Excel 1 - Iniiere n Excel
Excel 1 - Iniiere n ExcelDiana Tanase - MCT Cursul se adreseaz
utilizatorilor nceptori n utilizarea programului i are ca obiectiv
nsuirea unor reguli de bune practici care s diminueze sau chiar s
elimine erorile aprute n urma utilizrii necorespunztoare a
programului Excel. Pentru nscrierea la acest curs sunt necesare
abiliti de operare primare: Deschiderea-nchiderea aplicaiei,
utilizarea perifericelor (tastatur, mouse), salvarea unui fiier,
editarea documentelor.
Modulul 1 - Interfaa i obiectele ExcelRegistre i foi de
calcul
V-ati intrebat, probabil, care este semnificatia fisierelor
Excel de tip .xlsx, .xlsb, .xlsm pe care le puteti intalni in
versiunile 2007-2013 si cand anume le folosim.
Care estediferenta intre un fisier .xls si un .xlsx, .xlsmsau
.xlsb?
In primul rand, dimensiunea. In al doilea rand, modul in care se
face compresia datelor si, in al treilea rand, ce anume stocam
intr-un asemenea fisier.
Avem un fisier .xls de 5.08 MB (am completat cu valoarea 10
toate celulele din zona A1:H65536).
Il convertim in format .xlsx (fie cu save as, fie prin conversie
cu comanda convert) si observam ca dimensiunea s-a redus la
aproximativ o cincime (1.64 MB)
Daca il salvam in format xlsb (binary), dimensiunea fisierului
se reduce la 223 KB. Si nu se pierde absolut nimic din
functionalitatea fisierului. Binary este formatul binar al
fisierului, foarte util in cazul fisierelor de dimensiune mare. Se
deschid mai repede, iar prelucrarea datelor dureaza mai putin.
Care este diferenta? De ce se pune x la sfarsitul extensiei
fisierelor Office 2007-2013? Acel x semnifica faptul ca fisierele
sunt in format Open XML care contin tehnologia de comprimare ZIP,
astfel ca la deschidere sunt dezarhivate si la inchidere se
arhiveaza la loc.
Fisierele xlsm, se utilizeaza in cazul in care acestea contin
coduri VBA.
Mai multe despre semnificatia si avantajele formatelor Open XML
gasitila adresa
http://office.microsoft.com/ro-ro/excel-help/formatele-open-xml-si-extensiile-de-nume-de-fisier-HA010354237.aspx?CTT=1
Manipularea foilor de calcul
Fisierele Excel sunt organizate sub forma unui registru cu file
(foi de calcul) carora li se atribuie in mod automat denumirea
generica Sheet( foaie, in functie de limba utilizata la afisare) si
un numar de ordine (un index). De exemplu:Sheet 1, sheet2 etc.
Regula de baza este aceea ca intr-un registru(workbook), nu
putem avea doua foi de calcul cu acelasi nume. E drept insa, ca in
situatia in care avem mai multe foi de calcul, e greu sa
identificam continutul dupa aceste denumiri generice, de aceea se
recomanda redenumirea foii de calcul, folosind un nume cat mai
sugestiv, in concordanta cu informatia continuta.
Pentru redenumire, dati un click drepta pe numele generic (sheet
n) sau un dublu click pe acesta si scrieti numele pe care il
doriti.
Mutarea foilor de calcul
De multe ori, dorim sa rearanjam foile de calcul, astfel incat
acestea sa urmeze o ordine logica. Cum procedam? Sunt mai multe
variante:
fie utilizam comanda Move or Copy (la click dreapta pe numele
foii de calcul apare un meniu contextual din care alegeti comanda
respectiva sau, din fila Home, grupul Cells, butonul Format si
alegeti comanda Move or Copy Sheet)
fie, cu Drag and Drop, mentinem apasat butonul stanga al
mouse-ului pe numele foii de calcul, si repozitionam foaia acolo
unde ne dorim(pozitia va fi indicata de o sageata neagra cu varful
in jos)
Diferenta intre cele doua metode este aceea ca la utilizarea
comenzii Move or Copy putem muta foaia de calcul intr-un alt
fisier, specificand si locatia exacta, pe cand a doua presupune
utilizarea in prealabil a optiunii de aranjare a ferestrelor pe
ecran (ambele necesita deschiderea registrului in care dorim sa
mutam foaia)
Dar, sa vedem cum procedam in ambele situatii. Avem un fisier
sursa.xlsx care contine o foaie umita Transfer pe care dorim sa o
mutam in fisierul destinatie.xlsx intre sheet1 si sheet2
Deschidem ambele fisiere,deschidem fereastra Move or Copy si
alegem registrul destinatie si locul in care dorim sa-l plasam, ca
in imagine:
Copierea foilor de calcul
Daca dorim sa copiem foaia in noul registru sau in registrul
sursa, bifam caseta Create a copy.
Copierea in acelasi registru se poate face la fel ca la operatia
de mutare dar, mentinand apasata tasta CTRL.
Pentru copierea, sau mutarea cu Drag and drop (fara a deschide
fereastra Move orCopy), intr-un alt registru, deschidem ambele
registre de calcul (sursa si destinatia), le afisam simultan pe
ecran cu optiunea Arange all din fila View, grupul Windows, si
procedam ca la copierea sau mutarea intr-un singur registru.
Vizualizarea datelor
Pentru a afisa doua registre (workbooks) folosim comanda Arrange
All din fila View, grupul Windows. Putem in acest mod sa vizualizam
continutul celor doua fisiere simultan. Cum procedam insa, cand
dorim sa afisam continutul a doua foi de calcul din acelasi
registru?
Sa presupunem ca avem un fisiervanzari_anualecu 12 foi de calcul
si dorim sa afisam fileleiansifeb. Pentru aceasta, deschidem o noua
fereastra catre acelasi fisier (asigurati-va intai ca nu mai aveti
deschis un alt fisier Excel). Din tab-ul View, in grupul Windows,
actionati butonul New Window( o singura data, atentie!). In bara
aplicatiei veti observa, langa denumirea fisierului, si numarul
ferestrei(vanzari_anuale:2) ceea ce inseamna ca acum avem deschise
doua ferestre catre fisierul nostru.
Actionati butonul Arrange All din grupul Windows al tab-ului
View, ca si in cazul vizualizarii a doua fisiere, si aveti simultan
pe ecran cele doua foi,iansifeb.
Pentru a reveni, inchideti una dintre ferestre si o maximizati
pe cealalta!
Formatarea
Formatul unui numar se poate personaliza in functie de
preferintele de afisare. Avem la dispozitie 4 sectiuni pentru
formatul continutului unei celule, separate cu ; (punct si
virgula)
Numar pozitiv; Numar negativ; 0(zero); text
Pentru fiecare sectiune (text sau numar) avem o serie
desubstituenti (caractere de inlocuire) cu urmatoarea
semnificatie:
Cod pentru numar
Descriere
General
Numar, in formatul general.
0 (zero)
Substituent pentru cifra. Acest cod introduce 0 in mod automat
pentru a pastra dimensiunea codului(ex: codul 0000 afiseaza, cand
introducem 1, 0001).
#
Substituent pentru cifra. Acest cod nu afiseaqza zerouri
suplimentare.
?
Substituent pentru cifra. Acest cod pastreaza un spatiu pentru
zerourile suplimentare, dar nu le afiseaza.
. (punct zecimal)
Numere cu zecimale.
%
Procent. Microsoft Excel inmulteste valoarea introdusa cu 100 si
adauga semnul %.
, (virgula)
Separator pentru mii.
E+ E- e+ e-
Numerele sunt afisate ca o aproximare la puteri ale lui 10.
Pentru text vem urmatoarele caractere de inlocuire:
Cod pentru text
Descriere
$ + / ( ) : spatiu
Aceste caractere sunt afisate ca atare in numar. Pentru a afisa
orice alt caracter, il scrieti intre ghilimele sau scrieti
caracterul backslash (\) inaintea acestuia.
\caracter
Acest cod afiseaza caracterul specificat.
text
Acest cod afiseaza textul scris intre ghilimele.
*
Acest cod repeta ultimul caracter pana se umple celula.
_ (underscore)
Acest cod se foloseste, de obicei, in combinatie cu paranteza
rotunda inchisa_) (fara ghilimele) pentru a lasa un spatiu dupa
numarul pozitiv, corespunzator parantezei inchise utilizate in
formatul monetar, pentru a alinia cifrele.
@
Substituent pentru text.
Pentru formatul de tip data:
Cod pentru data
Descriere
m
Luna, cu un singur caracter pentru valorile intre 1 si 9
(1-12)
mm
Luna, cu doua caractere (01-12)
mmm
Denumirea lunii in format prescurtat (Jan Dec)
mmmm
Denumirea lunii (January December)
d
Ziua, cu o cifra pentru valorile 1-9
dd
Ziua, cu doua cifre (01-31)
ddd
Numele zilei, abreviat (Sun Sat)
dddd
Numele zilei (Sunday Saturday)
yy
Anul, cu doua cifre( de exemplu, 98)
yyyy
Anul cu 4 cifre (de exemplu, 1998)
Pentru ora:
Cod pentru ora
Descriere
h
Ora, scrisa ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la 9
hh
Ora cu doua cifre (00-23)
m
Minutele, scrise ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la
9
mm
Minutele cu doua cifre (00-59)
s
Secundele, scrise ca numar cu o cifra pentru valorile de la 0 la
9
ss
Secundele cu doua cifre (00-59)
AM/PM am/pm
Specificatia pentru formatul american cu ore de la 0 la 12
Se poate aplica si o culoare sau o conditie:
Alte coduri
Descriere
[BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE],
[YELLOW], [COLORn]
Acest cod afiseaza numerele in culoarea specificata.Pentru
ultimul cod, n reprezinta o valoare intre 1si 56.
[Conditievaloare]
Conditiapoate fi , =, >=, Options)
InExcel 2007, in categoria Popular, aveti butonulEdit Custom
Lists.
InExcel 2010/2013regasiti acelasi buton in
categoriaAdvanced,grupulGeneral(dati scroll in dreapta pana la
finalul paginii Advanced)
La apasarea acestui buton se deschide fereastra Custom List., in
care, alegem in sectiunea Custom Lists optiunea New si in sectiunea
List Entryes scriem lista noastra, apasnd tasta Enter supa fiecare
element.
Cand am terminat de editat elementele listei, dam click pe
butonul Add si lista noastra va fi adaugata colectiei existente.
Daca veti lista scrisa intr-o foaie de calcul ( pe un rand sau pe o
coloana), selectati zona care contine lista si apasati butonul
Import.
Odata creata, lista poate fi utilizata pentru completarea
automata a unui range, folosind metoda Autofill ( scrieti un
element al listei, exact asa cum l-ati definit si trageti de coltul
din dreapta al celulei, in directia dorita) sau in sortare, pentru
ordonarea personalizata.
Modulul 3 - FormuleOperaii i operatori
Formule
Copierea, mutarea formulelor
Referine relative i Referine absolute
Modulul 4 - Funcii de bazFuncii de agregare standard
Funcii de tip text
Funcii de tip Date&Time
Funcii matematice i statistice de baz
Modulul 5 - Sortare i filtrarea datelorSortarea datelor dintr-un
tabel dup informaiile coninute de o coloan
Sortarea datelor dintr-un tabel dup informaiile coninute de dou
sau mai multe coloane
Filtre de tip text
Filtre de tip Date&Time
Filtre pentru numere
Modulul 6- ImprimareaPregtirea foilor de calcul pentru
imprimare
Printarea simultan a mai multor foi de calcul
Definirea zonelor de imprimat