ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DOCUMENTACION

Diseño de Procedimientos

Diseño de Sistemas industriales

Estructura Procedimental

• Se le conoce como documentación

• Si no esta escrito es chambre

• Para el logro de la estandarización debe existir la repetición exacta de los hechos.

Estructura ProcedimentalTipos de Documentos

• Políticas• Normas• Indicaciones• Procedimientos PEO`S

• Conforman el manual de procedimientos o de documentación

Estructura Procedimental• Política: es una indicación escrita de orden general

que regula actividades , actuaciones y decisiones que atañen a toda la organización.

• Norma: es una indicación escrita de orden limitada o puntual que restringe actividades, actuaciones y decisiones que atañen a un sector de la organización.

• Indicación; es una regulación o señalamiento escrito , que puede actuar independiente o como parte de un procedimiento.

Estructura Procedimental

• Procedimientos: son documentos que describen paso a paso procesos administrativos o productivos formados por varias actividades productivas y no productivas con el fin de lograr su estandarización, mediante la repetición indicada en el procedimiento.

Estructura ProcedimentalContenido de los procedimientos

• Descripciones generales• Objetivo general• Objetivos específicos• Alcance o delimitacion• Justificación• Parte operativa• Indicaciones• Control• anexos


• Descripciones generales:• Estas aparecen en la carátula del procedimiento• Como el nombre de la empresa y su logotipo• Nombre del procedimiento y su código• Unidad o sección a la que pertenece • Numeración de paginas ( 1 de 25)• Numero de Edición del PEO• Fecha de emisión y de vencimiento (2 años)• Cuadro de firmas


• Objetivo General: Es la razón de ser del procedimiento. Se debe definir el propósito para el cuál se crea el procedimiento. Es recomendable iniciar con un verbo, como: Sistematizar, Reglamentar, Lograr.

• Objetivos Específicos: definen el contenido del procedimiento indicando lo que pretende hacer en su desarrollo.

• Alcance o delimitacion: En este renglón se debe definir la amplitud que tiene el procedimiento. Se debe especificar desde donde se inicia hasta donde concluye el procedimiento.


• Justificación: nos muestra el para que es necesario elaborar este procedimiento.

• Parte Operativa del Procedimiento:• Se debe pormenorizar cada uno de los actores que intervienen en el

procedimiento, así como las actividades que realizan, utilizando la técnica playscript.

• Materiales: Preferentemente en la Instrucciones de trabajo debe detallarse la lista de materiales o insumos a utilizarse para desarrollar el procedimiento.Responsabilidad y Autoridad:

• Cuando sea pertinente se puntualiza en forma sintética la responsabilidad y autoridad particular de cada funcionario en la realización del procedimiento.Frecuencia

• Cuando sea pertinente se establece el período de tiempo con el que debe repetirse el procedimiento.


• Indicaciones: deben reflejar aspectos importantes como seguridad del personal o de los procesos, como colocarse dispositivos de protección personal o de la maquina en operación.

• Control: debe indicar el responsable de controlar el procedimiento, su actualización y edición.

• Anexos: contiene elementos que apoyan los procedimientos como flujo gramas, tablas y dibujos, formularios y su descripción y otros.

DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Cómo será construido el Sistema de Información desde el punto de vista del usuario.

Considerar los procesos computacionales como “Caja Negra”

- DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS

Diseño de formularios/documentos

Diseño de Sistemas de codificación.

- REQUERIMIENTOS Y/O CONDICIONES PARA EL DISEÑO

INTERNO.

Definir Información que manejará el S.I.

INSTRUMENTO QUE DESCRIBE LOS PASOS A SEGUIR PARA CUMPLIR UNA FUNCION ADMINISTRATIVA.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS


DEFINICIONES

OPERACIONES :

Es una acción administrativa simple ejecutada por una persona de acuerdo a una orientación superior.

ACTIVIDAD :

Es un conjunto de operaciones combinadas con un fin específico, realizado por una o más personas, en un solo lugar y de acuerdo a una norma escrita que la especifica.

PROCEDIMIENTO :

Es una secuencia detallada de las actividades y de los flujos de información que las relacionan, que deben ser ejecutadas en una o varias unidades organizativas como parte del cumplimiento de sus funciones.

VENTAJAS

Facilita la uniformidad de acción

Efectos negativos por relevo de personal se minimizan

Instrucción de personal nuevo se facilita y se acelera

Apoya o establece buena base para el control de las operaciones.

Ayuda a la evaluación del trabajo.

Permite detectar errores, inconsistencias o cuellos de botella en los flujos de información o actividades.

QUE SE DEBE TENER CLARO(Para especificar un procedimiento)

¿QUE SE DEBE HACER?

Significa precisar su objetivo y coordinarlo con el resto de la acción administrativa

¿QUIEN LO HACE?

Significa identificar a los responsables de las operaciones ya sea unidades organizativas, cargos o personas.

¿COMO HAY QUE HACERLO?

Significa reconocer las actividades a ejecutar, los documentos que se emplean y los flujos de información o de material que deben ocurrir.

CARACTERISTICAS DE UN BUEN PROCEDIMIENTO

1. PRECISION

LENGUAJE O SIMBOLOIGÍA ADECUADA

2. SENCILLO

TODOS DEBEN ENTENDERLO DE LA MISMA MANERA.

3. INTEGRIDAD

DEBE ABARCAR TODAS LAS TAREAS COMPROMETIDAS EN

LA ACTIVIDAD.

IMPORTANTE

EL DIAGRAMA RESULTANTE DEBE SER FACIL DE ENTNDER Y AL INTERIOR DE UNA INSTITUCION SE DEBE UTILIZAR UN SOLO TIPO DE SIMBOLOGIA PARA QUE TODOS TRABAJEN HACIENDO USO DEL MISMO LENGUAJE.


EXISTEN PROCEDIMIENTOS :

GENERALES : DESCRIBEN PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS INTER-AREAS.

INTERNOS : DESCRIBEN PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE UN AREA


SON UTILES PARA :

PERSONAS NUEVAS EN LA FUNCION

QUIENES REALIZAN AUDITORIAS,

ASESORIAS, SISTEMAS DE INFORMACION.

ESTABLECER RESPONSABLES EN PROCESOS

INTER-AREAS.


DESCRIBE EN FORMA

GRAFICO-NARRATIVA :

Para qué, Qué, Quien, Circunstancia condicionantes

(lógica, de tiempo, de lugar), Cómo se cumple una función.

DISEÑAR UN PROCEDIMIENTO

IMPLICA DEFINIR :- Tareas Involucradas

- Secuencia entre tareas

- Oportunidad de realización

- Recursos Humanos, Logísticos, etc. Necesarios para

implementarlos.

- Unidad Administrativa donde se realizan las tareas.

- Cargos o funciones involucrados.

- Formularios, Documentos, Archivos que se utilizan.

- Características operacionales de los formularios, etc.

(volumen, oportunidad, frecuencia, formato, contenido).

- Interrelación entre formularios y las unidades

Administrativas, Funciones.

PROCEDIMIENTOS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO

1° REALIZAR LAS TAREAS QUE SE PRETENDEN REFLEJAR

EN ESTE.

2° ESPECIFICARLO (DIAGRAMARLO Y/O ESCRIBIRLO).

3° SEGUIR EL PROCEDIMIENTO ESPECIFICADO PARA

PROBARLO.

EXISTEN BASICAMENTE TRES FORMAS PARA ESPECIFICAR UN PROCEDIMIENTO :

- NARRATIVOS

- ESQUEMATICOS O GRAFICOS

- MIXTOS.

RECOMENDACIONES GENERALES

- NO ESPECIFICAR NOTAS EN LA ESCRITURA DE UN PROCEDIMIENTO

LA SECUENCIA DEBE SEGUIR FIELMENTE LA DE LOS PASOS PARA

REALIZAR LA TAREA.

- CADA PASO DEBE DISPONER DE UN PARRAFO SEPARADO Y SI UN

PASO LOGICO, CLARAMENTE DEFINIDO, TIENE UN CIERTO NUMERO

DE SUBDIVISIONES DEBEN APARECER TANTOS SUBPARRAFOS,

DENTRO DEL PARRAFO, COMO SUBDIVISIONES EXISTAN EN LA

DESCRIPCION DE LA TAREA.

- NO DEBE INTENTARSE CONSEGUIR EXPRESIONES LITERARIAS PERO SI

CALIDAD EN LA ESPECIFICACION TECNICA.

. LA ESPECIFICACION DEBE SER FACIL DE ENTENDER Y ESTANDAR

PARA TODOS. ( === >UTILIZAR UNA SOLA SIMBOLOGIA Y/O

NORMATIVA).

Simbología para los flujo gramas

FLUJO / TRANSFERENCIA

DOCUMENTOS

PROCESO

ARCHIVAR

SACAR DE ARCHIVO

CONECTOR DENTRO DE PAGINA

CONECTOR FUERA DE PAGINA

DECISION

DISKETTE

TERMINAL

Diseño de PEO`Scomo se va archivar

• Hay que considerar de que manera los procedimientos serán archivados, si serán archivados en fólder individuales o en cartapacios y de que manera, con el fin de dejar los espacios correspondientes para hacer perforaciones de 2 o 3 agujeros y que estas no mutilen la información, o afecten el acceso a la lectura del documento.

• 1.5 a 2.5 cm. es lo indicado para esto.

Como se va a escribir

• La forma mas común es la de playscript

• El lenguaje debe ser sencillo

• El tamaño de la letra debe ser adecuado (12) y el tipo de letra convencional

Como se va editar• Participantes, se debe tomar en cuenta a todos los

involucrados y si fuera posible involucrarlos.• Firmas, deben aparecer las firmas de quien

elaboro, reviso y aprobó el procedimiento.• Numero de versión, que indica las veces que el

procedimiento ha sido actualizado.• Divulgación, es la manera de cómo el

procedimiento ha sido dado a conocer entre los participantes y esto debe que dar registrado.

• Archivo, el procedimiento debe indicar donde se va archivar

Como se va a controlar• Donde se centraliza la documentación

• Quienes deben tener copia autorizada

• Control sobre la actualización, según su vida útil (2 años) cada vez que sea necesaria su actualización por cambios importantes.

• Control sobre la distribución, a quienes se debe entregar una copia registrada

Técnica de elaboración • Paso 1: observación directa del proceso y toma de datos.• Paso 2: consulta en detalle de cada actividad• Paso 3: elaboración del flujo grama• Paso 4: describir en detalle cada paso y su secuencia• Paso 5: diseñar los formularios si fueran parte del procedimiento y la forma

en que se llenaran.• Paso 6: prueba en vivo del procedimiento para detectar ajustes necesarios.• Paso 7: hacer los ajustes encontrados• Paso 8: editar el procedimiento como definitivo• Paso 9: divulgación entre los participantes y registrar la divulgación• Paso 10: Distribución de las copias establecidas y esta debe hacerse bajo

control• Paso 11: archivo de la documentación en los lugares de uso y de control.• Paso 12: control sobre su vencimiento, actualización, distribución y buen

uso en la implementación.

ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL DOCUMENTACION

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