MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT.................3 LỜI NÓI ĐẦU.................................. 6 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC.............8 1. Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp. ...................................................8 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp:................8 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền:....8 1.1.1.1. Khái niệm:................................8 1.1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền:...................8 1.1.2. Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền:..............9 1.1.3. Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền:........10 1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp:.....................10 1.2.1. Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền:........10 1.2.2. Kế toán tiền mặt tại Quỹ:..................11 1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán:....................11 1.2.2.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: .............................................. 12 1.2.2.3. Tài khoản sử dụng:.......................13 1.2.2.4. Trình tự kế toán:........................14 1.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng.................15 1.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán:....................16 1.2.3.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ: .............................................. 17 1.2.3.3. Tài khoản sử dụng:.......................17
119
Embed
i.vietnamdoc.neti.vietnamdoc.net/data/file/2015/Thang02/01/hoan_thien_ke... · Web viewCông tác quản lý và hạch toán kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT............................................3LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................6CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC...................................81. Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp....................................81.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp:..................................................................................................81.1.1. Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền:............................................81.1.1.1. Khái niệm:............................................................................................8
1.1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền:.......................................................................8
1.1.2. Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền:..............................................................91.1.3. Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền:..................................................101.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp:101.2.1. Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền:...................................................101.2.2. Kế toán tiền mặt tại Quỹ:......................................................................111.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán:........................................................................11
1.2.2.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:....................................12
1.2.2.3. Tài khoản sử dụng:.............................................................................13
1.2.2.4. Trình tự kế toán:.................................................................................14
1.2.3. Kế toán tiền gửi ngân hàng....................................................................151.2.3.1. Nguyên tắc hạch toán:........................................................................16
1.2.3.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:....................................17
1.2.3.3. Tài khoản sử dụng:.............................................................................17
1.2.3.4. Trình tự kế toán:.................................................................................18
1.2.4. Hạch toán tiền đang chuyển..................................................................191.2.4.1. Chứng từ sử dụng...............................................................................20
1.2.4.2. Tài khoản sử dụng..............................................................................20
1.2.4.3. Trình tự kế toán..................................................................................20
1.2.5. Kế toán các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ:....................................211.2.5.1. Nguyên tắc hạch toán:........................................................................21
1.2.5.2. Tài khoản sử dụng:.............................................................................22
1.2.5.3. Trình tự kế toán:.................................................................................23
1.3. Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán sử dụng trong kế toán vốn bằng tiền:............................................................................................241.3.1. Hệ thống sổ kế toán:..............................................................................251.3.1.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái:................................................................26
1.3.1.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ:................................................................26
SƠ ĐỒ 06: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN......................................27THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ......................................271.3.1.3. Hình thức Nhật ký chung:..................................................................28
SƠ ĐỒ 07: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN......................................28THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG......................281.3.1.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính:....................................................29
SƠ ĐỒ 08: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH............................................................301.3.2. Báo cáo kế toán:....................................................................................301.3.2.1. Báo cáo bắt buộc:...............................................................................30
1.3.2.2. Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:..................................31
2. Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.........312.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc...........312.2 Tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.32CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC...................................................332.1. Thủ tục chứng từ......................................................................................332.2. Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc..............342.2.1. Kế toán tiền mặt:.......................................................................342.2.1.1. Chế độ quản lý tiền mặt tại quỹ:........................................................342.2.1.2. Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng:.....................................................352.2.1.3. Thủ tục thu, chi lập chứng từ kế toán.................................................352.2.1.4. Quy trình kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Hoàng Quốc:............37BIỂU 2.1: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.....................................38BIỂU SỐ 2.2: PHIẾU THU................................................................39BIỂU SỐ 2.4: SỔ QUỸ TIỀN MẶT..................................................472.2.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng.......................................................492.2.2.1. Quy định về kế toán tiền gửi ngân hàng:............................................502.2.2.2. Nhiệm vụ của kế toán tiền gửi ngân hàng:.........................................502.2.2.3. Chứng từ, sổ sách sử dụng:................................................................50
2.2.2.4. Tình hình thực tế về kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.....................................................................................................512.2.3. Đối chiếu và điều chỉnh số sách...............................................632.2.3.1. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ..........................................................................................................................632.2.3.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH:.........65NHẬT KÝ SỔ CÁI NĂM 2010.........Error! Bookmark not defined.2.3. Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc...........66CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC...................................................753.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty và phương hướng hoàn thiện.............................................................................................753.1.1. Ưu điểm:...................................................................................753.1.2. Nhược điểm:.............................................................................773.2.Các giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc................................................................................................................77KẾT LUẬN........................................................................................80DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................81NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC....................81NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN................................82NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN...................................83
DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT Cụm từ viết tắt Nội dung
1 DNTM Doanh nghiệp thương mại
2 TNHH Trách nhiệm hữu hạn
3 TM Tiền mặt
4 TGNH Tiền gửi ngân hàng
5 TK Tài khoản
6 TK TGNH Tài khoản tiền gửi ngân hàng
7 VNĐ Việt Nam đồng
8 CLTGHĐ Chênh lệch tỉ giá hối đoái
9 CLTG Chênh lệch tỉ giá
10 CL Chênh lệch
11 TC Tài chính
12 QĐ Quyết định
13 BTC Bộ tài chính
14 TLDN Thành lập doanh nghiệp
15 TLSX Tư liệu sản xuất
16 TLTD Tư liệu tiêu dùng
17 KHKT Khoa học kỹ thuật
18 TP HN Thành phố Hà Nội
19 TP HCM Thành phố Hồ Chí Minh
20 Cty Công ty
21 ĐH Đại học
22 CĐ Cao đẳng
23 BHXH Bảo hiểm xã hội
24 BHYT Bảo hiểm y tế
25 TSCĐ Tài sản cố định
26 GTGT Giá trị gia tăng
27 BLBH Bảo lãnh bảo hành
28 TMCP Thương mại cổ phần
29 HĐBL Hợp đồng bảo lãnh
30 NH Techcombank Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam
LỜI NÓI ĐẦU
Vốn bằng tiền là cơ sở, là tiền đề đầu tiên cho một doanh nghiệp hình
thành và tồn tại, là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp hoàn thành cũng như thực
hiện quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Trong điều kiện hiện nay phạm vị
hoạt động của doanh nghiệp không còn bị giới hạn ở trong nước mà đã được
mở rộng, tăng cường hợp tác với nhiều nước trên thế giới. Do đó, quy mô và
kết cấu của vốn bằng tiền rất lớn và phức tạp, việc sử dụng và quản lý chúng có
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Mặt khác, kế toán là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động tính
toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ tài sản, sử dụng tiền vốn nhằm đảm bảo
quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong công tác
kế toán của doanh nghiệp chia ra nhiều khâu, nhiều phần hành nhưng giữa
chỳng cú mối quan hệ hữu cơ gắn bó tạo thành một hệ thống quản lý thực sự có
hiệu quả cao. Thông tin kế toán là những thông tin về tính hai mặt của mỗi hiện
tượng, mỗi quá trình: Vốn và nguồn, tăng và giảm……Mỗi thông tin thu được
là kết quả của quá trình có tính hai mặt: thông tin và kiểm tra. Do đó, việc tổ
chức hạch toán vốn bằng tiền là nhằm đưa ra những thông tin đầy đủ nhất,
chính xác nhất về thực trạng và cơ cấu của vốn bằng tiền, về các nguồn thu và
sự chi tiêu trong tương lai như thế nào. Bên cạnh nhiệm vụ kiểm tra các chứng
từ, sổ sách về tình hình lưu chuyển tiền tệ, qua đó chúng ta biết được hiệu quả
kinh tế của đơn vị mình.
Thực tế ở nước ta trong thời gian qua cho thấy ở các doanh nghiệp, đặc
biệt là doanh nghiệp nhà nước, hiệu quả sử dụng vốn đầu tư nói chung và vốn
bằng tiền nói riêng còn rất thấp, chưa khai thác hết hiệu quả và tiềm năng sử
dụng chúng trong nền kinh tế thị trường để phục vụ sản xuất kinh doanh, công
tác hạch toán bị buông lỏng kéo dài.
Xuất phát từ nhưng vấn đề trên và thông qua thời gian thực tập em xin chọn đề
tài sau để đi sâu vào nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền tại
Công ty TNHH Hoàng Quốc”.
Báo cáo gồm 3 phần:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý vốn bằng tiền tại Công ty TNHH
Hoàng Quốc.
Chương 2: Thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
Chương 3: Hoàn thiện kế vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
Vì thời gian thực tập ngắn và khả năng, kiến thức còn hạn hẹp nên bài
viết của em chắc chắn không tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận được ý kiến
đóng góp sửa chữa của các thầy cô và cán bộ kế toán Công ty TNHH để bài
viết này thực sự có ý nghĩa về mặt lý luận và thực tiễn.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô giáo hướng dẫn: Thạc
sĩ Nguyễn Thị Mai Chi và các cán bộ kế toán Công ty TNHH Hoàng Quốc đã
tận tình hướng dẫn và cung cấp tài liệu giúp em hoàn thiện bài báo cáo tốt
nghiệp này.
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN
TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC.
1. Tổng quát về vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp.
1.1. Sự cần thiết phải tổ chức kế toán Vốn bằng tiền trong Doanh nghiệp:
1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của Vốn bằng tiền:
1.1.1.1. Khái niệm:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán
hàng và trong các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ ,bạc vàng, kim khí quý,
đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu
cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh.
- Tiền gửi ngân hàng: là tiền Việt Nam, ngoại tệ , vàng, bạc, kim khí quý
đá quý mà doanh nghiệp đang gửi tại tài khoản của doanh nghiệp tại Ngân
hàng.
- Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vận động để hoàn thành
chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng
thái này sang trạng thái khác.
1.1.1.2. Đặc điểm vốn bằng tiền:
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm
vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu
hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi
doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân
chuyển cao nờn nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô. Vì thế trong quá
trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự
tham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền
cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà
nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày
không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả
thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho
Ngân hàng. Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử
dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc
mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán
hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi
hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân
chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô. Vì thế trong quá
trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự
tham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền
cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà
nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày
không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả
thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho
Ngân hàng.
1.1.2. Yêu cầu quản lý Vốn bằng tiền:
Với sự thay đổi, đổi mới của cơ chế quản lý và tự chủ của tài chính như
hiện nay thì trong hoạt động sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền có phần quan
trọng thúc đẩy kinh doanh đạt hiệu quả kinh tế cao.
Vốn bằng tiền là bộ phận lớn của vốn lưu động phản ánh khả năng thanh
toán ngay của Công ty để tạo điều kiện cạnh tranh tốt.
Nhưng vốn bằng tiền hay bị tham ô mất mát nên đòi hỏi khâu quản lý
chặt chẽ trong cả quá trình luân chuyển.
Hiện nay thanh toán qua ngân hàng đã đáp ứng được yêu cầu của sản
xuất kinh doanh, không những thế mà còn tiết kiệm vốn bằng tiền mà còn tăng
thu nhập, do lãi xuất, góp phần quay nhanh vòng vốn lưu động.
Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành qui
định quản lý ngoại tệ phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình hiện
có tăng giảm trong kỳ góp vốn. Quản lý tốt vốn bằng tiền kế toán phải thực
hiện tốt những ý kiến sau:
- Kiểm tra chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu chi và quản lý tiền mặt.
- Giám sát việc chấp hành các chế độ quy định về quản lý tiền và chế độ
thanh toán không dùng tiền mặt.
1.1.3. Nhiệm vụ của Kế toán Vốn bằng tiền:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của
từng loại vốn bằng tiền.
- Giám đốc thường xuyên tình hình thực hiện chế độ quản lý tiền mặt, kỷ
luật thanh toán, kỷ luật tín dụng.
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ, thường xuyên kiểm
tra đối chiếu số liệu của thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
- Tham gia vào công tác kiểm kê quỹ tiền mặt, phản ánh kết quả kiểm kê
kịp thời.
1.2. Tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong các Doanh nghiệp:
1.2.1. Nguyên tắc hạch toán Vốn bằng tiền:
- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng 1 đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt
Nam.
- Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt
Nam” theo giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập Báo cáo tài chính. Đồng
thời phải mở sổ theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đú trờn TK 007
“Ngoại tệ các loại”.
- Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải được đánh giá bằng tiền tệ tại
thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) ngoài ra phải theo dõi chi tiết
số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
- Cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh lại giá trị ngoại tệ, vàng bạc, kim khí
quý, đá quý theo tỷ giá do Ngân hàng nhà nước công bố tại thời điểm đó để có
được giá trị thực tế và chính xác.
Nếu thực hiện đúng các nhiệm vụ và nguyên tắc trờn thỡ hạch toán vốn
bằng tiền sẽ giúp cho doanh nghệp quản lý tốt vốn bằng tiền, chủ động trong
việc thực hiện kế hoạch thu chi và sử dụng vốn có hiệu quả cao.
1.2.2. Kế toán tiền mặt tại Quỹ:
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh
nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín
phiếu và ngân phiếu.
1.2.2.1. Nguyên tắc hạch toán:
- Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 số tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý thực tế nhập, xuất quỹ.
- Các khoản tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý do đơn vị hoặc cá nhân
khác ký cược, ký quỹ tại đơn vị thì quản lý và hạch toán như các loại tài sản
bằng tiền của đơn vị. Riêng vàng, bạc, kim khí quý, đá quý trước khi nhập quỹ
phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đo đong đếm số lượng, trọng lượng và giám
định chất lượng, sau đó tiến hành niêm phong có xác nhận của người ký cược,
ký quỹ trên dấu niêm phong.
- Khi tiến hành nhập quỹ, xuất quỹ phải có phiếu thu, chi hoặc chứng từ
nhập, xuất vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và có đủ chữ ký của người nhận,
người giao, người cho phép xuất, nhập quỹ theo quy định của chế độ chứng từ
hạch toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính
kèm.
- Kế toán tiền mặt của doanh nghiệp có trách nhiệm mở sổ và giữ sổ quỹ,
ghi chép theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi tiền mặt, ngân phiếu, ngoại
tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, tính ra số tiền tồn quỹ ở mọi thời điểm.
Riêng vàng, bạc, kim khí qỳy, đá quý nhận ký cược phải theo dõi riờng trờn
một sổ hoặc trên một phần sổ.
- Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và thực hiện các
nghiệp vụ xuất nhập tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý tại quỹ.
Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế và tiến
hành đối chiếu với số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có
chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải tự kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và
kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch trên cơ sở báo cáo thừa hoặc thiếu hụt.
1.2.2.2. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm
thực hiện. Thủ quỹ không được trực tiếp mua bán vật tư, hàng hoá, tiếp liệu,
hoặc không được kiêm nhiệm công tác kế toán. Tất cả các khoản thu, chi tiền
mặt đều phải có chứng từ hợp lệ chứng minh và phải có chữ ký của Kế toán
trưởng và Thủ trưởng đơn vị. Sau khi thực hiện thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại các
chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ được lập thành 2 liên,
một liên lưu tại làm sổ quỹ, một liên làm báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ
thu, chi gửi cho kế toán quỹ. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số dư
cuối ngày trên sổ quỹ.
Ngoài phiếu chi, phiếu thu là căn cứ chính để hạch toán vào tài khoản
111 còn cần các chứng từ gốc có liên quan khỏc kốm vào phiếu thu hoặc phiếu
chi như : Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn bán
hàng, biên lai thu tiền ...
Các chứng từ sau khi đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ được ghi chép,
phản ánh vào các sổ kế toán liên quan bao gồm:
- Sổ quỹ tiền mặt;
- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt;
- Các sổ kế toán tổng hợp…
1.2.2.3. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền
mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm:
Bên nợ:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá
quý
nhập quỹ;
+ Số tiền mặt, ngoại tệ,vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở quỹ phát hiện
thừa khi kiểm kê;
+ Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối ký
kế toán năm (đối với tiền mặt ngoại tệ)
Bên có:
+ Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ;
+ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý ở quỹ phát hiện
thiếu hụt khi kiểm kê;
+ Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ
kế toán năm (đối với tiền mặt ngoại tệ).
- Dư nợ : Các khoản tiền mặt, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí
quý, đá quý hiện còn tồn quỹ tiền mặt.
Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.
- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, thừa ,
thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ
giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý: phản ánh giá trị
SƠ ĐỒ 05: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁNTHEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI
Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối thángĐối chiếu, kiểm tra
1.3.1.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ:
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
NHẬT KÝ – SỔ CÁI
Bảng tổng hợp chứng từ kế
toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: căn cứ trực tiếp để ghi
sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là tách rời
việc ghi sổ theo thời gian và việc ghi sổ theo tài khoản trên hai loại sổ khác
nhau. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
-Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
-Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp
dụng máy tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lặp nhiều do chứng từ ghi sổ
phải lập nhiều, số lượng công tác kế toán ghi chép nhiều nên việc lập báo cáo
dễ bị chậm trễ, nhất là trong điều kiện thủ công.
Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ: ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ.
Sổ cái: TK111, TK112, TK 113, TK 131...
Sổ chi tiết: TK 111, TK 112, TK 113, TK 331...
SƠ ĐỒ 06: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ và sổ tài sản Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết theo đối tượng
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Chứng từ ghi sổ (theo phần hành)
Sổ cái tài khoản
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết theo đối tượng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng
Đối chiếu
1.3.1.3. Hình thức Nhật ký chung:
Đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán này là: tất cả các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký theo trình tự thời
gian phát sinh nghiệp vụ và định khoản nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trờn
cỏc nhật ký để ghi sổ cái theo trình tự nghiệp vụ phát sinh
Hình thức này có thể vận dụng cho bất kỳ một loại hình doanh nghiệp
nào. Ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc sử dụng máy tính. Nhưng việc
kiểm tra đối chiếu phải dồn nén đến cuối kỳ nên thông tin kế toán có thể không
được cung cấp kịp thời
Kế toán sử dụng các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung: Sổ ghi phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh theo trật tự thời gian phát sinh của chúng.
- Sổ Nhật ký bán hàng, sổ nhật ký thu tiền, nhật ký tiền gửi ngân
hàng...
- Sổ cái: TK 111, TK 112, TK 131, TK 334...
- Sổ chi tiết: TK 111, TK 112, TK 113, TK 131...
SƠ ĐỒ 07: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG
Chứng từ kế toán
Ghi chú:Ghi hàng ngàyGhi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.1.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác
định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo
các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập
vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán
chi tiết liên quan.
(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực
hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu
giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm
bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế
toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG
SỔ CÁI
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in
ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ
kế toán ghi bằng tay.
SƠ ĐỒ 08: TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ
TOÁN TRấN MÁY VI TÍNH
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối n In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra1.3.2. Báo cáo kế toán:
Báo cáo tài chính quy định cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa bao gồm:
1.3.2.1. Báo cáo bắt buộc:
- Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B 01 - DNN
Mẫu số B 01 - DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN Mẫu số
B 02 - DNN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN
Mẫu số B 09 - DNN
Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng
hợp
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán
quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
- Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN
1.3.2.2. Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN
Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động sản
xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp có thể lập thờm cỏc báo cáo tài chính chi
tiết khác.
2. Đặc điểm và tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
2.1. Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn sản suất kinh doanh của doanh
nghiệp thuộc tài sản lưu động được hình thành chủ yếu trong quá trình bán
hàng và trong các quan hệ thanh toán.
Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để
đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm
vật tư, hàng hóa sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu
hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi
doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân
chuyển cao nờn nó là đối tượng của sự gian lận và tham ô. Vì thế trong quá
trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự
tham ô hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền
cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà
nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ dùng để chi tiêu không được vượt quá mức
tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thỏa thuận theo hợp đồng thương
mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Trong điều kiện hiện nay của nền kinh tế nước ta chuyển sang cơ chế thị
trường thì việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói
riêng có ý nghĩa rất quan trọng. Nó quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh
và sự tồn tại của Công ty.
Để tiến hành sản xuất và kinh doanh, Công ty luôn phải có vốn nhất
định. Ngoài vốn cố định Công ty còn phải có một số vốn lưu động đủ để tiến
hành sản xuất kinh doanh. Trong vốn lưu động thì vốn bằng tiền là rất quan
trọng. Bởi trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty phải thường xuyên sử
dụng các loại vốn bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa Công ty với
các đối tượng trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hóa, cung cấp lao vụ,
dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, về thanh toán
trong nội bộ Công ty và các khoản chi phớ khỏc bằng tiền.
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền phải phản ánh
kịp thời, chính xác, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm tra
đối chiếu thường xuyên số liệu hiện có, tình hình thu chi các khoản vốn bằng
tiền ở quỹ Công ty, các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng.
Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm:
- Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK111)
- Các khoản tiền gửi ngân hàng (TK112)
+ TK11211: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng Techcombank.
+ TK 11212: Chi tiết Tiền gửi ngân hàng TMCP Quân đội.
Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển.
Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi
sổ kế toán.
Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty có sử dụng ngoại tệ
thì đều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnh theo
tỷ giá hiện hành.
Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh vào tài
khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” kế toán phải theo dõi chi tết từng loại
ngoại tệ trên TK007 “ Ngoại tệ các loại”.
Công ty không sử dụng vàng bạc, đá quý.
2.2 Tổ chức quản lý Vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
Vốn bằng tiền là loại vốn được xác định có nhiều ưu điểm nhưng đây
cũng là lĩnh vực mà kế toán thường mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho nên
cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này. Chính vì vậy mà
lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn bằng tiền
cụ thể như sau:
+ Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứng
minh bằng các chứng từ phê duyệt. Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu
chi. Thủ quỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ nêu trên.
+ Sổ quỹ tiền mặt do kế toán vốn bằng tiền quản lý và thủ quỹ đồng thời
cũng vào sổ quỹ tiền mặt song song với kế toán vốn bằng tiền, phải cập nhật,
đối chiếu và tính số tồn quỹ hàng ngày. Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải
được ghi trong sổ quỹ tiền mặt.
+ Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận và
được Giám đốc hoặc Phó giám đốc được uỷ quyền ký duyệt.
+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp
pháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG
TY TNHH HOÀNG QUỐC
2.1. Thủ tục chứng từ
Chứng từ kế toán vốn bằng tiền là cơ sở để thu nhập thông tin đầy đủ và
chính xác về sự biến động của các loại vốn bằng tiền trong Công ty, là căn cứ
để ghi sổ kế toán.
Quá trình luân chuyển chứng từ trong Công ty bao gồm cỏc khõu sau:
- Chứng từ phát sinh trước khi đến phòng kế toán gồm:
Phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị tạm
ứng….
Kế toán kiểm tra viết phiếu thu,
phiếu chi
Kế toán vào sổ chi tiết và vào sổ Nhật
ký - Sổ cáiLưu chứng từ
+ Phiếu thu
+ Phiếu chi
+ Thông tư kèm hợp đồng, biên bản thanh lý, thanh toán
+ Giấy đề nghị tạm ứng
+ Các văn bản đã được duyệt về chi trả, thanh toán khỏc kốm cỏc chứng
từ hóa đơn liên quan.
………………………….
- Kiểm tra và thực hiện phần hành:
Kế toán tổng hợp sau khi nhận được các chứng từ trên sẽ tiến hành kiểm
tra chứng từ và giao cho kế toán chi tiết phần hành vốn bằng tiền. Căn cứ vào
chứng từ này kế toán phần hành lập phiếu thu, phiếu chi…..rồi trình lên kế toán
trưởng kiểm tra sau đó trình lên cấp trên ký duyệt.
Kế toán phần hành chịu trách nhiệm cập nhật số liệu vào các sổ kế toán
chi tiết rồi bàn giao lại sổ chi tiết cho kế toán tổng hợp. Cuối tháng kế toán
tổng hợp đối chiếu với Nhật ký – Sổ cái rồi trình tài liệu này cho kế toán
trưởng ký duyệt.
- Tập hợp lưu trữ chứng từ:
Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập sổ Nhật ký – Sổ
cái và sổ kế toán chi tết sẽ được lưu một bản trong hồ sơ lưu trữ chứng từ gốc,
một bản khác được đóng lại thành quyển và lưu giữ kèm với sổ kế toán chi tiết.
Các chứng từ này được bảo quản, lưu trữ. Khi hết thời hạn lưu trữ sẽ
được bộ phận lưu trữ đưa ra hủy.
2.2. Kế toán chi tiết vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc
2.2.1. Kế toán tiền mặt:
2.2.1.1. Chế độ quản lý tiền mặt tại quỹ:
Công ty gửi lại một khoản tiền nhất định theo quy định chỉ thực hiện các
công việc thanh toán bằng tiền mặt tại Công ty và được quản lý hàng ngày
bằng thủ quỹ Công ty.
- Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi giữ gìn bảo quản tiền mặt do thủ
quỹ chịu trách nhiệm thực hiện giữ quỹ, thủ quỹ không được nhờ người làm
thay mình. Khi cần thiết phải ủy quyền cho ai làm thay thì phải có quyết định
của Giám đốc bằng văn bản.
- Tiền mặt quỹ của Công ty phải được bảo quản trong kột, hũm sắt đủ
điều kiện an toàn chống mất cắp mất trộm, phũng chỏy.
- Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ thu hoặc
chi giữ lại các chứng từ có liên quan có chữ ký của người nhận tiền, cuối ngày
căn cứ vào chứng từ thu, chi thủ quỹ tiến hành đối chiếu lại chứng từ với số
liệu trong sổ quỹ và số tiền tồn thực tế ở trong két sắt của Công ty.
2.2.1.2. Chứng từ sổ sách kế toán sử dụng:
- Để phục vụ cho việc thu chi hàng ngày cũng như thuận tiện cho việc
thanh toán các khoản phải trả kế toán sử dụng TK 111 để theo dõi thu chi của
Công ty. Sau mỗi ngày căn cứ vào chứng từ thu, chi của Công ty thì thủ quỹ
ghi vào sổ Quỹ tiền mặt.
- Chứng từ kế toán là những vật mang tin về các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh tài chính và chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã thực hiện
hoàn thành. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
- Phiếu thu – Mẫu 01 – TT.
- Phiếu chi – Mẫu 02 – TT.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ Nhật ký – Sổ cái.
2.2.1.3. Thủ tục thu, chi lập chứng từ kế toán.
* Thu tiền:
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền, căn cứ vào các hóa đơn, các giấy
thanh toán tiền, kế toán tiền mặt lập phiếu thu tiền mặt, sau khi được kế toán
tưởng kiểm duyệt, phiếu thu được chuyển cho thủ quỹ để ghi tiền. Sau đó thủ
quỹ sẽ ghi sổ tiền thực nhận vào phiếu thu, đóng dấu đã thu và lấy vào phiếu
thu.
- Phiếu thu: Biểu hiện số tiền thu do bán hàng hóa sản phẩm hoặc do các
khoản thu khác. Phản ánh được nội dung thu tiền cho Công ty.
+ Nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ
tiền ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan mọi khoản tiền mặt.
+ Phiếu thu phải đóng thành quyển dùng trong 01 năm trong quá trình
lập phiếu mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của phiếu thu. Số phiếu thu
phải ghi liên tục trong kỳ, không được nhảy số phải ghi rõ ngày, tháng năm lập
phiếu thu tiền ghi rõ họ tên địa chỉ cho người nộp tiền. Ghi rõ sạch sẽ, không
tẩy và sửa chữa.
+ Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than) viết sau khi ghi
đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào phiếu chuyển cho kế toán trưởng
duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm căn cứ nhập xuất quỹ.
a. Liên 1: Lưu ở kế toán làm căn cứ ghi sổ.
b. Liên 2: Giao cho người nộp.
c. Liên 3: Giao cho thủ quỹ làm căn cứ ghi sổ.
* Chi tiền:
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán các khoản nợ hay các khoản phí
phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty thì kế toán căn cứ vào các
chứng từ như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán đã được ký duyệt…. thủ
quỹ căn cứ vào phiếu chi để chi phần tiền sau khi có đầy đủ chữ ký kế toán
trưởn và của Giám đốc Công ty. Người nhận tiền sau khi đã nhận đủ tiền phải
ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi rồi thủ quỹ mới đóng dấu đã chi vào phiếu.
Căn cứ vào số tiền thực chi, thủ quỹ ghi vào sổ qũy, và đến cuối ngày thì
chuyển cho kế toán vốn bằng tiền để ghi sổ.
- Phiếu chi: biểu hiện số tiền phải chi ra mua vật tư, hàng hóa và các mục
đích khác.
+ Phiếu chi phải được đóng thành quyển và ghi số từng tờ, từng quyển
sổ phải ghi liên tục không nhảy số, phải ghi đầy đủ chi tiêu ghi rõ sạch sẽ
không tẩy sửa chữa.
+ Phiếu chi lập thành 02 liên (đặt giấy than) viết 01 lần và chỉ sau khi đã
đủ chữ ký của Giám đốc Công ty thủ quỹ mới được xuất quỹ.
a. Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
b. Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển kế toán cùng với
chứng từ gốc để ghi vào sổ kế toán.
Việc thanh toán mọi khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh của Công
ty phải tuân thủ quy định về chứng từ thanh toán theo quy định của Bộ tài
chính. Cụ thể như sau:
- Những trường hợp phải chi các khoản không có hóa đơn tài chính như:
thuê cá nhân, chi hoa hồng mơi giới… người giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập
báo cáo về số tiền chi có xác nhận của Trưởng phòng trực tiếp quản lý và được
Giám đốc duyệt chi.
- Các chứng từ mua hàng của cá đơn vị (kể cả trường hợp chưa trả tiền
cho các đơn vị bán) phải chuyển cho kế toán trưởng trước ngày 01 tháng sau để
phục vụ việc báo thuế tháng trước.
2.2.1.4. Quy trình kế toán tiền mặt tại Công ty TNHH Hoàng Quốc:
Trong Công ty hàng ngày phát sinh rất nhiều các khoản thu, chi bằng
tiền mặt nhưng trong khuôn khổ của báo cáo này em chỉ xin được trích một số
các nghiệp vụ tăng, giảm quỹ tiền mặt của Công ty tháng 12/2010, cựng cỏc
chứng từ kế toán, cách hạch toán và các số liệu trong các sổ kế toán của kế toán
tiền mặt mà em đã tập hợp được trong quá trình thực tập tại Công ty.
Tháng 12/2010, trích một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng, giảm
quỹ tiền mặt tại Công ty như sau:
* Kế toán thu tiền mặt:
(1). Phiếu thu 519, ngày 16/12/2010: Xuất bán phần mềm nâng cấp
Dasylab cho Viện tên lửa, số tiền: 24.000.000đ. Khách hàng đã thanh toán
bằng tiền mặt.
Dựa trên hợp đồng đầu ra số 194/HQ-VTL
BIỂU 2.1: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
HÓA ĐƠNGIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộNgày 16 tháng 12 năm 2010
Mẫu số: 01 GTKT – 3LLKG/2010 B
0021215
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Hoàng QuốcĐịa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà NộiSố tài khoản: Điện thoại: MS: 0100281428
Họ tên người mua:Tên đơn vị: Phòng thí nghiệm khí động – Động lực Viện tên lửaĐịa chỉ: Số 17 Phố Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà NộiSố tài khoản:Hình thức thanh toán: TM MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụĐơn vị
tínhSố
lượngĐơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
01 Phần mềm nâng cấp Dasylab 24.000.000đ
Kế toán vật tư viết phiếu
xuất kho
Kế toán thanh toán xuất hóa đơn GTGT
3LL
Kế toán vốn bằng tiền viết phiếu
thu tiền mặt
Thủ quỹ thu tiền mặt rồi vào sổ quỹ tiền mặt
Cộng tiền hàng: 24.000.000đ
Thuế suất GTGT: \ % Tiền thuế GTGT: \
Tổng cộng tiền thanh toán: 24.000.000đ
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi tư triệu đồng chẵn ./.
Người mua hàng(Ký, họ tên)
Đã ký
Người bán hàng(Ký, họ tên)
Đã ký
Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên)
Đã ký
BIỂU SỐ 2.2: PHIẾU THU
Đơn vị: Cty TNHH Hoàng Quốc
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, HN
PHIẾU THU
Ngày 16 tháng 12 năm 2010
Quyển số 19:Số: 519Nợ: TK 111Có: TK 511
Mẫu số 01 – TTQĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 3 năm 2006 củaBộ trưởng Bộ Tài chính
Họ tên người nộp tiền: Viện tên lửa
Địa chỉ: Số 17 phố Hoàng Sâm, Nghĩa Đô, Cầu Giấy, Hà Nội
Lý do nộp: Thanh toán tiền mua phần mềm Dasylab
Số tiền: 24.000.000 đ(viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng chẵn./.
24.000.000 đ (viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng
chẵn./.
Kèm theo: Hóa đơn GTGT Chứng từ gốc: số 0021215
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Hai mươi tư triệu đồng chẵn ./.
Ngày 16 tháng 12 năm 2010
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập
(Ký, họ tên)
Người nộp tiền
lập phiếu
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
(2). Phiếu thu 521, ngày 19/12/2010: Chị Đỗ Thị Anh Thư rút tiền gửi ngân
hàng về nhập quyx tiền mặt, số tiền: 60.000.000 đ.
- Kế toán vốn bằng tiền tiến hành viếc séc số: AA 496060 (điền đầy đủ
thông tin trên tờ séc, lưu ý: họ tên người lĩnh tiền phải ghi đầy đủ, số chứng
minh thư, ngày cấp, nơi cấp). Người lĩnh tiền khi ra ngân hàng rút tiền phải
mang theo séc và chứng minh thư mới được rút tiền.
- Sau khi nhân viên Công ty đi rút tiền về, chuyển tiền cho kế toán vốn
bằng tiền viết phiếu thu sau đó chuyển cho thủ quỹ nhập quỹ.
Đơn vị: Cty TNHH Hoàng Quốc
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân,
Cầu Giấy Hà Nội
PHIẾU THUNgày 19 tháng 12 năm 2010
Quyển số: 19
Số: 521
Nợ: TK 111
Có: TK 112
Mẫu số 01 – TTQĐ số: 19/2006/QĐ-BTC
Ngày 30 tháng 3 năm 2006 củaBộ trưởng Bộ Tài chính
Mẫu số 01 – TT
QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20 tháng 3 năm 2006 cua
Bộ trưởng Bộ Tài Chính
Họ tên người nộp tiền: Chị Đỗ Thị Anh Thư
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Lý do nộp : Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ TM
Số tiền: 60.000.000 đ(viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn ./.
(viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn ./.
Kèm theo: cuống séc Chứng từ gốc: Số AA496060
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Sáu mươi triệu đồng chẵn ./.Ngày 19 tháng 12 năm 2010
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Đã ký
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Đã ký
Người lập
(Ký, họ tên)
Đã ký
Người nộp tiền
lập phiếu
(Ký, họ tên)
Đã ký
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã ký
(3). Ngày 31/12/2010, Đại học Tiền Giang thanh toán lần 3 tiền hàng theo hợp
đồng số 1108/HQ-TG, số tiền: 250.000.000 đ.
Kế toán vốn bằng tiền lập phiếu thu số 524 ngày 31/12/2010, Đại học
Tiền Giang thanh toán lần 3 tiền hàng theo hợp đồng số 1108/HQ-TG, số tiền:
250.000.000 đ tương tự.
*Kế toán chi tiền mặt:
(1). Phiếu chi 769, ngày 23/12/2010: Chị Đỗ Thị Anh Thư nộp tiền mặt
vào tài khoản Công ty, số tiền: 250.000.000 đ
Kế toán vốn bằng tiền tiến hành viết phiếu chi 250.000.000 đ, sau đó
chuyển phiếu chi có chữ ký của Giám đốc, kế toán trưởng… cho thủ quỹ xuất
tiền cho người nhận tiền ghi trên phiếu chi đi nộp vào ngân hàng. Sau đó ngân
hàng sẽ trả lại cho Công ty giấy nộp tiền để kế toán vốn bằng tiền làm chứng từ
gốc kẹp vào phiếu chi.
BIỂU SỐ 2.3: PHIẾU CHIĐơn vị: Cty TNHH Hoàng Quốc
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân,
Cầu Giấy Hà Nội
PHIẾU CHINgày 23 tháng 12 năm 2010
Quyển số: 25
Số: 769
Nợ: TK 112
Có: TK 111
Mẫu số 02 – TT
QĐ số: 19/2006/QĐ-BTCNgày 30 tháng 3 năm 2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính
Họ tên người nhận tiền: Chị Đỗ Thị Anh Thư
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Lý do chi : Nộp tiền mặt vào tài khoản của Công ty
Số tiền: 250.000.000 đ(viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu đồng
chẵn ./. (viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn ./.
Kèm theo: giấy nộp tiền vào NH Chứng từ gốc:
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn ./.Ngày 23 tháng 12 năm 2010
Giám đốc
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập
(Ký, họ tên)
Người nhận
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
TECHCOMBANKwww.techcombank.com.vn
Giấy nộp tiền – Deposit Slip Liên 2: Giao cho khách hàng/For customer
Ngày (Date): 23/12/2010 Số bỳt toán: TT0835800226
Người nộp (Depositor): Đỗ Thị Anh ThưLoại N.V: ….KHTK…….
Địa chỉ (Address): Hà Nội
Điện thoại (Phone No): 0348317421 Tài khoản Có (Credit Account)
Người nhận (Receiver): Công ty TNHH Hoàng Quốc Số (No): 11110136389019
Địa chỉ (Address): 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội, Việt NamSố tiền (Amount):
Điện thoại (Phone No): 0348317421
Nội dung nộp (Detail): Đỗ Thị Anh Thư nộp TK Công ty 250,000,000.00 VNĐ
Tổng số tiền bằng chữ (Sun in words): Hai trăm năm mươi triệu đồng chẵn
Ngày giờ in: 19/12/2008 11:31:50 – biz01695 – Số tra cứu nhanh: 687
(2). Ngày 23 tháng 12 năm 2010: Theo sổ phụ số 186
- Công ty TNHH Hoàng Quốc thanh toán tiền BHXH Quý 2,3,4 năm
2010 chó BH xã hội TP Hà Nội, số tiền: 50.538.236đ và phí thanh toán điện tử:
16.500đ (thuế suất GTGT 10%).
- Thu ký quỹ số HĐBL 20101222BL19940, số tiền: 39.000.000đ và phí
bảo lãnh: 6.600.840đ (thuế suất GTGT 10%).
UỶ NHIỆM CHI
CHUYỂN KHOẢN, CHUYỀN TIỀN THƯ, ĐIỆN
Lập: 23/12/2010
Số:
Tên đơn vị trả tiền: Công ty TNHH Hoàng Quốc – MS305
Địa chỉ: 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Số tài khoản: 111-101-36389-01-9
Tại ngân hàng: TMCP Kỹ thương Việt Nam – Techcombank Hà Nội
PhÇn do nh ghiTµi kho¶n nî
Tên đơn vị nhận tiền: Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội
Số tài khoản: 943.10.001
Tại ngân hàng: Kho bạc nhà nước Ba Đình
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu, năm trăm ba tám ngàn, hai trăm ba
sáu
Nội dung thanh toán: Tiền bảo hiểm xã hội Quý 2,3,4 năm 2010
Đơn vị trả tiền
Kế toán
Đã ký
Chủ tài khoản
Đã ký
Ngân hàng A
Ghi sổ ngày 23/12/2010
Kế toán
Đã ký
Trưởng phòng
Kế toán
Đã ký
Ngân hàng B
Ghi sổ ngày ………
Kế toán Trưởng phòng
kế toán
Tµi kho¶n cã
Sè tiÒn b»ng sè50.538.236 VN§
NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
BIZ – CHI NHÁNH HÀ NỘI
MST: 0100230800
TECHCOMBANK Theo công văn số 21208/CT/AC
Cục thuế Hà Nội
PHIẾU BÁO NỢ (Kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ)
Trang 1/1
Ngày 23 tháng 12 năm 2010
Kính gửi: CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC
Địa chỉ: 104 C9B NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HN
Mã số thuế: 0100281428
Số ID khách hàng: 10136389
Số tài khoản : 111.10136389.01.9
Loại tiền : VND
Loại tài khoản: TIỀN GỬI THANH TOÁN
Số bỳt toỏn hoạch toán: FT0835800234
Chúng tối xin thông báo đã ghi nợ tài khoản của Quý khách số tiền theo chi tiết:
Nội dung Số tiền
Chuyển khoản 50.538.236đ
Phí thanh toán điện tử CITAD trước 11h 15.000đ
Thuế VAT 1.500đ
Tổng phí + VAT 16.500đ
Tổng số tiền 50.554.736đ
Số tiền bằng chữ: Năm mươi triệu, năm trăm năm mươi tư nghìn, bẩy trăm mươi sáu VNĐ chẵn
Trích yếu: CTY TNHH HOÀNG QUỐC TT TIỀN BHXH Q2, Q3, Q4 NĂM 2008 CHO BHXH TP HÀ NỘI
Lập phiếu
Đã ký
Kiểm soát
Đã ký
Kế toán trưởng
Đã kýNgày giờ in: 25/12/2008 17:47:14 – biz20008 – Số tra cứu nhanh: 687
NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
BIZ – CHI NHÁNH HÀ NỘI
MST: 0100230800
TECHCOMBANK Theo công văn số 21208/CT/AC
Cục thuế Hà Nội
PHIẾU BÁO NỢ (Kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ)
Trang 1/1
Ngày 23 tháng 12 năm 2010
Kính gửi: CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC
Địa chỉ: 104 C9B NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HN
Mã số thuế: 0100281428
Số ID khách hàng: 10136389
Số tài khoản : 111.10136389.01.9
Loại tiền : VND
Loại tài khoản: TIỀN GỬI THANH TOÁN
Số bỳt toỏn hạch toán: MD0835719940
Chúng tôi xin thông báo đã ghi nợ tài khoản của quý khách số tiền theo chi tiết như sau
Nội dung Số tiền
Thu ký quỹ 39.000.000
Phí bảo lãnh 6.000.764
Thuế VAT 600.076
Tổng phí + VAT 6.600.840
Tổng số tiền 45.600.840
Số tiền bằng chữ: Bốn mươi lăm triệu, sáu trăm nghìn, tám trăm bốn mươi VND chẵn.
Trích yếu: PHANH BLBH CTY HOANG QUOC SÈ BL19940
Lập phiếu
Đã ký
Kiểm soát
Đã ký
Kế toán trưởng
Đã kýNgày giờ in: 25/12/2008 17:47:14 – biz20008 – Số tra cứu nhanh: 687
(3). Ngày 31/12/2010, thanh toán 50% tiền hàng cho INUS, số tiền:
310.000.000đ. Theo sổ phụ số 190, tương tự như sổ phụ 186.
(4). Ngày 15/12/2010, theo sổ phụ 181.- Công ty thanh toán tiền điện thoại tháng 11/2010 bằng tiền gửi ngân hàng, số tiền:
170.038đ (thuế suất 10%) và phí thanh toán điện tử 16.500 (thuế suất 10%).
NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
BIZ – CHI NHÁNH HÀ NỘI
MST: 0100230800
TECHCOMBANK Theo công văn số 21208/CT/AC
Cục thuế Hà Nội
PHIẾU BÁO NỢ (Kiêm hóa đơn thu phí dịch vụ)
Trang 1/1
Ngày 15 tháng 12 năm 2010
Kính gửi: CÔNG TY TNHH HOÀNG QUỐC
Địa chỉ: 104 C9B NGHĨA TÂN, CẦU GIẤY, HN
Mã số thuế: 0100281428
Số ID khách hàng: 10136389
Số tài khoản : 111.10136389.01.9
Loại tiền : VND
Loại tài khoản: TIỀN GỬI THANH TOÁN
Số bỳt toỏn hạch toán: FT0835000061
Chúng tôi xin thông báo đã ghi nợ tài khoản của quý khách số tiền theo chi tiết như sau:
Nội dung Số tiền
Thu ký quỹ 170.038đ
Phí bảo lãnh 15.000đ
Thuế VAT 1.500đ
Tổng phí + VAT 16.500đ
Tổng số tiền 186.538đ
Số tiền bằng chữ: Một trăm tám mươi sỏu nghỡn, năm trăm ba mươi tám VND
Trích yếu: CTY TNHH HOÀNG QUỐC TT UNT N11.12.08 CHO ĐIỆN LỰC THANH XUÂN
Lập phiếu
Đã ký
Kiểm soát
Đã ký
Kế toán trưởng
Đã kýNgày giờ in: 17/12/2008 17:47:14 – biz20008 – Số tra cứu nhanh: 687
Mẫu số: 01 GTKT- 2LL - 03
Ký hiệu (Serial No.): AB/2010T
Số (No.): 1015422Hãa ®¬n dÞch vô viÔn th«ng (GTGT)Telecommunication service invoice (vat)
Liên 2: giao cho khách hàng (Copy 2: For Customer)
Từ ngày 01/11/08 đến ngày 30/11/08
Đơn vị bán (Supplier): CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI MST (Tax code): 0100101114
Địa chỉ (Address): 69 Đinh Tiên Hoàng – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số tài khoản (Account No): 10201.00004.70304
Người mua hàng (Customer): Công ty TNHH Hoàng Quốc MST (Tax code): 0100281428
Địa chỉ (Address): 104 C9B Nghĩa Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
Mã khách hàng (Customer code): DLTX0177398 Số thuê bao (Tel): 0963452357STT
Item
DỊCH VỤ SỬ DỤNG
(Service)
TIỀN DỊCH VỤ
(Service
charges)
THUẾ SUẤT
GTGT
(VAT rate)
TIỀN THUẾ
GTGT
(VAT amount)
TỔNG
CỘNG
(Grand
total)
A B C 1 2 3 = 1 x 2
I. Giá trị hàng hóa, DV 154.580đ 10% 15.458đ 170.038đ
1. Cước dịch vụ phát sinh 154.580đ 10% 15.458đ 170.038đ
1.1 DV không chịu thuế GTGT
1.2 DV chịu thuế GTGT 154.580đ 10% 15.458đ 170.038đ
2. Điều chỉnh giảm
II. Khuyến mại
III. Tổng tiền III = I - II 170.038đ
Tổng cộng (Grand total) 170.038đ
Số tiền bằng chữ (In words): Một trăm bẩy mươi nghỡn, khụng trăm ba tám đồng./.
Ngày 06 tháng 12 năm 2010
Đại diện giao dịch
Đã ký
Người mu hàng
Đã ký
UỶ NHIỆM THU SÈ:
Ngày 11 tháng 12 năm 2010
Tên đơn vị mua hàng: Cty TNHH Hoàng Quốc
Số tài khoản: 111.10136389019
Tên ngân hàng: Thương mại CP kỹ thương VN Tỉnh, TP: Hà Nội
Tên đơn vị bán hàng: Điện lực Thanh Xuân
Số tài khoản: 10201.0000.470.304
Tên ngân hàng: Công thương Thanh Xuân Tỉnh, TP: Hà Nội
PHẦN DO NH GHITÀI KHOẢN NỢ
TÀI KHOẢN CÓ
Hợp đồng số (hay đơn đặt hàng): Ngày tháng năm
Số lượng từng loại chứng từ kèm theo: HĐ photo T11/2010
Số lượng tiền chuyển (bằng chữ): Một trăm bẩy mươi nghỡn, khụng trăm ba m ươi đồng.
Bằng số: 170.038
Số ngày chậm trả (bằng chữ): Không
Bằng số: 0
Tổng số tiền chuyển (bằng chữ): Một trăm bẩy mươi nghỡn, khụng trăm ba m ươi đồng.
Bằng số: 170.038
ĐƠN VỊ BÁN
(Ký tên, đóng dấu)
Đã ký
NGÂN HÀNG BÊN BÁN
- Nhận chứng từ ngày:
- Đã kiểm soát và gửi đi ngày:
Trưởng phòng kế toán
(Ký tên, đóng dấu)
NGÂN HÀNG BÊN MUA
- Nhận ngày:
- Thanh toán ngày: 15/11/2010
Kế toán
Đã ký
Trưởng phòng kế toán
Đã ký
NGÂN HÀNG BÊN BÁN THANH TOÁN
Ngày tháng năm
Kế toán Trưởng phòng kế toán
Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội Mẫu số S13-HCông ty TNHH Hoàng Quốc
SỔ CHI TIẾTTài khoản: 112
Từ ngày: 01/12/2010 Đến ngày: 31/12/2010
Đơn vị tính: VNĐChứng từ
Diễn giảiTK đối ứng
Thu Chi TồnSố Ngày
Số dư đầu tháng 370.516.782………
.
…… …………………………. ….. ………. ……. ………..
101542 15/12 Điện lực Thanh Xuân thanh 642 154.580 39.221.277
2 toán tiền điện thoại
T12/2010
133.
1
15.458 39.205.819
SP181 15/12 Phí thanh toán điện tử 642 15.000 39.190.819
133.
1
1.500 39.189.319
SP181 15/12 Công ty XNK Tạp phẩm -
thanh toán tiền hàng HĐ
621/HQ-TOC
131 52.500.000 91.689.319
SP181 15/12 Giải tỏa ký quỹ – Số
HĐBL 20100917BL19246
144 2.000.000 93.689.319
SP181 15/12 Giải tỏa ký quỹ – Số
HĐBL 20100917BL19247
144 2.000.000 95.689.319
SP181 15/12 Giải tỏa ký quỹ – Số
HĐBL 20100917BL19248
144 2.000.000 97.689.319
…….. …… ……………………………
….
…… …………. ………….. ………….
SP184 19/12 Đỗ Thị Anh Thư rỳt séc
AA496060
111 60.000.000 29.894.208
SP184 19/12 Trả lãi vay (LD-IN) – Số
KU 1295
635 1.105.708 28.788.500
SP184 19/12 Trả lãi vay (LD-PR) – Số
KU 1295
311 3.716.667 25.071.833
……. ….. ………………………….. ….. …………… …………. …………
SP186 23/12 Thu ký quỹ – Số HDBL
20101222BL19940
144 39.000.000 286.070.833
SP186 23/12 Phí bảo lãnh – Số HDBL
20101222BL19940
642 6.000.764 280.071.069
133.
1
600.076 279.470.993
SP186 23/12 Bảo hiểm xã hội TP HN –
Thanh toán tiền BHXH
Quý 2.3.4/2010
338.
3
50.538.236 228.932.757
SP186 23/12 Phí thanh toán điện tử 642 15.000 228.917.757
133 1.500 228.916.257
SP186 23/12 Giải toản ký quỹ – Số
HDBL 20101124BL19559
144 17.000.000 245.916.257
SP186 23/12 Giải tỏa ký quỹ – Số
HDBL 20101111BL19524
144 39.000.000 284.916.257
SP186 23/12 Đỗ Thị Anh Thư nộp tiền
mặt vào tài khoản của Công
ty
111 250.000.000 534.916.257
……. …… ……………………………
..
…… ………… ………… …………
SP190 31/12 INUS – Thanh toán 50%
tiền hàng cho INUS
331 310.000.000 1.867.578.60
8
……. …… ……………………………
..
…… ………… ………… …………
SP190 31/12 Lãi tiền gửi ngân hàng
T12/2010
515 1.037.013 1.725.591.85
3
……. …… ……………………………
..
…… ………… ………… …………
……. …… ……………………………
..
…… ………… ………… …………
……. …… ……………………………
..
…… ………… ………… …………
Cộng số phát sinh 5.591.150.01
3
3.195.936.47
2
Số dư cuối tháng 2.765.730.32
3
Lập, ngày 01 tháng 12 năm 2010Người ghi sổ
(Chữ ký, họ tên)Thủ quỹ
(Chữ ký, họ tên)Kế toán trưởng(Chữ ký, họ tên)
Giám đốc(Chữ ký, họ tên, đóng
dấu)
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
2.2.3. Đối chiếu và điều chỉnh số sách
Toàn bộ hệ thống sổ sách, báo cáo kế toán của Công ty sau khi được lập
và hoàn chỉnh, đều được lưu trữ trong máy vi tính, nhờ vậy đã giảm bớt số
lượng sổ sách cần lưu trữ cũng như tạo điều kiện hết sức thuận lợi cho việc tìm
kiếm, đối chiếu, kiểm tra, điều chỉnh sổ sách.
Theo định kỳ hàng tháng, kế toán chi tiết vốn bằng tiền tiến hành in sổ
cho từng tài khoản để chuyển cho kế toán tổng hợp và các bộ phận có liên quan
đối chiếu và lập các báo cáo kế toán cần thiết phục vụ cho nhu cầu quản lý.
2.2.3.1. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh tiền mặt tại quỹ.
Việc quản lý tiền mặt tại két bạc càng tốt thì càng hạn chế được sự mất
mát, thiếu hụt, chênh lệch với sổ sách. Song, cho dù thủ quỹ có cẩn thận thế
nào chăng nữa thì việc thừa hay thiếu tiền mặt vẫn có thể xảy ra.
Những nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch tiền mặt giữa sổ sách và thực
tế là:
- Khi nhận hoặc chi tiền, thông thường số lượng tiền phát sinh rất nhiều,
thủ quỹ không kiểm soát được một cách chặt chẽ số lượng tiền mà mình đã
nhận hoặc đã chi như: không đếm hết được hoặc không kiểm soát được số
nghiệp vụ phát sinh do có sự chênh lệch rất ít qua mỗi nghiệp vụ mà số phát
sinh lại quá nhiều.
- Do kế toán chi tiết vốn bằng tiền không phản ánh hết tất cả các nghiệp
vụ phát sinh trong ngày, hoặc cũng do bị nhầm lẫn số liệu khi phản ánh một
nghiệp vụ phát sinh nào đó mà chưa phát hiện được kịp thời.
Chính vì vậy việc kiểm tra, đối chiếu số tiền thực tế còn tồn quỹ và trên
sổ sách giữa hai bên nhân viên kế toán và thủ quỹ là hết sức cần thiết. Có như
vậy mới có khả năng phát hiện kịp thời những chênh lệch sai sót có thể xảy ra.
Khi xảy ra tình trạng chênh lệch nhân viên kế toán phải kiểm tra lại số
phát sinh của từng nghiệp vụ trên sổ sách của mình trong kỳ, sau đó hai bên đối
chiếu với nhau để đi đến một sự thống nhất. Khi đó tùy vào sự sai lệch ở khâu
nào, của ai thì người đó có trách nhiệm điều chỉnh lại trên sổ sách của mình.
Nếu sai sót thuộc về thủ quỹ thì thủ quỹ phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ quỹ
cho đúng với thực tế. Nếu sai sót thuộc về nhân viên kế toán thì nhân viên đó
phải điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán chi tiết, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ tương ứng để máy điều chỉnh lại số liệu trờn cỏc sổ kế toán mà
mỏy đó tự động trích ra.
Trường hợp hai bên sổ sách cùng thống nhất số liệu với nhau nhưng vẫn
chênh lệch với số tiền thực tế còn tồn quỹ khi kiểm kê thì hai bên lập biên bản
với số chênh lệch đó và nhân viên kế toán sẽ có trách nhiệm phản ánh số chênh
lệch này vào sổ kế toán.
- Nếu chênh lệch thực tế tăng so với sổ sách kế toán ghi:
Nợ TK 1111
Có TK 3381
Ngày 31/12/2011 căn cứ vào số tiền trên sổ sách của kế toán thanh toán
và số tiền thực tế trong két sắt của thủ quỹ thì thấy số tiền trong quỹ nhiều hơn
số tiền còn lại ghi trong sổ sách là 254.000đ không rõ nguyên nhân. Hai bên
tiến hành lập biên bản và phản ánh số tiến trên vào tk 3381. Kế toán định
khoản.
Nợ TK 1111: 254.000đ
Có TK 3381: 254.000đ
- Nếu chênh lệch thực tế giảm so với sổ sách kế toán ghi:
Nợ TK 1381
Có TK 1111
Sau đó sẽ trình lên cấp trên để tìm ra nguyên nhân và biện pháp giải
quyết. Trường hợp sổ sách của kế toán và thủ quỹ đã thống nhất với nhau về số
liệu cùng với thực tế còn tồn ở két bạc, để đảm bảo kế toán và thủ quỹ cần xem
dột lại các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để có thể tìm thấy những sai sót chênh
lệch đáng tiếc. Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách phản ánh và thực tế phát
sinh mà trên sổ sách và thực tế tồn quỹ đồng nhõt, kế toán điều chỉnh lại các
nghiệp vụ đã ghi sổ đồng thời phản ánh số chênh lệch đó như trên (tùy vào
từng trường hợp cụ thể).
2.2.3.2. Đối chiếu, kiểm tra và điều chỉnh nghiệp vụ phát sinh TGNH:
Việc kiểm tra, đối chiếu và điều chỉnh trên tài khoản TGNH nhằm đảm
bảo sự thống nhất số tiền đã phát sinh và hiện còn dư tại tài khoản tiền gửi giữa
sổ sách của NH và sổ sách của nhân viên kế toán Công ty.
Thông thường mỗi khi nhận được giấy báo của NH về nghiệp vụ phát
sinh tren tài khoản TGNH của Công ty, nhân viên kế toán sẽ đối chiếu các
chứng từ, sổ sách của mình với sổ sách của NH về số phát sinh, số de của tài
khoản. Do cả hai bờn cựng quản lý những số liệu phát sinh trên một tài khoản
duy nhất thông qua hệ thống sổ sách khác nhau nên cả hai đều cố gắng không
để tình trạng chênh lệch xảy ra và thực tế ở Công ty vẫn chưa xảy ra tình trạng
này.
Tuy nhiên dù rất cẩn thận trong công tác hạch toán cũng như việc ghi sổ
và hệ thống kiểm soát rất có hiệu quả ở NH và ở đơn vị mở tài khoản, song khi
công việc và nghiệp vụ phát sinh nhiều thì tình trạng nhầm lẫn vẫn có thể xảy
ra. Khi có sự chênh lệch, dù cho là do nguyên nhân gì, phát sinh ở khâu nào thì
cả hai bên cũng cần có sự đối chiếu, kiểm tra sổ sách để tiến tới thống nhất về
số phát sinh cũng như số dư thực tế của đơn vị, từ đó có thể điều chỉnh kịp thời
sổ sách của mỗi bên. Nếu chưa kịp thời tìm ra nguyên nhân dẫn đến sự chênh
lệch đó mà kỳ quyết toán đã đến thì nhân viên kế toán phải tạm thời căn cứ
theo số liệu của NH để phản anh vào TK 112.
Số chênh lệch sẽ được phản ánh như sau:
- Nếu sổ sách của nhân viên kế toán phản ánh thừa so với sổ sách NH, kế
toán ghi:
Nợ TK 1388
Có TK 112
- Nếu sổ sách kế toán thiếu so với sổ sách của NH, kế toán ghi:
Nợ TK 112
Có TK 3388
Sang kỳ sau kế toán phải tiếp tục tìm nguyên nhân của sự chênh lệch đó
và kiến nghị những biện pháp điều hòa chênh lệch giữa hai hệ thống sổ sách
với cấp trên.
Cuối tháng 12 thì số tiền trên sổ sách của kế toán tại Công ty trùng với
số tiền trên sổ phụ của ngân hàng.
2.3. Kế toán tổng hợp vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Hoàng Quốc.
Kế toán tổng hợp căn cứ vào số liệu phát sinh trên chứng từ vào các sổ
chi tiết cho các tài khoản: 111, 112, 131, 331, 642…….
Công ty TNHH Hoàng Quốc
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THÁNG 12.2010Tên tài khoản 111 Tiền mặt
Sè TT
Ngày tháng
năm vào sổ
Chứng từDiễn giải
Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chó
Sè Ngày Nợ Có Nợ Có1 Sè d đầu kỳ 379,756,687 2 ............. .............. ............ …………………………………. ....... ............. .................. .................. ............
28 2/12 786309 21/11
CH Xăng dầu số 62 - Anh Dương Viết Minh thanh toán tiền mua xăng xe ụtụ 642 111
462,682
29 2/12 786309 21/11Thuế GTGT được khấu trừ - CH Xăng dầu số 62 133 111
Cộng phát sinh 16,824,067,996 16,568,522,687Sè d cuối kỳ 635,301,996
Công ty TNHH Hoàng Quốc
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THÁNG 12.2010
Tên tài khoản 112Tiền gửi
NH
Sè TT
Ngày tháng
năm vào sổ
Chứng từDiễn giải
Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chó
Sè Ngày Nợ Có Nợ Có1 Sè d đầu kỳ 370,516,782 2 ............. .............. ............ …………………………………. ....... ............. .................. .................. ............
127 15/12 815422 6/12Điện lực Thanh Xuân - Thanh toán tiền điện thoại T11/2008 642 112
154,580
128 15/12 815422 6/12Thuế GTGT được khấu trừ - Điện lực Thanh Xuân 133 112
Cộng phát sinh 5,292,187,026 3,378,786,472Sè d cuối kỳ 2,283,917,336
Công ty TNHH Hoàng Quốc
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THÁNG 12.2010
Tên tài khoản 642Chi phí QLDN
Sè TT
Ngày tháng
năm vào sổ
Chứng từDiễn giải
Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chó
Sè Ngày Nợ Có Nợ Có1 Sè d đầu kỳ 0 2 ............. .............. ............ …………………………………. ....... ............. .................. .................. ............
28 2/12 786309 21/11
CH Xăng dầu số 62 - Anh Dương Viết Minh thanh toán tiền mua xăng xe ụtụ 642 111
Cộng phát sinh 366,413,017 366,413,017Sè d cuối kỳ 0
Công ty TNHH Hoàng Quốc
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT THÁNG 12.2010
Tên tài khoản 131Phải thu khách
hàng
Sè TT
Ngày tháng
năm vào sổ
Chứng từDiễn giải
Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chó
Sè Ngày Nợ Có Nợ Có1 Sè d đầu kỳ 15,253,649,196 2 ............. .............. ............ …………………………………. ....... ............. .................. .................. ............
131 15/12 SP181 15/12
Công ty CP Xuất nhập khẩu Tạp Phẩm - Thanh toán tiền hàng HĐ 621/HQ-TOC 112 131