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Espieira, Sheldon y Asociados
No. 14 - 2009
Boletn de Asesora Gerencial*Gestin de TI en tiempos de Recesin
*connectedthinking
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ContenidoHaga click en los enlaces para navegara travs del documento
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4 Introduccin
4 Cmo hacer un programa de gestin de costos
asociados a TI exitoso?
4 Marco de trabajo de reduccin de costos en TI
4 Cambios y benecios
4 Conclusin
4 Crditos / Suscribirse
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ntroduccin
Cmo eliminar costos en el rea de TI sinarriesgar el negocio?Cmo asegurar que los benecios sean tangiblesy sostenibles?
Administrar la base de costos en el rea de TI delnegocio es undamental para una gestin eectivaen tiempos de recesin. En la mayora de lasorganizaciones, TI representa un costosignicativo, y es natural entonces que comoconsecuencia de la bsqueda de reduccionessignicativas e inmediatas, la uncin de TI seasometida bajo una creciente presin para:
ReducirsuscostosoperacionalesdeTIReducirlosgastosdiscrecionalesdeTI
Una directiva menos usual en estos escenarios ysin embargo estratgica, es proponer a la Funcinde TI que provea herramientas e inraestructurapara ayudar al negocio hacer ms con menos.
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Fuente: 12th Annual Global CEO Survey
En cualquiera de los escenarios, los beneciosdeben ser tangibles y necesitan ser entregadosrpidamente, sin que comprometa a uturo lafexibilidad del negocio, ni que tenga comoconsecuencia un incremento de costos en elmediano plazo.
Cmo hacer un programa de gest
de costos asociados a TI exitoso?
Denir el programa de gestin de costos del de TI para la entrega exitosa de los benecios orma rpida es de vital importancia. Sin emba
realizarlo de manera sustentable, sin aumentarriesgo del negocio o su capital humano es un
Existe un nmero de actores claves que debeser considerados:
Losplanesdereduccindecostosysusiniciativas necesitan ser diseadas para llegala raz de la causa que generan los costos, nlimitarse a los sntomas. Fallar en esto resulten costos crecientes en el tiempo.
Sesenta y cinco por ciento de los
CEOs entrevistados en la 12th Annual
Global CEO Survey de PwC respondi
que la innovacin tecnolgica es un
conductor importante o crtico para el
xito a largo plazo.
75%
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Cmo hacer un programa de
gestin de costos asociados a TI
exitoso? (continuacin)
Conocerconexactitudlademandadeserviciosde TI y estar claro sobre qu necesitan los
usuarios. Esto signica entender cmo losactuales servicios y niveles de requerimientoestn establecidos, en uncin de identicardnde pueden establecerse ahorros sin aectarlos servicios undamentales.
CualquierreduccindecostosenelreadeTIdebe ser parte de un enoque estratgicodesarrollado a partir de un entendimientopreciso de la base de costos de TI.
Enconsecuencia,senecesitanimplantarmediciones robustas del retorno de inversin yprogramas de monitoreo. Estos realizan rpidasacciones correctivas en caso que no se estn
generando benecios.
Considerarcmolasnuevastecnologaspueden
apoyar al ahorro de costos del rea de TI como
por ejemplo virtualizacin, cloud computing y
el uso de sotware de cdigo abierto.
LosahorrosdecostosenTIporlareduccindel
head count o reestructuracin organizativa
necesitan ser respaldados por cambios deprocesos. Si los procesos de trabajo no son
cambiados con el n de refejar las nuevas
estructuras y modelos organizacionales de TI, la
productividad surir en un corto plazo y loscostos crecern en el tiempo.
Dicho esto, a continuacin se presenta un
enoque de corto, mediano y largo plazo encuanto a las actividades relacionadas al rea de TI
a ser consideradas en tiempos de recesin.
Marco de trabajo de reduccin de
costos en TI
Un enoque de reduccin de costos en TIest sustentado por un marco de trabajo queabarca estrategia, estructura, gente, procesos
y tecnologa. Estas cinco dimensiones, ayudana la identicacin de oportunidades tangiblesy sostenibles para reducir los costos y apoyarla entrega de un servicio de TI que apoyegenuinamente la creacin de valor y provea unplataorma fexible para arontar el crecimientouturo de la organizacin.
LaguraN1muestrasiete(7)elementosqueconsiderados para desarrollar un Marco de trabde reduccin de costos de TI, los cuales cubre
cinco (5) dimensiones mencionadas anteriorme
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Marco de trabajo de reduccin de
costos en TI (continuacin)
Un plan de reduccin de costos en TI se puede
resumir en un simple enoque de tres pasos:
ConstruirunalneabasedereferenciaIdenticaryseleccionaroportunidades
Implementar
El esquema de reduccin de costos en TI
comienza con la necesidad de identicar
oportunidades que brindarn benecios tangibles
rpidamente. Establecer una lnea base dondeos ahorros de costos puedan ser identicados,
comparados y entregados es esencial. Esta lnea
base puede considerar los siguientes elementos:
Portafoliodeproyectosactuales
Portafoliodeaplicaciones
Arquitecturadelainfraestructura
Mtricasdedesempeo
CostosdeserviciosdeTI
Ambientedeproveedoresincluyendocualquier
entrega de servicio de tercerosModelodeorganizacindeTI
Lasoportunidadesdereduccindecostosy
mejoramientos de la eciencia son identicadascomparando la organizacin con prcticas
mundiales y revisando cada componente de la
lneabase.Lasoportunidadespuedencomenzar
a ser identicadas en paralelo con la construccinde la lnea base. Tpicamente la identicacin
de oportunidades requiere la participacin de
personal clave de TI y el negocio, lo cual asegura
adicionalmente la incorporacin de la perspectivadel negocio y el el refejo de los intereses del
mismo.
Pueden identicarse oportunidades deoptimizacin inmediatas las cuales no deben ser
descartadas prematuramente, sin embargo su
incorporacin al plan deber considerar el tiem
en el cual sean percibidos sus benecios, en
uncin de mantener una cartera razonable de
proyectos en curso. En todo caso, pueden serincorporadas en un plan global de proyecto.
LaguraN2presentaelenfoquemetodolgic
de PricewaterhouseCoopers en el desarrollo dun plan de reduccin de costos asociados a T
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Cambios y benecios
Es importante tener claro el alcance de losbenecios, y buscar que la organizacin adopte
un plan global y orquestado de reduccin de
costosparasoportarelplandelreadeTI.Las
estrategias que adopte la organizacin debeconsiderar acciones con eectos tempranos, pero
no limitar las acciones nicamente a esquemas
de corto plazo. Tal como se muestra en la gura
N3,paraelcasodeTIexistentresesquemasde reduccin de costos que se plantean en el
iempo, y que se pueden resumir en: Estrategias
de reduccin, rediseo y transormacin.
A modo de ejemplo, en la siguiente tabla, se
muestra un resumen de oportunidades tpicas
de reduccin de costos comnmente aplicables
a las unidades de Tecnologa de Inormacin,con sus reas de aplicacin y su aporte en el
cumplimiento de los objetivos.
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Conclusin
Muchas organizaciones se encuentran en medio decambios complejos para mantener su rentabilidaden tiempos de recesin, y ante este tipo decontexto es importante considerar a TI, no solocomo un centro importante de costos, sino comoun habilitador clave en las estrategias de ahorrodel negocio. Por ello, los programas de cambiospara reduccin de costos las reas de TI necesitanser diseados tomando en cuenta las condicionesactuales del negocio y asegurando que el perodode retorno y recuperacin de la inversin seaapropiado.
El retorno de inversin y gastos de capitalasociados a programas y portaolios de proyectosde TI debe ser revisado oportunamente, paraasegurar el retorno de inversin a corto plazo ydentro de las expectativas de la organizacin,considerando que aquellos que no cumplan coneste requisito necesitarn ser reconsiderados odenticar soluciones alternas.
De la misma orma, debe ortalecerse el enoquede bsqueda de valor en los proveedores; enaquellos casos donde la organizacin pueda infuircon su poder de compra, buscar mejores preciosen sotware, hardware y alternativas de asociacin
para compartir la inversin y el riesgo. Sobre estoltimo, los contratos de outsourcing, deben serestrechamente monitoreados, considerar el nivelde servicio que estn siendo provistos y cmoaecta sobre la gestin de la demanda hacia TI.
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2009. Espieira, Sheldon y Asociados. Todos los derechos reservados. PricewaterhouseCoopers se
refere a la frma venezolana Espieira, Sheldon y Asociados, o segn el contexto, a la red de frmas
miembrodePricewaterhouseCoopersInternationalLimited,cadaunadelascualesesunaentidadlegal
separadaeindependiente.RIF:J-00029997-3
El Boletn Asesora Gerencial es publicado por la
LneadeServiciosdeAsesoraGerencial(Advisory)
de Espieira, Sheldon y Asociados, Firma miembro
de PricewaterhouseCoopers.
El presente boletn es de carcter inormativo y no
expresa opinin de la Firma. Si bien se han tomado
odas las precauciones del caso en la preparacinde este material, Espieira, Sheldon y Asociados no
asume ninguna responsabilidad por errores u
omisiones; tampoco asume ninguna responsabilidad
por daos y perjuicios resultantes del uso de la
normacin contenida en el presente documento.
*connectedthinking es una marca registrada de
PricewaterhouseCoopers. Todas las otras marcas
mencionadas son propiedad de sus respectivos
dueos. PricewaterhouseCoopers niega cualquier
derecho sobre estas marcas
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Enoque de corto, mediano y largo plazo en cuanto
a las actividades relacionadas a TI
Corto Plazo (12 meses)
Compararlagestindeportafolio
de programas contra los benefcio
propuestos.Evaluaroportunidadesampliando
el ondo de inversin para mejora
los ingresos o reducir los costos e
los procesos del negocio (inversi
audaz).
Revisarlasinergiaoperacionalde
TI y las oportunidades de reducci
de costos operacionales.
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Figura N 1. Marco de trabajo de reduccin
de costos en TI
Optimizacin deportafolio de
proyecto
Optimizacin deaplicacin
Rediseo delmodelo de la
organizacin
Gestin de SLA
Gestin deadquisicin y
contrato de TI
Racionalizacin yvisualizacin de
infraestructura
Optimizacin delcentro de datos y
del sitio
1,5
1,5
3,4 3,4
1,2
1. Estrategia
2. Estructura3. Gente4. Procesos5. Tecnologa
1,2,3,4
1,4,5 Marco de
trabajo dereduccin de
costos en TI
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FiguraN2.MetodologaPricewaterhouseCoopers
para la reduccin de costos de TI
Compromiso de las personas involucradas
Construir la lnea base Seleccin de oportunidad Implementacin
2-4semanas
Movilizar
Recoleccin de datos
Identificar oportunidades
Consolidar, consultar ypriorizar
Acuerdo del plan decomprensin de
beneficiosPlan para entregas a mediano
y largo plazo
Rpidas Ganancias
Implementacin deoportunidad
Lnea base establecida
Gestin del Proyecto
Rpidas ganancias identificadas
Oportunidades a medio y largoplazo
Plan de beneficios acordados
Plan implantado paraoportunidades a mediano ylargo plazo
Beneficios siendoentregados
2-
4semanas
4-6semanas
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Figura N 3. Magnitud de cambios vs. Benefcios
5-15%
15-25%
Reducir
Redisear
Transformar
Escala de beneficio / Tiempo de Implementacin
MagnituddelCambio
Alto
B
ajo
Bajo
Alto
Gestin de la Demanda
Alinear las actividades alas necesidades delnegocio racionalizarproyectos
Simplificacin dentro losnegocios y funciones
Simplificacin a travs delnegocio y funciones
Estimular las mejoresprcticas internas
Simplificar sistemas de TI
Estandarizar catlogos deservicios y niveles deservicios
Mejorar la gestin decompras y unidad de costos
Alinear las estructuras yresponsabilidades
Entregar funciones comunes
en un modelo centralizado
Sourcing
Disciplina de gestinfinanciera y marco detrabajo de gestin dedesempeo
Cultura de la organizacin
>25%
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Resumendeoportunidadestpicas
de reduccin de costos en el mbito TI
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