurilor de asa maniera nct sa redea
o imagine ct mai fidela a patrimoniului.Dupa terminarea operatiunii
de inventariere se procedeaza la stabilirea rezultatelor
preliminare, n functie de felul gestiunilor: la gestiunile care tin
evidenta cantitativ-valoric se compara stocurile faptice nscrise n
listele de inventariere cu soldurile scriptice din fisele de
magazie; daca gestionarul nu are obiectiuni asupra eventualelor
diferente se consemneaza aceasta situatie, iar gestiunea si reia
activitatea; la gestiunile la care evidenta se tine global-valoric
se compara soldul faptic, cu soldul scriptic din contabilitate iar
diferentele se nscriu la sfrsitul recapitulatiei inventarului si se
semneaza de comisie si gestionar; gestiunea si poate relua
activitatea; daca nsa rezulta diferente mari, gestiunea ramne
nchisa pna la stabilirea rezultatului definitiv al inventarierii;
la gestiunile de mijloace fixe, obiecte de inventar etc,
deschiderea unitatii se face imediat dupa inventarierea faptica.Se
confrunta stocul faptic stabilit n listele de inventariere cu
stocul scriptic din balanta de verificare ntocmita nainte de
inventariere. Daca exista diferente ntre cele doua stocuri, acestea
se preiau ntr-o lista de inventariere separata care are coloane
pentru determinarea diferentelor n plus sau n minus, att cantitativ
ct si valoric. Tot n acest document se determina valorile de
inventar, date de preturile pietei, care se compara cu valorile
contabile ale patrimoniului si n final se determina plus valorile
sau minus valorile de inventar.Urmeaza controlul documentelor, n
totalitate sau prin sondaj, sub aspectul legalitatii si realitatii
operatiilor, precum si al concordantei datelor consemnate n
documente cu cele din evidenta contabila.Prin controlul legalitatii
operatiilor se ntelege verificarea respectarii dispozitiilor legale
privind miscarea valorilor materiale si banesti si a modului de
ntocmire a documentelor.Prin controlul realitatii operatiilor se
ntelege verificarea existentei n fapt a operatiilor consemnate n
documente si a nregistrarii efective a continutului documentelor n
evidente.Este necesar ca revizorii de gestiune sa cunoasca
diferitele modalitati (sisteme) de verificare a realitatii
operatiilor sau valabilitatii documentelor.Se pot aplica, de
exemplu, sistemele de verificare reciproca si de verificare
ncrucisata. Prin verificare reciproca se ntelege confruntarea
datelor din exemplarele aceluiasi document (unicate, duplicate,
triplicate etc.) care se gasesc la diferite compartimente. Prin
verificare ncrucisata se ntelege confruntarea datelor din
documentele gestiunii verificate cu cele din documentele ntocmite
de terti, referitoare la aceleasi operatiuni.Dupa confirmarea de
catre compartimentul contabilitate a soldurilor scriptice,
rezultatele inventarierii se consemneaza ntr-un proces verbal care
trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente: data ntocmirii, numele si
prenumele membrilor comisiei de inventariere, numarul si data
actului de numire a comisiei de inventariere, gestiunea
inventariata, data nceperii si terminarii operatiunilor de
inventariere, rezultatele inventarierii, concluziile si propunerile
comisiei cu privire la cauzele lipsurilor, plusurilor, pierderilor
si a persoanelor vinovate, volumul stocurilor depreciate, fara
miscare sau cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere
asigurata, precum si propunerile de masuri n vederea reintegrarii
lor n circuitul economic, propuneri de scoatere din uz a obiectelor
de inventar, declasarea sau casarea unor stocuri, constatari
privind pastrarea, depozitarea, conservarea si asigurarea
integritatii bunurilor din gestiune, alte aspecte legate de
activitatea gestiunii inventariate.n cazul elementelor patrimoniale
pentru care s-au constatat deprecieri si au fost ntocmite liste de
inventariere separat, comisia de inventariere face propuneri
privind: constituirea de provizioane pentru deprecieri;
nregistrarea de amortizari suplimentare; cauzele care au determinat
aceste aprecieri.Aceste propuneri se prezinta conducatorului
unitatii n termen de 3 zile de la ncheierea operatiunilor de
inventariere. n urma avizului directorului economic sau a
contabilului sef si a sefului compartimentului juridic,
conducatorul unitatii va decide n termen de 5 zile asupra
solutionarii propunerilor facute.Procesul verbal, mpreuna cu toate
documentele ntocmite semnate de comisie si de gestionar se prezinta
conducerii societatii pentru a analiza si decide cu privire la
luarea masurilor ce se impun.Rezultatele inventarierii generale a
patrimoniului (anuale) se nscriu ntr-un registru obligatoriu,
"Registrul inventar". n acest registru se nscriu toate elementele
patrimoniale de activ si de pasiv grupate dupa natura lor, la fel
ca n bilantul contabil.Datele din listele de inventariere
(analitice) si din Registrul inventar (sintetice) formeaza mpreuna
inventarierea patrimoniului, pe care se fundamenteaza elaborarea
Bilantului.
3.2. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la
inventariere la gestiunile de imobilizari corporale
n cazul imobilizarilor corporale pot aparea plusuri si minusuri
justificabile sau nejustificabile.Plusurile pot aparea n cadrul
unitatilor patrimoniale cnd s-au confectionat instalatii tehnice
prin efort propriu fara sa se fi ntocmit documentele de receptie
necesare, precum si n situatia n care instalatiile tehnice
(mijloace de transport, animale si plantatii) desi casate si
scazute din evidenta, nu au fost dezmembrate sau distruse
utilizndu-se n continuare.n primul caz regularizarea se face
astfel:n al doilea caz se utilizeaza contul n afara bilantului 8030
"Mijloace fixe amortizate integral nescoase din functiune",
debitndu-se cu valoarea de utilizare a instalatiilor tehnice
constatate n plus.Lipsurile n gestiune de care se fac vinovati
salariatii unitatii patrimoniale sau persoane din afara acesteia se
imputa la valoarea ramasa de amortizat. n conditiile de inflatie
este necesara actualizarea valorii instalatiei tehnice, recalculnd
bineanteles si amortizarea la cele cu un anumit grad de uzura.n caz
de lipsa imputabila, intervin doua operatiuni, pe de o parte
scaderea din evidenta scriptica a instalatiei tehnice, iar pe de
alta parte imputarea prejudiciului provocat.Exemplu: Valoarea de
intrare a instalatiei tehnice 10.000.000 lei, amortizarea calculata
7.000.000 lei.
Scoaterea din evidenta :
Imputarea se face la valoarea neamortizata inclusiv TVA
(19%).
Nota: contul 4282 alte creante n legatura cu personalul se
utlizeaza n cazul n care persoana vinovata este salariatul unitatii
iar contul 461 "Debitori diversi" atunci cnd persoana vinovata este
din afara unitatii.Pierderile cauzate de calamitati naturale sau
din cauze de forta majora (incendii, inundatii, furtuni) se
nregistreaza astfel:
n cazul existentei unei asigurari la o societate de asigurari,
ncasarea despagubirilor cuvenite se nregistreaza:
3.3. Solutionarea si regularizarea diferentelor constatate la
inventarierea stocurilor
Si n cazul inventarierii stocurilor se pot constata minusuri
(lipsuri) sau plusuri n gestiune.
Referitor la pagubele si lipsurile din gestiunea inventariata,
comisia de inventariere va solicita explicatii scrise de la
persoanele care au raspunderea gestionarii valorilor materiale
inventariate. Pe baza documentelor cercetate, a explicatiilor
primite si n conformitate cu dispozitiile legale n vigoare, comisia
propune modul de regularizare a diferentelor dintre datele din
contabilitate si cele inventariate (faptic).
Ct privesc diferentele cantitative constatate ntre stocurile
scriptice si cele faptice, ele se solutioneaza mai nti si, ca
principiu general, plusurile se reflecta ca o intrare n gestiune,
iar minusurile se recupereaza de la vinovati sau se nregistreaza ca
si cheltuieli.
Aceste diferente constatate la inventarierea generala a
patrimoniului sunt regularizate si solutionate n urmatoarea
ordine:
compensarea plusurilor cu minusurile de inventar
perisabilitati normale
nregistrarea n contabilitate a diferentelor.
3.3.1. Minusuri n gestiune si modul de solutionare a
acestora
Atunci cnd se constata lipsuri solutionarea acestora se face
diferit n functie de natura acestora si anume:
a) lipsuri n limita normelor legale;
b) lipsuri peste normele legale, neimputabile;
c) lipsuri provocate de calamitati naturale;
d) lipsuri peste normele legale, imputabile;
e) lipsuri n curs de solutionare.
nainte de ncadrarea lipsurilor n una din aceste categorii,
actele normative n vigoare (Regulamentul de aplicare a Legii
contabilitatii nr.82/1991, Normele Ministerului Finantelor privind
inventarierea patrimoniului) permit compensarea minusurilor cu
plusurile constatate la inventariere.
Compensarea este o operatiune de regularizare, cel putin
partial, a minusurilor cu plusurile constatate la inventariere,
operatie care are loc atunci cnd lipsurile n gestiune nu sunt
considerate infractiuni.
Conditiile legale de efectuare a operatiunilor de compensare
sunt:
plusurile si minusurile trebuie sa fie constatate numai la
sorturile aceluiasi produs la care este riscul de confuzie datorita
asemanarii aspectului exterior: culoare, model, dimensiuni, ambalaj
etc.;
plusurile si minusurile sa se fi produs n gestiunea aceleiasi
persoane;
plusurile si minusurile sa se fi produs n aceeasi perioada de
gestiune, ntelegnd prin aceasta perioada dintre doua inventarieri
succesive.
Nu se vor admite compensari cnd exista dovezi ca lipsurile
provin din sustrageri sau degradari ale bunurilor respective
datorita vinovatiei gestionarilor.
Regulile de efectuare a operatiunii de compensare cantitativa a
minusurilor cu plusurile de inventar sunt:
Operatia de compensare nu este obligatorie, ea poate fi nsa
aprobata anual de conducerea unitatii cnd nu intervine elementul
infractional.
In acest scop, n prealabil si cu caracter de uz intern,
conducatorii unitatilor economice sunt obligati sa ntocmeasca liste
cu sorturi de produse, marfuri, ambalaje si materiale care ntrunesc
conditiile compensarii datorita riscului de confuzie si sa le
propuna aprobarii Consiliului de administratie.
Operatia de compensare se realizeaza cantitativ deoarece n
procesul de manipulare, depozitare sau nsilozare a valorilor
materiale confuzia a avut loc ntre sorturi si nu ntre preturi de
nregistrare.
Datorita existeniei preturilor unitare de evaluare are loc si o
compensare valorica fara nsa a se diminua valoric patrimoniul
unitatii economice.
Compensarea cantitativa se realizeaza numai pentru cantitati
egale ntre plusuri si minusuri.
n situatia n care cantitatile sorturilor supuse compensarii la
care s-au constatat plusuri sunt mai mari dect cantitatile
sorturilor admise la compensare si la care s-au constatat lipsuri,
se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea
din calcul a diferentei n plus.
Eliminarea prin compensare are loc (fie de la plusuri, fie de la
minusuri) ncepnd cu sorturile ale caror preturi unitare sunt cele
mai mici, eliminarea continundu-se n ordine crescatoare a acestora
pna la stabilirea egalitatii.
Operatia de compensare propriu-zisa se ncepe cu sorturile, att
de la minusuri ct si de la plusuri, care au preturile unitare cele
mai mari, continundu-se n ordine descrescatoare a preturilor.
Preturile utilizate n compensare sort cu sort sunt cele ale
minusurilor sau plusurilor, ntotdeauna fiind luat n calcul pretul
cel mai mic.
n urma operatiei de compensare rezulta diferente valorice de
natura plusurilor precum si diferente valorice de natura
minusurilor.
Diferentele se determina nmultind cantitatea compensata cu
diferenta dintre pretul plusurilor si pretul minusurilor. Natura
diferentei valorice este data de produsul cu pretul cel mai
mare.
Dupa efectuarea operatiei de compensare, pentru a avea
certitudinea corectitudinii calculelor, trebuie verificate
urmatoarele corelatii valorice:
(1) P.v.t. = P.v.e. + P.v.c. + P.v.r.
(2) M.v.t. = M.v.e. + M.v.c. + M.v.r
unde:
P.v.t. (M.v.t.) = plusul (minusul) valoric total
P.v.e. (M.v.e.) = plusul (minusul) valoric eliminat prin
compensare
P.v.c. (M.v.c.) = plusul (minusul) valoric compensat
P.v.r. ( M.v.r.) = plusul (minusul) valoric rezultat din
compensare
Nu se admite compensarea n cazul n care s-a facut dovada ca
lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau
degradarea bunurilor respective datorita vinovatiei persoanelor
care raspund de gestiunea acestor bunuri.
De exemplu, la inventarierea unei gestiuni se constata un plus
de 300 buc gresie neagra cal.II a 20.000 lei/buc = 6.000.000 lei si
un minus de 300 buc gresie neagra cal.I a 30.000 lei/buc =
9.000.000 lei.
ntruct din vina gestionarului s-a eliberat o marfa de calitate
superioara si se gaseste n stoc o marfa de calitate inferioara n
aceeasi cantitate, compensarea se poate efectua cantitativ si
valoric, oblignd pe gestionar la plata diferentei de valoare,
respectiv 3.000.000 lei + 570.000 lei TVA.
n contabilitatea analitica operatia de compensare se va efectua
n debitul ambelor sorturi astfel: n rosu, la contul analitic
"Gresie neagra cal.I" si n negru, n contul analitic "Gresie neagra
cal.II", cu cantitatea si valoarea bunului constatat n plus.
n contabilitatea sintetica se vor efectua nregistrarile:
n situatia n care plusurile sunt mai mari cantitativ sau valoric
dect lipsurile
compensarea are loc la fel ca n exemplul urmator:
La un depozit en gros se constata:
Stofa -pret de vnzare 50.000 lei Stofa -pret de vnzare 60.000
leiStoc faptic 50 ml x 50.000 =2.500.000 lei
Stoc faptic 80 ml x 60.000 =4.800.000 lei
Stoc scriptic 60 ml x 50.000=3.000.000 lei Stoc scriptic 70 ml x
60.000 =4.200.000 lei
Minus 10 ml x 50000 = s00000 lei Plus 10 ml x 50.000 = 600.000
leiCompensarea se face cantitativ si rezulta ca se acopera lipsa
rezultnd si un
plus valoric de 100.000 lei, la pret de vnzare en-gros, inclusiv
TVA neexigibila.
nregistrarea plusului de valoare, recalculnd TVA si adaosul
comercial pe
baza de suta majorata (TVA 19% => 15,966%, adaos 10% =>
9,09%)
n evidenta analitica se va credita contul "Stofa sort 50000" cu
10 ml n valoare de 500.000 lei si se va debita contul "Stofa sort
60000" cu 10 ml n valoare de 600.000 lei.
a) Lipsurile n limita normelor legale, considerate normale
(perisabilitatile)
Perisabilitatile sau pierderile normale se produc la unele
produse, materiale sau marfuri att n procesul de aprovizionare,
depozitare ct si n procesul de desfacere, ca urmare a evaporarii,
uscarii, scurgerii, pulverizarii, farmitarii, spargerii sau alte
cauze asemanatoare. Marimea perisabilitatilor poate fi att
reglementata prin norme legale ct si stabilita la constatare de
catre persoanele ce au n raspundere gestionarea unitatilor
economice.
Organele fiscale se ghideaza n prezent dupa prevederile unor
acte normative n vigoare, H.C.M. nr.190/1984 si H.C.M. nr.160/1985,
prin care s-au aprobat normele maxime admise pentru calculul
perisabilitatilor din activitatea de aprovizionare
tehnico-materiala si comerciala, acceptnd trecerea pe cheltuieli a
acestor pierderi cu conditia sa nu depaseasca nivelul maxim
prevazut si pierderea sa se fi produs n mod efectiv. De asemenea,
lipsurile constatate se pot ncadra n perisabilitti daca provin din
aceeasi perioada de gestiune, determinata de doua inventare sau
doua controale de gestiune.
Administratorii sau alte persoane cu drept de decizie n
administrarea bunurilor pot aproba perisabilitati mai mari dect
cele prevazute n actele normative tinnd cont de situatia reala si
specificul fiecarui caz de lipsa n gestiune.
Normele de perisabilitate sunt adaptate prin hotarri interne n
cadrul ministerelor, regiilor autonome, tinnd cont de specificul
fiecarei ramuri de activitate.
Cuantumul perisabilitatilor se stabileste si se calculeaz
procentual la volumul cantitativ sau valoric a bunurilor intrate
sau iesite.
Perisabilitatile (pierderile considerate normale) aparute n
timpul transportului se acorda pentru fiecare transport de bunuri
pe baza unui proces verbal de constatare, ntocmit cu ocazia
receptionarii bunurilor respective.
Pierderile naturale ce se produc n timpul depozitarii si
livrarii sunt stabilite n mod diferentiat si pe fiecare sezon, cum
este cazul produselor alimentare, fructelor, legumelor, cerealelor
etc.
Pentru produsele electrice, din sticla, portelan, faianta etc.,
acordarea perisabilitatilor se face pe baza pierderilor reale
constatate prin prezentarea probelor de spargere, farmitare sau a
unor parti componente, consemnate ntr-un proces verbal de
constatare sau lista de inventariere.
n cazul schimbarii din functie a gestionarului, din drepturile
de perisabilitati cuvenite gestionarului predator, se scad 50%,
aferente bunurilor aflate n stoc, restul se acorda gestionarului
primitor. n felul acesta pierderile materiale se mpart n mod just
ntre gestionarul predator, n timpul caruia au intrat bunurile
respective, si cel primitor, care urmeaza sa le gestioneze pna la
iesirea din gestiune.
n scopul reducerii perisabilitatilor, conducerea unitatii este
obligata:
sa ia masuri pentru respectarea stricta a normelor tehnice de
manipulare, ambalare si depozitare a produselor, tinnd seama de
caracteristicile fiecarui produs;
sa acorde o grija permanenta distribuirii sau prelucrarii n cel
mai scurt timp a produselor cu termene limita de depozitare sau
prelucrare;
sa prevada n contractul de livrare clauze si raspunderi precise
cu privire la obligatiile beneficiarilor de a ridica produsele n
anumite termene;
sa ia masuri pentru livrarea produselor n ordinea intrarii n
depozit.
Regularizarea contabila a lipsurilor la materiile prime si
materiale consumabile, ce se ncadreaza n normele recunoscute de
organele fiscale, se realizeaza astfel:
Lipsurile neimputabile ce se ncadreaza n nomele legale la
produse finite,
semifabricate si produse reziduale se regularizeaza astfel:
Varianta 1. costul antecalculat 3.000.000 lei, costul efectiv
3.200.000 lei, abaterea negativa 200.000 lei.
Varianta 2. costul antecalculat 3.500.000 lei, costul efectiv
3.000.000 lei abaterea pozitiva 500.000 lei.
b) Lipsurile peste normele legale, neimputabile
Aceste lipsuri trebuie tratate att din punct de vedere al celor
cu drept de decizie n gestionare ct si din punct de vedere fiscal.
ntruct aceste lipsuri se contabilizeaza la cheltuieli, afectnd
rezultatul financiar, organele fiscale recunosc numai acele
scazaminte ce se ncadreaza n normele legale aprobate.
Pentru valorile materiale la care sunt acceptate scazaminte,
acestea se calculeaza numai n situatia n care, dupa compensarea
minusurilor cu plusurile stabilite la inventariere, cantitatile
lipsa sunt mai mari dect cantitatile constatate n plus.
n aceasta situatie cotele de scazaminte se aplica n primul rnd
la valorile materiale la care s-au constatat lipsurile. Daca n urma
aplicarii scazamintelor respective mai ramn diferente cantitative n
minus, cotele de scazaminte se pot aplica si asupra celorlalte
valori materi.ale admise n compensare la care s-au constatat
plusuri sau la care nu au rezultat diferente.
Normele de scazaminte nu se aplica anticipat ci numai dupa
constatarea existentei efective a lipsurilor si numai la limita
acestora. De asemenea, normele de scazaminte nu se aplica automat,
aceste norme fiind considerate maxime. Scazamintele se aplica
atunci cnd apar lipsuri la inventariere generate de actiunea
factorilor fizici si chimici, urmare a manipularii, depozitarii sau
nsilozarii, cnd lipsurile nu sunt determinate din culpa
gestionarului si deci nu i se pot imputa.
n gestiunile n care lipsurile ce se constata la inventariere nu
sunt din vina gestionarului sau a altei persoane si depasesc limita
normelor legale de scazaminte, aceste lipsuri se trec pe seama
cheltuielilor sub forma scazamintelor peste normele legale, fiind
nedeductibile din punct de vedere fiscal.
La materiile prime si materialele consumabile neimputabile ce
depasesc normele legale, se nregistreaza consumul acestora si se
evidentiaza si TVA colectata, lipsurile peste normele legale
taxndu-se de catre organele fiscale ca tlind generatoare de
TVA.
nregistrarile n contabilitate se fac prin articolele
contabile:
Penlru lipsurile neimputabile de marfuri a caror evidenta se
tine la pret de vnzare cu amanuntul, inclusiv TVA neexigibila, este
nevoie a se determina TVA-ul (folosind procedeul sutei majorate),
adaosul comercial si costul de achizitie al acestora.
Exemplu: Pretul de vnzare cu amanuntul este 3.000.000 lei, TVA
19%, adaosul comercial 30%.
TVA neexigibila: 3.000.000 * 19/119 = 478.992lei
Adaosul comercial: (3.000.000 - 478.992) * 30/130 = 581.771
lei
Costul de achizitie va fi:3.000.000 - 478.992 - 581.771 =
1.939.237 lei.
n categoria lipsurilor neimputabile intra si marfurile care se
scad din gestiune la propunerea organelor abilitate, deoarece au
termene de garantie (utilizare) depasite sau prezinta semne de
alterare (marfuri alimentare, cosmetice etc.) sub denumirea de
active circulante declasate.
Lipsurile neimputabile la productia n curs (pierderi din
rebuturi) se evalueaza la costurile prestabilite aferente fazelor
procesului tehnologic parcurs.
Lipsurile neimputabile la obiecte de inventar se regularizeaza
astfel:
Valoarea contabila 500.000 lei, uzura aferenta 300.000 lei.
Scaderea din evidenta a obiectelor de inventar n cazul n care
sunt integral
uzate:
Lipsuri neimputabile la animale adulte, pasari si albine
provenite din productie proprie se scad din evidenta la pretul la
care au fost nregistrate, evidentiindu-se diferentele ntre costul
prestabilit si costul efectiv.
Exemplu: costul prestabilit 900.000 lei, costul efectiv 760.000,
abatere pozitiva 240.000 lei.
La animale, pasari si albine lipsurile constatate si tratate ca
neimputabile sunt cele pentru care se face dovada ca nu s-au putut
ntocmi la timp acte de moarte sau disparitie. Aceeasi regula este
valabila si pentru obiecte de inventar, baracamente si amenajari
provizorii.
Lipsurile neimputabile la animale adulte, animale tinere si
pasari provenite din achizitii se regularizeaza:
c) Lipsuri n gestiune provocate de calamitati naturale
n categoria calamitatilor naturale se includ pierderi provocate
de factori naturali cum sunt inundatii, furtuni sau incendii
provocate de fulgere.
Bunurile apartinnd unitatii economice pot fi asigurate sau
nu.
n caz de pierderi de bunuri asigurate, obligatia de a stabili
pierderea revine asiguratorului. Pe baza procesului-verbal ncheiat
cu ocazia stabilirii pierderii, n contabilitatea unitatii
economice, bunurile vor fi scoase din evidenta la valoarea lor
contabila.
Pentru a fi ncadrate n categoria lipsurilor n gestiune datorate
calamitatilor naturale sau din cauze de forta majora stocurile
trebuie consemnate n anumite documente de catre o comisie formata
din membrii desemnati de organele de conducere a unitatii
patrimoniale, fie de asigurator (cnd bunurile sunt asigurate). n
asemenea situatii se determina cu exactitate: care sunt bunurile
distruse si nu se mai pot valorifica, care se mai pot valorifica n
starea n care se gasesc sau care pot fi trimise spre
prelucrare.
Indiferent daca activele sunt asigurate sau nu, scaderea din
gestiune se contabilizeaza la cheltuieli folosind contul 6583
"Cheltuieli privind activele cedate si alte operatii de capital"
prin creditarea conturilor 301 "Materii prime", 302 "Materiale
consumabile", 303 "Materiale de natura obiectelor de inventar", 341
"Semifabricate", 345 "Produse finite", 361 "Animale si pasari", 371
"Marfuri", 381 "Ambalaje".
Productia n curs calamitata (de exemplu n agricultura) se scade
din evidenta la nivelul costurilor prestabilite iar acolo unde se
poate stabili costul efectiv, scaderea se face la acest cost.
n situatia n care bunurile sau productia n curs a fost
asigurata, primirea
despagubirii se evidentiaza astfel:
d) Lipsuri imputabile la stocuri si productia n curs
Diferenta stabilita n minus n urma compensarii si aplicarii
tuturor cotelor de scazaminte, reprezentnd prejudicii pentru
unitate, se recupereaza de la persoanele vinovate n conformitate cu
dispozitiile legale.
Pentru regularizarea lipsurilor, la scaderea din gestiune, se
utilizeaza nregistrarile:
Imputarea se reflecta n urmatoarele nregistrari contabile:
persoana vinovata este salariatul unitatii
persoana vinovata este din afara unitatii
e) Lipsuri n curs de solutio