GUIA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

GUIA ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

GE-PR01-GA01

Nota: Si usted imprime este documento se considera “Copia No Controlada” por lo tanto debe consultar la versión vigente en el sitio oficial de los documentos

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INFORMACIÓN DOCUMENTADA

Código: GE-PR01-GA01

Versión:02

Nombre de la Guía

ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS

Vigencia: 26/04/2021

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE ........................................................................................................................................................... 3 3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN ............................................................................................................................. 3 4. DEFINICIONES ................................................................................................................................................... 4 5. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................................. 5

5.1. Proceso ........................................................................................................................................................ 5

5.2. Tipo De Documento ................................................................................................................................ 6

5.2.1. Política .................................................................................................................................................... 6

5.2.2. Caracterización de Proceso .................................................................................................................... 6

6. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 9 6.1. Encabezados .......................................................................................................................................... 9

6.2. Contenido De Los Documentos ............................................................................................................ 10

6.3. Portada de Documentos ....................................................................................................................... 12

6.4. Documentos Relacionados ................................................................................................................... 13

6.5. Control De Cambios .............................................................................................................................. 13

6.6. Control De Firmas y Aprobación de Documentos ................................................................................ 14

6.7. Pie De Página ....................................................................................................................................... 15





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1. OBJETIVO Estandarizar la presentación de los documentos conforme a la elaboración, la codificación y el control de los documentos de la Unidad Administrativa Especial del Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá. 2. ALCANCE

El presente documento es aplicable a los documentos que comprenden el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1. Es responsabilidad de los líderes de cada proceso y lineamiento obligatorio para la operación:

Socializar los documentos que se construyen, actualizan y aprueban con todas las partes interesadas que interactúan con los documentos Hacer cumplir los requisitos definidos en los documentos construidos, actualizados y aprobados Actualizar la documentación asociada a los procesos cuando la normatividad y documentos externos aplicables cambien Revisar, actualizar o reemplazar la documentación asociada a los procesos cada vez que se requiera o máximo cada dos años, contando con el apoyo y acompañamiento de un profesional experto en la labor documental Es obligación de los líderes de los procesos la revisión periódica de la normatividad y demás lineamientos relacionados con la documentación con el fin de garantizar que los procesos permanezcan actualizados La organización de la documentación asociada a los procesos debe estar debidamente ordenada de acuerdo con las Tablas de Retención Documental (TRD) convalidadas con los líderes de los procesos.

3.2. Los documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión deben tener las siguientes características generales: Sencillos Concretos Claros y fáciles de comprender Completos de acuerdo con el alcance definido. Coherentes con otros documentos. Soportados por normatividad legal y reglamentaria que le aplique de acuerdo con la actividad.

3.3. Presentación Fuente del texto: Arial Tamaño del texto: 10 Color de fuente para el cuerpo del documento: Automático (Negro) Interlineado: Espacio sencillo Margen: Superior: 1.5 cm, Inferior 1.5cm, Izquierdo 1.5cm, Derecho 1.5cm. Impresión: por ambas caras

3.4. Tamaño de la hoja: tamaño carta para documentos, cuadros como matrices o documentos muy grandes, ya sea en oficio o el que sea estrictamente necesario.

3.5. Las notas y citas de notas al pie deben indicarse en el texto así: - Seleccionar Referencias en la barra de herramientas de Word

- Indicar “Insertar nota al pie” para escribir la nota respectiva en pie de página





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Ilustración 1. Insertar pie de página1

3.6. En caso de adicionar tablas o figuras en los documentos, se deben referenciar en la parte inferior central (el

contenido de las tablas podrá ir en letras más pequeña según se requiera) y citar en la parte inferior de la tabla la fuente de donde fue extraída o la anotación Fuente: elaboración propia UAECOB cuando fue diseñada y construida por los responsables de los documentos

3.7. La numeración de las tablas y de las figuras se hace de manera independiente; para ambos casos la numeración inicia en uno (1).

3.8. Tener en cuenta las estrategias definidas en la Política de Cero Papel adoptada por la Entidad. 3.9. Los controles que se identifiquen en el mapa de riesgos se deben documentar. 3.10. POLITICA DE PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN – COPIAS NO CONTROLADAS:

Toda la documentación vigente del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se encontrará publicada en la página web de la UAECOB como única fuente de consulta para los colaboradores, por lo que un documento se constituye aprobado y parte del Sistema de Gestión Documental, cuando se encuentra codificado y con la vigencia actual, debidamente firmado y publicado en el Sistema de Gestión y Desempeño, cumpliendo la política de “Cero papel”, en este sentido, toda impresión que tengan los colaboradores se considerará como una copia no controlada, excepto los originales firmados que reposarán en el archivo de la Oficina Asesora de Planeación, así como las versiones obsoletas. Los únicos documentos que se podrán imprimir serán los formatos cuando sea indispensable, teniendo en cuenta que se convertirán en registros y serán controlados por quienes hagan uso de los mismos.

3.11. El tiempo de revisión por los asesores de Mejora Continua, será entre cinco a diez días dependiendo de la complejidad del documento, dado que las recomendaciones son de forma y de fondo.

4. DEFINICIONES

4.1. PROCEDIMIENTO: Documento en el que es consignada y estandarizada de manera metódica la forma de actuar frente a un asunto específico. El Departamento Administrativo de la Función Pública lo define como: “Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades” (DAFP, 2018). Se deben levantar procedimientos de las actuaciones que son fundamentales para el funcionamiento de la entidad teniendo en cuenta que se requiere la preservación del conocimiento relativo a dichas actuaciones

4.2. POLÍTICA: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente su alta dirección.

4.3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: Es un documento que muestra de una manera práctica, las etapas y actividades relevantes del proceso desde los elementos de entradas y los productos/servicios que genera.

4.4. MANUAL: Los manuales son instrumentos administrativos que se elaboran para determinar en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución. Se caracterizan por desarrollar criterios generales sobre un tema estratégico y en su mayoría, referencian procedimientos, guías, instructivos, modelo y formatos.

4.5. PLAN: Documento que recoge de manera detallada lo que una entidad desea hacer para cumplir un propósito incorporando aspectos como rutas de trabajo (estratégicas u operativas), objetivos, cronogramas, responsables,

1 Fuente: Paquete Operativo Office - Word





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indicadores, recursos, riesgos y controles.

4.6. PROGRAMA: Concreta los objetivos y tareas que se exponen en el plan.

4.7. PROYECTO: Esfuerzos temporales (tiene principio y fin) que se ejecutan para alcanzar nuevos objetivos organizacionales, son no repetitivos y tienen un propósito único.

4.8. GUIA: Documento en el cual se establecen recomendaciones o sugerencias para el desarrollo de una actividad o proceso, el cual tiene como fin orientar al lector de manera general con respecto al desarrollo de esta.

4.9. INSTRUCTIVO: Los instructivos describen al detalle una actividad de un proceso y su contenido depende del nivel de detalle que se requiera, el instructivo da pautas que deben ser llevadas a cabo por aquel que las lee a efectos de tener algún resultado determinado.

4.10. FORMATO: Documento en el cual son registrados datos y/o resultados de la ejecución de una actividad.

4.11. REGISTRO: Que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades realizadas.

*Las definiciones se tomaron del glosario de MIPG y de ISO 9000:2015 5. CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS La codificación de los documentos será asignada únicamente por la persona que administre el “Sistema de Gestión y Desempeño” y modifique el “Listado Maestro de Documentos”, actividad propia del grupo de Mejora Continua. Los documentos deben tener asignado un código alfanumérico de identificación, el cual consta de:

5.1. Proceso

Un proceso es la secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas, para agregar valor, tomando como enfoque y prioridad fundamental, al ciudadano como el eje fundamental de la gestión. Este carácter alfabético identifica el proceso al que pertenece el documento, el cual se formará a través de dos de las letras representativas del proceso:

Nro. PROCESO CODIFICACIÓN

1 GESTIÓN ESTRATÉGICA GE

2 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GT

3 CONOCIMIENTO CN

4 REDUCCIÓN RD

5 MANEJO MN

6 SERVICIO A LA CIUDADANÍA SC

7 GESTION JURIDICA GJ

8 GESTIÓN TIC TIC

9 GESTIÓN DE RECURSOS GR

10 EVALUACIÓN Y CONTROL EC

Tabla 1. Códigos de Proceso2

2 Fuente: Elaboración propia UAECOB





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5.2. Tipo De Documento

Es el prefijo que identifica el tipo de documento, para la UAECOB se definen los siguientes:

Nro. TIPO DE DOCUMENTOS CODIFICACIÓN

1 POLITICA PO

2 PROCEDIMIENTO PR

3 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS CP

4 MANUAL MN

5 PROGRAMAS PG

6 PROYECTOS PY

7 PLAN PL

8 INSTRUCTIVO IN

9 GUIA GA

10 FORMATO FT

Tabla 2- Códigos de Documentos3

5.2.1. Política

La política debe ir acompañada de herramientas que permitan su cumplimento. Las políticas deberán ser aprobadas por el Comité de Gestión y Desempeño a excepción de la Política de Administración de Riesgos que será aprobada por el Comité de Coordinación de Control Interno.

5.2.2. Caracterización de Proceso

Las infografías de caracterización conforman una herramienta esencial en la planificación de la calidad, control y mejoramiento continuo de los procesos, el proceso se define como el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que utilizan las entradas para proporcionar un resultado previsto, con las siguientes características:

El "resultado previsto" de un proceso se denomina salida: ¿A quién se le entrega el producto o servicio?

Las entradas de un proceso son generalmente las salidas de otros procesos y las salidas de un proceso son generalmente las entradas de otros procesos, asegurando la interrelación o articulación de procesos.

Los procesos en una organización generalmente se planifican y se realizan bajo condiciones controladas para agregar valor.

El formato especifico, se define como un documento relacionado al procedimiento de información documentada, y llevará su codificación en el pie de página para no causar confusión con la codificación del proceso. La aprobación de las caracterizaciones se realizará mediante acta de Comité Institucional de Gestión y Desempeño.






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Ilustración 2. Infografía Caracterización de Proceso

5.2.3. Procedimiento Para la definición de los procedimientos, debe tenerse en cuenta que:

Se deben enumerar todas las actividades.

Las decisiones o los condicionales, no deben enumerarse.

Los controles asociados a las actividades, deben identificarse dentro del procedimiento con un . A partir de la vigencia de este documento el formato para procedimientos será el siguiente:





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Ilustración 3. Formato de procedimiento - Guía para diseño de procesos en el marco de MIPG

5.3. Codificación general

La codificación quedará definida como un consecutivo alfanumérico; respetando el orden ascendente de conformidad con el listado maestro de documentos, iniciando con el 01 en orden ascendente. Ejemplo de codificación:

RD-PR01-MN01 El primer elemento corresponde al Proceso, que en este caso es “RD”, corresponde a un proceso misional, que





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para el caso es: “Reducción”, el segundo término “PR01” corresponde al procedimiento número “01” del proceso de “Reducción”, el tercer término corresponde al tipo de documento “MN01” es decir, es el primer manual. De existir documentos que no inicien de un procedimiento, se codificarán directamente del proceso, ejemplo:

GJ-MN01

6. ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS

6.1. Encabezados

El encabezado debe ir en todas las hojas de los documentos y ajustarse a las siguientes características:

6.1.1. Características de los Encabezados

Tabla ajustada a la ventana, la cual debe incluir los siguientes campos: En el primer campo deberá encontrarse el logo oficial y vigente de la Alcaldía Mayor de Bogotá, de acuerdo

con los lineamientos sobre la imagen corporativa. La columna central de la tabla, se encuentra dividida en dos, en la parte superior, se muestra el nombre del

campo, este debe ir en letra Arial 8, color gris, ubicado en la parte superior izquierda, posteriormente se encontrará el nombre del proceso o procedimiento, Arial 10, centrado, mayúscula fija y en negrilla, en la parte inferior, ira de igual forma el nombre del campo en las mismas condiciones, y se encontrará el nombre del documento que nace del proceso o procedimiento nombrado en la parte superior, este se resaltará en Arial 11.

La última columna, se divide en cuatro campos, que corresponden a:

Código: según las instrucciones dadas en el presente instructivo.

Versión: carácter numérico y consecutivo cuya secuencia inicia en 01, la versión hará referencia a las actualizaciones realizadas sobre la información suministrada inicialmente.

Vigencia: fecha en la que entra a regir el documento. Se escribe siguiendo el mismo orden; día (numérico), mes (numérico), año (numérico), en el siguiente formato XX/XX/XXXX.

Página: Numeración de las páginas del documento, opción “Pagina X de Y” (Numeración En Forma Automática, aplica para planes, procedimientos, manuales, formularios, instructivos, guías, protocolos).

A continuación, se muestra el ejemplo grafico de cómo es la presentación del encabezado:





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Ilustración 4. Encabezado4

6.2. Contenido De Los Documentos

El contenido de los documentos depende de las necesidades del proceso, sin embargo, es importante estandarizar la presentación de estos, para facilitar su elaboración y utilización posterior.

En la tabla a continuación se presentan los capítulos básicos que incluyen los diferentes tipos de documentos:






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Tabla 3. Contenido de los Documentos5


MANUAL PLAN PROGRAMA PROYECTO PROCEDIMIENTO GUIA INSTRUCTIVO FORMATO

Portada X X X X - X X -

Encabezado X X X X X X X X

Responsable X X X X X - - -

Tabla de

contenidoX X X - - X X -

Introducción X - - - - - - -

Objetivo X X X X X X X -

Alcance X X X X X - X -

Política de

OperaciónX - X - X X X -

Normatividad X - - - X - - -

Definiciones X X X X X X X -

Producto o

Servicio - - - X X - - -

Desc. de las

Actividades - - - - X - - -

Flujograma - - - - X - - -

Documentos

Relacionados X X X X X X X -

Control de

Cambios X - X X X X X X

Control de

Firmas X - X X X X X X

Pie de Página X X X X X X X X

CONTENIDO

TIPO DE DOCUMENTO





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6.2.1. Descripción de los campos

Objetivo: describe lo que se pretende lograr con el documento.

Alcance: declara la pertinencia y límites del procedimiento. La pertinencia está dada como la respuesta a: aplica a, qué, dónde, cuándo quién, cómo; los límites pueden ser: espaciales, geográficos, de tiempo, de monto en dinero, entre otros.

Responsables: establece quién o quiénes se encargan de lograr el objetivo del procedimiento.

Políticas operacionales: en caso de que se requiera, son aquellos aspectos del procedimiento que no están contemplados dentro de su secuencia y son importantes para una mejor interpretación del proceso descrito en el documento. También se puede tratar de políticas operacionales.

Normatividad: Se refiere al conjunto de normas que aplican para el desarrollo de lo planteado en el documento.

Definiciones: Enunciado con que se define una palabra o un concepto

Producto o Servicio: Resultado al que se llega por la definición del documento.

Desarrollo de las actividades del procedimiento: menciona qué acciones se desarrollan, quién las lleva a cabo, cuándo y dónde. Su presentación consta, preferiblemente, de una parte, narrativa y una gráfica contenida en una misma página

Documentos relacionados: se refiere a una lista de documentos como: manuales, procedimientos, políticas, reglamentos, leyes, decretos, etc., internos y externos, que se relacionan directamente con el procedimiento.

Registros: se refiere a una lista de evidencias que se generan en la aplicación de una actividad dentro de cada procedimiento.

Anexos: se refiere a la información que sirve de soporte al procedimiento.

6.3. Portada de Documentos

En la tabla No. 3 “Contenido de los documentos”, se relacionan los documentos que deben tener una portada, con el fin de estandarizar y garantizar una presentación acorde a la entidad, se definió el formato como un documento relacionado al procedimiento de información documento., será el siguiente:





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Ilustración 3. Portada6

6.4. Documentos Relacionados

El documento principal o base, debe llevar la relación de los documentos que nacen de él o los documentos que necesita para el desarrollo de su proceso o actividades, debe ser incluida de conformidad con la tabla No.3 “Contenido de los documentos” y se incluirá al final del documento:

CÓDIGO DOCUMENTO

GE-PR01 Procedimiento Información Documentada

6.4.1. Documentos Externos

Deben ser incluidos en Documentos Relacionados, su uso depende de lo definido en el procedimiento.

6.5. Control De Cambios

El control de cambios es donde se relaciona el historial de los cambios que ha sufrido el documento de una versión a otra, se utiliza en la última página del documento, como se muestra en el ejemplo:


Codificación





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VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

01 dd/mm/aa Creación del documento

Versión: Indica las versiones que ha tenido el documento, en números arábigos, en consecutivo, iniciando por 01.

Fecha: Se relaciona la fecha en que publica la versión del documento, formato día/mes/año.

Descripción de la modificación: Se hace una relación, dando una idea general de los cambios que ha sufrido el documento de una versión a otra.

Adicionalmente, en el control de cambios de este tipo de documentos, deberá indicarse las actualizaciones realizadas en cada versión. Esto tendrá un consecutivo con vigencia anual. Nota: El control de cambios no se pondrá en los formatos, se mantendrá el cambio de versión en el encabezado.

6.6. Control De Firmas y Aprobación de Documentos

El control de firmas se realiza con el fin de formalizar el documento, para lo cual se identificará la elaboración, revisión y la aprobación del documento según corresponda, así como el cargo, la firma de cada responsable, ésta se realiza digitalmente con el fin de alinearse con la política cero papel y evitar documentos en físico. El ciclo de aprobación de la documentación la establece cada responsable del documento, debe definir quienes lo elaboran, revisan y aprueban, es importante que siempre se tenga el visto bueno del profesional de mejora continua en el campo de revisión. Nota: Para el caso puntual de formatos, no se generará control de firmas, su aprobación se realizará via correo electrónico por parte del líder del proceso.

CONTROL DE FIRMAS

Elaboró: Cargo: Firma:

Revisó: Vo, Bo. Mejora Continua:

Cargo:

Firma:

Aprobó Cargo:

Firma:





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6.7. Pie De Página

En todos los documentos internos, se mostrará el siguiente texto en letra Arial tamaño 8, cursiva, centrada, con el fin de darle un manejo a las copias no contraladas.

“Nota: Si usted imprime este documento se considera “Copia No Controlada” por lo tanto debe consultar la versión vigente en el sitio oficial

de los documentos”

Para las comunicaciones que se envían fuera de la entidad, el pie de página corresponde al siguiente:

Ilustración 4. Pie de Página para comunicaciones Externas7

DOCUMENTOS RELACIONADOS

CÓDIGO DOCUMENTO

GE-PR01 Procedimiento Información Documentada

CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN

01 07/09/2020 Creación de documento

02 26/04//2021 Ajustes generales






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CONTROL DE FIRMAS

Elaboró Patricia Pacheco Castañeda

Cargo Profesional OAP Mejora Continua

Firma

Revisó Ingrid Maldonado

Cargo Profesional OAP Líder de Mejora Continua

Firma

Aprobó Norma Cecilia Sánchez Sandino

Cargo Jefe Oficina Asesora de Planeación

Firma

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