ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) Przyjmowanie dokumentów do Archiwum i ich obieg pod ELO (Nowości wprowadzone w Europie zachodniej) Przyjmowanie dokumentów do Archiwum i ich obieg pod ELO (Nowości wprowadzone w Europie zachodniej) Elke Schönemann, ELO Digital Office Sp. z o.o. [email protected]
51
Embed
ELO ECM Suite 8 (E LO ECM Suite 2011) - …workflowtrends.pl/pdf/Prezentacja4.pdf · ELO ECM Suite 8 (E LO ECM Suite 2011) | 25 ELO Producent ECM roku 2013 Pentadoc Consulting presented
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
ELO ECM Suite 8(ELO ECM Suite 2011)
Przyjmowanie dokumentów doArchiwum i ich obieg pod ELO(Nowości wprowadzone w Europie zachodniej)
Przyjmowanie dokumentów doArchiwum i ich obieg pod ELO(Nowości wprowadzone w Europie zachodniej)
2323ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELOprofessional i ELOenterprise 72009
O nas - Innowacja z tradycją
Wprowadzenie ELOenterprise2004Wprowadzenie ELOprofessional1998Powstanie ELO Digital Office GmbH1996Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice)1995Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę1871
2424ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
O nas(Liczby, dane fakty)
• 450 pracowników, 200 w Niemczech,
• 500 Partnerów na świecie
• ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia
(Singapur), Australia
• Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu
• Ca. 15000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise,
z tego 6000 w Niemczech
• ciągły wzrost coroczny
• Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników)
2525ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELOProducent ECM roku 2013
Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award at this year's DMSExpo.The independent consulting firm specializing in Enterprise Content Management (ECM)honored ELO in the category of "ECM Manufacturer of the Year".
ELO received the prize for the first time since the company's founding 15 years ago – andprevailed against two renowned competitors in the finals.The title was awarded to ELO following an online vote. ELO also made it into the top three inthe category of "Innovative Project Implementation".
ELO receives "ECM Manufacturer of the Year" awardPentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECMAward 2013 at this year's DMS Expo. For ELO, the ECM Award –determined based on an online customer poll – is a recognition ofits successful work. The ECM Award also underscores customersatisfaction with ELO ECM and their loyalty to the company.
2626ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
3434ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
O nasPartnerzy technologiczne
3535ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl1.2
Szef wydziału –Drugi podpis
OtwarcieRejestracjaSortowanieDystrybucja
Poczta wejście
Specjalista
Supervisor
Wydział, Oddział
Specjalista
Poczta wyjście
Często bałagan, wolne tempozałatwiania spraw!!
Jak (tradycyjnie) wygląda praca?
3636ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
SkanowanieIndeksowanie
Poczta wyjście
Specjalista
Do archiwizacji
Szef działu
Jak może wyglądać praca pod ELO?
Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.
3737ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
SkanowanieDodawanie Słówkluczowych
Poczta wyjście
Specjalista
Szef działu
Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości?
Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.
Do archiwizacji, aw przyszłościbezpośredniodo niszczarki
3838ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Zarządzanie dokumentami z ELOZarządzanie dokumentami z ELO
Papierfaks Aplikacje
ERP, CRM, CAD, Dicom
E-Mail Archiwizowanieplików, Fileserver
PracownikPracownik Pracownik
3939ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ECM / DMS – ERP – CRM
ERP CRM
ELO
4040ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ECM / DMS – ERP – CRM
ERP CRM
ELO
5353ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Linie produktowe
„Out of the Box“-Produkt DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks. 200.000 dokumenty /
Archiwum 4 Archiwa, Fulltext zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script interfejs programist. Tylko do Windows
Client-/Server- Architektura MS SQL / Oracle / IBM DB2 Maks 2.000.000.000 dok. Maks. 1000 użytkowników Nielimitowana ilość archiwów Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte VB i Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiklient Serwer tylko pod Windows
Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanager-y Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Nielimitowana ilość
użytkowników Nielimitowana ilość dokumentów MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy
Różnice
migracja możliwa53
6060ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
6161ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
6262ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
6363ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
6464ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
Outlook KlientOutlook Klient
6565ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
Outlook KlientOutlook Klient
MicrosoftOffice Klient
MicrosoftOffice Klient
6666ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
Outlook KlientOutlook Klient
MicrosoftSharePoint
MicrosoftSharePoint
MicrosoftOffice Klient
MicrosoftOffice Klient
6767ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
Outlook KlientOutlook Klient
MicrosoftSharePoint
MicrosoftSharePoint
MicrosoftOffice Klient
MicrosoftOffice Klient
ELO forLotus Notes
ELO forLotus Notes
6868ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu
Windows KlientWindows Klient
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)
Web AccessWeb Access
ELO FilesystemELO Filesystem
Outlook KlientOutlook Klient
MicrosoftSharePoint
MicrosoftSharePoint
SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad
SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad
MicrosoftOffice Klient
MicrosoftOffice Klient
ELO forLotus Notes
ELO forLotus Notes
135135ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Rewolucja w e-fakturowaniu –Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010
Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która zapewnia autentyczność pochodzeniaintegralność treści i czytelność.
Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi.
Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w2013 roku wprowadzone
Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte wwłaściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie mailaIntegralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowaniejako read only (Revisionsecurity)Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura niemoże podlegać zmianom w trakcie przechowywania
136136ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania fakturotrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formieelektronicznej (skanów zapisanych na serwerze …..)
Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r.……….Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:• kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki,• oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę,• skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,• wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą
kolokowania serwera,• po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniającautentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostępdo faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej(skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.
Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, żeSpółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerzepodmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ichwystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający nałatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nichzawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj.ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione……..Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, aleprzechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynnościopodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.
163163ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Workflow
DMS-Client
Serwer Archiwum
Modularność
Barcode-/Rozpoznanie…
formularze
Fulltext / OCR
COLD-XMLImport
ERPArchivlink
BackupSerwer
Click & ViewDostęp doarchiwum
MobilReplikacja
EmailIntegracja Government
Multi CAD
Podpiselektroniczny
Web Access
ELO ECM Suite 8(ELO ECM Suite 2011)
ELO Digital Office sp. z o.o.
Faktury kosztoweELO Digital Office sp. z o.o.
Faktury kosztowe
210210ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Faktury kosztoweRozwiązanie
SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,…
ELO
COLDBLP
XML EDIWymiana danych elektr.
Skrzynkawejściowa Archiwum
ERP
PDFELO XC
DocXtractorDokumenty elektroniczne
ELO Notes
półautomatBarcode
OCR
Dokumenty-PapierRęcznie
DocXtractor
211211ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału
Porównanie objętości archiwów
269269ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Wybrane nowe Referencje 2012Wybrane nowe Referencje 2012
273273ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Z listy klientów w Polsce
• PKP Cargo• PGE Rzeszów• NFZ Szczecin• Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie• Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie
Szczecinskim• Eurobank• Bank Spółdzielczy w Skierniewicach• PIU Warszawa• Zarząd Morskich Portów Szczecin i
Świnoujście S.A.• Wirtualna Polska S.A.
• Muzeum historyczne m.st. Warszawy• Zarząd portu Gdańsk• Bertelsmann Arvato• Weltbild Polska• Workservice• Centrum Nauki Kopernik w Warszawie• Home.pl• Marvipol S.A.
294294ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Zarządzanie Dokumentami z ELOZarządzanie Dokumentami z ELO
LiveDemoLiveDemo
319319ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
Pytania & Odpowiedzi
Dziękujemy za uwagę……
367367ELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.plELO ECM Suite 8 (ELO ECM Suite 2011) | www.elo-digital.pl
ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 StuttgartELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp.
ELO Digital Office, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® i Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innychkrajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępujeszczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególnościwłaściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy icen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne zaktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność zokreślonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego imiędzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELODigital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.