-
HansaFinancials
Integreeritud majandustarkvaraMacintosh ja Windows
keskkonnale
Volume 1: Introduction to HansaEsimene raamat: Sissejuhatus
Installeerimine, Töökeskkond, Töö alustamine, Kliendid,
Artiklid,Üldine moodul
© 2001 Hansa Business Solutions, London, EnglandAll rights
reserved
3.7 2001-01-10
-
EessõnaHansa Financials on laialdasi võimalusi pakkuv,
paindlikraamatupidamissüsteem Windows ja Macintosh arvutitele.
Programmiülesehitus on mõlema keskkonna jaoks peaaegu ühesugune,
eesmärgikslihtsustada ja kiirendada juhtimise ja raamatupidamise
toiminguid niipaljukui võimalik.
Teatud toimingud on Windows ja Macintosh keskkonnas erinevad –
sellekson juhendis antud selgitused mõlema versiooni kohta.
Juhendis esitatudpildid on võetud Windows versioonist.
Nurksulgudes esitatud tekst - [OK], [Jäta] - viitab ikoonidele
Hansa töölaual.
-
Kuidas juhend on üles ehitatudEsimene raamat: Sissejuhatus
Sissejuhatus Installeerimine, põhiideed
Töölaud Hansa põhielemendid: moodulid, registrid, aknad,
menüüd,funktsioonid, klahvilühendid.
Hansa ja Sinu ettevõte
Programmi koht Sinu ettevõttes, reskontrote
vahelineintegratsioon, objektid
Töö alustamine Algsaldode sisestamine
Kliendid Kliendid, kliendiklassid ja aruanded
Artiklid Tooted ja teenused, hinnad
Üldine moodul Seadistused ja parameetrid. Kogu süsteemi
hõlmavadseadistused.
Teine raamat: Finantsarvestus
Müügireskontro Arved, laekumised, deebitorid
Ostureskontro Ostuarved, tasumised ja kreeditorid
Finants Raamatupidamise baasmoodul. Kanded ja eelarved
Valuutad Valuutade kasutamine kõigis moodulites.
Kolmas raamat: LogistikaMüügitellimused Tellimused ja lähetused.
Arved tellimustest
Ostutellimused Ostutellimused, lao sissetulekud, ostuhinnad
Ladu Lähetused, lao sissetulekud ja -liikumised
Lisamooduleid käsitlevad raamatud
Lisamooduleid Pakkumised, Kulutused, Põhivara, Projektiarvestus,
Tootmine jaLepingud on käsitletud eraldi juhendi raamatutes
(raamatud 4 ja 5).
-
Hansa Financials
4
SisukordEessõna......................................................................................
II
Kuidas juhend on üles ehitatud
............................................. III
Sissejuhatus ja installeerimine
......................................12
Hansa
struktuur.......................................................................
12Informatsiooni
liikumine.............................................................13
Mitmeaastane andmebaas
........................................................16
Ettevalmistused
installeerimiseks........................................ 17
Installeerimine.........................................................................
19Süsteemi nõuded
.....................................................................19
Installeerimine..........................................................................20
Peale
installeerimist..................................................................25
Hansa
käivitamine...................................................................
27Ettevõtted ja
andmebaasid........................................................27
Olemasoleva andmebaasi ja Ettevõtte
avamine..........................28
Uue andmebaasi
loomine..........................................................29
Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja
süsteem...................41
FTP serveri
seadistamine..........................................................45
Programmi
sulgemine...............................................................48
Tekstikoopia
............................................................................
51Andmebaasi taastamine tekstikoopiast
......................................55
Üleminek Hansa uuemale versioonile
........................................58
Hansa töölaud
.............................................................62
Töövahendite
read..................................................................
63Ikoonirida.................................................................................63
Põhiaken
.................................................................................65
Kaustad
...................................................................................68
Vaba ruum kõvakettal
...............................................................68
Menüüd ja
alam-menüüd........................................................
69
-
Sisukord
5
Menüüd...................................................................................69
File-menüü
..............................................................................69
Edit-menüü..............................................................................78
Kaart-menüü............................................................................79
Registrid..................................................................................83
Moodulite menüü
.....................................................................84
Spetsiaal-menüü......................................................................85
Aken-menüü
............................................................................85
Info Hansa
Financials...............................................................85
Aknad........................................................................................87Sirvimisaken
............................................................................87
Kaardiaknad
............................................................................89
Aruandeaken
...........................................................................93
Nimekirjaaken..........................................................................96
Määramisaken
.........................................................................97
Faili dialoogiaken
.....................................................................97
Kaartidega
töötamine..............................................................99Avatud
kaart
............................................................................99
Uus
kaart.................................................................................99
Kaardi kopeerimine
..................................................................99
Kaardi kustutamine
..................................................................99
Kirjaklamber
..........................................................................100
Aruanded
................................................................................105Eksportimine
teistesse programmidesse..................................105
Klahvikombinatsioonid.........................................................107
Hansa Financials ja Sinu
ettevõte................................ 110
Firmasisesed ja -välised dokumendid
................................110
Toimingud...............................................................................110Toimingud
Hansas
.................................................................111
Kontoplaan
.............................................................................124Objektid.................................................................................126
Kes vajab informatsiooni Sinu ettevõtte
kohta..................136
-
Hansa Financials
6
Praktiline kasu
raamatupidamisest...........................................136
Kapitali hankimine
..................................................................136
Maksuarvestus.......................................................................136
KM aruanne
...........................................................................136
Uus aasta ja
raamatupidamisaruandlus............................. 137
Töö alustamine Hansaga
............................................146Andmete sisestamine
ja saldode avamine................................146
Kliendid....................................................................164
Seadistused...........................................................................
164Kliendiklassid
.........................................................................164
Klientide
register...................................................................
169Kliendi
sisestamine.................................................................169
Kliendi
parandamine...............................................................184
Kliendi kustutamine
................................................................184
Spetsiaal-menüü
....................................................................185
Dokumendid
..........................................................................
188Kliendisedelid.........................................................................188
Aruanded................................................................................
192Klientide nimekiri
....................................................................192
Klientide
statistika...................................................................195
Klientide
müügistatistika..........................................................197
Klientide
hetkeseis..................................................................198
Artiklid ja hinnad
.......................................................202
Artikliklasside register
.........................................................
202Artikliklasside
sisestamine.......................................................202
Artikliklassi
kustutamine..........................................................207
Artiklite
register.....................................................................
208Artikli
sisestamine...................................................................208
Artiklikaardi
parandamine........................................................224
Artikli kustutamine
..................................................................225
Spetsiaal-menüü
....................................................................225
-
Sisukord
7
Artikli
seadistused.................................................................228
Arvutusvalemid......................................................................230
Vaikimisi kasutatavad artiklid
..............................................234
Baashinna muutused
............................................................237Hinnamuutuste
kontrollimine...................................................239
Hinnad.....................................................................................241Sissejuhatus
..........................................................................241
Baashind
...............................................................................241
Hinnakirjade
struktuur.............................................................241
Hinnavalemid.........................................................................242
Hinnakirjad
............................................................................244
Hindade
register.....................................................................247
Näited
...................................................................................251
Koguselised hinnaalandused
..................................................259
Aruanded
................................................................................265Artikliklasside
nimekiri
............................................................265
Artiklite
nimekiri......................................................................266
Artiklite statistika
....................................................................267
Artiklite müügistatistika
...........................................................269
Artiklite käibe
ajalugu..............................................................270
Artikkel/Kogus
statistika..........................................................271
Klient/Artikkel
statistika...........................................................271
Hinnakirjad
............................................................................273
Hinnaalandusmaatriksite nimekiri
............................................276
Üldine
moodul...........................................................
280
Seadistused............................................................................280Kasutajagrupid.......................................................................281
Aktiivsed kasutajad
................................................................286
Automaatsed
trükkimised........................................................286
Baasvaluuta...........................................................................287
Baasvaluuta
kursid.................................................................287
Ettevõtte
andmed...................................................................287
-
Hansa Financials
8
Konverteerimine - Master, Konverteerimine - Kontod
................290
Konverteerimine - Master, Konverteerimine - Tegevuste tüübid
.291
Riigid
.....................................................................................294
Kuupäev ja number
................................................................295
Andmebaasivõti......................................................................296
Arvestusaastad
......................................................................296
Keeled...................................................................................297
Töökoha arvuti
.......................................................................298
Kuu
lukustamine.....................................................................298
Numbriseeriad, vaikimisi
.........................................................301
Printerid.................................................................................302
Aruannete perioodid
...............................................................312
Ümardamine
..........................................................................312
Stiilid
.....................................................................................314
Allsüsteemide
kontrollkontod...................................................316
Süsteemi kasutamine
.............................................................317
Summad sõnadega
................................................................317
KMKR numbrite formaadid
......................................................324
Nädalad.................................................................................324
Ettevõtete register
................................................................
326Ettevõtete
loomine..................................................................326
Ettevõtetega töötamine
...........................................................327
Isikute
register.......................................................................
328Salasõna
muutmine................................................................333
Kontode register
...................................................................
334Kontode vaatamine ekraanil
....................................................334
Konto otsimine
.......................................................................335
Konto vaatamine või
muutmine................................................335
Konto sisestamine
..................................................................338
Kontode
kustutamine..............................................................338
Kontoplaani
trükkimine............................................................338
Objektide register
.................................................................
339
-
Sisukord
9
Objektide kirjeldamine, vaatamine, muutmine ja kustutamine
....341
Objektide kasutamine -
näide..................................................341
Mitu objekti
............................................................................342
Valuutade register
.................................................................342
Valuutakursside
register.......................................................342
Dokumendimallide register
..................................................343Objektide
kujundamine dokumendimallil
..................................344
Spetsiaal-menüü....................................................................347
Ühe- ja mitmelehelised dokumendimallid
.................................348
Dokumendimallide sidumine
dokumentidega............................350
Lisainfo..................................................................................351
Tegevuste
register.................................................................351
Hooldused
..............................................................................352Koosta
finantskanded.............................................................352
Kustuta vanad toimingud
........................................................353
Dokumendid
...........................................................................354
Aruanded
................................................................................355Tegevused,
töötajad...............................................................355
Ettevõtte
andmed...................................................................357
Maili ajalugu
..........................................................................357
Isikute nimekiri
.......................................................................357
Kirjete
kontroll........................................................................358
Baasandmed
.........................................................................358
Kannete kontroll
.....................................................................358
Impordid..................................................................................359Automaatne...........................................................................359
Import, faili
otsimisega............................................................359
Ekspordid
...............................................................................362Tekstikoopia,
ettevõte/Tekstikoopia, andmebaas......................362
Tekstikoopia,
klient.................................................................367
Baasandmed
.........................................................................367
Baasregistrid..........................................................................368
-
Hansa Financials
10
Baasregistrid, artiklid
..............................................................369
Toiminguregistrid....................................................................370
Toiminguregistrid
(periood)......................................................371
Toorandmed
..........................................................................372
Käivita serveris ajastatud
tekstikoopia......................................372
Indeks
......................................................................374
-
Hansa FinancialsSissejuhatus jainstalleerimine
-
Hansa Financials
12
Sissejuhatus ja installeerimineHansa Financials on moodulitest
koosnev integreeritudraamatupidamissüsteem. Kasutatavate moodulite
arv sõltub konkreetsestinstalleeritud paketist. Minimaalne
kombinatsioon (Finantsarvestuse pakett)koosneb Üldisest moodulist,
Finantsist ning Müügi- ja Ostureskontrost.Võimalik on pidada
valuutaarvestust. Logistika paketi puhul lisanduvad veelMüügi- ja
Ostutellimuste moodulid ning Ladu. Ülejäänud mooduleid onvõimalik
vastavalt vajadusele lisada. Mitmekasutaja süsteemide puhullisandub
alati Serveri moodul.
Selles sissejuhatavas peatükis käsitleme Hansaga töö
alustamiseks vajalikketoiminguid. Vaadeldavad teemad on programmi
installeerimine (nii ühe- kuimitmekasutaja süsteemi puhul) ja uue
andmebaasi loomine. Järgnevatespeatükkides tuleb juttu Hansa
töökeskkonnast, selle struktuurist, andmetekäsitlemisest ja töö
alustamisest Hansaga. Käesoleva raamatu ülejäänudpeatükkides
kirjeldatakse Klientide ja Artiklite registreid, mida
kasutataksekogu süsteemis ning Üldist moodulit, kus pannakse paika
süsteemi üldisedseadistused. Teistes raamatutes käsitletakse eraldi
iga moodulit võimaldadesSul tuttavaks saada ka programmi
keerukamate funktsioonide javõimalustega.
Hansa struktuurHansa süsteem koosneb kahest või enamast
moodulist, mis on teineteisegamitmeti itnegreeritud. Iga moodul
koosneb erinevatest registritest ehkfailidest, kus säilitatakse
vastavat informatsiooni. Nt kogu Kliente puudutavinformatsioon
salvestatakse Klientide registris, Hankijaid puudutavinformatsioon
aga Hankijate registris jne. Väikseim süsteem(Finantsarvestuse
pakett) koosneb neljast moodulist, milles on
järgmisedregistrid—
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa struktuur
13
Hansa andmebaasistruktuur
Finants
Müügireskontro Ostureskontro
Üldine
Sellises väikses süsteemis on moodulite vaheline integratsioon
küllaltkiotsene. Ühisteks registriteks kogu süsteemis on vaid
Kontode ja Objektideregistrid: teistesse registritesse saab
informatsiooni sisestada vaid ühestmoodulist. Sellele vaatamata
peab moodulitel olema juurdepääs teistemoodulite registritesse
salvestatud informatsioonile. Nt on Üldise mooduliIsikute
registrile võimalik juurde pääseda nii Müügi- kui Ostureskontrost
jaka Finantsist.
Lisaks registritele on igal moodulil ka oma seadistused.
Seadistuse ja registrierinevus seisneb kasutuse sageduses ja
iseloomus. Informatsioon, millega igapäev töötad nagu Kliendid,
Hankijad, Müügitellimused ja Arvedsalvestatakse registrites.
Seadistustes salvestatud informatsiooni kasutatakseenamasti
Ctrl-Enter valikuakendes või määramaks, kuidas erinevadfunktsioonid
toimima peavad.
Suurematel Hansa süsteemidel on keerukam ülesehitus. Klientide
ja Artikliteregistreid kasutatakse nt väga paljudes moodulites –
Pakkumiste jaMüügitellimuste moodulis, Müügireskontros, Laos,
Lepingute jaProjektiarvestuse moodulis.
Informatsiooni liikumine
Ettevõtte juhtimine on alati seotud teatud ülesannete ja
töödedelegeerimisega. Tüüpilises kaubandusettevõttes ostetakse
hankijatelterinevaid kaupu, võetakse need lattu, koostatakse
müügitellimused,kontrollitakse laoseise, lähetatakse kaupu,
väljastatakse arveid, tasutakseostuarveid ja registreeritakse
laekumisi. Kõik sellised toimingudregistreeritakse
raamatupidamises.
-
Hansa Financials
14
Kaasaegses raamatupidamissüsteemis nagu Hansa toimub võimalikult
paljuoperatsioone automaatselt. Kui andmed on süsteemi mingis osas
sisestatud, eiole seda vaja enam mujal uuesti teha. Kord sisestatud
informatsioon peabolema korduvalt kasutatav kogu süsteemis.
Dokumentatsiooni liikumine ettevõttes
Kaupade liikumine
FINANTS
O/R ARVE M/R
OST MÜÜK
HANKIJA SISSETULEK LADU LÄHETUS KLIENT
Laosissetulek
Ladu
Lähetus
Müügitellimus
Saateleht
Pakkumine
Tellimus
Arve
Laekumine
KanneKanne
Tasumine
Arve
Ostutellimus
Ülaltoodud pildil näed lihtsustatud skeemi funktsioonide ja
informatsiooniliikumisest tüüpilises kaubandusettevõttes. Pildi
allosas on kujutatud nnoperatiivsed funktsioonid, mis tähistavad
kaupade saabumist, ladustamist jalähetamist. Ristkülikud
operatiivsete funktsioonide kohal tähistavadadministratiivseid
funktsioone, mis on vajalikud info liikumiseks ettevõttes.Väiksemad
ristkülikud on sõnumid informatsiooniga, mis ettevõttes
liigub.Punktiir tähistab ettevõtte piire: ehkki Hankijad ja
Kliendid jäävad sellestpiirist väljapoole, toimub nendega pidev
infovahetus.
Üheks juhtkonna ülesandeks on hoida ettevõtte nn ‘mälu’. Seda
tehaksefailide ja registrite abil, milles salvestatakse ettevõtet
puudutavinformatsioon. Pildil on toodud sama skeem, kus sõnumid on
asendatudvastavate registritega.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa struktuur
15
MÜÜGI- TELL.
Kliendid
Artiklid
Pakkumised
Tellimused
LADUSissetulekud
Lähetused
Laod
OSTU-TELL.
Hankijad
Artiklid
Ostud
O/RArved
Tasumised
Ostureskontro
M/RArved
Laekumised
Müügireskontro
FINANTSKontod
Saldod
Kanded
HANKIJA SISSETULEK LADU LÄHETUS KLIENT
Baasregistrid kaubandusettevõttes
Kaupade liikumine
Hansa moodul-struktuur võimaldab seda väga funktsionaalselt
kasutada koguettevõttes. Süsteemi ülesehitus on väga paindlik, mis
teeb selle sobivaks vägaerinevatele ettevõtetele. Hansas on alati
võimalik juurde pääseda teistesmoodulites registreeritud
informatsioonile. Kui vajad nt Ostuarvega töötadesinformatsiooni
Müügiarve kohta, on see täiesti võimalik ilma et peaksidvahepeal
süsteemist väljuma.
Hansa on integreeritud raamatupidamissüsteem, mille erinevad
osad onomavahel tihedalt seotud. Müügireskontro on nt integreeritud
Finantsiga, mistähendab, et Arve kinnitamisel muudetakse
automaatselt vastavate kontodeseisud. Muutused toimuvad koheselt
kogu süsteemis. Kõik registrid,reskontrod ja aruanded uuendatakse
kõigi kasutajate osas.
Selline integratsioon tähendab kasutaja jaoks seda, et tihti ta
ei märkagi,kuidas Müügi- ja Ostureskontro toimingutest Finantsi
Kanded tekivad.Automaatselt koostatud Kanded moodustavad kõigist
Kannetest 80% - võidneed lihtsalt unustada samuti nagu reskontrote
omavahelise kooskõlastamise.Hansa teeb selle kõik Sinu eest
automaatselt. Pildil näed integratsiooniprotsessi.
-
Hansa Financials
16
Hansaintegratsioon
Arve
Finantskanded koostatakse automaatselt
Finants
Finantskanded sisestatakse käsitsi
Toimingud
Laekumine
Ostuarve
Tasumine
Mitmeaastane andmebaas
Hansa kasutab mitmeaastast andmebaasi. See tähendab, et
erinevate aastateKanded, Arved jm dokumendid on salvestatud samas
andmebaasis.Arvestusaasta lõpul muudetakse kontode lõppsaldod
automaatselt uue aastaalgsaldodeks. Seega lihtsustab mitmeaastane
andmebaas tunduvaltaastavahetusega seotud toiminguid.
Hansa andmebaasi sisestatakse toiminguid pidevalt, ilma et oleks
vajaeelnevalt perioode määrata. Aruandeid on võimalik tellida
ükskõik milliseperioodi kohta. Kui mingi periood on lõpetatud ja
kontrollitud, võib sellesulgeda ning edaspidi sellesse perioodi
sisestusi ei tehta. See ei olekohustuslik. Võid avatuna hoida nii
palju perioode kui soovid.
Iga perioodi toimingutele määratakse oma numbriseeriad.
Erinevatesmoodulites seadistatavate numbriseeriate hulk ei ole
piiratud.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Ettevalmistused
installeerimiseks
17
Ettevalmistused installeerimiseksHansa on kaasaegse graafilise
kasutajakeskkonnaga - nii Windowsi kuiMacintoshi jaoks. Ekraanil
näed paljusid erinevaid aknaid. Eesmärgiks onluua töökeskkond, kus
liigutad faile ja dokumente arvutiekraanil nagupabereid
töölaual.
Raamatupidamises on tavaliselt vaja töötada korraga väga
paljudedokumentidega. See vajadus kajastub ka Hansa disainis ning
dokumente jaaruandeid käsitletakse pisut teisiti, kui teksti- või
tabeltöötlusprogrammides.Seega on Hansas hulk omadusi, millega Sa
võib-olla tuttav ei ole.
Kui Hansa on esimene programm Windows või Macintosh keskkonnas,
midaSa kasutad, pead esmalt õppima oma arvutit kasutama. Samuti
peadloomulikult veenduma, et arvutisse on installeeritud
operatsioonisüsteemiõige versioon. Konsulteeri oma
arvutispetsialisti või konsultandiga, kui Sa eiole päris
kindel.
Hiljem osas ‘Hansa ja Sinu ettevõte’ kirjeldame lähemalt
ettevõtteraamatupidamise põhitoiminguid. Kui see on Sinu
esimeneraamatupidamisprogramm, loe seda osa kindlasti.
Isegi, kui Sa oled kogenud arvutikasutaja, peaksid seda
sissejuhatust lugema,kuna Hansas on palju võimalusi Sinu töö
lihtsustamiseks. Kui oled seda tüüpiinimene, kes põhimõtteliselt
kunagi juhendeid ei loe, saad Sa ilmselt siiskihakkama – Hansa on
väga lihtne ja loogiline, kuid ka siin on spetsiaalseidtöövõtteid,
mis võivad Sinu aega ja vaeva tublisti kokku hoida. Neist kõigiston
juttu juhendis.
Efektiivne juhtimine
Hansat on lihtne kasutada. Järgides installeerimise juhendit
saad omasüsteemi väga kiiresti üles seatud.
Eesmärgiks on lasta Arvutil ära teha niipalju rutiinseid
operatsioone kuivõimalik. Esialgu võib tunduda, et kogu vajaliku
informatsiooni sisestamineKlientide ja Artiklite kohta on liiga
suur töö, kuid see on tõepoolest ka koguettevalmistus, mis tuleb
teha. Ei ole oluline kasutada Hansa kõiki hulgalisifunktsioone. Pea
siiski meeles, mida rohkem informatsiooni Sa erinevatessefailidesse
ja registritesse sisestad, seda enam on Sul programmist edaspidioma
töös abi.
-
Hansa Financials
18
Planeerimine ja seadistamine
Kui hakkad esmakordselt tööle raamatupidamisprogrammiga või kui
lähedüle mõnelt teiselt süsteemilt, kaalu kõigepealt, kas uuele
süsteemile üleminekon mõttekas või on ehk otstarbekam hoopis vana
süsteemiga jätkata.
Võta paber ja pliiats ja vaata läbi kõik Artiklid (tooted ja
teenused, midaostad ja müüd), Artikliklassid, Kliendiklassid,
Kontod, Tasumisviisid- jatingimused, jne. Kui mõned Hansa
kontseptsioonid on Sinu jaoks uued, võtaendale aega nendega
tutvumiseks.
Enne Hansa süsteemi ülesseadmist loo numbriseeriad Klientide,
Artiklite,Arvete jms jaoks. Hansa on väga paindlik, võid kujundada
täpselt endalemeelepärase töökeskkonna. Kui leiad, et Hansa
standardkontoplaan ei vastaSinu vajadustele, võid kasutada
teistsugust. Hansa võimaldab peaaegu kõike.
Kui hakkad Hansat kasutama võrgus, toob üleminek
mitmekasutajasüsteemile, nagu igale teisele suuremale süsteemile,
kaasa palju muudatusiettevõtte igapäevases töös. Enne programmi
paigaldamist pead vägapõhjalikult läbi mõtlema, kuidas soovid, et
programm tulevikus töölehakkaks.
• Milliseid ülesandeid peab programm täitma ja kuidas?
• Kes hakkab sisestama nt Tellimusi, Arveid, Tasumisi ja
kuidas?
• Millist dokumentatsiooni vajad ning kuidas dokumente
lahterdada jatähistada?
• Milliseid aruandeid vajad ning kuidas peavad Tellimused,
laotoimingud,müük, jne kajastuma kontodel?
Hansa on küll väga paindlik, kuid on siiski tähtis, et Sa juba
enne teaksid,mida Sa sellelt programmilt ootad. Me soovitame
mitmekasutaja süsteemiinstalleerimisel kindlasti kasutada kogenud
Hansa konsultandi abi.
Enamasti arvatakse, et arvestusaasta algus on
raamatupidamissüsteemivahetamiseks kõige õigem aeg. Otse vastupidi!
See on hoopis mugavam aastakeskel. Nii saad valida kõige rahulikuma
perioodi, sisestada kõik andmedaasta algusest alates ja võrrelda
aruandeid eelmisest süsteemist väljastatutega.
Kui Hansa on installeeritud, vajab süsteem ka hooldust.
Kindlasti pead omaandmebaasist tegema regulaarselt tekstikoopiaid.
Finantssüsteem on vägaerinev tavalisest tekstiredaktorist, kus
käsitletakse üksikuid dokumente.Hansa – nagu kõik finantssüsteemid
– kasutab andmebaasi ning selles ühesfailis talletatakse kõik
andmed Klientide, Arvete, Finantsi jm kohta. Kui Sasellest failist
ilma jääd, ei ole Sa kaotanud mitte ainult ühe dokumendi, vaidkõik
andmed oma raamatupidamise ja Klientide kohta.
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Installeerimine
19
InstalleerimineHansa installeerimine on tehniliselt lihtne. Kui
oled arvutitega kokkupuutunud ning omad tarkvara installeerimise
kogemust, näed, et Hansapaigaldamine käib väga lihtsalt.
Süsteemi nõuded
Kõik keskkonnad
Hansa vajab installeerimiseks vähemalt 15 Mb vaba
kõvakettaruumi.Andmebaasi kasvades on ruumi rohkem vaja.
Mitmekasutaja süsteemi puhul pead eraldama ühe arvuti
Hansaserverprogrammi jaoks (kui kasutad paralleelservereid, siis
mitu).Serverarvutitel ei tohi töötada mingid teised programmid
peale Hansaserverprogrammi). Hansa ühendused põhinevad TCP/IP-l,
mis peab olemainstalleeritud kõigis server- ja klientarvutites.
Hansat võid kasutada kasegavõrgus (Macintosh ja PC) eeldusel, et
kõigis masinates on TCP/IPinstalleeritud.
Kui võtad ühendust Hansa serveriga modemi abil, on minimaalne
soovitatavmodemi kiirus 64 kbps. Kui kasutajaid on üle kümne või
lisatakse Hansakaartidele ja mailidele faile, peab see olema
vähemalt 128 kbps. Failidelisamist Hansa kaartidele on käsitletud
juhendi 2. raamatus.
10 Mb/s võrgukaardid on piisavad klientidele ja serverile
väikeses võrgus.Suurtes võrkudes, kus on rohkem samaaegseid
ühendusi on serverilesoovitatav 100 Mb/s kaart.
Windows
Riistvara
Ühekasutaja süsteemi jaoks vajad Windows arvutit kõvaketta ja
printeriganing mälu vähemalt 6 Mb (Windows 95/98/2000) või 128 Mb
(Windows NT;soovitav kuni 192 Mb). Mitmekasutaja süsteemi puhul
pead serverarvutitvalides arvestama oma andmemahtu. Windows NT
puhul oleksidminimaalsed nõuded serverile järgmised: 486, mälu
vähemalt 128 Mb.
Tarkvara
Hansa ühekasutaja süsteemi installeerimiseks vajad Windows NT-d
võiWindows 95/98/2000. Windows 3.x ei ole sobiv. Maksimaalselt
neljakliendiga süsteemi saab installeerida kasutades TCP/IP-ga
Windows 95
-
Hansa Financials
20
serverarvutit. Enam kui nelja kliendiga süsteemide puhul on
serverisoovitatav operatsioonisüsteem Windows NT. Hansat võib
paigaldadavõrgusüsteemidesse nagu Novell kuid Hansa ei kasuta neid
võimalusi.TCP/IP ja Winsock2 (WS2_32.DLL) peavad olema
installeeritud nii serveriskui kõigis klientarvutites. Windows 98,
NT ja 2000 puhul on Winsock2standardis installeeritud, kuid mitte
Windows 95 puhul. Windows 95k a s u t a j a d l e i a v a d s e l l
e a a d r e s s i l
thttp://www.microsoft.com/windows95/downloads
Macintosh
Riistvara
Vajalik on Macintosh arvuti kõvaketta ja printeriga ning
vähemalt 32 Mbmälu, millest 15 Mb oleks võimalik kasutada Hansa
jaoks (soovitatav on 18Mb). 68K Macintosh arvuti ei ole sobiv: kõik
arvutid peavad olemaPowerPCd.
Mitmekasutaja süsteemi puhul peab serverarvutil olema vähemalt
18 Mbmälu Hansa serverprogrammi jaoks
Tarkvara
Hansa paigaldamiseks vajad Macintoshi operatsioonisüsteemi 7.5.3
(võihilisem). Kui kasutad varasemat operatsioonisüsteemi kui 8.0,
tulebinstalleerida Internet Config. Selle leiad FTP
aadressiltftp://ftp.stairways.com/stairways/internetconfig-202.sit.
Hansa mitmekasutajasüsteemid kasutavad TCP/IP-d ning nii serverisse
kui klientarvutitesse tulebinstalleerida Open Transport.
Installeerimine
Windows
Hansa installeerimiseks CD-lt toimi järgmiselt—
1. Käivita Windows.
2. Sisesta Hansa CD arvutisse.
3. Kui kasutad Windows NT-d, mine põhiaknasse ja ava
failihaldur. ValiCD ketas. Kui kasutad Windows 95/98/2000, käivita
Explorer või avaaken ‘My Computer’ ja vali CD. Avaneb järgmine
aken—
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Installeerimine
21
Tee topeltklõps failil “Install.exe”.
Võid valida ka käskluse ‘Run’ Start-menüüst (Windows 95/98/2000)
võiFile-menüüst (Windows NT). Pildil näed Windows 95 akent.
Sisesta tekst “E:HANSA” (kus “E” tähistab CD ketast) ja osuta
[OK].
4. Avaneb järgmine aken—
-
Hansa Financials
22
Osuta oma riigilipule. Avaneb järgmine aken—
5. Järgi täpselt ekraanil esitatud juhiseid.
Hansa installeerimiseks vajad vähemalt 15 Mb vaba
kõvakettaruumi:programm vajab 8.5 Mb ning Hansa esmakordsel
käivitamisel luuakseautomaatselt andmebaas, mis vajab samuti
ruumi.
Vaikimisi paigaldatakse Hansa kõvakettale kataloogi nimega
‘Hansa’.Installeerimise käigus saad soovi korral valida ka mingi
muu kataloogi.
Windows NT puhul luuakse installeerimise käigus ikoonid
Start-menüüsse.Kui programm on paigaldatud või kui paigaldamine
ebaõnnestub, ilmubekraanile vastav teade.
Windows 95/98/2000 puhul installeeritakse Hansa uude
kataloogi.Installeerimisel luuakse ikoon, mis võimaldab käivitada
Hansat ka Start-menüüst.
Programmi installeeritakse Kontoplaan, aruannete kirjeldused,
Help-fail,standardseadistused, dokumentide kirjeldused ja
näidisandmebaas. Neid kõikion kirjeldatud lõigus ‘Peale
installeerimist’ allpool.
Macintosh
Hansa installeerimiseks CD-lt toimi järgmiselt—
1. Sisesta hansa CD arvutisse ja tee selle ikoonil topeltklõps.
Avanebjärgmine aken—
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Installeerimine
23
2. Ava oma maa kataloog—
-
Hansa Financials
24
3. Selles kataloogis on pakitud fail, mis avaneb automaatselt,
kui teed selleltopeltklõpsu.
4. Avanenud aknas osuta valikule [Jätka].
5. Nüüd küsitakse Sinult, kuhu soovid Hansa salvestada.
6. Määra kataloog (või loo uus osutades [New]) ja osuta [Save].
Hansaprogrammifailide ja loodava andmebaasifaili jaoks vajad
vähemalt 15Mb vaba kõvakettaruumi.
Mitmekasutaja süsteem
Mitmekasutaja süsteemi installeerimiseks toimi järgmiselt—
1. Loo võrk, mida hakkad kasutama. Installeeri TCP/IP kõigisse
arvutitesse.Kontrolli, et kõigisse Windows arvutitesse on
installeeritud Winsock 2(WS2_32.DLL) ning kõigisse Macintosh
arvutitesse Open Transport.
2. Eralda üks arvuti serverarvutiks.
3. Installeeri Hansa serverarvutisse nagu kirjeldatud
ühekasutaja süsteemipuhul eespool.
4. Installeeri Hansa kõigisse klientarvutitesse nagu kirjeldatud
eespool.
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Installeerimine
25
Peale installeerimist
Hansa kataloogis on erinevad failid—
Pildil näed Windows 95 Hansa kataloogi: failide ja kataloogide
arv võibsõltuvalt kasutatavast arvutist, operatsioonisüsteemist ja
teatud muudestseadistustest erineda. Pildil nt on kõik failinimede
laiendid nähtavad.Kataloogis peavad leiduma järgmised failid—
1. Hansa programmifail “Hansa.exe” või “Hansa32” (Windows) või
“Hansa3.7” (Macintosh). Selle faili nimi võib olla ka
“Server32”.
2. “Hob” kataloog keele- jm failidega. See kataloog peab asuma
Hansaprogrammifailiga samas kataloogis. Teatud installatsioonide
puhul onHansa kataloogis ka “Hal” kataloog, mida kasutatakse samal
eesmärgil.
3. Fail nimega “DBDef.txt”, mida Hansa kasutab
baasseadistusteimportimiseks, kui luuakse uus andmebaas. See fail
peab uueandmebaasi loomisel olema programmifailiga samas
kataloogis.
4. Fail nimega “Default.txt”, mida Hansa kasutab
baasseadistusteimportimiseks uue Ettevõtte loomisel. See fail peab
uue Ettevõtteloomisel olema programmifailiga samas kataloogis.
Ettevõtteid jaandmebaase on lähemalt kirjeldatud käesoleva peatüki
järgmises lõigus.
-
Hansa Financials
26
5. Fail nimega “Eststand.txt”, mis sisaldab standardkontoplaani,
aruannetekirjeldusi, dokumendimalle, jm. Kui soovid neid kasutada,
järgi juhenditlõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’ käesolevas peatükis
edaspidi. Selle failinimi on riigiti erinev. Eesti versioonis asub
see fail “Setup” kataloogis.
6. Näidisandmebaasi tekstikoopia. Näidisandmebaasis leidub
samutiKontoplaan ja muud seadistused, millest oli juttu eelmises
lõigus.Näidisandmebaasi kasutamiseks järgi juhendit lõigus
‘Andmebaasitaastamine tekstikoopiast’ käesolevas peatükis edaspidi,
kus käsitletakseuue andmebaasi loomist ja tekstikoopiafaili
importimist. Eesti versioonisasub see fail “Setup” kataloogis.
7. Kataloog nimega “Attach”, mis peab Hansa kataloogis olema,
kui soovidHansas kaartidele faile lisada. Lisatud failide kohta loe
palun lähemaltpeatükist ‘Hansa töölaud’. Mitmekasutaja süsteemi
puhul peab seekataloog asuma serveris.
8. Kataloog nimega “Backup” tekstikoopia failide
salvestamiseks.
Järgmised kataloogid on vajalikud, kui kasutad Hansa
spetsiaalseidfunktsioone. Muul juhul ei ole need vajalikud—
1. Kataloog nimega “Halcust”, kus asuvad HAL failid (nt
spetsiaalseltprogrammeeritud aruanded).
2. Mitmekasutaja süsteemi puhul peab serveris olema kataloog
nimega“Shared”, kui soovid kasutada Hansa FTP serveri võimalust.
Selleskataloogis hoitakse faile, mis peavad olema kättesaadavad
FTPklientidele.
3. Kataloog nimega “Tmp” on vajalik, kui kasutad HansaMaili
välistemailide saatmiseks ja vastuvõtmiseks (st suhtled muude
e-mailisüsteemidega väljaspool Hansa võrku). Hansa väline gateway
kasutabseda POP3 serverist maha laaditud failide salvestamiseks
enne kui needkantakse “Attach” kataloogi ning failide jaoks, mis
laaditakse SMTPserverisse. Neid faile võib aeg-ajalt kustutada.
4. Kataloog nimega “Web” sisaldab keele- jm faile, mis on
vajalikud HansaWebShopi kasutamiseks. See kataloog peab olema
serveris.
5. Kataloogis nimega “Webcust” säilitatakse WebShopis
kasutatavaid pilte(nt müüdavate Artiklite pildid). See kataloog
peab olema serveris.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
27
Hansa käivitamine
Ettevõtted ja andmebaasid
Hansa süsteemi põhikomponendid on programm ja
andmebaas.Programmifailil on Hansa kataloogis järgmine sümbol—
Andmebaas on fail, kus säilitatakse kõik andmed. Paljudel
juhtudel onandmebaasis vaid ühe ettevõtte andmed, kuid ka mitmete
erinevateosakondade või tütarettevõtete andmeid on võimalik pidada
ühesandmebaasis ehkki neil on eraldi raamatupidamine. Osakonnad
võitütarettevõtted registreeritakse Hansas eraldi Ettevõtetena.
Hansa Ettevõttedon üksteisest täiesti eraldiseisvad: puudub
igasugune ühine informatsioonehkki andmeid on võimalik Ettevõtete
vahel eksportida ja importida võilihtsalt ühest Ettevõttest teise
vedada kasutades Hansa drag & dropfunktsiooni. Igal Ettevõttel
on oma raamatupidamine ning tekstikoopiaid saadteha kas igast
Ettevõttest eraldi või kogu andmebaasist.
Eraldi Ettevõtted on mõttekas luua, kui igal osakonnal on
omaraamatupidamine. Kui raamatupidamine on ühine, on vajalik luua
vaid üksEttevõte.
Andmebaasifailil on Hansa kataloogis järgmine sümbol—
Hansa andmebaasifaili nimi peabolema “Hansa.hdb” ning see
peabasuma Hansa programmiga samaskataloogis . Kui
andmebaasnimetatakse ümber või kustutatakse,luuakse programmi
järgmiselkäivitamisel uus tühi andmebaas.
!
-
Hansa Financials
28
Olemasoleva andmebaasi ja Ettevõtte avamine
Ühekasutaja süsteem
Käivita Hansa nagu iga teine Windowsi või Macintoshi
programmtopeltklõpsuga programmi ikoonil. Hansa avab
andmebaasifaili “Hansa.hdb”.Kui sellist faili programmikataloogis
ei leidu, luuakse automaatselt uusandmebaasifail.
Avaneb aken ‘Vali ettevõte’, kus saad valida Ettevõtte, millega
soovidtöötada.
Tee soovitud real topeltklõps või märgi rida ja osuta [OK]. Nüüd
näedekraani paremas ülanurgas valitud Ettevõtte nime. Andmebaas
onkasutamiseks valmis.
Kui sinu andmebaasis on vaid üks Ettevõte, võib olla tüütu seda
alati valida.Selle kohta, kuidas aknast ‘Vali ettevõte’ mööda
minna, loe palun lõigust‘Programmiseadistuste register’ käesolevas
peatükis edaspidi.
Mitmekasutaja süsteem
Mitmekasutaja süsteemi puhul käivita kõigepealt Hansa server.
Toimi nagukirjeldatud eelmises lõigus: kui avaneb aken ‘Vali
ettevõte’, vali ükskõikmilline Ettevõte. Nüüd saavad kasutajad
klientprogrammidesse sisse logidaning töötada kõigi andmebaasis
olevate Ettevõtetega.
Vali Moodulite menüüst Server. Ekraanil avaneb ‘Server Status’
aken. Sellesaknas saad võrgus toimuvaid operatsioone jälgida.
Rohkem ei ole serveris vaja midagi seadistada.
Serveri sulgemiseks on kaks võimalust: valides File-menüüst
‘Lõpeta’, lähebHansa järgmisel käivitamisel automaatselt serverina
tööle; valides ‘Lõpeta,
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
29
välju server-rezhiimist’, ei lähe Hansa järgmisel käivitamisel
automaatseltserver-rezhiimi, mis võimaldab programmis vabalt
liikuda.
Uue andmebaasi loomine
Uue andmebaasi loomiseks nimeta Hansa andmebaasifail “Hansa.hdb”
ümbervõi kustuta see. Programmi käivitamisel luuakse automaatselt
uusandmebaas.
Uue andmebaasi loomisel peavad Hansa programmikataloogis leiduma
failid“DBDef.txt” ja “Default.txt”. Hansa kasutab neid uue
andmebaasiseadistamiseks.
Installeerimine ei toimu korrektselt,kui puudub fail nimega
“DBDef.txt”.
Uue Ettevõtte loomine
Esimeseks toiminguks uues andmebaasis on uue Ettevõtte loomine.
Kunauues andmebaasis ei ole ühtegi Ettevõtet, avab Hansa
automaatselt akna‘Ettevõtted: Vaata’ , kus saad uue Ettevõtte
sisestada.
Kui aken ‘Ettevõtted: Vaata’ ei avane automaatselt, tähendab
see, et“DBDef.txt” fail andis Hansale korralduse luua uus Ettevõte
automaatselt.Sel juhul vt järgmist lõiku ‘Tekstikoopia importimine’
ja jätka sealt. Kuijõuad lõiguni ‘Uute Ettevõtete lisamine’, muuda
Ettevõtte nimi vastavalt omasoovile.
Vii kursor esimese vaba rea Koodi väljale ja sisesta Ettevõtte
kood. Kasutaväljalt väljale liikumiseks Tab-klahvi või Enterit.
!
-
Hansa Financials
30
Ettevõtete aknas on järgmised väljad—
Kood Anna Ettevõttele kood. Koodiks võib olla nullist
suuremnumber või kuni viiest tähest koosnev kombinatsioon.
Nimetus Ettevõtte või osakonna nimi.
Lühikood Kui Sinu andmebaasis on enam kui üks Ettevõte, saadtöö
käigus nende vahel liikuda hoides avatuna aknaiderinevatest
Ettevõtetest. Akna päises näed Ettevõttelühikoodi, mis näitab,
millise Ettevõtte aknaga on tegu.
TCP/IP Seda välja on kirjeldatud järgmises lõigus ‘Uueandmebaasi
loomine – mitmekasutaja süsteem’.Ühekasutaja süsteemis seda välja
ei kasutata.
Port Seda välja on kirjeldatud järgmises lõigus ‘Uueandmebaasi
loomine – mitmekasutaja süsteem’.Ühekasutaja süsteemis seda välja
ei kasutata.
Osa B
Krüpteerimise võti
Seda välja kasutatakse ainult mitmekasutaja süsteemides.
Praegu sisesta vaid üks Ettevõte: hiljem saad neid vajadusel
lisada (vt palunlõike ‘Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted’ ning
‘Uute Ettevõtete lisamine’allpool).
Uue Ettevõtte loomisel peab Hansa programmikataloogis leiduma
fail nimega“Default.txt”. Hansa kasutab seda faili teatud
baasseadistuste importimiseluude Ettevõttesse. Uue Ettevõtte
loomiseks osuta [OK].
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
31
Programm suletakse. Programmi taaskäivitamisel avaneb aken
‘Valiettevõte’—
Vali Ettevõte, millega soovid töötada ja osuta [OK]. Ekraani
paremasülanurgas näed valitud Ettevõtte nime, milleks antud juhul
on ‘Uusettevõte’—
Tekstikoopia importimine
Hansa avab nüüd akna, milles näed nimekirja võimalikest
imporditavatestfailidest. Need failid leiab Hansa “Backup”
kataloogist.
-
Hansa Financials
32
Toimi järgmiselt—
1. Kui käivitad Hansat esmakordselt, ei ole Sul
tekstikoopiafaili, midaimportida. Kui Sa ei soovi importida
näidisandmebaasi võistandardseadistusi, sule see aken
sulgemisruudust ja loe järgmist lõiku,‘Töölaud’.
2. Kui käivitad Hansat esmakordselt ja soovid importida
näidisandmebaasivõi standardseadistused, märgi soovitud imporditav
fail ja osuta [OK].
3. Kui lood uue andmebaasi ja soovid jätkata oma
olemasolevateandmetega, (nt lood uue andmebaasi, kuna olemasolev
sai mingilpõhjusel kahjustada või lähed üle Hansa uuemale
versioonile), märgiimporditav tekstikoopiafail ja osuta [OK].
Lähemalt loe palun lõigust‘Andmebaasi taastamine tekstikoopiast’
käesoleva peatüki lõpus.
Töölaud
Ükskõik kas importisid tekstikoopiafaili või mitte, nüüd avaneb
Hansatöölaud, mida on lähemalt kirjeldatud järgmises peatükis.
Kaustad
Põhiaken
Registrid
MenüükäsklusedMenüü
Ikoonid
‘Aseta’ funktsioon
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
33
Seadistused
Igas moodulis on seadistused, millega määratakse, kuidas antud
moodultoimib. Vali File-menüüst ‘Seadistused’ või ava kaust
[Seadistused]Põhiaknas. Enne iga mooduliga tööle hakkamist pead
kontrollima selleseadistusi kuna neist sõltub mooduli
funktsioneerimine.
Paljudes seadistustes tuleb märkida mingid valikud. Teistesse,
nagu ntEttevõtte andmete seadistusse, tuleb sisestada teatud
informatsioon.
Ettevõtte nime muutmine
Üldises moodulis pannakse paika kogu süsteemis kasutatavad
seadistused.Siin sisestatakse ka Ettevõtte nimi, aadress jm
informatsioon, midakasutatakse aruannetes ja dokumentidel. Mine
Üldisesse moodulisse.
Ekraani paremas ülanurgas näed aktiivse mooduli nimetust ja
Ettevõtte nime.
-
Hansa Financials
34
Ettevõtte nime muutmiseks vali ‘Seadistused’ File-menüüst või
ava kaust[Seadistused] Põhiaknas—
Avanenud aknas tee topeltklõps real ‘Ettevõtte andmed’. Avaneb
aken‘Ettevõtte andmed: Vaata’.
Sisesta Ettevõtte nimi, aadress jm andmed.
Väljadel ‘Sisestusfont’ ja ‘Aruandefont’ saad valida erinevaid
fonteekraanipiltide ja aruannete jaoks. Kui need väljad on tühjad,
kasutatakse
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
35
Hansa standardfonte, mis on valitud lähtuvalt maksimaalsest
loetavusest ningmida ei ole üldjuhul soovitav muuta.
KM seadistuse number tagab, et Hansa toimib kooskõlas Sinu maa
kohaliketavadega. Eestis on selleks numbriks ‘27’.
Kui oled Ettevõtte andmed sisestanud, osuta [OK] seadistuse
salvestamiseksja sule aken. Nüüd näed ekraani paremas ülanurgas
Ettevõtte nime, milleantud seadistusse sisestasid.
-
Hansa Financials
36
Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted
Järgmiseks kontrolli, kas Sul on juurdepääs vajalikele
moodulitele ningregistreeritud Kasutajate ja Ettevõtete arvu. Vali
‘Seadistused’ File-menüüstvõi ava kaust [Seadistused] Põhiaknas.
Tee topeltklõps real ‘Süsteemikasutamine’. Avaneb aken ‘Süsteemi
kasutamine: Vaata’—
Kui soovid kasutada enam kui ühte Ettevõtet, sisesta vastav arv
väljale‘Ettevõtteid’. Kontrolli ka registreeritud Kasutajate arvu
(see peab olemavähemalt 1).
Osakonnad või tütarettevõtted registreeritakse Hansas eraldi
Ettevõtetena.Hansa Ettevõtted on üksteisest täiesti eraldiseisvad:
puudub igasugune ühineinformatsioon ehkki andmeid on võimalik
Ettevõtete vahel eksportida jaimportida või lihtsalt ühest
Ettevõttest teise vedada kasutades Hansa drag &drop
funktsiooni. Igal Ettevõttel on oma raamatupidamine
ningtekstikoopiaid saad teha kas igast Ettevõttest eraldi või kogu
andmebaasist.
Eraldi Ettevõtted on mõttekas luua, kui igal osakonnal on
omaraamatupidamine. Kui raamatupidamine on ühine, on vajalik luua
vaid üksEttevõte.
Märgi linnukestega kõik moodulid, mida hakkad kasutama. Osuta
[OK].Nüüd näed Moodulite menüüs kõiki märgitud mooduleid. See
seadistus peabolema täidetud enne andmebaasivõtme küsimist.
Uute Ettevõtete lisamine
Kui soovid töötada enam kui ühe Ettevõttega, sisesta nüüd ka
ülejäänudEttevõtted. Vali ‘Ettevõtted’ File-menüüst või ava kaust
[Ettevõtted].
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
37
Avaneb aken ‘Ettevõtted: Vaata’, millest oli juttu ka
eespool.
Vii kursor esimese vaba rea Koodi väljale ja sisesta
informatsioon Ettevõttekohta nagu kirjeldatud eespool.
Uue Ettevõtte loomisel peab Hansa programmikataloogis leiduma
fail nimega“Default.txt”. Hansa kasutab seda faili teatud
baasseadistuste importimiseluude Ettevõttesse.
Sisesta kõik Ettevõtted, mida vajad enne andmebaasivõtme
küsimist.Kontoplaani jm põhiseadistused pead paika panema vaid ühes
Ettevõttes,kust saad need teistesse Ettevõtetesse eksportida (või
vedada kasutades Hansadrag & drop funktsiooni).
Osuta [OK] akna salvestamiseks.
Ettevõtete registri muutmisel sulgub Hansa turvalisuse
põhjustelautomaatselt. Töö jätkamiseks käivita programm
uuesti.Seadista kõik
-
Hansa Financials
38
Ettevõtted nagu kirjeldatud lõikudes ‘Ettevõtte nime muutmine’
ja‘Moodulid, Kasutajad ja Ettevõtted’. Ettevõtete vahel liikumiseks
vali File-menüüst käsklus ‘Ettevõte’ ning vali uus Ettevõte.
Ettevõtted pead sisestamaenne andmebaasivõtme küsimist.
Andmebaasivõti
Järgmiseks pead sisestama andmebaasivõtme.
Hansa litsentsiga saad õiguse kasutada ühte andmebaasi. Igal
andmebaasil onoma võti, mille saad oma kohalikult Hansa esindajalt.
Ostes programmilandmebaasivõti puudub, kuid see on täielikult
kasutatav 30 päeva jooksulinstalleerimisest, mis võimaldab süsteemi
seadistada. Kui 30 päeva jooksul eiole andmebaasivõtit sisestatud,
läheb programm automaatselt demo seisu:süsteem jääb endiselt
funktsioneerima, kuid sellest ei ole võimalik midagivälja trükkida.
Andmebaasivõtme võid küsida igal ajal (enne või pärast 30päeva
täitumist). Enne võtme küsimist veendu, et oled sisestanud
süsteemikõik vajalikud Ettevõtted, andnud neile nimed Ettevõtte
andmete seadistuses,seadistanud juurdepääsu vajalikele moodulitele
ning sisestanud programmiKasutajate arvu Üldise mooduli seadistuses
‘Süsteemi kasutamine’ (vteespool).
Süsteemi kasutamise seadistuse salvestamisel arvutab Hansa
Kontrollkood 1vastavalt märgitud moodulitele ning Kasutajate ja
Ettevõtete arvule. Sedakoodi näed nii Süsteemi kasutamise
seadistuses kui Andmebaasivõtmeseadistuses, kus selle põhjal
arvutatakse Kontrollkood 2, kaheksakohalinenumber.
Programmi täielikuks kasutamiseks pead sisestama
andmebaasivõtme.Selleks toimi järgmiselt—
1. Mine Üldisesse moodulisse ja vali ‘Seadistused’ File-menüüst.
Teetopeltklõps real ‘Andmebaasivõti’. Avaneb aken
‘Andmebaasivõti:Vaata’.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
39
2. Sisesta Hansa arendus- ja hoolduslepingu lõpukuupäev
väljale‘Andmebaasivõti kehtib kuni’ ja osuta [OK].
3. Võta ühendust oma Hansa esindajaga ning esita Ettevõtte
andmetearuanne: selle leiad Üldise mooduli Aruannete registrist.
Seejärelväljastatakse Sulle andmebaasivõti
4. Sisesta võti ja osuta [OK]. Nüüd oled Hansa täieõiguslik
kasutaja.
Kui teed Süsteemi kasutamise seadistuses muudatusi, läheb Hansa
uuestidemo seisu. Seadistuse taastamisega väljub ka programm demo
seisust.
Kui lisad andmebaasi uue Ettevõtte, muudad
andmebaasivõtmekehtivuskuupäeva Andmebaasivõtme seadistuses või
Ettevõtte nime Ettevõtteandmete seadistuses, läheb programm demo
seisu. Sel juhul pead küsima uuevõtme.
Kui lood tekstikoopiast uue andmebaasi Hansa versiooni
vahetamata, onolemasolev võti endiselt kasutatav.
Sisesta kõik Ettevõtted ja seadistaSüsteemi kasutamise ja
Ettevõtteandmete seadistused igas Ettevõttesenne andmebaasivõtme
küsimist.
Kui “DBDef.txt” fail puudub
Kui üritad luua uut andmebaasi nagu kirjeldatud lõigus ‘Uue
andmebaasiloomine’, kuid programmikataloogis ei leidu faili nimega
“DBDef.txt”,luuakse küll uus andmebaas, kuid—
1. Sa ei näe nimekirja võimalikest imporditavatest
tekstikoopiafailidest.
2. Sul on juurdepääs vaid üldisele moodulile.
Võid alustada uuesti või jätkata tühja andmebaasiga. Soovitav on
siiski uuestialustada. Toimi järgmiselt—
1. Välju Hansast valides File-menüüst käskluse ‘Lõpeta’.
2. Kustuta andmebaasifail “Hansa.hdb”.
3. Otsi üles “DBDef.txt” fail ja kopeeri see Hansa
programmikataloogi.Jälgi, et samas kataloogis leiduks ka
“Default.txt” fail.
4. Käivita Hansa uuesti ja toimi nagu kirjeldatud lõigus ‘Uue
andmebaasiloomine’.
!
-
Hansa Financials
40
Kui otsustad jätkata tühja andmebaasiga, toimi järgmiselt—
1. Jälgi, et “Default.txt” fail oleks Hansa programmikataloogis
ning sisestaEttevõtete registrisse üks Ettevõte. Akna ‘Ettevõtted:
Vaata’ kohta loepalun lõigust ‘Uue Ettevõtte loomine’ eespool.
Osuta [OK].
2. Akna sulgemisel avaneb aken ‘Vali ettevõte’. Tee Ettevõtte
nimeltopeltklõps.
3. Moodulitest on nähtav ainult Üldine moodul. Mine Üldisesse
moodulisseja vali File-menüüst ‘Impordid’. Vali ‘Import, faili
otsimisega’. Otsi üles“DBDef.txt” fail ning impordi see. Nüüd näed
kõiki mooduleid.
4. Pöördu tagasi lõigu ‘Uue andmebaasi loomine’ juurde ning
jätkaseadistustega.
Hansa standardseadistused
Hansaga on kaasas standardseadistused, mille võid võtta aluseks
programmiseadistamisel vastavalt oma vajadustele. Need sisaldavad
KM koode,Arvestusaastaid, Kontoplaani, aruannete kirjeldusi
jne.
Kui Sa ei importinud standardseadistusi andmebaasi loomisel
(nagukirjeldatud lõigus ‘Uue andmebaasi loomine’ eespool), võid
seda hiljem teha.Selleks mine Üldisesse moodulisse ja vali
File-menüüst ‘Impordid’. Avanebjärgmine aken—
Vali ‘Automaatne’ ja osuta [OK]. Avaneb aken, milles näed
imporditavaidfaile kataloogidest “Backup” ja “Setup”, mis asuvad
Hansaprogrammikataloogis. Impordi “Eststand.txt” , “Estnumb.txt” ja
“Dok.txt”.
Ekraanil näed impordi edenemist.
Kui import on lõppenud, sule aken sulgemisruudust.
Nüüd on Hansa andmebaas kasutamiseks valmis. Kontoplaanis võid
omavajadustele vastavaid muudatusi sisse viia, kuid pea meeles, et
mõnedstandardseadistused eeldavad, et kasutatakse
standardkontoplaani. Kui
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
41
muudad standardkontoplaani, pead muutma ka kõiki
vastavaidstandardseadistusi.
Kui Sa ei soovi standardseadistusi kasutada …
Võid ka Hansa standardseadistused kõrvale jätta ja seadistada
programmioma vajadustele vastavalt. Kui otsustad selle variandi
kasuks, vaatakõigepealt peatükki ‘Hansa ja Sinu ettevõte’. Seejärel
pead vastavaltkäesolevale juhendile määrama Finantsis KM koodid
(vt. 2. raamat) enne kuilood oma Kontoplaani ja kirjeldad
Arvestusaastad Üldises moodulis (vt. 1.raamat). Müügi- ja
Ostureskontrot käsitlevate peatükkide abiga kontrolli,
kasseadistustes Lausendamine M/R ja O/R on kirjeldatud õiged
kontod.Kontrolli ka Artikliklasse ja Tasumisviiside seadistust.
Lõpuks kirjeldaBilanss, Finantsnäitajate aruanne, Kasumiaruanne ja
KM aruanne nagunäidatud Finantsi peatükis juhendi 2. raamatus.
Omakirjeldatud Kontoplaani importimine
Kui lähed Hansale üle mingilt teiselt raamatupidamisprogrammilt,
võib ollavõimalik Kontoplaan teisest programmist importida. Sellel
meetodil on kolmeelist: import toimub küllaltki kiiresti (võrreldes
kontode käsitsisisestamisega), vähendatud on vigade tekkimise
võimalus andmetesisestamisel ning saad kohe tööd alustada juba
tuttava Kontoplaaniga.
Kui otsustad selle valiku kasuks, vaata tekstifaili importimise
juhendit lõigus‘Hansa standardseadistused’. Täpsema informatsiooni
saamiseks tekstifailidestruktuuri kohta pöördu palun oma Hansa
esindaja poole.
Andmete ja algsaldode sisestamine
Nüüd võid oma andmebaasi sisestada andmed ja algsaldod. Vastava
juhendileiad peatükist ‘Töö alustamine’. Eelnevalt on siiski
soovitav lugedakäesoleva juhendi järgmisi peatükke: ‘Hansa töölaud’
tutvustab Hansatöövahendeid- ja meetodeid ning aknaid. Peatükis
‘Hansa ja Sinu ettevõte’kirjeldatakse mõningaid Hansa
arvestuspõhimõtteid.
Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem
Uue mitmekasutaja andmebaasi loomiseks pead toimima samuti nagu
eespoolkirjeldasime. Mine serverisse, veendu, et Hansa
programmikataloogis ei oleandmebaasifaili “Hansa.hdb” ja käivita
programm. Jälgi, et failid“DBDef.txt” ja “Default.txt” oleksid
olemas. Luuakse uus andmebaas.
Nagu ka ühekasutaja süsteemi puhul, loo esimene Ettevõte nagu
kirjeldatudlõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’. Jälgi, et “Default.txt”
fail oleks olemas.Väljad ‘TCP/IP’ ja ‘Port’ jäävad tühjaks.
-
Hansa Financials
42
Kogu suhtlemine klientide ja serveri vahel toimub
krüpteeritudandmevahetusena, milleks kasutatakse Hansa oma
Krüpteerimise võtit. Kuisoovid kasutada oma Krüpteerimise võtit,
mine akna B osale ja sisestasoovitud võti. Sama võti tuleb
sisestada nii serverisse kuiklientprogrammidesse.
Osuta [OK]. Järgmiseks vali Ettevõte aknas ‘Vali ettevõte’.
Serveri seadistamine
Enne andmebaasivõtme küsimist märgi Serveris kõik moodulid ning
lubatudKasutajate ja Ettevõtete arv. Mine Üldisesse moodulisse.
Vali SeadistusedFile-menüüst ning ava Süsteemi kasutamise
seadistus. Avaneb aken‘Süsteemi kasutamine: Vaata’.
Märgi linnukesega Serveri moodul ja kõik teised ostetud
moodulid. Määra kalubatud Kasutajate, Piiratud kasutajate ja
Ettevõtete arv ning osuta [OK].Piiratud kasutaja on selline
Kasutaja, kellel on juurdepääs ainult ühelemoodulile. Osuta [OK]
seadistuste salvestamiseks.
Nüüd sisesta Ettevõtte nimi, aadress ja muu info seadistuses
‘Ettevõtteandmed’. Sellest seadistusest oli lähemalt juttu juhendi
osas ‘Ettevõtte nimemuutmine’ eespool. Kui soovid sisestada rohkem
Ettevõtteid, tee seda nüüdnagu kirjeldatud lõigus ‘Uute Ettevõtete
lisamine’ eespool. Täida igasEttevõttes seadistused ‘Ettevõtte
andmed’ ja ‘Süsteemi kasutamine’ enneandmebaasivõtme küsimist (vt
lõiku ‘Andmebaasivõti’). Andmebaasivõtmepead sisestama ainult
serverisse: klientarvutitesse kopeeritakse seeautomaatselt.
Kui oled serveris kõik Ettevõtted sisestanud, on neile
juurdepääs olemas kakõigist klientarvutitest.
Sisesta Ettevõtted ja kirjelda Süsteemikasutamise ja Ettevõtte
andmeteseadistused kõigis Ettevõtetes enneandmebaasivõtme
küsimist.
Programmiseadistuste register
Järgmiseks tuleb andmebaas ka ülejäänud võrgule kättesaadavaks
teha. MineTehnika moodulisse ja vali ‘Programmiseadised’
File-menüüst või ava kaust[Prog. seadistus].
!
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
43
Täida väljad järgmiselt—
Päis
Programmi nimi Kui kasutad Hansat Windows keskkonnas, saad
siinmäärata akna nime, mida näed ka ekraani allservas(Windows
95/98/2000).
Osa 1
Serveri port See väli on vajalik TCP/IP kommunikatsiooniks
Hansaserveri ja klientide vahel. Sisesta vabalt
valitudneljakohaline number, mille abil klientarvutid tunnevadära
Hansa andmebaasi. Kui Sul on mitu Hansaserverarvutit või jookseb
samas masinas mitu Hansaserverprogrammi (ei ole soovitav), pead
igale neistmäärama erineva Serveri pordi.
Kui muudad Serveri porti, pead tegema Hansale restardi.
Vaikimisi ettevõte Kui soovid, et Hansa käivitamisel avataks
mingi kindelEttevõte, määra see siin. Järgmisel Hansa
käivitamiselavatakse siin määratud Ettevõte automaatselt ning
akent‘Vali ettevõte’ ei avata.
See on antud registri ainuke väli, mis on kasutatav
kaühekasutaja süsteemi puhul. Eriti mõttekas on sedafunktsiooni
kasutada, kui andmebaasis on ainult üks
-
Hansa Financials
44
Ettevõte: nii ei pea seda programmi käivitamisel alatikäsitsi
valima.
Käivitamisel server
Märgi see valik, kui soovid, et Hansa läheks
käivitamiselautomaatselt server-rezhiimi.
Serveri sulgemiseks on kaks võimalust: valides File-menüüst
‘Lõpeta’, läheb Hansa järgmisel käivitamiselautomaatselt serverina
tööle; valides ‘Lõpeta, väljuserver-rezhiimist’, ei lähe Hansa
järgmisel käivitamiselautomaatselt server-rezhiimi, mis võimaldab
programmisvabalt liikuda.
Osad 2, 3, 4 ja 5
Selle registri ülejäänud väljasid kasutatakse WebShopi, FTP
serveri,Printserveri ja Faksiserveri seadistamiseks ning avatud
TCP/IP ühenduseloomiseks Hansaga. Andmeserveri puhul jäävad need
täitmata.
FTP serveri seadistamise kohta loe palun lõigust ‘FTP serveri
seadistamine’edaspidi. Printserveri ja Faksiserveri seadistamise
kohta loe palun Üldisemooduli Printerite seadistust käsitlevast
lõigust Üldise mooduli peatükiskäesoleva raamatu lõpus. WebShopi ja
avatud TCP/IP ühenduse seadistamisekohta küsi palun oma Hansa
esindajalt.Osuta [OK] seadistustesalvestamiseks. Kui sisestasid
Serveri pordi esmakordselt (või muutsidolemasolevat), välju Hansast
ja tee programmile restart.
Kirjelda Programmiseadistused enneandmebaasivõtme küsimist.
Lõpuks vali Moodulite menüüst Server. Avaneb ‘Server status’
aken. Sellesaknas saad võrgus toimuvaid operatsioone jälgida.
Rohkem ei ole serveris vaja midagi seadistada.
Sisselogimine klientprogrammist
Igas klientarvutis tuleb luua uus andmebaas. Selle andmebaasi
ainsaksülesandeks on võimaldada juurdepääs serverile:
klientarvutites on väga väheinformatsiooni. Uue andmebaasi loomisel
veendu kõigepealt, etprogrammikataloogis ei ole andmebaasifaili
“Hansa.hdb” ning käivitaprogramm. Jälgi, et failid “DBDef.txt” ja
“Default.txt” oleksid olemas.Luuakse uus andmebaasifail
“Hansa.hdb”.
!
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
45
Kõigepealt sisesta Ettevõtted. Selleks kasuta Ettevõtete
registrit nagukirjeldatud lõigus ‘Uue Ettevõtte loomine’ käesolevas
peatükis eespool. Jälgi,et fail “Default.txt” oleks
programmikataloogis olemas, kui lood uusiEttevõtteid. Sisesta
klientprogrammi samad Ettevõtted, mille sisestasidserverisse.
Koodi väljale sisesta samad koodid, mille sisestasid serverisse.
Nüüd tulebtäita ka TCP/IP ja Pordi väljad. TCP/IP väljale sisesta
serverarvuti IP aadress.TCP/IP aadressi abil leiab klientarvuti
võrgus õige serveri, millega ühendustvõtta. Pordi väljale sisesta
sama Serveri port, mille sisestasid
serverarvutiProgrammiseadistuste registrisse. Pordi abil leiab
Hansa klientprogrammserverarvutis õige Hansa serverprogrammi,
millega ühendust võtta.
Kui sisestasid serverisse Ettevõttele Krüpteerimise võtme, pead
sellesisestama ka klientprogrammi.
Kui kõik Ettevõtted on sisestatud, osuta [OK].
Avaneb aken ‘Vali ettevõte’, kus saad valida Ettevõtte, millega
tööle hakkad.Kui Hansa annab nüüd veateate ‘Serveri lubatud
kasutajate arv on täis’ ningSa oled kindel, et see tegelikult nii
ei ole, on põhjuseks ilmselt see, et valitudEttevõtte Kood
(Ettevõtete registris) ei ole vastavuses serverisse
sisestatudKoodiga.
Mitmekasutaja süsteemi puhul pead järgmiseks sisestama Hansasse
kõiktöötajad, kes hakkavad programmi kasutama. Igale kasutajale
saad andajuurdepääsu vaid temale vajalikele programmi osadele ning
turvalisusetagamiseks ka salasõna. Selleks mine Üldise mooduli
Isikute registrisse:lähemalt loe palun Üldist moodulit käsitlevast
peatükist käesoleva raamatulõpus.
Kui isikud on sisestatud, pöördu tagasi lõigu ‘Hansa
standardseadistused’juurde. Süsteem on soovitav seadistada
serverprogrammist või ühestklientprogrammist. Teised kliendid ei
tohi süsteemi enne sisse logida, kuiseadistamine on lõpetatud.
FTP serveri seadistamine
FTP (File Transfer Protocol) on vahend failide liigutamiseks
omavahelühenduses olevate arvutite vahel. Üks arvuti seadistatakse
FTP serveriks ningteine võtab sellega kliendina ühendust.
Klientarvutist on võimalik faileserverisse üles ja maha laadida.
Suuremate installatsioonide puhul on mugavhoida FTP server koguaeg
käimas. See võib olla kohaks, kuhu kõik töötajadsaavad kopeerida
oma olulisi faile.
Võid kasutada Hansat oma FTP serverina. Kui süsteem on
vastavaltseadistatud, saavad töötajad (registreeritakse Hansas
Isikutena) FTP
-
Hansa Financials
46
serverisse sisse logida kasutades ükskõik millist FTP
klienttarkvara (nt Fetchvõi Transmit). Võid ka Klientidele anda
juurdepääsu oma FTP serverile.
Kui kasutad juba Hansa mitmekasutaja süsteemi, võid oma
Andmeserverithakata kasutama ka FTP serverina. Kui aga FTP kasutus
on väga laialdane,on soovitav eraldada FTP serverile omaette masin.
Sellisel juhul on seeeraldiseisev andmebaas, kuhu tuleb sisestada
kõik Isikud ja Kliendid, kesFTP-d kasutama hakkavad.
Hansa FTP serveri seadistamiseks omaette arvutis järgi kõiki
alltoodudpunkte. Kui oled juba seadistanud Hansa andmeserveri, mida
soovid hakatakasutama ka FTP serverina, mine selle masina taha ja
alusta punktist 2.
1. Loo uus andmebaas, mis saab Sinu FTP serveriks järgides
juhenditlõigus ‘Uue andmebaasi loomine – mitmekasutaja süsteem’
eespool.Vajalik on ainult üks Ettevõte.
2. Mine Üldise mooduli seadistusse ‘Süsteemi kasutamine’ ja
märgi valik‘Server’. Seejärel mine seadistuse 5. osale ning märgi
valik ‘FTPServer’. Osuta [OK] seadistuse salvestamiseks. Vajadusel
küsi uusandmebaasivõti.
3. Mine Tehnika moodulisse ja vali ‘Programmiseadised’
File-menüüst võiava kaust [Prog. seadistus].
Eraldiseisva FTP serveri puhul tuleb täita vaid väljad Osal 3,
nagunäidatud pildil. Kui FTP server toimib samas ka Andmeserverina,
tulebtäita ka väljad Osal 1, nagu kirjeldasime käesolevas peatükis
eespool.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
47
FTP port Sisesta vabalt valitud number. FTP port peab
olemaerinev Serveri pordist ja Veebi pordist. Sisselogimisellisavad
Kliendid ja Kasutajad selle pordi serveri IPaadressile järgmises
formaadis: IP aadress:Pordinumber).
Enimkasutatud FTP port on 21 ning teatud FTPklientprogrammidel
võib esineda probleeme ühenduseloomisel, kui kasutatakse mõnd teist
numbrit.
FTP pordi muutmisel pead Hansale restarti tegema.
Maks. FTP kasutajate arv
Sisesta siia maksimaalne arv kasutajaid, kes saavadkorraga Hansa
FTP serverisse sisse logida.
FTP jagatud kataloog
Sisesta siia kataloogi nimi, mis saab Hansa FTPkasutajate jaoks
juurkataloogiks. Sellesse kataloogisatuvad failid, mida FTP
serverist või serverissekopeeritakse. FTP kasutajatel on juurdepääs
ka kõigileselle kataloogi sees olevatele kataloogidele.
Järgmises näites on jagatud kataloogi nimeks “Share”ning see
asub kõvakettal FTP kataloogis “FTP”.Windowsis on kataloogide nimed
eraldatudkaldkriipsuga, Macintoshis kooloniga.
Windows c:\FTP\share
Mac hard disk:FTP:share
Kui kataloog “Share” asub Hansa programmikataloogis,ei ole vaja
kogu teekonda näidata. Kui see väli ontäitmata, ei saa FTP
kasutajad serverisse sisse logida.Jälgi, et sisestad teekonna
korrektselt (ja kontrolli, etselline kataloog ka tegelikult
kõvakettal olemas on),vastasel juhul võid anda FTP kasutajatele
juurdepääsuenamatele failidele kui Sa sooviksid.
Luba anonüümseid FTP kasutajaid
Märgi see valik, kui soovid, et FTP kasutajad saaksidSinu
serverisse ilma kasutajanime ja salasõnata sisselogida.
Kui see valik on märkimata, saad juurdepääsu FTPserverile
määrata iga Kliendi ja Isiku kaardil eraldi
-
Hansa Financials
48
märkides valiku ‘FTP lubatud’. Isikud (st töötajad, keson
registreeritud Isikute registris) kasutavadsisselogimisel
kasutajanimena oma initsiaale ja tavalistHansa salasõna. Kliendid
kasutavad kasutajanimena omaKliendikoodi. Klientidele võid anda ka
salasõnadkasutades funktsiooni ‘Muuda salasõna’ akna
‘Kliendid:Sirvi’ Spetsiaal-menüüs. Sama salasõna kehtib nii
FTPserverisse kui WebShopi sisselogimisel. Klientide kohtaloe palun
lähemalt Klientide peatükist, Isikute kohta agaÜldise mooduli
peatükist.
Isikud, kellele on lubatud juurdepääs FTP serverile,saavad alati
sisse logida. Kui soovid anda juurdepääsu kaKlientidele, pead
kasutama Piiratud kasutuse moodulit.Selle saad märkida Üldise
mooduli seadistuses‘Süsteemi kasutamine’. Vajadusel küsi
uusandmebaasivõti.
4 . Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks. Kui sisestasid FTP
pordiesmakordselt (või muutsid olemasolevat), välju Hansast ja
teeprogrammile restart.
5. Kui Sinu FTP server on Andmeserverist eraldi seisev, pead
nüüdsisestama Isikud ja Kliendid, kes FTP-d kasutama hakkavad.
6. Lõpuks vali Moodulite menüüst Server. Avaneb ‘Server status’
aken.Nüüd on FTP klientidel juurdepääs Sinu serverile.
7. Kui soovid võimaldada kasutajatele juurdepääsu oma FTP
serverile läbimodemühenduse, ära unusta tegemast vajalikke
seadistusi omatulemüüris.
Programmi sulgemine
Enne programmi sulgemist tee tekstikoopia. Tekstikoopiatest on
juttujärgmises lõigus.
Ühekasutaja süsteem
Hansa sulgemiseks vali File-menüüst käsklus ‘Lõpeta’. Võid
kasutada kaklahvikombinatsiooni Alt-F4 (Windows) või -Q
(Macintosh). Kõik avatudaknad suletakse ning programm küsib, kas
soovid salvestada tehtudmuudatused.
-
Sissejuhatus ja installeerimine – Hansa käivitamine
49
Mitmekasutaja süsteem
Hansa kliendid suletakse samamoodi nagu ühekasutaja süsteemi
puhul:valides File-menüüst käskluse ‘Lõpeta’.
Serveri sulgemiseks on kaks võimalust —
1. Valides File-menüüst ‘Lõpeta’, läheb Hansa järgmisel
käivitamiselautomaatselt serverina tööle.
2. Valides File-menüüst ‘Lõpeta, välju server-rezhiimist’, ei
lähe Hansajärgmisel käivitamisel automaatselt server-rezhiimi, mis
võimaldabprogrammis vabalt liikuda.
Kui pead serveri sulgema, kuid võrgus töötavad teised kasutajad,
saad neilesaata hoiatuse. Selleks pead sisenema Hansa kliendina
ning omamajuurdepääsu Tehnika moodulile (vt Kasutajagruppe
käsitlevat lõiku Üldisemooduli peatükis käesoleva raamatu lõpus).
Toimi järgmiselt—
1. Mine Tehnika moodulisse.
2. Ava kaust [Hooldused] Põhiaknas või vali ‘Hooldused’
File-menüüst.
3. Tee topeltklõps real ‘Süsteemiteade’. Avaneb järgmine
aken—
Täida väljad järgmiselt—
Teade Sisesta teade, mille soovid saata.
Kellelt Teate saatja: seda näevad samuti kõik
kasutajad.Vaikimisi sisestub siia kasutaja nimi, kes teadet
saadab.
-
Hansa Financials
50
Aega programmi sulgemiseni (min.)
Sisesta siia minutite arv serveri sulgemiseni. Aeg peabolema
piisavalt pikk, et teised kasutajad jõuaksid omatöö lõpetada ning
programmist väljuda.
Kui sellele väljale on minutite arv sisestatud, sulgubHansa
server määratud aja pärast automaatselt. Kui seeväli on tühi, ei
sulgu server automaatselt. Seega võidseda funktsiooni ka muude
teadete saatmiseks kasutada.
Sulgemine eemaldab ‘Käivitamisel server’
Kui oled väljale ‘Aega programmi sulgemiseni’sisestanud minutite
arvu, sulgub server määratud ajapärast automaatselt. Märgi see
valik, kui soovid, etserver sulguks samuti nagu valides käskluse
‘Lõpeta,välju server-rezhiimist’ File-menüüst. Jäta antud
valikmärkimata, kui soovid et Hansa läheks järgmiselkäivitamisel
automaatselt server-rezhiimi.
Ära luba sisse logida
Märgi see valik, kui soovid, et uued kasutajad ei saakssisse
logida ajavahemikul süsteemiteatest serverisulgumiseni.
4. Osuta [OK]. Teade saadetakse kõigile kasutajatele, kes hetkel
võrgus on.
5. Sule oma Hansa klient.
Server sulgub automaatselt määratud aja pärast.
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Tekstikoopia
51
TekstikoopiaKui päevatöö Hansaga on valmis, on soovitav teha
tekstikoopia. Selle võibomakorda salvestada disketile. Võib näida
mõttetu teha tekstikoopiat igapäev, kuid see väike ajakulu tasub
end ära, kui arvuti kõvakettaga midagijuhtub.
Andmetest turvakoopia tegemine on eriti oluline, kui on tegemist
firmafinantsandmetega nagu see ka Hansa andmebaasi puhul on. Kui
kõik needandmed peaksid ühel hetkel kaduma, oled väga täbaras
olukorras – ei ühtkiarvet, laekumist ega aruannet. Nimeta
tekstikoopiad kuupäevade järgi, millalneed tegid, nii leiad
vajadusel vajalikud andmed kiiresti üles.
Kui avastad oma arvutis viiruse, püüa kõigepealt välja selgitada
kuupäev,millal viirus arvutisse ilmus. Sellisel juhul pead oma
andmed taastamatekstikoopiast, mis on tehtud enne viirusesse
nakatumist. Muidu jääbvõimalus, et Sa ise nakatad oma arvuti
uuesti.
Tekstikoopia tegemine Hansaga on kiire ja lihtne. Andmed
salvestataksefailina, mis võtab minimaalselt ruumi (võid terve
aasta raamatupidamiseühele disketile kopeerida). Tekstikoopia
failid on sõltumatud programmiversioonidest. Loomulikult on
võimalik ka lihtsalt andmebaasi failistkoopiaid teha, aga see
meetod ei ole ruumi võtmise seisukohalt ökonoomnening samuti ei
pruugi andmete taastamine õnnestuda, kui vahepeal onmuutunud
programmi versioon.
Tee regulaarselt tekstikoopiaid, etsaaksid vajadusel andmed
lihtsalttaastada.
Tekstikoopia tegemiseks toimi järgmiselt—
1. Mine Üldisesse moodulisse.
!
-
Hansa Financials
52
2. Vali File-menüüst ‘Ekspordid’ või ava kaust [Ekspordid]
Põhiaknas.Avaneb järgmine aken—
3. Vali ‘Tekstikoopia, ettevõte’ (kui soovid teha tekstikoopia
vaid selleEttevõtte andmetest, millega hetkel töötad) või
‘Tekstikoopia,andmebaas’ (kui soovid teha tekstikoopia kogu
andmebaasist) ja osuta[OK].
Üldjuhul on soovitav kasutada valikut ‘Tekstikoopia,
andmebaas’.Teatud registrid ja seadistused (nt Süsteemi kasutamine,
Postkastid jaKonverentsid) salvestatakse andmebaasi, mitte
Ettevõtte tasandil.Valikuga ‘Tekstikoopia, ettevõte’ neid ei
ekspordita, isegi kuiandmebaasis on ainult üks Ettevõte. Valikut
‘Tekstikoopia, ettevõte’kasutatakse teatud Ettevõtte andmete
viimiseks ühest andmebaasist teise.
4. Avaneb aken ‘Määra tekstikoopia’. Eksporditavale
tekstikoopiafaililesaad lisada kuni 40 tähemärgist koosneva
kommentaari, mida näedhiljem imporditavate failide nimekirjas .
Osuta [OK].
5. Kui soovid teha tekstikoopia kogu andmebaasist ning
andmebaasis onenam kui üks Ettevõte, palub Hansa Sul nüüd sisse
logida neisseEttevõtetesse, mida Sa antud töösessiooni jooksul
kasutanud ei ole. KuiSa mingil põhjusel ei saa kõigisse
Ettevõtetesse sisse logida, peatataksetekstikoopia tegemine
turvalisuse põhjustel.
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Tekstikoopia
53
6. Hansa avab dialoogiakna, milles saad eksporditavale failile
nime andaning määrata kataloogi, kuhu fail salvestatakse. Faili
nimi kirjuta väljale‘File name’ ning vali vastav kataloog faili
salvestamiseks.Tekstikoopiafaili nimi peaks kindlasti sisaldama
kuupäeva, millal koopiatehti. Kui kasutad Windows NT versiooni 3,
saad kirjutada ainultkaheksakohalise failinime. Osuta [Save].
Tekstikoopiafail on soovitav salvestada “Backup” kataloogi, mis
peabasuma Hansa programmikataloogis. Kõiki selles kataloogis
olevaidtekstikoopiafaile näed imporditavate failide aknas, kui
kasutadimpordifunktsiooni ‘Automaatne’.
Ekraanil näed ekspordi edenemist.
Kui eksport on lõppenud, sule Eksportide aken
sulgemisruudust.
Tekstikoopiafaili ei tohi mingil juhulühegi teise programmiga
muuta.
Automaatne ajastatud tekstikoopia
Regulaarselt tekstikoopiate tegemise olulisust ei ole võimalik
üle tähtsustada.Hansa – nagu kõik finantssüsteemid – töötab
andmebaasifailiga, mis sisaldabkogu informatsiooni Sinu klientide,
arvete, kannete jm kohta. Kui selle failikaotad, ei ole Sa kaotanud
mitte ainult ühe dokumendi vaid kõik omaraamatupidamisandmed.
Tekstikoopia tegemise lihtsustamiseks on Hansas Ajastatud
tekstikoopiafunktsioon, mis koostab tekstikoopia iseseisvalt iga
päev. Pead vaidmäärama, millal tekstikoopia tehakse ning kuhu
saadud fail salvestatakse.Toimi järgmiselt (mitmekasutaja süsteemi
puhul tee vastavad seadistusedserverarvutis)—
1. Mine Tehnika moodulisse. Mitmekasutaja süsteemi puhul tee
sedaserverarvutis ning palu teistel kasutajatel süsteemist väljuda.
Moodulitemenüüsse pääsemiseks vali File-menüüst käsklus ‘Lõpeta,
välju server-rezhiimist’ ning käivita Hansa uuesti.
Kui Sa Moodulite menüüs Tehnika moodulit ei näe, ei ole Sa
võib-ollaserverarvuti taga või ei ole Süsteemi kasutamise
seadistuses Serverimoodulit valitud (ühekasutaja süsteemi
puhul).
!
-
Hansa Financials
54
2. Vali File-menüüst ‘Seadistused’. Tee topeltklõps real
‘Ajastatudtegevused’. Avaneb järgmine aken—
3. Määra tekstikoopia tegemise ajaks selline kellaaeg, mil keegi
tõenäoliseltHansat ei kasuta. Kasuta 24-tunni süsteemi ning eralda
tunnid ja minutidkooloniga (23:00). Tekstikoopia tehakse määratud
ajal ka siis, kui keegiprogrammi samal ajal kasutab. Süsteemi
kiirus langeb ekspordi ajaloluliselt, mistõttu on soovitav seda
mitte teha töötundide ajal.
4. Määra teekond, kuhu tekstikoopiafailid kõvakettal
salvestatakse. Kui seeväli on täitmata, salvestatakse
tekstikoopiafailid Hansaprogrammikataloogi.
Järgmises näites salvestatakse tekstikoopiafailid kataloogi
nimega“Backup” ning see asub kõvakettal “Hansa” kataloogis.
Windowsis onkataloogide nimed eraldatud kaldkriipsuga, Macintoshis
kooloniga. Panetähele, et see eraldaja tuleb märkida ka teekonna
lõppu.
Windows c:\hansa\backup\
Mac hard disk:hansa:backup:
Kui teekonna märkimisel on tehtud viga (või ei ole määratud
kataloogikõvakettal), on oht, et tekstikoopiafaili ei koostata.
5. Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks.
Kui oled Ajastatud tekstikoopia funktsiooni seadistanud, tehakse
Sinuandmebaasist iga päev samal ajal automaatselt tekstikoopia.
Failile antaksenimeks “TBAAKKPP.TXT”, kus “AAKKPP” tähistab hetke
kuupäeva.Failile lisatakse kommentaar selle kohta, et see koostati
Ajastatudtekstikoopia funktsiooniga ning faili koostamise kuupäev
ja kellaaeg.
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Tekstikoopia
55
Turvakoopiate tegemine spetsiaalse tarkvaraga
Soovitame kindlasti kasutada turvakoopiate tegemiseks Hansa
endatekstikoopia funktsiooni. Tekstikoopia võtab kõvakettal vähem
ruumi ningseda on võimalik sisse lugeda Hansa erinevatesse
versioonidesse.
Mõned kasutajad eelistavad siiski kasutada turvakoopiate
tegemiseksspetsiaalset tarkvara nagu nt Retrospect. Sellise
tarkvara kasutamisel võibtekkida probleeme, kuna turvakoopia
tegemine võib ebaõnnestuda, kuikopeeritavad failid on mingil
põhjusel kasutuses. Nt on kasutaja unustanudtööpäeva lõpus
programmist välja logida või on süsteem jäetud
aruannetkoostama.
Hansas toimi selliste ebaõnnestumiste vältimiseks järgmiselt
(mitmekasutajasüsteemi puhul tee seda serverarvutis)—
1. Mine Tehnika moodulisse ja vali File-menüüst
‘Seadistused’.
2. Tee topeltklõps real ‘Ajastatud tegevused’. Avaneb järgmine
aken—
3. Määra andmebaasi sulgemise kellaajaks mõni minut enne
turvakoopiatarkvara käivitumist. Kasuta 24-tunni süsteemi eraldades
tunnid jaminutid kooloniga (23:15).
4. Määra andmebaasi avamise kellaajaks mõni minut peale
turvakoopiavalmimist.
5. Osuta [OK] seadistuste salvestamiseks.
Andmebaasi taastamine tekstikoopiast
Andmebaasi taastamiseks tekstikoopiast pead kõigepealt looma
uueandmebaasi. Seejärel impordi tekstikoopiafail kasutades Üldise
mooduliImpordifunktsiooni.
-
Hansa Financials
56
Ühte ja sama tekstikoopiafaili saad kasutada korduvalt –
andmebaasisisselugemisel see viga ei saa.
Kiiruse mõttes on mitmekasutaja süsteemi puhul soovitav
tekstikoopiaimportida serverarvutist. Kui see ei ole mingil
põhjusel võimalik, tuleb sedateha ühest klientarvutist olles
eelnevalt palunud teistel kasutajatel süsteemistväljuda. Kui Sul on
eraldi tekstikoopiad igast Ettevõttest, pead needühekaupa
importima. Kindlasti ei tohi importida erinevaid faile
samaaegselterinevatest klientarvutitest.
Andmebaasi taastamiseks tekstikoopiast toimi järgmiselt—
1. Kopeeri vana andmebaasifail “Hansa.hdb” mõnda teise
kataloogi, etvältida andmete segiminekut. Anna failile uus nimi,
mis aitaks hiljemmõista, mida see sisaldab.
2. Kustuta “Hansa.hdb” fail programmikataloogist. Kui Sa nüüd
programmikäivitad, luuakse automaatselt uus tühi andmebaas.
Tähtis on, et andmed taastataksuude tühja andmebassi. Nii
hoiadära uute andmete segimineku vanakahjustunud andmebaasiga.
Failid “DBDef.txt” ja “Default.txt” peavad alati olema
Hansaprogrammifailiga samas kataloogis. Need failid sisaldavad
olulistinformatsiooni, mida kasutatakse uue andmebaasi ja uute
Ettevõteteloomisel. Kui üks neist failidest puudub, ei tarvitse
Hansa korrektselttöötada.
3. Uue andmebaasi loomisel näed imporditavate
tekstikoopiafailidenimekirja. Et fail selles nimekirjas kajastuks,
peab ta olema salvestatud“Backup” või “Setup” kataloogi, mis
omakorda peab asuma Hansaprogrammifailiga samas kataloogis.
Nimekirjas järgneb igale failinimele selle salvestamise kuupäev
jakoostamisel lisatud kommentaar (vt eelmine lõik, punkt 4).
!
-
Sissejuhatus ja installeerimine - Tekstikoopia
57
4. Märgi fail, mida soovid importida (tekstikoopia, mille
seisuga soovidandmebaasi taastada) ja osuta [OK] (või tee soovitud
failinimeltopeltklõps). Tekstikoopia imporditakse. Ekraanil näed
impordiedenemist. Turvalisuse põhjustel sulgub Hansa peale impordi
lõppuautomaatselt, kui tekstikoopiafailis leidus Isikute registrit
puudutavatinformatsiooni. Käivita programm uuesti ja sisesta
andmebaasivõti: nüüdon programm tööks valmis.
Teatud juhtudel võib imporditavate failide nimekirjas leiduvate
failideimportimine ebaõnnestuda. See võib juhtuda nii Macintosh kui
Windowskeskkonnas, kui failinimi ei ole kooskõlas DOSi tavadega (st
failinimi võibkoosneda maksimaalselt kaheksast tähemärgist, millele
järgnebkolmekohaline laiend). Kui tekstikoopiafaili nimi neile
reeglitele ei vasta (võiei näe Sa seda imporditavate failide
nimekirjas, kuna see ei ole salvestatud“Backup” või “Setup”
kataloogi), toimi järgmiselt—
5. Sule imporditavate failide nimekiri.
6. Mine Üldisesse moodulisse ja vali File-menüüst ‘Impordid’.
Avanebjärgmine aken—
-
Hansa Financials
58
7. Vali ‘Import, faili otsimisega’ ja osuta [OK] (või tee
topeltklõps real‘Import, faili otsimisega’).
Avaneb dialoogiaken, kus saad otsida kõvakettalt soovitud
imporditavafaili.
8. Kui fail on leitud (tekstikoopia, mille seisuga soovid oma
andmedtaastada), märgi see ja osuta [Open] (või tee failinimel
topeltklõps).
Ekraanil näed impordi edenemist.
Turvalisuse põhjustel sulgub Hansa peale impordi lõppu
automaatselt, kuitekstikoopiafailis leidus Isikute registrit
puudutavat informatsiooni. Käivitaprogramm uuesti ja sisesta
andmebaasivõti: nüüd on programm tööks valmis.
Üleminek Hansa uuemale versioonile
Hansa viimase versiooni leiad alati Hansa kodulehelt
aadressil:www.hansaworld.com. Hansa kodulehele jõudmiseks osuta
ikoonile[Hansaworld.com] Põhiaknas.
-
Sissejuhatus ja insta