Werken bij Den Haag HR-Selfservice in Den Haag Operational excellence voor HRM door ‘P-Digitaal’ Frank Biesta, sr adviseur
Jan 14, 2016
Werk
en
bij D
en
Haag
HR-Selfservice in Den Haag
Operational excellence voor HRM door ‘P-Digitaal’
Frank Biesta, sr adviseur
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
De Haagse HR-visie/missie:
Maak het personeel meer flexibel engericht op burgers en bedrijven
Door goed werkgeverschap enleiderschap
Op basis van excellente HR services
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
HR-cyclus: Ambitie voor Den Haag
Doel:goed personeel
klantgericht & duurzaam inzetbaar
Pijler 1:goed
werkgever-schap
Arbeidsvoor-waarden;
arbeidsmarkt-beleid;
diversiteitsbeleid
Pijler 2:goed
leiderschap
Managers toerusten ominspirerend & motiverend
leiding te geven
Fundament:goede bedrijfsvoering in de P-functie:
strategisch & efficiënt
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Strategie voor 2008/2009: breng de HR-basis op orde
• HR Fase 1: centraal HR-shared services in een apart gemeentelijk bedrijf
• Oracle eBS HR als centraal system
2009: ‘fine tuning’ HR services
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Strategie for 2010 – 2012Fase 2:
a. HR dienstverleningsmodel: administratieve uitgangspunten en uniforme workflows
b. IT als oplossing: Selfservice (=P-digitaal) voor alle administratieve HR processen
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
a. HR-dienstverlening
• uniformiteit; standaard-IT•2 workflows max•Operional excellence (geen client intimacy)•Alleen de gegevens in OEBS ‘tellen’
• Management in control o.b.v. vertrouwen•Goedkeuring achteraf •Sanctiebeleid
• Efficiency in de backoffice•Eenmalige data-invoer, meervoudig gebruik•Lean: 4 ogen zijn genoeg
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
STRATEGIE
HR Planning &Beleid
Organisatieontwikkeling
HRBenchmarking
HRprojecten
PRIMAIRE HR PROCESSEN
INSTROOM DOORSTROOM &ONTWIKKELING
UITSTROOM
Werving
Selectie
Indiensttreding Belonen
Functioneren en Beoordelen
Loopbaanontwikkeling
Managementontwikkeling
Opleiden &kwalificeren
Beëindigendienstverband
Mobiliteit
ADMIN. MEDEWERKER PROCESSEN
Verlof en verzuim
Declareren
Onderhouden persoonsgegeven
Opleidingen
DigiPDPION ManagementInformatie
ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN APPLICATIES
Inhuur / registratiederden
INFORMATIEVOORZIENINGDERDEN
HR DIENSTVERLENINGSMODEL
INFORMATIEVOORZIENING MANAGER
Oracle Apps
P-Portaal EBS
PegasusEOS P-Digitaal
STRATEGIE
HR Planning &Beleid
Organisatieontwikkeling
HRBenchmarking
HRprojecten
PRIMAIRE HR PROCESSEN
INSTROOM DOORSTROOM &ONTWIKKELING
UITSTROOM
Werving
Selectie
Indiensttreding Belonen
Functioneren en Beoordelen
Loopbaanontwikkeling
Managementontwikkeling
Opleiden &kwalificeren
Beëindigendienstverband
Mobiliteit
ADMIN. MEDEWERKER PROCESSEN
Verlof en verzuim
Declareren
Onderhouden persoonsgegeven
Opleidingen
DigiPDPION ManagementInformatie
ONDERSTEUNENDE SYSTEMEN EN APPLICATIES
Inhuur / registratiederden
INFORMATIEVOORZIENINGDERDEN
HR DIENSTVERLENINGSMODEL
INFORMATIEVOORZIENING MANAGER
Oracle Apps
P-Portaal EBS
PegasusEOS P-Digitaal
HR strategie en -beleid
HR processen
HR-systemen
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
b. P-Digitaal governance, in de kern:
•Bouw ESS MSS “as is”
•IT is niet het probleem!
•‘Verbeter de wereld, begin bij jezelf’
•Actief Top-opdrachtgeverschap gedurende het gehele project
• R12-verbeteringen leuk voor de eindgebruikers
•Binnen scope, binnen budget, 0-risk
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Hoe denkt u dat we Selfservice gerealiseerd
hebben?
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Lange termijn visie: HNW met resultaat
De vloer is v
oor Erik
Werk
en
bij D
en
Haag
HR-Selfservice in Den Haag
De crisis te lijf met operational excellence
Erik Simonse, deelprojectleider ICT van KMG
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
•Operational excellence
•Casus P-Digitaal (ESS MSS)
- Introductie- Aanpak- Benefits- Succesfactoren
•Conclusies
Overview
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
• Customer intimicy– ‘Custom made’
• Product leadership– Innovatief, marktvernieuwer
• Operational excellence– Efficiënt en kwalitatief (geen fouten)
Operational excellence (1)
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Operational excellence (2)
• Hogere klanttevredenheid• Hogere medewerkerstevredenheid• Kostenbeheersing vs Prestatieverbetering
Hogere productieBetere kwaliteitKortere doorlooptijd
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Case P-Digitaal | Introductie
• SSC HR• > 30 HR-processen• Tot 2011 papieren werkstroom• Inefficiënt en foutgevoelig
Oplossing: Automatiseren + Selfservice Met name organisatorische impact
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Vóór 2011Vóór 2011
NuNu
Medewerker vult een formulier inMedewerker vult een formulier in Manager tekentManager tekent HRS controleert of alles goed is ingevuldHRS controleert of
alles goed is ingevuldHRS verwerkt
handmatigHRS verwerkt
handmatigMet interne post naar HRSMet interne post naar HRS
Medewerker vult P-Digitaal in
Medewerker vult P-Digitaal in
Manager keurt digitaal goed
Manager keurt digitaal goed
Automatische verwerking
Automatische verwerking
Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne postBij fout of onvolledig ingevuld: retourzenden met interne post
Bij fout of onvolledig ingevuld: retourzendenBij fout of onvolledig
ingevuld: retourzenden
Controle verwerkte gegevens
Controle verwerkte gegevens
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Aanpak
• Processen en informatiebehoefte• Prototyping o.b.v. Oracle-standaard
– Timeboxing
• Gefaseerde uitrol– Start met hoogfrequent proces– Start met beperkte gebruikersgroep
• Regie verandertraject door het project
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Bevindingen oplossen
Aanpak per processencluster / release
Regelgevingen
procedures
Huidige papieren
formulieren
Prototypingsessies met:
Materie-deskundigen
PSA, FB, Diensten
T, F, A en G Testen met:
PSA, FB, P&O, mdw +
managers
Pilotversie
Blauwdruk
Start-specificatie
Definitievespecificatie
Gebruikers-wensen en –
eisen
DefinitiefESS MSS
LIVE
Werk-instructies
Bevindingen pilot oplossen
Implementatie-, communicatieen uitrolplan
Generieke implementatie
kalender
Dienstspecifiek implementatie
plan
Geïmplementeerde werkwijze
• Autorisaties• Controle
positiehiërarchie• Nieuwsbrieven
• Intranet
Uitvoeren implementatie- en
communicatie- activiteiten
Standaard ESS MSS
Dienst-specifieke
implementatiekalender
TestversieEerste prototype
- Infobijeenkomsten- Trainingen
- Demo’s
Pilot650 gebruikers
3maanden
Set-up
+(zo min
mogelijk)Maatwerk
Startbijeenkomst betrokkenen: HR, IT, Diensten, P&O, Projectteam, Beheer
Wat moet er klaar zijn als het af is?Organisatorisch: wie moet wanneer
wat weten en wat kunnen?Systeemtechnisch: wat biedt de standaard van Oracle? wat moet
werkend zijn op welke datum?Regels:welke wetten en regels relevant?
SOLL sessie WERKWIJZE + ORGANISATIE-Wat verandert?-Wat verdwijnt?
-Wat blijft zelfde?-Wat is nieuw?
Vaststellen + accorderen dat een werkbare nieuwe situatie zal ontstaan
Inbedding en communicatieInbedding en communicatie
OTAPOTAP
Releaseplanning, wanneer kan functionaliteit beschikbaar
komen?
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Communicatie
• Inbeddingsbegeleider per dienst
• Communicatiemiddelen vanuit project:– Brief per post– Demonstraties (evt. knoppentraining)– Instructie op dag van livegang– Hulpmiddelen
• Uitfaseren oude werkwijze
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Benefits
• ‘First-time-right’ van 78% naar 99%• Besparing HR-backoffice 15% (10 fte)• Vragen helpdesk van 10% naar 1%• Kortere doorlooptijden• Datakwaliteit verbeterd• Enkelvoudig invoeren,
meervoudig gebruik
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Succesfactoren (1)
• W&R processen prototyping• Timeboxing• Gefaseerde uitrol
– Gestart met hoogfrequent proces
• Centrale regie verandertraject
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Succesfactoren (2)
• Organisatie klaar voor verandering• Effectieve governance• Toegewijd projectteam• Eén concernoplossing• Project vanuit de business• ICT ondersteunend aan veranderen
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Conclusies (1)
• Kies expliciet voor operational excellence
• Pas dit toe op secundaire processen voor interne klanten
ES
S/M
SS
in
Den
Haag
Conclusies (2)
• Zorg dat organisatie voorbereid is - HR Self Service Readiness Model nulmeting KMG
• Sponsoren op het juiste niveau• Gefaseerde ontwikkeling en uitrol
- Timeboxing?
• Met ICT processen automatiseren, maar niet organisatie veranderen
Werk
en
bij D
en
Haag
Vragen?
www.k-m-g.nl
KMGOndersteunt en adviseert organisaties bij het realiseren
van kostenbesparing door een slimme inrichting van de organisatie en ICT.
Veel ervaring bij Gemeenten
Wilt u meer lezen over dit project en onze aanpak? Bezoek dan onze www.heliskmg.nl