ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 6. ea.: Projektek szervezete. Programok szereplői Tradicionális projektszervezet Mátrix típusú projektszervezet Projektszereplők és projektszerepek Projektvezetés Vezetési típusok Emberi erőforrás szakmai leltár mátrix Felelősség mátrix. Program bonyolítás. - PowerPoint PPT Presentation
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
• Programok szereplői• Tradicionális projektszervezet• Mátrix típusú projektszervezet• Projektszereplők és projektszerepek• Projektvezetés• Vezetési típusok• Emberi erőforrás szakmai leltár mátrix• Felelősség mátrix
ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE6. ea.: Projektek szervezete
Program bonyolítás
BONYOLÍTÓBONYOLÍTÓSZERVEZETSZERVEZET
PROJEKT GAZDA,PROJEKT GAZDA, KEDVEZMÉNYEZETT,KEDVEZMÉNYEZETT,
VÉGREHAJTÓVÉGREHAJTÓ
Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés
pénz
Ellenőrzés – Monitoring - Értékelés
Ellenőrzés: pénzügyi, jogi és adminisztratív előírások
Monitoring: eredményesség
Értékelés: problémamegoldás
pénzFINANSZÍROZÓFINANSZÍROZÓ
SZERVEZETSZERVEZET
MONITORING BIZOTTSÁG
MONITORING BIZOTTSÁG
Finanszírozó
• Fel vagyok hatalmazva arra, hogy bizonyos dolgok alakulásába beleszóljak (pl. EU) és ehhez forrásokkal (EURO) is rendelkezem, amit programok indításával (pl. PHARE) valósítok meg.
• A bonyolítást vagy valamely saját szervezetem végzi, vagy másokat bízok meg ezzel.
• Meghatározom az alap prioritásokat, globális célkitűzéseket és az elérendő végső eredményt.
A finanszírozó célja
• Valamilyen nagy horderejű probléma oldódjon meg
• Valamilyen kedvezőtlen hatás mérséklődjön
• A jelenlegi állapotról valamilyen irányba mozduljunk el
• Valamilyen politika valósuljon meg
Közreműködő szervezet
• Megpróbálja megszerezni a megbízást (pl. ESZA Kht., RFÜ, stb.) - pályázat, ajánlat szerződés -
• Meghatározza a részletes prioritásokat• Projekteket generál (tájékoztatás, konzultáció)• Elkészíti a pályázati kiírást (forma, tartalom,
határidők, pályázók köre)• Felállítja az adminisztratív és pénzügyi bonyolításért
felelős egységet• Kiírja a pályázatot (tájékoztatás, konzultáció)
Közreműködő szervezet
• Befogadja a pályázatokat• Értékeli a pályázatokat• Szerződéseket köt a nyertesekkel• Folyamatosan ellenőrzi és követi a futó
projekteket• Előkészíti a projekt zárást (konzultáció,
beszámoló és jelentések)• Lezárja a projekteket (adminisztratív, szakmai és
pénzügyi)• Kiértékeli a projekteket (szakmai és pénzügyi)• Jelentést készít a finanszírozó felé
Projekt gazda
• Ismeri a helyi gondokat és problémákat• Kevés a saját forrása azok megoldására• Kiegészítő forrásokat kutat talál (pályázat) ?• Együttgondolkodás, partnerség• Koncepció, tervezés• Pályázat írás és beadás nyer ?• Szerződéskötés !!!• Végrehajtás, megvalósítás• Beszámolás és elszámolás• „Továbbélés"
A projekt szervezeteLehet egyszeri a megvalósítást irányító szervezet, amely a projekt
befejezése után megszűnik
A szervezet két értelemben létezik:
– Belső (a vizsgáltunk tárgya, a cégen belüli projekt menedzsment)
– Külső (a projekt menedzselése házon kívül)• nagyobb projekteknél szponzorok, finanszírozók, tanácsadó
testületek külső csoportjai lehetnek illetékesek• a szervezet kialakításának körülményei a projektmenedzser
hatáskörén kívül esnek.
Leggyakoribb (belső) projekt szervezet típusok:
– Tradicionális projekt szervezet– Mátrix projekt szervezet
Tradicionális (funkcionális) projekt szervezet
• ELŐNYÖK– a projekt vezetőnek
teljes kompetenciája van
– a felelősség kérdése egyértelműen tisztázott
– zavarok esetén gyors reagálás
– munkatársak bevonása célirányos
• HÁTRÁNYOK– a projekt tagok
kiválasztásánál a projekt vezetője függőségben van a szervezeti egységek vezetőivel
– a munkatársak projekthez rendelése miatt gondoskodni kell pótlólagos munkaerőről
– a projekt befejezése után problémás lehet a tagok re-integrációja a szervezetbe
Tradicionális projekt szervezet
Projektmenedzser döntése és felelőssége:mit és mikor, funkcionális vezető döntése: hogyan és ki
Mátrix szervezet• A projekttevékenységeket a funkcionális szervezetek
munkatársai végzik a projektmenedzser és szervezetének horizontális koordinációja mellett. A projekt teljesítésével összefüggő döntések megoszlanak a funkcionális egységek vezetői és a projektmenedzser között.
Pénzügy Kereskedelem Term. irány.Fejl/Terv. Min. bizt.
Felső vezetés
Projekt men.
Alaptevékenységek
Mátrix típusú projekt szervezet
• ELŐNYÖK
– a projekt vezetője és a team tagok is felelősnek érzik magukat a megvalósításért
– a team tagok biztonsága nagyobb mert nincsenek kivéve a vállalati szervezetből, így a projekt befejezése után nincs szükség a re-integrálásra
• HÁTRÁNYOK
– kompetencia konfliktusok alakulhatnak ki a szervezeti és projekt vezetők között a prioritások és erőforrások területén
– a projektben dolgozóknak két vezetőjük van
HEFOP 3.3.1.
Mátrix projekt szervezet
Kulcskérdés a funkcionális vezetők és a projekt menedzser közötti hatáskör és felelősség megosztása
Vezetési stílus
Magatartási formák
Projektszervezés / vezetés
• Vezetési stílusok:
– Irányító vezető (megmondja, hogy mit, hogyan)– Meggyőző vezető (megmondja, hogy miért úgy)– Konzultáló vezető (meg lehet vele beszélni)– Megbízó vezető (csak a célt adja meg)
A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett A modell szerint nem a vezető kedvelt stílusa, hanem a vezetett szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!szükséglete határozza meg, hogy melyik stílus lesz sikeres!!!
• Szempontok:
– Vezetett felkészültsége, hozzáértése– Vezetett hozzáállása, önbizalma
Lehetséges egyéni tudásprofilok a projekt teamben
SPECIALISTA
egy területet nagyon mélyen ismer a saját területén jó válaszai vannak
GENERALISTA
sok területen van tudása, de nem mély érti a területek közötti összefüggéseket jó kérdéseket tud feltenni bármely területen
A projektmenedzser személye
• Feladata: a projektmegvalósítás folyamatának• vezetése• irányítása• szervezése
• Tényleges hatásköre erősen függ a befolyásolási képességétől, a szükséges alábbi alaptulajdonságok mellett : – Erős, de elfogadott személyiség, jó tárgyalási készséggel és
diplomáciai érzékkel– Bizonyítottan magas szakmai kvalitás a
projekttevékenységek legalább egy ágazatában– Szakismeretén kívüli területek elfogadása,
összefüggésekben látás képessége – Érdekeltség a projekt sikeres befejezésében– Pénzügyi folyamatok, szerződési jog ismerete, vállalkozói
dinamizmus
A projektmenedzser
Tulajdonságai, feladatai: ismeri a projektet és környezetét rendszerben gondolkozik, nem specialista feladata az együttműködés elősegítése felelősséggel tartozik
a projektet koordináló intézmény és a partnerek felé
a projekt feléa projektcsapat tagjai felé
A projekt team felépítése (személyiségbeli)
A csapatban szükséges szerepek:
a kreatív a motivátor a precíz a gyakorlatias a kritikus az adminisztrátor
Belbin-féle szerepek a csoporton belül(személyiségbeli)
HEFOP 3.3.1.
ELNÖK (Chairman)
Jelentős személyes tekintélye van, de nem uralkodik másokonNyugodt, fegyelmezettElkötelezettje a kitűzött céloknakÁtlátja a dolgokat és tiszteli az embereketÁltalában intelligens, de nem feltétlenül kreatívTisztában van a team és az egyes emberek erős és gyenge pontjaivalHa nem elég erős, a Formáló kikezdheti vezető szerepét Ha nem elég okos, nem biztos, hogy megérti az Ötletember és az Erőforrásszerző gondolataitGondoskodik róla, hogy mindenki tudja, a feladatát, és megkapja a szükséges
információkat. Tájékoztatja a teamet az ügyek állásáról. Elősegíti a gondolkodást anélkül, hogy saját elgondolásait erőltetné. Kérdez, figyel,
összegez.
HEFOP 3.3.1.
ÖTLETEMBER (Plant)
Alkotó, eredeti gondolkodó, magas IQ-val és előrelátó képességgelNéha belebonyolódik saját ötleteibe, és elveszti a kapcsolatot a valósággalNagy vonalakban gondolkodikRészletkérdésekben könnyen hibázhatRosszul tűri a kritikát, ami kreatív ötleteit ériGyakran magányos
Alapkérdések foglalkoztatják. Az új ötletek kiapadhatatlan forrása. A régi dolgokat új megvilágításba helyezi, régi problémákra új megoldásokat talál.
HEFOP 3.3.1.
ERŐFORRÁSSZERZŐ (Resource Investigator)
Az egyéni munka untatjaJó érzéke van az üzlethezKönnyű elterelni a figyelmét a feladatrólNyomás alatt nyújtja a legtöbbetHa nincs sok munka, könnyű életet élSzerteágazó érdeklődése miatt nem mindig csinálja meg, amit megígért„Soha sincs a szobájában, de ha mégis, akkor telefonál.”Könnyen lelkesedik, de kedvező fogadtatás híján hamar lelohad a lelkesedéseJókedélyű, szórakoztató, társaságkedvelő, közösségi emberÚj ötleteket, lehetőségeket, kezdeményezéseket, híreket hoz a külvilágból a
teambe. Nem alkot új ötleteket, de felismeri mások új ötleteinek jelentőségét. Lényegretörően kérdez.
HEFOP 3.3.1.
ÉRTÉKELŐ (Monitor – Evaluator)
Komoly gondolkodású, megfontolt, intelligens emberLassan, de helyesen dönt. Nem ragadja el a lelkesedésNem érdekli a körítés, csak a tényekHűvös, tárgyilagosan elemző kritikája lelohasztja a team lelkesedésétNépszerűtlenné válthatA hibák korai felismerésével és hangoztatásával árthat a team kreativitásának Elemzi, értékeli az ötleteket. Feltárja a hibákat, és eközben hatalmas
mennyiségű információt dolgoz fel. a megbeszéléseken inkább gondolataiba mélyedve hallgat, de ha megszólal, elemző bírálata rendszerint helytálló.
HEFOP 3.3.1.
FORMÁLÓ (Shaper)
Energikus, nyughatatlan, türelmetlen, lobbanékonyÉlvezi a kihívástHamar méregbe gurul, de gyorsan túl is van rajtaHajlamos azt hinni, hogy összeesküdtek elleneCsak a kézzel fogható eredmények érdeklikNekiront azoknak a team-tagoknak, akikről úgy gondolja, hogy nem elég célratörően ténykednek.
Gyakorlati lépések irányába tereli a teamet. Ha egyszer eldőlt, mit kell csinálni, azonnal munkához lát, és ő lesz a team motorja. Az Elnöktől
eltérően a vitában rendre előhozakodik saját gondolataival. Ha nincs Elnök a teamben, ő látja el ezt a szerepet.
HEFOP 3.3.1.
SZERVEZŐ (Company Worker)
Fegyelmezett, precíz, őszinte, becsületesErős jellemInkább a vállalatért dolgozik, mint magáértOlyat is elvégez, amit senki más nem vállalnaTeamen belüli pozícióját féltékenyen őrziGyakran kritizál más munkastílusú embereketVilágos célokra és a feladatok egyértelmű meghatározására van szükségeBosszantja, ha a célok menet közben megváltoznakA döntés meghozatala után konkrét munkatervet és munkamegosztást
dolgoz ki. Logikus, módszeres, gyakorlatias tervező és szervező, aki rendszerességet visz a tea munkájába. Társait is átgondolt, szisztematikus
tevékenységre ösztökéli.
HEFOP 3.3.1.
TEAMMUNKÁS (Team Worker)
Élénken érdeklődik más emberek irántJó a kommunikációs készségeKönnyen együtt tud működni másokkalKedves, barátságosKezelni tudja a nehéz embereketKépes megelőzni vagy elsimítani a konfliktusokatHarmóniát teremt a teamben
Kedvező hatást gyakorol a csapatszellemre azáltal, hogy a team céljait önérdeke elé helyezi. Odafigyel társaira, figyelmesen meghallgatja őket.
Elősegíti, hogy mindeni elmondhassa, amit fontosnak tart. Jelenléte szinte észrevehetetlen, de hiánya nagyon is szembetűnő.
HEFOP 3.3.1.
HAJRÁZÓ (Completer – Finisher)
Inkább befelé, mint kifelé forduló alkatFegyelmezett, szorgalmas, lelkiismeretes, aggódó Jobban hisz a szüntelen erőfeszítésekben, mint a látványos akciókbanHajlamos elveszni a részletekben, amivel bosszantja a nagy vonalakban gondolkodókatIrgalmatlan következetessége miatt népszerűtlenné válhatNélküle a team sohasem tudna eleget tenni a határidőknek. Naprakészen
tartja az ütemterveket, noszogatja a többieket. Ellenőrzi a részleteket, folyton kérdez, hogy minden rendben van-e. Ügyel a minőségre, semmi sem
kerülheti el a figyelmét.
EMBERI ERŐFORRÁS SZAKMAI LELTÁR MÁTRIX
Személy
Kompetencia
PénzügyOktatás
szervezésMarketing
Levelezés angol
nyelven
Kiss G. 1 3 2 -
Szabó G. 3 - - -
Nagy B. - - 1 3
1 alapszinten2 középszinten3 kiválóan
Felelősség mátrix
• Alapvető felelősségi táblázat: a felelősség megoszlását határozza meg az alapszervezet és a projekt között
• Mérföldkő felelősségi táblázat: a projektben résztvevő felek olyan szerepeit magyarázza és határozza meg, amelyek a projekt egy-egy mérföldkének eléréséhez szükségesek
• Tevékenység felelősségi táblázat: meghatározott emberek konkrét projekttevékenységének specikfikus szerepit magyarázza és határozza meg.