INTEGRO SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE … · Embrapa (Integro) O Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa, nas perspectivas ... Firefox, pelo link na lista de Softwares,

INTEGRO

SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO DE

DESEMPENHO

MANUAL DO USUÁRIO

(Versão: 1.72.1)

Brasília, outubro de 2018

Sumário

1 APRESENTAÇÃO .......................................................................... 4

1.1 SOBRE ESTE DOCUMENTO .............................................................................. 4

1.2 O MODELO INTEGRADO DE GESTÃO DE DESEMPENHO DA EMBRAPA (INTEGRO) .. 4

1.3 FASES DO PROCESSO DE GESTÃO DE DESEMPENHO ......................................... 5

1.4 RESPONSABILIDADES SOBRE O PROCESSO ....................................................... 7

1.5 INFORMAÇÕES TÉCNICAS ................................................................................ 9

1.5.1 Sobre o sistema ................................................................................... 9

1.5.2 Integração com outros sistemas .......................................................... 9

1.5.3 Como obter suporte ............................................................................. 9

2 OPERACIONALIZAÇÃO .............................................................. 10

ACESSO AO INTEGRO ............................................................................................ 10

MÓDULO PLANEJAMENTO ...................................................................................... 12

Agenda de Prioridades .................................................................................... 12

MÓDULO PROGRAMAÇÃO ...................................................................................... 19

Vincular Resultados de PAs a Metas da Agenda de Prioridades .................... 19

Incluir /Alterar Ação Gerencial ......................................................................... 21

Incluir/Alterar Ação Gerencial de Rotina ......................................................... 24

Consulta .......................................................................................................... 26

MÓDULO CERTIFICAÇÃO ........................................................................................ 27

Agenda Institucional ........................................................................................ 27

Certificar Agenda Institucional ......................................................................... 27

Agenda de Empregado ................................................................................... 28

Negociar Agenda Empregado ......................................................................... 29

Negociar Múltiplas Agendas ............................................................................ 30

Consulta .......................................................................................................... 30

MÓDULO RESULTADOS .......................................................................................... 31

Incluir, Acompanhar e Validar Resultado ........................................................ 31

Incluir/Substituir Relatório ............................................................................... 36

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Desempenho Gestão ...................................................................................... 36

Portfólios/Arranjos ........................................................................................... 37

Avaliação de Impactos .................................................................................... 37

Agenda de Destaques ..................................................................................... 38

CONSULTA ........................................................................................................... 39

MÓDULO GESTÃO DE DESEMPENHO ....................................................................... 40

MÓDULO GESTÃO DA ESTRATÉGIA ......................................................................... 41

MÓDULO PAINÉIS DE GESTÃO ................................................................................ 42

MÓDULO PENDÊNCIAS ........................................................................................... 43

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1 Apresentação

1.1 Sobre este documento

Este documento apresenta o manual do usuário do sistema informatizado Integro, desenvolvido pela equipe da Gerência de Tecnologia da Informação (GTI), em conjunto com os gestores do modelo de gestão de desempenho institucional, programático e de equipes da Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDI).

O manual está estruturado de acordo com as etapas de operação do processo: Planejamento, Programação, Certificação, Acompanhamento dos Resultados e Consultas. Como regra geral para o detalhamento das opções do sistema, este manual vai até os níveis em que hajam operações a serem realizadas pelo usuário. Se for um nível autoexplicativo ou apenas de visualização da informação, optou-se por simplificar e não entrar nos detalhes, que podem ser verificados na própria interface do Integro.

1.2 O Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa (Integro)

O Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa, nas perspectivas institucional, programática e de equipes (Integro), foi aprovado por meio da Resolução do Conselho de Administração no. 145, de 23 de julho de 2014 - BCA no. 35/2014, norma nº 037.005.001.006.

O modelo tem três componentes básicos: institucional, programático e de equipes, conforme exposto na Figura 1

Figura 1 - Componentes do modelo de gestão integrada de desempenho.

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O componente de gestão institucional tem o foco no desempenho das Unidades da Embrapa, o que inclui os Centros de Pesquisa e as Unidades Centrais.

O componente programático tem como foco os portfólios, por meio da carteira de seus projetos.

O componente de gestão de equipes tem o foco nos resultados alcançados nos projetos e nas ações gerenciais.

1.3 Fases do processo de Gestão de Desempenho

A fase de planejamento engloba a elaboração da Agenda de Prioridades da Unidade e a consequente inclusão no sistema, após a aprovação da chefia, das contribuições e das metas para inovação, as quais devem estar alinhadas às Diretrizes e aos Objetivos estratégicos e específicos do Plano Diretor da Embrapa (PDE), e seus respectivos resultados (planejados) a médio e longo prazo.

A fase de programação engloba e elaboração e a manutenção da Agenda Institucional (agenda anual) e a consequente inclusão no sistema das ações gerenciais vinculadas aos resultados planejados na fase anterior, as quais podem ser de rotina, locais ou corporativas, e seus respectivos resultados esperados, bem como a vinculação estratégica dos resultados previstos nos Planos de Ação de Projetos. Nessa fase também é indicada a equipe responsável pela ação gerencial.

Após a programação dá-se início à fase de negociação com a certificação da Agenda Institucional pela chefia, a indicação, pelo empregado, da sua participação nos resultados esperados (programados) de cada ação gerencial e, por fim, a certificação da agenda do empregado pelo superior imediato.

O acompanhamento deve ser feito periodicamente pelo responsável pela ação gerencial indicando o status de alcance de cada resultado programado.

As fases de planejamento, programação, negociação, acompanhamento e resultados estão ilustradas na Figura 2.

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Figura 2 – Figuras de Planejamento e Programação Anual

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1.4 Responsabilidades sobre o processo

O processo Integro (Figura 3) tem sua gestão compartilhada entre a Secretaria de Desenvolvimento Institucional (SDI), a Secretaria de Pesquisa e Desenvolvimento (SPD), a Secretaria Geral (SGE) e a Secretaria de Inovação e Negócios (SIN). Cabe a cada uma dessas Unidades as seguintes atribuições:

SDI: implantação e operacionalização da gestão de desempenho institucional (agenda das Unidades);

SPD: acompanhamento e gestão de desempenho programático (portfólios – projetos/PAs);

SGE: gestão de desempenho de equipes e empregados; e,

SIN: gestão da entrega de resultados qualificados, seu uso e sua adoção.

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Figura 3 - Fluxograma do processo do Integro - Planejamento e Programação Anual

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1.5 Informações técnicas

1.5.1 Sobre o sistema

O Integro é um sistema web (online) que utiliza tecnologia Java.

Configurações recomendadas: utilização do navegador Mozilla Firefox.

1.5.2 Integração com outros sistemas

Visando evitar duplicação de esforços na digitação de dados, o sistema está integrado com os sistemas de Gestão da Programação (Ideare), de Gestão do Acervo Documental e Digital da Embrapa (Ainfo), de Eventos (Sieve), de Gestão das Soluções Tecnológicas (Gestec), Sistema Administrativo de Informações Contratuais (SAIC), entre outros.

1.5.3 Como obter suporte

Suporte por e-mail: [email protected]

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2 Operacionalização

Acesso ao Integro

Integro é o sistema informatizado que faz o gerenciamento das informações das etapas do Modelo Integrado de Gestão de Desempenho da Embrapa, nas perspectivas institucional, programática e de equipes.

Detalhes: O Integro adota perfis de usuários que definem níveis de acesso ao conjunto de suas funcionalidades. Para cada funcionalidade descrita neste manual são relacionados os perfis que podem acessá-la.

Quem acessa: Qualquer empregado habilitado no Sistema de Controle de Acesso (SCS).

Ações: (1) O sistema pode ser acessado preferencialmente utilizando o navegador Firefox, pelo link na lista de Softwares, localizado na página da Intranet, ou no seguinte endereço: https://sistemas.sede.embrapa.br/integro.

(2) Na tela inicial, mostrada acima, o usuário deve informar seu nome de usuário (login utilizado para acesso aos sistemas da rede da Embrapa) e sua senha de acesso à rede.

(3) Na sequência, ao acionar o botão Entrar, será mostrada a tela de abertura do Integro, que apresenta o mapa estratégico do VI PDE (abaixo), com o menu de acesso aos seus módulos: Planejamento, Programação, Certificação, Resultados, Consulta, Gestão de Desempenho, Gestão da Estratégia, Painéis de Gestão e Ajuda.

O acesso a cada módulo depende do perfil do usuário.

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Módulo Planejamento

Neste módulo podem ser realizadas todas as ações relacionadas com elaboração da Agenda de Prioridades da Unidade (análise de contexto, tendências, foco de atuação, proposição de contribuições e metas para inovação e consulta à própria agenda) e consultado o Plano Diretor da Embrapa.

Agenda de Prioridades

A Agenda de Prioridades é onde se registra o planejamento de cada Unidade, que estabelece os resultados planejados para o atendimento das contribuições e das metas para inovação priorizadas a serem alcançadas em cumprimento ao Plano Estratégico.

Detalhes: A definição da Agenda de Prioridades deve ser fruto de um processo de planejamento da Unidade, conforme instruções fornecidas pela SDI/GEDI/PMO disponíveis no menu AJUDA, em documentos orientadores.

Quem acessa: Administrador da Unidade

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Ações: Ao acionar a opção Contexto e Foco de Atuação é mostrada uma tela contendo os elementos de contorno da Agenda de Prioridades – missão, visão e valores – bem como a análise de contexto e tendências e foco de atuação. Esses últimos devem ser preenchidos (opção Alterar) quando da elaboração da Agenda da Unidade, a partir dos seus documentos de referência e do seu Regimento Interno. O layout de preenchimento é igual ao de exibição com os campos de entrada de dados habilitados.

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Ações: A opção Vincular Objetivo/Diretriz Estratégico permite especificar em que Objetivos e Diretrizes Estratégicos a Unidade se compromete a propor metas ou contribuições.

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Ações:

Após a escolha de um Objetivo ou Diretriz Estratégicos, o usuário tem duas opções, Contribuições ou Metas para Inovação.

Ações:

A opção Contribuição/Meta/Resultado Planejado habilita a Unidade a informar os compromissos assumidos com relação aos objetivos e diretrizes assinalados. Ao acioná-la, aparece a tela de escolha do Objetivo ou Diretriz Estratégicos para o qual será detalhada a Contribuição, Meta para Inovação e Resultados Planejados.

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Ações: Acionar a opção desejada: Contribuições ou Metas para Inovação.

Contribuição:

Meta para Inovação:

Ações: Para descrever uma Contribuição ou uma Meta para Inovação, acionar o botão Novo.

Uma Contribuição pode ser incluída preenchendo-se: - No. Ordem* - Descrição

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- Situação Atual - Se é relacionada ou não à rotina da Unidade - A que Objetivo/Diretriz Específico se relaciona

Para uma Meta para Inovação estão disponíveis os seguintes campos: - A que Objetivo/Diretriz Específico se relaciona - No. Ordem* - Descrição - Situação Atual - Gestor da Meta - Indicador** - Ano de alcance - Graus de Impacto nas dimensões Econômico, Ambiental, Social e Institucional, em uma escala de -3 a +3. * Sugestão: definir o nº de ordem combinando o nº do Objetivo/Diretriz com o sequencial de inclusão da Contribuição ou Meta. ** Caso não haja um indicador correspondente à meta, a inclusão de um novo poderá ser solicitada ao Administrador Geral do Integro via [email protected].

Contribuição:

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Meta para Inovação:

Ações: Finalizando o Módulo Planejamento, há disponíveis consultas à Agenda de Prioridades (opção Consulta Agenda de Prioridades) e ao Plano Diretor da Embrapa (opção Consulta Plano Diretor).

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Módulo Programação

Neste módulo devem ser detalhados os compromissos anuais assumidos pela Unidade, na forma de planos de ação de projetos (PAs) e ações gerenciais (AGs), para implementar o planejamento consolidado na Agenda de Prioridades.

Dica: A vinculação de resultados de PAs e o cadastro da Agenda de Destaques devem ser realizados após a certificação da Agenda Institucional da Unidade pela Chefia.

Vincular Resultados de PAs a Metas da Agenda de Prioridades

Quem acessa: Administrador de Unidade

O que é: Associação dos resultados previstos para os PAs no ano corrente, conforme registrado no Ideare, aos Resultados Planejados na Agenda de Prioridades.

Ação: Acionar o botão Vincular Resultados PAs a Metas/Agenda para efetuar

a operação.

Ação: Selecionar as informações solicitadas e acionar o botão Confirmar para listar os Resultados Planejados a serem vinculados.

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Ação: Ao acionar o link Vinculo a Projetos o sistema trará do Ideare os PAs que possuem o mesmo Tipo de Resultado e respectivo ano do Resultado Esperado selecionado. A cada vinculação é retornada a tela apresentando a vinculação efetuada na qual se pode Alterar/Excluir/Cancelar a vinculação realizada.

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Incluir /Alterar Ação Gerencial

Ações: Nesta operação (nas telas a seguir exemplificadas) são descritas as Ações Gerenciais de caráter estratégico para a Unidade, informando sua equipe e os Resultados Esperados correspondentes, em atendimento aos respectivos Resultados Planejados na Agenda de Prioridades.

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Ações: Após preencher as informações solicitadas, na tela seguinte, informando o “Ano Vigência Resultado Planejado” o sistema listará os Resultados Planejados com término maior ou igual ao ano informado. Da mesma forma, para o “Ano Vigência da Ação Gerencial”, será listada as AGs com término maior ou igual ao ano informado.

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Ações: Caso queira reaproveitar uma AG de ano anterior, acionar o botão Novo com base em uma Ação existente. Será mostrada uma tela para selecionar a AG desejada e confirmar a inclusão, podendo efetuar as alterações necessárias. Caso queira criar uma nova AG, acionar o botão Novo. Será mostrada a tela a seguir.

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Incluir/Alterar Ação Gerencial de Rotina

Ações: Nesta operação são descritas as Ações Gerenciais de caráter rotineiro na Unidade. Para este caso, as vinculações estratégicas já estão previamente preenchidas.

Ações: Após criar a Ação Gerencial (de rotina ou não), devem ser informados a equipe da Ação Gerencial e os respectivos resultados esperados.

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Inserir o nome dos participantes da equipe da ação gerencial:

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Consulta

Nesta opção são podem ser consultadas informações

sobre Agenda Programática, Agenda Institucional,

Agenda Institucional por Sublotação, Agenda de

Equipe, Agenda de Empregados, Ações Gerenciais e

Projetos. Para o Administrador da Unidade é

disponibilizada também uma planilha geral contendo

toda a programação da Unidade na forma de tabela. A

ideia desta planilha é permitir que o usuário realize

análises não previstas na interface do Integro.

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Módulo Certificação

Após concluir a inserção de todas as Ações Gerenciais e seus Resultados Esperados, o Chefe Geral deve certificar a Agenda Institucional como forma de registrar sua anuência. A partir da Agenda Institucional certificada são derivadas e negociadas as Agendas de Empregado com o registro do que cada um contribuirá para o alcance dos Resultados Planejados pela Unidade. A agenda de cada empregado deve ser certificada pelo seu superior imediato.

Neste módulo

Agenda Institucional

A Agenda Institucional explicita os compromissos da Unidade para um ano específico e representa um recorte da Agenda Institucional.

Certificar Agenda Institucional

Ações: Caso a Agenda Institucional já tenha sido certificada e novos itens sejam incluídos posteriormente, deverá ser acionado o botão Atualizar agenda da unidade e depois seguir a ação normal de certificação.

A certificação da Agenda Institucional só pode ser feita após acionar o botão Consultar. Neste momento, a Agenda Institucional é exibida, com o botão Certificar Agenda e Atualizar Agenda dos Empregados.

É importante lembrar que, após a certificação da Agenda Institucional, os itens certificados não mais poderão ser excluídos, somente cancelados.

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Agenda de Empregado

A Agenda de Empregado detalha os compromissos do empregado com o alcance dos resultados previstos na Agenda Institucional.

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Negociar Agenda Empregado

Ações: Depois de certificada a Agenda Institucional, cada empregado deve acessar a sua agenda e confirmar ou não a sua participação nos resultados dos projetos e ações gerenciais. Para manifestar concordância com a sua agenda, após editar a coluna “Participação” (Sim/Não), o empregado deve acionar o botão Salvar.

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Negociar Múltiplas Agendas

O que é: Esta funcionalidade está pendente de revisão. No momento, mostra apenas a situação das Agendas de Empregados quanto à sua certificação. Após revisão, será permitida a certificação de Agendas de Empregados em bloco pelos respectivos superiores.

Consulta

Nesta opção são podem ser consultadas

informações sobre:

(1) O status de certificação de todas as Agendas

Institucionais,

(2) A quantidade de Agendas de Empregados

certificadas por Unidade, e

(3) O status de certificação de cada Agenda de

Empregado por Unidade.

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Módulo Resultados

Neste módulo são feitas as seguintes ações:

- A cada quadrimestre, o andamento de cada Ação Gerencial deve ser registrado por meio da inclusão, do acompanhamento ou da validação de resultados;

- Ao final de cada exercício, os relatórios de desempenho da gestão, de portfólios e de avaliação de impactos devem ser incluídos no sistema; e

- Após a certificação, deve ser criada a Agenda de Destaques.

- Consultas diversas sobre os resultados.

Incluir, Acompanhar e Validar Resultado

Por esta opção são informados: as formas de entrega dos resultados, o seu acompanhamento, os respectivos objetos de entrega, os resultados obtidos, realizada a validação destes resultados e registrada a situação dos mesmos.

Ações: Após acionar a opção “Incluir, Acompanhar e Validar Resultado” o responsável por Ações Gerenciais deve selecionar uma a uma para efetuar os relatos de andamento da mesma.

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Ações: Acionar [Registrar] na coluna “Acompanhamento”

Informar o Status do Resultado e relatar o andamento do resultado:

(a) “Em andamento atrasado” ou “„Em andamento no prazo”: o responsável deve relatar o andamento da AG até aquele momento;

(b) “Cancelamento solicitado”: essa opção está em “Acompanhamento”, devendo o responsável relatar porque está solicitando o cancelamento;

(c) “Cancelamento aceito” ou “Cancelamento negado”: a seu juízo, o Chefe Adjunto aceita ou não o pedido de cancelamento e informa as razões da sua decisão;

(d) “Não iniciado” significa que as atividades para realização da AG ainda não foram iniciadas.

Se a AG não receber nenhum relato de andamento, o status resultante é „Não informado‟.

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Ações: Quando o resultado for alcançado

Identificar o “Objeto de Entrega” acionando o link [Incluir]:

(a) Selecionar o “Objeto de Entrega” que comprova o “Resultado Obtido”;

(b) Para cada possível objeto de entrega, há quatro alternativas de “Registro”:

- “Registrar sem documentação”: neste caso, basta informar onde se obtém a comprovação do resultado.

- “Registrado - AINFO”: significa que uma publicação já foi cadastrada no AINFO;

- “Registrado - SIEVE”: significa que um evento já foi cadastrado no SIEVE; e

- “Registrar e Anexar Documentação”: aplica-se quando um documento relevante é produzido como comprovante do resultado.

(c) Informar a “Data de Entrega”, o “Título” e a “Descrição do Objeto”: a descrição deve ser um texto sucinto especificando o referido objeto.

Caracterizar o “Resultado Obtido” acionando o link [Incluir]:

(a) Caso necessário, ajustar o “Título” do “Resultado Obtido”; esse campo sempre vem preenchido com o “Resultado Esperado”;

(b) Preencher a “Descrição” e a “Data” do “Resultado Obtido”.

Após esse passo, o “Resultado Obtido” tem seu status de acompanhamento alterado para “Submetido à validação”.

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Ações: Validar o “Resultado Obtido” acionando o link [Validar] na coluna Validação Resultado:

(a) A validação do “Resultado Obtido” é feita pelo perfil “Chefe Adjunto”;

(b) O responsável escolhe a “Situação do Resultado” (“Não alcançado”, “Alcançado parcialmente”, “Alcançado totalmente” ou “Ajuste solicitado”) correspondente e inclui uma “Observação”.

Dica: Pode ocorrer de um empregado solicitar o cancelamento do “Resultado Esperado”. Neste caso, o responsável deverá também validar a solicitação.

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Incluir/Substituir Relatório

Nesta opção, são carregados os relatórios de

Desempenho da Gestão na Visão da Unidade, de

Portfólio e Arranjo e de Avaliação de Impactos. Esses

relatórios ficam à disposição das instâncias avaliativas

da Embrapa.

Desempenho Gestão

Ações:

O procedimento para inclusão destes relatórios é realizado segundo o padrão: (i) selecionar Ano de Vigência e Tipo de Relatório; (ii) Acionar o botão Buscar e Anexar ... que exibirá a tela para carga do relatório; e (iii) selecionar e anexar o arquivo correspondente.

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Portfólios/Arranjos

Avaliação de Impactos

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Agenda de Destaques

Após encerrar o Módulo Certificação, o usuário deve realizar a criação da Agenda de Destaques. Um destaque é constituído por um conjunto de resultados esperados para o ano, devendo estar associado a um Eixo de Impacto.

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Consulta

Este módulo oferece diversas informações relacionadas aos resultados alcançados a cada ano sob os enfoques institucional, programado e empregado .

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Módulo Gestão de Desempenho

Este módulo oferece informações sobre o alcance das metas previstas nas Agendas Institucionais e de Empregado por Unidade (Central ou Descentralizada), Programática (ao nível de portfólios) e de Empregado.

Opções:

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Módulo Gestão da Estratégia

Oferece informações sobre indicadores de cumprimento das metas das Agendas de Prioridades.

Opções:

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Módulo Painéis de Gestão

Neste módulo são oferecidos diversos relatórios sintéticos gerados pelo BI.

Opções:

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Módulo Pendências

Neste módulo o gestor tem acesso ao conjunto de pendências de acompanhamento de modo a encaminhar as providências pertinentes.

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APÊNDICE: PERFIS DE ACESSO

Nível Perfil de Acesso Atribuição Abrangência

1 Administrador Geral Gestor do Integro Acessa todo o Integro e gerencia inclusões ou ajustes no VI PDE.

2 Administradores locais do Integro nas Unidades

Empregados credenciados em cada Unidade para operar o Integro (três por Unidade, em média).

Acessa todo o Integro no âmbito da Unidade e gerencia inclusão/exclusão e ajustes.

3 Gestor Presidente, diretores executivos, assessores DE e chefias UDs e UCs.

Acessa o Integro de todas as Unidades, mas somente para consulta.

4 Certificador de agenda institucional

Chefes gerais de Unidades Acessa o Integro de sua respectiva Unidade e certifica a agenda, bem como consulta todas as outras agendas institucionais. O chefe também pode validar os resultados de ações sob sua reponsabilidade direta.

5 Homologador de agenda institucional

Presidente e diretores executivos

Acessa o Integro de todas as Unidades e homologa as agendas certificadas, com recomendações, se pertinentes. Tem acesso a todas as agendas.

6 Supervisor Supervisores de áreas em UDs e coordenadores administrativos em UCs

Acessa o Integro de sua respectiva Unidade, negocia a participação dos empregados sob sua supervisão (sublotação) e certifica as agendas, com recomendações, quando pertinentes.

7 Certificador de agenda de equipes

Responsáveis por Planos de Ação (PAs) de projetos e responsáveis por ação gerencial

Acessa o Integro de sua respectiva Unidade e certifica a respectiva agenda (se de acordo com a participação de cada membro) ou renegocia com os supervisores.

8 Chefia Adjunta Chefes adjuntos de UDs Valida os registros do acompanhamento e os resultados de ações gerenciais.

9 Supervisor geral Chefes adjuntos de UDs Acessa o Integro e, no nível de chefia-adjunta, certifica os empregados que estão lotados em alguma sublotação, mas sem supervisor nomeado. O chefe adjunto também certificará os resultados das ações gerenciais sob responsabilidade de empregados sob sua supervisão.

10 Empregado Todos os empregados, exceto os enquadrados nos níveis 1, 2 e 3

Acessa o Integro e negocia com o seu supervisor e responsáveis por PA ou ação gerencial das equipes envolvidas a sua participação nos resultados previstos. O empregado também incluirá os objetos e resultados obtidos nos casos de ações gerenciais sob sua responsabilidade.