INSTRUCTIVO DE GESTIÓN SOCIAL - … · Adaptación, el contenido temático de este instructivo está ligado a un sistema de nomenclatura de NUMERACIÓN POR PÁRRAFOS, ... Las actividades

INSTRUCTIVO DE GESTIÓN SOCIAL

“Programa Nacional de Reubicación y Reconstrucción

de Viviendas para la Atención de Hogares

Damnificados y/o Localizados en Zonas de Alto Riesgo no

mitigable afectados por los eventos derivados del

Fenómeno de La Niña 2010 -2011”

Código 13-03-I-07. Versión 1.1. Bogotá D.C., Agosto de 2015


PROGRAMA NACIONAL DE VIVIENDA

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Fondo Adaptación. Sistema de Gestión de Calidad

EQUIPO DIRECTIVO DEL FONDO ADAPTACIÓN:

GERMÁN ARCE ZAPATA Gerente

RUTTY PAOLA ORTÍZ JARA Subgerente de Estructuración

ALFREDO MARTINEZ DELGADILLO

Subgerente de Gestión del Riesgo

FRANK PAIPILLA Subgerente de Proyectos [E]

ALEXANDER VARGAS MESA

Subgerente de Regiones [E]

NEIFIS ISABEL ARAUJO LUQUEZ Secretaria General

EDGAR ORTIZ PABÓN

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento

Equipo de Trabajo Investigación y Textos:

Gina María Cervetto Pulido - Asesor II

Diana M Santamaría López - Contratista

Aprobación

ALEXANDER VARGAS MESA

Asesor III – Equipo de Trabajo Sector Vivienda

Diagramación y Normalización para el Sistema de Gestión de Calidad:

CARLOS SARMIENTO ABAD Asesor I – Equipo de Trabajo Planeación y Cumplimiento

Instructivo de Gestión Social. Código 13-03-I-07. Versión 1.1 Bogotá D.C., Agosto de 2015



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CONTROL DE CAMBIOS Y NOMENCLATURA

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

1.0 2015/04 Documento inicial

1.1 2015/07 Segunda Versión: ajuste generales a los tres momen-tos e incorporación de la estrategia de Auditorias Visi-bles

NOMENCLATURA Para efectos de la normalización en el Sistema de Gestión de Calidad del Fondo Adaptación, el contenido temático de este instructivo está ligado a un sistema de nomenclatura de NUMERACIÓN POR PÁRRAFOS, con el cual se hace posible, fácil y rápida la identificación y referenciación de un tema específico asociado al documento. A diferencia de los instructivos expedidos como ACTO ADMINISTRATIVO tipo RESOLUCIÓN, donde las partes del contenido temático del documento se organi-zan sistemáticamente en ARTÍCULOS y, según su extensión y complejidad, en TÍTULOS y CAPÍTULOS, en cuyo caso se deben seguir las instrucciones seña-ladas en el MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DE TEXTOS NORMATIVOS INTERNOS, Código 01-08-I-01.



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CONTENIDO

Pág. 4. INTRODUCCIÓN

5. 1. ANTES 5. a. Socialización del Programa 6. a.1 Socialización con las autoridades municipales y departamentales 6. a.2 Socialización con las familias participantes 7. b. Conformación de equipos locales de seguimiento – ELS 9. c. Visitas de caracterización 10. d. Identificación de servicios del Estado y mapa de actores en las regiones 12. e. Socialización resultados de elegibilidad con entidades locales y comunidad 14. 2. DURANTE 15. a. Plan de trabajo para la gestión social 16. a.1 Elaboración de línea base de caracterización de las familias 17. a.2 Formación en temas básicos 18. a.3 Estrategia de articulación de la oferta institucional 19. a.4 Elaboración colectiva de los manuales de convivencia para familias reasentadas 20. a.5 Construcción y entrega del manual de uso de las viviendas 21. a.6 Plan de fortalecimiento de los ELS 21. a.7 Visitas de reconocimiento de nuevas viviendas 22. a.8 Reuniones de seguimiento 23. 3. DESPUÉS 23. a. Entrega de los Manuales de Convivencia a las familias reasentadas 24. b. Acciones de Sostenibilidad y Entrega del Proceso a las Alcaldía y Gobernaciones 24. b.1 Conformación o validación de las organizaciones de acción comunal 25. b.2 Entrega y socialización del proceso de acompañamiento a la Administración M/pal 26 4. Comunidades Étnicas 27. 5. CONSIDERACIONES GENERALES 26. i. Auditorias Viisbles 26 ii Formatos 26. iii. Equipos de trabajo 26. iv. Desarrollo del Acompaña-miento Social 26. v. Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias (PQRS) y atención a la ciudadanía 27. vi. Rol de la interventoría 27. vii. Estrategia de comunicaciones



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INTRODUCCIÓN El Componente Social del Sector Vivienda del Fondo Adaptación, se ejecuta a tra-vés de las acciones del operador, teniendo en cuenta que construir y reconstruir viviendas luego del Fenómeno de la Niña 2010-2011, más que el acto de edificar una nueva casa, es un proceso de restablecimiento de condiciones y de dignifica-ción de la vida de las familias damnificadas. En tal sentido, la gestión social tiene el objetivo de facilitar a las familias el proceso de recuperación de sus viviendas y la sostenibilidad del hogar, de tal manera que mejore o por lo menos mantenga sus condiciones sociales y sus formas de habitar el territorio. Con este enfoque se busca además, reducir los daños o efectos colaterales negati-vos que pueden estar asociados a los procesos de reubicación. Así, imperan varios criterios y no solamente el de mitigar el riesgo que la vivienda o el sitio donde está ubicada. Dado lo anterior se ha diseñado la siguiente estrategia de gestión social para el Programa de Vivienda, que orientará el trabajo del equipo social de los operadores, de manera que se cubran los principales aspectos sociales de las familias, para enfrentar este proceso y finalicen con la recuperación luego de la emergencia. Resta señalar que el diseño de esta estrategia de gestión social se apoyó en la in-formación suministrada por los equipos sociales de los operadores, en los encuen-tros que sostuvieron con el equipo de la Subgerencia Regiones durante los meses de agosto a octubre de 2014, tomando como base las experiencias aprendidas y las particularidades de la población atendida en cada Región del País. La estrategia plantea que el proceso tiene tres momentos claves: Antes conocido como la Verificación, Durante que obedece a la Ejecución y Después que hace re-ferencia a las Entregas, las cuales se describen a continuación.



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ANTES 1. El ANTES obedece al momento

del proceso que va desde la de-terminación de hacer interven-ciones en materia de vivienda, hasta la identificación y caracteri-zación del grupo humano que va a ser parte del mismo; las perso-nas y familias que efectivamente van a ser reubicadas o cuyas vi-viendas van a ser reconstruidas.

2. Entre las actividades a desarrollar en este momento están: reunio-nes de socialización con las co-munidades y la institucionalidad; realización de un mapa de acto-res relevantes que deban ser in-volucrados en el proceso; identi-ficación de la oferta de servicios estatales que sea necesaria para garantizar los derechos y bienes-tar de las familias; visitas a las familias de manera individual pa-ra verificar el estado de las vi-viendas y para el diligenciamien-to de la ficha que captura la in-formación socio demográfica y económica de los integrantes del grupo familiar; y también la con-formación de los Equipos Locales de Seguimiento (ELS). Este mo-mento termina con la elegibilidad de las familias.

3. El sentido fundamental del AN-TES, es generar en las familias conciencia sobre el riesgo al que están expuestas, y dejar claro

que los cambios que vivirán son la manera de mitigar el riesgos al que han estado expuestas. Igualmente, dejarles claro que el proceso cuenta con reglas claras sobre quienes pueden o no acce-der a la atención en vivienda. Es-tas Reglas deben ser plenamente conocidas por las familias y las Administraciones Municipales, así como los procedimientos para aplicarlas, e instancias de consul-ta y apelación en caso de dudas.

4. Las actividades a desarrollar en esta esta etapa son:

a. Socialización del Programa

5. Las actividades de socialización

tienen dos públicos objetivo, las autoridades locales y regionales y las familias participantes del programa.

6. El objetivo de la socialización es el de involucrar a la población participante y la Administración Municipal en el proceso, de ma-nera que tengan el Programa claro y puedan conocer el alcan-ce, los objetivos, los pasos a surtir y los tiempos aproxima-dos, entre otros. Esta es la opor-tunidad de generar un espacio de dialogo, comunicación y solu-ción de inquietudes, y de abrir canales de comunicación que permitan el oportuno y satisfac-torio trámite de sus inquietudes.



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a.1 Socialización con las auto-ridades municipales y departa-mentales 7. La primera actividad que se de-

be realizar antes de iniciar cual-quier acción en el municipio, y durante el primer mes de hacer presencia en la zona, es la pre-sentación del proyecto ante las autoridades locales y departa-mentales. Esta presentación de-be mostrar en toda su magnitud el Programa Nacional de vivien-da del Fondo Adaptación, las etapas del proceso, reglas que operan en la selección de las familias, requisitos y alcance, el equipo humano que va a estar en la zona, la metodología de trabajo, la duración, el alcance, los resultados esperados, así como las gestiones y acciones que se deben adelantar por par-te de estas autoridades.

8. Vale la pena resaltar que el con-tratista deberá incluir en la pre-sentación la información con-cerniente al Fondo Adaptación y al operador, la misión y el alcan-ce y debe usar única y exclusi-vamente la plantilla del Fondo.

9. Se espera de esta actividad, la definición con el Alcalde y su equipo de trabajo, de:

Los mecanismos de comunica-ción para entrega de informa-ción.

Los momentos de seguimiento al proceso, que deberán progra-marse de acuerdo con la diná-mica del avance y ejecución, es-tableciendo por lo menos una reunión mensual.

Establecer quién será la persona delegada por parte de la Alcaldía como enlace oficial con el pro-yecto, para tratar los por meno-res del avance del proyecto, los requerimientos, la solicitud y en-trega de información, la articula-ción y el seguimiento del mismo. En caso de requerirse se enviará comunicación por parte del Fon-do para que desde la Adminis-tración Municipal se delegue el enlace, gestión que en caso de requerir deberá solicitar el Ope-rador zonal a la Subgerencia de Regiones

10. Los instrumentos que se usarán

para registrar la realización de estas actividades, aparecen en los anexos del momento ANTES. Ellos son:

Actas de reuniones Registros de asistencia Registro fotográfico



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a.2 Socialización con las fami-lias participantes1

11. Una vez realizada la socialización

con las autoridades locales, es necesario que se realice la socia-lización del proyecto con la co-munidad, la cual también debe ser durante el primer mes de operación en la zona. Esta pue-de ser una o varias reuniones, pues lo fundamental es que se logren tratar aspectos tales co-mo: presentar el Programa Na-cional de vivienda del Fondo Adaptación en su totalidad: eta-pas del proceso, reglas que ope-ran en el proceso de verificación y elegibilidad las familias, requi-sitos y alcance, procedimientos a seguir en cada momento (ej.: recolección de documentos, que-jas y reclamos, apelaciones, en-tre otros), el equipo humano que va a estar en la zona, la me-todología de trabajo, etc.

12. El operador debe diseñar y entre-gar al Fondo Adaptación un plan de trabajo para las socializacio-nes, que cubra la totalidad de la población que formará parte del programa. Este plan debe consi-derar como mínimo:

1 Esta actividad que se ha venido realizando por los operadores

se homologará a la Estrategia de Auditorias Visibles que el Fondo

implementa en todos los sectores, la cual se desarrolla en el

Capítulo de Consideraciones generales de este Instructivo

Dado que en algunos casos la población a atender se encuen-tra dispersa en el casco urbano, e incluso en zonas rurales, el operador debe establecer en su plan de trabajo la manera como llevará a cabo estos espacios de socialización, en consideración con los aspectos logísticos que debe resolver, pero en todo ca-so, lograr el objetivo de informar a la población objetivo.

Para la convocatoria a la comu-nidad se debe identificar la for-ma más efectiva de hacer llegar la invitación: perifoneo, emiso-ras comunitarias, líderes y presi-dentes de JAC, etc., de tal ma-nera que se garantice la asisten-cia de las personas que están involucradas en el proceso.

La convocatoria debe incluir y ga-rantizar la asistencia de represen-tantes de la Administración Muni-cipal y de la Personería. Teniendo en cuenta que en la reunión de socialización llevada a cabo con las autoridades locales, se desig-nó un enlace municipal para el programa, se debe presentar a esta persona para que la comuni-dad la conozca y sepa sus funcio-nes y responsabilidades.


para registrar la realización de estas actividades, aparecen en los anexos del momento ANTES.



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Ellos son: Actas de las reuniones

Registros de asistencia Registro fotográfico Presentación realizada e infor-

mación entregada

b. Conformación de equipos locales de seguimiento – ELS2

14. En todos los proyectos que tie-

nen recursos públicos es necesa-rio garantizar la participación ciudadana y el control social, pa-ra dar cumplimiento a la norma-tiva vigente sobre participación, pero sobre todo, porque estos son escenarios privilegiados para dar transparencia y confianza en el proceso.

15. El Fondo Adaptación ha diseña-do una Estrategia denominada Auditorias Visibles que incorpora la metodología para atender este aspecto y son los denominados Equipos Locales de Seguimiento –ELS , estos espacios promue-ven la participación ciudadana y la corresponsabilidad en los be-neficiarios. Los equipos son con-formados por integrantes de las familias participantes y se cata-logan como un mecanismo de participación intermedio, que si

2 Este componente será incorporado en la Estrategia de Auditorias

Visibles

bien hace control social al proce-so, no es un Comité de Veeduría en el sentido estricto, ya que deben desarrollar temas de ges-tión, participación y comunica-ción con sus comunidades, en un ejercicio de corresponsabili-dad y empoderamiento para buscar la sostenibilidad de los nuevos barrios. La información relacionada con la conformación y operación de estos equipos puede verse en el manual que aparece en los anexos del Antes.

16. Los ELS serán conformados en la primera reunión de socializa-ción del proceso que se realice con las familias, con el fin de que la misma comunidad asis-tente sea quien los reconozca como sus representantes y lo le-gitimicen. Es importante dejar claro el sentido y compromisos que estos equipos tienen con el programa. Como posteriormente a la conformación del equipo se realizará la verificación de las familias participantes, es posible que una vez se tengan los resul-tados de los elegibles se deba proceder a recomponer el equi-po para lograr que tengan la re-presentatividad e interés que se requiere.

17. Los ELS, deben tener una com-posición que integre represen-tantes de las familias participan-tes en el programa, representan-



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tes de otras comunidades impli-cadas (Ej. Comunidades recepto-ras en caso de reasentamien-tos), el funcionario que designó la alcaldía como enlace para el programa, el personero munici-pal y otros actores que se consi-deren relevantes según el caso.

18. Para la conformación de los ELS, se debe contar como mínimo con 20 familias objeto de atención por parte del Fondo en el Municipio.

19. Los instrumentos que se usarán para hacer seguimiento a los ELS aparecen en los anexos del momento ANTES. Ellos son:

Acta de constitución de los ELS – firmada por las personas que lo conforman

Registros de asistencia Registro fotográfico Directorio de contactos para el

ELS y el operador (debe incluir datos de la Administración Muni-cipal y el delegado designado)

20. En aquellas comunidades indígenas, afrodescendientes o lasque cuentan con una legislación y una organización interna como caso ca-bildos, consejos comunitarios entre otros se homologarán estas instancias a un Equipo Local de Seguimiento, por lo tanto acordarán con ellos la realización de las actividades.

c. Visitas de caracterización

20. Las visitas de caracterización tie-nen por objetivo levantar toda la información relacionada con los núcleos familiares que potencial-mente participarán del Programa de Vivienda, información necesa-ria para garantizar que sus nece-sidades específicas sean atendi-das, especialmente en los casos de reasentamiento. La metodolo-gía para hacer el recaudo de esta información es a través de la visi-ta domiciliaria y el diligenciamien-to de una ficha de caracterización diseñada para tal efecto por el FA, y que puede verse en el capítulo de anexos del ANTES.

21. Estas visitas se deben realizar por parte de un equipo interdis-ciplinario conformado por un profesional social y uno técnico. El profesional social es quien di-ligencia la ficha de caracteriza-ción, procurando especialmente establecer situaciones particula-res como la discapacidad de al-gún miembro de la familia, pues ese tipo de condiciones deben ser atendidas adecuadamente en las nuevas casas. Es igualmente necesario recolectar información relacionada con la actividad so-cioeconómica de la familia, a fin de prever que no se vea impac-tada negativamente en casos de reubicación. También se necesi-ta información acerca del tipo de hogar, jefatura, cantidad de in-tegrantes, condiciones de salud



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de los miembros de la familia que requieran atención especial, si hay personas que están en etapa educativa, etc., todo ello para que conjuntamente con las autoridades locales se la articule la oferta de servicios para las familias que lo requieran. Esta visita de caracterización es tam-bién un momento para llevar in-formación y resolver inquietudes de la familia en relación con el programa. De otra parte el rol del profesional técnico, es reco-lectar toda la información rela-cionada con las condiciones físi-cas de los inmuebles.

22. Las fichas de caracterización son el insumo para el desarrollo de la línea base de todo el progra-ma, ya que contienen la infor-mación necesaria para monito-rear el proceso de manera que se puedan tomar decisiones y acciones oportunas durante todo el desarrollo del programa.

23. Los instrumentos que se usarán para recolectar la información de esta actividad y que se encuen-tran en los anexos del antes son:

Ficha de Caracterización por fa-milia

Base de datos de la línea base, tabulación de datos de la ficha

d. Identificación de servicios del Estado y mapa de actores en las regiones

24. Como se dejó explícito en la In-

troducción, el Programa de Vi-vienda del Fondo Adaptación en-tiende que atender a las familias damnificadas por el Fenómeno de la Niña 2010-2011, no es sola-mente el ejercicio de llevar a las familias a una nueva casa, sino, facilitarles unas condiciones ópti-mas de habitabilidad, que a su vez les mejoren sus condiciones de vida. Lo anterior es relevante, toda vez que gran número de las familias a ser atendidas, suelen ser especialmente vulnerables, y en su mayoría, con una experien-cia de vida de condiciones de ex-trema pobreza y vulnerabilidad social.

25. Aplicar esta visión implica que en el Programa se tomen en consideración múltiples dimen-siones, iniciando por la físico-natural (vivienda saludable en un lugar sin riesgos) y conti-nuando por las condiciones so-ciales, económicas, culturales, políticas y ambientales, pues de lo que se trata es de propiciar el desarrollo sostenible de una co-munidad en un determinado en-torno. En ese sentido, vale la pena que desde el inicio se invo-lucre activamente a la Adminis-tración Municipal, toda vez que



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es esa instancia la primera res-ponsable por el respeto y pre-servación de los derechos de las familias. Pero también, apoyar a estos gobernantes para generar una dinámica de articulación con entidades del Estado presentes en la zona, y con instituciones públicas y privadas, quienes puedan gestionar oferta de pro-gramas sociales para atender necesidades identificadas en la ficha de caracterización.

26. La articulación de la oferta no implica mayores gastos o recur-sos económicos del proyecto particular, se trata de una ges-tión articulada y metódica que permita que las entidades co-nozcan las necesidades de la población participante del Pro-grama, diseñen rutas de aten-ción, y desplieguen programas que den las respuestas requeri-das. Este ejercicio facilita el cumplimiento de metas de todos los actores, y propicia un resul-tado “gana-gana”. Por ello, se requiere que desde el momento de la socialización del Programa, se creen las condiciones para es-tos espacios de articulación en los que se den las sinergias ne-cesarias y se haga visible a las entidades públicas y actores en general las demandas de servi-cios de las familias.

27. Propiciar la articulación para lo-

grar una respuesta integral a las familias, con el concurso de to-dos los actores en las regiones, y a nivel nacional de ser necesa-rio, es fundamental para los ho-gares; pues en el caso de reasentamientos, las familias tendrán la capacidad de afrontar su nueva situación, se evitará el abandono de las nuevas vivien-das y el retorno a los lugares de riesgo no mitigable donde antes tenían sus casas. Y en el caso de reconstrucción, se darán mejo-res condiciones para permanecer en el lugar; así como herramien-tas para el mejoramiento de sus condiciones de vida.

28. Es de importancia para el Fondo Adaptación, porque si bien su ta-rea está enfocada a responder a las necesidades de vivienda de las familias damnificadas por el Fenómeno de la Niña 2010-2011, es también la entidad encargada de crear y fortalecer las condicio-nes del país para la adaptación al cambio y variabilidad climática. Ese objetivo se logra consolidan-do aprendizajes, fortaleciendo actores en las regiones y brin-dando a las comunidades y go-bernantes elementos de resilien-cia que les posibilitarán salir avante de este proceso.

29. Para lograr lo anterior, se debe construir un mapa de actores que permita una convocatoria



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amplia a todas las entidades pú-blicas, privadas, organizaciones no gubernamentales, coopera-ción internacional, redes interi-nstitucionales, organizaciones sociales, figuras relevantes de la sociedad civil, que tengan oferta de servicios en los temas identi-ficados como críticos en la línea base de las familias caracteriza-das. El primer paso para cons-truir el Mapa de Actores es dili-genciar un directorio que con-tenga: nombre, misión, oferta y datos de contacto.

30. Luego de la identificación de los actores y creación del directorio, se debe propiciar un acerca-miento para dar a conocer el proyecto. Si el Operador lo re-quiere, este primer contacto se-ría coordinado con la Subgeren-cia de Regiones quien es la en-cargada de las relaciones interi-nstitucionales del Fondo. Los instrumentos que registran los resultados de esta actividad, y que aparecen en los anexos del ANTES, son:

Directorio de Actores en las Re-giones

Mapa de actores en cada uno de los sectores claves: educación, salud, transporte, etc.

Actas de reunión Registros de Asistencia

e. Socialización resultados de ele-gibilidad con entidades locales y comunidad

31. Una vez terminada la verificación

y con los resultados de la elegi-bilidad de las familias participan-tes, de acuerdo con las normas establecidas por el Fondo Adap-tación, a través de la Subgeren-cia de Regiones, el equipo social del Operador será el responsable de realizar las socializaciones de estos resultados en cada uno de los Municipios.

32. El primer paso a dar en esta ac-tividad es socializar y explicar a la Alcaldía la metodología usada, los criterios de elegibilidad y el resultado final del proceso, de manera que la autoridad local pueda, en primera instancia, ha-cer las observaciones y pedir las aclaraciones que considere ne-cesarias.

33. El siguiente paso es convocar, de manera concertada con las Alcaldías, a las comunidades pa-ra la presentación de los resul-tados de elegibilidad. En relación con este punto se debe tener en cuenta:

Dado que en algunos casos la población se encuentra dispersa en el casco urbano, e incluso en zonas rurales, el Operador debe establecer la metodología más



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adecuada para llevar a cabo es-tos espacios de socialización, en consideración con los aspectos logísticos que debe resolver, pe-ro en todo caso lograr el objeti-vo de informar a toda la pobla-ción damnificada.

Para la convocatoria a la comu-nidad se debe identificar la for-ma más efectiva de hacer llegar la invitación: perifoneo, emiso-ras comunitarias, líderes y presi-dentes de JAC, etc., de tal ma-nera que se garantice la asisten-cia las personas que están invo-lucradas en el proceso. La con-vocatoria debe incluir y promo-ver al máximo la asistencia de la Administración Municipal (si no el Alcalde, por lo menos la per-sona designada como enlace pa-ra el Programa), de la Persone-ría, y de los ELS ya conforma-dos, para que sean garantes del proceso y den legitimidad a los registros presentados. También, para que las familias se sientan acompañadas por sus líderes. En ciudades capitales que su-peren los 100.000 habitantes el operador podrá presentar la pro-puesta de socialización de los re-sultados, de acuerdo a la dinámi-ca de la zona y las instituciones presentes en el Municipio.

Es clave que se dé adecuado manejo a las inquietudes, quejas

y reclamos que puedan surgir, y para ello, se debe prever un mecanismo de atención para re-solverlas, (ver en el capítulo Consideraciones Generales: PQRS – Atención a la ciudada-nía) que debe ser de conoci-miento amplio por parte de las familias, autoridades y demás interesados en el proceso. Y es uno de los puntos en la agenda de la socialización.


para registrar la realización de estas actividades aparecen en los anexos del momento ANTES. Ellos son: Actas de las reuniones Registros de asistencia

Registro fotográfico Presentación realizada e infor-

mación entregada



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DURANTE 35. El momento denominado DU-

RANTE se establece desde la oficialización del registro de fa-milias elegibles y hasta el mo-mento de la entrega de la casa nueva a las familias. Es necesa-rio que las familias, especial-mente las reasentadas, tengan conciencia acerca de que las vi-viendas son su patrimonio y ga-rantía para una mejor calidad de vida, pero que también al reci-birlas contraen obligaciones efecto de la formalización de la propiedad, además del cambio en las condiciones constructivas de la vivienda. El principal obje-tivo de este momento es gene-rar conciencia en las familias frente a la nueva realidad de su vivienda, los beneficios que de ella derivan, las responsabilida-des que asumen y las nuevas dinámicas de convivencia y par-ticipación ciudadana que se de-ben establecer para que el pro-ceso culmine exitosamente.

36. Para el desarrollo de todas las actividades del DURANTE se debe construir un plan de traba-jo que brinde herramientas y fortalezca las capacidades de las familias para la apropiación de la nueva vivienda y entorno (en el caso de reubicaciones). El plan de trabajo se construye te-niendo en consideración los re-

sultados obtenidos en la caracte-rización de las familias, de ma-nera que se puedan resolver o prevenir posibles problemas que enfrenten las familias en el pro-ceso y debe tener como com-plemento operativo un progra-mador mensual de actividades.

37. Es común que las familias no tengan claras las implicaciones sociales, jurídicas y económicas que conlleva el reasentamiento, por ello se debe hacer un espe-cial trabajo de sensibilización y preparación para que puedan asumir las obligaciones que ad-quieren en su nueva morada; por ejemplo, que deben asumir comportamientos que no afecten la sana convivencia y buena ve-cindad, también que es necesa-ria su participación para la cons-trucción y respeto de las reglas de convivencia; y por supuesto, que tienen el deber ciudadano del pago de impuestos por la propiedad así como los servicios públicos.

38. Un aspecto fundamental en este momento, es el involucramiento activo de las Alcaldías Municipa-les, toda vez que es esta entidad que tendrá la atención de estas familias, una vez el Fondo y el operador se retiren de la zona. Por ello se debe lograr que su participación sea cada vez más protagónica y construir una rela-



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ción de acompañamiento y apo-yo con las administraciones para que asuman como suyo el pro-ceso, de manera que el Fondo pueda ir haciendo una salida gradual apenas entregue las vi-viendas.

39. En la etapa del DURANTE se realizan, con base en un Plan de Trabajo aprobado por el Fondo y/o la Interventoría, mediante comunicación al operador, el cual debe estar acompañado de un programador mensual, las ac-tividades que se desarrollaran para alcanzar los objetivos del Acompañamiento Social, tales como: acompañamiento de las familias de acuerdo con la carac-terización realizada, articulación interinstitucional, formación en temas básicos que les permitan adquirir herramientas para en-frentar esta nueva etapa en sus vidas, elaboración de manuales de convivencia y uso de las vi-viendas, reconocimiento de las nuevas viviendas, entre otros.

40. Para el abordaje de los ejes te-máticos que se describen en es-te documento; y para el aborda-je de los mismos los Operadores realizarán material pedagógico que el una vez aprobado por el Fondo se reproducirá e imple-mentará en los procesos de for-mación de las comunidades por parte del Operador

41. Para los casos de reubicación, hay que desarrollar actividades tales como: visitas de reconoci-miento de las viviendas, elabo-ración colectiva de los manuales de convivencia y acompaña-miento en la primera etapa de puesta en práctica de los mis-mos, en el caso que las familias sean trasladadas a proyectos donde ya existen dichos manua-les, el operador deberá sociali-zarlos y entregarlos a las fami-lias para que los adopten. Dise-ño participativo y entrega de los manuales de uso de las vivien-das, y reuniones de seguimiento con las familias y autoridades lo-cales para dar cuenta de los avances del proceso y brindar otra información que sea rele-vante en cada caso.

a. Plan de trabajo para la gestión

social 42. El Plan de Trabajo es la herra-

mienta que permitirá definir las acciones a implementar con las familias, los colectivos de familias y los actores relevantes en el pro-ceso, así como el cronograma, los indicadores y responsables; de tal manera que se logre el objetivo de acompañamiento social para que las familias se acoplen a su nueva vivienda y entorno.

43. El principal insumo para cons-truir el plan es el análisis de la



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información de caracterización de las familias, a través de la cual se ha constituido la línea base del proceso. Los hallazgos más relevantes, y que puedan convertirse en potenciales ries-gos para el Programa, deben ser abordados de manera especial en el plan. Además, el plan debe estructurarse tomando en consi-deración las siguientes fases y ejes temáticos, que son de co-mún abordaje en este tipo de programas.

44. El Plan de Trabajo tiene dos ti-pos de contenidos:

Uno, relacionado con el proceso de acompañamiento y formación de las familias en general. Este puede iniciar desde el primer contacto con las familias partici-pantes, y busca prepararlas para el proceso, independientemente de que las familias vayan a vivir reconstrucción en sitio propio o vayan a ser reasentadas.

Y otro, relacionado con la prepa-ración de las familias, una vez se ha definido y aprobado el plan de intervención (recons-trucción o reubicación). Es decir, se cuenta con la certeza del tipo de proyecto, la tipología de vi-vienda y las familias que harán parte de él. En este caso, se de-be separar el plan de trabajo pa-ra familias que van en el pro-

grama de Reconstrucción y las que van a Reubicación.

El plan de trabajo debe estar acompañado de un programador mensual de las actividades que dan la operatividad de los com-ponentes del Plan.


para registrar la realización de estas actividades aparecen en los anexos del momento DU-RANTE. Ellos son:

Reporte de análisis de la carac-terización de las familia (Docu-mento de Análisis de Variables) – soporte del Plan

Formato para la elaboración del plan de trabajo (Documento so-porte)

Formato para la elaboración del programador mensual

a.1 Elaboración de línea base de

caracterización de las familias 46. La línea base es el instrumento

que contiene las variables y el análisis de las características so-ciodemográficas y económicas encontradas en la población damnificada que hace parte de la atención del Programa Nacional de Reconstrucción y Reubicación de Viviendas del Fondo, y obede-ce a la información recolectada en la primera etapa del proceso. Esta información incluye a la fa-



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milia completa, pues una de sus funciones más relevantes es arti-cular la institucionalidad para dar respuestas a las necesidades del grupo familiar y mitigar también los efectos negativos que pueda traer consigo el reasentamiento, cuando sea ese el caso. Es decir, evitar la desescolarización de los niños, niñas y jóvenes, garantizar el acceso a salud, o considerar aspectos como discapacidades a la hora de asignar las viviendas, entre otras.

47. La Línea Base se convierte en-tonces en una herramienta para la construcción del Plan de tra-bajo, toda vez que debe incluir actividades que permitan a las familias fortalecer sus capacida-des, acercar la institucionalidad al proceso y fijar condiciones de sostenibilidad para que el pro-grama culmine exitosamente.

48. Toda la información procedente de las Fichas de Caracterización, deberá ser tabulada y entrega-da al Fondo, siguiendo los li-neamientos dados al respecto.

49. También debe ser analizada en un documento que entregarán al Fondo; cuando el número de familias sea mayor o igual a 20 familias nucleadas o 50 disper-sas se dará también una copia a las Administraciones Municipa-les, como parte del proceso de articulación interinstitucional.

50. Los instrumentos que se usarán para registrar la realización de estas actividades, aparecen en los anexos del momento DU-RANTE. Ellos son:

Base de datos para la tabula-ción de la información.

Documento Análisis de la ca-racterización de las familias.

a.2 Formación en temas básicos 51. Hay algunos temas que son cla-

ves y comunes en la gestión so-cial de los proyectos de vivienda y deben ser abordados en el acompañamiento que se hace a las familias. Estos temas son la base de la formación y acompa-ñamiento. No obstante, el plan de trabajo debe incluir, además de los temas que a continuación se presentan, aquellos que se requieren para abordar aspectos específicos relacionados con las necesidades detectadas en la ca-racterización de las familias:

i. Vivienda Saludable: para abordar

este tema se sugiere utilizar la metodología establecida por la Organización Panamericana de la Salud y Organización Mundial de Salud (hacia una vivienda saluda-ble).

ii. Convivencia familiar y resolución de conflictos: Talleres de acuerdo con los lineamientos del ICBF.



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iii. Planes de vida familiar: Se debe realizar trabajo participativo con las familias para que realicen su proyecto de vida en su nueva vi-vienda y entorno, se recomienda utilizar la cartilla de UNIDOS para desarrollar este eje.

iv. El presupuesto familiar: Educa-ción financiera del hogar, con las familias se debe trabajar en lo que cuesta su vida normalmente, que cambia después de recibida la nueva vivienda, una relación detallada entre ingresos y gastos.

v. Normas de convivencia y propie-dad horizontal: construcción co-lectiva del manual de convivencia y socialización del reglamento de propiedad horizontal.

vi. De la informalidad a la formali-dad: Responsabilidad y conoci-miento frente a pago de servicios públicos, impuestos, titularidad, responsabilidad familiar.

vii. Gestión del Riesgo como eje transversal: Condiciones de miti-gación del riesgo al realizarse la reconstrucción o reubicación.

52. Los operadores deberán como

mininos implementar 5 temas de los propuestos, y en el caso de considerarse necesario de acuerdo a la identificación de necesidades de la población, proponer nuevos para su incor-poración.

a.3 Estrategia de articulación de la oferta institucional

53. Una vez identificada la necesi-dad de oferta de servicios, con base en la caracterización reali-zada, se debe incluir en el Plan de Trabajo una estrategia de ar-ticulación interinstitucional, que dé respuesta de forma integral a las familias.

54. Se sugiere apoyar a la Alcaldía y/o Gobernación en la instala-ción y coordinación de una Mesa Técnica de Seguimiento, como un espacio que permita direccio-nar y encaminar esfuerzos para satisfacer las necesidades de las familias participantes del proyec-to. Una vez se tenga clara la conformación de la mesa técni-ca, está podrá ser coordinada desde el nivel departamental pa-ra todos los municipios o desde cada municipio, según sea el contexto de la región. Es nece-sario incluir en la convocatoria de la Mesa a los actores relevan-tes identificados anteriormente, y determinar si serán integrantes permanentes o por temáticas, según sea el caso.

55. Es importante generar una arti-culación real de los actores, en estos espacios debe participar el Alcalde o quién este delegue pa-ra tal fin, ya que este proceso debe ser liderado por la Adminis-tración Municipal.



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56. Uno de los espacios que se pue-den aprovechar para esta articu-lación son las Mesas Técnicas Regionales que convoca el De-partamento para la Prosperidad Social – DPS-, quien lidera el Acompañamiento Social de las familias de las cien mil vivien-das, a través de ANSPE.

57. Otro espacio en donde se puede aprovechar para realizar alianzas y articulaciones son los Consejos Municipales de Política Social, ya que en ellos participa la institu-cionalidad del Municipio. Desde la subgerencia de Regiones del Fondo, se acompañará el proce-so que adelante el operador pa-ra realizar esta gestión d cuan-do se estime conveniente.

58. Para llevar un registro de esta actividad, se debe diligenciar una matriz de resultados, que aparece en el punto de anexos del DURANTE:

Matriz de Alianzas Público-Privadas-APP

a.4 Elaboración colectiva de los

manuales de convivencia para familias reasentadas

59. Un elemento fundamental para

la convivencia de las familias en su nuevo entorno es que hagan acuerdos básicos para la convi-vencia. Por lo anterior, se debe

incluir en el plan de trabajo el desarrollo de una serie de jorna-das que permitan la construcción de los manuales de convivencia que involucren normas mínimas para habitar en comunidad.

60. Para la elaboración de los ma-nuales cada Operador es autó-nomo en su diseño y aplicación, según el contexto de cada pro-yecto; debe garantizar la partici-pación de la totalidad de las fa-milias para generar mayor per-tenencia y apropiación de los temas, por lo que es necesario elegir horarios, tamaño de los grupos, y en fin toda la logística que facilite el objetivo.

61. Estos manuales deben contem-plar todas las acciones que per-mitan una vida colectiva al ad-quirir buenas prácticas frente al respeto a los derechos de los demás, usos permitidos en las zonas comunes, administración de la propiedad colectiva (cuan-do aplique), entre otros. El ma-nual será una de las herramien-tas de sostenibilidad que se de-jará en las comunidades.

62. De otro lado se debe hacer un mayor énfasis en aquellos planes de intervención que obedecen a Propiedad Horizontal, ya que en términos generales las familias que se atienden por parte del Fondo Adaptación residían en



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casas y en su gran mayoría en la zona rural, lo que requiere cam-bios en las prácticas culturales de la población.

63. Los Manuales deben ser entre-gados a cada familia, lo cual de-be soportarse con el acta de en-trega firmada por cada repre-sentante del núcleo familiar.

64. Los instrumentos que se usarán para registrar la realización de es-tas actividades aparecen en los anexos, son:

Actas de reunión Registros de Asistencia Registro Fotográfico

Versión final del manual Modelo Acta de entrega del

manual de convivencia a.5 Construcción y entrega del

manual de uso de las viviendas

65. Teniendo como base que las vi-viendas construidas por el Fondo tienen las normas técnicas en términos constructivos según la legislación Colombiana, es nece-sario elaborar un manual de uso de la vivienda, con base en la in-formación técnica de la obra, que contenga las diferentes activida-des de mantenimiento y uso co-rrecto de la vivienda para el co-nocimiento de cada familia.

66. Para el desarrollo de esta actividad es necesaria la vinculación tanto

de la parte técnica del operador como del constructor, las cuales deben dar soporte como expertos que son en la materia a lo que se consigne en el documento.

67. Para la modalidad de recons-

trucción en el área rural es ne-cesario ilustrar el mantenimiento requerido por los sistemas de saneamiento básico y el uso adecuado de los mismos, de tal forma que su vida útil no se vea alterada; así como las cargas permitidas para los tanques de almacenamiento, de tal forma que no se afecte la estructura de la vivienda.

68. De igual forma es necesario de-terminar los posibles cambios en términos de ampliación, que se puedan llevar a cabo en las vi-viendas, bien sea en altura o en extensión, con el fin de que no se vea afectada su estructura y estabilidad posteriormente.

69. Cada operador es libre de dise-ñar y aplicar la metodología para la construcción y socialización de este manual, así como la forma en que se trabajará con la población para ser interpretado y apropiado por las familias. Lo que sí debe garantizar es que por lo menos un adulto respon-sable, integrante de las familias participe en la socialización de este manual.



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70. Igualmente, una copia del manual debe ser entregada a cada fami-lia, quienes deberán firmar un ac-ta en la que dan fe de haberlo re-cibido, que fueron resueltas sus inquietudes en relación con su contenido y uso, y que se com-prometen a ponerlo en práctica.

Productos:

Versión final del manual entregado Actas de recibo del Manual de Uso de

las Viviendas firmada por cada familia.

Registros de asistencia Registro Fotográfico a.6 Plan de fortalecimiento de los

ELS 71. Los Equipos Locales de Segui-

miento (ELS), son fundamenta-les para el adecuado desarrollo y sostenibilidad del Programa. Son personas de la comunidad, en su mayoría integrantes de las fami-lias que participan del programa, pero también puede incluir, al-gunos representantes de otros grupos sociales que se ven im-pactados por el programa, ejemplo comunidades receptoras en caso de reasentamientos. Si bien, estos no son veedurías, juegan un papel en el segui-miento del proceso, pero tam-bién son el puente de comunica-ción con las comunidades. En ese sentido, su labor es funda-mental para integrar la visión de

las familias y comunidades en el proceso, pero ello debe hacerse de manera informada, por lo que es necesario hacer un proceso de formación y fortalecimiento que cualifique la labor del ELS.

72. Así, el Plan de Fortalecimiento, que forma parte del Plan de Trabajo, debe incluir herramien-tas para realizar su labor de par-ticipación, control social y soste-nibilidad, que permitan construir nuevos liderazgos como capaci-dad instalada en las Regiones donde se encuentran.

73. Los ELS deben contar con forma-ción en mecanismos de participa-ción ciudadana, funcionamiento Estatal (para gestión y articula-ción en relación con el proceso de reasentamiento o reconstruc-ción), mecanismos de resolución de conflictos, y documentación de procesos entre otros.

74. Los instrumentos que se usarán para registrar la realización de estas actividades aparecen en los anexos, y son:

Actas de reunión

Registros de Asistencia Registro Fotográfico Formato Planificación Talleres /

Plan de Fortalecimiento g



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a.7 Visitas de reconocimiento de nuevas viviendas

75. Uno de los aspectos claves para

que las familias vayan tomando conciencia de los cambios que van a afrontar una vez sean reasentadas, es conocer previa-mente sus viviendas y el entorno del lugar que habitarán. Esto les permite pensar aspectos tan bá-sicos como qué tipo de muebles o enceres pueden llevar a su nueva vivienda, cómo se aco-modará el grupo familiar en el espacio, hasta cómo es el sec-tor, quiénes son sus vecinos, etc.

76. Por ello es necesario realizar algún tipo de actividades que les permitan a las familias ir a reco-nocer su nueva casa y entorno.

77. La logística de esta actividad de-be ser diseñada por el Operador, de manera que logre hacerla con una antelación de por lo menos dos meses para que las familias se preparen para la mudanza y se hagan algunas actividades con quienes serán sus vecinos. Esta visita puede ser incluso antes de que la obra esté terminada.

78. Esta actividad se diseñará de acuerdo a las características de la zona y de las posibilida-des de traslado de las familias.

En caso de no ser viable, el operador deberá realizar acti-vidades con una metodología (maquetas, renders, videos, folletos entre otros) que per-mita a las familias conocer la vivienda y comprender su nuevo entorno.


para registrar la realización de estas actividades aparecen en los anexos, y son:

Acta de visita para reconoci-miento de la nueva vivienda

Registro Fotográfico Registro de asistencia

a.8 Reuniones de seguimiento 80. Como se ha mencionado antes,

los ELS tienen su razón de ser en la participación ciudadana, el control social y la sostenibilidad de las intervenciones, motivo por el cual es necesario realizar reuniones periódicas con estos equipos, de tal manera que cuenten con información de pri-mera mano, que les permita rea-lizar su labor de articulación y comunicación entre los operado-res, contratistas y comunidad.

81. De igual forma se deben pro-gramar reuniones, mínimo cada dos meses, de seguimiento con la comunidad en general, los



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ELS y las Administraciones Muni-cipales. Brindar información oportuna y permanente dismi-nuye el ruido y la desinforma-ción frente al proceso, además de que permite identificar aspec-tos relevantes que deben ser re-sueltos antes de que generen crisis.

82. De identificarse un tema sensi-ble, en el que el Fondo deba ha-cer algún tipo de intervención, ejemplo, una acción con entida-des del orden nacional, deben ser informadas oportunamente a la Subgerencia Regiones para que se proceda con celeridad y se traten preventivamente los asuntos.


Actas de reunión Registros de Asistencia Registro Fotográfico



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DESPUÉS

84. El momento denominado DESPUÉS comprende las acciones que se dan desde la entrega de la vivienda y las familias la están habitando, y hasta que hayan hecho entrega del proceso a las alcaldías, pues así hayan estado involucradas desde el comienzo, es necesario hacer la entrega formal del proceso.

85. El Después está contemplado como el seguimiento y evalua-ción a las dimensiones de adap-tabilidad, calidad de vida, soste-nibilidad y gestión de oferta ins-titucional. Dado que en las eta-pas anteriores se realizaron las actividades que están encamina-das al logro de una dinámica mínima en estos aspectos, el trabajo durante este momento es la evaluación de la funcionali-dad y operatividad de las mis-mas, de tal forma que se deter-mine la necesidad de ajuste o reforzamiento antes que el Fon-do y el operador se retiren.

86. En la etapa del DESPUÉS se deben realizar dos acciones fundamenta-les: cerrar los procesos relaciona-dos con la entrega y traslado de las familias: entrega de los ma-nuales de convivencia y uso de las viviendas, acompañamiento para la creación de juntas de vecinos, acción comunal o juntas adminis-tradoras, y la entrega del proceso a las alcaldías, entre otras.

a. Entrega de los Manuales de Convivencia a las familias reasentadas

87. Con el fin de dar el valor simbó-

lico que requiere el Manual de Convivencia, construido colecti-vamente, a cada familia se le debe hacer entrega del mismo, y debe firmar un acta de recibido que dé cuenta de que lo conoce y está dispuesto a cumplirlo.

88. La entrega puede hacerse una a una por familia, o en un acto colec-tivo, que puede ser también el de la elección de la Junta de Vecinos.

89. Los instrumentos que se usarán para registrar la realización de estas actividades aparecen en los anexos del Antes y del Después, y son:

Actas de reunión Registro de Asistencia Acta de recibido del Manual de

Convivencia firmada por cada familia

Registro Fotográfico b. Acciones de Sostenibilidad y

Entrega del Proceso a las Al-caldía y Gobernaciones

90. Como se ha indicado en las eta-

pas antes descritas, el trabajo de involucramiento y articulación de los gobernantes locales y regio-nales es fundamental para el Programa, y especialmente en la



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etapa del DESPUÉS, si bien es cierto, desde el momento de la llegada al Municipio por parte del operador se inicia el trabajo conjunto, es necesario hacer la entrega formal a la Alcaldía, ya que el operador y el Fondo se retiran de la zona y es a la Ad-ministración Municipal a quien les corresponde hacerse cargo del bienestar y seguimiento a la estabilización de las familias.

91. Así, para cerrar el proceso, y lue-go de entregar las viviendas, la Alcaldía entra a jugar un papel fundamental en la sostenibilidad del Programa, y para hacer una adecuada transición y entrega del proceso se deben llevar a ca-bo las siguientes actividades: conformación o validación de las organizaciones de acción comu-nal, socialización y entrega del estudio de riesgos, definición del uso de los predios desocupados (en casos de reasentamientos).

92. Es necesario realizar como mínimo 2 comités con la Administración Municipal, donde se realice la pre-sentación de un informe consolida-do y se elabore un plan de trabajo con las acciones que se deben desarrollar por parte de la Alcaldía, para la sostenibilidad de los nuevos barrios entre ellas fortalecimiento de las organizaciones que se creen, jornadas d vinculación de la oferta de servicios entre otros.

b.1 Conformación o validación de las organizaciones de acción comunal

93. Una vez las familias están insta-

ladas en sus viviendas, se les debe apoyar para que confor-men o validen las organizaciones de acción comunal que se erijan como órganos de gobierno que tramiten todos los aspectos rela-cionados con la adaptación al nuevo entorno.

94. Este ejercicio debe hacerse de manera articulada con la Alcaldía y su Secretaría de Gobierno y Par-ticipación Ciudadana o las que hagan sus veces, de manera que se cree una dinámica que afiance los vínculos, facilite la incidencia de las comunidades en sus temas de interés y cree las condiciones para una sana habitabilidad.

95. Una base de estas Juntas pue-den ser quienes integraron el ELS, si han tenido un desempe-ño destacado y gozan de la legi-timidad que este rol exige. Sin embargo, esta es una decisión de las familias, pero el Operador en su calidad de acompañante del proceso puede orientar estas decisiones.




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Actas de la reunión en la que se formalizan a los integrantes de las organizaciones de acción comunal.

Registro Fotográfico b.2 Entrega y socialización del

proceso de acompañamiento a la Administración Municipal

97. Todo el proceso se ha guiado

por la caracterización inicial que se hizo a las familias en la pri-mera etapa, ANTES, en la etapa del DURANTE se hicieron con-certaciones con diferentes acto-res, con el involucramiento acti-vo de la Alcaldía, para la aten-ción de las necesidades expre-sadas por las familias de cara a la sostenibilidad del proceso. El DESPUÉS es el momento en el que se entrega a la Alcaldía una síntesis de los avances de este acompañamiento y articulación, señalando especialmente, los aspectos en los que se requiere continuar el acompañamiento desde esta entidad.

98. Esta información se consolida en el documento que el Fondo ha diseñado para tal fin. Con la en-trega de este documento síntesis se da por finalizado el proceso de acompañamiento a las familias.

99. Para registrar la realización de esta actividad se debe usar el anexo:

Acta de la entrega del docu-mento Síntesis y Retos a la Al-caldía.



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COMUNIDADES ÉTNICAS

100. Aquellos operadores que tie-nen dentro de su población sujeto de intervención comu-nidades étnicas utilizarán la ficha de caracterización dise-ñada para estos grupos y que se encuentra en los anexos del Antes.

101. En la implementación de los ejes temáticos de formación deberá analizar la pertinencia de los ya contemplados, y en caso de no serlo se deberá plantear por porte del opera-dor una propuesta de alterna-tivas de acuerdo a sus cos-tumbres y patrones cultura-les, que será revisada y apro-bada por el Fondo.

102. La conformación de ELS de-berá ser acordada u homolo-gada con las autoridades y comunidades étnicas, para determinar su pertinencia y necesidad.

103. En lo concerniente a manua-les de convivencia deberán incorporar las normas que cada comunidad tenga prees-tablecidas, lo anterior con el objeto de no romper con tra-

diciones y patrones culturales y de no existir se deberán construir con ellos.



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CONSIDERACIONES GENERALES i. Auditorias Visibles

105. Dentro del sector vivienda se

han desarrollado ejercicios de socialización y encuentros con la población sujeto de interven-ción en los diferentes momen-tos del proceso, que en el mar-co de este instructivo serán homologados a la Estrategia participación ciudadana del Fondo Adaptación denominada Auditorias Visibles.

106. Al ser el Fondo Adaptación una

entidad del Estado que maneja recursos públicos y que tiene la misión de realizar intervencio-nes que beneficien directamen-te a las personas afectadas por el fenómeno de La Niña 2010-2011, es indispensable que, du-rante las diferentes etapas del proceso de reconstrucción, es-tas personas sean involucradas con el fin de procurar que los proyectos se realicen de mane-ra transparente e incluyente, lo que contribuirá a promover la apropiación de los proyectos por parte de los usuarios finales y su sostenibilidad.

107. Con el fin de realizar el segui-

miento y control social a las in-tervenciones del FA y garantizar la participación comunitaria de manera organizada, el FA está

implementando la Estrategia de Auditorías Visibles que com-prende los siguientes mecanis-mos:

Foros con la comunidad

Conformación de Equipos Lo-cales de Seguimiento (ELS)

Reuniones de seguimiento Servicios de Atención al Ciu-

dadano (SAC)

Sondeos de satisfacción ciu-dadano

108. Para el caso específico del sec-tor vivienda y teniendo en cuen-ta que ya se han adelantado ac-tividades que están involucra-das en la estrategia de Audito-rias Visibles y para no generar actividades adicionales, se ho-mologaron las siguientes a los Foros establecidos en la estra-tegia:

a. Primera socialización con comuni-

dad para informar sobre el Pro-grama de Vivienda del Fondo es homologada a Foro 1 de Auditorias Visibles

b. Socialización de resultados del proceso de elegibilidad es homolo-gada a Foro intermedio 2 de Audi-torias Visibles

c. Sorteo de Viviendas es homologado a Foro intermedio 3 de Auditorias Visible

d. Entrega de Viviendas es homologa-da al foro final de Auditorias Visi-bles.



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109. La forma de desarrollar un foro de Auditoria Visible y todo lo re-lacionado al respecto se en-cuentra en la página web del Fono en el siguiente link: http://sitio.fondoadaptacion.gov.co/index.php/herramientas-de-

auditorias-visible.

ii. Formatos

110. Aunque los formatos están de-finidos para las etapas del An-tes, Durante y Después, existen algunos de ellos que son trans-versales a todas como son la plantilla de presentación, las ac-tas de reunión y los registros de asistencia, los cuales serán utili-zados en las diferentes activi-dades de la Gestión Social, ya que son el soporte de las evi-dencias de lo realizado.

iii. Equipos de trabajo

111. Teniendo como referencia la complejidad del sector vivienda y las características de la pobla-ción a atender por parte del Fondo a través de los operado-res, se requiere que para la ges-tión social e se conforme con un equipo social de acuerdo a la cantidad de familias y la comple-jidad del territorio, el cual será aprobado por el Fondo.

iv. Desarrollo del Acompaña-

miento Social

112. Aquellas actividades que ya fue-ron adelantadas por los equipos sociales de los operadores, y que en este instructivo se describen no deberán repetirse, como por ejemplo los ELS que ya fueron conformados con un número de familias menores a las que defi-nidas en este instructivo.

113. El desarrollo del Acompaña-miento Social como está con-templado será para aquellos Municipios que cuenten como mínimo con 20 familias elegi-bles nucleadas o 30 dispersas diferenciando el acompaña-miento para familias de re-construcción y de reubicación.

114. Para aquellos Municipios donde el registro de elegibles sea menor al establecido en el numeral ante-rior, el operador dará un alcance diferente al acompañamiento so-cial, teniendo en cuenta lo defini-do en este instructivo, el cual será aprobado por el Fondo.

115. Para aquellos Municipios donde la

solución sea construcción en sitio propio, se desarrollara tal como es-tá planteado a partir de 50 familias.

116. Con la interventoría y el Fondo

se definirá el modelo de aten-ción cuando el número de ho-gares sea menor, así como las actividades de las fases que se desarrollarán.

http://sitio.fondoadaptacion.gov.co/index.php/herramientas-de-auditorias-visible





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v. Peticiones, Quejas, Recla-mos, Sugerencias (PQRS) y atención a la ciudadanía

117. El Operador del Programa debe

tener, de manera concertada con la Alcaldía, y con el apoyo de los ELS, un espacio de aten-ción a la ciudadanía. En él se reciben todo tipo de quejas, peticiones, reclamos y suge-rencias que hagan las familias y comunidades relacionadas con el Programa, a fin de dar-les el mejor y oportuno trámite.

118. Toda la información se debe

llevar en un registro, en el que además se debe explicar el trámite que se le ha dado a ca-da una, bien sea por parte del Operador, las entidades territo-riales, entidades del gobierno nacional u otros actores, si fue-ra el caso. El Operador debe enviar un reporte mensual de este registro con la firma de por lo menos dos delegados del ELS validándolo. Este reporte tiene además de la finalidad de tener consolidados nacionales, la de dar respuesta a las solici-tudes que sean del resorte del Fondo.

119. El formato para llevar el regis-tro se encuentra en los anexos:

Formato de reporte PQRS y atención a la ciudadanía.

120. 114 Los Operadores reportarán cada dos meses a la Subge-rencia de Regiones lo concer-niente a las actividades acá consignadas, de acuerdo al Plan de Trabajo, y el progra-mador mensual- El Fondo a través de la Subgerencia de Regiones realizará como míni-mo 2 visitas al año a los Ope-radores en compañía de los supervisores de vivienda para hacer seguimiento, de acuerdo a las prioridades que se esta-blezcan y a las necesidades de los Municipios.

vi. Estrategia de comunicaciones 121. En relación con las comunica-

ciones hay varios puntos a te-ner en consideración:

a. Todos los operadores deben

hacer la divulgación del pro-grama siguiendo los lineamien-tos de manejo de imagen que ha diseñado el Fondo Adapta-ción, y que pueden encontrar en la página Web.

b. Todos los materiales didácticos y divulgativos que se elaboren, usen y distribuyan durante la eje-cución del Programa tienen que dar créditos al Fondo, siguiendo las pautas del Manual de Imagen.

c. En los espacios de reunión, se de-ben usar pendones, vallas u otras herramientas de divulgación, que hagan visible la imagen del Fondo.



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d. En los sitios donde se está lle-vando a cabo el Programa deben contar con vallas que brinden a las comunidades y ciudadanía en general toda la información rele-vante del proyecto.

e. Es indispensable que se use la plantilla del fondo para todas las presentaciones de los ope-radores de vivienda, según el manual de Imagen Corporativa del Fondo.

122. Para la implementación de la es-

trategia de comunicación, deben usar los instrumentos que se pre-sentan en el capítulo de anexos:

• Manual de Imagen del Fondo

Adaptación (se encuentra en la página Web).

• Plantilla para presentaciones, NO se pueden usar las planti-llas de los Operadores para las presentaciones, socializa-ciones y demás actividades de los proyectos del Fondo Adap-tación.



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GLOSARIO Caracterización: Permite identificar los atributos particulares de las fami-lias que se atenderán en el Programa de Vivienda y que determinan sus componentes, acontecimientos, acto-res, procesos y contexto. Línea base: Es el punto de partida del proyecto o intervención que obe-dece al análisis cualitativo de las va-riables de carácter cuantitativo, es decir los datos numéricos son anali-zados y se convierten en un docu-mento de análisis descriptivo, debe determinar la situación actual antes de iniciar la intervención. Mapa de Actores: Es la identifica-ción de todas las personas y organi-zaciones que pueden ser importantes para la planeación, el diseño, e im-plementación del Programa, se debe definir su alcance y la posibilidad de articulación; esta herramienta permite tener claridad frente a quiénes se cuentan para apoyar la iniciativa que se está promoviendo y con quiénes no, de manera que garantice el ma-yor y mejor apoyo para la propuesta. Plan de Trabajo: Es una herramien-ta de planificación que ordena y sis-tematiza información de modo que pueda tenerse una visión del trabajo a realizar, indica: objetivos, metas, actividades, responsables y crono-grama.

Programador mensual: Es la visua-lización en tiempo (meses y semanas) de las actividades que se desarrolla-ran durante el tiempo de ejecución del Programa, permite medir el avan-ce o retraso de las mimas para esta-blecer medidas de corrección. Familias a ser atendidas: Corres-ponde a la población que una vez de-finida su elegibilidad, es la que será directamente involucrada en el Pro-grama Nacional de Reubicación y Reconstrucción de Vivienda del Fondo Adaptación, es decir aquella que reci-birá vivienda en cualquiera de las dos modalidades.

INSTRUCTIVO DE GESTIÓN SOCIAL - … · Adaptación, el contenido temático de este instructivo está ligado a un sistema de nomenclatura de NUMERACIÓN POR PÁRRAFOS, ... Las actividades

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