Gestion y administracion de organizaciones

UCVGestión y administración de organizacionessesión 1: La Administración y su rol empresarial

Ing. Jessica Jiménez .

Las organizaciones y su necesidad de administrarlas.

• El ser humano no vive aislado, sino en continua interacción con sus semejantes, por lo tanto es un ser eminentemente social. En las interacciones humanas, ambas partes se relacionan mutuamente : una influye en la actitud que la otra persona asume y viceversa.

• Los seres humanos tienen que cooperar unos con otros , por sus limitaciones individuales y deben de conformar organizaciones que les permitan lograr objetivos que el esfuerzo individual no podría alcanzar.

Las organizaciones y su necesidad de administrarlas• MASA Poeta y escritor: Don Cesar Vallejo

Al fin de la batalla,y muerto el combatiente, vino hacia él un hombrey le dijo: «No mueras, te amo tanto!»Pero el cadáver ¡ay! siguió muriendo.

Se le acercaron dos y repitiéronle :«No nos dejes! ¡Valor! ¡Vuelve a la vida!»Pero el cadáver ¡ay! siguió muriendo.

Acudieron a él veinte, cien, mil, quinientos mil,clamando: «Tanto amor, y no poder nada contra la muerte!»Pero el cadáver ¡ay! siguió muriendo.

Le rodearon millones de individuos,con un ruego común: «¡Quédate hermano!»Pero el cadáver ¡ay! siguió muriendo.

Entonces, todos los hombres de la tierrale rodearon; les vio el cadáver triste, emocionado;incorporóse lentamente,abrazó al primer hombre; echóse a andar.

Las organizaciones y su necesidad de administrarlas.

• El mundo en que vivimos es una sociedad.• SOCIEDAD: institucionalizada y compuesta por organizaciones. Las organizaciones son heterogéneas y dentro de ellas se cumple el ciclo de vida de cada persona.

• ORGANIZACIÓN: compuestas por personas y recursos no humanos (físicos, materiales, financieros, tecnológicos , etc ). Podemos distinguir 2 tipos de organizaciones: lucrativas y no lucrativas.

• Cada organización cuando crece (tamaño) y se incrementa su complejidad en operaciones necesita que sean administradas por un conjunto de personas.

Las organizaciones y su necesidad de administrarlas• Organización- “ sistemas de actividades concientemente coordinadas formado por dos o más personas “, donde prevalece la COOPERACIÓN.

• Requisitos para que exista una organización:

1-capacidad de comunicación. 2-deseo de actuar en conjunto 3-hacia un objetivo común.

Las organizaciones y su necesidad de administrarlas• Podemos concluir que debe existir la disposición de sacrificar el propio comportamiento en beneficio de …….

• También podemos añadir que este sacrificio o contribución, para muchos dependerá no sólo de las diferencias individuales sino del sistema de recompensas.

• Lo que mayormente entorpece el logro de los objetivos es la falta de habilidad para trabajar con otras personas de manera eficaz.

La Administración.

• ADMINISTRACIÓN: dirección racional de las actividades de una organización con o sin fines de lucro que requiere (4) funciones:

• -planeación….• -organización….• -dirección…..• -control de las actividades….• Y están diferenciadas por la división del trabajo.

• Podemos concluir: de la administración depende el éxito o fracaso, el crecimiento o estancamiento de una organización.

La Administración

La Administración• ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION• Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.• Pronosticar.• Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

• Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

• Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

• Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

• Anticipar los posibles problemas futuros.• Modificar los planes a la luz de los resultados del control

La Administración• ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIÓN.• Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos)• Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

• Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

• Aclarar los requisitos del puesto.• Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

• Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

• Proporcionar facilidades personales y otros recursos.• Ajustar la organización a la luz de los resultados del control

La Administración• ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA DIRECCIÓN.• Poner en practica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

• Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

• Motivar a los miembros.• Comunicar con efectividad.• Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

• Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

• Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

• Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

La Administración• ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL• Comparar los resultados con los planes generales.• Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.

• Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

• Comunicar cuales son los medios de medición.• Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.

• Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.

• Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.

• Ajustar el control a la luz de los resultados del control

La Administración• ADMINISTRADOR: • Define estrategias• Diagnostica situaciones• Mide recursos• Planea su integración• Soluciona problemas• Genera innovación• Genera competitividad¿Un administrador que tiene éxito en una empresa tiene éxito en otra?

La Administración• ¿Qué debe tener un administrador?¿Qué se busca en un administrador?

• Conocimiento• Habilidades, competencias• Actitudes• Características de su personalidad• Pasado profesional• Formación académica• Antecedentes morales• Éxito o fracaso en determinadas actividades como su situación conyugal o estabilidad emocional.

• ¿Para qué?

La Administración• Nivel de tolerancia, rapidez de adaptación.

• ¿Dónde trabajan los administradores?• En los diferentes niveles de la organización.

• En las diferentes especialidades de la administración: financiera, recursos humanos, mercados, general etc.

La Administración•¿De qué depende el éxito de un administrador?

“ de su desempeño, trato a las personas y de las situaciones donde logra más de lo que es..”

• DESEMPEÑO: habilidades que tiene y utiliza.• HABILIDAD: Capacidad de transformar conocimiento en acción. Según Katz existen 3 tipos de habilidades:

1-técnicas: conocimiento especializado. 2- humanas: “saber trabajar con personas y por medio de ellas” Es decir saber tratar a las personas, facilidad de relación interpersonal, capacidad de comunicarse, motivar, coordinar, dirigir y resolver conflictos.

La Administración 3- CONCEPTUALES: Facilidad de trabajar con ideas, conceptos, teorías e integrarlas con los objetivos y tareas de la organización.• Diagnosticar las situaciones , formular las alternativas para solucionar los problemas, planear el futuro, interpretar la misión, desarrollar la visión y percibir oportunidades donde aparentemente no las hay.

• MISIÓN?• VISIÓN?• LIDERAZGO?• COMPETENCIAS?

La Administración

CONCEPTUALES Y/O “DISEÑO”

HUMANAS

TECNICAS

IMPORTANCIA

HABILIDADES de Katz

La Administración• Para que los administradores puedan organizar, integrar, dirigir y controlar, deben establecer planes y propósitos que decidan qué debe hacerse, cuándo y cómo debe hacerse y quién lo hará.

• Existen ocho tipos de planes de la planificación: • •Misiones o propósitos, determinan algo en un tiempo establecido , suposición de lo que vamos a seguir.

Es la razón de ser de la empresa y existir de la organización y de su papel en la sociedad. La definición de la misión organizacional busca ampliar horizontes y fronteras de acción.• •Objetivos o metas, son los fines que se persiguen por medio de una actividad de una u otra índole. Es una situación deseada que se pretende alcanzar.

• •Políticas, norma general a seguir, enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento en la toma de decisiones.

• • Procedimientos, secuencia de actividades como el proceso administrativo.

• • Reglas, se exponen acciones o prohibiciones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona.

La Administración • Programas, son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado.• Presupuestos, asignación de dinero de acuerdo al programa, es la formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos.Además los planes, pueden ser a corto plazo (un día, una semana, un mes), a mediano plazo (dos años y menores de 5 años) y a largo plazo (mayores a cinco años), esto debe ser tomado en consideración ya que si no tenemos una fecha para la culminación de tareas, las mismas serán difíciles de medir.

La Administración• VISION: Sirve para mirar el futuro que se desea alcanzar, es la imagen que la organización define respecto a su futuro, es decir de lo que pretende ser. De esta manera la visión organizacional indica cuales son los objetivos que deben alcanzarse en los próximos 5 años, de esta manera orienta a sus miembros en cuanto al futuro que la organización pretende transformar.

• LIDERAZGO: arte o proceso de influir en las personas para que participen dispuestas y con entusiasmo hacia el logro de las metas del grupo.

• COMPETENCIAS :cualidades de quien es capaz de analizar una situación, presentar soluciones y resolver asuntos o problemas.

“patrimonio,capital intelectual o riqueza”¿? ¿Las competencias se devaloran?

La Administración• Las competencias se devaloran, por ello debemos buscar tener competencias perdurables como:

CONOCIMIENTO: se debe actualizar y renovar. “ constante aprender a aprender” PERSPECTIVA: capacidad de poner el conocimiento en acción. “ teoría- práctica”. ACTITUD: Parte personal del administrador frente a las situaciones de trabajo.” estilo personal”

La Administración• ANALISIS: • ¿Cuál de las 3 competencias es más importante?

• ¿qué características personales debe desarrollar el administrador para transformarlo en un líder de la organización?

Desempeño gerencial• Henry Mintzberg : concluyó que "lejos de un trabajo ordenado, enfocado y lineal, el trabajo diario de los gerentes eficientes implicaba un manejo de las situaciones caóticas, imprevisibles y desordenadas, donde no resulta sencillo distinguir lo trivial de lo esencial. En realidad, el trabajo de un gerente implica adoptar diferentes roles en diferentes situaciones, para aportar cierto grado de orden al caos que reina por naturaleza en las organizaciones humanas"

• Para ello identifica 10 papeles específicos del administrador , clasificados en 3 categorías:

Interpersonal- informativa – decisoria Que lo van a ayudar a cumplir sus funciones de planear , organizar dirigir y controlar.

Desempeño gerencial….. Papeles específicos del administrador.

Interpersonal

• representación• Liderazgo• Vínculo• vigilancia

Informativa

• difusión• Portavoz• emprendedor

Decisoria

• Resolución de conflictos• Asignación de recursos• negociación

Desempeño gerencial• Los gerentes realizan funciones gerenciales de planear, organizar, integrar al personal, dirigir y controlar; por lo tanto la administración se aplica a los gerentes de todos los niveles de la organización.

• La diferencia entre gerentes, ejecutivos, administradores y supervisores radica en :responsabilidad, autoridad, tiempo que se asigna a cada función gerencial.

• La similitud entre ellos radica en que todos obtienen resultados al establecer un ambiente que permita que el grupo se desarrolle de manera efectiva.

• Los gerentes deben desarrollar una cuarta habilidad que es la diseñar soluciones.

Composición de la función gerencial

responsabilidad

autoridad

Desempeño gerencial• Los resultados de una empresa se pueden medir , en la medida que alcanza sus objetivos. La eficiencia de una empresa se mide por la cantidad de recursos utilizados para fabricar una unidad de producción. La eficiencia aumenta a medida que los costos y los recursos utilizados disminuyen. La eficiencia está relacionada con el logro de los objetivos organizacionales.

La eficiencia y la eficacia• La meta de todos los gerentes es crear un excedente en base a establecer un ambiente donde las personas puedan lograr las metas del grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales e insatisfacción personal.

• ¿Cómo podemos medir la excelencia de una organización? En el libro “ In search of the Excellence” de Thomas Peters y Robert Waterman, se identificaron 8 características delas empresas excelentes.

La eficiencia y la eficacia1. Orientación a la acción2. Aprender acerca de las necesidades de sus

clientes.3. Promover autonomía gerencial y espíritu

empresarial.4. Mayor productividad al prestar atención a las

necesidades de su gente.5. Impulsar filosofía basada en valores de sus

líderes.6. Enfoca en en el negocio que conocían mejor.7. Estructura organizacional simple con mínimo

personal.8. Centralizados y descentralizados , según sea

el caso.

La eficiencia y la eficacia• Pasaron años y se comprobó que el estudio realizado era parcial, concluyéndose que:

• “ el éxito es transitorio y hay que trabajar duro para adaptarse a los cambios del ambiente”

• Fisher nos recuerda:” Se requiere 20 años para establecer una reputación y 5 minutos para arruinarla”

• La reputación es un valor, que se construye mediante una planificación y una gestión eficaz a lo largo del tiempo. Es el resultado de la valoración que hacen las personas que nos rodea e influye en su actuar.

La eficiencia y la eficacia• Cuando hablamos de eficiencia y de eficacia, hablamos indirectamente de estrategia.

• Estrategia: aquello que la empresa desea realizar, el negocio que pretende llevar a cabo o el rumbo. ( los pasos)

• Administrar la estrategia: significa trabajar con un conjunto de decisiones unificadas, integradas en búsqueda de conseguir los objetivos de la empresa.

La eficiencia y la eficacia

eficiencia•medida normativa de la utilización de los recursos en ese proceso.

•Relación técnica entre entradas y salidas( costos/ beneficios).

•Busca la “ best way” de ejecutar las tareas para que los recursos sean aplicados de la manera más racional.

•Esfuerzos/ resultado

•interna

eficacia•Medida normativa de la consecución de resultados.

•Capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad mediante el suministro de sus productos( bienes o servicios).

•externa

La eficiencia y la eficacia….matriz

• Alta eficiencia

• Alta eficacia

• Baja eficiencia

• Alta eficacia

• Alta eficiencia

• Baja eficacia

• Baja eficiencia

• Baja eficaciaBaja retorno de la

inversión, por mal uso

de recursos.

No se logran los objetivos.

Alto retorno de

la inversión.Dificultad

para alcanzar

los objetivos empresarial

es.Alto retorno de la inversión.Resultados ventajosos a

nivel externo: mantenimiento o ampliación de

mercado, satisfacción del

cliente,etc

Uso deficiente dela parte operacionalSe cumplen

los objetivos

Proceso Administrativo• La estrategia para ponerse en marcha requiere de la acción empresarial, es decir de la planeación, organizar, dirigir y controlar. Cuando se las considera por separado se llaman funciones pero juntas se llama proceso, donde el todo es mayor a la suma de sus partes, debido al efecto sinérgico.

• Proceso: cualquier fenómeno que presente cambio continuo en el tiempo o cualquier operación que tenga cierta continuidad o secuencia.

• El proceso administrativo sirve para poner en marcha la estrategia empresarial. El proceso administrativo hace que la empresa funcione en todos sus niveles( institucional, intermedio y operacional) es por lo tanto cíclico,dinámico e interactivo.

Proceso Administrativo

objetivos

Estrategia

empresarial

ambiente

Tarea y tecnolo

gía

personas

Acción empresari

al

Planeación

Organización

DirecciónControl

Eficaciaempresari

al

retroalimentación

Proceso Administrativo

administración

PlanearOrganizarDirigircontrolar

subordinados

Objetivos de la

empresa

Proceso Administrativo  Planificación

- Metas - Objetivos - Estrategias - Planes

Organización - Estructura  - Administraciónde recursos humanos

Dirección - Motivación  - Liderazgo  - Comunicación  - Comportamiento  - Individual y de grupo

Control - Normas - Medidas - Comparaciones - Acción   

Desafíos de la Administración• En la actualidad, la teoría administrativa estudia la administración de las empresas y las organizaciones desde el punto de vista de la interacción e interdependencia de 5 variables principales: tarea, estructura, personas, tecnología y ambiente. El comportamiento de estas variables es sistémico y complejo y su comportamiento global es mayor que el particular.

• Hablamos entonces de impacto, duración, importancia, etc.

• Por ejemplo en los años 1860(segunda revolución industrial) hablamos de un TA enfocada en las tareas o administración científica, en los años 1914(dos guerras mundiales) se enfoca en la estructura de las organizaciones, en las personas, en 1945(posguerra) se enfoca en la estructura organizacional, las personas, tecnología, ambiente y en 1980 (globalización, momento actual), se enfoca en el ambiente.

Desafíos de la Administración• Ambigüedad y la incertidumbre, debido a que el administrador tendrá que enfrentar problemas diversos y complejos y la información que reciba será de eventos o grupos internos y externos. Por ejemplo: desafíos de los competidores, expectativas dela alta dirección, exigencias de los proveedores y de los clientes, etc.

• El futuro delas organizaciones se verá afectado por:1. Continua adaptación a sus ambientes.(flexibilidad y agilidad)2. Elevación de los costos de energía, materia prima , fuerza

laboral, etc.3. Competencia aguda: producto o servicio más avanzado, más

seguro.4. Sofisticación de la tecnología(eficiencia y precisión) con

tendencia a la planeación.5. La globalización( internacionalización del mundo de los

negocios): desarrollo de comunicaciones, transporte, computador.(descentralización)

6. Mayor presencia de las empresas (visibles)

Desafíos de la Administración• Ejemplos:1. Si las instalaciones de la empresa contaminan

el aire o el agua será observada por los especialistas en contaminación y el público.

2. Si los productos son de mala calidad estará en la mira de los consumidores que van a reclamar.

3. Si la empresa despide personal a gran escala, estará en la mira de la prensa, sindicatos y el gobierno.

4. Si las ventas de la empresa causan el aumento de las exportaciones o importaciones , el gobierno la observará.

por lo tanto las empresas causan impacto en la estructura y comportamiento de la sociedad.