Hvordan skal det offentlige lykkes med effektive innkjøpsprosesser? Hvordan gjennomføre effektive innkjøpsprosesser med hjelpe av elektroniske verktøy? Peder Bentsen Seniorrådgiver
May 20, 2015
Hvordan skal det offentlige lykkes med effektive innkjøpsprosesser? Hvordan gjennomføre effektive innkjøpsprosesser med hjelpe av elektroniske verktøy?
Peder BentsenSeniorrådgiver
Dato Direktoratet for forvaltning og IKT
Hvem er difi
Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) ble opprettet 1. januar 2008 og består av tidligere Statskonsult, Norge.no og Ehandelssekretariatet. Det er også overført enkelte oppgaver og stillinger fra Fornynings- og administrasjonsdeparetmentetDifi har om lag 180 ansatte og har kontorer både i Oslo og Leikanger (Sogn og fjordande)Direktør er Hans Christian HolteDirektoratet er del inn i følgende avdelinger:
Forvaltningskunnskap og organiseringIKT styring og samordningIKT utvikling og forvaltningKommunikasjonLedelse, omstilling og medarbeiderskapOffentlige anskaffelser
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hovedmålene for difi
Difi arbeider for at forvaltningen skal kjennetegnes av kvalitet, effektivitet, brukerretting, åpenhet og medvirkning.
Difi skal gjennom samarbeid bidra til at norsk offentlig sektor utvikler seg til verdens beste
Difi skal frembringe kunnskap for å utvikle offentlig sektor
Difi skal gi råd til offentlige virksomheter, dels på eget initiativ og dels som svar på konkretet oppdrag
Difi skal drive opplæring på områder som er viktige for forvaltningen
Difi skal bidra til at forvaltningen tar i bruk felles løsninger som gjør offentlig sektor mer effektiv, robust, koordinert og brukerrettet
Oslo 11/12/08
Direktoratet for forvaltning og IKT
Prioriterte oppgaver
Bidra til gode omstilingsprosesser i staten
Utarbeide og følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken
Bidra til utvikling av ledere, medarbeidere og forvaltningen av de menneskelige ressursene i staten
Legge til rette for samfunnstjenlige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede offentlige innkjøp
Bidra til samordnet og kostnadseffektiv IKT-bruk i offentlig sektor
Gjøre offentlig informasjon og tjenester på Internett lettere tilgjengelig både for innbyggerne og forvaltningen
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
Avdeling for offentlige anskaffelser
DIFI skal legge til rette for samfunnsnyttige, kostnadseffektive og kvalitetsrettede innkjøp, eller sagt med andre ord bedre, enklere og sikrere offentlige anskaffelser, der:
Bedre anskaffelser innebærer anskaffelse av bedre varer og tjenester til bedre vilkår fra bedre leverandører, der:
Bedre varer og tjenester innebærer at produktene dekker behovene bedre, har bedre funksjonsytelse, er mer miljøvennlige, mer driftssikre, lavere driftskostnad eller liknendeBedre vilkår innebærer bedre priser, bedre garantier, bedre leveringsbetingelser, bedre returordninger eller liknedeBedre leverandører innebærer mer innovative, økt soliditet mht økonomi og kompetanse, mer miljøvennlig, viser samfunnsansvar, bedre kvalitetssikring etc
Enklere anskaffelser innebærer at anskaffelsesprosessen effektiviseres slik at ressursinnsatsen i en eller flere av aktivitetene med å lage konkurranse, avgi tilbud, velge beste tilbud, sende bestilling, håndtere ordre, sende faktura, kontrollere prosessen og betale, reduseres.Sikrere anskaffelser innebærer økt trygghet om at anskaffelsen har sitt utspring i reelle behov og at oppdragsgiver har opptrådt i samsvar med god forretningsskikk, regelverk og interne prosedyrer samt hatt høy forretningsetisk standard i den interne saksbehandlingen og sikret likebehandling mellom tilbydere, slik at det sikres tillit til at offentlige anskaffelser skjer på at samfunnstjenlig måte.
Dato
Utgangspunktet
Det offentlige konsumet utgjør om lag en tredjedel av det samlede konsumet i Norge. Virksomhetene i offentlig sektor kjøper inn varer og tjenester for en verdi av 284 milliarder kroner årlig. Dette er fellesskapets midler som skal forvaltes på en best mulig måte
SSB Offentlige anskaffelser i 2008 var totalt om lag 380 milliarder. Dette tallet inkluderer ikke oljesektoren, som i begrenset grad reguleres av anskaffelsesreglene
”Det gode innkjøp” St.meld. nr. 36 (2008-2009)
Bakgrunnen for meldingen er at regjeringen vil forbedre offentlig anskaffelsesvirksomhet. Det er nødvendig å se på gjennomføring av offentlige anskaffelser i en større sammenheng
Innkjøpsregler, organisering og gjennomføring av konkurranser, kompetansebehov og anskaffelsesfagets status har avgjørende innvirkning på kvaliteten i anskaffelsesprosessene
UtfordringenOffentlig sektor står ovenfor betydelige utfordringer i de kommende år. Disse må løses med begrensede ressurser. Samtidig stilles det stadig større krav til kvaliteten på offentlige tjenester
Det offentlige må opptre som en profesjonell innkjøper og sørge for at en får mest mulig igjen for fellesskapets penger og at penger ikke brukes unødig
Effektive offentlige innkjøp kan frigjøre ressurser som kan brukes til både fornying og økt velferd
Viktige områder
Ved å se nærmere på hvordan stat og kommune gjennomfører sine anskaffelser, er det avdekket områder hvor det er behov for tiltak. Dette er organisering, støttesystem, ledelse, og kompetanse
Når det offentlige handler varer og tjenester for 380 milliarder kroner hvert år, er effektiviserings-potensialet ved å slutte med den ulovlige og svært lite kosteffektive praksisen enorm
3- 5% effektivisering av 380 milliarder = 11 - 19 milliarder
Det offentlige handler varer og tjenester hvert år for mellom 3-5% av innkjøpsandelen som ikke dekker noen behov eller gir noen positive effekter
Potensialet for effektivisering
Uetisk adferd hindrer effektivisering
Nedre Romerike vannverk ble 40 millioner kroner billigere å drive etter at korrupsjonene stanset
”Korrupsjon i Norge”
Behovsdekning og verdiskaping
En innkjøper er en verdiskaper. Anskaffelsesfaget skal bidra til å skjerme den offentlige tjeneste-produksjonen for vilkårlige kutt.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Forbedring med ehandel
Dato
• Frigjør ressurser til å etablere bedre avtaler og prosesser
• Færre feil, økt sporbarhet, bedre kontroll
• Innkjøp blir forenklet, gir mer tid til primæroppgaver
Bidrar til at offentlig sektor blir en krevende kunde og flytter fokus fra etterhåndskontroll til effektiv styring i forkant
Anskaffelsesprosess = økonomistyring
PLANLEGGINGAV
ANSKAFFELSE
PLANLEGGINGAV
ANSKAFFELSE
BEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJONBEHOVSVERIFIKASJON
MARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSEMARKEDSUNDERSØKELSE
SPESIFIKASJONSPESIFIKASJONSPESIFIKASJONSPESIFIKASJON
GJENNOMFØRING AV
ANSKAFFELSE
GJENNOMFØRING AV
ANSKAFFELSE
OPPFØLGINGAV
ANSKAFFELSE
OPPFØLGINGAV
ANSKAFFELSE
KONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGINGKONTRAKTSOPPFØLGING
PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING
PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING
PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING
PRODUKT- OG ANLEGGSOPPFØLGING
KONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSERKONKURRANSEBETINGELSER
LEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALGLEVERANDØRVALG
KONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLINGKONTRAKT / BESTILLING
• Hele verdikjeden for offentlige innkjøp skal understøttes av en sammenhengende elektronisk informasjonsflyt
• Alle offentlige virksomheter skal kunne gjøre sine innkjøp elektronisk
• Tiltak innenfor syv fokusområder:– Regelverk– Økonomi– Standardisering– IT-løsninger– Informasjonsspredning og
kompetansebygging– Organisering og strategi– Kunnskap og målinger
KunngjøringDoffin/ TED
Publiseringkonkurranse-grunnlag
I nnsending og mottak
av tilbud
Evalueringog
tildeling
Ordre-håndtering
Faktura-håndtering
KunngjøringDoffin/ TED
Publiseringkonkurranse-grunnlag
I nnsending og mottak
av tilbud
Evalueringog
tildeling
Ordre-håndtering
Faktura-håndtering
Konkurranse-gjennomføring
Ordre-håndtering
Faktura-håndtering
Hovedinnhold – strategi og tiltaksplan
Direktoratet for forvaltning og IKT
Ønsker med ehandel
Stegvis tilnærming elektronisk innkjøp:Sikre deltagelse hos kjøpere og leverandørerSikre at alle innkjøp registreres i innkjøpsløsningenGjenbruk av standarder (katalog, ordre, faktura …)Fokus på at det er helhetlig systemstøtte til:
Ordrehåndtering, spredning av informasjon om inngåtte avtalerFakturahåndtering, integrasjon med økonomisystemKonkurransegjennomføring (Sourcingprosessen)
OrdrehåndteringKonkurransegjennomføring Fakturahåndtering
Katalogbasert innkjøp
Registrerer alle innkjøp• Full oversikt over
samtlige innkjøp• Reforhandling av
rammeavtaler• Inngåelse av nye
avtaler
• Godkjenning før kjøpet blir foretatt
• Elektronisk faktura•Fakturascanning•eFaktura
• Automatisk match eller arbeidsflyt
• Integrasjon med økonomisystem
Direktoratet for forvaltning og IKT
Hovedinnsats for ehandel
Øke antallet offentlige virksomheter som tar i bruk ehandel
Øke volumet av elektroniske konkurranser, ordre og faktura
I samarbeid med EU/PEPPOL etablere standarder for elektroniske meldinger og annen elektronisk kommunikasjon og informasjons-behandling
9. Februar 2010
www.anskaffelser.no
Kunnskapsportal til det offentlige innkjøps-Norge
Takk for oppmerksomheten