Gestão de Almoxarifado Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais II 6º Semestre de Administração
Gestão de Almoxarifado
Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais II
6º Semestre de Administração
... é o local devidamente apropriado para
armazenagem e proteção dos materiais da empresa.
Convém, para entendimento, conhecermos algumas
particularidades históricas.
O que é Almoxarifado
?
... O local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto
coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade de seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à
política geral de estoques da empresa.
É ainda ...
... ao falar em Almoxarifado tinha-se a idéia de depósitos, quase
sempre o pior e mais inadequado local da empresa, onde os
materiais eram acumulados de qualquer forma, utilizando-se mão-de-obra desqualificada e
despreparada.
Antigamente...
Por meio do recurso e modernas técnicas, a situação primitiva
originou sistemas de manuseio e armazenagem de materiais bem
sofisticados, o que provocou redução de custos, aumento
significativo da produtividade e maior segurança nas operações de
controle, com a obtenção de informações precisas em tempo
real.
Atualmente...
O Objetivo Primordial do Almoxarifado...
... É impedir divergências de
inventário e perdas de qualquer natureza.
O Almoxarifado...
... Deve assegurar que o material adequado, na quantidade devida,
estará no local certo, quando necessário, de acordo com normas
adequadas, objetivando resguardar, além da preservação da qualidade, as
exatas quantidades. Para cumprir sua finalidade, o
Almoxarifado deverá possuir instalações adequadas, bem como
recursos de movimentação e distribuição suficientes a um
atendimento rápido e eficiente.
Quanto a Retirada de Produtos de
Almoxarifado...Rotinas rigorosas para a retirada
dos produtos preservam os materiais armazenados,
protegendo-os contra furtos e desperdícios.
A autoridade para retirada do estoque deve estar definida com
clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa
atribuição, mediante apresentação de requisição.
A eficiência de um Almoxarifado depende
fundamentalmente:
• da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do conseqüente
aumento das viagens de ida e volta;
• do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
• da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
As principais atribuições do Almoxarifado:
• receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
• entregar os materiais mediante requisições autorizadas aos usuários da empresa;
• manter atualizados os registros necessários.
ESTRUTURA FUNCIONAL DO ALMOXARIFADO ...
• Controle;
• Recebimento;
• Armazenagem;
• Distribuição
Controle
O Controle ...
...o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o qual
deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e onde
estão localizadas, as compras em processo de recebimento, as
devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
Recebimento
O Recebimento...
As atividades do recebimento abrangem desde a recepção do
material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques e
compreendem os materiais com política de ressuprimento e os de
aplicação imediata, sofrendo critérios de conferência quantitativa
e qualitativa.
O recebimento compreende quatro fases:
• 1ª fase: entrada de materiais;
• 2ª fase: conferência quantitativa;
• 3ª fase: conferência qualitativa;
• 4ª fase: Regularização.
1ª Fase: Entrada de Materiais...
Tem como objetivo efetuar a recepção dos veículos
transportadores, proceder à triagem da documentação
suporte do recebimento, encaminhá-los para descarga e efetuar o
cadastramento dos dados pertinentes para o sistema.
1ª Fase: Entrada de Materiais
Na Portaria da Empresa...Sofre critérios de conferência primária de documentação que
objetiva identificar, constatar e providenciar, conforme cada caso:
se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, está autorizada pela empresa;
se a compra devidamente autorizada tem programação prevista, estando no prazo de
entrega contratual;
se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Após consulta ao órgão de compras, deve-se recusar o recebimento para os casos referentes às compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de
entrega, transcrevendo os motivos no verso da Nota Fiscal
1ª Fase: Entrada de Materiais
No Almoxarifado...
... está voltada para conferência de volumes, confrontando-se Nota
Fiscal do fornecedor com os respectivos registros e controles de compra, posicionamento do veículo
no local exato da descarga, providências de equipamento e
material de descarga necessários
Exame de Avarias...
O exame de avarias é necessário para apontamento de responsabilidades. A existência de avarias é constatada por
meio da análise de disposição da carga, observando-se se as embalagens ou proteções estão intactas e invioláveis
ou contenham sinais evidentes de quebra, umidade, estar amassada, etc.
Recusa do Recebimento...
As divergências constatadas devem ser apontadas no conhecimento de transporte e
também no canhoto da Nota Fiscal, providência esta cabível para o
processamento de ressarcimento de danos, se for o caso, e dependendo do exame
preliminar resultar a constatação de irregularidades insanáveis em relação às condições contratuais, deve-se recusar o
recebimento, anotando-se, também nestes casos, no verso da 1ª via da Nota Fiscal as
circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do
transportador.
Liberação do Transportador...
O Transportador será liberado mediante os procedimentos anteriormente vistos e que
contemplam a recusa do recebimento, como também para os materiais referentes às Notas Fiscais devidamente checadas,
assinando-se o canhoto da Nota Fiscal e o Conhecimento do Transporte.
Os materiais referentes às Notas Fiscais aprovadas durantes essa etapa terão sua
descarga autorizada.
Descarga...
... é necessária a utilização de equipamentos, dentre os quais se
destacam paleteiras, talhas, empilhadeiras e pontes rolantes,
além do próprio esforço físico humano, sendo necessário envolver
o fator segurança, não só com relação ao material em si como também, e principalmente, ao
pessoal.
2ª Fase:Conferência Quantitativa...
é a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal
corresponde à efetivamente recebida, portanto, típica de contagem, devendo-se optar por um modelo de conferência por acusação, no qual o Conferente aponta a quantidade recebida, desconhecendo a quantidade faturada pelo Fornecedor,
conhecido como princípio da contagem cega. A confrontação do recebido versus faturado é
efetuada a posteriori, por meio do Regularizador que analisa as distorções
detectadas e providencia recontagem, a fim de se dirimir as dúvidas constatadas.
Dependendo da natureza dos materiais envolvidos, estes podem ser contados
utilizando-se um dos seguintes métodos:
manual: para casos de pequenas quantidades;
por meio de cálculos: para os casos que envolvam embalagens padronizacom grandes quantidades;
por meio de balanças contadoras pesadoras: para casos que envolvagrande quantidade de pequenas peças, como parafusos, porcas oarruelas;
pesagem: para materiais de maior peso ou volume, a pesagem pode ser feita com o veículo transportador sobre balanças rodoviárias ou ferroviárias, casos em que o peso líquido será obtido por meio da diferença entre o peso bruto e a tara do veículo;
medição: em geral, as medições são efetuadas por meio de trenas.
3ª Fase:Conferência Qualitativa
... atividade também conhecida como Inspeção Técnica, é da mais alta importância no contexto de recebimento de materiais, uma vez que visa
garantir a adequação do material ao fim a que se destina.
A Conferência Qualitativa visa garantir o recebimento adequado do material contratado
pelo exame das características dimensionais; das características específicas e das restrições de
especificação.
4ª Fase:Regularização...
...caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela
confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, por meio do laudo da Inspeção Técnica e da
confrontação das quantidades conferidas versus faturadas,
respectivamente, para decisão de aceitar ou recusar, e, finalmente, pelo encerramento do processo.
Documentos Envolvidos na Regularização
• nota fiscal;• conhecimento de transporte
rodoviário de carga;• documento da contagem efetuada;• parecer da Inspeção, contido no
relatório técnico de Inspeção;• especificação da compra;• catálogos técnicos;• desenhos.
Processamento dará origem a uma das seguintes
situações...• liberação de pagamento ao fornecedor,
em se tratando de material recebido sem ressalvas;
• liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
• devolução de material ao fornecedor;• reclamação de falta ao fornecedor;• entrada do material no estoque.
Devolução ao Fornecedor
Quando constatada irregularidade insanável, providencia-se a devolução de materiais com defeito e/ou em excesso ao Fornecedor, acompanhados de
Nota Fiscal de Devolução, emitida pela empresa compradora.
Deve-se atentar para o prazo decadencial das devoluções que é de 10 dias, a contar do
recebimento. Expirado esse prazo e não devolvida a mercadoria, o fornecedor poderá executar a
Duplicata caso não seja paga em seu vencimento.
A devolução pode ocorrer também quando é detectado alguma falha por deficiência da matéria-prima, como
não-cumprimento à especificação metalúrgica, o Fornecedor será acionado para, em primeiro plano, repor o material em questão e, em seguida, se for o
caso, ressarcir os prejuízos causados.
Armazenagem
O objetivo primordial da Armazenagem...
... é utilizar o espaço nas três dimensões (comprimento, largura
e altura), da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de
suprimentos desde o recebimento até a expedição
Cuidados na Armazenagem...
• determinação do local, em recinto coberto ou não;
• definição adequada do layout;
• definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais;
• ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
• segurança patrimonial, contra furtos, incêndios, etc.
Cuidados especiais devem ser tomados
no tocante à disposição dos materiais no
Almoxarifado, o qual pode conter
produtos perecíveis,
inflamáveis, tóxicos e outros, que
somados à variedade total,
definirão os meios de armazenagem.
Ao se otimizar a armazenagem, obtém-se:
• máxima utilização do espaço (ocupação do espaço);
• efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos);
• pronto acesso a todos os itens (seletividade);
• máxima proteção aos itens estocados;
• boa organização;
• satisfação das necessidades dos clientes.
A armazenagem compreende seis fases:
• 1ª fase: Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem;
• 2ª fase: Identificação dos materiais;
• 3ª fase: Guarda na localização adequada;
• 4ª fase: Informação da localização física de guarda ao controle;
• 5ª fase: Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
• 6ª fase: Separação para distribuição.
Itens de Estoque...
As mercadorias de maior saída do depósito devem ser armazenadas
nas imediações da saída ou expedição, a fim de facilitar o
manuseio. O mesmo deve ser feito com os itens de grande peso e
volume.
Corredores de Acesso...
Os corredores dentro do depósito deverão facilitar o acesso às
mercadorias em estoque.A largura dos corredores é
determinada pelo equipamento de manuseio e movimentação dos
materiais. A localização dos corredores é
determinada em função das portas de acesso e da arrumação das
mercadorias. Entre as mercadorias e as paredes do
edifício devem existir passagens mínimas de 60 cm, para acesso às instalações de combate a incêndio.
... devem permitir a passagem dos equipamentos de
manuseio e movimentação de materiais. Tanto sua altura como largura devem ser
devidamente dimensionadas.
Portas de Acesso...
Quando houver prateleiras e estruturas no depósito, a altura máxima deverá considerar o peso dos
materiais. O topo das pilhas de mercadorias deve se distanciar um metro das luminárias do teto ou dos
sprinklers (equipamentos fixos de combate a incêndio) de teto.
As mercadorias leves devem permanecer na parte superior das estruturas, e as mercadorias mais
pesadas devem ser armazenadas nas barras inferiores da estrutura.
O piso deve ser suficientemente resistente para suportar o peso das mercadorias estocadas e o trânsito dos equipamentos de movimentação.
Prateleiras e Estruturas...
Critérios de Armazenagem...
fragilidade;combustibilidade;
volatização;oxidação;
explosividade;intoxicação;
radiação;corrosão;
inflamabilidade;volume;peso; eforma.
• armazenagem por agrupamento: esse critério facilita as tarefas de arrumação e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaço;
• armazenagem por tamanhos (acomodabilidade): esse critério permite bom aproveitamento do espaço;
• armazenagem por freqüência: esse implica armazenar tão próximo quanto possível da saída os materiais que tenham maior freqüência de movimento;
• armazenagem especial: por meio desse critério, destacam-se:
- ambiente climatizado: destinam-se a materiais cujas propriedades físicas exigem tratamento especial;- inflamáveis: os produtos inflamáveis devem ser armazenados em ambientes próprios e isolados, projetados sob rígidas normas de segurança;
- perecíveis: os produtos perecíveis devem ser armazenados segundo o método FIFO (First In First Out), ou seja
Métodos de Armazenagem...
Avisos de Advertências mais conhecidos...
Armazenagem em Área Externa...
Devido a sua natureza, muitos materiais podem ser armazenados em áreas
externas, contíguas ao Almoxarifado, o que diminui os custos e, em paralelo,
amplia o espaço interno para materiais que necessitam de proteção em área
coberta.
Ex: materiais a granel, tambores e contentores, peças fundidas, chapas de metal e outros.
Armazenagem com Coberturas Alternativas...
galpão fixo: trata-se de galpão construído com perfilados de alumínio extrudado e
conexões de aço galvanizado, cobertos com laminado de PVC antichama, de
elevada resistência a rasgos, fungos e raios ultravioleta;
galpão móvel: as características da estrutura e da cobertura do galpão móvel são
praticamente semelhantes às do fixo. Porém, a grande vantagem desse tipo de
galpão é a sua flexibilidade, ou seja, sua capacidade de deslocamento, permitindo a
manipulação de materiais por todos os cantos e eliminando a necessidade de
corredores.
Armazenagem com Coberturas Alternativas...
Armazenagem com Coberturas Alternativas...
Armazenagem em Área Externa...
Armazenagem com Utilização de Paletes...
O palete é uma plataforma disposta horizontalmente para
carregamento, constituída de vigas, blocos ou uma simples face sobre os apoios, cuja altura é compatível
com a introdução de garfos de empilhadeira, paleteira ou outros sistemas de movimentação, e que permite o arranjo e o agrupamento
de materiais, possibilitando o manuseio, a estocagem, a
movimentação e o transporte num único carregamento
Vantagens do Palete:
• melhor aproveitamento do espaço disponível para armazenamento, utilizando-se totalmente o espaço vertical disponível, por meio do empilhamento máximo;
• economia nos custos do manuseio de materiais, por meio da redução nos custos da mão-de-obra e do respectivo tempo normalmente necessário para as operações braçais;
• possibilidade de utilização de embalagens plásticas ou amarração por meio de fitas de aço da carga unitária, formando uma só embalagem individual;
• compatibilidade com todos os meios de transporte, quais sejam, terrestre, marítimo e aéreo;
Vantagens do Palete:
• facilita a carga, descarga e distribuição nos locais acessíveis aos equipamentos de manuseio de materiais;
• permite disposição uniforme do estoque de materiais, o que, por sua vez, concorre para reduzir a obstrução nos corredores do armazém e pátios de descarga;
• os paletes podem ser manuseados por uma grande variedade de equipamentos, como paleteiras, empilhadeiras, transportadores, elevadores de carga e até sistemas automáticos de armazenagem
Dificuldades na Utilização de Palete
utilização de embalagens não padronizadas;
pesos dos paletes;
vida curta e pragas que os atacam, quando
fabricados em madeira.
Tipos de Paletes:• palete de face
simples: com duas entradas ou com quatro entradas;
• palete de face dupla: com duas entradas ou com quatro entradas;
Podem ser de:
Madeira;
Plástico;
Metal.
Palete de Face Simples e Dupla:
Palete Convencional
Distribuição...
Distribuição...
É a atividade por meio da qual a empresa efetua as entregas de
seus produtos, estando, por conseqüência, intimamente ligada à movimentação e ao transporte
Natureza dos Produtos a Transportar
• carga geral: a carga geral deve ser consolidada para materiais com peso individual de até 4 toneladas;
• carga a granel, líquida e sólida;
• carga semi-especial: trata-se de materiais com dimensões e peso que exigem licença especial, porém no gabarito que permite tráfego em qualquer estrada;
• carga especial: trata-se de uma variável da definição anterior, com a ressalva de que seu tráfego exige estudo de rota, para avaliar a largura das obras de arte e a capacidade das pontes e viadutos;
• carga perigosa: os produtos classificados como perigosos englobam mais de 3.000 itens, estando codificados em nove classes, de acordo com norma internacional.
Classificação da Distribuição:• distribuição interna: trata-se da
distribuição de matérias-primas, componentes ou sobressalentes para
manutenção, do almoxarifado ao requisitante, para continuidade
das atividades da empresa;
• distribuição externa: trata-se da entrega dos produtos da empresa a seus
clientes, tarefa que envolve o fluxo dos produtos/serviços para o consumidor
final, motivo pelo qual adota-se a denominação de distribuição física.
EQUIPAMENTOS PARA MANUSEIO DE MATERIAIS
O manuseio dos diversos materiais de um Almoxarifado pode ser
efetuado:– manualmente: trata-se do manuseio mais
simples e comum, efetuado pelo esforço físico de funcionários;
– por meio de carrinhos manuais: trata-se de manuseio efetuado por meio de carrinhos impulsionados manualmente;
– por meio de empilhadeiras: trata-se de um dos equipamentos mais versáteis para o manuseio de materiais. Não possui limitação de direção, movimentando-se horizontal e verticalmente e podendo ser elétrica ou com motores a gás, diesel ou gasolina, nos quais pode ser adaptada uma série de acessórios que os tornam funcionais;
O manuseio dos diversos materiais de um Almoxarifado pode ser
efetuado:– por meio de paleteiras: trata-se de um
tipo de empilhadeira manual, que pode ser mecânica, hidráulica ou elétrica, estando, por conseguinte, limitada a manuseios horizontais;
– por meio de pontes rolantes: trata-se de equipamento constituído de estrutura metálica, sustentada por duas vigas ao longo das quais a ponte rolante se movimenta; entre as duas vigas, sustentado pela estrutura, corre um carrinho com um gancho.
DOCUMENTOS UTILIZADOS
• ficha de controle de estoque (para empresas ainda não informatizadas): destinado a controlar manualmente o
estoque, por meio de apontamentos de quantidades correspondentes às entradas e saídas, como também propiciar o input para reposição, quando o nível atingir o
ponto de ressuprimento;
• ficha de localização (também para empresas ainda não informatizadas): utilizado para indicar as localizações onde o material está guardado, sendo ordenadas por ordem de código, em
arquivos próprios;
DOCUMENTOS UTILIZADOS• ficha de assinatura credenciada: documento utilizado para identificar os
funcionários autorizados a movimentar o estoque, constando, além da assinatura do credenciado, sua qualificação na empresa;
• comunicação de irregularidades: documento utilizado para esclarecer ao
Fornecedor os motivos da devolução, quer no aspecto quantitativo, quer no aspecto
qualitativo;
DOCUMENTOS UTILIZADOS
• relatório técnico de inspeção: documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do Fornecedor;
• requisição de material: documento utilizado para retirada de material do Almoxarifado;
• devolução de material: documento utilizado para devolver ao estoque do Almoxarifado as quantidades de material porventura requisitadas além do necessário.
PERFIL DO ALMOXARIFE
• Seja honesto;• Qualificado;• Comprometido;• Leal;• Disciplinado;• Que se possa
confiar.
• Exercícios• Case