GO SMC SGI P 001 Control de Documentos

8/17/2019 GO SMC SGI P 001 Control de Documentos

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GO/SMC-SGI-P-001Versión: 01

Fecha: 01/02/2011

Sistema de Gestión IntegradoSistema de Gestión IntegradoINGENIEI! "IN!MIC! S#!#

Contro$ deContro$ de

"oc%mentos"oc%mentos

E$a&orado 'or: e(isado 'or:

Coordinador SGI Comité del SGI

!'ro&ado 'or:

Gerente General

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Fecha: 01/02/2011

1# O)*E+IVO

Establecer la metodología ara arc!i"ar# distrib$ir# controlar % modi&icar 'oc$mentos delSistema de Gesti(n Integrado# con el ro(sito de aseg$rar )$e las "ersiones ertinentes seenc$entran disonibles ara los $s$arios.

,# !C!NCE

Se alica a todos los doc$mentos internos % e*ternos )$e ertenecen al Sistema de Gesti(nIntegrado +Sistema de Gesti(n ,mbiental - IS 14001:2004 Sistema de Gesti(n Calidad -IS 001:200 % Sistema de Gesti(n de Seg$ridad % c$acional - S,S 1001:2003 deI5GE'IS,.

.# ESPONS!)II"!"

El 6eresentante de la 'irecci(n es el resonsable de la alicaci(n e&ecti"a resenterocedimiento.

# EFEENCI!

5orma Internacional IS 001:200 re)$isito 4.2.7.5orma Internacional IS 14001:2004 re)$isito 4.4.8S,S 1001: 2003 re)$isito 4.4.8

# "EFINICIONES

• es'onsa&i$idades

#1 E$a&orador

Persona )$e elabora el doc$mento. Com9nmente es +son )$ien+es eec$ta+n el roceso#tarea o acti"idad.

#, e(isor

Persona+s con s$&iciente conocimiento del roceso# tarea o acti"idad# caa; de determinar la correcta elaboraci(n del doc$mento de ac$erdo a los re)$isitos alicables.

#. !'ro&ador

Persona con s$&iciente conocimiento del roceso % a$toridad# caa; de garanti;ar elc$mlimiento del doc$mento.

# e'resentante de $a "irección


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ersona.

#2 !dministrador de "oc%mentos

Persona resonsable de administrar# act$ali;ar % mantener disonibles los doc$mentosinternos % e*ternos del Sistema de Gesti(n Integrado de I5GE'IS,.

• "oc%mentación

#3 Po$4tica de Ca$idad5 Medio !m&iente 6 Seg%ridad#


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'oc$mento de re&erencia en el l$gar de trabao# )$e indica determinados datos en &ormares$mida.

#17 Es'eci9icación

'oc$mento )$e establece re)$isitos.

#,0 Formato

'oc$mento )$e indica la in&ormaci(n )$e debe registrarse ara mantener e"idencia de lareali;aci(n de $n roceso# acti"idad o tarea. C$ando el &ormato contiene datos %/oin&ormaci(n se con"ierte en registro.

#,1 egistro

'oc$mento )$e resenta res$ltados obtenidos o roorciona e"idencias de las acti"idadesdeseme>adas.

#,, "irecti(a

'oc$mento )$e e*resa $n mandado eseci&ico

#,. eg$amento

'oc$mento )$e establece normas de ac$erdo con la olítica de la organi;aci(n.

#, "oc%mento Interno

'oc$mento generado en el Sistema 'e Gesti(n Integrado de I5GE'IS,.

#, "oc%mento Eterno

'oc$mento no generado en el Sistema 'e Gesti(n Integrado de I5GE'IS,.

#, "oc%mento Contro$ado

'oc$mento c$%a distrib$ci(n se re)$iere ara el desarrollo de s$s acti"idades % estaráregistrada en $n cargo ara identi&icar )$ien osee las coias de dic!o doc$mento.

#,2 "oc%mento No Contro$ado

'oc$mento c$%a distrib$ci(n no se registrara. Solo es de carácter in&ormati"o %a )$e# nose re)$iere ara el desarrollo de s$s acti"idades.

#,3 "oc%mento O&so$eto

'oc$mento desact$ali;ado debido a )$e e*iste $na n$e"a "ersi(n.

E$ementos de $a estr%ct%ra de$ doc%mento

#,7 Enca&e8ado

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e se>ala el c(digo del doc$mento# la "ersi(n# %&ec!a de arobaci(n. ,simismo incl$%e el logro de la emresa.

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Fecha: 01/02/2011

#.0 Carat%$a

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e m$estra la resentaci(n del doc$mento.Contiene encabe;ado# logo de la emresa# nombre del sistema de gesti(n al )$e ertenece#nombre del doc$mento % c$adro de elaborador# re"isor % arobador.

#.1 O&;eti(o

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e de&ine lo )$e se retende alcan;ar con la&orm$laci(n de éste.

#., !$cance

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e indica las áreas# los rocesos# rec$rsos orod$ctos sobre los )$e se alica el doc$mento.

#.. es'onsa&i$idad

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e se>ala el +los $esto+s resonsables de lae&ica; alicaci(n del doc$mento.

#. Po$4ticas

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e se>ala los lineamientos % reglas )$ecomlementan la descrici(n del doc$mento % )$e son necesarios ara s$ alicaci(n.

#. "es'$ieg%e

Elemento de la estr$ct$ra del doc$mento )$e detalla la descrici(n de acti"idades en &ormasec$encial# los resonsables# % los registros generados o $tili;ados en él. ,sí como lossímbolos % abre"iat$ras.

#.


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Fecha: 01/02/2011

2# PO?+IC!S

2#1 Estr%ct%ra de $os "oc%mentos

Aa estr$ct$ra erár)$ica de los doc$mentos del Sistema 'e Gesti(n Integrado de I5GE'IS,es la sig$iente:

ISO 7001:,0035 ISO 1001:,00 = O!ES "E GES+IDN

IN+EG!"O

M!N>! "E OG!NI!CIDN = F>NCIONES5POCE"IMIEN+OS5 P!NES5 POG!M!S

INS+>CCIONES# C!+I!S5 ESPECIFIC!CIONES5 FOM!+OS5EG!MEN+OS5 M+O"OS5 "OC>MEN+OS E+ENOS

EGIS+OS HIN+ENOS/ E+ENOS


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Fecha: 01/02/2011

S%& Gerencia de Sistemas SGS

*e9e de Sistemas *SIS%& Gerencia de Ca$idad5 Seg%ridad5 Sa$%d Oc%'aciona$ 6 Medio!m&iente

SMC

*e9at%ra de ser(icios *SV

esidencia de O&ra O

Gerencia de Ingenier4a GI

*e9e de S%'er(isión *S

Coordinador de S%'er(isión CS

*e9e de Est%dios *E

Coordinador de est%dios CE

e'resentante de $a dirección "

Coordinador de$ SGI CSGI

Coordinador de$ SGC CSGC

Coordinador de$ SG! CSG!

Coordinador de$ SGS CSGS

Coordinador de O&ras COCoordinador de Coneiones CN

Coordinador de !$%m&rado P&$ico C!P

Coordinador Mantenimiento de edes CM

S%&gerencia de Promoción 6 "esarro$$o SP"

*e9e de $icitaciones *

*e9e de Conc%rsos *C

+S: =io de Sistema al )$e ertenece el doc$mento.

P%eden ser:

Sistema Inicia$Sistema de Gestión de Ca$idad SGCSistema de Gestión !m&ienta$ SG!Sistema de Gestión de Seg%ridad 6 Sa$%d Oc%'aciona$ SGSSistema de Gestión Integrado SGI

+: 6eresenta al =io de 'oc$mento# $diendo ser :

"oc%mento Inicia$ "oc%mento Inicia$Man%a$ M Instr%cción IP$an P$ Formato FProcedimiento P eg$amento gCarti$$a C Ficha tcnica FtEs'eci9icación E F%nción F%Programa Pr "irecti(a "

1 59mero correlati"o generado de la combinaci(n del tio de doc$mento# inicia en 001 % escorrelati"o en lo osible de ac$erdo al orden de arobaci(n de los doc$mentos.

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Fecha: 01/02/2011

2#. Presentación de $os "oc%mentos

=odos los doc$mentos generados or el Sistema 'e Gesti(n Integrado de I5GE'IS, tienenla sig$iente carát$la en la rimera ágina.

EE/!!-+S-+-001Versión: DD

Fecha: DD/DD/DDDD

Sistema de Gestión IntegradoSistema de Gestión IntegradoINGENIEI! "IN!MIC! S#!#

+4t%$o de$+4t%$o de$

"oc%mento"oc%mentoE$a&orado 'or: e(isado 'or:

!'ro&ado 'or:

Pág. D de

,dicionalmente todos los doc$mentos# tendrán en el encabe;ado de todas las áginas s$ C(digo %Fersi(n corresondiente.

2# Estr%ct%ra

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Fecha: 01/02/2011

• Aos elementos )$e con&orman la estr$ct$ra de cada tio de doc$mento interno del Sistema 'eGesti(n Integrado de I5GE'IS, es la sig$iente:

E$emento M P P$ I Pr C g E F F% Ft "CarBt%$a S? S? S? NO NO NO S? S? NO NO NO NOEnca&e8ado S? S? S? S? S? S? S? S? S? S? S? S?O&;eti(o S? S? S? S? S4 NO S4 NO NO NO NO SI!$cance S? S? S? S? S4 NO S4 NO NO S? NO SI

es'onsa&i$idad S? S? S? S? S4 NO S4 NO NO NO NO NO

e9erencias OP OP OP OP OP OP OP S? NO NO OP NOInteracciones OP OP NO OP NO NO OP NO NO NO NO NO"e9iniciones OP OP NO OP NO NO OP NO NO NO NO NOS4m&o$os 6 !&re(iat%ras S? S? OP OP OP S? S? S? NO NO NO NOeA%erimientos OP OP NO OP NO NO NO NO NO NO NO NO

Po$4ticas OP OP NO OP NO NO NO NO NO NO NO NO"es'$ieg%e SI S? S? S? S4 S? S4 S? S? SI S? SIegistros OP S? OP OP OP NO OP NO NO NO NO NOo.

2# Contro$ de "oc%mentos O&so$etos

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Fecha: 01/02/2011

2# !'ro&ación de doc%mentos internos2##1 ,r$eba % en"ía el doc$mento al administrador de doc$mentos aras$ registro en la $ista maestra de doc%mentos internos. !'ro&ador

Aista MEN+!CION E+EN!

2#10 Veri9icación de (igencia de $os doc%mentos eternos

2#10#1 Feri&ica la "igencia de los 'oc$mentos E*ternos de ac$erdo a la&rec$encia de re"isi(n de la lista maestra de doc$mentos e*ternos.

es'onsa&$e de

@rea /!dministrador de "oc%mentos

2#10#, Contro$ de $os doc%mentos eternos ,ct$ali;a la Aista


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Fecha: 01/02/2011

G?SMEN+OS IN+ENOS

IS+! M!ES+! "E "OC>MEN+OS IN+ENOS

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Fecha: 01/02/2011

Código +4t%$o (er es'onsa&$es de$ "oc%mento Inicio de

VigenciaE$a&orador e(isor !'ro&ador

10#, GO-SMC-SGI-F-00, - IS+! M!ES+! "E "OC>MEN+OS E+ENOS

IS+! M!ES+! "E "OC>MEN+OS E+ENOS

Nom&re / +it%$o de$"oc%mento Eterno

!o /Edición

es'onsa&$ede$

doc%mentoeterno

@rea /Proceso

@rea de>&icación

EstadoHVigente / No

(igente

Frec%enciade re(isiónde$ estado

%ta deacceso

10#. GO-SMC-SGI-F-00. IS+! "E "IS+I)>CIDN

GO-SMC-SGI-F-00.

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Fecha: 01/02/2011

IS+! "E "IS+I)>CIDN Versión:01

Fecha: 18/12/2010

E5=6EG,' P6: 'C

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