ERASMUSE K„SIRAAMAT ERASMUS HANDBOOK

Tallinn 2012

ERASMUSE KÄSIRAAMAT TALLINNA TEHNIKAÜLIKOOLI TUDENGILE

2012/2013

ERASMUS HANDBOOK

TALLINN UNIVERSITY OF TECHNOLOGY

2012/2013

Rahvusvaheliste suhete osakond / International Relations Office Mari Peets, välisõppe juht / Coordinator for outgoing students

+372 620 3549, [email protected]

mailto:[email protected]

LLP ERASMUS PROGRAMM

ÜLEVAADE

ERASMUS on Euroopa elukestva õppe

programmi (Lifelong Learning Programme)

kõrghariduse allprogramm. Programmi

eesmärkideks on

parandada kõrghariduse kvaliteeti ja

tugevdada selle Euroopa mõõdet

suurendada kõrgharidusega seotud

vaba liikumist Euroopas

parandada õpingute ja

kvalifikatsioonide võrreldavust ja

ühilduvust kogu Euroopa Liidus

arendada innovaatilisi suundi

kõrghariduses

toetada kõrgkoolide ja ettevõtjate

rahvusvahelist koostööd

Programmi ERASMUS raames saavad Eesti

kõrgkoolide üliõpilased minna õppima ja

praktikale Euroopa Liidu liikmesriikidesse,

programmiga liitunud Euroopa riikidesse

(Island, Norra, Liechtenstein) ning

kandidaatriiki Türki.

Õppida saab ainult nimetatud riikide

tunnustatud kõrgkoolides, millel on Erasmuse

ülikooliharta. Üliõpilase kodukõrgkoolil peab

olema Erasmuse partnerleping selle kooli

või organisatsiooniga, kuhu üliõpilane soovib

minna.

ERASMUSE programmis võivad osaleda

üliõpilased, kes:

on Eesti või mõne teise programmis

osaleva riigi kodanikud;

omavad alalist elamisluba Eestis või on

Eesti riigi poolt tunnistatud

kodakondsuseta isikuteks;

on lõpetanud esimese õppeaasta Eesti

kõrgkoolis (va praktika, milles võib

osaleda ka I kursuse üliõpilane).

Välisõpingud/praktika ERASMUSE

programmi raames võivad kesta 3st 12 kuuni.

Samas on igal koduülikooli teaduskonnal ja

programmil õigus kujundada reegleid ja seada

täiendavaid piiranguid oma tudengite

välisõppe vormile ja kestvusele .

LLP ERASMUS PROGRAMME

OVERVIEW

ERASMUS is the EU Lifelong Learning

Programme sub-programme for higher

education. The main goals of the programme

are

to improve the quality of higher

education and to strenghten its European

dimension

to increase the volume of student and

teaching staff mobility in education

to help make studies and qualifications

more comparable all over the EU.

to foster innovation in higher education

to support cooperation between

insitutions of higher education and

enterprises

The ERASMUS programme enables

students from Estonian universities to

study or do an internship in other EU

member states, with other European

countries that have joined the programme

(Iceland, Norway, Liechtenstein) and in

Turkey. Students can do their exchange

only in universities that have accepted the

Erasmus University Charter. A partnership

agreement must be signed between two

universities before any exchange can take

place.

In order to participate in the ERASMUS

programme, a student has to

be a citizen of Estonia or any other

participating country;

have permanent residency in

Estonia or have an official status of

undefined citizenship;

have completed the first year in an

Estonian university (not in case of

the Erasmus internship)

The exchange studies/internship in the frames

of the ERASMUS programme can last from 3

to 12 months. However, each faculty and

programme of TUT can make its own

regulations and restrictions to the form and

duration of the exchange of their students.

KONTAKTANDMED

TTÜ Rahvusvaheliste suhete osakonnd

Ehitajate tee 5, 19086 Tallinn

Maret Hein

Juhataja asetäitja rahvusvahelise mobiilsuse ja

võrgustike alal, Erasmuse üldkoordinaator

Tel: +372 620 3542, [email protected]

Mari Peets

koordinaator – väljaminevad vahetustudengid


Kerti Sönmez

koordinaator – sissetulevad vahetustudengid


Erasmuse koordinaatorid teaduskondades:

Ehitusteaduskond:

Betra Leesment, III-202

Tel: 620 3521, [email protected]

Energeetikateaduskond:

Kontakt: Zoja Raud, VII-406


Sotsiaalteaduskond:

Andreas Sepp, X-444


Matemaatika-loodusteaduskond:

Viia Lepane, Keemiainstituut, ruum 417


Keemia- ja materjalitehnoloogia teaduskond:

Kontakt: Tiina Lõugas IV-314B


Majandusteaduskond:

Kaja Lutsoja, X-455


Mehaanikateaduskond:

Jüri Lavrentjev, V-214A


Infotehnoloogia teaduskond:

Rauno Gordon, II-211


TTÜ Tallinna Kolledž:

Maris Sagar, Tõnismägi 14


TTÜ Kuressaare Kolledž:

Riia Nelis, Rootsi 7, Kuressaare

Tel: 53 440 639, [email protected]

TTÜ Tartu Kolledž:

Sirle Salmistu, Puiestee 78, Tartu, B201


TTÜ Virumaa Kolledž:

Natalja Denissova, Järveküla tee 75


CONTACT INFORMATION

TUT International Relations Office

Ehitajate tee 5, 19086 Tallinn

Maret Hein

Director of International Mobility

and Networks, Institutional coordinator

Ph: +372 620 3542, [email protected]

Mari Peets

Coordinator – outgoing exchange students


Kerti Sönmez

Coordinator – incoming exchange students


Departmental Erasmus Coordinators:

Faculty of Civil Engineering:

Betra Leesment, III-202

Ph: 620 3521, [email protected]

Faculty of Power Engineering:

Contact: Zoja Raud, VII-406


Faculty of Social Sciences:

Andres Sepp, X-444


Faculty of Science:

Viia Lepane, Keemiainstituut, room 417


Chemical and Materials Technology:

Contact: Tiina Lõugas, III-210


Economics and Business Administration:

Kaja Lutsoja, X-455


Faculty of Mechanical Engineering:

Jüri Lavrentjev, V-214A


Faculty of Information Technology:

Rauno Gordon, II-211


Tallinn College of the TUT

Maris Sagar, Tõnismägi 14


Kuressaare College of the TUT

Riia Nelis, Rootsi 7, Kuressaare

Ph: 53 440 639, [email protected]

Tartu College of the TUT

Sirle Salmistu, Puiestee 78, Tartu, B201


Virumaa College of the TUT

Natalja Denissova, Järveküla tee 75






























KANDIDEERIMINE

Kandideerimine Erasmuse programmi toimub

kaks korda aastas:

Esmane kandideerimine: veebruaris

(kandideerimine järgneva õppeaasta

sügissemestriks, kevadsemestriks või kogu

järgnevaks õppeaastaks)

Täiendav kandideerimine: septembris

(kandideerimine kevadsemestriks)

Kandideerimise tingimused:

Üks lõpetatud õppeaasta TTÜ-s

Keskmine hinne vähemalt 3,0

Piisav võõrkeeleoskus, et vastuvõtvas

kõrgkoolis õppetöös osaleda.

Dokumendid

Vahetusõpingutele kandideerimiseks täidab

tudeng ÕIS-is ära vahetusõpingute avalduse.

Avaldus on ÕISis poolenisti eel-täidetud,

palun kontrollida, et seal märgitud aadress,

telefoninumber ja meiliaadress oleks ikka

kehtivad.

Tudeng lisab avaldusse:

täiendava kontaktisiku andmed

kolm eelistatud partnerülikooli

planeeritud vahetusõpingute perioodi

lühikese ingliskeelse motivatsioonikirja

Avaldusse tuleb üles laadida ka kaks

dokumenti – CV ning keeletõend. Tudengid,

kellel on TTÜ-s läbitud akadeemilise

võõrkeele kursus, saavad keeletõendi TTÜ

keelte-keskusest (X-473). TSEBA tudengid

saavad keeletõendi Rahvusvaheliste suhete

instituudist (X-254). Keeleoskuse

tõendamiseks on sobilikud ka kõik

rahvusvaheliste keeletestide (TOEFL, IELTS)

tulemused. Tudeng, kel pole oma keeletaset

võimalik muidu tõestada, saab sooritada

rahvusvaheliste suhete osakonnas pooletunnise

Oxford Quick Placement Testi, mis maksab

€10. Minimaalne keeletase vahetusõpingutes

osalemiseks on CEF keeletase B2.

Pärast avalduste tähtaega saab tudeng ÕISi

kaudu kutse vestlusele.

Vestlus

Tudeng saab oma motivatsiooni tõestada

väikesel vestlusel oma teaduskonna

koordinaatori ning rahvusvaheliste suhete

osakonna esindajaga. Enne vestlust tuleks

põhjalikult tutvuda enda poolt valitud

partnerülikoolide tingimuste, avalduste

esitamise tähtaegade ja kursuste valikuga.

APPLICATION PROCESS

Application to the Erasmus programme takes

place twice a year:

First call: in February

(application open for the Fall semester, the

Spring semester or the entire following

academic year)

Second (additional) call: in September

(application open for the Spring semester)

Application requirements:

One completed year of studies at TUT

Grade point average at least 3.0

Language level sufficient to participate

in the studies of the host university

Application Documents

In order to apply for the exchange studies, the

student has to fill out the exchange studies

application in OIS. The application in OIS is

partially filled out, please make sure that the

address, phone number and e-mail address are

still valid.

Insert the following information:

contact person for emergencies

three preferred partner universities

period of planned exchange studies

short motivation letter

Two documents are to be uploaded into the

application – a CV and a language certificate.

Students who have completed a foreign

language course at the TUT can obtain a

certificate for it from the Language Center (X-

473) or from the TSEBA Institute of

International Relations (X-254). Results from

internationally recognized language test

(TOEFL, IELTS, etc.) are also accepted.

Students who don’t have any other way to

proove their language ability can take the

Oxford Quick Placement Test at the

International relations Office for €10. The

minimum language level to participate in

Exchange studies is CEF level B2. After the

application deadline, the student will receive

an invitation to an interview via OIS.

Interview

Each student can affirm his motivation during

an interview with his departmental coordinator

and a representative of the International

Relations Office. Please get aquainted with the

application terms, deadlines and course listings

of your chosen partner universities before the

interview.

ENNE VAHETUSÕPINGUTE ALGUST

Vahetusse nimetamine

Esimese kontakti tudengi ja tema poolt valitud

partnerülikooli vahel loob Erasmuse

koordinaator. Selleks saadetakse vastav

e-mail tudengi andmetega vastuvõtva ülikooli

koordinaatorile, millele järgneb tavaliselt

partnerülikooli infokiri avalduse täitmiseks

vajalike juhiste ning linkidega.

Vastuvõtva ülikooli Erasmuse avaldus

Avaldus sisaldab tavaliselt infot tulevase

tudengi isikuandmete, seniste õpingute ja

keeleoskuse kohta. Sageli on nõutud ka

kodukõrgkooli Erasmuse koodi

(EE TALLINN04) ja Erasmuse üld-

koordinaatori ning teaduskonna koordinaatori

kontaktandmeid (leiad lk. 2). Avalduste

vormid on sõltuvalt partnerülikoolist kas

elektroonilised või paberkandjal. Tihti

lisandub elektroonilise avalduse saatmisele ka

nõue see välja printida ja kodukõrgkooli

Erasmuse koordinaatoril kinnitada lasta. Loe

hoolega avalduse täitmise juhiseid, küsi

vajadusel abi oma teaduskonna koordinaatorilt

või välissuhete osakonnast.

Lisadokumendid

Lisaks avaldusele nõuavad välisülikoolid

tavaliselt mitmeid lisadokumente ja vorme,

milleks võivad olla

Ametlik väljavõte õpingutest

(ingliskeelne – saad oma dekanaadist)

Passi või ID kaardi koopia

CV

Keeletõend

Majutuse vorm

Õppeleping (detailsemalt lk. 5)

Dokumendid tuleb vähemalt nädal enne

avalduste tähtaega tuua rahvusvaheliste suhete

osakonda, kus Erasmuse koordinaator teeb

neist oma kausta jaoks koopiad ja saadab

originaalid partnerülikooli.

Vastuvõtukiri

Paari nädala jooksul pärast avalduste tähtaega

on partnerülikoolist oodata vastuvõtukirja

(posti või e-maili teel), millel on märgitud ka

täpne õpingute kestvus. Ei tasu siiski liialt

muretsema hakata, kui Sinu partnerülikool

ametlikku vastuvõtukirja ei saada – kõik

ülikoolid seda lihtsalt ei saada. Tähtis on siiski

partnerülikoolilt saada mingis vormis kinnitus,

et Sind sinna vastu on võetud koos semestri

kestvuse kuupäevadega.

BEFORE YOUR EXCHANGE

Nomination

The first contact between a student and his

chosen partner university is made by the

Erasmus coordinator. An e-mail containing the

student’s contact information is sent to the

coordinator of the host university, who in

return sends necessary instructions and links to

the university’s application procedures.

Host University’s Erasmus Application

The application usually contains information

about the prospective student’s contact

information, previous studies and language

level. Often it also asks for the Erasmus code

of the home university (EETALLINN04) and

the contact info of the Erasmus institutional

and departmental coordinator (see pg.2)

The application forms can be electronic or

paper-based depending on the university.

Some universities may ask the student to print

out the online application and have it signed

and stamped by the Erasmus coordinator.

Please read all instructions carefully and ask

for help from your departmental coordinator or

the Erasmus Office.

Supporting documents

Partner universities may require several

documents and forms in addition to the

application

Official academic transcript

(from your faculty’s Dean’s Office)

Copy of passport or ID card

CV

Language certificate

Accommodations form

Learning Agreement (in detail pg. 5)

Present all documents to the International

Relations Office at least one week before the

application deadline. The Erasmus coordinator

will make copies and then send the originals

out to the partner university.

Acceptance Letter

Within a few weeks from the application

deadline, the partner universities will send out

acceptance letters (via email or regular post),

which state the exact duration of your

exchange period. Don’t get overly worried if

you don’t receive the acceptance letter – some

universities simply don’t send them. It’s still

important to get some kind of confirmation

from them about your acceptance and the

official dates of the semester.

ÕPPELEPING

Õppeleping (Learning Agreement) on

Erasmuse üliõpilase jaoks õppeperioodi

jooksul kõige olulisem dokument. Selle

lepinguga kinnitavad kolm osapoolt –

üliõpilane, tema kodukõrgkool ning

vastuvõttev kõrgkool – vahetusperioodiks

üliõpilase õppeplaani. Õppeleping täidetakse ja

saadetakse vastuvõtvasse ülikooli reeglina juba

koos avaldusega, kindlasti aga hiljemalt

vahetusõpingute alguse ajaks. Tudengid, kes

lähevad vahetusse terveks õppeaastaks

täidavad mõlema semestri jaoks eraldi

õppelepingu.

Õppelepingu vormide täitmine

TTÜ tudengi jaoks koosneb õppeleping kahest

dokumendist: „ametlikust“ õppelepingust ja

„mitteametlikust“ õppelepingu lisast. Oma

õppeprogrammi koostamist alustatakse

õppelepingu lisast, mille VASAKUSSE tulpa

kirjutab üliõpilane õppeained, mida ta

välisülikoolis läbida kavatseb. Ainete valiku

juures on kõige tähtsamaks kriteeriumiks

nende sobivus tudengi õppekavasse - kas

valitud ained lähevad õppekava täiteks või

vabaõppesse. Lepingu PAREMA tulba täidab

tudeng koos oma õppekava akadeemilise

juhendajaga (juhendaja nime küsi

dekanaadist), kes kinnitab täpselt, millised

ained kantakse üle põhiõppesse, millised

sobivad valikaineteks ja millised jäävad

vabaõppesse. Oma otsuse kinnitab õppekava

juhendaja allkirjaga. Seejärel saab tudeng ära

täita ka ametliku õppelepingu vormi, millele

lisaks tema juhendajale kirjutab alla ka

koduülikooli Erasmuse koordinaator. Ametlik

vorm saadetakse allkirjastamiseks

partnerülikooli, õppelepingu lisa jääb aga

dekanaati hoiule ning see võetakse jälle ette

ainepunktide ülekandmise käigus. Üliõpilase

kohustuseks on kontrollida, et vastuvõttev

ülikool tema õppelepingu ka omalt poolt

allkirjastab ning tagasi koduülikooli saadab.

Õppelepingu muutmine

Sageli tekib tudengitel vajadus oma

õppelepingut semestri alguses muuta, kui

selgub, et mõni eelnevalt välja kuulutatud

kursus ei toimu või ei sobitu hästi tunniplaani.

Muudatuste tegemiseks on üliõpilasel aega

täpselt üks kuu alates õpingute algusest.

Õppelepingu muutmine kajastatakse

õppelepingu muudatuste vormil (Changes to

LEARNING AGREEMENT

The Learning Agreement is the most important

document for a student during his Exchange

period. With this document, all three parties –

the student, his home university and the

receiving university agree on the student’s

study plan for the exchange periood. A

Learning Agreement is usually completed and

sent to the host university early on, along with

other application documents, but definitely

before the beginning of the Exchange.

Students who are on exchange for the whole

academic year have to fill in a separate

learning agreement for each semester.

Completing the Learning Agreement forms

For a student of the TUT, the Learning

Agreement consists of two documents: the

„official“ Learning Agreement and the

„unofficial“ Annex to it. You will start the

process from filling out LEFT column of the

agreement with courses that you plan to take at

the host university While choosing courses, it

is important to consider the requirements of

your curriculum – whether the courses will go

towards completing your study program or fall

under free electives. The RIGHT column is to

be filled out with the help of the academic

coordinator of your study programme (ask

your Dean’s Office) who confirms the courses

as core study, elective or free elective courses.

The academic coordinator then confirms the

Learning Agreement with his signature. Only

then can the student fill out the official

Learning Agreement form, which in addition

to the academic advisor is also signed by the

university Erasmus coordinator. The official

form is then sent to the receiving university for

signing, while the Annex is kept in the Dean’s

Office where it is next used in the process of

credit transfer. It is the student’s own

responsibility to make sure the host university

signs his Learning Agreement form and

returns it to the home university.

Changing the Learning Agreement

It often happens that a student needs to change

his learning agreement in the beginning of the

semester when the actual course schedule

becomes available. You have exactly one

month from the beginning of your studies to

change your Learning Agreement. In order to

introduce the changes, a student has to fill out

the Changes to the Learning Agreement form,

the Learning Agreement), mis omakorda

kinnitatakse mõlema ülikooli poolt.

Õppelepingu muutmise protseduur algab aga

samuti õppelepingu lisa muutmisest.

Kõigepealt võtab tudeng e-maili teel ühendust

oma õppekava akadeemilise juhendajaga

(sellesamaga, kes allkirjastas tema originaal-

õppelepingu) ja arutab vajalikud muudatused

läbi. Kui juhendaja käest on kirja teel

põhimõtteline kinnitus saadud, siis täidab

tudeng õppelepingu muudatuste mõlemad

vormid (nii „ametliku“ kui ka „lisa“) ära,

võtab ametlikule vormile vastuvõtva ülikooli

allkirjad ning edastab mõlemad vormid

koduülikooli Erasmuse koordinaatorile.

Erasmuse koordinaator võtab siis juba ise

allkirja tudengi akadeemiliselt juhendajalt ning

annab dokumendi dekanaati hoiule.

Muudatuste leht kehtib ainult koos

allkirjastatud originaal-õppelepinguga, selle

algse versiooniga, mis sai partnerülikooli

saadetud enne õpingute algust. Palun kontrolli,

kas vastuvõttev ülikool on selle allkirjastanud

ja koduülikooli koordinaatorile edastanud.

Õppelepingute puhul on aktsepteeritavad

allkirjastatud koopiad ükskõik millises

formaadis.

Pärast vahetusõpingute lõppu kantakse

Tallinna Tehnikaülikooli üle ainult need

ained, mis on eelnevalt korrektselt

õppelepinguga kinnitatud.

ÕPPEKOORMUS

Välisõppesse suundudes peab tudeng

arvestama täiskoormuse (kui oled

riigieelarvelisel õppekohal) või osakoormuse

nõudega. Õppe-koormust arvestatakse

kumulatiivselt, st. õpingute algusest saadik.

Täiskoormuse jaoks on vaja, et iga õppetööst

osavõetud semestri (sh. välisõppe semestrid)

kohta oleks läbitud vähemalt 22,5 EAP-d,

osakoormuse puhul 15 EAP-d ja kaugõppes

vähemalt 7,5 EAP-d. Kui Sa pole kindel, kas

punkte on piisavalt, küsi kindlasti dekanaadist

varem üle. Välisõpinguid planeerides on

mõistlik arvestada võimalike tagasilöökidega

valitud ainete läbimisel. Soovitav oleks TTÜ-s

enne rohkem ainepunkte koguda, et vältida

hilisemaid probleeme koormusnõude täitmisel.

TTÜ Erasmuse programmis osalemise

reeglite kohaselt peab tudeng välisõppes

viibimise ajal läbima vähemalt 15 EAP-d

semestri kohta. See reegel kehtib ka tudengite

jaoks, kellel on enne välisõppesse minekut

õppekava täidetud.

which also has to be approved by both

universities. The procedure of changing the

Learning Agreement also starts with changing

the Annex to the learning agreement. First, the

student has to contact his academic adviser

(the same person who signed his original

learning agreement) via e-mail and discuss the

proposed changes. As soon as the adviser has

given his approval via e-mail, the student can

fill out both forms necessary to change the

learning agreement (the „official“ and the

„unofficial form), get signatures from the

receiving university and forward both forms to

the home univeristy Erasmus coordinator. The

coordinator will then sign the documents, have

the academic coordinator sign them as well

and give it to the Dean’s Office for

safekeeping. Changes to your Learning

Agreement are valid only if accompanied by

the original version of your Learning

Agreement, which was and sent to the

receiving university before the beginning of

your studies. Please check with your receiving

coordinator whether he/she has had it signed

and forwarded to your home university

coordinator. Signed copies in all formats are

acceptable.

Only the courses confirmed in the Learning

Agreement will be transferred back to

Tallinn University of Technology after the

end of the student’s exchange period.

STUDY LOAD

While planning your study load, keep in mind

the requirements of minimum study loads

(22.5 EC per semester for students studying in

government financed seats, 15 EC for other

full time students and 7.5 EC for distant study

students). The study load is calculated

cumulatively, from the beginning of your

studies (including the semesters abroad). If

you’re not sure whether you have enough

credit points before leaving for the exchange,

please check with your dean’s Office.Due to

unfamiliar study methods or language

problems, there’s a possibility that you may

fail some courses during your exchange. Take

more courses at the TUT before to make sure

you won’t have problems later on. Each TUT

student is expected to complete at least 15

EAP per semester during his exchange

studies. This rule also applies to students who

go on exchange after having already

completed their whole study programme.

FINANTSLEPING

Enne vahetusõpingute algust (alates 1.

augustist, 2012) sõlmib tudeng rahvusvaheliste

suhete osakonnas finantslepingu.

Erandjuhtudel (kui tudeng viibib Eestist

eemal) on lepingu sõlmimine võimalik ka

digitaalselt, e-maili teel. Lepingus sätestatakse

stipendiumi suurus, mis koosneb elamisrahast

ja reisirahast. Lepingu allkirjastamise ajal

rahvusvaheliste suhete osakonnas saab tudeng

kätte ka Erasmuse t-särgi ja infomaterjalid.

Elamisraha suurus 2012/2013 õppeaastal:

450 Eur kuus – Soome, Rootsi, Norra, Taani,

Prantsusmaa, Suurbritannia, Iirimaa, Holland,

Šveits, Lichtenstein

400 Eur kuus – Austria, Belgia, Saksamaa,

Hispaania, Kreeka, Itaalia, Horvaatia, Island,

Luksemburg, Sloveenia, Türgi, Läti

350 Eur kuus – Küpros, Tšehhi, Ungari,

Malta, Leedu, Poola, Portugal, Slovakkia

320 Eur kuus – Bulgaaria, Rumeenia

Topeltfinantseerimine lubatud ei ole, st. kui

tudeng on saanud teisi Euroopa Komisjoni või

Eesti Vabariigi stipendiume, siis osaleb ta

Erasmuse programmis 0-finantseeringuga.

Kui tudeng saab stipendiumi ka mõnest teisest

allikast (nagu Soome KELA, Saksamaa

DAAD, vastuvõtva riigi/ülikooli stipendium),

siis saab ta Erasmuse stipendiumi

miinimummääras, 320 Eur kuus.

Reisiraha suurus on kõikide sihtriikide puhul

erinev, summad on määratud SA Archimedese

poolt.

Stipendiumi esimene makse kantakse tudengi

pangakontole vahetult enne õpingute algust.

Esimese makse suurus sõltub tudengi

õppelepingu (Learning Agreement) staatusest.

Kui õppeleping on õpingute alguseks juba

partnerülikooli poolt allkirjastatud ja tagasi

saadetud, makstakse kogu semestri stipendium

tudengi kontole ühe maksena. Reeglina

makstakse tudengile aga esimese maksena

välja reisistipendium ning kahe esimese kuu

elamisraha. Ülejäänud osa makstakse välja

niipea, kui tudeng on oma õppelepingu

partnerülikoolis kinnitatud (vajadusel ka

muutnud) ja kinnitatud koopia(d) tagasi

koduülikooli koordinaatorile saatnud.

Kui tudeng jääb vahetusse kogu õppeaastaks,

siis laekub tema teise semestri stipendium

jällegi alles siis, kui teise semestri õppeleping

on vsatuvõtva ülikooli poolt kinnitatud.

FINANCIAL CONTRACT

The financial contracts are signed at the

International relations office shortly before the

beginning of exchange studies (starting from

1st August). In exceptional cases, it is also

possible to arrange the signing via e-mail. The

contract states the amount of the scholarship,

which consists of a living grant and travel

grant. Upon signing the agreement at the

International relations office, students can also

pick up their Erasmus t-shirt and infomaterials.

Living grants in academic year 2012/2013:

450 Eur per month – Finland, Sweden,

Norway, Denmark, France, UK, Ireland, the

Netherlands, Switzerland, Lichtenstein

400 Eur per month – Austria, Belgium,

Germany, Greece, Italy, Croatia, Island,

Luxemburg, Slovenia, Turkey, Latvia

350 Eur per month – Cyprus, Czech Rep.,

Hungary, Malta, Lithuania, Poland, Slovakia

320 Eur per month – Bulgaria, Romania

Double financing is not allowed, meaning that

students who receive another grant from the

Estonian government or the EC will participate

in the Erasmus programme without a

scholarship. If a student receives support from

other sources (such as the Finnish KELA,

German DAAD or a scholarship from the host

country/university), he will receive the

Erasmus grant in the minimal amount, 320 Eur

The travel grant is different for each host

country, the amount is fixed by the Estonian

national agency - the Archimedes Foundation.

The first payment of the scholarship is

transferred to the student’s bank account

shortly before the beginning of the studies.

The amount of the first payment depends on

the status of the student’s Learning

Agreement. If the agreement has already been

signed and returned by the host university, the

whole semester’s grant will be paid out at

once. As a rule, though, the first payment

includes the travel grant + the first two months

of the living grant. The rest of the scholarship

is paid out as soon as the student has got his

Learning Agreement validated (also changed,

if necessary) and returns signed copies of it to

the Erasmus coordinator of home university.

If a student goes on exchange for the whole

academic year, his second semester

scholarship is paid out only after his second

semester Learning Agreement has been signed.

KÜLALISÜLIÕPILASEKS

REGISTREERIMINE

Vahetusõpingute alguses registreerib tudeng

end TTÜ Õppeinfosüsteemis (ÕIS)

külalisüliõpilaseks. See registreerimine täidab

tavalise ainete deklareerimise aset ja peab

olema tehtud enne deklareerimisperioodi

lõppu, nn. „punase joone päeva“ (küsi oma

dekanaadist, millal see on). Registreerimiseks

täidab tudeng külalisõpilaseks suundumise

avalduse, sisestab sinna vastuvõtva

partnerülikooli nime ning õpingute perioodi.

Vahetusõpingute ajal õppemaksu ei võeta, aga

kõik riigieelarvevälised tudengid peavad

maksma registreerimistasu 60 Eur iga

välisõppes veedetud semestri kohta.

EILC KEELEKURSUSED

Üliõpilastel, kes sõidavad Erasmuse

programmi raames õppima või praktikale riiki,

mille keel on üks vähemkasutatud keeltest

Euroopas, on võimalus vahetult enne õpingute

algust osaleda Erasmuse intensiivsetel

keelekursustel (Erasmus Intensive Language

Courses – EILC)

EILC kursusi korraldavad Belgia, Bulgaaria,

Hollandi, Islandi, Itaalia, Kreeka, Küprose,

Leedu, Läti, Malta, Norra, Poola, Portugali,

Rootsi, Rumeenia, Slovakkia, Sloveenia,

Soome, Taani, Tšehhi, Türgi ja Ungari

ülikoolid. Igas riigis on ainult mõned

ülikoolid, mis EILC kursusi korraldavad, nii et

reeglina ei jätku tudengite õpingud samas

ülikoolis, kus nad keelekursuse läbivad. EILC

keelekursusi

korraldavate ülikoolide nimekirja riikide kaupa

leiad kodulehelt

http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc1300

_en.htm#country

EILC keelekursused pakuvad tudengitele

suurepärast võimalust enne tõsisemate

õpingute algust tutvuda vastuvõtva riigi keele

ja kommetega ning leida endale hulk uusi

sõpru. Suure osa kursustest moodustab

kultuuriprogramm, mille käigus külastatakse

vastuvõtva riigi ajalooliselt ning kultuuriliselt

olulisi paiku.

Kandideerimine EILC keelekursustele toimub

oma koduülikooli kaudu, aga lõpliku osalejate

valiku üle otsustab kursusi korraldav

välisülikool. Tudengid, kellel õnnestub osaleda

EILC keelekursustel saavad ka selle perioodil

Erasmuse stipendiumi.

REGISTERING TO THE VISITING

STUDENT PLACE

At the beginning of their exchange studies,

students have to register themselves to the

visiting student place in the Study

Information System (OIS). This registration

has to be completed before the end of the

declaration period, the so called „red line day“

(ask your Dean’s Office about the exact date).

To register, students have to fill out the

application to the visiting student place by

entering the name of their receiving university

and the study period. Students don’t pay

tuition fees during their Exchange semester,

but they have to pay the registration fee of

60 Eur per semester.

EILC LANGUAGE COURSES

Students who do their Erasmus exchange in

countries where the local language is one of

the less widely spoken and taught languages in

Europe, have an opportunity to participate in

the Erasmus Intensive Language Courses

(EILC)that take place immediately before

their exchange period.

The EILC courses are organized by selected

univeristies in Belgium, Bulgaria, the

Netherlands, Iceland, Italy, Greece, Cyprus,

Lithuania, Latvia, Malta, Norway, Poland,

Portugal, Sweden, Romania, Slovakia,

Slovenia, Finland, Denmark, Czech Republic,

Turkey and Hungary. As only a small number

of universities oganize the EILC courses, the

students usually complete the language course

at a university different than the one they’ll be

studying at later. Webpage of organizing

universities by countries

http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc1300

_en.htm#country

The EILC language courses offer students a

unique opportunity to get acquainted with the

language and culture of their host country

before the more serious study period begins.

An important part of the course is a cultural

programme, which includes visits to

historically and culturally significant places in

the host country.

Students apply to the EILC courses through

their home universities, but the final selection

of participants is made by the organizing

universities. Selected students receive Erasmus

scholarship for the periood of the EILC course.

http://ec.europa.eu/education/erasmus/doc1300_en.htm#country




VAHETUSE JOOKSUL

Saabumine ja õppeperioodi alustamine

Välisõpingute perioodi täpne pikkus peab

Erasmuse programmi reeglite kohaselt olema

perioodi lõpus tõendiga kinnitatud. Paljud

ülikoolid registreerivad tudengite saabumisi

elektrooniliselt, nii et tudengi esimesest

kontori külastusest saabki nende ametlik

õppeperioodi algus. Seega on tudengi

esmaseks ülesandeks partnerülikooli saabudes

oma kohalejõudmine ära näitata või

registreerida. Mingit tõendit saabumise kohta

esitama ei pea, tõend võetakse alles perioodi

lõpul. TTÜ-l on oma perioodi kinnituskirja

vorm (Certificate of Attendance), aga sobivad

ka kinnitused ükskõik millisel muul vormil.

Kui soovid vastuvõtvale koordinaatorile

saabudes head muljet jätta, siis võta tema jaoks

kaasa sümboolne kingitus – väike meene või

tahvel šokolaadi.

Orientatsioonipäevad

Paljud partnerülikoolid korraldavad

orientatsioonipäevi, millest osavõtt on

tudengitele kohustuslik või vähemalt rangelt

soovituslik. Kui juhtub, et tudengi saabumine

õppetööle hilineb, siis on tema kohustuseks

sellest vastuvõtvat ülikooli eelnevalt teavitada

ja luba küsida.

Õppelepingu muutmine

Õppetöö esimeste nädalate jooksul on

tudengitel tavaliselt võimalik ja/või vajalik

oma esmast kursuste valikut muuta. Lisaks

muudatuste salvestamisele vastuvõtva ülikooli

registreerimissüsteemis tuleb muudatused

vormistada ka oma õppelepingus (Changes to

the Learning Agreement) Muudatuste

tegemiseks õppelepingus on aega täpselt üks

kuu alates õpingute algusest.Muudatuste leht

kehtib ainult koos allkirjastatud originaal-

õppelepinguga, selle algse versiooniga, mis sai

partnerülikooli saadetud enne õpingute algust.

Palun kontrolli, kas vastuvõttev ülikool on

selle allkirjastanud ja koduülikooli

koordinaatorile edastanud. Õppelepingute

puhul on aktsepteeritavad allkirjastatud

koopiad ükskõik millises formaadis.

Õppetöös osalemine

Edasiseks tudengi põhikohustuseks on

muidugi aktiivne õppetöös osalemine ning

oma riigi ja kodukõrgkooli hea esindamine

partnerülikoolis.

DURING YOUR EXCHANGE

Confirmation of the study period

According to the rules of the Erasmus

programme, the exact duration of a student’s

exchange period has to be confirmed on paper.

Some universities register students’ arrivals

electronically when they first visit their

offices, so it’s very important to keep it in

mind and visit the receiving coordinator within

the first days to register your arrival. No

certificate of arrival is needed, the

confirmation document will be signed at the

end of the periood. TUT has it’s own

Certificate of Attendance form, but any other

document stating the period of exchange is

also acceptable.

If you want to make a good impression, take a

small gift such as a souvenir or an Estonian

chocolate bar with you to give to the

coordinator of the receving university.

Orientation days

A lot of partner universities organize

orientation programmes and make

participation compulsory to all exchange

students. If a student is late to arrive to the

host university, it’s his own responsibility to

notify the host university about his exact

arrival time.

Changing the Learning Agreement

During the first few weeks, it is usually

possible and/or necessary for the students to

change their initial selection of courses. In

addition to making the changes in the host

univeristy’s registration system, it is also

necessary to make the changes in your

Learning Agreement. You have exactly one

month from the beginning of your studies to

make those hanges. The form Changes to the

Learning Agreement is valid only if

accompanied by the original version of your

Learning Agreement, which was and sent to

the receiving university before the beginning

of your studies. Please check with your

receiving coordinator whether he/she has had

it signed and forwarded to your home

university coordinator. Signed copies in all

formats are acceptable.

Participating in studies

From then on, the student’s main responsibility

is to participate actively in his studies and to

represent his country and home university

well.

VAHETUSPERIOODI LÕPUL

Eksamite sooritamine

Erasmuse õpinguid arvestatakse ainult siis, kui

tudeng osaleb õppetöös kogu semestri vältel

ning sooritab semestri lõpul ka eksamid.

Erinevates ülikoolides on väga erinevad

eksamite sooritamise reeglid, millega tuleb

tudengitel kindlasti ette tutvuda. Mõnes koolis

tuleb ennast eksamitele spetsiaalselt

registreerida või täita eksamileht, ilma milleta

eksamile ei lubata või hinnetelehte ei

väljastata. Eksami sooritamise reeglitega

tutvumine on iga tudengi enda kohustus.

Õppeperioodi lõpu kinnitus

Välisõpingute perioodi täpne pikkus peab

Erasmuse programmi reeglite kohaselt olema

tõendiga kinnitatud. Vahetult enne

välisülikoolist lahkumist esitab tudeng

vastuvõtva ülikooli Erasmuse koordinaatorile

allkirjastamiseks perioodi kinnituskirja

(Certificate of Attendace). See tõend peab

kajastama kuupäevaliselt tudengi reaalset

välisülikoolis viibitud perioodi. Kuna

Erasmuse stipendium arvutatakse kuu

täpsusega, siis peab tudeng ise jälgima, et

kuude arv tema finantslepingul ja

kinnituskirjal langeks kokku. Kui tudengi

reaalne viibimine välisülikoolis jääb

kinnituskirja alusel lühemaks kui

finantslepingul, siis võib tekkida oht, et tudeng

peab ühe kuu stipendiumi tagasi maksma.

Näiteks 5 kuu stipendiumi õigustamiseks peab

tudeng välisülikoolis viibima kasvõi üks päev

rohkem kui 4,5 kuud. NB! Ei loeta mitte

kalendrikuid vaid reaalselt kohalviibutud kuid

alates saabumise päevast. Näiteks:

5. septembrist 19. jaanuarini = 4 kuud, aga

5. septembrist 21.jaanuarini = 5 kuud).

Õppetulemused

Enne välisülikoolist lahkumist peab tudeng

omama võimalikult täpset informatsiooni selle

kohta, millal ja mil moel saadab vastuvõttev

ülikool tema ametliku hinnetelehe (Official

Transcript). Kui on väikseimgi oht, et

hinneteleht ei jõua koduülikooli enne

õppeaasta ametlikku lõppu TTÜs (tavaliselt

juunikuu lõpp), siis peab tudeng sellest

õigeaegselt oma dekanaati teavitama.

AT THE END OF YOUR EXCHANGE

Taking exams

Erasmus studies are valid only if students

participate in studies during the whole

semester and take final exams. Each university

has different rules for written exams, which

the students will learn before the actual exam

period. Some schools expect students to

register for the exams or to fill out special

exam sheets in order to participate in the

exams and get official results. It’s each

student’s own responsibility to know the

examination procedures.

Confirmation of end of the study period

According to the rules of the Erasmus

programme, the exact duration of students’

exchange period has to be confirmed by a

certificate. At the end of the study period, the

students have to present Certificate of

Attendance form to the host university’s

Erasmus Office for signing. The Certificate

has to confirm the exact dates of the student’s

presence at the host university. Since the

Erasmus scholarhsip is calculated by months,

the number of months on the student’s

financial agreement has to match with what is

on the confirmation letter. If the actual study

period turns out to be shorter, the student has

to pay back one month of his scholarship

money. For example, in order to justify the

Erasmus grant for 5 monhts, the student has to

be present at the receiving university for at

least one day more than 4.5 months.

NB! Don’t count the calendar months, but the

actual months starting from the date of arrival

to the host university. For example:

5. September – 19. January = 4 months, but

5.September – 21. January = 5 months.

Study results

Before leaving their host universities, students

must ask for information as to when and how

their Official Transcripts will be sent to their

home university. If there’s even a small

possibility that the transcript may not reach the

university by the official end of the academic

year in TUT (usually at the end of June), the

students have to notify their faculty’s Dean’s

Office immediately in order to avoid serious

problems in the future.

PÄRAST VAHETUSPERIOODI LÕPPU

Dokumentide esitamine

Pärast välisõpingute lõppu esitab tudeng

viivitamatult koduülikooli Erasmuse

koordinaatorile oma õppeperioodi

kinnituskirja ja õppelepingu (juhul kui see

pole varem esitatud).

Erasmuse lõpparuanne

Seejärel täidab tudeng elektrooniliselt ära

Erasmuse lõpparuande. Vorm leitav:

www.ttu.ee/vahetusopingud

Ametlik hinneteleht

Tagasi saabumise hetkeks peab tudeng omama

selget informatsiooni selle kohta, mis moel ja

millal välisülikool tema ametliku hinnetelehe

(Official Academic Transcript) koduülikooli

saadab. Mõned ülikoolid annavad lahkuvale

tudengile hinnetelehe lahkumisel kaasa,

enamus aga saadavad tulemused posti teel.

Ainepunktide ülekandmiseks on vaja dekanaati

esitada ametliku hinnetelehe originaal –

skaneeritud, faksitud või niisama välja

prinditud õppetulemuste alusel ainepunkte üle

ei kanta. Tudengi enda kohustuseks on

hoolitseda selle eest, et välisõpingute

hinneteleht jõuaks dekanaati enne õppeaasta

ametlikku lõppu (kuupäeva leiad TTÜ

akadeemilisest kalendrist). Kui on oht, et

hinneteleht võib hilineda, siis peab tudeng

sellest koheselt dekanaati teavitama. Kui

ainepunktid kantakse üle peale ametlikku

õppeaasta lõppu, siis tagantjärele

koormusarvestust ei tehta – kehtima jääb

õppeaasta lõpul tehtud koormusarvestus.

Ainepunktide üle kandmine

Pärast välisõpingute tulemuste esitamist

dekanaati täidab tudeng ise ÕISis

ülekandelehe. Selleks vali Sooritused –

Ülekandelehed – Lisa ülekandeleht – Välisaine

ja täida vajalikud väljad (ülikooli nimi ka

inglise keeles) – Salvesta. Vajuta ikooni Lisa

(pliiatsike) ja lisa kõik ained, mida soovid üle

kanda (ka inglise keeles). Kui kõik ained on

ülekandelehele lisatud, siis – Salvesta ja esita.

Trüki ülekandeleht välja, võta sellele oma

õppekava akadeemilise juhendaja allkiri ning

vii dekanaati. ÕIS „loeb“ ülekantud sooritusi

selle kuupäeva järgi, mil hinneteleht on

välisülikoolis kinnitatud.

AFTER THE END OF THE EXCHANGE

Submitting documents

Students are expected to submit their signed

Certificate of Attendance and Learning

Agreements (if not submitted earlier) to the

Erasmus Office immediately after the end of

their exchange.

Erasmus Student Report

The final document to fill out is the Erasmus

final report. Form available at

www.ttu.ee/studyabroad

Official Transcript of Records

Upon returning, students need to have a clear

understanding about when and how their

official academic transcripts will be sent to

their home university. A few universities give

the transcripts directly to students before they

leave, but most send them by regular mail

directly to the university or the student. For

the credit transfer, you have to submit the

original of your Official Academic Transcript

to your dean’s office – the credit transfer can

not be performed on the basis of a printed out,

scanned or faxed copy. It’s the student’s own

responsibility to make sure that his transcript

reaches the deans’ office before the official

end of the academic year (please check the

date in the Academic Calendar of TUT) If

there’s a chance that the transcript will be late,

the student has to notify his dean’s office

immediately. The credits transferred after the

official ending date of the academic year will

not count towards the current year’s study

load.

Transfering the credits

After submitting the Official Transcript to the

Dean’s Office, students have to fill out the

credit transfer form in the OIS. Choose

Performances – Transfer forms – Add. Choose

Non-TUT course from the drop down list.

Enter the name of univeristy and the study

period, then Save. Click on the Change icon

(pencil) and start entering courses you wish to

transfer. Click Save and Submit. Print the form

out, get it signed by the academic coordinator

of your study programme and take it to your

dean’s office. OIS registers the trasferred

credits according to the date the official

transcript was signed by the host university.

http://www.ttu.ee/vahetusopingud

http://www.ttu.ee/studyabroad

KÕIGE OLULISMAED TOIMINGUD:

ENNE VAHETUSPERIOODI ALGUST

Täida vastuvõtva ülikooli avaldus

Kogu kokku nõutud lisadokumendid

Esita kõik dokumendid TTÜ

väljaminevate tudengite Erasmuse

koordinaatorile, kes saadab nad

partnerülikooli.

Võta allkirjad õppelepingule

(Learning Agreement) ja kontrolli, et

see saaks välisülikooli saadetud.

Kandideeri soovi korral EILC

keelekursusele

Sõlmi Erasmuse finantsleping

Registreeri ennast ÕISis

külalisüliõpilaseks

VAHETUSE JOOKSUL

Registreeri oma saabumine

Tee vajalikud muudatused oma

õppelepingusse, võta sellele allkirjad ja

saada koduülikooli. Kontrolli, et ka

Sinu algne õppeleping on koduülikooli

tagasi saadetud. Koopiad sobivad.

(NB! Alles pärast seda laekub Sinu

Erasmuse stipendiumi teine osa!)

Kui osaled vahetusprogrammis terve

õppeaasta vältel, siis täida uus

õppeleping teiseks semestriks.

Osale aktiivselt õppetöös

VAHETUSPERIOODI LÕPUL

Soorita eksamid (min. 15 EAP)

Palu vastuvõtva ülikooli Erasmuse

koordinaatoril allkirjastada perioodi

kinnituskiri (Certificate of Attendance)

Uuri, millal ja kuidas saabuvad

koduülikooli Sinu ametlikud

õppetulemused

PÄRAST VAHETUSPERIOODI LÕPPU

Esita Erasmuse koordinaatorile oma

õppeperioodi kinnituskiri

(Certificate of Attendance) ja koopia

tulemustest (Transcript of Records)

Täida elektrooniliselt lõpparuanne

Esita oma ametlik hinneteleht

dekanaati (või teavita dekanaadi

võimalusest, et see ei jõua enne

õppeaasta ametlikku lõppu kohale)

Täida ÕISis ülekandeleht, prindi välja,

võta sellele akadeemilise juhendaja

allkiri ja esita dekanaati.

MOST IMPORTANT THINGS TO DO:

BEFORE YOUR EXCHANGE

Fill out the host university’s

application form

Collect the supporting documents

Submit all documents to the TUT

Erasmus coordinator who sendis them

to the partner university.

Have the Learning Agreement form

signed and make sure that and it gets

sent to the host university

Apply for the EILC language course (if

interested)

Sign the Erasmus financial agreement

Register to the visiting student place in

OIS

DURING YOUR EXCHANGE

Register your arrival

If necessary, make changes to your

Learning Agreement and send it to

your home university. Check whether

your original LA has been sent back to

home university. Copies are

acceptable. (NB! The second part of

your scholarship won’t be paid out

until the LA is returned.)

If you’re staying for the whole

academic year, fill out a Learning

Agreement for the second semester

BEFORE THE END OF THE EXCHANGE

Complete your exams (min. 15 ECTS)

Get your Certificate of Attendance

signed and stamped by the Erasmus

coordinator of the host university

Get clear information about when and

how your official study results will be

sent

AFTER THE END OF THE EXCHANGE

Submit your Certificate of Attendance

and a copy of your Transcript of

Records to the Erasmus coordinator

Fill out the Erasmus Student Report

Submit your original Transcript of

Records to your Dean’s Office (or

notify them if it’ll arrive after the

official ending date of the semester)

Fill out the Credit Transfer form in

OIS, get it signed by your academic

adviser and submit it to your Dean’s

Office.