1 FAKTOR-FAKTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN LAMANYA PROSES PENDAFTARAN RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT ISLAM JAKARTA CEMPAKA PUTIH TAHUN 2014 Qurotul ‘Aini, Suprijanto Rijadi 1 1 Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia Email: [email protected]Abstrak Latar belakang penelitian ini adalah lamanya proses pendaftaran rawat inap 20-25 menit yang belum sesuai dengan sasaran mutu rumah sakit yaitu 15 menit. Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi lamanya proses pendaftaran rawat inap di Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih. Penelitian ini mengunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan dengan wawancara mendalam kepada informan yang berkaitan dengan penelitian ini. Hasil penelitian menunjukkan faktor lamanya pendaftaran rawat inap adalah pelayanan pendaftaran rawat inap dengan SOP pegawai yang banyak dengan komponen petugas mencari berkas rekam medis pasien lama yang dianggap lama, dan kemampuan petugas dalam membaca diagnosa pasien yang agak sulit sehingga proses pendaftaran rawat inap menjadi lama yaitu lebih dari 15 menit. Kesimpulan dari penelitian ini adalah SOP pelayanan pendaftaran rawat inap dilaksanakan oleh semua petugas. Pasien lama berhubungan dengan lamanya proses pendaftaran rawat inap dalam hal pencarian berkas rekam medis. Metode pembayaran dan fasilitas pendaftaran rawat inap tidak berhubungan dengan lamanya proses pendaftaran rawat inap. Kata kunci: pelayanan pendaftaran rawat inap, lama proses pendaftaran rawat inap Factors Influencing The Administration Processing Time For in-Patients Admitted at Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih 2014 Abstract The background of this research is the length of the registration process inpatient 20-25 minutes which is not in accordance with the quality objectives of the hospital is 15 minutes. This thesis aims to identify factors that influence the length of the registration process of hospitalization in Jakarta Islamic Hospital Cempaka Putih. This study uses a qualitative approach. A qualitative approach to the in-depth interviews conducted with informants related to this research. The results showed factors inpatient length of registration is the registration inpatient care with a lot of employees SOP with components officers seek medical record file old patients who are considered old, and the ability of officers to read a rather difficult patient diagnosis that the registration process becomes a long hospitalization is more of 15 minutes. The conclusion of this study is SOP registration inpatient services implemented by all officers. Patients long been associated with the length of the registration process in terms of inpatient medical record file search. Method of payment and registration of inpatient facilities not related to the length of the registration process of hospitalization. Keywords: registration services hospitalization, length of hospitalization registration process Pendahuluan Rumah sakit menyelenggarakan pelayanan rawat inap seperti menjual kamar untuk perawatan.Rumah sakit memerlukan Inpatient Admission Departement (Departemen Penerimaan Pasien Rawat Inap) yang harus dapat mengelola secara sistematis segala Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
FAKTOR-FAKTOR YANG BERHUBUNGAN DENGAN LAMANYA PROSES PENDAFTARAN RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT ISLAM
JAKARTA CEMPAKA PUTIH TAHUN 2014
Qurotul ‘Aini, Suprijanto Rijadi1
1 Program Studi Manajemen Rumah Sakit, Departemen Administrasi Kebijakan Kesehatan, Fakultas Kesehatan
Latar belakang penelitian ini adalah lamanya proses pendaftaran rawat inap 20-25 menit yang belum sesuai dengan sasaran mutu rumah sakit yaitu 15 menit. Skripsi ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi lamanya proses pendaftaran rawat inap di Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih. Penelitian ini mengunakan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif dilakukan dengan wawancara mendalam kepada informan yang berkaitan dengan penelitian ini. Hasil penelitian menunjukkan faktor lamanya pendaftaran rawat inap adalah pelayanan pendaftaran rawat inap dengan SOP pegawai yang banyak dengan komponen petugas mencari berkas rekam medis pasien lama yang dianggap lama, dan kemampuan petugas dalam membaca diagnosa pasien yang agak sulit sehingga proses pendaftaran rawat inap menjadi lama yaitu lebih dari 15 menit. Kesimpulan dari penelitian ini adalah SOP pelayanan pendaftaran rawat inap dilaksanakan oleh semua petugas. Pasien lama berhubungan dengan lamanya proses pendaftaran rawat inap dalam hal pencarian berkas rekam medis. Metode pembayaran dan fasilitas pendaftaran rawat inap tidak berhubungan dengan lamanya proses pendaftaran rawat inap.
Kata kunci: pelayanan pendaftaran rawat inap, lama proses pendaftaran rawat inap
Factors Influencing The Administration Processing Time For in-Patients Admitted at Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih 2014
Abstract
The background of this research is the length of the registration process inpatient 20-25 minutes which
is not in accordance with the quality objectives of the hospital is 15 minutes. This thesis aims to identify factors that influence the length of the registration process of hospitalization in Jakarta Islamic Hospital Cempaka Putih. This study uses a qualitative approach. A qualitative approach to the in-depth interviews conducted with informants related to this research. The results showed factors inpatient length of registration is the registration inpatient care with a lot of employees SOP with components officers seek medical record file old patients who are considered old, and the ability of officers to read a rather difficult patient diagnosis that the registration process becomes a long hospitalization is more of 15 minutes. The conclusion of this study is SOP registration inpatient services implemented by all officers. Patients long been associated with the length of the registration process in terms of inpatient medical record file search. Method of payment and registration of inpatient facilities not related to the length of the registration process of hospitalization. Keywords: registration services hospitalization, length of hospitalization registration process
Pendahuluan
Rumah sakit menyelenggarakan pelayanan rawat inap seperti menjual kamar untuk
perawatan.Rumah sakit memerlukan Inpatient Admission Departement (Departemen
Penerimaan Pasien Rawat Inap) yang harus dapat mengelola secara sistematis segala
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
2
kebutuhan pasien mulai dari hanya sebagai tempat informasi langsung, reservasi kamar
perawatan hingga penyerahan pasien ke bagian perawatan untuk dapat menempati ruang
perawatan. Departemen Penerimaan Pasien berperan penting dalam pengembangan
pengelolaan strategi terencana bagi aliran pasien.Aliran ini mendominasi kegiatan
pendaftaran, dalam hal mengatur frekuensi dan kecepatan dilakukannya semua layanan
kesehatan lainnya (Wolper, 1995 dalam Suryanti Netti)
Penelitian ini dilakukan di Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih yang berlokasi
di Jakarta Pusat. Rumah sakit ini ingin meningkatkan pelayanan khususnya dalam hal
pendaftaran rawat inap. Berdasarkan Lampiran SK Direktur Utama RSIJ Cempaka Putih
Nomor : 33a/XII/SK/05/2010 tentang Struktur Rekam Medis RSIJ Cempaka Putih. Hal yang
perlu diperhatikan selama pendaftaran adalah kecepatannya, karena pasien yang dalam
keadaan sakit, tidak menginginkan menunggu lama di tempat pendaftaran. Sehingga rumah
sakit harus dapat menyelesaikan proses pendaftaran pasiennya yang efisien (DepKes RI,
2006).
Alur pendaftaran rawat inap di RS Islam Jakarta Cempaka Putih yaitu keluarga pasien
dari UGD ataupun poliklinik yang membutuhkan ruangan untuk rawat inap di RSIJ Cempaka
Putih datang ke pendaftaran rawat inap untuk mendapatkan informasi yang berhubungan
dengan rawat inap yaitu proses administrasi, pembayaran, sampai diantar ke ruang perawatan
dan menempati ruang perawatan. Pelayanan pendaftaran rawat inap ini beroperasi 24 jam
dengan pembagian tiga shift, shift pagi terdiri dari 6 petugas, shift sore dan malam masing-
masing 4 petugas.
Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan pada saat magang pada bulan
Oktober 2014 terhadap 15 orang pasien, didapatkan bahwa waktu penyelesaian pendaftaran
pasien dari mulai datang sampai masuk ke ruang perawatan cukup lama yaitu 20-25 menit.
Dari hasil observasi terdapat beberapa kendala yaitu sulitnya mendapatkan ruang perawatan,
jenis pembayaran (cash atau jaminan), diagnosa dari dokter yang kurang jelas, dokter
subspesialis, pelayanan lewat telepon/langsung, waiting list, fasilitas pendaftaran rawat inap,
kesiapan petugas, uraian pekerjaan yang banyak dan sebagainya.
Pendaftaran rawat inap hanya terdapat 4 kursi untuk keluarga/pasien yang akan
mendaftar, tidak ada nomor antrian, 2 komputer untuk input data dengan 2 petugas rekam
medis yang memegang komputer, 2 orang petugas membantu dalam kelengkapan berkas dan
mencari berkas, serta 2 orang lainnya mengantarkan pasien ke ruang perawatan.
Pasien yang akan mendaftar di pendaftaran rawat inap dan yang hanya bertanya
apakah ada ruangan yang kosong hanya datang kemudian duduk di depan petugas tanpa
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
3
adanya pengambilan nomor antrian sehingga hal ini menyebabkan terjadinya antrian pasien di
tiap petugas pendaftaran rawat inap 4-5 orang. Beberapa pasien yang akan mendaftar di
pendaftaran rawat inap terlihat mengantri selama 20-25 menit. Antrian ini terjadi karena
pasien sebelumnya sedang dilakukan proses input data pasien di komputer dan mengecek
ruang perawatan, jumlah komputer dengan jumlah pegawai yang memegang komputer hanya
2 orang, sedangkan pegawai yang lain sedang mencari berkas rekam medis pasien dan
mengantarkan pasien ke ruang perawatan. Sebagai pembanding, data hasil studi darithe
National Association of Healthcare Access Management (NAHAM), yang dilakukan pada
bulan Mei 1993 untuk melakukan proses registrasi adalah 10,57 menit/pasien (Wolper, 1995
dalam Suryanti Netti).
Dari hasil wawancara pada bulan Oktober 2014 terhadap 14 staf bagian pendaftaran
rawat inap Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih, 8 staf mengatakan bahwa kurangnya
staf di bagian pendaftaran rawat inap dan beban kerja yang banyak sehingga berdampak pada
antrian pasien serta lamanya proses pendaftaran rawat inap. Begitu juga menurut Manajer
Rekam Medis RS Islam Jakarta Cempaka Putih mengatakan bahwa “hal ini merupakan salah
satu masalah dari beberapa masalah di Rumah Sakit Islam Jakarta Cempaka Putih yang
harus dicari jalan keluarnya, sedangkan kunjungan pasien setiap harinya bertambah dengan
jumlah SDM yang kurang dan ruang perawatan yang penuh sehingga pendaftaran menjadi
lama”.
Berdasarkan hal tersebut penulis tertarik untuk melakukan penelitian terhadap
lamanya proses pendaftaran rawat inap di Rumah Sakit Islam Cempaka Putih dimana sasaran
mutu rumah sakit adalah 15 menit. Penelitian ini diharapkan dapat mengetahui faktor-faktor
apa saja yang berhubungan dengan lamanya proses pendaftaran rawat inap di Rumah Sakit
Islam Jakarta Cempaka Putih.
Tinjauan Teoritis
Konsep Rawat Inap
Menurut Depkes RI, Rijadi (1997), Rawat inap adalah pelayanan terhadap pasien
masuk rumah sakit yang menempati tempat tidur perawatan untuk keperluan observasi,
diagnosa, terapi, rehabilitasi medik dan atau pelayanan medik lainnya. Alur proses pelayanan
pasien unit rawat inap sebagai berikut:
a. Departemen penerimaan pasien.
b. Ruang perawatan
c. Bagian administrasi dan keuangan
Penerimaan Pasien Rawat Inap
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
4
Pasien rawat inap di rumah sakit masuk melalui 2 pintu utama yaitu Instalasi Rawat
Jalan dan Instalasi Gawat Darurat, kemudian akan menyatu di Tempat Pendaftaran Pasien
Rawat Inap (TPPRI), dan melakukan proses pencatatan pasien masuk ke bangsal sesuai
dengan penyakit dan kemampuan pasien (Azam, 2007).
Menurut DepKes RI (2006), Penerimaan pasien rawat inap dinamakan TPP RI
(Admitting Office). Fungsi utama penerimaan pasien rawat inap adalah menerima pasien
untuk dirawat di rumah sakit. Dengan meningkatnya jumlah pasien, pimpinan rumah sakit
harus memberikan perhatian yang konstan dalam membina sistem dan prosedur penerimaan
pasien yang sebaik-baiknya. Pasien yang memerlukan perawatan, dapat dibagi menjadi 3
kelompok yaitu:
a) Pasien yang tidak urgen yaitu penundaan perawatan pasien tidak akan menambah
penyakitnya.
b) Pasien yang urgen, tetapi tidak gawat darurat, dapat dimasukkan ke dalam daftar tunggu.
c) Pasien gawat darurat (emergency), langsung dirawat.
Bagian Pendaftaran pasien rawat inap (TPPRI) mempunyai peranan penting dalam
pengembangan dan pengelolaan strategi terencana bagi pasien. Dalam hal ini didominasi pada
kegiatan pendaftaran/registrasi dalam mengatur frekuensi dan kecepatan dilakukannya semua
layanan kesehatan lainnya (Soedarmono, 2000).
Pendaftaran Rawat Inap
Seorang pasien yang memasuki lembaga perawatan kesehatan/rumah sakit, untuk
mendapatkan perawatan maupun pemeriksaan, pasien tersebut harus didaftar (Wolper, 2001
dalam Suryanti Netti). Sehingga setiap pasien yang mendaftarkan rawat inap harus selalu
mendapat rekomendasi/ijin rawat dari dokter. Jika tidak ada surat rawat/ijin rawat dari dokter,
biasanya pasien yang datang ke rumah sakit akan diarahkan ke poli rawat jalan atau
emergency dimana hal ini tergantung kepada kondisi pasien.
Kategori Pasien
Menurut DepKes RI (2006) pada pendaftaran rawat inap ini jenis kedatangan pasien
dibagi menjadi :
• Pasien Baru, yaitu pasien yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan
mendapatkan pelayanan kesehatan.
• Pasien Lama, yaitu pasien yang sudah pernah datang sebelumnya untuk keperluan
mendapatkan pelayanan kesehatan.
Hal yang perlu diperhatikan selama pendaftaran adalah kecepatannya, karena pasien
yang dalam keadaan sakit, tidak menginginkan menunggu lama di tempat pendaftaran.
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
5
Sehingga rumah sakit harus dapat menyelesaikan proses pendaftaran pasiennya yang efisien
(DepKes RI, 2006).
Dalam Bulan Mei 1993, NAHAM melakukan study untuk lamanya
registration/interviewing proses (average interview time for inpatient admission) yaitu 10,57
menit. Walapun angka tersebut dapat berbeda antara satu rumah sakit dengan rumah sakit
lainnya karena prosedur masing-masing departemen, proses dan jumlah data yang
dikumpulkan, tetapi angka ini dapat menjadi patokan bagi kegiatan pendaftaran (Wolper,
1981 yang dikutip oleh Suryanti Netti).
Manajemen Keuangan dan Pemanfaatan
Menurut Syaaf (1995) dalam Suwenda menganalisa sistem pembayaran jasa
pelayanan rumah sakit biasanya dilakukan dengan cara:
1. Out of pocket yaitu pasien membayar langsung. Pada metode ini harus ada mekanisme
yang jelas dari pasien agar rumah sakit tidak kehilangan pendapatan.
2. Asuransi yaitu pembayaran oleh pihak asuransi dimana biasanya dalam periode tertentu
sesuai perjanjian pihak asuransi dengan rumah sakit. Metode ini harus dipelajari oleh
rumah sakit cara pembayarannya, lama menunggu tempo pembayaran, dan analisa laporan
keuangan perusahaan untuk mencegah terjadinya bad debt, dan sebagai bahan
pertimbangan dalam negosiasi penetapan tarif.
3. Kerjasama perusahaan yaitu adanya kerjasama/perjanjian antara rumah sakit dan suatu
perusahaan. Metode ini sama seperti metode asuransi.
Manajemen pemanfaatan tempat tidur.
Kegiatan yang penting dalam departemen penerimaan pasien adalah memaksimalkan
pemanfaatan tempat tidur dengan menyeimbangkan kebutuhan perawatan pasien, asuhan
keperawatan pasien dan batasan intern serta ekstern terkait dengan lamanya pasien tinggal di
rumah sakit dan pembayarannya. Departemen penerimaan pasien bertanggung jawab dalam
pemeliharaan sensus, termasuk fasilitas, tempat tidur, statistic unit perawatan dan biaya
kamar.Selain itu juga mempengaruhi hasil yang dirasakan oleh pasien dan lama tinggal di
rumah sakit serta pemanfaatan yang optimal dari tenaga kerja, peralatan dan fasilitas lainnya
(Wolper, 2001 dikutip oleh Suryanti Netti).
Menurut Rijadi (1997) dalam Suryanti Netti, hal yang perlu diperhatikan dalam bed
monitoring untuk efektivitas penggunaan tempat tidur adalah sebagai berikut:
a. Tujuan dan manfaat pemantauan alokasi tempat tidur.
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
6
b. Keterkaitan dengan unit-unit lain yang membutuhkan data alokasi tempat tidur.
c. Pengembangan sistem yang memenuhi kepentingan unit yang membutuhkan informasi
alokasi tempat tidur.
Standar Operational Procedure (SOP)
Menurut Depkes (1999) dalam Suryanti Netti, standar prosedur adalah suatu pedoman
yang dijalankan untuk meningkatkan mutu makin efektif dan efisien. Standar perlu
ditetapkan, realistis sesuai situasi masing-masing, ditulis, bukan merupakan hal yang baku
tetapi teratur dan dikembangkan secara dinamis sesuai dengan ilmu dan teknologi kesehatan
serta hal-hal non medik seperti etika, hukum, dan sistem nilai masyarakat.
Menurut DepKes (2006), untuk memperlancar tugas-tugas bagian lain yang erat
hubungannya dengan proses penerimaan pasien, perlu ditetapkan aturan penerimaan pasien
yang harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
1) Bagian penerimaan pasien bertanggung jawab sepenuhnya mengenai pencatatan seluruh
informasi yang terkait dengan diterimanya seorang pasien di rumah sakit.
2) Bagian penerimaan pasien harus segera memberitahukan bagian-bagian lain terutama
bagian yang berkepentingan langsung, setelah diterimanya seorang pasien untuk dirawat.
3) Semua bagian harus memberitahukan bagian penerimaan pasien apabila seorang pasien
diijinkan meninggalkan rumah sakit.
4) Membuat catatan yang lengkap tentang jumlah tempat tidur yang terpakai dan yang
tersedia di seluruh rumah sakit.
5) Rekam medis yang lengkap, terbaca dan seragam harus disimpan oleh semua bagian
selama pasien dirawat.
6) Instruksi yang jelas harus diketahui oleh setiap petugas yang bekerja dalam proses
penerimaan dan pemulangan pasien.
Sumber Daya Manusia
Menurut Wolper (2001) dalam Suryanti Netti, staf juga harus mempunyai kemampuan
menangani tanggung jawab yang menghendaki keseksamaan dan ketepatan.Petugas
pendaftaran haruslah bersabar, penuh perhatian dan bersemangat, mengajukan pertanyaan
seolah mereka belum pernah menanyakan sebelumnya. Dan karena peka informasi yang dapat
dijaring selama proses masuknya pasien sehingga seorang staf harus tetap menaati batas-batas
kerahasiaan pasien.
Kualitas pelayanan tidak tergantung pada kemampuan staf namun juga beban kerja dari
staf yang menyebabkan letih secara fisik dan mental.Sebagai contoh pelayanan pada bagian
Faktor faktor ..., Qurotul Aini, FKM UI, 2014
7
departemen penerimaan pasien, staf melayani pasien dalam jumlah banyak secara terus
menerus dengan masalah yang hampir sama dapat menimbulkan kejenuhan yang berakibat
menurunnya kualitas pelayanan pada pasien. Kinerja organisasi/departemen penerimaan
pasien berhubungan dengan proporsi professional, makin besar proporsi kelompok
professional, makin tinggi kinerja organisasi.Staf professional adalah personal dengan tingkat
pendidikan minimal diploma 3 (Wolper, 2001 dalam Suryanti Netti).
Menurut Ilyas (2000) kinerja organisasi/departemen penerimaan pasien berhubungan
dengan proporsi professional, makin besar proporsi kelompok professional makin tinggi
kinerja organisasi.Yang dimaksud professional adalah personal dengan tingkat pendidikan
minimal diploma 3.
Metode Penelitian
Desain, Lokasi, dan Waktu Penelitian
Desain penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Dilakukan di Rumah Sakit Islam Jakarta
Cempaka Putih di pendaftaran rawat inap dan kantor rekam medis pada bulan Oktober sampai
Desember 2014.
Informan Penelitian
Informan penelitian ini dipilih berdasarkan prinsip kesesuaian yaitu berdasarkan
pengetahuan dan latar belakang topik penelitian dan kecukupan yaitu terkumpulnya informasi
yang berasal dari informan yang menggambarkan seluruh fenomena yang berkaitan dengan
penelitian. Penelitian ini terdiri dari Manajer Rekam Medis, Kepala Seksi Pendaftaran dan