GUÍA METODOLOGICA DE FONDOS ACUMULADOS

GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE

VALORACION DOCUMENTAL - TVD

El reto frente a la organización de los fondos acumulados

COLOMBIA

Bogotá, D.C. 2003

LUIS FERNANDO SIERRA E.

GUIA METODOLOGICA PARA LA ELABORACIÓN DE

TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL - TVD

El reto frente a la organización de los fondos acumulados

Elaborado por:

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR Profesional en Sistemas de Información,

Bibliotecólogo y Archivista. (Candidato)

Universidad de la Salle

Correo Electrónico: [email protected]

BOGOTA D.C. Octubre de 2003

CONTENIDO

Página

INTRODUCCIÓN Capitulo I 1. TEORIA ARCHIVISTICA FONDOS ACUMULADOS

1.1 Definición 1.2 Procesos de Valoración

1.2.1 Valoración documental 1.3 Tratamiento de Fondos Acumulados

1.3.1 Principio de procedencia 1.3.2 Principio de orden original

1.4 La Descripción Documental 1.4.1 Denominación del fondo acumulado

1.5 Base Legal 1.6 Metodología organización de fondos acumulados

Capitulo II 2. TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL – TVD

2.1 Definición 2.2 Objeto 2.3 Alcance 2.4 Plan de Acción 2.5 Metodología Aplicación Tablas de Valoración Documental

Capitulo III 3. PASOS METODOLOGICOS PARA LA ELABORACIÓN DE LA TVD

3.1 Estudio Cuantitativo y Cualitativo a Nivel Archivístico 3.1.1 Elementos a evaluar

3.2 Estudios Institucionales 3.2.1 Evolución de la estructura orgánica de la institución

3.3 El Cuadro de Clasificación Documental (CCD) 3.3.1 Definición del cuadro de clasificación 3.3.2 Utilidad del cuadro de clasificación 3.3.3 Elementos de todo cuadro

3.4 Propuesta Tabla de Valoración Documental 3.4.1 Elementos de toda tabla de valoración

3.5 Presentación Tabla de Valoración Documental

Capitulo IV 4. DEFINICIONES BIBLIOGRAFÍA Anexos

INTRODUCCION

La gestión cotidiana en las organizaciones genera grandes masas de

documentos que requieren una disposición que permita a los usuarios

acceder a ello cuando así lo demanden. Esto conduce a crear condiciones de

ubicación, localización e identificación de cada unidad documental cuando

ellas se encuentran en los depósitos de archivo.

El presente documento compila experiencias y sustentos Administrativos y

teóricos que fueron expuestos en guías, manuales, reglamentos, resoluciones

etc., de diversas entidades del orden tanto publico como privado, que en

algún momento de su gestión se vieron enfrentados en la organización de sus

archivos.

Mi experiencia frente a la organización de archivos, y consiente de la

necesidad del desarrollo de la gestión documental al interior de la

organización y de instruir sobre los procedimientos para organizar y unificar

criterios, me impulso a la elaboración de este texto sobre la construcción de

las TVD, y colocar al alcance de Archivistas, Estudiantes y demás personas

interesadas en el tema de los Fondos Acumulados la presente Guía

Metodologíca que pretende dar a conocer fundamentos teóricos y prácticos,

que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una

de las organizaciones.

Dentro de las nuevas políticas archivísticas para Colombia, fue necesario

definir criterios a nivel de las Tablas de Valoración Documental TVD frente a;

conservación, normalización, control y facilidad de consulta de la información.

Para ello se definieron lineamientos sobre:

• Etapas para elaborar los Cuadros de Clasificación

• La aplicación de los Cuadros de Evolución de Estructuras Orgánicas.

• Descripción de pasos para elaborar las Tablas de Valoración

• La aplicación de la TVD

De la aplicación y el cumplimiento metódico de la presente guía, depende el

éxito en la organización del fondo acumulado y la recuperación de la Memoria

Institucional y documental.

Guía Metodología Para la Elaboración de las Tablas de Valoración Documental

LUIS FERNANDO SIERRA ESCOBAR 7

CAPITULO I

1.1 DEFINICIÓN

Son documentos reunidos por

una entidad en el transcurso de

su vida institucional sin ningún

criterio archivístico de

organización sin las mínimas

condiciones de conservación y

con pocas posibilidades de ser

fuente de información y de

consulta eficiente para los usuarios

1.2 PROCESOS DE VALORACIÓN

De acuerdo con su ciclo vital, el Fondo

Acumulado, se forman con los

documentos del Archivo Central o

Históricos, que adquieren un valor

permanente. No se eliminan y se

protegen para la investigación, la

academia, la historia, la ciencia y la

cultura. Por este motivo es importante



establecer la fecha a partir de la cual se deben adelantar los procesos de

organización documental para este tipo de fondos, pudiendo ser en un

principio la documentación que por su antigüedad supere los 30 años, o en

segunda instancia siguiendo el Acuerdo 039 de 2002 del Archivo General de

la Nación (AGN), el cual contempla que el conjunto de la de la

documentación producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de

Retención Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina

técnicamente fondo acumulado y será sometida a un proceso de

organización y su resultado será la Tabla de Valoración Documental (TVD)

1.2.1 Valoración Documental Para la elaboración de las TVD, los documentos de los Fondos Acumulados,

se analizarán desde una triple perspectiva: “la trascendencia como testimonio

de la Entidad, la trascendencia de la actuación de la administración y la

trascendencia de la sociedad en su conjunto, para cada dependencia.” 1

Siguiendo las directrices del Archivo General de la Nación AGN en su

Reglamento General de Archivos para Colombia, define valoración

documental como: “proceso por el cual se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en

las diferentes fases de archivo”. En este orden de ideas los valores a evaluar

son los siguientes:

1 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales, 1992. p.57.



IINNTTEERREESSAANN AA LLAA EENNTTIIDDAADD PPRROODDUUCCTTOORRAA

YY AALL IINNIICCIIAADDOORR Aspectos

Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico

PPRRIIMMAARRIIOOSS

Existen en

Su trámite Su vigencia Su plazo precaucional

IINNTTEERREESSAANN AA LLAA IINNVVEESSTTIIGGAACCIIÓÓNN YY AA LLAA HHIISSTTOORRIIAA

Clasificación

Predecibles Evidénciales No predecibles

VV AA LL OO RR EE SS

DD OO CC UU MM EE NN TT OO SS

SSEECCUUNNDDAARRIIOOSS

Se juzgan para

Destrucción Conservación permanente

Fuente: Archivo General de la Nación - Colombia 1.3 TRATAMIENTO DE FONDOS ACUMULADOS

Para definir la disposición final del

conjunto de la documentación que

haya sido producida y conservados,

las entidades deberán adelantar el

análisis de sus Fondos

Acumulados, aplicando los

principios por los cuales se rige la

organización de los documentos en



el archivo, estos son el respeto al origen o procedencia y el respeto al orden

natural u original de los documentos, los cuales están dados por cada

dependencia.

1.3.1 Principio de Procedencia Este es el principio fundamental de la practica archivística moderna.

Básicamente significa que “los archivos de quien creo los documentos no

deben ser mezclados con los creados por otros”.

Defendido como la conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenecen. “Este principio se constituye en

fundamento de la función archivística, su entendimiento y aplicación en el

proceso de elaboración de tablas valoración documental y soluciona el

tradicional obstáculo que se opone a la fácil consulta y acceso de los

archivos”2

ENTIDAD PRODUCTORA FONDO

ALCALDÍA MUNICIPAL MEDILLIN JUZGADO PENAL MUNICIPAL ARCHIVO MUNICIPAL

ALCALDÍA

JUZGADOS MARIANO OSPINA R.

2 COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Guía Practica Para la Elaboración de Tablas de Retención Documental: Documento de Trabajo. 1 ed. Santafé de Bogotá: AGD, 2001. 55 p.: il



1.3.2 Principio de Orden Original

Tal como fue formulado en Alemania, sostiene que los documentos “deben

ser mantenidos en el orden y con las identificaciones que recibieron en el

curso de la actividad oficial de la dependencia que los manejo”.

Definido por el AGN como: conservación de los documentos dentro del fondo

documental manteniendo la estructura que tuvo durante su servicio activo,

“para efectos de elaboración de TVD debe ser entendido como el principio

que hace referencia a la secuencia lógica, en la que se producen los

documentos, en la ejecución de los trámites para la resolución de los

diferentes asuntos”3

DOCUMENTO ORDEN

- Orden de pago - Autorización de pago - Contrato - Recibos y/o facturas - Póliza - Informe - Acta de entrega

05-Enero-2002 18-Febrero-2002 25-Febrero-2002 10-Marzo-2002 15-Marzo-2002 10-Mayo-2002 30-Junio-2002

1.4 LA DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL El fondo de una entidad lo constituyen tanto la documentación producida por

la misma como la que recibe. Una entidad genera información en tres

3 Guía Practica Para la Elaboración de Tablas de Retención Documental. Op cit., p.6



direcciones: Para ella misma, Hacia otras instituciones, Desde otras

instituciones.

Con el fin de facilitar la comprensión y la organización de los fondos

acumulados, se presentan las siguientes divisiones a las diversas

agrupaciones documentales que se constituyen en el patrimonio documental:

Fuente: Primer curso de capacitación en Archivística - AGD 1.4.1 Denominación del Fondo El fondo se denomina con el nombre completo de la Entidad Productora

(Institución o Persona).

TIPO DE FONDO

DENOMINACIÓN

- Fondos generados por instituciones

- Gobernación del Departamento de Cundinamarca

- Fondos generados por personas

- Mariano Ospina Rodríguez

- Entidades productoras cuyo nombre a variado a través del tiempo

- Alcaldía Municipal de Medellín / Alcaldía Ordinaria del Distrito de Medellín



1.5 BASE LEGAL

Ley 594 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la ley general

de archivos y se dicta otras disposiciones”

Ley 734 de febrero 5 de 2002 “Por la cual se expide el Código

Disciplinario Único”

Decreto 1382 de agosto 18 de 1995 “Por el cual se reglamenta la ley

80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de

los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan

otras disposiciones”

Acuerdo 11 de mayo 22 de 1996 “Por el cual se establece criterios de

conservación y organización de documentos”

Acuerdo 39 de octubre 31 de 2002 “Por el cual se regula el

procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención

Documental”

1.6 METODOLOGÍA ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS

Estos procedimientos, procesos y metodologías, se plasman en las siguientes

paso, que en ocasiones se trabajan simultáneamente, en otras



consecutivamente y fueron expuestos en el II encuentro de Archivos e

Investigación. El caso de Bogotá:4

• Inventario preliminar de unidades de conservación

• Clasificación y ordenación: reubicación de las unidades de

conservación por principio de procedencia y orden original

(actualización inventarios)

• Cuadros de Clasificación

• Valoración documental: propuesta TVD

• Identificación de documentos afectados por biodeterioro

• Evaluación de condiciones medio ambientales y depósitos de doc.

4 SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organización de archivos: un objeto de investigación, Bogotá: Proyecto Desarrollo e implementación del Sistema Distrital de Administración de Archivos, Miércoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.



CAPITULO II

2.1 DEFINICION

Definido por el Archivo General de Distrito AGD

como: Producto del análisis y organización de un

fondo acumulado que presenta el listado de

agrupaciones documentales o series documentales

con anotación de sus fechas extremas, sus

valoración, su disposición final y los

procedimientos a seguir para aplicar la disposición

final.

2.2 OBJETO

El objetivo de la Tabla de Valoración

Documental es servir de instrumento

de soporte para recuperar la

memoria institucional mediante la

aplicación de criterios archivísticos y

que permitan realizar el plan de

transferencias secundarias



2.3 ALCANCE

El alcance de la Tabla de Valoración

Documental como elemento

archivístico es proporcionar, el

instrumento dentro del Programa

de Gestión Documental que

describe en forma sencilla y clara la

totalidad del fondo acumulado y se

convierte en la guía para la

organización, selección y expurgo

de los documentos, y se constituye en la base de las respectivas

transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad.

2.4 PLAN DE ACCIÓN Es el conjunto de acciones, que se presentan en forma ordenada y cuyo

objetivo es responder a corto, mediano y largo plazo con actividades concretas,

frente a la organización de los fondos acumulados y en la elaboración y

aplicación de las TVD, que es el tema que en este documento nos concierne.

La ejecución del plan deberá estar sujeto a la aprobación definitiva por parte

del Comité de Archivo de la entidad. Cada una de las acciones ejecutadas

requiere de un control, evaluación y ajuste sobre el cumplimiento de los logros

alcanzados con el fin de retroalimentar las etapas propuestas. La programación

de las actividades y su control, puede llevarse a cabo utilizando el instrumento

que se presenta a continuación:



PLAN DE ACCION

ENTIDAD : _______________________________________ FECHA: _____________

QUE? PARA QUE? COMO? CUANDO? QUIEN? CONQ QUE? ACCION OBJETIVO ACTIVIDADES F.I F.C F.T RESPONSABI

LIDAD RECURSOS RESULTADO

Fuente: Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA F.I= FECHA INICIAL F.C= FECHA CONTROL F.T = FECHA TERMINACIÓN

2.5 METODOLOGÍA APLICACIÓN TVD5

Una vez aprobada la TVD se procede a su aplicación y opera a partir del archivo

central o Histórico, para lo cual en primera instancia se debe adelantar las

siguientes acciones:

• Capacitación: Aplicación TVD

• Selección: retiro de la documentación que ha perdido sus valores

primarios y no posee secundarios, acorde con las TVD

• Foliación

• Eliminación: elaboración inventarios

• Preparación física de la documentación a conservar: limpieza, retiro

de material metálico y sustitución de unidades de conservación.

• Inventario: actualización

5 SOLANO, op. cit., p. 6



CAPITULO III

Cualquier entidad necesita un soporte funcional y administrativo

que le permitan desarrollarse adecuadamente, ya que sin

documentos e información los organismos no podrían ser

administrados adecuadamente en forma eficaz. Ello implica que con

la elaboración de la Tabla de Valoración Documental se reconstruye

como era y como funcionaba la entidad que produjo el Fondo

Acumulado a intervenir. Es necesario entonces aplicar en forma

practica los pasos que se presenta a continuación para adelantar los

procesos de diagnostico, investigación, plan de acción y la

propuesta de la TVD.

3.1 ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL ARCHIVÍSTICO Y DE CONSERVACIÓN

Es la fase de la metodología para la

elaboración de las TVD, a través del cual se

identifica y analiza la situación real del

archivo y la conservación de documentos

frente a los diferentes factores internos y

externos que inciden en ella, para precisar las causas sobre las cuales se

debe actuar. Dependiendo de características tales como tamaño de la

organización, volumen documental, naturaleza y uso de la información.



3.1.1 Elementos a Evaluar Este procedimiento permitirá reunir todos los datos que se puedan extraer

relacionadas con los antecedentes, hechos y situaciones alusivas al fondo

acumulado en estudio. Los datos deberán aportar información sobre el acervo

documental en cuanto a origen, funciones, flujo de la información,

conservación, cantidad, ubicación y estado físico.

ELEMENTOS A EVALUAR A NIVEL ARCHIVISTICO Y DE CONSERVACION6

Capacitación en el área

TALENTO HUMANO

Experiencia

Características del soporte

Conservación documental

RECURSOS DOCUMENTALES

Valorares de los documentos

Ubicación

Funcionalidad

RECURSOS LOCATIVOS

Condiciones físicas y de seguridad

6 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE. Guía para la asistencia en administración documental. Medellín: SENA, 1995. 54 p.



Para el desarrollo del proceso de elaboración de las Tablas de Valoración

Documental, el uso de fuentes documentales será siempre necesario. La

identificación de las fuentes, como el levantamiento de los datos dependen de

la habilidad del Profesional en Sistemas de Información, Bibliotecología y

Archivística y el personal auxiliar para el desarrollo de esta actividad. Sin

embargo, para facilitar el desarrollo de este paso del cual dependen los demás,

este documento suministra algunos formatos que podrán ser modificados

según las necesidades que surjan en cada caso, pero que permiten evaluar los

elementos más importantes dentro de la organización de los fondos

acumulados.

La evaluación a nivel cualitativo permitirá

visualizar, detectar y apreciar la situación

real del Fondo Acumulado, identificando

(Datos del Archivo, Planta física, Sistemas

de Clasificación, Ordenación, Consulta e

instrumentos de recuperación, Plazos de

retención y Conservación). El Anexo A nos

presenta un modelo para realizar el estudio

de los recursos documentales y locativos.

La evaluación a nivel cuantitativo a través

del Inventario, se puede identificar a nivel

documental el estado físico, deterioro

biológico y las unidades de conservación

(Carpetas, AZ, Legajos, Tomos, Libros,

paquetes entre otros. Puede ejecutarse

aplicando el formato que se presentan el

Anexo B.



3.2 ESTUDIOS INSTITUCIONALES

Algunas veces, por la antigüedad de los

documentos, se desconocen las fuentes de

información pertinentes para llevar ha cabo

esta tarea. En estos casos, es necesario

identificar esas instituciones, reconstruir su

estructura organizativa y averiguar cuales

fueron sus funciones y actividades, los pasos a

seguir serian los siguientes:

Fuentes Primarias: Esta se aplica en los casos en que la información se

pueda obtener directamente de las personas que conozcan el desarrollo

institucional y para recopilar testimonios que exigen respuestas más

detalladas y precisas ya que en ellas se soporta las actividades de

organización del Fondo Acumulado

Fuentes Secundarias: Esta se aplica para ampliar el conocimiento,

mejorar la comprensión y análisis del caso en estudio haciendo uso de

información documental y bibliográfica. Este acercamiento se soporta en

la búsqueda de Actos administrativos de creación de la entidad,

Organigramas, Actos administrativos de codificación institucional,

Legislación contemporánea de la entidad que se esta tratando y la

relación histórica de funciones asignadas a cada de las unidades

administrativas.



3.2.1 Evolución de La Estructura Orgánica de la Institución

Como resultado de la etapa anterior de

recopilación de las fuentes primarias y

secundarias, el personal encargado de esta

actividad diligenciara Los Cuadros de

Evolución de Estructuras Orgánicas del

Fondo Acumulado, el cual brinda los

siguientes resultados:

Definir el nombre de la entidad orgánica, de donde provienen los

documentos.

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad orgánica.

Precisar las funciones y actividades que correspondan a la entidad

orgánica y a cada una de sus partes.

Definir con precisión los permanentes cambios, o modificaciones que

durante diversos periodos históricos hayan afectado a la entidad.

Formar series de expedientes referidos a cada una de las partes de la

entidad orgánica.

“El CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS, debe

elaborarse por dependencia para mayor claridad e interpretación de los

datos” 7. A continuación se señala el modelo que deberá considerar en este

sentido:

7 PROYECTO “DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA UNICO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”. Curso taller para ajustes y aplicación de Tabla de Retención Documental. Bogotá. D.C.: Secretaria General, 2001. 12 p.



CUADRO EVOLUTIVO DE ESTRUCTURAS ORGANICAS

DEPENDENCIA__________________________________

FUNCIONES ANTERIORES

FUNCIONES ACTUALES

DOCUMENTOS QUE GENERA

ACTO ADTIVO:________ FUNCIONES:

ACTO ADTIVO:_______ FUNCIONES:

3.3 EL CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL (CCD)

A partir del análisis de la información

compilada que ha obtenido de las

fuentes documentales. Se puede

construir la propuesta del Cuadro de

Clasificación, en términos básicos

podría definirse el CCD como “la

herramienta que nos permite codificar

e identificar cada oficina con sus

respectivas series, subseries y

tipologías documentales”8, para todas las dependencias que se

reconstruyeron en el fondo acumulado a organizar.

8 Fuente: Proyecto Archivo Universidad de la Salle.



Esquema Conceptual de la Clasificación de Archivos

Fuente: Archivo Histórico – Pontificia Universidad Javeriana

3.3.1 Definición del cuadro de clasificación documental

Para el desarrollo del

presente documento se

debe recordar que la

Propuesta de

Reglamento General de

Archivos para el Distrito

Capital, define cuadro

de clasificación como:

sistema de clasificación

elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de una

Entidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional de un

fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base

especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y

procedimientos de una Entidad. De acuerdo con la metodología divulgada



por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del

formato de la Tabla de Valoración Documental - TVD se encuentra el cuadro

de clasificación correspondiente.

3.3.2 Utilidad del Cuadro de Clasificación

El fondo acumulado esta

compuesto por todos aquellos

documentos que se produjeron a

lo largo de su vida institucional y

la ejecución de las funciones

propias asignadas a cada una de

las dependencias. La aplicación

del Cuadro de Clasificación,

consiste en que los documentos

de cada dependencia de acuerdo

a sus funciones se separan y se agrupan a través de la serie a la que

pertenecen la cual fue definida con anterioridad en el CCD.

3.3.3 Elementos de Todo Cuadro

A partir de una clasificación lógica, que permita conocer el fondo, sus mutuas

relaciones y sus subdivisiones, se diagrama un formato para el Cuadro de

Clasificación Documental, que concibe tres áreas:

El siguiente corresponde a un ejemplo que ilustra la forma en que se debe

diligenciar cada campo del formato del CCD, para cada una de las

Dependencias identificadas en el Fondo Acumulado.



DENOMINACIÓN ORGANIZACIÓN

LOGOTIPO CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL SECCION DOCUMENTAL

SUBSECCION DOCUMENTAL

SERIES GENERALES CODIGO

Dependencia Serie Subserie

Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental

Años Extremos

NOTA ACLARATORIA:

SERIES ESPECIFICAS CODIGO

Dependencia Serie Subserie

Nombre , Asunto, Serie, Subserie y tipología Documental

Años Extremos

NOTA ACLARATORIA: Fuente: Proyecto Archivo – Universidad de la Salle

Encabezamiento: Con datos comunes a todos los asientos del formato - Fondo Documental: Corresponde a los datos de la entidad.

- Sección Documental: nombre de la dependencia o unidad

administrativa de superior jerarquía

- Subsección Doc: nombre de la unidad administrativa que produce y

conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones



Encolumnado Con la incorporación de todas las series, subseries documentales y tipos

documentales de cada dependencia nos dará un conocimiento claro y rápido

de los documentos que produce cada gestión administrativa.

- Codificación de Unidades Administrativas: La codificación de

oficinas se desarrolla basándose en el código asignado mediante norma

interna de la institución a cada una de las unidades según corresponda,

adaptándose el siguiente esquema por código y oficina.

22400 GRUPO RECURSOS HUMANOS

CODIGO DEPENDENCIA DENOMINACIÓN DEPENDENCIA



- Codificación de Series Documentales: La codificación de series y

subseries documentales se estructura de acuerdo a la definición del numero

de series que se generen en cada dependencia. Existiendo un numero propio

para cada serie, en el caso de existir subseries documentales se identifican

con un punto después del código de la serie.

1.1

CODIGO SERIE

CODIGO SUBSERIE

Existen dos división en la codificación de las series:

Series Generales: Se refieren a documentos administrativos que son

comunes en todas las dependencias, también conocidos como documentos

Facilitativos, ya sea por información, consulta o tramite. Su codificación es

igual en todas las dependencias del fondo acumulado. Utilizando los primeros

dígitos del sistema de clasificación general.

Series Especificas: Los documentos característicos de cada oficina, con

base en sus funciones especificas. La codificación de cada una de estas series

es propia de la oficina. Se asigna un espacio No... números propios en cada

Unidad Administrativa.



NOMBRE FONDO ACUMULADO INDICE GENERAL CONSOLIDADO DE SERIES

Y SUBSERIES DOCUMENTALES

CODIGO SERIE

NOMBRE ASUNTO, SERIE

CODIGO SUBSERIE

NOMBRE ASUNTO, SUBSERIE

1. ACTAS 1.1 Actas del Comité Administrativo 1.2 Actas del Comité Interdisciplinario

Subsistema de Talento Humano 1.3 Actas del Consejo Directivo

2. CONTRATOS 2.1 Contratos de Consultoría 2.2 Contratos de Mantenimiento 2.3 Contratos de Prestación de Servicios

3. INFORMES 3.1 Informes de Gestión Los códigos del 1 al 30, están asignados para todas las series generales o en común de las diferentes dependencias del Fondo Acumulado

31. ASEO Y CAFETERIA

32. MANTENIMIENTO PLANTA FÍSICA 32.1 Reparaciones e Instalaciones

Locativas 32.2 Compras y adquisición de Elementos

Los códigos del 31 al 39, están asignados al Grupo de Servicios Generales Los códigos del 40 al 59, están asignados al Grupo de Recursos Humanos

Fuente: Proyecto Archivo – Universidad de la Salle - Denominación de Series: Las series y subseries documentales

deben reflejar los documentos generados o recibidos en razón a las

funciones asignadas a cada dependencia, de acuerdo con su

competencia, para su definición los siguientes son elementos a tomar en

consideración: ( La oficina productora, El destinatario, La legislación, El

tramite administrativo, Los documentos que componen la serie simples o

compuestos, La ordenación de esos documentos y su contenido).

Es preciso anotar que por tratarse de fondos acumulados la

denominación de la serie documental puede encontrarse contenidas dos

o mas agrupaciones en un mismo legajo, tomo o asunto que contengan

varias series documental, así no respondan a los principios básicos de la

archivística.



Ejemplo: los documentos de la Alcaldía Ordinaria del Distrito de Medellín, en

la Secretaria de Hacienda y en la oficina de la Tesorería General, conforma

los grupos documentales Actas comité de compras, Créditos Nacionales,

Planillas de control de cuentas, Informes de caja menor, Boletín de tesorería.

Como están organizados en tomos debe respetarse esta organización, sin la

posibilidad de ser agrupados de acuerdo a la serie a la que pertenecen. Por lo

tanto la denominación de la serie seria Correspondencia y la Subserie

Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Envida y Recibida. Así

no responda a los criterios normalizados para la asignación de nombre a

Agrupaciones Documentales

Nombre Serie Doc.

Código de la Serie

Código de la Subserie

Código de Oficina

Nombre de la subserie

Años Extremos Tipología

Documental



- Años Extremos: al describir series y/o subseries documentales se

debe anotar. Las fechas inclusivas o fechas topes: Fecha de inicio y

término de la serie, Fechas aislada. Va entre paréntesis (1940) 1940 –

2000 y Fechas de lagunas que dar a conocer 1950 –1978 (Falta 1966 –

1971) etc.

Notas

Si se han creado series y agrupado diferentes tipos documentales o se

considera que alguna denominación puede producir dudas o conflictos de

interpretación, “el Cuadro de Clasificación llevara incorporadas cuantas

anotaciones sean necesarias.”9

22400/ 30 INFORMACION INTERNA - Comunicaciones internas generales - Solicitudes de información - Comunicados entre jefatura y personal

Nota Aclaratoria: Escritos remitidos por otras oficinas por su función informativa, que no forman parte de ninguna serie o subserie, se ubica por dependencia o remitente y dentro de cada carpeta los documentos se ordenan cronológicamente, guardando juntas la carta recibida y la respuesta de la misma.

3.4 PROPUESTA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL- TVD

El presente apartado ofrece al lector una conceptualización básica en

cuanto a la elaboración y el formato a diligenciar, que le permita

tener un marco teórico practico para orientar la actividad

profesional, y el desarrollo de las Tablas de Valoración Documental.

9 FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de organización de archivos de gestión en las oficinas municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.



Fuente: Seminario Conservación Preventiva en Archivos - SCA

La propuesta de TVD tiene por objeto lograr una política documental

precisa y completa al interior de la organización; en la cual se

controle, perfeccione y simplifique el sistema de documentación, así

como fijar las normas para la utilización y conservación de los

documentos.

3.4.1 Elementos de toda Tabla de Valoración

Partiendo de la información anterior, elabore la Tabla de Valoración

Documental, teniendo en cuenta los siguientes aspectos



Código No

Sistema convencional que identifica tanto a las dependencias

productoras de los documentos como sus series documentales. Este

debe responder a la primera columna del Cuadro de Clasificación

Documental establecido en la entidad.

Serie o Contenido de la Documentación

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades

documentales, y en la medida de lo posible la denominación

propuesta para la Agrupación Documental no deberá construirse

con base en (Sitios Geográficos, Nombres de Entidades, Nombres

de Formatos, Comités, Elementos físicos etc.,). De igual forma

También se listaran las subseries y tipologías documentales

correspondientes, establecidas en la segunda columna del Cuadro

de Clasificación Documental (CCD).

Algunas series y subseries documentales se encuentran

denominadas por la misma tipología documental, por ejemplo:

ACTAS DE ARQUEO DE CAJA, por tanto en la TVD no aparecerá el

listado de los documentos que la conforman.

ACTAS Serie Documental

Actas de Arqueo de Caja Subserie Documental

Fuente: Archivo General del Distrito – Guía Metodologíca para la elaboración de TRD



Fecha

Debe consignarse la fecha inicial y final de cada agrupación

documental. Identificada en el tercera columna del CCD. Deben

colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo :

1950 – 1960. en el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando

la documentación no tengan fecha se anotará s.f., que significa sin

fecha.

CODIGO FECHAS

D S- Sb

SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

INICIAL FINAL 22400 1.

1.1 1.2 1.3

CORRESPONDENCIA Correspondencia Interna Enviada, Recibida, Enviada y Recibida - Oficios - Memorandos Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Enviada y Recibida - Oficios Correspondencia Interna y Externa, Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. - Oficios - Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

22400

2.

RELACIONES - Relación de descuentos - Relación de retiros en la fuente - Relaciones de ingreso - Relaciones de cheques - Relación de traslado de fondos y valores

1982

1988



Valor Documental

Para el desarrollo de la presente columna se debe recordar que el

autor, Cruz Mundet Ramón define de una forma clara este termino

”es la fase del proceso de expurgo destinada a descubrir, apreciar

los valores inherentes a los documentos y su importancia. La

valoración debe hacerse sobre la base de un conocimiento general

de toda la documentación de una entidad, no sobre una base

parcial”

Esto nos indica que hay que hacer una evaluación de los valores de

los documentos, que tendrá que indicarnos:

P = Posee Valor Primario S = Posee Valor Secundario

En la casilla de Valoración Documental se debe indicar si las

Agrupaciones Documentales, les corresponden valores primarios o

secundarios. El valor documental debe indicarse para las series y/o

subseries documentales. Nunca para los tipos documentales, y

siempre en forma independiente para cada uno de estas

agrupaciones.

En este orden de ideas los valores a evaluar serán:

VALORES PRIMARIOS: Son aquellos que poseen los documentos

para el organismo de origen y que persisten incluso después haber



perdido su valor corriente en los archivos de gestión. Son de

carácter:

Administrativo: Está relacionado al trámite o asunto que motivó su

creación. Se encuentra en todos los documentos. Son importantes por

su utilidad referencial para la planeación y la toma de decisiones

Jurídico: Es aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales

regulados por el derecho común

Legal: documentos dispositivos del estado (leyes) y documentos

testimoniales (Registro Civil)

Fiscal: Es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el

Tesoro o Hacienda Pública

Valor contable: es la utilidad o actitud de los documentos que

soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y

de los movimientos económicos de una entidad pública o privada.

VALORES SECUNDARIOS: Se basa en el tema o asunto. Sirven de

referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la

administración como fuente primaria para la historia y como testimonio de la

memoria colectiva. Son de carácter:



Valores evidénciales: Revelan origen, organización y desarrollo de

las entidades. (Cambios institucionales orgánicos, normas de trabajo,

Política interna, economía, estadísticas, etc.).

Valores históricos: Evolución y cambios más trascendentales desde

el punto de vista legal, que ha sufrido la institución. Se revelan en

Directrices, políticas, programas, proyectos, etc.

Valores informativos: Fenómenos sociales e institucionales. (Hojas

de vida, correspondencia, organigramas, reglamentos internos, etc.)

FECHAS RETENCION EN AÑOS SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS

DOCUMENTALES INICIAL FINAL

VALOR DOCUMENTAL Archivo

Central CORRESPONDENCIA Correspondencia Interna Enviada, Recibida, Enviada y Recibida - Oficios - Memorandos Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Enviada y Recibida - Oficios Correspondencia Interna y Externa, Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. - Oficios - Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

P

20

Retención

Plazo o términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el Archivo Central. Esta permanencia esta

determinada por la valoración derivada del estudio de la

documentación producida por las diversas unidades administrativas.



Los tiempos de retención en el Archivo Central se deben asignar

en años, para cada serie documental identificada, en caso de

establecer subseries, se asignará los tiempos de retención en forma

independiente para cada una de estas.

FECHAS RETENCION EN AÑOS SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS

DOCUMENTALES INICIAL FINAL

VALOR DOCUMENTAL Archivo

Central CORRESPONDENCIA Correspondencia Interna Enviada, Recibida, Enviada y Recibida - Oficios - Memorandos Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Enviada y Recibida - Oficios Correspondencia Interna y Externa, Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. - Oficios - Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

P

20

Disposición Final

Definición de los procesos que se aplicaran a los expedientes

correspondientes a cada serie o subserie, de acuerdo con los

resultados arrojados durante el proceso de valoración, la cual se

señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:

CT = Conservación Total: Para aquellos documentos que adquieren

valores secundarios y por tanto se consideran de valor histórico, es decir se

convierten en fuente de consulta para los investigadores, la ciencia y la

cultura, pasando a conformar parte del patrimonio documental del distrito.



E = Eliminación: Proceso mediante el cual se destruyen los documentos

que hayan perdido sus valores primarios y que no tienen valores históricos.

La eliminación es un proceso irreversible, por tanto esta decisión debe estar

muy bien sustentada de acuerdo con el estudio de valoración abordado

durante el proceso de elaboración de la Tabla de Valoración Documental.

M = Microfilmación: Técnica que permite, fotografiar documentos y

obtener pequeñas imágenes en película. En esta columna también se indican

otros soportes electrónicos o magnéticos.

S = Selección: Este procedimiento se aplica para aquellas series y/o

subseries documentales que no ameritan conservarse total mente, pero que

poseen valor informativo que se repite o se encuentra registrado en otras

series y/o subseries documentales. Una vez se efectué la selección,

implícitamente se esta determinando eliminación sobre la documentación no

seleccionada.

“Para que un proceso de selección documental se realice de manera

acertada, es indispensable la participación de personas que tengan total

conocimiento de los documentos objeto del estudio, de manera que pueda

aportar elementos importantes para la correcta toma de decisiones sobre

los documentos que son objeto de selección”10.

La selección documental debe aplicarse mediante técnicas de muestreo

establecidas de acuerdo con las características y volúmenes de

10 CORTEZ MESA, Elizabeth. Guía metodologíca para la elaboración de tablas de retención documental (Propuesta Final). Bogotá D.C., Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.



documentación. para una mayor comprensión el Anexo C presenta algunos

métodos recomendados por el Ayuntamiento de Barcelona.

FECHAS RETENCION EN AÑOS

DISPOSICION

FINAL

SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS DOCUMENTALES

INICIAL INICIAL

VALOR DOCUMENTA

Archivo Central CT E S M

CORRESPONDENCIA Correspondencia Interna Enviada, Recibida, Enviada y Recibida - Oficios - Memorandos Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Enviada y Recibida - Oficios

1985

1974

1990

1983

S

20

X

X

Procedimientos

En esta columna se explicará, cuando sea necesario, en forma

concisa y clara la forma en que se aplicarán los procedimientos

relacionados con los términos de retención y la disposición final,

ejemplo los expedientes se transferirán al Archivo Histórico la Serie

Informes Financieros, ya que refleja el manejo financiero de

empresa, en el archivo Central serán microfilmados aquellos que

de acuerdo con una selección cualitativa, el Comité de Archivo

determine que se deben conservar.



NORMAS O DISPOSICIÓN LEGAL: La serie Correspondencia abarca todos los valores secundarios de la documentación, en primera instancia esta cobijada por la Constitución política nacional. Art. II y Subsiguientes, Código Contencioso Administrativo Art. II y Subsiguientes. Ley 489/98, Art. 3. Código Penal, Art. 80 y 82, en la cual hace alusión sobre la acción penal la cual prescribe a los 20 años , por tal razón la correspondencia debe permanecer en su estado original durante este periodo.

FECHAS SERIES, SUBSERIES, TIPOLOGIAS

DOCUMENTALES INICIAL INICIAL

PROCEDIMIENTO DISPOSICION FINAL

CORRESPONDENCIA Correspondencia Interna Enviada, Recibida, Enviada y Recibida - Oficios - Memorandos Correspondencia Externa, Enviada Recibida, Enviada y Recibida - Oficios Correspondencia Interna y Externa, Enviada, Recibida, Enviada y Recibida. - Oficios - Memorandos

1985

1974

1987

1990

1983

s.f

Esta serie posee Valor Histórico, Científico y Cultural, ya que refleja el funcionamiento de la entidad ya que contiene comunicaciones de todas las dependencias. Pasados 20 años se selecciona una muestra aleatoria del 5% por cada año.

Norma o Disposición Legal

Este campo enuncia las normas que son de competencia de los

expedientes en cada una de las dependencias y en algunos casos la

normatividad ya sea expedida al interior o al exterior de la de la

entidad, fijan unos periodos de prescripción de los documentos, los

cuales son un factor fundamental a tenerse en cuenta en el

momento de asignar los tiempos de retención en el Archivo Central.

y argumentar la disposición final.



3.5 PRESENTACION DE LA TABLA DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL - TVD

Una vez que se ha elaborado la propuesta de

Tabla de Valoración Documental – TVD para

cada unidad administrativa del fondo

acumulado y sugerido el plazo de retención

para cada serie y/o subserie documental,

deberá ser sustentada y presentada ante el

Comité de Archivo de la Entidad, quienes

deberán evaluarla para su aprobación. Antes

de la aprobación final del TVD, si surgieran

dudas, o en los casos de revisión de la

valoración documental o la adición de nuevas series, o si alguna es

eliminada, conviene que el Bibliotecólogo y Archivista consulte las fuentes

primarias y secundarias anteriormente, con el fin de que verifique con el

equipo de trabajo la modificación a efectuarse, y verifique si la valoración

documental y los procedimientos para su aplicación son correctas y

sustentarla nuevamente ante el Comité de Archivo de la entidad, hasta lograr

su aprobación.



CAPITULO IV

Con el objeto de establecer las reglas y principios generales que regulan la

elaboración de la Tablas de Valoración Documental, y lo promulgado por La

Ley General de Archivos, la cual señala la importancia y fundamento de la

normalización de la función archivística, se presenta una serie de definiciones

que pretende lograr una unidad de criterios frente a los terminología técnica

asociada con las TVD.

Los términos definidos obedecen al vocabulario técnico definido por la Ley

594 de 2000, la Propuesta de Reglamento General de Archivos para el

Distrito Capital y los pronunciamientos del Archivo General de la Nación11

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan los documentos transferidos

por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta

no están frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de

consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTÓRICO: aquel al cual se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente

comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que

adquiere para la investigación , ciencia y la cultura.

11 COLOMBIA. Presidencia de la República: “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia. p.p. 39-48.



ARCHIVO TOTAL : concepto que hace referencia a la vez a todos los

soportes documentales y al proceso integral de la formación del archivo en

su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención,

almacenamiento, preservación y disposición final.

COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de

definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los

procesos administrativos y técnicos de los archivos.

CONSERVACIÓN TOTAL: Conjunto de documentos o series que son

transferidas al Archivo Histórico para su conservación permanente.

DEPURACIÓN: operación por la cual se separan los documentos que

tienen valor permanente de los que no lo tienen

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: destrucción de documentos que han

perdido su valor administrativo, jurídico, legal fiscal o contable y que no

tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la

tecnología.

FONDO ACUMULADO: Documentos reunidos por una entidad en el

transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de

organización.



INVENTARIO: instrumento que describe la relación sistemática y detallada

de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series

documentales. Puede ser esquemático, general , analítico y preliminar.

PATRIMONIO DOCUMENTAL: conjunto de documentos conservados por

su valor histórico o cultural.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: es el plazo en términos de tiempo en que

los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo

central, tal como se designa en la tabla de retención documental.

SELECCIÓN DOCUMENTAL: proceso mediante el cual se determina el

destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su

conservación parcial o total. De acuerdo con la serie que se este analizando

puede ser cualitativa es decir que tenga en cuenta características internas o

externas de los expedientes, o cuantitativa cuando se realiza aplicando

técnicas matemáticas y estadísticas.

SERIE DOCUMENTAL: conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor

como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas

SUBSERIE DOCUMENTAL: división o divisiones de una serie documental

con el propósito de delimitar de una forma mas clara el conjunto de unidades

documentales que hacen parte de la misma

TIPO DOCUMENTAL: Unidad Documental Simple, con características

internas y externas que lo definen y distinguen como tal.



TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: remisión desde el archivo de gestión

o central al histórico de los documentos declarados como de valor histórico ,

de conformidad con lo señalado en la tabla de retención documental o tabla

de valoración correspondientes.

VALORACIÓN DOCUMENTAL: proceso por el cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su

permanencia en las diferentes fases de archivo.



BIBLIOGRAFÍA

ALVAREZ RODRÍGUEZ, Mariela. Ordenación y descripción de

archivos. Armenia: Universidad del Quindío, 1992. vi. 210 p.: il.

CASILIMAS, Clara Inés. ¿Que son y como proceder con los fondos

acumulados?. Bogotá D.C., Archivo General de la Nación: División de

Clasificación y Descripción, 2001. 4 p.

CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de

archivos administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales,

1992. p.57.

CONTRALORÍA DE BOGOTA. Procedimiento para la organización de

fondos acumulados. Bogotá D.C., Resolución reglamentaria numero

001, 2003. 39 – 43 p.

CORTEZ MESA, Elizabeth. Guía metodologíca para la elaboración

de tablas de retención documental (Propuesta Final). Bogotá D.C.,

Archivo General del Distrito, 2001. 52 p.

COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Propuesta de

reglamento general de archivos para el distrito capital (Documento de

trabajo). 1 ed. Bogotá: AGD, 2001. 43 p

COLOMBIA. Archivo General del Distrito. Guía Practica Para la

Elaboración de Tablas de Retención Documental: Documento de

Trabajo. 1 ed. Bogotá: AGD, 2001. 55 p.: il

COLOMBIA. Archivo General de la Nación. Ley 594 de 2000. Por

medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras

disposiciones. Bogotá: Imprenta Nacional de Colombia, 2000. 89 p.

ESPAÑA. Ayuntamiento de Barcelona . Técniques de Mostreig.

Castellá: Ayuntamiento de Barcelona, s.f. p. 1-19



FERNÁNDEZ GIL, Paloma. Manual de organización de archivos de

gestión en las oficinas municipales. Madrid, 1999. CEMCI. P. 219.

GOBIERNO DE NAVARRA. Cuadro de clasificación para los archivos

municipales y concejiles de navarra. España: Grupo de archiveros al

servicio de las administraciones publicas, 2001. 63 p.

LOPEZ GOMEZ, P. (Coor), Los cuadros de clasificación en los

archivos históricos. La Coruña: España: Comisión Nacional de Archivos

Históricos, 1994. 3 p.

SIERRA ESCOBAR, Luis Fernando. Guía de Servicios Grupo Centro

de Documentación, Bogotá D.C.; Departamento Administrativo de

Catastro Distrital: DACD, 2003. 25 p.

SOLANO PLAZAS, Mercedes. Metodología y procedimientos para la

organización de fondos acumulados, Bogotá: Centro de

Documentación e Información, 2003. 4 p.

SOLANO PLAZAS, Mercedes. La organización de archivos: un objeto

de investigación, Bogotá: II encuentro de Archivos e Investigación,

Miércoles 20 de Noviembre 2002. 6 p.

UNIVERSIDAD DE LA SALLE. Instructivo archivo de gestión.

Bogotá: Proyecto Archivo, 2001. 9 p.



Anexo A ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL

ARCHIVISTICO12

RECURSOS DOCUMENTALES 1. ARCHIVO

Desde qué fecha se conservan los archivos de la entidad: ───────────────────────────────────────────────

Qué tipo de organización tiene el archivo? Centralizado? ────── Descentralizado?──────── Otro?────── Cual? ─────────────────────────────────────

Existen normas generales de archivo consignadas en: Manual ────── Instructivo ─────── Otro ───────

La organización del fondo acumulado obedece a normas técnicas? Sí ───── No───── Por qué? ─────────────────────────────────────────────────────────

Se han definido términos de valoración documental para los fondos acumulados?

Sí� No� Por qué? _________________________________________________________

La empresa tiene integrado un comité de Archivo?

Sí───── Quienes lo integran (cargo) ────────────────────

12 Formato tomado GUIA PARA LA ASISTENCIA TÉCNICA EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL – SENA – Regional Medellín.



No───── Por qué? ──────────────────────────────────

FONDO ACUMULADO

Qué cantidad (volumen o peso indique en mts2 ó metros lineales) se conserva actualmente? ────────────────────────

En que fecha se realizó el último expurgo (selección o desafectación) ───────────────────────────────────────────────── Con base en Tabla de Valoración?──────────────── Criterio propio─────────────── Otro?─────────────────

Qué cantidad (volumen o peso) de documentos se han destruido (indique en mts2 y m ó Kg)────────────────

Se han elaborado actas de incineración o destrucción de documentos? Sí──────── No─────── Explique la razón:──────────────────-- ───────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────

Desde qué fecha está sin clasificar los documentos: ───────────────── Por qué? ───────────────── ───────────────────────────────────────────────

Qué auxiliar descriptivo maneja para el control de los documentos que reposan en el fondo acumulado:

Listado─── Índices ── Inventario── Catálogo─--

Indique qué medidas de prevención y de conservación documental se aplican: Contra insectos y hongos: Cámara de Desinfección──────── Otro───────────── Control de humedad: Higrómetro───────────── Extractor de humedad───────────────── Control de temperatura: Termógrafo──────── Otro───────── Contra incendio: Sí─────── No─────── Automáticos──────── Otros───────────── Contra la polución: Sí──── No───── Cuál───────────────── Periodicidad──────────────── Plan de mantenimiento de la empresa: Sí────── No────────



Periodicidad────────────────

Se restauran los documentos: Sí──────── No──────── En qué forma? ──────────────────────────────────

Cómo se guardan los documentos históricos: Caja──────── paquete──────── Encuadernado────── Microfilmación──────── Disco Optico──────────────── CARACTERISTICAS DEL SOPORTE

Qué cantidad (volumen o peso) de documentos hay en el fondo acumulado, distribuidos así:

Textuales (texto escrito)─────────────────────────────── Gráficos (mapas, planos, dibujos)─────────────────────── En imagen (fotografía, diapositivas)──────────────────── Audiovisuales (discos, cintas, películas)─────────────── Legibles por máquina (diskettes, cinta magnética, microfilm)────────────────────────────────────────── Otros────────────────────────────────────────────────────

Hay documentos empastados? Sí─────── No──────── Cuáles? ──────────────────────────────────────────── CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS

Los documentos se consultan en forma: Permanente─────── Esporádica─────── Nunca────────

Cuál es el procedimiento para localizar los documentos requeridos? ───────────────────────────────────────────────── ─────────────────────────────────────────────────

Existen control para la consulta, préstamo y devolución de documentos? No────── Sí────── Escrita────── Oral────── Otro────────── Consignada en una norma? No───── Sí───── Cuál?────────── ─────────────────────────────────────────────────

Cuánto tiempo transcurre para que el documento solicitado llegue al solicitante?



───────────────────────────────────────────────

En qué porcentaje se dejan de atender las solicitudes de consulta? 100%───── 75%──── 50%──── 25%──── 5%───-

Razones: _______________________________________ Fecha de diligenciamiento ────────────────── Nombre y cargo del encuestador──────────────────────────



ESTUDIO CUANTITATIVO Y CUALITATIVO A NIVEL ARCHIVISTICO

RECURSOS LOCATIVOS

UBICACION

Qué área en m2 tiene el archivo? ─────────────────

La distancia del archivo a las oficinas es: Cercana ─────────── Lejana ─────────────

En qué piso se encuentra el archivo? ──────── Ventajas y desventajas de la ubicación ____________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________

Está señalizada el área? No────── Sí ────────

Existen áreas restringidas? No─────── Sí ────── Cuáles________________________________________________________ FUNCIONALIDAD (Distribución de muebles, equipos y puestos de trabajo) Graficar el área con la distribución y ubicación de muebles, equipos y puestos de trabajo. Indicar las medidas de espacios ocupados y libres.

Existe una zona de servicio al usuario? No ────── Sí ─────── Con qué equipo? Fotocopiadora ──── Lector de Microfilmación ────── Muebles, cuáles?________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________________________________________ CONDICIONES FISICAS Y DE SEGURIDAD

La iluminación es: Natural─────── Artificial────── Buena───────── Regular─────── Deficiente ─────── Existen ventanas? Sí────── No──────────────────── De vidrio ───── De seguridad ────── Otras ──────────────

Su ubicación proporciona una ventilación: Buena ────────── Regular ───────── Deficiente ────────

Se dispone de equipo de ventilación?



Sí──── No───── Cuál? ──────────────────────────────

Hay humedad? Sí ───── No ───── Causa: ──────────── ───────────────────────────────────────────────

Los depósitos cuentan con:

Termómetros? No ───── Sí ───── Cuántos? ──────────── Higrógrafo? No ───── Sí ───── Cuántos? ──────────── Termómetro higrógrafo? No ───── Sí ──── Cuántos? ───── Extractor de humedad? No ───── Sí ──── Cuántos? ─────

Su archivo ha sufrido alguno de estos accidentes: Incendio _______ Causas _________________________________________ Inundación _____ Causas _________________________________________ Robo _____ Causas______________________________________________ Qué correctivos ha aplicado la administración? _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Fecha de diligenciamiento: _________________ Nombre: ______________________________________________________

Guí

a M

etod

olog

ía P

ara

la E

labo

raci

ón d

e la

s T

abla

s de

Val

orac

ión

Doc

umen

tal

LU

IS F

ERNA

NDO

SIER

RA E

SCOB

AR

55

AN

EX

O B

Mo

del

o d

e In

ven

tari

o d

e A

rch

ivo

s en

su

Est

ado

Nat

ura

l 13

INVEN

TAR

IO D

E O

FIC

INAS:

____________________________________________________________________________

DEPEN

DEN

CIA

PR

OD

UC

TO

RA:

__________________________________________________________________________

FE

CH

AS

EXTR

EM

AS

UN

IDAD

DE C

ON

SERVACIO

N

No.

Ord

en

NO

MBRE D

E L

A C

ARPE

TA O

UN

IDAD

DE

CO

NSER

VAC

ION

In

icia

l Fi

nal

Caj

a Car

pet

aLe

gaj

oO

tro

No.

Folio

s

TIP

OS

DO

CU

MEN

TALE

S

Nom

bre

: _______________________________________________

Car

go:

________________________________________________________________

Firm

a:_____________________________________________________ Fe

cha:

D

ía M

es A

13 F

orm

ato

tom

ado

del M

ini-

Man

ual N

o 3

GE

STIO

N D

OC

UM

EN

TA

L B

ASE

S P

AR

A L

A E

LA

BO

RA

CIÓ

N D

E U

N P

RO

GR

AM

A



ANEXO C TÉCNICAS DE SELECCIÓN DOCUMENTAL

TÉCNICAS CUANTITATIVAS

CARACTERÍSTICAS

Muestreo aleatorio simple Todas las unidades de conservación tienen la misma probabilidad de representar a la serie. La muestra se escoge al azar y no depende, en ningún momento, de pautas o periodos. Es un método basado en la estadística.

Muestreo numérico Es un muestreo aleatorio estadístico que consiste en conservar una muestra de expedientes escogidos de manera rígida o sistemática. Se selecciona a priori un determinado tamaño de la muestra y el intervalo entre las unidades seleccionadas, por ejemplo: 15, 25, 35….N, o un expediente sobre 10, 20, etc. Este método depende del establecimiento de una pauta de selección , según la cual se conservan cada enésimo elemento o bien todos los documentos de un mes, año o de cualquier otra unidad cronológica.

Muestreo sistemático La muestra se escoge en porcentajes (aleatoria simple). Se aplica mediante fórmulas matemáticas (Población finita e infinita).

Muestreo estratificado Aumenta la representatividad de la muestra y consigue estimaciones más precisas. Agrupa los elementos en subpoblaciones o estratos. El reparto de la muestra ente los diferentes estratos poblacionales se le denomina afijación. Cuando la muestra se reparte por igual entre los diferentes estratos se dice que la afijación es igual o uniforme.

N = número de elementos o tamaño de la población n = tamaño de la muestra L = número de estratos

N1+N2+…NL = N N1+n2+…nL = n

Muestreo por conglomerados o áreas

Cuando se eligen grupos, bloques o conjuntos de las unidades. Cuando el conglomerado se corresponde con un área o zonas territoriales concretas, el muestreo por conglomerado recibe el nombre de muestreo por áreas: los conglomerados tiene que ser lo más heterogéneo posible.

Muestreo por etapas Cuando se selecciona dentro de cada conglomerado nuevos subconglomerados y así sucesivamente. También se le llama polietápico. El más frecuente de los muestreos por etapas es el bietápico, en el que se seleccionan los conglomerados o áreas y después las unidades secundarias que corresponden a los elementos del conjunto poblacional, sin necesidad de tener que seleccionar ningún otro tipo de unidad intermedia.

TECNICAS CUALITATIVAS

CARACTERISTICAS

Muestreo representativo o Cuando hay un gran número de grupos documentales idénticos



topográfico en varios departamentos, se decide conservar grupos externos en un número determinado de departamentos. No reduce el tamaño de la serie sino que se decide conservar ciertas unidades de archivo y no otras. Es aplicable cuando hay una entidad central que tiene adscritas y/o vinculadas.

Muestreo por elección al azar

Consiste en escoger un cierto número de unidades según un sistema aleatoria, estando organizada la elección de forma que a cada unidad del conjunto tenga la misma probabilidad de ser incluida en la muestra. No hay que decidir cuantas unidades se seleccionaran.

Método del ejemplar Conservación de expedientes o piezas documentales más significativos de una serie documental. Conservación de uno o más ejemplares de una serie de documentos, con la finalidad de ilustrar la práctica administrativa en una fecha determinada.

Muestreo cronológico Conservación de la totalidad de los documentos producidos durante unos años de referencia preestablecidos y eliminación del resto. Se debe aplicar independientemente de los cambios políticos o de cualquier otro tipo de cambio que se produzca entre los años que abarque la serie. Depende de la ordenación cronológica de los documentos.

Muestreo alfabético Se utiliza para la conservación parcial de archivos integrados por documentos o expedientes nominales. Se conservan los expedientes que empiecen por una determinada letra. Se escoge una inicial determinada y representativa o también se puede escoger una inicial poco usual. TECNICAS CUALITATIVAS

Muestreo selectivo o cualitativo

Es una operación subjetiva, pues la selección se basa en un conjunto de criterios con la intención de conservar los documentos más importantes o significativos de una clase de serie ya que algunos materiales pueden tener un valor especial con fines de investigación. Se aplica cuando la serie no tiene ninguna importancia.

Método selectivo o de vaciado selectivo

Su objetivo consiste en reducir el espacio ocupado por un fondo que se considera con un cierto interés histórico en base a la eliminación de ejemplares repetidos, documentos de trabajo que se hayan utilizado, por ejemplo para la elaboración de informes.

Muestreo opinático Consiste en elegir una muestra acerca de la cual se tengan buenas razones para considerarla como “representativa” del conjunto a estudiar.

14

14 ESPAÑA. Ayuntamiento de Barcelona. Técniques de Mostreig. Castellá: Ayuntamiento de Barcelona, s.f. p. 1-19

Guí

a M

etod

olog

ía P

ara

la E

labo

raci

ón d

e la

s T

abla

s de

Val

orac

ión

Doc

umen

tal

LU

IS F

ERNA

NDO

SIER

RA E

SCOB

AR

58

NO

MB

RE

FO

ND

O A

CU

MU

LA

DO

UN

IDA

D A

DM

INIS

TRA

TIV

A:

Hoj

a N

o:

1

DEP

END

ENC

IA P

RO

DU

CTO

RA

:

CO

DIG

O

FEC

HA

S R

ETEN

CIO

N E

N A

ÑO

S

DIS

PO

SIC

ION

FIN

AL

D

S Sb

SER

IES,

SU

BSE

RIE

S,

TIP

OLO

GIA

S D

OC

UM

ENTA

LES

INIC

IAL

FIN

AL

VA

LOR

DO

CU

MEN

TAL

Arc

hiv

o

Cen

tral

C

T E

M

S P

RO

CED

IMIE

NTO

S

D

ISP

OSI

CIO

N F

INA

L

S

ERIE

S G

ENER

ALE

S

SER

IES

ESP

ECIF

ICA

S

NO

RM

A O

DIS

PO

SIC

IÓN

LEG

AL:

CO

NV

EN

CIO

NE

S

CÓ

DIG

O

DIS

PO

SIC

ION

FIN

AL

SÍM

BO

LOS

D =

Dep

ende

ncia

C

T =

Con

serv

ació

n To

tal

E

= E

limin

ació

n SE

RIE

= M

AYÚ

SCU

LA S

OST

ENID

A SU

BSE

RIE

= M

ayús

cula

Ini

cial

S

= S

erie

Sb

= S

ubse

rie

M =

Mic

rofil

mac

ión

S =

Sel

ecci

onar

P

= P

osee

Val

or P

rimar

io.

S

= P

osee

Val

or S

ecun

dario

.

-

= T

ipo

Doc

umen

tal

Vo B

o Co

ordi

nado

r de

l Pro

yect

o:

Apro

bó C

omité

de

Arch

ivo

Act

a N

o

Guí

a M

etod

olog

ía P

ara

la E

labo

raci

ón d

e la

s T

abla

s de

Val

orac

ión

Doc

umen

tal

LU

IS F

ERNA

NDO

SIER

RA E

SCOB

AR

59

GUÍA METODOLOGICA DE FONDOS ACUMULADOS

Documents