GESTION DOCUMENTAL

GESTION DOCUMENTAL

SANDRA PATRICIA PÉREZ ANACONA

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la Información, Documentación,

Bibliotecología y Archivística - CIDBA

Cali Valle

2011

GESTION DOCUMENTAL

SANDRA PATRICIA PÉREZ ANACONA

Taller 1

Profesora:

Luz Marina Arias Gonzalez

Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística.

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

Facultad de Bellas Artes, Programa de Ciencia de la Información, Documentación,

Bibliotecología y Archivística - CIDBA

Cali Valle

13 de Octubre de 2011

JUSTIFICACION

De acuerdo a la normatividad de la ley 594 de 2000 la ley General de Archivos se hace necesario para los profesionales de las ciencias de la información conocer e instruirnos en todo lo relacionado a el programa de Gestión Documental para poder en un momento dado en nuestro campo laboral aplicar todo este conocimiento a las instituciones donde se pueda elaborar proyectos que sean ejecutados en las organizaciones en busca de mejorar los procesos , donde existe una administración adecuada de la documentación y obtener así una buena toma de decisiones al tener la información sistematizada para hacer más eficientes el desempeño de las funciones.

CONTENIDO

• INTRODUCCION

• OBJETIVOS

• GESTION DOCUMENTAL

• Derecho a la información en Colombia.

• Concepto de Archivo, Documento y Documento de Archivo

• Derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos.

• Ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos

• Concepto de Gestión Documental

• Objetivos de un Programa de Gestión Documental

• Aspectos para elaborar un Programa de Gestión Documental

• Ventajas e importancia de la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

• Algunas normas de conceptualización de un Programa de Gestión Documental

• Tablas de Retención Documental (TRD)

• Conclusiones

• Bibliografía

INTRODUCCION

En este trabajo conoceremos sobre los conceptos de gestión documental, la normatividad de la ley general de archivos, la producción y flujo documental en las empresas, los componentes de un Programa de Gestión Documental como también la importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD).

.

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Conocer sobre el concepto de Gestión Documental, y de cómo se debe implementar un PGD. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Definir en nuestros propios términos Gestión Documental, Archivos, Documentos y Documentos de Archivos. Aplicar el PGD, su metodología y procedimientos para organizar los documentos en una organización. Utilizar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas que emite el Archivo General de la Nación y demás normas que se pueden aplicar a la Gestión Documental en una institución.

TAREA INDIVIDUAL

GESTION DOCUMENTAL

1. Construya su propio concepto de : ARCHIVO: Se refiere a todos los documentos que son guardados de acuerdo a su clasificación por

personas que se van guardando cronológicamente de acuerdo a cada proceso o emisión. DOCUMENTO: Un documento se refiere a cualquier información que se pueda visualizar , la cual está impresa en un medio electrónico o formato. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Son los registros que emite una persona o empresa por su funcionamiento el cual posee un significado valioso el cual es guardado en archivos. Investigue los derechos de los ciudadanos sobre la privacidad de los documentos. R/ CONSTITUCION POLÍTICA DE COLOMBIA DE 1991 Articulo 8 . “Es obligación del Estado y de las personas de proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación”. Tenemos el deber tanto ciudadanos y ente gubernamental de procurar preservar todo recurso cultural y recursos naturales de nuestra patria, para tener nuestros museos, parques y demás a disposición y para nuestro enriquecimiento cultural. Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar”.

Como ciudadanos poseemos el derecho a nuestra intimidad ya sea personal, familiar y donde el gobierno debe tener límites en esta documentación privada, donde solo con orden judicial se podrá hacer uso y en casos de prevenir actos terroristas. Los funcionarios que falten a este derecho de privacidad incurrirá en un acto gravísimo (Reforma acto legislativo 2 de 2003) ARTICULO 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.” Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Somos libres como ciudadanos de la libre expresión donde podemos mostrar y producir nuestros pensamientos ideas, opiniones y objeciones, donde sean éstos datos verídicos y verdaderos, también de crear medios de comunicación y publicitarios. ARTICULO 27. “El estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación y cátedra”. Todo ciudadano es libre de obtener su educación, adquiere el derecho de poder realizar investigación y de dar cátedra. ARTICULO 70. “ El estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad nacional”. El gobierno deberá emplear mecanismos que permitan a los ciudadanos participar, crear y propagar tendencias culturales, donde todos por igual tengan un aprendizaje que sea libre en todos los campos científico, técnico, artístico y profesional en cada uno de sus etapas.

1.1 DERECHO A LA INFORMACIÓN EN Colombia

El Artículo 74derecho de toda persona de acceder a documentos públicos, al menos que los restrinja la ley.

de la Constitución de Colombia de 1991 incluye una garantía general del

La Constitución también incluye varias disposiciones relacionadas. El Artículo 15los individuos “tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan

establece que

recogido sobre ellos en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”, conocido también como el derecho de Habeas Data. El Artículo 23persona de presentar solicitudes respetuosas a las autoridades por razones de interés general o

establece el derecho de toda

particular y obtener respuesta pronta y pertinente (usualmente 15 días). El Artículo 112a los partidos y movimientos políticos que no participan en el gobierno (es decir, partidos de

protege

oposición), incluyendo su derecho de “acceso a la información y a la documentación oficial”,

excepto cuando hay restricciones de ley. El Artículo 135(3de la legislatura de solicitar la información que pueda necesitar al gobierno, aunque esto no se

) protege el derecho de cada comité

extiende a “información sobre instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones de carácter reservado” (ver el Artículo 136(2). La Ley 57 de 1985, por la cual se ordena la difusión de los actos y documentos oficiales (Ley DI) se publicó en el Diario Oficial el 12 de julio de 1985. Establece un derecho general de acceso a la información en manos de las autoridades. Ya en 1888, en el primer Código de organización municipal y política de Colombia, los individuos tenían el derecho de solicitar información en manos de las autoridades1. Este derecho también está reconocido en la Ley 594 de 2000, la Ley general de archivos, en la cual el Artículo 27 establece que todos tienen el derecho de consultar los documentos de los archivos públicos, a menos que estén restringidos por ley. En comparación con otras leyes de derecho a la información, la Ley DI de Colombia es muy breve, y no elabora sobre muchos asuntos que normalmente se incluyen en el ámbito de estas leyes, posiblemente porque fue el primer país en América Latina en adoptar una legislación de esta naturaleza. La debilidad más significativa en este sentido es la no inclusión de medidas promocionales, lo cual puede afectar seriamente su implementación en la práctica. Las normas procedimentales también son bastante limitadas, la Ley ni siquiera define lo que el término información abarca y la definición de entidades públicas es de alcance bastante limitado. La Ley no incluye ningún régimen de excepciones, en su lugar, difiere de otras leyes en relación con este asunto clave. No hay disposiciones ni para quejas internas ni para apelaciones a una entidad administrativa de supervisión independiente, ni protección para diseminaciones de buena fe. Sin embargo, el Código administrativo colombiano2 sí establece algunas regulaciones y procedimientos para apoyar la presunción de publicidad de la Ley DI. Por otra parte, la Ley sí incluye algunas características positivas. Cuando las entidades públicas no respetan los plazos de respuesta a las solicitudes, deben proporcionar la información al solicitante, y el incumplimiento con esto le costará al funcionario responsable el empleo. Parecería que las cuotas sólo aplican cuando se requiere reproducir un número considerable de páginas de información. Y la Ley incluye obligaciones de publicación proactiva relativamente extensas. NOTAS: 1. Ley 4 de 1914. 2. Decreto 1 de 1984. 3. Ver decisión T-1025 de 2007, entre otras. Disponibles en: www.constitucional.gov.co. Colombia

2. ¿Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos?

LEY 594 DE 2000

(julio 14)

Reglamentada parcialmente por el Decreto Nacional 4124 de 2004

por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.

El Congreso de Colombia

DECRETA:

T I T U L O I

OBJETO, AMBITO DE APLICACION, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º.

Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

EXPLICACION: Dicha ley es la que organiza todo el proceso archivístico en reglas y principios generales, dándole una normatividad que regule dicha función para llevar a cabo una buena gestión administrativa.

3. ¿Qué dice la Ley General de Archivos en el título V, Gestión de Documentos, Artículo 21?

T I T U L O V

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTÍCULO 21.

Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO.

Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

EXPLICACION: Esta ley nos muestra como norma que toda organización debe implementar en su parte administrativa un programa de gestión de documento, donde se adquiera soporte y apoyo en la adquisición de recursos tecnológicos que permitan dar una aplicación a la herramienta conjugado con todas las normas de archivística y leyes del Archivo General de la Nación.

4. Defina con sus propias palabras Gestión Documental a partir del concepto que emite el Archivo General de la Nación.

R/ GESTION DOCUMENTAL Consiste en realizar unas funciones tanto a nivel administrativo como técnico donde se planifica todo lo concerniente a la documentación, sus políticas y forma de organizar desde sus inicios hasta la finalidad del documento donde se procura realizar una actividad donde se preserve los documentos. La Gestión documental se reconoce como una actividad que está muy relacionada a los archivos y su proceso es paralelo a la búsqueda de la transparencia de datos para realizar una buena gestión administrativa.

5. Enuncie los objetivos que pretende alcanzar un programa de Gestión Documental.

R/ OBJETIVO GENERAL: Organizar de manera sistematizada el PGD siendo como guía a todas las organizaciones de una forma eficaz. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Detallar el PGD mediante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos que se puedan aplicar a la organización. Organizar el PGD, aplicando unos procedimientos que sirvan de guía para el buen funcionamiento de una organización. Indicar todas las novedades en la normatividad, dirigir la organización de acuerdo a todas las normas que emita el Archivo General de la Nación, y demás leyes que sean estipuladas para la gestión documental. Implementar estrategias de Archivística que regulen la producción de documentos. Controlar la recepción y distribución de correspondencia que hay en una empresa en medios sistematizados. Diseñar formatos que sean de acuerdo a las normas ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualice. Resaltar la importancia del papel de los documentos de archivos con lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de

la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en la atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental.

Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el medio ambiente. Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistema eficiente de correo y mensajería. Regular el manejo y organización de sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de archivo total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de retención documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación, de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura.

6. ¿Cuáles son los aspectos que deben considerarse para elaborar un Programa de Gestión Documental?

CONSIDERACIONES BÁSICAS

Dicho plan debe ser implantado y normatizado mediante las normas de archivística que se encuentra en vigencia. Para elaborar un programa de gestión documental, debe considerar los siguientes aspectos: Administrativos: situaciones administrativas de la gestión de documentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de los trámites y eficiencia de la administración. Económicos: Análisis de situaciones de tipo económico, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental. Archivísticos: considerados la base del programa; se refieren a las consignados en la Ley 594 de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: los conceptos de archivo total, ciclo vital del documento, principios de procedencia y de orden original. PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción con líneas concretas que faciliten su implementación de manera efectiva; contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos; el análisis y la determinación de los requerimientos de información, mantenimiento, evaluación y la documentación del programa, así como planes de mejoramiento y de contingencia. Deben corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador que garantice su adecuado desarrollo, a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental en cada organización (Comité de Archivos, Acuerdo AGN 012 de 1995) y un conjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación. Para realizar el diagnóstico la entidades podrán retomar o actualizar los aspectos metodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre las mismas y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fueron desarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y de las tablas de valoración documental en los casos que hayan sido abordado dicho proceso. Requisitos técnicos: se refiere a la definición de las condiciones o instrumentos técnicos previos como: contar con Manuales de procesos y procedimientos, con una complicación de formas o formatos regulados, Manual de funciones y tabla de retención documental, Tabla de valoración documental,

adopción de normas técnicas y normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia. Para ello, se deberá verificar el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos. Definición de procedimientos para la distribución de los documentos internos y externos. Aprobación por el Archivo General de la Nación o por la instancia territorial correspondiente, de las Tablas de retención y/o las Tablas de valoración documental, según sea el caso. Existencia del Comité de Archivos respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y sus funciones. Disponer de un Reglamento de Archivos para la entidad, basado en el Reglamento General de Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garanticen el cumplimiento de, al menos, los siguientes aspectos: - Fases de formación del archivo, - Control sobre la entrada y salida de los documentos, - Acceso a los documentos, - Ordenación y descripción de los fondos de archivo. - Conservación de documentos, adopción de las normas técnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos, - Coordinación de la función archivística dentro de la estructura administrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000. - Participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición de proceso y procedimientos, gestión de calidad, y Comités de información, entre otros. Requisitos administrativos: Se refieren a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de información, con las aplicativas y demás herramientas informátivas de las que haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones: La Gestión de Documentos deben inscribirse como un programa estratégico de la entidad, con el apoyo de la alta dirección. Definir el sistema de administración de archivos de la entidad (Centralizado, o descentralizado). Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las

compras y suministros, la tecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto. El archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. En entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal, se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión Documental. La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización de los archivos, además de la formación en el área de la auditoría de información y manejo de procesos. Las instalaciones de los archivos deben reunir condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medio ambientales, entre otras, de espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del Archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.

• Adopción e implementación de las Tablas de Retención Documental.

• Formación de Archivos Según el ciclo vital de los documentos (Archivos de gestión, central e histórico)

• Identificación de los procesos de un Programa de Gestión Documental y

sus correspondientes flujos de información.

• La implementación y seguimiento.

7. Mencione por qué es importante y cuáles son las ventajas que produce la implementación de un Programa de Gestión Documental para las empresas.

IMPORTANCIA DE UN PGD: Regula la producción desmesurada de documentos dentro de una organización. Es importante porque controla los registros de la organización en todos sus estados: CREACION DISTRIBUCIÓN USO RETENCIÓN ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN PROTECCION PRESERVACION DISPOSICION FINAL Controla los recursos dentro de la empresa. Coordina la aplicación de los procesos archivísticos según la normatividad vigente y los lineamientos internos. Su importancia para LA CULTURA , es crear así un patrimonio cultural, que le da identidad nacional al fomentar el PGD , todos los archivos se encontrarán en forma organizada dentro de archivo histórico. El PGD Es importante para la ADMINISTRACIÓN por que da un manejo ordenado y eficiente en el flujo de información, que resuelve los problemas y ayuda en la toma de decisiones, siendo esta una forma de tener la fuente de la historia de cada actividad dentro de la empresa. El programa organiza los documentos en las siguientes fases: PRODUCCIÓN – UTILIZACION – DISPOSICION – ADMINISTRACIÓN

VENTAJAS

• En una empresa que implemente el PGD se pasa de una infraestructura donde utilizaban un espacio dentro de la empresa, siendo este reutilizado para otras cosas ya que los archivos se disminuyen y la información ahora quedará todo en forma digital.

• Con la aplicación de las normas de archivo ya las carpetas están organizadas, clasificada e inventariadas para cuando se requiera hacer una consulta de la información, donde se ubica de manera eficaz y rápida lo que se requiera consultar en un momento dado.

• Se reduce notablemente los costos por impresión de papel y de instalaciones para la ubicación de los archivos.

• Crea un mejor ambiente laboral ya que se atiende de manera rápida a las usuarios que deseen consultar la información.

• Si tiene un software para el manejo del Archivo la ventaja sería que permite hacer consultas tanto por series como subseries documentales. También llevaría el control de préstamos. Permitiría tener un inventario actualizado y generaría informes por unidad productora.

·

8. Revise el documento “conceptualización de un programa de Gestión Documental” en su marco legal dice que “Para que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es necesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad, y por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad” a partir de esto realice un cuadro con 5 de estas normas con su enunciado y haga a cada una su explicación.

R/ NORMA

TITULO DE LA NORMA

DESCRIPCION

ISO 15489

Un marco sistemático de buenas prácticas de gestión documental en las organizaciones.

Se centra en los principios de gestión de documentos y establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la creación y mantenimiento de sus documentos, apoyando la política y

los objetivos de la organización. La norma propone una metodología específica para diseñar e implementar el sistema de gestión de documentos, definir los procesos técnicos, elaborar los instrumentos principales (cuadro de clasificación, calendario de conservación, tabla de acceso y seguridad ) y establecer las actividades de evaluación, medición y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema. También destaca la importancia de los metadatos para la gestión de los documentos electrónicos y señala los requisitos que éstos deberían cumplir. La norma ISO 15489, trae nuevos retos y nuevas perspectivas a los profesionales de la información, a las organizaciones aporta el desarrollo de indicadores que miden el rendimiento del sistema de gestión de documentos y ponga en manifiesto el valor que aporta a los procesos de negocio de la organización.

UNE-ISO 23081-1: 2008

Información y documentación – Procesos de Gestión de Documentos- Parte 1 : Principios

Norma que cubre los principios que sostienen y regulan los metadatos para la gestión de documentos. Estos principios se aplican a lo largo del tiempo a los documentos y sus metadatos, los procesos que los afectan, cualquier sistema en que residan y cualquier organización que sea responsable de su gestión. Es norma española (UNE)

UNE-ISO 23081-2: 2008

Información y documentación – Procesos de Gestión de Documentos- Parte 2 : Elementos de implementación y conceptuales

Establece un marco para definir los elementos de los metadatos consistente sobre los principios y las consideraciones sobre la implementación esbozados en la primera parte. Es norma española (UNE)

ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Con esta norma se establecen la forma de cómo se regiría las unidades de correspondencia tanto de las entidades públicas como de las privadas que cumplen funciones públicas, estas políticas nos llevarían a llevar a cabalidad los programas de gestión documental, donde se controla los registros de la organización en todos sus estados CREACION, DISTRIBUCIÓN, USO, RETENCIÓN, ALMACENAMIENTO,RECUPERACIÓN, PROTECCION, PRESERVACION, DISPOSICION FINAL

ACUERDO 039 , 2002 (Octubre 31 de 2002)

Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000

Regular la moderación de las actividades que las entidades del Estado deberán implementar en su parte administrativa para que apliquen las normas de Tablas de Retención Documental, donde deberán conocer el procedimiento para poder manejarlas y su importancia para cada una de las áreas o departamentos que las producen.

Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)

Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Con este acuerdo se emiten las consideraciones al valorar la información de las organizaciones en sus archivos de gestión tanto en los entes gubernamentales o que cumplen funciones públicas, regula el Inventario Único Documental creado como medio de control para la consulta de los documentos.

Ley 190 de 1995 (junio 6)

Faltas y delitos en archivos (Arts. 27- y 29)

Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin de

erradicar la corrupción administrativa. Decreto 1382 de 1995 (Agosto 18)

Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones

Tienen un plazo de sesenta (60) días siguientes , contados a partir de la fecha de su publicación, los Secretarios Generales de los organismos del orden nacional, deben presentar al Archivo General de la Nación, sus tablas de retención documental. Ver art. 1 Ley 57 de 1985 , Ver art. 1 Acuerdo Archivo General de la Nación 09 de 1995

Acuerdo 038 de 2002 (Septiembre 20)

Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000

Donde se Implementa la Ley General de Archivos que es la que rige con unos procedimientos puntuales donde nos normatizan la función archivística del Estado para aplicarla en entes gubernamentales donde ésta será la encargada de regular la gestión administrativa y la información de acuerdo a unos lineamientos que establece.

9. Explique la importancia de adoptar las Tablas de Retención Documental (TRD) y cuáles son sus etapas.

R/ TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) DEFINICION: Es el elemento principal para cumplir de manera organizada con los procedimientos de la Archivística, se basa en un listado de series y sub-series con sus correspondientes tipos de documentos quienes nos muestran el tiempo de retención de los documentos en cada una de los estados de un archivo. IMPORTANCIA Sirven como guía para la organización, selección y expurgo de los documentos y se convierte en la base de las respectivas transferencias definidas en el cronograma anual para la entidad. La administración se beneficia con la elaboración de las Tablas de Retención Documental (TRD) porque:

• Facilitan el manejo de la información. • Contribuyen a la racionalización de la producción documental. • Permiten proporcionar un servicio eficaz y eficiente. • Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempo de

retención en ella estipulados. • Garantizan la selección y conservación de los documentos en las diferentes

fases del archivo. • Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases del

archivo. • Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Desde la parte de trabajo archivístico las TRD son importantes porque:

• Facilitan el manejo integral de los documentos. • Permiten la organización de los documentos a partir del concepto de

Archivo. • Controlan la producción y trámite documental. • Identifican y reflejan las funciones de la institución. • Integran todos los procesos archivísticos para el manejo racional de los

documentos. •

Etapas contempladas en el Acuerdo AGN 039 de 2002: Primera etapa: Compilación de la información institucional como organigrama, manual de procedimientos y funciones, encuestas; dicha información es utilizada para definir las oficinas y que hacen en cada una de ellas. Segunda etapa: Se toma la información recolectada y se analiza que tantos documentos producen, se crea las series y subseries con los tipos documentales, aquí se determina los tiempos de retención y disposición final. Tercera etapa: Elaboración de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo en cuenta como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Se hace la presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación, aquí el comité de archivos aprueba o no dichas TRD. Cuarta etapa: Aplicación, seguimiento y actualización de las TRD, Después que han sido aprobadas las TRD, aquí daremos fecha donde se empezaran a dar cumplimiento, el instructivo, las normas para la organización de los archivos. Quinta etapa: Selección. Proceso mediante el cual determinan la preservación parcial de la documentación por medio del muestreo. Este trabajo requiere de un

conocimiento amplio de la organización productora de los documentos. Se deben plantear programas de archivos sectoriales donde estén la documentación administrativa (historia laboral, nóminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, órdenes de pago) y la documentación misional, donde refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales, Ministerio del Medio Ambiente, historias clínicas, hospitales, clínicas, etc.) Sexta etapa: Eliminación, Destrucción de documentos sin valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico, que no poseen ninguna relevancia para la ciencia y la tecnología. Ninguna serie documental puede ser destruida sin haberse registrado antes en la correspondiente Tabla de Retención.

CONCLUSIONES

Conocimos sobre el Plan de Gestión Documental, los aspectos a tener en cuenta y su importancia y ventajas al implementarlo. Reforzamos los conceptos de Archivo, docuemnto. documento de archivo Aprendimos la importancia de las Tablas de Retención Documental (TRD) y sus etapas. Estudiamos la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas que emite el Archivo General de la Nación y demás normas que se pueden aplicar a la Gestión Documental en una entidad gubernamental.

Conocimos el derecho a la información el cual encuentra sus límites en el derecho a la intimidad y viceversa. En ese entendimiento, se han analizado antecedentes según los cuales, dependiendo de la situación y del contexto en que cada uno opera, se ha privilegiado la información pública o privada por sobre la intimidad, entendiendo que se halla por completo justificada la limitación del derecho subjetivo a la privacidad en beneficio de otro de rango superior. Por el contrario, los textos constitucionales que comparativamente se evaluaran permiten colegir que cuando la intromisión se centra en aspectos que invaden la esfera reservada del individuo, para ser expuesta ante terceros, sin un interés legítimo o un derecho constituido al efecto, dándose la violación a su intimidad.

BIBLIOGRAFIA

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Archivística Organización de archivos de gestión Responsabilidad de los funcionarios por los documentos:-Penal-Disciplinario-Cultural Constitución nacional-Artículos 8, 15, 20, 23, 72 y 74 que hablan de protección, derecho, intimidad, patrimonio cultural, libertad, peticiones, acceso a documentos públicos para un funcionario. http://www.slideshare.net/vanemontoherre/archivstica

La palabra (En línea). http://www.cali.gov.co/publicaciones.php?id=828 (Consulta: 12 de octubre de 2011).

NOTAS

* Ley 4 de 1914. * Decreto 1 de 1984. * Ver decisión T-1025 de 2007, entre otras. Disponibles en: www.constitucional.gov.co. Colombia