Este documento es vigente y est actualizado porque responde a
las necesidades actuales de la unidad, y no hay uno nuevo que lo
sustituya. Responsable de la informacin: Depto. de Organizacin y
Mtodos Responsable de la Publicacin: Depto. de Organizacin y Mtodos
Fecha de Publicacin 24 junio 2011OPD SERVICIOS DE SALUD JALISCO
GUA TCNICA PARA ELABORAR ORGANIGRAMASCDIGO: FECHA DE EMISIN:
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17 JUNIO 2011
SELLOS:
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AUTORIZACIONESELABOR:Departamento de Organizacin y Mtodos
VO. BO:
RBRICAIng/Arq. Rubn Contreras CabreraJEFE DEL DEPARTAMENTO DE
ORGANIZACIN Y MTODOS
APROB:
RBRICA Dr. Arturo Mzquiz PeaDIRECTOR GENERAL DE PLANEACIN
AUTORIZ:
RBRICA Dr. Alfonso Petersen FarahSECRETARIO DE SALUD Y DIRECTOR
GENERAL DE SERVICIOS DE SALUD JALISCO
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CONTENIDO
I.
Introduccin y Objetivo de la Gua Objetivo de la Gua
2
II.
Generalidades Organigramas II.1 Concepto II.2 Contenido y
Divisin II.3 Limitaciones II.4 Niveles Jerrquicos
3
III.
Tipos, Clasificacin y Representacin de Organigramas III.1 Tipo
de Organigramas III.2 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo al
Contenido III.3 Clasificacin de Organigramas de Acuerdo a su
Formato
7 7 8 12 16 23 26 27
IV. V. VI.
Criterios de Elaboracin de Organigramas Estructurales Diseo de
Organigramas Estructurales Glosario
VII. Colaboradores
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I.- INTRODUCCIN Y OBJETIVO DE LA GUAEn conformidad con las
atribuciones que confiere el Reglamento de la Ley de Creacin del
Organismo Pblico Descentralizado Servicios de Salud Jalisco, el
Departamento de Organizacin y Mtodos de la Direccin General de
Planeacin, presenta la Gua Tcnica para Elaborar Organigramas. Con
esta herramienta administrativa actualizada, se pretende facilitar
la elaboracin y actualizacin de los organigramas, as como
establecer las polticas y lineamientos tcnico-administrativos a los
que debern sujetarse las unidades administrativas para el diseo de
los mismos. Por lo tanto, sta gua, contribuye al logro de las
estrategias y lneas de accin del Programa Estatal de Salud y
coadyuva a la mejora continua en los servicios de salud, al tener
estructuras giles y sencillas que respondan a la razn de ser de las
unidades administrativas.
OBJETIVO DE LA GUAProporcionar a las unidades administrativas
del OPD Servicios de Salud Jalisco los elementos
tcnico-administrativos para elaborar organigramas y unificar as,
los criterios en torno a su contenido, diseo y presentacin. Esta
Gua tcnica tiene aplicacin en todas las reas que integran la
Secretara de Salud/ O. P. D. Servicios de Salud Jalisco.
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II.- GENERALIDADES SOBRE ORGANIGRAMASII.1 CONCEPTO. A lo largo
de la historia administrativa, se han manejado diversos conceptos y
nombres con que se designan las grficas en las que se representa la
estructura de una empresa o institucin, entre ellos tenemos: (1)
carta de organizacin, (2) diagrama de organizacin, (3) cartograma,
(4) ortograma, (5) organograma, (6) cuadro jerrquico (7)
organigrama, siendo ste ltimo el ms utilizado en el sector pblico.
Entre los conceptos ms utilizados est: Benjamn Franklin y Guillermo
Gmez Ceja1: Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna
de la organizacin formal de una empresa, sus relaciones, sus
niveles de jerarqua y las principales funciones que se desarrollan.
Direccin de Organizacin y Estudios Administrativos2. Es una grfica
objetiva de los sistemas organizacionales, y representan la
estructura orgnica formal de la organizacin, en la que cada puesto
esta representado por una figura que contiene el nombre del puesto,
lneas que muestran las relaciones de autoridad y responsabilidad
entre ellos. Direccin General de Modernizacin y Desarrollo
Administrativo3. Es la representacin Grfica de la estructura
orgnica de una institucin o de una de sus reas y debe reflejar en
forma esquemtica la descripcin de las unidades que la integran, su
respectiva relacin, niveles jerrquicos y canales formales de
comunicacin. Oficina de Gerencia y Presupuesto4. Es una gua o plano
de la organizacin en que se representan las unidades que la
componen y las relaciones de autoridad y comunicacin entre las
mismas. Tambin se define como instrumento auxiliar de la
administracin para representar la estructura de la organizacin; y
otros aspectos de la organizacin.
1
2
3
4
Benjamn Franklin y Guillermo Gmez Ceja. Organizacin y Mtodos, Un
Enfoque Competitivo. Editorial McGraw-Hill, Mxico 2002. Direccin
General de Organizacin y Estudios Administrativos. Gua Tcnica para
la Elaboracin de Organigramas. Gobierno del Estado de Jalisco.
Enero 1991. Direccin General de Modernizacin y Desarrollo
Administrativo. Gua Tcnica para la Elaboracin de Organigramas.
Gobierno del Estado de Sonora. Abril 2003. Oficina de Gerencia y
Presupuesto. Diseo de Diagramas de Organizacin: Su Aplicacin en la
Administracin Pblica. Puerto Rico. Febrero 1997SELLO
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George R. Terry, Ph. D.5 Es un cuadro sinttico que indica los
aspectos importantes de una estructura de organizacin, incluyendo
las principales funciones y sus relaciones, los canales de
supervisin y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su
funcin respectiva. Monografas.com6 Es una carta de organizacin es
un cuadro sinttico que indica los aspectos importantes de una
estructura de organizacin, incluyendo las principales funciones y
sus relaciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa
de cada empleado encargado de su funcin respectiva. Segn los
conceptos anteriores podemos concluir que un Organigrama es una gua
o plano que representa grficamente la estructura orgnica interna y
formal de una unidad administrativa de manera objetiva y global.
Los organigramas tienen como objetivo o finalidad la de mostrar:Un
esquema con los principales niveles jerrquicos; Las principales
procesos de trabajo (unidades de lnea y de asesoramiento); Muestra
grficamente la lnea de autoridad y comunicacin; Relacin grfica de
la autoridad con los colaboradores (subordinados); Seala las
unidades que se encuentran centralizadas o desconcentradas.
En la ciencia de la administracin, los organigramas sirven de
asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la
dependencia al reflejar grficamente la estructura organizativa de
sus procesos. En el rea de organizacin y mtodos, sirve para
reflejar la estructura as como velar por sus permanentes revisiones
y actualizaciones las cuales se dan a conocer en los manuales de
organizacin. Los organigramas no deben quedar inutilizados al
variar el ttulo o jerarqua de los puestos, es por eso que se emite
el siguiente lineamiento: Todos los diagramas de la organizacin se
debe elaborar con base en los procesos de trabajo de la unidad
administrativa y no en los puestos o reas que las componen. II.2
CONTENIDO Y DIVISIN Un organigrama elaborado independientemente del
manual de organizacin, debe contener diversos datos para su
identificacin, entre ellos (1) Ttulo del documento, (2) Nombre de
quin elabor, dictamin y autoriz el organigrama, y (3) el Grfico y
la simbologa utilizada en la representacin del mismo.
5 6
George R. Terry, Ph. D.Principios de la Administracin Editorial
CECSA. Mxico. Novena impresin marzo 1967 Monografas.com Pgina de
Internet
http://www.monografias.com/trabajos12/organ/organ.shtmlSELLO
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1OPD. Servicios de Salud JaliscoNombre de la Unidad Ao de
vigencia
3Director
Subdireccin
Subdireccin
Procesos de
Procesos de
Procesos de
Procesos de
Procesos de
2Elabor Dictamin Autoriz Nombre y cargo de quin elabor Nombre y
cargo de quin dictamin Nombre y cargo de quin autoriz
Los organigramas pueden dividirse para su mayor comprensin en
organigramas generales o especficos, los primeros muestran la
estructura general, dando de un solo vistazo las relaciones de los
principales procesos o componentes de la institucin y los
especficos, muestran el siguiente nivel de desagregacin, es decir,
la departamentalizacin o subprocesos en que se divide la
organizacin. Entre ms se desagregue un organigrama podr ser de
mayor utilidad en la comprensin de los mismos. (Ver Gua Tcnica para
Elaborar Manuales de Organizacin).
II.3 LIMITACIONES. Es bien sabido que uno de los elementos de
mayor relevancia e importancia en las dependencias son los seres
humanos y sus relaciones interpersonales, por lo que tratar de
incluir stas en una grfica denominada organigrama, sera imposible y
stos se convierten en instrumentos de alta complejidad. Por tal
motivo, enunciamos algunas ventajas y desventajas en los
organigramas:
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Ventajas 1. Obliga a sus autores aclarar sus ideas 2. Puede
apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de
trabajo. 3. Muestra quin depende de quin. 4. Indica algunas
peculiaridades importantes de la estructura de una dependencia, sus
puntos fuertes y dbiles. 5. Sirve como historia de los cambios,
instrumento de enseanza y como medio de informacin al pblico. 6.
Son apropiados para que los principios de organizacin operen. 7.
Indica a los administradores y al personal de nuevo ingreso, la
forma en que se integran a la organizacin. II.4 NIVELES
JERRQUICOS.
Desventajas 1. Muestran solamente las relaciones formales de
autoridad, dejando por fuera las informales y las relaciones de
informacin. 2. Imprecisin en el grado de autoridad disponible a los
distintos niveles aunque sta disminuye con lneas de apoyo. (un
organigrama con demasiadas lneas, pierde su practicidad). 3. Con
frecuencia indican la organizacin tal como debera de ser y como era
debido a la falta de actualizaciones. 4. Ocasiona confusin entre la
autoridad y el status. 5. No muestran las cargas de trabajo y
presentan informacin incompleta. 6. Son rgidos e inflexibles.
Los niveles se emplean para identificar procesos esenciales7 de
la organizacin y se refieren a la posicin relativa que ocupan stos
en los organigramas. Las posiciones en un mismo nivel horizontal,
tienen la misma importancia, jerrquica y se dibujan de izquierda a
derecha y por ltimo se ubican los procesos de apoyo.
7
Los procesos esenciales son aquellos que estn relacionados con
la misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u
OrgnicaSELLO
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III.- TIPOS, CLASIFICACIN Y REPRESENTACIN DE ORGANIGRAMASIII.1
TIPOS DE ORGANIGRAMAS.Existen varios tipos de organigramas para
reflejar una organizacin, no obstante que en sta gua se menciona
cada tipo, pero se profundizar en los de estructura orgnica mixta
(horizontal y vertical) que es la que comnmente se utilizan en la
administracin pblica del estado. Segn la unidad administrativa que
estn graficando, los organigramas se dividen en: Generales. Son
aquellos que se limita nicamente a las unidades o procesos de mayor
importancia.
Especficos: Son aquellos en los que se refleja un nivel ms de
desagregacin de los procesos de trabajo. EjemploOrganigrama
GeneralDireccin Gral. del Organismo
Direccin General
Direccin General
Direccin General
Organigrama EspecficoDireccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Departamento
Departamento
Organigrama General
Dir. de Regin Sanitaria
Coordinacin General
Coordinacin General
Coordinacin General
Organigrama Especfico
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Coordinacin
Area
rea
rea
rea
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III.2 CLASIFICACIN DE ORGANIGRAMAS DE ACUERDO AL CONTENIDO.En
trminos del contenido, los organigramas, se clasificarse en:
Organigramas Estructurales. Organigramas Funcionales. Organigramas
Matriciales. Organigramas de Integracin de Puestos. Organigramas
Ubicacin. Los organigramas estructurales son aquellos que tienen
por objeto la presentacin grafica de la estructura procesal
(Unidades Administrativas) de una institucin, as como de las
relaciones que se dan entre sus rganos. Ejemplo: de organigrama
estructuralJunta de Gobierno
Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Los organigramas funcionales son llamados tambin organigramas de
funciones, y tienen por objeto indicar en el cuerpo de cada unidad
o proceso, el nombre y las principales funciones vitales que debern
desempear cada una de ellas. Esto facilita el anlisis y comprensin
de todo lo que se lleva a cabo en dichas reas orgnicas que
conforman a la organizacin.SELLO
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Ejemplo: de organigrama funcional
Los organigramas matriciales son estructuras que crea lneas
duales de autoridad; combina dos formas de departamentalizacin: la
funcional y el servicio. La mejor ventaja de estos organigramas,
responde en poner juntos especialistas de la misma rama,
permitiendo agrupar y compartir recursos especializados a travs de
los productos o servicios. Su mayor desventaja es la dificultad de
coordinar las tareas de diversos especialistas funcionales para que
se termine su actividad a tiempo y dentro del presupuesto. Como
caracterstica especial de los organigramas matriciales, es que
rompe el concepto de unidad de mando, tal que en la estructura
matricial se tienen dos jefes, el funcional y el del producto o
servicio. El aspecto fuerte de la estructura matricial, yace en la
habilidad que se adquiere para coordinarse cuando la organizacin
tiene mltiples actividades complejas e interdependientes. Otra
ventaja es que facilita la asignacin eficaz de los especialistas.
Cuando los trabajadores con habilidades altamente especializadas
estn ubicados en un departamento funcional, o grupo de producto se
monopoliza y se subutilizan los talentos. La estructura matricial
logra ventajas de economas de escala al proporcionar a la
organizacin tantos recursos como una forma de asegurar su
utilizacin eficaz.
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Ejemplo:Divisin
organigrama matricial de una Subdireccin MdicaCardiologa
Urgencias Medicas Ginecologa Perinatologa y Neonatologa Oftalmologa
Urologa Laboratorio de Anlisis Clnicos
Servicio
Medicina Interna Gineco Obstetricia Pediatra Ciruga Servicios
Auxiliares de Diagnstico y Tratamiento Servicios Paramdicos
Los organigramas de integracin de puestos son aquellos que
incorporan dentro del marco de cada rea administrativa, los
diferentes puestos establecidos para la ejecucin de las funciones
asignadas, el nmero de plazas existentes o requeridas o tambin
denominadas por algunos autores, ocupadas y vacantes. Ejemplo:
organigrama de integracin de puestosPUESTO DIRECCIN GENERAL
DIRECTOR AUXILIAR SECRETARIAS E 4 1 1 2 R 4 1 1 2
PUESTO DIRECCIN DE REA A DIRECTOR ANALISTA SECRETARIAS E =
EXISTENTES/ OCUPADAS R = REQUERIDOS/ VACANTES
E 5 1 2 2
R 5 1 2 2
PUESTO DIRECCIN DE REA DIRECTOR ANALISTA SECRETARIAS
E 5 1 2 2
R 7 1 4 2
PUESTO DEPARTAMENTO A JEFE ANALISTA SECRETARIAS
E 12 1 6 3
R 15 1 8 4
PUESTO DEPARTAMENTO B JEFE ANALISTA SECRETARIAS
E 11 1 7 2
R 11 1 7 2
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Los organigramas de ubicacin son aquellos que integran a todo el
personal de la unidad administrativa, e incorporan en cada figura
geomtrica el rol que les toca jugar dentro de la unidad orgnica y
el nombre de los servidores pblicos que las ocupan. Los
organigramas de ubicacin no responden a la estructura orgnica ni
deben considerarse como oficiales, simplemente son de apoyo para la
organizacin y ayudan a identificar la ubicacin de cada persona sin
importar dnde se encuentra adscrito. Ejemplo: organigrama de
ubicacin
DIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Lic. Fidel Ortega Robles Director
de Asuntos Jurdicos
APOYO SECRETARIAL Tec. Aniqun Navarro Tapia Secretaria de
Direccin NOTIFICACIN Tec. Emma Ramrez Rosas Notificador
APOYO SECRETARIAL Tec. Isabel Torres Bordallo Secretaria de
Direccin
DEPTO. DE LEGISLACIN, DICTAMINACIN Y CONVENIOS Lic. J. Felix
Vargas Rivera Jefe de Departamento
DEPARTAMENTO DE LO CONTENCIOSO Lic.. Miguel Moreno Sandoval Jefe
de Departamento
APOYO SECRETARAL Tec. Mara de la Luz Fernndez Beltrn
Secretaria
APOYO SECRETARAL Tec. Adriana Rodrguez Quirio Secretaria
ABOGADO Lic. Juan Manuel Torres Bautista Abogado
ABOGADO Lic. David Snchez Gallo Abogado
ABOGADO Lic. Martn Carlos Mariscal lvarez Abogado
ABOGADO Lic. Beelinda Romero Chvez Abogado
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III.3 CLASIFICACIN DE ORGANIGRAMAS DE ACUERDO A SU FORMATO.En
trminos del formato o su representacin, los organigramas, se
dividen en: Verticales. Horizontales. Mixtos. De Bloque.
Circulares.
Los organigramas verticales: Son aquellos En la que la ms alta
jerarqua 8 se coloca en la parte superior y la ramificacin de los
rganos se presenta de arriba hacia abajo, ubicando las unidades en
renglones, cuyo distinto nivel representa su rango. Ejemplo:
organigrama vertical
Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Los organigramas horizontales: Son aquellos en los que el rea de
ms alta jerarqua se coloca a la izquierda y la ramificacin de las
unidades de izquierda a derecha. Los niveles jerrquicos se ubican
en columnas, sin olvidar que las reas que se encuentran en la parte
superior son los que responde a la razn de ser de la Unidad Orgnica
y las reas de que se encuentren hacia la parte inferior, sern
rganos de apoyo.
8
La jerarqua es el rango que posee un trabajador dentro de una
empresa, organismo o institucinSELLO
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Ejemplo: organigrama horizontalDireccin Subdireccin General
Direccin
Director General Direccin
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Los organigramas mixtos: Son aquellos que se combinan entre el
formato vertical para algunos niveles y el horizontal para
otros.Nota: Por facilidad de interpretacin y capacidad de
informacin, stos son los ms recomendados para los manuales de
organizacin.
Ejemplo: organigrama mixtoDirector General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
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Los organigramas de bloque: Son una variante de los organigramas
verticales y tienen la particularidad de representar un solo
bloque, todas las unidades en espacios ms reducidos, permitiendo la
aparicin en el grfico de los rganos ubicados en los ltimos niveles
Ejemplo: organigrama de bloqueDirector General
Director de Area A
Director de Area B
Direccin deArea C
1. Direccin 1.1. Departamento 1.2 Departamento 2. Direccin 2.1
Departamento 2.2 Departamento 2.3 Departamento
3. Direccin 3.1. Departamento 3.2 Departamento 4. Direccin 4.1
Departamento 4.2 Departamento
5. Direccin 5.1. Departamento 5.2 Departamento 6. Direccin 6.1
Departamento 6.2 Departamento
Los organigramas circulares : Son aquellos que tienen en el
centro del organigrama el rgano de ms alta jerarqua y sus
relaciones parten del centro hacia fuera, de igual forma con sus
unidades orgnicas de diferentes niveles; con ello, forman crculos
concntricos alrededor de la ms alta jerarqua. Sin embargo no es
recomendable utilizarlo para utilizarse en estructuras de la
administracin pblica dado que visualmente es ms complejo y es de
difcil interpretacin.
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Ejemplo: organigrama circular
Departamento
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Direccin de rea
Direccin General
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Direccin de rea
Departamento
Departamento
Departamento
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IV.- CRITERIOS DE ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALESNo
existen reglas para disear un organigrama, pero s existe cierto
lenguaje tcnico administrativo que se compone de signos, figuras
geomtricas, prcticas aceptadas, conceptos convencionales, etc. con
el cual es necesario familiarizarse para lograr instrumentos
grficos correctos, comprensibles y uniformes que transmitan
informacin sobre la organizacin. Con esta finalidad el Departamento
de Organizacin y Mtodos, propone el presente lenguaje, mismos que
surgen de tratadistas y estudiosos en el campo de la organizacin,
as como de las prcticas o criterios que a travs de los aos se han
desarrollado por uso y costumbre en la administracin pblica. IV.1
NOMENCLATURA CONVENCIONAL: ELEMENTOS GRFICOS Como ya lo hemos
venido observando, los organigramas reflejan entre otros aspectos,
el patrn bsico de trabajo de una institucin por lo que son
importantes los siguientes aspectos. 1. 2. 3. 4. Las figuras
geomtricas. La ubicacin que se le da a cada unidad orgnica en el
organigrama. Las lneas de conexin. Los nombres de las Unidades
Administrativas u Orgnicas
Las figuras geomtricas: simbolizan o representan a las unidades
administrativas del organismo en el organigrama. Las figuras
sirven, para expresar grficamente algunas particularidades de las
unidades representadas, por lo tanto todas las figuras debern ser
de preferencia rectangular y todas del mismo tamao o dimensin. Se
recomienda que siempre estn con lnea delgada (ver tabla de
nomenclatura). La ubicacin que se le da a cada unidad
administrativa u orgnica en el organigrama depende de las
relaciones de los procesos esenciales del organismo, poniendo al
rgano de direccin y las unidades de staff en la parte superior y
las reas que representan los procesos vitales (componente de lnea u
operacional), de izquierda a derecha segn se da respuesta a la
misin o razn de ser y a continuacin las reas de apoyo, es decir, si
se trata de una organizacin dedicada a otorgar servicios de salud,
entonces los primeros componentes sern los que otorgan los
servicios mdicos y hospitalarios, despus las reas de servicios
auxiliares, y al ltimo las reas de logstica y administracin que son
las apoyan a todos.
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Los organigramas se componen de tres partes, en la primera se
ubica la alta direccin, en el centro se encuentra el staff que son
las unidades de asesoramiento y de servicios auxiliares, en el
tercer componente se encuentran las unidades de lnea u operacional.
En la ubicacin de las unidades por niveles jerrquicos, hay que
considerar lo siguiente: En la parte superior del organigrama se
representan los rganos de gobierno de la dependencia u organismo
con sus respectivas unidades de staff (ubicadas por importancia) y
en la parte inferior del organigrama se colocan las unidades de
lnea u operacional que son las que desarrollan las funciones ms
importantes de la institucin u organismo ubicadas en trminos de la
razn de ser o misin. En el staff se encuentran todas las reas que
prestan un servicio especializado en asesoramiento consultivo o
servicios auxiliares, en el primero se consideran las unidades que
requieren directa y estrecha vinculacin con la alta direccin a la
cual sirve, stas unidades tienen facultad para investigar y
recomendar. En cuanto a la unidad de servicios auxiliares, se ubica
por debajo del nivel de staff de asesoramiento consultivo y tienen
la facultad de asesorar a la cabeza del organismo o a otros
funcionarios de ste, adems tienen autoridad funcional sobre las
dems reas del organismo. Ejemplo: Niveles jerrquicos:Director
General del OrganismoStaff de Asesoramiento Staff de Servicios
Aux.
Primer Nivel Jerrquico
Direccin General
Direccin General
Segundo Nivel Jerrquico
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Tercer Nivel Jerrquico
Las lneas de conexin: Nos indican los diferentes tipos de
relaciones existentes entre las unidades que integran la estructura
orgnica del organismo. Estas lneas debern utilizarse en un trazo ms
grueso que las lneas de los rectngulos del organigrama y no deben
adelgazarse a medida que descienda a los niveles inferiores. Adems,
debe evitar el cruce de lneas, por lo que se recomienda estudiar el
diseo (ver tabla de la pg. 21).SELLO
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Existen varios tipos de lneas que representan: Relacin de
Autoridad o Jerarqua Lineal.Es aquella que implica una subordinacin
entre los responsables de las unidades administrativas con sus
subalternos. Ejemplo: Relacin de autoridad o jerarqua lineal:
Director General
Subdireccin General
Subdireccin General
Subdireccin General
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Direccin
Relacin de Autoridad o Jerarqua funcional.- Es aquella que
representa mando especializado y no dependencia jerrquica. La
autoridad funcional se presenta en forma paralela a la autoridad
lineal (1) entre un rgano y un subordinado de otro rgano, (2) entre
rganos de un mismo nivel jerrquico, (3) entre unidades del
organismo central y los rganos desconcentrados. Ejemplo Jerarqua
funcional:
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rgano de Gobierno
Autoridad funcionalDireccin General Direccin General Direccin
General
Autoridad funcional
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Autoridad funcionalDesconcentrado o Descentralizado
Relacin de Asesora STAFF.Son rganos que proporcionan asistencia
tcnica y especializada a los rganos de mando y de lnea. o Interna.-
Son aquellos rganos de carcter permanente y pertenecen a la
organizacin, de stos, hay dos tipos, los que trabajan
permanentemente y aquellos que nicamente sesionan espordicamente. o
Externa.Son aquellos rganos que no pertenecen a la institucin, de
stos existen dos tipos, las que reciben recursos de la institucin y
las que no los reciben. Ejemplo: relacin de asesora:rgano de
GobiernoAsesora Externa Asesora Interna Asesora ExternaNo recibe
recursos del Organismo Recibe recursos del Organismo
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
SELLO
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Relacin de Coordinacin o colaboracin.- Es aquella que tiene por
objeto interrelacionar las actividades que realizan diversas reas
orgnicas, la cual puede darse entre unidades de un mismo nivel o
entre unidades del rgano central a los desconcentrados. Ejemplo:
coordinacin o colaboracin
rgano de Gobierno
Direccin General Coordinacin o Colaboracin
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Organo Desconcentrado
Coordinacin o Colaboracin
Relacin con rganos Descentralizados y Desconcentrados.- Es
aquella que tiene por objeto representar a los rganos
descentralizados y desconcentrados con que cuenta la institucin. o
o Descentralizados.- Este tipo de rgano son aquellos que tienen
patrimonio propio y personalidad jurdica. Desconcentrados.- Son
aquellos rganos que estn jerrquicamente subordinados a una entidad
y que tienen autonoma operativa por funcin para resolver sobre la
materia dentro del mbito regional.
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Ejemplo: relacin de rganos desconcentrados y
descentralizados:rgano de Gobierno
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
rgano Desconcentrado
rgano Descentralizado
Relacin con Comits.- Son aquellas unidades internas o externas
que se integran por personas seleccionadas para examinar, verificar
y aprobar ciertos asuntos de carcter provisional, por lo que no
modifican la estructura orgnica. Ejemplo: comits:rgano de
Gobierno
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
rgano Desconcentrado
rgano Descentralizado
SELLO
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Relacin con Comisiones.- Son aquellas reas internas o externas
que colaboran de manera permanente o accidental en el desempeo de
servicios de carcter pblico, con la facultad de realizar alguna
gestin. Cuando se incluyan estas comisiones en el organigrama,
deber tomarse en cuenta si se trata de una comisin
intersecretarial, Desconcentrada o Internas de Administracin a
saber: o Intersecretariales.- Son las integradas por los
representantes de diversas instituciones para coordinar
determinadas acciones de dos o ms organismos. o Desconcentradas.-
Son aquellas que tienen facultades de decisin, pero estn sujetas a
la planeacin y control de sus actividades por el rgano del cual
dependen, aunque cuenten con cierta autonoma. o Internas de
Administracin.- estas comisiones dependen directamente del titular
de la dependencia u organismo.rgano de Gobierno
Comisin Interna
Comisin de Administracin Intersecretarial
Direccin General
Direccin General
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Direccin de rea
Comisin Desconcentrada
Los Nombres de las unidades administrativas u orgnicas: Es de
vital importancia que el nombre de las unidades administrativas u
orgnicas aparezca sin abreviaturas y que sta corresponda
principalmente al proceso de trabajo que realiza dicha unidad en
forma breve y concisa, de tal manera que no surjan dudas en la
comprensin, anlisis o diseo de los organigramas.Nota: La
nomenclatura debe reflejar el proceso principal de trabajo, no el
nombre del puesto del servidor pblico.
Correcto
Incorrecto
Departamento de Auditora Direccin de Planeacin
Jefe de Departamento de Auditora Director de Planeacin
SELLO
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V.- DISEO DE ORGANIGRAMAS ESTRUCTURALESPara dibujar o
representar organigramas estructurales, deberemos de seguir los
siguientes criterios o elementos grficos de diseo, mismos que
pueden ser utilizados para representar todo tipo de organigrama, a
excepcin de los matriciales: Smbolos y referencias convencionales
de mayor uso: Las lneas llenas sin interrupcin son aquellas que
indican la autoridad formal, la relacin de lneas de mando, la
comunicacin y la va jerrquica. Las lneas verticales indican
autoridad sobre Las lneas horizontales sealan la especializacin y
la correlacin Cuando la lnea cae sobre la parte media y por encima
del recuadro, indica mando Cuando la lnea se coloca perpendicular a
otra indica asesoramiento. Las lneas discontinuas por debajo del
grfico, indica relacin den unidades desconcentradas y
descentralizadas. Las figuras geomtricas a utilizar siempre sern de
forma rectangular y todos deben ser de un mismo tamao; dicho de
otra manera, el tamao de los recuadros no indica diferencia
jerrquica, dado que esto se refleja por niveles (ver Ubicacin que
se le da a cada unidad orgnica en el organigrama pg. 16). Un
recuadro indica autonoma Un rectngulo con lnea continua indica una
unidad de trabajo permanente y forma parte de la organizacin.
Rectngulo formado por lnea discontinua, indica que no pertenece a
la institucin o bien son comisiones o comits internas. Smbolo
Utilizado para Representar1) A unidades permanentes de trabajo
propias del organismo o institucin o que forman parte de ste. 2) A
unidades descentralizadas y desconcentradas del organismo o
institucin 3) A unidades externas del organismo o institucin y que
recibe recursos de ste. 1) A unidades internas que sesionan
espordicamente como lo son las que se encuentran en staff
(comisiones y comits). 2) A unidades externas que sesionan
espordicamente y no reciben recursos del organismo o institucin
(Consejos ciudadanos. 3) A unidades que conforman en cierta manera
al organismo o institucin (Juntas de Gobierno)
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Smbolo
Utilizado para RepresentarLa jerarqua lineal que existe en el
organismo o institucin, siempre debe de ir ms gruesa que las lneas
de las figuras geomtricas. 1) Si la lnea sale por la parte inferior
de una figura geomtrica y se conecta a otra en la parte superior o
en uno de sus lados, indica, que tiene jerarqua lineal. La relacin
que existe entre el director de la organizacin o institucin, con
sus asesores consultivos externos y siempre se conecta de la parte
inferior de la figura geomtrica y se conecta a otra figura en uno
de los lados. La coordinacin que existe entre las diversas reas del
organismo o institucin: 1) Si la lnea punteada sale por la parte
inferior de la figura geomtrica y se une a otra por tambin por la
parte inferior, indica que tienen que coordinarse o colaborar entre
ellas para lograr un fin determinado. 2) Si la lnea punteada sale
por la parte inferior de una figura geomtrica y se conecta a otra
en la parte superior, indica, que tiene jerarqua funcional. La
divisin visual que existe entre las unidades descentralizadas y
desconcentradas del organismo o institucin, se coloca en la parte
inferior del organigrama de lado a lado con lnea gruesa, y debajo
de esta se ubican las figuras geomtricas que representan dichas
unidades.
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Ejemplos de Organigramas Estructurales Mixtos Incorrecto
Correcto
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VI.- GlosarioOrganigrama:
Es una gua o plano que representa grficamente la estructura
orgnica interna y formal de una unidad administrativa de manera
objetiva y global. La jerarqua es el rango que posee un trabajador
dentro de una empresa, organismo o institucin. Es la posicin
relativa que ocupan las reas administrativas y orgnicas dentro de
los organigramas. Conjunto o secuencia de procedimientos
sistemticos que transforman los insumos de informacin, materiales y
recursos humanos en productos y servicios que satisfacen a los
clientes o usuarios. Son aquellos que estn relacionados con la
misin y naturaleza de la Unidad Administrativa u Orgnica.
Jerarqua Nivel JerrquicoProceso
Procesos Esenciales
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VIII. COLABORADORES
Jefe del Departamento de Organizacin y Mtodos Ing/Arq. Rubn
Contreras Cabrera MDOH.
Asesores en Sistemas Organizacionales Lic. Gianello Osvaldo
Castellanos Arce Lic. Claudia Judith Gonzlez Ochoa Lic. Laura
Leticia Prez Peralta Lic. Claudia Guadalupe Rea Hernndez Lic. Mnica
Urza Casas Lic. Alicia Margarita Orozco Prez Lic. Adolfo Montao
Rubio
Tel. de atencin a usuarios (33) 3030 5014 y 5015
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