El Segundo desastre

El Segundo desastre

El caos es una parte integral de los desastres

La inadecuada administración de la

ayuda humanitaria conlleva a un

‘Segundo desastre’

Escenario común en un desastre……

• Rápida movilización de la comunidad de donantes• Arribo masivo de asistencia internacional • Arribo de ayuda inapropiada o no solicitada• Falta de un sistema de manejo logístico

-> Recepción –>almacenamiento –>clasificación ->

->transporte->distribución

Un escenario recurrente en el segundo desastre:

• Saturación rápida de los puntos de acceso (aeropuertos, puertos fronterizos, puertos) con ayuda humanitaria

• Falta de coordinación

Un escenario recurrente en el segundo desastre:

• Falta de información confiable y actualizada• Falta de información sobre promesas o

suministros que llegan• Duplicación de solicitudes

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema

• Ayuda que no ha sido pedido (no solicitada)

• Suministros que nos son apropiados para el país

• Ej..: ropa de invierno en países tropicales

• Suministros que no se necesitan en la situación presente

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema

Paquetes que contienen: • Diferentes categorías de suministros en

el mismo paquete (alimentos, material del hospital, medicinas, vestuario)

• Productos vencidos (medicamentos, alimentos)

Cuando la ayuda humanitaria se convierte en un problema

• No existe un sistema de manejo de la ayuda humanitaria en el lugar, que permita la coordinación de diferentes instituciones.

Metodología estandarizada de OPS/OMS y herramienta para

manejo de ayuda

SUMA (El sistema para Manejo de Suministros de OPS/OMS) se diseñó, por y para las autoridades

locales e instituciones

Funciones principales de SUMA

1. Registrar: La donación recibida

2. Clasificar: ¿Qué tipo es?

3. Ordenar: Asigna una prioridad.

4. Inventariar: ¿Cuántos son?

5. Manejo de Bodegas: Control de inventario

SUMA

• Creado por los países de las Américas y la OPS/OMS• Promovido e implementado por la OPS/OMS• Identifica, ordena y clasifica ayuda humanitaria• Da prioridad da los suministros en base a las necesidades de la

población afectada• Gran cantidad de personal capacitado en América • Fuera de la región (Gambia, Manila, Angola, Pakistán, Indonesia,

etc.)• Opera con los recursos de TI disponibles en los países• Puede registrar cualquier tipo de suministro• Una herramienta orientada a la transparencia• Endosada por OCHA, forma parte del entrenamiento de

OCHA/UNDAC

Emergencias con SUMA1992-2004

• Paraguay, 2004 (Icua Bolanos) • Huracán Mitch (Honduras/Salvador/Nicaragua) 1998, • Costa Rica, Inundaciones, 2004, 2005• Venezuela Inundaciones, 1999• Salvador Terremoto 2000• Jamaica, Huracán Luis 2004.• Nicaragua 1992 (Tsunami), • México, Volcán Colima, 2003• Republica Dominicana Huracán George 1997• Timor Oriental, 1999• Republica Dominicana , Inundaciones in Jimani  2004• Haití, Crisis Humanitaria, 2004• Argentina, Inundaciones 2004• Colombia, Terremoto• Costa Rica, Terremoto, 1993• México, Huracán Pauline• Peru, Terremoto Nasca, 1996• Angola MINSA, 2003• México, Inundaciones in Chiapas 1998• Panamá , Inundaciones, 2005• Bolivia, Terremoto, 1998

La experiencia del UNJLC recolectando inventarios e

información de suministros en tránsito

UNJLC – Centro Logístico Conjunto de Naciones Unidas

• Promovido e implementado por el PMA• Reporta a OCHA• Provee un panorama general del movimiento

de ayuda humanitaria específica (menos de 30 ítems)

• Compila información de diferentes agencias• La publica en Internet• Personal de OMS y FUNDESUMA han

colaborado con el UNJLC

¿Qué recolecta?

• Estado de los inventarios– En los países circundantes a Irak

• Por país (y localización, si la información es disponible)

• Por agencia

– Inventario dentro de Irak• Por agencia

• Por ciudad/localización

• Utilizado para dar seguimiento– Suministros en tránsito ej. 1-3 meses en la

región

Falta de coordinación a nivel nacional e internacional entre todos los involucrados en el

manejo de la ayuda humanitaria

¿Porqué y cómo el LSS fue creado?

La inadecuada administración de la ayuda humanitaria lleva a un segundo desastre (resumen

• Arribo masivo de ayuda humanitaria • Arribo de suministros no solicitados o inapropiados• Rápida saturación de los puntos de entrada (aeropuertos,

fronteras, puertos) • Falta de coordinación• Falta de información confiable y actualizada• Falta de información sobre promesas o suministros en

transito• Duplicación de solicitudes • Falta de coordinación a nivel nacional e internacional

Talleres para el Logistics Support System

Talleres promovidos por WFP/OMS/OCHA/OPS (2001/2002)

UNICEF / UNHCR (Parte del proyecto LSS)

¿Qué debe hacer un sistema para apoyo logístico?

• Más de 50 expertos en Logística – ONGs– Agencias de ONU– Países

• Experiencia de SUMA (Supply Management System WHO/PAHO)• Administradores de los sistemas de emergencias de los países • Experiencia del UNJLC en la recolección de inventarios y suministros en transito• Agencias de ONU con (CTS) Commodity Tracking System• ONG´s con (CTS) Commodity Tracking System• Donaciones no solicitadas (Principalmente en desastres naturales)

http://www.reliefweb.int/LSS/

Acuerdo entre agencias de la ONU

Desarrollar un sistema integrado de manejo logístico que mejore la coordinación

Adicionalmente, FUNDESUMA y el UNJLC contribuyeron en el diseño y desarrollo del software y la documentación técnica.

Principales objetivos del LSS

• Consolidar y compartir información de un número clave de suministros entre todos los actores, para facilitar la coordinación interinstitucional.

• Complementar los sistemas CTS de las agencias. • Controlar los suministros que llegan a un país afectado, (incluyendo los no

solicitados).• Proveer una herramienta para las Organizaciones de Atención de

Emergencias (cualquier tipo de desastre), ONG´s, Agencias de NU, etc.• Que pueda se utilizado en:

• Grandes emergencias (OCHA)• Uso cotidiano

• Minimizar la duplicación y mejorar la respuesta a las necesidades actuales de la población afectada.

• Fortalecer la capacidad nacional en manejo de logística.

El sistema no busca reemplazar ningún sistema ya existente en las agencias, ONGs u otro actor

Intercambio de información

Intercambio de información

No reemplaza ningún sistema CTS de las Agencias u Organizaciones Humanitarias SUMA (Supply Management System OMS/PAHO)Se analiza el problema de compilar información entre diferentes actores.

Intercambio de información

LS

S

LS

S

LS

S

Acuerdos para el desarrollo del LSS

• OPS coordinó los aspectos administrativos del desarrollo del software, siguiendo los lineamientos de ONU.

• Comité asesor con un representante de cada una de las agencias contribuyentes (OMS, OPS, PMA, OCHA, UNICEF y ACNUR), encargado de supervisar el diseño y desarrollo.

Cronología del proyecto LSS

2001-2002 Seis agencias de la ONU y ONG llegan a un acuerdo sobre los elementos principales del Sistema de manejo de ayuda Humanitaria.

Med. 2002 Aprobación del los Términos de Referencia.

Ene. 2003 Se firma acuerdo con el contratista siguiendo las reglas de la ONU.

Julio 2003 Se aprueba el documento de diseño.

Sept. 2004 Finalización de la Versión Beta, se presenta un demo de esta al grupo de trabajo de ONU.

Finales 2004 Prueba de la versión Beta (Noviembre-Diciembre 2004)

Med. 2005 Recepción de la Versión 1.0 (Windows y Web)

Med. 2005 Cursos de prueba con usuarios de Comités de Emergencia.

¿Dónde estamos ahora?

• Software (versiones Windows y Web)

– Finalizadas y probadas• Inglés / Español

• Material de entrenamiento– Prácticas/

Documentación técnica (Inglés/Español)

• Sitio WEB– Dominio ->

www.lssweb.net– Español/Inglés

• Distribución final del software y material de apoyo

Capacitaciones

Sesiones de capacitación

Maldives (Diciembre 2005)• OMS, UNICEF, IFRC, Gobierno

(Ministerio de Salud, Aduanas, Tesoro, Hospitales y centros de salud de los atolones)

Jamaica (Febrero 2006)• Entrenamiento de entrenadores• 13 países de habla inglesa.

Panama (Marzo 2006)• Entrenamiento de entrenadores• 8 países de habla hispana de Centro América.

El Salvador/Costa Rica/St Kitts(Marzo/Abril 2006)• Autoridades/Visión Mundial/Cruz Roja

Colombia, Perú, Argentina, México, Bahamas.Turks y Caicos (May-Jun 2006)

Logros en la capacitación

• Maldivas: El gobierno está interesado en utilizarlo en los centros de salud y hospitales de los atolones.

• Maldivas: SEARO y Sri Lanka están interesados en su futura utilización.

• Maldivas: UNICEF interesado en implementarlo para sus socios a nivel de gobierno.

• Instituciones en Guatemala, Panamá, El Salvador lo han implementado para situaciones de No-Emergencia

• Otros: Visión Mundial (El Salvador – Costa Rica) implementaron el sistema para cada PDA (Proyecto de Desarrollo de Area)

La herramienta electrónica de LSS

Actual y escalable

• Interfaz moderna e intuitiva• Soporta configuración individual en una PC,

RED y ambiente corporativo.• Basado en la tecnología de base de datos SQL,

escalable• Dos componentes: Windows y Web• Soporte Multiusuario en la aplicación Windows y

Web

Funciones del módulo Windows

• Entradas• Entregas• Tránsito• Solicitudes• Grupos de suministros• Intercambio de información entre sitios

LSS• Importación de información de CTS

(ONU, ONG)

LSS Modulo para Web

• La misma funcionalidad que el modulo Windows en interfase WEB

• Los usuarios finales no necesitan hacer ninguna instalación • Permite acceso global e intercambio de datos• Rápida instalación y entrega de servicios e información a nivel

mundial

Arquitectura de punta

• Separación de la lógica de la aplicación y los recursos de datos.

• Puede se instalado usando MSDE o Microsoft SQL Server 2000

• Desarrollado con Microsoft Visual Basic .Net• Desarrollado con programación orientada a

objetos.

No es necesario tener una licencias de SQL Server para distribuir la aplicación

• MSDE : Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine, es royalty-free, versión reducida de SQL Server.

– Aplicación Windows modo mono usuario– Aplicación Windows red básica

Configurable

La funcionalidad de configuración de LSS, permite a los usuarios configurar un ambiente básico de entrada de datos o un sistema completo de inventario.

Reportes definidos por el usuario

Permite la creación rápida de consultas que son usadaspara elaborar reportes

Reportes definidos por el usuario

Permite la creación rápida de consultas que son usadaspara elaborar reportes

Flexible Reporting

• LSS includes a flexible report tool, both for the creation and distribution of reports

– PDF (Adobe acrobat reader)– CVS/XLS (Excel)– HTML (Internet posting)– XML (extensible markup language)

Creación avanzada de gráficos

Creación sencilla de gráficos

Soporte para múltiples idiomas

• Diseñado para varios idiomas (Actualmente en Inglés y Español)

• Los usuarios pueden personalizar los menús y rótulos de la aplicación de LSS en su propio idioma, utilizando una herramienta incluida en el sistema.

• Soporte para alfabetos no Románicos

Soporte para innumerables idiomas

Se pueden agregar tantos idiomas como se quiera

Intercambio de información entre sitios LSS

• Le permite a los usuarios intercambiar información entre sitios LSS

Incorporación de información desde sistemas de suministros no LSS

• Permite importar información de sitios no LSS, usando un archivo simplificado en formato CSV.

• Permite la definición flexible de ítems para la integración de información interagencial con fines de reporte.

¿Cómo es implementado el LSS?

Cada sitio puede ejecutar la aplicación para Windows en modo monousuario o en RED

La información de cada punto es consolidada en

un sitio actuando como Central

Sitio LSS en punto

de entrada # 1

LSS en el COEConsolidación de información de otros sitios

LSS

Sitio LSS en punto de entrada # 2

Sito LSS en punto de

entrada # 3

El COE puede ejecutar la aplicación

monousuario o en RED

Bodega UNICEF No. 2

Bodega UNICEF No. 1

Bodega Sector # 1

Material de Construcción Bodega # 1

LSS Central COE

Sitios LSS compartiendo y

no compartiendo información

Sitios LSS intercambiando información

EducaciónBodega # 1

Bodega Sector # 2

Flujo de la información

Suministros

Puntos de Entrada

(LSS)

DONANTES

Suministros

Distribución en el punto de

entrada

Donaciones locales,

compras, etc.

COE Central (LSS)

Bodegas (LSS)

Información de envíos

Información de bodegas

Información de las

bodegas

Información de envíos,

solicitudes y promesas

Reportes

Información de envíos, solicitudes y promesas

Reportes

¿Qué es necesario para operar con el

sistema durante una emergencia?

Requerimientos:

• Incorporar el manejo de suministros dentro de la política de manejo nacional de emergencias.

• El Comité Nacional de Emergencias, debe instalar y apoyar los equipos en los puntos de entrada y bodegas para recolectar la información de los donativos que llegan, además de las solicitudes y promesas.

• Personal capacitado• Materiales de apoyo• Computadoras• Software de LSS para manejar la información de los suministros

entrantes.

• Equipos Sub-Regionales pueden se movilizados para asistir en la implementación del sistema (Actualmente movilizado por OMS/OPS)

El sistema le permite a las autoridades y organizaciones de asistencia humanitaria:

• Manejar grandes cantidades de ayuda humanitaria.• Registrar el flujo de suministros (no es un sistema

de seguimiento de suministros).• Incrementar la coordinación e intercambio de

información entre todos los socios. • Transparencia y rendición de cuentas.

¿A quién pertenece la información recolectada?

Al país receptor

• Contribución técnica.• Las autoridades demuestran

transparencia y capacidad de rendición de cuentas.

• Disponible sin costo.• Fácil y flexible de usar.• Requerimientos básicos de tecnología.

Adoptado por los países por varias razones:

En situaciones de no emergencia

• El sistema no es solo para manejo de suministros, también para manejo rutinario de bodegas:

Bodegas Hospitales Distritos de Salud ONGs Puntos de distribución

Experiencias recientes con SUMA y el sistema LSS

2005

LSS usado por primera vez en una situación de

emergencia

Huracán Stan software de LSS

• El Salvador:– Aeropuerto de (Punto de

Entrada)– COEN (Comité Nacional

de Emergencia) Bodegas– MINSA

Prueba de campo durante una emergencia

Huracán Stan software de LSS

• Guatemala:– CONRED (Comité Nacional

de Emergencia)• Recibió toda la ayuda

internacional• Distribución aérea

– SOSEP (Ministerio de trabajo Social)

• Distribución terrestre

– MINSA

Prueba de campo durante una emergencia

Interfaz a sistema GIS - Guatemala

• Mapas (Se requiere la incorporación de un código geográfico)

Hurricane STAN LSS Software

Prueba de Campo durante una emergencia

• CONRED (GUT LEMA)– Entradas por Fecha– Ítems por Destino– Formulario de Entrada – JICA– Hoja de Distribución – JICA– Ejemplo Distribución (Exportación a Excel)

• Ministerio de Salud (GUT)– Entradas por Donante (Ej: Colombia)– Inventario (I.e.: Medicinas)– Resumen de Ítems Recibidos

Nota: Datos Ejemplo al 19/Octubre/2005

Terremoto en Pakistán

• Islamabad– Se trabajo en conjunto

con OMS y el MINSA en el COE

• Norte de Pakistán – Muzaffarabat OMS &

MINSA

– Masehra OMS & MINSA

– Balakot OMS

Terremoto en Pakistán

• OMS / PAK

– Entradas por Fecha– Ítems Entregados por Destino– Grafico por Subcategoría

• UNJLC / PAK

– En transito – Transito-Inventario-Necesidades # 1– Transito-Inventario-Necesidades # 2– Distribución por Destino (Excel)– Distribución por Destino (Excel)

Nota: OMS Datos Ejemplo al 19/Octubre/2005. UNJLC Datos Ejemplo al Frebrero/2006

Dificultades

Dificultades

• Muchos actores y falta de compromiso• Personal variante cada día (Solo voluntarios)• Falta de equipos o soporte nacional de IT para la

operación• Personal que atiende el proceso de distribución con

demasiadas funciones. • Sensibilidad política sobre el manejo de los suministros• Muchos lugares afectados / amplia extensión geográfica• Suministros dispersos por todo el país• Muchas fuentes de información• Falta de una política clara para el manejo de suministros

en el punto de entrada.

Próximos pasos

Sistema de Apoyo Logístico

• Definición de las políticas de manejo de suministros en el punto de entrada, en un desastre a nivel nacional

• Promover el sistema como una herramienta de uso diario para pequeñas agencias e instituciones nacionales.

• Mejorar la coordinación con otros socios del sistema de NU.

• Promover el sistema como una herramienta, que complemente los CTS de las agencias a nivel local.

El Logistics Support System / Sistema de Apoyo Logistico (LSS) ha sido posible gracias a la activa participación de las siguientes agencies: OMS, OPS, UNICEF, PMA,

OCHA y ACNUR. El reconocimiento se extiende a los países que han contribuido con su experiencia logística en manejo de desastres y a las siguientes

organizaciones que participaron con su tiempo y personal en los talleres realizados sobre manejo logístico de suministros humanitarios: CARE, World Economic Forum, MSF, OXFAM UK, FICR, HAP, AHA, USAID/OFDA, DFID, Fritz Institute, All Rusian Disaster Medicine Centre, Banco Mundial, VOICE, Interaction, CICR, BIOFORCE,

Defence Logistic Agency (USA), Zacshta Center. Han contribuido además de manera muy especial en el diseño, desarrollo del software y material técnico

FUNDESUMA y el UNJLC. El apoyo financiero fue provisto por la Agencia Sueca de Desarrollo Internacional ASDI,

el Departamento para el Desarrollo Internacional del Reino Unido (DFID), la Oficina de Asistencia al Exterior en Casos de Desastre de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (OFDA/AID), la División de Ayuda Humanitaria, Paz y Seguridad de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (CIDA), la

Dirección General de Ayuda Humanitaria de la Unión Europea (ECHO) y el Ministerio de Relaciones Exteriores del Gobierno Holandés.

Reconocimientos