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Entwicklung von Workflows am Entwicklung von Workflows am Beispiel des Beispiel des
Open Source Tools Open Source Tools Bonita BPMNBonita BPMN
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Bonita BPMN
System: Bonita BPM Version 6.1.2 ( http://www.bonitasoft.com/)
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Hilfreiche Internet Quellen zu Bonita http://www.bonitasoft.com/
Online Dokumentationhttp://documentation.bonitasoft.com/
Online Tutorialhttp://www.bonitasoft.com/system/files/download/bos-5.7-introtutorial-application-dev_0.pdf
Online Developer Guidehttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/application-developers
User Guidance Checklisthttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/apply-user-guidance-checklist
User Guidance Profilehttp://documentation.bonitasoft.com/5x/bos-57/process-design/user-guidance/select-change-user-guidance-profile
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Roadmap Geschäftsprozesse und Workflows Problemstellung Workflows Einführungsbeispiel mit Bonita BPM Vertiefende Aufgabenstellungen für ein Workflow System Beispiel Workflow Angebotsbearbeitung Beteiligte am Ablauf (Ausführung von Aktivitäten) Organisationsstrukturen in Bonita BPM Prozess, Ablauf mit BPMN 2.0 Aufgabenliste, Arbeitsvorrat Ablauf Workflow Gestaltung der Bildschirmmasken – Pageflow
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Weitere Kontrollflüsse Aufgaben Prozessmanager Bonita Open Source
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Geschäftsprozesse und Workflows Ein Geschäftsprozess strukturiert die
betrieblichen Abläufe im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung
Ein Workflow stellt die IT-Unterstützung für die Aktivitäten im Rahmen eines Geschäfts-prozesses bereit
Die IT-Unterstützung kann entweder durch ein eigenständiges Workflow-System (z.B. Open Source Bonita) oder durch den Einsatz von Anwendungssystemen (z.B. SAP, Microsoft Dynamics Navision) erfolgen
Nachfolgend wird die Unterstützung durch ein Workflow-System exemplarisch unter Verwendung von Bonita dargestellt
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Geschäftsprozess Unternehmensprozess Business Process ...
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Geschäftsprozess, Workflow, Daten und Kennzahlen
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Die Problemstellung
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Typische Probleme im Tagesablauf von Unternehmen Viele zeitkritische wiederkehrende Abläufe in
Unternehmen werden unter Mitwirkung (Aufgabenerfüllung) einer Vielzahl von Mitarbeitern ausgeführt
Die Mitarbeiter sind an unterschiedlichen Orten in den Unternehmen, die direkte Kommunikation und Abstimmung wäre sehr zeitintensiv
Die Abläufe sind in einem vorbestimmten Lösungsraum von Fall zu Fall unterschiedlich
Die zeitlich und inhaltlich koordinierte Verteilung von Aufgaben für die relevanten Mitarbeiter ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für den Erfolg
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Typische Probleme im Tagesablauf von Unternehmen Viele Aufgaben in Unternehmen werden durch
Standardanwendungssysteme unterstützt (CAD, ERP, CRM, ...)
Die Steuerung des zeitlichen Ablaufes dieser Unterstützungsfunktionen, teilweise systemüber-greifend ist dabei häufig nicht zufriedenstellend
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Workflows
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Workflows und deren Unterstützung Workflows sind Aufgaben, die IT-unterstützt von
unterschiedlichen Mitarbeitern in einer definierten Abfolge zeitlich abgestimmt ausgeführt werden müssen um ein Ziel zu erreichen (Vorgang, Ablauf, Prozess)
Die Ausführung der Aufgaben wird durch ein betriebliches Ereignis gestartet
Nach dem Start werden den beteiligten Mitarbeitern in einer vordefinierter u.U. einzelfallspezifisch unterschidelichen Reihenfolge Aufgaben in eine Aufgabenliste eingestellt
Nach Abarbeitung einer Aufgabe, wird automatisch eine Folgeaufgabe bei dem nächsten beteiligten Mitarbeiter erzeugt
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Workflows und deren Unterstützung Die Abarbeitung einer Aufgabe kann im
nächsten Schritt● Den Vorgang beenden● Sequentiell eine Folgeaufgabe erzeugen● Eine weitere Aufgabe als Auswahl unter mehreren
Alternativen erzeugen● Mehrere parallele Aufgaben erzeugen
Die Kontrollflüsse können über logische Verknüpfungen sehr komplex gestaltet werden
Jeder Vorgang hat ein definiertes und eindeutiges Ende
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Abbildung von Prozessen / Workflows Die Abbildung von Prozessen als Basis für die
Unterstützungsfunktionen kann mit einem Standard der
Object Management Group (OMG) Business Process Model and Notation (BPMN)
erfolgen (BPMN Poster) Aus BPMN heraus existieren mehrere Open
Source und Lizenzpflichtige Werkzeuge mit denen teilautomatisiert ein Workflow erzeugt werden kann
Eine weitere interessante Quelle ist die BPMN Community www.bpmn-community.org
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Einfaches Beispiel für einen IT-gestützten Workflow
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Ablauf Workflow Der Workflow wird gestartet und Schritt 1
ausgeführt Nachdem Schritt 1 ausgeführt wurde, wird
Schritt 2 ausgeführt und der Workflow ist zu Ende
Ausgeführt wird der Workflow vom Testakteur1, der mit dem Benutzer dieter.steinmann verbunden ist
Mit dem Workflow verknüpft sind die lokalen Daten testData01 und testData02, die während aller Schritte selektiv eingegeben, modifiziert oder nur angezeigt werden können
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Workflow abbilden mit BPMN 2.0
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TestAkteur1 führt die Aktivitäten aus
TestAkteur1 ist verknüpft mit Benutzer dieter.steinmann
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Daten werden im Workflow eingegeben und steuern
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Anmeldemaske dieter.steinmann
Gestartete Gestartete WorkflowsWorkflows
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Aufgabenvorrat
System: Bonita BPM Version 6.1.2
Auführen von Auführen von Workflow-AktivitätenWorkflow-Aktivitäten
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Sicht erledigte Aufgaben
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Vertiefende Aufgabenstellungen für ein
Workflow System
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Vertiefende Aufgabenstellungen Anbindung Datenbank (Tabellen, Felder) Formulargestaltung Managementfunktionen
● Übersicht Fälle● Status Fälle● ...
Transaktionskonzepte Datensicherung
● Workflow Implementierung● Workflow Produktivdaten
Datensicherheit, Zugriff Vertretungskonzepte
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Angebotsbearbeitung – ein typischer Workflow
Ohne Berücksichtigung von Standard IT-Systemen
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Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Ein Vertriebsmitarbeiter (Vertrieb Akquise) stellt
einen Kontakt zu einem Kunden her und erfasst eine Anfrage (u.U. Auf Basis einer Checkliste)● Kundennnummer, Kunde● Bedarf (Auftragscheckliste, Materialnummer,
etc.), Mengen● Bedarfstermin● ...
Der Vertriebsmitarbeiter kontaktiert den zuständi-gen technischen Mitarbeiter an (Vertrieb Technik) technischer Ver-trieb, Konstruktion, Projektmana-ger, ...) und bittet um Angebotsausarbeitung
Der technische Vertrieb entscheidet über die Machbarkeit des Kundenwunsches
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Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Ist der Kundenwunsch nicht machbar, wird der
Vertrieb darüber informiert und von diesem der Kunde informiert, der Ablauf ist zu Ende
Ist der Kundenwunsch machbar, arbeitet der technische Vertrieb die Anfrage aus
Er übermittelt eine technische Spezifikation an den Vertriebsmitarbeiter
Der Vertriebsmitarbeiter komplettiert die technische Spezifikation und erstellt ein Angebot
Der Vertriebsmitarbeiter fordert die Freigabe durch den Vertriebsleiter an
Der Vertriebsleiter (Vertrieb Leiter) gibt das Angebot frei oder fordert Nachbesserungen
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Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Im Falle der Freigabe übermittelt der Vertrieb
Akquise das Angebot an den Kunden Im Falle der NICHT Freigabe formuliert der
Vertriebsleiter (Vertrieb Leiter) seine Nachbesserungen und gibt diese an den technischen Vertrieb weiter
Nach einer Woche (Wiedervorlage, Timer) fragt der Vertriebsmitarbeiter bei dem Kunden nach (Angebotsverfolgung) – der Kunde nimmt das Angebot an, hat zusätzliche Anforderungen oder Abweichungen vom Angebot oder er lehnt das Angebot ab
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Angebotsbearbeitung - Beispiel für einen Workflow Änderungswünsche: Der Vertrieb Akquise
übermittelt die gewünschten Änderungen an den technischen Vertrieb● Der technische Vertrieb arbeitet die Änderungen in
das technische Angebot ein● Der technische Vertrieb gibt die technische
Ausarbeitung an den Vertrieb Akquise zurück Annahme: Projektabwicklung Absage: Ende
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Beteiligte an dem Ablauf (Akteur, Mitarbeiter/User) Intern
● Vertrieb
– Vertrieb Akquise– Vertrieb Technik– Vertrieb Leiter– Vertrieb Controlling
Extern
● Kunde
albert.einsteinalbert.einsteinalbert.einsteinalbert.einstein
siegmund.freudsiegmund.freudsiegmund.freudsiegmund.freud
karl.marxkarl.marxkarl.marxkarl.marx
bert.brechtbert.brechtbert.brechtbert.brecht
abraham.lincolnabraham.lincolnabraham.lincolnabraham.lincoln
einsteineinsteineinsteineinstein
freudfreudfreudfreud
marxmarxmarxmarx
brechtbrechtbrechtbrecht
lincolnlincolnlincolnlincoln
Organisationsbeispiel für Organisationsbeispiel für BonitaBonita
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Abbildung von Organisationsstrukturen Die Ausführung von Aufgaben im Rahmen der
Aktivitäten in Prozessen wird Akteuren zugeordnet, die zunächst einmal unabhängig von den Organisatinsstrukturen sind
Akteure werden daran anschließend mit den definierten Gruppen, Rollen und Benutzern verknüpft
Damit ist eine sehr flexible Zuordnung von Aufgaben zu Benutzern,Gruppen oder Rollen möglich
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Abbildung von Organisationsstrukturen Die an den Geschäftsprozessen beteiligten
Organisationseinheiten müssen in einem Workflow System abgebildet werden
Es existieren zwei Ebenen der Zuordnung von Mitarbeitern, die sich über ihre Benutzerken-nung an einem System anmelden und den Objekten, die einer Aktivität (Aufgabenbereich) zugeordnet werden
Hierzu werden auf Seite der Organisations-strukturen Gruppenhierarchien definiert, die Abteilungsstrukturen abbilden
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Abbildung von Organisationsstrukturen Daneben existieren Organisationsrollen
entsprechen zu erfüllenden Aufgabenbereichen Auf der untersten Ebene werden Benutzer
definiert, die den Gruppen und Rollen zugeordnet werden
So ist eine Unabhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und deren Zuordnung zu Aufgabenbereichen in einer Organisationsstruktur gegeben
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Benutzer – Gruppen – Rollen - Systeme
Gruppe
Rolle
BenutzerkennungPasswort
Workflow-ServerWorkflow-Engine
Office Anwendungen
ERP-Systeme
Akteur führt Akteur führt Aktivität ausAktivität aus
Akteur ist mit Akteur ist mit Benutzer Gruppe Benutzer Gruppe und Rolle verküpftund Rolle verküpft
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Organisationsstrukturen und Akteure in Bonita BPM
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Organisationsstruktur in Bonita anlegen
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Organisationsstruktur in Bonita anlegen
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Organisation in Bonita BPM abbilden
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Server Zugriffskonfiguration Bonita verwalten
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Der Prozess, Ablauf mit BPMN 2.0
als Basis für den Workflow
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Prozess / Workflow Angebotsabwicklung
unter Einbeziehung des externen Kunden
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Übersicht Angebotsbearbeitung
Klicken für Detailfolie
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Angebotsbearbeitung
Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Angebotsbearbeitung
Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Angebotsbearbeitung
Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Prozess / Workflow Angebotsabwicklung reduziert
Für die weitere Darstellung reduziert auf die unternehmensinternen Aktivitäten
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Angebotserstellung reduziert
Klicken für Detailfolie
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Angebotserstellung reduziert
Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!
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Angebotserstellung reduziert
Klicken Bild für Rückkehr zur Übersicht!
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Der Aktivität werden Akteuer zugeordnet
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Akteure können in der Lane definiert werden
System: Bonita BPM Version 6.1.2
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Beispiel für eine Aufgabenliste,Arbeitsvorrat
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Aufgaben im Standard - Workflow Anfrage aufnehmen (Checkliste, Formular) Anfrage aufnehmen Technische Ausarbeitung ausführen Ausarbeitung vervollständigen Freigabe des Angebots durch Vertriebsleiter Angebot an Kunden senden Angebotsverfolgung Auftrag empfangen Auftrag prüfen Auftragsbestätigung senden Projektabwicklung [Teilprozess] Workflow beendet
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Anfrage aufnehmen
Mitarbeiter Vertrieb Mitarbeiter Vertrieb AkquiseAkquise
Workflow startenWorkflow starten Kundenanfrage erfassen:Kundenanfrage erfassen:
Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN Anfrage:Anfrage: JA / NEINJA / NEIN
Nächste AufgabeNächste Aufgabe
Technischer Vertrieb:Technischer Vertrieb:Ausarbeitung Technische SpezifikationAusarbeitung Technische Spezifikation
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Technische Ausarbeitung anfertien
Technischer VertriebTechnischer Vertrieb
Aufgabenliste Technischer VertriebAufgabenliste Technischer Vertrieb
Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN
Vervollständigung technischeVervollständigung technische Spezifikation Spezifikation
Nächste AufgabeNächste Aufgabe
Vertrieb Akquisition:Vertrieb Akquisition:Vervollständigung Technische SpezifikatoinVervollständigung Technische Spezifikatoin
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Technische Ausarbeitung anfertien
Vertrieb AkquisitionVertrieb Akquisition
Aufgabenliste Vertrieb AkquisitionAufgabenliste Vertrieb Akquisition
Kunde:Kunde: Meier GmbHMeier GmbH Produkt: Produkt: StanzwerkzeugStanzwerkzeug Lieferdatum:Lieferdatum: 31.9.201531.9.2015 Spezifikation:Spezifikation: DINDIN Spezifikation:Spezifikation: Meier2015-2.3Meier2015-2.3
Vervollständigung technischeVervollständigung technische Spezifikation Spezifikation
Nächste AufgabeNächste Aufgabe
Vertrieb Akquisition:Vertrieb Akquisition:Vervollständigung Technische SpezifikatoinVervollständigung Technische Spezifikatoin
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Einfacher Ablauf eines Workflows
(Standardfluss)
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Ablauf Workflow
StartStartStartStart Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen
Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen
Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise
albert.einsteinalbert.einstein
Technische Technische AusarbeitungAusarbeitung
Technische Technische AusarbeitungAusarbeitung
Vollständige Vollständige AusarbeitungAusarbeitung
Vollständige Vollständige AusarbeitungAusarbeitung
Angebot Angebot prüfen prüfen
FreigabeFreigabe
Angebot Angebot prüfen prüfen
FreigabeFreigabeAngebot Angebot verfolgenverfolgen
Angebot Angebot verfolgenverfolgen
Projekt Projekt abwickelnabwickeln
Projekt Projekt abwickelnabwickeln Auftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfen
Vertrieb TechnikVertrieb TechnikVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb LeitungVertrieb LeitungVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise
Vertrieb ControllingVertrieb ControllingVertrieb LeitungVertrieb Leitung
albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einsteinsiegmund.freudsiegmund.freud karl.marxkarl.marx
bert.brechtbert.brechtkarl.marxkarl.marx
EndeEndeEndeEnde
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Jeder Durchlauf stellt eine getrennteInstanz dar
StartStartStartStart Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen
Kundenkontakt Kundenkontakt herstellenherstellen
Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise
albert.einsteinalbert.einstein
Technische Technische AusarbeitungAusarbeitung
Technische Technische AusarbeitungAusarbeitung
Vollständige Vollständige AusarbeitungAusarbeitung
Vollständige Vollständige AusarbeitungAusarbeitung
Angebot Angebot prüfen prüfen
FreigabeFreigabe
Angebot Angebot prüfen prüfen
FreigabeFreigabeAngebot Angebot verfolgenverfolgen
Angebot Angebot verfolgenverfolgen
Projekt Projekt abwickelnabwickeln
Projekt Projekt abwickelnabwickeln Auftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfenAuftrag prüfen
Vertrieb TechnikVertrieb TechnikVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb LeitungVertrieb LeitungVertrieb AkquiseVertrieb Akquise Vertrieb AkquiseVertrieb Akquise
Vertrieb ControllingVertrieb ControllingVertrieb LeitungVertrieb Leitung
albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einstein albert.einsteinalbert.einsteinsiegmund.freudsiegmund.freud karl.marxkarl.marx
bert.brechtbert.brechtkarl.marxkarl.marx
EndeEndeEndeEnde
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Benutzeroberflächen User
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Ablauf des Workflows Jeder Benutzer hat über seine Benutzerken-
nung und Passwort Zugriff auf den Workflow Server
Jeder Benutzer erhält in einer Aufgabenliste die für die Ausführung des Workflows notwendigen Aufgaben angezeigt
Jeder Benutzer erledigt die Aufgaben und bestätigt dies in dem Menü
Die Erledigung führ dazu dass die Folgeauf-gabe(n) bei dem, den Benutzern eingestellt werden
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Start des Workflows durch Albert Einstein
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Gestaltung der Bildschirmmasken
Pageflow
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Gestaltung der Eingabemasken (Pageflow)
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Formular erstellen
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Eigenschaften eines Formularfeldes bestimmen
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Feldeigenschaft "schreibgeschützt"
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Bildschirmmaske Angebotsbearbeitung
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Formular Anfrage aufnehmen erfassen
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Palette Vorlagen
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Feldanordnung im Menü
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Detail Maske zu einzelnen Feldern
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Baumstruktur Felder im Menü
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Mehrere Kundenkontakte zu bearbeiten
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Unterschiedliche Aufgaben in der Übersicht
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Anfrage aufnehmen aufnehmen
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Aufgabenvorrat technischer Vertieb
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Technische Ausarbeitung durch Siegmund Freud
Anzeigefelder
Eingabefelder
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Komplexere Kontrollflüsse
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Komplexer Kontrollfluss - 1
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Gateway Übergangsreihenfolge
Variable auf Pool Ebene definiert
Standard
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Beispiel XOR
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Komplexer Kontrollfluss - 2
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Ablaufsteuerung Variable "auswahl" auf Pool-Ebene definiert Belegung der Variablen in der erste Aktivität
"Tu etwas" belegt, 0,1, .... Ganzzahl Steuerung
● Case auswahl=1● Case auswahl=2● Alle anderen Werte werden über den Standard-
Kontrollfluss abgefangen
Über die Verbindungspfeile wird die Case – Auswahl gesteuert
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Ablaufsteuerung
auswahl = 0
auswahl = 1
Standardfluss:auswahl = „alle anderen Werte“
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Bedingungen definieren
Bei komplexen Workflows Steuerung über Zugriff auf Parameter in einer externen Datenbank
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Felder und Verbindung zur Datenbank
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Zusätzliche Aufgaben eines Prozessmanagers (Prozessowner,
Prozessverantwortlicher)
Management Konsole
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Anforderungen des Vertriebsleiters Wie viele Angebote sind in Bearbeitung Wie viele Anfragen wurden wegen NICHT
Machbarkeit abgelehnt Was waren die Gründe für die NICHT
Machbarkeit Wie viele Angebote wurden in Aufträge
umgewandelt Bei wie viele Anfragen wurden
Änderungswünsche berücksichtigt ...
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Das Open Source SystemBonita BPM
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Standard InstallationspaketStandard InstallationspaketStandard InstallationspaketStandard Installationspaket
Systemarchitektur Bonita
Process Process DesignerDesignerProcess Process DesignerDesigner
Process Process ExplorerExplorerProcess Process ExplorerExplorer
DatabaseDatabaseDatabaseDatabase
ApacheApache
TomcatTomcat
ApacheApache
TomcatTomcat
C
B
A
Process DesignerProcess Designer
Process UserProcess User
Process ManagerProcess Manager
IDEIDE(Eclipse)(Eclipse)
IDEIDE(Eclipse)(Eclipse)
ProgrammerProgrammer
Physikalische Verbindung über Apache Tomcat
A,B,C, siehe folgende Folien
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Versions- und Installationsdetails Bonita
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Benutzer – Konfiguration Serverzugriff
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User zur Anmeldung im Portal
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User zur Anmeldung im Portal
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Prof. Dr. Dieter Steinmann
Fachhochschule Trier