1 EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI BANYUDONO BOYOLALI ITSNA KHOIROTUL ASRI F 3302058 BAB I GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan (penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun 1993. Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi
76
Embed
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN …/Evaluasi... · - Menyediakan dan membentuk komponen siap rakit yang ... mesin produksi dan ... menggunakan bahan utama berupa kayu dan bahan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENJUALAN EKSPOR DAN PENERIMAAN KAS PADA CV. SUKA LENTERA ABADI
BANYUDONO BOYOLALI
ITSNA KHOIROTUL ASRI F 3302058
BAB I
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
A. Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
Langkah awal didirikannya CV. Suka Lentera Abadi adalah dari
keinginan Bp. Joko Suharyono untuk mendirikan sebuah usaha pengolahan
(penggergajian) kayu. Usaha pengolahan kayu ini memasok kayu gergajian ke
berbagai daerah di Jawa Tengah, Jawa Timur serta Daerah Istimewa
Yogyakarta. Seiring dengan berkembangnya usaha yang beliau rintis, usaha
pengolahan kayu tersebut kemudian dikembangkan menjadi industri kecil
berupa industri kerajinan sangkar yang dimulai sekitar pertengahan tahun
1993. Industri tersebut berkembang pesat sebagai salah satu produsen sangkar
burung di Jawa. Hasil produksi industri tersebut berupa sangkar burung
dengan ornamen tokoh-tokoh pewayangan. Pemasaran yang dilakukan yaitu
dengan penjualan sendiri atau pemesanan dari pembeli. Dengan pesatnya
perkembangan industri meubel di Indonesia khususnya Jawa Tengah, maka
pada tahun 1995 industri kerajinan sangkar tersebut dikembangkan menjadi
2
industri meubel dengan nama CV. Suka Lentera Abadi dengan akta pendirian
No. II/2002 (pembaharuan), di depan notaris Andriati Bintarsih, SH.
CV. Suka Lentera Abadi menempati areal seluas 20.000 m 3 yang
berlokasi di Desa Cangkringan, Banyudono, Boyolali. Lokasi ini cukup
strategis karena terletak di jalur utama perdagangan. Selain itu, lokasi
perusahaan juga terjangkau oleh sarana transportasi, listrik, telepon, dan air.
Perusahaan mempekerjakan 152 karyawan yang berasal dari sekitar
lingkungan pabrik. Perusahaan ini memproduksi meubel indoor furniture
dengan bahan utama kayu mahoni, jati, pinus, dan karet. Bahan baku
diperoleh dari supplier tetap dari Jawa Tengah dan Jawa Barat.
Pengendalian intern akuntansi, yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi
dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
2. Pengendalian Intern Administratif (Internal Administrative Control)
Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan
ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi
dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (1997) unsur-unsur pengendalian intern meliputi:
1. struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas,
26
2. sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan
yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan , dan biaya,
3. praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi,
4. karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
E. Hubungan Sistem Akuntansi dengan Sistem Pengendalian Intern
Sistem akuntansi merupakan salah satu sistem informasi di antara
berbagai sistem informasi yang digunakan oleh manajemen dalam mengelola
perusahaan. Sistem akuntansi dibuat oleh manajemen dengan tujuan untuk
menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak luar. Keandalan dan
kereliabilitasan informasi yang disajikan dalam laporan keuangan yang
dihasilkan oleh sistem akuntansi sangat ditentukan oleh baik buruknya sistem
pengendalian intern yang melekat di sistem akuntansi tersebut. Sistem
pengendalian intern yang dirancang dan diterapkan dengan baik di sistem
akuntansi dan dilaksanakan oleh manajemen di dalam mengelola perusahaan,
akan menjamin ketelitian dan keandalan laporan keuangan. Sistem
pengendalian intern yang lemah akan mengakibatkan kekayaan perusahaan
tidak terjamin keamanannya, informasi akuntansi tidak teliti dan tidak andal,
efisiensi tidak terjamin dan kebijakan manajemen tidak dapat dipatuhi.
Dengan demikian sistem pengendalian intern merupakan komponen utama
dalam pertimbangan dan perancangan sistem akuntansi.
27
Unsur-unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam
sistem akuntansi penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas dirancang untuk
mencapai tujuan pokok pengendalian intern yaitu menjaga kekayaan (kas),
menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi (kas dan persediaan).
Tabel berikut ini menjelaskan hubungan sistem akuntansi dengan unsur pokok
sistem pengendalian intern dalam sistem penjualan ekspor dan sistem
penerimaan kas serta salah saji potensial yang mungkin dapat terjadi jika
dalam masing-masing prosedur akuntansi tidak berdasarkan prinsip-prinsip
pengendalian intern.
28
Tabel 2.1 Hubungan Sistem Akuntansi dan Sistem Pengendalian Intern
serta Salah Saji Potensial dalam Sistem Penjualan Ekspor dan Sistem Penerimaan Kas
Sub Sistem
Tahap Transaksi / Prosedur
Fungsi Terkait
Dokumen / Catatan yang Digunakan
Aktivitas Pengendalian yang Diperlukan
Salah Saji Potensial
Penerimaan Order dari Customer
Fungsi Penjualan, Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penjualan Fungsi Penjualan
Sales Contract Sales Contract Sales Contract
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawab kan oleh fungsi penjualan
Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama
Pembuatan Dokumen Ekspor
Bagian Ekspor
Sales Contract Commer-cial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan
Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi
Pengiriman Barang
Shipping Company
Bill of Lading
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Barang tidak / belum dikirim kepada buyer
Penjualan Ekspor
Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Advise Bank, Bagian Ekspor
Commer-cial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan
Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi
29
Penerimaan Kas
Fungsi Penerima-an Kas, Fungsi Akuntansi Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Penerima-an Kas Fungsi Audit Intern
Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas Bukti Transfer Pembaya-ran, Jurnal Penerimaan Kas
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruhnya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank
Penerima-an Kas
Pencatatan Transaksi
Fungsi Akuntansi Fungsi Akuntansi
Sales Contract, Commer-cial Invoice, Bukti Transfer Pembaya-ran Jurnal Penjualan, Jurnal Penerimaan Kas, Buku Besar
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu
Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya
30
F. Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi merupakan
penjualan tunai dengan menggunakan L/C (Letter of Credit). Proses penjualan
ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi melibatkan banyak organisasi di luar
perusahaan seperti Advise Bank, Shipping Company, Bea dan Cukai,
Departemen Perdagangan, dll.
Unsur-unsur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada CV.
Suka Lentera Abadi antara lain :
1. Fungsi yang Terkait
Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan ekspor pada
CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Bagian Pemasaran
Bagian pemasaran bertugas untuk menerima order dari buyer dengan
adanya Sales Contract serta bertugas untuk membuat Surat Perintah
Kerja yang ditujukan kepada bagian produksi.
b. Bagian Ekspor
Bagian ekspor bertugas untuk mempersiapkan dokumen-dokumen
ekspor seperti Shipping Instruction, Commercial Invoice, Packing List,
Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading (B/L), Surat
Keterangan Asal (SKA), dll. yang nantinya akan digunakan dalam
negoisasi L/C dengan Advise Bank.
31
c. Bagian Produksi
Bagian produksi bertugas untuk memproduksi barang berdasar Surat
Perintah Kerja. Bagian produksi juga bertugas untuk membuat
Laporan Hasil Produksi apabila produksi telah selesai, mengepak
barang yang akan dimasukkan ke dalam kontainer serta membuat
Packing List.
d. Advise Bank
Advise Bank bertugas untuk menerima dokumen-dokumen ekspor dari
bagian ekspor dan memeriksanya apakah sesuai dengan yang diminta
oleh buyer. Apabila sesuai maka Advise Bank akan mentransfer uang
ke rekening perusahaan dan sebagai buktinya akan menyerahkan Bukti
Transfer Pembayaran.
e. Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat transaksi penjualan ekspor
ke dalam jurnal penjualan berdasar Sales Contract dan Commercial
Invoice. Bagian akuntansi juga bertugas untuk mencatat transaksi
penerimaan kas dalam jurnal penerimaan kas berdasar Bukti Transfer
Pembayaran dari Advise Bank. Secara periodik, bagian akuntansi
bertugas untuk meringkas rekening-rekening dalam jurnal penjualan
dan jurnal penerimaan kas ke dalam buku besar. Bagian akuntansi juga
bertanggung jawab terhadap pengarsipan dokumen-dokumen Sales
Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran.
32
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan
ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Sales Contract
Dokumen yang dibuat oleh bagian pemasaran saat menerima order dari
buyer. Dokumen ini berisi perjanjian jual beli antara perusahaan
dengan buyer.
b. Surat Perintah Kerja
Dokumen ini digunakan sebagai perintah produksi barang yang
ditujukan kepada bagian produksi.
c. Laporan Hasil Produksi
Dokumen yang dibuat oleh bagian produksi yang berisi laporan
produksi barang yang telah selesai.
d. Shipping Instruction
Dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan yang ditujukan kepada
Shipping Company untuk mengapalkan barang.
e. Delivery Order
Dokumen yang dikeluarkan oleh Shipping Company yang ditujukan
kepada perusahaan untuk mengambil kontainer.
f. Commercial Invoice
Dokumen ini dibuat oleh bagian ekspor yang berisi perincian barang-
barang yang dijual dan harga dari barang-barang tersebut. Commercial
33
Invoice ditujukan kepada buyer yang nama dan alamatnya sesuai
dengan yang tercantum dalam L/C.
g. Packing List
Dokumen ini dibuat oleh bagian produksi berisi daftar barang yang di
packing yang fungsinya memudahkan pemeriksaan oleh Bea dan
Cukai.
h. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
Dokumen ini berfungsi sebagai salah satu dokumen untuk negoisasi
L/C dengan Advise Bank. PEB merupakan dokumen pabean yang
digunakan untuk pemberitahuan pelaksanaan ekspor barang yang
isinya antara lain jenis barang ekspor, identitas eksportir, nama
importir, NPWP, izin khusus, berat barang, negara tujuan, provinsi asal
barang, cara penyerahan barang, merek, dll.
i. Bill of Lading (B/L)
Dokumen yang dibuat oleh Shipping Company yang berisi keterangan
bahwa barang telah diekspor.
j. Surat Keterangan Asal (SKA)
Dokumen berupa surat keterangan yang menyatakan asal barang yang
di ekspor.
k. Bukti Transfer Pembayaran
Dokumen yang merupakan bukti transfer uang dari Advise Bank ke
rekening perusahaan. Dokumen ini diserahkan oleh Advise Bank
setelah negoisasi L/C dengan Advise Bank berhasil.
34
3. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penjualan ekspor
pada CV. Suka Lentera Abadi antara lain :
a. Jurnal Penjualan
Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mencatat transaksi penjualan ekspor yang terjadi berdasar Sales
Contract dan Commercial Invoice.
b. Jurnal Penerimaan Kas
Catatan akuntansi yang digunakan oleh bagian akuntansi untuk
mencatat kas yang diterima oleh perusahaan berdasarkan Bukti
Transfer Pembayaran dari Advise Bank.
c. Buku Besar
Catatan akuntansi yang berisi ringkasan rekening-rekening jurnal
penjualan dan jurnal penerimaan kas.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan ekspor pada
CV. Suka Lentera Abadi terdiri dari :
a. Prosedur Penerimaan Order
Dalam prosedur ini, bagian pemasaran menerima order dari buyer
dengan adanya Sales Contract antara perusahaan dengan buyer. Sales
contract ini dibuat rangkap empat, lembar pertama diserahkan kepada
buyer, lembar kedua dipegang oleh Direktur, lembar ketiga diserahkan
kepada bagian ekspor, dan lembar terakhir diarsip bagian pemasaran.
35
Kemudian bagian pemasaran membuat Surat Perintah Kerja yang
diserahkan ke bagian produksi.
b. Prosedur Produksi Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi memproduksi barang sesuai
dengan isi Surat Perintah Kerja dari bagian pemasaran. Setelah
produksi selesai dan barang siap untuk di ekspor, bagian produksi
membuat Laporan Hasil Produksi rangkap dua yang diserahkan ke
bagian ekspor dan diarsip bagian produksi.
c. Prosedur Pembuatan Dokumen Shipping Instruction dan Commercial
Invoice serta Penerimaan Dokumen Delivery Order
Dalam prosedur ini, bagian ekspor membuat Commercial Invoice dan
Shipping Instruction berdasarkan Sales Contract lembar ketiga dari
bagian pemasaran dan Laporan Hasil Produksi dari bagian produksi.
Commercial Invoice dibuat tiga lembar, lembar pertama akan
diserahkan kepada buyer, lembar kedua diarsip bagian ekspor, dan
lembar terakhir akan diserahkan ke bagian akuntansi bersama Sales
Contract lembar ketiga. Shipping Instruction ditujukan ke Shipping
Company. Shipping Company kemudian menyerahkan Delivery Order
sebagai perintah untuk mengambil kontainer. Bagian ekspor setelah
menerima Delivery Order akan membuat copy dari Delivery Order
yang diserahkan ke bagian produksi sebagai perintah untuk mengepak
barang.
36
d. Prosedur Ekspor Barang
Dalam prosedur ini, bagian produksi mengepak barang dan membuat
Packing List. Packing List dibuat rangkap tiga yang akan diserahkan
ke bagian ekspor dan diarsip bagian produksi. Setelah itu barang
dikirim kepada buyer melalui Shipping Company.
e. Prosedur Negoisasi L/C
Dalam prosedur ini, bagian ekspor mengirim Commercial Invoice,
Packing List, Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), Bill of Lading
(B/L), Surat Keterangan asal (SKA) ke Advise Bank untuk
dinegoisasikan. Apabila dokumen-dokumen tersebut sesuai dengan
yang diminta L/C maka Advise Bank akan segera mentransfer uang ke
rekening perusahaan dan sebagai buktinya Advise Bank akan
memberikan Bukti Transfer Pembayaran.
f. Prosedur Pencatatan Transaksi Penjualan Ekspor dan Transaksi
Penerimaan Kas
Dalam prosedur ini, bagian akuntansi mencatat transaksi penjualan
ekspor ke dalam jurnal penjualan berdasarkan Sales Contract dan
Commercial Invoice dari bagian ekspor. Bagian akuntansi juga
bertugas untuk mencatat transaksi penerimaan kas ke dalam jurnal
penerimaan kas berdasarkan Bukti Transfer Pembayaran dari Advise
Bank. Bagian akuntansi secara periodik akan meringkas rekening-
rekening dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas ke dalam
buku besar.
37
5. Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Berikut ini akan disajikan bagan alir yang membentuk sistem
penjualan ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi :
38
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(Prosedur Penerimaan Order)
Bagian Pemasaran
Mulai
Menerima order dari
buyer
4
T
3
2 1
Direktur Buyer
Keterangan : SC : Sales Contract SPK: Surat perintah
Kerja
SPK
Membuat SPK
2
SC 1
39
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
(lanjutan) (Prosedur Produksi Barang)
Bagian Produksi
SPK
1
Memproduksi Barang
T
Membuat LHP
2
LHP 1
3 T
Keterangan : SPK : Surat Perintah
Kerja LHP : Laporan Hasil
Produksi
40
Gambar 1.2 Bagan Alir Sistem Penjualan Ekspor pada CV. Suka Lentera Abadi
Fungsi Penjua lan, Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penjua lan Fungsi Penjua lan
Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract
Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggu nakan formulir Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
Resiko penjualan ekspor fiktif dapat terjadi Penjualan ekspor fiktif kemungkinandapat terjadi Tahap pelaksanaan transaksi terjadi lebih dari satu kali atas order yang sama
Fungsi penjualan dipegang oleh bagian pemasaran Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan menggunakan Sales Contract Sales Contract bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabkan oleh bagian pemasaran
Bagian Pemasa ran, Advise Bank Bagian Pemasa ran Bagian Pemasa ran
Sales Con tract Sales Con tract Sales Con tract
Sales Contract dibuat untuk transaksi penjualan ekspor yang benar-benar terjadi Penjualan ekspor merupakan penjualan yang benar-benar terjadi Sales Contract hanya digunakan untuk satu kali transaksi penjualan ekspor
55
Pembuatan Dokumen Ekspor
Bagian Ekspor
Sales Con tract Com mercial Invoice, Packing List, dan Ship ping Instruc tion
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari pimpinan
Resiko pembuatan dokumen fiktif kemungkinen dapat terjadi
Pembuatan dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction harus mendapatkan otorisasi dari direktur
Bagian Pemasa ran, Direktur
Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, dan Shipping Instruction
Dokumen ekspor dihasilkan dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi
Pengiriman Barang
Shipping Compa ny
Bill of Lading
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Barang tidak / belum dikirim kepada buyer
Pengiriman barang kepada buyer melalui Shipping Company diotorisasi dengan menggunakan Bill of Lading
Shipping Compa ny
Bill of Lading
Barang sudah dikirim ke buyer
Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Advise Bank, Bagian Ekspor
Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh pimpinan
Resiko terjadi penjualan ekspor fiktif dapat terjadi
Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank harus diotorisasi oleh direktur
Advise Bank, Bagian Ekspor
Com mercial Invoice, Packing List, PEB, Bill of Lading, SKA
Penjualan ekspor merupakan penjua lan yang benar-benar terjadi
56
Pene rima an Kas
Penerimaan Kas
Fungsi Penerimaan Kas, Fungsi Akuntan si Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Penerimaan Kas Fungsi Audit Intern
Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Penjua lan, Jur nal Pe nerima an Kas Bukti Transfer Pemba yaran, Jurnal Peneri maan Kas
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Jumlah kas yang diterima dari penjualan ekspor disetor seluruh nya dengan segera ke bank Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran Secara periodik diadakan rekonsiliasi bank oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
Terjadi kecurangan yang dilakukan kedua fungsi tersebut Kas perusahaan yang ada di Bank tidak dapat segera diketahui Kas belum / salah ditransfer oleh fungsi penerimaan kas Terjadi perbedaan pencatatan mutasi kas yang dapat dilakukan oleh bagian akuntansi maupun Bank
Fungsi penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank Fungsi akuntansi dipegang oleh bagian akuntansi Kas yang diterima dari penjualan ekspor langsung ditransfer ke rekening perusahaan Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti Transfer Pembayaran
Advise Bank, Bagian Akuntan si Advise Bank Advise Bank Satuan Penga was Intern
Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pemba yaran Bukti Transfer Pembayaran, Buku Bank, Jurnal Penerimaan Kas
Kecurangan dapat dihindari karena kedua fungsi terpisah Kas perusahaan di Bank dapat segera diketahui Kas dari penjualan ekspor benar-benar ditransfer ke rekening perusahaan
Tidak ada rekonsiliasi bank yang dilakukan oleh fungsi yang tidak menyelengga rakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima kas
57
Penca tatan Tran saksi
Fungsi Akuntan si Fungsi Akuntan si
Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar
Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu
Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjualan ekspor fiktif Catatan akuntansi tidak dapat dipercaya
Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas didasarkan atas dokumen Sales Contract, Commercial Invoice, dan Bukti Transfer Pembayaran Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya dilakukan oleh bagian akuntansi
Bagian Akuntan si Bagian Akuntan si
Sales Con tract, Com mercial Invoice, Bukti Transfer Pemba yaran Jurnal Penjua lan, Jurnal Peneri maan Kas, Buku Besar
Pencatatan kedalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas berasal dari penjualan ekspor yang benar-benar terjadi
Informasi yang ada dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas dapat dipercaya
58
Penjelasan hasil analisis sistem pengendalian intern terhadap sistem penjualan
ekspor dan sistem penerimaan kas yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi
berdasarkan tabel 2.2 adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Penerimaan Order
Kebaikan :
a. Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penjualan
dan fungsi penerimaan kas. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi penjualan
dipegang oleh bagian pemasaran dan fungsi penerimaan kas dipegang oleh
Advise Bank.
b. Penerimaan order dari buyer diotorisasi oleh bagian pemasaran dengan
menggunakan formulir Sales Contract.
c. Penggunaan formulir Sales Contract bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh bagian pemasaran.
2. Prosedur Pembuatan Dokumen Ekspor
Kebaikan :
· Pada CV. Suka Lentera Abadi, pembuatan dokumen ekspor dilakukan oleh
bagian ekspor dengan otorisasi dari direktur.
3. Prosedur Pengiriman Barang
Kebaikan :
· Pengiriman barang kepada buyer diotorisasi oleh Shipping Company
dengan penyerahan Bill of Lading.
59
4. Prosedur Pengiriman Dokumen Ekspor ke Advise Bank
Kebaikan :
· Pengiriman dokumen ekspor ke Advise Bank dilakukan oleh bagian ekspor
dengan otorisasi dari direktur.
5. Prosedur Penerimaan Kas
Kebaikan :
· Pada CV. Suka Lentera Abadi terdapat pemisahan antara fungsi penerimaan
kas dengan fungsi akuntansi. Pada CV. Suka Lentera Abadi fungsi
penerimaan kas dipegang oleh Advise Bank dan fungsi akuntansi dipegang
oleh bagian akuntansi.
· Jumlah kas yang diterima perusahaan dari penjualan ekspor langsung di
transfer Advise Bank ke rekening perusahaan.
· Penerimaan kas diotorisasi oleh Advise Bank dengan menyerahkan Bukti
Transfer Pembayaran.
Kelemahan :
· Tidak ada rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan
penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi
dan yang tidak menerima kas.
6. Prosedur Pencatatan Transaksi
Kebaikan :
· Pencatatan ke dalam jurnal penerimaan kas dilakukan oleh bagian akuntansi
atas dasar Bukti Transfer Pembayaran dari Advise Bank. Pencatatan ke
60
dalam jurnal penjualan dilakukan oleh bagian akuntansi berdasarkan Sales
Contract dan Commercial Invoice.
· Pencatatan ke dalam jurnal penjualan dan jurnal penerimaan kas hanya
dilakukan oleh bagian akuntansi.
60
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan landasan teori dan pembahasan pada Bab II, dapat diberikan
penilaian mengenai sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas
yang diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi. Penilaian tersebut meliputi kebaikan
dan kelemahan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas yang
diterapkan pada CV. Suka Lentera Abadi.
A. Kebaikan
Kebaikan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan
ekspor dan penerimaan kas pada perusahaan ini, antara lain :
1. Pada CV. Suka Lentera Abadi sudah terdapat pemisahan tugas antara fungsi
yang satu dengan fungsi yang lain. Pada transaksi penjualan ekspor
dilaksanakan oleh empat fungsi yaitu bagian pemasaran, Advise Bank, bagian
ekspor, dan bagian akuntansi. Pada transaksi penerimaan kas dilaksanakan oleh
tiga fungsi yaitu bagian ekspor, Advise Bank, dan bagian akuntansi.
2. Pada sistem penjualan ekspor dan sistem penerimaan kas pada CV. Suka
Lentera Abadi sudah digunakan formulir bernomor urut tercetak yaitu formulir
Bukti Transfer Pembayaran, Sales Contract, dan Commercial Invoice.
3. Pada CV. Suka Lentera Abadi kas yang diterima dari penjualan ekspor
langsung di transfer ke rekening perusahaan.
62
B. Kelemahan
Kelemahan yang terdapat pada sistem pengendalian intern penjualan
ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi yaitu tidak diadakannya
rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan dengan catatan penerimaan kas oleh
fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi dan yang tidak menerima
kas.
63
BAB IV
REKOMENDASI
Berdasarkan uraian evaluasi dan temuan-temuan kegiatan tentang sistem
pengendalian intern penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera
Abadi, penulis dapat memberikan kesimpulan bahwa sistem pengendalian intern
penjualan ekspor dan penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sudah memadai,
hal itu dapat dilihat dari penerapan sistem pengendalian intern penjualan ekspor dan
penerimaan kas pada CV. Suka Lentera Abadi sehari-hari. Dari penelitian yang telah
dilakukan dan melihat hasil-hasil yang telah diperoleh, maka penulis mengajukan saran
kepada perusahaan agar melakukan rekonsiliasi bank antara rekening perusahaan
dengan catatan penerimaan kas oleh fungsi yang tidak menyelenggarakan catatan
akuntansi dan yang tidak menerima kas atau oleh satuan pengawas intern.
DAFTAR PUSTAKA
Baridwan, Zaki. 1990. Sistem Akuntansi: Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.
Mulyadi. 1990. Pemeriksaan Akuntan. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan
STIE YKPN. _______. 1997. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Bagian Penerbitan STIE
Empat. PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG. 2005. Kumpulan Makalah Prosedur Ekspor.
Disampaikan pada Pelatihan Prosedur Ekspor Plus Simulasi Angkatan I 31 Maret s/d 02 April 2005 Kerjasama antara PPEI, BPEN, & DEPPERINDAG.
Program D3 Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.
SALES CONTRACT
NO. DATE OPERATIONAL NO. CURRENCY PAGE
BUYER SHIP TO
Dear Sir, We are pleased to confirm your order subject to the following terms and conditions :
NO.
ITEM
QTY (PCS)
PRICE (USD)
WEIGHT (KGS)
DELIVERY DATE
SPESIFICATIONS :
Respectfully yours, Confirmed By,
( Direktur ) ( Buyer )
SURAT PERINTAH KERJA No : ............................ Tanggal : ............................
Kepada : Manajer Produksi Harap melaksanakan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : Jenis Produksi : .................................................... Bahan : .................................................... Jumlah : .................................................... Desain : .................................................... Mulai Produksi : .................................................... Selesai Produksi : ....................................................
Boyolali, Manajer Pemasaran ( ________________ )
LAPORAN HASIL PRODUKSI No : ............................. Tanggal : .............................
Kepada : Manajer Ekspor Kami telah menyelesaikan produksi dengan spesifikasi sebagai berikut : SPK No. :............................................................. Jenis Produksi : ............................................................. Bahan :............................................................. Jumlah : ............................................................. Desain :............................................................. Mulai produksi : ............................................................. Selesai produksi : .............................................................
Boyolali, Manajer Produksi ( ________________ )
SHIPPING INSTRUCTION NO.
To : We hereby request you to reserve space and kindly issue the B/L for our cargo with following details : SHIPPER : CONSIGNEE/TO ORDER OF : NOTIFY ADDRESS : FEEDER VESSEL : PLACE OF RECEIPT : OCEAN VESSEL : FINAL DESTINATION : MARKS : NO. OF PACKAGE : DESCRIPTION OF GOODS : GROSS WEIGHT : NET WEIGHT : MEASUREMENT : L/C NO. : FREIGHT : ORIGINAL/COPY/BILL OF LADING : NOTES :
1. All B/L must mention shipping company or agent’s name, address, telephone, fax number at port destination.
2. Cargo to be loaded into.............. 3. Also mention “Packing- PI- 4. FOB.............,Order No.............. Place and Date
( _______________ ) Export Manager
PACKING LIST
PACKING LIST NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : ORDER NO. : L/C NUMBER : SHIPPING DATE : ISSUED BY :
NO
CODE
ITEM
QTY (PCS)
G.W. (KGS)
N.W.
(KGS)
MEAST
(M3)
TOTAL
Place and Date ( _______________ ) Export Manager
COMMERCIAL INVOICE
COMMERCIAL INVOICE NO. : ORDER NO. : SOLD TO : SHIPPER : PORT OF DISCHARGE : FEEDER VESSEL : OCEAN VESSEL : NO. CONTAINER & SEAL : L/C NUMBER : SHIPPING DATE :