El Nivel Estratégico de la Función de Abastecimiento en México.

El Nivel Estratégico de la El Nivel Estratégico de la Función de Función de

Abastecimiento en Abastecimiento en MéxicoMéxico

ContenidoContenido

Caracterización de la Muestra

Personal

Funciones

Competencias

Madurez Estratégica

Conclusiones y Lecciones

Introducción y ObjetivosIntroducción y Objetivos

Enfocado a determinar qué tan estratégicas son las funciones de abastecimiento de empresas que operan en México.

Cuáles son las lecciones por aprender.

Un elemento más dentro de la serie de investigaciones que realiza APROCAL con objeto de apoyar a la comunidad de compradores.

Fue llevado a cabo por Intelinet Servicios Estratégicos, S.C.

Respecto al personalRespecto al personal

Caracterización de la muestraCaracterización de la muestra

Información de 877 compradores

66% hombres, 34% mujeres

Homologados en cinco categorías de puestos:Comprador Jr.Comprador Sr.Comprador estratégicoSupervisores/jefesGerentes

Cabe aclarar que existe una gran heterogeneidad en cuanto a los nombres de los puestos

Distribución del personal por sexo y Distribución del personal por sexo y funciónfunción

5667 72 73

8066

4433 28 27

2034

Compradores Jr. Compradores Sr. CompradorEstratégico

Survisores yJefes

Gerentes Global

100%

Hombres Mujeres

Distribución del personal Distribución del personal por funciónpor función

Total: 877 personas

Supervisores y jefes13%

Estratégicos6%

Junior29%

Senior42%

Gerentes10%

Número de compradoresNúmero de compradorespor empresapor empresa

5.1

7.3

1.1

2.3

1.7

Junior Senior Estratégico Superv/jefes Gerentes

Compradores por categoría

Númeropor

empresa

Junior = 40 Senior = 50 Estratégico = 11 Supervisor = 22 Gerente = 10

Junior = 40 Senior = 50 Estratégico = 11 Supervisor = 22 Gerente = 10

Diferentes puestos por empresaDiferentes puestos por empresaPorcentaje de empresas que cuentan con al menos Porcentaje de empresas que cuentan con al menos

unouno

88%

42%

32%

94%

86%

Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor Gerente

%

Promedio aproximado por categoríaPromedio aproximado por categoría(cifras en miles de pesos)(cifras en miles de pesos)

$505

$332

$235

$120

0

100

200

300

400

500

600

Comprador Jr. Comprador Sr. Comp Estrat Jefe/supervisor

$ anualespor

persona

FuncionesFunciones

¿A qué se dedican los compradores?¿A qué se dedican los compradores?

APROCAL definió seis roles principales:

Evaluar proveedores

Negociar contratos

Colocar órdenes

Seguimiento a proveedores

Asesoría a usuarios

Diseño de métodos/políticas/procesos

Estos roles se desempeñan en mayor o menor medida por los diferentes puestos

Existen otras funciones, pero son menos frecuentes

Comprador JuniorComprador Junior

3.83.4

9.6

7.6

4.6

1.6

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Evalaución deProveedores

Negociación deContratos

Colocación deÓrdenes

Seguimiento aProveedores

Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

FuncionesFunciones

Comprador SeniorComprador Senior

FuncionesFunciones

9.89.4

98.5

6.7

2.9

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Evalaución deProveedores

Negociación deContratos

Colocación deÓrdenes

Seguimiento aProveedores

Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Comprador EstratégicoComprador Estratégico

FuncionesFunciones

8.5

4.9

2.2

3.33.7

4.4

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Evalaución deProveedores

Negociación deContratos

Colocación deÓrdenes

Seguimiento aProveedores

Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Supervisor / JefeSupervisor / Jefe

FuncionesFunciones

7.5

9.1

4.3

5.1

6.6

8.3

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Evalaución deProveedores

Negociación deContratos

Colocación deÓrdenes

Seguimiento aProveedores

Asesoría aUsuarios

Diseño deMétodos

Importanciarelativa

Comparativo de rolesComparativo de roles(importancia relativa de la función)(importancia relativa de la función)

Comprador Junior

3.8

3.4

7.6

4.6

1.6

9.6

0

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comprador Senior

6.7

2.9

8.5

9.4

9.8

9

0

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comparativo de rolesComparativo de roles(importancia relativa de la función)(importancia relativa de la función)

Comprador Estratégico

3.3

3.7

4.44.9

8.5

2.20

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Supervisor / Jefe

6.6

8.3

5.1

9.1

7.5

4.30

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Resumen: Funciones por puestoResumen: Funciones por puesto

Evaluación de

Proveedores

Negociación de Contratos

Colocación de Órdenes

Seguimiento a

Proveedores

Asesoría a Usuarios

Diseño de Métodos

Comprador Junior

Comprador Senior

Comprador Estratégico

Supervisor/ Jefe

Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5

ReflexiónReflexión

¿El tiempo que dedicamos a cada función está alineado con su importancia?

Importancia relativa

2.33.7

4.4

9.58.5

2.20

10Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Distribución del tiempo

Eval Prov

Neg Contr

Coloc Órd

Seg Prov

Ases Usua

Dis Met

Comprador estratégicoComprador estratégico

Ejemplo solamente

CompetenciasCompetencias

CompetenciasCompetencias

Inicialmente se definieron siete principales que después fueron corroboradas en las entrevistas.

Cada categoría de puesto las requiere en diferente proporción.

Capacidad de negociación

Capacidad de análisis

Visión amplia

Actitud de servicio

Empatía

Orientación a resultados

Toma de decisiones

Comprador JuniorComprador Junior

7.4 7.5

4.8

9.8

6.4

7.9

5.7

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Capac deNegociación

Capac deAnálisis

Visión amplia Actitud deservicio

Empatía Orientac aresultados

Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Comprador SeniorComprador Senior

8.9

9.8

6.36.9

5.8

7.2 7.1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Capac deNegociación

Capac deAnálisis

Visión amplia Actitud deservicio

Empatía Orientac aresultados

Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Comprador EstratégicoComprador Estratégico

6.7

8 8.2

5.5 5.7

6.8

6.1

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Capac deNegociación

Capac deAnálisis

Visión amplia Actitud deservicio

Empatía Orientac aresultados

Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Supervisor / Jefe de comprasSupervisor / Jefe de compras

7.3

8.7

7.6

6.3 6.5

9.39.7

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Capac deNegociación

Capac deAnálisis

Visión amplia Actitud deservicio

Empatía Orientac aresultados

Toma dedecisiones

Importanciarelativa

Comparativo competenciasComparativo competencias

Capacidad de

negociación

Capacidad de análisis

Visión amplia

Actitud de servicio

EmpatíaOrientación a resultados

Toma de decisiones

Comprador Junior

Comprador Senior

Comprador Estratégico

Supervisor/ Jefe

Más de 7.5 2.5 a 7.5 Menos de 2.5

Global competenciasGlobal competencias

Las más relevantes para el personal en conjunto, según el reporte:

1. Capacidad de análisis

2. Orientación a resultados

3. Visión amplia

4. Capacidad de negociación

5. Actitud de servicio

Evaluación estratégicaEvaluación estratégica

Consideraciones fundamentalesConsideraciones fundamentales

Pensamiento/actitud estratégica:

Toma en cuenta impactos horizontales y verticales

Tiene claro el contexto completo, (no se pierde en las hojas cuando quiere ver el bosque)

Requisito indispensable para llevar a COMPRAS a trascender su ámbito tradicional y crear más valor.

La escala de madurez estratégicaLa escala de madurez estratégica

Integradora

Colaborativa

Operativa

Incipiente

Estratégica

Táctica

Mayor madurez

Elementos fundamentales en la función Elementos fundamentales en la función de abastecimientode abastecimiento

Personas

Recursos Organización

Los elementos que intervienenLos elementos que intervienen

TCO

Costos/precios

RiesgosProcesos Control

Globales

Toma dedecisiones

Invent.almacén

LogísticaContratosEstrategias

compra

Relaciones EvaluaciónProvcompetencia

Identificy selección

Conocimproveed

Conocimtécnico

Prov/prov

Relacionesusuario

Organización

Planeación

EvaluaciónIncentivos

IndicadoresProcesos

Trabajo enequipo

Jerarquía

Apoyo

FunciónInfluencia

Capacitación Plan decarreras

Autorresponsabilidad

Tecnología Información

Productos

ProcesosClientes

Competidores

Regulaciones

Apoyo

Negociaciones

Manejo de conflictos

Competencias delnegocio

Organización

ApoyoDirectivo

Construcciónfuturo

Recursos

Competencias dela función

Interrelaciones

Proveedores

Nivel Estratégico

Competencias del negocioCompetencias del negocio

3.39

2.88

3.162.94

3.14 3.10

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Productos Clientes Procesos Competidores Regulaciones Global

Nivel estratégico

Integrativo

Colaborativo

Operativo

Incipiente

Competencias de la funciónCompetencias de la función

3.443.26 3.17

2.80

3.12 3.163.34

3.12 3.123.00

2.30

3.05

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Proce

so d

e co

mpr

as

Costo

T.D.

Adm. R

iesg

o

Comp

glob

Inve

nt a

lmac

én

Logí

stica

% C

ontr

Estr c

om

Contro

lTCO

Globa

l

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Interrelaciones y construcción de futuroInterrelaciones y construcción de futuro

3

2.68

3.36

3.01

2.38

3.01

2.562.65

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Negoc Confl Apoyo Global Capacit Carr Autodes Glob

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

ProveedoresProveedores

3.66 3.74

3.16

2.842.7

3.11

3.52

3.25

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

ID y Sele ConocimProv

ConocmTec

Prov delProv

Prov delComp

Rels Eval Global

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

OrganizaciónOrganización

3.54 3.62 3.543.66

3.27

3.57 3.5

3.84

3.223.48 3.52

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Proce

so

Respo

ns

Traba

jo Eq

Nivel J

erar

q

Rel Usu

ario

Organ

iz In

t

Planea

c

Eval P

ers

Ince

ntivo

s

Indi

c Des

Globa

l

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

Apoyo organizacional y recursosApoyo organizacional y recursos

3.36

3.82

3.443.54

3.64

3.303.47

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

Apoyo Gte Fun Cap influ Global Herram Tec Info Glob

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

ResumenResumen

3.10 3.05 3.01

2.65

3.25

3.52 3.54 3.47

3.20

0

0.5

1

1.5

2

2.5

3

3.5

4

CompetNeg

CompetFun

Inter Futuro Prov Org Apoyo org Recs Global

Nivel estratégico

Integrativo

Incipiente

Colaborativo

Operativo

ConclusionesConclusiones

¿Es conveniente incrementar el nivel estratégico de la función de

compras?

Las implicacionesLas implicaciones

4

3

2

1

Madurezestratégica

Todo lo que hace COMPRAS está alineado con la estrategia del negocio.Se crea valor entre toda la organización.

Se empieza a trabajar para el usuario.Conciencia para ahorrar como medio para ser más competitivos.

Énfasis en colocar órdenes de compra.No existe visibilidad ni conciencia de por qué o para qué“Yo hago MI trabajo”; no hay equipo

No existe la función formal de compras.Típico en empresas muy pequeñas.

Las ventajas de la alineación estratégicaLas ventajas de la alineación estratégica

Se hace lo que se debe hacer, ni más ni menos.

Se han desarrollado las competencias necesarias para hacerlo.

No hay conflicto entre táctica (la operación) y estrategia (la construcción del futuro).

RESULTADO: Alta efectividad laboral, contribuyendo a lograr lo que la organización desea/requiere.

Lo que debo hacerLo que hagoÁreade

efectividad

……ConclusionesConclusiones

Si la respuesta es afirmativa, ¿qué se requiere para lograrlo?

La situación actualLa situación actual

En promedio, nivel 3:

Nivel 2 (Operativo) 6%

Nivel 4 (Integrativo) 60%

Nivel 3 (Colaborativo)

34%

Los elementos que representan fortalezasLos elementos que representan fortalezas(para el nivel estratégico de la función)(para el nivel estratégico de la función)

3.84

3.82

3.74

3.66

3.66

3.64

3.62

3.57

3.54

3.52

Forma de eval al personal

Apoyo del "jefe"

Conocim de los proveedores

Id. y selección de proveedores

Nivel jerárquico de la función

Herramientas tecnológicas

Definición de responsabilidades

Organización interna

Trabajo en equipo (dentro del área)

Evaluación de proveedores

Los elementos que representan debilidadesLos elementos que representan debilidades(para el nivel estratégico de la función)(para el nivel estratégico de la función)

2.30

2.38

2.56

2.68

2.70

2.80

2.84

2.88

3.00

3.00

Concepto de COSTO TOTAL (TCO)

Capacitación

Autodesarrollo

Relaciones con otras áreas

Proveedores de la competencia

Administración del riesgo

Proveedores de los proveedores

Conocimiento de clientes

Relaciones dentro del área

% de control de las compras

Conclusiones finales y recomendacionesConclusiones finales y recomendaciones

Mientras más estratégica sea la función de abastecimiento, mayor valor podrá generar para la empresa.

Conforme genere mayor valor, deberá ser mejor reconocida por la alta dirección.

Esto deberá traducirse en mayor seguridad laboral y mejores condiciones para el personal.

……Conclusiones finales y Conclusiones finales y recomendacionesrecomendaciones

Algunas acciones concretas:

Aplicar el concepto TCO

Fortalecer la capacitación

Aceptar la autorresponsabilidad del propio desarrollo

Mejorar capacidades para administrar riesgos

Mejorar relaciones interpersonales, en el área, con usuarios, con otras áreas, con proveedores

AgradecimientosAgradecimientos

ADOAutotekBasf MexicanaBaxterBayer de MéxicoBimboBoehringer IngelheimBosch RexrothCaracousticsCementos Cruz AzulCoca Cola FemsaConagra FoodsCorporación NovavisiónEricssonExxon MobileFarmacia Up JhonFritos TotisGeneral MotorsGNPGrupo Cementos ChihuahuaGrupo Roche SyntexGutsaHenkel MexicanaHewlet-PackardHolcim Apasco

HoneywellKellogsKUO (antes Desc)La CosteñaLapicera MexicanaLoreal de ParísMagna Car TopMallinckrodt (Kendall)Mc Graw HillMédica SurMet LifeMinera Corner BayMVS Multivisión Nestlé Ralston PurinaNissanPemex CorporativoQueso InternacionalSchneiderSeald AirSemexSensient ColorsSiemensTelecomVolvo TrucosXcaret