Informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo ...

Dirección de Archivo Judicial

Informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020

Informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico

2020


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Vigente a partir de la fecha de autorización.

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Informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico

2020


CONTENIDO

1. Autorizaciones

2. Bitácora de cambios y mejoras

3. Propósito

4. Alcance

5. Responsable

6. Marco normativo

7. Vocabulario

8. Informe

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1Dirección de Archivo Judicial


Autorizaciones

Celestian Denisse Puente LeceaCoordinadora de

Atención CiudadanaDirección del Archivo Judicial

Perla Rocío Flores HernándezCoordinadora de Archivo

Dirección del Archivo Judicial

Revisó

Maribel Flores GarzaDirector de Archivo Judicial


Aprobó

Néstor Iván Márquez ArjonaJefe de Archivo


Elaboró

1



Bitácora de cambiosy mejoras

RevisiónSección

modificadaDescripción del cambio

Fecha de modificación

001 8,9 Redacción, conclusión.

08/01/2021

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El informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es el instrumento de control que contempla la revisión de las acciones emprendidas a escala institucional que aseguran la correcta operación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) del Poder Judicial para su mejoramiento, modernización y automatización de los procesos archivísticos y la gestión de documentos electrónicos a través de la implementación de herramientas, manuales de procedimientos, acuerdos generales, criterios, políticas, entre otros, obteniendo estrategias encaminadas a mejorar el proceso de organización y conservación documental en los archivos de trámite, concentración e histórico conforme lo previsto en la normatividad en materia archivística.

Propósito

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Alcance

El PADA 2020 fue aplicable de manera directa a todas las áreas operativas que integran la Dirección del Archivo Judicial y, de manera indirecta, a la diversas áreas administrativas y órganos jurisdiccionales de la institución.

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Responsable

La Dirección del Archivo Judicial del Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León es la entidad especializada en materia de archivos en el Poder Judicial del Estado de Nuevo León, que tiene por objeto promover la organización y administración homogénea de archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la organización, con el fin de salvaguardar la memoria institucional de corto, mediano y largo plazo; así como contribuir a la transparencia y rendición de cuentas.

Por lo que, en conjunto con la Coordinación de Planeación Estratégica del mismo órgano, se implementaron una serie de acciones a escala institucional, con base a criterios de planeación, organización y gestión, encaminadas a la realización de los objetivos en materia archivística y de transparencia, establecidos en el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 (PADA 2020).

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Marco normativo

Conforme a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley General de Archivos, que menciona: “Los sujetos obligados deberán elaborar un informe anual detallando el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa”.

Asimismo, con fundamento en el diverso 22 del Reglamento Interior del Archivo Judicial del Consejo de la Judicatura del Estado de Nuevo León, que reza: “La Dirección del Archivo Judicial rendirá un informe al Pleno del Consejo, detallando el cumplimiento del programa anual, el cual será publicado en el portal electrónico de la institución, a más tardar el último día del mes de enero del siguiente año de la ejecución de dicho programa”.

El siguiente informe describe el cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 (PADA 2020) en el Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Estado de Nuevo León, referente a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, organización, conservación, uso, selección y destino final de los documentos de archivo.

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Vocabulario

AGN

Áreas operativas

Catálogo de disposición documental

Cuadro general de clasificación archivística

Documentación administrativa

Ficha técnica de valoración documental

Guía simple

Archivo General de la Nación.

Integran el Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Estado de Nuevo León.

Registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental.

Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de las áreas administrativas y órganos jurisdiccionales que integran el Poder Judicial del Estado de Nuevo León.

Documentos y papelería oficial de los órganos jurisdiccionales y administrativos, generados en ejercicio de sus funciones.

Instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.

Esquema general de descripción de las series documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforme al cuadro general de clasificación archivística y sus datos generales.

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Institución

Instrumentos de control archivístico

LGA

PADA

PJENL

Poder Judicial

SAMI

SIA

UAPA

UDI

UIDH

Poder Judicial del Estado de Nuevo León.

Instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, lo son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.

Ley General de Archivos.

Programa anual de desarrollo archivístico.



Sistema de Archivo Maestro Institucional.

Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial del Estado de Nuevo León.

Unidad de Asistencia Procesal Administrativa.

Unidad de Distribución Interna.

Unidad de Investigación y Difusión Histórica.



Informe

A continuación, se rinde el informe que describe el cumplimiento dado al Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 (PADA 2020).

8.1 Elaboración de un diagnóstico archivístico concerniente al estado en que se encuentran las distintas áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos del PJENL.

8.1.1. Elaboración de formato de diagnóstico

Tener una autoevaluación para reconocer el estatus de las áreas de la Dirección del Archivo Judicial.

Se realizó una reunión con los responsables de cada área, así como con Jueces Coordinadores,

de realizar un mapeo del macroproceso de la Dirección de Archivo Judicial.

Coordinación de Calidad.

Cumplido en tiempo.

Minuta de junta.

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8.1.2. Levantamiento de información

8.1.3. Evaluación de resultados

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oIdentificar las áreas de oportunidad con las que cuenta la Dirección del Archivo Judicial para brindar un mejor servicio a sus usuarios.

Se aplicaron distintas metodologías de calidad para la obtención de un estándar en los procesos de las distintas áreas de la Dirección de Archivo Judicial.


Cumplido en tiempo.

Mapa de procesos.

Evaluación de riesgos.

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Establecer aquellas medidas necesarias para atacar las áreas de oportunidad localizadas.

Se realizaron instrucciones de trabajo de las distintas áreas de la Dirección de Archivo Judicial.


Cumplido en tiempo.

Instrucciones de trabajo de las áreas a certificar mediante la norma ISO 9001:2015.



8.2. Regulación de procesos

8.2.1. Creación del grupo interdisciplinario.

8.2.2. Creación de un reglamento interno para el Archivo Judicial.

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oUna de las prioridades de la LGA es la instalación de un grupo interdisciplinario; por tal motivo, se propone la creación de un Comité Consultivo de Control Archivístico en el PJENL, el cual fungirá como el órgano de control, cumpliendo las obligaciones en dicha ley.

Solicitud al Pleno del Consejo de la Judicatura.

Dirección de Archivo Judicial.

Reprogramación a octubre 2020.

Acuerdo General 10/20202, por el que se determina la creación del Comité Consultivo del Archivo Judicial.

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oRegular la organización y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos del PJENL, para el debido ejercicio de las atribuciones y obligaciones previstas en la normativa jurisdiccional y archivística aplicables.

Solicitud al Pleno del Consejo de la Judicatura, con proyecto de reglamento interno para el Archivo Judicial.


Reprogramacióna julio 2020.

Publicación en el Boletín Judicial del Reglamento Interior del Archivo Judicial del Consejo de la Judicatura.



8.2.3. Implementación de manuales específicos de operación para las áreas de la Dirección de Archivo Judicial

8.2.4. Actualización de los instrumentos de control archivísticos

8.2.5. Creación del Centro de Investigación y Difusión Histórica

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oRegulación de cada uno de los procesos realizados en las distintas áreas de la Dirección de Archivo Judicial, para su correcta operación y administración.

Presentación al Comité Consultivo del Archivo Judicial, para su análisis y autorización, el proyecto de manual de operaciones del SIA.

Envío de la propuesta autorizada al Pleno del Consejo de la Judicatura.


Reprogramacióna diciembre 2020.

Publicación del Manual de Operaciones del Sistema Institucional de Archivos del Poder Judicial.

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oCoordinar con las áreas generadoras del Poder Judicial la observación y aplicación de procesos de producción, organización y disposición documental.

Se presentó al Comité Consultivo del Archivo Judicial, plan de trabajo para el llenado de fichas técnicas devaloración documental.

Se propuso formato de ficha técnica de valoración documental.


Reprogramaciónen PADA 2021.

Plan de trabajo 2021 para llenado de las fichas técnicas de valoración documental.

Formato de ficha técnica de valoración documental.

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oDifundir la cultura jurídica del Estado dando a conocer los expedientes históricos con que cuenta en su acervo el PJENL, creando nuevas fuentes de investigación que integran la historia jurídica del Estado y el País.

Solicitud al Pleno del Consejo de la Judicatura, para la creación de un Archivo Histórico del PJENL.


Reprogramacióna diciembre 2020.

Inauguración de la Unidad de Investigación y Difusión Histórica.



8.2.6. Implementación total del nuevo formato de carátula para la documentación jurídico-administrativa del PJENL

8.3. Programa de capacitación en materia archivística

8.3.1 Certificación en atención al ciudadano en el sector público

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Establecer un orden y control homogéneo entre los distintos órganos jurisdiccionales y áreas administrativas del Poder Judicial, de acuerdo con los principios y bases establecidos por las actuales normas archivísticas, garantizando la eficiente identificación, registro, consulta, resguardo y localización.

Se suspendió actividad por la contingencia sanitaria y reordenación de prioridades informáticas.



Sin determinar.

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oAplicar los elementos del estándar de competencia 105 para la detección de las necesidades del servicio, la gestión y procesamiento de la información o documentación, siguiendo los lineamientos institucionales.

Se suspendió actividad por la contingencia sanitaria.



Sin determinar.


8.3.2. Archivonomía gubernamental

8.3.3. Introducción a la gestión documental y administración de archivos

8.3.4. Gobierno abierto y transparencia proactiva

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Tener un manejo adecuado de sus archivos, garantizar la localización expedita e integra de la información necesaria para la atención de solicitudes de información y evitar observaciones derivadas de las auditorías realizadas por los entes fiscalizadores.



Se sustituye.

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Brindar los conocimientos teórico-prácticos a los servidores públicos que desempeñan actividades archivísticas para la adecuada administración de los documentos que integran el archivo de trámite, concentración e histórico, así como los instrumentos de control y clasificación archivística, esto de conformidad con la normatividad vigente en materia




Sin determinar.

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Sin determinar.

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Identificar los retos y alcances de las políticas nacionales de transparencia proactiva y apertura gubernamental eficiente identificación, registro, consulta, resguardo y localización.



8.3.5. La norma ISAD (G): descripción archivística para la era de la información

8.3.6. Excel básico, intermedio y avanzado

8.3.7. Solicitud de cursos al Instituto de la Judicatura

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Habilidades para realizar la descripción de documentos de archivo, de acuerdo con las normas internacionales para el intercambio global de información.

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Profundizar en los conceptos y aplicaciones a nivel práctico que ofrece la herramienta Excel, en el manejo y análisis de información, mediante fórmulas, funciones, operaciones, bases de datos, modelos aplicados y otras opciones.

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Solicitud formal al Instituto de la Judicatura de la programación de los cursos para el periodo 2021.


Cumplido en tiempo.

Oficio DAJ-117/2020.

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Proponer al Instituto de la Judicatura los cursos necesarios en materia archivística y de administración para el personal de la Dirección de Archivo Judicial para el año 2021.



8.4. Adecuación y modernización de sistemas informáticos

8.4.1. Adecuación de sistema SAMI a los lineamientos normativos

8.4.2. Creación de un sistema para el registro de Certificados de Depósito

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oSolicitud a la Dirección de Informática.(Se suspendió actividad por la contingencia sanitaria y reordenación de prioridades informáticas).


Dirección deInformática.

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Conforme a la LGA, el PJENL debe de contar con sistemas informáticos adecuados para la correcta gestión de sus documentos en cada una de sus áreas generadoras.


Sin determinar.

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Generar un control adecuado, que permita el seguro resguardo y accesibilidad a este tipo de documentación.


Sin determinar.



8.4.3. Registro sistemático de Legajos en Juzgados

8.4.4. Sistema de Archivo Único de los Juzgados de Control y Juicio Penal

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oSolicitud a la Dirección de Informática, para la programación de un módulo para el registro sistemático de los legajos generados por los Juzgados.



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Estandarizar el registro de legajos en cada uno de los Juzgados.

Cumplido entiempo.

Módulo para el registro y control de legajos en el sistema de los Juzgados.

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Homologación de los procesos de este Archivo Único con los sistemas ya establecidos para dichas áreas.


Sin determinar.



8.5. Mejores prácticas para el eficiente servicio a la ciudadanía

8.5.1. Implementación de la Unidad de Distribución Interna

8.5.2. Reorganización de áreas por apertura del Centro de Justicia Civil y Mercantil

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Mejorar la comunicación interinstitucional en lo que respecta a la entrega-recepción de correspondencia entre unidades administrativas (Archivo, Oficialías, UAPA y UMC), estableciendo un proceso facilitador a la actividad jurisdiccional a través de soluciones tecnológicas con metodologías prácticas, eficientes y confiables.

Acta de Pleno donde se autoriza la creación de la UDI.

Cumplido entiempo.

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Realizar los ajustes necesarios en la especialización de las áreas de atención al público, que simplifiquen y disminuyan obstáculos en los trámites que se realizan en la institución.

Oficio DAJ-156/2020.

Cumplido entiempo.



8.5.3. Implementación del programa Ventanilla Única

8.5.4. Apertura de Módulos de Atención Ciudadana (de Información)

8.5.5. Apertura de nuevos Módulos Judiciales

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Unificación de las oficinas de trámites administrativos que se realizan en apoyo a los juzgados en materia, Civil, Mercantil y Familiar.

Sin determinar.Se desestimapara PADA2021.

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Proporcionar información y brindar orientación sobre trámites en los procesos judiciales a los usuarios que asisten a las sedes judiciales, sugiriendo su instalación en el Centro de Justicia Civil y Mercantil y en los Distritos Judiciales Segundo, Cuarto, Quinto y Decimotercero.

Sin determinar.Reprogramaciónen PADA 2021.

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Acercar a los ciudadanos los servicios y funciones de los órganos impartidores de justicia, sugiriendo su instalación en los municipios de Escobedo, Santiago y Zuazua.




8.5.6. Habilitación de servicios en la Unidad Asistencia Procesal Administrativa

8.6. Difusión de la cultura jurídica en materia archivística

8.6.1. Elaboración de microsito

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Homologar los servicios que se otorgan en ambas unidades, así como incrementar la gama de estos.


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oSolicitud a la Dirección de Informática, para la realización de un micrositio para la Dirección del Archivo Judicial.

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En virtud de los avances tecnológicos con los que hoy en día se cuenta se busca poner a disposición de todos nuestros usuarios la información sobre servicios, estadística y noticias relativas a la Dirección de Archivo Judicial.

Micrositio de la Dirección de Archivo Judicial.

Reprogramaciónmayo 2020.





8.6.2. Publicación de revista "Atramentum"

8.6.3. Informe de actividades al AGN resultado del convenio celebrado por ambas instituciones

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Se suspendió actividad por contingencia sanitaria.

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Difundir y promocionar la historia jurídica local y nacional, a través de artículos realizados por investigadores conocedores del tema; teniendo un panorama general sobre la realización de los juicios del siglo XIX a la primera mitad del XX.



Sin determinar.

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oPresentación de informe de las actividades archivísticas realizadas por el Poder Judicial bajo el acompañamiento de dicho órgano rector.

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Como parte de dicho convenio es responsabilidad de la Dirección del Archivo Judicial, mostrar los avances que se han obtenido con motivo de la firma de este convenio.


Reprogramaciónmarzo 2020.

Mesa de trabajo en las instalaciones del AGN.



8.6.4. Celebración del Día del Patrimonio de Nuevo León (8 de marzo)

8.6.5. Celebración del Día del Archivista (27 de marzo)

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Muestra museográfica y programa de visitas guiadas a las instalaciones del PJENL.

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Colaborar con dicha organización en pro de la celebración de la identidad y valores de nuestro Estado a través del patrimonio jurídico de nuestra institución.


Cumplido en tiempo.

Exposición "Mujer y Justicia".

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oSolicitud al Pleno del Consejo de la Judicatura.

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Reconocer mediante una ceremonia el trabajo y trayectoria de los archivistas en el marco de su día.


Reprogramación junio 2020.

Reunión virtual con integrantes del Pleno del Consejo de la Judicatura, en la que se reconoció a los servidores públicos distinguidos.



8.6.6. Celebración del Día Internacional de los Archivos (9 de junio)

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Llevar a cabo una serie de eventos en conmemoración de dicha celebración de talla mundial.


Exposición virtual “Pleno del Tribunal, su actuar en la época del Porfiriato”.

Charla virtual “Misión de los Archivos frente a una Pandemia”.

Cumplido en tiempo.



Conclusión

Si bien, algunas actividades se vieron mermadas con motivo de la contingencia sanitaria que atraviesa la población, se puede afirmar que durante el 2020 se lograron grandes avances en el desarrollo archivístico de la institución, siendo destacables los siguientes: instalación del Sistema Institucional de Archivos y emisión de manual de operaciones, publicación del Reglamento Interior del Archivo Judicial (homologado a la Ley General de Archivos), instalación del Comité Consultivo del Archivo Judicial (grupo interdisciplinario), creación de la Unidad de Investigación y Difusión Histórica (archivo histórico), habilitación del micrositio del Archivo Judicial e inscripción en el Registro Nacional de Archivos.



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