Formation Ariel : Redaction administrative

1

Cabinet ARIEL ASSISTANCEFormation-Communication globale-Evènementiel- Etudes et montage de projets-Prestations diverses

ADMINISTRATION

2

COMMENT PRODUIRE UN TEXTE : SAVOIR ECRIRE

GENERALITES SUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE

DE L’EXPRESSION ORALE A L’EXPRESSION ECRITE : LA PRISE DE

NOTE

LE COMPTE RENDU

LE RAPPORT

LE PROCES VERBAL

REDACTION ADMINISTRATIVE ET DIVERS MOYENS DE

COMMUNICATION ECRITE UTILISÉS PAR L’ENTREPRISE

LETTRE

BORDEREAU

NOTE ADMINISTRATIVE

NOTE DE SERVICE ET CIRCULAIRE

BORDEREAU

CONVOCATION – AVIS - COMMUNIQUE

SOMMAIRE


3

COMMENT PRODUIRE UN TEXTE :SAVOIR ECRIRE


4

I - GENERALITÉ SUR LA REDACTION ADMINISTATIVE

L’administration produit un nombre impressionnant de documents et de textes. À savoir :

Les documents de correspondance notamment la lettre , le bordereau d’envoi ou de transmission, la note (qui est échangée entre services) .

Les documents d’information interne qui sont le compte rendu, le rapport et le procès verbal.

Les documents d’information générale comme la convocation, l’avis et le communiqué.

Les documents d’instruction ou d’information à savoir la note de service et la circulaire.

des actes administratifs que sont les décisions, les arrêtés et les décrets, et les actes législatifs que sont les lois et les ordonnances.

Emanant tous de l’administration , ces documents vont se distinguer par des caractères communs qui vont être examinés brièvement et nous montrerons le savoir écrire . mieux , nous donnerons un aperçu sur les éléments nécessaires dans une rédaction administrative

COMMENT PRODUIRE UN TEXTE : SAVOIR ECRIRE


5

II - CARACTERES COMMUNS DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

les points communs qui caractérisent les documents administratifs sont en général : Le timbre L’appellation d’Etat et la devise La date et l’adresse L’objet et la référence Le numéro d’enregistrement La signature La ou les pièce(s) jointe(s) Les ampliations

A - LE TIMBRE

C’est la mention figurant dans l’angle supérieur gauche des pièces administratives. le timbre reflète alors l’organigramme de l’administration émettrice . Il est généralement composé de :

Nom du ministère ou de la préfectureNom de la direction ou du serviceNom ou chiffre de la cellule de base d’où émane le documentIndication du numéro d’enregistrement.

Exemple :Ministère de l’économie et des financesDirection de la comptabilité publique et du trésorSous Direction du personnel et du matérielN° service du matérielBureau B4


6

Cependant, le nombre de mentions composant le timbre sera variable. Il peut comporter une seule mention si le document émane des plus hautes instances hiérarchiques.

Exemple : Le ministre de l’industrie

B - L’APPELATION D’ETAT ET LA DEVISE

Ces mentions renforcent le caractère officiel du document. Elles se mettent généralement en haut et à droite du document .

Exemple : République de Côte d’Ivoire Union – Discipline – Travail C - LA DATE ET L’ADRESSE La date constitue un élément important des documents administratifs. Elle se place à

l’angle droit du document et indique toujours le lieu d’origine. Exemple : Daloa, le 30 juin 1991. Il est recommandé, et ce, pour éviter toute recherche de la part du destinataire, de faire

suivre la date de l’adresse exacte du service d’où émane le document. Exemple : Abidjan, le 25 février 1991

Cocody, les deux plateaux, boulevard Latrille,

Pour des documents émanant de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA), Il faut noter qu’en français, les noms de mois ne prennent pas de majuscule.

Exemple : Boundiali, 25 février 1991

On peut aussi indiquer le jour : Exemple : San Pedro, mardi 9 juillet 1991

7

D - L’OBJET ET LA REFERENCE L’objet est la mention que l’on porte à gauche sous le timbre en vue de préciser sommairement la question que l’on traite. L’objet a pour but d’individualiser les documents et de permettre un classement méthodique. Exemple : Objet : Bilan des investissements étrangers. La référence est la mention placée immédiatement sous l’objet. Elle a pour but de rappeler les documents antérieurs auxquels on se reporte et qui motivent la suite qu’on leur donne. Exemple

: - Référence ou Réf. : Votre lettre ……………………………………. Votre lettre N°………………Du…………….... Ma lettre N°………………...Du……………....

L’indication de la référence est importante. Elle permet de retrouver immédiatement dans le dossier consacré à chaque catégorie d’affaires, le document ou le double de celui-ci, auquel le correspondant se réfère et d’en faciliter le classement chronologique. Si l’on connaît le fonctionnaire chargé du suivi de l’affaire, on peut ajouter, en dessous la mention : A l’attention de M. X

Ceci aura pour effet d’accélérer l’acheminement du document et évitera que la question ne risque d’être prise en charge par quelqu’un qui l’ignore.

E - LE NUMERO D’ENREGISTREMENT

C’est le numéro « matricule » du document. Il comporte un numéro d’ordre qui est celui du courrier départ du service, avec les initiales du service émetteur.


8

Exemple : N° 324 /FP /ENA

Signifie le 324ème document issu de l’Ecole Nationale d’Administration qui dépend du ministère de la Fonction Publique.

F - LA SIGNATURE

Dans l’administration, le pouvoir de signer n’appartient qu’aux autorités administratives (ministres, préfets, sous-préfets, maires, chefs d’établissements publics, etc.).

Toutefois, dans le souci de rapprocher l’administration des administrés, il peut être procédé à des délégations de compétence. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

1- Signature par signataire

Si le signataire est l’autorité elle-même, il suffit, sur le document, d’ajouter le nom sous la simple mention de sa qualité lorsque celle-ci ne figure pas en tête du document et seulement dans ce cas.

Exemple : Le Préfet de Boundiali

ADAHI Raymond

2- Signature par délégation

La délégation doit toujours, en principe, faire l’objet d’un arrêté, publié au Journal Officiel, lorsqu’elle s’applique à la signature de textes qui y sont normalement publiés, (cas du ministre qui consent la délégation de signature à un ou plusieurs de ses collaborateurs).

Exemple : Pour le Ministre et par délégation

Le Chef de Cabinet


9

Dans le cas d’un préfet à son secrétaire général, l’on aura, forme correspondante, un arrêté préfectoral.Exemple :

Pour le Préfet et par délégation Le Secrétaire Général de Préfecture Boni KOUASSI Alfred

3- Signature par autorisation

Cela implique que le signataire se sera vu reconnaître par son supérieur, jouissant de l’exercice direct d’une fraction de l’autorité, le pouvoir de signer une catégorie déterminée de pièces administratives.

Exemple : Pour le Directeur et par autorisation

L’Administrateur Civil Chef du 1er Bureau

4 - Signature par ordre (PO)

Cela implique une délégation de pouvoirs, partielle et momentanée, mais plus précise que la précédente. Elle porte sur des correspondances courantes lorsque le titulaire est momentanément empêché, et en vertu d’instructions verbales de celui-ci. On peut aussi utiliser la signature par ordre lorsque le service doit manipuler un volume important de documents standardisés et d’importance secondaire. On peut dès lors utiliser un tampon.

5- Signature par intérim (PI)

Pendant une absence prolongée d’un responsable, une personne est désignée (par arrêté ou note de service) pour assurer l’expédition des affaires courantes. Cette personne signe par intérim (PI).


10

6- Les pièces jointes

Lorsque des pièces sont annexées aux documents administratifs, mention en est faite en première page et en marge, entre deux tirets. exemple : = 2 p.j. =

Cette mention a en effet un double intérêt : pour le service expéditeur.

Elle invite le commis chargé du courrier à ne pas oublier de joindre les pièces en question et à les réclamer au rédacteur lorsqu’elles ne figurent pas parmi les pièces jointes au dossier.

pour le destinataire qui s’apercevra aussitôt de l’absence des pièces lorsque, par mégarde et malgré cette mention, lesdites pièces n’auront pas été jointes au document.

7 - Les ampliations

Lorsque des copies signées et conformes à l’original sont adressées à d’autres services ou personnes que le destinataire principal du document, mention de ces destinataires particuliers (de ces ampliations) doit être faite sur la lettre.

C’est une question de courtoisie pour le destinataire principal indiqué par la suscription, qui doit savoir que ce qui lui est destiné sera également connu d’autres personnes.

Exemple : Exemple :Elle peut se faire également sous la forme d’un tableau

Ampliations Ampliations•Directeur DIR. ENA………………………….. 3•Secrétaire général S. G.………………………………... 3•Bureau d’ordre. CFCC………………………………. 3 EPFP……………………………….. 2 Bureau d’ordre……………………. 3 JORCI………………………………. 3

Il faut bien noter que la mention « ampliation » ne doit pas figurer nécessairement sur tous les documents.

11

Timbre : appellation d’Etat et la devise:

Numéro d’enregistrement: lieu et Date :

Objet : Référence: suscription: Pièces jointes:

qualité( monsieur , madame)………LE…C……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………O………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………R………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………P…S…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………DE…LA……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………L…E…T…T…RE………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...........................…………………………………………….…………………………………………………….…………………………………

ampliations La signature

Exemple de document administratif (la lettre administrative)

En tête

Corps de la lettre

signature

12

DE L’EXPRESSION ORALE A L’EXPRESSION ECRITE :

LA PRISE DE NOTE


L’administration transcrit l’expression orale à travers les documents d’information interne tels que :

le Compte rendu Le rapport Le Procès Verbal

I - LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document administratif qui sert à relater des faits ou des événements que le rédacteur a pu constater ou d’activités qu’il a accomplies ou auxquelles il a été mêlé. Il est essentiellement descriptif. , précis, exact, détaillé autant que nécessaire et complet.

Les faits doivent être rapportés objectivement. Suivant leur forme et leur destination, on peut classer les comptes rendus en deux catégories :

• Les comptes rendus hiérarchiques • Les comptes rendus de réunion ils se subdivisent en En ce qui les concerne , on distingue : * comptes rendus d’activité ou de mission * les comptes rendus intégraux * comptes rendus d’accident * les comptes rendus analytiques

. 13

DE L’EXPRESSION ORALE A L’EXPRESSION ECRITE :l LA PRISE DE NOTE


14

A - LES COMPTES RENDUS HIERARCHIQUES

Ils sont qualifiés comme tels parce qu’ils sont rédigés habituellement, à la demande d’un chef hiérarchique, que ce soit à la suite d’un ordre précis ou pour satisfaire une réglementation.

1 - Le compte rendu d’activité ou de mission

C’est un compte rendu établi par le rédacteur soit de sa propre initiative, soit sur ordre, pour relater de façon détaillée ou précise un évènement ou une situation.Il a pour objet de rendre compte à un supérieur et de conserver une trace écrite. Il doit être d’une précision et d’une exactitude absolue. Il comporte en général les principales mentions d’identification figurant sur les lettres administratives :

timbre date et le titre compte rendu, écrit en lettres majuscules en milieu de page

signature. Le compte rendu d’activité est le compte rendu détaillé et chronologique de l’activité d’un agent ou de son

service pendant une période donnée : le mois, le semestre ou l’année par exemple. Pour le supérieur, c’est le moyen d’être informé du fonctionnement du service et pour le rédacteur, le moyen de justifier son activité.

Le compte rendu de mission, également détaillé et chronologique, rend compte d’une mission particulière confiée à un agent : exemple Mission d’inspection, tournée de prise de contact avec les populations, missions d’informations, travaux et contacts préparatoires d’une activité nouvelle .

La rédaction du compte rendu est donc motivée par : l’ordre d’un supérieur qui a confié la mission l’usage de services qui veut que l’on garde une trace écrite des dispositions légales et réglementaires qui fixent la périodicité du compte rendu.


15

2 - Comment se présente ce type de compte rendu ?

Il est établi sur papier libre ou à en-tête. Il comporte :

le timbre du rédacteur

le titre « compte rendu » Suivi de la désignation de l’activité présentée et éventuellement du nom et

de la qualité de l’agent concerné*. Exemple 1 : * Compte rendu d’activité * exemple 2 : Compte rendu Pour la période du 1er octobre au 31 décembre 1988 De l’activité de M. X, ….Inspecteur de ….Pour la période du 1er au 31 décembre 1989

* Exemple 3 : Compte rendu de mission * exemple 4 : Compte renduDe M. X ……….. Dans le département de Boundiali De la mission effectuée – ou – dans le département de Bouna

le texte qui doit être clair, concis, précis et obéit au schéma habituel :

• introduction

• développement

• conclusion• le style : celui de la neutralité

le lieu et la date pouvant figurer aussi bien sous le texte avant la signature qu’en tête de la première page,

face au timbre la signature est présentée comme sur la lettre.

NB : Dans cette présentation, il n’est pas nécessaire de réserver une rubrique objet. .

16

3 - Le compte rendu d’accident

Ce type de compte rendu s’impose en cas d’accident impliquant des personnes, des véhicules ou des machines . Il s’agit principalement d’arriver à déterminer les responsabilités et pour cela d’établir les liens (ou l’absence de liens) entre l’accident et le service. Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :

S’il s’agit d’un accident de personnes : l’identité complète de la ou des victimes, âge et profession les circonstances détaillées de l’accident (date, lieu, heure) et relation de celui-ci les conséquences de l’accident (blessures apparentes, soins divers, incapacité prévisible) l’identité et l’adresse des témoins, s’il y en a.

S’il s’agit d’un accident de véhicule : les circonstances de l’accident (lieu, date, heure) l’identification des véhicules et leurs documents de circulation l’identification des chauffeurs et des propriétaires des véhicules la relation de l’accident, au besoin accompagnée d’un croquis côté de la position des véhicules les conséquences de l’accident l’identité et l’adresse des témoins éventuels la mention du constat de police s’il y a lieu.

S’il s’agit d’un accident de machine : l’identification de la machine les circonstances et relation de l’accident l’identité du, ou des opérateurs de la machine au moment de l’accident la nature et l’étendue des dégâts et la durée prévisible d’immobilisation les mesures prises pour sa réparation ou son remplacement.

Le compte rendu est signé du rédacteur et, pour un accident de véhicules, par les parties en cause, si possible

17

B - LES COMPTES RENDUS DE REUNIONS

C’est une catégorie importante de compte rendu. Il est soumis aux mêmes obligations d’exactitude, de précision et d’objectivité. Outre les mentions comme le timbre et autres, le titre COMPTE RENDU doit être suivi des indications :

Identification de la réunion La mention précise des lieu, date et heure de celle-ci La reprise de l’ordre du jour La mention exacte des présents et des absents La mention du président et éventuellement du secrétaire de séance ; et pour clore, comportent Une formule consacrée donnant l’heure de levée de séance suivie de la date de rédaction du compte rendu et de la signature du rédacteur.

On distingue deux types de compte rendu de réunion.

1 - Le compte rendu intégral ou in extenso

Dans ce type de compte rendu, toutes les interventions sont reprises en style direct, suivant le mot à mot des débats, en faisant parler directement les participants.

Exemple :« Le président : - le quorum étant atteint, je déclare la séance ouverte et je donne la parole à Monsieur KONAN,

secrétaire de séance, qui va donner l’ordre du jour de notre réunion.Monsieur KONAN : - je vous remercie Monsieur le Président, de me donner la parole. La première de l’ordre du

jour est l’approbation du procès-verbal de la réunion précédente.Comme vous savez…… »

On se rend compte de la difficulté d’une telle entreprise, car elle implique que le rédacteur puisse jouir d’une grande rapidité pour prendre toutes les interventions. Il y a lieu de noter que dans les réunions, si le président est très flexible tout le monde parle à la fois.

Comment prendre toutes ces interventions au fur et à mesure ?

18

Bien entendu, ces notes ne peuvent être prises qu’en style sténographique (on peut dire aussi compte rendu sténographique) ou alors on utilise un magnétophone. Il convient de dire que ce type de compte rendu est peu utilisé dans l’administration .Il s’utilise plutôt dans la transcription des débats d’une assemblée politique ou d’un organisme institutionnel qui tient des réunions statutaires, ou des sessions régulières revêtant une certaine solennité. Exemple : Assemblée Nationale , Organisations internationales.

2 - Le compte rendu analytique

Dans l’administration, les comptes rendus analytiques sont les plus utilisés. Ils sont plus brefs et visent à ne retenir que les éléments essentiels de la réunion. Ils sont rédigés en style indirect .On cite les propos des participants en les nommant, mais on les fait pas parler directement. Exemple : « Après avoir constaté la présence de tous les participants invités, le président déclare la séance ouverte et donne la parole à Monsieur KONE qui fait le point des travaux de son service sur la première question inscrite à l’ordre du jour ».

Le compte rendu de la réunion est fait au présent de l’indicatif. Mais l’introduction qui sert à définir la réunion et à en préciser le cadre, peut être présentée à un temps du passé. 3 - Présentation des mentions spécifiques

Le titre Le titre mentionne les mots «compte rendu » et la nature et la date de la réunion.

L’introductionLe compte rendu débute par une phrase d’introduction qui reprend la nature de la réunion, la date, l’heure et le lieu :Exemple : le lundi…

La liste des participants suit cette introduction. Il doit y être porté le plus grand soin parle rédacteur afin d’éviter :

19

De commettre des erreurs de noms et de fonction (notamment des erreurs d’orthographe) de citer comme absente, une personne présente et vice versa de commettre des fautes de préséance

L’ordre du jour est brièvement rappelé après l’énoncé des présents et des absents.

La formule d’ouverture marque le début du compte rendu proprement dit. Le rédacteur passe du passé au présent de l’indicatif.

Exemples : « Mr COULIBALY, président de séance, constate que le quorum est atteint et déclare la séance ouverte »Suit alors la narration de la séance en style direct.

Le texte du compte rendu (sera analytique)

Il résume brièvement chaque intervention en signalant son auteur, dans l’ordre chronologique.

La formule de clôture ou formule directe.

« L’ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 11h 30 »

La signature du rédacteur

Elle est précédée de sa qualité et éventuellement de la date de rédaction, si celle-ci n’a pas déjà été portée en entête de la première page. Exemple : Bouna, le 9 janvier 1988 Le chef de service du secrétaire de séance A TOURE

20

II - LE RAPPORT

Le rapport est essentiellement un compte rendu ; c’est-à-dire la relation d’un événement auquel le rédacteur a assisté ou auquel il a été mêlé.

Mais à la différence du compte rendu qui est une relation descriptive, le rapport comporte un documentaire critique sur la question, dégage des conclusions et formule des propositions. C’est donc une relation interprétative , parfois même une véritable démonstration ;mais s’il présente des

solutions ,celles-ci s’adresse habituellement à un supérieur .aussi ,les propositions faites ne sauraient paraître vouloir s’imposer à lui. Le supérieur garde toute liberté pour leur donner la suite qu’il estime opportune, et cette nuance doit apparaître dans le rapport au moment de la conclusion.

Le rapport est un document important de l’administration : la plupart des actes et des interventions de l’administration prennent appui ou se terminent par des rapports.

A - PRESENTATION DU RAPPORT

Le rapport débute comme les autres documents administratifs à travers les mentions suivantes : Timbre du service du signataire Lieu et dateTitre du rapport avec indication du destinataire suivi de l’objet du rapport Signature de l’auteur (à la dernière page)

Quelques exemples de présentation de rapport : exemple 1 :A monsieur le Ministre de la Fonction Publique sur la présentation des concours professionnels à l’Ecole Nationale

d’Administration.exemple2 : A monsieur le Ministre de la Fonction PubliqueObjet : demande de sanction contre l’agent KOUAKOU EMILEMatricule -Secrétaire Administratif à l’Ecole Nationale d’Administration.

21

Lorsque le rapport présente des propositions qui appellent une réponse nécessaire à la poursuite de l’activité, on peut utiliser des formules comme celle-ci :

« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais obligé de bien vouloir me faire parvenir vos instructions »

Ou alors« Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais reconnaissant de bien vouloir me retourner le

présent rapport revêtu de votre approbation, pour valoir décision

B - CONSTRUCTION DU RAPPORT

La rédaction d’un rapport nécessite donc un travail préparatoire important, une construction claire et rigoureuse et doit déboucher sur des conclusions nettes qui s’appuient sur un raisonnement solide .

Il y a généralement trois phases dans ce travail préparatoire.

La recherche des éléments : faits et idéesLe classement des idéesLa rédaction du rapport : Le rapport est fait dans le respect d’une certaine structure qui comprend les

trois parties suivantes : 1 - Introduction2 - Développement

• Exposé des faits• Argumentation ou commentaire autour des faits exposés• Proposition de solutions soumises au supérieur hiérarchique

3 - Conclusion

C- TYPOLOGIE DES RAPPORTS

On distingue différents types de rapports.

22

Typologie de rapports caractéristiques

Le rapport d’ étude

C’est le rapport qui présente les résultats d’un travail de recherche ou de réflexion sur une question précise, étudiée par le rédacteur . elle peut porter sur les questions les plus diverses : évolution démographique d’une région, campagne de reboisement etc. Exemple : Rapport sur l’évolution démographique du département d’Abidjan en 1968 et 1988

Le rapport d’inspection

C’est le rapport établi par un supérieur ou un agent d’un corps d’inspection, lorsqu’il a effectué une tournée de contrôle dans des services auprès d’agents subordonnés

Le rapport de mission

Dans ce type de rapport, rédigé à partir de l’accomplissement de la mission du service, les faits relevés ( tous les aspects financier, social etc.) doivent être correctement exposés. NB: ce genre de rapport doit être objectif et ne pas être rédigé dans un esprit de pénalisation ou de brimade des subordonnés dont on critique l’activité

Le rapport Disciplinaire

C’est le rapport que le supérieur adresse à une autorité hiérarchique plus élevée pour signaler le mauvais comportement d’un des agents et demander une sanction .Il devra exposer clairement et chronologiquement les faits reprochés et suggérera une sanction. Il sera rédigé sobrement et sans excès dans l’expression

Le rapport périodique

Ce rapport est mensuel, trimestriel, semestriel ou annuel. Il sert à faire périodiquement le bilan de l’activité du service. Il est souvent établi selon un schéma imposé (une disposition réglementaire) qui fixe les points qui doivent être obligatoirement abordés. A la différence d’un simple compte rendu, les faits seront commentés et interprétés pour en tirer ses conclusions.il permet de faire des comparaisons entre services ou d’un service à l’autre et obtenir une meilleure exploitation des renseignements.

Le rapport technique

Le rapport est consécutif à une mission ou à une inspection effectuée sur l’ordre de l’autorité supérieure ou dans le cadre normal des activités d’un fonctionnaire. Il comporte deux parties principales : * un exposé des faits constatés* une proposition des mesures à prendre pour remédier à une situation donnée.

Le rapport De

présentation

Il accompagne les projets de décrets ou d’arrêtés soumis à la signature de l’autorité supérieure. Le rapport de présentation décrit et justifie le projet de texte réglementaire. Tout en étant bref, il doit présenter une argumentation solide en faveur du texte proposé :Le texte doit comporter les mentions suivantes :

*les références légales et réglementaires qui servent de cadre juridique au projet ;* les éléments circonstanciels qui justifient le nouveau texte * les principaux aspects du texte proposé, en insistant sur ceux qui sont originaux par rapport aux textes antérieurs* les modalités d’application et d’interprétation qui devraient être prises ultérieurement .*les visas et autres éléments de

garantie requis en fonction de la nature et de l’objet du texte proposé.

23

III - LE PROCÈS VERBAL

Il s’agit d’un compte rendu, mais d’un compte rendu de type particulier, car destiné à faire foi jusqu’à l’administration de la preuve contraire, il ne peut être établi que par des agents spécialement habilités à cet effet.

On distingue trois types de procès-verbaux : le procès verbal proprement dit ou procès verbal judiciaire le procès verbal administratif le procès verbal de réunion

A - LE PROCES VERBAL PROPREMENT DIT OU PROCES VERBAL JUDICIAIRE

1 - Définition C’est un document écrit qui se définit comme étant la relation par une autorité spécialement habilitée à cet effet de ce

qu’elle a vu, entendu ou fait dans l’exercice de ses fonctions. Etant un acte authentique destiné à servir de preuve, le procès-verbal ne peut être établi que par un agent

‘‘commissionné’’ par les autorités judiciaires et ce, à la demande de ces autorités ou des autorités administratives : magistrats instructeurs commissaires de police, gendarmes…

L’agent verbalisateur ne peut que relater les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été directement rapportés. Dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée : c’est la déclaration faite qui est constatée dans le procès-verbal et non les faits eux-mêmes.

2 - Présentation

Il peut être rédigé sur papier libre ou sur formulaire imprimé.Il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles et le titre PROCES-VERBAL , suivi de sa

qualification. Il commence par l’indication de la date en toutes lettres suivie de l’heure.

Exemple : « L’an mil neuf cent quatre vingt onze et le cinq avril à dix heures trente minutes ».

24

le texte du procès-verbal est rédigé à la première personne du pluriel ( il s’agit ici d’un pluriel de modestie et non de majesté, indiquant que l’agent efface sa personnalité derrière sa fonction ).

L’agent verbalisateur énonce d’abord ses noms et qualité, puis la nature, l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son intervention.

Exemple : L’an mil neuf cent quatre vingt et le quatorze juin à neuf heures, nous ABAKOU Albert, gendarme de la brigade de

Tingréla, agissant en vertu d’une réquisition de M. le Sous-préfet de Tingréla, nous nous sommes rendus au village de Debete pour y entendre M. DOTA Koné, planteur domicilié dans ledit village, lequel nous a déclaré ce qui suit :

Suit alors la relation des propos entendus, des constatations faites, des opérations accomplies, avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause et qui ont été entendues et des témoins cités.

La relation doit être précise, claire, complète et objective, sans aucune interprétation, sans aucune appréciation personnelle.

Le texte se termine par la formule suivante :« En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec les témoins, après en avoir donné lecture à

ceux-ci ».

NB : De plus en plus, une formule plus simplifiée est utilisée : « Lecture faite, persiste et signe! »

Le procès-verbal est signé par l’agent verbalisateur qui fera signer la ou les personnes en cause ou les témoins. Chaque signature sera précédée de la mention de la qualité en vertu de laquelle le signataire intervient au procès verbal.

• Si le témoin ne sait pas signer ou refuse de le faire, cela sera mentionné dans le procès-verbal :

« Lecture faite, persiste et déclare ne savoir pas signer ».

• Si le témoin refuse de signer, cela sera également mentionné sur le procès-verbal.

« Lecture faite, persiste, refuse de signer ».

25

B - LE PROCES VERBAL ADMINISTRATIF

1 – Généralités

Le procès-verbal administratif est celui que dresse un agent de l’administration à l’occasion de certains évènements ou circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses fonctions.

Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont : les services des finances, l’inspection du travail , le contrôle des prix , l’administration des douanes, les services de l’agriculture, etc.

Les agents sont généralement dûment ‘‘commissionnés’’ à l’effet d’établir des procès-verbaux (procès-verbal de saisie, procès-verbal de vente, procès-verbal d’inspection)

D’autres procès-verbaux ne concernent que la vie interne des services et sont le compte rendu plus solennel d’opérations passées entre deux agents. Leur caractère contradictoire délimite la responsabilité de chacun et vise à éviter les contestations ultérieures.

Exemple : Procès-verbal de mutation de comptable, de passation de service. 2 – Présentation

Le procès verbal administratif n’a pas besoin d’être soumis à la même rigidité et au même formalisme de présentation que le procès-verbal judiciaire.

Les procès-verbaux administratifs sont généralement établis sur des formulaires imprimés, qui permettent d’éviter les outils de mentions indispensables

26

Toutefois, les procès-verbaux ordinaires sont le plus souvent établis sur papier libre et dans ce cas, on reprend toutes les mentions d’identification utiles :

timbre du service appellation de l’Etat et devise le titre PROCES VERBAL en majuscule auquel on incorporera l’objet : Exemple : PROCES VERBAL DE VENTE la date et le lieu en introduction du texte ; la date étant présentée sous la forme solennelle la (ou les) signature(s) la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal (« en foi de quoi »…) les signatures sont précédées de la qualité des signataires.

C - LE PROCES-VERBAL DE REUNION

1 - Généralités Le procès-verbal de réunion est un simple compte rendu spécial destiné à être un acte authentique. Alors qu’il peut y avoir d’une réunion, autant de comptes rendus que de participants, il n’y aura de cette réunion qu’un seul procès-verbal. Ce procès-verbal en sera la relation officielle. C’est cette volonté d’en faire la relation officielle qui justifie l’appellation « procès-verbal de réunion ».

Généralement, on dresse un procès-verbal de réunion lorsque des décisions importantes sont prises au cours de celle-ci, afin de lui donner une forme définitive. C’est le cas des réunions des assemblées et les commissions institutionnalisées sur le plan national, régional ou local.

Ces réunions ont un caractère statutaire, ce qui justifie un procès en lieu et place d’un simple compte rendu.Etant la relation officielle de la réunion, la version qu’il en donne doit être approuvée par tous les participants. Cette approbation doit être donnée au début de la séance suivante mentionnée dans le nouveau procès-verbal.


2 - Présentation

La forme générale du procès-verbal de la réunion est celle du compte rendu. Comme lui, il peut être intégral ou analytique. Il comporte les mentions suivantes :

le timbre de la collectivité ou du service

le titre procès verbal suivi de la désignation de l’objet ; La date de la réunion présentée de façon plus solennelle de même que celle de la convocation des

membres ; l’identité et la qualité du président, celles des personnalités éventuellement présentes ;

l’identité du secrétaire de séance ; la liste des participants présents et absents avec toutes les précisions utiles sur la nature de leur

participation (voix délibérative ou consultative) ;

l’ordre du jour détaillé de la réunion ; La mention du caractère public ou à huis clos (motivé) de la séance ;la mention du quorum requis ; la mention de la lecture et de l’approbation du procès verbal de la séance précédente , avec indication

des rectifications éventuelles à y apporter ;

La mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance, avec indication de l’heure ; lorsque les décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la répartition des voix pour, contre et

des abstentions ; mention est également faite du caractère secret ou non du scrutin ;

La mention de toutes les interventions et de tous les incidents intervenus au cours de la séance ;

Le procès verbal de réunion est obligatoirement signé du Président de séance en plus du rédacteur de

l’acte.


27

28

REDACTION ADMINISTRATIVE ET

DIVERS MOYENS DE COMMUNICATION ECRITE

UTILISÉS PAR L’ENTREPRISE


29

REDACTION ADMINISTRATIVE ET DIVERS MOYENS DE COMMUNICATION ECRITE UTILISÉS PAR L’ENTREPRISE

L’entreprise utilise plusieurs moyens de communication écrite pour informer le public et communiquer avec son personnel. Outre que les documents d’information interne ( le compte rendu, le rapport, le procès verbal) cités plus haut , Il s’agit aussi :

La lettre Le bordereau La note administrative La note de service La circulaire La convocation - L’avis -Le communiqué

I - LA LETTRE

A - GENERALITES

On distingue deux (2) grandes catégories de lettres : * La lettre à forme personnelle ou lettre personnelle. * La lettre entre services ou « lettre administrative» C’est la lettre adressée : c’ est celle qui est adressée par un service administratif • par un fonctionnaire à son supérieur pour un motif personnel. à un autre service administratif relevant d’un même • par un supérieur à un subordonné pour un motif personnel. Etat ou d’une même structure administrative.• par un service administratif à une personne privée. C’est enfin les lettres à des personnalités en marge de l’activité de service.

30

B - LA LETTRE À FORME PERSONNELLE

Les trois (3) éléments caractéristiques de la lettre à forme personnelle ou la lettre personnelle sont : la formule d’appel, le traitement la formule de courtoisie.

1- Les formules d’appel

Les lettres à forme personnelle commencent par une formule d’appel. D’une manière générale, la formule d’appel est : Monsieur, Madame, Mademoiselle, en toutes lettres.

Mais, naturellement, il y a des formules qui sont appropriées selon la qualité du destinataire. Ainsi on a :

Destinataires FORMULES D’APPEL

Présidents et Secrétaires Généraux de sociétés , syndicats ou associations

Monsieur le Président ,Madame la Présidente Monsieur le Secrétaire Général , Madame la Secrétaire Générale

Directeurs et Directeurs généraux des établissements scolaires, industriels , commerciaux

Monsieur le Directeur Général , Monsieur le Directeur ; Madame la Directrice Générale , Madame la Directrice

Membres des professions judiciaires (avocats, huissiers, notaires)

Maître

Les titulaires d’un doctorat d’Etat Monsieur le Docteur

Personnes privées


31

destinataires Formule d’appel

Les autorités religieuses

Très saint Père (pour le Pape) , Monsieur le Nonce Monsieur le Cardinal, Monsieur l’Archevêque , Monsieur l’Evêque ou Monseigneur Monsieur le Chanoine , Monsieur l’Archiprêtre , Monsieur le Curé , Monsieur l’Abbé, Monsieur le Président (d’un consistoire) , Monsieur le Pasteur (Pasteur) Monsieur le Grand Imam , Monsieur l’Imam,Monsieur l’Ayatollah , Monsieur le Grand Rabbin , Monsieur le Rabbin ,

Les autorités politiques

Sire (pour le Roi, l’Empereur) Monsieur le Président de la République , Monsieur le Ministre (pour les ministres), Madame le Ministre (et Secrétaire d’Etat) , Monsieur le Garde des Sceaux (pour le ministre de la justice) , Monsieur le Président (pour les présidents, vice–présidents) , Madame la Présidente (de l’Assemblée Nationale, du Conseil Economique et Social et de la Cour Suprême).

Les autorités diplomatiques et consulaires

Monsieur l’Ambassadeur, Monsieur le Ministre (pour les envoyés extraordinaires et les ministres plénipotentiaires) , Monsieur le Chargé d’affaires, Monsieur le Consul GénéralMonsieur le conseiller

Les autorités judiciaires et administratives

Monsieur le Président ou Monsieur le Premier Président (président d’une juridiction),Monsieur l’Avocat Général , Monsieur le Procureur , Monsieur le Substitut , Monsieur le Juge , Monsieur le Commissaire Général , Monsieur le Gouverneur , Monsieur le PréfetMonsieur le Sous-préfet , Monsieur le Chef de canton, Monsieur le Chef de village Monsieur le Directeur Général , Monsieur le Directeur, etc

Les autorités militaires

Monsieur le Maréchal (pour les maréchaux) , Mon Général (généraux) , Mon Colonel (colonel et lieutenant-colonel) , Mon Commandant , Monsieur (pour les officiers subalternes) , Amiral (pour les officiers généraux de la marine) , Commandant (pour les capitaines de vaisseaux, frégate et corvette)

32

Il faut noter que les hommages et les salutations s’expriment (on n’en donne pas l’assurance) . Exemple : * Veuillez agréer, Madame, l’expression de mes hommages.

* Veuillez agréer, Cher Monsieur, l’expression de mes sentiments les meilleurs et les plus cordiaux.

Mais on pourra écrire : Exemple : Je vous prie de croire, Cher Monsieur, à (ou en) l’assurance de ma considération

distinguée.

3 - Le traitement

C’est la manière dont on traite dans le corps d’une lettre ou d’un discours, la personne à qui on s’adresse par écrit ou oralement. Dans le cas de très hautes personnalités, Chef d’Etat, Dignitaires de l’Eglise, Ministres, Ambassadeurs, voici les formules usuelles :

* Votre Majesté , pour un souverain * Votre Sainteté , pour le Pape* Votre Altesse , pour un prince * Votre Eminence , pour un cardinal* Votre Altesse Sérénissime , pour un prince * Votre Excellence , pour un Chef d’Etat, un Ministre, ou un Evêque. de sang royal

En règle générale, le traitement ne doit être employé que pour le corps de la lettre ou du discours et non en formule d’appel.

Exemple : A un souverain, on dit : Sire, Votre Majesté…

A un cardinal : Monsieur le Cardinal…Votre Eminence a bien voulu… A un ambassadeur : Monsieur l’Ambassadeur…il m’est agréable de porter à la connaissance de

votre Excellence, la promulgation dans les prochains jours, du traité de coopération économique…


33

2- Les formules de courtoisie et de politesse

Les lettres à forme personnelle se terminent par une formule de politesse ou de courtoisie dans laquelle est reprise la formule d’appel qui doit lui correspondre.La formule de politesse doit traduire l’affection, l’amitié, la considération, le dévouement, la déférence que la signature veut exprimer et commence par l’expression « je vous prie de croire… », « Veuillez agréer… ».Il y a corrélation entre la formule d’appel et la formule de politesse.

Formule d’appel Formule de courtoisie Madame * Hommages – Respectueux Monsieur * Hommages

* Salutations distinguées Familier

Cher Monsieur, Cher Ami, Cher Camarade

* Sentiments les meilleurs Personnalités

Monsieur le Président * Considérations distinguées Monsieur le Député

Autorités Supérieures

Monsieur le Préfet * Respectueux sentiments Monsieur l’Ambassadeur * Haute considération Monsieur le Ministre * Très haute considération


34

C - LA LETTRE ENTRE SERVICES OU LETTRE ADMINISTRATIVE

Elle a une présentation particulière qui est pratiquement toujours la même. Elle comporte un certain nombre de mentions :

qui renforcent son caractère officiel : l’appellation de l’Etat et le timbre de service. qui assure la clarté de la correspondance dans son cadre hiérarchique : la suscription , la signature

et le sous couvert qui servent à l’identification du document lui-même : le numéro d’enregistrement, le lieu , la date ,

l’objet et la référence Enfin, des mentions circonstancielles et donc facultatives : pièces jointes et l’ ampliation.

1 - L’appellation officielle de l’Etat

Elle est écrite sur une ligne, suivie en dessous de la devise généralement en haut à droite de la lettre. Exemple : République de Côte d’Ivoire Union – Discipline – Travail

2 - Le timbre

Il figure en haut et à gauche de la page. Il peut être bref si le document émane des hautes instances hiérarchiques.

Exemple :Ministère de la Fonction PubliqueLe Ministre de la Fonction Publique Ou bien Le Ministre de la Fonction PubliquePréfecture de Boundiali Le Préfet de BoundialiLe Préfet

35

Il est plus complexe s’il émane d’un service subordonné . Il compte généralement : le nom du Ministère l’appellation de la Direction l’appellation du service ou du bureau.

Exemple 1 : Exemple 2 :Ministère de la Fonction Publique Ministère de l’Economie et des FinancesEcole Nationale d’Administration Direction de la Comptabilité Publique et du Trésor Centre de Formation Continue des Cadres Sous-directeur du personnel et du matériel Service du matériel Bureau 4 3 - La suscription C’est l’adresse du destinataire d’une lettre, portée sur la lettre elle-même et sur l’enveloppe. Dans la lettre entre services, elle est obligatoirement portée en haut, à droite, sous la date. Elle est composée de deux parties reliées par la préposition « à ».

La première indique la qualité de l’expéditeur (représentée par la plus haute autorité du service). La seconde indique la qualité du destinataire.

Exemple : Le Préfet de Boundiali à Monsieur le Ministre de l’Intérieur

Remarque : le mot « Monsieur » ou « Madame » est toujours écrit en toutes lettres.Cependant, la première partie de la suscription sera supprimée, car elle serait une répétition inutile, lorsque

l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre

36

4 - La signature

Au sein d’un service administratif placé sous la responsabilité d’une autorité compétente, peut être utilisé le procédé de la délégation de signature. L’autorité compétente peut déléguer sa signature à certains de ses collaborateurs à l’effet de traiter certaines affaires. Cette délégation doit faire l’objet d’un texte officiel qui en fixe le cadre et les limites et doit être publié.

Exemple ; « Pour le Ministre et par délégation Le Directeur de Cabinet Antoine KOUADIO »

Dans certains cas et en l’absence de toute délégation, certains documents peuvent être signés par ordre (P.O).Cette signature ne peut porter que sur des correspondances courantes lorsque le titulaire est momentanément empêché et en vertu d’instructions verbales de celui-ci.

Exemple : Pour le Directeur empêché et par ordre Le Secrétaire Général Ahmed CHEKAOUI

5 - Le numéro d’enregistrement

C’est le matricule du document. Mais il s’agit du numéro, inscrit au registre « départ » du service émetteur. Il se place avant le sigle. Le numéro est suivi du sigle du service émetteur et éventuellement de celui de sa subdivision.

Ces éléments sont séparés par des barres obliques et se succèdent dans l’ordre hiérarchique :Exemple : N° 23/SP-BLI signifie, le 23ème document établi par le Sous-préfet de Boundiali. Le numéro d’enregistrement est généralement placé sous le timbre.


37

6 - Le lieu et la date Généralement portés en haut et à droite du document. L’adresse du service et son numéro de téléphone peuvent être portés sous la date.

Exemple : Abidjan le 199 Boulevard André Latrille, Cocody les 2 Plateaux

BP.V 20 Tél. : 22 41 52 25 / 22 41 52 31

7 - Les initiales du rédacteur et de la dactylographe

Cette mention n’a qu’un intérêt limité pour le destinataire. Son utilité est grande pour le service émetteur où l’autorité responsable pourra savoir qui est l’auteur du document présenté à sa signature et quelle est la secrétaire ou la dactylographe qui a frappé le texte. Cette mention se place au dessus du timbre.

Exemple : JK/MD Dans cet exemple ,JK/MD Signifie Ministère de la Fonction Publique

ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION JK= Jean Kassy MD= Mariam Dosso Le Directeur (le rédacteur ) ( la Dactylographe) N° 329/MFP/ENA

8 - L’objet

L’appellation « objet », soulignée et en toutes lettres, est portée sur le côté gauche de la feuille, en respectant la marge normale prévue pour le corps de la lettre.il a pour but de permettre au destinataire de situer d’un coup d’œil, le contenu de la lettre et de faciliter la ventilation du courrier et son classement.

9- La référence


38

La présence de cette mention ne se justifie que si elle se réfère à un document ou un évènement antérieur ; elle permet d’en faciliter la recherche et relie la lettre à ses antécédents. C’est presque toujours le cas pour une lettre administrative.La référence comportera, selon le cas :

le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance La date de la conversation ou de la communication le numéro du dossier cité le numéro d’identification du texte législatif ou réglementaire cité

8 - « Pièces jointes » ou P.J.

Cette mention attire l’attention du destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre.On la met sous le timbre où elle sera plus visible.La mention comportera, soit uniquement le nombre de pièces, soit également leur désignation succincte. Exemple :

Pièces Jointes : 3 ou P.J. : 3 ou bien Pièces jointes : 3 attestations de prises de fonction.

Lorsque la mention figure sous la référence, il est préférable de la porter en toutes lettres. Les initiales « P.J. » seront plutôt réservées au bas de la page.

9 - Les ampliations

Lorsque des copies signées et conformes à l’original sont adressées à d’autres services ou personnes que le destinataire principal du document, mention de ces destinataires particuliers (de ces ampliations) doit être faite sur la lettre.

Par ailleurs et en principe, la mention « ampliation » ne figure pas dans une lettre personnelle.

39

10 - Les mentions circonstancielles

Il s’agit des mentions : - Urgent - Personnel - Secret - Rappel - Confidentiel - Recommandé - Visé ou « visa » - Diffusion restreinte - Recommandé avec accusé de réception- Express ou par porteur

Le corps de la lettre, constitué par le texte, est soumis aux règles de composition et de présentation et aux normes qualitatives qui ont déjà été indiquées plus haut :

Introduction Développement Conclusion

Une seule particularité : la lettre administrative ne comporte pas de formule d’appel ni formule de politesse.Toutefois, le respect de la règle de courtoisie fait que l’on compense l’absence de ces formules par l’emploi de

l’expression « j’ai l’honneur » qui doit figurer au moins une fois dans le corps de la lettre. Elle peut être remplacée, lorsque l’on veut atténuer une réponse défavorable par l’expression :« J’ai le regret de… ».

D - TYPES DE LETTRES

On pourrait, en faisant comme dans le cas de la lettre à forme personnelle, distinguer les types de lettres suivantes :

Les lettres d’information Les lettres d’exposition ou de compte rendu Les lettres d’information Les lettres formulant une propositionLes lettres demandant des éléments de réponse, etc.… Les lettres de rappel

40

II – LE BORDEREAU

A - LE BORDEREAU DE TRANSMISSION

Il prend plusieurs dénominations : bordereau d’envoi , bordereau récapitulatif de pièces adresséesIl s’agit, pour l’essentiel, d’un document, dont on se sert pour véhiculer des pièces de ministère ou de service.

1 – PrésentationLe bordereau se présente souvent sous forme d’une chemise de format 210 x 297 mm ou 210 x 270 mm.Il comporte généralement, dans sa partie imprimée, les éléments suivants :

Le timbre du service La désignation de l’Etat et sa devise Le numéro d’enregistrement La mention, mais laissée en blanc, de la date avec lieu d’expédition ; Le titre du document : « bordereau d’envoi ou de transmission » en majuscule ou bien « bordereau récapitulatif des pièces adressées à… », accompagné, à droite et en dessous, de la préposition « à », définissant la place de la suscription En dessous, un cadre divisé en trois colonnes occupe le reste de la page. La colonne de gauche porte le titre « DESIGNATION des pièces » ou « Nature des pièces » ou toute autre formule équivalente. La colonne centrale « Nombre de pièces » ou seulement « Nombre » de ; La colonne de droite : « Observations ».

Remarque : le bordereau prend le titre de SOIT TRANSMIS pour les transmissions au sein d’une même administration : habituellement, il s’emploie de supérieur à subordonné pour transmettre avec les pièces, les instructions relatives à leur traitement.

Le bordereau d’envoi peut également comporter un accusé de réception. Cela signifie qu’une copie est retournée, visée au service expéditeur.


41

2 – Utilisation

Dans la colonne de gauche, « désignation des pièces », chaque document transmis sera identifié sommairement mais avec précision si plusieurs documents sont transmis ensemble. Ceci, afin que chacun puisse être identifié sans erreur.

Dans la colonne « nombre de pièces » sera porté en chiffre, le nombre d’exemplaires transmis au regard de chaque document.

Dans la colonne « observations » sont portées la ou les mentions sommaires relatives à l’objet de la transmission.

Le but de la transmission sera marqué par différentes locutions ou expressions dont les plus courantes sont :

Pour attribution : la pièce est envoyée à titre définitif, au destinataire. Celui-ci en fera l’usage qui lui paraîtra convenir.

Pour information : la pièce est envoyée à titre indicatif. Elle peut présenter un intérêt pour le destinataire

A toutes fins utiles L’expéditeur suppose que la pièce peut intéresser le destinataire. Il la lui transmet à titre définitif ; le destinataire en

fera l’usage éventuel qu’il jugera utile.

Ces trois formules sont très proches l’une de l’autre. Comme suite à votre demande

Ici, la pièce est transmise à la suite d’une demande du destinataire. Ce pourra être selon le cas, à titre définitif pour attribution ou à charge de retour.

En communication Le destinataire devra dans ce cas renvoyer la pièce à l’expéditeur après usage. Cette communication est

généralement faite « pour étude » ou « pour avis ». Les dernières formules peuvent d’ailleurs se trouver seules.Pour suite à donner

Le document est transmis au destinataire pour que celui-ci traite l’affaire ou la question portée par ce document.C’est généralement une réponse à l’auteur du document.

42

Pour éléments de réponse Le supérieur transmet à un subordonné, une pièce pour étude et lui demande en fait de lui soumettre un projet de

réponse.Pour exécution

Le supérieur transmet la pièce à son subordonné avec ordre de faire le nécessaire pour traiter l’affaire. Ce qui implique qu’il lui sera rendu compte de l’accomplissement de cette tâche.

Pour décision Le subordonné demande à son supérieur une décision sur l’affaire transmise.

Pour signature Le document est transmis au supérieur pour être signé (ce qui implique examen et approbation du projet présenté).La mention « pour signature » est souvent complétée soit par l’expression « et retour » soit par « pour signature et

retour ». Dans ce cas, l’expéditeur devra assurer, lorsque le document est signé lui reviendra, la diffusion ultérieure ou le traitement qui convient.

Le signataire renverra la pièce avec la mention « en retour » D’autres formules sont souvent utilisées :

A titre de renseignementA titre de compte rendu Pour émargementPour vérification et mise à jour.

Comme tout document administratif, le bordereau est signé de même qu’y est apposé le cachet du service, au bas de la colonne « observations ».

Si les lieu et date d’expédition ne sont pas prévus en haut, cette mention peut trouver place en dessus de la signature. Le bordereau d’envoi dispense de recourir aux notes dites d’accompagnement.

B - LE BORDEREAU DE TRANSMISSION INTERNE

Il faut signaler la pratique consistant, dans les services, à utiliser des ‘‘bordereaux de transmission courante’’.Ils présentent quelques avantages, étant en tous les cas, préférables à un bout de papier sur lequel on griffonne quelques indications. On fait imprimer sur papier de petit format, un bordereau livré sous forme de bloc ou de carnet à souche et comportant les rubriques jugées utiles en fonction des activités du service.

43

III - LA NOTE ADMINISTRATIVE

Souvent appelée note ordinaire ou note succincte , la note administrative est un document de communication interne. Elle est utilisée au sein d’une même entité administrative où il n’est pas indiqué d’échanger des lettres. On remarquera toutefois l’usage du mot « note » dans plusieurs cas.Ainsi, la note de service dont il sera question plus loin. On trouve également la note verbale ou encore note diplomatique. Il ne s’agit pas, évidemment de la même chose. Celle qui nous intéresse ici, c’est ce que nous pouvons appeler la. A - GENERALITES

Il s’agit d’un document de correspondance interne, à l’occasion d’un traitement des affaires courantes du service. C’est un document d’usage fréquent dont l’objectif est, selon les cas et le niveau :De transmettre des informations, demandes ou envois de renseignements, d’avis d’instructions, résultats de recherche.De garder une trace écrite d’un échange verbal antérieur, ainsi complété et mis en forme. La note s’emploie indifféremment :

entre collègues entre supérieur et subordonné entre subordonné et supérieur.

Cependant, dans le cas de la note du supérieur au subordonné, on écrira : « NOTE A MONSIEUR X » lorsque la note est destinée à un supérieur, on écrira : « NOTE À L’ATTENTION DE MONSIEUR X » ou « NOTE POUR MONSIEUR X ». pour des collègues, il peut être conseillé de mettre « NOTE POUR MONSIEUR X ».

B - PRESENTATION

La note comporte comme les autres documents administratifs, les mentions habituelles.Elle comporte en effet :


44

Le timbre du service le lieu et la date le numéro d’enregistrement le titre « NOTE » avec indication de l’objet, la référence éventuelle, la signature et le nom du signataire.

Toutefois, la note ne comporte pas de formule d’appel ou de formule de courtoisie ou de politesse.

Remarques

1- La note adressée au ministre doit être normalement signée par le responsable du service, supérieur hiérarchique, du rédacteur. Elle ne sera signée par le rédacteur que si cela lui a été demandé expressément.

Dans ce cas, et dans le souci du respect de la hiérarchie, la note sera transmise « sous couvert » du chef hiérarchique, qui pourra y apposer son visa.

Exemple : NOTE à l’attention de Monsieur le Ministre de la Fonction Publique sous couvert de Monsieur le Directeur de l’ENA.

2- Etant un document utilitaire, la note doit être concise et aussi claire que possible. Sa rédaction sera structurée par le schéma : introduction – développement – conclusion.

C- TYPES DE NOTES

En fonction de leur but, on distingue plusieurs types de notes :

La note d’informationElle sert à exposer au destinataire une question déterminée dont elle fait l’analyse et pour laquelle elle propose une

solution ou les solutions possibles.Elle peut être purement informative, pour mettre le ou les destinataires au courant d’une situation ou d’une affaire.


45

•La note d’instructionElle sert à présenter à un supérieur et à sa demande, sous forme condensée, une affaire complexe ou une situation

juridique ou bien encore, à résumer un ensemble de textes ou un dossier. C’est un travail qui met en jeu les capacités d’analyse, de discernement et de synthèse du rédacteur.

•La note de synthèseElle émane d’un supérieur et est destinée à un subordonné auquel il est donné les directives nécessaires au traitement

d’une affaire.•La note de présentation

Elle accompagne un projet de lettre, un rapport ou un dossier. Elle a pour objectif de donner au destinataire les explications et les précisions nécessaires justifiant la mesure proposée ou les dispositions envisagées.

IV – LA NOTE DE SERVICE

La note de service et la circulaire constituent l’essentiel des documents dits d’instruction. Ils sont souvent qualifiés de documents d’injonction. Ce sont des documents hiérarchiques à destination collective, mais de niveau et de portée variables. elle peut :

s’adresser à l’ensemble du personnel ou seulement à une partie de celui-ci. être prise aux différents niveaux de la hiérarchie par chaque supérieur à l’attention de ses propres

subordonnés.

A – DEFINITION

La note de service est un document interne par lequel un supérieur donne à ses subordonnés soit des informations, soit des instructions à caractère permanent ou temporaire sur un problème particulier relatif aux activités du service ou sur le fonctionnement général de celui-ci.

Ces instructions resteront applicables tant que leur objet subsiste jusqu’à ce qu’une nouvelle note de service vienne les abroger . Généralement, la note de service, dans un souci d’une bonne organisation, est conservée et classée dans un « recueil des instructions permanentes ».


46

B - PRESENTATION DE LA NOTE DE SERVICE

La note de service comporte l’essentiel des mentions étudiées à propos de la lettre administrative et avec les mêmes dispositions. On retrouvera ainsi :

l’appellation d’Etat et la devise le timbre le lieu et la date le numéro d’enregistrement l’objet le titre : NOTE DE SERVICE (dactylographié au milieu de la page, en majuscules, soit seul, soit suivi

d’un numéro d’enregistrement de l’objet).

La suscription ( elle n’est pas indispensable lorsque la note de service est destinée à l’ensemble du personnel. Dans le cas contraire, elle mentionnera la qualité des destinataires.)

le corps du texte ( une introduction - un développement - une conclusion)

V - LA CIRCULAIRE

A - DEFINITION

C’est un document hiérarchique à destination collective, adressé par une autorité administrative supérieure aux autorités ou services subordonnés. Elle est appelée à une grande diffusion. Souvent prise à la suite de la publication d’un texte réglementaire important, elle vise à en rappeler les buts et préciser les modalités d’application à l’usage des services subordonnés.

Elle peut également être interprétative, par exemple pour clarifier le sens d’une procédure. Généralement , Elle a une portée limitée dans le temps puisqu’elle intervient, de manière circonstancielle, pour appuyer un développement de l’action administrative.

47

B – PRESENTATION

Rédigée en style direct (je, vous), la circulaire a un ton plus personnel que l’instruction. Comme les autres documents administratifs, elle comporte les mentions habituelles :

Le Timbre L ’ appellation d’Etat et devise La Suscription.

NB : Ici , la suscription comporte la mention de l’autorité expéditrice et celle des destinataires. Exemple : Le Ministre de l’Intérieur A Messieurs les Préfets et Sous-préfets.

La circulaire s’annonce principalement par son titre, suivi d’un numéro d’ordre et du sigle indentification du service rédacteur et la date.

Exemple : Circulaire n° 3041 MFP/CAB du 25 janvier 1989 relative aux modalités d’application de …

une référence ( La circulaire peut en comporter une mais il s’agira toujours, dans ce cas, de références réglementaires ou de documents antérieurs du service émetteur..)

La signature obéit aux règles de présentation habituelles. On note toutefois la reprise de la date en fin de texte. Les circulaires ne sont pas publiées au Journal Officiel, mais elles le sont dans les bulletins officiels des ministères.

D - TYPES DE CIRCULAIRES

La circulaire prend plusieurs noms, selon le niveau de l’autorité qui la prend. Ainsi, on peut avoir :

Des circulaires présidentielles Elles sont prises par le Président de la République et destinées aux ministres et aux secrétaires d’Etat.

48

Des circulaires ministériellesElles sont prises par un ministre et sont destinées aux responsables sous son autorité : Directeurs généraux et centraux.

Des circulaires interministériellesElles sont prises par plusieurs ministres et destinées aux autorités sous leurs ordres. Les ministres en question signent chacun la circulaire en question.

Des circulaires préfectorales Prises par les préfets, elles sont destinées aux chefs de service dans le département.

VI - LA CONVOCATION

A – GENERALITES

La convocation est utilisée par certains services administratifs pour demander à certains administrés nominativement de se présenter à une date donnée, généralement « pour affaire les concernant » ou pour tout autre motif qui a été expressément désigné.

Il est parfois rédigé en style impératif, voire comminatoire qui traduit parfois un manque de considération pour l’administré, surtout lorsque le motif n’est pas indiqué.

Généralement, la convocation que rédige un fonctionnaire est relative à une réunion, elle-même liée à une activité administrative.

Il est évident que l’utilité et l’efficacité d’une réunion dépendent de l’ordre du jour et de sa préparation par tous les participants. Ce sont là, des éléments déterminants du succès d’une réunion. Il peut être joint à la convocation, le compte rendu de la réunion précédente.

B – PRESENTATION

49

La convocation portera le timbre du service, la date, le numéro d’enregistrement, le titre « convocation » au milieu de la ligne et en majuscules.

En dessous, on trouve la formuleM ………………………, est prié d’assister à la réunion de ……………….qui se tiendra Le ………………………., à ……………………..h dans (lieu de la réunion).Cette formule est plutôt destinée à des subordonnés.

Lorsqu’on s’adresse à des personnes de même niveau hiérarchique ou à des personnalités extérieures, la formulation devra faire appel aux nuances marquant une plus grande considération. Ainsi, le titre « convocation » peut être évité.

Il est indispensable d’indiquer le lieu , la date et l’heure de réunion.Eventuellement, s’il ne s’agit pas d’une réunion de routine, on pourra indiquer le nom et la qualité de la

personne qui doit assurer la présidence parfois même, il peut être utile d’indiquer la qualité des autres participants au moins des principaux d’entre eux.

VII - L’AVIS

A - GENERALITES

L’Avis est un document d’information destiné à l’affichage.Il est donc destiné à un public relativement restreint, celui qui est en mesure de lire sur les tableaux

d’affichage, le personnel du service ou les usagers. il sert à présenter des informations essentiellement temporaires.

Exemple : Une conférence, une réunion, l’ouverture et la fermeture d’un bureau, l’annonce de travaux, etc.


50

Comme il est destiné à l’affichage, l’annonceur doit prévoir autant d’exemplaires que de panneaux d’affichage et

bien entendu, des exemplaires pour son classement. Il faut aussi, et cela est d’importance, que le tableau d’affichage soit régulièrement visité pour être débarrassé au

fur et à mesure des avis périmés.. En visitant régulièrement le tableau d’affichage, on en facilite la lecture et on évite toute erreur d’interprétation en

n’y laissant que les documents non périmés. Un tableau négligé donne une image défavorable de laisser-aller du service.

II- PRESENTATION Tout comme la convocation, l’avis porte le timbre du service et le titre « AVIS » est écrit en majuscules au milieu

de la page, seul ou bien suivi de la mention des destinataires :Exemples : AVIS Aux usagers AVIS A tout le personnel Certains services donnent aux avis, le titre de note :

Exemples : Note aux élèves du cycle supérieur Note à l’attention du personnel Il faut et il est même préférable, afin d’éviter les confusions, de s’en tenir aux définitions exactes de chaque mot

et d’appeler AVIS le document destiné à l’affichage et qui s’adresse à un nombre important de destinataires potentiels dans le but de leur apporter une information de portée limitée dans le temps


51

Le texte de l’Avis commence par la désignation des personnes concernées qui peut être répété, même si elle figure sous le titre :Exemple : AVIS« il est porté à la connaissance de MM ………………………………………... » Ou bien« les agents de …………………………………sont informés que le dépôt relatif à ……………………………………………doit être effectué auprès de …………………………au plus tard le …………….Délai de rigueur………………………………., etc.

Le texte de l’Avis doit être clair et bref, mais également précis, selon le degré de complexité de l’affaire présentée. Enfin, après le texte, doivent figurer le lieu et la date, suivis de la signature de l’autorité qui informe, présentée comme il a été pour la lettre.

VIII - LE COMMUNIQUE

A – GENERALITES

On distingue plusieurs sortes de communiqués. Celui qui nous intéresse c’est celui qui est issu d’une autorité administrative pour faire connaître une information, une décision ou des dispositions diverses d’intérêt général.Le communiqué a une diffusion plus large que l’avis. il s’adresse à un public non administratif. Il est destiné à être lu à la radio ou à la télévision. On le publie dans la presse pour pouvoir toucher l’ensemble de la population.Le communiqué est adressé à la presse sous bordereau de transmission et naturellement on garde des pièces pour classement.

S’agissant enfin des trois autres documents d’information externe, il nous suffira de les définir brièvement :

52

IX - LA NOTIFICATION

On parle de notification lorsque l’administration veut faire connaître à un administré une décision le concernant. Elle lui envoie une notification. Celle-ci peut prendre la forme d’une lettre simple.

X - L’ATTESTATION ET LE CERTIFICAT

L’attestation sert à porter témoignage de faits dont on a une connaissance directe. Quant au certificat, il veut dire pratiquement la même chose, mais à un degré supérieur.Dans la pratique, les deux sont synonymes et la valeur des documents est la même. L’attestation ou le certificat délivré par une autorité administrative (et à plus forte raison par une personne privée) est un document destiné à faire foi mais qui n’a pas de force juridique particulière. Il ne vaut que dans la mesure où l’on n’a pas de raisons de contester sa véracité et jusqu’à preuve du contraire.Ces documents doivent comporter :

l’identité complète du bénéficiaire suivie de sa qualité doit figurer sur le document La signature est suivie du nom du signataire, après indication du lieu et de la date le cachet du service doit obligatoirement revêtir l’attestation ou le certificat.


MERCI POUR ATTENTION

Cabinet ARIEL ASSISTANCE

TEL / FAX : 22 42 98 43Cocody – Angré, Bld Latrille (RCI)

13 BP 687 Abidjan 13Immeuble N’ZI, 2è étage, porte A 12

Face agence BICICI. Feu du 22è arrondissement53


Formation Ariel : Redaction administrative

Education