Efisiensi penyimpanan kuesioner yang sudah dipakai rumah sakit

7EFISIENSI PENYIMPANAN KUESIONER YANG

SUDAH DIPAKAI RUMAH SAKIT USADA INSANI

Dina Karina Hakim

NPM : 090110006

Program Diploma III Manajemen Pelayanan Rumah Sakit

Peminatan Sekretaris Medik Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Banten

(STIKBA)

Daftar Masalah

Dari hasil kuesioner dan observasi yang dilakukan di Rumah Sakit Usada Insani Tangerang. Mengidentifikasi masalah yang ada di Bagian Humas adalah sebagai berikut:

1. Kurangnya Perlengkapan Sarana Kerja

2. Tidak Terkendalinya Kuesioner Dalam Tempat Penyimpanan

3. Terhambatnya Kerja Desain Grafis yang terlalu menumpuk dan banyak

4. Dukungan Bagian lain dalam Realisasi Program Humas

Prioritas Masalah Adanya suatu masalah berarti menuntut adanya suatu

pemecahan atau penyelesaian masalah. Salah satu langkah pemecahan tersebut adalah dengan mengidentifikasi masalah yang dianggap menjadi suatu prioritas yang harus diselesaikan.

Berikut ini adalah tabel Prioritas Masalah yang menunjukkan masalah-masalah yang ditemukan di Bagian Humas yaitu:

Tabel Prioritas MasalahNo. Masalah (Output) Masalah Tidak

Masalah

1 Kurang Perlengkapan Sarana Kerja 3 1

2 Tidak terkendalinya

penyimpanan Kuesioner dalam

tempat penyimpanan

4 0

3 Terhambatnya Kerja Desain Grafis

yang terlalu menumpuk dan

banyak

2 2

4 Dukungan bagian lain dalam

Realisasi program Humas

3 1

Dari tabel Perioritas Masalah diatas yang menjadi prioritas masalah utama adalah Tidak terkendalinya penyimpanan Kuesioner dalam tempat penyimpanan

Diagram Ishikawa Menentukan Penyebab Masalah

Tidak Terkendalinya Penyimpanan

Kuesioner dalam Tempat

Penyimpanan

MATERIAL

Belum adanya tempat untuk menyimpan kuesioner

MAN

Terhambatnya Penginputan data untuk Kuesioner

MACHINE

Belum tersediannya komputer untuk menginput data

METHODE

Tercampurnya Kuesioner yang sudah terisi dan belum terisi

Penyebab MasalahNo. Penyebab Masalah Jumlah  

Ya Tidak

1 Man : Terhambatnya Penginputan

data untuk Kuesioner

3 1

2 Material : Belum adanya tempat

untuk menyimpan kuesioner

4 0

3 Methode :Tercampurnya Kuesioner

yang sudah terisi dan belum terisi

1 3

4 Machine : Belum tersediannya

komputer untuk menginput data

3 1

Dari tabel penyebab masalah diatas dapat dilihat yang menjadi penyebab masalah utama adalah Belum adanya tempat untuk menyimpan kuesioner

Alternatif Penyelesian Masalah

No Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif Bukan

Alternatif

1. Menyediakan bindex atau odner

untuk tempat kuesioner dan

membuat alur prosedur

penyimpanan kuesioner

4 Orang 0 Orang

2. Membuat box penyimpanan

kuesioner

2 Orang 2 orang

Dari tabel Alternatif Pemecahan Masalah diatas dari 4 responden, 4 Responden memilih Menyediakan bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan membuat alur prosedur penyimpanan kuesioner..

KELEBIHAN KEKURANGANMempermudah menaruh kuesioner dalam setiap bulan

Mengeluarkan biaya yang cukup banyak untuk pembelian ATK (Bindex, dan Tracer)

Mempercepat kinerja dan penginputan data kuesioner

Lemari menjadi sempit

Mengurangi kepadatan kuesioner yang bertumpuk di dalam lemari penyimpanan

Tidak tercampurnya kuesioner setiap bulan dan setiap paviliun

Mempercepat Kerja Pegawai

Kelebihan dan Kekurangan

Jadwal Pelaksanaan Pemecahan Masalah

1. Perencanaan (Plan)• Perlu adanya pemisahan hasil kuesioner tiap bulan dan setiap paviliun• Perlu diadakan penataan ulang kuesioner agar mudah disusun• Membuat surat pengajuan permohonan pembelian alat ATK • Membuat prosedur penyimpanan hasil kuesioner

2. Pelaksanaan (Do)• Melakukan perhitungan jumlah bindex yang dibutuhkan • Melakukan penataan ulang hasil kuesioner

3. Pemeriksan (Check)• Uji coba pelaksanaan menggunakan bindex atau odner untuk

kuesioner yang sudah terisi4. Tindakan (Action)

• Tetapkan atau revisi peraturan-peraturan dan tata tertib yang telah ada.• Tetapkan standar operasional prosedur.• Jika perlu peraturan/standar yang telah ada atau tersedia ditinjau kembali.

Alur Prosedur Peny impanan Has i l Kues ioner

Kuesioner di sebarkan ke responden / pasien

Kuesioner di terima Trouble

Tidak Trouble

input Follow up ke bagian yang terkait

Pengklasifikasian Kuesioner

perbulan yang komplain dan

tidakKuesioner disimpan

selama 1 tahun

Pemusnahan

Tidak Komplain

Masuk bindex/odner

Komplain Masuk Odner/ Bindex

Kuesioner disimpan

Rincian Pelaksanaan Alternatif Pemecahan Masalah

No Nama Barang Harga Satuan

Jumlah Total

1 Bindex Kecil Rp.15000 12 Rp.180000

2 Tracer/Pembatas Rp.6000 12 Rp.72000

3 Bindex Besar Rp.20000 1 Rp.20000

Jumlah Rp.272000

Kesimpulan Masalah Utama:

Tidak terkendalinya Penyimpanan Kuesioner dalam Tempat Penyimpanan

Penyebab:

Belum adanya tempat untuk menyimpanan kuesioner

Pemecahan:

Menyediakan bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan membuat prosedur penyimpanan hasil kuesioner

Saran1. Meningkatkan kinerja petugas Humas.

2. Sosialisasi penggunaan “Bindex atau odner untuk tempat kuesioner dan menerapkan alur prosedur penyimpanan hasil kuesioner” kepada petugas Humas.

3. Supervisi dari Manajemen RS. Usada Insani.

7

TERIMA KASIH...