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i-Faber S.p.A.
Via Livio Cambi, 1
20151 Milano
Tel. +39 02 8683 8410
Fax +39 02 8728 3800
Sede Legale: Via Livio Cambi, 1 - 20151 Milano
Capitale Sociale: euro 5.652.174,00 i.v.
REA di Milano n° 1659481
R.I.m C.F. e P.IVA n° 03233500960
Società soggetta all’attività di direzione e
coordinamento di UniCredit S.p.A.
ISTRUZIONE OPERATIVA RDO IN BUSTA DIGITALE E RDI
ID VERSION DATA AUTORE AGGIORNAMENTI
1.0 08.01.2014 Stesura Documento
Milano, 08 gennaio 2014
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Sommario
1. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA AD INVITO 3
2. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA APERTA/RISTRETTA 18
3. SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA 22
4. RITIRO BUSTA 24
5. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO 26
6. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE D.P.R. 207/2010 33
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1. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA AD INVITO
Accedere all’indirizzo di seguito indicato:
https://campus.i-faber.com/vendor
Inserire username (indirizzo e-mail) e password e cliccare LOGIN.
In caso di perdita della password procedere con l’apposita funzionalità RECUPERO PASSWORD:
La pagina che si presenta fornisce le seguenti possibilità:
Iscrivere una nuova azienda (se siete stati invitati ad una gara o avete già fatto la registrazione,
la vostra azienda è già iscritta, quindi NON DOVETE PROCEDERE AD UNA NUOVA
ISCRIZIONE);
Accedere al Vendor/Albo fornitori;
Accedere alla piattaforma gare.
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Per visualizzare la gara a cui siete stati invitati, andare nella sezione “Accedere alla piattaforma
gare”, selezionare dal menù a tendina (se non è già presente) la ragione sociale della propria
azienda e cliccare ACCEDI:
All’accesso visualizzerete due tabelle, nel dettaglio:
Le gare a cui siete stati invitati o a cui avete partecipato;
Le gare a cui potete partecipare (procedure ristrette/aperte).
Cliccare il nome della gara a cui siete stati invitati:
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Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio della gara:
Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione
allegata.
Da questa pagina potete direttamente fare una richiesta di chiarimenti e monitorare le risposte
della STAZIONE APPALTANTE alle domande poste:
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Da COMUNICAZIONI avete la possibilità di tenere controllate tutte le comunicazioni con la
Stazione Appaltante e di richiedere un chiarimento in merito alla gara a cui siete stati invitati.
Per leggere le cmunicazioni inviate dalla Stazione Appaltante è sufficiente cliccare VEDI:
Da INVIO DELL’OFFERTA è possibile inviare l’offerta per la gara.
La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori.
Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta:
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Step 1 – Forma di partecipazione/Dati identificativi
La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore.
Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI:
Procedere con dichiarare la MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE.
Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O
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Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di
partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l’apposito tasto.
In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa.
L’offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO.
Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA.
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Step 2 – Documentazione amministrativa
Completato il primo step, procedere con la compilazione della documentazione amministrativa:
Allegare la documentazione richiesta tramite il tasto SFOGLIA e successivamente ALLEGA.
Per le modalità di invio leggere la legenda sotto riportata.
Compilare le dichiarazioni ON LINE, dove trovate il tasto COMPILA:
Nel caso del COMPILA completare tutte le richieste obbligatorie (indicate con la stella rossa):
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Al termine della compilazione on line cliccare INVIA, la piattaforma genererà un MODELLO, da
CONTROLLARE, scaricare, far firmare al Legale Rappresentante/Procuratore e riallegare in
piattaforma (SFOGLIA – ALLEGA):
Al termine della compilazione della DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, cliccare VALIDA E
SALVA:
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STEP 3 – Offerta e documentazione per il lotto 1 In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:
Inserire, come per la DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA, la documentazione ECONOMICA.
Allegare eventuali allegati (SFOGLIA – ALLEGA).
Quando si ha il tasto COMPILA procedere come precedentemente indicato.
In caso si inserisca un valore in Euro non inserire né la valuta (Euro), né il separatore di migliaia
(ex: 20.000 €, in piattaforma vanno inseriti nel seguente modo 20000).
I decimali, se richiesti, vanno separati dalla virgola.
In caso di sconto NON INSERIRE IL SIMBOLO DI %.
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Completare l’offerta on line:
La piattaforma genera un MODELLO DA CONTROLLARE:
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Scaricare il MODELLO, firmarlo e riallegarlo alla piattaforma (SFOGLIA – ALLEGA) ed al termine cliccare VALIDA E SALVA:
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Step 4 – Conferma e completa invio dell’offerta:
Cliccando DA COMPLETARE si ha il riepilogo dell’offerta, CONTROLLARLA, e cliccare INVIO.
In caso di errori basta tornare INDIETRO:
Inviata l’offerta la piattaforma visualizza un messaggio di recepimento della stessa, fornendo
DATA E ORA di invio. Stampare la pagina che visualizzate (CTRL P). La piattaforma invierà anche
una mail di conferma di invio dell’offerta:
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2. PRESENTAZIONE OFFERTA – PROCEDURA APERTA/RISTRETTA
Dall’homepage della piattaforma gare https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs vengono
visualizzate le gare PUBBLICHE, cliccare sul nome della procedura a cui si intende partecipare:
Se interessati cliccare il tasto in alto ACCEDI PER PARTECIPARE ALLA GARA:
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Leggere il DETTAGLIO della gara, scaricare i documenti, leggere/fare le eventuali RICHIESTE DI
CHIARIMENTO dall’apposita sezione.
Dall’homepage https://campus.i-faber.com/sourcing/unibs in alto inserire USERNAME (indirizzo
mail), PASSWORD e cliccare LOGIN, se si è già registrati alla piattaforma.
Nel caso in cui non si sia registrati procedere con la registrazione cliccando “clicca qui” a sinistra
dell’homepage:
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Procedere con il tasto REGISTRAZIONE UTENTE, scaricare i documenti messi a disposizione e
compilare i dati richiesti:
Cliccare ACCEDI per accedere alla piattaforma gare e visualizzare la gara a cui si vuole partecipare:
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La piattaforma vi presenta il menù della gara. Per procedere con l’INVIO DELL’OFFERTA cliccare
l’apposito tasto e seguire le istruzioni date dalla piattaforma e dal precedente paragrafo (pagina
6):
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3. SALVATAGGIO/CANCELLAZIONE DELLA BUSTA
Se non avete a disposizione tutti gli elementi per completare la presentazione della busta, in
ciascuna fase della presentazione dell’offerta è possibile salvare l’offerta che si sta presentando,
tramite il tasto SALVA ED ESCI.
È possibile anche CANCELLARLA, in tal caso nella piattaforma NON VERRA’ SALVATO NULLA:
Nel caso del salvataggio la piattaforma vi ricorda che NON AVETE COMPLETATO L’OFFERTA:
Cliccando OK la piattaforma provvede al salvataggio dell’offerta completata parzialmente:
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Una volta salvata, al successivo accesso, troverete l’offerta tra le offerte salvate, cliccare
RECUPERA per continuare la compilazione:
La compilazione riprende dal punto in cui era stata interrotta.
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4. RITIRO BUSTA
Presentata l’offerta, la piattaforma da la possibilità di ritirare la busta fino a quando la gara non
scade.
ATTENZIONE: un’offerta ritirata e non ripresentata equivarrà ad un’offerta NON presentata.
Accedere alla piattaforma con le proprie credenziali e cliccare sulla gara per cui si è fatta offerta:
Cliccare RITIRO BUSTA:
Se si è sicuri di volerla ritirare cliccare RITIRA:
Per ripresentare offerta cliccare INVIO DELL’OFFERTA:
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La piattaforma tiene memorizzati i dati dell’offerta precedentemente inseriti, procedere con le
modifiche cliccando anche sui campi che erano già stati COMPLETATI e provvedere all’invio
dell’offerta completando tutti gli step previsti di gara.
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5. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE - LIBERO MERCATO
Accedere alla piattaforma https://campus.i-faber.com/vendor inserire la propria username e
password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui
siete stati invitati:
Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio:
Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione
allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili dall’ Università degli Studi di Brescia.
Da INVIO DELL’OFFERTA è possibile inviare l’offerta per la gara.
La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori.
Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta:
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Step 1 – Forma di partecipazione/Dati identificativi
La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore.
Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI:
Procedere con dichiarare la MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE.
Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O
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Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di
partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l’apposito tasto.
In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa.
L’offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO.
Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA.
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Step 2.1 – Offerta e documentazione
In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:
In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell’asta.
Hot time: indica i minuti di intervallo critico; se viene inviata un’offerta durante questo periodo scatta il meccanismo dell’estensione temporale.
Extra time: indica i minuti di estensione temporale che consente, qualora un fornitore presenti un’offerta entro un determinato intervallo critico, di estendere automaticamente l’asta del tempo definito.
Asta cieca: se l’asta è impostata come “cieca” non è possibile visualizzare le offerte degli altri fornitori ma si viene informati solo del fatto che la propria offerta sia o meno la migliore.
Ribasso minimo: è possibile rilanciare anche di un valore che non è multiplo del rilancio minimo; è sufficiente che sia uguale o superiore al valore impostato.
Ribasso massimo: rilancio massimo che può essere inviato dal fornitore.
Per inserire la propria offerta è necessario compilare i campi previsti e quindi cliccare
“Invia”
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E’ possibile (se l’asta non è impostata come cieca - per verificarlo controllare i documenti
di gara) inoltre visualizzare l’elenco delle offerte presentate e la propria posizione in
classifica:
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L’evento è dinamico, quindi possibile effettuare più rilanci fino alla chiusura dell’asta.
Nell’eventualità in cui si faccia un’offerta nel periodo di Hot Time (tempo critico indicato
dall’Università degli Studi di Brescia nei documenti di gara), l’asta si estenderà per il
periodo indicato di Extra Time.
Esempio:
Durata dell’asta 20 minuti;
Hot time: 3 minuti;
Extra time: 2 minuti;
Se un Operatore Economico fa un’offerta dal 17esimo minuto in poi, l’asta si estenderà di
2 minuti da aggiungersi ai 20 minuti di durata dell’asta, quindi l’asta si chiuderà al
22esimo minuto.
Se perviene poi una successiva offerta dal 19esimo minuto in poi, l’asta si estenderà di 2
minuti da aggiungersi ai 22 minuti di durata dell’asta, quindi l’asta si chiuderà al 24esimo
minuto.
Così in avanti fino a quando non perverranno offerte.
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La piattaforma visualizza un messaggio che informa dell’inizio dell’Hot Time e aggiorna
costantemente l’ora di fine dell’asta. L’orario che fa fede è SEMPRE quello visualizzato
dalla piattaforma (in alto a destra).
L’orario di fine originaria previsto per l’asta era 10:45 (vedi immagine sopra), Hot time – 3
minuti – iniziato alle 10:42, offerta pervenuta alle 10:42:55, la fine dell’asta si è
automaticamente aggiornata con l’Extra time – 2 minuti – alle 10:47.
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6. PRESENTAZIONE OFFERTA – ASTA ONLINE D.P.R. 207/2010
Accedere alla piattaforma https://campus.i-faber.com/vendor inserire la propria username e
password ed accedere alla piattaforma gare. Per presentare offerta cliccare il nome della gara a cui
siete stati invitati:
Cliccando la gara la piattaforma vi fa accedere al dettaglio:
Da DOCUMENTAZIONE DI GARA visualizzate i dettagli di gara, la relativa documentazione
allegata e tutte le comunicazioni/chiarimenti resi disponibili da Università degli Studi di Brescia.
Da INVIO DELL’OFFERTA è possibile inviare l’offerta per la gara.
La piattaforma presenta una procedura a STEP con passaggi obbligatori.
Cliccando DA COMPLETARE al primo step si inizia la compilazione della busta:
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Step 1 – Forma di partecipazione/Dati identificativi
La piattaforma presenta la compilazione dei dati del Rappresentante Legale/Procuratore.
Controllarli, compilare i dati obbligatori mancanti e cliccare PROCEDI:
Procedere con dichiarare la MODALITA’ DI PARTECIPAZIONE.
Ad esempio se si partecipa alla gara come impresa singola cliccare dal menù a tendina IMPRESA O
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Al contrario, se si partecipa come raggruppamento di imprese, selezionare la modalità di
partecipazione dal menù e aggiungere i relativi membri con l’apposito tasto.
In questo caso dovranno essere inseriti tutti i dati dei rappresentanti legali di ciascuna impresa.
L’offerta dovrà essere presentata dalla CAPOGRUPPO.
Selezionata la FORMA DI PARTECIPAZIONE, per confermare il tutto cliccare VALIDA E SALVA.
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Step 2.1 – Offerta e documentazione
In questa fase si procede con l’inserimento dell’offerta economica, cliccare DA COMPLETARE:
In questa pagina è possibile visualizzare i dettagli dell’asta. Questa tipologia di asta deve durare, come
stabilito dal D.p.R 207/2010, MINIMO 1 ORA, la durata massima viene invece definita dalla Stazione
Appaltante.
In particolare si visualizza nella tabella in alto:
Nome della trattativa: nome della procedura;
Base time: Il “tempo base”, ovvero quel periodo di tempo a partire dal
recepimento dell'ultima offerta migliorativa, entro il quale, se non sono effettuate
ulteriori offerte migliorative da parte di almeno uno dei partecipanti all'asta, la
stessa si ritiene conclusa prima del raggiungimento della durata massima stabilita.
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A destra della pagina:
Inizio: data e ora di inizio dell’asta. Da questo momento l’Operatore Economico
può cominciare il procedimento di presentazione dell’offerta;
Inizio fase di ultimo rilancio: sono gli eventuali ultimi 5 minuti di buio (termine
fissato dalla Legge) prima della chiusura della gara. In questi ultimi 5 minuti , i
concorrenti saranno avvisati dal sistema della possibilità di effettuare, da quel
momento, ed entro la durata massima dell'asta, soltanto un eventuale ultimo
rilancio, senza visualizzare le offerte degli altri concorrenti;
Fine nominale: termine massimo stabilito dall’Università degli Studi di Brescia di
durata dell’asta, oltre il quale la negoziazione non sarà più possibile. L’asta dovrà
durare minimo 1 ora.
Nel momento in cui si effettua il primo rilancio il sistema aggiunge delle voci nella tabella,
nel dettaglio:
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Termine di chiusura attualmente previsto: è il termine di chiusura della gara
nel caso in cui la situazione rimanga come quella che si presenta al momento
attuale dell’ultima offerta pervenuta. Questo campo viene costantemente
aggiornato dalla piattaforma nel momento in cui si faccia offerta nel Base Time.
Ad esempio la gara sotto riportata ha le seguenti caratteristiche:
Inizio: ore 11:45
Inizio fase ultimo rilancio: ore 13:10
Fine nominale: ore 13:15
Base Time: 5 minuti
N.B: L’ASTA DURA MINIMO 1 ORA, QUINDI DEVE ESSERE GARANTITA LA
NEGOZIAZIONE FINO ALLE ORE 12:45
Nel caso in cui le uniche offerte pervenute siano registrate prima delle ore 12:40
(60 minuti – ora garantita - meno il tempo base) l’asta si chiuderà all’ora garantita.
Se invece pervengono offerte anche tra le ore 12:40 e le 12:45 (l’ora meno il Base
Time), l’asta si proroga di 5 minuti (Base Time) dal momento di presentazione
dell’offerta. Vedi esempi sotto:
Offerta pervenuta alle ore 12:40:33
Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:45:33
Offerta pervenuta alle ore 12:42:16
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Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:47:16
Offerta pervenuta alle ore 12:44:54
Termine di chiusura attualmente previsto si AGGIORNA alle ore 12:49:54
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Se non pervengono più offerte, alle ore 12:49:54 la gara si chiude, senza entrare nei 5
minuti di buio e quindi avendo una durata di gara minore rispetto a quella fine nominale
che era stata stabilita dall’Università degli Studi di Brescia.
Nel caso in cui nessun concorrente presenti offerta (gara deserta), l’asta rimarrà aperta
fino alla durata nominale. Cinque minuti prima della fine del tempo stabilito per la durata
massima dell'asta scatta la fase di ultimo rilancio, secondo le medesime modalità sopra
descritte.