- 1. Enterprise Portal Groupware Buku Panduan Haansoft WorkDesk7
Untuk Pengguna 1989-2007 Haansoft Inc.Isi buku petunjuk ini dan
program yang termasuk di dalam WorkDesk7 adalah hak cipta dan
dilindungi oleh undang-undang hak cipta di seluruh dunia dan
ketentuan perjanjian.Diterbitkan pada bulan Januari tahun 2007Prime
Center 20 Fl., 546-4 Guui-dong, Kwangjin-gu, Seoul, Korea Haansoft
Inc.http://www.haansoft.com
2. Daftar Isi Bagian 1 Log In/Log Out Bagian 2 Pengaturan 2- 1In
fo r ma s i P r i ba di 152- 2P r efer e ns i 1 62- 3E - Ma il 2
12- 4E - P e r s etu j u an 333-1T inj aua n 3 63- 2Me m bu at S u
rat 4 03- 3S tr uk tu r K o ta k S ur a t 443- 4Ma naj e me n Ko
tak S ura t 503- 5P er i ks a E k s t erna l E - Ma il A ku n 5 23-
6I mp or E - Ma i l 5 2Bagian 3 E-mailBagian 4 E-approval 4-1P er s
ya r a ta n d an S tr uk t u r 544- 2D raf t (otoris asi dok u men)
574- 3Kot ak P er mi nt aan / K o ta k d ala m Pro s es 6 14- 4K ot
ak D ok u me n 63Bagian 5 Bulletin Board 5-1T inj aua n 6 55- 2Lih
a t D aftar 655- 3Lih a t S e m ua 6 65- 4Ins truk s i P e ngg u n
aan 6 7Bagian 6 Manajemen Jadwal 6-1T inj aua n 7 26- 2T amb ah Ja
d wa l 7 3 3. 6- 3H ar ia n 756- 4Mi ng gu a n 7 86- 5Bula nan 796-
6Pen ye d ia an Sum ber D a ya 8 06- 7P en g elo la a n S u mb er
Da ya 8 06- 8P en g gu naa n S u mb er Da ya 8 2Bagian 7 Manajemen
Kehadiran 7-1T inj aua n 8 47- 2P er i n ta h u n tu k Ma naj e m
en 857- 3Lap o ran A bs ens i Ha ria n 877- 4Lap o ran A bs ens i
Bu lan a n 8 87- 5Lap o r an A bs ens i d ar i D e par t e me n
898-1T inj aua n 9 18- 2D ata U mu m 918- 3Data Pr ib adi 9 48- 4P
en g elo la a n F ol d er 96Bagian 8 DataBagian 9 Buku Alamat 9-1T
in ja u a n 9 89-2Bu k u A l a m a t P r i b a d i 9 99-3M a n a j
e m e n Ka r t u N a m a 1 0 59-4D a f t a r P e g aw a i 1 0
7Bagian 10 Membuat Catatan 10-1T in ja u a n 1 0 910-2L i h a t D a
fta r 1 1 2 4. 10-3Lihat Semua 11410-4Pe n g e lo la a n F o ld e r
1 1 5Bagian 11 Jajak Pendapat 11-1D aftar P en g um pu lan S u ara
11 711 - 2Me m bu at P e ngu m pul an S uara 1 17Bagian 12
Manajemen Pekerjaan 12-1P er s ya r a ta n d an S tr uk t u r 12
112 -2T ugas De l eg as i 12 212 - 3Lap o r an P ek er j aa n 1 2
312-4Verifikasi12 - 5P en g elo la a n F ol d er 12 71 26Bagian 13
Disposisi 13-1S t r u k tu r d a n I s t i la h 1 2 913-2S t r u k
tu r d a f t a r a p p r o va l D i sp o si s i 1 3 113-3D r a ft 1
3 213-4Request / In Progress13-5Bo x D o ku m en 1 3 713-6M e l ih
a t D i spo si si / V ie w D i sp o si s i 1 3 913-7M e n g h a p u
s D i s p o s i s i / D e l e te D i s p o si s i 1 4 013-8M e n g
e lo la K o d e D i sp o si si 1 4 113-9Ko d e d a r i I s i D i sp
o s i si 1 4 113-10I n fo r m a s i F o r m D i sp o si si 1 4 2134
5. IntroductionHaansoft WorkDesk7 yang merupakan produk Groupware
berbasis-web yang menyelesaikan masalah saat ini dalam lingkungan
kerja. WorkDesk7 yang memiliki beberapa fitur yang diperlukan dalam
pengaturan pekerjaan di perusahaan manapun, dan infrastruktur untuk
memberikan pengetahuan-intensif untuk perusahaan. Ia mendukung
berbagai jenis kolaborasi dengan memberikan solusi dan membatasi
pengguna yang sah dari setiap menu, folder, dan
file.E-MailWorkDesk7 menyediakan klien email berbasis web yang
memungkinkan pengguna untuk mengirim atau menerima email tidak
hanya di antara semua karyawan tetapi juga dari luar perusahaan,
dan untuk mengatur semua suratsurat yang masuk dari POP3 manapun.
1. Mendukung beberapa bahasa asing yang memerlukan dasar karakter
khusus pada Unicode 2. Penguasaan filter SPAM 3. Fungsi tingkat
lanjut balas otomatis 4. Dukungan editor WYSIWYG 5. Mendukung untuk
menyalin dan impor langsung dari halaman web ke tubuh e-mail 6.
Leluasa menghubungkan antara buku alamat dan bulletin board 7.
Penjadwalan E-mail 8. Peningkatan fungsi untuk back up
emailE-Persetujuan Fitur E-persetujuan di WorkDesk7 yang
memungkinkan real-time persetujuan on-line dokumen, mengurangi
penggunaan kertas perusahaan. 6. 1. Manajemen dokumen menurut
setiap Proses persetujuan 2. Berbagai bentuk persetujuan (Mendukung
form persetujuan yang dibuat dengan pengolah kata umum) 3.
Mengelola tanda tangan elektronik dan password untuk e-persetujuan
4. Kemungkinan untuk terhubung pada e-mail Arsip WorkDesk7 dan
mengklasifikasi semua dokumen e-persetujuan. 5. Kotak dokumen
pribadi / kotak dokumen perusahaan / arsip 6. Mudah melakukan
pencarian dokumen persetujuan selama termasuk dalam kelompok yang
diizinkan atau dalam jalur persetujuan Bulletin Board Multi fungsi
Buletin Board ini memudahkan untuk mencari dan berbagi informasi
antarpengguna sehingga dapat bekerja secara efisien. 1.
Memungkinkan untuk mengatur pribadi lingkungan pada struktur
bulletin board 2. Memungkinkan untuk mengimpor posting dari buletin
boards ke klien Email 3. WYSIWYG editor dukungan 4. Melihat jumlah
pembaca 5. Multi-fungsi (berbagai macam form, menambahkan komentar,
dan kategori, dll) Agenda Lebih Mudah dan lebih meningkatkan
Manajemen penjadwal pribadi dan Departemen. 1. Berbagi Jadwal /
Agenda 2. Lihat jadwal dengan bulan, minggu, atau hari 3.
Memungkinkan untuk mengatur jadwal oleh jenis atau 4. Link dengan
reservasi sumber daya 5. Manajemen folder ACL (Access Control
List)- penerapan. 7. Data Membantu meningkatkan efisiensi kerja dan
berbagi sumber daya dari perusahaan. 1. Manajemen file yang teratur
2. Pengelolaan arsip dari setiap file pendaftar 3. File pencarian
4. Penerapan Manajemen folder ACL (Access Control List) 5.
Manajemen Data pribadiManajemen Kehadiran Berbagai jenis dari
aturan kehadiran dapat dengan mudah digunakan. Memungkinkan untuk
mengelola statistik kehadiran dan status semua karyawan secara
sistematis. 1. Manajemen kehadiran Individu 2. Manajemen kehadiran
DepartemenBuku Alamat Membantu mengatur buku alamat, kartu nama,
dan akses ke semua informasi dasar pegawai seperti nomor telepon
langsung, alamat email, dll 1. Manajemen buku alamat pribadi 2.
Kompatibilitas dengan buku alamat dari Outlook Express, Outlook,
Netscape, dan format Excel 3. Link dengan e-mail agar memudahkan
pekerjaan pendaftaran alamat 4. Manajemen kartu nama 5. Penerapan
Manajemen grup ACL (Access Control List)Catatan Struktur yang
identik dengan buletin board. Hal ini memungkinkan untuk
mengklasifikasi dan mengelola tugas pribadi dan file dengan baik.
8. Polling, Orang dapat membicarakan berbagai isu di dalam atau di
luar perusahaan, dan kemudian memperoleh berbagai gagasan dengan
sistem pemungutan suara. Tugas, Memungkinkan pengguna untuk
melimpahkan, melakukan, atau melaporkan pekerjaan sehingga semua
informasi tentang pekerjaan dapat digunakan secara on-line dan
diproses oleh siapa saja yang terlibat dalam satu atau lebih
pekerjaan tertentu.WorkDesk7 tidak memerlukan pelatihan khusus
untuk penggunaannya. Terima kasih untuk mudah-memahami dan intuitif
struktur. Jika setelah Anda membaca manual ini, itu lebih cenderung
memaksimalkan penggunaan penuh dari beberapa fungsi WorkDesk7. Bab
berikut ini memberikan banyak screenshot untuk membantu pengguna
mengerti dengan penggunaan fungsi-fungsi yang ada. Mohon
membiasakan diri anda dengan petunjuk ini. Kami berharap bahwa
WorkDesk7 meningkatkan produktivitas pekerjaan anda. Terima kasih
untuk memilih WorkDesk7. 9. Bagian Log In/Log Out1-1 Log InUntuk
dapat mengakses groupware, User ID dan password harus dimasukkan
terlebih dahulu. 1-1-1 Pilihan Log In Perusahaan Pilih perusahaan
yang dimiliki oleh pengguna (pengguna dapat masuk hanya bila sesuai
degan perusahaan yang dipilih) Bahasa yang Digunakan Pilih pilihan
bahasa yang akan digunakan (Tersedia bahasa Korea, Bahasa Inggris,
Jepang, dan Arab) ID/Password Pertama-tama masukkan ID dan password
yang diberikan oleh administrator perusahaan. 10. Menyimpan ID
Sebuah ID akan diingat jika sekali dipilih untuk akses berikutnya.
Namun untuk password, harus dimasukkan oleh user setiap waktu.
Pilihan ini hanya untuk pengguna PC sendiri dan sangat dianjurkan.
1-1-2 Gambar Login Gambar Login terdaftar oleh Groupware
administrator dan ditampilkan pada bagian tersendiri. 1-2 Halaman
Utama Groupware Semua informasi segera ditampilkan di halaman
pertama setelah login sehingga pengguna dapat melihat informasi
baru dalam sekejap. Item dan tiplokasi mereka untuk halaman utama
ditentukan oleh administrator. Klik pada judul Groupware,setiap
saat akan mengembalikan pengguna kehalaman utama. 1. Memungkinkan
untuk menyesuaikan halaman dengan portlet dan tata letak yang
disediakan, 2. Dan untuk menghapusklik tombol () pada judul portlet
yang tidakuntuk menampilkan halaman. 3. Pergi ke "" menu termasuk
berbagai fungsi yangmemungkinkan untuk mengoptimalkan setiap
lingkungan pengguna untuk menambahkan portlet kembali ke tata
letak, mengubah tata letak pada halaman, atau melakukan sesuatu
yang lebih. 11. 1-2-1 Informasi Kehadiran - Menampilkan catatan
informasi kehadiran untuk hari ini (waktu cek-in dan cek-out) -
Ketika waktu cek-in dan cek-out tidak dimasukkan, akan tampil No
Check / tidak dipilih. Pengguna dapat memasukkan waktu cek-in atau
cek-out dengan mengklik pada No Check / tidak dipilih. - Waktu
cek-in tidak dapat diubah oleh pengguna. - Jika pengguna merasa
perlu untuk mengubah waktu cek-in/cek-out, pengguna dapat meminta
kepada administrator system kepegawaian. 1-2-2 Kalendar - Kalendar
bulan ini hanya dapat dilihat di dalam informasi kehadiran. -
Tanggal hari ini ditandai oleh warna merah. Apabila hari di dalam
kalender diklik, maka jadwal hari ini akan terbuka. 12. 1-2-3
Informasi login pengguna - Informasi Login pengguna yang
ditampilkan. (Perusahaan / Nama Departemen / Nama (ID Pengguna))
1-2-4 Item-item Menu - Item-item yang akan ditampilkan pada halaman
utama adalah Pengumuman, Jadwal hari ini, Informasi Bulletin board,
Online Poll, Ucapan selamat, Informasi e-persetujuan, dan informasi
e-mail. - Keputusan untuk menampilkan salah satu item, dan lokasi
tersebut, ditentukan oleh administrator perusahaan. Pengumuman - 5
pesan terbaru akan ditampilkan dalam daftar pengumuman bulletin
board di halaman utama. - Mengklik pada sebuah nama bulletin board
akan mentransfer pengguna pada bulletin board yang dituju. Jadwal
Hari Ini - Jadwal Hari ini disajikan dalam urutan daftar (jenis
jadwal + waktu + judul jadwal + berbagi pengguna). - Mengklik pada
judul jadwal hari ini akan memindahkan pengguna ke bagian manajemen
penjadwalan. - Mengklik pada daftar jadwal yang sudah ada akan
memperlihatkan isi dari jadwal yang sudah dimasukan. - Mengklik
pada |Harian|, |Mingguan|, atau |Bulanan| akan mengubah judul
jadwal untuk menampilkan format harian, mingguan, dan bulanan yang
termasuk tanggal hari ini juga. 13. Informasi buletin board -
Seluruh daftar bulletin board dibuat dan dioperasikan oleh
perusahaan dan dapat dilihat. Mengklik pada bulletin board akan
membuka jendela yang sesuai dengan bulletin board yang dipilih. -
(Jumlah pesan baru yang masuk / Jumlah pesan yang masuk di bulletin
board) ditampilkan di samping nama buletin board. Online Poll -
Melihat daftar polling yang baru saja dimasukkan dan polling yang
sedang berjalan. Dari Pengguna yang telah masuk, hanya pengguna
yang memiliki otorisasi yang dapat berpartisipasi di dalam polling
dan dapat melihat pertanyaan-pertanyaan polling. Online Poll dapat
berlangsung secara terbatas, berdasarkan departemen atau
perorangan.- Mengklik pada judul polling akan menampilkan isi dari
polling, dan memperbolehkan pengguna berpartisipasi dalam polling
tersebut. - Mengklik pada jawaban dari pertanyaan pollingakan
memperlihatkan hasil maupun proses pollingyang sedang berlangsung.
Ucapan selamat - Memperlihatkan hari ulang tahun pada daftar
pengguna, menggunakan informasi tanggal ulang tahun yang tersimpan
di bagian kepegawaian. - Mengirimkan e-mail ucapan selamat dengan
mengklik pada nama pengguna yang terdaftar di pengumuman ulang
tahun. Informasi E- Persetujuan - Jumlah dokumen pesetujuan pada
setiap kotak persetujuan dapat diketahui. 14. - Jumlah dokumen
persetujuan ditunjukan secara numerik pada setiap kotak dokumen,
dan klik pada nama kotak dokumen untuk membukanya. - Tekan tombol,
kemudian daftar pada setiap kategori akan ditampilkan.Informasi
E-mail - Jumlah total dari e-mail yang belum dibaca dapat
diketahui. - Tekan tombol,, kemudian daftar dari pesan yang belum
dibaca akan ditampilkan.- Jumlah total kuota kotak surat dan
informasinya dapat ditunjukkan secara grafik dan numerik. -
Menampilkan daftar dari kotak surat yang digunakan dan informasi
e-mail pada tiap kotak surat. - Mengklik pada nama kotak surat akan
membuka kotak surat tersebut 1-2.5 Log OutKeluar dari program
Enterprise Portal tipUntuk tujuan keamanan, sangat dianjurkan untuk
menutup penggunaan dari grupware dengan Mengklik pada tombol logout
di bagian sudut kanan dari layar. 15. Bagian PengaturanMenu
pengaturan terdiri dari Informasi privat / preferensi/ e-mail/
e-persetujuan. 2-1 Informasi Pribadi - Informasi umum dari pengguna
dapat dilihat pada menu [Settings>Private Information]. -
Pengguna tidak dapat mengubah secara langsung, jika dibutuhkan maka
bagian kepegawaian yang akan mengurusnya.Meskipun dasar pengaturan
tidak dirancang untuk memungkinkan pengguna untuk mengubah
informasi pribadi mereka sendiri, perubahan dapat dilakukan di
bawah lingkungan server
Groupwaresehinggapenggunadapatmemodifikasiinformasipribadiberdasarkanklasifikasinya.
Silakan berkonsultasi dengan manajer pengembang WorkDesk jika ada
pertanyaan mengenai modifikasi informasi pribadi 16. - Satu-satunya
informasi pribadi karyawan yang dapat dilihat oleh karyawan lainnya
adalah 'nama, departemen, jabatan, tugas dan tanggung jawab, nomor
telepon, e-mail, dan informasi tugas. - Memasukkan ringkasan
informasi pekerjaan memungkinkan pemahaman yang lebih baik atas
peran karyawan di masing-masing unit. 2-2 Preferensi[ Ubah Password
/ tata letak layar / Manajemen Skin / manajemen berbagiTIPjadwal /
atur zona waktu / pengaturan RSS Feed]2-2-1 Ubah Password -
password pribadi yang terdiri dari huruf dan angka lebih aman
digunakan, daripada password yang mudah ditebak seperti nama
pengguna, atau yang lebih sederhana seperti nomor telepon atau
nomor KTP. - Masukkan password lama dan kemudian password yang
baru.Apa yang dilakukan ketika anda lupa password anda - Meminta
password awal kepada administrator perusahaan. - password awal
adalah 00000. Untuk alasan keamanan, secepatnya anda ubah password
anda dengan memilih menu [Settings >Preferences > Change
Password].2-2-2 Tata letak Layar Tentukan dari Daftar Jumlah Pesan
yang akan Ditampilkan. - Tentukan jumlah pesan e-mail,
e-persetujuan, bulletin board, dan daftar polling yang akan
ditampilkan sesuai untuk lingkungan pengguna PC pribadi. - Jumlah
pesan dapat ditentukan dari minimal 8 sampai maksimal 100. 17.
Tentukan ketika menggunakan (Pratinjau Frame). - Pembagian Frames:
Memilih "bagi frame" di dalam e-mail dan bulletin board menetapkan
struktur dimana bagian atas menunjukkan daftar dan bagian bawah
menunjukkan isi dari daftar yang telah dipilih di bagian atas. -
Tidak ada Frame: Memilih "tidak ada frame" menetapkan struktur
dimana jendela pertama menunjukkan daftar item, dan isi dari setiap
item yang ditampilkan dalam jendela berikutnya. Tentukan Gaya
Window untuk Mode Penulisan. - Memilih 'Open New Window' akan
membuka jendela baru yang akan beroperasi dalam mode penulisan.-
Memilih ' Mode Umum' akan beroperasi dalam mode frame penulisan
yang sama. 18. Atur Bahasa. Pilih bahasa yang diinginkan."Saya
ingin menulis saat membaca isi-isi yang berada di dalam Groupware
..." - Sering kali, menulis e-mail atau pesan memerlukan referensi
e-mail atau pesan lain. Dalam kasus tersebut pilih "Open New W
indow"2-2-3 Konfigurasi Skin Pilih skin yang dikehendaki dan simpan
untuk mengubahnya sesuai dengan yang anda inginkan. 19. 2-2-4
KalenderUmum - Hanya satu klik untuk daftar jadwal untuk waktu
tertentu (sehari, seminggu, sebulan). - Mengatur interval waktu
indikasi (setiap 15 menit, 30 menit, atau 1 jam). - Lingkup Waktu
yang akan ditampilkan pada halaman dapat diatur. 20. Manajemen
berbagi jadwal bersama - Ketika membuat jadwal, selalu membuat
jadwal agar selanjutnya dapat ditentukan pengguna mana yang akan
berbagi jadwal bersama. - Pilih berbagi pengguna bersama dengan
menggunakan "pencarian". - Mengklik pada pencarian akan mengizinkan
berbagi bersama departemen dan pengguna secara spesifik melalui
jendela POP di bawah ini. - Daftar berbagi pengguna bersama yang
dipilih dapat dikelola dengan mengklik tombol [Delete].2-2-5 Lihat
jadwal Grup - Buat dan kelola grup untuk melihat kalendar.2-2-6
Zona Waktu Mengatur zona waktu di tempat kerja anda. Jika anda
memilih jangan gunakan, maka waktu standar pada system anda akan di
atur. 21. 2-3 E-Mail [Pengaturan Dasar/ Manajemen akun/ Manjemen
tanDatagan/ Balasan Otomatis /
BalasanOtomatsKetikaTidakHadir/Teruskan/ManajemenSaring/TIP
Manajemen SPAM / Manajemen POP3 / Penerimaan Surat2-3-1 UmumDaftar
Cetak - Pilih satu diantara dua jenis daftar untuk ditampilkan.
Simpan di Kotak Terkirim - Fitur yang menyimpan salinan e-mail yang
sudah terkirim secara otomatis ke dalam kotak terkirim. - Mengklik
pada No tidak menyimpan surat terkirim ke dalam kotak terkirim.
Fitur Tanda terima telah Dibaca - Fitur yang memperbolehkan
pengguna dapat melihat apakah e-mail yg telah dikirim telah dibaca
atau tidak. 22. - Mengklik pada Yes pada fitur tersebut akan
memperbolehkan pengguna untuk melihat waktu pada saat e-mail dibaca
dari menu [E-Mail > Reception Check Box]. Jendela Utama E-Mail-
Menentukan jendela yang akan muncul pada tampilan awal ketika masuk
di menu email: Manajemen kotak surat, kotak masuk, internal e-kotak
surat, atau menulis e-mail.Ketika menerima E-mail - 'Pisahkan kotak
surat Internal dari Kotak masuk' e-mail internal yang langsung
dikirim melalui Groupware ke dalam kotak surat internal, dan semua
e-mail lain yang diterima ke kotak masuk.memilih Inbox secara umum
akan mengirimkan semua e-mail kedalam kotak masuk. E-mail yang
disaring akan di masukkan kedalam tiap-tiap kotak surat tertentu
sesuai dengan aturan ketika menerima e-mail yang digunakan.Ketika
menulis e-mail - Tentukan apakah ingin menggunakan teks atau HTMl
format sebagai dasar jenis penulisan e-mail. Ketika sedang membuat
e-mail, lalu ingin membuat e-mail baru, bisa memilih mode secara
sementara. Ketika e-mail Dihapus - Tentukan apakah akan mengirim
e-mail ke kotak dihapus (deleted mailbox) atau untuk menghapus
ketika menghapus e-mail. - Menghapus e-mail dari sistem
menjadikannya mustahil untuk memulihkan e-mail. 23. Ketika e-Mail
diteruskan - Tentukan apakah meneruskan e-mail dengan atau tanpa
menyimpannya di kotak masuk. Ketika Menerima SPAM - Tentukan apakah
mengirimkan SPAM yang sudah diberi tanda atribut SPAM ke dalam
kotak SPAM atau menghapusnya dari system. Tajuk Penyandian (Header
Encoding), Penyandian Teks (Text Encoding) - Pada waktu awal,
e-mail yang digunakan menggunakan penyandian 7-bit US-ASCII
karakter. Tetapi berdasarkan permintaan dan kompatibilitas dari
piranti lunak yang
digunakansaatinimenggunakan8-bitkarakter.Sehinggapadaumumnyamenggunakan
8-bit. Izin POP3 atau tidak - Administrator perusahaan memlilih
apakah membolahkan penggunaan POP3 atau tidak. Kapasitas Kotak
surat - Kapasitas kotak surat untuk pengguna tertentu diatur oleh
administrator perusahaan. - Menunjukkan total volume digunakan
(volume yang sedang digunakan). - Mengklik [Permintaan Ubah
kapasitas kotak surat] memungkinkan pengguna untuk menulis e-mail
ke administrator perusahaan dan meminta perubahan kapasitas kotak
surat. 24. 2-3-2 Manajemen akun - Dalam hal akun dasar memerlukan
penggunaan beberapa bahasa, seperti Inggris dan Korea, atau ketika
pengguna memiliki beberapa akun e-mail, akun yang saat ini
digunakan harus terdaftar di bawah manajemen akun. - Akun e-mail
yang diinginkan dapat dipilih untuk mengirim e-mail dari
[E-Mail> Write EMail] ketika ada beberapa pendaftaran akun
e-mail. (Silahkan lihat bantuan di [E-Mail > Write E-Mail])-
mengubah nama yang telah di daftarkan pada manajemen akun akan
mengirimkan email menggunakan nama yang telah diubah. (contoh:
webmaster) - Ketika mendaftarkan alamat e-mail, akun perusahaan
hanya memerlukan ID untuk mendaftarkannya. - alamat balasan yang
terdaftar bila semua balasan untuk e-mail yang dikirimkan kepada
satu akun, bahkan jika e-mail yang dikirim dari akun yang berbeda.
Jika alamat balasan tidak terdaftar, e-mail balasan akan dikirim ke
akun dari e-mail yang asli - Hanya satu alamat standar yang dapat
dipilih dalam pilihan. - Pilih "Jangan Gunakan Akun Perusahaan "
ketika mendaftar akun eksternal, karena akun tersebut bukan
merupakan akun perusahaan. 25. 2-3-3 Manajemen Tanda tangan Tanda
tangan berada di bagian paling bawah daru tubuh surat pada saat
menulis, dan mempunyai fungsi yang mirip dengan kartu nama. Pilih
dari beberapa pilihan tanda tangan, Tanda tangan dasar, Tanda
tangan tingkat lanjut, gambar tanda tangan kemudian
[Register].Memilih Pembuatan Tanda Tangan Dasar 1) Tentukan keadaan
di bawah tanda tangan yang akan terpasang. 2) Tentukan apakah
tandanya akan teks atau HTML. 3) Buat isi tanda tangan di teks area
dan klik pada [Register]. Memilih Pembuatan Tanda Tangan Tingkat
Lanjut - "Signature Wizard" dapat nyaman digunakan untuk membuat
tanda tangan yang menggabungkan gambar dan teks. 1. Sama seperti di
"pembuatan tanda tangan dasar ", ditentukan dalam keadaan bagaimana
tanda tangan tersebut akan dilampirkan. 26. 2. Tentukan item yang
akan dimasukkan dalam tanda tangan yang sesuai dengan memilih item
yang sesuai dalam isi tanda tangan: 'nama, Nama panggilan, No HP,
nomor telepon, nama perusahaan, alamat e-mail, alamat Homepage, dan
item yang lain. Pilih lokasi di mana item akan ditempatkan.bagian
kiri atas yang umumnya berisi logo perusahaan yang telah di
masukkan oleh administrator. perusahaan bagian atas dan bagian
bawah berisi konten tertentu di konten tanda tangan. 3. Warna teks,
blok teks, dan ukuran tanda tangan dapat ditentukan dalam 'Konten
Atribut (Content Attribute' )' dan diterapkan pada kondisi tertentu
di dalam konten tanda tangan. Memilih membuat gambar tanda tangan
1. Tentukan keadaan untuk tanda tangan yang akan dilampirkan. 2.
Dari ' Konten tanda tangan' Informasi Link akan mendaftarkan URL
yang akan terhubung dengan tanda tangan. -Mengklik tanda tangan
yang akan membuka URL.-Jika URL tidak terdaftar, klik pada tanda
tangan tidak akan berfungsi.Klik pada [Browse] dan memilih gambar
yang akan didaftarkan sebagai tanda tangan. 2-3-4 Membalas Otomatis
Mengacu pada pengiriman otomatis dari konten pre-registered pada
saat e-mail diterima pada akun yang aktif. 27. 1. Pilih apakah akan
membalas otomatis Case1) sistem membalas otomatis tidak diaktifkan.
Case2) membalas otomatis kecuali untuk e-mail internalsistem untuk
membalasotomatis tidak diaktifkan untuk e-mail yang berasal dari
dalam perusahaan. Case3) otomatis untuk membalas semua
e-mailbalasan otomatis sistem akandiaktifkan untuk semua e-mail
yang dikirimkan ke akun.2. Pembuatan Isi membalas otomatisTulis
judul dan konten lalu klik [Simpan] tombol untuk memasukan isi
pesan dari balasan otomatis.2-3-5 Membalas Otomatis Selama Tidak
Hadir Membalas otomatis selama ketidakhadiran akan secara otomatis
membalas e-mail yang masuk ke dalam akun selama jangka waktu yang
telah ditetapkan. 1. Tentukan apakah membalas otomatis selama
ketidakhadiran akan digunakan. 2. Menentukan masa ketidakhadiran.
Hanya selama periode ini respon yang terdaftar akan dikirim secara
otomatis. 3. Tulis pesan dan judul untuk informasi ketidakhadiran.*
Perbedaan antara membalas otomatis dan membalas otomatis pada saat
tidak hadir -membalas otomatis pada saat tidak hadir hanya pada
periode yang sudah ditentukan pada saat pengguna tidak hadir. -
Ketika kedua fungsi tersebut diaktifkan, membalas otomatis pada
saat tidak hadir mempunyai prioritas. 28. 2-3-6
MeneruskanMeneruskan e-mail akan mengirimkan e-mail yang diterima
dalam Akun WorkDesk ke akun yang tercantum dalam daftar Meneruskan
e-mail. E-mail yang akan diteruskan sama seperti aslinya. 1.
Masukkan alamat e-mail yang akan ditambahkan ke daftar meneruskan
e-mail. Masukan alamat e-mail Gunakan [Search] untuk mencari alamat
e-mail dari buku alamat. Jendela Pop-up pada saat menggunakan
[Search]TIPPilih pengguna dari departemen yang tercantum dalam
frame sebelah kiri kepada siapa surat yang akan diteruskan. (Adalah
tidak mungkin untuk memilih seluruh departemen. Seleksi harus
dilakukan oleh pengguna) Mengklik pada tombol[Add]menambahkan
pengguna ke daftarmeneruskan e-mail (frame kanan). Mengklik pada
tombol [Delete] setelah memilih pengguna yang akan menghapus
pengguna dari daftar meneruskan e-mail. 29. 2. Tambahkan ke alamat
e-mail untuk pesan yang akan diteruskan ke dengan mengklik tombol
[Add] dan mendaftarkan mereka dalam daftar Meneruskan e-mail.2-3-7
Manajemen Filter apakah filter itu Filter? Filter adalah sebuah
sistem yang dirancang untuk memisahkan masuk e-mail tertentu sesuai
dengan spesifikasi. Jika kata kunci tertentu atau teks yang
ditemukan dalam "pengirim", "penerima", dan "isi" e-mail akan
secara otomatis dipindahkan ke folder yang ditunjuk oleh filter.
Metode pendaftaran 1) Daftarkan nama filter. nama Filter harus
mencerminkan isi suatu filter, dan dapat dengan mudah dikenali oleh
pengguna. 2) Tentukan apakah e-mail yang sesuai dengan kondisi
filter yang sepenuhnya untuk dihapus atau dikirim ke folder yang
sudah dibuat. 3) Daftar aturan filter di dalam konten.Memilih
'Hapus Semua' di nomor 2 akan menghapus mail yang sesuai dengan
filter tanpa menyampaikan surat ke kotak surat tertentu. Beberapa
kata kunci dapat digunakan di filter. Bila menggunakan lebih dari
satu kata kunci, memisahkan kata dengan Titik koma (;) (contoh:
teman; Teman; teman sekolah). SPAM filter Wizard Sistem untuk
memblok SPAM menggunakan filter yang telah dibuat oleh pengguna.
30. 1) Pilih yang diperlukan dari daftar SPAM filter yang terdaftar
kemudian klik tombol [Add]. 2) Setelah menambahkan semua daftar
SPAM filter yang diperlukan, klik tombol [Save] untuk membuat
filter berdasarkan daftar yang dipilih. 2-3-8 Manajemen SPAM Apakah
manajemen SPAM itu? Sistem untuk memblok SPAM yang terus menerus
dikirimkan dari alamat e-mail tertentu. Alamat e-mail ini akan
ditambahkan ke dalam Daftar SPAM'.Alamat e-mail yang terdaftar
sebagai SPAM secara otomatis akan di blokTIPoleh server.Menambah
SPAMTulis alamat e-mail yang akan didaftarkan menjadi SPAM di dalam
area alamat SPAM dan klik tombol [Add SPAM] untuk mendaftarkannya.
31. Menghilangkan SPAM Pilih alamat e-mail yang ingin dihilangkan
dari daftar SPAM kemudian klik tombol [Delete] untuk mengilangkan
alamat tersebut dari daftar SPAM. Mencari sebuah Alamat SPAM
tertentu di dalam Daftar SPAM Masukkan alamat e-mail yang akan
dicari dalam area ' Alamat SPAM ' dan klik tombol [Search]. Alamat
SPAM yang cocok dengan pencarian akan dipilih dari daftar
SPAM.2-3-9 Manajemen POP3 -Fitur yang memungkinkan proses upload
e-mail dari server mail POP3 eksternal untuk WorkDesk. Hanya
pengguna dengan otorisasi pengguna POP3 dapat menggunakan fitur
ini.-POP (Post Office Protocol) merupakan protokol untuk
meng-upload e-mail yang telah tiba di server dan ke e-mail client
(Outlook, Outlook Express, dll). POP3 adalah salah satu jenis
POP.-Mendaftarkan informasi pada gambar di atas akan memungkinkan
pengguna untuk membaca dari WorkDesk apapun e-mail dari server
POP.-Pertanyaan berhubungan dengan POP3 harus tujukan ke
administrator mail server atau layanan perusahaan yang sesuai. 32.
Pendaftaran POP31) Nama penyedia layanan E-mail - Daftar nama
perusahaan yang menyediakan server POP3. 2) Nama Server POP3 -
Tanya yang sesuai untuk informasi layanan perusahaan yang
diperlukan.* Menghapus setelah menerima e-mail -Cek -'Hapus setelah
Menerima', yang terletak setelah area nama server POP3, akan
menghapus e-mail di server setelah masuk e-mail akan upload ke
WorkDesk. -Tidak cek 'Hapus setelah Menerima' akan meninggalkan
e-mail di dalam server mail tanpa tersentuh.3) Sambungan Port-
Standar port 110 dipilih. Bicaralah dengan administrator perusahaan
jika kesalahan timbul setelah pemilihan port standar.4) ID,
password, dan alamat e-mail yang akan digunakan dengan akun e- mail
eksternal.5) Impor E-mail - Tetapkan apakah semua e-mail di kotak
surat eksternal yang akan diupload atau hanya e-mail yang baru
tiba. 33. 6) Kotak surat tersimpan- Tentukan kotak surat e-mail
yang mana dari kotak surat eksternal yang akan di-upload.2-4
E-Persetujuan [Ubah password e-Persetujuan / Manajemen Tanda tangan
e-persetujuan / Pengaturan kehadiran / Manajemen Penerimaan e-Mail
TIP
Gambartandatangandarisetiappenggunaharusdidaftarkanpadamanajemen
tanda tangan e-persetujuan (Silahkan lihat bagian manajemen tanda
tangan)2-4-1 Ubah Password e-Persetujuan -Password e-Persetujuan
mempunyai keamanan ganda untuk melindungi dokumen
persetujuan.-password haru berbeda dengan password yang digunakan
pada saat login untuk alasan keamanan. Masukkan password lama dan
kemudian password yang baru sesuai pilihan anda.* Apa yang harus
dilakukan ketika Password e-Persetujuan anda lupa? -Meminta kepada
administrator perusahaan untuk menginialisasi password
e-persetujuan anda. - Password awal adalah 00000, dan harus diubah
setelah diinisialisasi.2-4-2 Mengelola Tanda tangan e-Persetujuan
Gambar tanda tangan e-Persetujuan harus didaftarkan untuk
mengeksekusi e-persetujuan. 34. Melihat tanda tangan yang telah
terdaftar -Gambar tanda tangan yang telah terdaftar serta tanggal
pendaftarannya terlihat.-Pilih gambar tanda tangan dari daftar
tanda tangan yang tersedia, dan klik tombol [Delete] untuk
menghapusnya. Gambar tanda tangan yang telah digunakan pada dokumen
e-Persetujuan akan tetap berada pada tempatnya Mendaftarkan Tanda
Tangan1) Klik pada tombol [Browse] pada pilihan file tanda tangan
untuk mencari dan menentukan gambar Gambar yang digunakan harus
berukuran 100x100 pixels, dengan jenis JPG atau GIF. Nama file yang
digunakan harus dengan English karakter. 2) Mengklik pada tombol
[Save] untuk menentukan gambar yang dipilih menjadi file tanda
tangan. 2-4-3 Pengaturan KetidakhadiranMenentukan proxy yang akan
menyetujui dokumen elektronik selama ketidakhadiran pengguna. 35.
Atur E- persetujuan selama ketidakhadiran 1) Tentukan awal dan
akhir masa ketidakhadiran. 2) Alasan singkat ketidakhadiran. 3)
Pilih proxy menggunakan [Search]. 36. Bagian 3 E-Mail3-1 Tinjauan
Atur lingkungan dasar e-mail dari pengaturan. Pengaturan Pengaturan
E-mail dapat diubah melalui menu [Settings > E-mail]. Pengguna
dapat mengatur berbagai pilihan : Umum, akun, tanda tangan,
membalas otomatis, membalas otomatis (ketidakhadiran), Meneruskan
e-mail,, filter, SPAM, POP3 dan penerimaan e-mail. [[Write Mail]:
membuat e-mail (Lihat 3-2. Tulis baru )Reply] : Kirim balasan
kepada pengirim e-mail. Semua lampiran yang berasal dari e-mail
asli tidak akan diikutsertakan ketika membalas e-mail.[Reply All] :
Kirim balasan e-mail kepada semua pengirim yang telah mengirimkan
e-mail. Semua lampiran yang berasal dari e-mail asli tidak akan
diikutsertakan ketika membalas e-mail.[Forward] : Meneruskan e-mail
kepada orang lain tanpa mengubah pesan asli. Semua lampiran yang
berasal dari e-mail asli akan diikutsertakan ketika meneruskan
email.[ To BBS] : E-mail yang dipilih akan di salin ke bulletin
board tertentu. 37. * Men yalin e-mail ke buletin board tertentu.
1) Pilih e-mail yang akan disalin ke bulletin board. 2) Klik pada
tombol [Copy to Bulletin Board]. 3) Tentukan papan buletin yang
akan disalin dari e-mail. 4) Tentukan apakah seluruh e-mail akan
disalin atau hanya isi pesan.[Delete] : Perintah menghapus termasuk
kedalam [Settings > E-Mail > General]memungkinkan spesifikasi
apakah e-mail akan sepenuhnya dihapus dari sistem atau dikirim ke
kotak dihapus. Kasus 1: Menentukan apakah dihapus dari sistem
e-mail Yang dihapus akan dihapus secara tuntas dan tidak dapat
dipulihkan. Kasus 2: Menentukan apakah di simpan ke kotak dihapus
Mengklik 'Hapus' akan memindahkan e-mail ke kotak dihapus Catatan,
mengklik 'Hapus' pada saat berada di dalam kotak, e-mail akan
dihapus sepenuhnya dan tidak dapat dipulihkan. [Move]: Pilih e-mail
yang akan dipindahkan ke kotak surat yang berbeda. Tujuan kotak
surat dipilih sebelum memindahkan e-mail. [Laporkan sebagai Spam] :
Memilih e-mail yang akan terdaftar sebagai SPAM danmengklik [Tambah
SPAM] akan menampilkan jendela di bawah ini. 38. -Pilihan
Pendaftaran: Tentukan bagaimana SPAM yang terdaftar akan
diproses.-Pilih "Beritahu Admin" akan memberitahu administrator
dari alamat SPAM, dan itu akan dikelola oleh sistem perusahaan
sebagai SPAM.-PERHATIAN! Hanya memilih "Beritahu Admin" bila e-mail
adalah 100% SPAM. SPAM yang diberitahukan kepada administrator
diblokir di sistem mail perusahaan dan diblokir untuk seluruh
perusahaan. Berhati-hatilah.-Daftar SPAM: alamat E-mail yang telah
dipilih pada daftar e-mail yang secara otomatis terdaftar. Mungkin
juga memasukkan alamat dengan cara manual.[Cari] : Pilih kotak
surat yang akan dicari dan sasaran pencarian (penerima,pengirim,
judul, konten), dan masukkan kata kunci pencarian. Beberapa kata
kunci dapat digunakan, dan titik koma (;) harus disertakan diantara
setiap entri.[Back Up] : tentukan e-mail yang didukung sebagai zip
file di sistem lokal atau perangkat penyimpanan lainnya. 39.
Kompresi file cadangan unzipping yang telah diunduh akan membuat
sebuah file .Eml.. Email data dapat dipasang ke e-mail client
(contoh: Outlook Express) atau diklik dua kali.* Mengembalikan file
cadangan ke dalam WorkDesk - File cadangan dapat dikembalikan dalam
WorkDesk dengan menggunakan Import E-Mails" yang berada di sebelah
menu kiri (Lihat 3-7. Import E-Mails)[Tanda Terima]: Ada dua cara
untuk melihat Tanda terima ketika pilihan tanda terima pembacaan
dipilih.1) Mengkonfirmasi penerimaan: Adalah mungkin untuk melihat
waktu saat penerima membuka e-mail yang telah dikirim dari check
box penerimaan.2) Mengklik pada tombol [tanda terima pembacaan]
dalam melihat isi dari kotak terkirim, dan mengkonfirmasikan bila
penerima telah membaca e-mail.[Batal mengirim] : Perintah yang
tersedia di dalam kotak terkirim.Diantara e-mail yang berada di
dalam kotak terkirim yang digunakan di pilihan penyimpanan,
dimungkinkan untuk membatalkan pengiriman e-mail jika penerima
belum membaca pesan tersebut. 40. 3-2 Menulis E-mail Baru3-2-1
Pengirim -Pada umumnya, pengirim telah terdaftar pada alamat e-mail
yang menggunakan domain perusahaan.-Pada kesempatan tertentu
pengguna dengan beberapa ID akan ditampilkan dalam area pengirim.
ID tersebut didaftarkan akun e-mail di bawah [Environment Settings
> E-Mail > Akun Management]. Sangat mungkin untuk memilih
akun dan menulis e-mail.3-2-2 Prioritas Pemilihan High sebagai
prioritas akan menunjukan iconpada daftar e-mail penerima. 41.
3-2-3 Penerima, CC, and BCC Ada tiga cara untuk memasukan nama
penerima: Dari buku alamat, diketik langsung pada alamat e-mail,
dan mengirim ke semua pengguna di perusahaan. Case 1) Memilih dari
buku alamat -Klik pada [Address Book] untuk memilih penerima dari
buku alamat.-Daftar pegawai, grup, kartu nama, buku alamat pribadi
dapat dicari melalui buku alamat untuk menemukan alamat penerima.
E-mail Penerima dapat dipilih perorangan atau melalui departemen.
Beberapa penerima dapat juga dipilih.-Dimungkinkan untuk memilih
secara sekaligus penerima, CC, dan BCC dari buku alamatBuku Alamat
E-mailCase 2) Memasukkan secara langsung nama di dalam buku
alamat-Nama penerima dapat di ketik langsung. Misalnya, setelah
mengetik di 'Hong Kil Dong' sebagai penerima sistem akan mencari
nama yang terdaftar di buku alamat sebagai 'Hong Kil Dong' dan
mengirimkannya ke pengguna. Mengetik dalam 'Tim Pengembangan 1'
akan mengirim e-mail ke semua pengguna dalam ' Tim Pengembangan 1.
42. Pelengkap otomatis yang berfungsi untuk menampilkan daftar item
yang disarankan dari buku alamat perusahaan, kartu nama, atau buku
alamat pribadi yang paling cocok dengan apa yang telah pengguna
ketikkan. Pengguna hanya memilih satu yang tepat pada daftar.
-Ketika mengirimkan e-mail untuk lebih dari satu penerima,
titik-koma harus diberikan diantara setiap nama penerima.-Pada saat
mengetikkan pada nama penerima.Pencarian yang dibuat di urutan Nama
departemen Jabatan Nama Pengguna Nama pada Kartu Nama Buku Alamat
Pribadi, dan e-mail akan dikirim untuk nama pertama yang sesuai
dengan nama yang dimasukkan. Mengetik langsung di penerima lebih
baik bila tidak ada duplikasi nama di departemen atau jika mengirim
ke pengguna dengan jabatan tertentu. Case 3) Mengirim e-mail ke
seluruh perusahaan Pilihan ini akan mengirimkan e-mail ke semua
pengguna di dalam perusahaan.3-2-4 Judul Pilih judul dengan batasan
30 karakter korea atau 60 karakter English.3-2-5 Simpan di kotak
terkirim / Tanda terima pembacaan/ Tambah tanda tanganSimpan di
kotak terkirim, Tanda terima pembacaan, dan tambah tanda tangan,
dapat ditentukan pada [Settings > E-Mail > Basic Environment
Settings], Pengaturan dapat diubah untuk setiap e-mail perorangan
ketika mengirimkan e-mail. 43. * E - m a i l h a n ya d a p a t d i
b a t a l k a n j i k a m e n yi m p a n n ya d i k o t a k t e r k
i r i m . - WorkDesk memperbolehkan membatalkan e-mail sebelum
e-mail tersebut dibaca oleh penerima. Bagaimanapun, [cancel sent
e-mail] hanya dapat dilakukan jika pesan yang terkirim disimpan di
dalam kotak terkirim.3-2-6 Menulis E-Mail -Hanya ketika html
ditentukan pada jenis pengiriman, dan isinya dapat diedit dalam
HTML.-Tanda tangan ditentukan dalam [Settings> E-Mail >
Signature Management] dan dilampirkan di bagian terakhir dari tubuh
e-mail.3-2-7 Jenis pengiriman / Karakter -Jenis Tubuh e-mail
dipilih untuk salah satu teks biasa atau html.-Karakter yang
digunakan dalam e-mail dapat ditentukan untuk karakter Korea,
Unicode, Cina, Jepang, english, dan lain-lain.3-2-8 Lampiran File
-Kuota untuk jumlah lampiran file dan ukuran setiap file yang
digunakan adalah ditentukan oleh WorkDesk7 administrator
perusahaan.-WorkDesk7 administrator Perusahaan dapat memasukkan
[Administrator > System > Attachment File Management] untuk
menentukan jumlah kuota lampiran file dan ukuran file untuk setiap
e-mail dan bulletin board. Quota juga dapat ditentukan secara
terpisah untuk pengguna. 44. -Jika kapasitas email penerima sangat
rendah, penerima tidak dapat mendapatkan email yang memiliki
lampiran file besar karena ukuran yang besar. Untuk memecahkan
masalah ini, ada pilihan untuk mengubah jenis email sebagai
"Large".Tipe Umum File akan berada di dalam e-mail itu sendiri.Tipe
Large Sebuah e-mail akan dikirim dengan link yang memperbolehkan
penerima untuk mengunduh file yang berukuran besar.3-2-9
Penjadwalan e-mail Pengguna sebaiknya memeriksa apakah mereka
mempunyai otorisasi untuk mengirimkan e-mail terjadwal. Menentukan
waktu kapan e-mail akan dikirim dalam waktu tertentu.3-3 Struktur
Kotak Surat Kotak Surat terdiri atas kotak surat dasar dan kotak
surat pribadi. Pengguna membuat sub kotak surat di dalam kotak
masuk dan internal kotak surat (lihat manajemen kotak surat). 45.
All messages (semua pesan) Semua pesan yang diurut berdasarkan
tanggal dan ditampilkan kecuali pesan dari Kotak Dihapus, Kotak
SPAM, dan Kotak Penerimaan .Inbox / Internal E-Mailbox (kotak
masuk/kotak surat internal Memilih 'Pisahkan kotak surat Internal
dari Kotak masuk' pilihan di [Settings> E-mail >
General]e-mail yang berasal dari dalamperusahaan ke 'kotak surat
internal' sementara dari e-mail lainnya akan dikirim ke kotak
masuk. Hingga 4 tingkat kotak surat pribadi dapat dibuatdalam kotak
masuk dan kotak surat internal.(Lihat 3-4. Manajemen Kotak
surat)3-3-1 Fitur dan struktur standar dari kotak suratKotak
terkirim -Ketika menulis e-mail, memilih pilihan menyimpan (lihat
gambar di bawah) untuk selanjutnya akan menyimpan salinan e-mail
dalam kotak dikirim bila e-mail telah dikirim.- Fitur [Read
Receipt] dan [Cancel Sent E-Mail] dapat digunakan dari kotak
terkirim. 46. Kotak Draft -Menggunakan perintah [Save to Draft Box]
dalam menulis e-mail akan menyimpan e-mail ke dalam kotak
draft.-E-mail yang telah disimpan dalam kotak draft dapat diedit
dan dikirim kemudian.Kotak Dihapus -Menghapus e-mail dari kotak
surat manapun akan mengirim e-mail yang telah dihapus ke dalam
kotak dihapus.-Hanya dengan Mengklik empty maka seluruh e-mail yang
ada didalamnya akan benar-benar dihapus dari sistem.Kotak Surat
Terblokir -Kotak surat yang digunakan ketika menentukan SPAM ke
kotak surat terblokir dari pilihan pemrosesan SPAM.-E-mail yang
penting apabila kurang hati-hati akan difilter sebagai SPAM. Untuk
mencegah penghapusan tersebut e-mail tersebut, disarankan untuk
e-mail SPAM dikirim ke kotak surat terblokir daripada dihapus dari
sistem, yang memungkinkan pemulihan e-mail penting.Kotak Pilihan
Penerimaan -Memilih periksa penerimaan, yang terletak di sebelah
baris judul e-mail pada saat menulis e-mail, pada e-mail tertentu
akan memungkinkan pengirim untuk mengetahui khusus untuk e-mail
pengirim akan memungkinkan untuk mengetahui jika penerima telah
membaca pesan, dan jam berapa, dengan mengindikasinya di kotak
pilihan penerimaan. 47. Ke Kotak Surat-Menu drop-down disediakan
untuk mengakses pada setiap pengguna agar kotak surat dapat dibuat
dengan mudah.3-3-2 Stuktur Kotak Surat Struktur Frame dan Non-Frame
-Pengguna dapat memilih untuk melihat kotak surat di dalam frame
atau non frame dengan membuka pengaturan tata letak layar
[Environment Settings> Preferences > Screen Layout].-Struktur
frame menempatkan daftar kotak surat pada frame atas dan isi dari
e-mail yang dipilih terletak di frame bawah dari kotak
surat.-Struktur non frame menunjukan daftar surat pada jendela
pertama. Dan isi dari email yang dipilih akan ditunjukkan pada
jendela berikutnya.Struktur Frame Kotak Surat -Struktur ini terdiri
dari Frame atas untuk daftar pesan e-mail dan frame bawah untuk
menunjukan isi dari e-mail yang dipilih di frame atas..-Mengklik
pada judul dari e-mail yang ingin dibaca akan dimunculkan isi dari
e-mail pada frame bawah.-Jumlah e-mail yang terdapat di list dapat
diubah pada [Environment Settings > Preferences > Screen
Layout Management > E-Mail Message Count]. 48. list frameview
frameList Frame (upper frame contains e-mail list) Keterangan Title
BarIkon status Kotak pilihan: Mengklik pada ikon ini akan memilih
semua pesan email yang terlihat pada daftar. Ikon lampiran
(Attachment Icon): Mengindikasikan adanya file lampiran pada pesan
e-mail. 49. icon prioritas (Priority Icon): mengindikasikan pesan
e-mai memiliki prioritas yang tinggi dalam penulisannya. Ikon
status pembacaan e-mail:mengindikasikan e-mail tersebut
belumdibaca. Memperlihatkan status e-mail. Ada empat status, R, A,
F, and E, dan Mengklik dari indikator status tersebut akan
memungkinkan pengguna melihat informasi lebih jelas.. R: Reply
(Balas) A: All Reply(Balas Semua) F: Forward(Teruskan) E: Error
(Eror) Lihat isi frame -[Address Book], [Add SPAM]: Isi yang
terlihat pada frame atas memungkinkan untuk memasukan daftar SPAM
atau menambahkan alamat e-mail dari pengirim ke dalam buku
alamat..-Daftar lampiran file: ikon menginikasikan jenis file yang
dilampirkan pada pesan.3-3-3 Mengurutkan Kotak Surat Melalui Daftar
Judul Pesan e-mail di kotak surat biasanya di urutkan berdasarkan
waktu. Mengklik pada judul akan mengurutkan e-mail sesuai judul
yang di klik. 50. 3-4 Manajemen Kotak Surat'Informasi e-mail hari
ini dapat dilihat dan Kotak Masuk Saya dapat dikelola dari
Manajemen Kotak Surat.3-4-1 Informasi E-Mail Hari ini
Memberitahukan Pengguna tentang adanya e-mail baru yang telah
diterima pada hari ini. Informasi dan Total kuota kotak surat dapat
ditunjukan secara numeric maupun grafik.3-4-2 Manajemen Kotak Masuk
Saya Kotak Masuk dan kotak surat internal adalah dasar dari kotak
surat dan tidak dapat diubah atau di hilangkan.. Kotak surat
pribadi dibuat didalam kotak masuk dan kotak surat internal, dapat
ditambah, diubah maupun dihilangkan. Kotak surat pribadi tidak
dapat ditambah, diubah maupun dihilangkan di dalam kotak terkirim,
kotak draft, kotak surat terblokir, ataupun pilihan penerimaan.
Hanya mengkosongkan dan membuat cadangan yang diperbolehkan. 51.
[Add]/[Delete]: Pilih (Ubah) induk dari kotak surat pribadi, atau
pilih untuk mengubah nama kotak surat. [New Mailbox]: Pilih induk
kotak surat untuk kotak surat yang baru, kemudian menambahkan
perintah untuk membuat sub kotak surat. (Dalam kotak masuk dan
kotak surat internal) [Refresh Information]: Fitur yang dapat
mengembalikan informasi dari folder kotak surat yang telah
dikosongkan. Hanya dapat mengembalikan informasi sebelum logout.
[Load Information]: Meletakkan pada menu sebelah kiri tentang
perubahan atau tambahan informasi dalam Manajemen Kotak
Surat.[Sort]: Urutkan dari urutan kotak surat.Pertama-tama pilih
kotak surat yang akan diubah urutannya.. : Pindah ke Atas : Pindah
ke Bawah(Contoh: Pilih kotak dihapus dari gambar dan klik tombol
pindah keatas. Kotak dihapus akan pindah di atas kotak terkirim.)
52. : Pindah ke atas satu tingkat : Pindah ke bawah satu tingkat
(Contoh: Pada gambar pilih kotak surat pribadi 1 dan klik tombol.
Pindah ke atas satu tingkat. Kotak surat pribadi 1 akan berada
setingkat dengan tes kotak surat 123.)3-5 POP3 (Memeriksa Akun
E-mail Eksternal) E-mail di dalam akun e-mail eksternal yang
mendukung fasilitas POP3 dapat dibuka melalui e-mail WorkDesk.
-POP3 adalah jenis dari POP (Post Office Protocol) protokol yang
digunakan untuk menguplod e-mail, menerima e-mail, menerima dari
server utama dan diteruskan kedalam aplikasi klien e-mail (Outlook,
Outlook Express, dll).-Daftar e-mail Eksternal dan informasi akun
dapat didaftarkan pada [Environment Settings> E-Mail > POP3
Management], dapat dilihat dari menu memeriksa surat
eksternal.-Pilih akun e-mail eksternal yang ingin anda upload ke
WorkDesk dari akun e-mail eksternal. Klik tombol [Save] untuk
menyelesaikan proses dan mengirim e-mail ke dalam WorkDesk.3-6
E-mail yang diimpor [Import E-Mails] adalah fitur yang dapat
mengimpor ke dalam e-mail WorkDesk (file .eml) dan disimpan ke
dalam computer pengguna. 53. Untuk mengimpor cadangan file-file
WorkDesk ke dalam WorkDesk Untuk mengimpor e-,ail yang digunakan di
klien e-mail lainnya ke dalam WorkDesk.1. File E-Mail: Klik pada
tombol [Browse] dan pilih file e-mail yang tersimpan (file yang
berekstensi. eml). 2. Kotak surat tersimpan : Pilih kotak surat
yang akan menyimpan e-mail yang akan diimpor. 3. Klik tombol [Save]
untuk menyimpan file yang telah diimpor ke dalam kotak surat. 54.
Bagian 4 E-Persetujuan4-1 Persyaratan dan Struktur 4-1-1
Persyaratan Penggunaan 4-1-1-1 Persyaratan E- Persetujuan
-Draft:Buat dokumen e-persetujuan.-Approve (Setuju): Tindak lanjut
yang menyetujui untuk setiap dokumen persetujuan yang diajukan oleh
pemohon.-Reject (Tolak: Tindak lanjut yang menolak untuk setiap
dokumen persetujuan yang diajukan oleh pemohon.-Setuju: tindakan
yang memperlihatkan menyetujui atau tidak menyetujui dengan
masing-masing persetujuannya, tetapi tidak mempengaruhi proses
persetujuan keseluruhan..4-1-1-2 Approval Path Terms -Drafter
(Pemohon) : yang membuat dokumen dan menyerahkan untuk
disetujui.-Co- Drafter: Seseorang yang menurut hirarki berada di
departemen lain, dan memiliki izin dalam proses persetujuan
dokumen.-Decision Maker: Seseorang yang memiliki kewenangan untuk
memberikan keputusan akhir dari dokumen persetujuan.-Manajer:
Seseorang yang mengelola persetujuan dokumen. Seorang manajer yang
ditunjuk pada saat sebuah form dokumen persetujuan telah
didaftarkan. Dokumen yang 55. telah disetujui akan diteruskan ke
manajer, tanpa memperhitungkan apakah manajer termasuk dalam jalur
persetujuan. -Circulator: Pengguna yang dapat mereferensikan
dokumen.4-1-2 Penjelasan dari Kotak Persetujuan -Draft: Form
dokumen persetujuan telah dipilih, dan dokumen telah
dibuat.-Request: Kotak persetujuan dimana dokumen yang telah
diserahkan telah disimpan. Jumlah dokumen yang berada di dalam
kotak permintaan sama dengan jumlah dokumen yang memerlukan
persetujuan. Dokumen persetujuan yang sedang dalam proses dikirim
ke kotak [In Progress].-In Progress: kotak Persetujuan di mana
dokumen-dokumen yang telah disetujui sebagian tetapi belum
menyelesaikan proses persetujuan sampai tahap akhir akan disimpan.
Atau User telah menyetujui dokumen, tetapi manajemen yang lebih
tinggi belum menyetujui.(Persetujuan dokumen awalnya disusun oleh
pengguna ke dalam "in progress box". Persetujuan dokumen secara
otomatis telah disetujui oleh
pemohon.)Dokumenyangtelahdisetujuisecaraotomatisakandikirimkedalam[Document
Box]. TIP 1. Dokumen yang telah dibuat dan dikirimkan oleh pengguna
akan terkirim kedalam Personal Document Box(kotak dokumen pribadi)
, 2. Dokumen yang telah berada dalam jalur persetujuan akan
terkirim ke dalam Company Document Box (kotak dokumen perusahaan) .
56. 4-1-3 Struktur Daftar Kotak PersetujuanMelihat Sebuah Dokumen
Persetujuan Ada dua cara untuk melihat isi dokumen persetujuan dari
daftar dokumen persetujuan. Case1) Pilih dokumen yang diinginkan
dengan Mengklik pada check box, kemudian klik pada tombol [View
Document]. Case2) Klik pada judul dari dokumen persetujuan dan isi
dari dokumen tersebut akan terlihat. Pindah Halaman Menunjukan no
halaman/ jumlah total halaman. Mengetikkan nomor halaman untuk
melihat halaman yang dikehendaki. Daftar komponen - Mengklik pada
ikon file lampiran ( ) akan mengunduh file terlampir. - Kriteria
Persetujuan : membuat criteria untuk dokumen persetujuan sebagai
draft, dalam proses, laporan, dll. - Judul: menunjukan judul dari
dokumen persetujuan. Mengklik pada daftar akan menunjukan isi dari
dokumen tersebut. 57. - Undecided Decision Makers: Nama orang yang
selanjutnya akan menyetujui dokumen di dalam jalur persetujuan. -
Writer: Nama orang yang menyerahkan dokumen persetujuan tersebut. -
Cari: Dokumen persetujuan dapat di cari didalam kotak persetujuan
dengan kondisi pencarian tertentu (writer, Judul) dan tanggal
pembuatan.4-2 Draft (Menulis dokumen) 4-2-1 Memilih sebuah Form
Dokumen Persetujuan Persetujuan klasifikasi folder dan form
persetujuan dibuat dan dimasukkan olah administrator.1) Pilih
klasifikasi folder persetujuan yang berisi dokumen persetujuan yang
ingin dipakai. 2) Pilih form persetujuan dari dalam klasifikasi
folder persetujuan dan menjalankan perintah [Draft] untuk memulai
pemakaian dokumen persetujuan (4-2-2).Mengklik gambardi depan nama
form persetujuan akan memungkinkan pengguanauntuk melihat informasi
dari form persetujuan. 58. 4-2-2 Menulis sebuah Dokumen Persetujuan
< editor document HTML >1) Masukkan password e-Persetujuan
(-)Meskipun pengguna tidak ingat password, dapat meminta
administrator untuk menginisialisasi password tersebut.-Password
e-persetujuan mempunyai inisialisasi sebesar 00000. Untuk menjaga
keamanan, password sebaiknya diubah secepatnya dari [Environment
Settings > EApproval> Change E-Approval password].2) Tentukan
Jalur Persetujuan ()-Jalur Persetujuan merujuk kepada keputusan
hirarki.-Tentukan persetujuan dari pop-up pencarian jalur
persetujuan.-Mengatur persetujuan path, distribusi penerima, dan
departemen di mana catatan dinas akan dikirim untuk meminta
kerjasama jika disetujui. (lihat ke TIP pada halaman berikutnya
mengenai spesifikasi jalur persetujuan) 59. 3) Kerahasiaan / Waktu
Kemanan ( -)Kerahasiaan dan Waktu Kemanan ini ditentukan oleh
administrator ketika form draft telah terdaftar.-Kerahasiaan dan
Waktu Kemanan dapat dimodifikasi ketika menulis dokumen
persetujuan.4) Mandaftarkan File Lampiran (-)File lampiran : Kuota
serta jumlah lampiran file ditentukan oleh administrator
perusahaan.5) Menulis Isi Dokumen ( -)Masukkan isi dokumen yang
sesuai di dalam form terdaftar. {form}6) Pengajuan -Klik pada
tombol [Report] untuk mengajukan dokumen persetujuan yang baru
dibuatdi dalam jalur persetujuan yang telah ditentukan. Jendela
Pop-Up Plihan Jalur PersetujuanTIPMembuat Jalur Persetujuan(1)
Membuat Jalur Baru1) Pilih pengguna yang akan termasuk kedalam
jalur persetujuan dari 60. daftar nama pengguna. Pilih Pembuat
Keputusan Dari daftar departemen di sebelah kiri, pilih
orang-orangyangingindimasukkankedalamjalurpersetujuankemudian klik
pada tombol pembuat keputusan yang benar. [Select] : Pilih pembuat
keputusan yanhg mempunyai hak untukmenyetujui dokumen. Pilih
Departemen Penerima Jika Cell dari Departemen yang menerima muncul
di layer, kemudian pilih departemen yang akan menerima nota dinas
yang bertujuan untuk memohon kerjasama yang berhubungan dengan
persetujuan. [Add] : Tambah satu atau lebih departemen penerima.
Pilih distribusi penerima - Pilih penerima atau departemen yang
akan merujuk ke dokumen yange telah disetujui setelah persetujuan.
[Reference] : Tambah satu atau lebih distribusi penerima. Hapus
Pembuat Keputusan untuk menghapus nama yg dipilih dari
departemen,penanggungjawabdepartemen,areapersetujuan, Pilih
pengguna yang akan di hapus, kemudiantembusan . Hapus Departemen
Penerima dan penerima - jika Anda ingin menghapus beberapa item
yang dipilih, hanya klik. Memilih urutan jalur Persetujuan :
Pindahkan ke atas pada jalur persetujuan Pembuat keputusan yang
telah dipilih dipindahkan ke atas di dalam pengambil keputusan :
Pindahkan ke atas pada jalur persetujuan Pembuat keputusan yang
telah dipilih dipindahkan ke atas di dalam pengambil keputusan 2)
Klik [Simpan jalur persetujuan] untuk memilih jalur persetujuan
sebagai yang telah diatur. Membuat Jalur Persetujuan (2) Pencarian
pada Daftar jalur persetujuan. 61. 1) Membuat daftar jalur
persetujuan.
Demikianpulauntuk"MembuatJalurPersetujuanBaru",seringdigunakan
untuk jalur persetujuan yang ditetapkan seperti pilih jalur
persetujuan, menghapus, dan pengurutan. Dari daftar departemen di
sebelahkiri,pilihpenggunauntukdimasukkankedalamjalurpersetujuan dan
klik pada tombol pembuat keputusan yang benar.. Pilih jalur
persetujuan kemudian tekan [Save] untuk menambahkanjalur
persetujuan pada daftar. 2) Gunakan Cari Jalur Persetujuan dari
daftar untuk menemukan jalur persetujuan. Tambah, ubah. Dan hapus
dari [Cari Jalur Persetujuan dari daftar] Add: Pilih jalur
persetujuan baru dan pilih perintah save untuk menambahkan. Change:
Mengubah isi dari sebuah jalur persetujuan dan pilih perintah save
untuk menyimpan jalur persetujuan yang baru. Delete: Jalur
persetujuan dihapus. 3) Klik pada tombol [Save approval path],
kemudian item-item yangdipilih anak di atur menjadi jalur
persetujuan.4-3 Kotak Permintaan/ Kotak Dalam Proses 4-3-1 Perintah
Kotak Permintaan 62. Perintah Kotak Permintaan: Perintah yang
berhubungan dengan proses persetujuan.[Search]: Tentukan kondisi
pencarian (judul, Penulis) dan tangaal pembuatan dari dokumen
persetujuan, dan masukkan kata kunci untuk mencari di dokumen
persetujuan yang cocok dengan kondisi yang berasa dari kotak
permintaan. [Approve]: Perintah untuk menyetujui sebuah dokumen
yang berasal dari kotak permintaan. [Reject]: Perintah untuk
menolak sebuah dokumen yang ada di dalam kotak permintaan. Jika
melakukan perintah menolak dokumen akan berakibat menghentikan
proses persetujuan, berhenti samapai disini. [Change Approval
Path]: Jalur persetujuan dokumen yang sampai pada kotak permintaan
dapat diubah oleh pengambil keputusan hanya untuk jalur persetujuan
yang tersisa. Cara untuk mengubah jalur persetujuan identik dengan
menentukan jalur persetujuan.Menulis Komentar (Gambaran 1)
-Komentar dapat ditambahkan pada dokumen ketika pembuat keputusan
menyetujui dokumen.Password -Sama seperti membuat draft dokumen
persetujuan, penting untuk memasukkan password e-persetujuan ketika
memproses sebuah dokumen persetujuan di dalam kotak permintaan. 63.
4-3-2 Perintah Kotak Dalam ProsesNama yang belum memberikan
keputusan dapat dilihat dari daftar kotak dalam proses.Menghapus
Dokumen PersetujuanTIP Dokumen E- persetujuan adalah dokumen resmi
dari perusahaan. Oleh karena itu, pengguna tidak mungkin
menghapusnya sendiri. Persetujuan dokumen dapat dihapus oleh
administrator dalam kondisi berikut.
Persetujuandokumenyangsedangdalamprosesdapatdihapusolehadministrator
setiap saat. (Misalnya ketika tidak adanya keputusan karena jalur
persetujuan yang absen, atau alasan lainnya) Documents that are
approved can be deleted by the administrator only after the
expiration date specified in the original draft.
Dokumenyangdisetujuidapatdihapusolehadministratorhanyaberakhirnya
tanggal yang telah ditentukan dalam draft asli.4-4 Kotak Dokumen
Dokumen E-persetujuan yang telah selesai disimpan pada kotak
dokumen.setelah 64. -Person Document Box (Kotak Dokumen
Perorangan): Draft Dokumen persetujuan yang dibuat oleh pengguna
disimpan disini.-Company Document Box : Proses Dokumen persetujuan
milik perusahaan yang berada dalam jalur persetujuan dapat dilihat
sesuai dengan otorisasi dari ACL.4-4-1. Struktur Kotak
DokumenMengklik pada nama dokumen pada daftar kotak dokumen
memungkinkan untuk melihat isi dokumen. [Print]: Mencetak dokumen
persetujuan yang dipilih. [Download]: Mengunduh file lampiran di
dalam dokumen persetujuan, jika ada. 65. Bagian 5 Bulletin Board5-1
Tinjauan -Menu Bulletin board dibagi menjadi tiga 1. Lihat daftar :
daftar folder dan bulletin board yang terletak di dalam folder,
tersusun dalam pohon bagan. 2. Lihat Semua -Semua pesan di dalam
bulletin board dapat dilihat dan disusun berdasarkan tanggal pesan
(Pesan baru akan ditempatkan paling atas).-Nama sumber bulletin
board terletak di sebelah pesan. Mengklik pada nama bulletin board
akan membuka bulletin board.5-2 Melihat Daftar5-2-1 Daftar Folder
Buletin Board Folder Buletin board adalah tempat di mana semua
buletin board disimpan. Folder level tertinggi telah dipilih secara
otomatis sebagai nama perusahaan. (Gambar 1) Sistem folder dapat
dibuat di bawah yang tertinggi dengan tinggi level pohon bagan
adalah empat tingkatan. 66. (Gambar Contoh: BI> BI1 departemen
lebih rendah 1> BI2 departemen lebih rendah 2> BI3 departemen
lebih rendah 3)5-2-2 Daftar Buletin Board pada Folder yang dipilih
-Buletin boards pada tiap folder dapat dilihat dengan mengklik pada
folder tertentu.-Ditampilkan sebagai " nama buletin board (Jumlah
pesan hari ini / total Jumlah pesan)"-Komentar pada buletin board
ditampilkan di bawah nama bulletin board. Masuk ke buletin board
yang dikehendaki Case 1) Klik daftar buletin board yang dikehendaki
pada pohon bagan (folder), TIP menu lihat daftar Case 2) Klik
'sumber buletin board' pada menu lihat semua-Mengklik
padamemungkinkan untuk melihat informasi bulletin board.5-3 Melihat
Semua Semua pesan di tiap folder pada bulletin board dapat
diurutkan berdasarkan tanggal pembuatan (pesan terbaru berada di
paling atas) oleh pengguna yang telah memiliki izin akses untuk
dapat melihatnya,.02Nomor Halaman dan Pindah Diantara (Gambar 01)
Menunjukkan halaman saat ini dari jumlah total keseluruhan halaman.
67. Dengan memasukan nomor halaman akan membuka halaman yang
dikehendaki. Properti Pesan (Gambar 02): Menunjukan prioritas dari
pesan. -: Prioritas rendah-: Prioritas tinggi: Menunjukan adanya
lampiran file - : Menunjukan file yang memliliki lampiran, klik
icon untuk mengunduhnya. -Judul : Klik pada judul untuk membaca
pesan.-Jumlah komentar dari pesan tersebut terletak di bawah
judul.-Melihat Jumlah pembaca pesan (Read/Baca): Klik pada lihat
jumlah akan mengetahui informasi pengguna yang telah membaca
pesan.-Source: Menunjukkan nama dari buletin board di mana pesan
berada. Mengklik pada nama sumber buletin board akan membuka daftar
bulletin board sesuai source yang dipilih5-4 Panduan Penggunaan
5-4-1 Mengurutkan Pesan ( Daftar Pesan ) Pesan diurutkan
berdasarkan tanggal secara standar. Klik pada title bar pesan akan
mengurutkan pesan sesuai dengan kriteria. 68. 5-4-2 Melihat
PesanFile Lampiran -Sebuah ikon dan nama file menampilkan file
properti lampiran di dalam area lampiran, pada saat sebuah lampiran
file disertakan dalam pesan. (Gambar 01)-Jika file lampiran adalah
file gambar, gambar ditampilkan di bagian bawah isi pesan. (Gambar
02)-Klik pada nama file lampiran untuk mengunduh file tersebut.(
Gambar 01)Tag -Menetapkan tag Anda sendiri yang memungkinkan
pengguna untuk mencari posting dengan mudah.Tulis Komentar 69.
-Jika bulletin board mendukung Tulis komentar, maka komentar akan
terlihat dibawah tubuh pesan (gambar 03) dan area untuk memasukkan
komentar tersedia (gambar 04).-Mengklik pada nama komentator akan
melihat informasi dari pengguna yang memberikan komentarnya. (Admin
dalam gambar 03).Perintah Pesan [Write]: Perintah untuk menulis
pesan baru *Mohon Lihat 5-4-3. Menulis Pesan untuk panduan
penggunaan. [Reply]: Perintah untuk membalas pesan. *Membalas pesan
akan terlihat dibawah pesan asli dengan icon. [Print Priview]:
Untuk melihat pesan sebelum dicetak, kemudian mencetak pesan.
[Edit]: Hanya administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan.
[Recommend]: Memberi point/penilaian pada pesan tertentu. Point
yang disarankan adalah 0, 5, 10, 15, dan 20. -Pilih point yang
sesuai kemudian simpan.-Point yang disarankan akan terlihat
dibagian sebelah kanan atas dari pesan [Delete]: Hanya
administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan. [Move]: Fitur
yang dapat memindahkan pesan terpilih ke bulletin board lainnya.
Hanya administrator dan penulis yang dapat mengubah pesan. [Top]:
Perintah untuk pindah ke bagian atas dari pesan yang sedang dibaca.
70. 5-4-3 Menulis Pesan-Nama( Penulis )-Ketika bulletin board
disetting menggunakan nama asli field nama secara otomatis akan
menampilkan user bersangkutan, sesuai login. (seperti pada
gambar).-Ketika bulletin board disetting dapat menggunakan nama
samaran Pengguna memasukkan nama di dalam text field.-Prioritas :
menunjukan tingkat prioritas dari pesan.-Judul : Terbatas untuk
jumlah karakter 50 English karakter atau 25 Korean
karakter.-Klasifikasi : Untuk Bulletin board yang mendukung
klasifikasi, klasifikasi yang terdaftar akan terlihat.-Isi:
mengubah HTML dimungkinkan.-Template Styles: Form yang telah
terdaftar dapat dilihat (gambar 01).-Style: pilihan untuk heading,
alamat, formatting, dll-Huruf dan ukuran: pilihan yang mendukung
ukuran serta pilihan huruf yang diinginkan.-Lihat sumber HTML:
menunjukan sumber HTML yang akan diedit. 71. -Kumpulan perintah
untuk mengedit: meletakkan mouse di atas sebuah gambar akan
menunjukan penjelasannya. Cut, Copy, Paste Huruf normal, tebal,
miring, garis bawah Teks berwarna, Text Highlight, Highlight
Background Rata kiri, rata kanan, rata tengah Masukkan nomor
Heading, masukkan symbol Heading Penurunan Spasi, meningkatkan
spasi Hyperlink, masukkan garis Horizontal, masukkan tabel-Tipe:
Hanya ketika html telah dipilih, maka pengubahan pesan dengan kode
html akan ditampilkan.-Sasaran Bulletin Board: Pesan yang diposting
pada bulletin board akan disimpan pada bulletin board standar
(sesuai bulletin board yang dipilih untuk menulis pesan), dan bisa
juga dengan menentukan pada saat menulis pesan (memilih daftar pada
combo box).-File lampiran: (hanya dapat dilihat pada jenis bulletin
board yang memperbolehkan adanya lampiran).-Jumlah lampiran dan
ukurannya ditentukan oleh administrator perusahaan.-Gunakan Browse'
untuk mencari file lampiran, dan klik pada File lampiran untuk
menyertakan file di dalam pesan. File yang akan dilampirkan belum
ditentukan.-Lakukan perintah Simpan untuk melampirkan file.-Waktu
posting periksa waktu posting, dan tentukan tanggal mulai dan
tanggal berakhir untuk menampilkan pesan selama waktu yang
ditentukan. 72. Bagian 6 Agenda6-1 Tinjauan-Jadwal dapat dilihat
secara harian, mingguan, dan bulanan, dan karakteristik suatu
jadwal dapat dibagi menjadi jadwal pribadi maupun jadwal bersama
yang dapat dilihat oleh seluruh pengguna, grup dan
perusahaan.-Reserveresourcesmemungkinkanuntukmelihatstatuspemesanan
ruangan konferensi untuk mencegah tumpang tindih
pemesananruangankonferensidanlebihefisienuntukmenggunakannya.-Dapat
memungkinkan untuk pemesanan ruang konferensi/rapat, menentukan
berapa jam yang dibutuhkan atau untuk melihat jadwal
pemesanan.-Ketika memasukkan jadwal, jika tempat itu telah dipesan,
maka akan muncul notifikasi berupa peringatan bahwa tempat tersebut
telah dipesan. 73. 6-2 Menulis JadwalJudul Judul terbatas hingga 50
korean atau 100 english karakter, termasuk spasi. Waktu Jadwal
-Pilih tanggal (Tahun/Bulan/Hari) dan waktu
(AM/PM/Jam/Menit).-Pilih "No Check" akan menampilkan pada bagian
paling atas jadwal harian.Tempat -Tempat Lokasi atau komentar dapat
dimasukan pada the text box. (Batas Maksimum adalah 15 korean atau
20 english karakter)Fasilitas -Fasilitas telah terdaftar oleh
manajer dan hanya berupa daftar.-Klik pada Select Resource",
kemudian jendela pop-up untuk memilih fasilitas yang akan
digunakan, akan muncul.-Fasilitas yang telah dipilih akan dapat
dipesan, namun jika telah dipesan oleh seseorang maka tidak bisa
dipesan lagi. 74. Isi Masukkan komentar tentang jadwal. Lampiran
File Lampirkan file jika dibutuhkan. Berbagi Jadwal User atau
kepada siapa agenda akan dishare ditentukan melalui fungsi 'Search'
(dihubungkan dengan struktur organisasi). Mengulang Jadwal -Pilih
jenis pengulangan jadwal, dan seberapa sering jadwal itu akan
diulang dengan menentukan waktu pengulangan.-Tidak diulang :
Kejadian yang tidak perlu diulang dan tidak memerlukan waktu
pengulangan.-Ulang setiap hari: Kejadian yang akan berlangsung pada
waktu yang sama sampai dengan waktu yang ditentukan.-Ulang setiap
minggu (senin jumat) : Kejadian yang akan diulang setiap hari kerja
hingga waktu yang ditentukan.-Ulang setiap minggu (senin sabtu) :
Kejadian yang akan diulang setiap hari senin-sabtu hingga waktu
yang ditentukan.-Ulang setiap bulan : Kejadian yang setiap bulan
pada hari yang sama sampai waktu yang ditentukan.-Ulang setiap
tahun : Kejadian yang terjadi setiap tahun hingga waktu yang
ditentukan. 75. Anggota Jadwal baru ini juga akan ditampilkan untuk
anggota yang telah dipilih untuk jadwal pribadi. Surat Eksternal
Meneruskan jadwal ke alamat e-mail eksternal.6-3 HarianJadwal
harian dipisahkan berdasarkan jam, AM (jam 12 malam-12 siang), dan
PM (jam 12 siang-12 malam). Tabel berwarna ungu menunjukkan
terdapat jadwal pada jam tertentu.6-3-1. Melihat Hari Lain Di Dalam
Jadwal Ada 2 jalan untuk memindahkan hari lain untuk memeriksa
jadwal. 76. Gunakan tanggal tab pada bagian atas dari daftar jadwal
atau ikon Kalendar kecil yang terletak pada bagian kanan tanggal
hari ini.6-3-2. Melihat Jadwal dengan kasus Mengecek jadwal kosong
hari ini (Gambar 2) -Ketika membuat jadwal, jadwal kosong hari ini
terdapat pada list jadwal berupa area berwarna putih pada menu
lihat berdasarkan hari.-Mengklik pada daftar akan membuka jendela
pop-up dengan rincian informasi tentang jadwal, yang dapat diedit
atau dihapus.Menentukan Waktu dalam pembuatan Jadwal (Gambar 3)
Daftar jadwal terdaftar pada waktu memulai jadwal. Konfigurasi:
Judul Jadwal +( waktu mulai jadwal ~ waktu selesai jadwal) 77.
Berbagi jadwal Tentukan apakah akan berbagi jadwal ketika
mendaftarkan jadwal.- Berbagi jadwal akan terlihat pada "shared
schedule" atau "all schedule".Untuk sumber daya yang tersedia -
Klik pada "Select Resource", kemudian jendela pop-up akan muncul
pada saat memilih sumber daya. - Sumber daya yang tersedia akan
berada di daftar "Reserve Resource". (Lihat gambar berikut) Dalam
bagian 1, status pemesanan terlihat. Dalam bagian 2, terlihat
daftar pemesanan anda untuk sumber daya . 78. 126-4 Mingguan6-4-1.
Melihat Minggu Yang Berbeda Di Dalam Jadwal Ada dua cara dalam
melihat jadwal pada minggu yang berbeda. 1) Menggunakan tab tanggal
yg berada di bagian atas daftar jadwal..2) klik pada icon jadwal
sebelah kiri, salah satu dari hari pada minggu yang ditanyakan.
Tampilan akan berganti ke minggu yang berisi hari tertentu. 79.
6-4-2. Daftar jadwal - Jadwal kosong dan jadwal pada waktu-tertentu
ditampilkan pada jadwal harian. - Jadwal yang dishare akan
memperlihatkan nama penulis di depan judul jadwal. - Pada jadwal
mingguan, Mengklik pada Day akan membuka jadwal harian. - Klik pada
daftar untuk melihat rincian informasi dari jadwal tersebut.
Mengedit atau menghapus dapat dilakukan.6-5 Bulanan6-5-1. Melihat
Bulan Yang Berbeda Di Dalam Jadwal Gunakan tab tanggal yang berada
pada bagian atas jadwal bulanan untuk mengganti bulan. 6-5-2.
Daftar Jadwal -Semua jadwal ditampilkan dalam format judul jadwal +
Pengguna yang dishare jadwal tersebut.-Mengklik pada tanggal di
menu lihat berdasarkan bulan, akan membuka jadwal hari itu. 80.
-Mengklik pada daftar akan melihat rincian informasi pada jendela
pop-up. Dan penulis dapat memilih untuk mengedit atau
menghapusnya.6-6 Penyediaan Sumber Daya6-6-1. Melihat Status
Pemesanan untuk Hari yang Berbeda Gunakan tab yang berada di bagian
atas daftar status untuk melihat status pemesanan hari
lainnya.6-6-2. Status Pemesanan dari Sumber Daya Pada setiap slot
(waktu dalam satu hari) yang tersedia, ikon pemesanan akan ditandai
( Lihat Jadwal Pemesanan Persediaan Sumber daya akan terlihat di
bawah daftar status pemesanan. 6-7 Pengelolaan Sumber Daya (hanya
untuk manajer) 6-7-1. Mengelola sumber daya oleh mereka sendiri).
81. manajemen sumber daya berada di dalam menu drop-down yang
terletak di sebelah kiri halaman, pengguna dapat memeriksa seluruh
sumber daya termasuk telah dipesan, bebas, dan jadwal mereka dalam
satu waktu.1. Setelah Mengklik jadwal, klik pada judul sumber daya,
kemudian halaman untuk mengelola sumber daya akan terlihat. 2. Klik
pada kotak yang berada di bagian paling atas pada setiap sumber
daya kemudian simpan.6-7-2. Pengelolaan Suber Daya Dengan
JadwalSetelah memilih jadwal pada sumber daya, pengguna dapat
mengelola mereka. 82. 1. Setelah memilih jadwal, klik pada judul,
kemudian halaman dari pengelolaan sumber daya akan terilhat.
(Gambar 1) 2. Centang pada kotak di atas setiap sumber daya atau
jangan di centang untuk tambahannya, kemudian simpan (Gambar 2)6-8
Penggunaan Sumber Daya 6-8-1. Penggunaan sumber daya dengan sumber
daya Setelah memilih penggunaan dari setiap sumber daya, pengguna
dapat mendownloadnya dalam format file excel. 83. 1. Pilih tanggal
dan sumber daya, kemudian klik pada tombol "Search". 2. Jika anda
memilih tombol "Download", maka dapat mendownload dalam format file
excel. 6-8-2. Penggunaan Sumber Daya oleh Pengguna Setelah memilih
penggunaan sumber daya dari setiap pengguna, pengguna dapat
mendownload dalam format excel file.1. Memilih tanggal dan sebuah
sumber daya, kemudian klik tombol "Search". 2. Jika anda memilih
tombol "Download", maka dapat mendownload dalam format file excel.
84. Bagian 7 Manajemen Kehadiran7-1 Sekilas 7-1-1 Manajemen
Kehadiran -Periksa status kehadiran perorangan.-Dapat memeriksa
data kehadiran harian dan bulanan.-Data kehadiran harian.-Melihat
data harian waktu Datag dan waktu pergi.-Dapat membuat kategori
kehadiran dan alasan untuk ketidakhadiran dapat dibuat, seperti
keterlambatan, pulang awal, pendidikan/training, cuti, dll.-Data
Kehadiran Bulanan Statistik data kehadiran bulanan dapat dilihat,
sehingga memungkinkan pengguna untuk memeriksa jumlah
ketidakhadirannya, jumlah masa pendidikan/training, dll.7-1-2
Manajemen Kehadiran oleh Departemen -Hanya pengguna yang terdaftar
sebagai administrator Kepegawaian dapat melihat menu
ini.-Memungkinkan untuk melihat data kehadiran perorangan oleh
departemen.-Administrator dapat memodifikasi waktu masuk dan waktu
pulang sesuai kebutuhan. 85. 7-2 Perintah-perintah untuk Manajemen
7-2-1 Pemeriksaan Kehadiran Ada 2 cara untuk memeriksa kehadiran.
1) Memeriksa dari frame sebelah kiri atas di halaman induk home
page.Klik pada [No Check] akan mencatatat waktu klik sebagai waktu
check-in.2) Klik pada tombol [Check-In] di manajemen kehadiran.
Kedua metode untuk mencatat waktu pada saat perintah dilaksanakan
sebagai-waktu check-in; Waktu check-in tidak dapat di modifikasi
oleh pengguna, tapi dapat dimodifikasi oleh administrator
kepegawaian.7-2-2 Memeriksa Waktu Check Out Ada dua cara memeriksa
waktu check-out. 1)Menggunakan fitur check-out dari sebelah kiri
atas frame di halaman induk home page. ==> Klik pada [No Check]
di samping waktu check-out, akan mencatat waktu klik sebagai waktu
check-out.2)Mengklik tombol [Check-Out] di manajemen kehadiran akan
mencatat waktu pada saat mengklik sebagai waktu check-out.Waktu
check-out dapat dimodifikasi oleh pengguna dalam waktu 24 jam, dan
waktu check-outterakhir akan dicatat sebagai waktu check-out yang
akan disimpan.. 86. Contoh, Check-out pada jam 17:00, dan melakukan
check-out lagi pada jam 18:00, itu akan merubah waktu check-out
menjadi 18:00 dari sebelumnya 17:00.7-2-3 Meninggalkan Tempat
Perintah untuk mencatat alasan dan waktu meninggalkan tempat.-
Mengklik pada tombol [Leave Position] akan menampilkan jendela
seperti dibawah ini.-Alasan ketidakhadiran akan dicatatkan oleh
administrator.-Masukan item-item sesuai dengan alasan
ketidakhadiran (Gambar 1) dilakukan oleh administrator ketika
mencatatkan alasan ketidakhadiran.Pilih Alasan Ketidakhadiran
1)Tentukan alasan ketidakhadiran.2)Masukkan item sesuai dengan
alasan ketidakhadirannya.3)Masukkan juga alasan ketidakhadiran di
baris [Reasons].4)Simpan.7-2-4 Kembali ke Tempat Kerja -Ada dua
metode untuk memeriksa pengguna telah kembali ke tempat kerja. 87.
1.Klik tombol [2.Klik pada tombol [Reason] (Gambar 1) di list
daftar kehadiran harian.Return to Position].Untuk Mengetahui Apakah
Telah Kembali di Tempat Kerja 1. Laksanakan untuk kembali ke posisi
perintah. 2. Waktu pelaksanaan perintah itu di catat sebagai waktu
pengguna kembali ke tempat atau ruangannya bekerja.7-3 Laporan
Kehadiran Harian-Laporan kehadiran harian di buat dengan dua
bagian. 88. -Daftar kehadiran harian dari hari pertama hingga hari
terakhir setiap bulannya.(Gambar 1)-Daftar jumlah waktu kerja
setiap minggunya. (Gambar 2)-Status (Gambar 3) memperlihatkan
status kehadiran dari pengguna sekarang dan itu ditampilkan di
employee list/daftar karyawan untuk memudahkan pengambilan status
saat ini dari karyawan kantor.[Referensi: Gambar disamping
memperlihatkan karyawan dengan statusnya]: Ikon sebelum waktu
check-in adalah indikasi ketidakhadiran. *Administrator menentukan
waktu check-in dan prosedur ketidakhadiran.7-4 Laporan Kehadiran
Bulanan (Timecard) 89. -Laporan kehadiran bulanan memperlihatkan
statistik penggunaan alasan kehadiran tahunan dalam setiap
bulannya.-Alasan kehadiran adalah bagian dari item statistik yang
ditambahkan oleh administrator.-Gunakan menu pop-down untuk melihat
data tahun yang berbeda, lihat Gambar 1.7-5 Laporan Kehadiran oleh
Departemen Menu manajemen kehadiran departemen hanya dapat dilihat
oleh user terdaftar sebagai administrator department. 1. Laporan
Kehadiran Bulanan oleh Departemen: Melihat data kehadiran harian
karyawan di departemen-departemen yang diijinkan. 2. Laporan
Kehadiran Bulanan oleh Departemen: Melihat statistik bulanan
karyawan di departemen-departemen yang diijinkan.7-5-1 Laporan
Kehadiran Harian oleh Departemen-Status standar dari laporan
kehadiran harian ditampilkan hanya kepada manajer yang diberi
wewenang.-Laporan kehadiran harian dari setiap karyawan dalam
departemen dapat dilihat. 90. -Untuk melihat laporan kehadiran
harian dari karyawan departemen untuk tanggal yang berbeda gunakan
menu pop-down seperti di Gambar 1.7-5-2 Kartu Hadir Bulanan oleh
Departemen-Status standar dari laporan kehadiran bulaman
ditampilkan hanya ke manajer yang berwewenang.-Laporan kehadiran
bulanan dari setiap karyawan di daepartemen dapat dilihat.-Untuk
melihat laporan kehadiran bulanan untuk karyawan departemen di
bulan lain gunakan menu pop-down seperti terlihat di Gambar 1. 91.
Bagian 8 Data8-1 Tinjauan Data terdiri dari Data publik dan
manajemen folder. 1) Data publik: Data dapat diakses oleh seluruh
kantor. Hanya folder Data dengan pengguna yang diberi ijin yang
dapat membukanya. 2) Perpusatakaan Pribadi: Data yang tidak berbagi
dengan pengguna lain, dan hanya dapat diakses oleh pengguna yang
ditentukan.Mengatur Folder: Sub-folder dapat dibuat dan diatur oleh
pengguna yang memiliki ijin pengelolaan untuk folder tersebut.8-2
Data Publik 8-2-1 Struktur Folder untuk Data 92. Daftar Folder Data
-Folder Data dapat dibuat hingga 4 tingkat kebawah (Gambar
3).-Hanya pengguna yang memiliki ijin folder yang dimaksud yang
dapat mengakses dan melihat isinya.-Folder Data dapat dibuat dan
dikelola oleh pengguna yang diperbolehkan dibawah Pengelolaan
Folder [Lihat 8-3 Manage Folders].Daftar File Folder Dipilih
-Informasi file, nama file, ukuran file, counter melihat halaman
juga dapat di cek.-Klik nama file untuk mendownload.-Counter
melihat halaman itu tersusun dari (view count/mengunduh
count)-Pengguna yang berhak untuk menulis di folder Data akan dapat
melihat tombol . Mengklik tombol [Add] (Gambar 2) dapat menambahkan
file di folder Data.[Lihat 8-2-3 Menambah Data]8-2-2 Melihat
Informasi File Informasi pada file dapat dilihat dengan mengklik
pada ikon di depan daftar file.Nama Folder Penulis Tanggal
Registrasi 93. Nama File Klik nama file yang akan di unduh. Counter
halaman (view count)/Unduh Deskripsi FIle Informasi tentang
Wewenang Pengguna Melihat informasi pengguna yang diberi ijin.
[Edit Data]/[Delete Data]: Perintah yang hanya dapat digunakan oleh
pengguna yang mendaftarkan file.. [Download]: Perintah untuk
mengunduh file. 8-2-3 Menambah Data Nama Folder: Menentukan folder
dimana data akan disimpan. Hanya folder yang mempunyai ijin untuk
ditulis/write yang dapat dilihat. Nama File: Nama file yang dipilih
dengan [Browse] akan otomatis masuk. Deskripsi File: Masukan
keterangan/uraian dari file. Pengaturan Izin: Tentukan pengguna dan
kelompok yang akan diberi ijin mengakses file. 94. 8-3 Data Pribadi
8-3-1 Struktur Folder Untuk DataDaftar Folder Data -Folder Data
dapat dibuat hingga 4 tingkat ke bawah.(Gambar 3)-File di dalam
folder dapat dilihat.-Dapat untuk add, edit, delete, dan mengatur
folder Data pribadi. Daftar File Dalam Folder-Informasi file, nama
file, dan ukuran file dapat dilihat.-Klik nama file untuk
mendownloadnya.-Dengan mengklik tombol () di dalam folder Data maka
pengguna dapatmenambah file ke dalam folder Data. 8-3-2 Melihat
Informasi File -Klik pada ikon mengenai file.di depan daftar file
untuk melihat penjelasan atau keterangan 95. Nama Folder Tanggal
Registrasi Nama File Klik nama file untuk mengunduh. Deskripsi File
[Edit Data]/[Delete Data]: Perintah ini hanya dapat digunakan oleh
pengguna yang mendaftarkan data tersebut. [Download]: Perintah
untuk mengunduh file.8-3-3 Menambah Data Nama Folder: Menentukan
folder dimana data akan disimpan. Hanya folder yang mempunyai ijin
untuk ditulis/write yang dapat dilihat. Nama File: Nama file yang
dipilih dengan [Browse] akan otomatis masuk. Deskripsi File:
Masukan keterangan/uraian dari file. 96. 8-4 Mengelola Folder
Pengguna dengan ijin dapat membuat dan mengelola folder Data.
Folder dimana pengguna telah memiliki ijin maka akan aktif perintah
[Add], [Edit] dan [Delete] seperti terlihat di Gambar 1.8-4-1.
Menambah Folder Folder dapat dibuat hingga 4 tingkat kebawah.
(Contoh gambar: Lihat Departemen Teknis/Technical
Departement)-Folder Induk: Nama folder induk dari folder yang akan
ditambahkan dapat dilihat.-Nama Folder: Nama dari folder baru
dibatasi hanya 100 karakter.-Ukuran: Tentukan ukuran atau tidak
terbatas.-Pengaturan Ijin: Tentukan ijin pengguna untuk membaca,
menulis dan mengatur folder.-Membaca/Read: Ijin untuk melihat file
dalam folder. 97. -Menulis/Write: Ijin untuk menambah file ke dalam
folder.-Pengaturan/Manage: Permits the creation of sub-folders in
the folder.8-4-2. Modify Folder -Pengguna yang mempunyai ijin untuk
mengatur folder dapat memodifikasi isi.8-4-3. Menghapus Folder
-Pengguna yang mempunyai ijin untuk mengatur folder dapat menghapus
isinya.-Jika ada file di dalam folder, bagaimanapun, atau jika ada
sub-folder, maka folder tidak dapat dihapus. 98. Bagian 9 Buku
Alamat9-1 Tinjauan Buku alamat tersusun dari Buku Alamat
Pribadi/Personal Address Book, Pengaturan Kartu Nama/Name Card
Management, dan Daftar Karyawan/Employee List.9-1-1 Buku Alamat
Pribadi -Folder buku alamat dapat dibuat dan diatur sebagai buku
alamat pribadi.-Jika pengguna berhenti/pensiun dari kantor maka
data pada buku alamat pribadinya juga akan dibersihkan.-Gunakan
perintah salin buku alamat untuk menyalin alamat ke manajemen kartu
nama.9-1-2 Manajemen Kartu Nama -Folder berisi buku alamat yang
dapat diakses oleh seluruh pengguna kantor. Didesain untuk aktif
berbagi informasi.-Pengguna yang pensiun tidak akan berpegaruh pada
informasi yang disimpan pada manajemen kartu nama. Nama folder
didaftarkan dan dikelola oleh administrator, tetapi untuk isi yang
telah ada dapat dimodifikasi, dan dapat dihapus oleh pengguna di
kantor.-Setiap pengguna dapat mengedit dan menghapus kartu nama,
bahkan jika mereka itu bukan penulisnya, dan historis perubahan
akan direkam. 99. 9-1-3 Daftar Karyawan Dalam buku alamat kita
dapat melihat pengguna yang diberi ijin oleh departemen.9-1-4
Mencari Perusahaan Afiliasi Dapat melihat alamat pengguna di
kantor.9-2 Buku Alamat Pribadi9-2-1 Pembagian Kelompok Buku Alamat
Pribadi (Gambar 1) -Buku alamat pribadi adalah buku alamat untuk
keperluan pribadi.-Folder yang tertinggi (root) adalah folder
'pribadi'-User dapat menambahkan folder di bawah root [folder
pribadi] hingga empat level (3 folder di bawah root).-Menambahkan
folder pada buku alamat pribadi dapat dibuat dengan menggunakan
menu [Manage Group] di bagian menu Buku Alamat sebelah kiri. 100.
Manajemen Folder -Klik pada tombol [Manage Group]yang ada di bagian
bawah kirimenu.-Memungkinkan untuk melihat daftar kelompok folder
yang ada, dan perintah untuk menambahkan folder [Add], edit folder
[Edit], dan menghapus folder [Delete] dapat digunakan untuk
mengatur kelompok.-Folder yang mempunyai sub-folder atau daftar
buku alamat tidak dapat dihapus.-Klik pada tombol [Add Group] untuk
menambah folder.-Maksimum nama folder adalah 100 karakter.-Sebuah
jendela pop-up untuk merubah urutan dari tampilan kelompok yang
muncul ketika mengklik tombol [Arrange]. => Panah naik dan turun
untuk mengatur urutan. => Panah kiri dan kanan untuk mengatur
pendalaman kelompok. (Contoh: Memilih "University Alumni" dan klik
panah kanan akan mengatur folder "University Alumni" sebagai sub
folder dari folder "Alumni") 101. 9-2-2 -Buku Alamat di Kelompok
yang Dipilih (Gambar 2)Mengklik folder yang diinginkan akan
memperlihatkan daftar buku alamat yang berada di dalam folder.
Check Box + Nama + E-Mail + Perusahaan (Sekolah) + Work Phone
Number + Cell Phone Number-[Sort List]: Mengklik pada judul dari
setiap item akan mengurutkan kelompok berdasarkan pada judul
itemnya.-Item Titles-[Check Box]: Digunakan untuk menghapus buku
alamat [Delete Address Book] dan perintah untuk menyalin buku
alamat [Copy Address Book].-Name: Mengkliknya akan menampilkan
informasi detil dari buku alamat.-E-Mail: dengan meng-klik alamat
e-mail, dapat digunakan untuk mengirim
e-mail.9-2-3Perintah-Perintah Buku AlamatMenambah Buku Alamat Klik
pada tomboluntuk menambahkan buku alamat. 102. -Nama dan alamat
e-mail adalah item yang wajib diisi ketika menambahkan informasi
dasar pada buku alamat.-Group: Memilih folder group tempat
menyimpan buku alamat (list kontak) serta memungkinkan untuk
menambah group folder, yaitu dengan menggunakan tombol [Add
Group].-Nama: Jika orang yang ingin ditambahkan adalah user portal
(pegawai Otorita Batam), menu [Cari Pengguna] dapat digunakan
mencari untuk menyalin informasi mereka.-Masukan item yang sesuai
dan pilih 'Save' untuk menyimpan semua informasi pada buku
alamat.Menyalin Buku Alamat -Salin buku alamat yang diinginkan dari
folder 'Pribadi ke Kartu Nama.-Pilih buku alamat yang akan disalin
(gunakan check box untuk memilih beberapa sekaligus).-Pilih folder
group kemana buku alamat akan disalin.-Pilih link menu [Copy] /
[Salin]. 103. Menghapus Buku Alamat -Pilih daftar buku alamat yang
akan dihapus menggunakan check box (beberapa pilihan sekaligus
dapat dilakukan).Menambah List kontak untuk user Portal -Perintah
yang digunakan sama seperti ketika menambah informasi contact
person ke dalam buku alamat pribadi.-Tentukan group folder tempat
penambahan informasi user Portal akan dibuat.-Daftar user Portal
(Pegawai Otorita Batam) yang akan ditambah ke group folder
terpilih, ditentukan dengan menggunakan menu [Cari Pengguna].
Fungsi [cari pengguna] ini hanya bisa digunakan jika target sudah
terdaftar sebagai user Portal.Mengunduh Buku Alamat Dua format yang
didukung: 1) Teks, 2) Format LDIF (Netscape) Pengguna dapat
mendownload kelompok buku alamat yang ditentukan oleh pengguna.
Jendela Mengunduh Buku Alamat 104. Upload Buku Alamat -Fitur untuk
mengupload file buku alamat dgn format CSV ke dalam buku alamat
WorkDesk.-Buku alamat dari Outlook/Outlook Express atau Netscape
dapat di hubungkan dan digunakan di buku alamat WorkDesk. 1.
Tentukan jenis dari file yang akan diupload. 2. Pilihan Upload:
Tentukan set karakter dan manajemen dari pengulangan alamat email.
3. Cari File Buku Alamat: Pilih file yang akan di upload dengan
[Browse]. 4. Lakukan perintah [Upload]. 105. 9-3 Manajemen Kartu
Nama Bisnis -Kelompok kartu nama dibuat oleh administrator dan
berbagi informasi dengan seluruh pengguna di kantor.-Semua pengguna
dapat mendaftar dan mengedit informasi kartu nama-Dapat juga
merubah kartu nama yang telah didaftarkan.9-3-1 Pembagian Kelompok
Kartu Nama -Kelompok kartu nama dapat dibuat dan dikelola oleh
pengguna dengan menggunakan menu [Group Management].-Kelompok kartu
nama serupa dengan Rolodexes yang digunakan untuk manajemen kartu
nama.-Hingga empat level dapat dibuat dibawah tingkat kelompok
tertinggi.-Kelompok tingkat tertinggi secara otomatis akan diberi
label dengan nama kantor. 9-3-2 Daftar Kartu Nama Dipilih Dalam
Kelompok-Klik pada kelompok yang diinginkan dan di sebelah kanan
untuk melihat daftar kartu nama yang ada di dalam kelompok
tersebut. Check Box + Name + E-Mail + Company (School) + 106. Work
Phone Number + Cell Phone Number -Urutkan berdasar item: Mengklik
pada pada daftar nama akan mengarahkan urutan daftar menurut nama
item.-Daftar Kartu Nama-Nama: Klik pada kartu nama untuk melihat
informasi dan detil informasi lainnya pada kartu nama.-E-Mail: Klik
pada e-mail akan melaksanakan write e-mail kepada orang tersebut.
9-3-3 Perintah Untuk Manajemen Kartu Nama Bisnis Menambah Kartu
Nama Menambah kartu nama itu identik dengan fungsi untuk menambah
buku alamat pribadi.-Nama dan alamat e-mail adalah informasi dasar
yang wajib untuk diisi di buku alamat.-Kelompok/Group: Kelompok
dimana kontak tersebut akan dimasukan di buku alamat. Gunakan
tombol [Add Group] untuk membuat dan menambah kelompok
baru.-Nama/Name: Jika ada seorang yang akan didaftarkan sebagai
pengguna, gunakan tombol [Find Pengguna] maka dapat menyalin
informasi mereka. 107. -Masukan item yang sesuai dan lakukan
perintah 'Save' untuk mendaftarkan kelompok ke dalam buku alamat.
Manajemen Kelompok-Manajemen kelompok untuk manajemen Kartu Nama
Bisnis itu identik dengan manajemen kelompok untuk buku alamat
pribadi.-Silahkan mengacu pada manual manajemen kelompok untuk buku
alamat pribadi.9-4 Daftar Karyawan 9-4-1 Struktur Buku Alamat
-Daftar departemen dan informasi pengguna yang berkenaan dengan
departemen dapat dilihat.-'Status, nama, judul pekerjaan/jabatan,
nomor telepon kantor, nomor HP' dapat dilihat dari daftar
karyawan.-Mengklik pada 'nama' di daftar karyawan untuk melihat
buku alamat dengan informasi detilnya.-Item itu terdiri dari nama,
departemen, The items are 'name, department, peringkat dan jabatan,
nomor kantor, e-mail, dan informasi status. 9-4-2 Perintah-Perintah
Terkait Mengunduh Buku Alamat-Daftar karyawan dapat di unduh
berdasar departemental, serupa dengan mengunduh buku alamat di buku
alamat pribadi. Mencari Pengguna-Struktur yang sama dengan [Find
Address Book] di buku alamat. 108. -Pilih jangkauan pencarian
dengan memilih 'Dari nama, dari ID, dari jabatan' (Beberapa
pencarian sekaligus dapat dilakukan)-Masukan 'Search Key Word' dan
lakukan perintah 'Search'.-Hasil pencarian ditampilkan dalam bentuk
daftar 'Employee List'. Jenis Tampilan dari Informasi Pengguna -
Pengguna umum - Melihat jenis dasar dari informasi 1) Mengklik pada
nama di [Address Book>Employee List]. (jendela pop-up) 2) Klik
pada penulis di Bulletin Board. (jendela pop-up) - Administrator
Dapat melihat semua informasi dari Informasi Pribadi di Environment
Settings Baca dari [Administrator > Information Management >
User Information Management] 109. BagianMemo10-1 Tinjauan Memo
dibuat dan dikelola oleh pengguna individu. -Memo adalah tempat
untuk membuat memo pribadi pada berita, informasi, dan lainnya yang
berkaitan dengan pekerjaan pengguna, untuk keperluan
pribadi.-Konfigurasi dari Memo itu identik dengan 'Bulletin Board',
dengan Memo dan sebuah folder untuk menyimpan beberapa Memo
bersamaan.-Setiap Memo dibuat dengan konfigurasi yang menyerupai
sebuah bulletin board tanpa dukungan untuk attachment atau
file-file individu.-Menu Memo secara garis besar dibagi menjadi
tiga bagian.1. Lihat Daftar/View List: Daftar folder dan Memo di
dalam folder itu ditampilkan dalam bentuk daftar struktur pohon
(tree structure). 2. Lihat Semua/View All: -Semua memo-memo yang
ada di dalam Memo dapat dilihat berdasarkan urutan tanggal.-Nama
sumber Memo tercantum di samping setiap memo. Mengklik nama Memo
akan membuka Memo. 110. 3. Mengelola Folder/Manage Folders: Dapat
untuk membuat dan mengelola sendiri folder Memo. Tidak ada
batasan-batasan untuk membuat file selama masih dalam kuota, dan
file dapat dibuat hingga empat tingkat ke bawah dari folder yang
paling tinggi. 10-1-1 Melihat MemoPerintah-Perintah [Write] /
[tulis] : Perintah untuk menulis memo. [Reply] : Perintah untuk
membalas memo. -Untuk mereply memo dapat dilihat di