Google Apps for Work

Giulia Lippolis @simplygiulia

Suite di applicazioni utili per migliorare la produttività e la collaborazione:

•Inviare e ricevere posta utilizzando un indirizzo professionale

•Condividere i calendari

•Collaborare in tempo reale con altre persone

•Partecipare a riunioni video

•Costruire siti

App disponibili nella Suite

Gmail Hangouts Calendar Drive Sites

Menu

Le apps sono raggiungibili da qualsiasi pagina

internet Google semplicemente cliccando sul menu vicino al nome

utente

Integrazione tra le apps

Possibilità di condividere dal proprio account le

stesse informazioni o gli stessi dati utilizzando

diverse apps

Archiviazione in cloud Archiviazione dei dati in server che sono sempre accessibili da diversi device utilizzando una

connessione Internet.

Ottimizzare le riunioni Migliorare la collaborazione Informare

Attivazione Google Apps for Work

Possibilità di abbonamento annuale o mensile

Due tipi di piano

Utilizzo apps 30 GB di spazio di archiviazione Controlli di sicurezza e amministrazione Assistenza telefonica e via email 24 ore su 24, 7 giorni su 7

Spazio di archiviazione illimitato Controlli avanzati per Drive Google Vault •Archiviazione di tutte le email •Impostazione conservazione dei messaggi •Conservazione per controversia legale sulle caselle di posta

Dopo aver inserito i dati personali, per attivare Google Apps for Work è possibile utilizzare acquistare un nuovo dominio oppure utilizzarne uno che è già stato registrato.

•Scelta del nome del dominio

•Scelta del nome utente e della password •Inserimento dei dati di pagamento e fatturazione

Utilizzo di un dominio già registrato

Dopo la scelta del nome utente è necessario verificare il dominio

Impostare il proprio account

Data e ora dell’ultimo accesso all’account, del dispositivo dal quale è avvenuto e indirizzo email di recupero aggiunto, apps e siti collegati al nostro account

Gestire le impostazioni di notifica email o sms per le violazioni dell’account o la modifica delle impostazioni dell’account

Informazioni personali (nome, indirizzo mail, telefono) Impostazione dei comandi attività Google dashboard Controllo dei contenuti: archivio contenente una copia dei tuoi dati dei prodotti Google

Lingua e Strumenti di immissione Accessibilità Il tuo spazio di archiviazione di Google Drive Elimina il tuo account o i tuoi servizi

Console d’amministrazione

•Aggiungere account, gestire utenti e password, aggiungere unità organizzative

•Attivare o disattivare applicazioni per ogni utente o unità organizzativa

•Aggiungere un amministratore

•Eseguire un monitoraggio sull’utilizzo

Google Admin App

Gestire diversi account Creare, gestire e sospendere utenti, cancellare password, modificare indirizzo mail Gestire gruppi, aggiungere utenti, modificare i ruoli Controllare l’attività dell’account, selezionare gli eventi per tipo, amministratore o periodo di tempo

Aggiungere utenti Console d’amministrazione > Utenti

È inoltre possibile aggiungere più utenti caricando un file .csv in cui sono indicare il nome, il cognome, l’indirizzo email e a password degli utenti che vogliamo creare

Googl Admin App

È possibile aggiungere gli utenti inserendo nome, cognome, email oppure scegliendo un contatto dalla rubrica del device che stiamo utilizzando

I tre simboli in alto permettono rispettivamente di: •Reimpostare la password •Modificare le impostazioni •Sospendere o eliminare l’utente

Eliminare o sospendere un utente Console d’amministrazione > Utenti

Eliminando un utente abbiamo la possibilità di passare i documenti contenuti in Google Drive e le pagine Google+ ad un nuovo utente. Il passaggio di dati non è possibile da mobile

Ripristino: Console d’amministrazione > Utenti > Filtri > Utenti sospesi Cliccare sull’utente e poi su

Ruolo amministratore È possibile impostare il ruolo di amministratore tramite: •Console d’amministrazione > Utenti

•Console d’amministrazione > Altri controlli > Ruolo Amministratore

Unità organizzative Console d’amministrazione > Utenti > Filtri

Sono utili per consentire un diverso accesso ai servizi per i diversi gruppi di utenti. Per spostare gli utenti da un’unità organizzativa all’altra è necessario cliccare sull’immagine e successivamente su

Ogni unità organizzativa secondaria eredita i servizi di quella da cui deriva Controllo servizi attivi: Console d’amministrazione > Applicazioni > Filtri

Impostazioni applicazioni Console d’amministrazione > Applicazioni > Google Apps

Impostazioni generali Impostazioni di condivisione

Risorse: permette di creare delle risorse e di gestire i permessi di prenotazione degli utenti

Impostazioni utente: attivazione di alcuni servizi per gli utenti

Trasferisci proprietà dei file da un’utente all’altro Accesso ai dati da parte degli utenti

Google Calendar

Google Calendar Per creare un nuovo evento è possibile cliccare su oppure spostarsi nella visione settimanale e cliccare sul giorno e sull’ora corrispondenti. In quest’ultimo caso, per una maggiore personalizzazione delle impostazioni, cliccare su Modifica Evento

Google Calendar

Google Calendar I miei calendari > Crea nuovo calendario

Avvio da Chrome

Avvio da Desktop

Avvio da Gmail

Google Hangouts Applicazione di messaggistica che permette la creazione di chat, videochiamate e videoconferenze.

Per scaricare le estensioni per Chrome e Desktop, entrare nella pagina internet Chrome Web Store e cercare “Hangouts”

Google Hangouts

•Invitare altre persone

•Gestire le impostazioni della videocamera e del microfono

•Condividere lo schermo

Google Hangouts

•Gestire le opzioni di privacy

•Gestire le impostazioni di notifica

•Gestire i contatti

•Visualizzare gli inviti e gli hangouts passati

Google Drive

Permette di creare cartelle e file, archiviare e condividere e consultare documenti in qualsiasi momento

Google Drive

Google Drive

Salvare

Condividere

Collaborare

Google Drive

Salvare: •Creare dei nuovi file •Caricare manualmente i file •Sincronizzare automaticamente i file (pc o Gmail)

Google Drive

Passando il mouse sugli allegati in fondo alle mail vengono mostrate le opzioni di salvataggio sul device che stiamo utilizzando o su Google Drive

Google Drive

Organizzare:

•Rinominare file •Creare, spostare o eliminare file e cartelle •Cercare e ordinare file •Contrassegnare i file come importanti aggiungendoli agli Speciali

Google Drive

Condividere: Atre persone possono visualizzare i file, modificarli, o aggiungere commenti.

Ottieni link condivisibile: Permette di creare facilmente un link al file da condividere.

Per poter modificare, sui dispositivi mobile, i file presenti su Google Drive è necessario scaricare anche le apps

Documenti, Fogli e Presentazioni

Google Drive

Prima di avviare una presentazione durante una

videochiamata è consigliabile rendere visibile il file