GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN DAN UPAYA PENGENDALIANNYA DI GUDANG MEDIS INSTALASI FARMASI RSUD KOTA BEKASI PADA TRIWULAN I TAHUN 2015 SKRIPSI Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat Oleh : AJRINA WINASARI NIM. 1111101000046 PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1436 H / 2015 M
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
GAMBARAN PENYEBAB KEKOSONGAN STOK OBAT PATEN
DAN UPAYA PENGENDALIANNYA DI GUDANG MEDIS
INSTALASI FARMASI RSUD KOTA BEKASI
PADA TRIWULAN I TAHUN 2015
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat
Oleh :
AJRINA WINASARI
NIM. 1111101000046
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1436 H / 2015 M
i
ii
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
SKRIPSI, DESEMBER 2015
Ajrina Winasari, NIM: 1111101000046
“Gambaran Penyebab Kekosongan Stok Obat Paten Dan Upaya Pengendaliannya Di
Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Kota Bekasi Pada Triwulan I Tahun 2015”
xii + (163) halaman, (10) tabel, (7) bagan, (12) lampiran
ABSTRAK
Latar Belakang : Instalasi farmasi bertanggung jawab untuk menjamin dan memastikan
kualitas, manfaat, keamanan serta ketersediaan obat-obatan dapat tepat jenis, tepat jumlah,
dan tepat waktu pada saat dibutuhkan. Gudang farmasi RSUD Kota Bekasi belum optimal
dalam melakukan pengelolaan obat, hal ini karena belum adanya keseimbangan antara
permintaan dan ketersediaan obat sehingga terjadi stock out dan pembelian cito. Untuk itu
perlu dilakukan analisis mengenai sistem pengelolaan obat dan diketahuinya faktor penyebab
kekosongan obat di gudang farmasi.
Metode : Jenis penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah data primer yang diperoleh dari wawancara mendalam,
observasi, dan telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi,
Wakil Kepala Instalasi Farmasi, Kepala Gudang Farmasi, Kepala UPBJ, dan Distributor.
Hasil Penelitian : Pengelolaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi
masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen input (SDM,
Dana, Kebijakan, Prosedur, dan Distributor), proses (Perencanaan, Pengadaan, Pengawasan
dan Pengendalian), serta output (Stock Out, Obat Kadaluarsa, dan Stock Opname) yang belum
sesuai dengan Permenkes No.58 tahun 2014 tentang standar pelayanan kefarmasian di rumah
sakit. Faktor yang mempengaruhi terjadinya kekosongan obat yaitu faktor dana dan faktor
distributor. Pengendalian persediaan obat paten di gudang farmasi dilakukan melalui stock
opname dan belum menggunakan metode pengendalian yang khusus. Upaya pengendalian
persediaan obat paten melalui analisis ABC terdapat 28 jenis obat yang tergolong kelompok
A, terdapat 30 jenis obat paten yang tergolong kelompok B, dan 70 jenis obat paten yang
tergolong kelompok C. Berdasarkan metode EOQ didapatkan jumlah pemesanan optimum
obat paten yang tergolong kelompok A berjumlah mulai dari 5-375 item. Berdasarkan metode
Reorder Point (ROP) dengan mempertimbangkan buffer stock diperoleh titik pemesanan
kembali untuk kelompok A mulai dari 34-2257 item.
Saran : Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan kegiatan pengendalian obat di
gudang farmasi dan menjaga ketersediaan jumlah obat agar terhindar dari kekosongan obat
yang akan mempengaruhi pelayanan dan memberikan kerugian bagi rumah sakit.
"Gambaran Penyebab Kekosongan Obat Paten dan Upaya Pengendaliannya
di Gudang Medis Instalasi Farmasi RSUD Bekasi
Pada Triwulan I Tahun 2015"
Oleh :
AJRINA WINASARI
NIM. 1111101000046
PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN
PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH
JAKARTA
1436 H / 2015 M
xxiii
LAMPIRAN 1
PEDOMAN TELAAH DOKUMEN (check list)
No Jenis Dokumen Ada Tidak
1. Profil dan Struktur Organisasi RSUD
Kota Bekasi √
2. Struktur organisasi Instalasi Farmasi
RSUD Kota Bekasi √
3. Uraian tugas SDM Kefarmasian dan
Bagian Pengadaan √
4. SOP terkait kegiatan Pengelolaan
Obat dan Pemesanan Cito √
5. SK Kegiatan Pengelolaan Obat √
6. Daftar Distributor √
7. DUPADA √
8. Laporan Pemakaian/ Laporan mutasi
Obat Paten pada Triwulan 1 √
9. Surat Pesanan √
10. Data Obat Kadaluarsa √
11. Laporan Stock Out Obat √
12. Data Pemesanan Cito √
xxiv
LAMPIRAN 2 Lembar Observasi
Bagian I Komponen Input Pengelolaan Obat
1. SDM
No Variabel Observasi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Terdapat Kepala Gudang √
Terdapat Staf Gudang √
Terdapat Tenaga Teknis kefarmasian √
2 SDM Kefarmasian berpendidikan
Apoteker/S1/D3/SMF √
3
Petugas gudang memulai kegiatan tepat
waktu sesuai dengan jam yang telah
ditentukan.
√
4 Petugas gudang pulang tepat waktu
sesuai dengan jam yang telah ditentukan √
terkadang mengalami
overtime dan
mengalami double
job
5 Petugas tidak menunda pekerjaan √
6
Petugas melaksanakan kegiatan
pengelolaan obat sesuai dengan SOP
yang berlaku :
Perencanaan Obat
Pengadaan Obat
Pengawasan Obat
Pengendalian Obat
√
√
√
√
2. Prosedur / SOP
No Variabel Observasi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Deskripsi Kerja SDM
Kefarmasian √
2 Prosedur Perencanaan Obat √
3 Prosedur Pengadaan Obat √
4 Prosedur Pengawasan Obat √
5 Prosedur Pengendalian Obat √
6 Prosedur Stock Opname √
7 Prosedur Pemesanan Cito √
xxv
Bagian II Komponen Proses Pengelolaan Obat
1. Perencanaan kebutuhan Obat
No Variabel Observasi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Petugas mengevaluasi obat yang datang dan
tidak datang di gudang farmasi
√
2 Petugas merekap dan menghitung jumlah obat
yang dikonsumsi selama 1 bulan
√
3 Petugas menentukan jumlah kebutuhan obat
yang akan dipesan
√
4 Petugas menentukan distributor yang akan
mengirimkan obat
√
5 Petugas membuat Surat Pemesanan Obat ke
distributor
√
2. Pengawasan
No Variabel Observasi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Petugas melakukan pencatatan secara teratur
terhadap obat yang masuk pada kartu stok
√
2 Petugas melakukan pencatatan secara teratur
terhadap obat yang keluar pada kartu stok
√
3 Petugas melakukan pengaturan suhu udara di
gudang √
4 Petugas mencatat dan memeriksa tanggal
kadaluarsa obat √
3. Pengendalian
No Variabel Observasi Hasil
Keterangan Ya Tidak
1 Petugas melakukan stock opname secara
periodik dan berkala √
2 Petugas melakukan evaluasi persediaan yang
tidak di gunakan (death stock) √
3 Petugas melakukan evaluasi persediaan yang
jarang digunakan (slow moving) √
iv
LAMPIRAN 3
Matriks Wawancara
NO. Pertanyaan
Jawaban
Informan 1
(Ka.Inst.Farmasi)
Informan 2
(Wa.Ka Inst.farmasi)
Informan 3
(Ka.Gudang)
Informan 4
(Ka.UPBJ)
SDM
1. Bagaimana
menurut pendapat
bapak/ibu
mengenai
kecukupan jumlah
SDM farmasi di
rumah sakit?
cukup si,kalau dengan
jumlahnya ..hanya saja harus
disesuaikan juga dengan BOR
RS apabila BOR nya meningkat
tentu jumlah tenaga juga harus
ditambah harusnya..disesuaikan
juga dengan jumlah kunjungan
pasien..
kalau dari standar menurut Permenkes si
menurut saya, cukup..tidak,dibilang
kekurangan si gak,jadi di lapangan si saling
memanfaatkan ya, ada lah yang bilang
kurang SDM nya, tapi kalo kenyataan di
lapangan mereka menunjukkan sendiri kalo
ternyata bukan kurang SDM nya tapi
kekompakan timnya yang kurang terjaga,
gitu ..tapi memang keliatan nya beban nya
agak berat, tapi masih bisa disiasati
lah..karena company culture di PNS sama di
swasta kan beda yah,kalo menurut saya si ya
kemampuan adaptasinya yang cenderung
lambat si ya, kalo masalah pengetahuan bisa
dikejar..
Sudah cukup ya, jumlahnya ada 11
Apoteker, 21 TTK, dan 4 Admin melayani
300 bed rawat inap dan poli-poli. Menurut
saya, sudah cukup kecuali kalau kita ingin
melakukan pengembangan pelayanan seperti
mau buka farmasi per ruangan atau buka
depo farmasi per gedung/lantai itu kurang..
Menurut saya si kurang ya, kalau
dari jumlah si menurut saya
kurang sekali..jadi kalau untuk
pekerjaan kefarmasian itu kan ada
standar pelayanan farmasi dari
Kemenkes, yang untuk
melakukan standar pelayanan
minimal aja itu kita kurang..dari
analisa tenaga kita untuk standar
dasar aja menurut saya masih
kurang untuk tenaga di depo2..
2. Bagaimana
kesesuaian antara
pengetahuan dan
ketrampilan yang
dimiliki SDM
Farmasi dgn
pekerjaannya ?
sudah sesuai si, sudah terampil
dalam bekerjanya, sudah sesuai
dengan kualifikasi dan skill
yang dimiliki..
kalo secara standar si sudah cukup sesuai si
ya, yang background nya S1 sudah sesuai
dengan cara dia bekerja, ya itu tadi pengaruh
ke inisiatif ,ya yang dibutuhin tuh yang
inisiatif gak yang teoritis, ada juga yang
berpikir dengan uang, kalo ga ada uang ga
mau bekerja, bukannya tidak ada uang, tapi
uang yang ada tidak sesuai dengan standar
yang dibayangkan..
Sudah cukup memadai, soalnya kita sudah
melakukan pelatihan dalam 1 tahun sekali.
Kalau disini latar belakangnya disini S2 ada
3 orang itu udah farmasi klinis menurut saya
sudah sesuai tuh,terus kalau apoteker kan
farmasi tuh ada 8 orang, S1 farmasi ada 6
orang dan D3 sama SMF, nah kalo tenaga
kesehatan itu kan sekarang ga boleh SMF,
yang SMF itu lagi mau di upgrade sesuai
peraturan yang berlaku jadi harus kuliah lagi
minimal D3. Kalau saat bekerja si kita tiap
hari udah begini, kita learning by doing si
biasanya. Biasanya kalau ada obat baru, baru
kita searching dan pelajari.
sesuai si, karena tenaga farmasi
kan tenaga fungsional ,nah
persyaratan untuk tenaga ini kan
ada pendidikan tertentunya
,menurut saya si sudah sesuai
hanya jumlah tenaga nya aja yang
kurang..karena pekerjaan seorang
apoteker nya menjadi
merangkap,yang harusnya
dilakukan oleh tenaga teknis
kefarmasian/asisten apoteker jadi
apoteker yang melakukan, kan
ada grade/tingkatannya
kan..mereka merangkap apoteker
dan asisten apoteker juga karena
v
tenaganya kurang,,di farmasi itu
kan ada 2 ,tenaga farmasi dan non
farmasi ,jadi tenaga non farmasi
itu bisa juru racik, juru resep jadi
cuman bantu kerjaan tenaga
farmasi ,tapi kalau tenaga farmasi
nya memang harus sesuai
pendidikannya ..
3. Bagaimana displin
kerja SDM dalam
melaksanakan
tugasnya ?
kalau masalah displin si,ya tidak
terlalu tepat waktu si kalo untuk
petugas farmasi, dateng pas apel
si dateng ya tapi biasanya
apoteker langsung operan
langsung pada rapih2 in
deponya, gitu si, saya juga
masih memperbaiki kalau untuk
ketepatan waktu si ya, ya 50% si
pada apel, 50% nya lagi pada
beresin depo,ada punya kerjaan
laporan langsung kerjain
laporan..
wah itu mah relatif ya, saya sendiri juga gak
tepat waktu si kalo dateng, tapi ya ada
beberapa yang tepat waktu datang dan tepat
waktu juga pulang, tapi ada juga yang
terlambat datang tapi pulangnya pas juga
ada, tapi ada juga yang modelnya terlambat
tapi dia tau diri ,ah saya pulang nya sore ah
tanpa menuntut lemburan, ada juga yang
ngulur2 waktu biar diitung lemburan, tapi
kerjanya gak bener..
kalau displin kerja SDM si udah bagus,
datengnya udah tepat waktu, pulangnya
malah suka overtime karena pasien di
pelayanan apotik BPJS kan pasiennya
banyak banget, nah kan kita selesai kerjanya
jam 14.00, nah itu sampai 14.00 pasiennya
belum abis masih suka overtime sampai
17.00, sampai habis pasien, karena kalau
kita suruh pulang pasien, pasti mereka akan
pakai ongkos lagi, pakai tenaga lagi, kalau
ada yang nganter, kalau ga ada kan kasihan
lagi. Misalnya ada kelebihan jam kerja nanti
diajukan ke keuangan untuk dibayarkan.
karena berdasarkan shift kerja ya
..kalau datang si memang tidak
tepat waktu tapi kalau pulang
suka lebih soalnya kan faktor
pekerjaannya , kalau
pekerjaannya masih banyak ya
harus diselesaikan dahulu tidak
mungkin ditinggalin, kalau yang
dirawat jalan kalo pasien masih
ada ya di selesain dulu..
4. Bagaimana apabila
anda melakukan
kesalahan dalam
pengelolaan obat
dirumah sakit?
yang pasti si pengelolaan obat
itukan mulai dari seleksi ya, jadi
prosesnya kan banyak tuh ya
mulai dari seleksi di KFT, lalu
perencanaan,pengadaan,
pemeriksaan barang,
penerimaan, penyimpanan di
gudang sampai distribusi ke
depo hingga pelayanan yang
bersifat klinis maupun non
klinis , nah kesalahannya kita
harus tau ada di siklus mana
yang salah, nah pernah itu
dalam perencanaan ,kan ada
data komputerisasi nah dari situ
kita lihat stok mutasinya lalu
kita bikin DUPADA kan,nah itu
terkadang saya ttd tanpa melihat
salah dalam perencanaan, misalkan salah
apabila ada item yang tidak ikut perencanaan
bia kita susulkan, atau salah apabila
bilangannya terlalu banyak ya tinggal kita
revisi, kalo ada penyedia yang tidak bisa
direvisi yasudah oh ternyata ini penyedia
yang begini ya sudah berarti tidak ada
tenggang rasanya,ya jadi distributor itu ya
kayak model bisnis lah, ya pada akhirnya
kita saling membutuhkan,ya kita pernah
mengalami salah perencanaan, karena satu
hal item ini kelewat, saya tinggal telpon ke
distributor untuk ditambahkan nanti kita
revisi SP nya..kalo dibilang sering si ga, tapi
pasti aja ada karena itu kan berhubungan
dengan metode yang kita gunakan ,yang
pernah saya bilang metode kita kan
historical(pola konsumsi) jadi berdasarkan
kalau melakukan kesalahan misalnya
kesalahan dalam perencanaan maupun
penentuan jumlah pesanan biasanya kita bisa
memperbaiki dengan cara retur,misalnya
salah pesan itu tetap komunikasi dengan
distributor daripada tetap kita terima trus
nanti ga jalan dengan baik mending kita
retur aja gitu.
jarang ada kesalahan si, soalnya
kalau perencanaan itu berdasar
kebutuhan dari user RS..biasanya
kalo kurang perencanaannya si ya
kalo barang nya tidak dikirim
,jadi barang kosong..jadi barang
yang dikirimkan/dibutuhkan itu
tidak sesuai dengan perencanaan..
vi
dengan lebih teliti obat apa saja
yang akan dipesan, nah udah
kayak gitu tiba2 di SP
ada,padahal kalau dilihat track
recordnya ada beberapa obat
yang ternyata tidak pernah
dipake, ya tapi saya si sebelum
menyalahkan ke orang,
instropeksi diri dulu, human
error.. biasanya juga dilihat
cepezet di SP ada tapi ko di
Dupada nya tidak ada, yaudah
akhirnya mau gak mau diretur
aja. Karena alhamdullilah
petugas gudang nya itu update
info, mba ko pesen ini, oiya ini
kan barang nya gak ini ni bisa
expired,,gitu contohnya jadi
biasanya langsung
disambungkan rekanan nya
langsung diretur.
histori data, jadi data itu pemakaian bulan
kemarin kita prediksikan sampai pemakaian
bulan berjalan dijumlahkan sampai akhir
bulan, lalu kita tambahkan buffer 10-30%
biasanya itu untuk menjaga keterlambatan
pengiriman,itu kan teorinya tuh,tapi
kenyataan apa kenapa meleset, 1)misalkan
ada perubahan pola konsumsi obat ,2) ada
keterlambatan pengiriman, 3)ada
kekosongan barang ,artinya merusak
polanya,nah kalo itu terjadi biasanya obat itu
yang kita biasanya gunakan tapi ada salah
satu terjadi misalkan kekosongan obat,
akhirnya kan data kita gak punya histori,nah
ketika saya ambil data historinya bulan
kemarin yang ada kekosongan dia gak ikut
datanya, kita kan item nya banyak jadi saya
kan gak bisa liat satu2 ,jadi saya kan pake
metode excel aja itungnya, saya filter data
yang saya butuhkan tapi untuk memperkecil
kesalahan tuh saya pasti koordinasikan
dengan gudang, nah kadang kan ka.gudang
suka nambahin/kurangin,nah nanti terakhir
ke ka.instalasi, jadi ada filtrasi
berjenjang,saling melengkapi,nah dari
ka.instalasi baru UPBJ untuk dijadikan SP
5. Faktor apa saja
dari faktor SDM
yang dapat
menghambat
kegiatan
operasional
pengelolaan
logistik obat di
rumah sakit?
Mungkin kurangnya komunikasi
kali, tapi yang pasti si harus
koordinasi si misalkan ada
pegawai yang ingin cuti berarti
harus ada yang gantiin, supaya
pelayanan juga tetap jalan ke
pasien, ya kalau lagi kejadian
tiba2 kosong orang gitu jadi
orang gudang kadang2 diambil,
di bag.penagihan staf nya
diambil, jadi kan proses
penagihan diundur 1 hari,
karena ada staf yang gak masuk.
Pengetahuan dan inisiatif ,kalo orang yang
tidak inisiatif,begitu tau obat kosong pasti
dia diem aja, kenapa pengetahuan yaitu
dukungan kalo ada obat yang harus diganti
dia harus tau substitusinya apa, intinya si
inisiatif ya, kalo pengetahuan ya
berhubungan,kalo inisiatif ya dia kan
mencari kalo dia mencari kan pasti nambah
pengetahuan kan gitu, inisiatif si intinya
menurut saya begitu..
Paling salah pemberian obat paling
ya,kelalaian dalam pemberian obat seperti
obat LASA, jadi rupa nya mirip tapi
dosisnya beda atau ada obat yang tercampur
itu kadang salah pemberian,makanya suka
dipisahin, kalau mencegah salah pemberian
pada obat high alert tuh bakal fatal apabila
salah, tuh kita pisahkan penempatannya.
Kelalaian juga bisa disebabkan kalau banyak
personil yang ga masuk, beban kerja kan jadi
nambah jadi ketelitian seseorang berkurang
jadi lalai. .
ya biasanya pegawai baru yang
kurang pengetahuannya gitu si
..tapi lama kelamaan dia belajar
dari atasannya..
vii
6. Masalah apa pada
faktor SDM yang
sering terjadi
dalam kegiatan
pengelolaan obat
yang dapat
menyebabkan
terjadinya stock
out ? Kapan
masalah terjadi ?
Mengapa masalah
itu terjadi ?
Bagaimana
masalah itu
terjadi? Apa yang
dilakukan untuk
menyelesaikan
masalah tsb?
ya, itu tadi yaa kalau kita kurang
teliti dalam memesan nya
,misalnya di DUPADA tidak
ada tapi untungnya sama orang
gudang sering langsung
ketauan, dan akhirnya langsung
bilang ke rekanan dan bisa
untuk langsug dipesan..
tidak si ya..kalo dari kita relatif gak ya, ya
kalo stok obatnya kosong kalo dari sisi data
itu selama ada mutasi pasti ikut ,kecuali data
nya udah saya masukin ke perencanaan ni
misalnya 3000 dengan buffer menjadi
5000,ini tidak datang jadi kan 0 tuh, nah
waktu ambil histori data nya ini jadi gak
ikut,karena data nya kan banyak tuh,
dianggap bulan ini tidak ada pemasukan jadi
tidak ada penggunaan, berarti bulan depan
saya tidak merencanakan dong,nah itu lebih
kesitu, jadi kalo sdm menurut saya si tidak
ada..
tidak ada si, biasanya dari faktor eksternal
kalau stock out si ..
ya memang pengaruh juga si dari
SDM nya, misalnya dalam
pemesanan obat yang branded
,trus ga ada obatnya,kalau gak tau
pengganti obatnya jadi tar dikira
obatnya kosong padahal ada merk
lain..bisa aja di ganti kan asal
komposisi nya sama, tapi merk
nya aja yang ga ada..
ketidaktelitian si juga pernah,
salah pengetikan misalnya kita
tidak tau jumlah perkemasan nya
berapa,pernah si kita kelebihan
dan kekurangan pemesanan,
soalnya kita kan per satuan kalo
pemesanan..karena perencanan
kita pake histori,lalu di
komputernya tidak pernah ada
pemakaian/pegeluaran akhirnya
tidak kita pesen padahal
sebenernya obat itu masih
dibutuhkan,gitu.. Dana
1. Berapa jumlah
anggaran yang
disediakan untuk
kegiatan
pengelolaan obat
dirumah sakit ?
atau berapa persen
anggaran obat
dalam perincian
anggaran?
kalau itu kan,sebelumnya ada
usulan dari perencanaan, jadi
kita terima jadi si, paling saya
tinggal koordinasi si ke
keuangan minta tolong bu ini
obat ini pasiennya udah sering
dateng tapi distributor ini udah
ke lock gak bisa kirim barang,
kan sering ya pasien dijanjiin
obat,pasiennya udah banyak
bgt,minta tolong yang ini diberi
kebijakan untuk dibayar terlebih
dahulu supaya pasien gak
teriak2, kan kebanyakan pasien
BPJS..
kalo jumlah anggaran si tidak akan pernah
cukup ya, kita memaksimalkan anggaran
yang ada saja, jangan sampai anggaran besar
dibuat untuk anggaran yang tidak perlu,
kalau anggaran nya sedikit ya kita
cukup2kan, tapi udah cukup si tapi ya
seiring waktu ya pasti berkurang karena
pengembangan, konsumsi meningkat, pasien
bertambah pasti berkurang, jadi anggaran
dicukupkan kalau bicara kurang,ya kurang,
bisa jadi tidak efisien disitu hanya
menghabiskan anggaran..Kalau nominalnya
si saya tidak tahu ya. Biasanya keuangan
yang lebih tau, dan bag.perencanaan.
ooh, kalau anggaran saya tidak tau... ± 24 M untuk obat
Obat paling besar ya, itu hampir
1/3 dari seluruh anggaran RS ..
viii
2. Berasal darimana
sumber anggaran
untuk kegiatan
pengelolaan obat
dirumah sakit?
anggaran BLUD dari rumah
sakit si ya..
ada yang dari BLUD, APBD dan APBN,
bantuan bisa dari program pemerintah,
sebenernya ada nilainya, tapi saya tahunya
nol.
berasal dari dana BLUD, APBD dan donasi. sumber dana dari BLUD , khusus
obat PTRM, VCT itu dari APBN,
ada juga yang hibah/bantuan
seperti vaksin, obat HIV ..
3. Apakah terdapat
anggaran khusus
untuk pemesanan
obat secara cito
atau obat yang
mengalami stock
out ?
ada, anggaran nya jadi obat
yang sudah dipesan cito di buat
SPJ nya dulu baru ditagihkan ke
keuangan..
setau saya ada, itu order by phone ,kalo
anggarannya tidak terlalu dimasalahkan
yang penting ada barangnya dulu..untuk
menekan anggaran juga jadi gak
sembarangan apotik,pasti klo apotik lebih
mahal,tapi kalo diluar apotik yang belum
kerjasama lebih liar lagi harganya.Kalo di
apotik tidak ada juga ,kita hanya bisa
meminta tolong pasien meninggalkan nomor
telp. Jadi bpom membatasi pembeliannya,
jadi kita kosong sekarang,kalo pasien kan
kadang kita nyaranin kalo gak keberatan si
ya silakan beli diluar,dari sisi value kan
murah, cuman kalo mereka ga mau ya gak
salah mereka kan punya hak, kita yang
punya kewajiban,tapi kita kan tetep berusaha
,ada yang marah2 ya ada..
ada, anggaran dan peraturan untuk
pemesanan cito. Iya, jadi obat yang cito
diberikan kuintansinya ke keuangan, baru
dibayarkan.
tidak ada deh, jadi kita pesen aja
nanti baru diganti oleh keuangan
..dulu pernah mengajukan dana
darurat gitu tapi tidak disetujuin
,jadi tidak ada si ..
4. Faktor apa dari
faktor dana yang
dapat menghambat
kegiatan
operasional
pengelolaan
logistik obat di
rumah sakit?
ketersediaan anggaran si ,kalau
anggaran nya kurang ya pasti
perencanaan obat juga pasti
otomatis terhambat..
ya ada lah ya, ya dari pembayaran ,penyedia
itu kan bisnis ,ya kalo pembayarannya ga
lancar ya pasti menghambatlah..
misalnya kalau ada hutang, apabila ada
distributor A sudah kirim barang namun
belum dibayar oleh RS, belum dibayar ini
bisa dikarenakan kurang lengkap berkas atau
anggaran habis. Kalau kurang lengkap bisa
dikarenakan distributor A belum melengkapi
administrasi yang harus dilengkapi dari
sebuah distributor untuk mendapatkan
pembayaran dari RS seperti faktur pajak,
npwp, dll. Jadi distributor tsb ke-lock(tidak
bisa mengirim) untuk mengirim barang ke
RSUD. Kalau anggaran habis, ada anggaran
tambahan tapi belum di-acc oleh pemda, jadi
gak bisa dibayar. Distributor jdi tidak bisa
mengirim apabila rs belum bayar karena
ambang hutang rsud ke distributor tsb sudah
tercapai entah nominalnya atau waktunya.
ya anggarannya habis, makanya
pembayarannya yang bikin
pengadaan nya terhambat kan
,karena anggarannya belum cair,
awal tahun/akhir tahun anggaran
udah abis..
ix
Kalau di faktur itu jatuh tempo misalnya 21
hari, selama 21 hari ini rsud tidak bisa bayar,
langsung distributor tidak bisa mengirim.
Kalau nominal misal apabila sudah
mencapai 100jt hutangnya maka distributor
ke lock untuk mengirim barang.Sampai
sekarang ni ada 2 distributor yang ke-lock
yaitu ada Enseval dan Tiara Kencana karena
belum ada pembayaran.
5. Masalah apa pada
faktor dana yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ? kapan
masalah terjadi ?
mengapa masalah
itu terjadi ?
Bagaimana
masalah itu
terjadi? Apa yang
dilakukan untuk
menyelesaikan
masalah tsb?
ya itu tadi si, kurangnya dana
dalam pembayaran ke RSUD,
distributor jadi tidak mengirim
barang kalau tidak ada
pembayaran..
ya cashflownya RS ada atau tidak ,misalkan
ada tapi kalau belum disahkan ,RS punya
dana darimana. Artinya kan pembayaran kita
tidak lancar, artinya kita punya hutang, ya
distributornya tidak mau mengirim ya
karena pembayaran nya tidak terselesaikan,
ya gitu si setau saya.
ya hutang itu si ya, menurut saya .. Anggarannya terbatas, jatohnya
hutang, jadi dibayar anggaran
tahun berikutnya, ,
ada beberapa distributor yang
fleksibel ya, kayak merk BUMN
dan pemerintah soalnya mereka
kan lebih fleksibel,kalau swasta
atau RS kecil biasanya langsung
di lock tidak bisa ngirim
barangnya..sering, masalah
pengadaan ya biasanya karena
pembayaran, jadi jatuh tempo
pembayarannya itu melebihi batas
waktu tanggal jatuh temponya
,mereka otomatis me-lock,itu
faktor utamanya si anggaran nya
dan dananya.. hampir rata2 semua
distributor bakal ngelock kalau
tidak dibayar, soalnya kan itu
cash flownya mereka.
Prosedur
1. Apakah selama
pelaksanaan
kegiatan
pengelolaan obat
yang dilakukan
sudah mengacu dan
sesuai standar SOP
yang ada? Jika
iya sudah sesuai sih ya, kita kan
pake yang prosedur dari ISO itu
ya, jadi udah dilakuin semua..
sudah sesuai si menurut saya. . Sudah sesuai dengan sop semua kita. . kalau SOP Pengadaan si menurut
saya sudah, soalnya kalau RS
Pemerintah kan mengacu pada
Peraturan Pengadaan Barang dan Jasa
Pemerintah Perpres no.4 th 2015
yang terbaru, tapi karena RSUD
Bekasi ini BLUD ya jadi ada
fleksibilitasnya, jadi dasarnya itu kita
x
tidak, Mengapa dan
bagaimana hal itu
dapat terjadi?
mengacu pada Kepwal dasarnya
Pengadaannya, ini yang terakhir
Kepwal 445/th 2015 tentang
Pengadaan Barang dan Jasa..
2. Apakah terdapat
kendala atau
hambatan dalam
pelaksanaan
prosedur
persediaan obat ?
tidak ada si , semua lancar
alhamdullilah..
kalau prosedur si ya enggak seperti itu2 aja,
tapi ya mungkin itu realisasi nya si, tapi gak
pernah menghambat si prosedur disini.
karena prosedur itu ada kan untuk
melindungi kita dalam bekerja ya,itu
makanya kita tidak pernah bikin sop yang
muluk2, dan yang ribet. Istilahnya SP kan
tulis apa yang kamu kerjakan, kerjakan apa
yang kamu tulis, kamu yang tulis ,kamu juga
yang menjalankan ,jangan ampe dibikin
repot gitu kan,karena kan kamu yang
mengerjakan juga.
tidak ada, selama ini koordinasi baik dan
lancar. .
kalau untuk pengadaan obat si
prosedurnya sudah mudah dan
fleksibilitas jadi tidak ada hambatan
berarti, kalau kendala si paling di
pembayaran dan distributor yang
tidak mengirim aja..Formularium RS
belum pernah jalan si, jadi kita
mengacu di Fornas saja, obat2 yang
yang di luar Fornas yang beredar di
RS harusnya dasarnya kan masuk
Formulairum RS, tidak boleh
perbekalan farmasi di RS itu kalau
tidak ada dasar pengadaannya..
3. Siapa sajakah yang
menetapkan
prosedur kerja tsb ?
kemaren si Ka.instalasi dan
Wa.Ka instalasi, baru disetujui
Direktur..
kalo untuk farmasi ya Ka.instalasi farmasi,
kalo prosedur yang berhubungan dengan
UPBJ, ya Ka.UPBJ, dengan berkoordinasi
juga dengan bagian terkait,artinya dalam kita
membuat prosedur seperti ini, ka.instalasi
memberitahu ke unit terkait ,biar unit lain
tahu bahwa prosedur kita kayak gini, artinya
biar sinkron kan tidak saling tolak-menolak..
Ka. Instalasi farmasi dan
disetujui/disahkan oleh Direktur..
Kalau prosedur pengadaan yang bikin
UPBJ, kalo prosedur perencanaan
nya sesuai masing2 kebutuhan
unitnya,kalo kebutuhan farmasi yang
bikin farmasi..
4. Bagaimana
sosialisasi prosedur
pengelolaan obat
kepada SDM ?
jadi, semua prosedur dicopy dan
sebar kepada SDM farmasi
untuk dipelajari dan diterapkan..
SOP dibagikan dan dipelajari masing-
masing, sebenernya prosedur itu kan apa
yang kita kerjakan sehari2 bukan apa yang
ada di awang2..ya walau kegiatan sehari2
terkadang masih ada kesalahan2 kecil yang
dilakukan makanya dilindungi oleh prosedur
ya tujuannya itu, bahwa yang kita kerjakan
itu ya sesuai SOP..
disosialiasasikan lewat rapat pastinya,
lalu dicopy kan ke sesuai jumlah SDM,
nanti dibagikan dan dipelajari masing2,
nanti kalau ada tambahan dan dirasa
perlu nanti ditambahin ke lampiran. Tapi
kalau sudah disetujui direktur si sudah
tidak ada tambahan, tapi pernah juga
prosedur di rapat in dulu bersama baru
disetujui Direktur.
di UPBJ itu status pegawainya ada 2,
1) statusnya sebagai pejabat
pengadaan, pejabat pengadaan harus
mengetahui aturan2 terkait
pengadaan, sedangkan 2)pelaksana
administrasi hanya mengerjakan
prosedur yang harus mereka ketahui
itu tentang pelaksanan
administrasinya.. 5. Apakah ada
prosedur tentang
kekosongan obat
dan pemesanan cito
Ada, ada SOP nya ko, ada di
gudang farmasi..
langkah-langkahnya : jadi pas
kita memesan di jalur online
Ada ko, pelaksanaanya ya ketika ada
kebutuhan yang cito ya kita bikinkan PO nya
tapi terkadang PO itu nanti, cito itu kan by
phone minta untuk kirim barang dulu PO
Ada, dan sudah berjalan sesuai dengan
prosedurnya. .
Ada, di bag.farmasi ..pemesanannya
dari instalasi farmasi langsung ke
apotik yang sudah kerjasama dengan
RSUD, lalu barang nya dikirim,
xi
di gudang farmasi ?
bagaimana
pelaksanaan
terhadap prosedur
tersebut di gudang
farmasi ?
tidak datang, jalur offline juga
tdk datang , reguler juga tidak
datang, jadi akhirnya kita cito
ke apotek..
nya nanti,pas barang dateng baru kita kasih
POnya atau terkadang saat mereka minta
tagihan baru dia minta PO nya. Yang
penting kan kesepakatan dengan kitanya dan
pertanggung jawabannya artinya ketika kita
pesen sesuai dengan PO.
barangnya langsung dibayar, lalu
kita buatkan tagihannya, dikerjakan
oleh pelaksanan administrasi di UPBJ
untuk mengganti membayarkan
penagihan yang cito..
6. Faktor apa saja dari
faktor prosedur
yang dapat
menghambat
kegiatan
operasional
pengelolaan
logistik obat di
rumah sakit?
tidak ada si, prosedur disini
sudah sesuai dengan standar jadi
penerapannya juga
memudahkan petugas..
tidak ada si .. Kosong stok dari rekanan si biasanya .. kalau prosedur pengadaan si di
administrasinya, kalau di swasta itu
kalau pengadaan kan gak mau ribet
ya, kalau RS.pemerintah itu kan
harus ada proses administrasinya
yang panjang.. kalau swasta kita
tinggal milih barang nya lalu nego
harga ,kemudian
dibayarkan..biasanya penyedia juga
gak mau ribet dan agak males untuk
kerjasama dgn RSUD dengan
masalah administrasi di
RS.pemerintah yang panjang..untuk
pembayarannya jadi lama, dengan
administrasi yang lama,
pembayarannya juga belum tentu
tepat waktu ..
7. Masalah apa pada
faktor prosedur
yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ?
tidak ada si kayaknya ya.. tidak ada si , prosedur kita ringkas ko, gak
aneh2 ...
kalau dari prosedur si , tidak ada ya.
.prosedur disini sudah memudahkan sih
ya itu si prosedur administrasi nya
yang panjang..
Kebijakan
8. 1. Apakah ada
kebijakan strategis
tertentu yang
mengatur
pengelolaan
persediaan obat di
gudang farmasi ?
jika ada, kebijakan
yang pasti si BPJS nya aja suruh
tepat waktu dalam melakukan
pembayaran, dari tagihan bulan
September loh 7bulan, padahal
tagihannya udah dibuat untuk
obat kronis,jadi tinggal
dibayarkan, tapi sampai
sekarang tidak dibayarkan, nah
setau saya SK itu ada si ya, tapi Ka.instalasi
yang tau. .
Ada kebijakan rumah sakit terkait
pengelolaan sediaan farmasi, trus ada
juga SOP. SK Pengelolaan farmasi tahun
2013.
tidak ada si ..
xii
apa saja ?
bagaimana
kebijakan tersebut
diterapkan?
untuk distributor yang online
dan besar masih mau untuk
mengirim barang walau belum
dibayar,kalo yg offline juga
walau kehalang omset dia masih
tetap buka aja,jadi kita
manfaatkan sebaik2nya..
9. 2. Faktor apa saja
dari kebijakan
yang dapat
menghambat
kegiatan
operasional
logistik obat ?
tidak ada si yaa.. kayaknya gak ada si, kebijakan itu kan untuk
mempermudah pelayanan kan ,kebijakan
sering kali kan bisa mencakup prosedur
tidak ada, kalau untuk kebijakan nasional
, ada peraturan bpom yang membatasi
pembelian obat-obat keras ttt dari apotik
walaupun untuk rs pemerintah seperti
misalnya ada obat untuk poli jiwa yang
narkotik itu dibatasi pengirimannya
karena ada suatu kasus waktu itu obatnya
tersebar luas, jadi kita belum terima lagi
obatnya padahal udah kosong dan
banyak dibutuhin sekarang..
tidak ada si ..
10. 3. Masalah apa pada
kebijakan yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ?
tidak ada si yaa.. ya ada, ya contohnya masalah ketersediaan
barang, pasien meningkat tapi ketersediaan
barang nya kurang, contohnya BPJS di e-
catalog obat ini belinya di ini kan, yang
harganya murah tapi nyatanya kan tidak
sanggup menyediakan barang yang ada,
artinya ada ketidaksesuaian dengan rencana
dengan realisasinya ada yang kayak gitu atau
pengirimannya lambat.
ya, itu si ya dari kebijakan nasional aja.. tidak ada si yaa..
Distributor
11. 1. Ada berapa jumlah
distributor di
RSUD Bekasi ?
apakah ada
datanya ?
Bagaimana
pertimbangan
dalam pemilihan
distributor?
kalau jumlahnya saya kurang
update ya mba..data nya ada ko
digudang..
pemilihan dstributor semenjak
ada e-catalogue jadi kacau ,
maksudnya kacau dalam arti
kata entah itu obat punya
distributor siapa itu bisa dateng,
,bukan kacau juga si jadi lebih
banyak distributor yang kesini
kurang lebih 20an penyedia lah..
pemilihannya yang pertama ya Harga, yang
kedua kualitas barang, yang ketiga service
artinya barang cepat datang , pada saat
komplain kita cepat penanganan ..
ada sekitar 10 distributor utama.. ada
beberapa obat yang harus distributor
tunggal,, yg kedua apabila ada produk
obat yang sama biasanya generik kita
pilih yang harga nya lebih murah.
Setelah kita compare harga mana yang
lebih murah kemudian yang ketiga kita
lihat kemudahan pengiriman, terus
pelayanan purna jual, artinya misalkan
ada barang kita yang expired ada barang
kita yang rusak kita bisa lakukan retur,
distributor obat dan BHP itu kurang
lebih 53 sudah termasuk subdis dan
lab dan radiologi ..
apotik yang kerjasama ada 2 si ..
itu mereka pertama harus distributor
utama, kedua masalah harga, harga
barang, dan izin itu harus memenuhi
izin.. itu saya ambil distributor utama
dulu, kalau tidak ada ke dis. lain
,kalau tidak ada baru ke sub-dis.. kalo
harga itu bisa di negoisasi lah,,
xiii
karena ada e-catalogue itu jadi
otomatis distributor telah
memenuhi standar di inginkan
oleh user yaitu pihak N-user
(yang langsung bersentuhan
dengan barang yang
digunakan)misalnya contohnya
disposible ada yang kurang
tajam tapi kalau dia udah masuk
e-catalogue kan mau gak mau
kan walaupun kita gak kenal dia
ya..akhirnya semua lewat e-
purchasing kadang N-user nya
kalau gak bersedia pakai dan
produknya jelek kasihan n-
usernya kan ,memang si
harganya murah tapi kualitas
nya juga gak begitu bagus
mudah gitu. Karena ada beberapa
distributor yang sistem pembelian nya
putus gitu, artinya kalau udah dibeli mau
rusak kek, mau kurang kek, dia gak mau
peduli, itu sistem beli putus namanya.
Yang kita harapkan adalah distributor
yang bisa memberikan purna jual..
12. 2. Bagaimana proses
distributor/PBF
dalam
mendapatkan izin
dirumah sakit ?
kalo distributor persyaratannya
saya ga tau ya, yang pasti dari
pengalaman si yang baik dan
bisa terus mengirim tnpa ada
hambatan,kalo yang lain si
legowo aja, kalo ada yg bisa
kirim ya langsung kirim ..
ya cukup ini aja company profile, dan kartu
penawaran.
ke UPBJ itu mah nanyanya ...
jadi mereka daftar ,menyiapkan
dokumen kelengkapan perusahaan,
dan harus sesuai dengan standar
persyaratan penyedia ..
13. 3. Faktor apa saja
dari distributor
yang dapat
menghambat
kegiatan
operasional
logistik obat ?
aku gak tau , yang pasti itu bisa
jadi yang kata mas andy bilang
menentukan akhir SP itu
seminggu katanya si dari
distributornya , ya kalo cuman
7hari tujuan si baik si kalo dis
tidak bisa kirim kita langsung
bisa cari dis lain, lebih awal.
ya service tadi ,keterlambatan pengiriman
barang kekosongan stok, ketidaksesuaian
barang dengan yang diminta, kadang kan
orang gitu ,kadang kita pesen merk A nya
yang dikirimnya bukannya merk A, atau
merk A kemasannya rusak,ada yang berdalih
kan murah pak yang kayak gitu ada,yang
penting kan ada barang nya pak yang gitu
ada. Jadi kalo gak jeli ya kayak gitu,,jadi
saat dibutuhkan obatnya kosong karena
terlambat datang
kosong gudang distributor , barang nya
ada tapi masih dipusat belum bisa
dikirim, misalnya pusatnya jakarta, nah
disini kan ada cabang2 nya tuh, trus yang
kedua itu kenaikan harga misalnya kita
pesen ni,kita masih ikutin harga kemarin,
ternyata dia ada perubahan harga, dia
akan menunda pengiriman dulu sampai
deal harga nya pas sama kita perubahan
harganya , gitu... bisa 3-4x itu kenaikan
harga dalam 1tahun. . yaa itu sih tadi
yaa, dia harus dapat operan dari cabang
lain, nah itu kan butuh waktu , trus harga
baru, udah itu aja ..
paling kalau distributor itu , paling
barang kosong..selain tidak dikirim
karena di lock ya.. jadi kita alihkan
ke distributor lain akhirnya ..
xiv
14. 4. Masalah apa pada
distributor yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ? mengapa
masalah itu terjadi
? Bagaimana
masalah itu
terjadi? Apa yang
dilakukan untuk
menyelesaikan
masalah tsb?
obat ditarik dari peredaran,
distributornya di audit BPOM,
perpanjangan kredit misalnya
selama 6bulan kan distributor
tidak dibayar..
ya keterlambatan , keterlambatan gitu kan
merusak pola konsumsi saya,saya sudah
bikin pemesanann tgal 30, harapannya tgal
1-2 udah dateng karena pasien udah butuh,
begitu terlambat kirim tanpa pemberitahuan
lagi ,aplg udah gak kirim ga ngasih tau lagi,
ngasih tau telat, sudah kosong pak, wah itu
gimana coba sedangkan pasien udah butuh..
ada 1-2 lah distributor yang kayak gitu..tapi
1 aja kan bikin nyelekit gitu karena merusak
yang lain, merusak ketenangan bekerja juga
,ya pemecahannya pada akhirnya kita
mencari penyedia lain, dan kita beri catetan
ke penyedia yang tadi, jadi warninglah
ternyata pelayanan dia kurang baik lah.
ga ada sih yaa, ya itu tadi karena kosong
di gudang distributor jadi mereka
terlambat dalam pengiriman ke rs, karena
kita butuh, yaa tetap kita harus
nunggu,ya itu kan artinya
keterlambatan,tapi dia ga dapet denda
atau apa, jadi kita yang harus nunggu.
Tidak ada biaya yang keluar selama
distributor terlambat melakukan
pengiriman.
kekosongan dari stok distributornya
si ..
15. Bagaimana
apabila distributor
terlambat dalam
mendistribusikan
obat ? Apakah ada
denda/pemutusan
kontrak bagi
distributor?
Apakah ada biaya
tambahan yang
dikeluarkan
apabila ada
keterlambatan?
1.
seharusnya ada tuh, kan di
perpres no. 4 th 2015 ttg
pengadaan barang dan jasa
,kalau tidak mengirim barang
harusnya bisa tuh ada denda
500% dari nilai omset, banyak
yang kayak gitu,bilangnya
dateng,pesen di e-catalogue
udah, harganya memang murah
,tapi ga dateng ,pesan offline ga
ada juga stok nya,akhirnya cito,
kan bisa berapa kali lipat
mahalnya kan..ya biaya
tambahan misalnya pasien jadi
bolak balik mengecek obat, ada
beberapa operasi yang tertunda
kalau tidak koordinasi
sebelumnya loh ketika kita
pesen kassa di e-catalog gak
dateng2, ketika mau pesen yang
manual dia udah gak nyiapin
kassa lagi karena tidak ada
orderan kan dari RS,jadi
akhirnya cito juga ke apotik..
kalo denda bukan kewenangan saya si yaa,
ya sejauh ini saya cuman cukup tau, jadi
milih2 lagi, dan berpikir ulang kalo ke
penyedia yang begitu. Tidak ada perjanjian
si, ya itu sebelumnya memang harus
diketahui kedua belah pihak, apabila dia
mau kerja lama dengan kita ya pasti dia
tidak ingin hit and run gitu kan, mereka
tidak berusaha menjaga hubungan untuk
kerjasama yang baik, saling membutuhkan
saja sebenernya ..
tidak si ya kayaknya, kurang tau juga
saya kalo itu ..
tidak ada si .. tapi biasanya produk2
dari e-catalog ada ketentuannya , tapi
gak kita jalankan si, biasanya
produk2 dari e-catalog ada yang
memberlakukan itu, kalau tidak bisa
memenuhi kebutuhan barang itu
bakal di black list..
tidak ada biaya tambahan si ..
xv
Perencanaan Persediaan
16. 1. Bagaimana proses
perencanaan
persediaan dan
penentuan
kebutuhan obat di
instalasi farmasi ?
metode apa yang
digunakan dalam
perencanaan ?
apakah ada
metode khusus
dlm menentukan
jumlah pemesanan
? Siapa saja yang
terlibat dalam
penentuan
kebutuhan?
Bikin Dupada dulu kan lewat
gudang farmasi ,pake
metodenya metode perencanaan
yang ada, metode konsumsi
,metode just in time untuk obat-
obat yang sangat mahal ketika
ada kebutuhan baru dipesen,
sama pola penyakit paling..
tidak ada metode khusus si,
paling kalau misalnya ada
perubahan jenis obat misalnya
mau make obat ttt kita rapatin
aja dengan instalasi terkait
supaya pas perencanaan bisa
diajukan..
yaa dari depo-depo yang
mengusulkan pemesanan ke
gudang dengan melihat record
konsumsi obat sebelumnya,
merekomendasi ni dokter ini
suka pake obat ini tolong
dipesankan ya mba,gitu..
dengan metode mengambil histori data
,berdasarkan data pemakaian bulan berjalan
kemudian saya prediksikan sampai akhir
bulan, kita ambil data tgal 20 tapi kalo ambil
sebulan hingga tgal 30 kan berarti 3/2
nya,angka mutasi dikalikan 3/2 lalu
ditambahkan buffer 30%,itu untuk
mengantisipasi ada nya lonjakan perubahan,
harapannya kan barang dateng persis tgal 1-
2 kan, ternyata dia dateng tidak tanggal 1
misalkan ,misalkan dateng tgal 10, barang
sudah habis tgal 3, nah sampe tgal 20 itu kan
ada konsumsi kan, otomatis konsumsi
kurang kan, itu kenapa merusak pola
perencanaan ..metode khusus, paling untuk
obat baru ada rekomendasi khusus dari
(user) dokter..
jadi, kita lihat stok akhir bulan gudang,
kita lihat mutasi sebulan untuk obat itu
berapa, nah nanti ditambah sama buffer
stock, contoh Paracetamol tablet stok
akhir nya 1000 , lalu mutasi keluar 3000,
berarti 3000-1000 = 2000, 2000 + buffer
stock , kalau kita biasa pake 20-30% dari
mutasi akhir. Metodenya pake metode
konsumsi,,
Kalau metode khusus, paling untuk obat-
obat yang donasi itu kan kita gak pakai
konsumsi, jadi kita lihat kalau stok habis
baru kita minta ke dinas,kalau untuk
obat-obat life saving obat2 yang wajib
ada itu,kadang konsumsi sedikit, tapi kita
untuk mencapai buffer stock itu kita
penuhin aja sesuai buffer stock itu. Jadi
misalkan untuk obat life saving walaupun
ada dan tidak ada kasus kita harus tetap
punya buffer stock untuk itu, harus
tersedia. Karena obat wajib dirumah
sakit itu, tapi kalau buffer stock nya
masih mencukupi berarti kita gak pesan.
.Dan ada juga memo dari dokter, jadi
gini misalkan ada obat baru, kan
harusnya masuk KFT dahulu untuk
masuk formularium rumah sakit baru
dipesan, nah kalau dikita kan
formularium RS nya gak terlalu jalan
jadi kalau ada obat baru si dokter ini
memberikan memo kepada Ka. Instalasi
untuk menyediakan obat-obatan tsb,
karena obat2 tsb ada pasiennya gitu, nah
nanti ka.instalasi nya akan menambahkan
obat tsb dalam daftar pengadaan,
walaupun belum ada konsumsi pada
bulan sebelumnya..
biasanya si dari pola konsumsi dari
bulan sebelumnya aja,lalu ditambahin
30% dari jumlah yang dipesan..dari
komputernya aja si lihat
stoknya..yang terlibat itu biasanya
usernya dan dari unit pelayanannya
misalnya dari depo farmasi ada
permintaan, dari ruangan juga
mengajukan mereka butuhnya berapa
baru diajukan ke bag.perencanaan di
instalasi farmasi..itu datanya udah
real, sementara kalau petugas
perencana hanya melihat stok data
komputer sementara data di komputer
itu tidak mencerminkan kebutuhan
sebenarnya untuk membuat
perencanaan..
xvi
17. 2. Apa saja hal-hal
yang harus
dipertimbangkan
ketika membuat
perencanaan
kebutuhan obat di
gudang farmasi ?
kondisi penyimpanan si,
kapasitasnya dalam
penyimpanan gitu, dan sisa
stock paling..
pertimbangan ya itu kemampuan penyedia
untuk menyediakan, yang kedua spesifikasi
barang yang jadi pertimbangan, yang ketiga
ketepatan barang datang,seperti itu. .
saldo yang tersisa, anggaran, dan
ketersediaan tempat penyimpanan, kalau
pesannya banyak2 banget kan tempatnya
harus di perhatikan ,muat atau gak..Sama
riwayat konsumsi obat ,kalau riwayat
kemaren konsumsinya sedikit,masa iya
kita pesen nya banyak.
lama pengiriman, ketersediaan
barang, dan pengiriman dari
distributornya..kalau kita udah bikin
perencanaan tapi distributornya tidak
bisa mengirim ya percuma..
18. 3. Berapa lead time
dari waktu
pemesanan obat
sampai obat
datang di gudang
farmasi ?
biasanya si SP berlaku 7-10
hari, kalo sampai barang datang
si 3-7 hari lah, kalo lebih dari 7-
10 hari kan baru SP nya diganti
lagi..
kalo dari pemesanan hingga obat datang itu
biasanya , 2-3 hari si paling ..
biasanya kita kasih SP itu diakhir bulan
nanti dia biasanya kita kasih waktu 2
minggu pertama, nanti 2 minggu dia gak
dateng2 nanti kita alih in, kalau
distributor besar otomatis dia kirim 2-3
hari. Biasanya kalau 2minggu itu waktu
terakhir ya, masih ada yang 2minggu
karena biasanya disananya kosong..
kalau sampai obat dateng si 3 hari lah
paling lama ..
19. 4. Berapa biaya yang
harus dikeluarkan
dalam melakukan
pemesanan ?
Kapan jadwal
pembelian atau
pemesanan obat
dilakukan di
gudang farmasi ?
kalau yang online iya di telefon,
ngprint juga , sekarang 50%-
50% si ..
kalau itu si gak dihitung, kalo telepon si
jarang ya, kebanyakan rekanan yang kesini
untuk ambil SP nya, kalo mereka yang ambil
sendiri kan mereka yang aktif kalo minta
tambah ini, atau kurang ini..jadwal si
biasanya saya pesan di akhir bulan, setiap
sebulan sekali..kalo ada cito ya dipesan by
phone..
biaya pemesanan = oooh, ga ada diitung ,
biasanya rekanan yang dateng untuk
ambil SP , tapi biasanya juga kita telepon
atau sms, pak nih ada SP, bpak ambil ya,
gitu.. pemesanan obat sebulan sekali
setiap akhir bulan, kecuali cito yaa..
tidak ada si..biasanya si mereka
langsung dateng si distributornya..
kalau gudang untuk memesan obat si
cuman pake telepon, kertas dan tinta
printer doang paling.. kira2 3menit an
aja si, gak lama, kalo ada pesanan
saja, kalau kertas si untuk SP kira2
ada 2 lembar dengan Dupada.. Kalau
tinta printer sebulan belum abis, bisa
2 bulanan baru abis ..” setiap akhir
bulan atau sesuai kebutuhannya ,jadi
kalau ada kebutuhannya tapi barang
habis, bisa langsung dipesan,, gak
perlu nunggu akhir bulan, karena
obatnya sering disubtitusi kan..itu
secara sistem ga terdeteksi kan kalau
mau liat realnya kan kita harus liat
lembar resepnya kan, apa si yang
dibutuhkan oleh pasien..karena secara
sistem tu tidak terdeteksi kan
20. 5. kendala apa saja
yang dapat
menghambat
proses
Yang pasti ketika bulan Juli
misalkan ada obat yang tidak
datang ,pas mau bikin
perencanaan itu kalau kita ambil
kekhawatiran perencanaan tidak sesuai
dengan realisasi, direncanakan tidak dikirim,
pasien udah teriak-teriak, lalu ada negoisasi ,
lalu distribusi tidak konfirmasi mau kirim
kendala, kan gini kita pakai sistem
komputer, jadi kita lihat tuh riwayat
pengeluaran obat kemaren2 kan berapa,
kalau obat itu bulan kemaren tidak
masalah stok yang tidak terbaca aja
si, jadi obat yang sebenarnya
dibutuhin tapi tidak ikut dipesan
karena obat tersebut tidak ada
xvii
perencanaan obat
di gudang?
sumber datanya cuman bulan
Juli bisa tidak terbawa item itu
,tidak terpesan lagi, karena
kosong di bulan Juli, nah
kendalanya itu jadi kita harus
ambil data paling lama 6 bulan
lah, supaya yang udah tidak
datang lama itu bisa tetap
kebawa datanya ,pake rata-rata
data penggunaan 6 bulan
konsumsi, sambil ditanyain ke
user nya apa masih update atau
tidak itemnya
atau tidak.. datang, kan nol mutasinya padahal kita
butuh, tapi karena bulan kemarin tidak
datang jadinya gak ada riwayat, nah jadi
kelewat tidak dipesan..jadi kelewat tidak
dipesan, jadi sadar2 nya, di 10 hari
pertama , nah nanti disusulin itu bisa, gak
begitu sering hanya untuk obat2 yang
kosong stok nasional aja..
konsumsi di bulan sebelumnya..
21. Masalah apa pada
fungsi
perencanaan yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ? kapan
masalah itu terjadi
? mengapa
masalah itu terjadi
? Bagaimana
mengatasinya?
tidak ada si .. yang pasti si
sekarang kan udah dibuka pintu
,Dupada itu gak harus sebulan,
kalo ada obat yang kosong dan
butuh yaudah pesen, iya sekrang
sudah tidak sebulan sekali, yah
sudah dari 2 bulan yang lalu
lah.. Sejak susah banget e-
catalog gak ada yang dateng.
ketidaksesuaian dengan perencanaan ,ketika
perencanaan kita A, akhirnya pasiennya
membludak ya stok kita kan akhirnya
kosong, habis..
Kalau fast moving kita biasanya memang
pesan banyak,biasanya obat generik,
kalau yang slow moving paling kita
pesennya gak terlalu banyak,masalah
pada perencanaan juga misalnya bulan
kemaren tidak ada kasus, kita ga pesen
akhirnya, nah tapi bulan ini ada kasus,
biasanya suka terjadi seperti itu biasanya
untuk penyakit yang polanya tidak
menentu, akhirnya kita pesen saat cito ke
distributor sesuai kebutuhannya aja..kita
gak pernah dapet ini malah barang kita
sempat expired nih, karena jarang ada
kasus , eh tiba2 ada kasus akhirnya kan
stok kita kosong kan, nah akhirnya kita
cito
jumlahnya, kemudian item barang
tidak teridentifikasi , kemudian
karena pengirimannya ,
Pengadaan Persediaan
22. Bagaimana proses
pengadaan
dilakukan ?
metode apa yang
digunakan dalam
pengadaan?
Yaa metodenya sesuai dengan
Perpres no.4 dan perpres no.70
th 2012 tentang Pengadaan
Barang dan Jasa.
sekarang si kita karena ada e-catalog ,kita
pake e-catalog yang jelas, yang kedua juga
ada yang lelang, yang ketiga juga ada
dengan penunjukkan langsung/pembelian
langsung,, karena sekarang si lebih enak
dengan e-catalog lewat online, harga juga
udah sesuai, ga perlu repot2 negoisasi
pembelian langsung, tender/lelang dan e-
catalogue /e-purchasing lewat online dan
website lkpp, untuk obat, alkes, bhp dan
vaksin. Sekarang sudah ada amanah dari
UU/permenkes itu kita sudah wajib
purchasing kalau ada barang nya di e-
catalogue wajib lewat itu, paling sering
obat si yang dipesan.
kalo di bagian farmasi si pake metode
penunjukkan langsung, jadi gini
metode pengadaan itu kan ada
penunjukkan langsung, ada
pengadaan langsung dan ada lelang
ya..kalo obat tidak pakai pengadaan
langsung pakainya penunjukkan
langsung ...
xviii
23. Apa saja yang hal-
hal yang harus
diperhatikan
dalam kegiatan
pengadaan obat?
kepastian kapan dia mau kirim
barangnya, ketika kita buat SP
itu jadi ada kepastian, kapan
kebutuhan yang akan kita
butuhkan itu akan dikirim. .
kesesuaian spekifikasi ya, yang diinginkan,
jadi pada saat mengadakan barang itu yang
harus diperhatikan adalah kejelasan
spek.yang diinginkan,dari bag.pengadaan
harus mencantumkan dengan jelas yang
diinginkan..pernah kejadian sudah
dicantumkan spek nya yang jelas tapi ada
juga yg lolos dari pemeriksa, jadi harus
dikasih tau juga pemeriksanya,kalau harus
sesuai dengan isi dokumennya,baru boleh
terima
Pemilihan distributor , harga , dan
kualitas.
ya harga, kualitas dalam speksifikasi,
walau barangnya sama bisa aja
spek.nya berbeda kan, kualitas nya
berbeda nanti harganya juga berbeda
kan dalam pengadaan..
24. Kendala apa yang
ditemui dalam
kegiatan
pengadaan ?
saya tidak tahu si yaa, bag.upbj
si itu yang tau..
kalo dari internal si ketersediaan anggaran ,
kalo dari eksternal si ya itu kecepatan
pengiriman..
kendala yang ditemui yaitu habis
anggaran si, jadi balik lagi si kosong stok
lagi, rantai gitu kan ya, kalau jadi
masalah di perencanaan, jadi masalah
juga di pengadaan
lebih banyak si dalam masalah dana
dan prosedur administrasinya yang
panjang aja si..
25. Faktor apa saja
yang dapat
menghambat
proses pengadaan
obat di gudang?
oh, kalau itu tanya saja ke UPBJ
..
yang lebih tau bagian UPBJ si yaa, paling
pas pengadaan tuh sistem online nya yang
kadang error si ..
terkadang si ada keterlambatan
pembuatan SP dari UPBJ, terus barang
dipesan tidak dapat diantar oleh
distributor.
distributor yang ditunjuk tidak
sanggup memenuhi karena barang
nya kosong, barang nya kebutuhan
nya indent (ada yang harus nunggu
dulu), jadi stoknya kosong,
kalau kosong semua ya kita alternatif
ke obat merk lain, biasanya dari
dokternya obat apa yang bisa jadi
pengganti, kalau memang kosong..
kan ada stok kosong nasional
,biasanya yang banyak kosong itu
generik tapi karena stok paten nya
juga sedikit ,kan terbatas, paten juga
tidak sebanyak produksi generik kan..
26. Masalah apa pada
fungsi pengadaan
yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ? kapan
masalah itu terjadi
? mengapa
masalah itu terjadi
tidak si ya kayaknya.. udah lama
ga ngecek pengadaan si ya..
kalau apabila SP telat si gak masalah ya,
mereka masih bisa ngirim lalu SP nya
menyusul..
kalau kita melakukan pemesanan dengan e-
catalogue pada pagi/siang hari servernya tuh
pasti sering error dan sibuk banget, jadi
biasanya kita melakukan pemesanan di
malam hari..
salah split, misalnya obat A yang
harusnya dipesan ke distributor B, dibuat
SP nya ke distributor C, nah dis.C tidak
melakukan konfirmasi bahwa obat tsb
tidak ada, ini salah pesan distributor,
pernah itu kejadian kayak gitu akhirnya
stok out..jadi RS itu nunggu2 padahal
obatnya gak bakal dikirim,itu terakhir
beberapa bulan yang lalu lah kejadian
kesalahan distributor si pernah, jadi
salah pemesanan yang harusnya
dipesan ke dis.A ternyata dia udah
lama gak ada barangnya,kosong, tapi
dia gak konfirmasi, jadi gak ketauan
sama kita, akhirnya karena gak
dateng2 baru ketauan ,baru ganti
distrbutor ..
xix
? Bagaimana
mengatasinya?
kayak gitu,jadi kita nungguin
barangnya,gudang nungguin,user lebih
nungguin lagi kan, ternyata gak dateng2,
lalu kita tanya ke UPBJ, ini pesan
kemana ya, kesini, ooh salah distributor
ini mah gak punya barang, jadi akhirnya
diperbaiki sih atau kalau gak barang nya
gak dateng sama sekali..UPBJ nya
langsung lebih proaktif lagi, untuk
meminta,kan klo distributornya gak
ngasih kabar kan kita yang nanya
akhirnya, lebih proaktif gitu..Kalau sama
sekali tidak dikirim kita harus cari
distributor lain, biasanya di pertengahan
bulan.
Pengawasan Persediaan
27. 1. Bagaimana proses
pengawasan obat
dilakukan
digudang?
kalau kita si di gudang tiap
bulan pemeriksaan ngelihat ED
nya, stok stagnasi nya berapa
banyak, stagnasi di atas 1 bulan,
3 bulan, dan 6 bulan. Barang2
ED di lokalisir ,ntar kalo udah
mau ED kan tinggal kasih tau
usernya..
Pengawasan yang saya tau si, disimpan di
tempat tertutup ya, ada kuncinya, trus ada
pemilahan mana obat yang mahal masuk
brankas, ditata sesuai alfabetis, ada kartu
stoknya, itu sii..
ya paling dengan pencatatan yang teratur di kartu stok, setiap
ambil atau menyimpan barang selalu harus ditulis dikartu stok
untuk menghindari barang hilang. .Kalau kehilangan si gak
pernah kejadian, kalau expired kita si selalu tiap awal tahun
itu kita inventaris seluruh obat di gudang farmasi yang
expirednya tahun berjalan, nanti dipisahkan, nanti diberi tanda
untuk didahulukan pemberian nya ke depo, nah kalau bulan ed
nya udah masuk kita tarik semua dari depo nanti kita laporkan
barang expired nah ada beberapa dis. yang bisa retur tapi
kalau sistem distributor yang pembelian putus, langsung kita
musnahkan semua. Biasanya kita info dulu ke dis nya kalau
pelayanan purna jualnya aktif kita gak banyak rugi tapi kalau
sistem beli putus contoh ke sub-dis, apotik itu sistem beli
putus semua., gak bisa diretur..Kalau distributor2 besar si
kebanyakan purna jual , nah kalo sub-dis kebanyakan sistem
beli putus..
28. 2. Siapa yang
berwenang dalam
melaksanakan
kegiatan
pengawasan ?
Berapa kali
Kepala Gudang si ..
sebulan sekali untuk stock
opname
Kepala Gudang si, kalo di Depo si Kepala
Depo.. tapi semua tetap bertanggung jawab
ke Ka.Instalasi ..
Setiap hari si,ya yang dilakukan si apabila
tidak ada orang ya harus terkunci..
Yang berwenang itu ka.instalasi, nanti ka.gudang melaporkan
stoknya dan bertanggung jawab ke ka.instalasi..
xx
kegiatan
pengawasan
dilakukan di
gudang farmasi ?
29. 3. Faktor apa saja
dapat
menghambat
kegiatan
pengawasan
logistik obat ?
ya itu kalo SDM , kalo SDM
nya ada yang begitu kan, ga
tanggung jawab/amanah , ya itu
kan repot..
gudang nanti akan rekonsiliasi
ya ma pelayanan,, kalo
digudang si ga pernah hilang,
paling penyebab cuman salah
kirim biasanya, yang minta depo
A dikirimnya ke depo B, gitu,
nanti tinggal dilurusin yaudah
diambil dari B dikirim ke depo
A.
selisih barang si, kalo ilang si tidak pernah
ya, soalnya kalo barang datang kan selalu
diperiksa sebelum masuk gudang..
kalo selisih tuh gini, karena ada kemasan
yang tidak benar ,kita biasa kemasan itu kan
genap, seperti 50,100,jadi pas pengeluaran
ketika ada permintaan 200 kita keluarkan per
kemasan 200, yang jadi permasalahan
apabila kemasannya ganjil, ya paling salah
di input aja si,kalo biasanya 200,ga tau nya
240 isi tabletnya,nah pas stock opname baru
ketauan, oh ini jadi kurang input 40, jadi
selisih, nah kalo kayak gitu,ya dikejar
datanya,jadi kesalahannya bisa karena
kurang data atau kurang ngasih
barang,gitu..tinggal disinkronkan aja,itu
dilakukan pas stock opname ..
Pengawasan itu lewat stock opname yaah, yaa paling sebulan
sekali lah evaluasi paling cek stock yang ED, bersamaan
dengan stock opname..
Menghambat yaitu penyimpanan nya kurang beraturan
misalnya kayak BHP2 yang volumenya kecil itu kadang
keselip2 , nah itu kita agak susah..
30. 4. Masalah apa pada
fungsi
pengawasan yang
menyebabkan
terjadinya stock
out ? kapan
masalah itu terjadi
? mengapa
masalah itu terjadi
?
pada saat stock opname, pernah
barang nya ada yang murah eh
ga taunya ED nya dibawah 1
tahun, jdi udah kadaluarsa
semua, padahal barang e-
catalog itu, langsung yang ED
langsung minta diretur ke
distributornya..
biasanya karena ilangnya ketuker, atau
tertinggal atau terbawa dalam proses
kegiatan.. bukan hilang karena maling yaa..
Ketidak sesuaian stok komputer dengan stok fisik , misal kan
stok komputernya lebih banyak, ternyata komputernya error
misalkan fisik nya udah ga ada pas dicari2 ga nemu barangnya
ga taunya udah barangnya stock out.
Pengendalian Persediaan
31. 1. Bagaimana saja
cara pengendalian
obat yang dilakukan
untuk menjaga
ketersediaan obat di
gudang farmasi?
paling stock opname, nanyain ke depo2,
paling di hemodialisa si ,itu kan jauh, tapi
kata UPBJ si item hemodialisa si bukan
tanggung jawab dan kapasitas farmasi lagi
kan, ya jadi gak kekontrol, tapi ya karena
identik dengan farmasi jadi dikira tanggung
yang paling penting si harus menjaga
kesesuaian antara data di stok komputer dengan
data fisik, bagaimana menjaganya ya pada saat
barang datang dan barang keluar itu harus sesuai
jadi stok tuh update yang di komputer, jadi pada
saat obat kosong bisa kita koreksi, intinya si
Kalau udah kosong digudang berarti di depo
masih ada, kalau udah kosong digudang kita
langsung melakukan usulan perencanaan,
selama nunggu dateng nah kita bisa
memanfaatkan stock yang didepo2, gitu.
Tidak ada metode khusus si dalam
xxi
Apakah ada metode
khusus dalam
pengendalian obat ?
jawab farmasi. Nah ketika ada barang
hemodialisa berlebih ampe berantakan ke
luar gudang jadi ya kalo ada apa2 org diluar
sanah kan tau nya itu dibawah farmasi, ini
lalai ni,gitu kan..Kalo dia bilg karena SP, ya
kita perbaiki SP nya dibuat jgn sekaligus
memesannya disesuaikan dengan kondisi
penyimpanan.
seperti itu si..kalau metode khusus yaa tidak ada
si, pengendalian lewat stock opname saja
pengendalian obat digudang...
32. 2. Siapa bertanggung
jawab dlm stock
opname ? Kapan
saja pelaksanaan ?
Bagaimana proses ?
Ka. Gudang si ya..
Ka. Gudang dan ka.depo masing2.. di setiap
akhir bulan ..
Ka.gudang yang bertanggung jawab dalam
stock opname, proses stock opname yaitu
dengan menyesuaikan stok fisik dengan stok
komp. dan kartu stok manual.
33. 3. Bagaimana dengan
pelayanan kepada
pasien apabila
terdapat
kekosongan obat?
Kita janjiin si ya, kapan dikasih obat nya,
melalui pembelian cito tadi, dicoba
manualnya, lewat sub-distributor –
distributor lain, ya kalo tidk ada melalui cito
itu.. jadi ya kalo gak ada sama sekali walau
lewat cito jadi pasien si biasanya beli sendiri
di luar,di sms in kalo barang nya gak ada,
kalo pasien nya sabar si, ya dia nunggu,,
kita informasikan dan kita janjikan, kalo
teknisnya si ya kita jelaskan kondisinya ,lalu
kita minta nomr teleponnya, kalau ada dengan
cito ya langsung kita pesankan ,kalau tidak ada
ya tetap kita infokan..
Nanti kita meminta dia meninggalkan no.tlp,
nanti kalau udah dateng obatnya nanti kita
hubungi, kalau sama sekali kosong paling tar
dijanjiin aja , ya sekitar 2-3 obat lah yang
kosong banget jadi kita tidak bisa memberikan
pelayanan kepada pasien.
34. 4. kendala apa saja
yang dapat
menghambat proses
pengendalian obat
di gudang?
tidak ada si.. metodenya, metode kita dalam stok opname
masih manual.. kalo di tempat swasta yang saya
tau itu dengan sistem teknologi, jadi kita cukup
masukan nomor barcode ,kalo teknologi modern
ya, saya pernah ,dengan nomor barcode nya di
scan,dan itu cukup dilakukan dengan 2
jam..kalau disini masih manual si, bisa seharian
sampai 2 hari selesai stock opname ..biasanya si
karena human error aja salah memasukan data..
Adanya selisih pencatatan, kartu stok kurang
update,
Faktor yang menghambat itu jumlah obat yang
banyak dalam jumlah besar , sehingga sulit
dan lama menghitungnya dan terpencar2
tempatnya gitu.. susah dan sulit dihitung tapi
bisa ..
35. 5. Masalah apa pada
pengendalian yang
menyebabkan
terjadinya stock out
?
tidak ada si.. ya ketidak sesuaian itu si, kita hanya dikasih
toleransi untuk kehilangan 1% dari omset/aset..
tapi tetap jadi warning bagi RS ,kalo kehilangan
makin berkurang berarti jadi prestasi bagi rs ni
bahwa pengendaliannya dilakukan dengan baik..
Masalah pengendalian misalnya barang nya
ED tapi dia slow moving malah relatif death
moving, jadi mati berbulan2 gitu, secara stok
kan dia banyak tapi kita kan cek juga ED nya
waktu stock opname ternyata dia udah ED,
stok yang di komp. Itu banyak langsung nol,
pernah itu kejadian ciprofloxacin
xxii
36. 6. Bagaimana
pengelompokkan
obat di RS?
masih sesuai kayak yang dulu si, jadi
mengelompokkan berdasarkan reagen, atau
berdasarkan penggunaannya, berdasarkan
jenis sediaan..
berdasarkan tablet, sirup, injeksi ,berdasarkan
itu pengelompokkannya si ..
Pengelompokkan obat = berdasarkan suhu
penyimpanan, berdasarkan kelompok obat
seperti oral, liqiud, tablet obat luar,, dan
berdasarkan bentuk sediaan , sama alfabetis
tapi alfabetis mah kurang berjalan optimal,
37. 7. Apakah melakukan
analisis ABC dalam
pengelompokkan
obat ? jika ya,
bagaimana
prosesnya ?
Bagaimana kendala
dalam menentukan
jenis persediaan di
gudang farmasi ?
apakah pernah
menggunakan
metode ABC?
Tidak si , berdasarkan jenis sediaan dan
penggunaannya aja..
ya paling kalau obat mahal di taro di lemari atau
brangkas, kalo obat yang agak murah ya
ditempatkan sesuai suhunya..
kalo di perencanaan si saya gak pake ABC si ya,
kalau pake analisis ABC kan kalau obat yang
harganya mahal direncanakan dulu, gitu..kalau
saya enggak apapun itu kalo menunjang
pelayanan ya tetap kita perhatikan...tidak ada
kendala si
Analisis ABC, tidak pernah melakukan, kita
semua obat mau banyak konsumsinya mau yg
dikit konsumsinya kita himpun tapi gak kita
kelompokkan , kita alfabetis aja..Kendala =
dalam pengelompokkan , tidak ada sih mba ,
semua kan sudah tertera untuk suhu , jumlah
dosis itu kan semua ada di kemasan..
38. 8. Apakah pernah
dilakukan
perhitungan jumlah
pemesanan
persediaan obat
dengan metode
EOQ ? Jika iya,
bagaimana
prosesnya ?
Tidak pernah ada metode khusus si .. apalagi
dengan metode EOQ, tidak pernah
menggunakannya
ooh, tidak si tidak pernah .. tidak pernah menggunakan metode EOQ
sebelumnya..
39. 9. Apakah pernah
dilakukan
perhitungan ROP
dalam menentukan
waktu pemesanan ?
jika iya, bagaimana
proses
pelaksanaannya ?
tidak si, kita hanya sebulan sekali dalam
memesan, dan apabila ada obat yang sudah
kosong di pertengahan bulan terkadang juga
langsung dipesan.
tidak si tidak pernah .. Tidak pernah dengan metode ROP si ..
40. 10. Apakah dalam
menentukan jumlah
persediaan ,
buffer stock untuk 3-10 hari ya, 30% dari
jumlah yang akan dipesan, tidak ada rumus
khusus si ya..
kalau buffer stock yang saya pelajari ya 30% si
yaa.. itu si tidak jadi kendala si ya, misalnya kita
ada kekhawatiran overload ,ya gak masalah
Buffer stock selalu ditambahkan dengan 20-
30% yang dikalikan dengan mutasi keluar,,
xxiii
menentukan buffer
stock ? bagaimana
cara menentukan
nya ?
misalnya kita overload bulan ini ,ya berarti
akhir bulan nya tidak saya pesan,tapi kalau ada
terjadi penurunan atau perubahan pola konsumsi
ya gapapa artinya kita tidak usah pesan lagi
,artinya kita mempersepsikan bulan ini sama
dengan bulan kemarin jadi bulan sebelumnya
lah yang menentukan apabila bulan kemarin
konsumsinya kecil otomatis kita pemesanan nya
juga kecil dong karena stoknya masih banyak
Output
41. Bagaimana gambaran
ketersediaan obat paten di
gudang farmasi rumah
sakit sudah sesuai dengan
kebutuhan pelayanan baik
dari kualitas maupun
kuantitasnya? apakah
terjadi kekosongan
ataupun kelebihan obat di
gudang ? Masalah apa saja
yang berkaitan dengan
ketersediaan obat di
gudang farmasi ?
jadi, obat yang ada di e-catalog itu
kebanyakan obat paten ,kita kan gak
bisa nolak, kan beli nya online gitu
.. ya akhirnya paten2 yang masuk..
tidak ada kelebihan dan kekurangan
si ya, masih sesuai lah, kan kalo
masih banyak gak diorder untuk
bulan berikutnya, yang pasti ya itu
e-catalog itu obat2 paten semua..
kalau kualitas dan kuantitas si sudah sesuai sih
ya obat paten.. untk sekarang si karena sudah
ada e-catalog jadi kebanyakan obat generik
yang biasa kosong,.. kosong pernah , lebih juga
pernah, ya selama expirednya masih jauh ya gak
masalah, kecuali kalau ada pola konsumsi yang
menjadikan obat itu tidak dipakai berturut2
hingga expired nah itu yang jadi masalah ,jadi
nambah kerjaan, untuk meminta penyedia untuk
diretur kalau tidak bisa mau tidak mau ya
dimusnahkan
kalau dari kualitas si sudah
yaa, tapi kalau dari kuantitas
belum karena pasien terus
meningkat jadi selalu melebihi
perencanaan yang ada..
kalau kelebihan pernah
,biasanya di awal tahun kalau
di akhir tahun malah sangat
dihindari untuk terjadinya
kelebihan.
kalau sekarang obat paten yang
lebih banyak kita punya,
dibanding generik, harusnya kan
generik yang lebih banyak,
karena itu kan dalam pengadaan
distributor banyak obat paten
karena kebijakannya BPJS kan
harus obat generik atau obat
yang sudah masuk dalam e-
catalog, karena distirbutor nya
tidak bisa mengirim dan di lock
,akhirnya kita cari distributor
yang bisa kirim.
42. Kapan waktu dalam
penggunaan obat paten di
rumah sakit ?
kalo dia masuk e-catalog yasudah,
kalo BPJS bilang bisa ditagih ya
kita kasih, rata2 obat paten buat
penyakit kronis, ,
Ada juga yang pengganti generik,
soalnya generik itu ditekan banget
sampai BPJS nya ngos-ngosan kali ,
makanya diganti paten..
ya sesuai pemakaiannya aja, tergantung
permintaan usernya saja, kalo pasien BPJS ya
kita utamakan generik, kalo pasien umum ya
kita utamakan permintaan yang bersangkutan,
kalau generik tidak ada baru kita pakai obat
paten..kalau pasien umum tentu bisa memilih
,tapi harga kita masih jauh lebih murah dari
harga swasta..
kalau obat generik tidak ada,
kita menggantinya dengan
obat paten, terus obat paten
juga untuk pasien umum di
RS..
yaa kalau produk obat
generiknya kosong, atau kalau
dokternya merekomendasikan
untuk obat paten, tapi untuk
pemakaian yang diutamakan
obat generik dulu..kalau
memang obat generiknya tidak
ada baru kita pesennya obat
branded-paten ..
43. Bagaimana masalah stock
out obat di gudang farmasi
rumah sakit ? Alternatif
penanganan masalah apa
yang sudah dilakukan untk
mengatasi kekosongan?
ya paling pemesanan cito ya, ama
itu pemesanannya tidak dibuka
sebulan sekali, jadi pasien
menunggu kan sampai datang, jadi
misal metformin di e-catalog ga
dateng, reguler juga terhambat
kita lihat dulu kekosongan nya karena apa,
kalau stok out nya karena sudah lama tidak kita
gunakan ya gak masalah, tapi kalau obat kosong
yang kita butuhkan karena obat nya kosong
pengiriman, ya itu kita ada alternatif
pengadaan..tapi karena kekosongan obat nya itu
kekosongan stok itu dapat
menurunkan kepuasan pasien
ya, jadi biasanya kita evaluasi
konsisten di SP atau
DUPADA dalam seminggu
pertama di awal bulan obat
sebenernya kalau masalah stock
out itu, memang ya sistemnya
harus tim gitu.. dari bagian tim
pemilihan, perencanaan obat,
sampai pengadaan obat, sampai
ke keuangannya bagian
xxiv
pembayaran ,ya kalo akhir bulan
kan dia kan butuh omset, kita butuh
obatnya, ya kalo dua ini ketemu ya
lancar aja pasti
karena distributor utamanya itu tidak bisa kirim
karena ada kendala suatu lain hal, ya kita
mencari ke sub-dis, intinya gimana caranya
pelayanan itu jalan deh..kalau misalnya ada
pembengkakan anggaran itu menjadi warning
belakangan, karena kalau di RSUD kan yang
penting pelayanan dulu, gimana cara memenuhi
kebutuhan..maka saya sarankan beli diluar
untuk menjaga pola konsumsi obat dia tidak
terganggu,tapi kalau harganya mahal,saya minta
ke dokternya lagi untuk minta alternatif
pengganti obatnya siapa tau kita punya, artinya
kita berusahalah demi kebaikan pasien.
mana saja yang belum
datang..di follow up dan
langsung ditanyakan apa bisa
datang atau tidak..
pembayarannya, harusnya itu
pelaksananannya dalam bentuk
tim, jadi ada
koordinasinya..paling kita
menginfokan dari distributor
kalau obatnya kosong, nanti bisa
kita alihkan ke distributor
lain..jadi waktu kita order, kita
tanya dulu stok nya ada atau
tidak, stoknya bisa dikirim apa
ga..jadi kita menghindari jangan
sampai terjadi kekosongan kita
pesen ke distributor lain yang
mungkin punya produk yang
sama..
44. Bagaimana kendali obat
paten di gudang farmasi ?
Masalah apa saja yang
berkaitan dengan kendali
obat paten di gudang
farmasi ?
ya lebih mahal dikit lagi, ya harga
nya bersaing si, ya rata2 obat
patennya kan dari e-catalog, ya
masih 50% lebih murah lah si setau
saya gitu..
sekarang dengan adanya e-catalogue mereka
juga kesulitan untuk menjual obat paten, karena
era BPJS kan ada e-catalog ada fornas, kalo e-
catalog itu kan daftar e-catalog yang memasok
obat2 an plus harganya, ada obat paten tapi dia
beda harganya dengan yang diluar maksudnya
diluar itu yang reguler yang tidak masuk e-
catalog, seiring waktu ternyata obat paten juga
kesulitan karena bpjs sekarang kan sudah mulai
berkembang ,pangsa pasar di rsud itu kan
meningkat di swasta menurun artinya konsumsi
obat2 paten yang mungkin dulu di swasta bebas
sekarang berkurang artinya mereka menawarkan
dengan harga e-catalog jadi obat paten dengan
harga generik, nah dari sisi pengadaan itu
sebenernya menguntungkan..
Kendali obat paten , biasanya
si kita minta ke distributor
gimana ni obat paten biar bisa
dipake untuk pasien BPJS,
kita biasanya minta diskon
atau harga nya disamain
dengan harga e-catalogue gitu
..Masalah kendali obat paten =
jumlah item obat paten lebih
banyak dari generik.
pengendaliannya si,obat paten
itu kan tergantung
perencanaannya ,kalau memang
mau lebih banyak obat
generiknya ya patennya hanya
untuk kondisi ttt aja, kalau
memang generiknya kosong
aja,atau distributor obat
generiknya tidak bisa melayani
baru ,atau memang obat
patennya sudah
direkomendasiin dokternya
kalau memang harus pake yang
paten,,
45. Bagaimana proses kegiatan
stock opname , kegiatan
apa saja yang dilakukan?
Apa penyebab apabila ada
ketidaksesuian antara stok
fisik dengan komputer ?
bagaimana
pelaporan/pencatatan hasil
Kepala Gudang si yang lebih tau ya
..
Ada pencatatan nya, pelaporannya itu setiap
bulan dilaporkan ..namanya itu laporan stock
opname setiap akhir bulan ..
ya stok opname itu dengan
mengecek kartu stok manual,
mengecek stok dikomputer
lalu menyesuaikannya dengan
stok fisiknya.. penyebabnya
biasanya human error ya,
kelalaian petugas.. laporan
dibuat dalam bentuk laporan
kalau stock opname juga
dilakukan oleh unit masing2..
kalau di gudang, ya orang
gudang.. tapi sebenernya
prosedur sebenarnya bukan
mereka sendiri yang melakukan
stock opname, mereka hanya
mengawasi, harusnya unit lain,
xxv
stock opname yang
dilakukan di gudang?
stock opname setiap bulan.. kalau mereka sendiri kan
takutnya bisa aja dimanipulasiin
datanya kan ..kalau
ketidaksesuaian bisa dari data
komputernya data nya error,
bisa juga kehilangan, atau
selisih waktu pengiriman atau
salah penyerahan jumlahnya
waktu penginputan data obatnya
kan, bisa juga waktu entry
datanya salah ,gitu si..
46. Apakah ada obat yang
kadaluarsa? mengapa
ditemukan obat kadaluarsa
di gudang ?
yang pertama ,obat dateng ternyata
ED nya gak sampai 1 tahun ,itu 2
item saya temuin, baru dipesen
bulan Oktober tahun kemaren masa
bulan Agustus sudah Expired,, terus
yang kedua itu metode FIFO nya
gimana, gudang belum pakai sistem
FIFO/FEFO juga si ya.. tanya
Ka.gudang si itu ya.. ya walau obat
yang ED bisa diretur si ya , tapi kan
ada biaya2 lagi gitu kan..
sedapat mungkin kita zero fault, tapi ya
namanya sebuah sistem kan tidak mungkin zero
fault ,pasti ada lah..yang penting bagaimana
cara mengatasinya ..ada obat yang kadaluarsa,
tapi kita pastikan obat kadaluarsa itu tidak
pernah jatuh ke tangan pasien, kadaluarsa nya
karena ditarik dari depo, ada yang kita taro di
gudang sampai expired, kenapa sampai expired
karena perubahan pola konsumsi dan
kebutuhan,karena pemeriksaan kurang teliti,
bisa jadi ada ..tapi yang paling sering si karena
perubahan pola konsumsi..bisa dari
historynya,bisa si dikejar, bisa jadi human error.
obat ED itu biasanya karena
slow moving , karena pola
penyakit nya udah berubah,
dan pengadaaan yang
berlebihan..
ada,,pola penyimpanan obatnya
,harusnya obat nya duluan
diserahkan ini belakangan
diserahkan, bisa juga obatnya
pola penyerahan obat/pemberian
obatnya,bisa juga karena
obatnya sudh jarang diresepkan
sedangkan kita waktu memesan
stoknya banyak kan,seharusnya
waktu stok opname itu ada
laporannya, jadi barang tuh
diliat barang expirednya atau
waktu penyerahan obat itu diliat
..
47. Diantara faktor-faktor
diatas, baik input, proses,
menurut anda mana yang
paling berpengaruh
terhadap kekosongan obat
di gudang farmasi ?
Urutkan berdasarkan
prioritas ?
yang pasti apabila salah memesan si
bisa dikembaliin ya ,
ya mungkin Dana ya, ya kan
perusahaan gimana caranya untung
ya kan .. ya selama pembayaran nya
masih kayak gini ya, kita ikutin aja
BPJS, Bayarannya melonjak tapi
BPJS nya begitu, yang pasti dia bisa
komitmen kan kalo ada e-
purchasing dia pasti akan kirim
barang,
Dana lah yang paling berpengaruh, yang kedua
distributor lah yang paling berpengaruh, tapi
distributor tidak terlalu saklek lah ,dia tau
kondisinya..adakalanya distributor tuh
memandang rsud tuh sebagai aset ,artinya kita
punya omset tuh bagus gak masalah ,pasti
dibayar cuman maslaah waktu ,kejelian dia
dalam menghitung membuat mereka tidak
mempermaslahakan masalah dana, dibayar
kapan ya gapapa, toh nanti itung2 an secara
bisnis dia masih menguntungkan, tapi kalo
distributor yang terlalu saklek, itu yang repot
,kita punya utang tapi belum dibayar ,dari
distributornya gak bisa kirim, nah itu yang repot
yang pertama si Dana,
kemudian distributor, SDM
lalu prosedur kalau prosedur
kalau lebih lama aja lebih
panjang jadi bisa
menyebabkan stock out ..
yaa faktor Dana si, setelah itu
Distributor ya mungkin
perencanaannya..
xxvi
No. Pertanyaan Informan 5
1. Bagaimana proses distributor/PBF
dalam mendapatkan izin dirumah
sakit ?
ada NPWP, surat izin operasional RS, SIPA(Surat Izin Praktek Apoteker), dan SIUP tapi kalau RSUD si ga ada SIUP ya, ,
2. Faktor apa saja dari distributor
yang dapat menghambat kegiatan
operasional logistik obat ?
yang pertama semua pelanggannya APL, kita berikan yang namanya limit credit dan ada TOP, kalau pelanggan sudah melampaui
limit kredit itu kita tidak bisa memberikan lagi kredit..apabila pelanggan sudah melebihi dari TOP (Time of Payment)/Masa
Berlaku Pembayaran, kalau untuk RSUD ini kita memberikan waktu 60 hari, kalau diatas 60 hari RSUD belum melakukan
pembayaran ke APL, otomatis kita tidak bisa suplai ..sebenarnya itu kebijakannya ya, tapi kenyataannya sampai 65-70 hari pun
masih kita suplai .. selain itu karena kita melayaninya produk BPJS yang melalui online/e-purchasing ..kendala lainnya adalah
approval dari principle, karena itu dari principle dlu, kalo APL kan distribusi, nah kan ada pabrikan2 nya..nah RSUD kan minta
approval dlu ke pabrikan tsb apa mereka sudah setuju ,tapi rata2 mereka sudah setuju kan, cuman masalahnya kalau kita gak suplai
karena obat kosong itu biasanya cuman karena keterlambatan biasanya cuman beberapa hari/minggu lagi setelah produk masuk ke
APL, pasti langsung dikirim,,kalau dari limit credit seperti RSUD Ini biasanya ±650jt ..
3. Masalah apa pada distributor yang
menyebabkan terjadinya stock out ?
mengapa masalah itu terjadi ?
Bagaimana masalah itu terjadi?
Apa yang dilakukan untuk
menyelesaikan masalah tsb?
ya masalahnya juga karena stok kita dari principle/pabrikan obat yang tidak dikirim.. kalau APL sendiri kan sudah komitmen kalau
kita hanya melayani yang BPJS, kalau diluar BPJS kita gak bisa melayani, itiu udah kesepakatannya, jadi udah pasti kalau produk
BPJS udah pasti kita kirim, kecuali produk kosong..walaupun produk BPJS pembayaran nya masih tersendat RSUD ,sepertinya
kita masih belum nge-lock ,masih bisa kita suplai..
untuk reguler/paten kita gak suplai..karena kendalanya macam2, kalo yang reguler itu kendalanya macem2, karena kalo yang obat
paten/reguler itu sistem TOP nya itu COD, jadi barang dateng langsung bayar, jadi terkendala sekali disini, di RSUD tidak bisa
COD..
4. Bagaimana apabila distributor
terlambat dalam mendistribusikan
obat ? Apakah ada
denda/pemutusan kontrak bagi
distributor? Apakah ada biaya
tambahan yang dikeluarkan apabila
ada keterlambatan?
kalau di sini kita belum ada kontrak dengan pihak RS, artinya keterlambatan produk kan karena ordernya melalui elektronik.e-
purchasing..kalo di e-purchasing itu si tidak ada pembicaraan mengenai denda..
tidak ada biaya tambahan..
kosong yang dikatakan kan bermacam2 juga,mba ..kadang principle itu ada produk yang bahan bakunya sulit, biasanya itu
memanga agak makan waktu lama, kalau kekosongan yang biasa masa transisi gitu ya,misalnya APL sendiri kan stok produknya
kan melalui purchase,melalui rencana, kalau penjualannya melebihi dari purchase kan kita keteter gitu kan..kalau di APL ada
istilahnya pesta(pesta tambahan), kita melakukan pesanan tambahan di luar purchase tsb..biasanya di akhir bulan itu kita
melakukan estimasi, itu si tugasnya supervisor si ya..saya kurang tau, biasanya kalau melebihi purchase kan ada kekosongan, ada
delay gitu ,tapi gak lama .. biasanya yang lama itu si masalah bahan baku
gak pernah, SP kan tidak di jadwal juga..itu tergantung pengadaan kapan mau belanja nya si, karena pesan nya lewat online
ituprosesnya kalau di akhir bulan bisa proses cepat, karena biasanya yang approve-nya itu stand by di tempat yang bagian
menyetujui order tsb, karena tanpa approval itu kita gak bisa proses..
5. Kendala apa yang ditemui dalam kalau dari BPJS si hampir tidak ada, semua udah on sistem si mba, jadi kita tinggal aprrove dan konfirmasi ..mungkin dalam
xxvii
kegiatan pengadaan ? pembayaran dari rumah sakit aja si mba yang bisa menghambat pengadaan obatnya .
Lampiran 4
MATRIKS TRIANGULASI SUMBER
NO. Data Sumber Data
Hasil Observasi Wawancara Telaah Dokumen
1. Sumber Daya Manusia
a. Jumlah
SDM
Terdapat Kepala gudang, terdapat
staf gudang dan terdapat tenaga
teknis kefarmasian
1 orang Kepala gudang yang berwenang,
2 orang staf gudang, 6 orang tenaga
apoteker dan terdapat tenaga teknis
kefarmasian dalam membantu kegiatan
pelayanan kefarmasian.
Berdasarkan data jumlah tenaga
farmasi terdiri dari 6 apoteker dan 29
tenaga teknis kefarmasian di depo
farmasi.
Jumlah tenaga apoteker dirasa masih
kurang mencukupi untuk melaksanakan
kegiatan pengelolaan dan pelayanan
kefarmasian. Dikarenakan adanya double
job pada petugas dan jam kerja yang
overtime.
b. Kesesuaian
Pengetahuan
dan
Ketrampilan
Petugas tidak mengalami kesulitan
dalam melakukan tugasnya.
Pendidikan terakhir petugas gudang
adalah S1 Farmasi dan ketrampilan
petugas sudah sesuai dengan latar
belakang pendidikannya sehingga tidak
merasa kesulitan terhadap tugasnya.
Berdasarkan data latar belakang
pendidikan bahwa terdapat 2 petugas
gudang yang merupakan S1 farmasi
non apoteker. Kepala farmasi berlatar
belakang S2 Apoteker dan Wakil
farmasi S1 farmasi non apoteker.
SDM Kefarmasian sudah memiliki
ketrampilan dan pengetahuan yang
cukup berkaitan dengan kegiatan
pengelolaan obat, meskipun masih
membutuhkan pelatihan terkait
pengendalian obat.
c. Kedisplinan
SDM
Petugas datang 15menit sebelum
jam kerjanya. Petugas langsung
bekerja secara aktif tanpa
menunda pekerjaannya.
Apabila pasien meningkat,
petugas gudang diminta untuk
membantu tenaga kefarmasian lain
dipelayanan.
Petugas gudang sering tidak mengikuti
kegiatan upacara karena harus langsung
menyiapkan pelayanan untuk konsumen.
Petugas sering tidak pulang melebihi
batas jam kerja.
Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi
bahwa : Petugas gudang farmasi harus
bekerja mulai dari pukul 07.30 –
14.00.
Dilihat dari jam kedatangan petugas,
petugas selalu datang tepat waktu.
Adanya double job membuat jam pulang
overtime dan terkadang menunda
pekerjaannya untuk melakukan
pelayanan.
2. Dana
-
- Tersedia anggaran dalam pemesanan
cito.
- Kurangnya ketersediaan anggaran
dapat menyebabkan kekosongan obat
digudang.
- Sumber dana berasal dari pemerintah,
swasta dan BLUD.
-
Terdapat anggaran dalam pengadaan
obat secara cito untuk menghindari
kekosongan obat. Sumber dana berasal
dari pemerintah, swasta dan BLUD.
3. Prosedur Telah terdapat uraian kerja bagi
SDM. Kegiatan pengelolaan obat
sudah sesuai dengan prosedur
Kegiatan rutin yang dilakukan sudah
sesuai dengan prosedur. Prosedur sudah
disosialisasikan kepada seluruh petugas
terdapat seluruh prosedur yang
mengatur kegiatan pengelolaan obat
dan pengadaan secara cito.
Prosedur sudah sesuai dan
disosialisasikan kepada seluruh SDM.
xxviii
rumah sakit. rumah sakit.
4. Kebijakan
-
Terdapat kebijakan strategis yang
menjadi pedoman dalam melakukan
kegiatan kefarmasian.
Kebijakan strategis terhadap
pengelolaan obat dirumah sakit diatur
dalam Peraturan Direktur no.74 tahun
2014
Terdapat peraturan direktur dalam
pengelolaan obat dirumah sakit.
5. Distributor
-
- Distributor harus memenuhi
persyaratan apabila ingin kerjasama
dengan rumah sakit
- Kekosongan pada produsen dan
keterlambatan dalam pengiriman
menyebabkan kosongnya stok obat
yang dibutuhkan.
terdapat 50 distributor dirumah sakit
dan persyaratan administrasi harus
sesuai dengan ketetapan rumah sakit
Distributor harus memenuhi persyaratan
administrasi dan kesesuaian dokumen
perizinan sesuai dengan ketetapan rumah
sakit dan Permenkes no.34 tahun 2014
tentang perizinan bagi PBF. Kekosongan
pada distributor menyebabkan seringnya
gudang farmasi mengalami kekosongan
obat.
6. Perencanaan kegiatan perencanaan sudah sesuai
dengan prosedur rumah sakit
tentang perencanaan kebutuhan
obat dirumah sakit. Kegiatan
perencanaan diawali dengan:
1. mengevaluasi data obat pada
bulan sebelumnya
2. lalu menghitung jumlah
kebutuhan dengan ditambahkan
buffer stock sebanyak 30%.
3. Petugas menentukan distributor
yang akan mengirim obat
4. Petugas membuat SP ke
distributor
kegiatan perencanaan dilakukan dengan
menggunakan metode konsumsi.
Kegiatan perencanaan obat dan
penentuan kebutuhan obat yang
dilakukan menggunakan metode
konsumsi,dengan data kebutuhan
pada bulan lalu yang telah dievaluasi
Kegiatan perencanaan obat dan
penentuan kebutuhan obat yang
dilakukan menggunakan metode
konsumsi yang telah sesuai dengan
ketentuan pedoman pengelolaan
perbekalan farmasi tahun 2008
7. Pengadaan
-
kegiatan pengadaan dilakukan apabila
DUPADA dalam menentukan kebutuhan
obat sudah dibuat, lalu bag.pengadaan
akan membuat dokumen SP, dan
melakukan pemesanan ke distributor
obat melalui sistem online.
Kegiatan pengadaan dilakukan
dengan membuat Surat Pemesanan
(SP) dan melakukan pemesanan ke
distributor dengan e-purchasing.
Pengadaan obat sudah menggunakan
sistem e-purchasing secara online
melalui web LKPP.
8. Pengawasan Kegiatan pengawasan dilakukan
dengan pencatatan secara teratur
di kartu stok pada masing-masing
perbekalan farmasi.
Kegiatan pengawasan yang dilakukan
oleh petugas gudang yaitu dengan
melakukan pencatatan secara teratur
terhadap obat yang keluar dan masuk
kegiatan pengawasan dilakukan
melalui pencatatan rutin yang dapat
dilihat di kartu stok, buku defekta dan
sistem komputer
Kegiatan pengawasan yang dilakukan
oleh petugas gudang yaitu dengan
melakukan pencatatan rutin setiap obat
yang akan keluar dan masuk pada kartu
xxix
pada kartu stok dan pencatatan terhadap
tanggal kadaluarsa obat
stok.
9. Pengendalian kegiatan pengendalian dilakukan
melalui kegiatan menyesuaikan
stok fisik barang dengan stok
dalam sistem komputer. Namun
kegiatan ini tidak didampingi oleh
komite farmasi terapi untuk
menghindari manipulasi data.
Kegiatan pengendalian obat yang
dilakukan petugas gudang farmasi yaitu
berupa pencatatan dan pelaporan dari
kegiatan stock opname.
kegiatan stock opname dilakukan
dengan menyesuaikan stok fisik
barang dengan stok dalam sistem
komputer.
kgiatan stock opname sudah sesuai
dengan SOP, namun pelaksanaannya
belum didampingi oleh KFT rumah sakit.
10. Stock Out
-
faktor yang sangat mempengaruhi
kekosongan obat digudang farmasi yaitu
faktor dana dan faktor distributor.
Kekosongan obat (stock out) yang
terjadi di gudang farmasi pada
triwulan I tahun 2015 mencapai 35
jenis obat paten yang dilakukan
pemesanan cito karena tidak
tersedianya obat yang dibutuhkan
kekosongan obat sering terjadi dirumah
sakit yang mengakibatkan obat yang
dibutuhkan tidak tersedia sehingga harus
dilakukan pemesanan cito ke apotik
diluar rumah sakit.
11. Obat
Kadaluarsa
-
masih terdapatnya obat kadaluarsa di
gudang farmasi, menurut informan hal
ini dikarenakan pola konsumsi yang
berubah dirumah sakit.
obat kadaluarsa digudang farmasi
pada bulan Januari – Maret 2015 yaitu
terdapat 6 jenis obat dengan jumlah
mencapai 1071 obat di gudang
farmasi RSUD Kota Bekasi.
Persentase obat kadaluarsa yang ada
digudang farmasi rumah sakit adalah
sebesar 0,8%.
12. Stock Opname kegiatan stock opname merupakan
kegiatan pemeriksaan dengan
menyesuaikan jumlah fisik obat
dengan pencatatan yang ada.
Dilakukan oleh kepala gudang.
kegiatan dalam memeriksa kesesuaian
jumlah dan jenis barang yang ada
dengan jumlah barang dalam pencatatan
sistem komputer maupun dalam kartu
stok.
-
pelaksanaan stock opname sudah sesuai
dengan SOP yang ditetapkan dan sudah
rutin dilakukan setiap 1 bulan sekali.
Namun pelaksanannya belum didampingi
oleh KFT rumah sakit untuk
menghindari manipulasi data.
iv
Lampiran 5
Daftar Obat Kadaluarsa pada bulan Januari – Maret 2015
No. Bulan Nama Obat Jumlah Harga Total
1. Januari
T. Scrub KF 35 Rp.11.000 Rp. 385.000
Glycerin Liquid 1000 Rp. 61 Rp. 61.000
Dextrose 5% 11 Rp. 9.546 Rp. 105.006
2 Maret
Kalxetin 10 mg Tab 10 Rp. 4.069 Rp. 40.690
Cefpirome Inj 1 gr 10 Rp. 143.000 Rp. 1.430.000
Kalbamin 500ml 5 Rp. 111.320 Rp. 556.600
TOTAL 1071
Rp. 2.578.296
Perhitungan Persentase Obat Kadaluarsa =
x 100% =
x 100% = 0,8 %
iv
Lampiran 6
Tabel Kelompok Obat Paten berdasarkan Analisis ABC Investasi pada Triwulan 1 Tahun 2015
NO Nama Obat Jumlah
Pemakaian Harga Obat Nilai Investasi Persentase
Persentase
Kumulatif
Klasifikasi
Obat
1. Anbacim 500 mg Tab 7560 Rp 20.416 Rp 154.344.960 14,26% 14,26% A
2. Rifamtibi 450mg 12700 Rp 4.175 Rp 53.022.500 4,90% 19,16% A
3. Ikalep Cap 10590 Rp 4.744 Rp 50.238.960 4,64% 23,80% A
4. Prostam 0,4mg SR 6030 Rp 6.600 Rp 39.798.000 3,68% 27,47% A
5. Nitral Tab 21960 Rp 1.500 Rp 32.940.000 3,04% 30,52% A
6. Gliabetes 7230 Rp 4.525 Rp 32.715.750 3,02% 33,54% A
7. Nitrokaf Retard Tab 20000 Rp 1.493 Rp 29.860.000 2,76% 36,30% A
8. Vostem Plus 332 Rp 81.180 Rp 26.951.760 2,49% 38,78% A
9. Merimac 600mg 6900 Rp 3.872 Rp 26.716.800 2,47% 41,25% A
10. Fepiram 3 GR 490 Rp 50.408 Rp 24.699.920 2,28% 43,53% A
11. Rifamtibi 600mg 4300 Rp 5.407 Rp 23.250.100 2,15% 45,68% A
12. Nitrokaf Retard Forte 10000 Rp 2.171 Rp 21.710.000 2,01% 47,69% A
13. Calporosis 22200 Rp 894 Rp 19.846.800 1,83% 49,52% A
14. Megabal 500 11000 Rp 1.606 Rp 17.666.000 1,63% 51,15% A
15. Prolic 300mg 2500 Rp 6.980 Rp 17.450.000 1,61% 52,76% A
16. HP Pro 3120 Rp 5.489 Rp 17.125.680 1,58% 54,34% A
17. Ursolic 250mg 1920 Rp 8.910 Rp 17.107.200 1,58% 55,92% A
18. Liproqy Caps 2400 Rp 6.683 Rp 16.039.200 1,48% 57,41% A
19. Sporetik 100mg 810 Rp 19.168 Rp 15.526.080 1,43% 58,84% A
20. Meiact 200mg 760 Rp 19.250 Rp 14.630.000 1,35% 60,19% A
21. Evothyl 300mg 1440 Rp 9.900 Rp 14.256.000 1,32% 61,51% A
22. Bamgetol Tab 8900 Rp 1.584 Rp 14.097.600 1,30% 62,81% A
23. Mefinal 500mg 10600 Rp 1.287 Rp 13.642.200 1,26% 64,07% A
24. Mestinon Tab 1950 Rp 6.952 Rp 13.556.400 1,25% 65,32% A
v
25. Neulin PS Tab 1140 Rp 11.261 Rp 12.837.540 1,19% 66,51% A
26. Zibramax 500 378 Rp 33.000 Rp 12.474.000 1,15% 67,66% A
27. Baquinor Forte Tab 900 Rp 13.536 Rp 12.182.400 1,13% 68,79% A
28. Gabexal 100mg 2970 Rp 4.054 Rp 12.040.380 1,11% 69,90% A
29. Lapifed 6400 Rp 1.870 Rp 11.968.000 1,11% 71,00% B
30. Glauseta 2700 Rp 4.367 Rp 11.790.900 1,09% 72,09% B
31. Pehadoxin Tab 31500 Rp 371 Rp 11.686.500 1,08% 73,17% B
32. Neurosanbe 5000 4700 Rp 2.299 Rp 10.805.300 1,00% 74,17% B
33. Sanfuliq 2280 Rp 4.736 Rp 10.798.080 1,00% 75,17% B
34. Nolipo 500 2300 Rp 4.604 Rp 10.589.200 0,98% 76,14% B
35. Pectocil Tab 3900 Rp 2.695 Rp 10.510.500 0,97% 77,12% B
36. Myonep Tab 2400 Rp 3.740 Rp 8.976.000 0,83% 77,94% B
37. Rinvox Tab 400 Rp 22.000 Rp 8.800.000 0,81% 78,76% B
38. Plasminex Tab 3257 Rp 2.624 Rp 8.546.368 0,79% 79,55% B
39. Herbesser 100 2100 Rp 3.667 Rp 7.700.700 0,71% 80,26% B
40. Santibi 500mg 8200 Rp 935 Rp 7.667.000 0,71% 80,97% B
41. Yalon Tab 3800 Rp 1.980 Rp 7.524.000 0,69% 81,66% B
42. Anadium Tab 960 Rp 7.260 Rp 6.969.600 0,64% 82,30% B
43. Miniaspi 80mg 20900 Rp 322 Rp 6.729.800 0,62% 82,93% B
44. Ostelox 7,5mg 1140 Rp 5.484 Rp 6.251.760 0,58% 83,50% B
45. Stelosi 5mg 13700 Rp 440 Rp 6.028.000 0,56% 84,06% B
46. Trichodazol 500 3600 Rp 1.579 Rp 5.684.400 0,53% 84,59% B
47. Cerini Cap 1680 Rp 3.328 Rp 5.591.040 0,52% 85,10% B
48. Amoxan 500 mg Cap 1700 Rp 3.240 Rp 5.508.000 0,51% 85,61% B
49. Sanmol Tab 20000 Rp 275 Rp 5.500.000 0,51% 86,12% B
50. Clopine 25mg 1000 Rp 5.500 Rp 5.500.000 0,51% 86,63% B
51. Zac Kap 990 Rp 5.500 Rp 5.445.000 0,50% 87,13% B
52. Urispas Tab 1170 Rp 4.620 Rp 5.405.400 0,50% 87,63% B
53. Provelyn 75mg 602 Rp 8.769 Rp 5.278.938 0,49% 88,12% B
54. Cardura 2mg 950 Rp 5.499 Rp 5.224.050 0,48% 88,60% B
vi
55. Acran Tab 150 1020 Rp 4.752 Rp 4.847.040 0,45% 89,05% B
56. Hemafort Tab 6500 Rp 726 Rp 4.719.000 0,44% 89,48% B
57. Procur plus Cap 800 Rp 5.830 Rp 4.664.000 0,43% 89,91% B
58. Rimstar 4-FDC 690 Rp 6.179 Rp 4.263.510 0,39% 90,31% C
59. Flamicort 10mg 42 Rp 98.753 Rp 4.147.626 0,38% 90,69% C
60. Neurosanbe Tab 3900 Rp 1.062 Rp 4.141.800 0,38% 91,07% C
61. Erysanbe 500mg 1400 Rp 2.585 Rp 3.619.000 0,33% 91,41% C
62. Epexol 30mg 4300 Rp 803 Rp 3.452.900 0,32% 91,73% C
63. Pehadoxin Forte 5000 Rp 660 Rp 3.300.000 0,30% 92,03% C
64. Lapibal 500mg 1500 Rp 2.035 Rp 3.052.500 0,28% 92,31% C
65. Fepiram 1200mg 630 Rp 4.719 Rp 2.972.970 0,27% 92,59% C
66. Biosanbe 3100 Rp 957 Rp 2.966.700 0,27% 92,86% C
67. Cobazym 1000 1300 Rp 2.237 Rp 2.908.100 0,27% 93,13% C
68. Thyrozol 10mg 2500 Rp 1.135 Rp 2.837.500 0,26% 93,39% C
69. Simarc 2 1600 Rp 1.771 Rp 2.833.600 0,26% 93,65% C
70. Renoguard 400 Rp 6.600 Rp 2.640.000 0,24% 93,90% C
71. Concor 2,5mg 3500 Rp 746 Rp 2.611.000 0,24% 94,14% C
72. Bio ATP Tab 1100 Rp 2.356 Rp 2.591.600 0,24% 94,38% C
73. Sanexon 1200 Rp 2.123 Rp 2.547.600 0,24% 94,61% C
74. Tradosik Cap 800 Rp 3.069 Rp 2.455.200 0,23% 94,84% C
75. Ketese 25 tab 300 Rp 8.140 Rp 2.442.000 0,23% 95,07% C
76. Euthyrox 2800 Rp 850 Rp 2.380.000 0,22% 95,29% C
77. Trovensis 4mg 200 Rp 11.853 Rp 2.370.600 0,22% 95,50% C
78. Flamicort 40mg 26 Rp 88.825 Rp 2.309.450 0,21% 95,72% C
79. Crome 10mg 1100 Rp 1.902 Rp 2.092.200 0,19% 95,91% C
80. Mersikol 300mg 2700 Rp 766 Rp 2.068.200 0,19% 96,10% C
81. Cester 840 Rp 2.420 Rp 2.032.800 0,19% 96,29% C
82. Cepezet Tab 4257 Rp 472 Rp 2.009.304 0,19% 96,47% C
83. Revolan 800mg 550 Rp 3.641 Rp 2.002.550 0,18% 96,66% C
84. Sporetik 50mg 210 Rp 9.158 Rp 1.923.180 0,18% 96,84% C
vii
85. Tebokan Tab 300 Rp 5.841 Rp 1.752.300 0,16% 97,00% C
86. Interdoxin 50mg 460 Rp 3.713 Rp 1.707.980 0,16% 97,16% C
87. Erysanbe 200mg 1100 Rp 1.540 Rp 1.694.000 0,16% 97,31% C
88. Merimac 450mg 600 Rp 2.772 Rp 1.663.200 0,15% 97,47% C
89. Becom C Tab 1200 Rp 1.287 Rp 1.544.400 0,14% 97,61% C
90. Tebokan forte 90 Rp 17.123 Rp 1.541.070 0,14% 97,75% C
91. Bufect 2400 Rp 616 Rp 1.478.400 0,14% 97,89% C
92. Somerol 4mg 500 Rp 2.860 Rp 1.430.000 0,13% 98,02% C
93. Losartan K 50mg 270 Rp 4.620 Rp 1.247.400 0,12% 98,14% C
94. Govazol 150mg 18 Rp 68.750 Rp 1.237.500 0,11% 98,25% C
95. Elkana Tab 1600 Rp 715 Rp 1.144.000 0,11% 98,36% C
96. Retivit 300 Rp 3.680 Rp 1.104.000 0,10% 98,46% C
97. Santa E 400mg 300 Rp 3.586 Rp 1.075.800 0,10% 98,56% C
98. Rimcur PAED 240 Rp 4.400 Rp 1.056.000 0,10% 98,65% C
99. Tebokan special 90 Rp 11.715 Rp 1.054.350 0,10% 98,75% C
100. Folavit 1000mcg Tab 600 Rp 1.694 Rp 1.016.400 0,09% 98,85% C
101. Neurosanbe Plus 1000 Rp 1.001 Rp 1.001.000 0,09% 98,94% C
102. Astharol 4mg Tab 800 Rp 1.100 Rp 880.000 0,08% 99,02% C
103. Premaston 5mg 240 Rp 3.630 Rp 871.200 0,08% 99,10% C
104. Sanazet Tab 700 Rp 1.221 Rp 854.700 0,08% 99,18% C
105. Cafergot 100 Rp 7.879 Rp 787.900 0,07% 99,25% C
106. Biothicol 500 mg 200 Rp 3.520 Rp 704.000 0,07% 99,32% C
107. F.G.Troches 640 Rp 941 Rp 602.240 0,06% 99,37% C
108. Heplav 100mg Tab 300 Rp 2.000 Rp 600.000 0,06% 99,43% C
109. Cardisan 5mg 100 Rp 5.467 Rp 546.700 0,05% 99,48% C
110. Prenamia 500 Rp 1.051 Rp 525.500 0,05% 99,53% C
111. Cardisan 10mg 50 Rp 9.713 Rp 485.650 0,04% 99,57% C
112. Santesar Tab 60 Rp 8.067 Rp 484.020 0,04% 99,62% C
113. Ethimox 500mg cap 200 Rp 2.420 Rp 484.000 0,04% 99,66% C
114. Rifastar Tab 90 Rp 4.510 Rp 405.900 0,04% 99,70% C
viii
115. Sanprima forte 200 Rp 1.876 Rp 375.200 0,03% 99,73% C
116. Interhistin 600 Rp 620 Rp 372.000 0,03% 99,77% C
117. Apazol 1 Tab 500 Rp 700 Rp 350.000 0,03% 99,80% C
118. Cardura 1mg 100 Rp 3.480 Rp 348.000 0,03% 99,83% C
119. Anemolat Tab 1500 Rp 204 Rp 306.000 0,03% 99,86% C
120. Stoblet Cap 32 Rp 8.250 Rp 264.000 0,02% 99,88% C
121. Neuralgin Tab 500 Rp 462 Rp 231.000 0,02% 99,91% C
122. Cortidex Tab 900 Rp 242 Rp 217.800 0,02% 99,93% C
123. B-beta Tab 30 Rp 6.364 Rp 190.920 0,02% 99,94% C
124. Alganax 0,25 Tab 120 Rp 1.540 Rp 184.800 0,02% 99,96% C
125. Sanprima Tab 200 Rp 836 Rp 167.200 0,02% 99,98% C
126. Ocuson Tab 100 Rp 1.254 Rp 125.400 0,01% 99,99% C
127. Lasmalin 2,5 mg 100 Rp 1.100 Rp 110.000 0,01% 100,00% C
128. Vit A 20.000 200 Rp 330 Rp 66.000 0,01% 100,00% C
Jumlah Rp 1.082.694.626
Hasil Analisis ABC Berdasarkan Nilai Investasi Obat Paten Periode Triwulan I Tahun 2015
Kelompok Obat Jumlah Jenis Obat Persentase Jumlah Jenis
Obat
Nilai Investasi
(RP)
Persentase Nilai Investasi
Kelompok A 28 21,87 % Rp. 756.726.230 69,89%
Kelompok B 30 23,43 % Rp. 216.708.576 20,01%
Kelompok C 70 54,68 % Rp. 109.259.820 10,09%
Total 128 100% Rp 1.082.694.626 100%
ix
Lampiran 7 Tabel Perhitungan EOQ Obat Paten Kelompok A Periode Januari-Maret Tahun 2015
NO. Nama Obat Harga Obat Total
Pemakaian Biaya Penyimpanan
Biaya
Pemesanan EOQ
1 Anbacim 500 mg Tab Rp 20.416 7560 Rp 5.308 740 46
2 Rifamtibi 450mg Rp 4.175 12700 Rp 1.086 740 132
3 Ikalep Cap Rp 4.744 10590 Rp 1.233 740 113
4 Prostam 0,4mg SR Rp 6.600 6030 Rp 1.716 740 72
5 Nitral Tab Rp 1.500 21960 Rp 390 740 289
6 Gliabetes Rp 4.525 7230 Rp 1.177 740 95
7 Nitrokaf Retard Tab Rp 1.493 20000 Rp 388 740 276
8 Vostem Plus Rp 81.180 332 Rp 21.107 740 5
9 Merimac 600mg Rp 3.872 6900 Rp 1.007 740 101
10 Fepiram 3 GR Rp 50.408 490 Rp 13.106 740 7
11 Rifamtibi 600mg Rp 5.407 4300 Rp 1.406 740 67
12 Nitrokaf Retard Forte Rp 2.171 10000 Rp 564 740 162
13 Calporosis Rp 894 22200 Rp 232 740 376
14 Megabal 500 Rp 1.606 11000 Rp 418 740 197
15 Prolic 300mg Rp 6.980 2500 Rp 1.815 740 45
16 HP Pro Rp 5.489 3120 Rp 1.427 740 57
17 Ursolic 250mg Rp 8.910 1920 Rp 2.317 740 35
18 Liproqy Caps Rp 6.683 2400 Rp 1.738 740 45
19 Sporetik 100mg Rp 19.168 810 Rp 4.984 740 16
20 Meiact 200mg Rp 19.250 760 Rp 5.005 740 15
21 Evothyl 300mg Rp 9.900 1440 Rp 2.574 740 29
22 Bamgetol Tab Rp 1.584 8900 Rp 412 740 179
23 Mefinal 500mg Rp 1.287 10600 Rp 335 740 217
24 Mestinon Tab Rp 6.952 1950 Rp 1.808 740 40
25 Neulin PS Tab Rp 11.261 1140 Rp 2.928 740 24
26 Zibramax 500 Rp 33.000 378 Rp 8.580 740 8
27 Baquinor Forte Tab Rp 13.536 900 Rp 3.519 740 19
28 Gabexal 100mg Rp 4.054 2970 Rp 1.054 740 65
x
Lampiran 8 Tabel Perhitungan ROP dan Buffer Stock Obat Paten Kelompok A Periode Januari-Maret Tahun 2015
NO. Nama Obat Total Pemakaian Total Pemakaian/90 Hari
(d)
Lead Time
(L)
Service Level
(Z)
Buffer
Stock ROP
1 Anbacim 500 mg Tab 7560 84 3 2,05 517 769
2 Rifamtibi 450mg 12700 141 3 2,05 868 1291
3 Ikalep Cap 10590 118 3 2,05 724 1077
4 Prostam 0,4mg SR 6030 67 3 2,05 412 613
5 Nitral Tab 21960 244 3 2,05 1501 2233
6 Gliabetes 7230 80 3 2,05 494 735
7 Nitrokaf Retard Tab 20000 222 3 2,05 1367 2033
8 Vostem Plus 332 4 3 2,05 23 34
9 Merimac 600mg 6900 77 3 2,05 472 702
10 Fepiram 3 GR 490 5 3 2,05 33 50
11 Rifamtibi 600mg 4300 48 3 2,05 294 437
12 Nitrokaf Retard Forte 10000 111 3 2,05 683 1017